Verslag proefproject AEO

Transcriptie

1 Verslag proefproject AEO 24 augustus 2006

2 0. Voorwoord Dit verslag beschrijft de resultaten van het proefproject inzake erkende bedrijven, hierna AEO's (Authorised Economic Operators - Noot van de vertaalster: wie heeft die onmogelijke term "economic operators" verzonnen? Het is geen normaal Engels.) genoemd, dat werd uitgevoerd in het kader van het programme DOUANE Het proefproject liep van januari tot juli Er was eerst een bijeenkomst van alle deelnemende bedrijven en hun douanediensten om de doelstellingen van het proefproject uit te leggen en de voorafgaande controle bij de bedrijven voor te bereiden. De douanediensten voerden de voorafgaande controle bij de bedrijven uit van januari tot maart en hun verslagen werden op de tweede vergadering, in april, besproken. Deze vergadering was ook een voorbereiding van de douane op het werk dat vervolgens moest worden uitgevoerd, de andere doelstellingen van het proefproject. In de periode april - juni evalueerden de douanediensten hoe het risicobeheer voor de deelnemende bedrijven kon worden uitgevoerd en hoe deze in de toeleveringsketen konden worden geïdentificeerd. De douanediensten brachten over de resultaten verslag uit bij de Commissie en een ontwerp-verslag van het proefproject werd in de voltallige vergadering van juni besproken. Het resultaat van het proefproject werd de bedrijven in juli voorgelegd; deze bespraken samen met de douane en de Commissie hoe het werk het best kon worden voortgezet. Er werd een subgroep opgericht die moest uitwerken hoe de resultaten van het onderzoek bij een bedrijf in een andere lidstaat kon worden gebruikt wanneer een vergelijkbaar bedrijf een aanvraag indiende. De subgroep bestond uit vertegenwoordigers van de UK en SE. De resultaten van de voorafgaande controle bij het bedrijf in SE werden besproken op vergaderingen die in april en mei in de UK werden gehouden en waaraan ook bedrijven uit SE en UK deelnamen. De subgroep bracht verslag uit in juni en de resultaten zijn opgenomen in het verslag over het proefproject. Doel van het proefproject was een duidelijker idee te verkrijgen over de manier waarop AEOaanvragen moeten worden behandeld en de manier waarop de AEO-controle bij bedrijven moet worden uitgevoerd alsmede, hoewel dit oorspronkelijk niet was voorzien, ondersteuning van het Comité Douanewetboek bij de besprekingen over de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 648/ Doelstellingen van het proefproject Het AEO-projectgroep had een gids opgesteld voor het uitvoeren van de voorafgaande bedrijfscontrole. Getest moest worden of de vragen in de gids de goede vragen waren. Zo niet, moesten voorstellen worden gedaan om de vragen te veranderen of moesten de vragen bijvoorbeeld in andere categorieën worden onderverdeeld, al naar gelang het deel van de toeleveringsketen waarin de bedrijven actief waren en ook rekening houdende met de situatie van middelgrote en kleine bedrijven en multinationals; Er moesten voorbeelden worden gegeven van de wijze waarop het risicobeheer van AEO s kon worden opgezet en onderhouden. Er moest worden uitgezocht hoe het risicobeheer in de deelnemende lidstaten wordt uitgevoerd ten aanzien van bestaande bonafide bedrijven; Er moest een manier worden gevonden om AEO s in de toeleveringsketen te kunnen identificeren en om deze identificatie tussen de deelnemers te kunnen delen; 2

3 Er moest worden uitgezocht of de AEO-status met verdere vereenvoudigingen en faciliteiten kon worden verbonden; Er moest worden onderzocht of er verdere behoeften waren bij de tenuitvoerlegging (met inbegrip van communicatie/overleg/uitwisseling van informatie). 1 Achtergrond 1.1. Rechtsgrond De AEO-status werd ingevoerd bij artikel 5bis van Verordening (EG) nr. 648/2005. Het ontwerp van de uitvoeringsbepalingen van deze verordening (werkdocument TAXUD 1250/2005, herz. 6), hierna ontwerp-uitvoeringsbepalingen genoemd, bevat de artikelen 14bis tot en met 14quinvicies die de bepalingen bevatten inzake AEO-zaken (criteria, voorwaarden en hoe de AEO-status moet worden aangevraagd). 1.2 Selectie van deelnemers Elf bedrijven en de douanediensten van het land van die bedrijven werden geselecteerd voor deelname aan het AEO-proefproject. Alle douanediensten die bedrijven hadden voorgesteld konden een voorafgaande bedrijfscontrole uitvoeren en bij het project betrokken blijven. Slechts Denemarken had hiervoor belangstelling en bleef met het bedrijf bij het proefproject betrokken. Bij de keuze van de deelnemers werd erop gelet dat zij tezamen alle schakels van de toeleveringsketen vertegenwoordigden (fabrikant, exporteur, expediteur, entrepothouder, douane-agent, vervoerder en importeur). Gezien de zeer positieve reactie van de lidstaten en het bedrijfsleven moesten de diensten van de Commissie, om het project praktisch uitvoerbaar te houden, dat wil zeggen om met een groep van een redelijke omvang te kunnen werken, een selectie maken tussen de voorgestelde deelnemers. De keuze was gebaseerd op een combinatie van de volgende criteria: 1 Ervaring op het gebied van AEO-programma s; 2 Deelname van verschillende landen van de EU; 3 Deelname van zowel oude als nieuwe lidstaten; 4 Deelname van zowel grote als kleine lidstaten; 5 Deelname van middelgrote en kleine bedrijven; 6 Deelname van multinationals; 7 Deelname van verschillende vervoerwijzen; 8 Deelname van alle schakels van de toeleveringsketen en de verschillende gebieden moeten op een evenwichtige manier zijn vertegenwoordigd. 3

4 Na de toepassing van deze criteria hebben de diensten van de Commissie, om een representatieve steekproef te krijgen, het aantal deelnemende bedrijven tot elf verhoogd en aanvaard dat zij tot verschillende lidstaten behoren. De volgende elf lidstaten en bedrijven werden voor het project geselecteerd: Oostenrijk België Frankrijk Duitsland Hongarije Italië Litouwen Nederland Slovenië Zweden Verenigd Koninkrijk Magna Steyr Fahrzeugtechnik Nike Europe Holding BV Renault sas Hapag-Lloyd Container Line GmbH MASPED Co Ltd Uno a Erre Italia Spa AB Lietuvos gelezinkeliai Kuper Douaneservice BV Gorenje, gosodinjski aparati d.d. DHL Express (Sweden) AB Cardinal Health Deze selectie zorgde voor een evenwicht tussen de verschillende deelnemers aan de toeleveringsketen. Importeurs, producenten, exporteurs, transportbedrijven (zee, lucht, weg, spoor en expresdiensten), entrepots en douane-agenten waren vertegenwoordigd evenals middelgrote/kleine bedrijven en multinationals. Wat de lidstaten betreft, namen zowel oude als nieuwe lidstaten deel. zowel grote als kleine landen; Noord-, Midden- en Zuid-Europese landen; lidstaten met landgrenzen, zeegrenzen en centraal gelegen landen. 2. Werkwijze 2.1. Toepassing Bevindingen en opmerkingen Het indienen van de aanvraag In de meeste gevallen zal de aanvraag slechts door één lidstaat worden behandeld, maar wanneer de hoofdboekhouding of de administratie in een lidstaat wordt bijgehouden en de douanegerelateerde activiteiten in een andere lidstaat worden uitgeoefend, moet de aanvraag worden ingediend in de lidstaat waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden. In dat geval wordt de voorafgaande bedrijfscontrole door de twee lidstaten samen verricht. Artikel 14quinquies, leden 1, 2 en 3 van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen luidt als volgt: "1. De aanvraag wordt ingediend bij een van de volgende douaneautoriteiten: a) De douane van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt bijgehouden en waar ten minste een deel van de door het certificaat te dekken activiteiten wordt uitgeoefend; b) De douane van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen in het computersysteem van de aanvrager met behulp van 4

5 informatica en computernetwerken voor de betrokken douaneautoriteit toegankelijk is, waar het algemene logistieke beheer van de aanvrager plaatsvindt en waar ten minste een deel van de door het certificaat te dekken activiteiten worden uitgeoefend. De hoofdboekhouding van de aanvrager als bedoeld onder a) en b) omvat dossiers en documenten aan de hand waarvan de douane kan controleren of aan de voorwaarden en criteria ter verkrijging van het AEO-certificaat is voldaan en of de aanvrager daaraan blijft voldoen. 2. Indien op grond van lid 1 niet kan worden vastgesteld wie de bevoegde douaneautoriteit is, wordt de aanvraag ingediend bij de douane van de lidstaat waar de hoofdboekhouding in verband met de betrokken douaneregelingen wordt bijgehouden, of waar de hoofdboekhouding in verband met de betrokken douaneregelingen toegankelijk is als bedoeld in lid 1, onder b) en waar het algemene logistieke beheer van de aanvrager plaatsvindt; in dit laatste geval vindt het algemene logistieke beheer van de aanvrager plaats in dezelfde lidstaat." De groep was van oordeel dat de eerste tekst van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen niet in alle behoeften voorzag daar met name multinationals zeer bijzondere en ook heel eigen structuren kunnen hebben en daarom zou er een zekere flexibiliteit moeten zijn om aan hun bijzondere eisen tegemoet te komen, zonder dat zij echter mogen kiezen in welke lidstaat zij de aanvraag indienen ( rondshoppen voor een certificaat ). Bij het proefproject bleek dat een bedrijf slechts een filiaal (geen rechtspersoon) had in de lidstaat waar het voor het project was geselecteerd. Alle douaneaangelegenheden worden door dit filiaal afgehandeld en alle dossiers en documenten inzake douanezaken worden ook in die lidstaat bijgehouden en zijn in die lidstaat toegankelijk. De hoofdboekhouding van dit bedrijf wordt echter in een andere lidstaat bijgehouden, maar daar vinden geen douanegerelateerde activiteiten plaats. Volgens artikel 14quater van de vroegere ontwerp-uitvoeringsbepalingen moest dit bedrijf de aanvraag indienen in de lidstaat waar de hoofdboekhouding wordt bijgehouden. Ook een andere delegatie stelde voor artikel 14quater in die zin te wijzigen. De tekst van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen - herz. 6 is dus in die zin gewijzigd en het is nu aan het Comité Douanewetboek om over deze kwestie een besluit te nemen. Het vroegere artikel 14quater is nu artikel 14quinquies geworden. Een delegatie was van mening dat de tekst nog niet duidelijk genoeg is daar multinationals op topmanagementniveau aan veiligheidsbeheer kunnen doen, terwijl het logistieke beheer op een lager managementniveau plaatsvindt. Soms wordt in een lidstaat aan logistiek beheer gedaan en in een andere lidstaat aan veiligheidsbeheer Werkmethoden douane Alle of bijna alle douanediensten in het proefproject hebben andere douaneafdelingen geraadpleegd om informatie te verkrijgen over de aanvrager de voorafgaande bedrijfscontrole te verrichten. Sommigen hebben vervolgens de voorafgaande bedrijfscontrole tezamen met medewerkers van andere afdelingen uitgevoerd en sommige hebben deze geraadpleegd voor, gedurende en na de voorafgaande bedrijfscontrole. 5

6 2.2 Validering van de criteria Bevindingen en oplossingen Noodzaak van een overgangsperiode met overgangsregels Volgens artikel 14sexdecies, lid 2, van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen moet het certificaat binnen 90 kalenderdagen na het indienen van de aanvraag worden afgegeven. Deze termijn kan met 30 kalenderdagen worden verlengd wanneer het de douane niet mogelijk is genoemde termijn aan te houden. Het zal nodig zijn een overgangstermijn in te voeren om aan de vraag te kunnen voldoen wanneer veel bedrijven tezelfdertijd een aanvraag indienen en gezien het gebrek aan ervaring op dit gebied en het aantal controleurs in de lidstaten. Zelfs indien de termijn met 30 dagen wordt verlengd, kan dit nog onvoldoende zijn. Het zou nodig kunnen zijn toe te staan dat de bedrijven reeds een aanvraag om een AEO-certificaat indienen voordat het AEO-concept van toepassing is, zodat de douane reeds met het onderzoek van de aanvragen kan beginnen. Dit kan natuurlijk pas gebeuren nadat er gestemd is over de uitvoeringsbepalingen. Een oplossing zou kunnen zijn 300 kalenderdagen te aanvaarden gedurende een overgangsperiode van twee jaar, en de termijn van dagen die thans in de rechtstekst is opgenomen dan niet toe te passen. Gedurende die twee jaar zouden de tijdschema s geëvalueerd kunnen worden om een aanvaardbare termijn te kunnen vaststellen. De termijnen zouden ook in overleg met het bedrijf kunnen worden vastgesteld om de vergunning niet te vertragen. Deze optie moet dan in de rechtstekst worden opgenomen. Enkele leden waren van oordeel dat de termijnen na de overgangsperiode misschien herzien moeten worden, daar de douane dan de nodige ervaring zal hebben om beter te kunnen bepalen hoeveel tijd er nodig is om een AEO-aanvraag te beoordelen. Een lid wees erop dat het met het vele werk en de beperkte middelen zeer moeilijk zal zijn de periodieke bedrijfscontroles uit te voeren die minstens eens in de drie jaar moeten worden uitgevoerd. Een douanedienst verwacht ongeveer aanvragen in zijn lidstaat zodra het AEO-programma begint, gevolgd door nog eens aanvragen binnen enkele jaren. Gezien het grote aantal aanvragen om de AEO-status die naar verwachting zullen binnenkomen, zal het voor de douane moeilijk zijn ook de situatie van bedrijven te beoordelen die de AEO-status al hebben. Daarom wordt voorgesteld dat de termijn van drie jaar waarvan sprake is in artikel 14septdecies, lid 4, aan het einde van de overgangsperiode begint. Bijvoorbeeld: een bedrijf dat in 2007 beoordeeld is en de AEO-status heeft verkregen, zal opnieuw worden onderzocht in 2012 (overgangsperiode van 2 jaar + herbeoordelingsperiode van 3 jaar). De douane ziet toe op de inachtneming van de voorwaarden en criteria en gaat zo nodig over tot een herbeoordeling. De groep was van oordeel dat het artikel inzake de herbeoordeling in die zin moest worden gewijzigd dat een volledige herbeoordeling alleen nodig was indien er wijzigingen waren binnen het betrokken bedrijf of indien er wijzigingen waren in de EU-wetgeving. Het is niet de bedoeling van de wetgever dat elke AEO volledig moet worden herbeoordeeld aan de hand van de in de wetgeving opgenomen voorwaarden en volgens de AEO-gids, maar dat deze slechts wil bereiken dat er een regelmatig toezicht is op de AEO's. Van de andere kant mag het niet zo zijn dat de douane een bedrijf de AEO-status verleent en diens dossier dan niet meer bekijkt. De groep heeft een voorstel opgesteld ter attentie van het Comité Douanewetboek (zie ook ). 6

7 De aan het proefproject deelnemende bedrijven waren van oordeel dat het proces van bedrijfscontrole en vergunningverlening te omslachtig was. Volgens hen was het in het belang van een bedrijf systematisch bepaalde procedures te volgen en dat de bedrijfsleiding aanvaardde dat de bedrijfscontrole een normaal onderdeel was van het werk van de medewerkers van een bedrijf dat erkend diende te worden. De aan het proefproject deelnemende medewerkers van bedrijven wezen op de vijandige omgeving en de voortdurende verplichting kostenefficient te werk te gaan; dit vormde een hinderpaal die uit de weg moest worden geruimd voordat extra werk ter voorbereiding van de bedrijfscontrole en vergunningverlening door de bedrijfsleiding zou worden aanvaard Het COMPACT risicobeheermodel De vragen in COMPACT zijn in het algemeen dezelfde als de vragen die volgens de ontwerpuitvoeringsbepalingen en het werkdocument "het AEO-certificaat normen en criteria" (hierna "de AEO-gids" genoemd) bij de voorafgaande bedrijfscontrole worden gesteld, maar de hoofdstukken over douaneprocedures kwamen aanvankelijk niet voor in de gids, daar de AEO-certificatie en -criteria niet rechtstreeks verband hielden met het gebruik van douaneregelingen. Wanneer het risicobeheer verband houdt met AEO s, moet echter ook rekening worden gehouden met het dagelijks gebruik van douaneregelingen door de bedrijven. Aan de AEO-gids zijn hoofdstukken uit het COMPACT-model inzake douaneregelingen toegevoegd om het risicobeheer in overeenstemming te brengen met het nieuwe AEO-COMPACT-model. De AEO-gids bevat aandachtspunten aan de hand waarvan risico's kunnen worden beoordeeld. Door toevoeging van informatie over het gebruik van douaneregelingen door de bedrijven kan de douane een algemeen controleplan voor een bedrijf opstellen dat als basis voor een voortdurend toezicht kan dienen. Naar aanleiding van de resultaten van het AEO-proefproject zijn het AEO-COMPACT-model en de AEO-gids bijgewerkt. Nadere gegevens zijn te vinden in de werkdocumenten, bijlagen 2 en 3. Deze zullen verder worden bijgewerkt en nadat de lidstaten meer ervaring hebben opgedaan met de beoordeling van de criteria zullen praktische voorbeelden worden toegevoegd. Gebruik van het AEO-COMPACT-model wordt aanbevolen, maar is niet verplicht, daar bij het proefproject is gebleken dat de methodes van de douanediensten tot gelijkwaardige resultaten leidden Zakenpartners Om de gehele toeleveringsketen te beveiligen, moeten de bedrijven ervoor zorgen dat hun deel van de toeleveringsketen en dat deel waarvoor hun zakenpartners verantwoordelijk zijn veilig is. Hoe aan deze eis kan worden voldaan, kan bijvoorbeeld worden gevonden in ISO/PAS 28001, volgens welke zakenpartners veiligheidsverklaringen moeten toezenden. De veiligheidsverklaringen bevatten informatie hoe de goederen en informatie daarover door de zakenpartners worden beveiligd. Het gebruik van veiligheidsverklaringen is een manier om vooruit te gaan, maar het moet voor AEO s ook mogelijk zijn contractuele regelingen met hun zakenpartners te treffen, als beschreven onder "D" hieronder. 7

8 Beveiliging van de gehele toeleveringsketen betekent dat beveiligingsmaatregelen worden toegepast van de eerste tot de laatste schakel in de toeleveringsketen. Een AEO moet de toeleveringsketen zo veel mogelijk beveiligen. Een AEO moet kunnen nagaan of het AEOcertificaat van een ander bedrijf geldig is. Volgens artikel 14quinvicies, lid 4, van de ontwerpuitvoeringsbepalingen worden de namen van de AEO s bekendgemaakt, mits zij daarvoor toestemming geven. Door de publicatie van enige informatie over AEO s kunnen AEO s nagaan of een ander bedrijf een AEO is en over welk AEO-certificaat dit bedrijf beschikt. Een mogelijke oplossing kan er ook in bestaan dat van alle bedrijven die een AEOveiligheidscertificaat aanvragen wordt geëist dat zij instemmen met de publicatie van informatie over de geldigheid van hun AEO-certificaat met het oog op de beveiliging van de toeleveringsketen. Deze vraag zou deel kunnen uitmaken van het aanvraagformulier. Een dergelijke instemming zou een voorwaarde kunnen zijn voor het verkrijgen van het AEOveiligheidscertificaat. De toeleveringsketen kan op de volgende manieren worden beveiligd: A) De AEO is verantwoordelijk voor de gehele toeleveringsketen Een toeleveringsketen kan slechts als geheel beveiligd worden beschouwd wanneer de AEO verantwoordelijk is voor de gehele toeleveringsketen. Voorbeeld: Een exporteur die de goederen ook naar de eindbestemming vervoert. B) De AEO werkt alleen samen met andere AEO s of gelijkwaardige bedrijven Een andere mogelijkheid om de gehele toeleveringsketen te beveiligen bestaat erin dat de AEO in de toeleveringsketen uitsluitend samenwerkt met andere AEO s of soortgelijke bedrijven. Voorbeeld: Een importeur die een AEO is ontvangt goederen van een leverancier in een derde land. De leverancier is ook een bedrijf dat door de douane van een derde land is erkend in het kader van zoiets als een AEO-concept en alle deelnemers aan de toeleveringsketen zijn erkende bedrijven in het kader van een AEO-concept of soortgelijk concept. Internationale douanesamenwerking en de wederzijdse erkening van handelspartnerschapsprogramma's zijn daarom zeer belangrijk. C) De AEO vraagt zijn zakenrelaties om veiligheidsverklaringen Een andere mogelijkheid is met veiligheidsverklaringen te werken. Voorbeeld: Een importeur die een AEO is ontvangt goederen uit een derde land. Noch de leverancier noch een ander bedrijf in de toeleveringsketen, behalve de importeur, is een AEO. De importeur vraagt veiligheidsverklaringen (als beschreven in ISO PAS 28001) van zijn zakenpartners en eist van alle deelnemers in de toeleveringsketen dat deel van de toeleveringsketen dat onder hun verantwoordelijkheid valt te beveiligen. D) De AEO treft contractuele regelingen met zijn zakenpartners Een andere mogelijkheid is met contracten te werken. Voorbeeld: Een importeur die een AEO is ontvangt goederen uit een derde land. Noch de leverancier noch een ander bedrijf in de toeleveringsketen behalve de importeur is een AEO. De importeur heeft met zijn zakenpartners een contract gesloten volgens hetwelk alle deelnemers in de toeleveringsketen dat deel van de toeleveringsketen dat onder hun verantwoordelijkheid valt zullen beveiligen. Er zijn ook andere veiligheidsnormen volgens welke zakenpartners erop moeten toezien dat de toeleveringsketen is beveiligd, bijv. in Verordening (EG) nr. 2320/2002 inzake de veiligheid van het luchtvaartverkeer waarin gewerkt wordt met de begrippen "erkend agent" en "bekende afzenders". Het is evenwel zo dat bedrijven van zakenpartners in derde landen 8

9 niet door de EU-douane worden gecontroleerd, daar dit niet onder haar bevoegdheid valt. Zoals eerder vermeld, verschaffen wereldwijde normen voor handelspartnerschapsprogramma s, zoals het SAFE-kader van de Werelddouaneorganisatie, een goede basis voor internationale douanesamenwerking inzake de wederzijdse erkenning van handelspartnerschapsprogramma's Alle toeleveringsketens? Bedrijven kunnen veel leveranciers hebben en dus deel uitmaken van veel toeleveringsketens. Alle toeleveringsketens moeten door veiligheidsmaatregelen worden gedekt. AEO s moeten maatregelen hebben genomen om de toeleveringsketens te beveiligen. Het kan nuttig zijn dat bedrijven in contracten met hun zakenpartners bepalingen opnemen inzake de beveiliging van de toeleveringsketen. Sommige bedrijven die hebben deelgenomen aan het proefproject eisen veiligheidsverklaringen van hun zakenpartners, terwijl andere gebruik maken van andere middelen. Bedrijven die hebben deelgenomen aan het proefproject beveiligen hun toeleveringsketens reeds nu om andere redenen (ter voorkoming van verlies en diefstal, voor verzekeringsdoeleinden of in het kader van andere veiligheidsprogramma s.) In het proefproject verzegelden de meeste bedrijven hun zendingen. Verzegelingen moeten echter aan het begin van de toeleveringsketen worden aangebracht, onder toezicht van een AEO of een ander bedrijf waarmee de AEO een contract heeft gesloten. Indien later in de toeleveringsketen een verzegeling wordt aangebracht, betekent dit slechts dat het vanaf dat tijdstip moeilijker is aan de goederen te komen. Het betekent niet dat de zending beveiligd is, daar het niet zeker is of iemand voor de verzegeling iets met de goederen heeft gedaan. Sommige douanediensten hebben alle bedrijfsruimten van de aanvrager gecontroleerd en sommige slechts bepaalde bedrijfsruimten. Zoals in punt Zakenpartners vermeld, kan de toeleveringsketen uit een of meer bedrijven bestaan. Indien de AEO zelf niet verantwoordelijk is voor de gehele toeleveringsketen, is in punt beschreven hoe de toeleveringsketen kan worden beveiligd. Het is aan de lidstaten om te beoordelen of de AEO aan de criteria voldoet en te besluiten of er nog andere risico's zijn en hoe groot deze zijn. Een bedrijf met AEO-status wordt als een laag risico beschouwd wanneer het bedrijf aan de criteria heeft voldaan om een AEO te worden. Het dagelijks gebruik van douaneprocedures en de toeleveringsketen moet echter in aanmerking worden genomen bij de risicobeoordeling als vermeld in het document AEO-COMPACT-model (werkdocument TAXUD 2006/1452) en de AEO-gids (werkdocument TAXUD 2006/1450). Dan kan blijken dat er nog risico s zijn en dat deze ook in aanmerking moeten worden genomen. Enkele lidstaten die aan het proefproject deelnamen stelden voor dat risico s als groot, gemiddeld of gering moesten worden beoordeeld en met alle lidstaten moesten worden gedeeld nadat een bedrijf het AEO-certificaat had verkregen. Enkele lidstaten waren van oordeel dat een groep moest worden opgericht die zou beoordelen hoe moest worden omgegaan met risico's bij AEO's. Besloten werd echter dat risico s bij AEO s verder zullen worden behandeld door de bestaande risicobeheerwerkgroepen in het kader van DOUANE

10 Om een AEO in de summiere aangifte te kunnen identificeren, werd voorgesteld het AEOcertificaatnummer te gebruiken. Er worden thans besprekingen gevoerd hoe andere bedrijven dan het bedrijf dat de summiere aangifte indient kan worden geïdentificeerd Hoe moet de bedrijfscontrole worden uitgevoerd, hoe moet de AEO-gids worden gebruikt? Sommige gebieden in de AEO-gids moeten nader worden uitgewerkt en met beste praktijken worden geïllustreerd nadat het AEO-concept is ingevoerd. Hierdoor zal een gemeenschappelijk niveau van gebruik van dit document, inclusief het niveau van de antwoorden op de gebieden, worden vastgesteld. Zonder praktische ervaring en gelet op de bijzondere situatie van en met name de verschillen tussen multinationals en middelgrote en kleine bedrijven, was het in dit stadium onmogelijk meer uitleg over de AEO-gids te geven. Dit is een gebied waarop waarschijnlijk toezicht nodig zal zijn en waar beste praktijken kunnen worden ingevoerd nadat de AEO-gids enige tijd is gebruikt. Het is van groot belang dat deze informatie en ervaring tussen de lidstaten wordt gedeeld en besproken om tot eenzelfde praktijk in de gehele EU te komen. Vanwege het feit dat de beoordeling van veiligheidscriteria een nieuwe taak voor de douane is, is verdere uitleg over de vragen nodig en is er ook behoefte aan kruisreferenties met andere veiligheidsnormen. De lidstaten hebben in het proefproject de AEO-gids gebruikt, overleg gepleegd met hun deskundigen en opmerkingen toegezonden om het document te verbeteren. A) een passende staat van dienst op het gebied van de inachtneming van de douaneeisen In een geval zijn verbeteringen nodig. Of de aanvragers de eisen van de douane in het verleden in acht hebben genomen, moet per geval worden beoordeeld. De douanediensten hebben gecontroleerd of de aanvragers de regels voor douaneprocedures in acht hebben genomen, dat geen eerdere onregelmatigheden op belasting- of douanegbied werden vastgesteld, vergunningen niet werden ingetrokken. Een douanedienst heeft alle aangiften voor douanevervoer gecontroleerd. Sommige hebben ook inlichtingen bij nasporingsdiensten opgevraagd. Sommige lidstaten hebben geen toegang tot bepaalde informatie van nasporingsdiensten en zij mogen deze ook niet opvragen. Verwijzingen naar Interpol, Europol en OLAF zijn daarom in het document geschrapt. B) Een deugdelijke handels- en, in voorkomend geval, vervoersadministratie die passende douanecontroles mogelijk maak t In een geval zijn verbeteringen nodig. De aanvragers voeren een administratie die passende douanecontroles mogelijk maakt. De goederenbewegingen kunnen in de systemen van de aanvragers worden gevolgd. In een geval heeft een aanvrager douaneambtenaren elektronische toegang tot zijn systemen verleend ten behoeve van douanecontroles. Sommige aanvragers hebben een gedragscode voor hun werknemers. Sommige hebben een introductieprogramma voor nieuwe personeelsleden waar ook veiligheidskwesties aan bod komen. Beveiligingspersoneel wordt voor speciale veiligheidsprocedures opgeleid. De lidstaten hebben vastgesteld dat de bedrijven normen en commerciële systemen voor hun administratie gebruiken. Deze zijn nuttig en kunnen worden gebruikt om te bepalen of aan de criteria is voldaan. 10

11 C) Het bewijs van solvabiliteit In twee of drie gevallen zijn verbeteringen nodig. De douanediensten hebben verschillende bronnen geraadpleegd zoals kredietbeschermingsorganisaties en de gepubliceerde gegevens over het bedrijf. Een douanedienst heeft het accountantsverslag geraadpleegd. Sommige hebben inlichtingen ingewonnen bij kredietinstellingen terwijl andere de financiële ratio zelf hebben berekend. De solvabiliteit zou ook door het bedrijf zelf kunnen worden aangetoond tijdens het onderzoek van de aanvraag. Het bedrijf zou bijv. kunnen verwijzen naar een accountantsverslag of naar de beoordeling door of informatie van een bank. Deze documenten kunnen dan bij de voorafgaande bedrijfscontrole worden doorgenomen. Al deze methoden kunnen aanvaardbaar zijn en het is niet de bedoeling de solvabiliteit nader te definiëren. Voor een klein bedrijf is het niet ongebruikelijk om soms om uitstel van betaling te vragen. Indien een dergelijk bedrijf wel eens om uitstel van betaling heeft verzocht, dan betekent dit niet perse dat dit bedrijf niet solvabel is en niet in aanmerking komt voor het AEO-certificaat. De criteria inzake het naleven van de regels en solvabiliteit kunnen worden toegepast op afdelingen van een bedrijf indien een deel van de rechtspersoon gemachtigd is een vergunning aan te vragen. D) Passende veiligheidsnormen In drie of vier gevallen zijn verbeteringen nodig. De toegankelijkheid van de bedrijfsruimten en laadeenheden van de aanvrager werd gecontroleerd. Het bleek dat uitsluitend gemachtigd personeel en gemachtigde voertuigen toegang hadden tot de bedrijfsruimten, laadeenheden en goederen. Er worden verschillende systemen gebruikt om de fysieke veiligheid te waarborgen, zoals gesloten televisiecircuits, omheiningen, alarmsystemen, controles bij de poorten, afsluitingen, badges, bewakingspatrouilles, detectiesystemen voor het breken van ramen enz In een geval laadt de aanvrager geen containers indien deze zijn niet voorzien van de hogeveiligsheidverzegeling overeenkomstig ISO-PAS Bij één aanvrager kon geen controle worden uitgevoerd. Een ander bedrijf maakt uitsluitend gebruik van gespecialiseerde transportbedrijven met een zeer goede reputatie wat veiligheid betreft. De douane moet meer ervaring opdoen met de wijze waarop getest wordt of aan de veiligheidscriteria wordt voldaan. Daarom is het waardevol rekening te houden met bestaande veiligheidscriteria waaraan bedrijven op grond van andere juridische of commerciële eisen moeten voldoen. Het is zeer wenselijk dat de douane samen met andere autoriteiten de veiligheidscriteria beoordeelt wanneer deze autoriteiten dezelfde bedrijven om andere redenen moeten beoordelen. Er zullen beste praktijken moeten worden ontwikkeld Herbeoordeling van de criteria en voorwaarden Een herbeoordeling betekent niet dat de douane alle criteria opnieuw moet beoordelen. De douane moet er evenwel voor zorgen dat bedrijven die een AEO-certificaat hebben aan de daarvoor geldende voorwaarden blijven voldoen. Daar de douane voor elke AEO een 1 Bij ISO PAS zijn eenvormige procedures vastgesteld voor de indeling, aanvaarding en intrekking van de aanvaarding van mechanische vrachtcontainerverzegelingen. Deze is een unieke bron van informatie over mechanische verzegelingen die aanvaardbaar zijn voor de beveiliging van vrachtcontainers in de internationale handel. De norm is niet van toepassing op verzegelingen voor bijzondere doeleinden, zoals optische-vezel-verzegelingen en de modernste elektronische verzegelingen. 11

12 controleprogramma s heeft opgesteld zal het niet zo moeilijk zijn na te gaan of nog aan de voorwaarden wordt voldaan Informatie in het aanvraagformulier en de AEO-gids Het aanvraagformulier is bijgewerkt aan de hand van de bevinding van de voorafgaande bedrijfscontrole dat het doelmatiger zou zijn meer informatie uit de AEO-gids in het aanvraag zelf op te nemen. De aanvrager kan bijlagen bij het aanvraagformulier voegen; zo zouden bestaande veiligheidscertificaten en bewijsstukken inzake solvabiliteit (bijv. bankdocumenten) kunnen worden bijgevoegd Reeds aanwezige vergunningen (EU-douane) Er moet rekening worden gehouden met vergunningen die het bedrijf reeds heeft indien voor de afgifte daarvan voldaan moest worden aan criteria die identiek of vergelijkbaar zijn met die welke bij het Douanewetboek en de uitvoeringsbepalingen werden vastgesteld Reeds aanwezige certificaten (andere dan die van de EU-douane, bijv. ISO, ISPS, FoS, C-TPAT) Er moet rekening worden gehouden met certificaten die het bedrijf reeds heeft indien voor de afgifte daarvan voldaan moest worden aan criteria die identiek of vergelijkbaar zijn met die welke bij het Douanewetboek en de uitvoeringsbepalingen werden vastgesteld Reeds toegepaste veiligheidsmaatregelen Indien een bedrijf reeds veiligheidsmaatregelen toepast, met daarmee bij de bedrijfscontrole rekening worden gehouden Aan de bedrijfscontrole te besteden tijd De douane heeft werkuur besteed aan het uitvoeren van controles bij de bedrijven om vast te stellen of aan de criteria werd voldaan. Een douanediensten heeft hieraan 600 werkuur besteed. In een geval werd de controle in enkele dagen uitgevoerd, maar in dat geval heeft de douane slechts één locatie bezocht. Zij is het ermee eens dat een bedrijfscontrole lang duurt (een voorafgaande bedrijfscontrole om vergunning voor de domiciliëringsprocedure te verlenen had drie maanden in beslag genomen). In een ander geval werd geraamd dat een bedrijfscontrole 40 uur duurde. Daar het aantal douaneambtenaren dat bij de voorafgaande bedrijfscontroles werd ingezet uiteenliep is het moeilijk na te gaan hoelang deze in feite hebben geduurd. De aantal aan de bedrijfscontrole te besteden uren zal waarschijnlijk verminderen zodra de douane daarmee meer ervaring heeft opgedaan. Bij het proefproject moest worden uitgezocht wat de volgende stap zou zijn, moest op de volgende voltallige vergadering worden gewacht en dan moest het risicobeheer in een volgende bijeenkomst met het bedrijf worden besproken. De uren werk in de eerste twee jaar moeten worden geëvalueerd om tot een beste praktijk op dit gebied te komen. 12

13 In veel gevallen heeft de douane reeds veel informatie over bedrijven die een AEO-certificaat zullen aanvragen, zoals informatie die is ingewonnen toen de bedrijven vergunningen hebben aangevraagd, informatie die bij bedrijfscontroles is verkregen en informatie in de computersystemen van de douane in verband met het gebruik van douaneregelingen. De douane dient zich zoveel mogelijk te bedienen van deze reeds aanwezige informatie, zodat het proces voor de afgifte van het certificaat zo vlot mogelijk verloopt. Om de controle of aan de voorwaarden wordt voldaan zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, hebben de deelnemers aan het proefproject voorgesteld meer informatie in het AEOaanvraagformulier op te nemen die eerder in de AEO-gids was opgenomen. Hierdoor zal de douane reeds veel informatie over het bedrijf hebben wanneer de aanvraag binnenkomt en zal zij de bedrijfscontrole beter kunnen voorbereiden. Ook de bedrijven dienen zich zo goed mogelijk op de bedrijfscontrole voor te bereiden. De deelnemers aan het proefproject stelden vast dat de communicatie tussen de afdelingen van de te controleren bedrijven gecoördineerd moest worden om de bedrijfscontrole zo vlot mogelijk te doen verlopen Rechtspersonen Kan het AEO-certificaat aan slechts bepaalde locaties van een rechtspersoon worden toegekend? Het antwoord is dat het certificaat voor de gehele rechtspersoon moet gelden, hoewel sommige douanediensten van oordeel waren dat, indien het mogelijk is de locaties van de rechtspersoon af te bakenen, de criteria inzake inachtneming van de douanewetgeving en solvabiliteit voor de gehele rechtspersoon konden worden gecontroleerd en de criteria inzake administratie en veiligheidsnormen voor het betreffende deel van de rechtspersoon. Bij besprekingen in het Comité Douanewetboek is echter gebleken dat de meeste lidstaten bezwaar maakten tegen een dergelijke mogelijkheid (bijv. in verband met problemen bij het zekerheidssysteem; er zouden aanzienlijke investeringen nodig zijn voor de upgrade van het systeem enz.). Het zou ook niet mogelijk zijn een certificaat af te geven voor een deel van de goederenstroom (bijv. de handel in bepaalde goederen met een bepaald derde land) daar die verschillende stromen gewoonlijk binnen de bedrijven zelf niet gescheiden zijn Moedermaatschappijen / holdings Wat groepen bedrijven betreft, is de definitie slechts van toepassing wanneer zij aan zeer bijzondere criteria in het vennootschapsrecht voldoen. Dochtermaatschappijen zijn andere rechtspersonen dan de moedermaatschappij/holding en filialen maken deel uit van de rechtspersoon waartoe zij behoren - zij bevinden zich soms alleen in een andere plaats. Het is het bedrijf dat het certificaat wenst te gebruiken dat moet worden gecertificeerd. De aanvraag om een certificaat van een holding of moedermaatschappij die zelf geen douanegerelateerde activiteiten uitoefent is niet aanvaardbaar. In artikel 14quinquies van de ontwerpuitvoeringsbepalingen is bepaald dat de aanvraag moet worden ingediend "bij de douane van de lidstaat waar de hoofdboekhouding van de aanvrager in verband met de betrokken douaneregelingen wordt bijgehouden. Vermeld dient te worden dat een multinational de resultaten van de voorafgaande bedrijfscontrole opnieuw kan gebruiken. Zij kan de resultaten delen met de bedrijven waarmee zij banden heeft. Indien van toepassing zal bij de voorafgaande bedrijfscontrole van de gelieerde onderneming dan rekening worden gehouden met de voorafgaande bedrijfscontrole bij de multinational. 13

14 Bij het proefproject is gebleken dat dit niet in alle gevallen geldt daar niet alle multinationals dezelfde structuur hebben. Het zou nodig kunnen zijn een zekere soepelheid te betrachten bij het toekennen van certificaten in een unieke situatie, maar zonder multinationals de mogelijkheid te bieden het certificaat aan te vragen in de lidstaat naar hun keuze ("rondshoppen" voor een certificaat). Zie ook punt Het indienen van de aanvraag Filialen Een filiaal maakt deel uit van de rechtspersoon die de aanvraag om een AEO-certificaat heeft ingediend. Momenteel is het niet mogelijk een deel van een rechtspersoon op Europese basis te identificeren. Dit is echter wel mogelijk in sommige lidstaten. De projectgroep "EORI" (Economic Operators and Registration and Identification system) in het kader van DOUANE2007 zou kunnen voorstellen dat een deel van een rechtspersoon geregistreerd wordt; het zou dus in de toekomst mogelijk kunnen zijn een AEO-certificaat af te geven aan een deel van een rechtspersoon Bedrijfsrumten Sommige bedrijven in het proefproject bleken op veel plaatsen bedrijfsruimten te hebben. Het zou een zeer tijdrovende bezigheid zijn te controleren of in alle bedrijfsruimten aan de voorwaarden wordt voldaan. Daarom werd de volgende oplossing voorgesteld: Indien een bedrijf op zoveel locaties gebouwen heeft dat deze niet alle onderzocht kunnen worden binnen de voor de afgifte van het certificaat gestelde termijn, maar de douane twijfelt er niet aan dat dit bedrijf op al zijn locaties de voor dat bedrijf geldende veiligheidsnormen hanteert, kan zij besluiten slechts een representatief deel van deze ruimten te onderzoeken Multinationals Wanneer aan een multinational een AEO-certificaat is afgegeven, kunnen de resultaten van het onderzoek bij die multinational worden gebruikt voor het onderzoek bij een vergelijkbare rechtspersoon in dezelfde lidstaat of in een andere lidstaat. Bij het proefproject werden de resultaten van het onderzoek bij DHL (SE) gebruik toen DHL (UK) moest worden beoordeeld. De voorafgaande bedrijfscontrole nam ongeveer 410 werkuren in beslag, namelijk 100 uur voor de SE-douane, 200 uur voor de UK-douane en ongeveer 110 uur voor DHL UK. Het is nodig een zekere soepelheid te betrachten bij het toekennen van certificaten aan multinationals rekening houdend met hun unieke situatie, maar zonder deze de mogelijkheid te bieden het certificaat aan te vragen in de lidstaat naar hun keuze ("shoppen"). (Zie ook punt Het indienen van de aanvraag) Middelgrote en kleine ondernemingen (MKB) Bij de bedrijfscontrole moet rekening worden gehouden met de situatie van kleine en middelgrote ondernemingen. Om een AEO-certificaat te kunnen aanvragen is geen minimum aantal douaneaangiften vereist, maar de procedure neemt nogal wat tijd in beslag zodat de bedrijven wordt aanbevolen eerst een kosten/batenanalyse te maken alvorens een aanvraag in te dienen. Anderzijds wordt het AEO-certificaat als een kwaliteitscriterium beschouwd, wat betekent dat ook een zeer klein bedrijf dat niet veel in- of uitvoert baat kan bij de AEO-status. 14

15 2.3 Informatie en communicatie Informatie en communicatie; middellange en lange termijn elektronisch AEO-informatie- en communicatiesysteem, korte termijn - CIRCA Een projectgroep DOUANE 2007 werkt aan een databank die informatie bevat over alle bedrijven die contacten hebben met de douane. De groep EORI (Economic Operator Registration and Identification System) werkt aan de registratie en identificatie van bedrijven. Deze informatie zal gemeenschappelijk zijn voor alle bedrijven. Informatie die voor andere douanedoeleinden nodig is dan voor identificatie en registratie moet elders worden opgeslagen. De groep heeft deze informatie gedefinieerd als handelsinformatie bij het EORIsysteem. Het is daarom essentieel de behoeften aan informatie en communicatie voor AEO s te identificeren en te dien einde een elektronisch AEO-informatie- en communicatiesysteem op te zetten. Het systeem moet de basisidentificatie-informatie gebruiken die de EORIprojectgroep zal voorstellen. Afhankelijk van de tijd die nodig zal zijn om dit basisidentificatie-informatiesysteem op te zetten, kan het nodig zijn om in de tussentijd basisidentificatie-informatie in het AEO-systeem op te slaan. In de toekomst zou de identificatie van een AEO aan de hand van het AEO-certificaatnummer kunnen worden vervangen door een eventueel door EORI voor te stellen identificatiesleutel. Bedrijven zullen een beperkte toegang hebben tot het in 2009 in te voeren AEO-systeem. Zij zullen in het AEO-systeem kunnen controleren of een ander bedrijf een AEO is. Bedrijven zullen geen toegang hebben tot CIRCA, maar de informatie over de bedrijven met AEO-status zal worden gepubliceerd zodat bedrijven kunnen nagaan of een ander bedrijf een AEO is. Een Excel-blad met minimuminformatie over AEO's (certificaatnummer, naam en adres van de AEO) zal op CIRCA worden gepubliceerd. Lidstaten kunnen het Excelblad downloaden en in hun systeem opnemen en bedrijven hiertoe toegang verlenen. Lidstaten moeten een back-up hebben van de naar CIRCA gezonden informatie. De in CIRCA opgenomen informatie kan opnieuw worden gecreëerd, maar de in de voorgaande dagen in het systeem ingevoerde informatie kan verloren gaan. Het systeem is normalerwijze beschikbaar, maar er moet om verschillende redenen een back-up worden gemaakt voor het geval het niet werkt. Er moet een concept worden ontwikkeld voor de migratie van de gegevens in CIRCA naar het elektronische AEO-systeem. Het is belangrijk het gebruik van CIRCA zo spoedig mogelijk te vervangen door het elektronische AEO-systeem daar het moeilijk zal zijn een groot aantal AEO-aanvragen en certificaten in CIRCA te behandelen Het elektronische AEO-informatie- en communicatiesysteem Het elektronische AEO-informatie- en communicatiesysteem is nodig om de volgende redenen: - de douanediensten moeten elkaar in kennis stellen van de ontvangen AEO-aanvragen (volgens artikel 14terdecies, lid 1, van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 648/2005); - de douanediensten zullen in staat zijn te reageren op een door een andere lidstaat ingevoerde AEO-aanvraag (volgens artikel 14terdecies, lid 2, van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 648/2005); 15

16 - de douanediensten moeten met andere lidstaten overleg plegen indien een of meer criteria in een andere lidstaat moeten worden gecontroleerd (volgens artikel 14quaterdecies, lid 1, van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 648/2005); - de geraadpleegde lidstaat moet het resultaat van de controle van de criteria doorgeven aan de lidstaat van afgifte (volgens artikel 14quaterdecies, lid 2, van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 648/2005); - de douane moet de aanvraag afwijzen indien niet aan de criteria is voldaan. De namen van bedrijven waarvan de AEO-aanvraag is afgewezen moeten aan alle lidstaten worden doorgegeven om te voorkomen dat deze bedrijven een aanvraag in een andere lidstaat indienen. - de douane geeft het AEO-certificaat af indien aan de criteria is voldaan. - de douanediensten stellen elkaar in kennis van ingetrokken/geschorste AEO-certificaten. Aan alle lidstaten moet worden medegedeeld welke bedrijven de AEO-status hebben verkregen. Deze moeten het AEO-systeem kunnen raadplegen om de juiste beslissingen te kunnen nemen inzake aan de status verbonden voordelen (zoals een lagere risicoscore waardoor minder fysieke controles zullen plaatsvinden). Het AEO-informatie- en communicatiesysteem moet worden aangesloten aan de databank die het registratie- en identificatiesyteem van bedrijven bevat waaraan de EORI DOUANE2007 projectgroep nu werkt. Deze groep zal de informatie definiëren die in de EORI-databank moet worden opgenomen. De groep zal in oktober 2006 een aanbeveling opstellen. De voor AEOdoeleinden vereiste gegevens in bijlage I bij de ontwerp-uitvoeringsbepalingen zullen niet in het AEO-informatie- en communicatiesysteem worden opgenomen indien die informatie reeds door de EORI-projectgroep wordt voorgesteld. Die informatie zal dan in de EORIdatabank worden opgeslagen. Indien de informatie niet in de EORI-databank te vinden is, moet ze worden geregistreerd en opgeslagen in het AEO-informatie- en communicatiesysteem. Het AEO-systeem is beschreven in werkdocument TAXUD 2006/1453 ("AEO User Requirements"). De rol van de Commissie is beschreven onder punt en de rol van de lidstaten in punt van dat document De korte-termijnoplossing CIRCA De communicatie begint wanneer een bedrijf de AEO-status aanvraagt. Volgens artikel 14terdecies van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 648/2005 moet de aanvraag binnen vijf dagen na ontvangst aan alle douanediensten in de EU worden medegedeeld. De bevoegde douanedienst zet de aanvraag op CIRCA 2, in de aanvraagfolder voor de lidstaten. Wanneer de aanvraag op CIRCA is gezet, kruist de bevoegde douanedienst ook het vak aan Start a newsgroup discussion on the document. Hierdoor kunnen alle gebruikers opmerkingen maken over de aanvraag. In het desbetreffende vak van de nieuwsgroep plaatsen zij ook de tekst Please give comments, if any, on the application. Your comments will be taken into consideration in the pre-audit of the applicant" Aangegeven is welke gegevens van de andere lidstaten worden gevraagd. De gegevens zijn opgenomen in het AEO-aanvraagformulier waarvan het model te vinden is in bijlage I bij de 2 CIRCA is een in het kader van het IDA-programma van de Europese Commissie ontwikkeld extranethulpmiddel dat afgestemd is op de behoeften van overheidsdiensten. Het biedt een bepaalde gemeenschap (zoals een comité, werkgroep, projectgroep enz.) die geografisch over Europa (of andere delen van de wereld) verspreid is de mogelijkheid om een eigen ruimte op internet te onderhouden waar zij informatie en documenten kunnen uitwisselen, aan discussies kunnen deelnemen en diverse andere functies kunnen gebruiken. CIRCA is te vinden op: 16

17 ontwerp-uitvoeringsbepalingen. De douanediensten van de andere lidstaten kunnen hun opmerkingen naar de bevoegde douanedienst zenden indien zij van oordeel zijn dat er elementen zijn die verhinderen dat de aanvraag wordt ingewilligd. Zij gaan eenvoudigweg naar het vak naast de aanvraag en schrijven daar hun opmerkingen. Deze opmerkingen gaan dan automatisch naar de persoon die de aanvraag in het systeem heeft gezet. Het informatieen communicatiesysteem is in bijlage 2 grafisch weergegeven en uitleg hierover is te vinden in bijlage 4 van werkdocument TAXUD 2006/1454. Wanneer de aanvraag door de bevoegde douanedienst is aanvaard, kan deze beginnen te controleren of het bedrijf aan de criteria voldoet voor het verkrijgen van de AEO-status. De douane begint met de bedrijfscontrole. Indien de bevoegde douanedienst niet kan besluiten of aan alle criteria is voldaan omdat slechts in een andere lidstaat kan worden nagegaan of aan sommige criteria wordt voldaan, moet de bevoegde douanedienst contact opnemen met de douane van de lidstaat waar die criteria kunnen worden gecontroleerd. Deze bepaling is opgenomen in artikel 14quaterdecies van de uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 648/2005. In dit geval is het verplicht overleg te plegen en de criteria moeten in de andere lidstaat worden gecontroleerd. De bevoegde douanedienst die de aanvraag dus in het systeem heeft ingevoerd moet het contactpunt in de betrokken lidstaat laten weten welke criteria moeten worden gecontroleerd. De aangezochte douanedienst antwoordt de verzoekende douanedienst na controle van de criteria door in het vak naast de aanvraag in het systeem de resultaten van het onderzoek te vermelden. Het antwoord gaat dan automatisch naar de persoon die de aanvraag heeft ingevoerd. Indien het resultaat positief is, wordt de procedure voor de afgifte van het certificaat voortgezet; indien het resultaat negatief is, wordt de procedure voor de afgifte van het certificaat stopgezet. Wanneer de voorafgaande bedrijfscontrole voltooid is, zal de douane in staat zijn te bepalen of het bedrijf aan de criteria voldoet. Dit resultaat moet aan alle douanediensten worden medegedeeld. De informatie die moet worden medegedeeld indien het resultaat positief is, is opgenomen in bijlage II van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen. Een lid van de groep wees erop dat ervoor moet worden gezorgd dat in CIRCA ingevoerde gegevens door gegevensbeschermingsvoorschriften worden gedekt. 3 Identificatie van een AEO Zoals onder punt vermeld, zal de identificatie van een AEO afhangen van de goedkeuring van het voorstel van de EORI-projectgroep. EORI stelt voor een identificatiesleutel in te voeren als de enige identificatie voor alle bedrijven. Voordat deze identificatiesleutel is ingevoerd, moet een voorlopige oplossing worden gevonden voor de identificatie van een AEO. Deze oplossing wordt hierna beschreven. Indien deze wordt ingevoerd zoals hierboven beschreven, zou het kunnen zijn dan de identificatiesleutel wordt gebruikt. 3.1 Erkenning van het AEO-certificaat Een AEO-certificaat wordt in alle lidstaten erkend. De douane zal een AEO-zending aan de hand van het certificaatnummer kunnen identificeren zodra zij deze informatie nodig heeft, bijvoorbeeld voor het risicobeheer bij de indiening van summiere aangiften, om vast te stellen of de betrokken goederen aan een fysieke controle moeten worden onderworpen. De AEO zou 17

18 normalerwijze een lagere risicoscore moeten krijgen en indien de goederen toch voor controle worden uitgekozen moet deze controle bij voorrang gebeuren en zo mogelijk op een manier die de logistiek het minst verstoort Redenen om het AEO-certificaatnummer te gebruiken: 1. Om zendingen van een AEO te kunnen herkennen wanneer deze bij het douanekantoor aankomen, zodat dit kantoor daaraan een lagere risicoscore kan toekennen, afhankelijk van het soort AEO-certificaat zelfs indien de zending in een lidstaat aankomt en het AEOcertificaat in een andere lidstaat is afgegeven. 2. Om andere deelnemers in de toeleveringsketen (bijv. geadresseerde of vervoerder van de betrokken goederen) te kunnen herkennen: zijn er meer AEO s in de toeleveringsketen? Wanneer goederen bij het kantoor van binnenkomst aankomen kan blijken dat de aangever en de vervoerden een AEO-veiligheidscertificaat hebben en de summiere aangifte bevat gegevens over de geadresseerde. 3. Om te controleren of de betrokkene een AEO is en wat voor soort AEO-certificaat hij heeft, waardoor een snelle beoordeling mogelijk is van: - de lidstaat die het certificaat heeft afgegeven; - en welk soort voordelen aan dat certificaat zijn verbonden. Deze situatie doet zich bijvoorbeeld voor wanneer een douanedienst van een lidstaat een aanvraag voor een bepaalde douanevereenvoudiging van een bedrijf ontvangt De structuur van het certificaatnummer De structuur van het AEO-certificaatnummer dient aan bovenbeschreven doelstellingen te beantwoorden. De vorige AEO-projectgroep heeft in dit verband voorgesteld dat het certificaatnummer altijd met de tweeletterige ISO-landencode begint. Dit voorstel was reeds opgenomen in de bijlage van vorige versies van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen. Om zo snel mogelijk zo veel mogelijk informatie te kunnen geven, wordt de volgende structuur voorgesteld: - de tweeletterige ISO-landencode - gevolgd door de afkoring AEO - gevolgd door een letter die het soort certificaat aanduidt (C= customs simplifications = douanevereenvoudigingen); S = security and safety = veiligheid; F = full ; volledig) - gevolgd door een nummer voor nationale doeleinden (bijv. een kort certificaatnummer dat het douanekantoor van afgifte toekent). 4 Voordelen 4.1 Bevindingen en oplossingen Vergunningen Wanneer een bedrijf een AEO-certificaat aanvraagt, moet rekening worden gehouden met het onderzoek dat reeds is verricht in verband met andere vergunningen die het bedrijf reeds heeft aangevraagd. Hierdoor zal de tijd die voor de voorafgaande bedrijfscontrole nodig is worden verkort. Het kan evenwel nodig zijn de reeds gecontroleerde criteria nogmaals te controleren om te zien of daaraan nog steeds wordt voldaan. 18

19 Sommige deelnemers aan het proefproject vonden dat een AEO, als een betrouwbaar bedrijf, zelfs meer voordelen kon verkrijgen. Voor dergelijke bedrijven zou de douane bijvoorbeeld de termijnen voor douanebeschikkingen of vergunningen kunnen verkorten Certificering In de ontwerp-uitvoeringsbepalingen is reeds de bepaling opgenomen dat rekening moet worden gehouden met bestaande internationale normen. Voorgesteld werd de AEO-gids uit te breiden met een kolom voor bestaande normen. Tijdens de voorafgaande bedrijfscontrole kan naar deze normen worden verwezen. Dit betekent dat de voorafgaande bedrijfscontrole minder tijd in beslag zal nemen en het zal voor een betrouwbaar bedrijf gemakkelijker zijn aan de criteria te voldoen. De meest relevante normen zijn de verschillende ISO-normen (bijv. 9001, 14001, 20858, 28000, 28001, 28004), en die van ISPS, erkend agent (luchtvervoer), veilige exploitant (EG intermodaal vervoer) en andere vergelijkbare begrippen. De normen moeten niet blindelings worden aanvaard maar ook door de douane worden gecontroleerd Snellere grensoverschrijding Een AEO heeft een lagere risicoscore (al naar gelang het soort certificaat) en indien zendingen moeten worden gecontroleerd waarbij een AEO is betrokken, moet deze controle bij voorrang worden uitgevoerd. Dit betekent dat de grensovergang voor zendingen waarbij een AEO is betrokken sneller zal gaan dan voor andere zendingen. Het AEOcertificaatnummer moet bekend zijn bij alle douanekantoren in de EU zodat een EAO gemakkelijk kan worden herkend en waardoor diens goederen sneller door de douane zullen worden afgehandeld. Beide elementen zijn in de ontwerp-uitvoeringsbepalingen aan de orde gekomen Lagere risicoscore AEO s dienen in alle lidstaten een lagere risicoscore te krijgen (afhankelijk van het soort certificaat) daar de AEO-status in alle lidstaten is erkend. De lagere risicoscore moet in de risicobeheer- en douaneaangiftesystemen worden opgenomen zodat AEO s bij hun dagelijkse activiteiten met minder fysieke en documentaire controles te maken zullen krijgen. Hiermee is bij het opstellen van de ontwerp-uitvoeringsbepalingen rekening gehouden. Risicobeheer is reeds in de bedrijfscontrole opgenomen daar de AEO-gids risico-indicatoren, risico-omschrijving en aandachtspunten bevat. De door de bedrijven gegeven antwoorden moeten door de douane worden onderzocht die moet bepalen of een risico al dan niet is gedekt. Het gids moet worden bijgewerkt met gebieden over douaneregelingen om de risico's te dekken die verband houden met het dagelijkse gebruik van de regelingen door het bedrijf. Het risicomodel van COMPACT is bijgewerkt (bijlage 2) en kan worden gebruikt om te bepalen of risico's zijn gedekt of niet. In het algemeen bevat het risicomodel de volgende werkmethode: Alle aangegeven risico-indicatoren zijn verbonden met een omschrijving van het risico en aandachtspunten. De risico-omschrijvingen geven aan of een indicator van belang kan zijn. De aandachtspunten kunnen worden gebruikt om te ontdekken of risico's voor een bepaald bedrijf relevant zijn en om te onderzoeken welke maatregelen het bedrijf heeft genomen om zich tegen die risico's in te dekken. De inventaris van potentiële risico's behoeft niet telkens opnieuw te worden opgemaakt. Dit kan eenmaal gebeuren en kan dan in alle volgende gevallen worden gebruikt. Het in kaart brengen van de risico's, als beschreven in COMPACT, bestaat uit vijf fasen: Fase 1 - Inzicht in de activiteiten van het bedrijf: Fase 2 Verduidelijking van de doelstellingen van de douane Fase 3 Identificatie van de risico's die van invloed kunnen zijn op de doelstellingen van de douane; Fase 4 Beoordeling van de (grootste) risico's; Fase 5 - Aanpak van deze risico's, wat te doen aan de risico's 19

20 De AEO kan een lagere risicoscore krijgen (afhankelijk van het soort certificaat) waarmee rekening moet worden gehouden wanneer douaneaangiften worden ingediend. De douane kan er ook rekening mee houden of de AEO zelf waakt over de veiligheid van dat deel van de toeleveringsketen waarover hij verantwoordelijkheid is of zaken doet met partners als bedoeld in punt Hoe veiliger de toeleveringsketen is, hoe lager het risico zal zijn, hetgeen tot uiting moet komen in de risicoscores die alle douanediensten toekennen. De AEO's in de EU moeten op eenzelfde wijze worden behandeld. Gedacht wordt aan de mogelijkheid dat een bedrijf slechts voor bepaalde douaneaangiften die aan de veiligheidscriteria beantwoorden - voor de AEO-status kiest. Deze kwestie is verbonden met de controle op de zakenpartners. Het zou zeker een teken van goede medewerking zijn indien een AEO aangeeft dat hij de veiligheid van de toeleveringsketen voor een bepaalde aangifte niet volledig kan waarborgen, omdat hij een bepaalde zakenpartner minder goed kent. De douane zou hier dan rekening mee kunnen houden en de bepaalde zending/aangifte beter in het oog houden. De identificatie van een AEO is essentieel. Zonder identificatie kan een lidstaat niet weten of zendingen verband houden met een AEO en kan er dus geen rekening worden gehouden met de lage risicoscore die dat bedrijf is toegekend. Het is daarom van groot belangt dat het AEOinformatie- en communicatiesysteem zo spoedig mogelijk functioneert. Er wordt momenteel gewerkt aan voorlopige oplossingen zoals RIF en CIRCA. Zie werkdocumenten "Information and communication needs" TAXUD 2006/1454 en "AEO User Requirements" TAXUD 2006/1453 voor nadere informatie. Gegevens over risico's moeten niet met de bedrijven worden gedeeld, maar algemene informatie zoals de AEO-gids en het AEO-COMPACT-model kunnen worden gedeeld, daar bedrijven zelf de mogelijkheid moeten hebben een risicobeoordeling te maken, risico's te identificeren en daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen te nemen Service centre of klantencoördinator Om tot een goede samenwerking tussen douane en AEO's te komen, kunnen AEO's toegang hebben tot een service centre waar zij met hun vragen terecht kunnen. Het service centre is een door de douanedienst dat AEO-certificaten afgeeft opgezet contactcentrum tussen de douane en de AEO's. De AEO kan zich met allerlei vragen tot het service centre richten. Het service centre zal niet alle vragen kunnen beantwoorden maar kan als een eerste contact dienen met de douane en de AEO advies kunnen geven hoe het een bepaalde zaak moet aanpakken of met wie hij contact kan opnemen. Het service centre zou ook er ook op kunnen toezien dat een bedrijf, nadat het de AEO-status heeft verkregen, aan de criteria en voorwaarden blijft voldoen. Het service centre zou ook betrokken kunnen worden bij het toezicht op het dagelijkse gebruik van de douaneregelingen door de AEO, bij voorkeur door een analyse van de goederenstroom om gebieden op te sporen waarover de AEO nadere uitleg dient te verschaffen. Het service centre zou ook collega's bij de douane in AEO-zaken kunnen helpen, met name wanneer bedrijfscontroles bij de AEO plaatsvinden. Sommige lidstaten hebben al service centres en in enkele gevallen zijn "klantencoördinatoren" benoemd. Een klantencoördinator is een persoon bij de douanedienst die AEO-certificaten afgeeft en heeft dezelfde taken als het service centre, zoals hierboven beschreven. 20