WATERSCHAPSBLAD 2013, NUMMER 35 BIJL.: DIV Agendapunt: 2

Transcriptie

1 AB WATERSCHAPSBLAD 2013, NUMMER 35 BIJL.: DIV Agendapunt: 2 Sittard, 10 oktober 2013 AAN HET ALGEMEEN BESTUUR Onderwerp: Voorstel van DB Gr HWH over de richting van HWH 2.0 Voorstel Instemmen met het door het DB van Gr HWH voorgestelde besluit. Inleiding Op 25 september 2013 ontving de afgevaardigde van ons waterschap in het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis (Gr HWH), de heer Sleijpen, het voorstel van het DB Gr HWH over de richting van HWH 2.0. Dit voorstel treft./. u hierbij aan. Het is de bedoeling dat in de AB-vergadering van Gr HWH van 11 november 2013 besluitvorming over de richting van HWH 2.0 zal plaatsvinden. Dat besluit vormt voor het DB van Gr HWH het kader waarin men zal opereren om de inrichting van HWH 2.0 vorm te geven. Met het oog op de AB-vergadering van Gr HWH van 11 november 2013, is thans de bepaling van een standpunt omtrent het voorstel van het DB Gr HWH aan de orde. Dit standpunt zal door de heer Sleijpen worden ingebracht in het AB van Gr HWH. Voorstel DB Gr HWH Het voorstel van het DB HWH 2.0 is gebaseerd op het advies van de Stuurgroep HWH 2.0, vragen van de waterschappen over dit advies en een rapport van Gartner waarin het advies van de stuurgroep verder is uitgewerkt. Het voorstel sluit goed aan op onze eerder bij de Stuurgroep HWH 2.0 ingediende zienswijze van 26 februari 2013, waarin we aangegeven hebben dat HWH 2.0 initieel een beperkt basispakket aan taken zou moeten oppakken. Dit is goed terug te vinden in de voorgestelde lijst van collectieve programmataken. Er blijven voor WRO een aantal facultatieve programmataken over die we nu afnemen en die straks niet meer onder HWH 2.0 zullen vallen, maar die overgedragen moeten worden naar een landingsplaats. Aan deze facultatieve taken nemen veel waterschappen deel, waardoor er weinig risico is dat er geen geschikte landingsplaats gevonden zal worden. De voorgestelde organisatie en governance bevat een duidelijker opdrachtgever- en eigenaarschap ten opzicht van de huidige situatie. Er blijft echter een DB, een AB, een soort programmaraad (opdrachtgeverscollectief) en daarnaast kan ook de Unie van Waterschappen als opdrachtgever fungeren. Theoretisch worden rollen dus duidelijker weggelegd /2

2 De vraag is echter, of dit in de praktische uitwerking ook het gewenste resultaat zal hebben, aangezien er in de grote lijn weinig verandering in de governance aanwezig is. In het vervolgtraject na 11 november 2013 zal de organisatie en governance meer in detail worden uitgewerkt. In dat traject zal er aandacht moeten blijven voor een heldere en compacte organisatie en governance. De totale transitiekosten worden ingeschat op maximaal 3,4 miljoen euro. Dit bedrag wordt niet in 2014 in één keer opgehaald, maar zal de komende jaren in tranches worden betrokken bij het opstellen van de begrotingen van HWH. Bij een verdeling van deze kosten volgens de Unieverdeelsleutel, zal de bijdrage voor WRO lager uitvallen dan bij een evenredige verdeling. Het is dus raadzaam om vroegtijdig te pleiten voor het toepassen van de Unieverdeelsleutel voor deze kosten. Met de voorgestelde koers van HWH 2.0, de taakcriteria en de daaruit voortvloeiende onderverdeling van collectieve en facultatieve programmataken kan naar ons oordeel worden ingestemd, evenals met de noodzakelijke aanpassingen aan het programmareglement. Met het door het DB van Gr HWH voorgestelde besluit zoals verwoord op pagina 16 van het voorstel, kan derhalve worden ingestemd. Voorstel Wij stellen u voor in te stemmen met het door het DB van Gr HWH voorgestelde besluit. Het dagelijks bestuur, de secretaris/directeur, de voorzitter, ing. J.M.G. In den Kleef dr. J.J. Schrijen /2

3 HWH 2.0 Voorstel van het Dagelijks Bestuur Gr HWH. Decos V0051/H1889 Pagina 1 van 16

4 Inhoud 1. INLEIDING LEESWIJZER AANLEIDING EN OPDRACHT AANLEIDING OPDRACHT DOEL EN UITGANGSPUNTEN INRICHTING EN TAKEN HWH ORGANISATIE EN GOVERNANCE: OPDRACHTGEVERSCHAP BEGRIPSBEPALING COLLECTIEF-FACULTATIEF COLLECTIEVE TAKEN HWH FORMATIE BEDRIJFSVOERING: PIOFACH TAKEN VERGADERCENTRUM KASSIERSFUNCTIE TRANSITIEPAD OVERDRACHT VAN (FACULTATIEVE) PROGRAMMATAKEN PROGRAMMAREGLEMENT AANPAK VAN DE REORGANISATIE SOCIAAL STATUUT FINANCIËLE ANALYSE/DEKKING PROCESKOSTEN VERPLICHTINGEN SOCIAAL STATUUT OMBOUW BEGROTING RISICOANALYSE PROCEDURE EN PLANNING CONCLUSIE BIJLAGEN: ADVIES STUURGROEP HET WATERSCHAPSHUIS 2.0: HET WATERSCHAPSHUIS 2.0, EEN NIEUWE KOERS. RAPPORT GARTNER: STRATEGISCH ADVIES HWH BEANTWOORDING GESTELDE VRAGEN HWH BESLUIT Pagina 2 van 16

5 1. Inleiding Op 1 juli 2013 heeft het Algemeen Bestuur (AB) van de Gemeenschappelijke regeling HWH (Gr HWH) gevraagd om een nadere uitwerking van HWH 2.0. In deze notitie met bijlagen biedt het Dagelijks Bestuur van de Gr HWH deze nadere uitwerking aan. Deze notitie steunt op drie pijlers: 1. Het advies van de stuurgroep HWH 2.0, 2. de vragen die door waterschappen zijn gesteld, 3. Een rapport van Gartner waarin zij op verzoek van HWH een uitwerking geven van het advies van de stuurgroep HWH 2.0 Het beeld dat het Dagelijks Bestuur (DB) over HWH 2.0 bij u wil neerleggen is een HWH waarin collectieve projecten worden uitgevoerd en adviezen gegeven worden op verzoek van de waterschappen. HWH 2.0 heeft qua programma s, begroting en personeel een kleinere omvang dan het huidige HWH. Dit heeft als consequentie dat er programma s en personeel uit HWH geplaatst zullen worden. Het DB van de Gr HWH zet in op een vlotte maar zorgvuldige aanpak. Het DB realiseert zich dat zij bij die activiteit de waterschappen als eigenaars en deelnemers in de Gemeenschappelijke regeling nodig heeft. Het DB doet dan ook een beroep op u. 2. Leeswijzer De aanleiding tot het advies zal eerst in historisch perspectief geplaatst worden. Vervolgens zullen de doelen en de uitgangspunten van het DB Gr HWH beschreven worden. Daarna zal er een toelichting c.q. onderbouwing gegeven worden van de maatregelen die het DB na uw besluitvorming over de taken (richting geven) zal nemen. Vervolgens zal de overgang naar HWH 2.0 beschreven worden. Tot slot zijn de besluiten geformuleerd die door het AB Gr HWH in de vergadering van 11 november 2013 genomen dienen te worden. Bij het stuk is een aantal bijlagen gevoegd waar naar verwezen wordt. 3. Aanleiding en opdracht 3.1. Aanleiding Nadat op 1 juli 2010 de Gr HWH in werking is getreden, heeft de transitie van de activa en passiva van de stichting HWH naar de Gemeenschappelijke regeling HWH op 17 december 2012 onder de volgende voorwaarden plaatsgevonden. Er wordt een advies opgesteld over de taken en rollen van HWH De waterschappen krijgen o.b.v. dit advies de mogelijkheid om uit de Gr te treden. 2. De Gr HWH zal in 2013 worden aangepast om uittreden in 2013 mogelijk te maken. 3. De waterschappen die in 2013 uit de Gr willen treden, zullen per afrekenen. Pagina 3 van 16

6 Begin januari is 2013 de Stuurgroep 1 HWH 2.0 gestart. Deze stuurgroep heeft na een schriftelijke consultatie van alle waterschappen in het voorjaar van 2013 het advies: Het Waterschapshuis 2.0, een nieuwe koers gepresenteerd (bijlage 1). In dit advies zijn 4 scenario s variërend van stoppen tot op de zelfde voet doorgaan gepresenteerd. De stuurgroep gaf daarbij de aanbeveling om verder te gaan met scenario 3: collectief + advies. Het DB heeft van het AB de opdracht gekregen om scenario 3 uit te werken. Daarbij heeft een aantal waterschappen schriftelijk en/of mondeling vragen gesteld. Het DB heeft deze vragen geïnventariseerd en beantwoord (bijlage 3) Opdracht Voor de uitwerking van dit nader rapport heeft HWH gebruik gemaakt van de diensten van Gartner Consultancy. HWH heeft voor Gartner gekozen omdat zij een brede ervaring heeft met ICT regieorganisaties en bovendien over een aantal door hen ontwikkelde methoden beschikken waarmee het mogelijk is om uitspraken te doen over de benodigde omvang van de organisatie, welke rollen de organisatie minimaal moet kunnen vervullen en welke kosten met een verandering gemoeid zijn. Gartner heeft op verzoek van HWH het rapport strategisch advies HWH 2.0 opgesteld (bijlage 2). Voor de inhoud van het voorstel wordt naar (de managementsamenvatting van) dit rapport in bijlage 2 verwezen. Met dit rapport geeft Gartner een nadere uitwerking van scenario 3 uit het advies van de stuurgroep HWH 2.0. In het onderzoeksrapport worden de impact en consequenties van het door de Stuurgroep geadviseerde scenario 3 voor zowel HWH als voor de waterschappen nader uitgewerkt door het beantwoorden van de volgende vier onderzoeksvragen, waarbij de focus ligt op de ICT-gerelateerde programmataken van HWH: 1. Uit welke collectieve ICT-gerelateerde programmataken bestaat het uiteindelijk programmatakenpakket van HWH 2.0 in scenario 3? 2. Hoe moet HWH 2.0 zich organiseren om het vastgestelde collectieve ICT-gerelateerde programmatakenpakket adequaat uit te kunnen voeren? 3. Hoe groot is de verwachte inspanningsvereiste voor de transitie van de facultatieve programmataken die buiten het collectieve programmatakenpakket van HWH 2.0 vallen, en is a priori vast te stellen wat de meest geëigende landingsplaats is voor ieder van deze facultatieve programmataken? 4. Hoe ziet het transitiepad naar HWH 2.0 eruit? 4. Doel en uitgangspunten Het Waterschapshuis is opgericht door de waterschappen omdat zij wilden beschikken over een instrument om te kunnen samenwerken. Hoewel er in de afgelopen jaren veel meer samenwerkingsinstrumenten tussen waterschappen en andere bestuurslagen zijn ontstaan, is 1 De stuurgroep bestond uit de volgende leden: H.H.G. Dijk (voorzitter), R.W. Bleker, P.A.E. van Erkelens. De stuurgroep werd ondersteund door: mw. M. Krug (UvW), mw. M. van der Veen (HWH) en de heer Th. Vervaat (extern adviseur) Pagina 4 van 16

7 HWH in haar nieuwe vorm nog steeds een instrument waarin de waterschappen hun wens tot gezamenlijk samenwerken vorm kunnen geven. Het dagelijks bestuur van de Gr HWH beoogt met deze notitie de volgende doelen: Het in stand houden van de Gr HWH waar alle waterschappen aan deelnemen. Een Gr HWH waarin geen sprake is van risico dragende facultatieve programma s. Een Gr HWH 2.0 te ontwikkelen waar alle deelnemers aan de Gr verantwoordelijk zijn voor alle programma s omdat zij als collectief aan die programma s deelnemen. Om die doelen te bereiken is een overgangsfase onvermijdelijk. Het DB van de Gr HWH hanteert de volgende uitgangspunten om deze fase zo gunstig mogelijk te laten verlopen: Taken/programma s die niet binnen de scope van HWH 2.0 passen worden overgenomen dan wel beëindigd zodra dat mogelijk is. De transitiekosten van HWH 1.0 naar HWH 2.0 worden zo laag mogelijk gehouden. De waterschappen nemen hierbij hun verantwoordelijkheid, door (waar mogelijk) hun medewerking te verlenen aan de overname van taken en medewerkers. 5. Inrichting en taken HWH 2.0 In het rapport van Gartner is weergegeven hoe het DB HWH 2.0 wil inrichten. In dit hoofdstuk wordt een aantal facetten daarvan belicht Organisatie en governance: opdrachtgeverschap Omdat HWH een Gr blijft, zal er sprake blijven van een Algemeen Bestuur en een Dagelijks bestuur, conform de eisen zoals neergelegd in de Gr HWH. Het opdrachtgeverschap zal echter op een andere manier worden vormgegeven. Naar aanleiding van het advies van de Stuurgroep HWH 2.0 om de UvW een rol als opdrachtgever voor HWH te geven werd in de AB-vergadering van 1 juli 2013 gesuggereerd dat de UvW (als vereniging) formeel geen opdrachtgever kan zijn. Geconstateerd werd dat dit juridisch zo is, maar dat dit onverlet laat dat er juist van uit het beleid collectieve programma s ontstaan die HWH 2.0 zou kunnen uitvoeren. Na overleg met de UvW worden de volgende twee lijnen waarlangs het opdrachtgeverschap georganiseerd wordt naast elkaar vorm gegeven: 1. De UvW is verantwoordelijk voor de beleidsinitiatieven en doet zaken met departementen. Als dat leidt tot opdrachten zal de UvW die (als opdrachtgever) richting HWH formuleren en zorgen voor deelnemers en middelen. Het bestuur van de Gr HWH zal (als opdrachtnemer) na toetsing besluiten of de opdracht als collectief programma of als advies aanvraag wordt geaccepteerd. 2. De secretarissen-directeuren zijn verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen een waterschap. Vanuit dat oogpunt is het dus mogelijk dat ook vanuit de waterschappen opdrachten aan HWH worden geformuleerd, zonder dat de UvW daar bij betrokken is. Voorgesteld wordt om daarom een Opdrachtgeverscollectief dat bestaat uit de SD-en van de deelnemende waterschappen, te formeren. Vergelijkbaar met de UvW lijn hierboven, zal het OC (i.c. de waterschappen die hieraan deelnemen) zorgen voor de deelnemers en Pagina 5 van 16

8 middelen. Ook deze opdrachten worden door het bestuur van de Gr HWH getoetst en geaccordeerd. Dit betekent dat de Programmaraad als vast adviesorgaan van het DB van de Gr HWH zal verdwijnen. In plaats daarvan komt er buiten de Gr een Opdrachtsgeverscollectief (OC). Bij een OC is er sprake van een geformaliseerd gezamenlijk opdrachtgeverschap. Het OC is geen rechtspersoon, elke opdracht van het OC bestaat feitelijk uit een aantal individuele opdrachten van de waterschappen tezamen. OC-leden zullen over een mandaat van hun eigen bestuur moeten beschikken om formeel als opdrachtgever te kunnen functioneren. Beide lijnen van opdrachtgeverschap zullen in groter detail door HWH tot een voorstel aan het AB worden uitgewerkt Begripsbepaling Collectief-facultatief Een belangrijke basis onder de aanpak van HWH 2.0 is de begripsbepaling van collectief en facultatief. De stuurgroep HWH 2.0 formuleerde de definities als volgt: Collectieve taken zijn gedefinieerd als wettelijk verplichte taken voor waterschappen of bindende afspraken die in bestuursakkoord of convenanten bekrachtigd zijn of sector brede afspraken die door de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen als zodanig worden besloten Facultatieve taken zijn taken die groepen van waterschappen gezamenlijk willen oppakken, maar waar geen verplichting aan ten grondslag ligt. Wanneer deze definitie op de praktijk wordt toegepast leidt dit tot tegenstrijdigheden. Zo kan het project rond Vergunning en Handhaving gezien worden als een collectieve taak, omdat deze activiteit in het Bestuursakkoord water beschreven is. In de praktijk nemen niet alle waterschappen deel. Dit is dus een tegenstrijdigheid omdat het project collectief is (definitie) zonder dat alle waterschappen deelnemen. In het Gartner rapport wordt eveneens een definitie van Collectief gegeven (pagina 19 en 20). In de kern komt het neer op de volgende definitie: Een collectieve taak is een taak waarvan alle waterschappen wensen dat HWH die uitvoert Collectieve taken HWH 2.0 Uitgaande van bovenstaande definitie heeft Gartner de collectieve programmataken geïnventariseerd: Collectieve programmataak Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN) Beeldmateriaal Inspire Informatiehuis Water (IHW) Bedrijfsvergelijking Watersysteembeheer (WSB) Waterschapspeil Waterkwaliteitsportaal (WKP) Fase Beheer Beheer Beheer Beheer Business case Business case Project Pagina 6 van 16

9 Collectieve programmataak Bedrijfsvergelijking Zuiveringsbeheer (BVZ) Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR) Geovoorziening Omgevingsloket Online-water (OLO Water) Vangstregistratie Branche licentie Oracle2 Gegevenshuishouding Tabel 1: Collectieve programmataken van HWH 2.0 Fase Beheer Beheer Beheer Beheer Beheer Beheer Business Case Dit betekent dat de voorgestelde verdeling collectief-facultatief een aantal kleine verschillen vertoont met het advies van de stuurgroep. Deze verschillen leiden tot een beperkte toename van het takenveld en de formatie van HWH 2.0 ten opzichte van het advies van de stuurgroep. Dit wordt in de volgende paragraaf toegelicht Formatie De door Gartner geadviseerde minimale bandbreedte van het aantal voor HWH 2.0 benodigde FTE (23 FTE) wijkt af van het aantal zoals genoemd in het rapport van de stuurgroep HWH 2.0 (19FTE). Dit is deels te verklaren doordat het in dit rapport opgenomen collectieve takenpakket omvangrijker is. Daarnaast is er sprake van: 3,0 extra FTE voor PIOFACH 3, stuurgroep ging uit van 1 FTE 0,4 extra FTE voor contractmanagement (service manager en strategische inkoop) 0,1 extra FTE voor architect/informatiebeveiliging 0,2 FTE business analist Totaal: 3,7 FTE extra (23-4=19) n.b. 0,3 FTE is afronding Tevens wordt in het Gartner rapport een aantal andere keuzes gemaakt t.a.v. de collectieve adviesdienst (2,4 FTE) terwijl de stuurgroep daar 4 FTE voor Ondersteuning Business Cases & Projecten opvoert (zie ook hoofdstuk 6.1.). In overleg met HWH is daarom besloten om de groei in de formatie als gevolg van het hanteren van een andere definitie van het begrip collectief te compenseren door het aantal adviseurs zoals vermeld in het Gartner rapport te laten afnemen van 4,0 (stuurgroep) naar 2, Bedrijfsvoering: PIOFACH taken Het belangrijkste verschil tussen de formatie die de stuurgroep heeft voorgesteld en die in het rapport van Gartner ligt bij de keuze van het DB om de PIOFACH taken wel binnen HWH te houden en niet uit te besteden. In overeenstemming met het advies van Gartner heeft de ervaring geleerd dat de aanwezigheid van (onderdelen) van PIOFACH dicht op de primaire processen van HWH aanzienlijke voordelen biedt. Zowel de waterschappen als de medewerkers kunnen in veel beter worden voorzien van benodigde en gevraagde informatie (denk aan de financiële administratie) en diensten (b.v. 2 Opgemerkt moet worden dat hier feitelijk slechts 23 waterschappen in participeren. Echter alle waterschappen hebben deelname bereidheid aangegeven. Door een reeds bestaand contract was één van de waterschappen niet in staat te participeren. Daarom is deze programmataak als collectief opgenomen. 3 PIOFACH: Personeel, Inkoop, Organisatie, Financiën, Automatisering/Archief, Communicatie, Huisvesting. Pagina 7 van 16

10 Personeelszaken). Verder zal de inkoopfunctie van HWH voor collectieve taken blijven bestaan, en zal inkoop als adviestaak (d.w.z. het voorbereiden en ondersteunen van inkoopprocessen als adviesdienst op verzoek van waterschappen) ook een HWH taak worden. Inkooptrajecten en contractmanagement zijn effectiever als deze nauw verbonden zijn met de financiële administratie en juridische kennis. Met de Unie van Waterschappen is gesproken over samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. Op onderdelen is dit mogelijk, echter de afwijkende juridische vorm (vereniging versus Gr) en de beperkte bezetting bij de Unie leiden voor beide partijen niet direct tot openingen Vergadercentrum In het advies van de Stuurgroep HWH 2.0 is voorgesteld om het vergadercentrum aan de UvW over te dragen. In de AB vergadering van 1 juli 2013 (en eerdere AB-vergadering) is vervolgens gesproken over de positie van het vergadercentrum. Aan het nut van het vergadercentrum als centrale vergaderfaciliteit wordt door een grote meerderheid van de waterschappen niet getwijfeld. De waterschappen die kritisch zijn t.a.v. het vergadercentrum, uiten hun zorg over het ontbreken van het principe betalen naar gebruik. De Unie heeft aangegeven niet zonder meer voorstander te zijn van het overnemen van de verantwoordelijkheid voor het vergadercentrum. Met het Unie bestuur zijn de volgende aanvullende lijnen besproken: 1. HWH zet het vergadercentrum voort waarbij er een systeem van betalen naar gebruik zal worden ontwikkeld. 2. HWH zet het vergadercentrum voort en brengt de kosten separaat in de HWH begroting onder. HWH en de UvW hebben afgesproken dat zij voornoemde lijnen uitwerken en vervolgens een voorstel naar het bestuur van HWH en het bestuur van de Unie zullen formuleren Kassiersfunctie De Stuurgroep HWH 2.0 heeft voorgesteld om de kassiersfunctie waarin HWH voor een aantal collectieve programma s geld ophaalt bij de waterschappen over te dragen aan de Unie. Na overleg is de Unie in principe bereid om de kassiersfunctie over te nemen, mits daartoe in de LV een besluit genomen wordt. Tot dat moment zal HWH de kassiersfunctie blijven uitvoeren. Overdracht per lijkt een mogelijkheid. 6. Transitiepad In hoofdstuk 6 van het rapport van Gartner wordt geschetst hoe het transitiepad naar HWH 2.0 er uit kan zien. Gartner maakt hier onderscheid tussen: 1) de overdracht van programmataken (paragraaf 6.1.) 2) het inrichten van HWH 2.0. (paragraaf 6.2, 6.3, 6.4) 6.1. Overdracht van (facultatieve) programmataken Als consequentie van het vaststellen van de lijst met collectieve projecten volgt de lijst met facultatieve projecten die overgedragen dienen te worden. Pagina 8 van 16

11 Facultatieve programmataak Fase Aantal Waterschappen Centrale Datalaag Business case 22 Samenwerking Vergunning en Handhaving VenH) Project 7 Gestandaardiseerde datamodellen Project 22 Gemeenschappelijke voorziening voor officiële publicaties (GVOP) Beheer 20 Mijn Overheid Business case N.n.t.b. Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) Portaal Beheer 23 Dijk analyse Module (DAM) Business case 10 Dijkdataservicecentrum (DDSC) Business case 4 Nieuwe verzoeken (o.a. uit de STOWA) Business case N.n.t.b. Volg en stuursysteem (VSS) Business case 3 Water SchadeSchatter (WSS) Business case N.n.t.b. Nieuw Content Management Systeem (CMS) Project 6 Dagelijkse levering van satelliet gebaseerde hydrologische datacomponenten (Satdata) Project 20 Electronic Human Resource Management (ehrm) Project 4 IRIS Beheer 22 Digitale Aangifte Bedrijven Beheer 20 Digitale formulieren (E-formulieren) Beheer 10 Nationale Databank Flora en Fauna (NDFF) Beheer 18 Watertoets Beheer 18 Zuiveringsinformatie (Z-info) Beheer 20 Digispectie / Digigids Beheer 9 Tabel 2: Facultatieve programmataken die worden overgedragen aan een landingsplaats In de AB-vergadering van 1 juli 2013 heeft een aantal waterschappen gesteld dat ondanks het feit dat HWH 2.0 geen facultatieve projecten meer uitvoert, zij nog steeds ontzorgd willen worden. Tegen deze achtergrond heeft Gartner (hoofdstuk 5, pagina 35) een aantal voorwaarden voor de voor de overdracht van taken geformuleerd. De Gr wil hiermee helpen om vanuit de landingsplaatsen adequate dienstverlening te organiseren. Het DB van de Gr HWH onderschrijft de hierboven door Gartner geformuleerde eisen en tekent daarbij aan dat zij: Een inzet wil doen om de periode waarin de landingsplaatsen worden geïdentificeerd en de programmataken worden overgedragen zo kort mogelijk te houden. De facultatieve programmataken voort te zetten zo lang die nog niet aan een landingsplaats is overgedragen Programmareglement Over de overgang naar HWH 2.0 zal zorgvuldig en door het juiste bevoegde gezag moeten worden besloten èn er zal vastlegging plaats dienen te vinden. Pagina 9 van 16

12 Het systeem HWH bestaat uit een Gemeenschappelijke regeling, een programmareglement met een opsomming van de programma s, programmabegroting en deelnameovereenkomsten per programma (bijlagen). De Gr HWH is zowel juridisch als financieel opgedeeld in van elkaar gescheiden programma s. Uitgangspunt voor HWH 2.0 is dat waterschappen geen risico lopen voor programma s waar ze niet aan deelnemen. Van een collectief programma is HWH eigenaar, bij een facultatief programma ligt het eigenaarschap (na de invoering van HWH 2.0 en de overdracht van de facultatieve projecten) elders. Voorafgaand aan het uitplaatsen van facultatieve projecten heeft het AB ook gevraagd om in de begroting een heldere scheiding tussen collectief en facultatief aan te brengen. Dit levert het volgende beeld. De collectieve programma s en programmataken staan in Begrotingsprogramma 1; Uitvoering collectieve programma s en programmataken. De facultatieve programma s die beëindigd zullen worden, maar vooralsnog door HWH zullen worden uitgevoerd, zijn voorlopig ondergebracht in Begrotingsprogramma 5, over te dragen programma s. Af te bouwen programma s zijn opgenomen in Begrotingsprogramma 6. Bij het verlenen van adviesdiensten in het kader van Begrotingsprogramma 4; Adviesdiensten, wordt HWH geen eigenaar van een programma. Om deze reden wordt het verlenen van een bepaalde adviesdienst niet specifiek in de bijlage opgenomen, maar noemt de bijlage alleen generiek de soorten van adviesdiensten die HWH in het kader van dit begrotingsprogramma aanbiedt en verleent. De besluitvorming over het overdragen en afbouwen van programmataken vindt conform de formulering in de Gr HWH plaats in het AB en resulteert onder andere in een gewijzigde bijlage van het programmareglement, waarbij HWH de facultatieve programmataken afstoot en de collectieve behoudt. Dit resulteert zoals aangegeven in een besluit van het AB over de wijziging van de bijlage van het programmareglement (bijlage 4). Hiermee wordt niet de indruk gewekt dat collectieve programma s, die binnen HWH blijven, buiten de reorganisatie 4 van HWH vallen. De taken en rollen binnen de programma s zoals beschreven in de bijlages bij het programmareglement blijven ongewijzigd. Dit laat echter onverlet dat alle medewerkers van HWH en de specifieke functies van alle medewerkers van HWH binnen de collectieve programma s opnieuw zullen worden beschreven en een onderdeel vormen van het totale reorganisatieplan HWH Aanpak van de reorganisatie De uitvoering van de reorganisatie zal beginnen nadat de bijgevoegde besluiten over HWH 2.0 in de AB-vergadering van 11 november 2013 zijn genomen. Het DB heeft hiertoe een aanpak opgesteld. Indien er geen maatregelen genomen worden heeft Gartner de transitiekosten op maximaal M 3,4 geprognosticeerd (worst case scenario). Het DB wil er naar streven om dit bedrag zo laag mogelijk te houden door actief te zoeken naar herbezettingsmogelijkheden voor de 4 Het proces van de reorganisatie begint formeel na het besluit van het AB van de Gr HWH op 11 november Pagina 10 van 16

13 medewerkers. Daarvoor zijn aanzienlijke kansen als e.e.a. collectief d.w.z. door alle waterschappen wordt aangepakt. De basis voor deze aanpak wordt gevormd door het verzoek aan de waterschappen om (waar mogelijk) hun medewerking te verlenen aan de overname van taken en medewerkers. De aanpak wordt schematisch zichtbaar gemaakt in figuur 1. Allereerst zal een functieboek opgesteld worden voor HWH 2.0, waarna de formatie van HWH 2.0 zal worden bepaald. Nadat de SD van HWH is benoemd worden, conform de regelgeving en de afspraken die met het CGO zijn gemaakt, de medewerkers van HWH 2.0 aangesteld. Eventuele vacatures (functies waarvoor geen medewerkers uit de vaste formatie van HWH beschikbaar zijn) kunnen direct uit de Figuur 1: HWH 2.0 van "IST" naar "SOLL" tijdelijke HWH-medewerkers ingevuld worden. De Inzet van het DB is om de medewerkers die in de HWH pool zitten daar waar mogelijk over te laten nemen door de waterschappen. Als de waterschappen HWH-medewerkers die voor een facultatief programma werken overnemen, worden de kosten voor die medewerker (gedurende de looptijd van dit programma) gedekt uit de programmabijdragen van de deelnemende waterschappen. Een aanvullend instrument kan zijn dat medewerkers van de HWH-pool gestimuleerd worden om voor zichzelf te beginnen (zzp/zpp), of buiten HWH te solliciteren. Hiermee zal HWH dan rekening houden in het sociaal statuut. Mocht deze aanpak tot onvoldoende succes leiden, dan kunnen medewerkers uiteindelijk in de WW komen Sociaal Statuut Het Sociaal Statuut wordt op grond van artikel 1.1.4, lid 2 sub c SAW door het dagelijks bestuur vastgesteld en is daarmee een aangelegenheid van het dagelijks bestuur. De secretaris-directeur is als bevoegd gezag op grond van artikel 1 sub f bevoegd tot het nemen van besluiten die voortvloeien uit het Sociaal Statuut. Voor zover op grond van die besluiten verplichtingen moeten worden aangegaan, dan geldt dat het dagelijks bestuur daartoe bevoegd is als gevolg van het Delegatiebesluit Het Waterschapshuis. Op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging Het Waterschapshuis is deze bevoegdheid door het dagelijks bestuur aan de secretarisdirecteur gemandateerd. Hierbij geldt een beperking tot het in de begroting van het betreffende jaar beschikbare budget met een maximum van ,- Het aangaan van verplichtingen in het kader van het Sociaal Statuut kan derhalve op basis van de bestaande delegatie en mandaat/ volmachtsregelingen van Het Waterschapshuis tot een bedrag van ,- (aangezien er geen sprake is van een begrotingspost HWH 2.0) door de secretarisdirecteur en wanneer het een hoger bedrag betreft, door het dagelijks bestuur geschieden. Pagina 11 van 16

14 Voor het aangaan van verplichtingen als gevolg van het Sociaal Statuut, zoals bijvoorbeeld eventuele externe inhuur ter vervanging van medewerkers met een tijdelijke aanstelling welke niet zijn verlengd, geldt hetzelfde. Zaken als een eventuele bovenwettelijke WW-uitkering in het geval dat medewerkers als gevolg van de afbouw van de organisatie bovenformatief worden, vallen niet onder de bestaande delegatie en mandaat/ volmachtsregelingen. Dit betreffen bevoegdheden van het dagelijks bestuur die niet aan de secretaris-directeur zijn gemandateerd. 7. Financiële analyse/dekking Voor de overgang naar HWH 2.0 is een analyse gemaakt van de desintegratiekosten. Deze worden geschat op een bedrag van maximaal 3,4 miljoen en qua tijd 7400 uur. Het DB Gr HWH zet in op beleid (zie boven) waarmee zij een aanzienlijke reductie van de kosten willen realiseren. Echter niet uit te sluiten is dat er gedurende de looptijd van de reorganisatie kosten gemaakt moeten worden. Voornamelijk gaat het hier om WW kosten van medewerkers. Het sociaalplan is echter gericht op het uitgangspunt Van Werk naar Werk. Indien HWH en alle waterschappen zich inspannen om dit principe in de praktijk te brengen zullen de desintegratiekosten lager kunnen uitvallen. Het genoemde bedrag zal derhalve niet in 2014 in één keer worden opgehaald, maar zal de komende jaren in tranches worden betrokken bij het opstellen van de begrotingen. Voor de kortere termijn wordt het beeld hierna uitgewerkt Proceskosten 2013 Voor het jaar 2013 is benodigd voor proceskosten een bedrag van Samen met het reguliere budget voor Bestuur en Organisatie kunnen hiermee de kosten van externe inzet en juridisch advies worden afgedekt. Dit voorstel is opgenomen de 2e bestuursrapportage van Het Waterschapshuis en de bijbehorende begrotingswijziging Verplichtingen sociaal statuut Uitgaven in het kader van en als gevolg van het Sociaal Statuut (zie paragraaf 7.4) zullen niet meer in 2013 aan de waterschappen gefactureerd worden. Voorgesteld wordt om een bedrag van maximaal te betrekken bij de resultaatbestemming van de jaarrekening 2013 (maart 2014) en op dat moment te verrekenen met verwachte onderschrijdingen op programma s Ombouw begroting 2014 In de planning is opgenomen dat in februari 2014 een omgebouwde begroting 2014 ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden. Deze ombouw van de begroting 2014 is gebaseerd op de besluitvorming die op 11 november 2013 plaatsvindt. In deze ombouw wordt in elk geval de indeling gemaakt naar: 1. collectieve taken 2. facultatieve taken met oogmerk om deze over te dragen 3. Facultatieve adviestaken 4. Bestuur en organisatie Pagina 12 van 16

15 Daarnaast zal op basis van de dan aanwezige inzichten een inschatting gemaakt worden van de kosten van het transitieproces, de effecten van de over te dragen facultatieve taken en de afbouw van IRIS. Op basis van de huidige voorstellen ziet dit beeld er op hoofdlijnen als volgt uit: Huidige begroting 2014 Programma 1: uitvoering Programma 2: faciliterende diensten Programma 3: bestuur & organisatie Programma 4: geldstromen 3-den Totaal Tabel 3: Huidige HWH programmabegroting obv Stuurgroep HWH 2014 obv Gartner 2014 Scenario 3 Collectief +advies 2014 Facultatief Collectief Facultatief advies Bestuur & organisatie Over te dragen taken (facultatief) Af te bouwen taken (IRIS) Totaal Tabel 4: opgesplitste HWH programmabegroting De komende periode zal een toenemend inzicht geven in de financiële effecten van de transitie (afname formatie etc.) waardoor ook de begrotingsomvang een dalend beeld zal laten zien. In bovenstaande opstelling is de omvang van de begroting 2014 gelijk gehouden aan de voor 2014 door het AB Gr HWH vastgestelde (programma)begroting. Alleen de indeling is aangepast (zie ook hoofdstuk 6.2). Die aanpassing moet gezien worden als het apart zetten van de facultatieve taken vooruitlopend op de uitplaatsing van die taken. De begroting wordt dus gesplitst in een deel collectief + advies conform scenario 3 (M 11) en in een deel facultatief (M 7,2). In de periode 2014 en verder zullen de in het rapport genoemde landingsplaatsen worden benaderd en zullen de facultatieve programmataken worden uitgeplaatst. Via begrotingswijzigingen zal de begroting 2014 dan neerwaarts bijgesteld worden. In januari 2014 start de voorbereiding van de begroting 2015, die via een zienswijze procedure in april 2014 aan de waterschappen zal worden voorgelegd. De opbouw van de begroting 2015 zal de omgebouwde begroting 2014 in hoge mate volgen, aangevuld met de dan bekende inzichten. Indien het mogelijk is om alle facultatieve programmataken aan een landingsplaats over te dragen zal dit zichtbaar worden in de begroting Omdat het uitplaatsen in 2014 zal plaatsvinden, zal de begroting 2015 via begrotingswijzigingen eind 2014 geactualiseerd worden. Pagina 13 van 16

16 8. Risicoanalyse Bij de overgang van HWH naar HWH 2.0 beschrijft Gartner op pagina 50 (hoofdstuk 6.5) de onderstaande risico s 1 t/m 4. Daarnaast constateert het DB nog een aanvullend risico: 1. Verhoogde totaalkosten voor de waterschappen. 2. Verlies van portfoliosamenhang. 3. Impact op de kwaliteit van de dienstverlening van HWH. 4. Impact op de rechtsgeldigheid van de Gr. 5. Trage besluitvorming Ten aanzien van de risico s 1, 2, en 3 zijn goede beheersmaatregelen te nemen. Centraal bij deze reorganisatie staat de premisse dat facultatieve projecten buiten HWH geplaatst worden. Deelnemers aan de Gr HWH die niet aan een facultatief project deelnemen lopen dan geen risico meer. Met andere woorden; de risico s van facultatieve projecten zijn buiten de Gr geplaatst en komen neer op de deelnemers aan die facultatieve projecten. Een mogelijkheid om dit te doen is dat een waterschap één (of meerdere) programmataak(en) en de betrokken medewerkers in juridische zin overneemt, maar het personeel vooralsnog hun taken in het HWH kantoor in Amersfoort laat uitvoeren. Hiermee wordt het mogelijk om gedurende de transitieperiode inefficiëntie te voorkomen. De samenhang in de alle porgramma s blijft in stand en daarmee ook de kwaliteit van de dienstverlening. Wellicht is deze aanpak de aanzet tot een werkwijze waarbij medewerkers van waterschappen voor kortere of langere tijd bij HWH werkzaam zijn (risico 1). De aanpak van de STOWA kan in deze als voorbeeld zijn. Wat betreft het 4 e risico ziet HWH thans geen beheersmaatregel, maar zal op dit punt met een voorstel komen. Het gaat daarbij niet om de rechtsgeldigheid, maar om de impact op de mogelijkheid om als Gr HWH een beroep te kunnen doen op de aanbestedingsvrijstelling quasiinbesteding en de BTW-vrijstelling (koepelvrijstelling). Het 5 e risico: trage besluitvorming is te voorkomen door op 11 november 2013 de nodige besluiten te nemen. Dat doet recht aan de besluiten die op 17 december 2012 zijn gemaakt (zie inleiding bij deze nota). Bovendien levert vertraagde besluitvorming ook personele problemen op. Contracten van tijdelijke medewerkers zullen niet meer verlengd worden. Indien de besluitvorming vertraagt, komen die data steeds dichterbij. De contracten met de markt en de waterschappen blijven echter bestaan en kunnen niet worden overgedragen. Er zijn immers (nog) geen landingsplaatsen. Dit leidt tot discontinuïteit bij HWH en tot een problematische relatie met de gecontracteerde marktpartijen en de waterschappen die als opdrachtgever fungeren. 9. Procedure en planning De stukken t.a.v. HWH 2.0 worden op 24 september 2013 aan leden van het AB Gr HWH aangeboden. Op 11 november 2013 zal de vergadering van het AB Gr HWH plaatsvinden. Tijdens deze vergadering zal de besluitvorming over de richting van HWH plaatsvinden. De leden van het AB krijgen een periode van ruim 7 weken om hun mening over de voorgestelde besluiten te vormen. Tijdens de AB vergadering zal de besluitvorming bij gewone meerderheid plaatsvinden. Pagina 14 van 16

17 Na de besluitvorming in het AB op 11 november 2013 is de richting van HWH 2.0 vastgelegd. Deze besluiten vormen voor het DB het kader waarin zij zullen opereren om de inrichting van HWH vorm te geven. Het DB van HWH dan zo snel mogelijk in een DB-besluit het voornemen tot reorganisatie kenbaar maken. Vervolgens zal het DB in overleg treden met en advies vragen aan de personeelsvertegenwoordiging en de bonden over respectievelijk reorganisatieplan en sociaal statuut. 10. Conclusie Geconcludeerd kan worden dat de transitie naar HWH 2.0 volgens de lijnen van scenario 3 mogelijk is. Het risico voor waterschappen die niet aan een facultatief project deelnemen verdwijnt. Tevens verdwijnt het risico op bankzitters als gevolg van de uitplaatsing van facultatieve projecten. Het uitplaatsen van zulke projecten is een zorgvuldig proces waarvoor landingsplaatsen geïdentificeerd en geselecteerd moeten worden. Als de waterschappen de risico s van het overnemen van facultatieve projecten en medewerkers kunnen overzien en bereid zijn deze projecten in Amersfoort uit te voeren, kan een HWH 2.0 ontstaan conform scenario 3, terwijl de samenhang tussen de programmataken die worden uitgevoerd bewaard blijft. Er is dan wellicht ook voldaan aan de wens van vele waterschappen om - ondanks de scheiding tussen collectief en facultatief- ontzorgd te worden. Het jaar 2014 moet gezien worden als een transitie jaar. Dit betekent overigens niet dat alle facultatieve programmataken van HWH in 2014 zullen worden overgedragen. Indien de waterschappen (deelnemers aan de Gr) bereid zijn om zich als landingsplaats aan te bieden en meewerken om het boventallige personeel van HWH over te nemen, dan kunnen de transitiekosten laag blijven en naar rato over de waterschappen worden verdeeld. De begroting voor 2014 is omgebouwd zodat transparant is wat facultatieve, wat collectieve programma s zijn. Tevens wordt zichtbaar welke taken afgebouwd moeten worden. Bijlagen: 1. advies Stuurgroep Het Waterschapshuis 2.0: Het Waterschapshuis 2.0, 2. Een nieuwe koers. rapport Gartner: Strategisch Advies HWH Beantwoording gestelde vragen HWH 2.0 Pagina 15 van 16

18 BESLUIT Het Algemeen bestuur van Het Waterschapshuis; Gezien: V0050/H1523; koers d.d. 27 mei 2013; V00 ; 2.0, september 2013; trategisch Advies HWH Gelet op: BESLUIT 1. De nieuwe koers voor HWH 2.0 te bepalen zoals omschreven in bovengenoemde voorstellen en rapporten. 2. Op basis van deze nieuwe koers de programma s van Het Waterschapshuis onder te verdelen in collectieve en facultatieve programma s. 3. Een programma als collectief te beschouwen als alle deelnemers aan de Gr HWH dit wensen. 4. Deze onderverdeling per programma te concretiseren door de bijlage bij het programmareglement zoals vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 1 juli 2013, kenmerk, V0050/H1513 te wijzigen. 5. Genoemde bijlage bij het programmareglement tevens te wijzigen in verband met het afbouwen van het programma Iris. 6. Artikel 2, lid 5 van het Programmareglement te wijzigen door in dit lid 2 of 4 te verwijderen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d Het Algemeen bestuur voornoemd, H.H.G. Dijk, voorzitter drs. J.W.A. van Enst, secretaris Pagina 16 van 16

19

20 Stuurgroep Het Waterschapshuis 2.0 Het Waterschapshuis 2.0 Een nieuwe koers

21 Inhoud 1. Managementsamenvatting... 3 Kern van het probleem... 3 Advies... 3 Transitie Aanleiding en opdracht... 5 Evaluatie Tax-i... 5 Opdracht Aanpak... 7 Binnengekomen brieven Toen en nu... 9 Nu Uitgangspunten Varianten Variant 1: Opheffen HWH Variant 2: HWH Collectief Variant 3: HWH Collectief + Advies Variant 4: HWH Afweging van de varianten en advies stuurgroep Advies Stuurgroep Governance Opdrachtgeverschap en rol UvW Advies Stuurgroep Governance HWH Uitwerking Verwachte omvang in Vervolg

22 1. Managementsamenvatting Kern van het probleem Voor u ligt het advies van de stuurgroep HWH over de nieuwe koers en inrichting van Het Waterschapshuis (HWH). De stuurgroep ziet als kern van het probleem dat bij een aantal waterschappen het vertrouwen in HWH zoals dat thans functioneert, is verdwenen. De kosten en de risico s worden als te hoog ervaren en het vertrouwen dat opdrachten tot een goed einde worden gebracht, is niet meer vanzelfsprekend. Enkele waterschappen gaan zover dat zij niet langer deel willen nemen aan de bestaande Gemeenschappelijke Regeling (GR) en willen uittreden. De met Tax-i opgedane ervaringen spelen daarbij een grote rol. Maar daarnaast speelt ook in belangrijke mate mee, dat de ICT-omgeving inmiddels zo is veranderd, dat de plaats en de rol van HWH daarin heroverwogen moet worden. Het ICT landschap van 2013 is niet meer te vergelijken met het landschap van 2005 ten tijde van de oprichting van HWH. HWH voert evenwel een groot aantal opdrachten uit dat een collectief karakter heeft en daarnaast ook een aantal opdrachten voor groepen van waterschappen. De stuurgroep acht een HWH ook in de toekomst van groot belang, met name vanuit de noodzaak om als sector te kunnen reageren op afspraken die op het gebied van ICT en GEO informatie met andere overheden worden gemaakt. Een HWH heeft echter alleen bestaansrecht als de volledige sector voor collectieve vraagstukken kan worden bediend. Daarbij kan het niet zo zijn dat voor collectieve opdrachten die HWH uitvoert, de risico s slechts bij een deel van de waterschappen wordt belegd. Advies Het advies van de stuurgroep is mede gebaseerd op de wensen van de waterschappen. Waterschappen willen in toenemende mate de vrijheid hebben om individueel of in een situationeel samenwerkingsverband eigen oplossingen te kiezen. De noodzaak om bij die keuzes HWH in te schakelen wordt minder sterk gevoeld. Geadviseerd wordt HWH in te richten als een uitvoeringsorganisatie voor collectieve ICT en GEO- Informatie taken. HWH opereert hierbij binnen de beleidskaders van de Unie van Waterschappen. Naast het uitvoeren van collectieve taken beschikt HWH ook over een kleine adviesfunctie die in opdracht van waterschappen ondersteuning biedt bij het inrichten en uitvoeren van facultatieve taken, waarbij de waterschappen zelf verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van deze facultatieve taken. Collectieve taken zijn gedefinieerd als wettelijk verplichte taken voor waterschappen of bindende afspraken die in bestuursakkoord of convenanten bekrachtigd zijn of sectorbrede afspraken die door de ledenvergadering van de Unie van Waterschappen als zodanig worden besloten. Voorbeelden zijn het Informatiehuis Water en het deelnemen aan AHN. Facultatieve taken zijn taken die groepen van waterschappen gezamenlijk willen oppakken, maar waar geen verplichting aan ten grondslag ligt. Voorbeelden zijn ehrm of het Zuiveringsinformatie Systeem. 1 Foto op voorpagina is van Johan van Cranenburgh. 3

23 In de voorgestelde vorm (in dit rapport aangeduid als HWH Collectief + Advies) wordt, weliswaar met enige beperkingen, recht gedaan aan de vrijheid die door waterschappen gewenst wordt, terwijl de sector als geheel kan blijven profiteren van de schaalvoordelen en kennisdeling bij de uitvoering van collectieve taken. Door tevens een goede adviesfunctie in te richten, kan ook op het gebied van facultatieve taken geprofiteerd worden van kennisdeling. Met name vanwege aan- en inbestedingsaspecten en fiscale redenen is voortzetting van de huidige gemeenschappelijke regeling (GR) gewenst. Dit vergemakkelijkt ook aanzienlijk de transitie naar de nieuwe situatie. Wel wordt voorgesteld om straks (als het wetgevingstraject daaromtrent is afgerond) een overstap te maken naar de nieuwe vorm van een GR (de zogenaamde bedrijfsvoeringorganisatie). Daarmee lijkt de bestuurslast aanzienlijk te kunnen worden verminderd. De ledenvergadering van de Unie van Waterschappen acteert defacto als opdrachtgever voor het collectieve takenpakket. Hierbij moet opgemerkt worden, dat om juridische redenen het formele opdrachtgeverschap blijft liggen bij de deelnemers aan de GR. Daarnaast zijn individuele waterschappen opdrachtgever voor de af te nemen ondersteuning bij de facultatieve taken. Collectieve taken worden collectief gefinancierd. De geplande adviesfunctie is beperkt van omvang (maximaal 6 fte) en wordt ook collectief voorgefinancierd. Waterschappen die gebruik maken van de adviesfunctie, betalen een vergoeding voor het gebruik. De omvang van HWH Collectief + Advies wordt na de transitie in 2015 geschat op ca. 19 fte met een begroting van ca. Euro 7.4 miljoen. Het huidige HWH heeft een formatie van ca. 50 fte en een begroting van Euro 20.9 miljoen. Transitie De transitie van het huidige HWH naar HWH Collectief + Advies is ingrijpend, zowel op organisatorisch en formatief gebied als in de afbouw en overdracht van de facultatieve taken. De omvang van HWH neemt per saldo met ca. 31 fte af. De duur van de transitie wordt bepaald door het tempo waarin waterschappen de facultatieve taken overnemen of de termijn waarin deze taken worden afgebouwd. Afhankelijk van de complexiteit van het systeem kan de afbouw enkele jaren duren. Het opstellen van een transitieplan is onderdeel van het vervolgtraject, onder leiding van het dagelijks bestuur van de GR. 4

24 2. Aanleiding en opdracht Het Waterschapshuis (HWH) verleent sinds haar oprichting als stichting in 2005 tal van diensten aan waterschappen op het gebied van ICT en informatie. Het Waterschapshuis is opgericht om samenwerking tussen waterschappen te bevorderen, kostenbesparingen te realiseren en om processen tussen waterschappen te stroomlijnen. Omdat waterschappen het gevoel hadden dat ze te weinig sturing hadden op HWH is in na de Commissie Vos- besloten om HWH om te vormen tot een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Deze is per 1 juli 2010 in werking getreden. Na afronding van het project Tax-i eind 2012 is de boedel overgedragen en is de stichting HWH ontbonden. In de loop van de jaren is gebleken dat er sprake is van een afnemend draagvlak voor en vertrouwen in HWH. Een aantal waterschappen geeft aan geen verantwoordelijkheid meer te willen dragen voor HWH. Het bestuur van HWH heeft daarom besloten om mede naar aanleiding van de evaluatie van Tax-i een HWH 2.0 te definiëren. Daartoe is een stuurgroep HWH 2.0 ingesteld, waarin drie bestuursleden (Bleker, Dijk, van Erkelens) zitting hebben genomen. De stuurgroep is ondersteund door mw. Van der Veen (HWH), mw. Krug (UvW) en dhr. Vervaat (extern adviseur). Evaluatie Tax-i De wens om HWH te evalueren ontstond deels door het beëindigen van het project Tax-i, een gezamenlijk belastingsysteem voor alle waterschappen. Een bestuurlijke commissie heeft het project geëvalueerd en constateerde dat er op vele fronten sprake is geweest van collectief falen. HWH was als uitvoeringsorganisatie niet geëquipeerd om inhoudelijk voldoende sturing te kunnen geven aan een ICT-project van deze omvang. Ook de waterschappen moeten volgens de commissie de hand in eigen boezem steken. Er is onvoldoende bereidheid geweest tot inleveren van autonomie, waardoor op bestuurlijk en ambtelijk niveau sprake was van een halfhartig commitment aan het project. Veel van de in het onderzoeksrapport geconstateerde problemen op uitvoeringsniveau zijn hierop terug te voeren. De evaluatiecommissie kwam met een aantal aanbevelingen, waaronder: 1. Definieer Het Waterschapshuis 2.0 De transitie van HWH van een stichting naar een gemeenschappelijke regeling dient naar de mening van de commissie te worden doorgezet. Echter niet nadat een herdefiniëring van doelstelling, ambitie, rollen en taken van HWH heeft plaatsgevonden. 2. Zorg voor een duidelijke rol en taakafbakening van HWH Bij de herdefiniëring van doelstelling, ambitie, rollen en taken dient onderscheid te worden gemaakt tussen beheer-, ontwikkel-, sturende en kaderstellende taken op het gebied van ICT. Het maken van een dergelijk onderscheid is noodzakelijk voor een heldere, ondubbelzinnige rol- en taakafbakening van HWH. 5

25 Opdracht Het algemeen bestuur van de GR gaf de stuurgroep op 17 december 2012 de opdracht om de aanbevelingen van de evaluatie Tax-i uit te werken en om een ontwerp van HWH 2.0 te maken. De stuurgroep heeft ervoor gekozen om te werken vanuit een blanco situatie, een situatie zonder HWH. Vervolgens heeft de stuurgroep zich de vraag gesteld welke goede redenen er zijn om nu HWH op te richten, met welke taken, met welke bezetting en met welke juridische structuur. Daarmee is voorkomen dat er teveel vanuit de huidige situatie wordt geredeneerd. Alle waterschappen hebben bij aanvang hun standpunt ten aanzien van HWH 2.0 kenbaar kunnen maken. 6

26 3. Aanpak De stuurgroep achtte het van belang kennis te nemen van de zienswijzen, verwachtingen en wensen van de verschillende waterschappen alvorens zij zich een beeld ging vormen van HWH 2.0. Alle waterschappen zijn daarom benaderd om hun beeld van HWH 2.0 te schetsen. Alle waterschappen hebben aan deze oproep gehoor gegeven. Daarnaast is de begroting van HWH onder de loep genomen en zijn er meerdere interviews gehouden, zoals met de i-managers van de waterschappen, een vertegenwoordiging van de secretarissen-directeur, Rijkswaterstaat, het managementteam van HWH, bestuur en directie van de Unie van Waterschappen, directie en bestuur van de Stowa, de CIO van het Rijk en een vertegenwoordiging van KING (het kwaliteitsinstituut van de gemeenten). Op basis van deze informatie heeft de stuurgroep de analyse gemaakt die leidend is voor de ontwikkeling van vier varianten. Hierna heeft de stuurgroep een afweging gemaakt en een voorkeursvariant nader uitgewerkt. Vervolgens is een presentatie opgesteld, welke op 25 april jl. tijdens een klankbordbijeenkomst voor alle waterschappen is gehouden. Mede op basis van reacties tijdens die bijeenkomst is advies ingewonnen bij het organisatieadviesbureau KokxdeVoogd over de juridische (on)mogelijkheden voor de governance structuur van HWH 2.0. Het advies van KoxdeVoogd is integraal opgenomen in bijlage 1. Hierna heeft de stuurgroep zijn advies opgesteld. Binnengekomen brieven Alle waterschappen hebben gereageerd op het verzoek van de stuurgroep om hun beeld van HWH 2.0 te schetsen. Uit de brieven kwam naar voren dat enkele waterschappen met elkaar van gedachten hadden gewisseld over HWH 2.0 en dat sommige brieven op elkaar waren afgestemd. De stuurgroep is verheugd met deze ontwikkeling. Er valt uit af te leiden dat waterschappen afstemming bij elkaar zoeken, elkaar weten te vinden en visies delen op het gebied van ICT ontwikkelingen en ICT samenwerking. Alle waterschapen gaven aan een HWH 2.0 voor zich te zien. Hieruit leidt de stuurgroep af, dat er in één of andere vorm behoefte is aan een HWH 2.0. Bijna alle waterschappen signaleerden de grote veranderingen die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden in de ICT. Waar vroeger systemen werden ontwikkeld en gebouwd voor meerdere jaren, wordt vandaag de dag de levensduur van ICT systemen steeds korter. Tevens is er een grote behoefte aan flexibiliteit en wordt het gebruik van mobile devices steeds belangrijker. Waar HWH in 2005 werd opgericht om meer zelf te ontwikkelen en minder afhankelijk te zijn van ICT bedrijven, wil men nu gewoon producten van de plank kopen. Het ontwikkelen van ICT systemen is een aparte competentie en geen kerncompetentie van de waterschappen of Het Waterschapshuis. 7