Kan dat wel? INTEGRITEITSCODE

Transcriptie

1 Kan dat wel? INTEGRITEITSCODE

2 I N T E G R I T E I T S C O D E van Woningstichting Samenwerking Vlaardingen Kan dat wel? september 2010

3 Inhoud Voorwoord 1 1. Inleiding 2 2. De zin van integriteitbeleid 2 3. Het geldt voor iedereen 3 4. De spelregels Onverenigbaarheden 3 Nevenfuncties Geschenken en giften 4 Attenties 5 Uitnodigingen Informatie 5 Toegankelijkheid (digitale) informatie 5 Perscontacten Scheiding zaak en privé 6 Gebruik van WSV-eigendommen 6 Sociale media Uitgaven en declaraties Gedrag op kantoor en werkplek 10 Werk bij een huurder 10 Werkplek binnen kantoor en bedrijfswagen 10 Publieke ruimtes 10 Alcohol, verdovende middelen en roken Verkoop aan en verhuur van WSV-woningen aan medewerkers Handhaven van de spelregels 11 Aanspreken 11 Melding incidenten Klokkenluidersregeling Sancties Communicatie Tot slot 13 Bijlage: richtlijn bij verkoop aan medewerkers van WSV 14

4 Voorwoord In 2006 hebben wij voor het eerst een integriteitbeleid gemaakt. Regelmatig houden wij ons met het onderwerp bezig met als doel bewustwording te creëren. Een actueel thema ook, getuige de recente gevallen van fraude in de bouwwereld en in de corporatiesector, die hoe dan ook buitengewoon schadelijk zijn voor het imago van elke woningcorporatie. De rijksoverheid en tal van instanties hameren er terecht vaak op, dat integriteit nog meer aandacht moet krijgen en als het ware ingeslepen dient te zijn in de hoofden van iedereen die in de sector werkzaam is, van hoog tot laag. Dat is de reden dat wij ervoor hebben gekozen ons integriteitbeleid te actualiseren en te moderniseren. Sterker nog, om te laten zien dat het onderwerp ons ernst is, willen wij ook dat iedereen bij WSV de code ondertekent. Samenwerking is een corporatie, die samen met andere partijen doelen nastreeft, die veelal in het publieke domein liggen. We beheren maatschappelijk geld en dat schept bijzondere verplichtingen op het vlak van integriteit. Dit houdt in dat we eerlijk, open en transparant willen werken en naar alle relevante personen en partijen op elk moment verantwoording willen afleggen over wat we doen en hoe we dat doen. Integriteitbeleid is niet af met deze code. We moeten ons inspannen om onze richtlijnen op het gebied van integriteit na te komen, maar dat geldt ook voor onze partners. Zodat alle betrokkenen weten hoe we zijn en hoe we het graag willen hebben. En dat is meer dan een vrijblijvende kwestie. De opdracht is om ons te gedragen vanuit een mentaliteit die past bij de filosofie van Samenwerking, sociaal, proactief, gedegen, betrouwbaar en integer!. Vlaardingen, september 2010 T.W. van der Steen directeur-bestuurder INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 1

5 1. Inleiding Randvoorwaarden Bij het opstellen van het advies/de richtlijnen voor het integriteitbeleid is uitgegaan van de volgende randvoorwaarden: vertrouwen in een open, transparante cultuur met eigen verantwoordelijkheid; WSV verwacht dat externen ook een gedegen integriteitbeleid hebben; in contacten met derden dient er sprake te zijn van een win-win situatie, wederkerigheid; uit het genoten voordeel vloeit geen afhankelijkheidsgevoel/verplichting tot tegenprestatie/onafhankelijkheidsgevoel jegens derden; dit beleidsstuk geeft geen limitatieve opsomming van activiteiten, die wel of niet zijn toegestaan; corruptie en fraude worden in geen enkel geval getolereerd. Integriteit, gedragsregels, spelregels. Wat kan wel en wat kan niet? Hoe behoor je je te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je eigenlijk op een persoonlijke manier oplost in de dagelijkse praktijk. Toch vinden we het als WSV belangrijk dat we ook samen afspreken waar we ons aan houden. Dat schept duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor de klanten en leveranciers waar we contacten mee hebben. En het bepaalt hoe we als WSV in de samenleving staan. Het is en blijft nodig om met elkaar spelregels af te spreken. We moeten kritisch zijn op onszelf en ons afvragen of we denken en handelen volgens die spelregels. Is dat niet het geval, dan moeten we dat aanpassen. En wel direct. Daar moeten we elkaar in ondersteunen. Omdat het om het gemeenschappelijk belang van WSV gaat. 2. De zin van een integriteitbeleid Integer handelen gaat terug naar de wortels, de cultuur van de organisatie. Daarmee bedoelen we de normen, waarden en regels die ons binden. Die bepalen wat kan en mag. En wat niet. We vinden integriteit belangrijk, mede omdat WSV in een glazen huis functioneert. En terecht, want als woningcorporatie werken we voor gewone mensen op een krappe woningmarkt, met geld dat oorspronkelijk maatschappelijk is gefinancierd. Bovendien hebben we te maken met wetten die ons handelen bepalen. Kortom, we zijn een maatschappelijke onderneming en dat schept, geheel terecht, verplichtingen en vraagt om zorgvuldig en transparant handelen. Dat wordt nog eens versterkt door de belangrijke positie die WSV inneemt binnen de Vlaardingse gemeenschap. We werken uitsluitend lokaal en dienen een publiek belang. Dat maakt dat we een maatschappelijke voorbeeldfunctie hebben. We vinden het belangrijk dat anderen een goed beeld van ons hebben en werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen WSV te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Onder het motto Kan dat wel? vragen we medewerkers, managers, directie en commissarissen voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega s en leidinggevenden. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, dient die toetsing plaats te vinden. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 2

6 Voor directie en commissarissen geldt bovendien dat zij zich ook extern moeten kunnen verantwoorden. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Daarom zijn de spelregels die zijn neergelegd in een gedragscode, niet een zakelijke opsomming wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een denkraam op basis waarvan je zelf je beslissingen moet nemen en toetsen. Vandaar de zinsnede in het motto: Kan dat wel?. In zijn algemeenheid geldt, dat medewerkers van WSV zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van WSV in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico s met zich mee, wees je daar bewust van. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. Neem beslissingen waarbij je integriteit in het gedrang kan komen in overleg of bijzijn van leidinggevende of collega. Dit bevordert de transparantie en de toetsbaarheid. In zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, draag dan je taken over aan je leidinggevende of collega. 3. Het geldt voor iedereen De gedragscode geldt voor iedereen die voor WSV in actie komt. Dus niet alleen voor medewerkers, maar ook management, directie en commissarissen. Wij nemen aan dat iedereen dit onderschrijft. Nieuwe werknemers zullen deze code moeten ondertekenen, anders gaat de arbeidsovereenkomst niet door. Iedereen zal gevraagd worden deze code te ondertekenen, van hoog tot laag. Directie, management en commissarissen hebben een voortrekkersrol. Juist zij dienen openheid en transparantie te bevorderen. Dat betekent dat zij extra kritisch moeten kijken naar hun handelen. Intern, maar ook naar de buitenwereld. 4. De spelregels Om in grote lijnen aan te geven wat wel of niet mag en kan, hebben we spelregels opgesteld. Die willen we in grote lijnen behandelen. Bij twijfel geldt: gebruik je eigen gezonde verstand en doe geen domme dingen. Neem contact op met je leidinggevende om de kwestie te bespreken. We behandelen eerst de onverenigbaarheden: zorg dat je belangenverstrengeling vermijdt. Daarna gaan we in op geschenken en giften (4.2), het correct omgaan met WSV-informatie (4.3), het scheiden van zaak en privé (4.4), uitgaven en declaraties (4.5), het gedrag op de werkplek (4.6) en de verkoop van WSV-woningen aan medewerkers (4.7) 4.1 Onverenigbaarheden Iedereen bij WSV doet opgave van al de eigen (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en dergelijke, in bedrijven en instellingen waarmee WSV zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden (in het algemeen een leidinggevende functie). Ook tussentijds INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 3

7 ontstane en in de toekomst nog te ontstane belangen dienen te worden gemeld. Juist bij opdrachten aan dergelijke relaties is het belangrijk om een zuivere aanbestedings-of bestellingsprocedure te volgen: Leg het hele proces van offerte-aanvraag en -beoordeling nauwgezet vast zodat duidelijk zichtbaar is dat de opdracht is gegeven aan het bedrijf met de beste aanbieding en bespreek het met je leidinggevende en eventueel je collega s. Bij contacten in de privésfeer met (zakelijke) relaties van WSV, gaan we uit van de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. We doen een beroep op het durven nemen van die verantwoordelijkheid bij het beoordelen of een relatie integer en marktconform is (zie ook 4.4). Nevenfuncties Voor het vervullen van alle (betaalde) nevenfuncties, gelden de gebruikelijke regels uit de CAO. Schriftelijke toestemming vooraf staat daarbij altijd centraal. Heb je vrienden, familie of directe bekenden die klant zijn bij WSV dan is het belangrijk om iedere schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling te vermijden. Verricht dus nooit tegen betaling werkzaamheden in of aan een woning van WSV. Zorg er verder voor dat je geen zaken behandelt waarbij vrienden, familie of directe bekenden zijn betrokken. Mocht dit niet lukken,bespreek dit dan met je leidinggevende. Voor medewerkers die ook huurder zijn bij WSV gelden uiteraard dezelfde rechten en plichten als voor de andere huurders. WSV waardeert het dat medewerkers bestuurlijke functies vervullen in maatschappelijke organisaties. Het is zelfs denkbaar dat WSV daarvoor in beperkte mate faciliteiten verleent. Tegelijkertijd beseffen we dat bestuurlijke nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Hierin biedt de goedkeuring vooraf de oplossing. Mocht strijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende bestuurlijke functie is aanvaard, dan treedt de medewerker van WSV, op eerste verzoek van de directie, terug uit deze nevenfunctie. 4.2 Geschenken en giften Medewerkers nemen van leveranciers, relaties, huurders of woningzoekenden geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel gelden slechts twee uitzonderingen. Ten eerste als het giften of geschenken betreffen die aan WSV worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van WSV, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woonen/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar WSV bezit heeft of binnen WSV-complexen. Het MT besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. De tweede uitzondering betreft geschenken met een waarde onder de 50,- en met een alledaags karakter (bos bloemen of een fles wijn). Het is echter verboden om deze zaken aan te nemen van een relatie waarmee op dat moment wordt gesproken of onderhandeld over opdrachtverlening. Hoewel wij onze relaties hebben laten weten dat persoonlijke (Kerst-)geschenken en giften uit den boze zijn, komt dit toch nog voor. Geschenken die op het privé-adres worden bezorgd, worden te allen tijde ingeleverd bij het hoofd Facilitair, ook als deze een waarde hebben van minder dan 50,-. Maak van een dergelijk voorval altijd melding bij de directie, ook als de waarde INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 4

8 van het geschenk onder de 50,-ligt. De directeur bericht dan de gever, dat schenkingen op privé-adressen in geen geval zijn toegestaan. Voor de goede orde: wees alert op deelname aan seminars, congressen en beurzen, die gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden. Is deelname acceptabel? Heeft het een functiegericht of vakinhoudelijk karakter, dan is een uitnodiging of geste wel acceptabel, in overleg met de leidinggevende. Ook deelname aan spaaracties van leveranciers is niet toegestaan. Maak altijd melding van ontvangen of aangeboden persoonlijke geschenken of giften bij je direct leidinggevende. Attenties Medewerkers, die in het kader van hun functie een lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, mogen deze behouden mits de waarde ervan de 50,-niet overstijgt. Is de (geldelijke) beloning hoger dan 50,-, dan vloeit dat totaalbedrag in de kas van WSV. Daar staat in dat geval tegenover, dat de met de inbreng van de medewerker gemoeide kosten, voor rekening van WSV komen. Uitnodigingen voor lunches, diners e.d. Uitnodigingen voor lunches, diners of andere representatieve zaken, neem je uitsluitend aan als ze evident in het belang zijn van WSV. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen WSV. Het verdient de voorkeur dat de kosten van lunches en diners waaraan door WSV-medewerkers wordt deelgenomen, door WSV worden betaald. Voor het aannemen van uitnodigingen voor lunches en diners worden daarnaast de volgende vuistregels gehanteerd: zorgvuldigheid en doelmatigheid (beoordeel kritisch of het informele contact noodzakelijk is, de onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn); wederkerigheid (de medewerker heeft van zijn/haar kant namens WSV de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden); soberheid (wees terughoudend in de keuze van de gelegenheid en het gebruik van alcohol) en openheid (van aangenomen uitnodigingen wordt altijd melding gemaakt bij de direct leidinggevende van betrokken medewerker). 4.3 Informatie Ga zorgvuldig om met de informatie waarover je uit hoofde van je functie beschikt. Dat betekent, dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang van WSV is. Als deze geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van alle belangen. Beschik je uit andere bronnen over informatie die je niet kenbaar mag maken, meld dat feit dan bij je direct leidinggevende. Dan kan eventueel besloten worden je tijdelijk van de betreffende zaak af te halen. Toegankelijkheid (digitale) informatie WSV is een transparante en open organisatie en wil dat graag blijven. Wij geloven niet in geheimhouding en in principe mag iedereen alle stukken zien, tenzij er goede redenen zijn om dit niet toe te laten. Veel informatie binnen WSV is echter wel privacygevoelig of van financieel-strategische aard (bepaalde begrotingsstukken, calculaties, projectgegevens, etc.). Medewerkers INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 5

9 zorgen ervoor dat informatie over WSV deugdelijk wordt bewaard. Onbevoegden mogen er geen kennis van kunnen nemen. De medewerkers zijn er verantwoordelijk voor dat niemand dan zijzelf toegang hebben tot gedigitaliseerde informatie, via de aan hen verstrekte persoonlijke toegangsautorisatie. Het gebruik maken van de autorisatie van anderen is niet toegestaan. Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk en worden nimmer uit handen gegeven aan collega s of derden. Op tijdelijk verlaten werkplekken dient aanwezige computerapparatuur te zijn uitgelogd, dan wel te zijn vergrendeld. Perscontacten Alle vragen of verzoeken van de pers (telefonisch of tijdens bijeenkomsten) worden doorverwezen naar het team communicatie. Beantwoord dus nooit vragen van de pers, ook niet als achtergrondinformatie. De pers wordt in eerste instantie te woord gestaan door de directie, managers of anders door medewerker van de afdeling communicatie. 4.4 Scheiding zaak en privé In principe is je privé-leven buiten WSV je eigen zaak, waar WSV niets mee te maken heeft. In dit stuk wordt een aantal situaties geschetst waar je privé-leven en WSV met elkaar in conflict kunnen komen door tegengestelde belangen in verschillende rollen. Daarnaast verwacht WSV van iedere medewerker dat zij privé niets doen waarvan duidelijk is dat het de belangen van WSV zal schaden. Hierbij zal wel een relatie moeten bestaan met je functie binnen WSV; hoe meer bevoegdheden en verantwoordelijkheden je binnen WSV hebt, met des te meer aspecten je privé soms rekening moet houden. Gebruik van WSV-eigendommen Medewerkers gebruiken gereedschap, bedrijfskleding, bedrijfsauto of aanhangwagen van WSV alleen in werktijd en alleen ten dienste van WSV. Privégebruik van de bedrijfsauto is niet toegestaan. Voor het uitvoeren van werkzaamheden voor Samenwerking staat een aantal bedrijfsauto s ter beschikking. In verband met de belastingwetgeving is hierop een aantal regels van toepassing. De sleutels en autopapieren worden dagelijks uitgegeven door Facilitair Beheer. Na ontvangst en teruggave van de bescheiden dient het logboek te worden getekend. Aan het gebruik van de bedrijfsauto hangt samen deze na gebruik schoon achter te laten. De kilometerstanden zullen door Facilitair Beheer worden opgenomen. In overleg met het hoofd Facilitair is het mogelijk privé een aantal gereedschappen, inclusief de aanhangwagen kortdurend te gebruiken. De verantwoordelijkheid voor het gebruik, eventuele schade e.d. ligt voor 100% bij de gebruiker. Alle kantoorartikelen (onder andere pennen, scharen, plakband, notitieblokken, cd-roms) zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Alleen als je buiten kantooruren thuis of elders werk verricht ten behoeve van Samenwerking, mag je daarvoor materiaal van Samenwerking gebruiken. Kantoorartikelen van Samenwerking kunnen dus niet mee naar huis worden genomen. Samenwerking biedt alle medewerkers de mogelijkheid printuitdraaien (A-4) te maken bestemd voor normaal privé gebruik. Het is niet de bedoeling dat er honderden prints worden gemaakt voor de...vereniging. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 6

10 Ook materialen uit woningen (oud of nieuw) blijven eigendom van WSV en mag de medewerker niet meenemen of achterlaten, ook niet op uitdrukkelijk verzoek van de huurder. Restmaterialen als koper en ijzer worden verzameld en ingeleverd bij de oudijzerhandelaar. De opbrengst is voor WSV. Machines in de werkplaats worden alleen gebruikt voor materialen van WSV. Het bovenstaande geldt voor alle medewerkers. Sociale media Voor het gebruik van internet en het verzenden van privé s doet Samenwerking een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van iedere medewerker. In sommige gevallen kan van het internet of de mogelijkheid binnen werktijd gebruik worden gemaakt, maar hiervoor geldt dat dit een uitzondering moet blijven. Dit mag niet storend zijn voor de dagelijkse werkzaamheden. Het bezoeken van seksueel en racistisch getinte sites met apparatuur van Samenwerking is zowel binnen als buiten werktijd absoluut verboden! Sociale Media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk. Daardoor kan het bijdragen aan een beter imago bij klanten, leden, leveranciers en vakcollega s etc. Het delen van informatie en kennis met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving. Daardoor is het mogelijk de klantenservice en klantenrelatie te verbeteren. Net als bij de opkomst van en internet in organisaties ontstaan nieuwe vragen bij het gebruik van sociale media in die organisaties. Privé-gerelateerde zaken en werkgerelateerde zijn niet zo gemakkelijk te scheiden en dat hoeft ook niet. Uitgangspunt is dat sociale media een waardevolle bijdrage aan de organisatie leveren, zoals en internet dat ook hebben gedaan en nog steeds doen. Bij nieuwe ontwikkelingen zie je vaker dat een aantal werkgevers en werknemers vooral de bedreigingen zien, anderen vooral de kansen. Om verschillende denkbeelden over het gebruik van sociale media in organisaties niet te laten leiden tot misverstanden is dit protocol ontwikkeld. Protocol 1. Werknemers proberen kennis en andere waardevolle informatie te delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en het WSV niet schaadt. 2. WSV ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Dit gebeurt op persoonlijke titel, bij werkgerelateerde onderwerpen met vermelding van organisatie en functie. Er wordt steeds geschreven in de eerste persoon. 3. Werknemers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki s, fora en andere media die gebaseerd zijn op user-generated content. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren voor langere tijd openbaar zal worden, met gevolgen voor hun privacy. 4. Werknemers die publiceren op een website anders dan die van WSV over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met WSV maken kenbaar of zij op persoonlijke titel publiceren. Eventueel aangevuld met een disclaimer waarin staat dat het INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 7

11 persoonlijke standpunt niet overeen hoeft te komen met dat van de organisatie (m.n. bij blogs). 5. Werknemers respecteren het beeld-, auteurs- en citaatrecht. 6. Werknemers publiceren niet ongevraagd vertrouwelijke of andere merkgebonden informatie. Voor het publiceren van interne gesprekken wordt eerst toestemming gevraagd aan de leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon. 7. Werknemers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over klanten, partners of leveranciers zonder hun goedkeuring. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen informatie over het product en de persoon of het bedrijf. 8. Werknemers respecteren degene tot wie zij zich richten. Etnische laster, persoonlijke beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy van anderen wordt gerespecteerd. Als je publiceert over een concurrent zorg je ervoor dat wat je zegt feitelijk en juist is, zonder een concurrent in diskrediet te brengen. Vermijd daarbij onnodige of onproductieve argumenten, die leiden tot niets. Gooi geen olie op het vuur in debatten, maar blijf feitelijk. 9. Werknemers van WSV mogen actief zijn op sociale media mits het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan het gebruik van sociale media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en medewerker maken hierover afspraken. 10. Werknemers zijn zich bewust van hun relatie met WSV in online socialee netwerken. Als je actief bent als werknemer voor de organisatie waarvoor je werkt zorg je ervoor dat het profiel en de inhoud in overeenstemming is met hoe je je in tekst, beeld en geluid zou presenteren ten overstaan van collega s en klanten. 11. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt. 12. WSV wil eerlijk en transparant zijn. Dit betekent dat er geen pr of marketing onder een andere naam plaatsvindt, maar dat altijd de organisatie en functie wordt bekendgemaakt. 13. Bestuurders, managers, leidinggevenden en degene die namens de organisatie het beleid en de strategie uitdragen hebben een bijzondere verantwoordelijkheid bij het bloggen. Op grond van hun positie moeten zij nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Zij zijn zich bewust dat medewerkers lezen wat zij schrijven. 14. Blogs en socialee netwerken die worden gehost door WSV moeten worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan de bedrijfsdoelstellingen van WSV. Het moet eraan bijdragen dat jijzelf, collega s, klanten en partners hun werk beter kunnen doen en helpen bij het oplossen van problemen en het verbeteren van vaardigheden en kennis. 15. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met WSV is het verstandig contact te zoeken met je lei- INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 8

12 dinggevende of daarvoor verantwoordelijke afdeling/persoon. Uiteindelijk is het helemaal je eigen verantwoordelijkheid wat je post of publiceert. Het kan echter geen kwaad advies in te winnen. Gebruik mobiele telefoon Een aantal medewerkers heeft de beschikking over een mobiele telefoon van Samenwerking. Het is de bedoeling dat deze telefoon wordt gebruikt voor zakelijk telefoonverkeer. Indien er privé mee wordt gebeld, geldt de reeds langer bestaande regel: Bedragen tot 5,00 per maand buiten kantoortijd worden niet in rekening gebracht. Bedragen hoger dan 5,00 worden verrekend met het salaris Eigen voordeel of voordeel voor familie, vrienden en bekenden Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door WSV betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Het is voorts niet toegestaan om, al dan niet tegen betaling, als medewerker gebruik te maken van diensten van WSV. Diensten van relaties van WSV In het algemeen is het ongewenst dat voor privé-doeleinden gebruik wordt gemaakt van de diensten van een bedrijf of instelling, waarmee WSV zakelijke bindingen heeft, of korter dan een jaar voor de datum waarop van de betreffende dienst gebruik wordt gemaakt, zakelijke bindingen heeft gehad. Daartoe is een met enige regelmaat geactualiseerd overzicht beschikbaar van bedoelde bedrijven en instellingen. Mocht het gebruik maken van die bedrijven of instellingen, om welke reden dan ook, onvermijdelijk zijn, dan dient dit te gebeuren tegen marktconforme voorwaarden. Hierover wordt in dat geval door de betreffende medewerker openheid betracht jegens de direct leidinggevende. Bestaande collectieve regelingen worden voor het moment gehandhaafd. Feitelijk gaat het om regelingen waar alle medewerkers gebruik van kunnen maken en in die zin ook transparant zijn. Dit geldt voor de inkoop van goederen met korting bij een aantal vaste relaties via de afdeling Facilitair. 4.5 Uitgaven en declaraties Onkosten die je maakt in het kader van het uitoefenen van je functie, worden vergoed volgens bestaande regelingen en richtlijnen. Desgevraagd dient de hoogte en de functionaliteit te worden onderbouwd. In alle gevallen geldt het doelmatigheid-en soberheidcriterium. Medewerkers declareren geen kosten, die reeds op andere wijze worden vergoed (door WSV of door derden). Gemaakte kosten worden gedeclareerd binnen één maand na de datum waarop ze zijn gemaakt, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Eventueel verstrekte voorschotten worden eveneens binnen een maand afgerekend, onder overlegging van deugdelijke betalingsbewijzen. Voorschotten en declaraties worden uitbetaald, nadat deze zijn gefiatteerd door de direct leidinggevende. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 9

13 4.6 Gedrag op kantoor en werkplek Als medewerkers van WSV zijn we ons ervan bewust dat we werkzaamheden verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van WSV in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Daarmee houden we rekening. Dat betekent dat we ons professioneel gedragen, kleden, verbaal en non-verbaal uiten en dergelijke. In het bijzonder wordt over de huurders/klanten en de collega s van WSV altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Buiten werktijd spreken en gedragen de medewerkers zich te allen tijde met respect jegens WSV, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. De medewerkers van WSV gaan met zorg om met eigendommen van WSV en anderen. Werk bij een huurder Werk je in of om de woning van een huurder, gedraag je dan professioneel en als een goed huisvader. Rommel die noodzakelijkerwijze wordt veroorzaakt, ruim je op, ook als de werkzaamheden slechts tijdelijk worden onderbroken. Afval en restmaterialen worden op de juiste wijze afgevoerd. Eventuele schade aan eigendommen van derden wordt door de veroorzaker altijd gemeld aan de eigenaar en de direct leidinggevende. Als WSV zijn we in principe verantwoordelijk voor herstel of vergoeding van die schade aan de eigenaar, ongeacht of deze vervolgens door enigerlei verzekering wordt gedekt. Werkplek binnen kantoor en bedrijfswagen De medewerkers van WSV zijn verantwoordelijk voor al wat zich in en om hun werkplek afspeelt. Voor werkplekken binnen het kantoor en in de bedrijfswagens gelden regels van clean desk. Dat wil zeggen, dat deze werkplekken steeds na afloop van de werkdag opgeruimd worden achtergelaten. In geen geval is, na beëindiging van de werkdag, dan wel in geval van tijdelijke afwezigheid van de werkplek, vertrouwelijke informatie opgeslagen of opgeborgen op plekken die voor onbevoegden toegankelijk zijn. Je werkplek is geen persoonlijk eigendom. Dus zorg ervoor dat deze ook door anderen gebruikt kan worden. Daar staat tegenover, dat het alleszins is toegestaan, dat werkruimtes en werkplekken, die in het algemeen niet voor bezoekers toegankelijk zijn, binnen redelijke grenzen naar eigen smaak worden ingericht. Uiteraard wordt daarbij beschadiging van eigendommen van WSV vermeden. Publieke ruimtes Elk van de medewerkers van WSV is medeverantwoordelijk voor het beheer van de algemene ruimtes. Alle ruimtes die voor het publiek toegankelijk zijn en ruimtes waar andere bezoekers toegang hebben (inclusief de verkeersruimtes) worden geheel vrij gehouden van persoonsgebonden uitingen en zaken die niet strikt met de dienstverlening van WSV van doen hebben. Dat geldt tevens voor de publicatieborden. Eventueel tijdelijk aangebrachte versieringen in verband met jubilea, verjaardagen en dergelijke beperken zich tot de werkplek van betrokkene en worden aan het einde van de betreffende feestdag of uiterlijk de volgende ochtend na de werkdag, verwijderd. Behandel alle bezoekers van (het kantoor van) WSV als gasten. Zij worden te allen tijde op een centraal punt nabij de ingang van het kantoor (voor leveranciers aan de achterzijde en voor overige bezoekers aan de voorzijde) door één van de medewerkers opgevangen. Indien de bezoeker ontvangen moet worden in één van de werk-of vergaderruimtes, dan wordt deze door een medewerker daar naartoe gebracht. Na afloop van het bezoek, wordt de bezoeker ook weer persoonlijk uitgeleide gedaan. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 10

14 Dit alles om te voorkomen, dat bezoekers gaan dwalen door het gebouw en zo eventueel zicht krijgen op of toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. Alcohol, verdovende middelen en roken Gebruik van alcoholhoudende dranken en andere verdovende middelen is in werktijd verboden. Binnen het kantoor van WSV is gebruik van alcoholhoudende dranken (ook buiten werktijd) niet toegestaan, tenzij bij daartoe door de directie aangewezen gelegenheden, bijvoorbeeld recepties, happy hour en personeelsfeestjes. In deze gevallen beperkt zich dat tot zwakalcoholische dranken. Het kantoor van WSV is rookvrij. Er mag alleen nog gerookt worden in de daarvoor bestemde ruimten of buiten. Roken aan de voorzijde nabij de ingang, is niet toegestaan. 4.7 Verkoop of verhuur van WSV-woningen aan medewerkers Een medewerker die interesse heeft in een huurwoning van WSV die te koop is, kan deze woning onder bepaalde voorwaarden kopen. Hiervoor is een speciale richtlijn opgesteld (Memo september 2010 Richtlijn bij verkoop aan medewerkers van WSV). De medewerker heeft in geen enkel geval een voorkeurspositie bij de koop van de woning. Dit geldt ook voor de koop van een nieuwbouwwoning. Bovendien geldt een anti-speculatiebeding. Huren: Samenwerking hanteert een voorkeursbeleid voor haar medewerkers en leden van de Raad van Commissarissen ten aanzien van de toewijzing van passende huurwoningen in de reguliere woningmarkt. 5. Handhaven van de spelregels Medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor de naleving van de gedragscode. Ook hierin dient openheid en transparantie te worden betracht, tenminste jegens collega s en leidinggevenden. Het betrachten van openheid dient in dit geval ook een ander doel. Het is van belang, dat na vaststelling van de gedragscode, een gangbare praktijk wordt ontwikkeld. Immers, de voorspelbaarheid van het gedrag van WSV is daarmee gediend. Aanspreken Hoe lastig dit in de praktijk ook is, het is zaak om binnen WSV een cultuur te handhaven c.q. te vestigen van aanspreken en aangesproken worden. Elkaar kunnen, willen en mogen bevragen op gedrag dat met integriteit te maken heeft, is uiteindelijk de beste manier om de gedragscode en het gedachtegoed dat erachter ligt ook daadwerkelijk in te voeren en te handhaven. Een reactie als waar bemoei je je mee op het moment dat je door een collega wordt aangesproken is dan ook precies de verkeerde. Aan de andere kant moet je kunnen accepteren dat binnen WSV ook weloverwogen besluiten worden genomen waar je het niet mee eens bent en die jíj eigenlijk zonde van het geld vindt: dit zijn geen misstanden die intern of extern aan de kaak gesteld moeten worden. In gevallen waarin zich toch interpretatieverschillen voordoen of gevallen waarin een vermoeden van overtreden van de gedragscode speelt, is primair een rol weggelegd voor de directie of de vertrouwenspersoon. Kwesties waarbij het vermoeden bestaat van ernstige overtreding van de code, worden te allen tijde gemeld bij de directie of de vertrouwenspersoon. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 11

15 Van strafbare feiten wordt daarnaast altijd aangifte gedaan. Melding incidenten In een integer handelende organisatie moet er altijd ruimte zijn om incidenten bij leidinggevenden te melden, desnoods anoniem. Als dat niet gewenst is, kunnen incidenten aan de directie of via de vertrouwenspersoon worden gemeld. Die kan rechtstreeks met de verantwoordelijken communiceren. Onder leiding van de vertrouwenspersoon houden we incidenten bij. In het incidentenregister worden de overtredingen en de eventueel naar aanleiding daarvan opgelegde sancties geregistreerd. Het incidentenregister wordt beheerd door de vertrouwenspersoon die daarin gevoed wordt door directie en MT. Sancties worden bepaald en opgelegd door de directie. Het incidentenregister verjaart niet. Indien een medewerker het niet eens is met een opgelegde sanctie, staat het de medewerker vrij om het besluit bij de directie aan te kaarten. Indien dit leidt tot een geschil tussen directie en medewerker, bestaat er een arbeidsrechterlijk conflict. Hiervoor zijn in de CAO en bij Wet de rechten van werknemers geregeld en beschermd. 6. Klokkenluidersregeling Heb je vermoedens of weet van misstanden binnen WSV, zoals het verrichten van strafbare feiten, gevaren voor de volksgezondheid, zeer ongewenst gedrag, veiligheid, milieu of ( andere vormen van ) niet-integer handelen, dan meld je dit direct bij je leidinggevende of manager, de directie of bij de vertrouwenspersoon. Zie hiervan onze aparte notitie klokkenluidersregeling. 7. Sancties Een stelsel van gedragsregels is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van het niet naleven van deze regels. Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daarop direct worden aangesproken door zijn of haar leidinggevende. De leidinggevende kan op basis van de aard en de ernst van de overtreding tot de volgende maatregelen besluiten: de leidinggevende kan de medewerker een mondelinge waarschuwing geven of berispen; de leidinggevende laat een melding maken van de overtreding(en) in het persoonlijk dossier; het ontvangen voordeel teruggeven aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is; de leidinggevende kan de kwestie melden aan de directeur, waarna deze de medewerker een schriftelijke waarschuwing zal geven; de leidinggevende kan besluiten tot het starten van een disfunctioneringsprocedure : zo n procedure kan eventueel leiden tot ontslag; de directeur kan de medewerker op staande voet ontslaan bij diefstal en/of fraude. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 12

16 Uiteraard zijn de regels voor iedereen, van hoog tot laag. Het is de bedoeling dat medewerkers elkaar open en eerlijk kunnen aanspreken op het niet naleven van de gestelde gedragsregels, of dit nu je directe collega is of je leidinggevende! Laten we ons er bewust van zijn dat iedereen binnen Samenwerking een onderdeel is van de sfeer en cultuur die er heerst. Samen zijn we hier verantwoordelijk voor en moet het normaal zijn om elkaar aan te spreken op niet gewenst of toelaatbaar gedrag. 8. Communicatie De integriteitcode dient in elk geval bij alle medewerkers bekend te zijn. Implementatie/ communicatie naar de medewerkers verdient extra aandacht door het agenderen van integriteit als onderwerp tijdens afdelingsoverleggen et cetera. Voor het overige kan het beleid worden gecommuniceerd via een persoonlijke mailing, via posters en presentaties. Extern wordt de integriteitscode gecommuniceerd via toezending van dit stuk naar aannemers met wie wij vaak zaken doen en voor andere stakeholders zal het beleid via onze website te lezen zijn. Plaats van integriteitbeleid Het vastgestelde beleid omtrent de interne en externe integriteit van Samenwerking wordt opgenomen in het personeelshandboek. 9. Tot slot De spelregels zijn er om nageleefd te worden en het spel fair te spelen. We vragen aan iedereen binnen WSV een verklaring te tekenen, waarmee de gedragscode wordt onderschreven. De gedragscode is een openbaar stuk. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen worden op de hoogte gebracht van de code. Om de twee jaar evalueren we de gedragscode, waarbij onze integriteit centraal staat. Ook in het jaarverslag maken we melding van zaken die in dit verband relevant zijn. Nogmaals, integriteit is primair een persoonlijke zaak. Ga bij jezelf na of je je denken en doen kunt verantwoorden. Op een manier die past bij een moderne woningcorporatie die met beide benen midden in de samenleving staat. Maatschappelijk verantwoordelijk handelen staat centraal: we zijn er voor en door onze klanten. Houd daarbij in gedachten: Kan dat wel?. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 13

17 Memo aan : OR van : directie onderwerp : Richtlijn bij verkoop aan medewerker van WSV datum : september 2010 Verkoop aan eigen medewerkers Indien de medewerker huurt van WSV en de woning is opgenomen in het verkoopprogramma: Medewerker meldt bij zijn/haar leidinggevende dat hij/zij interesse heeft in de woning Leidinggevende beoordeelt of medewerker recent bemoeienis heeft gehad met processen aangaande de woning bijvoorbeeld op het gebied van investeringen in de woning of anderszins betrokken is geweest bij besluiten omtrent de woning. Leidinggevende stelt verklaring van geen bezwaar op waarin medewerker tevens verklaart geen andere informatie te hebben van de woning dan de aan alle huurders verstrekte gegevens aangaande de verkoop. Mocht een dergelijke verklaring niet kunnen worden opgemaakt omdat medewerker wel betrokken is geweest bij verbeteringen aan de woning c.q. informatie heeft verkregen, zal zijn/haar manager een dergelijke verklaring niet opmaken dan wel het verzoek afwijzen. Beroep hiertegen is mogelijk bij de directie. Medewerker, die wel een verklaring ontvangt, gaat met de verklaring naar de afdeling Woondiensten waarna de reguliere procedure gevolgd wordt. Reguliere procedure: beoordeling of kandidaat financieel in staat is de woning te kopen. Indien dit het geval is, zal een taxateur een taxatierapport opmaken. De getaxeerde waarde is de koopsom en zal in een aanbiedingsbrief aan kandidaat kenbaar worden gemaakt samen met de overige voorwaarden aangaande de aankoop (eventuele korting, geldigheidsduur van het aanbod e.d.). Het taxatierapport is door huurder in te zien. Na acceptatie van het aanbod zal Woondiensten de koopakte opmaken met alle voor de verkoop aan een huurder geldende bijzondere bepalingen. Een van deze bepalingen is een anti-speculatiebeding van 5 jaar indien de zittende huurder een korting op de koopsom heeft ontvangen. Procedure verkoop aan medewerker: In afwijking van de reguliere procedure zal een 2e taxatierapport worden opgemaakt waarbij de hoogst getaxeerde waarde geldt als marktwaarde en aan de medewerker wordt aangeboden. Ook geldt voor een medewerker een anti-speculatiebeding van een jaar, indien geen korting wordt gekregen. De koopovereenkomst wordt door de afdeling Woondiensten en degene die de verklaring van geen bezwaar heeft opgesteld gecontroleerd en geaccordeerd. Indien de medewerker interesse heeft in een door mutatie leeggekomen woning welke is opgenomen in het verkoopprogramma: Medewerker meldt bij zijn/haar leidinggevende dat hij/zij interesse heeft in de woning Leidinggevende beoordeelt of medewerker recent bemoeienis heeft gehad met processen aangaande de woning bijvoorbeeld op het gebied van investeringen in de woning of anderszins betrokken is geweest bij besluiten omtrent de woning. Leidinggevende stelt verklaring van geen bezwaar op waarin medewerker tevens verklaart geen andere informatie te hebben van de woning dan de aan kandidaat-kopers verstrekte gegevens aangaande de verkoop. Mocht een dergelijke verklaring niet kunnen worden opgemaakt omdat medewerker wel betrokken is geweest bij verbeteringen aan de woning c.q. informatie heeft verkregen zal zijn/haar manager c.q. de directie een dergelijke verklaring opmaken dan wel het verzoek INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 14

18 afwijzen. Medewerker gaat met de verklaring naar de afdeling Woondiensten waarna de reguliere procedure gevolgd wordt. => Reguliere procedure: kandidaat wordt doorverwezen naar verkopende makelaar waar verkoopdocumentatie van de woning aanwezig is en de vraagprijs 1 bekend is. Verkopende makelaar zet een advertentie en organiseert een kijkuurtje voor huurders van een sociale huurwoning en overige geïnteresseerden. Indien de kandidaat een huurder is c.q. huurders geen interesse hebben kan de kandidaat een bod doen waarna een onderhandelingstraject volgt om uiteindelijk tot een marktconforme koopsom te komen. => Procedure verkoop aan medewerker: De koopsom van de woning zal nooit liggen onder de getaxeerde waarde c.q. de door de verkopende makelaar schriftelijk aangegeven reële opbrengst. De hoogste waarde is leidend. Ook geldt voor een medewerker een anti- speculatiebeding van 5 jaar, indien korting wordt verkregen. => Een medewerker van WSV heeft op geen enkele wijze een voorrangspositie in het verkooptraject ten opzichte van andere geïnteresseerden. Dit is overigens ook van toepassing bij de verkoop van een nieuwbouwwoning aan een medewerker van WSV. => De koopsom en overige afspraken worden door Woondiensten besproken met degene die de verklaring van geen bezwaar heeft opgesteld alvorens er een koopovereenkomst wordt opgemaakt door de verkopende makelaar. Door beiden wordt de koopovereenkomst gecontroleerd en geaccordeerd.. ANTI-SPECULATIEBEDING Voor een medewerker van WSV die een woning in de vrije verkoop bij mutatie van WSV koopt c.q. een door hem/haar gehuurde woning aankoopt zonder korting geldt altijd een anti-speculatiebeding, ingaande op de datum van notarieel transport. In afwijking van het verbod om de woning binnen de termijn het speculatiebeding door te verkopen, kan de directie toestemming geven de woning binnen deze termijn te verkopen indien zich bij de medewerker bijzondere omstandigheden voordoen die het redelijker wijs niet mogelijk maken de woning aan te houden. Een dergelijk verzoek dient schriftelijk bij de directie te worden ingediend. 1 De vraagprijs komt tot stand door een advies van de verkopende makelaar aan team Woondiensten. Afdeling Woondiensten laat los van dit advies een taxatierapport opmaken voor het dossier van WSV. De verkopende makelaar heeft geen inzage in dit rapport. Woondiensten bepaalt de uiteindelijke vraagprijs. INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 15

19 Dit is mijn integriteitcode van Wst Samenwerking Vlaardingen. Ik heb de code gelezen en ik onderschrijf letterlijk en figuurlijk de inhoud. Naam:... Datum:... Handtekening:... INTEGRITEITSCODE WONINGSTICHTING SAMENWERKING VLAARDINGEN 16

20 Stadhouderslaan BM Vlaardingen telefoon: (010) fax: (010) website: