Programma van Eisen en Pensen Digitale DocDmenten Dslag en Degeer ed Dc

Transcriptie

1 Programma van isen en Pensen Digile DocDmenten Dslag en Degeer ed Dc Bijlage bij offerteaanvraag Gemeente Nijmegen publicatienummer: pu ll2a0ieiu2 definitieve versie Gemeente Nijmegen, 4 juni

2

3 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag e van uu IngoDdsoDgave INLIDING FUNFUI NL ONG ON DIGIUOL D FUNUN P LOG N DNI... 5 l.l INLIDING... 5 l.2 OVRZICHT VNCTION LITITN FNU ON D G ING I D D IN D GNU NINGN l INLIDING... i 2.2 VLXIBL RKCONCPT TR ONDRuTNING... i 2.e DOB Lu KRITIuCH uccuv CTOR... i 2.4 BRDT V N D VNCTION LITIT V N DOB... l0 2.5 CTL ONTIKKLINGN DI MOGLIJK V N INVLOD ZIJN OP D KZ VOOR DOB... l0 2.6 ORG NIu TI V N D INVORM TIVOORZINING N TOM TIuRING... l0 2.7 INVORM TIaINVR utrctr (uoll)... ll 2.u DOB IN D INVORM TI INVR utrctr... ll 2.i uyutmontikkling... ll 2.l0 uyutmintgr TI... ll 3. PI GIOO ON I N N PN N e.0 TOLICHTING... l2 e.l IuN N NuN GRL TRD N RM NOa... l Kritische onderdelen Overige eisen en wensen e.2 NIJMGu ITRKINGN N NVLLINGN OP RM NOa... 5i Functionele eisen en wensen gemeente Nijmegen isen en wensen m..t. technische inbrtstructuur gemeente Nijmegen isen en wensen m..t. de inbormttie inbrtstructuur gemeente Nijmegen I N.D.U. D L IONFIIM IPLNUOUI N ONPILING nummer pu ll2a0ieiu2

4 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag 4 van uu Inleiding Deze bijlage hoort bij de offerteaanvraag van Gemeente Nijmegen Levering, implementie en onderhoud van software Digile Documenten Opslag en Beheerg, nummer pull2a0ieiu2. In dit programma van eisen en wensen (PV) sat in hoofdstu l toegelicht wel e functionaliteiten onderdeel uitma en van het DOB. Hoofdstu 2 bevat achtergrondinformatie over de Nijmeegse (organisatorische) conte(t waarbinnen het DOB moet wer en. In hoofdstu e san de eisen en wensen genoemd voor Digile Documenten Opslag en Beheere zowel functioneel als infrastructureel. Hierbij zijn de softwarespecificaties voor Record Management pplicaties voor de Nederlandse overheid (Remanoa) als uitgangspunt gebrui t. Deze eisen omen oo voor in de Model Requirements for the management of electronic records (MoReq), de eisen van de uropese Commissie, en de DoD 50l2.2, de eisen van het meri aanse Ministerie van Defensie. Voor het volledige Remanoadocument verwijzen we u naar de bijgeleverde CDaROM. Tot slot san in hoofdstu 4 de eisen met betre ing tot samenwer ing, referenties en implementieplan. nummer pu ll2a0ieiu2

5 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag 5 van uu 1. FDnctionele omvang van Digile DocDmenten Dslag en Degeer 1.1 Inleiding Digile Documenten Opslag en Beheer is een voorziening voor het opslaan, bewaren en opvragen van documenten. nerzijds nodig vanwege wettelij e verplich of omdat de documenten een waarde voor de organisatie vertegenwoordigene anderzijds oo om het wer en met documenten in hun onderlinge samenhang eenvoudiger te ma en. Omdat de begrippen Document Management ursteem (DMu) en Record Management ursteem (RM ) niet eenduidig worden toegepast c.g. afgeba end door leveranciers, wordt in deze aanbesteding vooran de term DOB gebrui t als verzamelbegrip voor diverse functionaliteiten m.b.t. Digile Documenten Opslag en Beheer. 1.2 verzicgt fdnctionaliteiten In de ondersande bel wordt een overzicht gegeven van de functionaliteiten. De nummering wordt voorafgegaan door de letter V (Vunctionaliteit) om verwarring met later toegepaste nummering te voor omen. Ref Vunctionaliteit DM Toelich itgangspunt aanbesteding V.l. DocDmentmanagement Documentmanagement: Dit is een van de centrale uat toe dat documenten unnen worden gemuteerd enpof in verschillende versies unnen voor omen functionaliteiten van het DOB Kan toesan dat een eigenaar van een document deze verwijdert Kan beschi en over faciliteiten voor bewaartermijnen Kan beschi en over een opslagstructuur voor documenten die onder beheer unnen san van gebrui ers Is primair bedoeld om het dagelij s gebrui van documenten voor het uitvoeren van wer zaamheden te ondersteunen. Bron: uoftwarespecificaties voor Record Management pplicaties voor de Nederlandse overheid (Remano) versie 4.l2, d.d. 0ia 0ia2002 V.2. Iecordmanagement Vunctiesp Recordmanagement functionaliteit: Dit is een van de centrale functionaliteiten van het nummer pu ll2a0ieiu2

6 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag 6 van uu Ref Vunctionaliteit DM Toelich itgangspunt aanbesteding voorzieningen specifie gericht op het duurzaam archief beheer uat niet toe dat archiefdocumenten unnen worden gemuteerd. Indien nodig om de rechtmatigheid van een proces te waarborgen unnen hier oo diverse versies van archiefdocumenten voor omen. uat niet toe dat archiefdocumenten worden verwijderd, behalve in sommige procedureel vastgelegde situaties. Moet beschi en over stra gedefinieerde faciliteiten voor bewaartermijnen Moet beschi en over een stra gedefinieerde opslagstructuur voor archiefdocumenten (classificatieschema) die onder beheer sat van een geautoriseerde persoon Kan het dagelij s gebrui bij het uitvoeren van wer zaamheden ondersteunen, maar is oo bedoeld om te dienen als beveiligde opslagplaatsg (repositorr) voor archiefdocumenten. DOB. Bron: uoftwarespecificaties voor Record Management pplicaties voor de Nederlandse overheid (Remano) versie 4.l2, d.d. 0ia 0ia2002 V.e. Lennismanagement/ groddware Het digial opslaan en delen van ínformele stu eng Veel concepten, eamails en andere interessante (maar niet formele) stu en san nu op de C:schijf, H:schijf of G:schijf. Met als gevolg informatie niet unnen delen met anderen, veel dubbels onduidelij heid over versie etc. Medewer ers moeten bij het ontvangen en opstellen van stu en ondersteuning rijgen in de afweging formeelg versusg informeelg Voor het opslaan en delen van ínformele informatieg is minder Voorziening voor het identificeren van het digile document bij de stellerpontvangerg Vunctionaliteit voor het beheren en delen van informeleg documenten meenemen als wens. Gebrui svriendelij e doorgeleiding vanuit Groupa ware naar DMu is een eis. nummer pu ll2a0ieiu2

7 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag 7 van uu Ref Vunctionaliteit DM Toelich itgangspunt aanbesteding V.4. IoD/Licgte workflowmanagement V.5. cannen digiliseren van papieren documenten zware functionaliteit gewenst or flow is de gehele of gedeeltelij e automatisering van een wer proces, waarbij documenten, informatie of en van de ene behandelaar naar de andere wordt doorgegeven voor behandeling. Binnen daarvoor geldende procedurele regels (waaronder termijn van afhandeling). Om dossiers volledig te hebben zullen oo documenten die nu nog op papier binnen omen gescand moeten worden (bijvoorbeeld de poststu en of bijlagen bij besluiten). Voor die functionaliteit zal een sndaard voor scanprogrammatuur en apparatuur meegenomen moeten worden. or flow is een afzonderlij e functionaliteit. Transparante uitwisseling tussen het DOB en de diverse wor flowvoorzieningen moet mogelij zijn. In de aanbesteding wordt een lichte vorm van documentgerelateerde wor flow meegenomen Voorzieningen om het document tijdens de scanning zodanig voor te bereiden dat het opgenomen an worden in een DMu, wordt als wens in de aanbesteding meegenomen. De noodza elij e apparatuur wordt niet meegenomen in de aanbesteding. In de gemeente is nog weinig ervaring met het scannen van documenten. Om een DMu effectief te unnen gebrui en zijn deze voorzieningen wel noodza elij. Het vraagstu van de organisatorische positionering van de scana functie zal als deelopdracht worden opgenomen in het programma van uitrol. V.6. V.7. V.u. DDlkscannen besande documenten Digile gandtekening Voorziening voor - identificatie van steller - authenticatie van het stu - autorisatie t.b.v. gebrui van het stu Digile formdlieren Voorziening waarmee gegevens digial ingevuld Bepaalde processen zullen behoefte hebben om oo oude formele papapieren documenten digial bij de hand te hebben (bijvoorbeeld aan de lo etten). Dit soort scanabul opdrachten zal als dienstverlening worden uitbesteed en wordt niet meegenomen. Deze functionaliteit is recentelij op de mar t. uelectie en implementie van dergelij e functionaliteit is een vraagstu apart. Mogelij dat dit in een aanl processen het hrbride ((papier naast digial) wer en overbodig maa t en het de overgang versnelt naar echte digile archieven. Digile formulieren in de meest geavanceerde vorm zijn invulapplicaties waarbij de Vunctionaliteit bul ascannen niet meenemen in deze aanbestedinge als dienstverlening t.z.t. uitbesteden Voorzieningen voor digile handte ening worden als wens meegenomen. Het (t.z.t.) unnen aan oppelen van een gecertificeerde voorziening voor digile handte ening is een eis. (wettelij e) DIVanormen zijn eis voor zowel Documentmanagement als Ia nummer pu ll2a0ieiu2

8 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag u van uu Ref Vunctionaliteit DM Toelich itgangspunt aanbesteding worden en digial worden aangeleverd. Vorm en inhoud zijn onafhan elij van el aar ingevulde da centraal san en sturend zijn voor de afhandeling (het proces). De functionaliteit daarvoor wordt meegenomen door Ianet fase 2. Voor opslag en ontsluig gelden de (wettelij e) normen rondom DIVe zowel voor Ianet fase 2 als voor het te selecteren DMu. net nummer pu ll2a0ieiu2

9 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag i van uu 2. cgets van de omgeving voor D D in de gemeente Nijmegen 2.1 Inleiding De gemeente Nijmegen is een organisatie met ca. lu00 medewer ers, verdeeld over 6 directies: Directie Bestuur en Organisatie, Directie ij en ud, Directie Inwoners, Directie Grondgebied, Directie udsbedrijven en de Brandweer. Georganiseerd volgens het concernadiensten model. Oo wer t de gemeente in toenemende mate met horizonle samenwer ingsverbanden: programmagestuurd, in projecten en in zogenaamde etens. Het wer en in etens bete ent dat deela processen die in diverse organisatieonderdelen uitgevoerd worden aan el aar gerelateerd zijn tot l geheel. Deze horizonle samenwer ingsverbanden vereisen dat er niet alleen hiërarchisch, maar vooral oo directieoverstijgend en procesoverstijgend gewer t moet unnen worden, zonder beper ingen in applicatie en technie. upeerpunten in de organisatieontwi eling van de gemeente Nijmegen zijn: a Resulatgerichtheid a Omgevingsgerichtheid a Openheid a uamenwer ing a Programmagestuurd wer en a Ketengericht wer en (uitvoeren en managen van processen die door organisatiegrenzen heen lopen). a Projectmatig wer en a Goede dienstverlening (zelfbediening bij het vinden van stu ene in de juiste versie, tijdige afhandeling, stusinformatie) a Kalendera en actiegericht wer en. 2.2 Flexibel concedt ter onderstedning Ter ondersteuning van deze doelstellingen wordt het fle(ibel wer concept voorbereid en vanaf einde ingevoerd. Doelstellingen daarvan zijn: a Berei baarheid: medewer ers zijn beter berei baar a Ontslui van documentie: documenten zijn berei baar onafhan elij van persoon en plaats a Kennisdelen a Communicatie a Openheid: we worden een transparante organisatie, managers en medewer ers weten beter waar zij mee bezig zijn en wat van hen verwacht wordt. 2.3 D D als kritiscge sdccesfactor Ter ondersteuning van het fle(ibel wer concept wil de gemeente nu een gemeentelij e sndaard introduceren voor: Documenten Opslag en Beheer l : dat wil zeggen geregisseerde opslag en ontslui van diverse trpe documenten ((besnden): ordadocumenten, maar oo eamail, PDVadocumenten, aartmateriaalpvastgoedinfo, formulieren in records, images, scan's, fa(en, facturen, webpagina's, enzomeer. Tegelij ertijd lopen er in de organisatie diverse initiatieven m.b.t. introductie van wor flowmanagement. 1 In een apart hoofdstu is de functionele omvang van het DOB beschreven. nummer pu ll2a0ieiu2

10 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag l0 van uu De meeste documenten die de organisatie ontvangt of creëert spelen een rol in een proces. nderzijds omen in de meeste processen documenten voor. Voor een goede facilitering van de medewer ers moeten daarom beide instrumenten, DOB en VM, in samenhang ingezet unnen worden. en aanl processen wordt momenteel al digial ondersteund met behulp van processrstemen of or flowmanagement. Daarbij worden documenten reeds digial opgeslagen. Het DOB moet de (proces)srstemen en wor flows unnen faciliteren wat betreft opslag en ontsluiten van digile documenten. 2.4 Dreedte van de fdnctionaliteit van D D en uitgebreide toelich is opgenomen in hoofdstu l van dit Programma van isen en ensen. 2.5 OctDele ontwikkelingen die mogelijk van invloed zijn od de kedze voor D D a a a a a a a a a Momenteel wordt de visie op de organisatie opgesteld: wel e organisatie wil de gemeente in 200u zijn. Programma gestuurd wer en Kalendera en actiegericht wer en sat hoog in het vaandel Berei baarheid en afhandeling van berichtenpbrieven is een speerpunt De voorzieningen voor Intera en Intranet worden verder ingericht t.b.v. interactiviteit en digile dienstverlening. en e(periment met de inrich van een midaoffice is gesrt. Recentelij heeft de gemeente een nieuw gemeentelij financieel srsteem ge ozen. Dit wordt ingevoerd in de 2 e helft van dit jaar. r zal gewer t gaan worden met digile facturen. De gemeente iest al jaren bij voor eur producten gebaseerd op open sndaardene we willen gaan wer en met open source maar liever niet in bedrijfs ritische applicaties De ontwi eling van de DIVaorganisatie. De DIVaorganisatie bereidt zich voor op de verdergaande digilisering. De oers naar DIVaers nieuwe stijl (recordmanagers) wordt gezet. uinds middenaapril zijn de toepassingen Corsa Post en Corsa rch, die worden gebrui t voor respectievelij de registratie van binnen omende poststu en en het beheren van archiefbescheiden, operationeel. 2.6 rganisatie van de Informatievoorziening en adtomatisering De gemeente Nijmegen wer t al sinds liu5 met gemeentelij e sndaards. Op allerlei aspecten zijn er geldende sndaards: op het gebied van Hardware, K, RDBMu, besturingssrstemen, tool voor managementinformatie, procesontwerptool, Internet. In lii2 heeft er oo wat betreft technisch beheer een centralisatie plaatsgevonden in de vorm van een Re encentrum. uinds liii zijn is oo het Informatiebeheer voor gemeentelij e registraties en voorzieningen (incl. Middelen, DIV en Geoainformatie) gecentraliseerd. Dit alles is ondergebracht in de afdeling Informatiemanagement als onderdeel van faciliire poot in de directie udsbedrijven. Documenire Informatie (waaronder post) wordt centraal geregistreerd en geregisseerd door de unit Documenire Informatie Voorziening (DIV) van de directie udsbedrijven. Per procespafdeling zijn er decentrale steunpunten in de lijnorganisatie, die procesgegevens toevoegen aan de registraties en incidenteel zelf registreren. Het DOB moet het mogelij ma en dat medewer ers in de lijnorganisatie onderdelen van het registratiea en archiveringsproces zolf gaan doen. De en van de DIVaunit zullen dan verschuiven van registreren naar regisseren en faciliteren. nummer pu ll2a0ieiu2

11 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag ll van uu 2.7 Informatie-InfrastrDctDDr esollc In hoofdstu e.2.e. is in een model weergegeven hoe Documenten Opslag en Beheer gepositioneerd zou moeten worden in de informatieainfrastructuur. 2.8 D D in de Informatie InfrastrDctDDr Voorzieningen voor documentmanagement zijn er hier en daar, maar als procesgerelateerde deeloplossing (Trisoft voor bouwarchief, InfoImage voor In omstenver laringen). Voor wor flow is voor een aanl processen ction or s van or Management urope ingezet. Verder omt er in de grotere processrstemen (zoals het uociale Dienst ursteem en het Belasensrsteem) oo al wor flow voor. Oo is er in eigen beheer een aanl toepassingen met wor flowaachtige ondersteuning gebouwd in Visual Basic en ccess. De voorziening voor Document Opslag en Beheer is bedoeld om het hele proces van documentcreatie tot en met vernietiging en duurzame opslag en ontslui te faciliteren. Bij voor eur zowel voor formeleg documenten als voor noganiet formele concepten. Momenteel wordt de mogelij heid van een aparte oplossing voor nog niet formele stu eng onderzocht. Voor de gebrui ers zal dat naadloos moeten samenwer en. Omdat de gemeente Nijmegen doelgericht wil toewer en naar een digile omgeving zonder papier, zijn de eisen gebaseerd op de ReMaNoavoorschriften. Nadru elij wordt daarbij opgemer t dat gezocht wordt naar een voorziening waarbij tevens het gebrui sgema voor doorsnee gebrui ers in diverse processen erg belangrij is. De gemeente Nijmegen is ervan overtuigd dat functionaliteiten m.b.t. Documentopslag en beheer enerzijds en wor flowamanagement anderzijds afzonderlij e componenteng zijn die transparant moeten unnen samenwer en. ellicht dat voor eenvoudige processen een voorziening voor documentenflow, als onderdeel van het documentmanagement, an volsan. 2.9 ysteemontwikkeling De gemeente Nijmegen iest bij voor eur besande applicatiese en programmeert in principe niet zelf. itzondering op deze regel wordt gemaa t voor functionaliteit die nieuw is in de organisatie enpof (nog) niet beschi baar is op de mar t. n voor het oppelen van dabases en programmags. In die gevallen wordt wel in eigen beheer (o.a. VB p ccess) ontwi eld ysteemintegratie De srstemen die in de gemeente worden aange ocht zijn zodanig open dat verbindingen tussen srstemen onder eigen regie worden gemaa t. In de gemeente Nijmegen heeft de Raad besloten bij aanbestedingen de voor eur te geven aan aanbieders die wer en volgens het Open uource principe. nummer pu ll2a0ieiu2

12 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag l2 van uu 3. Programma van eisen en wensen 3.0 Uoelicg Met dit Programma van isen en ensen zijn wij ons er van bewust dat er goede software voor DOB op de mar t is, die nog in ontwi eling is wat betreft de eisen en wensen die wij op basis van Remanoa hebben geformuleerd. Daarom wordt in de beoordeling onderscheid gemaa t tussen de mate waarin het sndaardpa et nug voldoet aan deze specificaties en in hoeverre dit nu nog in ontwi eling is maar wel gerealiseerd op het moment dat er geïnslleerd wordt volgens de planning. Het format voor het beantwoorden van de eisen en wensen biedt die ruimte. Het is zodanig opgesteld dat het mogelij is om per item aan te geven of uw pa et wel of niet aan de eisen en wensen voldoet (nu of stra s), of dat het via maatwer speciaal voor de gemeente Nijmegen an worden ontwi eld. Per item geeft u middels een ruis (X) aan wel e rubrie van toepassing is op het pa et. ls u een toelich wilt geven op het antwoord zet u een ruis in de olom Toelichg en zorgt u ervoor dat de toelich her enbaar in uw offerte is terug te vinden. /: euze van de gemeente Nijmegen of het item een is of een ens is Stt jul : de functionaliteit is bij de opening van de Offertes (2u juli ) voor de mar t sbiel beschi baar als sndaard onderdeel van het pa et. Stt be : de functionaliteit is in ontwi eling maar is bij de insllatie van de programmatuur (2u ruari ) voor de mar t sbiel beschi baar als sndaard onderdeel van het pa et. MtttwerMa de functionaliteit moet specifie voor Nijmegen ontwi eld wordene zit nu en stra s niet in het sndaardpa et. a de functionaliteit zit nu en stra s niet in het sndaardpa ete en de leverancier wil of an het oo niet specifie voor de gemeente Nijmegen ontwi elen. Toelicha Indien er een nadere toelich gegeven is als antwoord op de vraag hierin een ruisje zetten. Op en ele plaatsen in het Programma van eisen en wensen san zogenaamde open vragen. Deze zullen met uitzondering van de vraag betreffende benodigde hardware (vraagnummer 45i) in de weging niet worden meegenomen, ze zijn ter informatie. De beoordeling van de eisen en wensen vindt als volgt plaatse uitgaande van de gete ende ver laring DOBaeisen in bijlage III : - Lritiscge eisen en wensen. Deze zijn verwoord in hoofdstu e.l.l Het betreft de eisen en wensen zoals ze verwoord san in Remano in de hoofdstu en I (Classificatie), II.2 ( udit trail) en III (uelectiea en bewaartermijnen, overbrengen, e(porteren en vernietigen). Het betreft essentiële functionaliteit voor Record Management. Items waar Nijmegen euzes heeft gemaa t zijn grijs gemar eerd en her enbaar in de te st. isen zijn her enbaar aan de. an deze eisen moet de software l00 voldoen bij insllatie van de software in Nijmegen, volgens planning 2u ruari. Bij opening van de offerte, te weten 2u juli, dient de software voor u0 te voldoen aan deze specificaties. In gunningsfase vindt een validatie plaats van de onderte ende ver laring uit de selectiefasee daarvoor zal per item hetzelfde percenge worden toege end. In gunningsfase B zal oo getoetst worden. Pensen zijn her enbaar aan de : Hiermee unnen e(tra punten verworven worden ten behoeve van gunningscriteria Vunctionaliteit, infrastructuur en overige eisen en wensen. - verige eisen en wensen. Deze zijn verwoord in hoofdstu e.l.2. Het betreft zowel diverse functionaliteiten als oo infrastructurele eisen en wensen zoals ze verwoord san in de overige nummer pu ll2a0ieiu2

13 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag le van uu Remano hoofdstu en (II.l, II.e, IV tpm X). Items waar Nijmegen euzes heeft gemaa t zijn grijs gemar eerd en her enbaar in de te st. isen zijn her enbaar aan de. an deze eisen moet de software voor u0 voldoen bij insllatie van de software in Nijmegene volgens planning 2u ruari. Bij opening van de offerte, te weten 2u juli, dient de software voor 65 te voldoen aan deze specificaties. In gunningsfase vindt een validatie plaats van de onderte ende ver laring uit de selectiefasee daarvoor zal per item hetzelfde percenge worden toege end. In gunningsfase B zal dit oo getoetst worden. Pensen zijn her enbaar aan de : Hiermee unnen e(tra punten verworven worden ten behoeve van gunningscriteria Vunctionaliteit, infrastructuur en overige eisen en wensen. - Nijmeegse Dien van en aanvdllingen od Iemano. Deze zijn verwoord in e.2.l Dit betreft punten waar Nijmegen e(pliciet euzes heeft gemaa t in de Remanoaeisen, maar oo een aanl aanvullingen op de Remano eisen. Zowel functioneel als infrastructureel isen zijn her enbaar aan de. an deze eisen moet de software voor l00 voldoen bij insllatie van de software in Nijmegene volgens planning 2u ruari. Bij opening van de offerte, te weten 2u juli, dient de software voor u0 te voldoen aan deze specificaties. In gunningsfase vindt een validatie plaats van de onderte ende ver laring uit de selectiefasee daarvoor zal per item hetzelfde percenge worden toege end. In gunningsfase B zal dit oo getoetst worden. Pensen zijn her enbaar aan de : Hiermee unnen e(tra punten verworven wordenten behoeve van gunningscriteria Vunctionaliteit, infrastructuur en overige eisen en wensen. Hieronder is het uitgangspunt uit de selectiefase nogmaals weergegeven: Lritiscge isen Nst verige isen Nst Nijmeegse Dien en aanvdllingen Nst 3.2 isen Bij opening obbertes (28 juli ) Bij insttllttie in Nijmegen (28 berutri ) u0 65 u0 l00 u0 l00 Het niet geheel unnen voldoen aan een item bete ent in de beoordeling het in het geheel niet unnen voldoen aan een item. it een verlate insllatiedatum vloeien geen rechten voort voor wat betreft da van invulling isen en ensen. nummer pu ll2a0ieiu2

14 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag l4 van uu 3.1 isen en wensen gerelateerd aan Iemano- De hoofdstu en I. tpm VIII uit Remanoa zijn vrijwel onveranderd overgenomen in paragraaf e.l.l. en e.l.2. De volgende items zijn te stueel aangepast: 2, 5l, l45, l46, l6l, l64 en l67. Ter verduidelij ing zijn de wijzigingen in de te st gemar eerd en zijn de individuele belacellen waarin de wijzigingen san grijs gemar eerd Lritiscge onderdelen I. Flassificatiescgema NNaIuO l54uial (nl) ( i.5.2) beschouwt het classificatieschema als de ern van de Record Management pplicatie (RM ). De Organisatorische Vunctionele isen, die op de NNaIuO norm zijn gebaseerd, hebben dat overgenomen. Oo MoReq, het brondocument voor ReM No, laat de softwarespecificaties met het classificatieschema (of classificatiesrsteem) beginnen. Het Nederlandse archiefrecht draagt iedere zorgdrager op te beschi en over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van zijn archiefdocumenten. Dit overzicht is veelal ingedeeld volgens een classificatieschema. en dergelij classificatieschema legt de onderlinge relaties vast tussen (digile) archiefdocumenten en tussen groepen van archiefdocumenten (archiefbesnddelen). De specificaties schrijven geen bepaald trpe classificatieschema voor in tegendeel: de applicatie moet in sat zijn el trpe te implementerene dat an bijvoorbeeld een decimaal srsteem zijn (zoals de Basis rchiefscode maar oo een srsteem dat op handelingen is gebaseerd. Niet alleen moet een RM el trpe classificatieschema ondersteunen, het moet zelfs mogelij zijn twee of meer classificatieschemags gelij tijdig of volgtijdelij te onderhouden. 1. Flassificatiescgema Ief Decificatie /P aat l. De besande functionaliteit van het bij de organisatie in gebrui zijnde classificatieschema wordt volledig ondersteund, ongeacht het trpe schema dat binnen de organisatie wordt gebrui t. 2. en giërarcgiscg gestrdctdreerd classificatiescgema wordt tot od minimaal <20> niveads onderstednd. GeruiMers vtn deze specibictties dienen tussen de punthtmen <> een wttrde te debiniëren. In theorie zijn minimttl drie nivetus vereist (zie oom de internttiontle norm voor eschrijving ISAD(G)) 2. In de prtmtijm Mtn ehoebte zijn ttn meer dtn drie nivetus. Zie hiernt specibicttie 3. e. De applicatie legt geen beper ingen op aan het aanl toe te ennen niveaus van het classificatieschema. 4. Het vastleggen van rubrie snamen van het classificatieschema wordt uitgevoerd op het moment van de configuratie van de applia 2 ISAD(G)a Genertl Internttiontl Sttndtrd bor Archivtl Description. dopted br the Committee on Descriptive undards... Otwa: International Council on rchives, Iu D(G) is verald in het Nederlands. Zie oo : ISAAR(CPF)a Internttiontl Sttndtrds bor Archivtl Authority Records bor Corportte Bodies, Persons tnd Ftmilies. nummer pu ll2a0ieiu2

15 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag l5 van uu Ief Decificatie /P aat catie, direct na de insllatie. 5. Het opzetten van een classificatieschema is mogelij bij de configuratie van de applicatiee dus vóór het proces van opnemen of importeren van digile documenten. 6. l. De applicatiebeheerder e an in het classificatieschema op iedere gewenste plaats veranderingen aanbrengen, ongeacht het niveau, en an onder wille eurig wel e rubrie, nieuwe rubrie en toevoegen, zodanig dat alle documenten uit de betreffende rubrie opgenomen worden in (oon van) de nieuwe rubrie (en). 2. De volgende organisatorische veranderingen unnen worden doorgevoerd: uplitsing van een eenheid van de organisatie in twee of meer onderdelene uamenvoeging van twee of meer onderdelen van de organisatiee Naamswijziging van (een onderdeel van) de organisatiee uplitsing van een organisatie in twee of meer organisaties. 7. l. De gebrui ersinterface ondersteunt zoe en en navigeren op het classificatieschema, en de daarin ondergebrachte besnddelen. 2. De interface ondersteunt tevens de selectie, retrieval en presentie van digile archiefdocumenten u. De applicatie an gelij tijdig gebrui ma en van meerdere classificatieschemags, zowel besande, in gebrui zijnde classificatieschemags als stische, niet meer in gebrui zijnde, afgesloten classificatieschemags. Dit Mtn ijvooreeld nodig zijn tls twee orgtnistties ob orgtnisttieonderdelen worden stmengevoegd. i. Het is mogelij een gedistribueerd classificatieschema te ondersteunen, dat oo over meerdere dabases an worden gehandhaafd. l0. Het is mogelij een interface met een e(terne classificatie te realiseren, zodanig dat wijzigingen die in die e(terne classificatie worden aangebracht (automatisch) worden doorgevoerd. Deze specibicttie is edoeld om een interbtce met ijvooreeld een htndelingentnm te retliseren. De orgtnisttie eslist ob en in welme mtte zo n interbtce dyntmisch moet zijn, dwz dtt elme wijziging in ijvooreeld de htndelingentnm tutomttisch wordt doorgevoerd, ob dtt een signttl ttn de tpplicttieeheerder wordt gegeven die vervolgens eslist ob de wijziging wordt doorgevoerd ob niet. e In MoReq is deze functie dministrator genoemd. dministratiefuncties worden doorgaans toebedeeld aan srsteembeheerders. Omdat blij t dat aan genoemde functie in MoReq technische (srsteembeheer) en functionele en worden toebedeeld is er hiervoor ge ozen deze functie applicatiebeheerder te noemen. nummer pu ll2a0ieiu2

16 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag l6 van uu 2. IDbrieken Ief Decificatie /P aat ll. l. Het beheer van registratiegegevens van de onderdelen van een classificatieschema, alsmede van de opgenomen besnddelen, wordt ondersteund. 2. lleen daartoe geautoriseerde gebrui ers 4 unnen na opname van een archiefdocument registratiegegevens toevoegen of muteren. l2. l. Het is mogelij om binnen het classificatieschema ten minste twee soorten naamgeving toe te passen voor (digile) besnddelen en rubrie en: Toewijzing van een gestructureerde numerie e of alfanumerie e referentiecode voor ieder besnddeel (d.i. een identificatie die unie is binnen een classificatieschema)e Toewijzing van een titel of be nopte beschrijving voor ieder (digial) besnddeel. 2. Beide vormen van naamgeving moeten afzonderlij of samen toegepast unnen worden. le. Daartoe geautoriseerde gebrui ers unnen besnddelen toevoegen op het laagste niveau van iedere rubrie in het classificatieschema. l4. De datum van het openen van een nieuwe rubrie of het aanma en van een besnddeel wordt vastgelegd in de registratiegegevens enpof de auditrail. l5. ls in het classificatieschema een nieuwe rubrie wordt geopend of een besnddeel wordt aangemaa t an (automatisch) de plaats daarvan vastgelegd worden in de registratiegegevens (zoals naam, classificatiecode). Vooreelda Gegeven isa OntwiMMeling regiopltnninga pulieme ter inztge legginga correspondentie. en getutoriseerde geruimer voegt een nieuwe dossiertitel toe met de nttm ezwttrschribten op hetzelbde nivetu tls de dossiertitel correspondentie. In dit gevtl moet (tutomttisch) OntwiMMeling regiopltnning a pulieme ter inztge legging worden toegevoegd l6. l. Het toe ennen van rubrie snamen en besnddeeltitels gebaseerd op een gecontroleerde vocabulaire 5 enpof een thesaurus, wordt gefaciliteerd. 2. Deze gecontroleerde vocabulaire enpof thesaurus dient gerelateerd te zijn aan het classificatieschema. l7. l. Rubrie en en dossiers unnen besndsnamen toegewezen rijgen, die namen (persoonsnamen) bevatten enpof da (geboorteda). 2. Deze namen unnen aan de hand van een bel worden 4 MoReq spree t oo hier van tdministrttor. ReM No houdt echter ruimte open voor het toevoegen van beschrijvende meda, vandaar de term geautoriseerde gebrui ersg. 5 In MoReq dient deze gecontroleerde vocabulaire te zijn gebaseerd op de normen ISO 2788a 1986, Guidelines bor the esttlishment tnd development ob monolingutl thesturi en ISO 5964a1985, Guidelines bor the esttlishment tnd development ob multilingutl thesturi, beide normen worden door het Nederlands Normalisatie Instituut niet ondersteund, en zijn hier derhalve weggelaten. nummer pu ll2a0ieiu2

17 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag l7 van uu Ief Decificatie /P aat gevalideerd. lu. Gecontroleerde vocabulairea enpof thesaurustermen unnen als beschrijvingselementen aan de onderwerpsbeschrijving van een rubrie a of besnddeel toegevoegd worden. li. De applicatie (i.c. de dabase waarvan door de applicatie gebrui gemaa t wordt) legt geen beper ingen op aan het aanl te definiëren rubrie en of op te nemen besnden. 20. De applicatie an automatisch een bel of overzicht van dossiertitels (b.v. in de vorm van een invenris) aanma en. 3. Desnddelen Voor het beheer van archiefdocumenten op papier (en dus oo bij hrbride archieven) heeft een map de bete enis van omslag: ze brengt documenten frsie bijeen die een onderlinge, logische samenhang vertonen. en dergelij e map wordt hier benoemd als een archiefbesnddeel: een aggregaat van archiefdocumenten, met een duidelij e onderlinge samenhang. en archiefbesnddeel hoeft niet frsie te zijn, en fungeert in een digile omgeving als een virtueel samenstel van onderling samenhangende archiefdocumenten, een soort virtuele map. Indien een besnddeel uit meerdere mappeng besat is de relatie tussen de onderscheiden mappen chronologisch, alfabetisch of numerie. Ief Decificatie /P aat 2l. Daartoe geautoriseerde gebrui ers unnen onder ieder nie afgesloten besnddeel, nieuwe (digile) besnddelen aanma en. 22. Het moment van het aanma en van een nieuw besnddeel wordt in de registratiegegevens enpof in de auditrail opgenomen. 2e. ls een nieuw besnddeel wordt aangemaa t, moet de applicatie automatisch de relatie met het bovengeschi te besnddeel vastleggen en zodanig presenteren dat direct duidelij is tot wel besnddeel deze behoort. 24. Open en afgesloten besnddelen worden als volgt gerealiseerd: als de besnddelen chronologisch of numerie geordend zijn an alleen het meest recent aangemaa te besnddeel open sane alle andere besnddelen moeten dan afgesloten zijn (zie voor een tijdelij e uitzondering 26) als de besnddelen alfabetisch geordend zijn unnen alle besnddelen open san. 25. Gebrui ers unnen aan een afgesloten besnddeel geen digile documenten toevoegen (tijdelij e uitzondering, zie 26) 26. l. De applicatiebeheerder an aan een afgesloten besnddeel archiefdocumenten toevoegen door het besnddeel tijdelij te openen en af te sluiten. 2. Deze actie wordt vastgelegd in de auditrail. 27. Het is mogelij een besnddeel automatisch te sluiten (en vervolgens, indien gewenst, een besnddeel te openen) op het moment dat voldaan wordt aan criteria die tijdens de configuratie van de applicatie zijn vastgesteld. Deze criteria omvatten tenminste: nummer pu ll2a0ieiu2

18 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag lu van uu Ief Decificatie /P aat l. ls besnddelen van een jaarlij se afsluitdatum worden voorzien (bijvoorbeeld aan het eind van een alenderjaar, boe jaar of een ander gedefinieerd jaarlij s moment)e 2. ls het aanl (papieren) documenten binnen een besnddeel een bepaalde hoeveelheid heeft berei t. 2u. De datum van het sluiten (en, indien van toepassing, het openen) van een besnddeel moet in de registratiegegevens van het besnddeel enpof in de auditrail worden vastgelegd 2i. De applicatie verhindert dat een besnddeel dat tijdelij heropend wordt (volgens 26), open blijft als de geautoriseerde gebrui er die het besnddeel heeft geopend, uitlogt, tenzij en el de geautoriseerde gebrui er er toegang toe heeft. e0. Bij het doorvoeren van veranderingen in het classificatieschema, dienen gesloten besnddelen gesloten te blijven, waarbij de lin of verwijzing naar het classificatieschema gehandhaafd blijft. el. Open besnddelen moeten: orden afgesloten, waarbij de lin s of verwijzingen naar het classificatieschema van voor het doorvoeren van de veranderingen gehandhaafd blijven en een lin of (zie)verwijzing wordt aangelegd naar het nieuwe besnddeel in het veranderde classificatieschemae of orden afgesloten, waarbij verwezen wordt naar het veranderde classificatieschema, maar waarbij alle oude verwijzingen naar het classificatieschema van voor de veranderingen, bewaard blijven. 4. ndergodd van get classificatiescgema Ief Decificatie /P aat e2. l. Het is mogelij rubrie en binnen de structuur van het classificatieschema te verplaatsen, alsmede alle daartoe behorende (gezamenlij e of afzonderlij e) besnddelen. 2. De archiefdocumenten die vóór de verplaatsing tot een bepaald besnddeel behoorden, blijven daartoe oo bij verplaatsing behoren. ee. Deze bunctiontliteit is edoeld voor ijzondere situtties zotls ij reorgtnistties ob om tdministrttieve bouten te herstellen. De specibicttie moet worden gezien in stmenhtng met 32, 33 en 34. en (digial) archiefdocument moet binnen het classificatieschema verplaatst unnen worden naar een ander besnddeel. Deze bunctiontliteit is edoeld voor ijzondere situtties, zotls het corrigeren vtn bouten. De specibicttie moet worden gezien in stmenhtng met 32, 33 en 34. nummer pu ll2a0ieiu2

19 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag li van uu Ief Decificatie /P aat e4. lleen een geautoriseerde gebrui er an rubrie en uit het classificatieschema, besnddelen en archiefdocumenten verplaatsen. Deze bunctiontliteit is edoeld voor ijzondere situtties, zotls het corrigeren vtn bouten. De specibicttie moet worden gezien in stmenhtng met 32, 33 en 34. e5. ls rubrie en, besnddelen of archiefdocumenten worden verplaatst, worden de veranderingen op zijn minst bijgehouden en vastgelegd in de auditrail, opdat de historie an worden nagegaan. e6. ls rubrie en, besnddelen of archiefdocumenten worden verplaatst, moet de applicatiebeheerder de reden(en) voor de verplaatsing unnen registreren. e7. Vernietigen of verwijderen van archiefdocumenten, of enig onderdeel van de inhoud daarvan, moet worden verhinderd, tenzij: l. De vernietiging is gebaseerd op een selectielijste 2. De vernietiging is gebaseerd op de regels voor noodvernietiging (zie le4) e. Of als de vernietiging op basis van een periodie getoetste procedure door een daartoe geautoriseerde gebrui er plaatsvindt. eu. Het is voor een daartoe geautoriseerde gebrui er mogelij om een (digial) besnddeel af te sluiten volgens een specifie daarvoor opgestelde en in de applicatie opgenomen procedure. ei. Het is mogelij dat gebrui ers ( ruis)verwijzingen ( zie oo g verwijzingen) aanbrengen tussen wille eurige besnddelen in het classificatieschema. 40. De interne integriteit (relationele integriteit of anderszins) van en binnen het classificatieschema moet te allen tijde worden gehandhaafd. 4l. Het is mogelij meerdere ingangen te creëren op een archiefdocument vanuit meerdere besnddelen, zonder dat frsie e vermenigvuldiging van het digile archiefdocument plaats vindt. 42. Het is mogelij rapporten aan te ma en met gegevens voor de applicatiebeheerder, inza e: l. De muties binnen het classificatieschema over een bepaalde periodee 2. Het aanl gecreëerde, afgesloten of verwijderde bea snddelen of archiefdocumenten binnen het classificatieschema of onderdelen daarvan nummer pu ll2a0ieiu2

20 Gemeente Nijmegen: Programma van isen voor Digile Documenten Opslag en Beheer pag 20 van uu II. Uoegangscontrole en beveiliging Van het Remano onderdeel Toegangscontrole en beveiliging geldt ten aanzien van het onderdeel audi trail een eis van l00 certificering. De overige onderdelen worden in hoofdstu e.l.2 behandeld. 2. ODdit-trails en auditrail is een besnd waarin activiteiten van gebrui ers en muties van gegevens worden vas gelegd. De auditrail van de RM bevat handelingen gedaan door gebrui ers en beheerders en handelingen als gevolg van de instellingen (srsteem parameters) die automatisch worden bijgehouden door of binnen de applicatie. Gegevens worden in de auditrail vastgelegd om wederrechtelij e muties enpof gegevensbewegingen te unnen achterhalen. De applicatie moet het beheer en de controle van archiefdocumenten unnen vormgeven volgens de (wettelij e) eisen voor toegang en beveiliging. Oo moet het mogelij zijn deze naleving aan te tonen. De auditrail maa t de applicatie toetsbaar. De hoeveelheid gegevens binnen de auditrail an groot worden als alle handelingen daadwer elij worden geregistreerd en opgeslagen. Het is om die reden dat het management an beslissen dat van sommige handelingen geen gegevens worden geregistreerd en opgeslagene bij een dergelij e beslissing dient het risico van het niet vastleggen van die gegevens e(pliciet te worden afgewogen. De auditrail gegevens unnen uiteindelij bij overbrenging of vernietiging van de archiefdocumenten worden verwijderd. Ief Decificatie /P aat 55. De applicatie beschi t over een niet muteerbare auditrail waarbij registratie en opslag van gegevens plaatsvindt van: Door de organisatie gespecificeerde handelingen uitgevoerd met betre ing tot archiefdocumenten, besnddelen en het classificatieschemae De gebrui er die de handeling uit voerte De datum en tijd van de uitvoering van de handeling. Het woord niet-muteerttr etement dtt de tudit-trtil op geen enmele wijze Mtn worden ttngeptst ob verwijderd door ongetcht welme geruimer. Vooropgesteld dtt de gegevens onvertnderd lijven, mogen ze wel worden geconverteerd gemigreerd ob gemopieerd nttr tndere gegevensdrtgers (dismettes, CD) indien dtt, door ijvooreeld sobtwtre, wordt vereist. 56. en auditrail registreert handelingen automatisch en slaat deze registraties zonder manuele tussen omst op. 57. uditrailgegevens van rubrie en, besnddelen en archiefdocumenten worden opgeslagen tenminste zolang als dat in de selectielijst voor de betreffende rubrie en, besnddelen en archiefdocumenten is voorgeschreven. 5u. en auditrail wordt aangelegd van alle veranderingen ten aanzien van: Rubrie ene Groepen besnddelene Individuele besnddelene Beschrijvingen van archiefdocumenten. 5i. De applicatie legt een auditrail aan van alle veranderingen die worden aangebracht in de administratieve parameters nummer pu ll2a0ieiu2