Inhoud. Vak 578 Serie C Les 2 Leidinggeven Wat is leidinggeven? Het magazijn in de organisatie Wat is een organisatie? Het belang van kwaliteit

Transcriptie

1 c Inhoud Vak 578 Serie C Les 1 Het magazijn in de organisatie Wat is een organisatie? 1... Plaats van een organisatie in een bedrijfskolom 6... Organisatieschema Functie van de magazijnmeester Verschillende soorten magazijnen Vak 578 Serie C Les 2 Leidinggeven Wat is leidinggeven? De rol van de magazijnmeester Opdrachten geven Delegeren Motiveren Controle op de werkzaamheden Samenwerken Werkoverleg Vak 578 Serie C Les 3 Voorraadbeheer Wat is logistiek? Goederenstroom en voorraadvorming Soorten voorraden Het doel van voorraadbeheer De automatisering van het logistieke proces Prestatie-indicatoren rl Vak 578 Serie C Les 4? Voorraadbeheersing Het belang van voorraadbeheersing Voorraadbeheersingssystemen Voorraad- ofbestelsystemen... 53_ De informatiestroom bij het verwerken van orders Informatie en fouten Vak 578 Serie C Les 5 Kwaliteit Het begrip kwaliteit Het belang van kwaliteit Verantwoordelijkheden magazijnpersoneel op het gebied van kwaliteit Inzicht in normen Normalisatie en kwaliteit Consequenties hanteren kwaliteitsnormen in het magazijn...?9 Kwaliteitscontrolesystemen in het magazijn... 71

2 Vak 578 Serie C Les 6 Orderverzamelen Orderverzamelsystemen FIFO- en LIFO-systeem Informatieverwerking bij het orderverzamelen Orderverzamelmiddelen Vak 578 Serie C Les 7 Documenten Vrachtdocumenten bij de diverse vervoersdisiplines... Documenten bij vervoer gevaarlijke stoffen Overige documenten in het magazijn Het invullen van formulieren Hoe te handelen bij schades en vermissing Vak 578 Serie C Les 8 Automatisering Waarom computers in het magazijn? Informatie en gegevens Computerapparatuur hardware) Soorten computers Computerprogrammatuur software) Computers in het magazijn Vak 578 Serie C Les 9 Communicatiemiddelen Communicatie Signaalapparatuur Omroep- en interphone-installaties Buizenpost en documententransporteurs 151.,... Elektronische communicatiesystemen; telecommunicatie Openbare en bedrijfsgebonden telecommunicatie-netwerken Vak 578 Serie C Les 10 Bedrijfsveiligheid Het naleven van bedrijfsvoorschriften en wettelijke voorschriften Verantwoordelijkheden met betrekking tot veiligheid Wat is ergonomie? Aspecten van bedrijfsveiligheid Vak 578 Serie CLes n Onderhoud Nut van onderhoud Soorten onderhoud Inspectiebeurten Onderhoudsmiddelen Onderhoudsschema Onderhoudsvoorschriften Onderhoud uitvoeren in eigen beheer of uitbesteden /

3 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Vak 578 serie C Les 1 Het magazijn in de organisatie Inleiding CD Onze samenleving is opgebouwd uit organisaties. Zonder organisaties is ons bestaan bijna ondenkbaar. Organisaties bepalen in belangrijke mate ons doen en laten. Of we het nu willen of niet, overal komen we met organisaties in aanraking: fabrieken en kantoren, scholen en ziekenhuizen etc. Dagelijks maken we gebruik van allerlei produkten en diensten die door dergelijke organisaties worden geleverd. Bovendien brengen we een belangrijk deel van ons leven door in organisaties: als werknemer in een leidinggevende of uitvoerende functie, als cliënt, als leerling, patiënt etc. Ook als magazijnmeester maken we deel uit van een organisatie; een magazijn is meestal een onderdeel van een organisatie; In deze les bekijken we wat nu precies een organisatie is. We onderscheiden verschillende soorten organisaties en bestuderen de kenmerken daarvan. De soort organisatie is ook bepalend voor de arbeidsverdeling binnen die organisatie. We zullen zien wat een bedrijfskolom is en welke plaats een organisatie binnen die bedrijfskolom kan innemen. Aan een organisatieschema kunnen we zien welk plaats het magazijn in de organisatie inneemt. Verder zullen we globaal zien wat de functie is van de magazijnmeester en wat het onderscheid is tussen verschillende soorten magazijnen, afhankelijk van de aard van het bedrijf. Wat is een organisatie? Organisatiedoel 2) Elementen van een organisatie In een organisatie werken mensen met elkaar samen om met - technische) hulpmiddelen bepaalde doelen te bereiken, Deze doelen kunnen met een gezamenlijke inspanning worden bereikt; dat lukt niet of nauwelijks als we als individu alleen blijven werken. Er zijn zeer veel verschillende soorten organisaties: op winst gerichte ondernemingen, niet op winst gerichte bedrijven en instellingen; particuliere bedrijven en overheidsbedrijven; grote, middelgrote en kleine bedrijven; nationale en multinationale ondernemingen; liefdadigheidsinstellingen, verenigingen, politieke organisaties etc. Welke soort organisatie we ook kiezen, steeds zien we dezelfde elementen die een organisatie kenmerken: e Mensen samenwerken Et om een bepaald doel te bereiken.

4 - cinm)fitf;}?j1iill.qllfp.r9fitcirgaj1isaties. HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Organiseren Een organisatie ontstaat niet zomaar vanzelf. Organisaties als samenwerkingsverbanden van mensen en middelen ontstaan altijd als gevolg van doelbewust menselijk handelen. Dit menselijk handelen noemen we organiseren. 8) Organiseren als activiteit is dus het scheppen van doelmatige verhoudingen tussen beschikbare mensen, middelen en handelingen om bepaalde doeleinden te bereiken. Organiseren houdt eveneens in dat er mensen aangewezen moeten worden om leiding te geven. Die mensen moeten verantwoordelijkheid willen en kunnen dragen. I1oofdvoorwaarden CD Wil een organisatie goed kunnen functioneren, dan moet aan de volgende hoofdvoorwaarden worden voldaan: Er moeten voldoende mensen beschikbaar zijn met de juiste k?tiilis.?ri,.và.aïdigl1?defl'7 Deze moeten g?lil)tiveer? hun taak willen en kunnen uitvoeren. Die motivatie ontstaat soms alleen door een financiële vergoeding. In de meeste gevallen ontstaat motivatie echter wanneer het te verrichten werk als zinvol en stimulerend wordt ervaren. Er moeten YQldoendeg?schiktem.iddelehaanwezig Zijn. Dit kunnen zijn: gereedschappen, machines, gebouwen, materialen. Soorten organisaties; kenmerken Er zijn vele verschillende organisaties in alle soorten en maten. Organisaties kunnen we op twee manieren indelen: ip.; k1eiii?<???)t?:.?fg?.??tfe? Kleine en grote organisaties We maken hier onderscheid naar de omvang van een organisatie. In kleinere organisaties zijn de activiteiten gespreid over een beperkt aantal medewerkers. Het gevolg daarvan is dat er veel minder met strakke regels en procedures gewerkt wordt. De kleinste organisatievorm is de éénmanszaak, waarbij leiding en uitvoering in één hand liggen. Bij grote organisaties zijn de activiteiten over vele medewerkers verspreid. Het wordt daarbij noodzakelijk regels en procedures vast te stellen, vooral als er meerdere vestigingenzijn. Ook heeft dit consequenties voor de informatievoorziening: in kleinere organisaties waar velerlei taken door één persoon worden verricht, hoeft er veel minder onderling geïnformeerd en gecommuniceerd te worden. Profit- en non-profitorganisaties j) De meeste ondernemingen in onze samenleving behoren tot de????torr????ti.e.s. Deze ondernemingen stï'?v?rliil principe n?är het màkennánwinst. N orl-?rofitorganisaties worden ook wel.j.n?t?lhp:ge.n.?)pcler'\yipst??t??.y?l1.genoertid. Ze streven via een begroting naar een zo goed mogelijk evenwicht tussen inkomsten en uitgaven op jaarbasis) en leveren in het algemeen goederen en diensten ten behoeve van de gemeenschap. Voorbeelden zijn: energiebedrijven, scholen en culturele organisaties. 2 e

5 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Kenmerken Al deze verschillende soorten "arbeids"organisaties hebben een aantal gezamenlijke kenmerken/met betrekking tot: o;pêrs)tiêëi!',îr';, -rtr?s;él:îê&n.trolê Gespecificeerde doelstellingen Bedrijven en instellingen hebben allen specifieke doelstellingen, bijvoorbeeld winst maken, een bepaald marktaandeel bereiken, verbetering servicegraad. In kleine organisaties is die doelstelling vaak beperkt en duidelijk herkenbaar meestal niet formeel vastgelegd). In grote organisaties is de doelstelling soms moeilijk herkenbaar. Om dit toch te verduidelijken ook intern), worden doelstellingen dan formeel vastgelegd. Benutting van geschoold personeel Veel werk in organisaties wordt gedaan door speciaal daarvoor opgeleide mensen. Bij het aannemen van nieuwe medewerkers wordt in sterke mate gelet op bekwaamheden. Selectie, opleiding en training hebben in dit verband een toenemende betekenis. Formele communicatie In een bedrijf of instelling dienen mensen met elkaar in overleg te treden, informatie uit te wisselen ten behoeve van coördinatie en probleembehandeling. Bij grote bedrijven wordt de uitwisseling van informatie georganiseerd via een overleg- en communicatiestructuur, bijvoorbeeld via geörganiseerd werkoverleg, chefsoverleg, vergadering van hoofden van dienst enz. Formele gedragsregels, procedures en controle In organisaties dient een bepaald, gewenst arbeidsgedrag tot stand te komen. Daartoe worden procedures gehanteerd en vindt controle op de naleving ervan plaats. Eventuele afwijkingen dienen te worden bijgesteld. Naleving van deze procedures kan een positief resultaat opleveren voor het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen. Hiërarchie In arbeidsorganisaties hebben bepaalde mensen de bevoegdheid om aan andere functionarissen opdracht te geven tot uitvoering van werkzaamheden = uitoefening van gezag). Gezag betekent in dit verband het recht tot het geven van opdrachten. Dit recht kan aan iemand verleend worden door de directie, het bestuur of andere daartoe bevoegde personen. Arbeidsverdeling In arbeidsorganisaties dienen de te verrichten werkzaamheden zodanig te worden verdeeld, dat iedereen werk kan gaan uitvoeren zonder overbelast te worden. Er dient dus met andere woorden bewust een vorm van arbeidsverdeling tot stand te komen. Arbeidsverdeling: horizontale en verticale differentiatie Bij het verdelen van de arbeid binnen een bedrijf kan zowel een horizontale als een verticale verbijzondering plaatsvinden. Men spreekt ook wel van horizontale en verticale differentiatie. Aan de 3

6 I HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE hand van enkele voorbeelden is getracht deze begrippen hierna te verduidelijken. Verticale differentiatie van arbeid CV De eigenaar van een éénmanszaak merkt opeen gegeven moment dat hij zijn taak nauwelijks meer aan kan; de vraag naar zijn produkten is sterk gestegen. Hij besluit daarom twee personen van buiten aan te trekken. De eigenaar gaat.nu een aantal taken die hij voorheen nog zelf verrichtte, afstoten naar deze nieuw aangetrokken personen. De eigenaar gaat zich in eerste instantie bezighouden met leidinggeven. In dit geval spreken we van een verticale differentiatie: een arbeidsverdeling In verticale richting. In het schema van afbeelding 1 is dit voorbeeld uitgewerkt. gradering oude situatie nieuwe situatie 1 ste differentiatie I eigenaar I I eigenaar I 1 I I 2 medewerkers I : + =... verticale differentiatie Afb. tie. 1. Eerste verticale differentia- Omdat het hier om een eerste fase in de uitbreiding van het eenmansbedrijf gaat, spreekt men over een eerste differentiatie grade-. ring). / Indien na het aantrekken van de twee personen blijkt dat de verkoop blijft stijgen.én dus verdere uitbreiding nodig is, zal een verdergaande differentiatie plaatsvinden. Men blijft echter spreken van een verticale differentiatie zie afbeelding 2). Afb. 2. Verticale differentiatie meer differentiaties. met gradering/ oude situatie nieuwe situatie. rneer differentiaties! eigenaar I I eigenaar I.1 t I 2 medewerkers I I chef I 1 I groepsleider I 1 I medewerker / De taakverdeling die ontstaat door deze verticale differentiatie, maakt het noodzakelijk leidinggevende bevoegdheden in de organisatie vast te stellen. Een werknemer op een hoger niveau heeft de bevoegdheid nodig om opdrachten te kunnen gev'en aan werknemers op lagere niveaus. Het lagere niveau krijgt richtlijnen en instructies waarbinnen de uitvoering moet plaatsvinden. Zo ontstaat 4

7 ' HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE de hiërarchie als gezagsverhouding en coördinatie. ten behoeve van wilsoverdracht Horizontale differentiatie van arbeid Indien het bedrijf van het hierboven genoemde voorbeeld blijft doorgroeien, zal een splitsing naar speciale kennisgebieden nodig zijn: een arbeidsverdeling in horizontale richting. Op deze manier kunnen de routine en gespecialiseerde kennis worden opgevoerd en de kosten worden verlaagd. De eerder aangetrokken chef zal zich gaan bezighouden met een bepaald taakgebied, terwijl nieuwe chefs specialisten) worden aangetrokken om andere taakgebieden te lei- den. Zo ontstaan er disciplines als: produktie verkoop administratie. Afb. 3. Horizontale differentiatie. gradering oude situatie nieuwe situatie 1 e differentiatie Samenvoegen van taken Arbeidsverdeling bij Uiteraard is naarmate het bedrijf groeit een verdergaande differentiatie mogelijk. Waarschijnlijk heeft u wel geconstateerd dat in het laatste voorbeeld niet alleen sprake is van een horizontale, maar ook van een verticale differentiatie. Integratie Integratie is in feite het tegenovergestelde van differentiatie. Het is het samenvoegen van verschillende taken tot één taak. Integratie kan net als differentiatie zowel in horizontale als in verticale richting plaatsvinden. Een bedrijfstak kan zowel taken uit de voorafgaande als uit de daaropvolgende bewerkingsfase aantrekken verticale integratie). Bijvoorbeeld uit het voorbeeld van afb. 2 kan de groepsleider verdwijnen. \ Bij horizontale integratie worden bijvoorbeeld twee afdelingen uit het voorbeeld van afbeelding 3 samengevoegd onder leiding van \ êén chef een ce. \\ Specialisatie\ \ Een onderneming kan zich bezighouden met het?ervaardigen van één produkt, maar kan ook verschillende produkten gaan produce- \ ren en verkopen. In dit laatste geval kan de arbeid nog op een andere manier worden verdeeld. Het bedrijf kan verdeeld worden 5

8 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE in enkele groepen die zich elk bezighouden met het vervaardigen van een ander produkt. Elke groep heeft dan zijn eigen specialisatie voor het maken van een bepaald produkt. Er heeft dan een arbeidsverdeling naar produktspecialisatie plaatsgevonden. Voorbeeld Een machinefabriek vervaardigt pompen, motoren, en liften. Deze produkten worden elk in een aparte afdeling en onder leiding van een eigen chef geproduceerd. Men spreekt in zo'n geval van produktspecialisatie. De organisatie zal er dan uitzien ais in afbeelding 4. L-_...:...".?_J"'''I----II?.. I chef motoren 1... medewerkers ---1? L?c?h?e?f I?ift?en?.-J... t t c medewerkers medewerkers Afb. 4. Specialisatie per produkt. Het tegenovergestelde van specialisatie is parallellisatie. Er worden bedrijfskolommen zie hierna) een aantal pro- dan uit verschillende dukt)processen van dezelfde fase samengetrokken. Zo kunnen bijvoorbeeld een aantal winkelbedrijven besluiten hun verkoop activiteiten te bundelen door oprichting van een warenhuis. In afbeelding 5 is een dergelijk voorbeeld uitgewerkt. oude situatie situatie na oarallellisatie winkel voor winkel voor winkel voor darnesdames kleding herenkleding en herenkleding Afb. 5. Voorbeeld van parallellisatie.?. CJ verkoopmarkt inkoopmarkt verkoopmarkt bedrijfstak consument Afb. 6. Voorbeeld van een bedrijfskolom. Plaats van een organisatie in een Een bedrijfskolom is een schema dat de weg aangeeft die een produkt aflegt van grondstof tot consument. Een onderdeel van een bedrijfskolom is een bedrijfstak. Een bedrijfstak wordt gevormd door een aantal bedrijven die in het produktieproces dezelfde of nagenoeg dezelfde functie vervullen, bijvoorbeeld fabrikanten van halffabrikaten, handelsbedrijven, transportbedrijven. De bedrijven in de bedrijfskolom staan met elkaar in verbinding via markten. De "ingang" is een inkoopmarkt en de "uitgang" een verkoopmarkt. Het gebied tussen in- en verkoopmarkt is, zoals reeds vermeld, een bedrijfstak. Zie afbeelding 6. De consument hoort uiteraard niet tot de bedrijfskolom. 6

9 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Een scherpe verticale afbakening in bedrijfskolommen is niet altijd mogelijk. Een bedrijfstak kan behoren tot meer dan één bedrijfskolom. Zo betrekt bijvoorbeeld de auto-industrie haar materialen uit verschillende soorten bedrijven: plaatwerk, banden, bekleding, motoren enz. We hebben in de vorige paragraaf gezien dat we spreken van differentiatie indien een organisatie zich met maar één functie binnen een bedrijfstak bezighoudt, en dat we spreken van integratie indien een organisatie de voorafgaande of de volgende bewerkingsfase aantrekt. Merk op dat bij differentiatie een bedrijfskolom langer kan worden en bij integratie de bedrijfskolom korter kan worden. Specialisatie en parallellisatie binnen een bedrijfskolom werken in horizontale richting en hebben dus geen invloed op de lengte van de bedrijfskolom. v... Organisatieschema Een organisatieschema is een schematische opbouw tekening) van de organisatiestructuur van een bedrijf. We gebruiken een organisatieschema om de onderschikking en nevenschikking van afdelingen en personen in een organisatie weer te geven. Het schema is zo opgebouwd dat aan het begin de hoofdverantwoordelijke persoon of afdeling staat en aan het eind de afdelingen of personen met alleen een uitvoerende taak. Uit een organisatieschema blijkt echter niet altijd waaruit de taak van een afdeling bestaat of hoe de samenwerking tussen de afdelingen is. Afb. 7. Voorbeeld van een organisatieschema. subafdelingen en uitvoerende medewerkers? De plaats van het magazijn in de De plaats van het magazijn binnen het organisatieschema kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. Het magazijn kan bijvoorbeeld worden "opgehangen" aan de produktieafdeling, zoals in afbeelding '8. Het magazijn kan echter ook opgehangen worden aan de afdeling "inkoop" of de afdeling "verkoop". Een andere mogelijkheid is dat het magazijn een geheel zelfstal1dige afdeling is, zoals in afbeelding 9. 7

10 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE r Personeelsafdeling binnendienst {Verkoop buitendienst Verkoopafdeling Reclame-afdeling Afdeling expeditie en vervoer -E Inkoop grondstoffen Directie f---- Inkoopafdeling Inkoop halffabrikaten ' Produktiedienst ' Administratie -E Keuringsdienst Produktie gereedprodukt Produktieplanning Magazijn -E Loonadministratie Nacalculatie Facturering Gereedschappen magazijn Grondstoffen halffabrikaten magazijn Magazijn gereed produkt Afb. 8. Organisatieschema van een bedrijf met het magazijn "opgehangen" aan de produk- tieafdeling. Directie 11 Afdeling Inkoop? Afdeling Verkoop Afdeling Produktie Afdeling Magazijnen Afdeling Administratie Afb. 9. Organisatieschema van een bedrijf met een afdeling magazijnen. Ontstaan van wantoestanden Functie van de magazjjnmeester Binnen de goederenstroom door een magazijn kunnen we grofweg de volgende activiteiten onderscheiden: goederenontvangst, met inbegrip van uitpakken en controle het in opslag brengen van de goederen, inclusief de lokatieregistratie het orderverzamelen het verzend)verpakken en gereedmaken voor verzending. f> Voor het uitvoeren van deze activiteiten zullen de diverse afdelingen een beroep doen op mankracht en materieel van het magazijn. Het is de taak van de magazijnmeester om de beschikbare mankracht en produktiemiddelen dusdanig in te zetten, dat elke afdeling zijn taken naar behoren en binnen de afgesproken tijd kan realiseren. Niet effectief inzetten van mankracht en produktiemiddelen kan leiden tot een vertraging in de goederenstroom en daardoor een te late aflevering aan de klanten. Een goede coördinatie van deze produktiefactoren is dus van essentieel belang voor het leveren van een goede service aan de klant. Natuurlijk behoort het ook tot de taak van de magazijnmeester om tijdig de bedrijfsleider directie) te wijzen op het ontstaan van wan- toestanden. Om echter te kunnen constateren wat als van de normale toestand afwijkend kan worden beschouwd, moet hij van de achtergronden van de goederenstroom door het bedrijf op de hoogte zijn. c 8

11 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Up to date houden Veiligheid en welzijn De magazijnmeester dient op de hoogte te zijn van nieuwe zaken op het gebied van o. a. transportmiddelen, opslagmiddelen, lokatiesystemen en lay-outs, zodat hij in overleg met de bedrijfsleiding het magazijn up to date kan houden, om zo de concurrentiepositie van het magazijn en daarmee het voortbestaan van het bedrijf mede te waarborgen. Verder dient hij toezicht te houden op veiligheidsaspecten in het magazijn en het welzijn van de medewerkers. Verschillende soorten Naar de aard van het bedrijf kunnen we verschillende soorten magazijnen onderscheiden: grondstoffenmagazijn halffabrikatenmagazijn gereed-produktmagazijn gereedschapsmagazijn onderdelenmagazijn hulpmagazijn of tussenmagazijn handelsmagazijn. Grondstoffenmagazijn Halffabrikatenmagazijn Gereed-produktmagazijn Functies en kenmerken In grondstoffenmagazijnen treft men ruwe en onbewerkte materialen aan, zoals delfstoffen olie, ertsen, graan), landbouwprodukten graan, suikerbieten) of veeteeltprodukten melk, eieren). Een grondstoffenmagazijn treffen we aan bij produktiebedrijven. Hier worden de grondstoffen verwerkt tot halffabrikaten of eindprodukten. De opslag van de grondstoffen in een grondstoffenmagazijn is meestal maar van korte duur, omdat ze veelal beperkt houdbaar zijn. Een halffabrikatenmagazijn heeft veelal dezelfde functie als een grondstoffenmagazijn. Ook hier worden produkten meestal voor een korte termijn opgeslagen omdat de bewerkingsfase snel op de opslag volgt. Halffabrikaten zijn produkten die al een bewerking hebben ondergaan, maar die ook nog? een bewerking moeten onder- gaan. Een voorbeeld van een halffabrikaat is plaatstaal. De grondstof ervan is ijzererts en het eindprodukt kan bijvoorbeeld een autodeur zijn. Voor de staalfabrikant is het ijzererts de grondstof en het plaatstaal het eindprodukt. Voor de autofabrikant is het plaatstaal het halffabrikaat en de autodeur het eindprodukt. Wat voor de ene fabrikant een halffabrikaat is, kan dus voor de andere fabrikant een eindprodukt zijn. De eindprodukten worden opgeslagen in een gereed-produktmagazijn. Zo'n magazijn treft men aan aan het eind van het produktie- proces. Een gereed-produktmagazijn wordt gekenmerkt door de opslag van grote hoeveelheden per artikel en betrekkelijk weinig verschillende soorten artikelen. De eindprodukten slaat men er alleen op als de afvoer niet meteen op het produktieproces volgt. Ook hier blijven de produkten niet zo lang liggen. De produkten worden zo snel mogelijk vervoerd naar de volgende schakel in de bedrijfskolom, 9

12 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Industrieel magazijn Een gereed-produktmagazijn wordt ook wel een industrieel magazijn genoemd. Een grondstoffen-, halffabrikaten- en gereed-produktmagazijn komen allen voor in produktiebedrijven. Afb. 10. Voorbeeld van een halffabrikatenmagazijn. Het grondstoffenmagazijn treft men meestal aan bij het begin van de goederenstroom, dus zo dicht mogelijk bij het begin van het produktieproces. Hierdoor worden de transportkosten en de transporttijd van het grondstoffenmagazijn naar de eerste produktiefase minimaal gehouden. Om dezelfde reden bevindt het gereed-produktmagazijn zich meestal zo dicht mogelijk bij het eind van het produktieproces en de expeditie. Beide magazijnen moeten vaak gescheiden zijn, daar de opgeslagen produkten vaak sterk verschillend van aard zijn en daardoor niet gezamenlijk opgeslagen mogen worden, bijvoorbeeld cacaobonen ' C en hagelslag. Bovendien kan de wijze van opslag in beide magazijnen sterk verschillen. Gereedschapsmagazijn Onderdelenmagazijn Een gereedschapsmagazijn is een magazijn waar benodigde gereedschappen opgeslagen liggen. Medewerkers die een bepaald stuk gereedschap nodig hebben, kunnen het hier meestal zelf ophalen en na afloop van de werkzaamheden weer terugbrengen. Door dit systeem kan een bedrijf met een minimale hoeveelheid gereedschappen toe. Het is voordeliger om gereedschappen die een afdeling niet regelmatig nodig heeft, centraal te bewaren, dan elke afdeling een eigen voorraad te geven. Bovendien kan zo het onderhoud van de gereedschappen centraal beheerd worden. Bedrijven die een eigen onderhoudsdienst of technische dienst hebben om hun machines of installaties te repareren en onderhouden, hebben altijd een onderdelenmagazijn. Hier worden reserve-onderdelen opgeslagen, zodat een installatie direct gerepareerd kan worden als er een defect is. Het kan te veel tijd kosten eerst het 10

13 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Afb. 11. Voorbeeld van een onderdelenmagazijn. benodigde onderdeel te moeten bestellen. Dat kan bovendien een negatieve invloed hebben op het doorlopen van het produktieproces en daarmee op de klantenservice. Deze onderdelenmagazijnen lijken sterk op auto-onderdelenmagazijnen van garagebedrijven. Tussenoonagazijn of In produktiebedrijven treffen vaak ook nog tussenmagazijnen of hulpmagazijnen aan. Tussenmagazijnen worden gebruikt om de goederen tijdelijk op te slaan als er een stagnatie vertraging of gedeeltelijke stop) in de goederenstroom optreedt. Deze stagnatie kan verschillende oorzaken hebben: het niet tijdig beschikbaar zijn van vervoersmiddelen problemen met het vervullen van douane-formaliteiten Plaat?ek in het eigen magazijn etc. Handelsmagazijn Bij grote bedrijven worden de artikelen meestal op één plaats ontvangen, namelijk in de ontvangstafdeling van het centrale magazijn. Doordat het bedrijf zo groot is, zou er veel tijd verloren kunnen gaan als alle medewerkers uit het gehele bedrijf die artikelen nodig hebben, naar dit centrale magazijn toe zouden moeten voor die artikelen. Om dit tijdverlies te voorkomen, worden bij de afdelingen die het meeste gebruik maken van de geleverde produkten zoals de produktieafdeling, technische dienst), kleinere tussenma- gazijnen ingericht. De bevoorrading daarvan vindt plaats vanuit het centrale magazijn. Handelsbedrijven zijn bedrijven waar produkten aankomen en zonder wezenlijke vormveranderingen worden verhandeld en afgevoerd worden naar de klant. In het magazijn van dit bedrijf, het handelsmagazijn, komen produkten binnen in grote aantallen. Deze produkten verlaten het magazijn vaak in kleinere hoeveelheden en zonder wezenlijke vormveranderingen te hebben ondergaan. De enige wijzigingen zijn het etiketteren, prijzen of eventueel ompak- ken in grotere en kleinere verkoopverpakkingen. De klanten van een handelsmagazijn, bijvoorbeeld een detailhandel, kunnen de gewenste artikelen dus uit voorraad en in de gewenste? 11

14 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Klantenservice aantallen snel aangeleverd krijgen. Dit is vooral voor de kleinere klanten die niet veel ruimte of niet de financiële middelen hebben voor een grote eigen voorraad, zeer voordelig. Het aantal verschillende artikelen dat zich in een handelsmagazijn bevindt, is veel groter dan het aantal artikelen in een industrieel magazijn. In een handelsmagzijn bestaat de "produktie" uit het ontvangen en opslaan van de goederen en daarna het gereedmaken van de klantenorders en de uitlevering aan de klant. Meestal worden met de klanten afspraken gemaakt over de levertijd van een order. Het is voor het handelsmagazijn dan ook zeer belangrijk om uit oogpunt van de klantenservice altijd te kunnen leveren. Hiervoor is een zeer goed bevoorradingssysteem nodig, zodat vrijwel nooit tegen een klant hoeft te worden gezegd dat het gevraagde niet of niet voldoende in huis is. Te veel voorraad is echter ook niet goed, want dit vraagt te veel ruimte en kost dus geld. Samenvatting Deze les beschrijft wat nu precies een organisatie is. We hebben gezien dat zich overal om ons heen organisaties bevinden met eenzelfde kenmerk, namelijk: mensen die samenwerken om een bepaald doel te bereiken. In deze les bespraken we verschillende soorten organisaties met hun specifieke kenmerken. Bij de verdeling van de arbeid binnen een organisatie komen we begrippen tegen als differentiatie en integratie. Bij het samenstellen van het produktassortiment kan een bedrijf kiezen voor de produktie van één produkt specialisatie) of voor een combinatie van verschillende gelijksoortige produkten parallellisatie). Verder zagen we in deze les wat een bedrijfskolom is en welke plaats een organisatie hierin kan innemen. De opbouw van een bedrijf kunnen we schematisch weergeven in een organisatieschema. De plaats van het magazijn in dit organisatieschema kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. De magazijnmeester heeft binnen de organisatie o. a. de taak om de beschikbare mankracht en produktiemiddelen dusdanig in te zetten, dat elke afdeling zijn werkzaamheden naar behoren kan verrichten binnen de afgesproken tijd dit uit oogpunt van klantenservice). Als laatste zijn in deze les een aantal verschillende soorten magazijnen beschreven met hun specifieke kenmerken. / \ 12

15 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Parate = kennisvragen Parate-kennisvragen bestrijken de gehele leerstof van deze les. Indien u het antwoord op een vraag niet meer) weet, raadpleeg dan de tekst van de les op de plaats waar in de marge het nummer van deze vraag staat. Parate-kennisvragen behoeft u dus niet schriftelijk uit te werken en ze kunnen niet ter correctie worden ingezonden. CD Verklaar: "onze samenleving is opgebouwd uit organisaties". CD Op welke manier kan een organisatiedoel het beste bereikt worden? CD Uit welke elementen bestaat een organisatie? o Wat is "organiseren"? CD Wat zijn de hoofdvoorwaarden nisatie? voor een goed functionerende Wat is het verschil tussen kleine en grote organisaties? j) Wat is het verschil tussen profit- en non-profitorganisaties? CD Noem de gezamenlijke kenmerken van "organisaties". CV Leg uit wat verticale differentiatie Leg uit wat horizontale differentiatie is. Leg uit wat integratie is. Leg uit wat Leg uit wat parallellisatie is. Wat is een Waarvoor gebruiken we een Op welke plaatsen in de organisatie kan men een magazijn Noem de taken van een Welke soorten magazijnen kent Wat is de functie van een tussenmagazijn? Wat is het belangrijkste kenmerk van een handelsmagazijn? 13

16 HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE Opgaven uitwerking ter correctie inzenden) \i Vermeld duidelijk leesbaar boven elk blad van uw schriftelijk werk: 1. uw naam en volledig adres 2. cursus naam, roostemummer en cursistennummer 3. vaknr.: serie: lesnr. : 578 C 1 Nummer de bladen per les. Laat bij het uitwerken van de opgaven de daartoe bestemde correctiestrook vrij voor de opmerkingen en verbeteringen van de docent. Ij Stel eventuele vragen naar aanleiding van de les op het uitwerkpapier. Formuleer uw vragen kort en duidelijk en laat voldoende ruimte over voor het antwoord van de docent. Vouw ten slotte per les de bladen te zamen, met uw naam naar buiten. Opgave 1 Verklaar het verschil tussen horizontale differentiatie en specialisatie. Opgave 2 Teken een bedrijfskolom van grondstof tot consument) voor de auto-industrie. Opgave 3 Teken een organisatieschema van het bedrijf waarin u bent of dat u kent. werkzaam Opgave 4 a. Verklaar dat de rol van de magazijnmeester van invloed kan zijn op de klantenservice. b. Kan de magazijnmedewerker ook invloed uitoefenen op de klantenservice? Zo ja, hoe dan? 14

17 r LEIDINGGEVEN Vak 578 serie C Les 2 Leidinggeven Wat is leiding geven? E \ \, Bereiken van doelstellingen Taak van leidinggever CD CD In organisaties wordt eerst en vooral met mensen gewerkt. Het is de taak van de leidinggevende functionaris het gedrag van zijn medewerkers zodanig te beïnvloeden dat de doelstellingen van de werkgever of afdeling zo goed mogelijk worden bereikt. De wijze van optreden van een leidinggevende of wel eijg$tij!yl:\n lêid.ijig\tg?yyy, is daarbij als beïnvloedende factor van groot belang. Een leidinggevende functionaris brengt in een organisatie het handelen van de medewerkers op gang en stuurt dit bij indien nodig. Hij neemt beslissingen over wat gedaan moet worden,,;ipt,? iets moet doen, iets gedaan moet worden en moet daarbij steeds bereid zijn uit te leggen waarom iets gedaan moet worden. Verder horen bij het proces van leiding geven ook taken als: het li!ql:i?!l?9 van de medewerkers; nagaan of de opg?d????? taken naar behoren worden uitgevoerd controleren); het 4e1<f?ff5<f1'!:! van werkzaamheden aan ondergeschikten; het overwinnen van weerstand tegen de opgedragen taken; het zorgen voor een goede samenwerking tussen de diverse medewerkers en het voeren van werkoverleg. Ontstaan van behoefte aan leiding geven De behoefte aan leiding geven ontstaat zodra in een bedrijf of instelling de hq?v??lheid!werkzq;)lj1v::ll1grijlc/wqrclt dat dit niet door één persoon kan worden verricht. De hulp van meer personen zal moeten worden ingeschakeld. Het totaal van de te verrichten werkzaamheden zal moeten worden verdeeld. Hierbij zal er een beslissing genomen moeten worden over de wijze van arbeidsverdeling M.?:!;?!?l?l'!:g;sY::ll1take,n). Daarnaast moet worden afgesproken wie welke beslissingsbevoegdheden heeft en uit dien hoofde over middelen kan beschikken en opdrachten en adviezen kan geven = verde1ingvan,b?y)ygclàei:m). De onderlinge relaties dienen te worden bepaald. Via de communicatie- en overlegstructuur dienen voorzieningen te worden getroffen ten behoeve van de noodzakelijke wilsoverdracht en coördinatie. Niveauverschillen in hiërarchie CD Bij het tot stand brengen van een taakverdeling ontstaat eigenlijk altijd een scheiding tussen leiding en uitvoering. Bij dit "verticaal organiseren" ontstaan er dus niveauverschillen. In beginsel komt dit in de hiërarchie tot uitdrukking in de volgende lagen:,0?b.1?tging e El micidenkader uitvq?rendemedewerkers. i5

18 '?? In een magazijn kunnen we daar de volgende invulling aan geven:. topleiding :::::ffia.g?i??????f> e middenkader =mag:azijnmeèster'. uitvoerende medewerker = IlÎagq.zijnmedew?rk,eL Taak topleiding De topleiding kan ook bestaan uit een groep van managers die te zamen de direktie vormen. de relaties tussen otg;àriisatiésenoil1geving, zodanig dat het voortbestaan van de organisatie zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. Dit houdt in: het nemen van de nodige strategische beslissingen en het treffen van de nodige organisatorische voorzieningen, zodanig dat de uit te voeren werkzaamheden voldoen aan de wensen van de markt. j)??,?opleidiij.?????\?.!staak'inb.öûdtegevell. aan In. deze les beperken we ons voornamelijk tot de leidinggevende taken van de magazijnmeester. Bufferpositie De rol van de magazijnmeester 98????j?l1neest?rmid??nkader) is bev6egd??????.ij.??yl1van.... d??g)????!tj??.?? M?.?.???IJ.:Hij he???eij.?i?gerendetaak, "naar.. bovei:r1'>ell.\eenleidinggeve);!s! ê'.j?:rla?ll 1?en?den;'... Dit betekent dan tevens dat hij op een? of oversteekpunt van belangen staat en in zekere zin een bufferpositie tussen de verschillende lagen in de organisatie inneemt. De magazijnmeester geeft direkt leiding aan de uitvoerende werkzaamheden. Daarbij houdt hij toezicht op de uitvoering van de werkzaamheden, hij signaleert problemen die ter plekke moeten worden opgelost. Wanneer problemen ook te maken hebben met andere afdelingen, dan schakelt hij de magazijnmanager in. De magazijnmeester moet als het ware de vertaalslag maken van de plannen van de magazijnmanager naar de dagelijkse uitvoering. Hij besteedt dan ook een deel van zijn tijd aan leiding geven = motiveren en doen uitvoeren) en het organiseren van werkzaamheden van andere mensen. In deze zin is hij dus ook een soort manager. Magazijnmeester moet geaccepteerd worden als chef De magazijnmeester moet wat betreft persoon en kennis anders zijn dan zijn medewerkers.?ijn medewerkers moeten hem aanvaarden als chef d. w. z. ze verwachten van hem dat hij méér weet, meer ervaring heeft, geen vrien?j.?.?:bgh?i??"g?rt,?:rl.1:>r?l?i!?ij./ij.eemt die go??,??ij.y??r het bedrijnihij nioetnietiri degroepsfuful maar.. V'??li:l1.)erl)oven dit houdt niet in datje laat merken datje meer bent). Er mag namelijk geen duidelijke drempel zijn tussen chef en medewerkers, maar gaat de chef zich op gelijk niveau begeven als zijn medewerkers, dan zullen de medewerkers niet snel geneigd zijn opdrachten van hem te aanvaarden. 16

19 . LEIDINGGEVEN Afb. 1. Een goede leider neemt goede beslissingen, waarbij de belangen van de medewerkers zoveel mogelijk in het oog worden gehouden: hij is de rots in de branding. Andere taken van de magazijnmeester zijn het formuleren van het eigen afdelingsbeleid en het maken van afdelingsplanning, het onderhouden van contacten in de eigen bedrijfsomgeving zowel naar binnen als naar buiten gericht en het tijdig verkrijgen van informatie om resultaten van uitvoering te kunnen beoordelen en te kunnen bijsturen. En daarnaast nog het rapporteren over de uitvoering aan de hogere leiding. Taakverdeling leiding geven en wijze van De rol van de uitvoerende medewerkers In de fase van uitvoering vinden de eigenlijke bedrijfsactiviteiten plaats. Het hiervoor behandelde leidinggevende niveau is belast met een regelende en ondersteunende taak t.o.v. de uitvoerende medewerkers. De uitvoerende medewerkers moeten zoveel zorg en aandacht geven aan de uit te voeren werkzaamheden dat van tevoren gestelde produktieniveaus worden gehaald. De te halen aantallen en de wijze waarop met niveaus gewerkt kan worden, kunnen mede in overleg met de uitvoerende medewerkers worden bepaald. De taakverdeling en de wijze van leiding geven zijn in hoge mate bepalend voor de inzet en motivatie van de uitvoerende medewer- kers. Een plan komt alleen maar tot uitvoering als een leidinggevende functionaris opdrachten geeft tot de uitvoering van dat plan. Deze opdracht geeft dan aan wat er gedaan moet worden en welk resul- taat bereikt moet worden We kunnen een onderscheid maken intti'qittle.linge;emséhrlfielijk!e /;.<; ;./.; )P4'X!r.t?b. Een mondelinge opdracht heeft als voordeel dat zonodig.fl:tj1zlg kan worden gegeven en eventueel overleg kan plaatsvinden. Verder kunnen we tot de voordelen van mondelinge opdrachten rekenen deysl1elhèid' "de;.eehvoucl;.ê!1/het,;y:99rkqmen van een papierwinkel. Tot de voornaamste nadelen behoort echter het gevaar dat er een Merkeëfdê0finterpretatie kan ontstaaïî Die kan optreden doordat de opdracht niet voldoende duidelijk is omschreven of doordat de ontvanger de opdracht onjuist interpreteert. Bij een opdracht, waarvan de uitvoering lange tijd in beslag neemt, kan 17

20 LEIDINGGEVEN het voorkomen dat als het resultaat moet worden beoordeeld, niet meer kan worden achterhaald welke opdracht precies is gegeven. De schriftelijk opdracht heeft als voordeel de bewaarmogelijkheid YQorla.terêitöntroÎe. Ook kan deze opdracht worden vermenigvuldigd, waardoor deze aan meer medewerkers tegelijk kan worden verstrekt. Een schriftelijke opdracht heeft als nadelen het ontstaan van eenipapierwinkeli,en het niet direct kunnen geven van een 'toe- ' 'lichtingr i; Welke vorm wordt gekozen zal afhangen van de concrete situatie. Zo zal een opdracht die vaak wordt gegeven veelal mondeling worden gegeven terwijl een opdracht voor een moeilijke ingewikkelde taakeerderiini; ç:l1jjftelijlc?0vorm zal worden gegeven. Kritiek moment in leiding geven Wanneer, in welke vorm en aan Het geven van een opdracht is één van de kritieke momenten in de omgang van de chef met zijn ondergeschikte. Op zo'n moment móet de chef optreden als chef, als hoger geplaatste, als meerdere. De andere móet tegelijkertijd erkennen dat hij ondergeschikte, mindere is, al gaat het niet om mindere als mens maar om mindere in organisatorische zin. In deze relatie ervaart de ondergeschikte heel duidelijk dat hij ondergeschikt is. Dit vindt niemand een onmiddellijk begrijpelijke en aanvaarbare zaak. Het kost gewoon moeite om te doen wat een ander zegt, ook al heeft die ander gelijk en het recht om het te zeggen. Dit betekent dus dat iedere leider zorgvuldig moet overwegen wanneer hij welke opdracht gaat geven, in welke vorm en aan wie! c Afb. 2. Hier ziet u enkele voorbeelden van mensen die een opdracht niet uit willen voeren. Ze mokken, doen niets of sabote- Hoe een opdracht geven Er zijn een aantal regels die u kunt toepassen als u een opdracht moet gaan geven. Let er hierbij echter wel op dat deze regels geen "wetten" zijn. Elke mens is anders, daarom kan het noodzakelijk zijn om de regels aan te passen aan de persoon of aan de situatie. 18