Contributie-inning in bibliotheken. Opties om girale betalingen te verwerken

Transcriptie

1 Contributie-inning in bibliotheken Opties om girale betalingen te verwerken

2 Inhoud Inleiding 3 Girale Betalingen 4 1. Acceptgiro 4 2. Automatische Incasso Stappenplan Invoeren Automatische Incasso 7 3. Nota/Brief 9 4. Ideal Stappenplan Invoeren Ideal Digitale Nota 12 2 Bijlagen 13

3 Inleiding Op 24 november 2009 heeft Cubiss een informatieve bijeenkomst georganiseerd rondom het betalingsverkeer en abonnementen. Aanleiding daartoe was de toenemende behoefte aan duidelijkheid over de voor- en nadelen van de diverse betaalmogelijkheden en de komende wetswijzigingen rondom abonnementenadministraties. Als vervolg daarop zijn er door diverse bibliotheken vragen gesteld op welke manier automatische incasso of ideal geïntroduceerd kunnen worden. Op verzoek van de commissie HRM/Bedrijfsvoering is op een rijtje gezet welke betaalmogelijkheden er beschikbaar zijn om contributie te innen tegen welke kosten en wat er gedaan moet worden om dit in te richten. Bij de uitwerking is uitgegaan van alleen girale (=bank)-betalingen. Toonbankbetalingen (kas, PIN/Chip) zijn buiten beschouwing gelaten. De in de tekst genoemde prijzen die de banken berekenen zijn slechts een indicatie op basis van de tarieven van twee banken (ING en Rabobank). Jacques Bakx, adviseur bibliotheekautomatisering Cubiss, 1 juli

4 Girale betalingen Een bibliotheek is gebaat bij een efficiënte en gemakkelijke manier om gelden te innen, tegen zo laag mogelijke kosten. Daarbij gaat het niet alleen om nota s voor contributie, maar ook voor boekvergoedingen, openstaande schulden, enz. Traditioneel is de acceptgiro het meest gebruikte middel hiervoor, maar de laatste jaren doet zich een verschuiving voor richting automatische incasso. Door de opkomst van het internetbankieren kiezen leners er steeds vaker voor om de acceptgiro niet meer in te vullen en naar de bank te sturen. Nieuwe betaalmethoden als ideal zijn in opkomst en worden ook in bibliotheken steeds vaker gebruikt, maar deze zijn zeker nog geen gemeengoed geworden. De volgende betaalmogelijkheden worden in de volgende hoofdstukken beschreven: - Acceptgiro - Automatische incasso - ideal - Digitale nota - Nota 1. Acceptgiro Een acceptgirokaart is een kaart die door een bibliotheek aan een lener wordt gestuurd om de betaling te vereenvoudigen. De naam en het rekeningnummer van de lener zijn er namelijk al op aangegeven, evenals soms het bedrag, de naam van de betaler, het giro- of banknummer en een betalingkenmerk. 4 Het aantal verwerkte acceptgiro s daalt al jaren van circa 1 miljard medio jaren 90 tot circa 162 miljoen in De reden daarvan is dat veel grote bedrijven (bijvoorbeeld KPN, energiemaatschappijen, enz.) steeds meer nota s via automatische incasso innen. 300 Verwerkte Acceptgiro's per jaar (x 1 miljoen; incl. groei t.o.v. voorgaand jaar) ,9% -0,8% -4,1% -6,9% -8,8% -11,1% -2,5% 1,2% -5,6% Acceptgiro B.V. Afb. 1. Verwerkte acceptgiro s per jaar

5 Die 162 miljoen acceptgiro s worden lang niet allemaal ingevuld en ondertekend naar de bank verstuurd. Vaak wordt de acceptgiro gebruikt als brondocument bij het opgeven van een betaalopdracht via internetbankieren. Door het overnemen van het gestandaardiseerde betaalkenmerk kan een goede koppeling worden gemaakt met de betaling en de administratie van de crediteur. Het probleem bij internetbankieren is dat klanten gemakkelijk fouten maken in het overnemen van het betalingskenmerk of dit niet overnemen. Dit betekent dat ontvangers veel betalingen niet automatisch kunnen verwerken en naar, ook in verband met de kosten, goedkopere alternatieven zijn gaan zoeken. Dat alternatief is voornamelijk het betaalproduct Incasso dat de laatste 15 jaar steeds meer de acceptgiro heeft vervangen. Toch is er een vaste kern gebruikers die graag de papieren acceptgiro wil blijven gebruiken. Een factuur met daaraan een acceptgiro is sterk ingeburgerd. Bovendien zijn er specifieke groepen die geen incassomachtigingen willen afgeven of geen gebruik kunnen of willen maken van internetbankieren. Voor deze groepen is en blijft de acceptgiro een goed alternatief. Wat zijn de voordelen van Acceptgiro? Geschikt voor zowel zeer grote als kleine administraties. Eenvoudig aan te (laten) maken. Gemakkelijk te combineren met een notadeel. Eenvoudig te verwerken in uw administratie. Verhoogt het betaalgemak voor uw klant. Wat zijn de nadelen van Acceptgiro? U bent afhankelijk van het betaalmoment van uw klant. Hogere verwerkingskosten (o.a. papier- en portokosten) dan bij incasso. U bent afhankelijk van de snelheid van postverzending. Als de klant bij het internetbankieren het betalingskenmerk niet of onjuist overneemt, heeft u meer moeite om de betaling in uw administratie correct te kunnen verwerken. Extra kosten voor het verzenden van herinneringen in geval een klant niet direct betaalt. 5 Consumenten Door de komst van internetbankieren is het klantgedrag op het gebied van betalen de laatste jaren drastisch gewijzigd. Consumenten gebruiken steeds minder papieren formulieren om in te vullen; zij typen de ontvangen acceptgiro s over in het internetpakket van de bank, betalen via incasso of contant of per PIN in de bibliotheek. Het aantal acceptgiroformulieren dat daadwerkelijk wordt ingevuld en naar de bank wordt gestuurd om automatisch verwerkt te worden, neemt nog steeds af. Bedrijven Veel bibliotheken sturen acceptgiro s aan hun leners. De meeste van de ontvangen betalingen wordt gedaan via internetbankieren waarbij de lener het betalingskenmerk en bankrekeningnummer overneemt van de acceptgiro.

6 Kosten acceptgiro De acceptgiro is een relatief duur betaalproduct. De kosten voor het maken/verzenden van een acceptgiro (Model E05) liggen tussen 0,70 en 0,80. Daarnaast rekent de bank kosten per overschrijving (Rabo 0,21 per overschrijving / ING 0,25). Meer informatie: 2. Automatische incasso Bij incasso is sprake van een overeenkomst tussen een debiteur (de lener) en een incassant (de bibliotheek). De incassant stuurt een machtigingsformulier naar de klant. Wanneer dit formulier ondertekend retour is ontvangen, mag er geïncasseerd worden. Voor bibliotheken kan automatische incasso een middel zijn om contributie te innen. Omdat automatische incasso maar een fractie kost van het verzenden/verwerken van acceptgiro s kan op de kosten voor het innen van contributie behoorlijk bespaard worden. Voor boekvergoedingsnota s of nota s voor openstaande schulden is incasso minder geschikt, aangezien het in dat geval om incidentele betalingen gaat. Voor het innen van de jaarlijkse contributie wordt gebruik gemaakt van een doorlopende machtiging. U incasseert jaarlijks de contributie tot het moment dat de klant de incasso intrekt door uw incassoopdrachten (in de vorm van een bestand) naar uw bank te sturen. De bank regelt de verdere verwerking (overboeking naar uw rekening). Voor het bijwerken van uw administratie kunt u op papier of elektronisch betalingsinformatie ontvangen. Vooral omdat vele grote bedrijven/instanties de afgelopen jaren de automatische incasso als vervanging van acceptgiro zijn gaan gebruiken is het aantal incassotransacties sterk gegroeid. De ervaring is dat door de loop der jaren het aantal leners, die een machtiging hebben afgegeven, groeit. 6 Incassotransacties per jaar (x 1 miljoen; incl. groei t.o.v. voorgaand jaar) , , , , , ,8 852,7 897,9 951, ,8% 8,1% 5,3% 6,0% 11,3% 7,5% 3,3% 4,1% 3,8% Currence Incasso B.V Afb. 2. Aantal incassotransacties per jaar

7 Voordelen incasso Lage verwerkingskosten (incasso is het goedkoopste en meest efficiënte betaalproduct). Efficiënte betaalwijze. U weet zeker dat u de betalingen snel en op het afgesproken tijdstip ontvangt. U bepaalt het moment van incasseren, zodat u niet meer afhankelijk bent van actie van uw klant. Eenduidige reconciliatie (het matchen van betalingsgegevens in uw administratie). Nadelen incasso U bent afhankelijk van de keuze van uw klant (sommige klanten wensen geen machtiging af te geven). Als incassant bent u pas zeker van uw geld nadat de terugboekingstermijn, en de daaraan gekoppelde verwerkingstermijn bij de banken, is verstreken. De terugboekingstermijn, de periode waarin een klant een betaling ongedaan kan maken, is sinds 1 november 2009 verruimd naar 56 dagen. Kosten incasso Rabo 0,09 per incasso / ING 0, Stappenplan invoeren automatische incasso Bibliotheken die voor het innen van contributie automatische incasso willen gaan invoeren, kunnen gebruik maken van het volgende stappenplan Informeer bij uw leverancier wat er moet gebeuren om automatische incasso in te richten in het door u gebruikte bibliotheeksysteem. Binnen zowel Vubis Smart als Bicat is deze optie standaard beschikbaar. 2. Sluit een incassocontract met de bank af. Dit moet een contract zijn voor doorlopende machtigingen voor regelmatig terugkerende betalingen. Banken kennen ook een éénmalige machtiging. Voor het innen van contributies is deze manier echter niet geschikt. 3. Vervolgens moet u de leners gaan overhalen om jaarlijks het contributiebedrag via automatische incasso te innen. U kunt hiervoor bij uw bank machtigingskaarten bestellen of een eigen ontwerp gebruiken. Zie bijlage 2 - Voorbeeld van BiblioPlus. Om het gemak voor de klant te vergroten kunt u een antwoordnummer gebruiken. Dit kunt u aanvragen via Voor het gebruik van uw antwoordnummer neemt u (al dan niet tijdelijk) een abonnement. De kosten van dit abonnement bedragen 122,- exclusief BTW per jaar. Hiervoor ontvangt u jaarlijks in januari een factuur (vooruitbetaling). Verder geldt een tarief per antwoordstuk dat op uw antwoordnummer binnenkomt. Hiervoor ontvangt u maandelijks een factuur. De minimale contractduur is 1 jaar. Daarna zou u het abonnement kunnen opzeggen.

8 4. Maak het betalen via een machtiging aantrekkelijk. Het is gebruikelijk om leners die een machtiging afgeven een korting te geven op het abonnementsgeld. Achterliggende reden is dat het betalingsverkeer via incasso sneller, efficiënter en goedkoper verloopt dan de traditionele acceptgiro. Het is na een gerechtelijke uitspraak niet toegestaan om een boete in rekening te brengen bij leners die op een andere manier betalen (acceptgiro, balie); een korting is wel toegestaan. De gebruikelijke korting die bibliotheken geven is gemiddeld genomen 2,50 per jaar. Er zijn verschillende scenario s om leners over te halen een machtiging af te geven. a. U kunt eenmalig een mailing verzenden naar alle contributieplichtige leners. Voordeel hiervan is dat u in een keer alle leners bereikt. Nadeel van deze methode is dat u binnen een korte termijn een grote hoeveelheid ingevulde machtigingskaarten moet verwerken, in ieder geval voordat u gaat starten met het incasseren. Omdat de meeste bibliotheken geen vaste vervalmaand kennen kunt u overwegen om deze werkzaamheden te spreiden. Op die manier spreidt u ook het verwerken van de ingevulde machtigingskaarten. Een voorbeeld: U selecteert alle betalende leners met vervalmaand januari, februari en maart. Deze leners stuurt u in oktober een brief + een machtigingskaart. De ingevulde machtigingen verwerkt u, voordat u de abonnementen die in januari vervallen gaat incasseren. In januari herhaalt u dit voor leners met vervalmaand april, mei en juni, enz. Door dit proces op deze manier in te richten zorgt u voor een spreiding van de werkzaamheden. 8 b. Vraag bij het inschrijven van nieuwe leners of de contributie per automatische incasso geïncasseerd mag worden. c. Leg machtigingskaarten op de balie, in een folderrek, bij de uitleenautomaat, enz. De ingevulde kaarten dient u te verwerken in de lenersadministratie. Bankrekeningnummer + kenmerk dat de lener een machtiging heeft afgegeven, moeten worden opgeslagen. Wanneer de machtigingskaarten zijn verwerkt kunt u op enig moment gaan starten. Dat betekent dat u vanaf dat moment maandelijks twee stromen krijgt: incassobestand maken en aan de bank sturen factuurbestand maken en (laten) afdrukken (acceptgiro of nota) Meer informatie: Ervaringen van bibliotheken Een aantal bibliotheken in Noord-Brabant heeft ervaring met het innen van contributie via automatische incasso. Het percentage leners dat een machtiging heeft afgegeven ligt gemiddeld tussen 60 en 65% met uitschieters naar beneden en naar boven. De verschillen zijn te verklaren in het al dan niet geven van korting, het aanbieden van meerdere betaalmogelijkheden en het al dan niet actief promoten via mailings.

9 Zo heeft Biblioplus er voor gekozen om betalen alleen toe te staan via incasso of contant aan de balie. Resultaat is dat na ruim een jaar bijna 90% van de leners een machtiging heeft afgegeven. De ervaring is dat op het versturen van mailings rond 40% van de leners reageren met het afgeven van een machtiging als daaraan een korting is gekoppeld. De gemiddelde korting die wordt gegeven is 2, Nota/Brief Lang niet alle leners zullen een ingevulde machtigingskaart aan de bibliotheek retour sturen. U zult dan ook altijd contributies op een andere manier moeten kunnen verwerken. U kunt er voor kiezen om deze leners nog steeds acceptgiro s te sturen. Maar aangezien veel van uw leners via internet bankieren kunt u overwegen om de acceptgiro (of de contributienota met daar onder een acceptgiro afgedrukt) te gaan vervangen door een nota of brief. Een voorbeeld hiervan is als bijlage 1 opgeslagen. Voordelen Goedkoper dan acceptgiro. U kunt uw leners op de verschillende betaalmethoden wijzen. Nadelen Net als bij de acceptgiro is het nog steeds nodig dat uw leners het betalingskenmerk overnemen in de betaling om de betaling te kunnen verwerken ideal Internetbankieren Nederland is koploper in de Europese Unie op het gebied van computerbezit en het aandeel huishoudens met breedbandinternet. In 2008 beschikte 88 procent van de Nederlandse huishoudens over een computer. Bijna twaalf miljoen mensen in Nederland maken regelmatig gebruik van internet. Negen van de tien internetters van 25 tot 45 jaar maken gebruik van internetbankieren; bij 65-plussers is dit aandeel ruim 64 procent. Gebruik van internet voor telebankieren en overige financiële diensten, ) Telebankieren Financiële diensten % Totaal tot 25 jaar tot 45 jaar tot 65 jaar tot 75 jaar Bron: CBS, ICT-gebruik huishoudens en personen, Afb. 3. Gebruik van internetbankieren

10 78% van de Nederlandse bevolking gebruikt dus een of meerdere methoden van telebankieren. Nog vrij nieuw maar inmiddels al flink ingeburgerd is de mogelijkheid om met ideal te betalen. ideal is een betaalstandaard voor veilige en directe betalingen op internet via internetbankieren. Het aanbieden van ideal is rechtstreeks gekoppeld aan de systemen van deelnemende banken. Dit betekent dat met één aansluiting op ideal alle internetbankierende gebruikers van ABN AMRO, Fortis, ING, Rabobank en SNS bank met ideal kunnen betalen. Sinds enige tijd is het mogelijk om ideal te gebruiken binnen de diverse bibliotheeksystemen. Een lener kan na te zijn ingelogd bij Mijn bibliotheek de openstaande posten (leengeld, contributie, boete- en notabedragen) bekijken en van daaruit ideal-betalingen doen. Daarmee heeft u er een veilige, snelle en gebruiksvriendelijke betaalmogelijkheid bij. Maand (x 1.000) ideal transacties Cumulatief (x miljoen) okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei Maand Cumulatief Voortschrijdend cum. (12 mnd) Trend (Maand) Afb. 4. Aantal idealtransacties per maand oktober 2005 t/m mei 2010

11 ideal biedt u een aantal voordelen ten opzichte van andere betaalmethoden: Leners die internetbankieren bij een van de deelnemende banken kunnen ideal direct en gratis gebruiken; Er zijn 10 miljoen potentiële klanten die ideal kunnen gebruiken. Zij maken immers al gebruik van internetbankieren bij ABN AMRO, ASN Bank, Fortis, Friesland Bank, ING, Rabobank, SNS Bank en SNS Regio Bank; Leners betalen op een vertrouwde, veilige en makkelijke manier in hun eigen internetbankieromgeving; Een betaling met ideal is gegarandeerd en kan niet storneerbaar. Dit in tegenstelling tot een incasso die tot 56 dagen na afboeking ongedaan gemaakt kan worden; De klant ziet direct of de betaling is gelukt. Het openstaande saldo binnen uw bibliotheeksysteem is direct bijgewerkt; Kosten ideal Rabo: 0,45 tot 0,65 per transactie. Rabo rekent aansluitings- en abonnementskosten. ING: 0.65 tot 0.75 per transactie. ING rekent geen aansluitings- en abonnementskosten. Meer informatie: Stappenplan invoeren ideal ideal is zowel beschikbaar in combinatie met Vubis Smart als met Bicat. Infor (Vubis Smart) Beschikbaar in Vubis Smart. Er is geen aparte Vubis-licentie en/of -software nodig. Technische documentatie over de koppeling tussen Vubis Smart en ideal is beschikbaar en te verkrijgen via nlsalesdenbosch@infor.com. Prijzen zijn beschikbaar en zijn opgebouwd uit een licentiebedrag, jaarlijks onderhoud en installatiekosten. Het licentiebedrag is afhankelijk van de omvang van het in gebruik zijnde Vubis Smart systeem. De licentie omvat niet alleen de mogelijkheid om betalingen via ideal uit te voeren, maar ondersteunt eventueel ook -afhankelijk van de geselecteerde broker (lees: de bank waarmee de bibliotheek werkt)- betalingen via credit cards zoals Visa of MasterCard en andere online betaalmogelijkheden. Installatie en realisatie verloopt via het bedrijf Ogone ( 11 HKA (Bicat): Beschikbaar vanaf Bicat 5.6 als aparte module (niet gratis), standaard onderdeel van BicatWise (inclusief) incl. mogelijkheid om online leners in te schrijven. Benodigd contract met de bank: Rabobank: ideal Professional. ING/Postbank: ideal Advanced. ABN AMRO: ideal zelfbouw. Andere banken na overleg. Installatie door HKA.

12 Alle banken in Nederland waar een ideal contract kan worden afgesloten, stellen een testomgeving beschikbaar. Als u over een webtest-server beschikt, kunt u gebruik maken van de testfaciliteiten van uw bank voordat u ideal beschikbaar gaat stellen aan uw leners. Als alle tests goed zijn verlopen, kunt u ideal activeren en uw leners attenderen op de mogelijkheid om via ideal te betalen. U kunt voor het innen van contributie van leners die geen incasso machtiging hebben afgegeven een brief/nota sturen met daarin een verwijzing naar de mogelijkheid om via ideal te betalen. 5. Digitale Nota De digitale nota is een variant die in Nederland (stand: maart 2010) slechts door twee bibliotheken wordt gebruikt: DOK Delft en Bibliotheek Veenendaal. De ervaring is dat van dit betaalproduct slechts weinig gebruik wordt gemaakt. Voor een goed begrip: de digitale nota is een factuur die klaar staat in de internetbankieromgeving van de klant; dit is geen nota die via wordt verzonden. 12

13 Bijlagen Bijlage 1 Voorbeeld van een nota in plaats van een acceptgiro (NAW-gegevens, lenernummer, betalingskenmerk worden boven of onder aan de brief afgedrukt). Onderwerp: Contributie t/m dd.mm.jjjj Betalingskenmerk: xxxx-xxxx-xxxx-xxxx Geachte lener, Uw nieuwe abonnementsperiode gaat binnenkort weer in. Wij verzoeken u uw abonnementsgeld te betalen via uw bank- of girorekening onder vermelding van het betalingskenmerk. Als u op een andere manier wilt betalen, contant of door middel van automatische incasso, of als u wilt veranderen van abonnementsvorm, dan kunt u zich met deze brief melden bij de informatiebalie van de bibliotheek. 13 Nog gemakkelijker is het voor u om ideal te gebruiken via uw eigen Mijn Bibliotheek op onze website Voor vragen over uw abonnement en/of lidmaatschap kunt u tijdens de openingsuren terecht aan de informatiebalie van de bibliotheek. Wij wensen u ook het komende jaar weer veel leesplezier met uw bibliotheekabonnement en hopen u vaak te mogen verwelkomen in de bibliotheek! Met vriendelijke groet,

14 Bijlage 2 Voorbeeld Machtigingskaart (Biblioplus) Opzetkenmerk Code BC0 Postzegel niet nodig BiblioPlus t.a.v. de ledenadministratie Antwoordnummer ZX VIERLINGSBEEK Abonnementskeuze 14 Ik kies voor: Normaal abonnement: maximaal 15 boeken per keer voor 35,00 per jaar (tarief 2008) Light abonnement: maximaal 3 boeken per keer voor 27,00 per jaar (tarief 2008) Op het moment dat mijn nieuwe abonnementsperiode ingaat ben ik 65 of ouder en ik wil daarom gebruik maken van het 65+ abonnement: maximaal 15 boeken per keer voor 20,00 per jaar (tarief 2008). De ingangsdatum van het door u gekozen abonnement sluit aan op de datum waarop uw huidige abonnement verloopt. Machtigingskaart bibliotheeklidmaatschap Ondergetekende verleent hierbij tot wederopzegging machtiging aan BiblioPlus om van zijn/haar rekening jaarlijks een bedrag af te schrijven wegens contributie. Girorekening / Bankrekening Naam: Voorletter(s): Adres: Geboortedatum: - - Postcode: Woonplaats: * adres: *Hiermee stemt u in om informatie per te ontvangen Lenersnummer: (14 cijfers, te vinden op de rechterzijde van uw pas) Datum: - - Handtekening: Stuur dit formulier na ondertekening retour aan BiblioPlus. Een postzegel is niet nodig. U kunt het formulier ook inleveren bij uw bibliotheek. Als u het abonnement wilt opzeggen, stuur dan een maand voor het verstrijken van de abonnementsperiode een schriftelijk verzoek naar de bibliotheek. Uw machtiging wordt dan automatisch stopgezet.

15 Bijlage 3 Literatuur CBS-rapport De digitale economie (2009) DNB-rapport Het toonbankbetalingsverkeer in Nederland (dec. 2007) Tarieven Tarieven Rabobank Tarieven ING 15