Word Documentversie: 19 april 2011

Transcriptie

1 Word 2010 Documentversie: 19 april 2011 Dit document is gemaakt door Christine M. Meijer van CME Consultancy. Wij verzorgen Office (conversie)cursussen. U mag dit document gratis gebruiken en doorsturen naar mensen waarvan u denkt dat zij hier hun voordeel mee kunnen doen. Commentaar, complimenten of anderszins zijn van harte welkom via christine@cmeconsultancy.nl. Het document gaat uit van mensen die gewend zijn om met Word te werken. Voor sommige onderwerpen hebben we uitgebreide documentatie gemaakt, deze kunt u downloaden vanaf onze website Veel plezier, Christine Pagina 1/24

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding Word Wat zit (nu) waar in Word 2010?... 3 Werkbalk Snelle toegang... 4 Menubalk... 4 Liniaal... 5 Het menu Bestand (ook wel Backstage-weergave genoemd)... 6 Variaties van Word bestandstypen... 7 Het menu Start... 8 Het menu Invoegen... 8 Het menu Pagina-indeling Het menu Verwijzingen (grote documenten) Het menu Verzendlijsten (samenvoegen) Mailingen versturen stappenplan Het menu Controleren Het menu Beeld (instellingen van het documentvenster) Het menu Ontwikkelaars Opmaak van een document Teken-opmaak Alinea-opmaak Pagina-opmaak en Sectie-opmaak Functietoetsen Links met meer informatie Informatie voor mensen die overstappen van Word 2003 naar Word Nieuw in Word Handleiding in PDF door Danny Devriendt Overstapcursus van Microsoft Zelfstudie cursussen voor alle Office versies Microsoft online handleiding Pagina 2/24

3 Inleiding Word 2010 Wat zit (nu) waar in Word 2010? Naam Beknopte omschrijving menubalk Bestand Alles wat te maken heeft met bestandbeheer: opslaan, sluiten, openen, afdrukken en standaard instellingen. Verlaat dit menu door bijvoorbeeld op Start te klikken. Start Basisfuncties voor maken en opmaken van een document; kopiëren en plakken, lettertype, opmaakprofielen. Invoegen Invoegen van objecten zoals: pagina-einde, tabel, afbeelding, grafiek, hyperlink, bladwijzer, kruisverwijzing, kop- en voettekst, paginanummer, tekstvak, WordArt, datum, vergelijking, symbool. Paginaindeling document, zoals: gebruik van thema s, marges, papierformaat, tekstkolommen, eindemarkeringen, Instellingen die van toepassing zijn op een pagina of alle pagina s in een sectie of het hele afbreken, watermerk, paginakleur en randen, inspringen, plaatsing van figuren. Verwijzingen Diverse soorten verwijzingen die met name bij grote documenten worden gebruikt, zoals: inhoudsopgave, voet- en eindnoot, citaten in bibliografie, bijschriften bij objecten, kruisverwijzing, index, citaten in bronvermelding. Verzendlijsten Functies om samenvoegen/mailmerge voor te bereiden en uit te voeren. Controleren Diverse controlefuncties, zoals: spelling, grammatica, synoniemen, vertalen, opmerkingen, wijzigingen bijhouden en verwerken. Beeld De instellingen om de weergave van het document te bepalen, zoals: afdruk-, overzichts- en conceptweergave, liniaal, navigatievenster, zoomen, meerdere pagina s te gelijk zien, met meerdere vensters werken, macro s weergeven en opnemen. Ontwikkelaars Specialistische functies, zoals: VBA programmeren, macro s maken en beheren, invoegtoepassingen installeren, formulieren met besturingselementen maken en beheren, XML structuur maken en beheren, beveiliging instellen, sjablonen maken en beheren. Tabellen/ Ontwerpen Tabellen/ Indeling Aanzetten via Bestand/Opties/Lint aanpassen/hoofdtabbladen aan/uit vinken. Diverse opmaakfuncties voor tabel. Functies voor beheren van een tabel, zoals: eigenschappen instellen, rijen en kolommen invoegen, verwijderen, cellen veranderen, rij- en kolom grootte aanpassen, tekstrichting instellen, marges in cellen bepalen, sorteren, tabel converteren naar tekst, formules gebruiken. Pagina 3/24

4 Werkbalk Snelle toegang Systeem menu Het document direct opslaan. Ongedaan maken van handelingen in de volgorde waarin deze zijn gekozen. Ongedaan maken van het ongedaan maken. Werkbalk Snelle toegang aanpassen: bestaande knoppen op deze locatie toevoegen, zodat functies snel gekozen kunnen worden. Menubalk Pagina 4/24

5 Liniaal Aan-/uitzetten via Beeld/Liniaal of via de knop rechts boven in het scherm, met de knop: Keuze uit soorten tabs. Klik op deze knop totdat de juiste tab stop verschijnt, klik vervolgens in de liniaal op de plaats waar deze tab stop moet komen. Dit geldt alleen voor de alinea die aangeklikt is. Zet de muiscursor precies in tussen in het midden van het symbool; de melding linker marge verschijnt. Door te slepen verandert de marge voor de hele sectie. Zet de muiscursor precies in het overgangsgebied tussen de licht en donker grijze kleur; de melding rechter marge verschijnt. Door te slepen verandert de marge voor de hele sectie. Voorbeeld Hangend inspringen - Hangend inspringen - Hangend inspringen - Hangend inspringen - Hangend inspringen - Hangend inspringen. Voorbeeld verkeerd-om inspringen - verkeerd-om inspringen - verkeerd-om inspringen - verkeerdom inspringen - verkeerd-om inspringen - verkeerd-om inspringen - verkeerd-om inspringen - verkeerd-om inspringen. Links inspringen. Sleep het vierkantje. Rechts inspringen. Sleep het driehoekje. Pagina 5/24

6 Het menu Bestand (ook wel Backstage-weergave genoemd) Opslaan Opslaan als Openen Bewaren huidige document. Ook met Ctrl+s. Bewaren huidige document met een andere naam of op een andere locatie. Openen opgeslagen documenten. Dit kan ook door aanklikken van een van de namen van recent opgeslagen documenten. Een document openen kan ook via het startmenu van Windows 7. Sluiten Geopende documenten Huidige document afsluiten, indien er wijzigingen zijn wordt gevraagd deze te bewaren. Ook met Ctrl+F4 en Namen van recent geopende bestanden. Door een van de namen aan te klikken wordt het document geopend. Het aantal is in te stellen via: Bestand/Opties/Geavanceerd/ Weergeven, maximaal 25. Het aanzetten via Bestand/Recent/ Info Machtigingen, voorbereiden voor delen instellen. Vorige versies open en vergelijken met andere versies van hetzelfde document. Documenteigenschappen bekijken en instellen. Recent Overzicht recente documenten en gebruikte mappen. Nieuw Nieuw document (op basis van een sjabloon maken). Ook met Ctrl+n. Afdrukken Printen en afdrukvoorbeeld. Opslaan en verzenden Opslaan en verzenden Document als bijlage per verzenden. Opslaan van het document in Windows Live. Dit betekent dat het document vanaf elke computer te openen is of met anderen gedeeld kan worden. U dient een account te hebben bij Hotmail, Messenger, Xbox LIVE. Opslaan van het document op de Sharepoint server. Publiceren als blogbericht. Bestandstypen Bestandstype wijzigen. Zie paragraaf Variaties van Word bestandstypen. Dubbel klik op een van de bestandstypen. Er wordt altijd om een nieuwe bestandsnaam gevraagd, dit betekent dat origineel en nieuw exemplaar apart worden bewaard. PDF- of XPS-document maken. Help Oproepen van achtergrond informatie (via het internet). Opties Standaard instellingen van Word. Afsluiten Word afsluiten, eventuele niet bewaarde documenten worden aangeboden om als nog op te slaan. Pagina 6/24

7 Variaties van Word bestandstypen Menu Document OpenDocument-Tekst Word document Sjabloon Omschrijving Gewoon Word document met extensie.docx De OpenDocument-indeling (ODF), oftewel het OASIS = Open Document Format for Office Applications, is een open standaard voor het bewaren en/of uitwisselen van tekstbestanden, rekenbladen, grafieken en presentaties. De OpenDocument-standaard werd ontwikkeld door het OASIS-consortium, vanuit de XML-gebaseerde bestandsindeling van OpenOffice.org. Documenten die in deze vorm bewaard worden hebben de extensie.odt. Word document dat bruikbaar is in oudere versie van Word De extensie is dan.doc Documenten die met Word 2007 zijn aangemaakt kunnen zonder conversie gebruikt worden in Word 2010 en visa versa. Het document wordt omgezet naar een sjabloon. Dit is een standaard document en wordt beschikbaar via het menu Bestand/Nieuw. De extensie van een sjabloon is.dotx. Om een sjabloon te maken op basis van een bestaand document kies Bestand/Nieuw/Nieuw van bestaande. Daarna verschijnt een nieuw document met instellingen en tekst gebaseerd op het gekozen document. Tekst zonder opmaak Gecombineerde webpaginabestand RFT-bestand Opslaan als een ander bestandstype Wanneer een sjabloon wordt opgeslagen in de map C:\Users\naam gebruiker\appdata\roaming\microsoft\sjablonen, is deze zichtbaar via Bestand/Nieuw/Mijn sjablonen. De tekst uit het document wordt opgeslagen als tekst bestand. Alle opmaak is verdwenen, alleen de tekst wordt bewaard. De extensie van dit bestand is.txt. In een gecombineerd webpaginabestand, worden alle elementen van een document, inclusief tekst en afbeeldingen, in één bestand opgeslagen. Op die manier kunt u een complete website publiceren als HTML-document (MHTML) of een volledige website verzenden als een bericht of bijlage. De document extensie is.mht. Dit is een gewoon tekstbestand met wat meer opmaak. RTF betekent Rich Text Format; dit soorten bestanden zijn te openen via Word en Wordpad. De document extensie is.rft. Pagina 7/24

8 Het menu Start Met dit hoekpuntje wordt het volledige menu geopend. Klembord Knippen, kopiëren, en plakken van tekst en objecten. Knippen = Ctrl+x Kopiëren = Ctrl+c Plakken = Ctrl+v Opmaak kopiëren: 1 klik in de juist opgemaakte tekst 2 kies deze knop 3 selecteer de tekst die deze opmaak moet krijgen (verven). Eenmaal klikken op deze knop zorgt dat de functie eenmaal werkt, dubbelklikken op de knop laat de verffunctie aan staan totdat een andere handeling wordt uitgevoerd. Lettertype Diverse tekeninstellingen. Deze kunnen vooraf of op geselecteerde tekst worden toegepast. Alinea Diverse alinea instellingen. Deze gelden per alinea. Een alinea wordt afgesloten door een Enter. Maak de alineacodes zichtbaar via de knop. Deze instellingen kunnen vooraf of achteraf worden ingesteld. Stijlen Het toepassen van stijlen voor automatische en gestandaardiseerde alinea opmaak. Bewerken Zoeken en Ga naar (bv. naar pagina of tabel). Zoeken en vervangen van tekst, codes, opmaak. Selecteren van: alles (Ctrl+a), objecten, alle tekst met dezelfde opmaak (om deze in een keer te veranderen), via Selectievenster speciale objecten te selecteren. Het menu Invoegen Pagina s Voorblad: keuzes uit diversen standaard voorbladsjablonen die na aanklikken direct in het document worden geplaatst. Lege pagina: op de plaats waar de cursus staat wordt een lege pagina ingevoerd, eventuele tekst schuift op. Tweemaal een code pagina-einde. Pagina-einde: op de plaats van de cursus wordt een nieuwe pagina ingevoerd, eventuele tekst schuift op. Eenmaal een code pagina-einde. Met deze knop kan de code voor de lege pagina zichtbaar gemaakt worden (en eventueel verwijderd). Pagina 8/24

9 Tabellen Tabel maken door het aantal kolommen en rijen te selecteren. Zodra de cursus in een tabel staat worden twee andere werkbalken beschikbaar. Illustraties Invoegen van een afbeelding, illustratie uit de Microsoft verzamelbak, vormen, Smartart (organogrammen) en grafieken. Schermafbeelding invoegen: alle venster die geopend zijn op de taakbalk worden beschikbaar gesteld. Na het aanklikken verschijnt het scherm als afbeelding in het document. Schermafbeelding maken biedt de mogelijkheid om in het eerste scherm dat in de lijst bij invoegen staat en deel te selecteren. Nadat de selectie is afgerond wordt de inhoud in het actuele document geplaatst. Koppelingen Hyperlink voor het maken van een koppeling naar een ander document, een webpagina of adres. Wanneer de hyperlink is ingevoegd verschijnt een handje als de tekst wordt aangewezen. Door te klikken wordt de hyperlink uitgevoerd. Bladwijzer is bedoel om snel naar bepaalde onderdelen in een document te gaan. Het proces bestaat uit twee stappen: 1 selecteer een tekst waar een bladwijzer van gemaakt moet worden. 2 Kies Bladwijzer/kies of typ een naam/toevoegen. Wanneer het bladwijzer menu wordt geopend zijn alle gedefinieerde bladwijzers zichtbaar; door er op te dubbel klikken springt de cursus naar de tekst van de bladwijzer. Dit kan in combinatie met een hyperlink gebruikt worden. Kruisverwijzing om automatische verwijzingen naar onderdelen in het document te maken. Dit wordt bijvoorbeeld gebruik bij zie paragraaf waarbij de naam van de paragraaf via een kruisverwijzing wordt gekozen. Kop- en voettekst Teksten/afbeeldingen die boven of onderaan het document op iedere pagina worden geplaatst. Een paginanummer kan ook aan de zijkant van een pagina geplaatst worden. Kies Pagina-indeling/Marges om de locatie van de kop-en voettekst te bepalen. Tekst Tekstvak Bedoelt om tekst in een kader op een willekeurige locatie in het document te zetten. Snelonderdelen Snelonderdelen / AutoTekst Om standaardzinnen te bewaren en snel op te roepen. Maken Selecteer de tekst Kies AutoTekst Selectie opslaan in de galerie AutoTekst Gegevens aanvullen, met name de naam/ok Pagina 9/24

10 Snelonderdelen / Documenteigenschappen Gebruiken Kies AutoTekst Dubbelklik op het gewenst blok. Verwijderen Kies Snelonderdelen/Bouwstenenbeheer Verwijder het blok (door op de titels van de kolommen te klikken sorteert deze) Kies Snelonderdelen/Documenteigenschappen en plaats de bouwstenen die u wenst. Indien een bouwsteen nog geen inhoud heeft, wordt hierom gevraagd en daarna opgeslagen binnen het document. Het is mogelijk om deze bouwsteen vaker in een document te gebruiken, de inhoud is dan overal hetzelfde. Kies Bestand/Info en vul de eigenschappen in het rechter deel aan. Snelonderdelen / Veld Snelonderdelen / Bouwstenenbeheer Snelonderdelen / Selectie opslaan in galarie Snelonderdelen Formules om speciale informatie in het document af te beelden. Binnen Word zijn allerlei standaardaarden te kiezen, bijvoorbeeld om de lay-out van een voettekst, een paginanummer of de inhoudsopgave vorm te geven. In dit scherm worden alle voorbeeld objecten weergegeven. Van deze objecten kunnen de eigenschappen bewerkt worden, zij kunnen verwijderd worden of ingevoegd in het document. Het betreft hier modellen voor objecten zoals: AutoTekst fragmenten, bibliografieën, inhoudsopgaven, kopteksten, paginanummers, tabellen, tekstvakken, vergelijkingen, voetteksten, voorbladen, watermerken. Dit is een functie om vaak gebruikte tekst snel opnieuw in te voegen in een document. Maken Selecteer een woordgroep, zin of ander gedeelte van het document. Klik op Invoegen in de groep Tekst op Snelonderdelen. Klik vervolgens op Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen. Gebruiken Kies Invoegen/Snelonderdelen. Kies de selectie uit de galerie bovenin het scherm. WordArt Voor het plaatsen van decoratieve tekst aan de hand van een voorbeeld lay-out. Decoratieve initiaal Selecteer de letter die als voorbeeld voor de decoratieve initiaal moet gaan dienen. Klik op Decoratieve initiaal. Maak een keuze over de locatie van de initiaal. Alleen de eerste letter van een alinea zal veranderen. Deze functie werkt niet bij tekst in een tabel. Handtekeningregel Een digitale handtekening is een elektronisch, versleuteld verificatiezegel op digitale gegevens, zoals berichten, macro's of elektronische documenten. Op basis van de handtekening wordt gecontroleerd of de gegevens afkomstig zijn van de ondertekenaar en niet zijn gewijzigd. Dit dient geïnstalleerd te worden door de ICT afdeling. Datum en tijd Het invoegen van datum of tijd, in verschillende notaties. Het is mogelijk bestaat om deze automatisch mee te laten veranderen met de datum van vandaag. Pagina 10/24

11 Object Voor het invoegen van objecten uit andere programma s (bijvoorbeeld Excel), elders opgeslagen documenten, waarbij de tekst gekoppeld wordt aan dit bestand, tekst uit een document invoegen in het huidige document. Symbolen Vergelijking Symbool Formules afbeelden, bijvoorbeeld: Na het kiezen voor het maken van een nieuwe vergelijking wordt een speciale werkbalk zichtbaar. Voor het invoegen van speciale tekens en symbolen. Deze zijn te koppelen aan een toetsencombinatie. Het menu Pagina-indeling Thema s Een thema bestaat uit een groep vaste ontwerpelementen en kleurenschema's. Door een vast thema te gebruiken bij het maken van een document ontstaat een eenduidige huisstijl. Deze functionaliteit bestaat ook in Excel en Powerpoint; de lay-out voor alle bestanden kan doorgetrokken worden in alle Office programma s. Een gekozen thema veranderd: koppelingsbalken (koppelingsbalken: een verzameling grafische knoppen of tekstknoppen die werken als een hyperlink naar pagina's op uw website of op externe sites.), de achtergrondkleur of het achtergrondobject, opmaakprofielen voor platte tekst, kop opmaakprofielen, lijsten, horizontale lijnen, de kleur van hyperlinks, de kleur van tabelranden, lijsten met één of meerdere niveaus worden aangepast. Pagina-instelling Marges/kantlijnen instellen. Afdrukstand van het papier kiezen: rechtop of dwars. Formaat van het papier (in Nederland A4). Eindemarkeringen zijn: pagina-einde of sectie-einde. Het plaatsen van regelnummers in de klantlijn. Instellen op welke wijze woorden afgebroken dienen te worden. Pagina-achtergrond Watermerk is een tekst of afbeelding die achter de tekst wordt geplaatst en afgedrukt. Paginakleur, bepaalt de kleur van de totale pagina. Paginaranden, bepaalt de lay-out van het pagina kader. Alinea Inspringen Schikken Naar voren/ naar achteren Selectievenster links inspringen van de alinea rechts inspringen van de alinea Afstand voor en na een alinea: in punten opgeven. Positie en tekstterugloop bepalen op welke wijze de tekst om een afbeelding wordt geplaatst. Het geselecteerde object zal naar de voorgrond of naar de achtergrond worden geplaatst. Om alle afbeeldingen op de huidige pagina zichtbaar te maken. Door op een naam te klikken wordt het object geselecteerd. Pagina 11/24

12 Uitlijnen Groeperen Draaien Het rangschikken objecten op een pagina. Selecteer een object en maak een keuze uit dit menu, een aantal van deze opties komt overeen met de onderdelen onder de knop Positie. Uitlijnen op marge is de standaard keuze. Aan elkaar verbinden van twee of meer objecten, zodat deze als een object gewijzigd kunnen worden. Voor roteren van objecten. Het menu Verwijzingen (grote documenten) Onderdelen: Inhoudsopgave Voet- en eindnoten Citaten > Bibliografie Bijschriften bij objecten > Lijst met afbeeldingen Index Citaten > Bronvermelding Inhoudsopgave Tekst toevoegen Tabel bijwerken Voor plaatsen van de definitie van de inhoudsopgave. Door een niveau te kiezen wordt de rangorde in de inhoudsopgave bepaald. Dit het is hetzelfde als een opmaakprofiel koppelen. Voor een inhoudsopgave zijn standaard 9 opmaakprofielen beschikbaar. Update van de inhoudsopgave, ook via F9 in de inhoudsopgave. Voetnoten Voetnoot invoegen Eindnoot invoegen Volgende voetnoot Tekst weergeven Citaten en bibliografie Citaat toevoegen Bronnen beheren Stijl Bibliografie Bijschriften Bijschrift invoegen Lijst met afbeeldingen invoegen Tabel bijwerken Aanmaken van een voetnoot; op de pagina. Aanmaken van een eindnoot; aan het einde van het document. Bladeren door de voetnoten in het document. Naar de tekst van voetnoot of eindnoten bladeren. Om verwijzingen op te nemen naar boeken, secties in een boek, artikelen uit (vak)tijdschriften, kranten, samenvatting van conferenties, rapportages, websites, documenten van websites, andere elektronische bronnen, illustraties, geluidsopname, uitvoeringen, films, interviews, patenten, rechtszaak of andere bronnen. Ingevoerde bronnen/citaten bewerken, toevoegen of verwijderen. Bepaalt de notatie van een citaat. Het plaatsen van een lijst met alle citaten. Om verwijzingen naar figuren, tabellen of vergelijkingen (formules) in het document te plaatsen. Klik op het betreffende object en kies Bijschrift invoegen. Het plaatsen van een lijst met alle figuren. Deze functie werkt in de lijst met afbeelden en zal alle objecten die van een bijschrift zijn voorzien bijwerken. Pagina 12/24

13 Kruisverwijzing Index Item markeren Index invoegen Index bijwerken Bronvermelding Citaat markeren Bronvermelding invoegen Tabel bijwerken Voor het opgeven van een hyperlink naar een genummerd item, een kop, een bladwijzer, voet- of eindnoot, figuur, tabel of vergelijking. Van dit object kan het paginanummer, het alineanummer, de alineanaam, zowel alineanummer als alineanaam, alinea tekst, boven/onder opgenomen worden. Invoegen van een index item. Het plaats van een lijst van alle indexen. De lijst met indexen bijwerken. Markeren van een citaat bijvoorbeeld uit het wetboek van strafrecht. Het plaatsen van een lijst met alle citaten. Deze functie werkt in de lijst met citaten en zal alle objecten die van een citaat zijn voorzien bijwerken. Het menu Verzendlijsten (samenvoegen) Maken Envelop Etiketten Afdruk samenvoegen starten Adressen selecteren Adreslijst bewerken Velden beschrijven en invoegen Samenvoegvelden markeren Op basis van een gekozen adres uit Outlook of een handmatig ingetypt, of vooraf geselecteerd adres een envelop beschrijven en afdrukken. Op basis van een gekozen adres uit Outlook of een handmatig ingetypt, of vooraf geselecteerd adres een heel vel met dit adres afdrukken of 1 etiket met dit adres afdrukken. Voor het maken van een standaard document dat als basis dient voor samenvoegen met een adressenbestand. Het standaard document kan een van de volgende documentsoorten zijn: brieven, berichten, enveloppen, etiketten, adreslijst of terugzetten naar een normaal Word-document. Volg de Wizard indien deze functie nieuw is. Zie paragraaf Mailingen versturen stappenplan. Maak een keuze uit: Nieuwe lijst typen = de adressen kunnen worden ingevoerd en opgeslagen. Bestaande lijst gebruiken = de adressen komen uit een ander programma, bijvoorbeeld Excel of Access. Selecteren uit Outlook-contactpersonen = de adressen komen uit het adressenbestand in Outlook. Om de gekozen adreslijst te wijzigen. Wanneer een koppeling naar Outlookcontactpersonen is gemaakt, kunnen deze personen alleen via Outlook aangepast worden. Op deze manier is duidelijk onderscheid tussen de variabele samenvoegvelden en de vaste tekst. Adresblok Notatie voor geadresseerde kiezen. Bedrijfsnaam wel/niet invoegen. Landvermelding Opmaak van het adres aangepast aan het land. Begroetingsregel Notatie van de begroetingsregel kiezen. Samenvoegvelden invoegen Afhankelijk van het gekozen adressen bestand worden de samenvoegvelden die beschikbaar zijn afgebeeld. Deze kunnen in de tekst worden geplaatst. Regels De veldcodes zijn zichtbaar te maken door te selecteren en via de RMK te kiezen voor Andere veld weergave of Shift+F9. Vraag Bedoelt om tijdens het samenvoegen een vraag te stellen. Het antwoord op deze vraag wordt op de plaats van de bladwijzer neergezet. De bladwijzer kan op een of meerdere plaatsen in het document neergezet worden. { ASK bladwijzer Vraag \d Standaardwaarde \o } Bladwijzer = naam van de code. Pagina 13/24

14 Vraag = de vraag die op het scherm verschijnt. Standaardwaarde = de standaard ingevulde keuze, die gewijzigd kan worden. \o = de vraag wordt eenmaal gesteld, het antwoord geldt voor alle standaard documenten. Invullen Bladwijzer gebruiken Invoegen/Kruisverwijzing Kies de bladwijzer. { REF bladwijzer } Bedoelt om tijdens het samenvoegen een vraag te stellen. Het antwoord op deze vraag wordt op de plaats van de code neergezet. { FILLIN Vraag \d Standaardwaarde \o } Vraag = de vraag die op het scherm verschijnt. Standaardwaarde = de standaard ingevulde keuze, die gewijzigd kan worden. \o = de vraag wordt eenmaal gesteld, het antwoord geldt voor alle standaard documenten. Als Dan Anders { IF { MERGEFIELD land_of_regio } = Nederland NL Buiten NL } Recordnummer Samenvoegreeks Volgende record Als veld land_of_regio = Nederland Dan woord NL plaatsen Anders de woorden Buiten NL plaatsen. { IF { MERGEFIELD plaats } = er is geen plaats {plaats} } Als veld plaats = Nederland Dan woord NL plaatsen Anders de plaatsnaam uit het adressen bestand plaatsen. Om de veldnaam plaats in te voegen, dienen de veldcodes zichtbaar gemaakt te worden. Met Ctrl+F9 verschijnen de {} waartussen de veldnaam ingetypt kan worden. Het nummer van het record zoals het adressenbestand geregistreerd. { MERGEREC } Het volgnummer bij samenvoegen. Dit kan afwijken van het Recordnummer omdat niet alle records binnen de selectie meegenomen hoeven te worden. { MERGESEQ } Om tijdens het samenvoegen naar het volgende record te gaan. Wordt toegepast bij etiketten, zodat meerdere adressen op een etikettenvel kunnen worden afgedrukt. { NEXT } Volgende record als Om op basis van de opgegeven vergelijking naar het volgende record te gaan. { NEXTIF { MERGEFIELD Plaats } = } Als het veld plaats niet gevuld is, dan dit record niet gebruiken en doorgaan met het volgende adres. Met het veld NEXTIF worden twee expressies vergeleken. Als de vergelijking WAAR is, wordt het volgende gegevensrecord met het actieve samenvoegdocument samengevoegd. Als de vergelijking ONWAAR is, wordt het volgende gegevensrecord in een nieuw samenvoegdocument samengevoegd. Bladwijzer instellen { SET bladwijzer inhoud } Bladwijzer = naam bestaande bladwijzer Inhoud = de inhoud van deze bladwijzer Record overslaan als Velden vergelijken Bladwijzer gebruiken Invoegen/Kruisverwijzing Kies de bladwijzer. { REF bladwijzer } { SKIPIF { MERGEFIELD Plaats } = } Als het veld plaats niet gevuld is, dan dit record niet gebruiken en doorgaan naar het volgende adres op een volgende pagina. Met het veld SKIPIF worden twee expressies vergeleken. Als de vergelijking WAAR is, wordt het huidige samenvoegdocument geannuleerd, wordt naar de volgende gegevensrecord in de gegevensbron gegaan en wordt een nieuw samenvoegdocument gestart. Als de vergelijking ONWAAR is, wordt het huidige samenvoegdocument voortgezet. Een functie om de namen van samenvoegvelden gelijk te stellen aan de velden die in het document gekozen kunnen worden. Pagina 14/24

15 Etiketten bijwerken Voorbeeld van het resultaat Voorbeeld van het resultaat Record blader knoppen Geadresseerde zoeken Automatisch controleren op fouten Voltooien en samenvoegen Mailingen versturen stappenplan Alleen van toepassing bij het maken van etikketten. Het document wordt bijgewerkt op basis van het gekoppelde adressen bestand. Om te schakelen tussen veldnamen en de inhoud uit het adressenbestand. Om te bladeren door het adressen bestand. Om een persoon op te zoeken in het adressen bestand. Het is mogelijk om het gevonden standaard document meteen af te drukken, zonder dit samen te voegen. Het proefdraaien van de uiteindelijke samenvoeging, zodat eventuele fouten voortijdig opgelost kunnen worden. Combineren van standaard document en adressenbestand. Het resultaat kan als volgt worden opgebouwd: Afzonderlijke documenten bewerken = in een nieuw document wordt per persoon een nieuwe pagina gemaakt met de variabele en vaste tekst. Documenten afdrukken = de documenten worden per persoon direct afgedrukt. berichten verzenden = de documenten worden per persoon per verzonden. Het resultaat is terug te zien in Outlook. Kies Afdruk samenvoegen starten. Kies Brieven, berichten, Enveloppen, Etiketten of Adreslijst. Kies Adressen selecteren. Maak een keuze uit: o Nieuwe lijst typen = de adressen kunnen worden ingevoerd en opgeslagen. o Bestaande lijst gebruiken = de adressen komen uit een ander programma, bijvoorbeeld Excel of Access. o Selecteren uit Outlook-contactpersonen = de adressen komen uit het adressenbestand in Outlook. Kies indien nodig: Adreslijst bewerken. Zet de markering van samenvoegvelden aan met de knop Samenvoegvelden markeren. Op deze manier is duidelijk onderscheid tussen de variabele samenvoegvelden en de vaste tekst. Kies een Adresblok. Kies een Begroetingsregel. Maak het document af. Plaats op variabele locaties een samenvoegveld via de knop Samenvoegveld invoegen. Bekijk af en toe het resultaat via de knop Voorbeeld van het resultaat (aan/uit schakelaar) en blader met de pijlen naar andere adressen. Bewaar het document en kies voor Voltooien en samenvoegen. Maak een keuze uit: o Afzonderlijke documenten bewerken = in een nieuw document wordt per persoon een nieuwe pagina gemaakt met de variabele en vaste tekst. o Documenten afdrukken = de documenten worden per persoon direct afgedrukt. o berichten verzenden = de documenten worden per persoon per verzonden. Het resultaat is terug te zien in Outlook. Pagina 15/24

16 Het menu Controleren Controle Spelling- en grammaticacontrole Onderzoek Synoniemenlijst Woorden tellen Het document controleren op taal- en stijl fouten. Ook Ctrl+F7. Voor het oproepen van referentiemateriaal zoals woordenlijsten, encyclopedieën en vertaalservices. Nog niet in het Nederlands beschikbaar. Wijs een woord aan en kies deze knop of Shift+F7; synoniemen worden weergegeven. Taal Vertalen Werkt (nog) niet voor de Nederlandse taal. Taal Om de voorkeurstalen in te stellen. Opmerkingen Nieuwe opmerking Toevoegen van een opmerking op de plaats van de cursor. Verwijderen (opmerking) Verwijderen van de geselecteerde opmerking. Vorige en Volgende Bladeren naar andere opmerkingen. Bijhouden Wijzigingen bijhouden Wijziging bijhouden: start het markeren van veranderingen in het document. Opties voor bijhouden van wijzigingen: soorten markering per soort actie. Gebruikersnaam wijzigen: de naam die wordt weergegeven bij de wijzigingen. Definitief Op welke wijze de wijzigingen in het huidige document worden weergegeven: Definitief: markeringen weergeven = definitieve versie met markeringen. Definitief = definitieve versie zonder markeringen. Origineel: markeringen weergeven = bron versie met markeringen. Origineel = bron versie zonder markeringen. Markeringen weergeven Aangeven welke markeringen in het document geregistreerd moeten worden. Revisievenster Extra scherm waarin de aanpassingen vermeld worden, dit kan verticaal of horizontaal worden afgebeeld. Wijzigen Accepteren of Negeren Revisies verwerken: accepteren of negeren (ongedaan maken) Accepteren/Negeren en naar de volgende gaan Wijzigingen Accepteren/Negeren Alle weergegeven wijzigingen Accepteren/Negeren Alle wijzigingen in document Accepteren/Negeren Vorige en Volgende Vergelijken Beveiligen Auteurs blokkeren Bewerking beperken Bladeren door de revisies. Om twee versie van een document te vergelijken, de resultaten worden in een nieuw document geplaatst. De revisies zullen via Accepteren of Negeren bevestigd moeten worden. Combineren voert dezelfde vergelijking uit maar dan voor documenten die door meerdere personen zijn gewijzigd. Zie ook Het menu Ontwikkelaars. In documenten die opgeslagen zijn in een werkruimte, is aan te geven dat auteurs specifieke secties niet mogen bewerken. De functie Auteurs blokkeren is alleen beschikbaar als het document is opgeslagen naar een Microsoft SharePoint Foundation 2010-locatie die ondersteuning biedt voor werkruimten. Instellen op welke manier personen specifieke delen van het document mag bewerken of opmaken. Pagina 16/24

17 Het menu Beeld (instellingen van het documentvenster) Documentweergaven Afdrukweergave Lezen in volledig scherm Het document weergeven zoals het op papier eruit ziet. Of de knop rechts onderin het scherm. Twee pagina s van het document per keer afbeelden, zonder de hulpmiddelen van Word. Met de blader knoppen kan het hele document bekeken worden. Of de knop onderin het scherm. Opheffen met de Esc toets. Weblay-out Het document weergeven zoals het eruit ziet als webpagina. Of de knop rechts onderin het scherm. Overzicht Schakelen naar de overzichtsweergave. Of de knop nieuwe werkbalk verschijnt. rechts recht onderin het scherm. Een Concept Weergeven Liniaal Rasterlijnen Navigatievenster Met name nuttig wanneer gebruik gemaakt wordt van opmaak profielen. De tekst van het document weergeven zonder veel opmaak en hulpmiddelen van Word. Bedoelt om snel tekstuele wijzigingen aan te brengen. Ook te kiezen via de knop rechts onderin het scherm. Aan/uitzetten van de liniaal, zie paragraaf Liniaal. Aan/uitzetten van rasterlijnen. Aan/uitzetten van het navigatievenster. Met de Navigatie kolom kan op twee manieren door het document gebladerd worden: via de titels die gemarkeerd zijn als koppen en via een klein afdrukvoorbeeld (tweede knop ). De derde knop is bedoeld om snel te zoeken in het document. Zoomen In-/uitzoomen Scherm met standaard keuzes om het documentscherm te vergroten of te verkleinen. Dit kan ook met de schuifbalk rechts onderin het scherm: 100% Om in een keer te schakelen naar 100% weergave van het documentscherm. Eén pagina Om te schakelen naar weergave van één pagina. Twee pagina s Om te schakelen naar weergave van twee pagina s. Paginabreedte Venster Nieuw venster Alle vensters Splitsen Naast elkaar weergeven Synchroon schuiven Vensterpositie herstellen Ander venster Om te schakelen naar weergave van het documentscherm naar paginabreedte. Een nieuw venster met daarin het huidige document wordt geopend. Wijzigingen wordt in beide versies doorgevoerd. Dit kan gebruikt worden om op twee plaatsen tegelijk in hetzelfde document te werken. Het is dan handig om beide vensters zichtbaar te maken. Alle geopende vensters worden onder elkaar afgebeeld. Het huidige document splitsen zodat op twee plaatsen tegelijk gewerkt kan worden. Aan/uit schakelaar; om twee documenten onder elkaar weer te geven. Bedoelt om versies te vergelijken. In samenwerking met knop Naast elkaar weergeven; het gelijktijdig verschuiven van de geopende documenten op het scherm. In samenwerking met knop Naast elkaar weergeven. Dit zorgt voor een gelijke verdeling van de geopende documenten naast elkaar. Schakelen naar een ander geopend document. In Windows 7 kan dit ook door in de Windows Taakbalk op het icoon van Word aan te wijzen en het geopende document aan te klikken. De toetsencombinatie Ctrl+F6 werkt ook. Pagina 17/24

18 Macro s Standaard handeling automatiseren. Zie hoofdstuk Het menu Ontwikkelaars. Het menu Ontwikkelaars Programmacode Visual Basic Macro s Macro opnemen Opname stoppen Opname onderbreken Doorgaan met opname Macrobeveiliging Invoegtoepassingen Invoegtoepassingen COM-invoegtoepassingen Besturingselementen Tekst met opmaak Tekst zonder opmaak Afbeelding Bouwstenen Keuzelijst met invoervak Vervolgkeuzelijst Datums Selectievakje Open van de Visual basic editor, ook met toetsencombinatie Alt+F11. Maken van macro s om standaard handeling te automatiseren. Via dit scherm kan een bestaande macro uitgevoerd worden (eventueel stap voor stap), de macro bewerkt worden via de VBA editor een nieuwe macro aangemaakt worden of verwijderd en de beheersfunctie gestart worden. Macro s worden standaard in in het standaard sjabloon normal opgeslagen. Dit betekent dat macro s alleen werken wanneer een document gebaseerd is op het standaard sjabloon. Via de beheersfunctie kunnen macro s naar andere sjablonen worden overgebracht. Macro s kunnen samengesteld worden door stap voor de stap de standaard handelingen uit te voeren; deze worden als het ware opgenomen. De macro kan worden gestart door deze aan een knop te koppelen of aan een toetsencombinatie. In dit scherm kan gekozen worden in welk sjabloon de macro moet worden opgeslagen. Wanneer de macro klaar is, kan het opnameproces worden beëindigd door de knop Opname stoppen te kiezen. De macro wordt dan bewaard in het aangegeven sjabloon. Dit is een functie die gebruikt wordt tijdens het maken van een macro. Het is bedoeld om op een bepaald punt een pauze in een macro in te lassen. De stappen die na het indrukken van deze knop worden uitgevoerd, worden niet opgeslagen in de macro. Om de opname van de macro te vervolgen dient hiervoor de knop Doorgaan met opname gekozen te worden. Bij het uitvoeren van de macro, zal deze stoppen op het punt waar de pauze is gekozen. Het vertrouwenscentrum met standaard instellingen voor macro s. Dit is ook te benaderen via Bestand/Opties. Invoegtoepassingen beheren. COM-invoegtoepassingen beheren. Diverse inhoudsbesturingselementen om formulieren te maken. Tekstvak die de opmaak overneemt. Tekstvak die de opmaak laat vervallen. Gebruikers kunnen bladeren naar een afbeelding en deze invoegen. Maken Selecteer een woordgroep, zin of ander gedeelte van het document. Klik op Invoegen in de groep Tekst op Snelonderdelen. Klik vervolgens op Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen. De lijst van bouwstenen kan als formulierveld beschikbaar worden gesteld. Gebruikers kunnen kiezen uit een lijst maar ook zelf gegevens kunnen typen. Kies naar invoer de knop Eigenschappen om de inhoud van de lijst te vullen. Gebruiker kunnen alleen waarden uit de lijst kiezen. Kies naar invoer de knop Eigenschappen om de inhoud van de lijst te vullen. Bijvoorbeeld: Ja, Nee of Misschien. Of Man, Vrouw, Onbekend. Gebruikers kunnen via een kalender een datum kiezen. Gebruikers kunnen een selectievakje door te klikken met een vinkje vullen of het vinkje weghalen. Pagina 18/24

19 Oudere hulpprogramma s Ontwerpmodus Eigenschappen Groeperen XML Structuur Schema Transformatie Uitbreidingspakketten Beveiligen Auteurs blokkeren Bewerking beperken Sjablonen Document-sjabloon Document-paneel Formuliervelden uit vorige Word versies en ActiveX besturingselementen. Om te schakelen naar en uit de ontwerpmodus. Om eigenschappen van inhoudsbesturingselementen in te stellen. Selecteer tekst en inhoudsbesturingselementen via klik en aan het einde klik+shift. Wanneer de selectie is gegroepeerd kan de tekst niet gewijzigd worden en alleen de inhoudsbesturingselementen ingevuld. Diverse functies om XML toe te passen. Taakvenster XML. XML schema beheren. XLST transformatie toepassen. Uitbreidingspakketten beheren. Zie ook Het menu Controleren In documenten die opgeslagen zijn in een werkruimte, is aan te geven dat auteurs specifieke secties niet mogen bewerken. De functie Auteurs blokkeren is alleen beschikbaar als het document is opgeslagen naar een Microsoft SharePoint Foundation 2010-locatie die ondersteuning biedt voor werkruimten. Instellen op welke manier personen specifieke delen van het document mag bewerken of opmaken. Sjablonenbeheer, voor bijvoorbeeld het overbrengen van opmaak profielen tussen sjablonen. En XML instellingen. Met het documentinformatiepaneel kunnen de documenteigenschappen keken en bewerkt wordt. Het documentinformatiepaneel wordt boven aan het document in Word weergegeven en kan met het kruisje uitgeschakeld worden. Pagina 19/24

20 Opmaak van een document Teken-opmaak Werkbalk: Start/vak Lettertype Alinea-opmaak Werkbalk: Start/vak Alinea en Pagina-indeling/vak Alinea Pagina-opmaak en Sectie-opmaak Werkbalk: Pagina-indeling/vak Pagina-instelling Pagina 20/24