-heren Cohen en Hogens oftredend en voor een periode herkiesboor. -voorstel besiuurvoor I vocoture: hr. Khon, JdL. nr. l4

Transcriptie

1 Algemene ledenvergodering von de VvE 'woonqmbionce Jqn de Loulerhof' Dotum: dinsdog 24 opril2012 Tijd: uur Locotie: "Multibox", Jon de Louïerstroot I5 Agendo L Opening en mededelinqen door de voorzitier 2. Notulen Alqemene ledenverooderino von ls november 20.l I. redoctioneel. inhoudelijk. octie- en besluitenlijst 3. FÍnoncieel versloo over het boekjoor 20,l 'l Verslog conlrole von AdmiCo Administrolie & Advies -Voorstel tot verlenen dechorge oon bestuur 4. Doorbelostinq schoonmookkosten qorooe oon olle bewoners (voorsiel) 5. Bestuursverkiezing - rooster von oftreden (periode von 3 joor, 1x herkiesboor) I. in 2012leden 4 & 5 (Cohen en Hogens) 2. in 2Ol3lid 1 (von Andel) 3. in2014leden 2 & 3 (momenteel vocont) 4. in 20i5leden 4 & 5 (op doï moment voconi) 6. Pouze verkiezing -heren Cohen en Hogens oftredend en voor een periode herkiesboor -voorstel besiuurvoor I vocoture: hr. Khon, JdL. nr. l4 -mogelijke kondidoten voor ondere vocoture 7. Bestrijdíng leqionello o. lnformotie over de stond von zoken b. Voorsteltot buitengewone vergoderíng op moondog l1 juniom over het voorgestelde plon von oonpok te besluiten B. Het oïrium met de potio o. Voorstel tot eenmolige bijdroge von 25,- per eigenoor voor het op niveou brengen en de herbeplonting von otrium en potio

2 b. Onderhoud otrium, potío (óx p.jood en binnen plonten (4x pjoor) biedt Von der Tol oon voor 3105,00 (excl.btw). op de begroting stoot een post von 2000,- Keuze: óf het oontol beurten beperken (bv. toi twee, in voor- en nojoor) en het overige zelf ols bewoners te doen, óf een budgetoverschr'rjding goedkeuren, wot mogelijk gevolgen heeft voor de servicekosten. 9. Verlichtino in de goroqe o. Binnengekomen reocties, inclusief de enquêïe onder de bewoners (zie bijloge) b. Voorstel bestuur: besluiten de verlichting op dit niveou, met mogel'rjk enkele kleine oonpossingen/ verbeteringen, goed te keuren. 10. Rondvrooq I l. Sluiting (uiterlijk vur) BIJTAGEN A. Verslog Algemene Ledenvergodering ls november 2O1l B. Jqorstukken 20.l I c. Uitslog enquête verlichting gorqge D. Volmochtformulier

3 BIJLAGE A Verslag Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Woonambiance Jan de Louterhof Datum: Plaats: Voorzitter: Beheerder: Notulist: dinsdag 15 november 2011 "Multibox", Jan de Louterstraat 15 te Amsterdam De heer Chr. van Andel (70) Hans Bleecke (Millen3um WE Beheer) Marjon van Hees Aanweziq: Eigenaren van C. van Vollenhovestraat:2B, 4C, 6A, 88. Eigenaren van Jan de Louterstraal:2,6, 10, 20, 26, 28,30,32,36, 40, 42, 44,48, 50, 62,70,72,74,78, 84. Afweziq: Eigenaren van C. van Vollenhovestraat: 2A,2C,4A,68, 6C. Eigenaren van Jan de Louterstraal'. 4, 8, 12, 14, 16,24,38, 54,56, 58, 60, 66, 76, 80, 82, 86. Volmacht afqeoeven door: Eigenaren van C. van Vollenhovestraat: 48, BA, 8C. Eigenaren van Jan de Louterstraat: 18, 22,34, 46, 52,64, 68, 6BPP. 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de 10" algemene ledenvergadering om uur en heet de aanwezigen hartelijk welkom. Hij is verheugd over de goede opkomst. Hij hoopt dat het vanaf volgend jaar voldoende zal zijn om eenmaal per jaar te vergaderen. De voorzitter venvelkomt in het bijzonder Dave Badoux, die onlangs vader is geworden van dochter Vienne, Hans Bleecke (namens Millen3um WE Beheer) en Marjon van Hees (notulist). Het quorum is aanwezig en dat betekent dat er vanavond rechtsgeldige besluiten kunnen worden genomen. De heer Masthoff (74) mist in de agenda bij punt 4 de benoeming van de nieuwe kascontrolecommissie en de tijdens de ALV van 24 maart2011 aangehouden agendapunten 6 "Voorstel décharge te verlenen aan bestuur" en 7 "Besluit over exploitatiesaldo 2010". Na agendapunt 4 wil de voorzitter de bestemming van het exploitatiesaldo 2010 behandelen. Hij stelt voor om de pauze te houden tussen de agendapunten 5 en 6. Met inachtneming van bovenstaande wordt de agenda vastgesteld. 2. Notulen ALV2 en24maart2011 Tijdens de vergadering van 2 maarl was er geen quorum waardoor er geen besluiten konden worden genomen. Daarom heeft er op 24 maart een tweede vergadering plaatsgevonden. Notulen ALV 2 maart 2011 Het verslag wordt tekstueel behandeld. De heer Masthoff (74) heeft de volgende tekstuele opmerkingen. - Pag. 1, 6e regel boven "1. Opening door voorzitter" : "Dat betekent dat tijdens deze vergadering geen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden... "hieraan toevoegen ",tenzij het besluiten betreft inzake eerder goedgekeurde begrotingsposten voor zover deze met niet meer dan tien procent worden overschreden of inzake uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd,..." - Pag. 1, agendapunt 1, laatste regel 1" alinea. Het is tegenstrijdig dat de voorzitter verheugd is over de opkomst tenvijl er geen quorum aanwezig is. - Pag.2,1" regel na 4. Goedkeuring van de notulen van de vergadering van 21 oktober 2010, "derde regel" moet zijn "derde en zesde regel" - Pag. 5, 1e zin na"14. Rondvraag" : "Op de vraag van de heer Masthoff... "vervangen door "Op voorstel van de heer Masthoff (74) om ALV 15 november Millen3um WE Beheer

4 BIJLAGE A een commissie in te stellen die met voorstellen moet komen voor betere beveiliging van de parkeergarage, ook gelet op het risico van brandstichting, antwoordt de voorzitter dat dit de aandacht van het bestuur heeft." Naar aanleiding van het verslag en ten aanzien van de actielijst zijn er geen vragen of opmerkingen. Met inachtneming van bovenstaande wordt het verslag, onder dankzegging, vastgesteld. Notulen ALV 24 maart 2011 Voor wat betreft het tekstuele gedeelte geeft de heer Masthoff aan dat op pagina 2, agendapunt 10, het gaat om de goedkeuring van de begroting 2011in plaats van Naar aanleiding van het verslag verwijst de heer MasthofÍ naar agendapunt 6 en hij wijst er op dat er geen decharge verleend hoeft te worden aan de beheerder. Over de actielijst zijn er geen vragen of opmerkingen. Met inachtneming van bovenstaande wordt ook dit verslag, onder dankzegging, vastgesteld. 3. Jaarverslag (vanaf ALV oktober 2010) door de secretaris De voorzitter geeft aan dat de meeste zaken die hierin zijn opgenomen al vermeld waren in de nieuwsbrief en dat die in het jaarverslag zijn samengevat. De heer Masthoff (74) complimenteert het bestuur met de op pagina 1 beschreven maatregelen ter vedaging van de uitgaven. Hij verwijst op pagina 2 naar het onderdeel Veiligheid en refereert aan de poging tot inbraak die onlangs heeft plaatsgevonden bij de ruimte met toegang tot de vuilcontainers en vraagt of er nog actie is genomen om deze deur te versterken waarop wordt aangegeven dat de buitendeur moeilijk beter beveiligd kan worden en dat gehoopt wordt dat de containerruimte binnenkort niet meer nodig is. Wel is de deur naar de bedrijfsruimte zo aangepast dat deze nu moeilijk toegankelijk is. Vervolgens verwijst de heer Masthoff naar de paragraaf over verhuur van Jan de Louter woningen. Hij vraagt hoeveel panden er momenteel worden verhuurd en hoeveel bewoners het betreft. De voorzitter antwoordt dat het vier tot zes woningen betreft; over het aantal bewoners heeft hij geen parate informatie. Voor wat betreft het onderdeel bestemmingswijziging bedrijfsruimte t.b.v. woonruimte studenten - hoek Jan de Louterstraat vraagt de heer Masthoff zich af of het wenselijk is dat hierover een ledenraadpleging komt. De voorzitter reageert dat hij de leden op de hoogte zal houden over de verdere ontwikkelingen hierover en wijst er op dat tegen een eventueel voornemen tot bestemmingswijziging bezwaar gemaakt kan worden. Het bestuur wil hierover geen standpunt innemen. De heer Cohen (secretaris) voegt hieraan toe dat ieder lid zich kan laten gelden met zijn visie over het multifunctionele centrum maar dat het bestuur zich als zodanig niet wil uitspreken. Wanneer een groep bewoners geen verlening van de vergunning wenst, kan zij dit kenbaar maken. De voorzitter zegt toe dat, zodra de plannen aan de orde zijn, de bewoners hiervan in kennis worden gesteld. Het bestuur zal ook bekijken welke opties er zijn (b.v. ledenraadpleging). Verwijzend naar het onderdeel verhuur kastruimte in de kelder die behoort tot de VvE verbaast de heer MasthofÍ zich erover dat een deel van het bestuur zich niet kan vinden in de verhuurprijs en de kwaliteit van de huurovereenkomst. De heer Badoux wijst er op dat het hier niet gaat om een huurovereenkomst maar om een gebruikersovereenkomst, hetgeen de voorzitter beaamt. 4. Verslag kascontrolecommissie over het boekjaar 2010 De voorzitter licht toe dat de kascontrolecommissie, bestaande uit de heren Masthoff en Holtrop, twee opdrachten had: het bekijken van het jaaroverzicht van 2010 en het bek'rjken van de overschrijding van de jaarrekening 2009 ten opzichte van de begroting over het jaar Helaas is de heer Holtrop niet aanwezig bij de vergadering. De commissie heeft dit goed opgepakt en heeft ook nog zaken uit het verdere verleden bekeken. Een lijvig rapport is hiervan het resultaat, waarvoor de voorzitter zijn dank uit aan de kascontrolecommissie. Aangezien het verslag voor sommigen moeilijk te lezen is, heeft de ALV 15 november 201'l Millen3um WE Beheer

5 BIJLAGE A penningmeester het al voorzien van reacties van het bestuur. De voorzitter erkent dat dit niet helemaal conform de juiste procedure is, aangezien de kascontrolecommissie verslag uitbrengt aan de vereniging en niet aan het bestuur. Hij benadrukt dat het bestuur dit niet heeft gedaan om de leden te beïnvloeden maar omdat het verstandig was om de penningmeester, met zijn kennis van zaken, het verslag van de kascontrolecommissie alvast te laten beoordelen. Dit is met instemming van de kascontrolecommissie gebeurd. Zijn bevindingen zijn al in het verslag verwerkt. Uiteraard hebben de leden alle vrijheid om hun eigen opmerkingen te maken en de nodige vragen te stellen. De voorzitter stelt voor om eerst de jaarrekening van 2010 te bespreken, die al aan de leden verstrekt is bij de stukken van de vergadering van 2 maart jongstleden. De heer Masthoff heeft geen aanvullende opmerkingen op het verslag. De penningmeester geeft aan dat de gecombineerde winst- en verliesrekening een onderdeel van dit verslag uitmaakt en dat dit terug te vinden is op pagina's 14 en 15 van het verslag van de kascontrolecom m issie. De voorzitter vraagt aandacht voor de opmerkingen 19 en 20 waarop de penningmeester toelicht dat het bij aanbeveling 19 gaat om kosten die in eerste instantie geboekt waren op de post 'onderhoud bouwkundig woningen' maar waarvan het bestuur het advies van de kascontrolecommissie overneemt om deze te boeken onder de post'diversen onvoorzien woningen'. Voor wat betreft aanbeveling 20 licht de voorzitter toe dat de oorspronkelijke afspraak met het schoonmaakbedrijf was dat zij tijdens hun werkzaamheden de vuilcontainers buiten zetten maar dat de containers de laatste maanden van vorig jaar te laat werden geleegd waardoor de schoonmakers terug moesten komen om ze weer binnen te zetten. Dit bracht het schoonmaakbedrijf extra in rekening. Sinds juni 201'1 worden de containers weer bijtijds geleegd waardoor er vanaf die maand geen doorbelasting van 75,- meer plaatsvindt. Op een vraag van de heer Masthoff licht het bestuur toe dat het met z'rjn reactie bij aanbeveling 17 niet bedoelt het terecht te achten dat Millen3um ook declaraties op andere posten heeft geboekt dan op de post "Bestuurder", maar dat het van mening is dat de uitgaven met inachtneming van die boekingen op andere posten wel in zijn geheel verantwoord zijn. Vervolgens refereert de heer Masthofl aan aanbeveling 18 en geeft aan dat er voor wat betreft dat extra bedrag niets op papier staat ten aanzien van het tegenvoorstel van het bestuur. De penningmeester reageert dat dit bedrag wel degelijk zo stond vermeld in de offerte van Millen3um. De heer Masthoff stelt dat dit dan blijkbaar mondeling is goedgekeurd en vraagt in het vervolg meer zorgvuldigheid te betrachten door dit soort zaken schriftelijk vast te leggen. Het negatieve exploitatiesaldo van 1.448,08 wordt op voorstel van de penningmeester niet ten laste van de 'reserve algemeen' gebracht, zoals op de ALV van 24 maart nog werd voorgesteld, maar op de reservepost 'woningen', aangezien dit tekort wordt veroorzaakt door de legionellabestrijding die expliciet ten laste komt van de woningen. Dit voorstel wordt unaniem goedgekeurd. De voorzitter stelt dat hiermee het jaaroverzicht van 2010, met inbegrip van bovenvermelde op- en aanmerkingen, is goedgekeurd en wordt vastgesteld. Aan het bestuur wordt décharge verleend. De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie voor zijn inspanningen. 5. Uitkomst nader onderzoek diverse posten van het boekjaar 2009 met aanbevetingen De voorzitter geeft aan dat er vooral is gekeken naar de beheers- en verenigingskosten en de schoonmaakkosten. Hij noemt de conclusies/aanbevelingen van de kascontrolecommissie die het bestuur ondersteunt. - Pagina 7, tweede alinea. Degenen die geen parkeerplaats hebben, hoeven niet doorbelast te worden voor de schoonmaakkosten parkeergarage. De heer Rademaker (JL8B) wijst er op dat die mensen wel gebruik maken van de garage door erdoorheen te lopen of te fietsen. De voorzitter zegt toe dat het bestuur deze opmerking nader zal bezien. - De post glasbewassing (pag. 9) is in 2009 met 35% overschreden. Dit is omdat er tweemaal is gelapt, terwijl maar voor 1,5 keer was begroot. - Pagina 9.Het bestuur neemt graag het advies van de heer Uiterwijk (44) over om een aantal posten te verplaatsen naar andere posten. - Pagina 10. Het bestuur zal uitzoeken hoe wij aan die dure nepcamera's komen. - Pagina 10. De heer Rademaker vindt dat het onderwerp 'vriendschappelijke uitnodiging offerte' niet in dit verslag thuishoort. Hij zou graag zien dat Wolter & Dros Aquatherm niet meer het onderhoud verricht op ventilatoren enz. in de algemene ruimten. Daartoe was ook het contract opgezegd. Het bestuur heeft dit bedrijf echter toch weer binnengehaald. Hij stelt daarom voor het eerste gedeelte van dit onderdeel (dus van'ln de administratie'... tot en met'worden ALV 15 november Millen3um WE Beheer

6 BIJLAGE A onderhouden') te schrappen. De secretaris geeft aan dat het commentaar van de heer Rademaker als waardevolle aanvulling in het verslag wordt meegenomen. Enkele leden vrezen dat het verslag van de kascontrolecommissie een eigen leven gaat leiden waarop de voorzitter er op wijst dat dit verslag gekoppeld is aan het verslag van de kascontrolecom m issie, Ook vinden deze leden dat het niet de taak van de kascontrolecommissie is om offertes kritisch te bekijken waarop de penningmeester er op wijst dat deze wel een onderdeel van de jaarstukken van 2010 zijn. - Pagina 12, punt 19 verwijst naar het eerder behandelde onderwerp over het binnen en buiten zetten van de vuilcontainers door de schoonmakers. - Pagina 13 punt 1. Begrotingsoverschrijdingen van meer dan 10% worden door het bestuur in het jaaroverzicht toegelicht. - Pagina 13 punt 2. Jaarlijks komt er een schriftelijk en onderbouwd verslag van de kascontrolecommissie aan de ALV van haar werkzaamheden, de gehanteerde methode, haar conclusies en aanbevelingen - Pagina 13 punt 5. Het gaat hier om contracten die gedeeltelijk zijn uitgevoerd of extra werkzaamheden. - Pagina 13 punt 6. Het bestuur zal de aanbeveling overnemen om de bron te benoemen wanneer er geïndexeerd wordt bij meerjarige contracten. - Pagina 13 punt 7. Het bestuur zal het vorige punt controleren bijaanvang van prijsverhoging. - Pagina 13 punt 8. Het bestuur vindt het een goede zaak dat er tenminste twee offertes opgevraagd worden voor een opdracht en zal deze aanbeveling overnemen. - Pagina 13 punt 9. De penningmeester geeft aan dat het bestuur het exploitatieoverzicht van 2005i2006 niet heeft gecontroleerd en dat dit zalworden opgevraagd bij Millen3um. lndien deze aanpassing leidt tot een definitieve verandering van de bijdrage, dan zal het advies overgenomen worden. De heer Masthoff reageert dat het er meer omgaat dat het formeel wordt rechtgezet; er hoeven geen financiële consequenties aan verbonden te worden. - Pagina 14 punt 1'1. De voorzitter geeft aan zich te zullen inzetten om de teveel in rekening gebrachte kosten in 2008/2009 door De Munnik terug te vorderen maar geeft daarbij wel aan dat hij niet verwacht dat dit gaat lukken. De leden hebben geen opmerkingen bij dit verslag. De voorzitter bedankt de kascontrolecommissie voor dit uitvoerige en diepgaande onderzoek en het daaruit voortvloeiende verslag. De heren Holtrop en Masthoff stellen zich niet herkiesbaar voor de kascontrolecommissie. Aangezien geen van de leden zich aanmeldt om hierin zitting te nemen, wordt voorgesteld om dit neer te leggen bij een accounts- of administratiekantoor. ln dit kader wordt de Stichting Het Gilde genoemd. Afgesproken wordt dat hiervoor een maximumbudget van 1.000,- beschikbaar is. Dit voorstel wordt unaniem aangenomen en de voorzitter zal dit uitwerken. De voorzitter bedankt de huidige kascontrolecommissie voor hun inzet. De voorzitter schorst de vergadering voor een korte pauze, De voorzitter heropent de vergadering. 6. Begroting2012 De voorzitter geeft aan dat het advies van de heer Uiterurrijk hierin nog verwerkt moet worden. De penningmeester licht de begroting toe. Hij geeft aan dat de begroting eigenlijk tijdens de eerste ledenvergadering van het betreflende jaar goedgekeurd moet worden en dat de voorliggende conceptbegroting een extrapolatie is van het exploitatieoverzicht van 2011 tot nu toe. Er zijn geen lagere kosten opgenomen voor de levering van energie tengevolge van de besparing op de verlichting in de parkeergarage. Deze kosten worden in voorschotten betaald en pas verrekend in Verder wijst hij er op dat inmiddels besloten is om de kosten voor serviceabonnementen vuilwaterpomp, brand/gas en overheaddeur als één post (serviceabonnementen) op te nemen. ln dat kader zijn ook de servicekosten voor woningen iets lager en die voor bedrijfsruimte iets hoger. ln verband met de legionellabestrijding die er gaat plaatsvinden, zijn de kosten voor woningen opgehoogd van 1.500,- naar 4.000,-. De heer Masthoff wijst er op dat de kosten voor het serviceabonnement lift en telefoon zijn verhoogd terurijl er in minder is uitgegeven dan in dat jaar begroot. De penningmeester zal dil uitzoeken. ALV 15 november 20í 1 Millen3um WE Beheer

7 BIJLAGE A De kosten voor de schoonmaak zijn in de begroting voor 2012 hoger opgenomen dan dat er in 2011 voor is uitgegeven. Dat is omdat er regelmatig extra kosten worden gemaakt op dat onderdeel en daarom is er een reserve opgenomen. De heer Bleecke stelt dat het niet anders kan dan dat er reservepotjes zijn voor verschillende onderdelen. Op de vraag van de heer Masthoff waarom er geen rente opbrengsten geboekt worden, antwoordt de heer Bleecke dat er op deze manier een ruimte op de begroting wordt opgebouwd en de penningmeester voegt toe dat er alleen rente wordt ontvangen over de reserveringskosten en dat die daarmee worden opgehoogd. De post 'rente ontvangsten' zal geschrapt worden. De post verhuur kasten zal worden opgehoogd naar 600,- à 700,-. De heer Masthoff vraagt hoe het komt dat de periodieke bijdrage per maand in 2012 voor parkeerplaatsen t.o.v. die in 2011van 16,05 naar 17,99, dus met 12% wordlverhoogd. De penningmeester antwoordt dat de verhoging veroorzaakt wordt door de verhoging van de kosten van het serviceabonnement brand/gasdetectie. Met inachtneming van bovenstaande wordt de begroting 2012 en op grond daarvan de periodieke bijdrage per maand goedgekeurd, De penningmeester, Dave Badoux, legt zijn bestuursfunctie bij de VvE neer. De voorzitter bedankt hem voor zijn inzet gedurende vele jaren op diverse terreinen en wenst hem veel goeds voor de toekomst. Vervolgens wordt aan hem een cadeau overhandigd. De heer Badoux dankt het bestuur voor de prettige samenwerking. 7. Bestrijdinglegionella De voorzitter verwijst naar het document van de heer Hagens voor nadere informatie over de constateringen. Na de constatering van legionella door het Waterlaboratorium is door een onafhankelijk instituut vastgesteld dat het de minst ernstige variant betreft. Deze bacterie is niet gevaarlijk maar kan dit, wanneer er geen actie op wordt ondernomen, wel worden. Daarnaast is het bestuur verplicht om, nu dit is geconstateerd, actie te ondernemen. Dit ook in het kader van de zorgplicht die het bestuur heeft. lndien het bestuur bij overschrijding van de norm geen actie onderneemt kan het ministerie van VROM zelfs overgaan tot afsluiting van de watertoevoer. Gebleken is dat het water bij levering nagenoeg schoon is, in ieder geval ver onder de norm. Het water in vele meetpunten bleek ook onder de norm maar op andere locaties, met name op de bovenste etages van het lage en hoge blok, is een te hoge concentratie aangetroffen. Het is niet mogelijk om lokaal te reinigen dus het hele gebouw moet meegenomen worden. Het bestuur heeft bij de Vereniging Eigen Huis getnformeerd of hiervoor een protocol is, maar die hebben aangegeven dat dat er niet is. Dezelfde vraag is bij VROM neergelegd maar hierop is nog geen reactie ontvangen. Het bestuur zoekt nog uit of de meting jaarlijks moet gebeuren of dat -na reiniging- het probleem dan voor enkele jaren is opgelost. De leidingen moeten nu chemisch gereinigd worden waarbij het uitvoerende bedrijf garandeert dat de legionellawaardes binnen het pand daarna onder de norm zitten. De voorzitter benadrukt dat dit geen gevaar oplevert voor de bewoners. Lastig is wel dat op de dag dat dit wordt uitgevoerd, alle woningen toegankelijk moeten zijn. De leden geven aan graag meer informatie te ontvangen over het reinigingsproces. Besloten wordt om eerst te proberen te achterhalen wat de oorzaak van de besmetting is alvorens over te gaan tot reiniging. De secretaris geeft aan dat er eerst een plan van aanpak moet komen waarin ook wordt aangegeven welke kosten met de reiniging gepaard gaan. Het bestuur zal dit uitwerken en aan de leden voorleggen ter goedkeuring. De heer Rademaker gaat ervan uit dat de VvE de kosten voor de eerste schoonmaak op zich neemt. 8. Tuin atrium en patio De voorzitter stelt dat hoveniersbedrijf Van der Tol een voorstel heeft uitgewerkt voor de patio maar dat door vocht en schaduw de beplanting inmiddels verwelkt is. De VvE heeft Van der Tol hierop aangesproken en zij hebben een offerte voor herbeplanting gemaakt maar de daarin vermelde bedragen voor het op niveau brengen en houden van de tuin zijn erg hoog. Het bestuur stelt voor om offertes bij andere hoveniers op te vragen; wellicht kan het aanzienlijk goedkoper. Het effect van spelende kinderen in de tuin is vrijwel nihil; er kan in de huidige staat van de tuin weinig beschadigd worden. Wanneer er meer bestrating wordt aangelegd, meer plantenbakken worden geplaatst en de tuin kindvriendel'rjker wordt gemaakt, brengt dit hoge kosten met zich mee. Het bestuur zal op zoek gaan naar een goedkope en goede hovenier die op basis van een duidelijke offerte de tuin in het atrium en de patio door (deels) nieuwe beplanting en onderhoud op niveau zal ALV 15 november Millen3um WE Beheer

8 BIJLAGE A brengen en houden. Hierbij zal ook gekeken worden naar de mogelijkheid voor inschakeling van een WSW onderneming. Het bestuur zal de leden op de hoogte houden over de verdere ontwikkelingen. 9. Bestuur De voorzitter bedankt de leden van de kluscommissie voor hun activiteiten en hij bedankt Chris Rundberg voor het maken van de Nieuwsbrief. De door het vertrek van Dave Badoux ontstane vacature in de technische commissie wordt opgevuld door PaulJongbloed. Er zijn twee bestuursvacatures waaryoor één kandidaat is, Annet Holtrop. Aangezien niemand zich aanmeldt voor de andere vacature en het reglement aangeeft dat het bestuur uit een oneven aantal deelnemers moet bestaan, wordt Annet Holtrop voorlopig benoemd tot aspirant bestuurslid. 10. Rondvraag Mevrouw De Boer geeft aan (nog steeds) last te hebben van de luchtafvoer en lawaai vanuit het restaurant. De voorzitter stelt dat in de vorige nieuwsbrief is opgeroepen om klachten bij het bestuur te melden. Hij geeft aan dat de eigenaars van het restaurant zeer meewerkend zijn en is zelf van mening dat de overlast al aanzienlijk verminderd is. De heer Romeijnse merkt op dat er lelijke strepen op de ramen in de loggia zitten. De heer Hagens reageert dat er water uit de aluminium kozijnen komt en dat dit niet kan worden afgekit. De voorzitter zegt dat het bestuur dit zal oppakken. Mevrouw Lems (48) is van mening dat de glazenwasser slecht werk heeft geleverd. Zo wordt de buitenkant van het balkon niet meegenomen en zit er veel vocht tussen de platen in (waar trouwens niemand bij kan) en moet aangedrongen worden op het schoonmaken van vervuilde platen. De voorzitter stelt ook hier dat dergelijke klachten bij het bestuur gemeld moeten worden en zal dit verder oppakken. Ook zal hij uitzoeken of het ingebrande water bij sommige balkons een zaak is voor de VvE of áe individuele bewoners. Mevrouw Lems vraagt ook of het mogelijk is dat de parkeerplaatsen, die nu te koop staan, verhuurd worden ter voorkoming dat mensen van buitenaf hierop gaan staan. De voorzitter antwoordt dat verhuur al de aandacht van het bestuur heeft. De heer Van den Broek (42) vraagt hoe vaak er gecontroleerd wordt op de technische staat van zaken. Hijwijst er op dat de verlichting in de entreehal van de Jan de Louter lang defect is geweest. De voorzitter reageert dat het bestuur hierop toeziet. De levensduur van de geschakelde lampen is afgenomen met 50% en dat is een aandachtspunt. Hij verzoekt het ook bij hem te melden wanneer er scooters of fietsen in de entree worden geplaatst. Hetzelfde geldt voor rondhangende jeugd bij de entree. De camera in de Cornelis van Vollenhovestraat is constant bespoten en er zitten krassen op waardoor er een diffuus beeld ontstaat op het display in de woningen. De technische commissie zal dit oppakken. íí. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur en dankt een ieder voor zijn aanwezigheid en inbreng. Hij wijst er op dat de Nieuwjaarsborrel op 4 januari wordt gehouden bij Fráns en Ger,-Jan de Loutersiraat 40. De volgende algemene ledenvergadering zal plaatsvinden op 24 april2012 op deze locatie. Actielijst bij notulen ALV 15 november 20í1 Actie Zodradebestemmingswijzigingvandeneori1tsruim de orde is de bewoners hiervan in kennis stellen en aanqev'en welke ooties er Áín. Uitzoekeninhoeverrebewonersdiegeenparkeerplaatsnéffi worden voor de schoonmaakkosten parkeergarage. Door bestuur bestuur ALV 15 november Millen3um WE Beheer

9 BIJLAGE A Uitzoeken hoe wij aan dure nepcamera's komen. Exploitatieoverzicht van opvragen bii Millen3um formeel rechtzetten. De teveel in rekening gebrachte kosten in 2008/2009 door De Munnik proberen terug te vorderen. Op zoek gaan naar een administratie- of accountantskantoor of een (gepensioneerde) extern deskundige t.b.v. de taken van de kascontrolecommissie. T.a.v. begroling2012: - uitzoeken waarom de kosten voor het serviceabonnement lift en telefoon zijn verhoogd terwijl er in 2011 minder is uitgegeven dan begroot. - de post'rente ontvangsten' schrappen. - de post verhuur kasten ophoqen naar à Meer informatie verstrekken aan de leden rondom het leqionellabestriidinqsproces. Plan van aanpak voor de legionellabestrijding maken waarin ook wordt aangegeven welke kosten met de reiniqinq qepaard oaan en dit aan de leden voorleooen. De leden op de hoogte houden over de verdere ontwikkelingen in het kader van het opknappen van de tuin en de patio. Bekijken wat er te doen is aan de lelijke strepen op de ramen in sommige loggia's. bestuur oenninqmeester penningmeester bestuur penningmeester bestuur bestuur bestuur bestuur Klachten t.a.v. glasbewassing oppakken en uitzoeken of het ingebrande water bij sommige balkons een zaak is voor de VvE of de individuele bewoners. Situatie camera in de Cornelis van Vollenhovestraat bekiiken. bestuur techn.cie. Besluitenlijst bij notulen ALV 15 november 2011 Actie Het jaaroverzicht van 2010 wordt, met inbegrip van op- en aanmerkingen, vastgesteld. Aan het bestuur wordt decharge verleend. T.b.v. de taken van de kascontrolecommissie zal een extern bureau of deskundige worden ingeschakeld waarbij er budget is voor maximaal 1.000,-.. Het negatieve overschot boeken op 'reservepost woninqen' in plaats van 'alqemeen'. De begroting voor 2012 en de periodieke bijdragen per maand (servicekosten)worden, met inbegrip van op- en aanmerkingen, vastqesteld. Eerst proberen te achterhalen wat de oorzaak van de legionellabesmetting is en een plan van aanpak maken alvorens over te qaan tot reiniqinq. Op zoek gaan naar een goedkope en goede hovenier die op basis van een duidelijke offert,e de tuin in het atrium en de patio door (deels) nieuwe beplanting en onderhoud op niveau zal brengen en houden. Hierbij zal ook gekeken worden naar de moqeliikheid voor inschakelinq van een WSW ondernemino. Opstellen van een schriftelijk verslag van werkwijze, methode, conclusies en aanbevelingen náj. het financieel jaarverslag. De notulen van 2, resp. 24 maart worden vastgesteld met toevoeging van de gemaakte onmerkinnen De aanbevelingen van de kascontrolecommissie genummerd 1 Vm 1 1, 16, 19, 23 en 24 worden overgenomen. De aanbevelingen van de kascontrolecommissie genummerd 13, 17 en 18 worden niet overqenomen. De overige aanbevelingen van de kascontrolecommissie zijn door het bestuur van een zodanig commentaar voorzien dat geen specifieke besluitvorminq nodiq is. Paul Jongbloed neemt de plaats van Dave Badoux in de technische commissie over. Dave Badoux en Roy Voster treden af als bestuurslid en Annet Holtrop wordt gekozen en benoemd tot aspirant-bestu ursl id. ALV 15 november Millen3um WE Beheer

10 Werkzaamheden Kascontrole op het geleverde jaarwerk 2O11 van VvE Jan de Louter Op 18 januari 20L2 ontving ikvan het bestuur, i.c. Chris van Andel, de opdracht tot het verrichten van de kascontrole op de te leveren jaarstukken 2011 van VvE Jan de Louter. De boekhouding is in 2011 verzorgd door Millen3um VvE Beheer BV te Hoofddorp. Halverwege het boekjaar is Millen3um overgegaan op een nieuw boekhoudsysteem. Door deze overstap is de boekhouding verdeeld in 2 delen. Uitdraaien uit het oude systeem t/m 30 september en uitdraaien uit het nieuwe systeem over het 4e kwaftaal Millen3um heeft 11 april jl. de stukken per post aan mij doen toekomen, wat vrij laat is gezien de termijn waarop de ALV zal plaats vinden. Met alle mogelijke inspanning heb ik de controle verricht en breng hierbij verslag uit van de waarnemingen. Tevens som ik een aantal aanbevelingen op ter verbetering van het flnanciële inzicht, met daarbij het verzoek aan Millen3um deze aanbevelingen op te volgen. Ontvangen documenten: Jaarrekening 2011 Begroting 2011 Bankafschriften 20LL Facturen 20tt Grootboekkaaften 20LL Meerjarenbegroting Splitsingsakte Verslag kascontrolecommissie Verslag van de controle Afwïkingen tussen begroting en realisatie Bij het doornemen van de administratieve verslaglegging vielen een aantal posten op waarbij er een substantiele afwijking is tussen realisatie en begroting. Dit betreft de posten: Begroot Realisatie 1) Service abonnement overige installaties 2) Telefoon lift 3) Verzekeringen ,81-513, ,20

11 Oorzaken: 1) Uit de geleverde stukken blijkt niet welke posten in de begroting zijn opgenomen en valt niet te bepalen wat de overschrijding inhoudt. De uitgaven betreffen facturen van Duijvelaar Pompen voor Hygiënisch onderhoudspakket en vuilwaterpomp. Een factuur van Comfoft Paftners voor het onderhoud van de parkeeruentilatoren en onderhoudswerkzaamheden door MSA The safety company. 2) De telefoonkosten in de lift zijn niet begroot. Zowel in 2010 als 20Lt zijn de kosten circa 500. Overweging waard om deze post in de begroting op te nemen. 3) De post verzekering Iaat een schrikbarende overschr'tjding zien. Uit nader onderzoek blijkt dat de factuur voor de verzekering van 2012 al ten laste van het boekjaar zolt is gebracht. Deze post dient gecorrigeerd te worden. De kosten zijn nu 9.851,66 te hoog. Tevens blijkt dat de factuur voor de verzekering 20L2 twee keer betaald is aan Centraal Beheer te weten op L4 december en op 30 december. Gaarne onderzoek of Centraal Beheer een terugstorting heeft gedaan in 20L2. Beoo rd el i n g a d m i n i stratie Om de gevoerde administratie te beoordelen heb ik de facturen en de grootboekkaa rten doorlopen. De administratie geeft ondanks de overstap naar het nieuwe systeem een goede indruk. Een suggestie van mijn kant is om de crediteuren facturen op alfabet op te bergen en bij de boeking een uitgebreide omschrijving van de crediteur en de betreffende periode te vermelden. Dit zal de controle bespoedigen en het overzicht nog duidelijker maken. In het controle verslag van 2010 zljn een aantal posten genoemd waar extra aandacht aan werd besteed. Bij de controle 20LL heb ik deze posten opnieuw onder de loep genomen. Schoonmaak Bij het beoordelen van de kosten constateer ik dat er 13 facturen op de rekening schoonmaak zijn geboekt. De factuur van oktober is met de boekingsdatum van 7-Lt-20L1 twee maal in het systeem geboekt. Uit de openstaande postenlijst crediteuren zou moeten blijken of deze factuur dubbel betaald is. Millen3um heeft hier nog geen uitsluitsel over kunnen geven. De kosten voor schoonmaak zijn op basis van bovenstaand 851,19 te hoog in Tot en met oktober zijn door Orion kosten voor het buiten en binnen zetten van containers berekend. In november zijn de maanden juni t/m )

12 oktober gecrediteerd, zodat deze kosten alleen over de maanden januari t/m mei zijn betaald. Beheerkosten Millen3um factureert per kwartaal en heeft voor de extra ALV in november een aanvullende factuur gestuurd. Deze kosten zijn niet buiten propoftie. Vergader- en verenigingskosten Voor de vergaderkosten VvE en de verenigingskosten VvE is samen 1.850,- begroot (resp. 350 en 1.500), de werkelijk uitgaven bedragen ( resp en 425). De overschrijding totaal is beperkt, echter de verdeling tussen de posten is omgekeerd aan de begroting, Er zijn geen opmerkelijke of onlogische uitgaven gedaan. Openstaa nde posten debiteu ren In het jaar 2011 is voor 2 bewoners een incassobureau geraadpleegd. Dezelfde bewoners hebben wederom een betalingsachterstand opgebouwd. Er is bij de aangeleverde stukken geen correspondentie aanwezig waaruit blijkt dat er aanmaningen zijn verzonden. Het verdient de aanbeveling om deze posten te bewaken en wellicht opnieuw door een incassobureau te laten innen. CredÍteurenlUst In de aangeleverde gegevens ontbreekt een overzicht van de openstaande posten crediteuren ultimo 2.OLL. Tevens is de afloopcontrole in 20L2 hierdoor niet mogelijk. Millen3um geeft aan (nog) geen openstaande postenlijst te kunnen leveren uit het nieuwe systeem en noemt dit een punt van aandacht. Onderhoudsresente Bij de geleverde stukken ontbreekt een overzicht van de reservering per 3L-L2-2O11. Millen3um heeft deze op mijn verzoek alsnog toegezonden. De reservering is te verdelen in 4 onderdelen. 1) Algemeen L ) Wonen ) Bedrijfsruimten ) Parkeren Samen L2L.340. De meegeleverde'meerjarenonderhoudsplannen' (MJO) voor de betreffende onderdelen geven een stand weer van een benodigde stand ultimo 2011 om de toekomstige uitgaven te kunnen opvangen.

13 De verdeling van het MJO is als volgt: 1) Algemeen ) Wonen ) Bedrijfsruimten 0 4) Parkeren Samen L Uit bovenstaand blukt dat er 2.4L2 te weinig in de onderhoudspot zit en dat de verdeling over de verschillende reselves niet geheel aansluit b'lj de MJO. Het verdient de aanbeveling om de balansreservering in overeenstemming te laten zijn met de benodigde reserues genoemd in het MJO. Daarnaast dienen deze gelden in liquide middelen beschikbaar te zijn. Rekeninghoudend met de dubbele betalingen van circa (verzekering) is dit prima op orde. Resultaat 2O11 Door de voorgestelde correctie van de verzekeringskosten zal het jaarresultaat 2011 veranderen van 4.305,14 negatief naar 5.547,52 positief. Met dit positieve resultaat kan o.a. de reservering onderhoud op peil gebracht worden van stand van het MJO. Punten van aandacht/actiepunten n.a.v. de kascontrole. Omschrijving bij de boekingen voorzien van crediteurennaam en periode Facturen op alfabetische volgorde rangschikken Openstaande postenlijst crediteuren vervaardigen Reservering onderhoud op peil MJO brengen Dubbele betaling verzekering Centraal Beheer terugvorderen Onderzoek naar dubbele boeking factuur schoonmaakkosten Orion Bewaking van de achterstallige betalingen. Aanpassen van de jaarrekening 2011 voor de verzekeringskosten. Deze dienen op de balans per L1 te worden vermeld als vooru itbetaa lde bedragen CvdV

14 BIJTAGE B Code Winsl & Verlies Bqlqns Aclivo Possivo Debel Credil Reserves Debiteuren Nog te ontvongen posten Nog te belolen posten Vooruitbeiqolde posten Vooruitontvongen deb. Soldo betoolrekening Soldo spoorrekening Kqs bestuur Nog toe te rekenen exploitolie soldo 20,l0 1.ó17, , , ,74-3.5r 3,ó4 805, r 0 Conlroclen Service obonn. Lifï Service obonn. Hydrofoor Service obonn. Overig.lns. Service obonn. Doken Schoonmoken Romen wqssen Liflkeuring Telefoon liíi Beheerder NUTS Voorzieningen ,78 361, ó,Bt 77 6,43 r0.508, ,50 404,85 513, ,72 Elektroverbruik Woierverbruik ,03 37,30 Verzekeringen Opstolveaekering WA vezekering Glosvezekering Rechlshulpvezekering Besiuurdersoonspr.vez. Overige koslen IZUJ ,20 236,21 Onderhoud bouwkundig Onderhoud lift Onderhoud mv Onderhoud hydrofoor Onderhoud Overig.lns. Onderhoud deuropener Onderhoud verlichting Onderhoud dqken Onderhoud groen Verenigingskosten VVE Vergoderkosten VVE Bqnkkosten Diversen onvoozien Rentelosten Plonmolig onderhoud r ó2,89 216,81 832,22 2.ó53, , ,15 t.bó3,9ó 425,28 i.509,90 182,43 3.8I 0,20 Dolotie Algemeen DoÍotie Bedrijven Dototie Woningen Dotqtie Pokeergoroge Opbrengslen I Ve re n i g in g s b'rjdro g e n ,50 Soldo , ó31, ,14 1o-1jE3;7', ,50 I t Millen3um VVE Beheer

15 BIJLAGE B * BATEN Code Werkelijk 2011 Begrool 201 I Werkelijk 2010 Verenigingsbijdrogen Tolqql boten A , , ,98 t 0ó.2ó t 0ó.2ó0.00 TASTEN Conlroclen Service obonn lifl Service qbonn. Hydrofoor Service obonn. Overig. lns. Service obonn. Doken Schoonmoken Romen wossen Lifikeuring Telefoon lift Beheerder P ,78 361, ó,8r 77 6, , i 0,50 404,85 513, , ó5, , , , , ,09 844, , , , ,50 417,10 488,ól I.1ó7,óB NUTS voorzieningen Elektroverbruik Wqierverbruik Verzekeringen w 2101 w ,03 37,30 r r ,77 Opstolvezekering WA vezekering Glosvezekering Rechlshulpvezekering Bestuurdersqonspr.vez , ó, , ,90-302,67 -t 18,08 357,98 Overige koslen Onderhoud bouwkundig Onderhoud lifl Onderhoud mv Onderhoud hydrofoor Onderhoud over. lnsi. Onderhoud deuropener Onderhoud verlichting Onderhoud doken Onderhoud groen Telefoonkoslen lift Verenigingskosten VVE Vergoderkosïen VVE Bonkkosten Diversen onvoozien Rentelosten Plonmotig onderhoud P A 201 I r r ó2,89 216,81 832,22 2.ó53, , ,15 1.8ó3,96 425, ,90 182,43 3.8r 0, s ,51 59,70 894,74 9.ó8r,5ó 1 51,73 231,57 r.845, ,89 ó59, ,97 LI13, ,59 Dotqtie Algemeen tolool Dototie Bedr'rjven totool Dototie Woningen toïool DoÍqtie Porkeergor. Totool Toloql lqslen B P r r , ó5, ,08 Soldo bolen en lqslen Millen3um VVE Beheer

16 BIJTAGE B ' Activo Debiteuren Nog ie ontvongen posten Vooruitbeloolde posten Soldo RABO bonkrekening Soldo RABO renterekening Kos bestuur Tolool ociivo re 1.617, ,O9 1o9.471, , ,59 r 0.102, , ,40 Possivo Onderhoudsreserye Nog te betolen posfen Vooruiiontvongen debiteuren Nog Íoe Íe rekenen exploiioíie soldo Nog Íoe Íe rekenen exploifoíie soldo , ,ó4 805, I , ,5ó 1.002, , Toloql possivo 'r't4.326, , Millen3um VVE Beheer

17 BIJLAGE B Onderhoudsreserve Algemeen Slond per 1/1 Dokdelen Gevel Werkel'rjk 2011 I I.315,45 BIJ Beginsoldo 201 Beginsoldo 201 Beginsoldo 20l Bedrijfsruimten Porkeren Wonen , , ,9ó Correctie Afb. deb.2009 Rente deb.2002 Rente deb. l9ó5 Dotolie Algemeen 2011 Dototie Bedrijfsruimte Dotoïie Wonen 201I Dototie Porkeren 20ll Exploitotiesoldo Ultimo I I9,00 2,64 14, ,08 AF Duynker A.H. Porledlight Nieuwe stond per 31/' r,5r 3.335, , Millen3um VVE Beheer

18 BIJTAGE B OnderhoudsÍeseÍve Wonen Stond per 1/l Schilder builenzijde incl kiiwerk Schilder binnenz'rjde Alg. vooziening groot onderhoud Mechonische ventiloíie Venliloiiekosten Atrium. tuin Verlichting / occu's Vervonging liften Vervonging deuropen. lnsloll. VervongÍng hydrofoor Verlichting / occu's kelder Beton onderhoud Werkelijk 201'l ,9ó BIJ Dototie 201I Dototie Schilder buitenzijde incl kitwerk Dolotie Schilder binnenz'rjde Dotolie Alg. vooziening grool onderhoud DoÍolie Mechonische venlilotie Dototie Ventilotiekosten Dototie Atrium, tuin Dototie Verlichting / occu's DotoÍie Vervonging lifïen Dototie Vervonging deuropen. lnsloll. Dototie Vervonging hydrofoor Doiolie VerlichÍing / occu's kelder DotoÍie Beion onderhoud Exploilotiesoldo Ultimo I I.918, ,08 AF Nieuwe stond per 3ll ,96 t Millen3um VVE Beheer

19 BIJTAGE B OnderhoudsÍeserve Porkeren Siond per I /l Verv. Vuilwoterpomp berging/gor. Aulo inrit en porkeerkelder Bestroling en belijning Roldeur instoll. Ventilotie & gosdetectie Werkelijk 20't't ,39 BIJ ExploÍlotiesoldo Ultimo 2009 Dotolie Verv. Vuilwoterpomp berging/gor. Dototie Auto inrit en porkeerkelder Dototie Bestroting en bel'rjning Dototie Roldeurinstoll. Dototie Venlilotie & gosdetectie lníerpolis (schode) AF D'rjk, von D.R. (totool) Nieuwe stond per 3ll12 t 7.0r ó, Millen3um VVE Beheer

20 BIJTAGE B Onderhoudsreserye Bedrijfsruimten Stond per 1 /l Bedrijven, specifiek deel Werkelijk ,24 BIJ Dototie AF Glosbreuk Apotheek (schode) Nieuwe slond per 3ll , Millen3um VVE Beheer