Tips en aandachtspunten voor het indienen van een intentieverklaring/projectaanvraag

Transcriptie

1 Tips en aandachtspunten voor het indienen van een intentieverklaring/projectaanvraag

2 Uitgangspunten en doelstellingen van de sessie: Wat is een project? Inzicht in de projectfasen Basisonderdelen van een SoEprojectaanvraag Het probleem ontrafelen: waartoe dient dit project? Een wervend doel voor je project opstellen: achtergrond en technieken

3 Stel jezelf voor aan de hand van je hand (vijf zaken): naam, instelling, job, projectervaring Schrijf een aantal meetbare, specifieke en positieve doelen neer Wat levert het jou op om deze doelen te bereiken? Wat gebeurt er als je je doelen niet haalt? Zijn er negatieve gevolgen?

4 Een project is een tijdelijke onderneming om een uniek product, dienst of resultaat te creëren. (PMI, PMBOK- 1996) SoE-projecten zijn samenwerkingsprojecten binnen de Associatie KU Leuven en de CVO s verbonden aan het Expertisenetwerk School of Education Met een demonstratieve kracht; Die duurzame resultaten nastreven; Die op een innoverende manier een meerwaarde voor de lerarenopleidingen binnen het expertisenetwerk SoE nastreven; Of die duidelijk zichtbaar belangwekkende inzichten en/of aanpakken implementeren in de lerarenopleidingen.

5 Prioriteiten werden samengebundeld in vijf actieterreinen: Opleiding en opleidingsinnovatie Interne en externe kwaliteitszorg Navorming Onderzoek Infrastructuur; Kernprojecten: vanaf niet meer, wel eventueel nadien mogelijkheid van prioritaire thema s.

6 Opstart Planning Uitvoering Afsluiten Doelstelling Wat Hoe Afronding Strategie Wie Opvolging Feest Waarom Wanneer Bijsturing Hoe Intentieverklaring/ projectaanvraag: PROJECTCHARTER + PROJECTPLAN

7 Geef voorbeelden van wat goed ging in projecten waarbij jij betrokken was. Wat maakte deze projecten succesvol?

8 16% 53% 31% Why Projects Succeed Why Projects are Challenged Why Projects Fail 1. User Involvement 15,9% 2. Exec. Mgmt. Support 13,9% 3. Clear requirements 13,0% 4. Proper Planning 9,6% 5. Realistic Expectations 8,2% 6. Smaller Milestones 7,7% 7. Competent Staff 7,2% 8. Ownership 5,3% 9. Clear Vision & Object. 2,9% 10. Hard work/focused 2,4% 1. Lack of User Input 12,8% 2. Incomplete Req s 12,3% 3. Changing Req s 11,8% 4. Lack of Exec. Support 7,5% 5. Techn. Incompetence 7,0% 6. Lack of Resources 6,4% 7. Unrealistic Expectations5,9% 8. Unclear Objectives 5,3% 9. Unrealistic Timeframes 4,3% 10. New Technology 4,3% 1. Incomplete Req s 13,1% 2. Lack of User Involv. 12,4% 3. Lack of Resources 10,6% 4. Unrealistic Expectations9,9% 5. Lack of Exec. Support 9,3% 6. Changing Req s 8,7% 7. Lack of Planning 8,1% 8. Didn t need any longer 7,5% 9. Lack of IT Mgmt. 6,2% 10. Technology Illiteracy 4,3% Source: The Standish Group Project Leadership Conference Chicago Presentation, June 1995

9 Motivatie Visie Beide moeten van bij de start aanwezig zijn

10

11 Naam van project Wie? Projectmanager en team bepalen Wat? In vijf zinnen korte samenvatting Vijf thematische blokken: uitdieping van wat Beginanalyse/probleemstelling Situering en innovatief karakter Doelstellingen Haalbaarheid Beknopt actieplan

12 DUIDELIJKE FORMULERING/AFBAKENING VAN HET PROBLEEM: MOTIVERING/WAAROM Aanleiding voor het project: vertrekpunt De vragen/problemen waarop het project een antwoord wil bieden De discrepantie tussen de huidige en de gewenste situatie

13 Techniek: 5x Waarom Brainstormtechnieken: twee interessante boeken Creativiteit. Hoe? Zo! (I. Byttebier)

14 Six Thinking Hats (E.De Bono) The White Hat The White Hat calls for information known or needed. The Yellow Hat The Yellow hat symbolizes brightness and optimism. The Black Hat The Black hat is judgment the devil s advocate or why something may not work. The Red Hat The Red Hat signifies feelings, hunches, and intuition. The Green Hat The Green hat focuses on creativity: the possibilities, alternatives, and new ideas. The Blue Hat The Blue Hat is used to manage the thinking process.

15 Noodzakelijk maar dikwijls overgeslagen Definitie van probleem of opportuniteit 5 x Waarom? Nadruk op oorzaak /vertrekpunt, niet op oplossing Keuze van op te lossen deelproblemen

16 WAT BESTAAT ER AL? WAAR LIGT INNOVATIE? Opsommen van soortgelijke initiatieven (refereren!) Aangeven hoe het eigen project zich hiertoe verhoudt én het innoverende karakter aangeven Situering binnen beleidskader School of Education:

17 Hoe vind je andere projecten? Website SoE OnderwijsOntwikkelingsFonds Associatie KU Leuven (OOF) Praktijkgericht Wetenschappelijk Onderzoek (PWO) Eigen instelling Partnerinstellingen binnen de SoE en daarbuiten VLHORA, VLOR, Nederland Literatuur Departement onderwijs

18 DOEL die het project zal realiseren Doelstelling is een duidelijke omschrijving van het toetsbare, evt. zichtbare resultaat op het einde van het project. Algemene en concrete doelstellingen (concrete output, toetsbare eindresultaten)

19 Techniek: SMART + Specifiek Meetbaar Aanvaard Realistisch Tijd + Positief verwoord SCOPE: wat maakt deel uit van het project en wat niet wat zijn de grenzen van het project IN versus OUT (tijdens/na project)

20 RISICO-ANALYSE: techniek Stap 1: bepaal de risico s: brainstorm Stap 2: Risico-analyse: kans versus impact-matrix: weten waar je grote risico s liggen IMPACT klein medium groot KANS klein medium groot Stap 3: respons plan ontwikkelen: uitsluiten, verkleinen, transfer, plan B, aanvaarden Stap 4: impact op je projectplan

21 Brainstorm: wat zou ons kunnen beletten om vandaag met een tevreden gevoel naar huis te gaan? Stap 1: risico s bepalen: als dan formulering Stap 2: analyseer impact (dan) en waarschijnlijkheid (als), stel risicomatrix op Stap 3: antwoorden formuleren, kostenbatenanalyse: hoe verhoudt de inspanning zich ten opzichte van de kosten? Wat zullen de voordelen zijn? Stap 4: impact op het actieplan

22 Projectnaam Beschrijving/korte samenvatting Projectmanager + partners Vertrekpunt/beginanalyse Doelstelling Beperkingen en voorwaarden: risicoanalyse/haalbaarheid

23 If you fail to plan, you plan to fail.

24 Tijd Kosten Kwaliteit

25 EEN GOEDGEKEURD ACTIEPLAN MET DAARIN: Mijlpalen Tijdsschema Verantwoordelijkheden: matrix TECHNIEKEN: Mijlpalen: POST-IT proces Tijdsschema: GANTT-chart Verantwoordelijkheden matrix: RACI-schema

26 In kleine stukjes. maar welke stukjes?

27 Efficiënte mijlpalen: Tussentijdse resultaten, geen activiteiten Controlepunten in tijd en inhoud Belangrijke beslissingen Beperkt aantal (10 tot 15) Leiden alle samen tot doelstelling

28 POST-IT proces: Start met de doelstelling = laatste mijlpaal Brainstorm over wat nodig is om doel te bereiken: één idee per post-it Groepeer de post-its in 10 à 15 clusters Omschrijf de mijlpalen Bepaal de sequentie: netwerk-diagram Evalueer het plan

29 Project Start Communicatie en controle Visueel Op 1 A4 Sequentie Overzicht Bruikbaar voor opvolging Project Doelstelling

30 Verantwoordelijkheidsmatrix RACI: Responsible (verantwoordelijk) Accountable (aansprakelijk) Consult (adviseert) Inform (informeren) XLI: X= execute: voert werk uit L= leader: heeft leiding, is verantwoordelijk voor resultaat I= inform: moet informatie krijgen over deze taak

31 X voert uit L is verantwoordelijk Menu bepaald XL Inkopen gedaan L X X Diner bereid XL Diner beëindigd X XL X X Afwas gedaan L X X

32 Moeder Vader Zoon 6 jaar Dochter 4 jaar Winkelier Menu bepaald Inkopen gedaan Diner bereid Diner beëindigd Afwas gedaan 5 XL L 3 XL X L 2 X XL 2 X X X X 1 X 1. Inspanning = mandagen 2. Beschikbaarheid 3. Wachttijd 4. Gantt-schema ID Ta sk Na m e 1 M e nu b e p aa l d 2 In k op e n g ed a a n 3 Di n er b e re id 4 Di n er b e ë i nd i g d 5 Afwas g e d aa n 0 3 M a r ' M a r ' M a r ' M a r ' 0 3 M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F

33

34 Timing Gantt-chart: Microsoft Project Excell-sheet

35 Algemene tips Werk samen Probeer je zoveel mogelijk mentaal te verplaatsen in de positie van de beoordelaar Laat het projectvoorstel lezen door nietbetrokkenen Kies een goede titel

36 Deadline intentieverklaring/projectaanvraag= 16 december 2013 Geen éénmalige inspanning Bedankt voor jullie aandacht en medewerking! Succes!

37