Technische informatie digitaal toegankelijk

Transcriptie

1 Digitaliseren Registreren Technische informatie digitaal toegankelijk Uniformeren Voorkant 3.1.doc als digitale 1 kwaliteit belangrijk is

2 Hartelijk bedankt voor uw interesse in PRM Service BV Met dit informatieboekje wil PRM Service BV u graag onder de aandacht brengen waarom goed en betrouwbaar digitaliseren belangrijk is. Wij hopen dan ook dat u na het lezen van deze informatie tot de conclusie bent gekomen dat uw technische informatie bij ons in goede en veilige handen is en dat wij samen met u uw project tot een succesvol einde kunnen brengen. Ondersteuning op het gebied van digitaliseren Copyright Deze brochure is gemaakt door PRM Service BV te Hendrik Ido Ambacht. De brochure is samengesteld uit het beschikbare beeldmateriaal overeenkomstige de beschreven producten en processen. Het kopiëren of op elke andere manier verspreiden van deze brochure is niet toegestaan zonder toestemming van PRM Service BV. Voorkant 3.1.doc 2 kwaliteit vakkennis betrouwbaarheid

3 Waarom is technische documentatie belangrijk voor uw bedrijf? Een goede informatievoorziening is de grondslag van ieder technisch georiënteerd bedrijf. Over de juiste informatie beschikken op het juiste moment is een belangrijke en onmisbare schakel om werkzaamheden op allerlei vlakken efficiënt uit te kunnen voeren. Tijdens het ontwerpproces, de bewerkingen, de productie, de controle, onderhoud en reparatie, de raadpleging: op elk gebied wordt technische informatie gebruikt. Kortom, de beschikbaarheid van informatie is een centraal onderdeel bij alle werkzaamheden die worden uitgevoerd. Bij technisch georiënteerde bedrijven is het onvermijdelijk dat de digitalisering een grote invloed gaat uitoefenen. Een goed digitaal informatiebeheer zal een essentieel element zijn om de werkprocessen bij de uitvoering van projecten op een efficiënte en functionele manier te laten verlopen. Door de mogelijkheden van een digitale centrale opslag van informatie zal de individuele manier van werken plaats gaan maken voor een werkwijze waar het samenwerken en samen delen van informatie de basis is De beschikbaarheid van informatie en de samenwerking bij de projectuitvoering zal hierdoor sterk verbeterd worden. Werkzaamheden kunnen efficiënter uitgevoerd worden en technische mankementen aan installaties zijn sneller verholpen wat weer kostenbesparingen met zich meebrengt. De kostenbeheersing en de effectiviteit van de werkzaamheden zal een belangrijke rol gaan spelen bij het innemen van een sterke marktpositie.

4 Informatie van een betrouwbare digitale kwaliteit en een betrouwbare inzetbaarheid hiervan zijn noodzakelijk omdat de werkzaamheden binnen projecten en processen hier steeds meer op gebaseerd zullen zijn. Gedigitaliseerde informatie moet goed leesbaar zijn en gemakkelijk terug te vinden. Informatieverlies mag bij het converteren van papier naar digitaal absoluut niet plaatsvinden. Medewerkers die de werkzaamheden uitvoeren moeten erop kunnen vertrouwen dat zij op ieder moment over de juiste digitale informatie kunnen beschikken. Hierbij mogen er geen twijfels ontstaan bij het raadplegen of bewerken van de digitale informatie. Alleen als de informatie op de juiste manier en met de juiste kwaliteit digitaal beschikbaar is kunnen bedrijven er profijt van hebben. Gedigitaliseerde informatie geeft alleen voordelen als u rekening houdt met de volgende aspecten: 1. De betrouwbaarheid, is alle informatie compleet aanwezig? 2. De digitale leesbaarheid 3. De terugvindbaarheid door een juiste registratie 4. De gebruiksvriendelijkheid om informatie op een eenvoudige manier terug te vinden 5. Is informatie met de juiste kennis verwerkt (vakmanschap met kennis van digitaliseren) PRM Service BV heeft zich gespecialiseerd in het digitaal toegankelijk maken van projectinformatie. Onze opdrachtgevers zijn voornamelijk bedrijven waar technische informatie een belangrijke rol speelt. Het digitaliseren van technische documenten vraagt extra aandacht omdat deze vaak uit wisselende kwaliteiten en samenstellingen bestaan. Maar ook de diversiteit aan benamingen en indexkenmerken kan uiteenlopend zijn. Voor elke klant en voor elk project wordt er een werkprocedure opgesteld om zo tot het beste eindresultaat te komen. De in de jaren opgebouwde ervaring, vakmensen en professionele apparatuur zorgen dat PRM Service BV ook uw organisatie tevreden kan stellen met een betrouwbaar digitaal product. Zo hebben wij al vele projecten bij offshorebedrijven, energiemaatschappijen, baggerbedrijven, scheepsbouwers en netwerkleveranciers tot volle tevredenheid uitgevoerd.

5 Voordelen van het digitaal beschikbaar stellen van informatie Het beschikbaar stellen van technische documentinformatie op een digitale manier betekent een grote vooruitgang en kan veel van de huidige problemen bij het werken met papier oplossen. Digitaal werken geeft de volgende voordelen: Snel en overzichtelijk Nooit meer informatie verzamelen, maar alles duidelijk en overzichtelijk in uw systeem. Flexibel en efficiënt Uw technische informatie digitaal beschikbaar zorgt voor flexibiliteit en efficiëntie. Nieuwe mogelijkheden Uw technische informatie als kenniscentrum binnen uw organisatie. Besparingen Bij goed gebruik van digitale informatie bespaart u veel kosten en tijd. Samenwerken is samen delen Door digitale centrale opslag geen individuele manier van werken mee, samenwerken en samen delen is de basis.

6 Bepalend voor uw marktpositie Waarom is technische informatie belangrijk voor uw organisatie? Efficiënt samenwerken door informatie te delen Vertrouwen in uw informatiebeleid Informatie als centraal onderdeel van uw werkzaamheden Als digitale kwaliteit belangrijk is

7 Digitaliseren Het digitaliseren van technische informatie Hoe komt u tot kwalitatief goede informatie? Als digitale kwaliteit belangrijk is

8 Het digitaliseren van technische informatie Digitale technische informatie neemt een steeds belangrijkere plaats in bij technisch georiënteerde bedrijven. Deze kan op twee manieren zijn opgebouwd: 1. Documenten en tekeningen worden digitaal gecreëerd en worden als zodanig geïntegreerd in projecten. 2. Er bestaat, naast de digitale informatie, nog een grote hoeveelheid documenten in papieren vorm. Er is nog steeds veel belangrijke technische informatie in papieren vorm in omloop, zoals; Documentatie of tekeningen van installaties en fabrieken Inspectiecertificaten met handtekening Goedkeuringscertificaten Plattegronden Berekeningen Vergunningen As built-documentatie die door leveranciers in papieren vorm aangeleverd wordt Om optimaal te kunnen profiteren van het digitale werken is het noodzakelijk om documenten die oorspronkelijk van papier zijn te digitaliseren, zodat deze bruikbaar worden in de digitale werkomgeving. Het digitaliseren is echter aan een aantal belangrijke voorwaarden gebonden. De samenstelling van technische informatie Een technisch dossier is in de loop van een project of fabricageproces opgebouwd. De samenstelling bestaat dan ook dikwijls uit een groot aantal varianten. Dit kunnen losse documenten zijn in mapjes, boekwerkjes, technische tekeningen van verschillende formaten, nieuwe en zeer oude documenten of tekeningen. Het is dan ook een belangrijke voorwaarde bij het converteren van papieren informatie naar digitale bestanden, dat er een waarheidsgetrouwe overdracht van de beeldinformatie plaatsvindt. Een buitengewoon belangrijk onderdeel omdat het digitale exemplaar de basis wordt waarmee binnen de werkprocessen gewerkt zal worden. De variërende samenstelling van technische informatie vraagt extra aandacht tijdens het digitaliseringproces.

9 Alleen een betrouwbaar digitaal product geeft voordelen Digitaliseren van technische informatie heeft alleen maar zin als deze waarheidsgetrouw gedigitaliseerd wordt. Bij het digitaliseren van documenten en tekeningen is het belangrijk dat alle details die op het papieren object aanwezig zijn ook in het gedigitaliseerde bestand voorkomen. Digitale documentatie moet minstens zo betrouwbaar zijn in gebruik als de papieren vorm; het is immers een onderdeel van fundamenten die voor een bedrijf zo belangrijk zijn om goed te functioneren. Alleen een goede digitale kwaliteit geeft verbeteringen aan de werkprocessen. Het is van essentieel belang dat alle details van een document of technische tekening tijdens het scannen worden overgenomen.

10 Het belang van een betrouwbaar document Als informatie die niet goed is gedigitaliseerd weer beschikbaar gesteld moet worden voor raadpleging of andere werkzaamheden, kunnen er twijfels ontstaan over de aanwezigheid van individuele onderdelen in digitale documenten of tekeningen. Het creëert een grote mate van onzekerheid en onbetrouwbaarheid waarbij veel twijfels kunnen ontstaan. Medewerkers die geconfronteerd worden met onvolledige of kwalitatief slechte informatie zullen naar alternatieve mogelijkheden gaan zoeken om een oplossing te vinden voor het informatieverlies. Dit kost manuren, ergernissen en geld. Als digitale informatie verkeerd geïnterpreteerd wordt kunnen ook andere problemen gaan ontstaan zoals; Productonderdelen die foutief vervaardigd zijn en opnieuw vervaardigd moeten worden Stagnatie in het werk- en productieproces Verkeerde bestellingen van productonderdelen Schadeclaims Ongelukken door verkeerde uitvoeringen Hoe wordt de kwaliteit beïnvloed? Documenten en tekeningen kunnen tijdens hun levenscyclus sterk in kwaliteit zijn afgenomen. De volgende oorzaken kunnen de digitale kwaliteit van documenten en tekeningen beïnvloeden. De opdruk op papier die slecht is door ouderdom van het origineel Gescheurde documenten Vlekken op documenten door gebruik Een slechte opdruk bij documenten en tekeningen door revisie aanpassingen Slecht gemaakte kopieën Blauwdrukken Documenten gerepareerd met plakband Gebruik in slechte omstandigheden Veelvuldig gebruik

11 Als in de praktijk blijkt dat relevante informatie ontbreekt bij de digitale technische documentatie wordt dit dikwijls veroorzaakt door het gebrek aan specialisme bij het converteren van technische informatie. Symbolen en cijfers moeten goed leesbaar zijn omdat deze anders bij de raadpleging verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Als er een technisch mankement verholpen moet worden moet dit op basis van de juiste informatie. Behoud van informatie tijdens het digitaliseringproces is daarom uitermate belangrijk. Wanneer tijdens het scannen geen goede controle wordt uitgevoerd op kwaliteitsaspecten zoals de kleur, zal de digitale informatie niet bruikbaar zijn.

12 Hoe komt u tot kwalitatief goede digitale informatie? Om tot een kwalitatief en betrouwbaar product te komen, moet met drie hoofdfactoren rekening gehouden worden. 1. Kwaliteit; is alle digitale informatie leesbaar en verwerkbaar? 2. Volledigheid; is alle informatie aanwezig, inclusief aantaleenheden en zonder beeldverlies? 3. Vakmanschap; is informatie op de juiste manier verwerkt, met voldoende vakmanschap en aandacht voor het digitaliseren? 1. Kwaliteit Wat zijn belangrijke aandachtspunten bij het digitaliseren? PRM Service BV let op documenten waarin kleur verwerkt is of objecten met grijswaarden die voor het behoud van de informatiewaarde niet in zwart-witmodus gescand mogen worden. Denk hierbij aan: Foto s Grafieken Tabellen Lijntekeningen met kleur Wijzigingen op lijntekeningen getekend in kleur Documenten met grijswaarden in het origineel maar in zwart-wit modus gescand, verliezen gedetailleerde informatiewaarde.

13 De medewerkers die bij PRM Service BV de digitaliseringwerkzaamheden uitvoeren maken gebruik van uiterst moderne scanapparatuur. Zeer belangrijk, want mede hierdoor wordt de kwaliteit van het digitaliseren bepaald. Door altijd te letten op de juiste toepassingen voor het verbeteren van de beeldkwaliteit blijft essentiële informatie behouden: Niet te licht of te donker scannen zodat informatie bruikbaar blijft Symbolen geven vaak belangrijke informatie weer. Deze moeten leesbaar blijven en de juiste functie weergeven Lijnen moeten duidelijk blijven Maataanduidingen Onderdeelcoderingen Tijdens het scannen worden op ieder gescand beeld verschillende controles uitgevoerd. Zo worden de gescande beelden gecheckt op helderheid, contrast, scherpte, uitlijning, zwakke details en de pixels die niet bij het digitale beeld horen. Elke afwijking wordt onmiddellijk gecorrigeerd, zodat steeds het beste resultaat wordt geproduceerd. Voor de beeldverbetering wordt een groot aantal mogelijkheden geboden waarvan optimaal gebruik wordt gemaakt. Het resultaat van scannen met geavanceerde software

14 Gebruik maken van de kwaliteit om op tekstinhoud te zoeken naar informatie Gescande documenten en technische tekeningen kunnen doorzoekbaar worden gemaakt op de individuele inhoud van de informatie. Hiermee kan via een willekeurige zoekmethode op elk woord in de tekst gezocht worden op zoek naar de gewenste informatie. Indien u besloten heeft dat de gedigitaliseerde informatie naar een PDF-bestandsstructuur verwerkt moeten worden, kunt u gebruik maken van deze PDF-zoekfunctie. Bij het onderdeel Registratie wordt een uitgebreidere uiteenzetting gegeven over het gebruik van de verschillende zoekmethoden. Compacte opslag en snel gebruik door een goede kwaliteit Hoe beter de digitale kwaliteit is, hoe minder opslagruimte er nodig is om de bestanden te bewaren. Bestanden die niet goed gefilterd zijn en daardoor extra ruis op de achtergrond van de beelden hebben zijn traag vanwege de bestandsgrootte. Goede kwaliteit bestanden zorgen ervoor dat documentbeheersystemen of andere elektronische toepassingen soepel kunnen werken. PRM Service BV zorgt dat alle bestanden zo goed mogelijk gecomprimeerd worden met de juiste compressietechnieken. De ruis om de letters in het bovenstaande voorbeeld vraagt om extra capaciteit.

15 2. Volledigheid Is de gedigitaliseerde informatie compleet? Wat een groot struikelblok kan zijn om informatie te digitaliseren is vaak de vraag: Zijn alle gegevens die op papier aanwezig zijn ook echt digitaal?. Om te zorgen dat uw informatie compleet wordt overgenomen, heeft PRM Service BV een aantal belangrijke controlefases in het proces geïntegreerd. De volgende zaken zullen tijdens het digitaliseringsproces voor u worden gecontroleerd: Aan de hand van het origineel: Komt de inhoud overeen met de index? Klopt het als er geen informatie achter een tabblad zit? Lopen, indien aanwezig, de paginanummers door? Bij het digitaliseren van documenten: Staat de informatie op de pagina ook daadwerkelijk op de scan, is er niets afgesneden? Zijn alle aanwezige pagina s gedigitaliseerd? Kloppen de instellingen bij dunne en dikkere originelen? Zijn documenten enkelzijdig of dubbelzijdig bedrukt? Klopt het aantal pagina s met de inhoud van het boek? Is er rekening gehouden met de tabbladen? Bij het digitaliseren van tekeningen: Bevat een tekening ook informatie op de achterzijde? Zijn de documenten en tekeningen digitaal goed samengevoegd, is de informatie op de juiste plek te vinden? In overleg met u worden de gewenste controles geselecteerd voor uitvoering, zodat er geen ongewenste werkzaamheden worden verricht.

16 Een goede controle zorgt voor betrouwbaarheid Een belangrijk onderdeel bij het digitaliseren is de controle tijdens het gehele proces van scannen tot het ontsluiten van informatie. De werkmethode en bijbehorende disciplines zijn een belangrijk onderdeel van het digitaliseringsproces, omdat hiermee een digitaal product wordt gerealiseerd dat identiek is aan het originele, papieren document. Een technische documentatie bestaat dikwijls uit een verdeling in documenten en technische tekeningen. In verband met de afwijkingen in formaat worden deze gescheiden van elkaar gedigitaliseerd. Belangrijk is dat op dit onderdeel zeer nauwkeurig wordt gewerkt. Na het scannen van beide soorten papieren informatie is het digitaal samenvoegen een zorgvuldige handeling. Als de samenvoeging na het scannen niet precies gebeurt, zal men digitale informatie missen, die waarschijnlijk wel aanwezig is maar op een verdwaalde plaats.

17 3. Vakmanschap PRM Service BV beschikt over goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers. Bij hun werkzaamheden worden zij ondersteund door uitgekiende werkdisciplines met doordachte controlemethoden en door moderne, geavanceerde apparatuur. Er wordt veel aandacht besteed aan de kwaliteitscontroles van alle documenten en tekeningen door alle mogelijkheden om de beeldkwaliteit te verbeteren optimaal te benutten. Het resultaat hiervan is dat er een maximaal prestatieniveau behaald wordt met een betrouwbare conversieoverdracht. De werkzaamheden van PRM Service BV zijn erop gebaseerd dat alle informatie in originele staat op het computerscherm te zien is of geprint kan worden. Voordat u begint aan het traject gaat beginnen van het converteren van papieren broninformatie tot digitale bestanden, zult u moeten overwegen of u kiest voor kwaliteit of kwantiteit. Als er bij het verwerken van de informatie voor bulkscanning zonder controle van de kwaliteit wordt gekozen vanwege de prijs, zal dit ten koste gaan van de aandacht die nodig is bij het digitaliseren. De keuze voor kwantiteit kan voor de kwaliteit en betrouwbaarheid vervelende gevolgen hebben. Daarnaast kan dit organisatorische en financiële gevolgen hebben die grote problemen veroorzaken op het moment dat de gedigitaliseerde informatie weer beschikbaar gesteld moet worden. Als u er altijd vanuit bent gegaan dat de prijs geen invloed heeft op de kwaliteit, zal deze brochure u op andere gedachten brengen. Bij PRM Service BV wordt er gewerkt volgens slim uitgedachte procedures die veel aandacht vestigen op kwaliteitsbehoud- en verbetering. U zult ontdekken dat door deze efficiënte manier van werken een uitstekende prijskwaliteitverhouding tot stand komt. als digitale kwaliteit belangrijk is

18 Profiteer van een optimale digitale kwaliteit Waarom uw technische informatie digitaliseren? Overzicht in variërende informatiebronnen Maak snel gebruik van volledige informatie Eenduidige toegang tot uw informatie als digitale kwaliteit belangrijk is

19 Registreren Het belang van een juiste registratie PDF-opmaakstructuur van technische documenten Zoeken op tekstinhoud Als digitale kwaliteit belangrijk is

20 Het belang van een juiste registratie De registratie is een zeer belangrijk onderdeel van het conversieproces van papieren documenten en technische tekeningen naar digitale informatie. Er kan niet optimaal geprofiteerd worden van de digitale informatie als deze niet terug te vinden is. Waarom? Een zorgvuldige registratie van de basiskenmerken van de gedigitaliseerde technische documentatie bepaalt of de informatie op elk gewenst tijdstip doelgericht geraadpleegd kan worden en voor verdere werkzaamheden bruikbaar is. Een foutieve registratie leidt tot het niet kunnen terugvinden van de gewenste informatie, wat dus eigenlijk informatieverlies betekent omdat deze op digitale wijze niet meer te traceren is. Wat kunnen de oorzaken zijn van informatieverlies? Onzorgvuldig registreren, wat zorgt voor informatieverlies, kan onder andere op de volgende manieren plaatsvinden: De juiste locatiecode is niet vermeld De benaming van het bestand stemt niet overeen met de documentomschrijving Bij het gebruik van een classificatiecode is de verkeerde code ingevoerd Wisseling in bestandsformaat of geen uniforme benaming Door de historie is de opbouw van de documentatie door verschillende personen uitgevoerd, met ieder een eigen indeling en benaming

21 PRM Service BV is gespecialiseerd in het nauwlettend registeren De medewerkers van PRM Service BV die verantwoordelijk zijn voor de registratiewerkzaamheden brengen de werkzaamheden zeer gedisciplineerd en oplettend ten uitvoer. Er wordt veel aandacht besteed aan een correcte overname van de gegevens. Essentieel is dat zij over meer dan voldoende ervaring beschikken om op de juiste criteria te registreren. Aan de hand van duidelijke procedures, controles en geavanceerde registratiesoftware worden uw bestanden vakkundig geregistreerd. Procedure bij afwijkingen De wensen en werkwijzen van elke opdrachtgever worden in een procedure vastgesteld voor het gehele registratieproces. Tijdens de registratie van de digitale bestanden kunnen afwijkingen van de invoergegevens voorkomen, waardoor het mogelijk is dat deze afgesproken procedure niet meer van toepassing is. Als PRM Service BV afwijkingen heeft gesignaleerd, zult u hiervan op de hoogte worden gebracht door middel van een rapportage. Er zal dan met u gecommuniceerd worden hoe de verwerking van deze documenten of tekeningen verder moet verlopen. Een zorgvuldige registratie van kwalitatief goed gedigitaliseerde documenten en tekeningen resulteert in een betrouwbaar digitaal product.

22 PDF-opmaakstructuur van technische documenten PRM Service BV heeft zich gespecialiseerd in de digitale PDF-filestructuur. PDF, Portable Document Format, is een digitaal platform met een universeel en onafhankelijk opmaakformaat voor de uitwisseling van documenten, technische tekeningen en alle overige digitale informatie. PDF is wereldwijd gestandaardiseerd en kan via iedere computer worden geopend en geraadpleegd. Het enige wat hier voor nodig is, is minimaal de Adobe Reader die via het internet licentievrij verkrijgbaar is. Bij het gebruik van de PDF-filestructuur wordt de samenwerking binnen projecten sterk verbeterd omdat er met een uniform bestandsformaat gewerkt wordt dat geen problemen geeft met verschillende softwaretoepassingen. Ieder PDFbestand kan als informatieplatform gekoppeld worden aan andere softwareapplicaties en van daaruit opgestart worden en functioneert daarom als een brug tussen de verschillende toepassingen. Ieder soort papieren document, technische tekening en elk digitaal bestandsformaat kan naar de PDF structuur geconverteerd worden. PRM Service BV heeft door het uitvoeren van een groot aantal opdrachten veel ervaring opgebouwd en kennis opgedaan rond de PDF-filestructuur. Bedrijven waar PRM Service BV de werkzaamheden voor uitvoert profiteren hiervan. De opdrachtgevers van PRM Service BV voor wie deze werkzaamheden uitgevoerd worden komen uit een verscheidenheid van technische branches, zoals de offshore, elektriciteit bedrijven, constructie, enzovoort. Gebruik maken van de PDF-opmaakstructuur

23 PDF-navigatiestructuren voor snel en gericht raadplegen In bestanden die in de PDF-filestructuur staan kunnen navigatielinken toegepast worden. Door het aanklikken van een navigatielink in het PDF-document wordt u direct verwezen naar het onderdeel dat u wenst te raadplegen. In het algemeen wordt een navigatielinkstructuur aangemaakt op basis van de indexgegevens of een andere aanwezige documentstructuur in de broninformatie. Op verschillende manieren kan de navigatielink toegepast worden: Binnen hetzelfde PDF-bestand Koppelingen naar andere PDF-bestanden Koppelingen vanuit andere bestanden naar PDF Linkstructuren binnen een PDF-bestand kunnen zijn: Bladwijzers Op basis van de hoofdstuk- of paragraafindeling van een boek of een andere aanwezige indeling wordt structuur in het PDFbestand aangebracht. Aan de linkerzijde van het scherm is een overzicht van alle gegevens beschikbaar. Als op een kenmerk geklikt wordt, verschijnt direct de juiste pagina van het boek op het scherm. Hyperlinken Op basis van een bestaande index in een boek kunnen navigatielinken aangemaakt worden. Als de gebruiker op een regel van de index klikt, verschijnt direct de juiste pagina van het boek op het scherm. Linkstructuur naar meerdere PDF-bestanden Via de bladwijzers en hyperlinken kunnen ook verwijzingen aangemaakt worden naar informatie die in een ander PDFbestand aanwezig is. Deze verwijzing kan zelfs op paginaniveau toegepast worden.

24 Links: de PDF-navigatiestructuur zoals deze voor u gemaakt wordt door PRM Service BV. Boven: Voorbeeld van het zoeken op basis van de bladwijzerstructuur

25 Vanuit een index toegang tot al uw technische informatie Om snel het juiste bestand te vinden, kan er gekozen worden om alle informatie vast te leggen in een overzichtelijke totaalindex. Deze index bevat alle informatie over de documentatie. De herkenbare kenmerken die voor u belangrijk zijn, zoals groepsindeling, code, omschrijving, bestandsnaam, en dergelijke worden hierin vastgelegd. Vanuit deze index kunnen direct de digitale bestanden geopend worden. De basis voor deze index kan een Excel-, Access-, PDF-, of ander bestandsformaat zijn waarin koppelingen naar het Adobe PDF-formaat mogelijk zijn. Deze vorm van navigatie wordt vaak toegepast wanneer er projectgerelateerd gewerkt wordt. Toegang tot PDFdocumenten vanuit een Excel-bestand

26 Zoeken op de tekstinhoud van documenten en tekeningen PDF-bestanden met zowel documenten als tekeningen kunnen op tekstinhoud doorzoekbaar gemaakt worden. Met deze methode kan worden gezocht naar een woord of groter tekstdeel binnen afzonderlijke documenten en technische tekeningen die deel uitmaken van een groter informatiebestand. De PDF-zoekstructuur heeft de volgende mogelijkheden: Zoeken op hele woorden Meerdere woorden tegelijk opgeven Exact woord of exacte woordgroep Kiezen voor hoofdletters of kleine letters Bladwijzers en/of opmerken meenemen Kostenbesparing door geavanceerde technologie Om een PDF-bestand doorzoekbaar te maken wordt hightech OCR-tekstherkenningssoftware gebruikt. Deze intelligente software analyseert alle woorden van tekstdocumenten, tekeningen of andere gescande documenten. De digitale locatie van de woorden wordt opgeslagen in een intern PDF-databestand, waarbij gelijktijdig een index wordt opgebouwd. Het resultaat dat wordt geleverd bij het zoeken naar de gewenste informatie is sterk afhankelijk van de digitale kwaliteit van de bestanden en varieert daardoor van 30% tot 100%. Wanneer de kwaliteit van documenten zodanig slecht is dat de software maar weinig tekens kan analyseren, kan het handmatig doorzoeken van documenten soms een beter resultaat opleveren. Het belang van de digitale kwaliteit is dus erg groot, omdat er bij het raadplegen van informatie veel tijd bespaard wordt als er optimaal gebruik gemaakt wordt van geavanceerde technologieën. Analoge characters worden omgezet naar digitale characters

27 Extra mogelijkheden om informatie te raadplegen Indien de digitale kwaliteit van de informatie gewaarborgd is, beschikt u over een uiterst moderne methode om gedetailleerde informatie terug te vinden. Op het moment dat een medewerker behoefte heeft om informatie terug te vinden in één of meerdere PDF-bestanden tegelijk, zijn de handelingen die daarvoor verricht moeten worden op een eenvoudige manier uit te voeren. Via een standaard zoekmenu wordt de gewenste zoekterm ingevoerd, waarna de gevonden informatie wordt getoond in een overzichtslijst met daarbij de pagina s waarop deze informatie beschikbaar is. Doelgericht zoeken De PDF-zoekmethode is niet te vergelijken met het zoeken naar informatie op andere manieren zoals bijvoorbeeld zoeken naar informatie bij Google. Hierbij worden erg veel hits getoond, waarbij de persoonlijke interpretatie van de gevonden zoekresultaten zeer belangrijk is. De PDF-zoekstructuur daarentegen is sterk resultaatgericht. Dit houdt in dat alleen de gewenste informatie in een overzichtslijst wordt getoond, wat een grote tijdsbesparing oplevert. De combinatie van geavanceerde software en doelgerichte zoekstructuren bieden u veel mogelijkheden om uw informatie op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier te raadplegen. Zowel documenten die via een digitale manier zijn gecreëerd als documenten en technische tekeningen die gedigitaliseerd zijn kunnen in de zoekstructuur opgenomen worden. Het zoeken naar informatie in PDF-bestanden kan op meerdere locaties plaatsvinden: Op de volledige inhoud van een enkel PDF-document Op de inhoud van alle PDF-documenten in een directory Op de inhoud van alle PDF-documenten op een schijflocatie De volgende mogelijkheden heeft de PDF-structuur voorhanden: Zoeken op hele woorden Meerdere woorden tegelijk opgeven Exact woord of exacte woordgroep Kiezen voor hoofdletters of kleine letters Bladwijzers en/of opmerkingen meenemen

28 De zoekresultaten worden getoond in een overzichtslijst en thumbnails Thumbnails verwijzen naar de locatie van de zoekresultaten Zoekgegevens invullen Zoekcriteria opgeven Overzichtslijst van de zoekresultaten Zoeklocatie opgeven Aanvullende zoekmogelijkheden De PDF-bestandsstructuur geeft geavanceerde zoekmogelijkheden

29 Uniformeren Al uw digitale informatie uniform toegankelijk Eenduidige toegang tot uw informatie Uniformiteit in de bestandssamenstelling Als digitale kwaliteit belangrijk is

30 Al uw digitale informatie uniform toegankelijk Zoals u reeds heeft gelezen, levert het digitale werken veel voordelen op. Uw informatie is snel toegankelijk en kan gemakkelijk gedeeld worden met collega s en externe partijen. Een probleem kan echter zijn dat de bestanden zijn gecreëerd door verschillende medewerkers die elk een eigen werkwijze hanteren. Hierdoor ontstaat een grote diversiteit aan bestandsbenamingen en directorystructuren. Als er daarnaast ook nog digitale informatie wordt aangeleverd door externe partijen, wordt deze diversiteit nog groter, waardoor het zoeken en raadplegen een omslachtige handeling zal zijn en veel tijd kosten. Als u deze informatie gemakkelijk wilt gebruiken binnen uw organisatie en op een inzichtelijke manier naar buiten wilt brengen, kan PRM Service BV deze op een eenduidige manier toegankelijk maken.

31 Eenduidige toegang tot uw informatie 1. Gelijke bestandsformaten Als as built-projectinformatie door leveranciers digitaal wordt aangeleverd, zijn er vaak uiteenlopende bestandstypen aanwezig. De meest voorkomende bestandsformaten zijn doc.xls.dwg.pdf en.tif, maar in de praktijk blijkt dat er ook minder gangbare formaten aangeleverd worden, zoals Visio of Ms Project. De diversiteit aan bestandsformaten kan bij het raadplegen de nodige problemen opleveren indien niet iedere computer over de bijbehorende software beschikt. Een ongewenst effect dat hieruit voorkomt is dat de samenwerking met collega s en samenwerkende partijen wordt benadeeld omdat de informatie niet gemakkelijk is uit te wisselen. Om uniformiteit in documentatie te bereiken heeft PRM Service BV alle benodigde tools beschikbaar om bestanden om te zetten naar het gestandaardiseerde PDF-formaat. Hierdoor kan iedereen die toegang heeft tot de bestanden deze gemakkelijk openen, zij zijn dus niet afhankelijk van speciale software. Een Adobe Reader is voldoende en bovendien gratis. Daarnaast heeft de informatie vaak al de as built-status, welke gewaarborgd kan blijven in het PDF-formaat. 2. Herkenbare bestandsbenamingen Uniformiteit en herkenbare bestandsbenamingen zijn belangrijk om informatie weer terug te kunnen vinden. De benamingen van de bestanden die aangeleverd zijn door uw leveranciers kunnen volledig afwijkend zijn van de benamingen die binnen uw organisatie worden gehanteerd. Daarnaast kent de bestandsbenamingen vaak een history die in de loop der jaren is opgebouwd; verschillende afdelingen die hun eigen werkwijze doorgevoerd hebben en een verschillende interpretatie hebben over de manier waarop een document het best benoemd kan worden. Onherkenbare benamingen zorgen ervoor dat de informatie niet meer terug te vinden is of gaat zweven binnen de organisatie, waardoor deze niet meer te traceren is. Dit is dus verlies van informatie!