Een digitale kluis voor je administratie.

Transcriptie

1 Een digitale kluis voor je administratie. Rabobank. Een bank met ideeën. Kimberley Beers , Charlotte Janus , Toine Legters

2 Inhoud Inleiding 3 Concept 4 Desk research 6 Onderzoek Evernote 8 Doelgroep 10 Interviews 11 Conclusie interviews 21 Schermen van het prototype 23 Onderzoeksdocument Rabobank 2

3 Inleiding Wij, Kimberley, Charlotte en Toine, zijn deze opdracht voor de Rabobank begonnen in opdracht van de Hogeschool Utrecht. Voor het vak Researching voor UX in de specialisatie User Experience Design kregen wij twee opdrachten voorgelegd vanuit het user experience design team van de Rabobank. Medewerker Richard Timmermans heeft ons de briefing gegeven van beide opdrachten. Een van de twee opdrachten was om een digitale kluis te ontwikkelen. Om een plek te creëren en te ontwerpen waar de gebruiker zijn of haar hele papieren archief digitaal zou kunnen bewaren. De andere opdracht was om de productverkoop voor de smartphone te stimuleren en hoe die verkoop dan ingericht moest worden. Na de briefing werd het tijd om een van de twee opdrachten te kiezen, hier waren onze meningen iets over verschilt maar uiteindelijk zijn we bij de eerste opdracht uitgekomen. We zijn meteen begonnen met het maken van een plan van aanpak. Omdat er maar een paar weken voor de opdracht staat wilde we meteen goed van start gaan. Onderzoeksdocument Rabobank 3

4 Concept Algemene uitleg Wij hebben voor de Rabobank een digitale kluis ontwikkeld. Het voorzetje was er al een klein beetje vanuit de Rabobank maar wij hebben dit verder uitgedacht. De Rabobank zal met een digitale kluis komen. Dit zal een functie zijn waar je als gebruiker al je documenten digitaal in kunt opslaan en bewaren, een cloud. Welk devices We hebben goed nagedacht voor welk device we wilden ontwerpen. Richard Timmermans gaf in de briefing al aan dat hij denkt dat in de toekomst, ook nu al, heel veel met de smartphone gedaan zal worden. Daarom hebben wij voor de desktop én voor de mobiele telefoon ontworpen. De meeste papieren en documenten worden nu bijgehouden op papier in verschillende archiefmappen en als mensen al iets digitaal bijhouden dan is dat opgeslagen op de computer of ergens online. Daarom willen wij de digitale kluis sowieso aanbieden op de computer. De digitale kluis willen wij integreren in de website van de Rabobank die er nu is. De vertrouwde omgeving van de Rabobank blijft dan bestaan alleen met een extra functie. Deze website is ook te openen als responsive website op de ipad. In verdere ontwikkeling is het ook mogelijk om een app te ontwikkelen voor op de computer zoals onder andere Facebook, Twitter, Dropbox, Evernote, Google Drive dit ook hebben. Hier zal dan nog verder onderzoek naar gedaan moeten worden, daarbij kan dan ook onderzocht worden of de koppeling naar bijvoorbeeld je Hi-account en je KNP-account daarin makkelijk geïntrigeerd kan worden en de documenten en facturen daarvan automatisch in je digitale kluis terecht komen. Naast de functie op de website hebben wij ook voor een applicatie voor de mobiele telefoon gekozen. Dit hebben wij gedaan omdat onder andere Richard Timmerman dit zei als user experience designer en omdat de mens tegenwoordig altijd een smartphone bij de hand heeft. Een voordeel van het werken met een smartphone is dat er gemakkelijk foto s mee gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld van een bon van een aankopen, je kunt hier gemakkelijk een foto van maken en meteen uploaden in je digitale kluis. Mocht je geen internet hebben dan kun je alsnog de foto uploaden. Je zet de foto in de map en wanneer je internet hebt zal de app de foto automatisch uploaden en dus updaten in de digitale kluis. Je kunt altijd bij de documenten die al geladen zijn in je digitale kluis. Hierbij hebben we bijvoorbeeld naar Dropbox gekeken. De mappenstructuur De indeling van de digitale kluis zal met mappen werken. Wanneer je de app opent zul je op een scherm terecht komen met mappen. In die verschillende mappen staan je documenten. Die onderwerpen van die mappen hebben wij gekozen uit de hand van deskresearch en interviews. We hebben gevraagd aan de doelgroep wat zij digitaal zouden bewaren. En we hebben onderzocht wat voor een verschillende documenten en administratie er allemaal kan zijn om bewaard te worden. Met deze kennis hebben wij een indeling kunnen maken. Het structureren via stickers Het zal in het vervolg een optie kunnen zijn om met stickers te gaan werken die het werk categoriseren. Om Evernote in samenwerking met Moleskine even als voorbeeld te nemen, daarbij is ook gebruik gemaakt van stickers. Deze sticker zal herkend worden bij het maken van de foto en zal dan automatisch in een bepaalde map geplaatst kunnen worden die bij die sticker hoort. Meldingen Zowel de digitale kluis als de app op de mobiele telefoon zullen meldingen geven. Dit zullen verschillende meldingen zijn over gebeurtenissen in je persoonlijke digitale kluis. De gebruiker heeft wel de mogelijkheid om deze meldingen uit te zetten of opties aan te geven welke meldingen hij of zij wel en niet willen ontvangen. De app zal toestemming vragen om hier push berichten voor te geven en de website zal meldingen aangeven wanneer je bent ingelogd onder het mapje meldingen. Deze functie van de meldingen hebben wij voorgesteld in de interviews zodat we feedback konden krijgen of hier wel of niet behoefte naar was. De doelgroep was erg onder de indruk van deze functie en vonden het een goede service. Zie het kopje hieronder voor voorbeelden van verschillende meldingen. Meldingen service Stel je krijgt elke maand op de 25e een factuur binnen van Ziggo. De digitale kluis van de Rabobank verwacht op de 25e dan ook weer de factuur van Ziggo. Rabobank leest dat je saldo te weinig is om aan deze factuur te voldoen. Hier krijg je een melding van. Ook zal de digitale kluis een melding aangeven wanneer er iets van je rekening is afgeschreven (die eenmalig voorkomt en dus niet van te voren was zien aankomen bijvoorbeeld een bestelling bij Bol. com) en je daardoor rood staat. De digitale kluis houdt bij tot wanneer bepaalde documenten geldig zijn zoals je rijbewijs en je paspoort, dit wordt in een melding aangegeven wanneer een bepaald document bijna verloopt. Stel je hebt een twee jarig telefoonabonnement en die twee jaar is bijna afgelopen, het contract loopt dus bijna af. De digitale kluis van de Rabobank ziet dit en geeft je een melding dat je je contract en dus je abonnement kunt aanpassen. Stel je betaald elke maand 40 voor je telefoon en opeens wordt er 50 van je rekening afgeschreven. De digitale kluis van de Rabobank leest dit en geeft je een melding dat het bedrag verandert is. Je kunt dan zelf nakijken of het terecht is of niet. De digitale kluis houdt bij hoeveel rente je krijgt en wanneer die rente stijgt of daalt. Wanneer dit laatste het geval is zal je ook hiervan een melding krijgen. De digitale kluis zal je ook een melding geven wanneer je vaste inkomen bijvoorbeeld van je baan of studiefinanciering weer gestort is. Zo weet je wanneer je weer geld te besteden hebt. Wanneer mensen een auto hebben, kunnen ze een melding weergeven krijgen wanneer de auto opnieuw APK gekeurd moet worden. Onderzoeksdocument Rabobank 4

5 Het personaliseren van de mappen De gebruiker kan in de instellingen aangeven welke mappen in zijn of haar digitale kluis komt te staan. Niet iedereen zal van dezelfde mappen gebruik maken. Er zullen verschillende mappen aangeboden worden maar wanneer de gebruiker een map wil hebben met een andere benaming is dit ook mogelijk. Het delen van mappen De mappen kunnen ook gedeeld worden. De gebruiker kan zelf aangeven welke map en met wie hij of zij dat dan wil delen. Bijvoorbeeld een map waarin de administratie van je kinderen staat zou het fijn zijn wanneer die je map kunt delen met je partner. Onderzoeksdocument Rabobank 5

6 Deskresearch Debriefing Steeds meer belangrijke papieren zijn tegenwoordig digitaal. De vraag van de Rabobank is welke redenen mensen hebben om deze papieren te bewaren of ze dit digitaal willen bewaren. Als hier behoefte naar is zouden ze dit dan van de Rabobank verwachten. Wij moeten daarnaast een oplossing bieden om hoe dit digitaal bewaard zou kunnen worden. Missie van de Rabobank Vanuit de identiteit van de Rabobank zijn coöperatief bankieren en duurzaamheid nauw met elkaar verbonden. Zo ziet de Rabobank het als haar missie om bij te dragen aan een duurzame ontwikkeling van welvaart en welzijn door de (financiële) ambities te helpen realiseren van klanten, gemeenschappen en de samenleving als geheel. Vanuit deze missie is het de ambitie van de Rabobank Groep om in Nederland een van de beste en meest klantgedreven en vernieuwende instelling te zijn op financieel terrein. Internationaal wil de Rabobank Groep de beste food- en agribank zijn met een sterke aanwezigheid in de belangrijkste food- en agrilanden in de wereld. De Rabobank Groep wil daarnaast internationaal excelleren op het gebied van duurzaam ondernemen en bankieren, passend bij haar identiteit en maatschappelijke positie. Bij het realiseren van haar ambities legt de Rabobank Groep zichzelf hoge normen op. Deze zijn samengevat in de vier kernwaarden die staan in het Ambitiestatement van de Rabobank Groep: integriteit: ze wil in haar handelen eerlijk, oprecht, zorgvuldig en betrouwbaar zijn; respect: ze werkt samen op basis van respect, waardering en betrokkenheid; professionaliteit: ze is haar klanten van dienst met hoogwaardige kennis en faciliteiten; duurzaamheid: ze wil bijdragen aan een duurzame ontwikkeling van de samenleving in economische, sociale en ecologische zin. (rabobank.nl, 2013) Omschrijving van de belangrijke papieren die particulieren archiveren Dit rijtje is ontstaan uit deskresearch en verder aangevuld door de interviews die zijn afgenomen. Het benoemen van alle producten is de basis geweest voor de huidige mappenstructuur in het prototype. Producten voor Digitale Kluis Rabobank producten Verzekeringen: Autoverzekering Reisverzekering Annuleringsverzekering Alles in één Polis Zorgverzekering Aansprakelijkheidsverzekering Bankrekeningen: Bankrekening Beleggingsrekening Hypotheek: Hypotheek offerte Mailverkeer met de adviseur Persoonlijke documenten Kopie diploma s Huishoudboekje (in- en uitgaven) Inschrijvingsbewijs school Kopie rijbewijs Kopie trouwboekje Inboedelverzekering Woonhuisverzekering Rechtsbijstandverzekering Levensverzekering Uitvaartverzekering Spaarrekening Bankafschriften Rente overzicht: Wat ben ik verschuldigd Afschriften Wat heb ik al afgelost Cijferlijsten Studiefinanciering (studie schuld) Kopie paspoort Gegevens inentingen Koffernummers Contactgegevens familie Serienummers bezittingen Onderzoeksdocument Rabobank 6

7 Kinderen: Geboorte akte Andere bedrijven Nota s / garantiebewijzen Facturen (TV, Telefoon, Internet, Energieleverancier) Belasting: Belastingaangifte Huurtoeslag Werk: Loonstroken Pensioenfonds/overzicht Contracten: Huurovereenkomst of Koopakte Arbeidsovereenkomst Energiemaatschappij contract Auto Kentekenbewijs Bonnetjes / betaalbewijzen Zorgtoeslag Jaaropgave Kilometer registratie Mobiele telefoon abonnement contract TV-ontvangst contract Internetcontract Facturen reparaties Huisdieren Kopie paspoort Hond of Kat Gegevens fokker Gegevens Chip Onderzoeksdocument Rabobank 7

8 Onderzoek Evernote Evernote helpt wereldwijd miljoenen mensen om te onthouden wat er in hun leven gebeurt. Je kunt Evernote gebruiken om aantekeningen te maken, interessante webpagina s op te slaan, taken- en boodschappenlijstjes op te stellen, afbeeldingen en PDF s toe te voegen en nog veel meer. Bij het gebruik van Evernote kun je zien hoe alles automatisch wordt gesynchroniseerd van je computer naar je smartphone, tablet en het internet, zodat je altijd en overal bij je herinneringen kunt. Belangrijke functies van Evernote: Het aanmaken van tekst-, webclip- en PDF- notities Het automatisch synchroniseren van notities tussen alle computers en telefoons die je gebruikt Evernote doorzoekt gedrukte en handgeschreven teksten in je afbeeldingen, dus wanneer je op het woord hills zoekt, zal Evernote naar dat woord zoeken binnen jouw notities Je kunt boodschappenlijsten en takenlijsten maken herinneringen opnemen, deze aantekeningen zijn gemakkelijk terug te vinden waar je ook bent Je kunt je notitieboeken delen met vrienden en/of collega s via social media Je kunt je aantekeningen per versturen Het opslaan en organiseren van recepten en het opzoeken van de bijbehorende ingrediënten De app voor op de computer heeft als goede functie om gemakkelijk een print screen te maken en die meteen als notitie in je notitieblok te zetten Manieren om Evernote te gebruiken: Voor wetenschappelijke- en schoolaantekeningen Voor het opslaan van interessante webpagina s die je later terug wilt kijken. Ook tweets zijn op te slaan op je Evernote-account Om ideeën en inspiratie vast te leggen Om gemakkelijk notities te vinden die gemaakt zijn met je telefoon Om foto s van whiteboards, wijnetiketten en boeken te bewaren en te doorzoeken Je kunt er een reis mee plannen: hou reisschema s, vliegtickets en paspoorten in het oog Extra functies bij een premium account: Het offline terug kijken van interessante webpagina s en / of notitieboeken Anderen je notitieboeken laten bewerken Het beveiligen van je Evernote app met een PIN-code Evernote is een onderdeel van het Getting Things Done (GTD-systeem) om je te helpen georganiseerd te blijven. GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijk uitvoeren van de taken. De werking Evernote is een duidelijk programma, waar gemakkelijk en vlug mee gewerkt kan worden. Zo kun je op elk moment een notitie toevoegen. In deze notitie kun je zetten wat je maar wilt door te schrijven, maar je kunt ook afbeeldingen of bestanden naar deze notitie slepen als bijvoorbeeld aanvulling op de tekst. Na of tijdens het maken van de notitie is het mogelijk op een zogeheten label aan de notitie toe te voegen. Zo kun je meerdere notities bijvoorbeeld onder hetzelfde label plaatsen, door bijvoorbeeld een bepaalde sticker op je aantekening te plakken, waardoor deze notities met elkaar dezelfde map delen. Op deze manier rangschik je de gemaakte notities zodat deze gemakkelijk terug te vinden zijn. Naast de label-functie, biedt het programma meerdere voordelige functies aan, die het vinden van een gemaakte notitie gemakkelijk maken. Omdat Evernote zoveel functies heeft voor een maken van een duidelijke, handige notitie, kunnen de notities op veel gebieden onderscheiden worden. Door op het tabje attributen te klikken, worden je er veel zoekfuncties aangeboden, bijvoorbeeld: wanneer aangemaakt? wat bevat de notitie geluid/afbeelding/pdf-bestand? Deze verschillen in eigenschappen zorgen ervoor dat er bij het aanklikken van één van de eigenschappen, veel notities afvallen, waardoor je de gewenste notitie snel voor de ogen zult hebben. Naast het kopje notitieboeken is er ook een kopje atlas. Hier kun je ook weer je notities terug vinden geselecteerd op locatie. Al je notities kun je, zoals eerder gezegd, synchroniseren met andere apparaten zoals een mobiele telefoon, of delen door middel van de sociale media. Evernote is een samenwerking aangegaan met Moleskine. Moleskine is een merk voor notitieboekjes. De Onderzoeksdocument Rabobank 8

9 notitieboekjes bevatten en fel kleurige lintje, bladwijzer, waardoor de Evernote app bij het maken van een foto de foto goed kan bijsnijden door de afscheiding van die bladwijzer. Waarom refereren wij naar Evernote? Evernote is een goed programma om vrijwel alles digitaal te archiveren. Wat wij willen doen met de digitale kluis voor de Rabobank is hier dan ook een beetje mee te vergelijken. Wij willen ook een digitale plek aanbieden waar je alles kunt bewaren. Het wordt dan nog uitgebreider dan Evernote en meer gespecificeerd op persoonlijk gebied. Wat goed ingedeeld is bij Evernote zijn de categorieën en de manier waarop dat gedaan is. Het werken met de stickers en dat de app die stickers dan herkent en de notities met de stickers dan automatisch indeelt in categorieën. De documenten die allemaal bijgehouden gaan worden in de digitale kluis zijn er nogal wat als je er optimaal gebruik van maakt. Het ordenen daarvan is erg belangrijk. Er mag geen frustratie bij de gebruiker komen over het terugvinden van documenten. Doordat Evernote al op de markt is kunnen wij daar goede referenties vandaan halen. Onderzoeksdocument Rabobank 9

10 Omschrijving gekozen doelgroep Voor het uitvoeren van het onderzoek hebben wij ons gericht op de doelgroep particulieren. De Rabobank richt zich op twee verschillende groepen, particulieren en bedrijven. Om een relevant onderzoek uit te voeren, waar inzichten uitgehaald kunnen worden, daarom zijn wij de doelgroep gaan segmenteren naar particulieren. Wanneer je op bedrijven gaat richten krijg je met veel instanties te maken, je zal dan een uitgebreid onderzoek moeten doen om er volledig in die sector/onderwerp te duiken. Daarbij lag onze interesse meer bij het onderzoeken voor particulieren, omdat er een grote kans bestaat dat er al meerdere mogelijkheden zijn voor bedrijven om hun administratie digitaal te bewaren. Dit is weinig tot niet het geval voor particulieren. We zijn verder onderzoek gaan doen naar de behoefte van de gebruiker aan een digitale plek om je administratie te bewaren. Eisen voor geïnterviewde Man of vrouw 20 tot 65 jaar Wonend in een koop- of zelfstandige huurwoning Werkend of studerende werkenden Samenwonend of alleen wonend Gehuwd of ongehuwd Dorp of stad is niet van belang Nederlandse nationaliteit De persoon moet een MBO, HBO of Universitaire opleiding hebben De doelgroep mag kinderen hebben In het bezit zijn van een auto Onderzoeksdocument Rabobank 10

11 De interviews Naam Bart Weber Saskia van Vliet Leo van Koren Marinke van Holst Lex Meijer Harrie Legters Justin Theunisse Chantal Peters Leon Duplessis Sjoerd Krikhaar Leeftijd Waar houdt u uw administratie bij? Hoe houdt u uw administratie bij op het moment? Hoe categoriseert u uw administratie op het moment? Van welke instanties vindt u het belangrijk om de administratie van te bewaren? Thuis Via internetbankieren Werk, privé, kinderen, belastingen en overige Belastingdienst, pensioen, verzekeringen en de bankafschriften In een map Via internet. Ik heb software die speciaal gemaakt is om de declaraties voor fysiotherapie te verwerken en bewaren. Idem voor de fitness. Doe ik zelf in excel (en accountant) - Privé en zakelijk prive zakelijk kinderen belasting/ bank A. Declaraties tandartspraktijk. B.Voor de loonadministratie een apart loonadministratiekantoor. C.mijn eigen boekhouding: zelf en iemand die de belastingaangifte doet zie A,B en C. Ik sorteer alles in ordermappen. Ik ben niet heel secuur in het bijhouden. Op alfabetische volgorde. Bankzaken, verzekeringen, huis & belasting. Heb ik in aparte ordermappen. Belasting en bankzaken. Het gehele financiële plaatje, zowel van echtgenote als de inwonende kinderen. Slecht Op één hoop leggen - De banken, gemeente, belasting, verzekeringen Belastingpapieren. Of in ieder geval alles wat ik nodig heb voor de belasting Ik doe alles in mappen. Ik heb voor alles een aparte map. Een map belasting, verzekeringen, de Rabobank, van mijn man, mijzelf, mijn kindje. Een map voor de auto, een map met garantiebonnetjes & een map Zoë daar zitten gedenkwaardige dingetjes in van Zoë. De belasting, de verzekering, lopende rekeningen. En ik heb een map van mijn huurhuis, die vind ik ook belangrijk. In één map voor alle belangrijke documenten, dan heb je alles in één klap achter de hand. Die moet je niet kwijtraken natuurlijk Online telebankieren voor alle rekeningen enz. Die betaal ik en gooi ze weg. Met tabbladen in mijn map. Contracten, inloggegevens (di-id enz.), belasting en overig. Financiële administratie houd ik in een Excelbestand met uitgaven en inkomsten. Belangrijke brieven in lades. Allemaal lades voor verschillende dingen. Als ik van school of andere belangrijke brieven krijg, dan heb ik daar lades voor. School, bank (maar die krijg ik niet meer) en verzekeringen. - Verzekering, school, duo, dat ook nog en dat soort dingen. Onderzoeksdocument Rabobank 11

12 Zou u uw archiefmap erbij willen pakken en opnoemen wat u archiveert Van hoelang geleden bewaart u uw administratie? Zijn er documenten die u digitaal archiveert of bewaard, zo ja welke waar bewaar je deze digitaal? Heeft u dit zelf geïntroduceerd of werd dit door de betreffende instantie gedaan? Zijn er persoonlijke documenten waar u kopieën van bewaart? - - Alles wat bij 2 staat. Tot 10 jaar terug Ja, alles heb ik digitaal. Van sommige instanties ook op papier. Beide, belastingdienst zegt je moet digitaal en verzekeringen houd ik zelf bij. Belastingaangifte (papier en digitaal) Pensioenoverzicht (papier) verzekeringen op papier en ook digitaal via de instantie - 10 jaar Hele leven Alles wordt minstens 10 jaar bewaard. Al sinds ca 1990 digitaal - Nee, ik print alles uit. Nee Is mijn pc - Belastingpapieren. Of in ieder geval alles wat ik nodig heb voor de belasting Ja bank, kilometer registratie euitgaven, inkomsten Alles, maar ik scan mijn inkomende facturen niet - Zelf Zelf Initiatief ging van mij uit - Ja Ja Legitimatie, diploma s, eigendomsbewijs huis, trouwboekje 5 jaar, Vanwege belasting eis. Ik heb ook nog zaken van 1990 qua belasting, bankzaken bijv. niet. Internetbankieren. Ik sla sommige dingen wel als fotokopie op, door het in te scannen. Zelf door ervaring bij het ministerie van defensie. (werkzaamheden) Paspoorten en rijbewijzen Oh ik heb nog belasting dingen en rekeningen van Ik gooi het gewoon niet weg, tot dat mijn map vol is. Nee, ik heb het liefst alles schriftelijk. Nee, alleen van de belastingaangifte - Die optie staat er als je de aangifte hebt gedaan, dus in dit geval door de instantie. Ja, waaronder diploma s, contracten en dat soort dingen. Ja, van de paspoorten +/- 10 kopieën. Omdat je vaak een kopie van je identiteitsbewijs moet meenemen naar bijv. de gemeente en dan heb ik ze alvast. 2-3 jaar, daarvoor had ik het niet heel erg nodig. Ja, bankafschrifen alleen online ter inzage. Veel dingen heb ik ook in de geschiedenis van mijn mail staan. Veelal zelf. De bank heb ik destijds zelf aangevinkt dat ik het niet meer op papier wilde. Nee Net zo lang tot ik een andere verzekering neem of totdat het niet meer interessant of nodig is dat ik het bewaar, dan gooi ik het weg. Ja de bankzaken die gaan digitaal en schoolspullen. Bankzaken is door de instantie, door de bank gedaan. En schoolspullen dat is Sharepoint, dus ook door de instantie. Ja, mijn huurcontract maar voor de rest niet eigenlijk. Onderzoeksdocument Rabobank 12

13 Hoe zou je het vinden als je archiefkast digitaal zou zijn? Wat zijn hier voor u de voordelen en nadelen van? Prima - Niet leuk Prima Voor boven genoemde zaken is digitaal niet rechtsgeldig Voordeel, altijd en overal bereikbaar. Nadeel, kan zijn dat de beveiliging niet goed gedekt is. - Zie geen voordelen omdat er altijd een risico is om het kwijt te raken. Makkelijk overzicht, nadeel als het crasht. Nadeel bij crashen pc, verder alleen voordelen Dat zou ik ideaal vinden. Nadeel is, dat ik altijd vergeet om back-ups te maken. Het zou ideaal zijn als er dus zoiets zou zijn als cloud computing Als het makkelijk te bedienen is en overal toegankelijk is, dan is het wel fijn. Als er een systeem is waar je bijv. verschillende mappen aan kunt maken etc. dan zou ik ook beter gaan archiveren. Voordelen: je hebt alles op één plek staan. Nadelen: mocht je geen toegang hebben tot het internet, dan kan je er niet bij. Dat zou ik leuk vinden, maar ik zou het dan ook nog op papier willen hebben voor het geval dat mijn computer crasht. Dat de gegevens ook makkelijk kwijt kan raken, misschien. Een voordeel zou zijn, dat het minder ruimte in beslag neemt. Ik hoopwel dat je documenten op een andere locatie kan raadplegen. Ja het heeft ze voor en tegens. Als het op een makkelijke manier geautomatiseerd zou zijn, dan zou het wel handig zijn. Als ik alles nog los moet gaan inscannen dan hoeft het van mij niet. Voordeel als je het digitaal hebt, dat het geback-upt wordt, het niet kunt verliezen, verbranden. Nadeel is, dat je vaak veel moeite moet doen om het digitaal te maken door het bijv. in te scannen en wanneer je iets moet meenemen of op papier moet laten zien bij een instantie, dan kom je niet met een digitaal ding, dan moet je het alsnog printen. Ik denk dat dit wel overzichtelijker zou zijn, minder bladeren, alles op één plek, dus minder lang zoeken. Ik denk dat dit handiger zou zijn dan allemaal losse blaadjes. Voordelen zouden zijn dat alles op één plek is en nadelen dat het gehackt zou kunnen worden. Dat mensen gegevens van mij zien waarvan ik niet wil dat ze het kunnen zien. Onderzoeksdocument Rabobank 13

14 Wat zou voor jou de meerwaarde zijn van een digitale kluis? Het gemak, vindbaarheid, het makkelijk kunnen terug vinden, snelheid - - Doom s day,... dan ga ik echt met pensioen Digitaal is gewoon makkelijker voor mij, ik ben er al aangewend om veel dingen digitaal te hebben. Dat zou dan dus de meerwaarde zijn. Je hebt alles bij de hand in één keer. Ik denk dat het sowieso al overzichtelijker zou zijn dan mijn lades. En het scheelt veel ruimte. Zou je je administratie op mobiel willen bijhouden? Of gebruik je liever een desktop? Liever op een laptop of computer, reden waarom niet mobiel is vanwege de beveiliging Niet op mobiel, niet betrouwbaar genoeg (bang voor skimmen) en te klein scherm Beide, als je dat platform hebt waar ik het over had, dan kun je dat heel makkelijk koppelen aan je mobiel. Ik zou het op zich wel mobiel willen zien. Is wel handig toch, je hebt dan altijd je spullen bij je. Als je het toevallig een keer nodig hebt en je hebt je laptop niet bij je. Zou je bereid zijn je facturen in te scannen om het zodoende aan je digitale archief toe te voegen? Ja dat doe ik ook al regelmatig Nee te veel werk en daar heb ik niet genoeg administratie voor Niet echt Dat zou me wel veel moeite kosten om het zo te doen. Als er geen andere manier zou zijn misschien. Zou je bereid zijn je facturen te fotograferen met je mobiel, om het toe te voegen aan je digitale archief? - - Op welke momenten zou je het digitale archief raadplegen? Ben je dan thuis of ben je onderweg ben je op je werk of ben je op school? Overal, dat zou het fijne zijn van de digitale kluis, laptop altijd mee op reis Ik wil geen digitale kluis Merendeel thuis, daar zou ik dat doen denk ik. Ik denk dat ik het thuis zal raadplegen. Als ik bijv. in de trein zit en ik heb iets nodig en daar zou een app voor zijn, zal ik het daar ook wel doen. Maar zoveel mogelijk thuis, waar niet allerlei mensen mee kunnen kijken. Onderzoeksdocument Rabobank 14

15 Stel de Rabobank brengt zo n digitaal product uit, zou je dan meldingen willen ontvangen bijvoorbeeld wanneer een abonnement afloopt. Kun je zelf een voorbeeld noemen waarvan je fijn zou vinden dat daar een melding van komt? Wat zou je fysiek missen aan de digitale kluis? Zou je zo n digitaal product verwachten van de Rabobank? Ja, dat zou ik graag willen. Ik zou het fijn vinden een melding te ontvangen wanneer mijn salaris is gestort. Niks Ja dat zou heel goed kunnen Niet van toepassing Niet van toepassing De zelfcontrole, je zou te veel gaan leunen op anderen Nee Dat zou ik wel erg handig vinden. Dat je weet wat er allemaal van je rekening afgeschreven wordt in die zin. Niks Ik verwacht het niet, maar ik het zou wel een goede extra service zijn. Ik zou het wel gaan gebruiken ja. Voor mij zou het geen toegevoegde waarde hebben. Ik heb mijn zaakjes op orde. Ik denk niet dat ik zou willen, zal er eerder depressief van worden een bericht dat ik te weinig saldo heb. Dan dat ik het handig zou vinden. Ik denk eigenlijk helemaal niks. Ik zou er wel zoiets van verwachten. Het is niet mijn bank, ik weet niet wat voor snufjes ze allemaal al hebben maar het is wel iets wat een willekeurige bank inderdaad zou kunnen hebben. Ik zou er niet raar van opkijken als een bank daarmee zou komen. Onderzoeksdocument Rabobank 15

16 Naam Bart Lemans Henriëtte Welkers Julian Suurland Han Hagen Anne Fens Rick Beers Leeftijd Waar houdt u uw administratie bij? Hoe houdt u uw administratie bij op het moment? Hoe categoriseert u uw administratie op het moment? Van welke instanties vindt u het belangrijk om de administratie van te bewaren? Zou u uw archiefmap erbij willen pakken en opnoemen wat u archiveert Thuis Thuis Thuis Thuis Thuis Thuis Slecht. Ik doe alle brieven die ik krijg op een stapel en na verloop van tijd stop ik ze in een map tot het er teveel zijn. Bankzaken, belasting, werk, school, Ib-groep, de normale dingen. Noem het maar persoonlijk. Van wat ik net allemaal zei eigenlijk. In een map Tabbladen Belasting, verzekeringen, gemeentelijkeaanslagen en adm, zorg (tandarts, dokter enz.) Map op de desktop en in een map met tabbladen. Map 1: Huisvesting (o.a. huurcontract) Map 2: Huisdieren (kattenpaspoorten, gegevens fokker en kat chipnummer) Map 3: bonnen en garantiebewijzen... Map 4 : Werk (loonstrookjes) Televisie, internet (Inloggegevens en contracten) Mobiel (Inloggegevens en contracten, huidige en voorgaande contracten) Pensioenfonds,School (Cijferlijsten en belangrijke brieven) Banken (contracten), energie (contract en inloggegevens) Gegevens huisdieren, contracten, garantiebewijzen. Ordner/PC In een map In een map en op de laptop Tabbladen in ordner/mappen op de PC Werkgevers/ belastingdienst/ afrekeningen nutsvoorzieningen/aankoopbewijzen. Tabbladen van a tot z Werk, pensioen, verzekeringen, auto, garantiebonnen Tabbladen in de map: Abonnementen, school, Rabobank, Telefoon, Huis, Loonstrookjes, zorgverzekering, gemeente, belasting, overig. Bovengenoemde. Onderzoeksdocument Rabobank 16

17 Van hoelang geleden bewaart u uw administratie? Zijn er documenten die u digitaal archiveert of bewaard, zo ja welke waar bewaar je deze digitaal? Heeft u dit zelf geïntroduceerd of werd dit door de betreffende instantie gedaan? Zijn er persoonlijke documenten waar u kopieën van bewaart? Hoe zou je het vinden als je archiefkast digitaal zou zijn? Altijd. Ik doe het eigenlijk niet weg. Ja, bankafschriften en de dingen die op digid staan. Dit is door de betreffende instantie gedaan. 10 jaar Vanaf het moment dat ik op mezelf woon, dit 5 jaar. Als de map vol zit neem ik een nieuwe map dan schrijf ik de jaartallen erbij die erin zitten. Bankafschriften, belastingen Door de betreffende instantie Mijn facturen voor internet, televisie, mobiel bellen, energie zijn allemaal digitaal. Bij alle moet ik inloggen bij de leverancier. Mijn werkloonstrookjes digitaal in mijn mail gearchiveerd Instantie en zelf een mapje op de computer voor mijn telefoonfacturen. Nee Geen Ja, paspoort en kopieen van mijn cijferlijsten en propedeuse. Niet van mijn havo diploma want die ben ik kwijt. Dat zou ik wel fijn vinden, want dan raak ik niet alles kwijt. Onhandig Prima, dat zou ik wel fijn vinden. Ik zou het dan ook niet meer analog bewaren. Scheelt een hoop ruimte. 10 jaar 5 jaar Dat ligt aan de instantie. Wat nodig sinds ik het zelf bij houd, nu 5 jaar. Ik bewaar niets digitaal. Wel e- mails met bijlagen gedurende 10 jaar. krijg de loonstroken digitaal, dit heeft mijn werk bedacht. Ik bewaar ze niet digitaal maar in een map. Zelf - Instantie Nee Kan handig zijn paspoort, diploma, cijferlijsten Heb liever alles in een map bij elkaar. Voordeel van digitaal is wel dat je een back up kunt maken. Mijn facturen voor internet, televisie, mobiel bellen, energie zijn allemaal digitaal. Bij alle moet ik inloggen bij de leverancier. Mijn werkloonstrookjes digitaal in mijn mail gearchiveerd Paspoort Dat zou ik wel fijn vinden, omdat er nu veel in mijn mail staat. gearchiveerd. Dit is heel vervelend om in terug te zoeken. En weet nu eigenlijk niet meer wat ik nu in heb staan en wat niet. Onderzoeksdocument Rabobank 17

18 Wat zijn hier voor u de voordelen en nadelen van? Wat zou voor jou de meerwaarde zijn van een digitale kluis? Voordeel is dat het overzichtelijker is. Nadeel zou kunnen zijn dat er persoonlijke informatie tussen zit. Als dit digitaal zou zijn dan zou het dus makkelijker zijn voor anderen om hierbij te komen. Dat je geen dingen kwijt raakt en dat ik er makkelijker bij kan. Minder overzichtelijk, maar wel alles bijelkaar Dat alles bijelkaar zit. Scheelt ruimte, het zoeken zal ook een stuk makkelijker zijn. Ik vind het digitaal altijd wel prettig terugvinden. Je kan het niet kwijtraken (bijv. als er brand uitbreekt), overzichtelijker voor mij ik ben namelijk best lui als er brieven komen gooi ik het op een stapel en archiveer het pas later. Zekerheid van beschikbaarheid Je kunt er een back up van maken. Nadeel is denk ik dat je de dingen niet op volgorde kunt zetten en ik denk dat je het in een map gemakkelijker op zoekt. Een nadeel is ook dat de meeste papieren nog niet digitaal verstuurd worden. - Idem Idem Idem Dat het makkelijk terug te vinden is en overzichtelijk blijft. Alles bijelkaar en niet op 6 verschillende plekken. Zou je je administratie op mobiel willen bijhouden? Of gebruik je liever een desktop? Zou je bereid zijn je facturen in te scannen om het zodoende aan je digitale archief toe te voegen? Ik zou liever een laptop gebruiken, ik houd zo niet van mobiel, dat vind ik onoverzichtelijk. Nee, dat zou ik niet zijn. Liever desktop Bereid wel, maar is voor mij veel rompslomp. Als je er dagelijks mee werkt is het makkelijk. Sommige informatie is handig om bij de hand te hebben. Zoals gebruikersnamen, inloggegevens, en facturen. Deze informatie zou ik wel op mijn mobiel willen lezen. Mocht de leverancier mij een factuur mailen, dan ben ik daar blij mee. Echter ga ik niet zelf de factuur inscannen. Dit kost mij teveel tijd. Mocht het nodig zijn om mijn factuur aan de leverancier te laten zien, dan zou ik hem wel inscannen. Dit doe ik alleen als het een meerwaarde betreft. Desktop nee Liever niet op een mobiel. Scherm is te kleine. Nee, in beide gevallen vind ik het te veel werk. Desktop. Mobiel zou ik voor sommige functie of als ik onderweg ben fijn zijn om te kunnen bekijken. Nee, teveel werk. Onderzoeksdocument Rabobank 18

19 Zou je bereid zijn je facturen te fotograferen met je mobiel, om het toe te voegen aan je digitale archief? Op welke momenten zou je het digitale archief raadplegen? Ben je dan thuis of ben je onderweg ben je op je werk of ben je op school? Stel de Rabobank brengt zo n digitaal product uit, zou je dan meldingen willen ontvangen bijvoorbeeld wanneer een abonnement afloopt. Kun je zelf een voorbeeld noemen waarvan je fijn zou vinden dat daar een melding van komt? Wat zou je fysiek missen aan de digitale kluis? - Idem dito, teveel gedoe. Meer thuis denk ik. Of wanneer ik het nodig heb eigenlijk, maar ik denk thuis. Ja dat zou ik wel fijn vinden. Thuis Ja graag - Als je in het rood komt te staan bijv. dit bestaat dus al en ik vind dit heel plezierig, omdat ik mijn bank niet regelmatig controleer. Eigenlijk niet zo veel. Een scan is veel duidelijker dan een foto. De scan is ook altijd recht en een foto verschilt vaak qua positie. Voornamelijk thuis, omdat ik daar mijn administratie doe Ja dat lijkt mij erg handig. Vaak weet ik het niet wanneer mijn contracten aflopen. Het lijkt mij een prettig idee als ik een melding krijg. Wellicht een aanbieding van een leverancier. Alleen wil ik dit niet te vaak ontvangen, want dan is het spam. nee Waarschijnlijk thuis ja Aflopen van abonnementen Nee, in beide gevallen vind ik het te veel werk. mocht ik het digitaal hebben denk ik alleen thuis. Dat zou wel handig zijn. Zo heb je daar geen omkijken naar. Bijvoorbeeld van een abonnement welke afloopt Nee Ja, dat wel maar ik verwacht dat de kwaliteit niet goed is. Waarschijnlijk thuis, misschien een paar gevallen wanneer ik onderweg ben. Ja, fijn ik ben daar heel slecht in om het bij te houden. Onderzoeksdocument Rabobank 19

20 Zou je zo n digitaal product verwachten van de Rabobank? Is er nog iets wat je kwijt wilt over dit onderwerp? Ja, omdat ze al heel veel gedigitaliseerd hebben maar eigenlijk alleen de bankzaken zou ik verwachten. Ja Ja, ik denk dat het wel past bij een bank. Lijkt mij een branchevreemde activiteit. Niet dus. Nee, zou dat niet verwachten van de rabobank Nee Nee Nee Nee Nee Nee Ik zou het niet verwachten, maar het past wel bij een bank om dit aan te bieden en zeker de Rabobank. Onderzoeksdocument Rabobank 20

21 Conclusie van de interviews De onderzoeksresultaten is gebaseerd op 16 interviews die de groepsleden hebben af genomen. De helft van de ondervraagden heeft een gemiddelde leeftijd van 52 jaar oud. De andere helft heeft een gemiddelde leeftijd van 24 jaar oud. Het categoriseren en de manier van archiveren van de administratie Driekwart van de ondervraagden archiveert hun administratie in ordnermappen. De één gebruikt daarvoor meerdere mappen om het overzichtelijk te archiveren. Bij andere zie je dat ze alles in één map bewaren met daarin tabbladen. De helft van de geïnterviewde heeft ook een map op hun computer waar digitale bestanden bewaard worden, hier worden dan documenten bewaard die digitaal aangeleverd door instanties. Of die particulieren zelf van internet halen via een inlogaccount bij een desbetreffende instanties. Deze instanties zijn vaak de facturen van de mobiele telefonie, internet en televisie voor in huis, energieleverancier. Een opvallende overeenkomst tussen de geïnterviewde, dat er ook administratie in de mail wordt bewaard. Dit zijn bijvoorbeeld loonstrookjes die zij ontvangen per mail, enkele De verschillen in het categoriseren heeft te maken met het gegeven dat iedereen zijn situatie verschillend is, de één is samenwonend en heeft een kind, de ander is alleenstaand, de één heeft een auto de ander niet. Wij hebben daarom gekozen om de indeling van de digitale kluis aan de klant zelf over te laten, wat diegene van toepassing is. De structuren worden aangeboden, de particulier kiest zelf de mappen die van toepassing zijn. Dit kan dan ook weer aangepast worden wanneer de situatie voor degene verandert, door bijvoorbeeld het krijgen van een kind of een aankoop van de eerste auto. Van hoelang geleden wordt de administratie bewaard Opvallend is dat de geïnterviewde hun administratie niet langer dan 10 jaar bewaren. Dit kun herleiden dat de belastingdienst geen gegevens van meer dan 10 jaar terug. Welke documenten worden er op dit moment al digitaal bewaard De inzichten in het digitaal bewaren lopen zeer uiteen. De één bewaart helemaal niks digitaal en wil alles uitgeprint en fysiek hebben. Terwijl andere juist weer alles digitaal bewaren. De bankafschriften, loonstrookjes en belasting wordt door driekwart van de geïnterviewde digitaal bewaart. Dit is te verklaren doordat deze documenten digitaal aangeleverd worden. Een enkeling neemt de moeite om alles digitaal te maken. Dit is gebaseerd op de vraag die wij gesteld hebben of dit door de instantie is geïntroduceerd of door hunzelf. Opvallend is wel dat deze gegevens niet efficiënt bewaart worden, op word op verschillende plekken op de computer bewaard, online en op de desktop zelf. Is er behoefte aan een digitale kluis De inzichten die wij hebben verkregen uit de geïnterviewde of zij behoefte hebben aan een digitale kluis is verdeeld. Bijna drie kwart geeft aan dit wel fijn en handig te vinden, mits het makkelijk en overzichtelijk te bedienen is. Ruim een kwart geeft aan dit onhandig te vinden. Wat opvallend is uit degene die het niet handig vinden is dat zij niet heel bekend zijn met de digitale wereld en veelal ook rond de 40/50 zijn. Respondenten rond de 25 kunnen zich er een beter beeld bij vormen en zien het daarom eerder zitten. Het gezegde; wat de boer niet kent, eet hij niet. Sluit hier perfect op aan. Bij respondenten die dagelijks online en in de cloud werken zien er wel de voordelen van in, zijn eigenlijk een stuk enthousiaster. Waar zien particulieren hier de voordelen van in Voordelen die gegeven waarom de respondenten het handig en fijn vinden zijn; Altijd en overal bereikbaar Het zou ideaal zijn als het zoiets als cloud computing zou zijn (dat er geen back-up van gemaakt hoeft te worden) Alles op één plek staat, makkelijk terug kunnen vinden Een terugkomend voordeel wat bij ongeveer drie kwart van de respondenten terug komen is dat zij het fijn vinden om alles op één plek te hebben. Steeds meer instanties bieden hun facturen of documenten online uit. Waardoor er steeds meer een verschuiving komt van het analoog archiveren naar digitaal archiveren. Respondenten geven ook aan het graag geautomatiseerd te zien, zoals ze een account hebben bij instanties waar zij doormiddel van inloggen hun gegevens eraf kunnen halen, dit automatisch zou gebeuren. Waar zien particulieren hier de nadelen van in Nadelen die gegeven waarom de respondenten het niet handig en fijn vinden zijn; De veiligheid van de gegevens, dat het makkelijk gekraakt kan worden. Zijn bang om het kwijt te raken (crasht) Mocht je geen internet hebben dan kom je er niet bij Niet alle documenten zijn digitaal rechtsgeldig De grootste angst en nadeel vinden de respondenten de veiligheid. Wanneer er een digitale kluis beschikbaar is willen zij geen moeite doen om alle documenten digitaal te krijgen, een nadeel is dan ook dat nog niet alle documenten digitaal aangeleverd worden. De beschikbaarheid is ook een terugkerend nadeel onder respondenten, bijvoorbeeld wanneer zij niet beschikken over internet er niet bij kunnen. Dit kun je gemakkelijk oplossen door het gebruiken van een app op je computer zoals bijvoorbeeld Dropbox dit doet. Welk device de particulieren graag hoe administratie mee bijhouden Alle respondenten geven aan dat zij hun administratie liever via hun desktop uitvoeren dan via hun mobiele device. De voornaamste reden hiervoor is dat het scherm te klein is en ook weer de veiligheid (de Onderzoeksdocument Rabobank 21

22 kans dat mensen met je meekijken). Wel geven een aantal respondenten aan de mogelijkheid om een aantal gegevens wel op de mobiel kunnen inzien, zoals inloggegevens, facturen. Zouden particulieren de moeite nemen documenten in te scannen om ze digitaal te maken De respondenten zijn niet bereid om hun documenten in te scannen, het is te veel rompslomp. Het word af en toe gedaan, maar zijn er niet bereid voor het te doen. Een enkel keer is te overzien. Wanneer er is voorgelegd om het te fotograferen, wordt ook niet enthousiast op gereageerd. Respondenten zijn hier wel meer bereid toe, maar hebben twijfels bij de kwaliteit van de foto s, de leesbaarheid ervan. Hoe kijken particulieren aan tegen meldingen Alle respondenten reageren positief op de service om meldingen aan te bieden. De respondenten zouden het erg fijn en handig vinden meldingen te ontvangen. Dan voornamelijk bij het aflopen van abonnementen. De behoefte van de respondenten verschilt hierin, het zou dan fijn zijn wanneer ze dit zelf kunnen inrichten welke meldingen ze waarvan ontvangen. Verwachten particulieren dit van de Rabobank De respondenten hebben verschillende verwachtingen. Deze vraag is aan 10 respondenten gevraagd en iets meer dan de helft zou het verwachten van een bank of specifiek van de Rabobank, een aantal daarvan zou het misschien niet verwachten maar vinden het wel passen. Een bijpassende extra functie. De overige respondenten vindt het een branchevreemde activiteit. Het is heel moeilijk te herleiden waar dit mee te maken heeft. De leeftijden (62, 42 en 25) en beroepen lopen erg uiteen van de respondenten die het niet verwachten of bij de Rabobank vinden passen. Een oorzaak hiervan zou ook kunnen zijn dat de respondenten geen duidelijk beeld van de digitale kluis hebben, waardoor ze het niet kunnen plaatsen of verwachten bij de Rabobank. Hier zou nader onderzoek naar gedaan moeten worden. Dit zou goed kunnen door het prototype voor te leggen aan Respondenten en vervolgens de vraag stellen of zij dit verwachten van de Rabobank en opvolgend van hun antwoord de waarom vraag te stellen. Onderzoeksdocument Rabobank 22

23 Schermen website Onderzoeksdocument Rabobank 23

24 Schermen mobiele applicatie Onderzoeksdocument Rabobank 24

25 Onderzoeksdocument Rabobank 25

26 Onderzoeksdocument Rabobank 26