Impactanalyse BAG - WOZ

Transcriptie

1 Impactanalyse BAG - WOZ Versie 1.0 Bijlagen

2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING... 3 BAG WOZ... 3 CONCLUSIE: KOPPELING BAG WOZ KAN INLEIDING DOELSTELLING IMPACTANALYSE VRAAGSTELLING IMPACTANALYSE BAG - WOZ ACHTERGROND KOPPELING BAG WOZ AANPAK IMPACTANALYSE ANALYSE IMPLEMENTEERBAARHEID: BAG WOZ KAN Planning en bestandsvergelijkingen Koppelvlakken Bestandskoppelingen Procesinrichting en organisatie-ontwikkeling Gemeentelijke expertise Commitment van MT en B&W REALISEERBAARHEID CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN CONCLUSIES RANDVOORWAARDEN Implementeerbaarheid Realiseerbaarheid BIJLAGE A BEGELEIDINGSCOMMISSIE EN STAKEHOLDERS BIJLAGE B OVERZICHT BENOEMDE ACTIES

3 Managementsamenvatting BAG WOZ De BAG is de basisregistratie waarin gemeentelijke basisgegevens over alle adressen en gebouwen in Nederland zijn verzameld. Alle gemeenten hebben de BAG ingevoerd. Nu is het zaak om de gegevens te gebruiken binnen gemeentelijke processen. Eén van deze processen betreft de WOZ (registratie voor de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken). De samenhang tussen de BAG en de WOZ-registratie is groot. Immers beide registraties hebben grotendeels betrekking op dezelfde (vastgoed-)objecten. Het onderwerp van deze impactanalyse is de implementeerbaarheid BAG WOZ bij gemeenten en de haalbaarheid van de resultaatverplichting. De resultaatsverplichting betreft: Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG. Per 1-2- dienen de WOZ-deelobjecten aan de BAGobjecten gekoppeld te zijn. Bij deze impactanalyse is de centrale vraag geweest: Welke bestuurlijke, organisatorische of infrastructurele maatregelen zijn vanuit gemeenteperspectief wenselijk of noodzakelijk om aan de Resultaatverplichtingen uit i- te voldoen? De analyse is tot stand gekomen door middel van gespreken met stakeholders, een workshop met de begeleidingscommissie en het opzetten van een co-creatie. Door de brede opzet van de cocreatie is iedereen de kans geboden te participeren. Deelnemers zijn actief benaderd via bij KING (en koepels) bekende adressen, nieuwsbrieven en via bestaande Linked-in groepen. Conclusie: koppeling BAG WOZ kan De koppeling BAG WOZ is implementeerbaar. Er zijn geen showstoppers aanwezig die implementatie onmogelijk maken. Implementatie is afhankelijk van een aantal randvoorwaarden die van grote invloed kunnen zijn en daarmee de implementatie mogelijk kunnen vertragen en/of bemoeilijken. Met behulp van ondersteuning, georganiseerd door operatie, KING en VNG kunnen gemeenten bediend worden om te zorgen dat de koppeling zo effectief en efficiënt mogelijk gerealiseerd wordt. Ondanks dat de koppeling BAG WOZ implementeerbaar is, lijkt het dat de resultaatverplichting niet door alle gemeenten gehaald zal worden. Dit komt door o.a. uitloop van planningen, piekbelasting bij leveranciers en beperkte beschikbaarheid van expertise en (buffer-) capaciteit in de eigen organisatie. De implementatie is afhankelijk van zes randvoorwaarden. Deze zullen per gemeenten op maat moeten worden ingevuld. Ter ondersteuning zijn acties gedefinieerd (zie bijlage 2). Wanneer aan de randvoorwaarden wordt voldaan, wordt de realiseerbaarheid vergroot: 3

4 1) Planning Een goede planning is essentieel: duidelijk hebben wat gedaan moet worden. Vanuit urgentie moet de gemeente al begonnen zijn om binnen het krappe tijdsschema tijdig klaar te zijn. Voor realisatie van de koppeling wordt dit mede bepaald door bestandsvergelijking, beschikbaarheid van de afdeling WOZ en beschikbaarheid van leveranciers. Indien bij leveranciers een bottleneck ontstaat doordat alle gemeenten in dezelfde periode willen koppelen kan dit tot gevolg hebben dat er vertraging optreedt. 2) Koppelvlakken Er is behoefte aan regie op uitleg en gebruik van de standaarden. Standaarden zijn er, maar voor de eigen gemeentelijke organisatie betekent dat nog niet dat het allemaal werkt. Dit hangt tevens sterk af van de eigen systemen en specifieke lokale situaties. Belangrijk zijn eenduidige, ondubbelzinnige uitwisselingsformaten. Gemeenten kunnen hun leverancier de koppeling laten testen bij het StUF-platform. 3) Bestandskoppelingen Voor het koppelen van de bestanden moeten WOZ-deelobjecten aan BAG-objecten gekoppeld worden. Het meeste werk zit hierin in hetgeen niet automatisch gekoppeld kan worden (minimaal 20%). Door het programma BAG en de Waarderingskamer zijn hier handreikingen voor gemaakt hoe dit gedaan kan worden. 4) Procesinrichting en organisatieontwikkeling Door de koppeling van BAG aan WOZ dienen de (interne) processen integraal tegen het licht gehouden te worden. Een herijking van de processen lijkt noodzakelijk. Tevens is een volwassen inrichting van het beheer nodig: binnen de gemeente afstemmen van verantwoordelijkheid van gegevensbeheer (data invoer), gegevens gebruik (informatiebeheer) en applicatiebeheer. Dit is minstens zo belangrijk om vroegtijdig in te regelen als het houden van de bestandsvergelijking. 5) Gemeentelijke expertise Veel van de werkzaamheden die voor de koppeling BAG-WOZ gedaan moeten worden, moeten gedaan worden door de medewerkers die ook voor andere basisregistraties verantwoordelijk zijn. Er ligt een grote capaciteitsdruk op hen wat een risico inhoudt voor het behalen van de resultaatverplichting. Ten aanzien van de benodigde acties op het gebied van techniek, proces en gegevens, hebben gemeenten aangegeven dat er nog maar weinig personen zijn die het geheel overzien. De totale benodigde kennis is omvangrijk en beschikbare capaciteit met juist deze expertise schaars. 6) Commitment van MT en B&W De betrokken afdelingen zijn gecommitteerd om de koppeling BAG WOZ te realiseren, maar dit wordt niet altijd beseft door alle lagen van de organisatie. Dit heeft gevolgen voor zowel prioritering als voor beschikbaarheid van geld en capaciteit. Zeker in geval van herinrichting van de werkprocessen wordt commitment vanuit de leiding belangrijk geacht. 4

5 1 Inleiding 1.1 Doelstelling impactanalyse Het doel van dit document is in kaart brengen wat nodig is om de koppeling BAG-WOZ succesvol te implementeren bij gemeenten. Met vaststelling van het i- hebben gemeenten afgesproken om aan de resultaatsverplichting te voldoen [resultaatsverplichting 16]:» Alle gemeenten koppelen stapsgewijs de WOZ aan de BAG met als tussenresultaat dat voor de in 2012 te verzenden WOZ-beschikkingen de gekoppelde BAGidentificatienummers beschikbaar zijn voor externe communicatie. De specifieke deadlines die gelden, zijn (onderhavige impactanalyse betreft de tweede deadline):» per : BAG adressen gebruiken en op verzoek beschikbaar hebben van een koppeltabel BAG-WOZ-ID s» per : WOZ-deelobjecten aan BAG-objecten gekoppeld Een analyse van de bouwsteen leidt tot conclusies over de implementeerbaarheid en de haalbaarheid van deze resultaatverplichtingen. Door een overzicht van de conclusies en bijbehorende acties te geven, biedt het document een overzicht van wat nodig is om een succesvolle implementatie in het gemeentelijk domein te bewerkstelligen. Daarbij wordt niet alleen aangegeven wat de impact op de gemeente is, maar in het bijzonder ook wat er generiek nog ingeregeld moet worden, welke acties, KING of de VNG op zouden moeten pakken etc. Het is belangrijk vast te stellen dat dit impact analyse document zelf niet die handreiking voor gemeenten is. Het document impactanalyse biedt de start voor de ontwikkeling van wat nog nodig is! Voor het verrichten van impactanalyses is een generiek thematisch kader beschikbaar, dat per impactanalyse steeds specifiek gemaakt wordt op grond van de thema s die voor de desbetreffende bouwsteen spelen. Telkens wordt met een gemeentelijke bril gekeken naar de benodigde maatregelen om de Resultaatverplichtingen te halen. Daarbij wordt breder gekeken dan alleen wat moet en het technisch aansluiten. Centrale vraag van de impactanalyse is: Welke bestuurlijke, organisatorische of infrastructurele maatregelen zijn vanuit gemeenteperspectief wenselijk of noodzakelijk om aan de Resultaatverplichtingen uit i- te voldoen? Om de volledige impact van de implementatie van een bouwsteen in kaart te brengen, analyseert de aanstaande verandering op vier gebieden. Aandacht voor elk van deze gebieden in de uiteindelijke implementatiestrategie blijkt in de praktijk bepalend voor succesvolle implementaties. Per gebied wordt ingegaan op de relevante items en per item wordt aangeven wat de te verwachten impact is. De vier gebieden zijn: 5

6 Inhoud Organisatie Mens Techniek, Informatievoorziening & ICT De doelstellingen van het programma in termen van veranderingen voor gemeenten en relaties met andere (landelijke) ontwikkelingen De eisen aan en consequenties voor de organisatieontwikkeling van gemeenten en de keten waarin zij opereren De eisen aan en consequenties voor de betrokken politici, bestuurders, projectleiders, medewerkers en managers van organisaties om het programma te implementeren De eisen en consequenties met betrekking tot de architectuur en inrichting van de organisatie en de proces- en informatiehuishouding van betrokken organisaties, samenhang met andere (e-overheids) initiatieven en verbinding met generieke voorzieningen, evenals de migratie naar de gewenste situatie 1.2 Vraagstelling impactanalyse BAG - WOZ Voor deze impactanalyse hebben wij de volgende vraagstelling gehanteerd:» Geef een oordeel van de implementeerbaarheid van BAG WOZ in het gemeentelijke domein. Focus daarbij op de belangrijkste kritische succesfactoren en showstoppers;» Geef daarbij aan onder invulling van welke randvoorwaarden het mogelijk is de betreffende resultaatverplichtingen uit het i- per te halen;» Geef daarbij aanbevelingen over de wijze waarop de gestelde randvoorwaarden ingevuld kunnen worden;» Vertaal deze aanbevelingen in concrete acties, plaats deze in de tijd, wijs een aan en valideer/verifieer de actie met de ;» Neem in zowel analyse als aanbevelingen de rol van de belangrijkste stakeholders nadrukkelijk mee. 1.3 Achtergrond koppeling BAG WOZ De BAG is de basisregistratie waarin gemeentelijke basisgegevens over alle adressen en gebouwen in Nederland zijn verzameld. Alle gemeenten hebben de BAG ingevoerd. Nu is het zaak om de gegevens te gebruiken binnen gemeentelijke processen. Eén van deze processen betreft de WOZ (registratie voor de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken). De samenhang tussen de BAG en de WOZ-registratie is groot. Immers beide registraties hebben grotendeels betrekking op dezelfde (vastgoed)objecten. Door de invoering van de BAG en door de invoering van de andere registraties binnen het stelsel van basisregistraties verandert veel voor gemeenten. Het gebruik van gegevens uit de basisregistraties is verplicht. Kenden vroeger veel werkvelden, zoals de WOZ, hun eigen gegevenshuishouding, nu moet waar mogelijk gebruik gemaakt worden van gegevens uit 6

7 basisregistraties. Om dit (her-)gebruik van gegevens uit basisregistraties en het doelmatig beheer van de basisregistraties en de overige gegevens te realiseren, moeten de werkprocessen en de administratieve organisatie worden heroverwogen. Een belangrijk proces in dit kader is de vergunningverlening (bouwvergunning). Het verlenen van een bouwvergunning kan leiden tot aanpassingen in de BAG en/of de WOZ. De koppeling BAG WOZ betreft dan ook meer dan alleen een technische koppeling tussen systemen. De BAG-gegevens zijn voor de WOZ in hoofdlijnen van belang voor:» het vastleggen van adressen van belanghebbenden (subjectadressen);» het vastleggen van de aanduiding van het WOZ-object (objectadressen);» het actueel houden van objectkenmerken te gebruiken bij de taxatie;» het koppelen van WOZ-gegevens aan andere gegevens door belanghebbenden en afnemers. Andersom geld dat de WOZ een bron is van signalen richting de BAG voor veranderingen, ondermeer vanuit de bezwaren die op WOZ-beschikkingen worden ingediend. Ondersteuning wordt geboden vanuit het programma BAG, de Waarderingskamer en KING. Denk hierbij aan uitwerking van standaarden, standaard procesbeschrijvingen, handleidingen en informatiebrieven, informatie wat wanneer gedaan moet zijn en Leveranciersmanagement. Deze organisaties hebben reeds veel informatie beschikbaar gesteld en blijven dit de komende periode doen. 1.4 Aanpak Impactanalyse Het generieke proces van KING voor impactanalyses is gebruikt. Zie onderstaande figuur. Impact analyse Verdieping Inrichten organisatie Vaststellen thema s en vragen Uitzetten vragenlijst Analyse & Verdieping Rapportage & Besluitvorming Vervolg Eindrapportage Begeleidingscie, Opdrachtspecificatie, Stakeholders, Verzamelen relevante praktijkervaring, analyse Obv thematisch kader en info uit de praktijk specificeren met stakeholders, vaststellen in Begeleidingscommissie Co-creatie, Internetraadpleging aanschrijven stakeholders Impactindicatie, Expertmeetings, Verdieping Vastlegging, acties & vervolgstappen, vaststellen uitkomsten in Begeleidingscommissie Verdieping (long-tail), iteratief, bewaking acties Eindrapportage impactanalyse 7

8 De volgende activiteiten zijn uitgevoerd:» Verzamelen beschikbare relevante documentatie;» Gesprekken met programma BAG, de Waarderingskamer en VNG;» Interviews met relevante stakeholders;» Destilleren van de belangrijkste thema s, kritische succesfactoren en showstoppers;» Inrichten begeleidingscommissie (zie bijlage A voor deelnemers)» Workshop met begeleidingscommissie voor opstellen thema s voor co-creatie sessie;» Digitale co-creatie;» Uitwerken feitelijke bevindingen en conclusies;» Opstellen onderhavig document;» Vaststellen rapportage met begeleidingscommissie en opdrachtgever. Door de brede opzet van de co-creatie is iedereen de kans geboden te participeren. Deelnemers zijn actief benaderd via bij KING (en koepels) bekende adressen, nieuwsbrieven en via bestaande Linked-in groepen. 8

9 2 Analyse Uit het proces van de impactanalyse zijn aandachtspunten en thema s naar voren gekomen die in dit hoofdstuk nader zijn uitgewerkt. Telkens is gekeken naar de impact op inhoud, organisatie, mens en techniek. Op basis van de bevindingen zijn acties gedefinieerd. Waar acties nodig zijn, is dat aangegeven, met telkens voorgestelde s en een planning in de tijd. 2.1 Implementeerbaarheid: BAG WOZ kan Op basis van de interviews, de workshop met de begeleidingscommissie en de co-creatie kan geconcludeerd worden dat de koppeling BAG WOZ implementeerbaar is. Er zijn geen showstoppers aanwezig die implementatie onmogelijk maken. Wel zijn diverse aspecten genoemd die voor gemeenten van grote invloed zijn en die implementatie mogelijk kunnen vertragen en/of bemoeilijken. Onoverkomelijk lijken deze niet te zijn. Wel behoeven deze aandacht en waar mogelijk ondersteuning om te zorgen dat gemeenten zo effectief en efficiënt mogelijk de koppeling kunnen realiseren Planning en bestandsvergelijkingen Een van de kritische succesfactoren is een goede planning. Vroeg beginnen en duidelijk hebben wat gedaan moet worden. Een eerste stap hierin betreft de bestandsvergelijking. Pas als een eerste bestandsvergelijking is gedaan, is inzicht in hoeveel werk er nodig is om verschillen te analyseren en weg te werken. Een deel van de gemeenten lijkt zo n bestandsvergelijking al uitgevoerd te hebben, een deel echter nog niet. Door vroegtijdig een bestandsvergelijking te doen, wordt de specifieke impact van de koppeling voor de gemeente duidelijk. Voor sommige gemeenten is de uitgangssituatie dermate, dat uit de bestandsvergelijking weinig uitval volgt, al is de verwachting uitgesproken dat er minimaal 20% handmatige behandeling vereist (bijvoorbeeld de samenstelling van een WOZ-deelobject aanpassen opdat het op de juiste manier aansluit op een BAG-object). Het komt ook voor dat er veel uitval is, dan dient een ruime doorlooptijd voor het wegwerken van verschillen ingepland te worden. Het goed ingericht hebben van de beheerprocessen zorgt ervoor dat wijzigingen goed worden doorgevoerd. Indien dit niet op orde is, leidt dit in een later stadium weer tot niet kloppende gegevens. Verder blijkt dat voor de planning rekening gehouden moet worden met de beschikbaarheid van de afdeling WOZ. In worden de beschikkingen verstuurd, maart en april zijn veelal druk naar aanleiding van de bezwaren op de beschikkingen. Vanaf november verschuift de aandacht naar de beschikking voor het volgende jaar. Qua tijdsframe is de periode tussen april en november de meest geschikte, waarbij de koppeling uiterlijk in de zomer plaats moet vinden om tijdig uitval te verwerken. 9

10 Betrokken partijen Tijdspad 1 Beschikbaar stellen voorbeeld planning Pijler 1 Programma BAG Januari Virtueel expertisecentrum inrichten met: - FAQ's - Hoe omgaan met uitval - Ervaringen delen - Expert ondersteuning Pijler 3 Programma BAG Koppelvlakken Een risico is de toepasbaarheid van standaarden wanneer basisregistraties worden gekoppeld. Standaarden zijn er, maar voor de eigen gemeentelijke organisatie betekent dat nog niet dat het allemaal werkt. Dit hangt tevens sterk af van de eigen systemen en specifieke lokale situaties. Is het WOZ-pakket bijvoorbeeld wel in staat om met BAG-gegevens om te gaan? Het risico is groter waar systemen van verschillende leveranciers gekoppeld moeten worden. Alle leveranciers moeten dan immers de standaarden vertaald hebben in hun producten. Bij de koppeling van de BAG met de GBA is gebleken dat dit in enkele gevallen nog tot onverwachte resultaten leidt, ondanks dat leveranciers de standaarden gebruiken. Begripsverwarring is hier mede oorzaak van. Er is behoefte aan regie op uitleg en gebruik van de standaarden. Juist in de praktijk als men gaat koppelen komt men achter de begripsverwarring. Snelle ondersteuning is dan gewenst. Betrokken partijen Tijdspad 3 Inzetten leveranciersmanagement: - Actieve toelichting van standaarden op bijeenkomsten - Via virtueel expertisecentrum vraag beantwoording KING / Pijler 2 Leveranciers, Gebruikersverenigingen Belangrijk zijn eenduidige, ondubbelzinnige uitwisselingsformaten. Voor BAG-WOZ is de StUF 3.x beschikbaar. Leveranciers kunnen hun producten bij het StUF-platform laten testen of ze voldoen aan de standaard. Gemeenten kunnen dit van hun leverancier verlangen. KING en leveranciers moeten in overleg blijven over de werking van de standaarden, samen met de gebruikersverenigingen. Juist vanuit de gebruikersverenigingen moeten gemeenten sterker (gezamenlijk) kunnen optrekken om richting (en met) leveranciers zorg te dragen dat koppelingen en standaardisatie wordt doorgevoerd. Goed opdrachtgeverschap is essentieel. Dit geldt breder dan enkel voor de koppeling BAG-WOZ. 10

11 Voor het realiseren van het koppelvlak is de gemeente afhankelijk van externen (leveranciers). Inzichtelijk moet zijn of de applicaties voldoen aan de vereisten, uit de co-creatie is gebleken dat bij tenminste een gemeente de WOZ-applicatie niet meer voldoet en vervangen moet worden. De meeste gemeenten hebben dit niet als probleem aangegeven. Zorg in ieder geval dat tijdig de benodigde capaciteit bij leveranciers wordt geclaimd. Indien bij leveranciers een bottleneck ontstaat doordat alle gemeenten in dezelfde periode willen koppelen kan dit tot gevolg hebben dat er vertraging optreedt. Check met de leveranciers of daadwerkelijk een knelpunt optreedt. Betrokken partijen Tijdspad 4 Sterker positioneren gebruikersverenigingen: - Sturing op planning leverancier - Opdrachtgeverschap namens gemeenten VNG en KING Leveranciers, Gebruikersverenigingen, ICT beraad Januari Bestandskoppelingen Voor het koppelen van de bestanden moeten WOZ-deelobjecten aan BAG-objecten gekoppeld worden. Door het programma BAG en de Waarderingskamer zijn hier handreikingen voor gemaakt hoe dit gedaan kan worden. Niet altijd is echter bij gemeenten duidelijk hoe bepaalde zaken gekoppeld moeten worden of hoe met bepaalde velden omgegaan moet worden. Tevens wordt aangegeven (op basis van eerdere ervaringen) dat er zeer waarschijnlijk een paar uitzonderlijke gevallen zullen voordoen waarvan niet duidelijk is op welke wijze dit opgelost moet worden. Gevraagd is om kennis hierover te ontsluiten en sturing door KING in geval gemeenten onvoldoende uit de voeten kunnen met bestaande handreikingen en omgang met koppelingen. Bovenstaand punt raakt aan discussies die gevoerd worden over het gebruik van een aantal gegevenselementen (bv. Oppervlakte ). Indien vraagstukken als deze te lang bij een gemeente blijven liggen, kan dit de slagvaardigheid ten aanzien van het behalen van de koppeling BAG-WOZ in de weg zitten. Bestaande kennis, (praktijk-)oplossingen en ervaring moet dan beschikbaar zijn, wanneer een gemeente met een dergelijke vraag zit. Beschikbaarheid van experts en uitwisseling van kennis op het gebied van bestandskoppelingen en het omgaan met velden en gegevenselementen zijn gewenst. Betrokken partijen Tijdspad 5 Virtueel expertisecentrum inrichting met: - Pragmatische oplossingen voor gerezen problemen - Uitwisselen ervaringen van gemeenten en leveranciers Pijler 3, 2 Leveranciers, Programma BAG, Gebruikersverenigingen 11

12 6 Inzetten Regionale informatiebijeenkomsten: - Ervaring uitwisselen - Experts aanwezig ter ondersteuning - Onderwerpen gericht op gerezen vraag Pijler 4 Leveranciers Procesinrichting en organisatie-ontwikkeling BAG-mutaties kunnen leiden tot wijzigingen in de WOZ. En vanuit het WOZ-proces kunnen terugmeldingen ontstaan voor de BAG. Maar ook vanuit vergunningentrajecten zoals de WABO kunnen wijzigingen voor de BAG en/of WOZ voortkomen. Door de koppeling van BAG aan WOZ dienen de interne processen tegen het licht gehouden te worden:» om precies te weten hoe de processen in elkaar zitten;» om te weten wie wat doet in de keten;» om te weten wie voor welk proces en/of gegeven verantwoordelijk is;» om duidelijke afspraken te maken met andere afdelingen of partners in samenwerkingsverbanden;» om te zorgen voor vertrouwen in anderen en in gegevens uit de registraties. Een herijking van de processen lijkt noodzakelijk. Dit is inclusief processen vanuit bijvoorbeeld de WABO. Juist vanuit de WABO worden besluiten genomen die hun effecten hebben bij de BAG en/of WOZ. Voor behoud van kwaliteit van data dient dit goed ingericht te zijn. Ten aanzien van de WABO is tevens opgemerkt dat het gebruiken van gegevens uit basisregistraties bij het vergunningverleningtraject nog tot vragen bij de gemeenten leidt. Hiervoor is geen instantie aangewezen ter ondersteuning. Dit valt buiten de scope voor deze impactanalyse, maar geeft wel aan dat het binnengemeentelijk gebruik van alle basisregistraties de nodige aandacht blijft vragen. Voordelen worden gezien indien BAG- en WOZ-werkzaamheden binnen een afdeling uitgevoerd worden. Als randvoorwaarde wordt dit niet gesteld, het is ook mogelijk indien het verschillende afdelingen (of organisaties) betreft. Met name is gewezen op de samenwerking indien de WOZ binnen een samenwerkingsverband wordt gedaan en de BAG niet. Dit hoeft geen showstopper te zijn, essentieel is dan dat goede afspraken worden gemaakt over wie welk stuk werk doet en wie voor wat verantwoordelijk is. Vertrouwen op de gegevens uit de registraties en op werkzaamheden van anderen is nodig om geen dubbele werkzaamheden uit te voeren. Dit kan betekenen dat een afdeling werkzaamheden doet die voor henzelf niet direct meerwaarde hebben, maar wel voor een andere afdeling. En dat hiermee efficiency- / inverdieneffecten worden bereikt. Zichtbare goede werking van het terugmeldproces kan het vertrouwen vergroten. Van belang hierbij is duidelijkheid over wat bij wie moet worden teruggemeld, door wie de terugmelding moet worden onderzocht, wie de data aanpast (indien nodig) en wie het onderzoeksresultaat terugkoppelt aan de terugmeldende partij. Dergelijke inrichting en samenwerking moet door elke organisatie afzonderlijk worden georganiseerd. De wens vanuit gemeenten is om processen in te richten op basis van gebeurtenissen. Deze gebeurtenissen zijn de aanleiding om bepaalde werkprocessen te starten. Dit kan bijvoorbeeld 12

13 door een code (of andersoortig signaal) vanuit systemen (BAG, WOZ, vergunningen) te geven. Beschikbaar zijn reeds generieke procesmodellen. Gevraagd is een detail procesuitwerking. Op hoofdlijnen is het proces bekend, uitwerking op organisatiespecifiek detailniveau moet nog. Bij voorkeur worden standaard procesuitwerkingen op niveau BPMN / Protos geleverd. Goede voorbeelden van andere gemeenten kunnen hierin ook ondersteunend zijn. Als waarschuwing wordt gegeven dat gemeenten moeten waken voor het streven naar volledigheid. Aanbevolen wordt om de bulk goed in te regelen en kleine lastige zaken en uitzonderingen op een later moment op te lossen, maar wel als uitzondering op dit moment te benoemen in het proces. Betrokken partijen Tijdspad 7 Procesuitwerkingen beschikbaar stellen: - In detail (BPMN/Protos) - Inzamelen voorbeelden van gemeenten - Opstellen met gemeenten indien er nog geen voorbeelden beschikbaar zijn Pijler 1, 2 Programma BAG mei 2012 De organisatieontwikkeling betreft een focus op integraal werken en de afspraken en aansturing die daarvoor nodig is. Tevens is een volwassen inrichting van het beheer nodig: binnen de gemeente afstemmen van verantwoordelijkheid van gegevensbeheer (data invoer en dataeigenaarschap), gegevens gebruik (informatiebeheer) en applicatiebeheer Gemeentelijke expertise Een aandachtspunt betreft de aanwezige capaciteit binnen de gemeente. Veel van de werkzaamheden die voor de koppeling BAG-WOZ gedaan moeten worden, moeten gedaan worden door de medewerkers die ook voor andere basisregistraties verantwoordelijk zijn. Er ligt een grote capaciteitsdruk op hen wat een risico inhoudt voor het behalen van de resultaatverplichting. Het capaciteitsvraagstuk moet meegenomen worden bij het opstellen van de planning opdat vroegtijdig inzichtelijk is of extra (externe) capaciteit ingehuurd moet worden, dan wel dat gebruik gemaakt kan worden van specifieke kennis en expertise van medewerkers van andere gemeenten. Ten aanzien van de techniek en koppeling hebben gemeenten aangegeven dat er nog maar weinig personen zijn die het geheel overzien. De totale benodigde kennis is omvangrijk en beschikbare capaciteit met juist deze expertise schaars. 13

14 Betrokken partijen Tijdspad 5 Virtueel expertisecentrum inrichting met: - Pragmatische oplossingen voor gerezen problemen - Uitwisselen ervaringen van gemeenten en leveranciers Pijler 3, 2 Leveranciers, Programma BAG, Gebruikersverenigingen 8 Makelaarsfunctie koppelen vraag/aanbod expertise: - Via virtuele expertisecentrum - Via regionale bijeenkomsten Pijler 3, 4 KING,, Programma BAG, Leveranciers, VNG Commitment van MT en B&W Bij de co-creatie is aangegeven dat het commitment van MT en B&W een risico betreft. De gemeenten zijn gecommitteerd om de koppeling BAG WOZ te realiseren, maar dat wordt niet altijd beseft, noch dat er voldoende middelen (geld en capaciteit) beschikbaar moet worden gesteld. Belangrijk is dat de randvoorwaarden goed geschapen worden: tijd, geld en ondersteunende systemen. Een vaker gehoord argument vanuit MT is dat de BAG toch klaar is. Ja, maar nog niet het binnengemeentelijk gebruik. Zeker in geval van herinrichting van de werkprocessen wordt commitment vanuit de leiding belangrijk geacht. Doordringen van dit belang helpt medewerkers van gemeenten hun werk (tijdig) uit te voeren. Dit betreft zowel aandacht bij bestuurders als bij concernmanagement. Als specifieke tip is gegeven om te benadrukken welke middelen beschikbaar zijn voor gemeenten vanuit het i- en welke baten voorzien zijn. Betrokken partijen Tijdspad 9 Benadrukken belang bij bestuurders: - Belang van binnengemeentelijk gebruik voor gemeente - Baten - Middelen i- (kasschuif) VNG KING,, Vakverenigingen Januari 2.2 Realiseerbaarheid De voorgaande paragrafen betroffen de implementeerbaarheid: gaat het lukken om de koppeling BAG WOZ te implementeren. In deze paragraaf wordt ingegaan op de realiseerbaarheid: lukt het om de resultaatverplichting tijdig te realiseren. De belangrijkste deadline hierin is 1, wanneer de WOZ-deelobjecten aan de BAG-objecten gekoppeld zijn. Ervaring met de koppeling BAG GBA hebben geleerd dat gemeenten in de planning aangeven te denken op tijd klaar te zijn. Een zeer groot deel van gemeenten plant het gereed komen van de 14

15 realisatie in de laatste maand voor de deadline. Dit legt een grote belasting op leveranciers, die als gevolg van de planningen een piek hebben in de werkzaamheden. Ook bleek in de praktijk bij de koppeling BAG GBA dat meerdere gemeenten de deadline toch (net) niet haalden. Om herhaling van dit scenario te voorkomen, zouden gemeenten de koppeling eerder in moeten plannen. Dit botst wel met de eerder genoemde aspecten planning (er is nog onvoldoende duidelijk hoeveel werk er specifiek voor de eigen gemeente vereist is) en gemeentelijke expertise (er is schaarste in capaciteit en specifieke kennis). Onverminderd geldt de eerder gegeven aanbeveling om vroegtijdig een planning op te stellen en snel een eerste bestandsvergelijking te doen om de omvang van de herstelacties duidelijk te krijgen. Verschillen tussen de koppeling BAG-GBA en BAG-WOZ zijn er ook. Bij de BAG-WOZ is het minder een technische uitdaging en nog meer een organisatorische. De beheerprocessen moeten op orde zijn om te zorgen dat de BAG en WOZ blijvend goed op elkaar aansluiten. Dit betreft ook de processen vanuit de WABO-keten: daar vinden veel vergunningverleningen plaats die elk individueel een effect hebben op de BAG en/of WOZ. Vanuit zijn diverse acties gedefinieerd (zie vorige paragraaf) die zich juist richten op het inzichtelijk krijgen van de planning en het vervolgens beschikbaar stellen van expertise en pragmatische oplossingen om op een effectieve en efficiënte wijze de koppeling te realiseren en om te ondersteunen bij de procesinrichting. Zowel binnen de begeleidingscommissie als bij de co-creatie is expliciet gevraagd naar de realiseerbaarheid. Het blijkt dat meerdere gemeenten aangeven dat de gestelde deadline mogelijkerwijs niet gehaald wordt, veroorzaakt door eerder genoemde redenen. Monitoring kan helpen, met daarbij waar nodig extra ondersteuning gericht op gemeenten die achterlopen. Duidelijke afspraken zijn nodig wie gemeenten (formeel) aanspreekt indien ze te laat gereed (dreigen) te komen. Betrokken partijen Tijdspad 10 Inzetten monitoring: - Bijhouden voortgang gemeenten Pijler 5 Programma BAG Januari Concluderend: ondanks dat de koppeling BAG WOZ implementeerbaar lijkt, lijkt het dat de resultaatverplichting niet door alle gemeenten gehaald wordt. 15

16 3 Conclusies en aanbevelingen 3.1 Conclusies De koppeling van de WOZ aan de BAG is haalbaar. Er zijn geen showstoppers aanwezig die implementatie onmogelijk maken. Implementatie is afhankelijk van een aantal randvoorwaarden die van grote invloed kunnen zijn en daarmee de implementatie mogelijk kunnen vertragen en/of bemoeilijken. Met behulp van ondersteuning, georganiseerd door operatie, KING en VNG kunnen gemeenten bediend worden om te zorgen dat de koppeling zo effectief en efficiënt mogelijk gerealiseerd wordt. Ondanks dat de koppeling BAG WOZ implementeerbaar is, lijkt het dat de resultaatverplichting niet door alle gemeenten gehaald zal worden. Dit komt door uitloop van planningen, mogelijke piekbelasting bij leveranciers en beperkte beschikbaarheid van expertise en (buffer-) capaciteit in de eigen organisatie. 3.2 Randvoorwaarden Deze impactanalyse maakt een onderscheid tussen implementeerbaarheid en realiseerbaarheid. De implementatie is afhankelijk van zes randvoorwaarden. Deze zullen per gemeenten op maat moeten worden ingevuld. Waar mogelijk, zal generieke ondersteuning geboden worden, zoals hieronder weergegeven. Wanneer aan al deze randvoorwaarden wordt voldaan, zal de realiseerbaarheid vergroot worden Implementeerbaarheid 1) Planning Een goede planning is essentieel: vroeg beginnen en duidelijk hebben wat gedaan moet worden. Voor realisatie van de koppeling wordt dit mede bepaald door de volgende drie onderwerpen: bestandsvergelijking. Pas als een eerste bestandsvergelijking is gedaan, is er inzicht in hoeveel werk er nodig is om verschillen te analyseren en weg te werken. Door vroegtijdig een bestandsvergelijking te doen, wordt de specifieke impact van de koppeling voor de gemeente duidelijk. beschikbaarheid van de afdeling WOZ. Na het verzenden van de beschikkingen in, zijn maart en april veelal druk naar aanleiding van de bezwaren op de beschikkingen. Vanaf november verschuift de aandacht naar de beschikking voor het volgende jaar. Qua tijdsframe is de periode tussen april en november de meest geschikte. Beheerproces. Dit dient vroegtijdig ingericht te zijn zodat nieuwe mutaties op een juiste manier worden verwerkt. 16

17 Beschikbaarheid leveranciers. Zorg tijdig dat de benodigde capaciteit wordt geclaimd. Indien bij leveranciers een bottleneck ontstaat doordat alle gemeenten in dezelfde (laatste) week willen koppelen kan dit tot gevolg hebben dat er vertraging optreedt. acties: Betrokken partijen Tijdspad 1 Beschikbaar stellen voorbeeld planning Pijler 1 Programma BAG Januari Virtueel expertisecentrum inrichten met: - FAQ's - Hoe omgaan met uitval - Ervaringen delen - Expert ondersteuning Pijler 3 Programma BAG 4 Sterker positioneren gebruikersverenigingen: - Sturing op planning leverancier - Opdrachtgeverschap namens gemeenten VNG en KING Leveranciers, Gebruikersverenigingen, ICT beraad Januari - 2) Koppelvlakken Er is behoefte aan regie op uitleg en gebruik van de standaarden. Standaarden zijn er, maar voor de eigen gemeentelijke organisatie betekent dat nog niet dat het allemaal werkt. Dit hangt tevens sterk af van de eigen systemen en specifieke lokale situaties. Belangrijk zijn eenduidige, ondubbelzinnige uitwisselingsformaten. KING en leveranciers moeten hierover in overleg blijven, samen met de gebruikersverenigingen. Juist vanuit de gebruikersverenigingen moeten gemeenten sterker (gezamenlijk) kunnen optrekken om richting (en met) leveranciers zorg te dragen dat koppelingen en standaardisatie wordt doorgevoerd. acties: Betrokken partijen Tijdspad 3 Inzetten leveranciersmanagement: - Actieve toelichting van standaarden op bijeenkomsten - Via virtueel expertisecentrum vraag beantwoording KING / Pijler 2 Leveranciers, Gebruikersverenigingen 17

18 4 Sterker positioneren gebruikersverenigingen: - Sturing op planning leverancier - Opdrachtgeverschap namens gemeenten VNG en KING Leveranciers, Gebruikersverenigingen, ICT beraad Januari - 3) Bestandskoppelingen Voor het koppelen van de bestanden moeten WOZ-deelobjecten aan BAG-objecten gekoppeld worden. Door het programma BAG en de Waarderingskamer zijn hier handreikingen voor gemaakt hoe dit gedaan kan worden. Niet altijd is echter bij gemeenten duidelijk hoe dit naar de eigen organisatie vertaald moet worden. De couleur locale kan leiden tot vraagstukken waarvan niet duidelijk is op welke wijze dit opgelost moet worden. Indien deze vraagstukken te lang bij een gemeente blijven liggen, komt de planning in gevaar. Bestaande kennis, (praktijk-)oplossingen en ervaring moet dan beschikbaar zijn, wanneer een gemeente met een dergelijke vraag zit. acties: Betrokken partijen Tijdspad 5 Virtueel expertisecentrum inrichting met: - Pragmatische oplossingen voor gerezen problemen - Uitwisselen ervaringen van gemeenten en leveranciers Pijler 3, 2 Leveranciers, Programma BAG, Gebruikersverenigingen 6 Inzetten Regionale informatiebijeenkomsten: - Ervaring uitwisselen - Experts aanwezig ter ondersteuning - Onderwerpen gericht op gerezen vraag Pijler 4 Leveranciers 4) Procesinrichting en organisatie-ontwikkeling Door de koppeling van BAG aan WOZ dienen de (interne) processen integraal tegen het licht gehouden te worden. Een herijking van de processen is noodzakelijk. Indien meerdere afdelingen of meerdere organisaties (in het geval van een samenwerkingsverband) tezamen verantwoordelijk zijn voor een goede werking, moeten goede afspraken gemaakt worden. Beschikbaar zijn reeds generieke procesmodellen. Gevraagd is een detail procesuitwerking. Bij voorkeur worden standaard procesuitwerkingen op niveau BPMN / Protos geleverd. Aanbevolen wordt om de bulk goed in te regelen en kleine lastige zaken en uitzonderingen op een later moment op te lossen. Tevens is een volwassen inrichting van het beheer nodig: binnen de gemeente afstemmen van verantwoordelijkheid van gegevensbeheer (data invoer), gegevens gebruik (informatiebeheer) en applicatiebeheer. 18

19 actie: Betrokken partijen Tijdspad 7 Procesuitwerkingen beschikbaar stellen: - In detail (BPMN/Protos) - Inzamelen voorbeelden van gemeenten - Opstellen met gemeenten indien er nog geen voorbeelden beschikbaar zijn Pijler 1, 2 Programma BAG mei ) Gemeentelijke expertise Veel van de werkzaamheden die voor de koppeling BAG-WOZ gedaan moeten worden, moeten gedaan worden door de medewerkers die ook voor andere basisregistraties verantwoordelijk zijn. Er ligt een grote capaciteitsdruk op hen wat een risico inhoudt voor het behalen van de resultaatverplichting. Ten aanzien van de techniek en koppeling hebben gemeenten aangegeven dat er nog maar weinig personen zijn die het geheel overzien. De totale benodigde kennis is omvangrijk en beschikbare capaciteit met juist deze expertise schaars. acties: Betrokken partijen Tijdspad 5 Virtueel expertisecentrum inrichting met: - Pragmatische oplossingen voor gerezen problemen - Uitwisselen ervaringen van gemeenten en leveranciers Pijler 3, 2 Leveranciers, Programma BAG, Gebruikersverenigingen 8 Makelaarsfunctie koppelen vraag/aanbod expertise: - Via virtuele expertisecentrum - Via regionale bijeenkomsten Pijler 3, 4 KING,, Programma BAG, Leveranciers, VNG 6) Commitment van MT en B&W De gemeenten zijn gecommitteerd om de koppeling BAG WOZ te realiseren, maar dit wordt niet altijd beseft door alle lagen van de organisatie. Dit heeft gevolgen voor zowel prioritering als voor beschikbaarheid van geld en capaciteit. Zeker in geval van herinrichting van de werkprocessen wordt commitment vanuit de leiding belangrijk geacht. 19

20 actie: Betrokken partijen Tijdspad 9 Benadrukken belang bij bestuurders: - Belang van binnengemeentelijk gebruik voor gemeente - Baten - Middelen i- (kasschuif) VNG KING,, Vakverenigingen Januari Realiseerbaarheid Het blijkt dat meerdere gemeenten aangeven dat de gestelde deadline mogelijkerwijs niet gehaald wordt, veroorzaakt door eerder genoemde redenen (laat begonnen, onvoldoende capaciteit om tijdig klaar te zijn, etc.). Het aanzetten van gemeenten door ondersteuning dienst gemeenten zo goed mogelijk in staat te stellen de resultaatsverplichting te halen. Door gebruik te maken van elders beschikbare expertise, handreikingen en pragmatische oplossingen, kan de doorlooptijd verkort worden. Monitoring kan hierbij helpen, met daarbij waar nodig extra ondersteuning gericht op gemeenten die achterlopen. actie: Betrokken partijen Tijdspad 10 Inzetten monitoring: - Bijhouden voortgang gemeenten Pijler 5 Programma BAG Januari Concluderend: ondanks dat de koppeling BAG WOZ implementeerbaar lijkt, lijkt het dat de resultaatverplichting niet door alle gemeenten gehaald wordt. 20

21 Bijlage A Begeleidingscommissie en Stakeholders De begeleidingscommissie bestaat uit: Naam Nicole de Keijzer Harro Spanninga Corine Verberg David Bakker Organisatie VNG BAG BAG Leverancier PinkRoccade Local Government Hein van Schijndel Leverancier Centric Theo Peters Hoofd informatievoorziening, gemeente Alkmaar Pascal van Gils Gemeente Oirschot / lid SSC De kempen Ivar Radder Gemeente Rijswijk, hoofd ICT Margot Quist Gemeente Gouda Myriem Bouaddi Stelsel specialist Gemeente Rotterdam Caspar Remmers Waarderingskamer Jeroen Schuuring KING Maurice van Erven KING / Gemeente Amsterdam Interviews en (verkennende) gesprekken zijn gehouden met medewerkers van de programma BAG, Agentschap BPR, VNG en KING; met de gemeenten Alkmaar, Amstelveen, Oirschot; met de samenwerkingsverbanden De Kempen, ISZF, SVHW/Krimpenerwaard; en met enkele KING gecertificeerde e-adviseurs en leveranciers (Centric, GeoTax, GOUW IT, PinkRoccade Local Government). Tot slot is ruim een maand lang een co-creatie sessie gehouden waar gemeentelijk Nederland voor uitgenodigd is en een bijdrage heeft kunnen leveren. 21

22 Bijlage B Overzicht benoemde acties Betrokken partijen Tijdspad 1 Beschikbaar stellen voorbeeld planning Pijler 1 Programma BAG Januari Virtueel expertisecentrum inrichten met: - FAQ's - Hoe omgaan met uitval - Ervaringen delen - Expert ondersteuning Pijler 3 Programma BAG 3 Inzetten leveranciersmanagement: - Actieve toelichting van standaarden op bijeenkomsten - Via virtueel expertisecentrum vraag beantwoording KING / Pijler 2 Leveranciers, Gebruikersverenigingen 4 Sterker positioneren gebruikersverenigingen: - Sturing op planning leverancier - Opdrachtgeverschap namens gemeenten VNG en KING Leveranciers, Gebruikersverenigingen, ICT beraad Januari - 5 Virtueel expertisecentrum inrichting met: - Pragmatische oplossingen voor gerezen problemen - Uitwisselen ervaringen van gemeenten en leveranciers Pijler 3, 2 Leveranciers, Programma BAG, Gebruikersverenigingen 6 Inzetten Regionale informatiebijeenkomsten: - Ervaring uitwisselen - Experts aanwezig ter ondersteuning - Onderwerpen gericht op gerezen vraag Pijler 4 Leveranciers 7 Procesuitwerkingen beschikbaar stellen: - In detail (BPMN/Protos) - Inzamelen voorbeelden van gemeenten - Opstellen met gemeenten indien er nog geen voorbeelden beschikbaar zijn Pijler 1, 2 Programma BAG mei

23 8 Makelaarsfunctie koppelen vraag/aanbod expertise: - Via virtuele expertisecentrum - Via regionale bijeenkomsten Pijler 3, 4 KING,, Programma BAG, Leveranciers, VNG 9 Benadrukken belang bij bestuurders: - Belang van binnengemeentelijk gebruik voor gemeente - Baten - Middelen i- (kasschuif) VNG KING,, Vakverenigingen Januari 10 Inzetten monitoring: - Bijhouden voortgang gemeenten Pijler 5 Programma BAG Januari 23

24 Bezoekadres: Nassaulaan JS Den Haag Postadres: Postbus GK Den Haag T: F: