Beleidsplan

Transcriptie

1 Beleidsplan In dit beleidsplan worden de plannen van de Fietsgroep Stappenbelt Zwolle vastgesteld voor de komende vijf jaar. Het gaat dan om Wat willen wij, hoe en wanneer bereiken als vereniging. Allereerst wordt in paragraaf 1 ingegaan op de doelen zoals die in de statuten staan en de doelen die geformuleerd zijn door de groep die betrokken was bij de oprichting van de fietsgroep in april Paragraaf 2 bevat een analyse van de afgelopen anderhalf jaar waarbij de sterke en zwakkere punten van de vereniging beschreven worden. Dan volgen in paragraaf 3 de doelen voor de komende vijf jaar, waarna in paragraaf 4 de wijze waarop we denken de gestelde doelen te gaan bereiken beschreven wordt. Tenslotte zal paragraaf afsluiten met een tijdsplanning of te wel, wanneer we denken de doelen te gaan bereiken. 1. De uitgangspunten Uitgangspunten voor het bepalen wat we willen bereiken, zijn de statuten en de doelen die in 2008 werden uitgesproken door degenen die betrokken waren bij de fietsgroep alvorens het een vereniging werd. Ook als de volgende paragraaf aan de orde komt, wat onze sterke en zwakke punten waren de afgelopen anderhalf jaar, kan dit worden afgezet tegen de doelen uit de statuten en de doelen zoals ooit bedoeld door de groep oprichters. In onze statuten staan de volgende doelen: Artikel 3 1. De vereniging heeft ten doel het (doen) beoefenen, alsmede het bevorderen van het toerfietsen, in al zijn verschijningsvormen. 2. De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door: a. Het ondersteunen van hen die het toerfietsen in verenigingsverband beoefenen of willen beoefenen. b. Lid te zijn van de Nederlandse Toer Fiets Unie, hierna te noemen de sportbond. c. Deel te nemen aan de onder auspiciën van de sportbond georganiseerde fietsevenementen. d. Zelf fietsevenementen te organiseren. e. Samen te werken met andere organisaties die hetzelfde doel beogen. f. Het maken van promotie voor het toerfietsen. Begin 2008, bij de voorbereiding van de oprichting, is met de toenmalige fietsers die betrokken waren bij de fietsgroep besloten dat: 1. We kiezen voor een vereniging omdat we ons op deze manier kunnen aansluiten bij de NTFU en verzekerd zijn. 2. We kiezen voor een vereniging waarbij vrijheid en ruimte van belang zijn, 3. We een vereniging willen zijn waarbij we allemaal zoveel mogelijk kunnen fietsen (naar behoefte) en waarbij daarom de organisatiegraad zo laag mogelijk moet liggen. 4. We met elkaar de afspraak samen uit - samen thuis maken, oftewel er wordt rekening gehouden met elkaar. 2. Analyse periode april 2008-september 2009 Waar staan we nu in september 2009 na anderhalf jaar vereniging zijn? Pagina 1 van 7

2 Onze sterke punten zijn: 1. In de loop van de afgelopen maanden is er een hechte groep enthousiaste fietsers ontstaan waarin nieuwe mensen van harte welkom zijn en goed worden opgenomen. 2. We zijn zeer sterk gegroeid: a. Zeer snel gegroeid van 15 leden in april 2008 naar ongeveer 180 leden in september b. Van 1 groep racetoergroep (5 à 10 personen) naar geregeld 3 racetoergroepen racefietsers (25 à 30 personen). c. Van 1 tempo (ongeveer 30 km per uur) voor de hele groep naar 3 tempo s (A, B+ en B resp. 35+, tussen 30 en 35 en tot 30 km per uur). d. Van geen MTB-groep in de zomer naar 1 groepje MTB ers in de zomer. e. Van geen MTB-groep in de winter naar 2 groepen die lopende het winterseizoen steeds kleiner worden. f. Naar structureel racetoeraanbod op de dinsdagavond, donderdagavond, zaterdagochtend en zondagochtend. g. Naar een structureel MTB-aanbod op de zondagochtend. h. Naar een tiental activiteiten voor zowel het racetoeren als het MTB en die georganiseerd worden door de vereniging naast de trainingstochten. i. Er is een spinninggroep van ongeveer 15 personen die in de wintermaanden hun conditie op peil proberen te houden. 3. We hebben een redelijke organisatiegraad: a. Er is een klein maar actief bestuur. b. Er zijn verschillende commissies, activiteitencommissie race, mtb-commissie, technische commissie bestaande uit de coördinatoren van de 3 racegroepen en een MTB-coördinator, kascommissie en er is en spinningcoördinator. c. We hebben een actief forum en recent een nieuwe website. d. We hebben inmiddels een eigen logo. e. We hebben een onderkomen bij de Bikeshop Stappenbelt. f. We hebben clubkleding die gesponsord word door de Bikeshop Stappenbelt. g. Contributie wordt via een automatische incasso geïnd. h. Er is een goed opgezette ledenadministratie en financiële administratie. i. We geven tussen de 4 en 6 keer per jaar een Nieuwsbrief uit. j. Er zijn enkele personen buiten de commissie om actief geweest bij het organiseren van activiteiten. k. Er is een notitie gedragsregels en veiligheid voor de racetoergroepen. 4. Onze financiële situatie is gezond te noemen. 5. We hebben een prettige en sterke relatie met de winkel (de Bikeshop Stappenbelt), onze hoofdsponsor: a. De winkel is ook ons Clubhuis met koffiefaciliteit, niet alleen voor of na trainingstochten maar ook vaak voor een praatje tijdens winkeltijden of op donderdagavond na sluitingstijd. b. We beschikken over goede clubkleding tegen en acceptabele prijs. c. Via de winkel krijgen we veel nieuwe leden en wordt pr gemaakt voor de vereniging. d. Voor en na (trainings)tochten is er de mogelijkheid om banden te pompen en minireparaties te verrichten of adviezen te krijgen. Pagina 2 van 7

3 e. De bikeshop participeert actief in het organiseren van verenigingsactiviteiten: I. Nam financieel risico Tecklenburg op zich. II. Verzorgde verschillende (onderhouds-) clinics. III. Verzorgde gratis inspectiebeurt fietsen voor Limburgs Mooiste. IV. Gaf de mogelijkheid en website te ontwikkelen tegen gereduceerd tarief. V. Organiseerde barbecue en nam financieel risico. Wat is er zwak of minder sterk ontwikkeld? 1. Er zijn van de 180 leden relatief weinig leden die met de verenigingsactiviteiten meedoen a. De actieve kern die vaak verschijnt op verenigingsactiviteiten is naar schatting zo n 45 personen. b. Daarnaast zijn naar schatting 30 actieve personen die regelmatig meedoen. c. Er zijn veel mensen, naar schatting 30 personen, die een paar keer meedoen en dan niet of nauwelijks meer komen. d. De rest van de leden fietst niet in groepsverband mee maar heeft een andere reden om lid te zijn, waarschijnlijk doordat men door het NTFU-lidmaatschap ook verzekerd is. 2. Er zijn relatief weinig mensen bereid om actief iets te doen voor de vereniging zoals commissieleden e.d. (momenteel 18): e. 4: Bestuur f. 1: ledenadministratie, notulen, website g. 3: coördinatoren race en technische commissie: (waarvan 1 ook in bestuur) h. 1: coördinator spinning i. 1: trainer MTB j. 3: kascommissie k. 1: organisatie weekend l. 4: mtb commissie waarvan 1 in bestuur m. 2: activiteitencommissie race n. wegkapiteins 3. Dikwijls ontstaat er bij enkelen gemopper over het te hoge tempo in de groepen aan de andere kant bestaat er bij anderen de angst dat er teveel wordt vastgelegd en gestructureerd in bijvoorbeeld snelheden waar men zich aan moet houden. 4. Er zijn in de eerste periode van de vereniging te veel valpartijen geweest, vaak ontstaan door onbekendheid met de regels en het niet mee kunnen komen met het niveau van de groep. 5. We doen weinig aan public relations, behalve dan via de bikeshop, de website en het publicatiebord. 6. We hebben nog weinig activiteiten ondernomen om andere sponsors te vinden of subsidies aan te vragen 7. Leden en niet-leden zijn niet herkenbaar. Dit komt doordat fietsgroepkleding ook aan niet leden verkocht wordt, bovendien draagt niet elk lid de fietsgroepkleding tijdens clubritten, waardoor niet-leden en leden niet te onderscheiden zijn. Bovendien hebben we daardoor een slordige uitstraling. Pagina 3 van 7

4 3. Wat zijn onze doelen (wat willen we bereiken) de komende 5 jaar? We zullen keuzes moeten maken voor de eerstkomende periode van 5 jaar. Deze keuzes zijn de randvoorwaarden waarbinnen de doelen vastgesteld gaan worden. Keuzes die we willen maken zijn: Keuzes 1. Wij richten ons alleen op het sportieve racetoerfietsen en mountainbiken en allerlei activiteiten die daarmee te maken hebben. 2. Wij richten ons alleen op volwassen mannen en vrouwen; leden moeten minimaal 16 jaar zijn. 3. Wij kiezen voor het goed laten functioneren van de vereniging en voor leuke en voldoende fietsactiviteiten voor de leden die zich bij ons hebben aangesloten. 4. Wij kiezen niet voor een zo groot mogelijk ledenaanwas van onze vereniging. 5. Wij kiezen voor een vereniging waarbij vrijheid en ruimte van belang zijn. Hetgeen niet ten koste mag gaan van een goede organisatie 6. Wij kiezen voor een vereniging waarbij we allemaal zoveel mogelijk naar wens kunnen fietsen en waarbij daarom de organisatiegraad zo laag mogelijk moet liggen. 7. Wij maken met elkaar de afspraak samen uit samen thuis oftewel er wordt rekening gehouden met elkaar zowel in fietsverband als daarbuiten. 8. Wij kiezen te allen tijde voor veiligheid tijdens onze fietstochten. 9. Wij kiezen voor een zo groot mogelijke betrokkenheid van alle leden bij activiteiten. Doelen Op basis van deze keuzes en de sterke en zwakke punten van de afgelopen anderhalf jaar worden als volgende SMART (Specifiek, Meetbaar, Aanwijsbaar, Realistisch en Tijdgerelateerd) geformuleerde doelen voor de komende 5 jaar gezien: 1. Trainingactiviteiten a. Het in de periode maart-september organiseren van de wekelijkse trainingen op de dinsdagavond, donderdagavond, zaterdagochtend en zondagochtend voor racetoerfietsen. b. Het gedurende het hele jaar organiseren van wekelijkse trainingen op de zondagochtend en in de wintermaanden (oktober - februari) op zaterdag- en zondagochtend voor de mountainbikers. Gestreefd wordt naar de woensdagavond van maart-oktober. c. Het in ieder geval in de wintermaanden oktober-februari proberen mogelijk te maken dat er tegen een gereduceerd tarief gespind kan worden. 2. Toer- en fietsgroepsactiviteiten a. Het jaarlijks organiseren van minimaal 8 racetoeractiviteiten voor leden, dit kan zowel de gezamenlijke deelname zijn aan toertochten als de organisatie van eigen activiteiten. b. Het jaarlijks organiseren van minimaal 8 mtb-activiteiten voor leden, dit kan zowel de gezamenlijke deelname zijn aan toertochten als de organisatie van eigen activiteiten c. Het organiseren van een jaarlijkse race en mtb-clinic (een serie trainingen) Pagina 4 van 7

5 3. Veiligheid a. Het dusdanig organiseren van de fietsactiviteiten dat tijdens activiteiten van de fietsgroep zo min mogelijk valpartijen ontstaan. b. Het verplicht stellen van een helm zodat 100% van diegenen die meefietsen een helm dragen. c. Het stimuleren van het naleven van de gedragsregels. 4. Participatie a. Het streven naar minimaal 50% van de leden dat regelmatig deelneemt aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten b. Het organiseren van de racetoer-traininggroepen en mtb-traininggroepen zodat minimaal 95% van de deelnemende leden op de gewenste snelheid mee kan komen. c. Het betrekken van zoveel mogelijk leden in het organiseren van activiteiten dusdanig dat de organisatielasten zoveel als redelijk mogelijk is, gelijk worden verdeeld. 5. Organisatie a) Het bestuur dusdanig vormgeven dat de uitvoerende taken aan de commissies en projectgroepen gedelegeerd worden, en b) Het bestuur dusdanig vormgeven dat zij het beleid uitzet, procedures maakt en toeziet dat de gemaakte afspraken en procedures worden nageleefd en binnen het vastgestelde beleid passen. c) Het dusdanig verder opzetten van de organisatie dat projectmatig werken en participeren mogelijk is. 6. Financiën a. Het aanhouden van een continuïteitsreserve die tussen de 2.500,00 en 4.000,00 ligt op balansdatum (30 september van enig jaar); overschotten kunnen besteed worden aan verenigingsactiviteiten b. Het werven van nieuwe sponsors waarbij het streven is om per jaar 1.000,= te ontvangen van nieuwe sponsoren c. Het aanvragen van subsidies voor de vereniging waarbij het streven is om minimaal 350,00 per jaar te ontvangen uit subsidies d. Het acquireren van donateurs, waarbij het streven is om minimaal 150,= per jaar te ontvangen van donateurs e. Het streven naar dusdanige afspraken met de Bikeshop waardoor extra voordelen voor leden gecreëerd worden. 7. Public relations en communicatie a. Het verstrekken van unieke clubkleding van goede kwaliteit aan de leden die dringend geadviseerd worden vanwege herkenbaarheid en saamhorigheid dat te dragen bij verenigingsactiviteiten. b. Het vanaf 2012 introduceren van nieuwe clubkleding met nieuwe sponsors c. Het verzorgen van minimaal 4 nieuwsbrieven per jaar. d. Het up-to-date houden van de website inclusief forum. e. Het up-to-date houden van het publicatiebord. f. Het trachten minimaal 2 keer per jaar op een positieve manier de pers te halen. g. Zorgen dat fietsgroep Stappenbelt deelneemt aan het Peperbusprofspektakel. Pagina 5 van 7

6 4 Wat en hoe moeten we het doen zodat we de doelen kunnen halen? In deze paragraaf wordt uitgelegd welke acties en maatregelen nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken. Ad Trainingsactiviteiten 1. Op de dinsdagavond en donderdagavond rijden er 3 racetoergroepen: a. B: kruissnelheid tussen de 25 en 30 km/u b. B+: kruissnelheid tussen de 30 en 35 km/u c. A: kruissnelheid hoger dan 35 km/u 2. Op de zaterdagochtend rijden er 2 racetoergroepen: a. B: kruissnelheid tussen de 25 en 30 km/u b. B+: kruissnelheid tussen de 30 en 35 km/u 3. Op de zondagochtend rijden er 2 racetoergroepen: a. B+: kruissnelheid tussen de 30 en 35 km/u b. A: kruissnelheid hoger dan 35 km/u 4. Op de zondagochtend rijden er 2 mtb groepen: a. B b. A 5. Elke groep wordt begeleid door een wegkapitein/voorrijder. De wegkapiteins worden via een rooster bekendgemaakt. Bij afwezigheid van een wegkapitein zorgt hijzelf voor een vervanger. De wegkapitein draagt zorg dat de groep zich aan de gedrags- en veiligheidsregels houdt en informeert aspirant-leden en nieuwe leden over de gang van zaken. De wegkapitein bewaakt de grootte van de groepen, max. 12 man per groep. Er worden, voor diegene die dat wenst, vaste trainingsrondjes gemaakt van 40, 50 en 60 km die alle wegkapiteins kunnen gebruiken. 6. Er is een coördinator van de B rijders, de B+ rijders, de A rijders en de MTB ers. Deze coördinatoren vormen samen de Technische Commissie. De Technische Commissie heeft de bevoegdheid om mensen (na waarschuwingen) terug te zetten in de groep indien de veiligheid en/of prestaties hier aanleiding toe geven. Iemand die in een langzamere groep wil fietsen mag dat zondermeer doen. Iemand die in een snellere groep wil fietsen heeft toestemming nodig van de Technische Commissie. Alle leden worden eenmaal per jaar ingedeeld. De Technische Commissie stelt ook het rooster vast van de wegkapiteins/voorrijders. Ad Toer- en fietsgroepsactiviteiten 1. De activiteiten voor de racetoerafdeling worden door de activiteitencommissie race georganiseerd. De commissie maakt in de het najaar voorafgaand aan het volgende racetoerseizoen een activiteitenplan en legt dat voor aan het bestuur die vervolgens wijzigingen kan aanbrengen en het plan accordeert. De commissie is verantwoordelijk voor de uitvoering. 2. De activiteiten voor de mtb-afdeling worden door de commissie mtb georganiseerd. De commissie maakt in de het voorjaar voorafgaand aan het volgende mtb-seizoen een activiteitenplan en legt dat voor aan het bestuur die vervolgens wijzigingen kan aanbrengen en het plan accordeert. De commissie is verantwoordelijk voor de uitvoering. Pagina 6 van 7

7 Ad Participatie 1. Elk lid wordt gevraagd iets voor de vereniging te doen. Daarbij wordt gedacht aan minimaal 4 uur per jaar. Dat kan zijn door zitting te nemen in een commissie, door een aantal keren wegkapitein te zijn, door een activiteit te organiseren etc. Op het inschrijfformulier moet een toevoeging komen dat het nieuwe lid hiertoe bereid is. Ad Organisatie Er komt een kledingplan waarin de regels en afspraken van de clubkleding beschreven worden. (zie bijlage bij dit beleidsplan). Ad Sponsoring Er komt een commissie Fondswerving die verantwoordelijk is voor 1. het werven van sponsors; 2. het verkrijgen van subsidies; 3. het werven van donateurs 4. het doen van voorstellen aan en maken van afspraken met de Bikeshop. Ad Public Relations en Communicatie Er komt een Commissie Public Relations en Communicatie die verantwoordelijk is voor: 1. Het verzorgen van minimaal 4 nieuwsbrieven per jaar. 2. Het up-to-date houden van de website inclusief forum. 3. Het up-to-date houden van het publicatiebord. 4. Het trachten minimaal 2 keer per jaar op een positieve manier de pers te halen. Pagina 7 van 7