GAC TODAY. Veel voordeel met nieuwste versie van PSA+ en SharePoint. Beter, slimmer en sneller. Growing Together

Transcriptie

1 Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter 5 8 Don Burchartz - ICT-Manager van Troostwijk Groep Veel voordeel met nieuwste versie van PSA+ en SharePoint GAC TODAY Nieuw: GAC SharePoint Solutions Beter, slimmer en sneller Growing Together

2 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter In deze GAC Today GAC is Microsoft Dynamics NAV en SharePoint 4 Meer rendement uit uw NAV omgeving GAC Business Optimizers specialist binnen de volgende branches: Groothandel: Technische groothandels, medische groothandels, groothandels 5 8 Troostwijk Groep Veel voordeel met nieuwste versie van PSA+ en SharePoint in bouwmaterialen, non-food consumptiegoederen, consumenten elektronica, kantoorartikelen en meubels. 9 Opleidingsaanbod GAC aangescherpt en vereenvoudigd Inschrijven in vier simpele stappen Zakelijke dienstverlening: Taxatie- en expertisebureaus, consultancy- en accountancybedrijven, financiële Nieuw: GAC SharePoint Solutions Beter, slimmer en sneller dienstverleners, IT-dienstverleners, welzijnsinstellingen en kinderdagverblijven. Productie: 14 Dynamics User Groep Haal het beste uit uw software Bouwtoelevering, high tech/elektro en machine- en apparatenbouw, contract manufacturing. Colofon GAC Today is een periodieke uitgave van GAC Business Solutions in samenwerking met Brix Fleet Support Stap voor stap naar een klantgerichte totaaloplossing Communicatie. Overname van artikelen is toegestaan, mits de bron wordt vermeld. Voor opmerkingen, suggesties en vragen kunt u contact Nieuws van GAC Microsoft Partner Network: uw voordeel opnemen met GAC. Foto s: John Vink Fotografie en Martin van Welzen. GAC Serviceportal bewezen succesvol GAC Business Solutions De Scheper HP Oirschot Tel.: +31(0) Fax: +31(0) info@gac.nl Internet:

3 SharePoint. Opnieuw een bijzonder moment. Ieder tijdvak heeft zo zijn keerpunt. Op allerlei vlakken gebeuren er eens in de zoveel jaren bijzondere dingen, waar je vervolgens een leven lang op terug kunt kijken. Op persoonlijk vlak zijn dat vooral mooie momenten met het gezin of op sportief gebied. Op zakelijk vlak waren dat voor mij de komst naar GAC en de verhuizing naar ons pand in Oirschot. Daar is nu een bijzonder moment bij gekomen: de oprichting van GAC SharePoint Solutions. Met GAC SharePoint Solutions slaan we niet een nieuwe richting in. Dit is de enige logische volgende stap in onze verticalisatiestrategie. Want terwijl GAC zich als geen ander specialiseert in de branches Groothandel, Productie, Zakelijke dienstverlening en Zorg en Welzijn, draait de wereld door. Er is meer en meer informatie online beschikbaar, terwijl (inter)nationale samenwerkingsverbanden dwingen tot het slim delen van informatie. Bijna iedereen binnen een willekeurige organisatie heeft hiermee te maken. Om bij te blijven en optimaal te presteren, is daarom meer nodig dan taakgerichte software. Er is een horizontaal platform nodig dat helpt om beter, slimmer en sneller samen te werken. GAC TODAY SharePoint is de oplossing waar wij al sinds 2006 heilig in geloven. De lancering van SharePoint 2010 was voor ons hét moment om deze techniek definitief te omarmen. Niet alleen omdat deze nieuwste versie het summum is van Microsoft technologie. Maar vooral ook omdat SharePoint een belangrijk middel is om als organisatie volwassen te worden. Onze eigen ervaringen spreken boekdelen: SharePoint helpt ons momenteel een betere partner te zijn voor klanten, maar ook om teams en collega s onderling topprestaties te laten leveren. De kennis die we hebben opgedaan in dit traject om beter, slimmer en sneller te werken, willen we delen met onze klanten. Growing Together betekent immers niet alleen meer omzet en meer winst. Het is ook samen kritisch kijken naar optimalisatiemogelijkheden in tijden waarin de winst onder druk staat. Zorg er dus voor dat u beter en slimmer georganiseerd raakt en krijg grip op de marges. Dan bent u klaar voor de economische opleving die we ongetwijfeld weer gaan krijgen. Erik van Driel Directeur GAC Business Solutions 3

4 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter Meer rendement uit uw Dynamics NAV omgeving GAC Business Optimizers Of u nu recent een implementatie van uw Microsoft Dynamics NAV oplossing heeft afgerond, of dat uw organisatie er al jaren mee werkt: er ontstaan regelmatig momenten waarop u uw Dynamics NAV omgeving nóg beter wilt laten renderen. Bijvoorbeeld door nieuwe of gewijzigde wetgeving, organisatiewijzigingen die leiden tot aanpassingen in uw bedrijfsprocessen of Het Nieuwe Werken. Of wellicht wilt u nog ongebruikte mogelijkheden van uw oplossing gaan benutten. Al deze zaken kunnen leiden tot de wens of noodzaak om uw Dynamics NAV omgeving verder te optimaliseren, zowel op functioneel als op technisch vlak. Met de GAC Business Optimizers bieden wij u een aantal concrete en bewezen diensten die onder andere zorgen voor een verbeterd inzicht en optimale werking van uw systeem. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een optimale debiteurenbewaking, voor een accuraat en proactief beheer van uw debiteuren. Of aan autorisatie van gebruikersinformatie, zodat uw bedrijfsgegevens veilig worden afgeschermd voor onbevoegden. Autorisatie: beproefde beveiliging van uw bedrijfsgegevens Veilige afscherming van belangrijke bedrijfsgegevens Rechten toewijzen op basis van rollen of individuele gebruikers Beveiliging mogelijk tot op veldniveau Vereenvoudiging van werk voor uw medewerkers doordat alleen relevante informatie en functionaliteiten worden getoond Debiteurenbewaking: Accuraat en proactief beheer Direct inzicht in kredietgegevens en betalingsgedrag van uw klanten Betere beheersing van uw cashflow Rechtstreekse koppeling met incassobureaus CRM-integratie voor taken en vervolgstappen Hiernaast biedt GAC de volgende Business Optimizers: 4 Financiële voorraadwaardering SQL Performance Analysis SQL Performance Tracking SQL Performance Maintenance Neem contact met ons op om de mogelijkheden van GAC Business Optimizers voor uw organisatie te bespreken. Bel naar

5 FOTO: MARTIN VAN WELZEN GAC TODAY Don Burchartz, ICT-Manager Troostwijk Groep Veel voordeel met nieuwste versie van PSA+ en SharePoint In een eerdere editie van GAC Today las u al eens over Troostwijk Groep. Momenteel is de aandacht gericht op de projectadministratie voor taxateurs op basis van SharePoint en de uitrol van Microsoft Dynamics NAV over de verschillende afdelingen. In dit artikel blikken we kort terug en krijgt u inzicht in de laatste stand van zaken. 5

6 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter We waren onder de indruk van de manier waarop GAC onze ideeën en wensen vertaalden Eind 2008 koos Troostwijk Groep voor PSA+ van GAC Business Solutions, nadat de workflow jarenlang was ondersteund door een maatwerk softwarepakket. Don Burchartz (ICT-Manager van Troostwijk Groep) destijds: Het pakket upgraden was enorm duur. Ook waren we te afhankelijk geworden van onze leverancier, wat een relatief kleine partij was. Het was tijd om over te stappen en ons te oriënteren op een eigentijds systeem met een grotere organisatie erachter. In de voorselectie zijn drie pakketleveranciers uitgenodigd, waaronder GAC Business Solutions. Microsoft wees hen aan als de ideale partner voor dit project, aldus Don Burchartz. We waren onder de indruk van de manier waarop GAC onze ideeën en wensen vertaalden. Zij toonden aan gevoel te hebben bij wat wij hier doen. Veel taxaties die wij doen zijn maatwerk, dus is ook de klantrelatie vaak maatwerk. GAC bood hiervoor de beste oplossing met hun pakket PSA+ op basis van Microsoft Dynamics NAV. Wereldwijde primeur Troostwijk Groep had de wereldwijde primeur om als eerste bedrijf ter wereld met Microsoft Dynamics NAV 2009 te werken. Nog voor de officiële lancering namen zij de versie al in gebruik voor de financiële afdeling middels het exclusieve TAP (Technical Adoption Program) van Microsoft. Als lid van de Inner Circle kon GAC Troostwijk uitnodigen voor deelname aan dit unieke pioniersprogramma. De nieuwe versie gaf een geheel nieuwe dimensie aan het begrip look&feel, die veel beter aansluit op de Office producten zoals de consument die kent, aldus Don Burchartz. Kijken door een nieuwe bril Na de initiële implementatie van Microsoft Dynamics NAV 2009 en inrichting van de financiële processen werd de aandacht gericht op de projectadministratie (in het geval van Troostwijk de taxatie administratie). Om een begrijpelijk beeld te schetsen van de toekomstige oplossing, werden er prototype sessies georganiseerd. Tijdens deze sessies werd met prototypes van de uiteindelijk oplossing getoond hoe de wensen van Troostwijk vertaald zouden worden naar de software. Don Burchartz: Het maatwerkpakket dat wij jarenlang gebruikten was minutieus afgestemd op onze werkwijze en bedrijfsprocessen. De implementatie van Microsoft Dynamics NAV en de uitgebreide procesanalyse van GAC dwong ons allen een nieuwe bril op te zetten. Waar we aanvankelijk probeerden functionaliteiten uit het oude systeem in Dynamics NAV terug te laten komen, hebben we nu geleerd anders te kijken naar onze werkzaamheden. Nu vragen we ons gezamenlijk af Hoe deden we het eerst en hoe kan dat slimmer met Dynamics NAV?. Dat levert fundamentele verbeteringen op. Partnership is sleutel tot succes Op dit moment zijn Troostwijk en GAC bezig met de upgrade naar de nieuwste versie van PSA+, de businessoplossing op basis van Dynamics NAV voor zakelijke dienstverleners. De oplossing wordt over de andere bedrijfsonderdelen van Troostwijk uitgerold en externe systemen worden eraan gekoppeld. Het resultaat: één geïntegreerd systeem met Microsoft Dynamics NAV als solide basis. Ondanks forse 6 PSA +

7 FOTO: MARTIN VAN WELZEN Geertjan Kuyper Functioneel Ontwerper bij Troostwijk Groep Legio mogelijkheden De upgrade naar de nieuwste versie van PSA+ is afgerond, aldus Geertjan Kuyper. We zitten nu nog midden in de uitrol over de hele breedte van onze organisatie en de integratie met andere systemen. Daarna kunnen we een intensieve periode van vernieuwing afsluiten. We willen dan eerst genieten van een volledig geïntegreerd en innovatief systeem. In de toekomst zullen we PSA+ ongetwijfeld nog innovatiever inzetten. De mogelijkheden zijn in ieder geval legio. GAC TODAY investeringen in de breedste zin des woords wordt het hele traject vooral gekenmerkt door optimaal partnership. De sfeer is altijd goed geweest met als basis een open en eerlijke communicatie en vertrouwen in elkaar. Samen hebben we bewezen dat je met een dergelijke relatie en samenwerking tot ontzettend veel in staat bent, aldus Geertjan Kuyper, Functioneel Ontwerper bij Troostwijk Groep. Innovatie en optimalisatie Door middel van SharePoint, dat bij Troostwijk volledig is geïntegreerd met Dynamics NAV, vereenvoudigt Troostwijk het werk van haar taxateurs. Iedereen heeft een persoonlijk portaal, waarop alle informatie wordt getoond die nodig is voor de dagelijkse werkzaamheden. Alle informatie rondom geplande taxaties worden in Dynamics NAV ingevoerd en via SharePoint direct toegewezen aan een taxateur. Deze heeft zo direct alle informatie voorhanden voor de daadwerkelijke taxatie. Ook de afwikkeling gebeurt grotendeels via SharePoint, De eisen van Troostwijk bij de initiële keuze voor Dynamics NAV en GAC Eigentijds systeem en een stabiele partner voor implementatie en ondersteuning. Partner die begrijpt wat onze organisatie doet. Gestroomlijnde taxatie administratie. 7

8 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter waarbij de taxateur gegevens rechtstreeks invoert in de Dynamics NAV database. Geertjan Kuyper: De toevoeging van SharePoint en het portaal is voor ons behoorlijk innovatief. We behalen daarmee veel voordeel. Alle informatie die onze taxateurs nodig hebben om een gedegen taxatie uit te voeren, vinden zij binnen het SharePoint portaal. Alles wat zij invoeren wordt automatisch ontsloten naar Dynamics NAV. Zo is alle data direct voor iedereen beschikbaar. Op managementniveau kunnen we snel analyses op deze informatie uitvoeren en gegevens zijn door iedereen eenvoudig terug te vinden. De pluspunten voor Troostwijk Urenverantwoording via WebOntime Een taxatie bestaat uit drie fasen: de voorbereiding, de daadwerkelijke taxatie en de afwikkeling. De urenverantwoording dient ook te gebeuren volgens deze fasen. Daarvoor gebruiken de taxateurs de WebOnTime oplossing van GAC. WebOnTime is geïntegreerd met SharePoint en dus via internet te benaderen. Daardoor kunnen de taxateurs dus plaatsén tijdonafhankelijk hun urenverantwoording doen. Ideaal als werkzaamheden zich voornamelijk buiten het kantoor afspelen, zoals bij taxateurs het geval is. Bedrijfsprofiel Troostwijk Troostwijk Groep is één van de grootste taxatie- en expertisebureaus in Nederland. Met vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Groningen en Wormerveer en ruim 200 medewerkers, bundelt Troostwijk Groep een unieke combinatie van kennis en ervaring op het gebied van waardebepalingen. Met vijf werkmaatschappijen bieden zij antwoord op ieder vraagstuk: van het vaststellen van de verzekerde waarde van gebouwen en bedrijfsinventarissen in de ruimste zin des woords tot bouwkundige en civieltechnische inspecties. Dankzij het wereldwijde kantorennetwerk opererend onder de naam ArcaLaudis is Troostwijk Groep ook internationaal een gewaardeerde partner. FOTO: MARTIN VAN WELZEN 8

9 Opleidingsaanbod GAC aangescherpt en vereenvoudigd Inschrijven in vier simpele stappen Onlangs is het opleidingsaanbod op de website van GAC volledig herzien. Het hoge aantal trainingen voor onze diverse software oplossingen maakte het soms lastig de juiste opleiding te vinden. Ons doel was om potentiële cursisten sneller de juiste opleiding te laten vinden, aansluitend op de informatiebehoefte en de gebruikte software. FOTO: JOHN VINK FOTOGRAFIE GAC TODAY Hans Verhoeven, Teamcoördinator Educational Services: We wilden het voor cursisten makkelijker maken de opleidingen te vinden. Ook het aanmelden moest eenvoudiger worden. Daartoe hebben we allereerst de wijze waarop de opleidingen werden aangeboden herzien en aangepast aan ons productportfolio. Alle trainingen zijn nu onderverdeeld in de branches waarvoor we een oplossing bieden, namelijk Zakelijke dienstverlening, Zorg en Welzijn, KidsVision, Groothandel en Productie. Per opleiding wordt ook de inhoud van de training omschreven, en vindt men de prijs en datum van de training. Daarnaast wordt ook per versie van Microsoft Dynamics NAV het bijhorende opleidingsaanbod getoond. Zo kunnen onze cursisten sneller dan ooit de juiste opleiding vinden bij hun versie van de gebruikte software oplossing. In vier simpele stappen schrijft men zich nu eenvoudig in voor de training naar keuze, aldus Hans. Aan welke opleiding bent u toe? Bekijk het snel op: Neem voor vragen contact op met de afdeling Educational Services via ons algemene telefoonnummer of mail naar opleidingen@gac.nl 9

10 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter GAC SharePoint Solutions: definitieve omarming van de toekomst in IT Beter, slimmer en sneller SharePoint vormt de brug tussen gestructureerde en ongestructureerde informatie. Daarmee is het onmiskenbaar de techniek van de toekomst. Al sinds de lancering van SharePoint in 2006 heeft GAC daarom volledige expertise opgebouwd rondom deze techniek. Bovendien is de SharePoint kennis van GAC en Justin IT* definitief samengevoegd in GAC SharePoint Solutions. Veel ondernemingen hebben hun bedrijfskritische informatie inmiddels op orde in hun ERP-systeem. Dit is wat we verstaan onder gestructureerde informatie. Tegelijkertijd is er dankzij webtechnologieën een enorme hoeveelheid ongestructureerde informatie die dagelijks op ons afkomt: verkeer, rapportages, prijswijzigingen van toeleveranciers, et cetera. Daarom is het zaak verder te bouwen aan een systeem dat rendement oplevert. SharePoint is hierbij een onmisbaar component. Ten opzichte van een ERP-implementatie vergt het een minimale investering, terwijl het direct enorme besparingsmogelijkheden creëert. Zo kunt u kleinschalig beginnen met de belangrijkste workflow-wensen, waarna u nagenoeg zonder programeerkennis verder kunt bouwen aan een geïntegreerde totaaloplossing. * JUSTIN IT IS EEN DETACHERINGBUREAU DAT ZICH SINDS 2006 TEVENS RICHTTE OP SHAREPOINT. DEZE EXPERTISE IS OVERGEHEVELD NAAR GAC SHAREPOINT SOLUTIONS. De standaard van de toekomst Alles om ons heen lijkt gevangen in bits en bytes. Welhaast ieder stukje informatie is of wordt gedigitaliseerd en ontsloten via het web. Erik van Driel: Veel bedrijven en softwareleveranciers gaan nu pas worstelen met de vraag hoe alle informatie compact bij één ontvanger te krijgen. Microsoft is al sinds 2007 bezig met de standaard van de toekomst: SharePoint. Als lid van de Inner Circle kregen wij al vanaf de start bovengemiddeld veel inzicht in toekomstige ontwikkelingen. De noodzaak van SharePoint was zo evident, dat we deze technologie direct hebben 10 SharePoint

11 FOTO: JOHN VINK FOTOGRAFIE MET SHAREPOINT SCHAFT U EEN SYSTEEM AAN, DAT OP MEERDERE GEBIEDEN BINNEN UW ONDERNEMING INZETBAAR IS. OMDAT SHAREPOINT ALS EEN SCHIL OM UW ERP-DATABASE WORDT GELEGD, ZIJN ER NAUWELIJKS INTEGRATIE-ISSUES. omarmd. Sindsdien is de hoeveelheid online informatie precies zo toegenomen zoals voorzien. Doordachte eenvoud Ook Robert Daniëls zag in 2006 direct de noodzaak in van SharePoint. Met zijn consultancybedrijf Justin IT implementeerde hij de oplossing met veel succes bij (internationale) bedrijven. De doordachte eenvoud van SharePoint is werkelijk fantastisch, aldus Robert. Het ontsluit gestructureerde en ongestructureerde informatie via persoonlijke portalen en maakt het inzichtelijk en bewerkbaar voor alle gebruikers. De nieuwste versie is zelfs volledig integreerbaar met populaire social media sites. Daardoor ontstaan uitgebreide persoonlijke pagina s, met niet alleen werkgerelateerde informatie (profiel van medewerker, werk- en projectervaring, wanneer welke vergadering), maar ook persoonlijke informatie. Robert onderbouwt zijn enthousiasme met een treffend voorbeeld: Een zorginstelling met 3500 mensen, verspreid over 15 locaties, kreeg enorme organisatorische problemen. Niemand kende elkaar, of wist wie wat deed. Met SharePoint hebben we hun processen gestroomlijnd, maar ook het sociale karakter van de organisatie verbeterd. Door persoonlijke informatie toe te voegen aan de portals kwam er ineens een zaalvoetbalvereniging, een spontane stapavond voor vrouwen en ga zo maar door. De teamspirit is daar weer helemaal terug. Samenwerken is immers meer dan taken volbrengen. Het is ook elkaar aanvoelen, sympathie hebben voor elkaar. Pas dan kun je als bedrijf écht slagen maken. GAC TODAY Overstappen naar Microsoft: eenvoudiger dankzij SharePoint 2010 SharePoint is qua uiterlijk en gebruiksgemak identiek aan Outlook, Word en Excel. Er is nagenoeg geen opleiding voor nodig: u kunt met enkele klikken informatie ontsluiten, bewerkbaar maken en integreren in workflows. SharePoint onttrekt data aan Microsoft Dynamics NAV, maar kan evengoed worden gekoppeld aan andere ERP-systemen. Dat maakt SharePoint ideaal om veilig over te stappen naar ERP van Microsoft: uw werknemers profiteren direct van het intuïtieve gebruiksgemak, terwijl achter de schermen de ERP-basis stapsgewijs wordt vervangen. U kunt ook gefaseerd afscheid nemen van systemen als document management, debiteurenbeheer en HRM, door deze eerst te koppelen aan SharePoint en pas daarna de betreffende workflow in SharePoint in te richten. 11

12 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter Beter De voordelen van SharePoint 2010 voor úw organisatie Gebruiksvriendelijker dan ooit; Beter communiceren tussen afdelingen; Volledige klantdossiers toegankelijk voor alle betrokkenen; Informatie is beter beheersbaar, onder andere door intelligent versiebeheer; De werkschermen zijn identiek aan de bekende Office-werkschermen; Informatie (geheel of gedeeltelijk) toegankelijk te maken voor klanten. Sinds de lancering in 2006 is SharePoint wereldwijd al meer dan 150 miljoen keer verkocht. Naast Office en Windows Server is het daarmee het best verkochte Microsoft product. Gunstige licentiestructuur, 100% verbetering Omzetstijging is geen vanzelfsprekendheid meer. Bedrijven zoeken dus naar manieren om lagere kosten te realiseren en toch de processen te verbeteren. Dat kan door middel van SharePoint. Microsoft hanteert hiervoor een gunstige licentiestructuur, met een onderverdeling naar light, medium en heavy users. Een full license is dus niet meer nodig voor mensen die in mindere mate gebruik maken van de software. Wat biedt Microsoft, wat biedt GAC? Microsoft levert haar producten Dynamics NAV en SharePoint standaard uit met basisinstellingen voor rollen binnen een bedrijf. Vanuit onze expertise binnen de branches Groothandel, Productie, Zakelijke dienstverlening en Zorg en Welzijn verrijken wij SharePoint met eigen producten, gericht op branchespecifieke behoeften. GAC SharePoint Solutions helpt u vervolgens de kracht van dit product volledig te benutten. In principe kunt u veel ontwikkelingen rondom SharePoint in eigen huis doen. Dat is ook noodzakelijk: onderzoek van Gartner wijst uit dat 1 op de 10 bedrijven wekelijks een bedrijfsproces verandert. De druk op interne ontwikkelaars loopt echter vaak snel op. Daarom leveren wij consultancy- en adviesdiensten die u helpen alle ideeën en wensen op workflowgebied naadloos te integreren. 12

13 Slimmer Gezamenlijk werken aan documenten en projecten (zowel in- als extern); Documenten, en zelfs chats centraal opgeslagen en dus voor geautoriseerde gebruikers toegankelijk; Je kunt werkschermen op afstand overnemen van collega s, of meekijken op een scherm; Businessprocessen borgen, zodat eenvoudig aan ISO-normen kan worden voldaan; Uitgebreide tools voor Business Intelligence. Sneller Sneller te implementeren dan ooit, zonder kennis van programmeren; Ideeën krijgen sneller vorm dan ooit dankzij optimale samenwerking; Dankzij krachtige search-engine razendsnel de juiste s of documenten terugvinden; Wist u dat de officiële webshop van Ferrari is gebouwd op basis van SharePoint? Welk bedrijf weet nu meer over beter, slimmer en sneller dan deze Italiaanse sportwagenfabrikant? De voordelen per branche SharePoint is ideaal voor bedrijven die vanuit de pionierfase willen professionaliseren. Per branche zijn er tal van mogelijkheden om specifieke processen in te regelen en de productiviteit en marge onder controle te krijgen: Zakelijke dienstverleners kunnen Office documenten, contracten, folders, flyers, etc. centraal bijhouden en bewerken. Consultants kunnen hun uren verantwoorden via SharePoint, debiteurenbeheer kan worden geautomatiseerd en ga zo maar door. Logistieke bedrijven kunnen bijzonder veel workflows standaard onderbrengen in SharePoint, zoals acties bij prijswijzigingen van leveranciers, communicatie tussen de binnen- en buitendienst, enquêtes en daaraan verbonden actiepunten. Ook kan men bijvoorbeeld de bestelhistorie van klanten ontsluiten via persoonlijke pagina s. Zorg- en welzijnsinstellingen gebruiken SharePoint om duidelijkheid, eenheid en professionaliteit te creëren. Met de intranetfunctionaliteiten als basis is iedere gewenste workflow in te richten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan zaken als verplichte meldingen, (extern) bestellen van maaltijden en controleren en aanpassen van agenda s, notulen en actielijsten. Meer weten over GAC SharePoint Solutions en SharePoint 2010? Vraag ernaar bij uw contactpersoon binnen GAC. In 2007 kozen we voor SharePoint als platform voor de Intranet-omgeving van Vitalis. Die omgeving was vrij snel operationeel. We introduceerden direct de andere mogelijkheden om bedrijfsprocessen te verbeteren. Vanaf toen was het creatieve hek van de dam. Veel organisatieonderdelen vonden nieuwe oplossingen voor (vooral kleine) procesproblemen. Mr. ir. ing. Stephan van der Pol Manager Concerndienst ICT Als gespecialiseerd adviesbureau in infrastructuur hebben we samenwerkingsverbanden met diverse bedrijven. Met hen moeten we continu actuele data delen. Hiertoe kunnen we binnen SharePoint werkomgevingen aanmaken conform de wensen van de gebruikers. Die flexibiliteit is geweldig. J.F.X. Vereijken ICT-Specialist GAC TODAY 13

14 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter Jay Ramsanjhal Voorzitter Dynamics user group Haal het beste uit uw software Onlangs is de Dynamics NAV user group (voorheen Gebruikersvereniging Navision Software) gefuseerd met haar zusterorganisatie Dynamics user group, die Dynamics AX en CRM vertegenwoordigde. Reden genoeg voor voorzitter Jay Ramsanjhal om de kersverse gebruikersvereniging aan u voor te stellen. De Dynamics NAV user group bestaat sinds Twee gebruikers ondervonden identieke problemen bij het gebruik van hun Navision programmatuur (tegenwoordig Microsoft Dynamics NAV). Na onderling contact stuurden zij eind 1997 een brief naar andere Navision gebruikers, om het animo te peilen voor een belangenvereniging. De uitkomst spreekt voor zich. Begin 2011 zijn beide gebruikersverenigingen, geheel in lijn met onze gezamenlijke ambities, gefuseerd. De Dynamics user group is nu het grootste onafhankelijke platform voor zowel Dynamics NAV, Dynamics AX én Dynamics CRM gebruikers in Nederland. Een geweldige presentatie, want samen bereiken we immers meer! De Dynamics user group is in 2004 opgericht door AX-gebruikers en heette voorheen de Axapta Alliantie. In 2007 sloot de CRM user group zich bij hen aan. Sinds april 2011 is GAC toegetreden als partner van de Dynamics user group. Het is bijna overbodig te melden dat één van de belangrijkste kernwaarden van GAC - het delen van kennis - naadloos aansluit op ons credo Gedeelde Kennis, Gezamenlijke Kracht. Wij zijn dan ook zeer verheugd met deze samenwerking en zijn ervan overtuigd dat onze leden zullen profiteren van de toegevoegde waarde die GAC de vereniging biedt. De Dynamics user group biedt meerwaarde aan haar leden door het gebruik van Dynamics software te ondersteunen en bevorderen. Dit doet zij onder meer door kennisuitwisseling, belangenbehartiging en informatievoorziening, zodat het beste uit de software wordt gehaald. Leden kunnen daarbij concreet rekenen op: Themabijeenkomsten, kennissessies, presentaties en Ronde Tafel sessies voor het uitwisselen van kennis. Up-to-date vakinformatie en een uitgebreide kennisdatabase. Forums voor het stellen van vragen, uitwisselen van meningen en deelnemen aan discussies. Belangenbehartiging richting Microsoft en Dynamics partners. 14 DYNUG Interesse? Graag nodigen wij u als gebruiker uit om geheel vrijblijvend en kosteloos één van onze kennissessies bij te wonen. In juli vindt u op het complete programma voor het najaar van Een aangename manier om kennis te maken!

15 FOTO: BRIX COMMUNICATIE GAC TODAY Tarik El Hamdaoui, Manager Informatiemanagement Fleet Support Stap voor stap naar een klantgerichte totaaloplossing Bedrijven met een groot wagenpark hebben te maken met een complexe informatie- en facturenstroom. Met ruim 20 jaar ervaring treedt Fleet Support op als onafhankelijk specialist en adviseur, bijvoorbeeld op het gebied van autoregelingen en beleid, inkoop, exploitatie, controle en rapportage. Het voornaamste doel: concreet financieel voordeel behalen voor haar opdrachtgevers. Om dit te bereiken, vertrouwt Fleet Support op een klantspecifieke totaaloplossing van GAC Business Solutions. Daar is onlangs een online rapportagetool van Targit aan toegevoegd. Wij spraken Manager Informatiemanagement Tarik El Hamdaoui over zijn ervaringen. 15

16 GAC Today Juli 2011 Nummer 1 Thema: sneller, slimmer, beter Met haar kennis en oplossingen levert GAC echt toegevoegde waarde. Zij hebben precies datgene gebouwd waar onze core business om draait: data beheersen, inzicht krijgen en met dat inzicht verbetertrajecten aangaan. Zonder Dynamics NAV en GAC konden wij ons werk nooit zo goed doen. De klanten van Fleet Support hebben wagenparken in uiteenlopende groottes. Soms kloppen zij aan met specifieke vraagstukken, zoals kostenreductie, verandering van autoregeling of fraude. De meeste klanten met 300 auto s en meer outsourcen het gehele wagenparkmanagement. We zijn geen leasemaatschappij: we zijn onafhankelijk specialist en treden als adviseur of regisseur op namens onze klanten, aldus Tarik. Zo begeleiden wij aanbestedingsprocedures richting leasemaatschappijen, zijn we verantwoordelijk voor het beheer en adviseren we over trends en te nemen maatregelen. Zo n 10% van de totale leasemarkt in Nederland wordt door ons beheerd. Leasemaatschappijen, brandstofleveranciers en andere bedrijven zijn dan verplicht om ons van gedetailleerde factuurinformatie te voorzien. Flinke verbeteringsslag In de leasebranche gaan enorme bedragen om. Al vanaf een wagenpark met 300 auto s zijn er fulltime mensen nodig om alle processen te regelen. Wanneer een bedrijf te weinig verstand van zaken heeft, raakt men de grip al snel kwijt. Fleet Support gebruikt Dynamics NAV om die grip te behouden. Alle factuurbedragen worden opgesplitst in 24 onderdelen. Die worden in het door GAC ontwikkelde systeem verwerkt, waarna er uitgebreide controles op worden uitgevoerd. Tarik: De gehele infrastructuur en dataomgeving voldoen aan onze specifieke wensen en eisen. De laatste jaren is veel tijd en energie gestoken in de werking van Dynamics NAV. Door standaard handelingen te automatiseren, controles toe te voegen en zaken efficiënt te maken, hebben we een flinke verbeteringsslag gemaakt. Alle data die bedrijven aanleveren, kunnen we nu geconsolideerd ontsluiten via het klantenportaal. Welke acties voert Fleet Support zoal uit? Als Fleet Support optreedt als regisseur, sturen leasemaatschappijen en andersoortige leveranciers informatie toe in een afgesproken format. Daarna worden de volgende acties uitgevoerd: Controle op rechtmatigheid (is de factuur conform contractafspraken, is de berijder nog in dienst, etc.) Consolideren van alle inkomende facturen, zodat van alle posten één post kan worden gemaakt. Uitleveren van kant-en-klaar boekingsbestand, dat rechtstreeks kan worden geïmporteerd in een willekeurig financieel systeem. Alle betwistingen en crediteringen worden door Fleet Support behandeld. Uitleveren van payroll-bestand: bekeuringen en schades gaan automatisch van het salaris van de medewerker af. Opstellen van diverse rapportages van geconsolideerde data, inclusief trends en adviezen Op verzoek voert Fleet Support ook fraudeanalyses uit. 16 Trade +