Marktdossier Printers & Multifunctionals. Aanbesteden Publieke Sector Handreiking voor inkopers. December 2012 CONCEPT V1.0

Transcriptie

1 Marktdossier Printers & Multifunctionals Aanbesteden Publieke Sector Handreiking voor inkopers December 2012 CONCEPT V1.0

2 Doelstelling van de handreiking is een waardevol, onafhankelijk en compleet overzicht te geven van de productgroep Printers en Multifunctionals. De markt is breed, complex en aan snelle verandering onderhevig. Er kunnen aan deze publicatie geen rechten worden ontleend. Het is de bedoeling om deze handleiding jaarlijks te bij te werken. Informatie kan worden toegestuurd aan de redactie via onder vermelding Marktdossier Printers & Multifunctionals Colofon Marktdossier Printers & Mutifunctionals is gezamenlijk initiatief van Docufacts en PIANOo voor aanbestedende diensten en inkopers in de publieke sector. De redactie staat onder leiding van Johan Kosters (Docufacts) en Kees Tazelaar (PIANOo). Aanvullingen en opmerkingen sturen aan onder vermelding van Marktdossier Printers & Multifunctionals Copyright 2012 Docufacts/PIANOo

3 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave Voorwoord Doel en totstandkoming van deze handreiking Scope CPV codes Beschrijving van de markt Inleiding Trends en ontwikkelingen Kengetallen Interne trends Externe trends Herorientatie verkoopstrategie Hierorientatie productportfolio Aanbieders Canon HP Konica Minolta Kyocera Document Solutions Lexmark Océ Oki Ricoh Samsung Sharp Toshiba TEC Xerox Specificeren - Functionaliteit Soorten apparatuur Zwart-wit versus kleur A4 versus A Afdruktechnologie - laser, LED, inkjet, solid-ink Snelheid en volume Inkoopproces Organisatie Samenstelling inkoopteam Appendix - informatiebronnen Online informatiebronnen Beursen en conferenties Mede auteurs... 20

4 2 Voorwoord 2.1 Doel en totstandkoming van deze handreiking Vrijwel alle organisaties in de publieke sector zijn documentintensieve organisaties waar het inkopen van kopieerapparatuur, printers, faxen en multifunctionals iedere 3 tot 5 jaar een terugkerende activiteit is én de contractwaarde over het algemeen boven de aanbestedingsdrempel ligt. Voor inkopende organisaties betekent de inkoop van apparatuur in de reprografische productgroep daarom het volgen van een aanbestedingsprocedure. Naast de vervangingsinkoop krijgt de inkoper te maken met een aantal aspecten welke het wenselijk maken meer inzicht te hebben in de snelle technologische ontwikkelingen van deze productgroep. Het doel van deze handreiking is de inkoper te ondersteunen bij het voorbereiden van een aanbestedingsprocedure en de organisatie optimaal te laten profiteren van de marktontwikkelingen. Beoogde resultaten zijn kostenreductie, verbetering van de duurzaamheid en een professionele infrastructuur om medewerkers te ondersteunen bij de uitvoering van documentintensieve processen. 2.2 Scope Deze handreiking is het resultaat van een samenwerking van PIANOo, Docufacts Media en onafhankelijke adviseurs en aanbieders op de markt. De inhoud van dit dossier is een momentopname en aanvullend marktonderzoek kan nodig zijn. Deze handreiking heeft als doel de inkoper te informeren over de marktontwikkelingen in de produktgroep Reprografische voorzieningen in de kantooromgeving. Onderdeel van deze handreiking zijn: Hardware, waaronder printers en multifunctionals Software, waaronder follow-me, mobile print en document capture Onderhoud van hardware en software Supplies, waaronder toner en papier Managed Services, waaronder MPS en MDS De centrale huisdrukkerij / repro en uitbesteding van bijvoorbeeld drukwerk, direct mail en transactionele produktie maken geen onderdeel uit van deze handreiking. Ook postkamer apparatuur en losse scanners maken geen onderdeel uit van deze handreiking. Specifieke printers, waaronder barcode, thermo, matrix en labelprinters, maken geen onderdeel uit van de scope.

5 2.2.1 CPV codes De volgende CPV codes zijn op deze productgroep van toepassing: Fotokopieer- en thermokopieerapparaten Fotokopieerapparaten Fotokopieerapparatuur Reproductiemachines Delen en toebehoren fotokopieerapparaten Printers en plotters Faxapparatuur Reprografiediensten Fotokopieerdiensten Door de snelle ontwikkelingen van oplossingen die in elkaar verweven raken en door nieuwe vormen van dienstverlening die worden aangeboden kan bovenstaande lijst onvolledig zijn. Dit geldt specifiek bij het uitbesteden van het beheer via Managed Print Services en Managed Document Services.

6 3 Beschrijving van de markt 3.1 Inleiding De kopieermachine blijft nog steeds een van de belangrijkste toestellen in elk kantoor, ook al wordt er al jaren gesproken over het paperless office. Heel wat documenten zijn niet in elektronische vorm beschikbaar, zodat u ze nog steeds met een kopieermachine moet vermenigvuldigen om ze te kunnen verdelen. In heel wat sectoren is het een wettelijke verplichting om over papieren kopieën van documenten te beschikken, zodat een kopieermachine ook hier onmisbaar is. Naast de kopieermachine staan er veel printers en faxen in organisaties. De printers worden gebruikt voor het afdrukken van documenten uit de ICT systemen, de generieke kantoorapplicaties office, mail, internet en specifieke bedrijfsapplicaties. Daarnaast staan er soms printers voor specifieke toepassingen, bijvoorbeeld barcode, label en receptenprinters. De afgelopen 10 jaar is de kantooromgeving echter drastisch veranderd door de invoering van ICT en nieuwe huisvestingsconcepten. Dit heeft geleid tot behoefte en aanbod van andere typen apparatuur en oplossingen. Analoge kopieermachines zijn vervangen door multifunctionals welke kunnen kopiëren, printen en optioneel scannen en faxen. Invoering van ICT heeft geleid tot meer digitale informatievergaring en distributie via intranet en . Door de sterke toename van informatie is het volume paradoxaal toegenomen. Echter met de komst van het internet, mobiele netwerken én de ipad tablet in 2010 is er een duidelijke kentering merkbaar het werken met digitale documenten. Deze ontwikkeling zal een grote invloed hebben op het afdrukvolume en de benodigde functionaliteit. Het verandertempo is afhankelijk van de organisatie. 3.2 Trends en ontwikkelingen Kengetallen Uit verschillende onderzoeken zijn de volgende (internationale) kengetallen verzameld. Verhouding volume kopieëren/printen is 20 : 80 Printopdrachten bestaan voor 92% uit 1-5 pagina s Verhouding medewerkers/apparaten is 2,3 : 1 (internationaal, zonder consolidatie) Kosten afdruk zwart-wit/kleur is gemiddeld 1 : 10 Volume per medewerker is afdrukken (branche afhankelijk) en dalend Volume Kleur is gemiddeld 18% en 46% van de afdrukkosten en stijgend Volume A3 formaat is gemiddeld 3,5% en stabiel Bezettingsgraad van printers gemiddeld < 3% per dag Bezettingsgraad van multifunctionals gemiddeld < 10% per dag

7 3.2.2 Interne trends Afdrukvolume daalt Door de opkomst van ICT groeide het afsdrukvolume in de jaren 90 en 00 door de sterk toenemende beschikbaarheid van informatie en gemak om nieuwe documenten te creëren en te distribueren, terwijl het gebruik (lezen en archiveren) nog voornamelijk met papier ging. De opkomst van digitale archiveringssystemen (DMS/ECM), en mobiele displays hebben de volumegroei doen kantelen en neemt het papiervolume in de kantorenmarkt af. Groei digitaal werken De introductie van de tablet (ipad 2010) lijkt deze trend te versnellen. Tablet gebruikers neigen documenten te lezen en te annoteren op het scherm, daarnaast is de printfunctionaliteit beperkt en zijn veel organisaties nog niet ingericht voor het verwerken van afdrukken van mobiele apparatuur. Nieuwe Apps ondersteunen, in combinatie met cloudoplossingen, digitaal werken waardoor het afdrukken verder onder druk komt te staan. Consolidatie van apparatuur oorspronkelijk verzorgde de facilitaire afdeling de kopieerapparatuur en de ICT afdeling te printers. Door deze vorm van beheer staat in veel organisaties veel apparatuur met een soms extreem lage bezettinggraad. Onder druk om kosten te reduceren, de duurzaamheid te verbeteren en de beheerslast van ICT support te verlagen is er een grote druk om te snijden in het aantal apparaten en over te gaan tot het inzetten van multifunctionele apparatuur. Printen wordt duurzamer De nieuwe generatie apparatuur verbruikt aanzienlijk minder energie en heeft diverse functies om het energieverbruik te verminderen. Daarnaast wordt er meer gebruik gemaakt van cradle-tocradle principes in de productie en verwerking van afgedankte apparatuur. Groei digitale communicatie De afgelopen jaren is het aantal digitale communicatiekanalen sterk toegenomen. Distributie over deze kanalen is aanmerkelijk goedkoper dan via de traditionele post welke verantwoordelijk is voor circa 75% van de fysieke logistieke documentkosten. Belangrijke redenen om het printvolume te beperken zijn dan ook het verlagen van document logistieke kosten, verschuiven van informatie naar het Internet en efficiënter communiceren. In de komende jaren zal de focus verschuiven van het verlagen van kosten naar een verbetering van de klantcommunicatie.

8 3.2.3 Externe trends Consolidatieslag aanbieders Er is binnen de industrie een grote consolidatieslag gaande. Fabrikanten worden overgenomen en merken worden onder één naam gebracht. De afgelopen jaren is het volgende in deze productgroep gebeurd: Danka Overgenomen door en naamswijziging in Ricoh IKON Overgenomen door en naamswijziging in Ricoh IBM Printing Systems Overgenomen door en naamswijziging in Ricoh NRG Naamswijziging in Ricoh Nashuatec Naamswijsiging in Ricoh Lanier Naamswijsiging in NRG en daarna Ricoh Veenman Overgenomen door Xerox Xerox Koopt o.a. ACS en Unamic, gaat zich richten op business process outsourcing Lexmark - stopt met inkjet printers (2012) en gaat zich richten op software HP stopt met grotere multifunctionals (2010), kondigt strategische samenwerking met Canon aan, echter nog geen producten op de markt HP voegt PC en printer devisie samen (2012) Kodak Uitsel van betaling, Scannerdivisie staat te koop (2012) Kyocera Mita Nieuwe naam Kyocera Document Solutions (2012) In het buitenland is een gelijke consolidatieslag te zien waar fabrikanten zich verder nestelen in het verkoopkanaal door het overnemen van grote resellers en zich op het gebied van de portfolio verbreden door de overname van IT dienstverleners en software oplossingen. Er is een duidelijke verschuiving naar managed services waarneembaar waarbij hardware, software, finance, supplies, onderhoud en professional services als serviceoplossing wordt aangeboden. Een beweging die voor Nederland niet nieuw is omdat in Nederland all-in contracten al langer gangbaar zijn. De consolidatie op de markt is nog zeker niet ten einde. Het einde van de consolidatie van printindustrie komt wel in zicht, er zullen nog een aantal partijen worden overgenomen en daarnaast zullen andere zich terugtrekken van de markt Herorientatie verkoopstrategie De meeste fabrikanten/leveranciers leveren zowel rechtstreeks als via hun partnerkanaal. Fabrikanten maken daarnaast ook vaak gebruik van eigen lokale vestigingen. Het betreft dan eigendom, franchise of een mix daarvan. De lokale vestigingen richten zich op kleinere, regionale klanten. In aansluiting op de consolidatieslag zijn er ook verschuivingen in de verkoopstrategie waarneembaar. Andere fabrikanten maken veel gebruik van resellers en partners. Resellers zijn gespecialiseerd op het gebied van (multifunctionele) printers en leveren de hardware, software en service. Dit

9 kunnen MKB bedrijven zijn maar ook grotere ondernemingen. Resellers kunnen meerdere merken leveren. Canon, Ricoh, Xerox hebben de afgelopen jaren een reorganisatie doorgevoerd waarbij het MKB via eigen regionale kantoren wordt bediend. HP en Lexmark verkopen in hoofdzaak via IT reseller partners. Voor de behandeling van aanbestedingen hebben Canon/Oce, Konica Minolta, Sharp, Ricoh, Xerox een tenderdesk ingericht. Deze werkt voor de directe verkooporganisatie en partners. Partners kunnen ook zelf een tenderdesk hebben. TIP: Vraag tijdens de voorbereidingsfase van de aanbesteding bij fabrikanten een overzicht op van alle wederverkopers in Nederland. Neem contact op met deze wederverkopers met de vraag of aanbestedingen via de fabrikant lopen of dat ze zelfstandig willen inschrijven Hierorientatie productportfolio Door de afnemende vraag van apparatuur zijn vrijwel alle leveranciers bezig met een heroriëntatie van de productportfolio. Alle fabrikanten bieden vormen van Managed Print Services voor de coörporate en MKB markt. Er zal een verschuiving van printing naar hybride oplossingen plaats gaan vinden, waaronder Informatie Management (focus op het bedrijfsproces), Busines Process Outsourcing (focus op uitbesteden backoffice processen), Managed Office Services (focus op office IT) en Business Communicatie (focus op klantcommunicatie). Overnames zullen in de naaste toekomst dan ook liggen in deze sectoren en blijken reeds uit de overnames en samenwerkingsverbanden van Canon, Konica Minolta, Lexmark en Xerox. 3.3 Aanbieders De totale markt in Nederland voor print- en copy apparatuur kent een groot aantal spelers. De markt voor kantoorprinters werd jarenlang gedomineerd door Hewlett-Packard met een marktaandeel dat in 2008 nog bijna 60% bedroeg. Naast traditionele printerleveranciers, waaronder Lexmark, Samsung, Brother, Oki en Epson zijn leveranciers van kopieerapparatuur ook printers in hun assortiment gaan opnemen. In Nederland zijn voor midden en hogere segment kopieerapparatuur en multifunctionals de volgende fabrikanten aktief: Canon, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Océ, Oki, Samsung, Sharp, Toshiba, en Xerox. Leveranciers Sharp, Toshiba, Kyocera, HP en Lexmark zijn spelers die op productniveau en oplossingen goed kunnen meekomen met de grote spelers in de kantorenmarkt,

10 De kleinere spelers, waaronder Olivetti, Panasonic, Olympia en Epson, zijn niet aktief in het inkoopsegment van Europese aanbestedingen. Opvallend is dat fabrikanten van professionele scan systemen, waaronder Canon, Fujitsu, HP, Kodak, Panasonic en Xerox beperkt aktief zijn op de markt kantoorprinters en multifunctionals. Binnen deze organisatie betreft het ook vaak een andere verkoopafdeling. Indeling leveranciers op basis van aantallen systemen bij grotere publieke organisaties Segmenten A4 Printers A4/A3 Multifunctonals A HP Lexmark Canon/Océ Konica Minolta Ricoh Xerox B Canon/Océ Ricoh KonicaMinolta Kyocera Xerox Kyocera Sharp Toshiba C Oki Samsung Sharp Toshiba HP Lexmark Oki Samsung Canon Canon is een Japanse leverancier met verkoopkantoren over de gehele wereld en actief in imaging en documentoplossingen voor de consument, medische industrie, fotografie, grafische industrie en engineering markt. Met de overname van Océ is aan de portfolio document services outsourcing en zeer hoog volume productie toegevoegd. De verkoop richting coorperate klanten verloopt direct en voor het MKB zijn regionale Canon Business Centers en resellers actief. Aanbestedingen worden door de gezamenlijke Océ/Canon Tenderdesk opgepakt. De actuele productplatformen zijn de isensys printers, ImageRunner en ImageRunner Advance multifunctionals voor kantoor en ImagePRESS systemen voor productie. Binnen de software voert Canon haar eigen Uniflow oplossing.

11 3.3.2 HP HP is een Amerikaanse leverancier van IT oplossingen en services. HP heeft een breed assortiment van printing en imaging oplossingen in haar portfolio, waaronder printers, multifunctionals en scanners. Daarnaast is HP aktief in de grafische sector en hoog volume produtktie. In het segment kantoorprinters is HP marktleider en veelal preferred suplier voor IT afdelingen en IT outsourcing providers. De trend in het kantoor is consolidatie van apparatuur en worden meerdere printers vervangen door multifunctionals voor werkgroepen en afdelingen. Door digitalisering en de recessie loopt het volume in het kantoor terug. Hierdoor staan de aantallen en omzet onder druk. HP heeft de PC en printerdevisie samengevoegd. HP is van oorsprong voornamelijk een hardware en supplies leverancier via het reseller kanaal. Naast hardwareverkoop heeft HP een uitgebreid Managed Print Services programma geïntroduceerd voor haar resellers, waarin hardware, software, supplies, finance en onderhoud zijn inbegrepen Konica Minolta Tenders worden door HP centraal of in samenwerking met zijn resellers behandeld. De reseller zal de inschrijving doen. Enkele resellers zijn: Veenman, OSN, Scholten Awater, SCC, Tech Data, Ingram Micro, Copaco, Misco. Konica Minolta heeft een aantal jaren geleden distributeur KN ingelijfd en samengevoegd met de printer divisie. Naast het merk Konica Minolta wordt ook het merk Develop gevoerd. Océ heeft enige tijd de kantooroplossingen van Konica Minolta gevoerd maar is daar na de overname door Canon mee gestopt. Konica Minolta heeft een sterke groei doorgemaakt in het productiesegment met een nieuwe lijn van producten en MPS services onder de naam Optimised Print Services. Konica Minolta bedient haar klanten rechtstreeks en deels via resellers. De actuele productplatformen zijn bizhub voor kantoor en bizhub PRO voor produktiesystemen Kyocera Document Solutions Kyocera een Japans bedrijf met verkoopkantoren over de hele wereld. Kyocera is in 2000 onstaan uit de fusie tussen Kyocera printers en Mita kopieersssytemen. In 2012 is de naam gewijzigd van Kyocera Mita in Kyocera Document Solutions. De productportfolio omvat printers en multifunctionals en gerelateerde software voor het kantoor. In Nederland verkoopt Kyocera via een aantal regionale wederverkopers en een landelijk dekkende serviceorganisatie. De producten van Kyocera staan bekend als betrouwbaar en duurzaam door het gebruik van duurzame componenten, waaronder de keramische drum. Kyocera heeft het Prescibe ontwikkeld waarmee documenten eenvoudig konden voorzien van grafische elementen en barcodes, vooral gebruikt in ERP systemen.

12 3.3.5 Lexmark De actuele productplatformen zijn ECOSYS voro printers en TASKalfa voor multifunctionals. De nieuwe lijn TASKalfa zijn voorzien van het ProRato systeem waarbij er drie tellerstanden zijn voor afdrukken in kleur op basis van de dekkingsgraad. Lexmark is een Amerikaanse leverancier welke in 1981 is ontstaan uit de printerdevisie van IBM en verkoopt wereldwijd printsystemen en consumenten en de zakelijke markt. In de productportfolio van Lexmark zitten laser en inkjet printers, multifuntionals en matrix printers. Lexmark is bezig met de omvorming van de organisatie naar een Document Solutions leverancier voor grote en middelgrote organisaties. In 2012 is aangekondigd te gaan stoppen met de ontwikkeling en verkoop van inkjet printers. Lexmark investeert sterk in Business gerelateerde Document Solutions, onder andere door de overname van Perceptive (ECM/DMS), Pallas Athena (BPM), Ysis (e-discovery), Nolij (workflow) en BrainWare (capture & proces). De portfolio wordt onder de naam Perceptive op de markt gebracht Océ In Nederland verkoopt Lexmark via een aantal regionale wederverkopers. Océ, van oorsprong een Nederlandse leverancier, is overgenomen door Canon De Nederlandse Océ en Canon organisaties zijn per 1 oktober 2012 geïntegreerd en gaan verder oner de naam Canon Nederland. De productportfolio omvat documentoplossingen voor het kantoor, grafische industrie, engineering markt, supplies en document services outsourcing. Océ bedient haar corporate en MKB klanten via het directe kanaal. Aanbestedingen worden door de gezamenlijke Canon/Océ Tenderdesk opgepakt. Als gevolg van de overname door Canon heeft Océ afscheid genomen van haar eigen VarioPrint platform en van de producten van Konica Minolta welke onder eigen label op de markt werden gebracht. De actuele productplatformen zijn de Canon isensys printers, ImageRunner en ImageRunner Advance multifunctionals voor kantoor en ImagePRESS systemen voor productie. Voor software voert Océ eigen oplossingen en de oplossingen van Canon Oki Oki is een Japanse leverancier van een zakelijke printoplossingen, onder andere printers, kleinere multifunctionals, faxen en matrixprinters. Oki onderscheid zich door het het gebruik van LED technologie in plaats van lasers. Hierdoor kunnen betrouwbare, zuinige en compacte printers op de markt worden gebracht. De verkoop in Nederland verloopt via resellers. De actuele productplatformen zijn de MC en MD lijnen voor printers en multifunctionals.

13 3.3.8 Ricoh Ricoh is een Japanse onderneming met wereldwijd verkoopkantoren. Ricoh heeft jarenlang onder verschillende merken producten op de markt gebracht welke de afgelopen jaren onder het Ricoh merk zijn gebracht. In Nederland onder andere NRG, Nashuatec en Danka. De productportfolio omvat oplossingen voor het kantoor, grafische markt, engineerings markt, zeer hoog volume en document outsourcing services. Ricoh richt zicht in toenemende mate op professional services en software oplossingen voor informatie management in het kantoor, waaronder digitale archivering en verwerking inkomende facturen. Ricoh bedient corporate klanten via het directe kanaal en MKB via regionale Ricoh Document Centers en resellers. De actuele productplatformen zijn Aficio 2 e generatie voor printers en multifunctionals en PRO voor productiesystemen Samsung Samsung is een bekende produkteleverancier in de sectoren TV s, laptops, mobieltjes en tablets. Enige jaren geleden is Samsung begonnen met het leveren van printers en multifunctionals op de Nederlandse markt. Samsung is met zijn productassortiment name aktief in printers en het onderste segment multifunctionals. Deze situatie kan de komende jaren veranderen Sharp Samsung verkoopt via resellers. De resellers zijn zelf verantwoordelijk voor de afhandeling van tenders. Sharp is een Japanse leverancier van een groot aantal imaging producten voor de consumenten en zakelijke markt. In de productportfolio zitten printers, multifunctionals en kleinere productiesystemen voor de repro. De verkoop richting coorperate klanten verloopt direct en voor het MKB via resellers. Aanbestedingen worden door de Sharp centraal opgepakt. De actuele productplatformen zijn de DX en MX lijnen voor printers en multifunctionals Toshiba TEC Toshiba is een Japanse leverancier van een groot aantal technologie producten voor de consumenten en zakelijke markt. Printsystemen worden in nederland p de markt gebracht door Toschiba TEC. In de productportfolio zitten printers, multifunctionals, kleinere productiesystemen voor de repro en speciale printers, waaronder barcode en POS printers. De verkoop richting coorperate klanten verloopt direct en voor het MKB via resellers. Aanbestedingen worden door de Toshiba TEC centraal opgepakt. De actuele productplatformen zijn de e-studio lijnen voor printers en multifunctionals. Ondersteunende software wordt onder de naam e-bridge op de markt gebarcht.

14 Xerox Xerox is een Amerikaanse leverancier met wereldwijd verkoopkantoren en de uitvinder van het kopieerprocedé en actief met oplossingen voor het kantoor, grafische industrie, engineerings markt, zeer hoog volume productie, supplies en document services outsourcing. Xerox is al vele jaren actief met Managed Print Services en staat daarmee hoog aangeschreven in het Gartner Magic Quadrant. Met de overname van ACS, ICT dienstverlener en Unamic Call Center Services is Xerox bezig zich om te vormen naar leverancier van business process outsourcing. Xerox bedient corporate klanten rechtstreeks en het MKB via door Xerox benoemde partners, waaronder Xtandit en resellers. De tendens is een verschuiving naar de partners. Aanbestedingen worden door de Xerox Tenderdesk of partner opgepakt. De actuele productplatformen Phaser en ColorQube voor printers, WorkCentre en ColorQube voor multifunctionals en Nuvera en igen voor productiesystemen. De ColorQube lijn is gebaseerd op solid-ink technologie. MPS Xerox blijft wereldwijd marktleider in managed print services (MPS) en Basic Print Services (BPS), BPS is het uitbesteden van het beheer van een groep of fleet (multifunctionele) printers door bedrijven aan derden, door middel van een meerjarencontract. Het betreft hierbij ook de consolidatie van de facturen, de gebruiksmonitoring, het beheer van de inkt/toners, en onderhoud en reparatie. MPS gaat een stap verder door up-front analyses van de printomgeving en voortdurende analyse, rapportage en proactief beheer om de contractdoelstellingen te behalen. Verwacht wordt dat de industrie jaarlijks zal groeien met 11,7 procent en dat Xerox de hoogste positie bekleedt als het gaat om zowel het MPS- als het BPS-aanbod.

15 3.4 Specificeren - Functionaliteit Soorten apparatuur Een geschikte printer voor op kantoor wordt bepaald door verschillende variabelen: de functies, kwaliteit, snelheid, en de kosten. Door te letten op deze variabelen vindt u de printer die bij uw behoeften aansluit. Fabrikanten maken onderscheidt in verschillend soorten afdrukapparatuur: Enkelfunktionele, waaronder printers en faxen Multifunctionele printers Productieprinters Breedformaat printers, voor formaten groter dan A3 Printers voor specialie toepassingen, waaronder label, foto, barcode, 3D Bovenstaande onderverdeling heeft als grondslag de funktionaliteit (kopiëren/printen/scannen/faxen, papierformaat en mediasoort, toepassing en snelheid) Zwart-wit versus kleur Een afweging bij het kopen van een kopieermachine is keuze voor een kleuren of zwart-wit machine. Een zwart-wit kopieermachine heeft techniek aan boord voor de verwerking van 1 tonersoort en een kleurenmachine voor 4 soorten. De aanschafkosten van een zwart-wit machine is lager dan van een kleurenmachine. De operationele kosten voor toner en onderhoud zijn voor kleur een factor 7 tot 15 hoger ten opzichte van een zwart-wit afdruk.. De zwart-wit machine is over het algemeen betrouwbaarder en verbruikt minder stroom. De aanschafkosten van kleuren apparatuur komen steeds dichter in de buurt zwart-wit apparatuur en kan daarom een overweging zijn om medewerkers deze funktionaliteit wel beschikbaar te stellen. Er kunnen met software maatregelen worden genomen om het kleurgebruik te managen, bijvoorbeeld met standaard afdrukinstellingen, accounting en authorisatie. Omdat de marges op kleur beter zijn dan zwart-wit zullen aanbieders het aanschaffen van kleurenapparatuur aantrekkelijk maken A4 versus A3 Op de kantoorgang wordt de Nederlandse markt gedomineerd door apparatuur welke A4 en A3 kan kopieëren en printen. Dit is een gevolg van de staande A3 kopieermachines welke zijn geëvolueerd naar staande multifunctionals. Daarentegen worden in de kantoren vrijwel alleen tafelmodel A4 printers gebruikt.

16 Er is dus een duidelijk verschil in produktenaanbod tussen de traditionele kopieerfabrikant en de traditionele printerfabrikant. Sinds 2011 is hier een verandering gaande, kopieerfabriekanten beginnen ook A4 multifunctionals in het assortiment te voeren en printerfabrikanten A4 en A3 multifunctionals. In de huidige situatie heeft de kopieerfabrikant een sterke A3 multifunktionele produktlijn van 20 tot 50 pagina s, een A4 lijn tot 35 pagina s en A4 printers tot 40 pagina s. De printerfabrikant voert A3 multifunktionals tot 35 pagina s en A4 tot 50 pagina s en printers tot 50 pagina s. Productportfolio leveranciers Leverancier Printers Multifunctionals Produktiesystemen Printerfabrikant A4 tot 50 ppm A4 tot 50 ppm A3 tot 35 ppm Kopieermachine fabrikant A4 tot 35 ppm A4 tot 35 ppm A3 tot 50 ppm Nee >50 ppm Uit onderzoek blijkt het aandeel A3 erg laag te zijn, tussen de 3% en 12% van het apparaatvolume, afhankelijk van de organisatie en afdeling. Uit gebruikersonderzoek blijkt duidelijk dat gebruikers A3 funktionaliteit wel wenselijk vinden en voor sommige afdelingen noodzakelijk (finance, projectenbureau, huisvesting, marketing). Tip: De aanschafkosten van een A4 printer of multifunctional zijn aanzienlijk lager dan een A3 apparaat. Bij het definiëren van het vlekkenplan voor de apparatenopstelling kan overwogen worden om een deel van de multifunctionals alleen A4 funktionaliteit te geven en A3 wel op enige afstand bereikbaar te houden. Hierbij rekening houdend met consistent gebruikersinterface over de A4 en A3 apparatuur en ondersteunde funktionaliteit van de software, waaronder follow-me en scan workflow Afdruktechnologie - laser, LED, inkjet, solid-ink Het aandeel inkjet printers en multifunctionals is het onderste segment erg groot omdat traditioneel de kosten voor lasertechnologie hoog waren. Het verdienmodel bestaat uit lage aanschafprijzen voor de apparatuur (10% TCO) en zeer hoge prijzen voor consumables (90% TCO). Inmiddels liggen de prijzen van laserprinters in de buurt van de inkjet printers. Hetzelfde verdienmodel wordt toegepast. In het midden en en hogere segment voeren laser printers en multifunctionals de boventoon. Bij printers ligt de TCO verhouding tussen aanschafkosten en operationele kosten op circa 25%/75% en bij multifunctionals op circa 50%/50% over de gebruiksperiode. De TCO is in de praktijjk afhankelijk van de gebruiksintensiteit, bezettingsgraad en de tonerverbruik in de documenten. Naast inkjet en laser printers zijn een aantal andere technologieën in opkomst, waaronder het gebruik van was en LED technologie. De afdruk technologie bepaald het soort consumable Technologie Consumable Opmerking Laser Toner cartrdige / flessen Onderhoudskits Inkjet Inkt cartrdige Solid-Ink Solid Ink blokjes LED Toner cartridge / flessen Onderhoudskits

17 3.4.5 Snelheid en volume Indien een mix van technologieën wordt gebruikt in het vlekkenplan voor de apparaatopstelling dient rekening te worden gehouden met de verschillende eigenschappen van de technologië. Onder andere bij de gebruikservaring, te gebruiken papiersoorten, kwaliteitsaspecten en optische afdrukkwaliteit. De industrie segmenteert de apparatuur, naast formaat en technologie, naar snelheid en volume. In principe hoe hoger de snelheid hoe hoger het toegestane volume per maand. Deze segmentatie is vaak ook terug te vinden in de verschillende produktlijnen van de fabrikanten en een aandachtpunt bij het samenstellen van het vlekkenplan. Segmenten ppm tafelmodel ppm tafelmodel ppm staand model met opties 50+ ppm produktie model Fabrikanten ontwikkelen platformen waarmee modellen in verschillende snelheden en funktioliteiten worden gebracht. Binnen een platform is gebruikte technologie, toner, gebruikersinterface, en optionals vaak op elkaar afgestemd. Hoewel fabrikanten regelmatig nieuwe modellen op de markt brengen is de levensduur van een platform 10 tot 15 jaar. Het assortiment zwart-wit modellen kent hogere snelheden als kleurenmodellen in vergelijkbare produktreeksen. De nominale, door de fabrikant gespecificeerde, afdruksnelheid is slechts een onderdeel van de werkelijke afdruksnelheid c.q. produktiviteit. De verhouding kopiëren versus printen is de afgelopen 10 jaar van 80/20 naar 20/80 omgedraaid en dat kopieer/distribueer is vervangen door distribueer/print. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat het grootste deel van de printopdrachten bestaat uit documenten < 5 pagina s. Medebepalend voor de produktiviteit is het aantal gebruikers, opdrachtkarakteristieken, de gebruikersinterface, opwarmtijd uit eco mode, de snelheid van eerste afdruk, de netwerkverbinding en de verwerkingssnelheid van het printdocument, met name van applicaties als powerpoint, pdf en gescande documenten. In de specificatiebladen geven fabrikanten het maximale volume aan waarvoor de apparatuur kan worden ingezet. Indien het volume hoger is zal dit consequenties hebben voor de betrouwbaarheid en servicefrequentie en mogelijk hogere servicekosten. Om deze reden gebruikt een fabrikant ook een minimaal maandvolume bij het bepalen van het inzetgebied, omdat een weinig gebruikt apparaat toch service nodig heeft en deze wordt bekostigd uit de tikvergoeding. Met uitzondering van zeer intensief gebruikte apparatuur zal inzet binnen de marges blijven.

18 4 Inkoopproces 4.1 Organisatie Samenstelling inkoopteam Het belang van de printinfrastructuur wordt vaak onderschat. Medewerkers beschouwen het als een voorziening welke op orde hoort te zijn en te voldoen aan al hun wensen en eisen. Het doorvoeren van een verandering, bijvoorbeeld consolidatie van apparatuur, kan onrust veroorzaken en werkprocessen verstoren. Aanbevolen wordt om tijdig, 12 tot 18 maanden voor contractexpiratie, met het inkoopproject te beginnen en een inkoopteam samen te stellen met minimaal de volgende vertegenwoordiging: Inkoop ICT infrastructuur beheer printers en print servers ICT applicatie beheer documentgerelateerde applicaties FM beheer kopieerapparatuur / papier / toner Afdeling DIV Archief / DMS Afdeling Duurzaamheid Afdeling Financiële Administratie kosten & doorbelasting Gebruikersvertegenwoordiging Bij onvoldoende kennis van de produktgroep is het aan te bevelen met behulp van een externe adviseur het inkoopteam te informeren over de trends en mogelijkheden. Daarnaast wordt het houden van een marktconsultatie vóór de specificatiefase aanbevolen.

19 5 Appendix - informatiebronnen 5.1 Online informatiebronnen PIANOo, expertisecentrum aanbesteden Docufacts, informatiebron over documentoplossingen Duurzamerwerken, informatiebron over duurzamer werken PIANOo, criteria duurzaam inkopen reproduktieapparatuur AgentschapNL, Minder papier met een printloos kantoor Beursen en conferenties

20 6 Mede auteurs Het marktdossier Printers & Multifunctionals en de begeleidende bijeenkomst op 25 oktober 2012 is mede mogelijk gemaakt door: Docufacts Hét online informatieplatform over documentoplossingen Docufacts is het grootste online informatieplatform n Nederland over documentoplossingen. Docufacts informeert en inspireert professionals op het gebied van hardware, software, supplies en diensten. PIANOo Expertisecentrum aanbestedingen publieke sector PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden biedt informatie, advies, instrumenten en praktische tips aan iedereen die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten. Ons doel: professionalisering van inkoop bij alle overheden. Met oog voor rechtmatigheid én doelmatigheid (value for taxpayers' money). PIANOo werkt voor en met een netwerk van ruim inkopers en aanbesteders. Duurzamerwerken Hét online informatieplatform over duurzamer werken DuurzamerWerken is een online informatieplatform die ondernemers helpt bij in het de praktijk brengen van een MVO-beleid. Met inspirerende voorbeelden op het gebied van inrichting, ict, communicatie, energie en CO2 en successen uit de praktijk. DOCplus Onafhankelijk adviseur voor Managed Document Services DOCplus is gespecialiseerd in het adviseren van organisaties bij het optimaliseren en inrichten van infrastructuren voor documentverwerking, -logistiek en managed document services, waaronder strategiebepaling, inkoopondersteuning, implementatie en vendor performance management.