Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 14 november 2007 / 218/2007. Fatale termijn: besluitvorming vóór: N.v.t.

Transcriptie

1 Voorstel aan de Raad Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 14 november 2007 / 218/2007 Fatale termijn: besluitvorming vóór: N.v.t. Onderwerp Rechtmatigheidscontrole accountant 2007 en 2008 Programma / Programmanummer Middelen / 9610 Portefeuillehouder P. Lucassen Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 9 oktober 2007 Samenvatting Ons College heeft het normen- en toetsingskader rechtmatigheid vastgesteld ten behoeve van de jaarlijkse rechtmatigheidscontrole door de accountant. Het normen- en toetsingskader is tot stand gekomen op basis van een uitgevoerde evaluatie. In februari 2007 heeft u besloten een beknopte evaluatie uit te laten voeren naar de werkwijze 2006 en deze te betrekken bij het vaststellen van de aanpak rechtmatigheidonderzoek Tevens is in het raadsvoorstel normen- en toetsingskader 2006 toegezegd om te gaan spreken over de opzet en inrichting van het rechtmatigheidbeheer (als vervolg op het zogenaamde groeimodel rechtmatigheid ). De evaluatie heeft zijn vertaling gekregen in het normen- en toetsingskader en heeft geleid tot verduidelijking van het begrip rechtmatigheid en hoe wij invulling willen geven aan rechtmatigheidonderzoeken. Dit is afgestemd met de Auditcommissie, de Rekenkamer en Ernst & Young Accountants. Voorstel om te besluiten 1. Vaststellen van de reikwijdte van het begrip rechtmatigheid waarbij onderscheid wordt gemaakt in rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole en rechtmatigheid in brede zin. 2. Vaststellen dat in het kader van het voorwaardencriterium de volgende aspecten, die financiële beheershandelingen betreffen, worden beoordeeld: recht, hoogte, duur, bewijsstukken, bevoegdheden en termijnbepalingen. 3. Vaststellen van de spelregels in het kader van de begrotingsrechtmatigheid zoals opgenomen in de bijlage. Opgesteld door, telefoonnummer, Jeanneke Lieber, 2537, j.lieber@nijmegen.nl Ravo rechtmatigheid doc

2 Voorstel aan de Raad Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding Bij besluit van 20 december 2006 heeft de gemeenteraad aan Ernst & Young Accountants opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Nijmegen uit te voeren. In dat kader dient voor de accountant duidelijk te zijn welke wet- en regelgeving in het kader van het financiële beheer, onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn. Als uitgangspunt voor de rechtmatigheidscontrole geldt het normen- en toetsingskader. Het normen- en toetsingskader 2007 en 2008 is tot stand gekomen op basis van een uitgevoerde evaluatie, mede naar aanleiding van het amendement Niet roomser dan de paus, maar ook geen ketterij! dat de raad in februari 2007 heeft aangenomen. In dat amendement is besloten een beknopte evaluatie uit te voeren naar de werkwijze 2006 en deze te betrekken bij het vaststellen van de aanpak rechtmatigheidonderzoek Tevens is in het raadsvoorstel normen- en toetsingskader 2006 toegezegd om te gaan spreken over de opzet en inrichting van het rechtmatigheidbeheer (als uitwerking van het zogenaamde groeimodel rechtmatigheid). In het kader van de evaluatie zijn in de maanden juli en augustus interviews gehouden met een tweetal raadsleden, de Rekenkamer, de griffier en een aantal ambtelijke medewerkers. Vervolgens heeft in september een gezamenlijke bijeenkomst plaatsgevonden met de Auditcommissie, de Rekenkamer en Ernst & Young Accountants waarbij het rechtmatigheidbeheer centraal stond. De resultaten hiervan zijn verwerkt in dit voorstel. Het normen- en toetsingskader is beoordeeld door onze accountant Ernst en Young en is samen met de resultaten van de evaluatie op 13 september jl. afgestemd met de Auditcommissie en de Rekenkamer. Ons College heeft op 9 oktober 2007 het normenen toetsingskader rechtmatigheid vastgesteld. 1.1 Wettelijk- of beleidskader De gemeentewet, art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst voor de controle van de jaarrekening. Het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) biedt het kader voor de rechtmatigheidscontrole op het financiële beheer door de accountant. Het College van Burgemeester en Wethouders stelt het normen- en toetsingskader op waarin wordt aangegeven welke wet- en regelgeving van toepassing zijn bij de rechtmatigheidscontrole. De Kadernota rechtmatigheid van 5 oktober 2006 van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) biedt daarbij een pragmatische handreiking. 1.2 Relatie met programma Het financiële beheer en de controle daarop door de accountant valt onder het programma Middelen. Ravo rechtmatigheid doc

3 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 2 2 Doelstelling Dit voorstel beoogt vaststelling van: de reikwijdte van het begrip rechtmatigheid; welke aspecten in het kader van de voorwaardencriterium worden beoordeeld; de spelregels Begrotingsrechtmatigheid. Tevens informeren wij uw raad in dit voorstel over het normen- en toetsingskader 2007 en 2008 en welke rechtmatigheidcriteria aan de orde zijn voor de accountant bij de beoordeling van de naleving van relevante rechtmatigheidaspecten in het kader van de jaarrekeningcontrole 2007 en De accountant zal in zijn controle dit normen- en toetsingskader gebruiken als basis voor de rechtmatigheidcontrole. 3 Argumenten De accountant dient op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG) niet alleen een getrouwheidsverklaring, maar ook een rechtmatigheidverklaring bij de jaarrekening afgeven. Omdat er sinds de invoering van deze nieuwe regelgeving met betrekking tot de rechtmatigheidcontrole door de accountant discussie is ontstaan over de aard en de reikwijdte daarvan gaan wij eerst in op het begrip rechtmatigheid. Het begrip rechtmatigheid Rechtmatig betekent wettelijk, in overeenstemming met of volgens het recht, de regels. In het BAPG wordt onderscheid gemaakt tussen het juridische begrip rechtmatigheid (het handelen in overeenstemming met alle geldende wet- en regelgeving) en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole, dat beperkter is. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, tot stand zijn gekomen. In dit voorstel richten wij ons op de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Daarbij is het uitgangspunt dat de financiële beheershandelingen met een financiële consequentie de basis vormen voor de onderzoeksopzet en het rechtmatigheidoordeel van de accountant. Het gaat daarbij om de materiële processen (processen met een financieel zoals bijvoorbeeld inkoop en aanbestedingen). Het normenkader voor deze rechtmatigheidcontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden (externe regelgeving) en van de gemeente zelf (verordeningen). Het toetsingskader is de operationalisatie van het normenkader en biedt inzicht in welke bepalingen relevant zijn c.q. aan welke bepalingen financiële consequenties zitten en welke aspecten door de accountant in de beoordeling van de rechtmatigheid dienen te worden getoetst. Op grond van bovenstaande hanteren wij het volgende normenkader voor 2007 en 2008: externe wet- en regelgeving; relevante lokale (interne) regelgeving (verordeningen) die financiële beheershandelingen tot gevolg hebben; Ravo rechtmatigheid doc

4 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 3 collegebesluiten betreffende aanbesteding en subsidies; de begroting. Het toetsingskader dat de operationalisatie van het normenkader betreft zullen wij in 2008 twee keer actualiseren op peildatum 1 januari 2008 en 1 juli Rechtmatigheid in brede zin De invulling en oordeelsvorming over de rechtmatigheid in brede zin (het handelen in overeenstemming met alle geldende wet- en regelgeving) gaan wij anders organiseren, los van de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole. Met ingang van 2008 zijn wij voornemens rechtmatigheidonderzoeken in brede zin uit te voeren in de vorm van thematische/diepteonderzoek(en). Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het proces van subsidieverstrekkingen. Op dit moment zijn wij bezig met de voorbereiding hiervan. Wij zullen u hierover tegelijkertijd met het collegeonderzoeksprogramma 2008 informeren. Rechtmatigheidcriteria Naast de getrouwheidscriteria is in de Nota van toelichting bij het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) opgenomen dat in het kader van de controle van de rechtmatigheid de volgende drie criteria gelden: 1. Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden gebonden, die vastliggen in wet- en regelgeving. De precieze invulling verschilt per wet, per regeling respectievelijk per verordening. Voor alle geldstromen dient vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De gestelde voorwaarden dienen geoperationaliseerd te zijn en hebben in het algemeen betrekking op de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project, de heffings- en/of declaratiegrondslag, normbedragen, bevoegdheden, het voeren van een administratie, het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken, aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie en dergelijke. Concreet betekent dit dat limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de accountant moet toetsen. In het verlengde van het verder op orde krijgen van een gedegen basis voor de administratieve organisatie en interne controle hebben wij, in samenspraak met de accountant, de rijkste (financieel) materiële processen benoemd waarbij de aspecten die financiële beheershandelingen betreffen worden beoordeeld. Concreet gaat het dan om de aspecten recht, hoogte, duur, bewijsstukken, bevoegdheden en termijnbepalingen. Bij termijnbepalingen kan gedacht worden aan bijvoorbeeld boetes, terugvordering subsidies en/of korting op de bevoorschotting. 2. Begrotingscriterium Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, moeten passen binnen het kader van de door de raad geautoriseerde programma s in de begroting. Bij dit criterium gaat het er volgens het BAPG om dat er sprake kan zijn van onrechtmatige uitgaven als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging. De overschrijding kan in strijd zijn met het budgetrecht Ravo rechtmatigheid doc

5 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 4 van de raad zoals geregeld in de gemeentewet. De accountant beoordeelt de toelichting op de afwijkingen en stelt daarmee vast of deze afwijkingen rechtmatig of onrechtmatig zijn. Over 2006 hebben wij reeds nadere regels geformuleerd rondom het aspect begrotingsrechtmatigheid, waarbij wij het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) volgden. Deze regels hebben wij geëvalueerd en op een aantal onderdelen aangepast cq. aangevuld. Het amendement Niet roomser dan de paus, maar ook geen ketterij! hebben wij verwerkt in de spelregels voor de begrotingsrechtmatigheid. Daarnaast heeft de evaluatie geleid tot nieuwe categorieën en is investeringen een van de processen waar wij extra aandacht aan zullen besteden. Een volledig overzicht van de spelregels voor de begrotingsrechtmatigheid is opgenomen in de bijlage. In de afgelopen periode hebben wij geïnvesteerd in versterking van het algemeen budgetbeheer in de vorm van invoering van het proces van maandafsluiting en (financiële) monitoring op directieniveau. Wij zullen het proces van maandafsluiting op termijn op programmaniveau gaan verbreden naar het aspect begrotingsrechtmatigheid, in die zin dat wij bij de maandafsluiting een controle zullen uitvoeren op begrotingswijzigingen. De komende tijd zetten wij daarnaast in op verdere verbetering van de algehele budgetdiscipline binnen de organisatie en monitoring op concernniveau. Deze ingezette ontwikkelingen, met als doel om beter periodiek inzicht te krijgen in de voortgang van de realisatie ten opzichte van de begroting, zullen wij borgen binnen de reguliere AO/IC. Tussentijdse bijsturing wordt hiermee mogelijk gemaakt, op grond waarvan wij voorstellen om tussentijdse begrotingswijzigingen vooralsnog geen expliciet object van rechtmatigheidonderzoek door de accountant te laten zijn. Evenals over 2006 zullen wij in de jaarrekening 2007 en 2008 per programma een overzicht van geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden opnemen. Hierin zullen wij op het niveau waarop de raad het college heeft geautoriseerd (totale lasten en baten per programma) gespecificeerd per productgroep de begrotingsonrechtmatigheden volgens een vaste indeling van tien categorieën toelichten. Op basis van een overzicht per programma (gespecificeerd naar productgroepen) en een totaaloverzicht (gespecificeerd per programma) met toelichting kan de accountant zijn oordeel vormen. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium Bij dit criterium gaat het om de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens, die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (oneigenlijk gebruik). Het gaat er in het bijzonder om, om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen en dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In de bijlage hebben wij de beleidskaders op het terrein van misbruik en Ravo rechtmatigheid doc

6 Voorstel aan de Raad Vervolgvel 5 oneigenlijk gebruik voor de gemeente Nijmegen in een nota vastgelegd met een plan van aanpak. Wij hebben de volgende beleidsterreinen/processen als speerpunten van het Nijmeegse m&o-beleid benoemd: inkomensoverdrachten, subsidieverstrekkingen, belastinginkomsten, vergunningverlening en integriteitbeleid. Met de uitwerking van deze criteria ten behoeve van het normen- en toetsingskader 2007 en 2008, voldoen wij aan de wettelijke vereisten en bieden wij de basis voor het uitvoeren van de rechtmatigheidcontrole door de accountant. 4 Risico s Niet van toepassing. 5 Financiën Niet van toepassing. 6 Communicatie Ten behoeve van de evaluatie van de werkwijze 2006 zijn interviews gehouden met twee raadsleden, de Rekenkamer, de griffier en een aantal ambtelijke medewerkers. De evaluatie heeft zijn weerslag gekregen in dit voorstel. Dit voorstel is vervolgens afgestemd met de Auditcommissie, de Rekenkamer en Ernst & Young Accountants. Het vastgestelde normen- en toetsingskader zal worden aangeboden aan de controlerend accountant ten behoeve van de controle op de jaarrekening 2007 en 2008 en zal intern worden gepubliceerd. 7 Uitvoering en evaluatie Het normen- en toetsingskader wordt gebruikt bij de uitvoering van de interne controle. De controlerend accountant gebruikt het normen- en toetsingskader bij het beoordelen van de financiële rechtmatigheid. In 2008 actualiseren wij het toetsingskader op twee momenten met als peildatum 1 januari 2008 en 1 juli College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mr. Th.C. de Graaf P. Eringa Bijlagen: Ter inzage: - Spelregels Begrotingsrechtmatigheid. - Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik Ravo rechtmatigheid doc

7 Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie Gemeenteraad Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum Ons kenmerk Q310/ Contactpersoon Tine Mientjes Onderwerp Voorstel aan de gemeenteraad over normenkader rechtmatigheidstoets jaarrekening 2007/2008 Datum uw brief Doorkiesnummer Leden van de gemeenteraad, Bij de vaststelling van het Normenkader ten behoeve van de controle op de jaarrekening 2006 heeft de raad het college gevraagd een korte evaluatie uit te voeren naar de wijze waarop we de rechtmatigheidscontrole in 2006 hebben uitgevoerd. Op basis van die evaluatie, zou dan het nieuwe normenkader voor 2007/2008 worden opgesteld. In een gezamenlijke bijeenkomst met de afdeling Stadscontrol, de accountant, (leden van de) Auditcommissie en de Rekenkamer zijn de uitkomsten van de evaluatie en de aanpak van de rechtmatigheidscontrole 2007/2008 besproken. De uitkomsten van zowel de evaluatie als de gezamenlijke bijeenkomst vinden hun weerslag in bijgaand raadsvoorstel en bijgaand Normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole 2007/2008. Het uitgangspunt van de rechtmatigheidscontrole 2007/2008 is het budgetrecht van de raad. Het aantal toegestane budgetoverschrijdingen is in lijn met het vorig jaar door de raad aanvaarde amendement beperkt. Het college zal in geval van overschrijdingen van het door de raad geautoriseerde budget zijn uitgaven op een heldere wijze verantwoorden en daarbij inzicht geven in de aard van de uitgaven en de bijdrage die deze hebben geleverd aan het realiseren van de doelstellingen van het betreffende programma. Met de accountant is afgesproken dat hij inzichtelijker maakt op grond van welke afwegingen hij besluit een last als rechtmatig dan wel als onrechtmatig te bestempelen. Alle deelnemers aan het genoemde overleg kunnen zich vinden in de aanpak van de rechtmatigheidscontrole zoals die staat beschreven in het raadsvoorstel. Het voorstel voorziet in een gedegen controle die goed uitvoerbaar is. Onder verwijzing naar de Verordening op de Auditcommissie, adviseert de Auditcommissie uw raad de aanpak rechtmatigheidscontrole 2007/2008 en het Normenkader conform concept vast te stellen. Advies Auditcommissie Normenkader def sept.

8 Gemeente Nijmegen Gemeenteraad van Nijmegen Raadsgriffie Vervolgvel 1 Met vriendelijke groet, Peter Breukers Voorzitter Auditcommissie gemeenteraad Nijmegen Advies Auditcommissie Normenkader def sept.

9 Spelregels begrotingsrechtmatigheid Op grond van de normering van het Platform rechtmatigheid zoals opgenomen in de kadernota van 5 oktober 2006, de bevindingen uit de jaarrekening 2006 en het amendement niet roomser dan de paus, maar zeker geen ketterij, zijn Nijmeegse spelregels vastgesteld. Enkele uitgangspunten: 1. De analyse begrotingsrechtmatigheid richt zich op afwijkingen van de lasten tussen de jaarrekening en de dynamische begroting (=begroting na wijziging). 2. De analyse begrotingsrechtmatigheid richt zich op overschrijdingen van de lasten. De financiële rechtmatigheid in zijn algemeenheid richt zich op de rechtmatigheid van de lasten, baten en balansmutaties. Alle praktische handreikingen voor analyse en controle in het kader van de begrotingsrechtmatigheid, door zowel het platform rechtmatigheid als de beroepsorganisatie van accountants (Nivra) richt zich op lastenoverschrijding. 3. Subsidies toegekend vóór 1 september worden in het kader van de rechtmatigheidsbeoordeling niet beschouwd als toegestane compensabele baten. Toelichting: het Platform beschouwt overschrijdingen welke gecompenseerd worden door subsidies als rechtmatig. Middels het amendement niet roomser dan de paus, heeft Nijmegen besloten om dit alleen te laten gelden voor zover het subsidies betreffen na 1 december toegekend. De redenatie hierachter is dat eerder toegekende subsidies aan de Raad voorgelegd kunnen zijn. In het raadsvoorstel inzake het rechtmatigheidscontrole accountant zal voorgesteld worden dit principe wel te hanteren, maar de termijn naar 1 september te brengen. Gezien de doorlooptijd van raadsvoorstellen (ambtelijk, College, Raad met ieder zijn eigen termijnen van voorbereiding) kunnen ook subsidies eerder dan 1 december niet tijdig in de Raad (vóór 31 december) worden behandeld. De datum van 1 september is gekozen omdat 1 september de peildatum voor de Najaarsnota is en deze gemarkeerd is als bestuurlijk rapportagemoment in de B&V-cyclus. Voor alle ontvangen subsidies na 1 september geldt een meldingsplicht aan de raad. 4. De grensbedragen voor beoordeling en analyse, alsmede het als onrechtmatig beschouwen ligt op: -programmaniveau: afwijking tussen rekening en begroting dynamisch op lastenniveau van meer dan (of 10% indien dat minder is dan ) worden toegelicht. -product(groep)niveau: onrechtmatigheden op lastenniveau per productgroep moeten worden gespecificeerd indien de onrechtmatigheid of meer bedraagt (of 10% van de totale lasten van de productgroep indien dat minder is dan ,-) Het onderscheid tussen programma en product(groep) niveau heeft alleen betrekking op de analysenormen. De beoordeling door de accountant en de toelichting in de jaarrekening richt zich op de afwijkingen op programmaniveau. 5. Analoog aan de normering op programmaniveau wordt voorgesteld om overschrijdingen van meer dan (of 10% indien dat minder is dan ) op investeringskredieten als onrechtmatig te beschouwen. De beoordeling van investeringen richt zich op de uitgaven aan de investering in het betreffende rekeningjaar. Indien die uitgaven de toegestane jaarschijf overschrijden, is dit onrechtmatig, tenzij de overschrijding past binnen het totaalkrediet voor de investering en meegenomen is in de bepaling en voorstel rondom restantkredieten.

10 Begrotingsoverschrijding door Rechtmatig/onrechtmatig 1. Kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid maar Onrechtmatig waarvan vastgesteld is dat overschrijding ten onrechte niet tijdig aan de Raad is voorgelegd. (Dreigende) overschrijdingen gedurende het jaar worden gesignaleerd bij de Voor- en Najaarsnota. 2. Kostenoverschrijdingen niet passend binnen het beleid en Onrechtmatig ten onrechte niet tijdig aan de Raad is voorgelegd. 3. Hogere lasten die passen binnen het bestaande beleid die Rechtmatig geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, kostendekkende omzet. 4. Hogere lasten die passen binnen het bestaande beleid die Rechtmatig geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde subsidies, voor zover ontvangen na 1 september. Alle subsidies die worden ontvangen na 1 september, worden gemeld aan de raad. 5. Hogere lasten die passen binnen het bestaande beleid die Onrechtmatig geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde subsidies, maar ontvangen voor 1 september 6. Hogere lasten die passen binnen het bestaande Rechtmatig beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open einde (subsidie)regeling. 7. Bij later onderzoek zijn fouten uit het verleden gesignaleerd. Onrechtmatig 8 Bij later onderzoek zijn fouten uit het verleden gesignaleerd, Rechtmatig de constatering heeft plaatsgevonden nadat de raad decharge heeft verleend aan het college betreffende de jaarrekening. 9 Overschrijding van uitgaven voor investeringen, leidend tot Onrechtmatig hogere kapitaallasten in volgende jaren, in het jaar van investeren. 10 In de volgende jaren zijn de hogere kapitaallasten als gevolg van investeringsoverschrijdingen in enig jaar rechtmatig. Rechtmatig

11 Criteria volgens de kadernota van het platform rechtmatigheid. Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen Rechtmatig tenminste de volgende soorten begrotingsafwijkingen worden onderkend: Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden X gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande X beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open einde (subsidie)regeling. Vaak blijken dergelijke zaken pas in het kader van het opmaken van de jaarrekening. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar geconstateerd na verantwoordingsjaar X Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. jaar van investeren afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren X Onrechtmatig X X X X

12 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Directie Algemeen Stadscontrol Nota M&O beleid gemeente Nijmegen 1. Aanleiding Eén van de rechtmatigheidcriteria die zijn verankerd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) is het beleid ten aanzien van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (het zogenaamde M&O-criterium). De toepassing van maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en te bestrijden is niet nieuw. Op veel beleidsterreinen is al sprake van een dergelijk beleid. Denk daarbij aan het maatregelenbeleid in het kader van de WWB, het kwijtscheldingsbeleid. Niet eerder werd dit beleid vastgelegd in een kadernotitie. Als uitvloeisel van de interimcontrole 2006 en ook in het normen en toetsingskader 2006 is opgenomen dat we dit jaar extra aandacht gaan besteden aan het M&O-criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik). 2. Doel van de nota Deze notitie is bedoeld om de beleidskaders op het terrein van misbruik en oneigenlijk gebruik voor de gemeente Nijmegen vast te leggen. Tevens biedt deze notitie een opzet voor nadere uitwerking van de kaders. 3. Wat wordt verstaan onder misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het betreft hier een bewuste misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Er wordt dus feitelijk wel gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking ervan ( de mazen van de wet ). Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. M&O gevoeligheid is de afhankelijkheid van derdengegevens. Onder een m&o gevoelige regeling wordt verstaan: een regeling waarbij de aanspraak op een uitkering of subsidie, de verplichting om een heffing te betalen en/of de hoogte van de uitkering, subsidie of heffing afhankelijk is van gegevens die door een derde of een andere hebbende zelf verstrekt moeten worden. In het m&o-beleid zijn vijf hoofdaspecten te onderscheiden: regelgeving, voorlichting, controlebeleid, sanctiebeleid en evaluatie. Deze onderdelen maken deel uit van de beleidscyclus. Iedere verandering in regelgeving kan leiden tot een wijziging van voorlichting, controles en sancties. Het omgekeerde kan eveneens het geval zijn: bij de uitvoering van m&o-maatregelen kan de noodzaak tot aanpassing van regelgeving in de breedste zin blijken. M&O-maatregelen vormen een sterk samenhangend geheel. Controle is hierbij een onmisbare schakel. Het gaat Nota M&O Nijmegen.doc

13 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 1 hierbij zowel om de controle bij derden (op het handelen van personen buiten de organisatie) als om de controle in de uitvoeringsorganisatie op het handelen van functionarissen van de uitvoeringsorganisatie (via interne controle). Bij m&o-gevoelige regelingen is de op derden gerichte controle essentieel omdat personen van buiten de organisatie gegevens moeten verstrekken die voor de vaststelling van de uitkering, heffing of subsidie bepalend zijn. 4. Reikwijdte en intensiteit m&o-beleid Het m&o-beleid wordt specifiek genoemd in verband met inkomensoverdrachten waarbij de informatie van derden/hebbenden van groot is voor het verlenen cq. vaststellen van uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen. Maar m&o-beleid heeft ook een zekere interne werking. De uitvoering van het m&o-beleid heeft namelijk ook binnen de organisatie (integriteits)aspecten die samenhangen met misbruik of oneigenlijk gebruik. Samenspanning door ambtenaar of aanbesteder/aanvrager of steekpenningen e.d. kunnen in financiële zin dezelfde effecten hebben als door derden bewust onjuist handelen. M&O-beleid moet daarentegen proportioneel zijn. De maatregelen moeten in relatie staan tot het risico dat misbruik en oneigenlijk gebruik kan voorkomen. In dat kader maken wij onderscheid in: geen specifiek m&o-beleid: Er moet steeds aandacht zijn voor heldere en eenduidige regelgeving en actieve voorlichting. Indien echter de reguliere AO/IC (bijvoorbeeld inzake functiescheiding) toereikend is, zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk. gematigd m&o-beleid: Waakzaamheid is geboden, in de vorm van (extra) kritische beoordeling van de onderbouwing. Bepaalde toegesneden maatregelen in de voorwaardenscheppende sfeer zoals bijvoorbeeld heldere en eenduidige regelgeving en actieve voorlichting over de toepassing van de regels zijn nodig. streng m&o-beleid: Een streng m&o-beleid kenmerkt zich door een specifiek gekozen mix van samenhangende maatregelen. Dat begint met heldere en eenduidige regelgeving en een adequate voorlichting daarover. De procedures en administratieve organisatie moet worden vastgelegd. Daarnaast moet er afdoende controle worden uitgevoerd op de geleverde informatie en/of de gedragingen van externe en interne partijen. Een actief handhaving- en sanctiebeleid moet het sluitstuk vormen, waarin bijvoorbeeld terugvordering of intrekking worden geregeld. Risicogebieden met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik Er is een aantal werkterreinen waar (bijzondere) risico s op het terrein van misbruik en oneigenlijk gebruik aanwezig zijn. Deze werkterreinen zijn hieronder beschreven. Op elk van deze werkterreinen is aangegeven welke intensiteit het m&o-beleid, gelet op de risico s, zou moeten hebben. * Verstrekken van subsidies Subsidieverlening is een kritisch proces. Een beroep van instellingen op een subsidieverordening, mits passend binnen de gestelde kaders, kan niet zomaar worden geweigerd. De afhankelijkheid van de betrouwbaarheid van de door instellingen verstrekte gegevens is daarbij aanzienlijk. In de praktijk wordt het overgrote deel van de subsidies verstrekt in de welzijnssfeer aan bekende Nota M&O Nijmegen.doc

14 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 2 organisaties, waarvan het werk sterk wordt gewaardeerd. Niettemin rust op de gemeente de plicht om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de besteding van deze overheidsmiddelen te waarborgen. Afhankelijk van het financiële dat met subsidieverstrekkingen is gemoeid, is een intensiever m&o-beleid op zijn plaats. * Inkomensoverdrachten De meeste inkomensoverdrachten in het kader van de sociale wetgeving vormen een open-einde regeling. Zeker uitkeringen kunnen niet worden geweigerd, indien de cliënt aan de voorwaarden voldoet. Normaliter is hierbij het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking nog (veel) groter dan bij subsidieverlening, gezien de sterke persoonlijke en van derden én de omstandigheid dat de betrouwbaarheid van de gegevens van de cliënt allesbepalend is voor het proces. Voor inkomensoverdrachten wordt in het algemeen een streng m&o-beleid noodzakelijk geacht. * Personeelslasten De interne controle op personeelslasten is in het algemeen behoorlijk goed te organiseren. Wetgeving en regelingen stellen objectieve criteria en voorwaarden en zijn gebaseerd op formele collegebesluiten. Met een goede organisatie omtrent controle en functiescheiding binnen de organisatie zijn geen bijzondere risico s aan de orde. Een specifiek m&o-beleid met betrekking tot personeelslasten wordt niet noodzakelijk geacht. * Inkopen en aanbestedingen Inkopen en aanbestedingen vertegenwoordigen in de praktijk een aanzienlijk financieel. De interne controle op de uitvoering van de transactie en de (financiële) afwikkeling daarvan kan in het algemeen via budgetten en functiescheiding echter wel zodanig vorm worden gegeven dat de juistheid en volledigheid daarvan voldoende is gewaarborgd. Door de wettelijke aanbestedingsprocedures wordt transparantie en non-discriminatie bevorderd en afhankelijkheid van de informatieverstrekking van bedrijven kleiner. Momenteel wordt het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid herijkt en aangescherpt. Op basis hiervan lijkt een specifiek m&o-beleid ten aanzien van inkopen en aanbestedingen als zodanig niet van. Kritische punten blijven echter wel de totstandkoming van de transactie en de objectieve controle op de aanvaardbaarheid (vooral kwaliteit) van de geleverde prestatie. Maar dit aspect raakt meer het integriteitbeleid binnen de organisatie, met name voor wat betreft het omgaan met (externe) relaties. * Integriteit inzake relaties De integriteit met betrekking tot het omgaan met (externe) relaties is ook een punt van aandacht. Ervaringen uit het verleden hebben dit wel aangetoond, waarbij gedacht kan worden aan het onderzoek naar de bouwfraude. Heldere gedragscodes ten aanzien van relatiegeschenken, invitaties, inkoop en aanbesteding en op het gebied van handhaving zijn hiervoor noodzakelijk. De gemeente Nijmegen heeft gedragscodes voor het personeel vastgelegd in een nota. Ook is in 2004 de ambtseed weer ingevoerd. Een gematigd m&o-beleid is hier op zijn plaats. * Belastinginkomsten De rijkste belastinginkomsten bij gemeenten zijn de OZB, afvalstoffen en rioolrechten. De belastingheffing is grotendeels gebaseerd op redelijk objectieve gegevens (GBA, Nota M&O Nijmegen.doc

15 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 3 woningcartotheek, kadaster) of gegevens van niet-betrokken derden (taxateurs). Bovendien is de interne controle op deze belastinginkomsten goed georganiseerd. Functiescheiding speelt hierbij een grote rol. Er zijn ook belastingen waarbij door de overheid (rechtstreeks) toetsbare gegevens grotendeels ontbreken en dus de afhankelijkheid van de informatie van derden groter is. Voorbeelden hiervan zijn de toeristenbelasting, precariorechten en de hondenbelasting. In de praktijk kunnen hiermee rijke bedragen gemoeid zijn. Voor deze categorie is een gematigd m&o-beleid aan te bevelen. * Vergunningverlening en handhaving Vergunningverlening en handhaving vormen rijke processen. De leges worden door de raad vastgesteld en hebben een directe relatie met een geleverde prestatie. De leges bouwvergunningen worden mede gebaseerd op de geraamde bouwkosten die, in eerste instantie, door de aanvrager worden opgegeven. Een ander aspect van vergunningverlening en handhaving is dat deze wezenlijke overheidstaken betreffen en veelal grote publieke en dienen (vergelijk Enschede en Volendam ). Het bestuurlijke en politieke afbreukrisico is derhalve groot en vervolgens kunnen hieraan ook financiële risico s verbonden zijn. De en van de vergunningaanvrager in combinatie met de relatief sterke afhankelijkheid van de gemeente van de informatievoorziening van de aanvrager, alsmede de mogelijke invloeden die de vergunningbeoordelaar kan ondergaan, vormen risico s op het gebied van m&o. Bij vergunningverlening is over het algemeen dan ook een streng m&o-beleid op zijn plaats. 5. M&O-beleid van de gemeente Nijmegen Op grond van de m&o gevoeligheid van het beleidsterrein (de mate van afhankelijkheid van derdengegevens) in relatie tot de omvang van het financieel benoemen wij de volgende beleidsterreinen/processen als speerpunten van het m&obeleid van de gemeente Nijmegen: inkomensoverdrachten, subsidieverstrekkingen, belastinginkomsten, vergunningverlening en integriteitbeleid. Centraal uitgangspunt is dat iedere directie verantwoordelijk is voor te nemen maatregelen gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de processen en activiteiten waarbij informatie van derden van groot is. Hoofdpunten van het m&o-beleid Het m&o-beleid bestaat uit vijf elementen, te weten regelgeving, voorlichting, controlebeleid, sanctiebeleid en evaluatie. Een M&O gevoelige regeling doorloopt een beleidscyclus waarbij deze aspecten aan de orde moeten komen. Hieronder volgt een beschrijving van deze elementen. a. Beleidsvoorbereiding en regelgeving Bij de voorbereiding van nieuwe regelgeving moet aandacht worden besteed aan m&o-gevoelige aspecten van het beleid. De directies zijn verantwoordelijke voor het zoveel mogelijk vermijden van m&o-gevoeligheid in nieuwe regelgeving. Dit kan bijvoorbeeld in heldere definities, vermindering van de afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden, een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroep en een slagvaardige reparatiewetgeving wanneer uit effectiviteit- of doelmatigheidsonderzoek blijkt dat niet tot de doelgroep behorende hebbenden gebruik maken van de regeling of dat middelen aan een ander doel worden besteed. In de regelgeving dienen sancties op misbruik te zijn opgenomen. Nota M&O Nijmegen.doc

16 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 4 b. Voorlichting Via voorlichting moeten hebbenden en derden op de hoogte worden gebracht van het bestaan en de inhoud en toepassing door het bestuur van de wet- en regelgeving. Bij de voorlichting wordt aangegeven dat misbruik en oneigenlijk gebruik en fraude bestuurlijke gevolgen zullen hebben, dan wel zullen worden bestraft. De preventieve werking van voorlichting is vooral van voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik en beoogt bij te dragen aan het realiseren van een zo optimaal mogelijke naleving van wet- en regelgeving. De gemeentelijke regelgeving wordt actueel gepubliceerd op de gemeentelijke website. Daarnaast wordt in De Brug en via gerichte brochures informatie verstrekt aan de specifieke doelgroepen. In de concrete beschikkingen zelf wordt een toelichting op de besluitvorming gegeven en wordt, eventueel door middel van een bijlage, heldere informatie gegeven over de rechten en plichten. Voor wat betreft het integer handelen van ambtenaren zijn gedragscodes voor gemeentelijk personeel vastgelegd in de gedragscode voor ambtenaren van juli 2005 en deze zijn gepubliceerd op intraweb. In september 2007 zijn richtlijnen ten aanzien van risicovolle functies en is een procedure- en onderzoeksprotocol bij vermoedens van misstanden op intraweb geplaatst. c. Controlebeleid Door middel van controle kan gesignaleerd worden of er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik. Controle bij derden of er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik vindt in eerste instantie plaats bij het nemen van het primaire besluit: kan een uitkering, subsidie of vergunning worden verstrekt op basis van de verstrekte gegevens en zijn deze juist en volledig en kloppen de gegevens zoals die worden overlegd bij de aanvraag om een uitkering, verzoek om kwijtschelding of subsidie. Bij subsidiebeschikkingen vindt in veel gevallen achteraf door de subsidieverkrijger een verantwoording plaats, die eindigt in een definitieve beschikking. De afdelingen Control ondersteunen en adviseren de directies bij het bepalen en het uitvoeren van het interne controlebeleid. Daarbij is het streven de meeste aandacht te geven daar waar de (financiële) risico s het grootst zijn. In alle daarvoor in aanmerking komende processen wordt zoveel mogelijk functiescheiding aangebracht. In alle gevallen waar dit noodzakelijk of gewenst wordt het vier-ogenprincipe toegepast, dat wil zeggen uitvoering en controle wordt gescheiden. In het verlengde van voorgaande worden AO-beschrijvingen voor de relevante onderdelen vastgesteld en wordt interne controle uitgevoerd op het juist en correct toepassen van de regelgeving. De m&o-controle maakt daarmee onderdeel uit van de reguliere interne controle. Deze wordt uitgevoerd door kwaliteitsmedewerkers en adviseurs AO/IC. Bij de uitvoering van de interne controle 2007 wordt extra aandacht besteed aan de m&o-aspecten. d. Sanctiebeleid Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik is een adequaat gemeentelijk sanctiebeleid vereist, dat aansluit op de regelgeving. Dit beleid is hoofdzakelijk neergelegd in de voor het betreffende beleidsinstrument (subsidies, uitkeringen, gemeentelijke belastingen, integriteitbeleid) geldende regelgeving. Opgelegde sancties kunnen een leereffect hebben, daarnaast heeft het ten uitvoer leggen ook een preventieve werking. Het uitgangspunt voor toepassing van het sanctiebeleid dat tenminste het behaalde voordeel wordt weggenomen, dat wil zeggen dat teveel betaalde bedragen worden teruggevorderd, ten onrechte gederfde ontvangsten worden Nota M&O Nijmegen.doc

17 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 5 nageheven of een korting op de uitkering. Bij subsidies kan sprake zijn van intrekking of wijziging van de subsidie of lagere vaststelling van de subsidie, gekoppeld aan terugvordering. In gevallen van fraude (misdrijf) wordt in beginsel aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie. e. Evaluatie Wanneer in de fase van beleidsevaluatie expliciet aandacht wordt besteed aan misbruik en oneigenlijk gebruik dan kunnen gebreken worden ontdekt en hersteld. Evaluatieprocedures zijn nodig voor zowel bestaande als nieuwe regelgeving. Naar aanleiding van evaluaties kan een indicatie worden gegeven van de effectiviteit van het m&o-beleid. Tevens kan inzicht worden verkregen in de toereikendheid van de controle-mogelijkheden. In het kader van de cyclusbenadering kan deze evaluatie leiden tot een aanpassing van bijvoorbeeld de regelgeving of het controlebeleid. 6. Uitwerking van de kaders voor het m&o-beleid Bij de uitwerking van de kaders zijn drie onderdelen te onderscheiden: a. Screening van bestaande regelgeving b. Opstellen van nieuwe regelgeving c. Evaluatie van M&O gevoelige regelgeving ad. a Screening van bestaande regelgeving In 2007 wordt een zogenaamde nulmeting uitgevoerd waarbij iedere directie een inventarisatie opstelt voor elke m&o gevoelige regeling die valt binnen de genoemde speerpunten van het m&obeleid: subsidieverstrekkingen, inkomensoverdrachten, belastinginkomsten, vergunningverlening en integriteitbeleid. Vervolgens zal worden aangegeven op welke wijze voor de betreffende regeling invulling wordt gegeven aan risicobeperkende maatregelen ten aanzien van de vijf elementen van het m&o-beleid (regelgeving, voorlichting, controlebeleid, sanctiebeleid en evaluatie) en op welke aspecten nog de noodzakelijke activiteiten/middelen/handelingen ontbreken. De bijgevoegde checklist met aandachtspunten kan daarbij een praktisch hulpmiddel bieden. De checklist is opgezet in de vorm van een overzicht met m&o aandachtspunten en is niet limitatief. Niet alle aandachtspunten zullen op alle processen van toepassing zijn. Het verschillende karakter van de activiteiten en beleidsinstrumenten van de directies vergt dat de checklist door de directies wordt aangevuld en toegesneden op hun specifieke processen. Op basis van de resultaten van deze nulmeting zal blijken waar mogelijk nog witte vlekken zitten in het bestaande beleid. Als vervolg hierop zal worden bepaald welke activiteiten nodig zullen zijn om een toereikende uitvoering van het m&o-beleid te realiseren. Plan van aanpak Uitgewerkt in een plan van aanpak en tijdsplanning ziet dit er als volgt uit: Fase 1: in deze fase vindt een inventarisatie plaats van de huidige M&O-gevoelige regelingen onder verantwoordelijkheid van de directiecontrollers. Deze fase loopt tot 31 december Fase 2: in deze fase wordt in beeld gebracht op welke wijze per M&O-gevoelige regeling invulling wordt gegeven aan risicobeperkende maatregelen maar ook voor welke onderdelen nog risicobeperkende maatregelen nodig zijn. Het gaat dan om de volgende onderdelen regelgeving, voorlichting, controlebeleid, sanctiebeleid en evaluatie. De directiecontroller is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze fase. Het ligt voor de hand dat hij in samenspraak met de betreffende Nota M&O Nijmegen.doc

18 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 6 integraal resultaatverantwoordelijke manager bepaalt wie welk onderdeel voor zijn/haar rekening neemt. Deze fase loopt van 1 januari tot 1 mei Fase 3: in deze fase wordt een plan van aanpak en tijdsplanning opgesteld om toereikende risicobeperkende maatregelen ten behoeve van de geconstateerde witte vlekken in de M&Ogevoelige regeling te treffen. Deze fase valt onder verantwoordelijkheid van de directiecontroller en loopt van 1 mei tot 15 juni Per directie waar de beleidsterreinen subsidieverstrekkingen, inkomensoverdrachten, belastinginkomsten, vergunningverlening en integriteitbeleid zijn ondergebracht resulteren de fase 1 t/m 3 in een overzicht van M&O gevoelige regelingen, waarin opgenomen een vastlegging van de maatregelen om het optreden van M&O te voorkomen en te bestrijden. Dit overzicht wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directiecontroller. Fase 4: in deze fase rapporteert de directiecontroller over fase 1 t/m 3 aan Stadscontrol. Deze fase loopt van 15 juni - 1 september Fase 5: in deze fase wordt binnen de afdeling Stadscontrol een rapportage opgesteld ten behoeve van de jaarrekening/jaarverslag. Deze fase loopt van 1 september - 15 oktober ad. b Opstellen nieuwe regelgeving De bijgevoegde checklist is ook te gebruiken bij de concrete vertaling van het integrale m&obeleid naar de te verrichten handelingen en biedt een praktisch hulpmiddel voor de directies bij het formuleren van nieuwe en/of te wijzigen regelgeving. De integraal resultaatverantwoordelijke manager is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. De nieuwe dan wel gewijzigde regeling wordt, onder verantwoordelijkheid van de directiecontroller, opgenomen in het overzicht van M&O gevoelige regelingen van de directie, waarin de maatregelen om het optreden van M&O te voorkomen en te bestrijden worden vastgelegd. ad. c Evaluatie Het uitvoeren van de beleidsevaluaties valt binnen de verantwoordelijkheid van de integraal resultaatverantwoordelijke managers van de directies. M&O-gevoelige regelingen dienen minimaal eenmaal in de vier jaar te worden geëvalueerd. Jaarlijks wordt in het jaarverslag en/of de toelichting van de jaarrekening gerapporteerd of de periodieke evaluatie heeft plaatsgevonden en wat de resultaten hiervan zijn. Per M&O-gevoelige regeling wordt aangegeven wanneer evaluatie plaatsvindt. De uitvoering van en de rapportage over de evaluatie ten behoeve van de jaarrekening vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de integraal resultaatverantwoordelijke manager. Bijlage: Checklist aandachtspunten M&O Nota M&O Nijmegen.doc

19 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 7 Bijlage: Checklist aandachtspunten M&O Deze checklist biedt een praktisch hulpmiddel voor de directies bij het screenen van bestaande regelgeving en het formuleren, uitvoeren en het evalueren van M&O-beleid op de vijf onderdelen (regelgeving, voorlichting, controlebeleid, sanctiebeleid en evaluatie). De checklist is niet limitatief van aard. Per regeling/proces zal gekeken worden welke aandachtpunten van toepassing zijn. 1. Beleidsvoorbereiding en regelgeving Bij de beleidsvoorbereiding is het van dat de regeling wordt getoetst op de aspecten uitvoerbaarheid en handhaafbaarheid. Tevens moet bij de beleidsvoorbereiding al worden nagedacht over de voorlichting, het controlebeleid en het sanctiebeleid. a. Uitvoerbaarheid / kenbaarheid van de regeling: Toets de (nieuwe) regelgeving op begrijpelijkheid met aspecten: - eenduidige en eenvoudige regelgeving; - eenduidige beschrijving van begrippen en definities; - eenduidige bepalingen; - hanteren van duidelijke criteria (goed te onderscheiden, objectief en formeel vastgelegd); - een minimum aan uitzonderingen; - mogelijke tegenstrijdigheden van bepalingen; - overbodige bepalingen; - (on)mogelijkheden voor handhaving en controle; - haalbare en plausibele ingangsdatum; - zo beperkt mogelijke overgangsregelingen; - vermijden van keuzemogelijkheden voor de aanvrager; - regelgeving met terugwerkende kracht zovel mogelijk voorkomen. b. Handhaafbaarheid Regelgeving wordt in het algemeen makkelijker geaccepteerd als rekening wordt gehouden met de volgende uitgangspunten: - in geval van heffingen: sluiten deze aan bij de algemeen geldende maatschappelijke opvattingen (normen en waarden), om zo de acceptatie en juiste naleving te waarborgen; - een goede verhouding tussen de inspanning die gevraagd wordt van de ontvanger van subsidiegelden of de betaler van heffingen en het doel van de regeling; - zoveel mogelijk beperken van ongewenste neveneffecten; - beschikbare voorbereidingstijd, tijdige voorlichting bij invoering van de regeling; - gelijkwaardige behandeling van vergelijkbare gevallen; - explicitering van verantwoordelijkheid voor uitvoering en handhaving; - de bewijslast dient zoveel mogelijk bij de derde-hebbende te liggen rekening houdend met de maatschappelijke acceptatie. Regelen in subsidieverordening en verordeningen inzake vergunningen en heffingen: - dat instellingen bij een subsidieaanvraag expliciet dienen te verklaren dat de verstrekte gegevens betrouwbaar zijn; - en/of dat instellingen zijn verplicht mee te werken aan een validatie (door gemeente) van de verstrekte gegevens; Nota M&O Nijmegen.doc

20 Nota M&O beleid gemeente Nijmegen Vervolgvel 8 - en/of dat het college specifieke controlemaatregelen bij de instelling kan doen/ laten uitvoeren. 2. Voorlichting Bij de beleidsvoorbereiding moet vervolgens worden nagedacht over de voorlichting. Zorg voor voldoende voorlichting zowel intern als extern van de nieuwe of gewijzigde regelgeving. Een actieve voorlichting is noodzakelijk om door een proces van bewustwording, kennis, houding of gedragsverandering het naleven van wetten of regelingen zo optimaal mogelijk te bewerkstelligen. Besteed bij de voorlichting aandacht aan het controle- en sanctiebeleid. 3. Controlebeleid Het streven moet erop gericht zijn de meeste aandacht te geven daar waar de grootste financiële risico s zitten. Stel vervolgens het controlebeleid op waarin wordt uitgewerkt wat voor controles er dienen plaats te vinden, bijvoorbeeld: - verificatie van derdengegevens met andere bestanden zoals de belastingdienst, bevolkingsregister, kvk; - accountantscontrole; - opvragen van verklaringen; - overige bewijsstukken; - verankering in procesbeschrijvingen van inhoud en diepgang van controle op gegevens; - uitvoeren interne controle op naleving gemeentelijke regelgeving; - periodieke risicoanalyse. 4. Sanctiebeleid Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik is een adequaat sanctiebeleid vereist, dat aansluit op de regelgeving, zoals: - Terugvordering/restitutie van onterecht verstrekte subsidiegelden als onjuistheden (achteraf) worden geconstateerd. - Opleggen van een maatregel/boete als achteraf blijkt dat niet wordt voldaan aan de aan de uitkering verbonden verplichtingen. - Intrekken van een vergunning als onjuistheden (achteraf) worden geconstateerd. - Disciplinaire straffen. 5. Evaluatie Gebreken kunnen worden ontdekt en hersteld wanneer in de fase van beleidsevaluatie expliciet aandacht wordt besteed aan M&O. Bij evaluatie van regelingen zou aandacht besteed moeten worden aan: - realisatie van beleidsdoelstellingen; - werkbaarheid van de uitvoering van de regeling (werkprocessen); - controleerbaarheid van aanvragen; - werkbaarheid van modellen van aanvraagformulieren, beschikkingen; - toereikendheid van tussentijdse monitoring (komt de noodzakelijke informatie beschikbaar?); - toereikendheid van interne controle (maatregelen); - werkbaarheid van sanctiemiddelen en de toepassing daarvan in de praktijk; - resultaten van het sanctiemiddel. Nota M&O Nijmegen.doc