VESTA - Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid Uitbreiding stap 2

Transcriptie

1 ToepassingsOntwikkeling en Projecten Sociale prestaties VESTA - Vlaams Agentschap Zorg & Gezondheid Uitbreiding stap 2 Mini REQUIREMENTS DOCUMENT 1.0 Versie Status Datum Auteur(s) Aard van de wijzigingen 0.1 Draft 17/05/2010 LVL Eerste versie 0.2 Draft 31/05/2010 LVL Aanmaak mini requirement 1.0 Te valideren 11/06/2010 LVL Aanpassingen na overleg 7/06/2010 met VAZG 1.1 Gevalideerd 25/06/2010 LVL Prioriteit UC van B naar E /07/2010 LVL 1.3 Gevalideerd met opmerkingen op stuurgroep 08/07/ /07/2010 LVL Verwerken opmerkingen E. Scheers en S. Marien (zie mail 05/07/2010 van E. Scheers) Verwerken opmerkingen (zie mail 9/07/2010 van M. Martens) 2.0 Draft 23/08/2010 MDM Aanpassingen na herlezing door MDM Reviewers Naam Versie reviewed Commentaren SPOC Klant SPOC K&D Gerrit de Bondt SPOC GA/TB N/A SPOC TPL Steven Buggenhoudt SPOC TPO&P Cedric Bralion SPOC Chain Chain Project Leader Marc Bruyninckx Chain Service Manager Stefaan hoof zzrd 1/31

2 INHOUD 1 MANAGEMENT SUMMARY SCOPE VAN DE OPDRACHT De context van de opdracht SCOPE VAN HET PRODUCT Lijst met de use case FUNCTIONELE EN DATA BEHOEFTEN Functionele Behoeften Functietype vs. prestatietype Voorbeeld VTE contingent Kruiscontroles Conceptueel model /31

3 Functionele behoeften 1 Management summary VAZG heeft een stappenplan uitgewerkt voor de uitbreiding van Vesta in 5 stappen. In dit document zijn de details uitgewerkt voor de 2 de stap: Ouderenzorg stap 2: gegevensdeling thuiszorgactoren. Het is noodzakelijk dat deze stap wordt uitgevoerd omdat er op 1 januari 2010 een nieuw woonzorgdecreet werd goedgekeurd waardoor Vesta geen correcte weerspiegeling meer is van de realiteit. De diensten voor gezinszorg die nu gebruik maken van Vesta zijn namelijk verplicht om een dienst voor aanvullende thuiszorg in hun dienst te integreren. Vesta zal dus moeten worden uitgebreid naar deze nieuwe diensten. Dit heeft dan weer andere implicaties omdat deze nieuwe diensten ook andere gesubsidieerde activiteiten beoefenen. Zowel deze nieuwe activiteiten als subsidies zullen in Vesta worden opgenomen. Tot slot zullen ook nog de diensten voor logistieke hulp worden opgenomen in Vesta. In principe staan zij los van de diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg maar de opdrachten die zij uitvoeren worden gedeeltelijk ook uitgevoerd door de diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg en zullen dus reeds zijn opgenomen in de applicatie Vesta. De logistieke hulp en de aanvullende thuiszorg worden op dezelfde manier gesubsidieerd waardoor het subsidiesysteem opgenomen in Vesta voor aanvullende thuiszorg ook zal gelden voor de diensten voor logistieke hulp. Ouderenzorg stap 2 als uitbreiding van de applicatie Vesta geeft op die manier voordelen voor zowel VAZG als de diensten en de zorgvrager en dit op verschillende vlakken zoals de gegevensdeling en de subsidiëring. Op termijn is het ook de bedoeling een administratieve vereenvoudiging uit te werken wat betreft de gebruikersbijdrage van de aanvullende thuiszorg en logistieke hulp. De berekening van de gebruikersbijdrage zal aanzienlijk worden vereenvoudigd en jaarlijks automatisch door het systeem worden berekend. Dit zal echter in een volgende fase worden behandeld. De basis voor die automatische berekening van de bijdragen voor aanvullende thuiszorg en logistieke hulp zal gelegd worden in stap 1. 4 verschillende systeembijdragen worden voorzien, waarbij voorlopig alleen die voor gezinszorg effectief berekend wordt. 3/31

4 2 Scope van de opdracht 2.1 De context van de opdracht Beheren en consulteren toeslagen VAZG Gegevens diensten Gegevens personeel diensten Gegevens cliënten Parameters Export bestand Subsidies en voorschotten Inschrijving personeel diensten Gegevens prestaties Beheer typecodes Subsidies en voorschotten eigen dienst Gegevens cliënten andere diensten Gegevens eigen cliënten Gegevens eigen personeel Diensten voor aanvullende thuiszorg Gegevens prestaties Voorstel tot gebruikersbijdrage Inschrijvingsnr. pers. alle diensten Applicatie Vesta INSZ persooonsgegens Bisregister KSZ INSZ Persoonsgegevens & gezinssamenstelling RR/bisregister Uit het diagram blijkt dat de applicatie Vesta zal moeten communiceren met het VAZG, een BI systeem van het VAZG, met de verschillende diensten voor aanvullende thuiszorg en met het Rijksregister via de KSZ. VAZG is verantwoordelijk om de medewerkers van de verschillende diensten van aanvullende thuiszorg in te schrijven. De medewerker krijgt dan een uniek inschrijvingsnummer. De dienst kan de inschrijving 4/31

5 opnieuw consulteren. VAZG kan de parameters nodig bij de subsidieberekeningen voor aanvullende thuiszorg en logistieke hulp ingeven in Vesta. Het systeem berekent dan automatisch de subsidies die door het VAZG moeten uitbetaald worden aan de diensten. VAZG kan de resultaten van de berekeningen consulteren. De verschillende diensten voor aanvullende thuiszorg kunnen een aantal gegevens over hun personeel, hun prestaties en de door hen geholpen cliënten doorsturen en consulteren. Ze kunnen ook een aantal gegevens van andere diensten opvragen: gegevens over de geholpen cliënten van andere diensten (met beperkingen), alle inschrijvingsnummers die voor de verschillende functietypes toegekend werden door VAZG en de berekende subsidies en voorschotten die ze zullen ontvangen van het VAZG. Het systeem zal ook een aantal persoonsgegevens opvragen bij het Rijksregister via de KSZ. 5/31

6 3 Scope van het Product Applicatie Gezinszorg 60 Beheer parameters 20 Beheer gebruikers & rechten 10 Inloggen Lokale beheerder 80 Beheer VTE contingent 30 Beheer inschrijvingsnummer 40 Beheer diensten 70 Beheer toeslag vervoer & werkdruk 90 Beheer verzorgende Medewerker dienst VAZG medewerker 100 Beheer prestaties 120 Beheer cliënt 150 Beheer structurele vermindering KSZ 160 Beheren subsidies & voorschotten Smals 140 Migratie en import 170 Berekenen saldo's en voorschotten Date/Time 200 Ontlading data beleidsstatistieken 3.1 Lijst met de use case Lijst met de vereisten van het systeem: nr Naam Beschrijving Actor/event 6/31

7 10 Inloggen 20 beheer gebruikers en rechten 30 beheer inschrijvingsnummer 40 Beheer diensten 60 Beheer parameters (afsluitingsdata en typecodes) 70 Beheer toeslag vervoer en werkdruk 80 Beheer urencontingent / VTE contingent 90 Beheer medewerkers en tewerkstelling 100 Beheer prestaties 120 Beheer cliënten 130 Beleidsstatistieken 140 Migratie en import Beheer gebruikersbijdrage 150 Beheer structurele vermindering 160 Beheer subsidies en voorschotten Wijziging van de typecodes De parameterbeheerder bij VAZG voegt de types toe. 7/31

8 ToepassingsOntwikkeling en Projecten Sociale prestaties 4 Functionele en Data behoeften 4.1 Functionele Behoeften Om Vesta uit te breiden naar Vesta stap 2 - gegevensdeling thuiszorgactoren zullen sommige bestaande use cases van Vesta moeten worden aangepast, andere nieuwigheden moeten worden geïntegreerd. Deze lijst is een gedetailleerde checklist van wat er in Vesta zal veranderen en wat er zal bijkomen, en dit zowel op het gebied van de webapplicatie en webservices als op gebied van communicatie en licenties. Elke vereiste op de checklist heeft een uniek nummer SubID en een prioriteit Prio : E: essentiële vereiste B: belangrijke vereiste O: optionele vereiste L: lange termijn vereiste N: Niet op te nemen vereiste Functionele requirements ID Aard Prio ID Omschrijving Oplossingsvoorstel 10 Inloggen As is 100 Zie Vesta. - Aanvullende thuiszorg krijgt toegang tot de webapplicatie van Vesta -> de lokale beheerder van de diensten voor gezinszorg zorgt hiervoor VAZG geeft Smals een lijst met de KBO nummers van alle toe te voegen diensten zzrd 8/31

9 20 Beheer gebruikers en rechten 40 Beheer diensten As is Aanvullende thuiszorg krijgt toegang tot de webservices van Vesta -> zij gebruiken hetzelfde certificaat als de bijhorende dienst voor gezinszorg - De logistieke dienst krijgt toegang tot de webapplicatie van Vesta -> De dienst vraagt licentie aan bij e-health. (procedure ligt nog niet duidelijk vast: tot nu heeft Smals die licentie telkens aangevraagd: pas bij het erkennen van de 2 nieuwe diensten in 2010 is aan het licht gekomen dat een actie vereist is bij ehealth --> niet de dienst, maar VAZG en Smals hebben toen actie moeten ondernemen om toegang in orde te krijgen) De lokale beheerder krijgt toegang tot Vesta en regelt de andere toegangen. - De logistieke dienst krijgt toegang tot de webservices van Vesta -> De dienst vraagt zijn certificaat aan bij Smals. VAZG maakt de dienst aan in de Vesta webapplicatie. Uitzondering voor openbare logistieke diensten: zij zullen via het extranet van de KSZ gaan, en dus neit via e-health. Zie Vesta. De huidige rollen voor de webapplicatie zijn: Voor VAZG: consultatie, inschrijvings- en parameterbeheerder en validatie (in ReMaPH-apllicatie worden de volgende benamingen gebruikt voor die rollen: Consultatie gegevens - Inschrijven personeel - Beheer gegevens - Controle gegevens) Voor de diensten: niveau 1 (consultatie gebrijkersbijdrage), 2 (leesrechten) en 3 (lees- en schrijfrechten) (in ReMaPH-apllicatie worden de volgende benamingen gebruikt voor die rollen: Niveau 1 - Consultatie (niveau 2) - Beheer (niveau 3)) E 401 VAZG moet een onderscheid kunnen maken tussen enerzijds diensten met een erkenning voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg en anderzijds diensten met een erkenning voor logistieke hulp. Daarom zullen de erkenningsnummers vanaf 700 worden gereserveerd voor de diensten voor logistieke hulp. Erkenningsnummer vanaf 700 voor de diensten logistieke hulp 9/31

10 30 Beheer inschrijvingsnummer As is 300 VAZG doet de inschrijving van de wn zodat deze een inschrijvingsnummer toegekend krijgt (zie Vesta). Alle werknemers moeten een inschrijvingsnummer krijgen. Ook werknemers van een niet erkende dienst die via een samenwerking aan poetshulp, karweihulp of professionele oppashulp doen voor een dienst voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg, ook werknemers van een niet erkende dienst die via een samenwerking aan karweihulp doen voor een dienst voor logistieke hulp. In dit geval zal het erkenningsnummer van de erkende dienst worden meegegeven bij de inschrijving. (Het inschrijvingsnummer wordt g d naar de erkende dienst waarmee de niet-erkende dienst samenwerkt.) Zie Vesta E 301 Voor aanvullende thuiszorg wordt functietype (leidinggevend, begeleidend of verzorgend) uitgebreid met logistieke en doelgroepwerknemers. Een werknemer kan in theorie tot 5 inschrijvingsnummers toegekend krijgen, één per functietype. In de praktijk zullen er max. 2 combinaties gemaakt worden door VAZG. - Functietype ('leidinggevend', 'begeleidend' of 'verzorgend') wordt uitgebreid met 'logistieke' en 'doelgroepwerknemers'. - VAZG geeft aan Smals nieuw 'formulier aanvraag inschrijvingen' voor de diensten (Word-document) Het inschrijvingsnummer wordt momenteel voorgesteld dmv de eerste letter van de functie van de persoon, gevolgd door het eigenlijke nummer. Door toevoeging van de functie Logistiek heeft men 2 functies (ook nog Leidinggevende die beginnen met een L en is de herkenbaarheid naar functie toe van het inschrijvingsnummer niet meer gegarandeerd. E 302 Bij elke inschrijving wordt het diploma van de medewerker meegegeven. Bij aanvullende thuiszorg zullen de diplomatypes 'algemeen secundaire onderwijs', 'kunstsecundair onderwijs' en 'Se-n-Se' ook kunnen Het inschrijvingsnummer wordt voorgesteld door de eerste 2 letters van de functie gevolgd door het eigenlijke inschrijvingsnummer. Diplomatype wordt uitgebreid met 'geen diploma' en 'secundair onderwijs: andere'. VAZG beschikt over het parameterbeheer van dit type. 10/31

11 60 Beheer parameters (afsluitingsdata en typecodes) voorkomen, naast de reeds bestaande voor gezinszorg. E 303 Uitbreiding van de machtigingen en autorisaties bij CBPL voor het consulteren van de persoonsgegevens van de medewerkers voor aanvullende thuiszorg in het RR As is 600 Zie Vesta. Voorlopige afsluitingsperiode en definitieve afsluitingsdata gelden ook voor de diensten voor aanvullende thuiszorg en logistieke hulp. Nieuwe diplomatypes moeten toegevoegd worden door VAZG (bij typecodes) Uitbreiding machtigingen en autorisaties bij CBPL door VAZG. E 601 Beheer kruiscontroles typecodes door Smals (zie 4.3). Tabellen worden opgesteld (door typecodes 2 aan 2 te nemen of 2 maal eenzelfde typecode) met daarin de beginen einddatum die de periode weergeeft waarin deze waarden mogen worden gecombineerd 70 Beheer toeslag vervoer, werkdruk en milieu N E 701 Beheer kruiscontroles typecodes door VAZG (zie 4.3). De subsidieberekening maakt gebruik van eigen toeslagen (vervoer, werkdruk, milieu). De mogelijke types toeslagen worden uitgebreid (zie 702) vanaf 01/01/2012. Niet elke type toeslag mag gebruikt wordt door elke dienst. Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg en de diensten voor logistieke hulp. Een dienst voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg kan gebruik maken van volgende types toeslag - milieubewuste verplaatsingen gezinszorg - vervoer gezinszorg - werkdruk gezinszorg Een webapplicatie laat toe dat VAZG zelf de periode kan ingeven waarin de combinatie van 2 waarden van typecodes toegelaten is Toevoegen van een nieuw type Dienstcategorie in de tabel TYPECODE voor TC_REF_TYPE=13. Toevoegen van de waarden diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg en diensten voor logistieke hulp vanaf 01/01/2012 Aanpassing datamodel : - toevoegen codetabel die de mogelijke combinaties weergeeft van dienstcategorie en type toeslag Invullen van de mogelijke combinaties van dienstcategorie 11/31

12 - vervoer aanvullende thuiszorg - werkdruk aanvullende thuiszorg Een logistieke dienst kan gebruik maken van volgende types toeslag - vervoer logistieke hulp - werkdruk logistieke hulp E 702 De lijst van types toeslag wordt uitgebreid/gewiizgd naar : 1) milieubewuste verplaatsingen gezinszorg 2) vervoer gezinszorg 3) werkdruk gezinszorg 4) vervoer aanvullende thuiszorg 5) werkdruk aanvullende thuiszorg 6) vervoer logistieke hulp 7) werkdruk logistieke hulp en type toeslag in de betreffende codetabel. Het inbrengen van de toeslagen gebeurt voor een werkjaar, per type toeslag. Voor deze selectie wordt een overzicht gegeven van alle diensten voor dewelke een toeslag kan ingevuld worden. Daar niet elke type toeslag mag gebruikt worden door elke dienst moet de lijst van de diensten beperkt worden afhankelijk van het gekozen type toeslag. Invullen van de nieuwe waarden in de tabel TYPECODE voor TC_REF_TYPE=9 (type toeslag) vanaf datum? Afsluiten van de oude waarden in de tabel TYPECODE voor TC_REF_TYPE=9 (type toeslag) met datum?? Normaal geen impact op lijsten. Deze waarden mogen enkel gebruikt worden vanaf 01/01/2012. Dit houdt in dat vóór die datum enkel de oude lijst beschikbaar is en dat vanaf die datum de nieuwe lijst beschikbaar is. Het opmaken van overzichtslijsten die gebruik maken van type toeslagen over een langere periode moeten mogelijk zijn over de totaliteit van de types toeslag. De bestaande toeslagen milieubewuste verplaatsingen, vervoer en werkdruk worden vervangen door milieubewuste verplaatsingen gezinszorg, vervoer gezinszorg en werkdruk gezinszorg. Er wordt dus geen datum gekoppeld aan de start voor gebruik. De nieuwe toeslagen mogen gebruikt worden vanaf 1/01/ /31

13 80 Beheer urencontingent/ VTE contingent E 801 Elke dienst (aanvullende thuiszorg en logistieke hulp) heeft een contingent VTE doelgroepwerknemers, logistiek en GESCO-personeel (logistiek, administratief en begeleidend). Zie tabel MB. Dit contingent wordt jaarlijks ingevuld op 01/01 en kan eventueel nogmaals aangepast worden op 01/07. Toevoegen van een nieuw type Functiecategorie in de tabel TYPECODE voor TC_REF_TYPE=12 vanaf datum? : Toevoegen van de nieuwe waarden logistiek personeel, GESCO-logistiek personeel, GESCO-administratief personeel, GESCO-begeleidend personeel en doelgroepwerknemers E 802 VAZG moet via de webapplicatie per dienst het aantal VTE doelgroepwerknemers, logistiek en GESCO personeel (logistiek, administratief en begeleidend) waarvoor subsidies kunnen worden toegekend kunnen invullen/wijzigen en valideren. Er moet rekening gehouden worden met de layout van de tabel zoals die voorkomt in het MB i.e. alle diensten en functiecategorieën komen voor in één tabel waarbij het niet mogelijk is om een VTE-contingent in te vullen voor GESCO-personeel voor openbare diensten (zie tabel 4.3). Het moet mogelijk zijn om de laatste versie van een VTE-contingent over te nemen. Aanpassing datamodel: - een nieuwe tabel MAX_SUBSIDY_VTE met aantallen VTE per datum, per dienst, per functiecategorie - toevoegen codetabel die de mogelijke combinaties weergeeft van soort dienst en functiecategorie Naar analogie met het urencontingent : - één scherm voor het ingeven van de geldigheidsdatum van het VTE-contingent - één scherm met een dynamische tabel (rekening houdend met de gewenste lay-out) dat per dienst en functiecategorie de aantallen VTE weergeeft vanaf de opgegeven geldigheidsdatum - mogelijkheid om een nieuw contigent in te brengen ; - mogelijkheid om een bestaand contingent aan te passen ; - mogelijkheid om een bestaand contingent te raadplegen ; - mogelijkheid om de verschillende versies van een bestaand contingent te raadplegen ; - mogelijkheid om een versie van een bestaand contingent af te drukken ; - toepassing van de validatiecyclus ; - mogelijkheid om de validatiecyclus van een bestaand contingent te raadplegen; 13/31

14 90 Beheer medewerkers en tewerkstelling Niet te verwaarlozen impact op de subsidieberekening. Dit wordt hier niet besproken. B 901 Context De diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg kunnen (een deel) van de aanvullende thuiszorg via een samenwerking met een andere -niet erkende- dienst aanbieden. De diensten voor logistieke hulp kunnen samenwerken met een nieterkende dienst voor karweihulp. Het moet mogelijk zijn om binnen een tewerkstelling aan te duiden of het gaat om : - contract binnen de dienst ; - contract in samenwerking. Een nieuw veld in samenwerking wordt toegevoegd aan de tabel EMPLOYMENT. Deze kan de waarden 0=false (geen samenwerkingsverband, dus binnen de dienst) of 1=true (samenwerkingsverband) aannemen. Een nieuw veld KBO-nr niet-erkende dienst) wordt toegevoegd aan de tabel EMPLOYEMENT. Dit mag niet ingevuld worden indien het gaat om een tewerkstelling binnen de dienst. Dit is verplicht in te vullen indien het gaat om een contract in samenwerkingsverband. Indien een erkende dienst samenwerkt met verschillende niet-erkende diensten moet er een onderscheid kunnen 14/31

15 gemaakt worden tussen het personeel van de verschillende niet-erkende diensten (kan reeds op basis van KBO nummer) Het moet mogelijk zijn om a posteriori controles uit te voeren op de contracten in samenwerkingsverband. Een werknemer type verzorgend kan niet voorkomen bij een dienst voor logistieke hulp (erkenningsnummer >= 700). In combinatie met 1001: Aanpassing datamodel voor UC901 en UC1001: - toevoegen codetabel die de mogelijke combinaties weergeeft van dienstcategorie, type functie en type prestaties Invullen van de mogelijke combinaties van dienstcategorie, type functie en type prestaties in de betreffende codetabel. Toepassing van de controle dienstcategorie en type functie op basis van de mogelijke combinaties in de typetabel bij het aanmaken/wijzigen van een tewerkstelling. B 902 In de webservices mbt tewerkstelling kan de dienst aangeven of het gaat om een tewerkstelling aanvullende thuiszorg in samenwerking./ 'logistieke hulp in samenwerking'. De dienst kan via de webservices mbt een tewerkstelling aangeven of het gaat om een tewerkstelling aanvullende thuiszorg in samenwerking / 'logistieke hulp in samenwerking'. Controle: diensten voor logistieke hulp kunnen geen tewerkstelling van een verzorgende doorsturen.(zie ook p 21) 15/31

16 903 Voor een gezinszorgstatuut binnen een tewerkstelling voor de functie Doelgroepwerknemer mag enkel het statuut Doelgroepwerknemer gebruikt worden. Dit statuut mag voor geen enkel andere functie gebruikt worden. Toevoegen van een nieuw waarde in de tabel TYPECODE voor TC_REF_TYPE=1 (statuuttype) vanaf datum? : Doelgroepwerknemer Aanpassing datamodel : - toevoegen codetabel die de mogelijke combinaties functietype en statuuttype bevat. 100 Beheer prestaties As is 1000 Er worden geen onregelmatige prestaties bij aanvullende thuiszorg/ logistieke hulp gesubsidieerd. Ze worden wel gepresteerd. Duurtijdprestatie en prestatie met begin- en einduur zullen worden gebruikt. 1 gewerkt uur (behalve de niet-verzorgende prestaties) = 1 gefactureerd uur = 1 gesubsidieerd uur. E 1001 Huidige situatie. Een prestatie in Vesta is momenteel ofwel verzorgend ofwel nietverzorgend. Voor prestaties "verzorging" wordt vandaag echter geen prestatietype meegegeven, maar alleen het dossiernummer. De nietverzorgende prestaties betreffen de gelijkgestelde prestatie en bijscholing (zie lijst niet-verzorgende prestaties). Er kunnen enkel prestaties aangeleverd worden voor een medewerker met functie Verzorgende. Voor de functies Leidinggevende en Begeleidende kunnen geen prestaties ingevoerd worden. Invullen van de mogelijk combinaties functietype en statuuttype. Toepassen van de vermelde restrictie bij het aanmaken van een gezinszorgstatuut binnen een tewerkstelling, door verificatie van de mogelijke combinaties. 16/31

17 Het moet mogelijk zijn om prestaties voor poetshulp, karweihulp en professionele oppashulp in te brengen. Diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg kunnen diensten poetshulp, karweihulp en professionele oppashulp aanbieden Logistieke diensten kunnen diensten poetshulp en karweihulp aanbieden. Afhankelijk van de functiecategorie van de werknemer kunnen slechts bepaalde prestaties worden ingebracht. Uiteindelijk geeft tabel 4.2 Functietype vs. prestatietype een overzicht van de mogelijke prestaties in functie van de dienstcategorie en de functiecategorie. Invullen van de nieuwe waarden in de tabel TYPECODE voor TC_REF_TYPE=4 (type prestatie) vanaf 01/01/2012 poetshulp, karweihulp en professionele oppashulp. Reeds voorzien in UC901 (p. 15): codetabel die de mogelijke combinaties weergeeft dienstcategorie, type functie en type prestaties. Invoeren van beperkingen bij het inbrengen/wijzigen van prestaties (ook via webservices) zodat voldaan is aan de gewenste situatie. De beperkingen worden geverifieerd aan de hand van de nieuwe codetabel. 120 Beheer cliënten (dossiers) Het inschrijvingsnummer wordt momenteel voorgesteld dmv de eerste letter van de functie van de persoon, gevolgd door het eigenlijke nummer. Door toevoeging van de functie Logistiek heeft men 2 functies (ook nog Leidinggevende die beginnen met een L en is de herkenbaarheid naar functie toe van het inschrijvingsnummer niet meer gegarandeerd. As is 1200 Transparantie van de hulp die een zorgvrager ontvangt bij de verschillende hulpactoren. Een dienst moet het dossier van de gebruiker bij andere diensten kunnen opzoeken en inkijken (beperkte inkijk). E 1201 Men moet de samenwerking verhogen tussen gezinszorg en aanvullende thuiszorg binnen een dienst. Alle zorgactoren moeten worden verzameld in dezelfde applicatie Vesta. Een gebruiker van gezinszorg en aanvullende thuiszorg bij eenzelfde dienst zal slechts één dossier krijgen. Dit heeft als gevolg dat indien bv. de aanvullende thuiszorg wordt stopgezet voor een dossier, maar het dossier nog blijft bestaan doordat er nog gezinszorg wordt gegeven, er geen einddatum voor de aanvullende thuiszorg aanwezig is. Het inschrijvingsnummer wordt voorgesteld door de eerste 2 letters van de functie gevolgd door het eigenlijke inschrijvingsnummer. Dit gebeurt reeds in Vesta. De lijn wordt doorgetrokken naar aanvullende thuiszorg en logistieke hulp. Het hulptype bevindt zich nu onder de tabel DOSSIER maar zal hier worden verwijderd zodat eenzelfde dossier bestaat voor verschillende types hulp. (hulptype wordt gekoppeld aan de gebruikersbijdrage) In de webapplicatie wordt het consultatiescherm dossier aangepast. Hulptype (= rubriek "Aard van de hulp) wordt verwijderd. 17/31

18 E 1202 Als een gebruiker verhuist, moet het dossier kunnen meegenomen worden met hetzelfde dossiernummer. Feitelijke plaats van hulpverlening komt niet meer in dossier maar wel op een lager niveau onder dossier Te beslissen: ofwel apart, ofwel als onderdeel van zorgprofiel, ofwel in DOS_HIST (meest aangeraden). Een historiek zal hierdoor tevens beschikbaar zijn. De webapplicatie moet deze kunnen weergeven. Ook de officiële woonplaats verhuist mee. Reactie van VAZG op voorstel om feitelijke plaats van dienstverlening te plaatsen in DOS_HIST: In de historiek van het dossier zit dat volgens ons zeker niet op zijn plaats, dat moet ofwel deel uitmaken van het zorgprofiel, ofwel apart onder dossier hangen. Voor de eerste optie moeten bestaande webservices (o.a. addprofile) aangepast worden, voor de tweede optie zijn nieuwe webservices nodig (o.a. om (nieuwe) feitelijke plaats van hulpverlening door te sturen). Een verhuizing loopt immers niet gelijk met het openen of afsluiten van een dossier (integendeel, bij een verhuis blijft het dossier open). De historiek van een dossier zal er dus altijd anders uitzien dan de historiek van de feitelijke plaats van hulpverlening. En de historiek van de officiële woonplaats van de gebruiker (mutaties Rijksregister) kan dan nog een ander verloop kennen, al kan die ook samenvallen met de historiek van de feitelijke plaats van hulpverlening. 18/31

19 E 1203 De dienst voor logistieke hulp kan zijn 2 manueel berekende gebruikersbijdragen consulteren in de webapplicatie: de gebruikersbijdrage voor poetshulp en deze voor karweihulp. Aanpassen webpagina. Er zullen meerdere bijdragen worden getoond in het dossier van de zorgvrager --> zie stap 1: nog verder aan te passen De diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg kunnen 3 manueel berekende gebuikersbijdragen consulteren in de webapplicatie: de gebruikersbijdrage voor poets-, karwei- en professionele oppashulp. E 1204 Indien 2 diensten hulp bieden aan eenzelfde zorgvrager dan moeten deze diensten een beperkte inkijk hebben op de dossiers van elkaar over deze zorgvrager. Aanpassen webpagina. Er zullen meerdere bijdragen worden getoond in het dossier van de zorgvrager. L 1205 De diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg en de diensten voor logistieke hulp kunnen hun systeemberekende gebruikersbijdragen voor karweihulp, poetshulp of professionele oppashulp consulteren 130 Beleidsstatistieken E 1301 Nieuwe zorgactoren in Vesta wil zeggen dat VAZG meer gedetailleerde beleidsstatistieken kan opmaken. Het geanonimiseerd export bestand (copy van de databank) dat VAZG voor deze doeleinden reeds ontvangt zal worden uitgebreid naar de nieuwkomers. E 1302 De wijzigingen aan het export bestand worden vooraf gecommuniceerd aan VAZG. Smals bezorgt VAZG het nieuwe datamodel. VAZG bezorgt Smals de lijst van tabellen die ze nodig hebben voor hun beleidsstatistieken. 19/31

20 140 Migratie en import Zie Vesta. Hier niet van toepassing: voor gezinszorg werden de medewerkers uit de oude subsidie-applicatie gemigreerd naar Vesta (na verrijking met INSZ-nummer; omkaderend personeel kreeg ook een inschrijvingsnummer), maar dat is hier niet mogelijk (wel bv. voorzien dat de diensten ruim op voorhand inschrijvingsnummers kunnen beginnen aan te vragen - voor begeleidend en leidinggevend personeel kan dat in principe vandaag al, voor logistiek personeel en doelgroepwerknemers pas na de aanpassing van UC beheer inschrijvingen) Beheer gebruikersbijdrage E Voor de diensten voor aanvulende thuiszorg en logistieke hulp bestaan er 3 gebruikersbijdragen, nl. voor poetshulp, karweihulp en professionele oppas. Deze zullen bij stap 2 niet automatisch worden berekend (niet mogelijk wegens BVR nog te beslissen). Stap 1 voorziet dat de diensten toch reeds dezelfde webservices zullen gebruiken als de gebruikersbijdrage voor gezinszorg zoals gedefinieerd in stap 1: - indien 'addcontribution' als hulptype één van deze 3 waarden krijgt, dan zal er geen systeembijdrage moeten worden meegegeven waarop de nieuwe bijdrage betrekking heeft. De reden van aanpassen wordt automatisch ingevuld met 'geen rekenmodule beschikbaar' en er zal altijd een bedrag moeten worden meegegeven. - 'correctcontribution' en 'cancelmostrecentcontribution' worden ook in stap 1 aangepast zodat deze rekening houden met stap 2 - af de automatische berekeningsmodule beschikbaar is worden dezelfde regels gevolgd als de gebruikersbijdrage voor gezinszorg. - VAZG voegt de waarden 'poetshulp', 'karweihulp' en 'professionele oppas' toe aan het referentietype 'Hulptype' dat in stap 1 werd aangemaakt met de waarde 'gezinszorg' en gebruikt wordt in de tabellen 'SYSTEM_CONTRIBUTION' en 'CLIENT_CONTRIBUTION'. De begindatum is de dag vanaf wanneer werkelijke gebruikersbijdragen van dit type hulp mogen worden toegevoegd in de dossiers. - gebruik van dezelfde webservices voor de gebruikersbijdrage voor gezinszorg (enkel de berekeningsmodule zal verschillen -> zie UC Stap 1). - Een overgangsdatum tussen het niet en wel beschikbaar zijn van de automatische berekeningsmodule wordt hardgecodeerd in het systeem bijgehouden. UC Stap 1 controleert telkens op deze datum. 20/31

21 E Extra controle bij addcontribution die voorkomt dat een dienst voor logistieke hulp een gebruikersbijdrage voor gezinszorg kan aanmaken. - de systeembijdragen voor gezinszorg worden ook berekend voor de zorgvragers die enkel een open dossier hebben bij een dienst voor logistieke hulp met departementsnummer >= 700. Het kan bv. zijn dat enkele maanden later een andere dienst aan die persoon gezinszorg gaat verlenen Extra controles. 150 Beheer structurele vermindering 160 Beheer subsidies en voorschotten E De dienst voor logistieke hulp doet niet aan professionele oppas. - Extra controle in de webservice 'addcontribution': een dienst met erkenningsnummer hoger dan 700 kan geen gebruikersbijdrage voor professionele oppas ingeven. L De gebruikersbijdragen voor poetshulp, karweihulp en professionele oppas worden door het systeem berekend. zie stap 1: er zullen altijd 4 systeembijdragen worden berekend, ook als het een logistieke dienst is die een nieuw dossier aanmaakt: het kan bv. zijn dat enkele maanden later een andere dienst aan die persoon gezinszorg gaat verlenen Deze 4 systeembijdragen worden jaarlijks op hetzelfde moment berekend. E 1501 privé diensten met erkenningsnummer hoger dan 700 zullen nooit in aanmerking worden genomen (MB). E 1601 Op 01/01 van ieder jaar wordt voor elke dienst een maximaal subsidiebedrag dat het systeem berekend op basis van de toegewezen aantal VTE s. Vervolgens worden de 4 voorschotten berekend die uitbetaald zullen worden in de loop van het werkjaar (voorschot = max 90% van het maximaal subsidiebedrag). Bij structurele vermindering mogen alleen de private diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg opgehaald worden wanneer men bedragen wil invoeren of wijzigen. - Berekenen maximaal subsidiebedrag door het systeem in batch. Zie excel bestand met de exacte berekeningen. 21/31

22 Eerste voorschot moet beschikbaar zijn op 01/01 op basis van MB (toegewezen VTE s) van het voorafgaande jaar. Tweede voorschot is steeds gelijk aan eerste voorschot. Het maximaal subsidiebedrag moet kunnen herberekend worden op basis van nieuw MB (subsidiebedrag is geldig van x/x/x tot y/x/x). Dit betekent ook dat het 3de en het 4de voorschot moeten herberekend worden op basis van het nieuwe MB. -> Voorschot 1 en 2 worden berekend op MB jaar x-1; en voorschot 3 en 4 worden berekend op MB jaar x. E 1602 Voor het berekenen van de subsidies worden de gefactureerde uren geteld. Er zijn geen onregelmatige prestaties bij aanvullende thuiszorg/logistieke hulp: elk gepresteerd uur is een gefactureerd uur en en komt dus ook in aanmerking voor de subsidies. E 1603 E 1604 Berekening door het systeem van het effectieve subsidiebedrag van de diensten voor logistieke hulp/aanvullende thuiszorg (inclusief GESCOwerknemers). Het saldo wordt gelinkt aan gefactureerde uren en effectieve tewerkstelling van begeleidend en leidinggevend van huidig jaar. Dit saldo wordt berekend in het begin van het jaar x+1. De berekeningen van de subsidies maken gebruik van parameters die VAZG beheert via een webapplicatie. Vb n: - Webpagina met het maximaal subsidiebedrag + de voorschotten - Webpagina met de detailberekening Aanpassing aan de huidige berekeningen voor de subsidies voor gezinszorg zodat zij enkel de prestaties en andere in aanmerking nemen die betrekking hebben op gezinszorg. De gegevens die betrekking hebben op aanvullende thuiszorg moeten dus buiten beschouwing worden gelaten. (zie 4.2) - Berekenen maximaal subsidiebedrag door het systeem in batch. Zie excel bestand met de exacte berekeningen. - Webpagina met het maximaal subsidiebedrag + de voorschotten - Webpagina met de detailberekening Uitbreiding parametertabellen in functie van subsidiëring aanvullende thuiszorg en logistieke hulp. 22/31

23 - VAZG kan de verhouding van 1/22,5, 1/17,5 en 1/100 voor de subsidies voor respectievelijk het administratief, begeleidend en leidinggevend personeel wijzigen - VAZG kan de parameter 1VTE = 1450 uren wijzigen. + aparte parameter voor doelgroepwerknemer toevoegen E 1605 De subsidieberekeningen voor gezinszorg enerzijds en aanvullende thuiszorg en logistieke hulp anderzijds gebeuren op verschillende tijdstippen. De subsidieberekening van aanvullende thuiszorg moet worden berekend voordat die van gezinszorg wordt berekend. Voor de subsidieberekening van AT wordt gekeken of er voldaan is aan de norm voor het begeleidend en leidingevend personeel. Aangezien het begeleidend en leidingevend personeel zowel voor AT als voor gezinszorg kan werken, wordt het personeel dat overblijft (en dus niet in rekening wordt gebracht voor de subsidiëring van AT) nadien gebruikt voor de berekening van de subsidies voor gezinszorg. Gebeurt de subsidieberekening van logistieke hulp gelijktijdig met die van aanvullende thuiszorg? Bij voorkeur, maar niet noodzakelijk. - Een apart mechanisme om de verschillende subsidieberekeningen op te starten. - Extra controles die verzekeren dat de subsidieberekening voor gezinszorg pas als laatste zal worden berekend. Extra velden die de tussentijdse waarden bijhouden gegenereerd door de subsidieberekening van aanvullende thuiszorg en te gebruiken bij de subsidieberekening voor gezinszorg. O 1606 Het agentschap kan zelf de regels aanpassen voor de subsidieberekeningen dmv een Business Rules Engine. Uit te voeren controles ID Aard subid Omschrijving controle 90 Beheer medewerkers en tewerkstelling 301 Een werknemer type verzorgend kan niet voorkomen bij een dienst voor logistieke hulp (departementnummer >= 700) 23/31

24 Niet uit te voeren controles ID Aard Omschrijving controle 30 Beheer inschrijvingsnummer Er worden geen controles opgenomen voor de mogelijke combinaties tussen functietypes. Een werknemer kan dus in de praktijd 5 inschrijvingsnummers hebben, 1 per functietype. VAZG beheert echter de inschrijvingen en heeft dus zelf de controle over de ingevoerde data. Er wordt geen controle gedaan tussen diploma en functie type bij een inschrijving. 24/31

25 ToepassingsOntwikkeling en Projecten Sociale prestaties Functietype vs. prestatietype Subsidies voor logistieke hulp: - er worden geen verzorgende werknemers aangenomen - prestaties door doelgroepwerknemers en logistiek personeel kunnen enkel van het type karweihulp of poetshulp zijn. De prestatie verzorgend (opgelet: bij gezinszorg wordt er voor prestaties "verzorging" vandaag geen prestatietype meegegeven, alleen het dossiernummer) en de nietverzorgende prestaties (zoals bijscholing en ondernemingsraad) komen niet voor). Subsidies voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg: - Prestaties door verzorgend personeel zijn van het type verzorgend of niet verzorgend. De prestaties karwei, professionele oppas en poetshulp komen niet voor. - Prestaties door doelgroepwerknemers en logistiek personeel kunnen enkel van het type karwei, poets of professionele oppashulp zijn. De prestatie verzorgend en de niet-verzorgende prestaties komen niet voor. Onderstaande tabel geeft voor de diensten met een bepaalde erkenning (gezinszorg & aanvullende thuiszorg GA & AT of logistieke hulp) weer welke functietypes zij in dienst kunnen nemen. Categorie dienst Functietype Soort prestatie GZ-AT Verzorgend verzorgend niet-verzorgend Leidinggevend - Begeleidend - Logistiek karweihulp poetshulp Doelgroepwerknemers oppashulp karweihulp poetshulp oppashulp Logistiek Leidinggevend - Begeleidend - Logistiek karweihulp Doelgroepwerknemers poetshulp karweihulp poetshulp Functietype Verzorgend personeel Logistiek personeel Doelgroepwn Erkenning GZ & AT V V V Logistieke hulp X V V Volgende tabel geeft per functietype weer welk type prestaties zij kunnen uitvoeren zzrd 25/31

26 Prestatietype Niet Verzorgend Karweihulp Poetshulp Professionele Functietype verzorgend oppas Verzorgend personeel V V X X X Logistiek personeel X X V V Doelgroepwn X X V V V voor dienst met erkenning GZ & AT Lijst met niet-verzorgende prestaties: Waarde Korte Omschrijving Lange Omschrijving (32 characters) 4001 Ondernemingsraad Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan de deelname aan de ondernemingsraad 4002 Preventie en bescherming Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan de deelname aan het comité voor preventie en bescherming op het werk 4003 Syndicaal Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan syndicale verplichtingen 4004 Werkvergadering Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan werkvergaderingen, al dan niet met andere hulpverleners in de thuiszorg 4005 Wijkwerking Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan wijkwerking 4006 Arbeidsduurvermindering Gelijkgestelde uren: de uren, vrijgesteld van prestaties wegens de maatregel arbeidsduurvermindering vanaf 45 jaar 4007 Wachturen kraamzorg Gelijkgestelde uren: de wachturen van de verzorgende personeelsleden die kraamzorg verstrekken Bijscholing Bijscholing 4.3 Voorbeeld VTE contingent GESCO- VTE logistiek personeel GESCO- VTE begeleidend personeel ocmw geel dep. begind. eindd. VTE logistiek personeel GESCO-VTE administratief personeel VTE doelgroepwerknemers vzw 01-Jan- 31-Marpoetsdienst vzw 01-Apr- 31-Decpoetsdienst , Jan Mar /31

27 ocmw geel 01-Apr Dec , Geldig vanaf 01/07/2010 Type Erkennings dienst nummer Naam dienst VTE logistiek personeel GESCO- VTE logistiek personeel GESCO-VTE administratief personeel GESCO- VTE begeleidend personeel VTE doelgroepwerknemers Privaat 002 VZW Familiehulp 4,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Privaat 003 VZW Familiezorg West-Vlaanderen 3,00 2,00 1,00 0,00 1,00 Dienst voor Gezinszorg van het OCMW Openbaar 034 Leuven 2,00 0,50 Openbaar 035 Dienst voor Gezinszorg van de stad Ronse 6,00 3, Kruiscontroles Subsidies voor logistieke hulp: - er worden geen verzorgende werknemers aangenomen - prestaties door doelgroepwerknemers en logistiek personeel zijn enkel van het type karweihulp of poetshulp. De prestatie verzorgend en de niet-verzorgende prestaties (zoals bijscholing en ondernemingsraad) komen niet voor. Subsidies voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg: - Prestaties door verzorgend personeel kunnen van enkel van het type verzorgend en nietverzorgend zijn. - Prestaties door doelgroepwerknemers en logistiek personeel kunnen enkel van het type karwei, poets of professionele oppashulp zijn. De prestatie verzorgend en de niet-verzorgende prestaties komen niet voor. Lijst met niet-verzorgende prestaties: Waarde Korte Omschrijving Lange Omschrijving (32 characters) 4001 Ondernemingsraad Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan de deelname aan de ondernemingsraad 4002 Preventie en bescherming Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan de deelname aan het comité voor preventie en bescherming op het werk 4003 Syndicaal Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan syndicale verplichtingen 4004 Werkvergadering Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan werkvergaderingen, al dan niet met andere hulpverleners in de thuiszorg 4005 Wijkwerking Gelijkgestelde uren: de uren besteed aan wijkwerking 4006 Arbeidsduurvermindering Gelijkgestelde uren: de uren, vrijgesteld van prestaties wegens de maatregel arbeidsduurvermindering vanaf 45 jaar 4007 Wachturen kraamzorg Gelijkgestelde uren: de wachturen van de 27/31

28 verzorgende personeelsleden die kraamzorg verstrekken Bijscholing Bijscholing De gegevens in een databank moeten zo goed mogelijk de realiteit weerspiegelen. Het is daarom belangrijk dat gegevens die in de praktijk niet kunnen voorkomen ook niet (per ongeluk) kunnen voorkomen in de gegevensbank. Kruiscontroles kunnen daarbij helpen. Zij laten toe te controleren of de waarde van een bepaald type mag worden gecombineerd met de waarde van een ander type. Indien de combinatie in de praktijk niet mogelijk zal de combinatie in de databank worden geweigerd. Typecodes De parameterbeheerder (rol "Beheer gegevens") kan van verschillende types gebruikt in Vesta waarden toevoegen of wijzigen. Hij kan daarbij een begin- en een einddatum meegeven die de geldigheidheidsduur aangeeft van deze waarde. Voorbeeld voor Functietype: Aan dit type zal de parameterbeheerder 2 functies toevoegen: Doelgroepwerknemer Logistiek werknemer De verschillende types die de parameterbeheerder (rol "Beheer gegevens") kan aanpassen in Vesta: Andere hulp type Diplomatype Functietype Gezinstype Paritair Comité type Prestatietype Reden aanpassing type Reden afsluiten type 28/31

29 Startuurtype Statuuttype Toeslag type Kruiscontroles Voorbeeld: Doelgroepwerknemer komt niet overeen met een bestaande waarde van statuuttype. Daarom zal een extra statuuttype doelgroepwerknemer worden toegevoegd. Functietype doelgroepwerknemer zal altijd moeten worden gecombineerd statuuttype doelgroepwerknemer. Indien VAZG wil dat het systeem niet toelaat dat functietype doelgroepwerknemer wordt gecombineerd met een ander statuuttype dan doelgroepwerknemer kunnen we kruiscontroles uitvoeren tussen deze 2 tabellen. Volgende tabel geeft louter ter illustratie de periode weer waarin 2 statuten kunnen worden gecombineerd. Functietype / Begeleidende Leidinggevende Verzorgende Logistieke Doelgroep Statuuttype Gesco (arb) 01/01/2010 Gesco (bed) Soc Maribel (arb) Soc Maribel (bed) Ander stat (arb) Ander stat (bed) Artikel 60 (arb) Artikel 60 (bed) Regulier (arb) Regulier (bed) Toeslag werkdrukverm (arb) 01/01/ /01/ /01/ /01/ /01/2010 Toeslag 29/31

30 werkdrukverm (bed) Uitzendkracht (arb) Uitzendkracht (bed) Doelgroep (arb) 01/01/ /01/ /01/2010 Een dergelijke tabel kan men opmaken voor alle statuten, 2 aan 2. 1) Use case 601: Deze tabel kan beheerd worden door Smals 2) Use case 602: Deze tabel kan beheerd worden door VAZG (parameterbeheer) Andere mogelijke kruiscontroles Er zijn nog andere kruiscontroles mogelijk zoals bv functietype/functietype: Deze worden later uitgewerkt. Voorstel nieuwe referentietypes: Diensttype Op dit moment werd beslist dat diensten voor logistieke hulp worden onderscheiden van diensten voor gezinszorg en aanvullende thuiszorg door hen een erkenningsnummer te geven dat hoger ligt dan 700. Moest er een nieuw referentietype Dienst worden aangemaakt om dit onderscheid weer te geven dan zou VAZG ook kruiscontroles kunnen beheren tussen de diensten en de andere types. Voorbeeld: Dienst / toeslagtype: Het toeslagtype milieu is niet van toepassing voor de dienst logistieke hulp. Dienst / prestatietype: een dienst voor logistieke hulp kan geen professionele oppashulp of tewerkstellingsgegevens en prestaties van verzorgenden doorsturen. Gebruikersbijdrage type Er zullen reeds 4 verschillende gebruikersbijdragen bestaan: voor gezinszorg, poetshulp, karweihulp en professionele oppas. Voor elk van deze is er de mogelijkheid dat de dienst een manuele gebruikersbijdrage ingeeft. Indien er voor gebruikersbijdrage een referentietype wordt aangemaakt, dan zal VAZG zelf types bijdragen kunnen toevoegen waarvoor de dienst manueel berekende bijdragen kan invullen. Indien diensttype ook wordt aangemaakt, kan volgende kruiscontrole worden uitgevoerd: Dienst / gebruikersbijdrage: De gebruikersbijdrage voor gezinszorg is niet geldig bij een dienst voor logistieke hulp. 30/31

31 4.5 Conceptueel model 31/31