Jaarverslag KHLeuven

Transcriptie

1

2 Jaarverslag KHLeuven

3 Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 - ORGANISATIESTRUCTUUR Vestigingen, departementen en opleidingen van de KHLeuven Bestuurlijke organen KHLeuven : Raad van bestuur en Algemene Vergadering Raad van bestuur De Algemene Vergadering Inspraak- en medezeggenschapsorganen: Hogeschoolonderhandelingscomité (HOC) De Academische Raad De werkzaamheden van de studentenraad (OSR) tijdens academiejaar De werkzaamheden van de Interne dienst voor Bescherming en Preventie op het Werk (IDPBW) Structuur van de interne dienst Werkzaamheden van de interne dienst Comite voor Preventie en Bescherming op het werk (CPBW) Sociale verkiezingen...26 HOOFDSTUK 2 - ICT in de KHLeuven Inleiding Basis ICT infrastructuur PC park Laptops voor studenten en personeel Draadloos netwerk Computerzalen ICT faciliteiten voor studenten en personeel Portaal voor studenten en personeel e-learning platform Kotnet Schijf- en webruimte voor studenten en personeel Elektronische bibliotheken Mailinglijsten Elektronische studenten- en personeelskaart Specifieke toepassingen in de verschillende departementen Realisaties van het academiejaar Overschakeling naar Office 2010 en nieuwe groupware voor personeel Invoering van MS Sharepoint Verdere evolutie van het Monitoring systeem Verdere evolutie en ingebruikname van het Stage Informatiesysteem (SIS) Projectendatabase voor opvolging projecten rond Onderzoek en Innovatie Persoonlijke uurroosters voor studenten Proefkeuzes Beslissing tot instap in het Corona project Optimalisatie van de didactische desktopomgeving Desktop virtualisatie Uitbreiding draadloze netwerk en invoering eduroam Continue vernieuwing van de computer- en netwerkinfrastructuur ICT ondersteuning...34 HOOFDSTUK 3 - Onderwijs Onderwijsaanbod Ingericht onderwijsaanbod good s en kood s...36 Jaarverslag KHLeuven

4 1.3 Kengetallen onderwijsaanbod Nieuw onderwijsaanbod in KHLeuven Onderwijswijsbeleid Onderwijswijsvisie en onderwijsontwikkelingsplan Het onderwijsinnovatiefonds van KHLeuven Naar een nieuw onderwijsmodel? Opbouw van een nieuwe visie op professioneel hoger onderwijs Resultaten onderwijsontwikkeling OOP II Actielijn 1: Opleidingsprogramma OOP II Actielijn 2: Leeromgeving, innovatieve werkvormen en leermiddelen OOP II Actielijn 3: Flexibilisering OOP II Actielijn 4: Studie- en studentenbegeleiding OOP II Actielijn 5: Diversiteit OOP II Actielijn 6: Internationalisering OOP II Actielijn 7: Onderzoek naar onderwijs OOP II Actielijn 8: Permanente Vorming OOP II Actielijn 9: Beleid en Organisatie Interne kwaliteitszorg De werking van de interdepartementale Werkgroep Kwaliteitszorg Kwaliteitsonderzoek aan de KHLeuven Bevraging van pas-afgestudeerden Intern opvolgsysteem en beleidsplannen Externe kwaliteitszorg : visitatie en accreditatie Tijdspad voor visitatie en accreditatie Centrale ondersteuning bij het opstellen van zelfevaluatierapporten en visitaties Voorbereidingen op de zelfevaluatierapporten en de opvolging van visitaties in de verschillende opleidingen van de KHLeuven Externe Profilering DKZ Taalrapportering KHLeuven Doelstellingen en resultaten Anderstalige opleidingsonderdelen initiële opleidingen Anderstalige opleidingsonderdelen Voortgezette opleidingen Anderstalige opleidingen Opleidingen met internationaal karakter Andere onderdelen van het verslag...75 HOOFDSTUK 4 - Onderzoek Onderzoeksbeleid Algemeen beleid en visie Onderzoeksorganisatie Uitvoering Kwaliteitszorg Financiering Inzet financiële middelen Projecten Personeelsbestand Onderzoeks- en valorisatieresultaten Integratie onderzoek - onderwijs Samenvatting...91 HOOFDSTUK 5 - Personeel PERSONEELSBESTAND IN CIJFERS Personeelsbestand (VTE) per departement...92 Jaarverslag KHLeuven

5 1.2 Personeelsbestand (VTE) per studiegebied Personeelsbestand (VTE) per financieringsbron Personeelsleden (VTE) binnen en buiten de formatie Opsplitsing per categorie en ambt Opsplitsing van het personeel naar leeftijd en geslacht Aantal voltijdse en deeltijdse personeelsleden Aantal doctores aan de KHLeuven Personeelsbeleid Beleidsdoeleinden en realisaties Kengetallen professionalisering Overzicht professionaliseringsaanbod Deelname aan vormingsactiviteiten Samenwerking Participatie Onderzoek en maatschappelijke dienstverlening Bevorderingspolitiek, loopbaan- en selectiebeleid Benoemingen Mandaten Premies en persoonlijke vergoedingen Personeelsevaluatie Personeelsverloop en onderbreking loopbaan Ziekteverzuim Gastprofessoren Algemeen besluit personeelsbeleid Ratio-analyse Ratio s m.b.t. de personeelskosten Ratio s m.b.t. de personeelsformatie De ratio s brengen tot uiting wat we ook in de loonkosten zien. De loonkosten stijgen wat onder meer resulteert in een maximaal besteedde 80/20 norm. Staat van de personeelskosten HOOFDSTUK 6 - Toelichting bij de jaarrekening INLEIDING BESPREKING VAN DE BALANS ACTIVA PASSIVA BESPREKING VAN DE RESULTATENREKENING BEDRIJFSOPBRENGSTEN BEDRIJFSKOSTEN BEDRIJFSOVERSCHOT FINANCIEEL RESULTAAT UITZONDERLIJK RESULTAAT Winst van het boekjaar RATIO s CASHFLOW FINANCIELE RATIO s CONCLUSIE HOOFDSTUK 7 - Studentenservice Voorwoord Voeding De toegang tot Alma De cafetaria s in ECHO/DLO - campus Hertogstraat en in G&T Analyse resultaat Jaarverslag KHLeuven

6 2.4 Voor de studenten in Diest De inrichting van de cafetaria s Drankautomaat Huisvesting Omkadering Omkadering Gesubsidieerde residenties Consultaties Huisvestingsdienst Onthaal Erasmusstudenten KHLeuven In februari 2011 heeft de Huisvestingsdienst 34 Erasmusstudenten van de KHLeuven die er niet in slaagden via Kotwijs zelf betaalbare huisvesting te vinden (wegens krappe kamermarkt) geholpen om iets te geschikts te vinden in de privé of op residenties van de KU Leuven. In september 2011 waren dat 32 studenten Sport en cultuur Sport Cultuur Mobiliteit De gratis studentenbuspas Velofiets KHLeuven op kleine voet Sociale dienst Inleiding Consultaties bij de Sociale dienst Individuele studiefinanciering Tussenkomsten Deelname informatiedagen Bemiddelingen bij afdeling Studietoelagen Individuele studiefinanciering: evolutie Algemene Bekommernis Juridische adviesdienst voor studenten Uitwerken van nieuwe criteria Studiefinanciering Terugbetaling studiegelden Erasmusbeurzen Jobdienst De internationale student De prioriteitstudent De hogeschoolstudent aan het werk binnen de KU Leuven Psychotherapie Inleiding Werkwijze Registratiegegevens Begrenzing van het aantal sessies per student Steun aan studentenorganisaties Inleiding Studentencoach Participatie binnen vzw Studentenservice en KHLeuven Participatie aan de studentenkoepel LOKO Communicatie Algemeen Rekruteringscommunicatie Communicatie naar studenten Communicatie naar personeel Organisatie Jaarverslag KHLeuven

7 11.1 Inleiding Organisatiestructuur Personeel Financiële middelen Samenwerking Jaarrekening Balans Bespreking van de balans in vergelijking met de begroting Resultatenrekening Diensten en diverse goederen: of 6.98 % Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen Afschrijvingen en waardeverminderingen Voorzieningen voor risico s en kosten Andere werkingskosten Financieel resultaat Bespreking van de resultatenrekening in vergelijking met de begroting Kasstroom Ratio s Investeringen Verdeling over de 13 werkvelden Conclusie Bijlagen Jaarverslag KHLeuven

8 HOOFDSTUK 1 - ORGANISATIESTRUCTUUR 1. Vestigingen, departementen en opleidingen van de KHLeuven De Katholieke Hogeschool Leuven werd opgericht op 2 maart 1995 als gevolg van het decreet van 13 juli 1994 dat het Hoger Onderwijs buiten de Universiteit in Vlaanderen herschikte. Zes scholen die Hoger Onderwijs van het korte type aanboden, traden toe tot de Katholieke Hogeschool Leuven. De Katholieke Hogeschool Leuven biedt professionele bacheloropleidingen aan in de studiegebieden gezondheidszorg, handelswetenschappen en bedrijfskunde, industriële wetenschappen en technologie, onderwijs en sociaal-agogisch werk. Voor het overzicht van hat onderwijsaanbod wordt verwezen naar en naar hoofdstuk 2 Onderwijs. Het onderwijs wordt vanaf september 2007 georganiseerd in vier departementen. Het departement Lerarenopleiding (DLO) heeft twee vestigingen, één in Diest en één in Heverlee. Contactgegevens van Algemene diensten en departementen: Centrale diensten Abdij van Park Leuven (Heverlee) tel.: fax : Algemeen directeur: Toon Martens Departement Lerarenopleiding - DLO Vestiging Diest: Weerstandsplein Diest tel.: fax: Vestiging Heverlee: Hertogstraat Heverlee tel.: fax: departementshoofd: Wim Bergen adjunct-departementshoofd: Jan Vanderghote Jaarverslag KHLeuven

9 ECONOMISCH HOGER ONDERWIJS -ECHO Hertogstraat Heverlee tel.: fax: departementshoofd: Luc Vanhille adjunct-departementshoofd: Annemie Vervrangen Gezondheidszorg en Technologie G&T Herestraat Leuven tel.: fax: Departementshoofd: Mady Van Cauteren adjunct-departementshoofd: Toon Quaghebeur Sociale School Heverlee Groeneweg Heverlee tel.: fax: departementshoofd: Imran Uddin adjunct-departementshoofd: Eugeen Van Kerckhoven (tot augustus 2010) Leen Hellinckx (vanaf augustus 2010) 2. Bestuurlijke organen KHLeuven : Raad van bestuur en Algemene Vergadering 2.1. Raad van bestuur Samenstelling en bevoegdheden: Tijdens het academiejaar was de Raad van bestuur als volgt samengesteld: Voorzitter: Jos Clijsters Ondervoorzitter: Roger Haest Afgevaardigd Bestuurder: algemeen directeur Toon Martens Penningmeester: Marianne Vael Leden: Luc Deneffe, Guido Dedene, Patrick Develtere, Bob Elsen, Jos Geuvens, Kris Houthuys, Pieter Klingels, Bernard Himpens, Lon Holtzer, Jean-Jacques Lepère, Ludo Melis, Marie-Thérèse Smal, Norbert Vanbroekhoven. Jaarverslag KHLeuven

10 In mei 2005 werd in uitvoering van het participatiedecreet gekozen voor het model van medebeheer van studenten. In oktober 2010 werden bijgevolg ook twee vertegenwoordigers van de studenten als bestuurder aangesteld, nl. Nelke Vermaelen en Dries Claerhout die evenwel in januari 2011 ontslag namen omdat ze geen student meer waren aan de KHLeuven. De departementshoofden en de regeringscommissaris nemen deel aan de vergaderingen de Raad van bestuur als genodigden zonder stemrecht. De algemeen secretaris zorgt voor de documentatie en verslaggeving. De bevoegdheden van de Raad van bestuur zijn beschreven in het huishoudelijk reglement. Activiteitenverslag 2011 Hierna zijn de belangrijkste thema s opgenomen waarover de Raad van bestuur beslissingen nam of besprekingen voerde: 24 februari 2011 Benoemingsprotocol Aanstelling coördinator personeelsadministratie Beheersovereenkomst aanmoedigingsfonds Aanpassing reglement vernieuwing leidinggevende mandaten en planning voor leden van directieteam Volmachtenregeling Reglement Academische Raad en Departementale Raden 23 maart 2011 Vacantstelling studentencoach Aanstelling opleidingshoofden ECHO Authentieke volwachtenregeling Interne controle projectendatabank Strategische sessie i.v.m. onderwijsaanbod Samenwerking met KHLim Nieuwe opleidingen en afstudeerrichtingen Merkenbeleid associatie K.U.Leuven 27 april 2011 Aanstellingen opleidingshoofden DLO Vacantstelling Business Analist Enterprise Content Management Benoemingen 2011 Jaarrekening 2010 Verslag van auditcomité Strategische samenwerkingsovereenkomst KHLim-KHLeuven Aanpassing verkiezingsreglement voor de verkiezingen van de personeelsafgevaardigden in het HOC en de DOC s 16 mei 2011 Aanstelling KPMG als revisor Onderwijsaanbod van de KHLeuven en samenwerking met CVO van SSH 19 mei 2011 Onderwijsaanbod in de KHLeuven Onderwijs- en examenreglement Aangepaste enveloppeverdeling 2011 Raming enveloppe juni 2011 Aanstellingen, contracten en mandaten van leidinggevenden Gemeenschappelijke dienst veiligheid gezondheid en milieu Jaarverslag KHLeuven

11 Eenheidsstatuut arbeiders-bedienden Resultaten van bevraging bij afgestudeerden van academiejaar Eindrapport lange termijnvisie professioneel hoger onderwijs Prioriteiten associatie K.U.Leuven Verzekeringen associatie K.U.Leuven 22 september 2011 Stand van zaken inschrijvingen voor Contacten met KHLim Rapportering over gesprekken i.v.m. HBO-5 met CVO-SSH, HIRL, Groep T, St.-Franciscus Corona-project Uitdagingen voor m.i.v. aanpak nieuwe organisatiestructuur 27 oktober 2011 Cumulverklaringen Overname van de opleiding Sociale Readaptatiewetenschappen (HIRL) Stand van zaken besprekingen St.-Franciscusinstituut voor Verpleegkunde Stand van zaken Besprekingen Groep T Presentatie van het departement ECHO Protocol van niet-akkoord i.v.m. Begroting 2012 Inventaris van de reglementen in de hogeschool. 23 november 2011 Overname van de opleiding Sociale Readaptatiewetenschappen (HIRL) Stand van zaken besprekingen St.-Franciscusinstituut voor Verpleegkunde Stand van zaken Besprekingen Groep T Inventaris van de reglementen m.b.t. personeel in de hogeschool. Organisatiestructuur van de KHLeuven 21 december 2011 Samenwerkingsovereenkomst associatie verzekeringen Vacantstelling/vernieuwing van mandaten van Directieteam Intentieverklaring overname SRW Studiegelden Jaarverslag KHLeuven

12 2.2. De Algemene Vergadering Samenstelling (oktober 2011) Leden van de eerste geleding Algemene vergadering KHLeuven Vaste vertegenwoordigers in de Algemene vergadering van de vzw Associatie K.U.Leuven Bruynseraede Yvan, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Devisch Noël, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven D Hulst Norbert, vertegenwoordiger van K.U.Leuven Dillemans Roger, ere-rector en vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Genoe Lodewijk, voorzitter en vertegenwoordiger van KH Kempen Goedseels Vic, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Janssens Jef, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Lenaers Rob, vertegenwoordiger van Lessius Antwerpen Rammant J.P, voorzitter en vertegenwoordiger van St. Lukas, Brussel Roos Jef, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Smets Jan, voorzitter en vertegenwoordiger van HUB - EHSAL Smets Jan, voorzitter en vertegenwoordiger van KAHO-St.-Lieven Van Broekhoven Norbert, voorzitter en vertegenwoordiger van KH Limburg Vandemeulebroecke Lieve, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Vanlerberghe, voorzitter en vertegenwoordiger van KATHO Vervenne Marc, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Vinck Karel, vertegenwoordiger van de K.U.Leuven Gecoöpteerde leden in de Algemene vergadering van de vzw Associatie K.U.Leuven: Boonen Carine Michiels Philippe De Wilde Julien Van Hecke Mieke Jonckheere Robert Lannoo Matthias Oosterlinck André Reynaers Martine Rombouts Theo Verhaeghe Paul Mgr.Bonny Johan Jaarverslag KHLeuven

13 Leden van de tweede geleding Algemene vergadering KHLeuven: Clijsters Jos Martens Toon Tavernier Karel Vael Marianne Brandhof Michel Baert Karel Deneffe Luc Gillis Marie Haest Roger Holtzer Lon Houthuys Kris Keirse Manu Melis Ludo Lepère Jean-Jacques Himpens Bernard Pletinck Beatrijs Patrick Develtere Smal Marie-Thérèse Verbaeten Pierre Hendrickx Laurence Gerochristos Céline De departementshoofden van KHLeuven nemen deel aan de algemene vergadering als genodigden zonder stemrecht. De regeringscommissaris ontvangt eveneens een uitnodiging en voor de goedkeuring van de jaarrekening wordt ook de commissaris-revisor uitgenodigd. De algemeen secretaris zorgt voor de documentatie en verslaggeving. De bevoegdheden van de Algemene Vergadering zijn beschreven in het huishoudelijk reglement. Activiteitenverslag: De algemene vergadering vergaderde op 27 oktober 2010 Samenstelling van de Raad van bestuur en Algemene Vergadering: Verlenging van het mandaat van een bestuurder en vervanging/benoeming van een bestuurder. Twee studenten werden voor de duur van één jaar aangesteld als lid van de Raad van bestuur. De investeringsbegroting door Associatie K.U.Leuven werd goedgekeurd, alsook de begroting 2011 en meerjarenbegroting De Algemene Vergadering vergaderde vervolgens op 19 mei 2011 en handelde over: Goedkeuring van de jaarrekening 2010 (Resultaatsverdeling, jaarverslag, verslag van de commissaris-revisor), verlening van decharge aan de beheerders en de commissaris-revisor voor de uitoefening van hun mandaten. Jaarverslag KHLeuven

14 De Algemene vergadering gaf ook haar goedkeuring aan de voorgestelde wijzigingen in de samenstelling van de Raad van bestuur en aan de benoeming van de voorgestelde personen als lid van de tweede geleding van de Algemene Vergadering van KHLeuven. 3. Inspraak- en medezeggenschapsorganen: Hogeschoolonderhandelingscomité (HOC) Samenstelling van het HOC Voorzitter: Mieke Peeters Personeelsvertegenwoordigers tot en met juni 2011: Vic Bastiaens, Marien Laeremans, Marianne Lesaffer, Jan Weckx, Kathleen Zonderman. Personeelsvertegenwoordigers vanaf september 2011: Marien Laeremans, Nico Nijsten, Flor Ory, Peter Raymaekers, Odette Vanhorenbeek, Kathleen Zonderman. Vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur: Wim Bergen, Toon Martens, Mady Van Cauteren, Imran Uddin, Luc Vanhille. Plaatsvervangers: Toon Quaghebeur, Eugeen Van Kerckhoven (Leen Hellinckx), Annemie Vervrangen, Jan Vanderghote. Activiteitenverslag Het HOC vergaderde 6 maal in Hierna een overzicht van de belangrijkste agendapunten: 2 maart 2011 Functioneringsbegeleiding + planning communicatie en implementatie Samenstelling Commissie van beroep inzake evaluatie en aanpassing procedure Verslag vormingsfonds Werkdruk lectoren Reglement inzake tucht 4 mei 2011 Ombudsfunctie personeel Verkiezingsreglement HOC/DOC: voorstel addendum Samenhang Functioneringsbegeleiding en Evaluatie en voorstel HOC-protocol 16 tris - en GSM-beleid Samenwerking met KHlim Info Organisatie personeelsadministratie Loonopvolging + VTE s juni 2011 Ombudsfunctie personeel Verkiezingen HOC/DOC/AR/DR uitslagen + opvolging Benoemingen 2011 Jaarverslag personeel 2010 Jaarverslag KHLeuven

15 Prioriteiten HOC academiejaar Varia: - vergaderkalender HOC september 2011 Prioriteiten HOC werkjaar Evaluatie verkiezingen HOC-DOC + revisie verkiezingsreglement 21 oktober 2011 Begroting 2012 en meerjarenbegroting november 2011 Benoemingen Opleiding Sociale Readaptatiewetenschappen (prioriteiten + planning) Huishoudelijk Reglement en Verkiezingsreglement HOC & DOC Personeelsreglement Tuchtreglement Werkgroep functioneringsbegeleiding Sociale verkiezingen 2012 Mobiliteitsenquête Barema s bedienden vanaf 01/01/2012 Overgang van statutair (OP/ATP) naar contractueel bediende en demo portaalsite: Personeel Volgende protocols werden afgesloten in 2011: Protocol nr. 66 de vormings- en opleidingsinitiatieven aan de Katholieke Hogeschool Leuven 2010 Protocol nr. 67 en 67 bis m.b.t. Reglement inzake de preventieve schorsing, de tucht en het ontslag om dringende redenen in de gesubsidieerde vrije hogescholen Protocol nr. 68 (niet akkoord) i.v.m. personeelsformatie 2012 Protocol nr. 70 i.v.m. de voorwaarden waaronder de KHLeuven een vacante betrekking in OP/ATP kan invullen via overname van een benoemd lid van OP/ATP van een andere hogeschool. 4. De Academische Raad Samenstelling De academische raad is in academiejaar als volgt samengesteld: Voorzitter: Toon Martens De vertegenwoordigers van het hogeschoolbestuur: Wim Bergen, Mady Van Cauteren, Imran Uddin en Luc Vanhille. De vertegenwoordigers van het personeel: Hilde Bogaerts, Nancy Dierckx, Tom Robijns, An Roelandt. De vertegenwoordigers van de studenten: Bernd Rams en Jorik Cleenders. Irène Hermans, secretaris van de Academische raad. Genodigden: studentencoach Bert De Jonghe Documentatie en verslaggeving: Fons Jordens, algemeen secretaris. Jaarverslag KHLeuven

16 Verslag van de werking academiejaar : De Academische Raad vergaderde tijdens academiejaar op volgende datums met volgende thema s: 21 oktober 2010 Goedkeuring Huishoudelijk reglement van de Academische Raad Bespreking SPA-resultaten Aantal studenten KHLeuven en telling VLHORA 4/10 Standpunten van de Vlaamse regering naar aanleiding van het Maatschappelijk debat over het Hoger Onderwijs Begroting 2011 en Meerjarenbegroting Rapportering uit de Associatie 24 november 2010 Onderwijsaanbod: o Nieuw in KHLeuven o In voorbereiding in KHLeuven Ontwikkelingssamenwerking Innovatiefonds Intern Reglement praktijkgebaseerd onderzoek Intern allocatiemodel Rapportering onderwijs- en examenreglement Rapportering uit de Associatie (verslagen van 15 oktober 2010) Arbeidsreglementen incl ICT-richtlijn 16 februari 2011 Studentenparticipatie: vijfjaarlijkse evaluatie door college van regeringscommissarissen Integratie van Studentenservice vzw in de KHLeuven: toelichting Verkiezingsreglement Academische Raad en Departementale Raden Onderwijs- en examenreglement: bindende voorwaarde Visie van de KHLeuven m.b.t. HBO-5 Werkdruk bij de lectoren 23 maart 2011 Dienst kwaliteitszorg: Mondelinge rapportering visitatie bedrijfsmanagement en kwaliteitskenmerken Informatie over nieuw Accreditatiestelsel Nieuw stelsel kwalitatieve benoemingscriteria Ombudsdiensten Onderwijsdecreet 21 Verslag RvB Associatie 18/2 18 mei 2011 Onderwijs- en examenreglement Onderwijsaanbod KHLeuven Verkiezingen studentenvertegenwoordigers Jaarverslag 2010 Opvolging van de beleidsplannen van de KHLeuven Strategisch samenwerkingsverband met KHLim Jaarverslag KHLeuven

17 Werking Academische Raad 5. De werkzaamheden van de studentenraad (OSR) tijdens academiejaar Situering Binnen de KHLeuven zijn de studenten georganiseerd in twee overkoepelende structuren: de Overkoepelende StudentenRaad (OSR) en de Overkoepelende KringRaad (OKeR). OKeR overkoepelt alle studentenkringen van de KHLeuven. OSR overkoepelt de Departementale Studentenraden (DSR) van de KHLeuven. De werking van OSR situeert zich op het niveau van de hogeschool. De studentenvertegenwoordigers geven advies over sociale zaken en onderwijsaangelegenheden die de studenten rechtstreeks aanbelangen. Binnen de Overkoepelende StudentenRaad van de KHLeuven komen democratisch verkozen studenten uit alle departementen samen om de meer dan 6000 studenten van de KHLeuven te vertegenwoordigen binnen een aantal interne en externe raden en werkgroepen. De studentenvertegenwoordigers kunnen rekenen op de ondersteuning van een voltijdse studentencoach. Gedurende het academiejaar werd deze functie uitgeoefend door Bert De Jonghe. De financiële, materiële en personele ondersteuning van studentenparticipatie wordt in KHLeuven consequent uitgevoerd. Hiertoe stelt zij samen met vzw Studentenservice (STUVO) een autonoom budget ter beschikking van OSR, biedt zij materiële ondersteuning én is er een studentencoach aangeworven. In het gebouw van LOKO (Leuvense Overkoepelende KringOrganisatie), gelegen in het centrum van Leuven, beschikt OSR over een eigen kantoor. Samenstelling en functies In het academiejaar heeft er één verkiezingsperiode op het einde van het academiejaar plaatsgevonden. De bureauverkiezingen vonden plaats op het einde van het voorgaande academiejaar. Jaarverslag KHLeuven

18 Verkozen Departement Functie studentenvertegenwoordigers Anne-Sophie Van Daele G&T Lid AV Bernd Rams G&T Lid AV Dries Claerhout DLO-Heverlee Lid AV Gijs Budé G&T Lid AV Jorik Cleenders SSH Lid AV Katrijn Heselmans ECHO Lid AV Kenneth Poot DLO-Heverlee Lid AV Korneel Bemelmans G&T Lid AV Laurence Hendrickx ECHO Lid AV Nele Apers ECHO Ondervoorzitter OSR Nelke Vermaelen SSH Voorzitter OSR Olivier Persyn ECHO Lid AV Philippe Beeckmans G&T Lid AV Reinout Moens ECHO Lid AV Yasmine Dumoulin SSH Lid AV Overige vertegenwoordigers Departement Functie Davy Buntinx afgestudeerd Vrijwillig lid AV Arne Raats afgestudeerd Vrijwillig lid AV Jojanneke Larivière DLO-Heverlee Vrijwillig lid AV De werking De Overkoepelende StudentenRaad is de officiële spreekbuis van alle studenten op het niveau van de hogeschool. De leden van de Overkoepelende StudentenRaad vertegenwoordigen de standpunten van de KHLeuven-studenten in diverse raden binnen en buiten de KHLeuven. Er worden zowel onderwijskundige als sociale zaken behandeld. De Overkoepelende StudentenRaad is samengesteld uit democratisch verkozen studentenvertegenwoordigers. De verkiezingen waren ook in het academiejaar zonder twijfel een succes. In mei 2011 kende het stemmingspercentage een daling van 25% naar 19%. Op regelmatige tijdstippen komt de Algemene Vergadering van OSR samen. Er wordt overleg gepleegd over de standpunten die de studentenvertegenwoordigers innemen in de raden en werkgroepen waarin ze participeren. In het academiejaar heeft de Overkoepelende StudentenRaad 10 Algemene Vergaderingen gehouden. Bijkomend vond één Bijzondere Vergadering plaats gedurende het vormingsweekend. Om de doorstroming Jaarverslag KHLeuven

19 van belangrijke informatie van en naar de Departementale StudentenRaden te bevorderen werd vanaf het academiejaar gestart met voorzittersvergaderingen. Binnen deze vergaderingen zetelen de voorzitters van de verschillende Departementale StudentenRaden, de voorzitter van de Overkoepelende StudentenRaad en de studentencoach. Zowel departementale zaken, activiteiten, bedenkingen als overkoepelende materies komen hier aan bod. Deze voorzittersvergadering heeft zonder twijfel de onderlinge contacten en samenwerking bevorderd en als gevolg hiervan heel wat positieve resultaten opgeleverd. De voorzittersvergadering werd hierop structureel ingebed binnen de studentenvertegenwoordiging van de studentenraden van KHLeuven. Interne vertegenwoordiging Op onderwijskundig vlak zetelen de studentenvertegenwoordigers van de Overkoepelende StudentenRaad in de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, de Academische Raad en de Interdepartementale Opleidingscommissie van de KHLeuven. Daarnaast worden mandaten opgenomen in verschillende werkgroepen zoals de Interdepartementale Werkgroep Gelijke Kansen en Diversiteit, de Werkgroep Onderwijs- en Examenreglement en het Cateringcomité. Voor sociale materies zetelen de studentenvertegenwoordigers van de Overkoepelende StudentenRaad in de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van vzw Studentenservice KHLeuven. De paritaire samenstelling van deze raden maakt dat de studentenvertegenwoordigers een stempel kunnen drukken op het sociale beleid dat gevoerd wordt binnen de KHLeuven. Externe vertegenwoordiging Ook op hogere niveaus zendt de Overkoepelende StudentenRaad haar vertegenwoordigers uit om de mening van de KHLeuven-student kracht bij te zetten. Zo zetelen zij onder meer in de Leuvense Overkoepelende KringOrganisatie (LOKO), de Studentenraad van de Associatie Leuven (StAL) en in de Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS). Stroomlijnen van de communicatie en onderlinge samenwerking Zoals de voorgaande academiejaren werd ook in heel wat tijd en energie besteed aan het stroomlijnen van de communicatie en de onderlinge samenwerking. Dit zijn immers de basisvoorwaarden om te komen tot een goed functionerende studentenvertegenwoordiging voor de hogeschool en voor de studenten zelf. De uitgebreide vertegenwoordiging binnen verschillende instellingen en op onderscheiden niveaus brengt met zich mee dat een efficiënte doorstroming van informatie van enorm belang is. Als gevolg wordt reeds geruime tijd gestreefd naar een optimalisatie van de communicatie binnen en tussen de verschillende studentenraden, maar ook naar de achterban, de studentenkringen en externen toe. Verschillende initiatieven ter bevordering van de communicatie en onderlinge samenwerking werden opgestart en verdergezet. Jaarverslag KHLeuven

20 Interne communicatie Zo werkten de studentenvertegenwoordigers een aantal activiteiten uit ter bevordering van de samenwerking tussen de verschillende geledingen van de studentenvertegenwoordiging binnen KHLeuven. Zo werden onder meer teambuildingsactiviteiten op touw gezet waarbij de nadruk werd gelegd op informele kennismaking en het uitwisselen van meningen en ervaringen. Op deze activiteiten werden ook steeds de leden van OKeR uitgenodigd. De onderlinge samenwerking tussen OSR en OKeR werd opnieuw verstevigd. Net als het voorgaande academiejaar maakt een lid van OKeR deel uit van de Algemene Vergadering van de Overkoepelende StudentenRaad. Hij/zij creëert een duidelijke band tussen de studentenraden en de studentenkringen van de KHLeuven. Daarnaast vonden er 2 vergaderingen plaats waarin de leden van OSR samen zaten met de leden van OKeR. Hoewel elk vaak met eigen zaken bezig is, zijn er heel wat elementen die een KHLeuvenbrede aanpak en visie vereisen. Hiertoe behoren onder meer de organisatie van de Plug-In en de 24-urenloop. Daarnaast werden verschillen blootgelegd tussen de onderscheiden kringen en studentenraden die naar de toekomst toe voor problemen en/of uitdagingen konden zorgen. Ook op het jaarlijkse OSR-weekend werd sterk de nadruk gelegd op het leggen van nieuwe contacten. Tevens werd een vormingssessie rond communicatie met de achterban gegeven. Zowel interne als externe communicatie blijken vaak een struikelblok in de onderscheiden studentenraden en studentenkringen. In de vormingssessie werden de deelnemers geconfronteerd met mogelijke problemen, maar werden tevens oplossingen en communicatiestrategieën aangereikt. Op basis van deze informatie werd door OSR een communicatieplan opgesteld ter bevordering van de interne communicatie en informatiedoorstroom. Zo zijn er duidelijke afspraken gemaakt omtrent het onderhouden van een digitale vergaderkalender en werd het digitaal archief verder uitgebouwd. Elk van deze initiatieven heeft reeds haar vruchten afgeworpen. De Overkoepelende StudentenRaad plant dan ook om verder te gaan op deze weg. Voor de nieuw verkozen studentenvertegenwoordigers van OSR is het niet altijd even gemakkelijk zich een weg te banen door de hoeveelheid aan informatie die ze te verwerken krijgen. Om hieraan te verhelpen organiseren de studentenvertegenwoordigers in samenwerking met de studentencoach na de verkiezingen een informatiemoment over studentenparticipatie. Verschillende sprekers geven meer uitleg over de verschillende raden en werkgroepen binnen de hogeschool en vzw Studentenservice teneinde de studentenvertegenwoordigers voor te bereiden op hun opdracht. Naast de formele informatiesessie wordt ruim de tijd genomen voor een informele kennismaking met de personeelsleden van vzw Studentenservice. Het infomoment kent sinds haar eerste editie een groot succes en wordt sindsdien jaarlijks georganiseerd. Jaarverslag KHLeuven