Versie handleiding 2.5.e Syslogic Scienta handleiding Scienta versie 2.5

Transcriptie

1 Versie handleiding 2.5.e Syslogic 2013 Scienta handleiding Scienta versie 2.5

2 Colofon Copyright Syslogic 2013 Hoewel de in de handleiding vermelde gegevens met de grootst mogelijke nauwkeurigheid zijn opgesteld, aanvaarden wij voor de juistheid hiervan en eventuele wijzigingen hierin geen aansprakelijkheid, hoe ook genaamd en op welke grond dan ook. Syslogic Ampèrestraat 3c 3861 NC Nijkerk Helpdesk: Faxnummer: Internet: Voor vragen over Scienta kunt u contact opnemen met de helpdesk van Syslogic. De helpdesk is bereikbaar via het telefoonnummer of support@syslogic.nl. Op staan antwoorden op de meest gestelde vragen over Scienta. Daarnaast zijn video s voor Scienta beschikbaar, die de werking van Scienta uitleggen. 2

3 Release notities In de nieuwe release (versie 2.5) van Scienta zijn de onderstaande functionaliteiten toegevoegd en/of verbeterd. Nieuwe functionaliteit - Een nieuwe Home button (huisje) toegevoegd; - Wanneer een wijzigingsvoorstel via Niet afgewikkelde wijzigingsvoorstellen wordt geopend, wordt het laatste wijzigingsvoorstel automatisch ingeladen; - Het is mogelijk vanuit Alle artikelen direct een artikel te openen in de Scienta Editor; - U kunt een artikel toevoegen op basis van een Sjabloon; - Beheer van de berichten totaal vernieuwd; - Scienta kan in de eigen huisstijl worden gezet. Verbeterde functionaliteit - Mijn wijzigingsvoorstellen is teruggebracht tot één overzicht; - Het indienen/beheren van de wijzigingsvoorstellen is logischer gemaakt; - Inhoudsopgave is opnieuw gestyled; - De popup op de pathway is duidelijker gemaakt; - Scienta Editor is nog prettiger werkbaar; - Het printen/exporteren van artikelen is opnieuw gestyled; - Sortering van de overzichten is verfijnd. Diversen - Kleine problemen verholpen; - Alle namen onder componenten aangepast (toevoeging beheer verwijderd). - Iconen van Scienta beheer iets aangepast; - Vertalingen bijgewerkt; - De gegevens bij Informatie Scienta uitgebreid. U kunt de release video met de nieuwe functionaliteiten van Scienta bekijken op de onderstaande link. Link: 3

4 Inhoudsopgave Colofon... 2 Release notities... 3 Inhoudsopgave Voorwoord Inleiding Eerste kennismaking met Scienta Hoe is de Scienta portal opgebouwd? Modules Aanmelden/Afmelden Artikelen openen Artikelen Wijzigingsvoorstel Artikel: Stroomdiagram Mijn account Snel aan de slag Scienta beheer - dashboard Uitleg veel voorkomende handelingen Tekstverwerken Scienta Editor Nieuwe artikelen Artikelen - Algemeen Artikelen - Tabblad bewerken Artikel - Tabblad vergelijk Artikel - Tabblad revisies Artikel - Tabblad handboek, tags, publiceren en instellingen Bewerken: Stroomdiagram Nieuwe handboeken/hoofdstukken Overzichten Portal frontpage indeling Gebruikers Groepen Wijzigingsvoorstellen Exporteren (Printen) Tags Berichten Bestandsbeheer Variabelen Configuratie Programma verversen Alle items deblokkeren Zoekindex opbouwen Overzicht achtergrondopdrachten Abonnementen Instellingen

5 1. Voorwoord Voor u ligt de handleiding om optimaal gebruik te kunnen maken Scienta. Scienta is hét online softwarepakket voor alle soorten handboeken. Kant-en-klaar ingericht met de juiste structuur en inhoud van content partners zoals brancheorganisaties en ISO, maar ook voor alle bestaande handboeken binnen uw organisatie. Scienta is eenvoudig aan te passen aan uw eigen organisatie en zo opgezet dat iedereen er intuïtief en snel mee kan werken. Scienta is vriendelijk voor beheerder en gebruiker, met bijvoorbeeld een intuïtief dashboard voor beheerders, to-do lists en een centrale upgrade van verschillende (kantoorspecifieke) versies. Medewerkers kunnen alles lezen en op elk artikel wijzigingsvoorstellen of commentaar indienen. Scienta werkt heel simpel via uw internet browser, er hoeft dus geen extra software geïnstalleerd te worden. Deze handleiding kan gebruikt worden als handig naslagwerk wanneer u binnen uw kantoor aan de slag gaat met de handboeken binnen Scienta. Wij wensen u veel plezier en succes bij het werken met Scienta! U kunt Scienta In vogelvlucht bekijken op de onderstaande link. Link: 5

6 2. Inleiding Het doel van deze handleiding is om u kennis te laten maken met alle functionaliteiten van Scienta. 2.1 Indeling handleiding De handleiding is opgedeeld in drie delen. - Deel 1 Algemeen (hoofdstuk 1 t/m 3). De eerste drie hoofdstukken zijn de eerste kennismaking met Scienta. Het beschrijft de functionaliteiten en mogelijkheden die u met Scienta heeft. - Deel 2 Portal (hoofdstuk 4 t/m 11). Deel 2 beschrijft de mogelijkheden van Scienta voor de medewerkers die Scienta raadplegen. Het is geschreven voor alle medewerkers (gebruikers) van uw organisatie die met Scienta (gaan) werken. - Deel 3 Beheer (hoofdstuk 12 t/m 41). Het derde deel is geschreven voor de beheerders van Scienta. Alle beheermogelijkheden van Scienta worden uitgelegd. In de handleiding komt u de term Beheerder vaak tegen. Deze term geeft de persoon aan die binnen de organisatie/het kantoor toezicht houdt op de naleving van wet- en regelgeving, alsmede de regels die de organisatie zelf heeft opgesteld. Daarmee is de beheerder vaak degene die ook het beheer van kwaliteitshandboeken in zijn portefeuille heeft. Belangrijke informatie wordt op deze manier weergegeven. Er zijn voor Scienta verschillende video s beschikbaar, waarin veel functionaliteiten wordt uitgelegd. Deze zijn te vinden op ons Youtubekanaal. 6

7 3. Eerste kennismaking met Scienta 3.1 Wat is Scienta Scienta is hét online pakket voor het opzetten, publiceren en beheren van alle soorten handboeken. Het is zo ontwikkeld dat iedereen er snel én heel gemakkelijk mee kan werken. Met drie clicks heeft u elk artikel beschikbaar en bijhouden gaat bijna vanzelf. Mede door de krachtige Scienta teksteditor met de vertrouwde Word look & feel. 3.2 Waarom Scienta gebruiken Scienta maakt uw gegevens (afspraken, procedures, protocollen, werkinstructies, checklists, etc.) makkelijk toegankelijk voor iedereen binnen uw organisatie. De handboeken bestaan uit verschillende hoofdstukken en artikelen. Doordat het actualiseren van artikelen via Scienta volledig digitaal verloopt, gaat het verwerken van wijzigingen en updates beter en sneller. Medewerkers krijgen automatisch een melding wanneer artikelen zijn gewijzigd. Alle versies, verschillen en wijzigingen worden automatisch aangegeven en opgeslagen. 3.3 Eenvoudig en toegankelijk Alle medewerkers binnen het kantoor hebben met Scienta de beschikking over een actueel en kantoorspecifiek kwaliteitshandboek. Op voorwaarde dat er binnen het kantoor aandacht is voor het beheer en actueel houden van de handboeken. Actieve betrokkenheid en meedenken bij de verdere ontwikkeling van de kwaliteitsbeheersing binnen het kantoor, vormt de sleutel tot het succes hiervan. Scienta maakt het mogelijk om medewerkers te betrekken bij deze ontwikkeling. 3.4 Verschillende rechten Afhankelijk van een gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord, heeft een gebruiker bepaalde rechten. Zo kan alleen de beheerder artikelen wijzigen, terwijl medewerkers voorstellen tot wijziging kunnen doen. De beheerder bepaalt de rechten die een medewerker heeft. 3.5 Wijzigingen Een unieke functie van Scienta maakt het beheren van wijzigingen eenvoudiger. Wijzigingen in de handboeken voor uw organisatie kunnen op 3 manieren plaatsvinden: - De beheerder van het kantoor heeft zelf de mogelijkheid om de handboeken te wijzigen. - Medewerkers van het kantoor kunnen zelf ook wijzigingen voorstellen. Zo kan de beheerder de systeembeheerder de opdracht geven om de back-upprocedure te herschrijven. De systeembeheerder kan het artikel aanpassen, maar heeft niet genoeg rechten om het artikel te publiceren. - Wijzigingen van de contentpartner (uitgever van handboeken) ontvangt u als wijzigingsvoorstellen. Belangrijk: Indien de beheerder niet regelmatig de wijzigingsvoorstellen van de handboeken contentpartner en medewerkers fiatteert, veranderen de handboeken niet! De beheerder blijft altijd eindverantwoordelijk voor de inhoud van de handboeken binnen het kantoor. U kunt Scienta In vogelvlucht bekijken op de onderstaande link. Link: 7

8 Scienta Portal 8

9 4. Hoe is de Scienta portal opgebouwd? De portal is het gedeelte van Scienta dat voor alle medewerkers van het kantoor (na autorisatie) beschikbaar is. Het internetadres van uw kantoor specifieke portal vindt u in de registratiebrief die u hebt ontvangen van Syslogic. Elk kantoor heeft de beschikking over een geheel eigen online omgeving waarin de handboeken beschikbaar zijn. Belangrijk: In de registratiebrief staat beschreven waar u Scienta voor uw kantoor kunt vinden. Na een eenmalige registratie kunt u gebruikmaken van Scienta. 4.1 De bovenzijde van de Scienta portal De bovenzijde van de portal bestaat uit verschillende onderdelen. - In de oranje balk (rechtsboven) staat het hoofdmenu. Hier vindt u de veelgebruikte functies van Scienta; - In de witte balk staat het handboekenmenu, waarin de home button, het persoonlijke menu en de handboeken van uw kantoor staan. - Onder het handboekenmenu vindt u de Pathway. U kunt hiermee snel zien waar u bent. Hoofdmenu Het hoofdmenu bestaat uit de onderstaande onderdelen. Aanmelden U kunt u aanmelden met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Voor meer informatie zie hoofdstuk 6. Zoeken Hiermee kunt u gemakkelijk zoeken binnen de handboeken. Voor meer informatie over zoeken binnen Scienta, zie hoofdstuk 7. Inhoudsopgave Snel en eenvoudig overzicht van de verschillende handboeken, hoofdstukken en artikelen. U kunt de inhoudsopgave in- en uitklappen en printen. 9

10 Help Hier wordt in logische stappen uitgelegd hoe u direct aan de slag kunt gaan met Scienta. De stappen zijn minimaal beschreven. Wij raden aan de bijbehorende hoofdstukken van deze handleiding ook goed door te nemen Beheer (alleen zichtbaar als u over de juiste rechten beschikt) In de beheeromgeving kunt u artikelen bewerken, updates verwerken, gebruikers toegang geven en alle werkzaamheden doen die met het beheren van Scienta hebben te maken. Beheer is alleen toegankelijk wanneer u over de juiste rechten beschikt. Handboekenmenu De door uw kantoor gemaakte en aangeschafte handboeken worden getoond in het menu Handboeken. Wanneer er nieuwe handboeken worden gemaakt/aangeschaft, worden deze automatisch aan het handboekenmenu toegevoegd. De button met het huisje zorgt ervoor dat u altijd weer terug gaat naar de portal (ook als u in beheer bent). Pathway Met de pathway weet u altijd waar u bent. U kunt zo snel zien waar u bent. De pathway is ook klikbaar. 4.2 De linkerzijde van de Scienta portal De linkerzijde van Scienta is opgebouwd uit interactieve modules (boxen). De inhoud van de modules wordt bepaald door de interactie van de gebruiker. Nieuwe artikelen staan bijvoorbeeld in de module Nieuwe Artikelen. Artikelen met hetzelfde onderwerp staan in de modules Gerelateerd. De modules worden besproken in hoofdstuk Het midden van de Scienta portal In het midden van de pagina worden onder andere de artikelen, stroomdiagrammen, de zoekresultaten, de inhoudsopgave en verschillende overzichten weergegeven. 4.4 De rechterzijde van de Scienta portal De rechterzijde van Scienta is, net als de linkerzijde, opgebouwd uit interactieve modules. In de modules vindt u meer informatie over het artikel dat u op dat moment raadpleegt. Meer informatie over de modules aan de rechterzijde vindt u in paragraaf 8.2. U kunt een algemene video introductie van Scienta bekijken op de onderstaande link. Link: 10

11 5. Modules De modules aan de linkerzijde worden, afhankelijk van waar u zich bevindt in Scienta, weergegeven. De inhoud van de modules kan per gebruiker verschillend zijn. 5.1 Module Aanmelden Deze module is specifiek voor uw eigen account van toepassing. Voor meer informatie over deze module, zie hoofdstuk Module Mijn account Deze module is specifiek voor uw eigen account van toepassing. Voor meer informatie over deze module, zie hoofdstuk Modules Nieuwe artikelen en Recent gewijzigd De modules geven een kort overzicht van artikelen, zoals de kop van de module omschrijft. 5.4 Gerelateerd De items in deze module zijn direct (door middel van tags) gerelateerd aan het artikel dat u bekijkt. 5.5 Inhoudsopgave Een verkorte inhoudsopgave. De items in deze module zijn gerelateerd aan het overzicht/artikel dat u op dat moment bekijkt. 5.6 Nieuws (rechterzijde frontpage portal) Een overzicht (rss-feed) van nieuwsartikelen gerelateerd aan uw branche. Mededelingen van Syslogic worden hier ook weergegeven. Belangrijk: U kunt modules inklappen of uitklappen door middel van de + of - tekens. 11

12 6. Aanmelden/Afmelden Het kantoorhandboek in Scienta is voor gebruikers na aanmelden te raadplegen. Gebruikers hoeven zich in sommige gevallen niet aan te melden om het handboek te lezen (anoniem raadplegen). Voor het indienen van wijzigingsvoorstellen moet een gebruiker zichzelf wel aanmelden. Indien de handboeken buiten het kantoor worden geraadpleegd, bijvoorbeeld vanaf een locatie bij de klant, dan dient de gebruiker zich altijd aan te melden. Belangrijk: Anoniem raadplegen is alleen mogelijk als dit wordt ingesteld door de beheerder. 6.1 Aanmelden U kunt uzelf aanmelden door de onderstaande stappen te volgen. Klik op Aanmelden (links op de frontpage of rechtsboven in de oranje balk); Vul uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in; Klik op de button Aanmelden. Belangrijk: Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig. 6.2 Afmelden U kunt uzelf afmelden door de onderstaande stappen te volgen. Of Aan de linkerzijde ziet u de module Mijn Account ; Klik op Afmelden. Klik rechtsboven in de oranje balk op Aangemeld: Uw naam ; Klik op Afmelden. 6.3 Wachtwoord vergeten Volg de onderstaande stappen, wanneer u uw wachtwoord vergeten bent. Ga naar uw Scienta omgeving; Klik in het aanmeldscherm op de link Nieuw wachtwoord aanvragen ; Vul uw adres in; Klik op de button Wachtwoord opvragen ; U ontvang een met daarin een link om uw wachtwoord op te vragen Klik op de link in de ; U ontvangt een met uw gebruikersnaam en wachtwoord; Uw nieuwe wachtwoord wordt direct verzonden naar uw adres. Tip: U kunt een vinkje zetten bij Login onthouden. U hoeft dan niet meer uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. Gebruik de mogelijkheid Login onthouden alleen in een veilige omgeving, zoals binnen uw kantoor. 12

13 7. Artikelen openen In Scienta kunt u op verschillende manieren artikelen lezen: 1. Artikelen openen met behulp van het handboekenmenu; 2. Artikelen openen via het menu Mijn handboek 3. Door de inhoudsopgave heen bladeren; 4. Artikelen zoeken met behulp van de zoekmachine; 5. Artikelen openen met behulp van de pathway. 7.1 Het handboekenmenu U kunt het handboekenmenu gebruiken om een bepaald artikel te zoeken. U krijgt door middel van een logisch gesorteerd overzicht alle handboeken, hoofdstukken en artikelen in menuvorm te zien. U kunt het handboekenmenu als volgt gebruiken: Ga met uw muis naar het handboek in het handboekenmenu welke u wilt raadplegen; Ga naar het juiste hoofdstuk; Ga naar het juiste artikel; Klik het artikel aan; Het artikel wordt geopend. Tip: Wanneer u op een handboek/hoofdstuk klikt, krijgt u een handig overzicht met daarin de bijbehorende artikelen. 7.2 Het menu Mijn handboek Het menu Mijn handboek bestaat uit de volgende onderdelen: - Favoriete artikelen (uw favorieten artikelen); - Artikelen gebaseerd op tags (de beheerder kan een specifiek handboek voor samenstellen); - Recent gelezen artikelen (de door u recent gelezen artikelen); - Ongelezen artikelen gaan (artikelen die u nog niet heeft gelezen). Tip: U kunt artikelen toevoegen aan Favoriete artikelen door naar het gewenste artikel te gaan en op de button Toevoegen aan favoriete artikelen te klikken. 7.3 De inhoudsopgave Wanneer u een artikel binnen een specifiek hoofdstuk zoekt, kunt u dit eenvoudig doen via de inhoudsopgave. Door middel van een logisch gesorteerd overzicht kunt u alle artikelen bekijken. Tip: U kunt de inhoudsopgave printen door op de button Afdrukvoorbeeld aan de rechterzijde te klikken. U kunt de inhoudsopgave als volgt gebruiken: Klik op Inhoudsopgave in het hoofdmenu; Handboeken en hoofdstukken kunt u inklappen en uitklappen door op het pijltje voor het handboek\hoofdstuk te klikken; Klik het artikel aan welke u wilt openen; Het artikel wordt geopend. Tip: Wanneer u op een hoofdstuk/handboek klikt, krijgt u een overzicht met daarin de bijbehorende artikelen. 13

14 7.4 Zoekmachine Scienta heeft een krachtige zoekmachine, zodat u makkelijk binnen uw handboeken kunt zoeken. De zoekfunctie maakt het mogelijk alle artikelen op eenvoudige wijze snel te vinden. U zoekt artikelen met verschillende trefwoorden die beiden in het artikel moeten voorkomen: Klik op Zoeken in het hoofdmenu; Voer de woorden waarop u wilt zoeken; Klik op de button Zoeken ; U ziet alle artikelen waarin de woorden voorkomen waarop u zocht. Belangrijk: U kunt ook specifiek één of meerdere handboeken doorzoeken. Met de Ctrl - toets kunt u meerdere handboeken tegelijkertijd selecteren. Belangrijk: Voor gevorderde gebruikers. U kunt ook gebruikmaken van de bekende Googlezoekmethodes, zoals +, -, or, and en *. 7.5 De pathway Wanneer u met uw muis onder de pathway (over de titel van het artikel) of rechts naast de pathway gaat, ziet u een grijze balk oplichten. Wanneer u klikt op deze grijze balk, krijgt u een pop-up met daarin een overzicht waardoor u snel naar een ander artikel kunt gaan zonder dat u eerst het menu moet openen. Tip: Bovenstaande functionaliteit wordt vaak niet toegepast, maar is wel erg gemakkelijk. 14

15 8. Artikelen De onderstaande afbeelding is de weergave van een artikel. Een artikel is uit een aantal onderdelen opgebouwd. De indeling van het scherm aan zowel de linker- als de rechterzijde is afhankelijk van het artikel dat u leest. 8.1 Opbouw van een artikel Titel artikel Elk artikel heeft een titel die in een groter lettertype en andere kleur wordt getoond. In de bovenstaande afbeelding is de titel Een artikel in Scienta. Inhoud artikel De inhoud van een artikel kan bestaan uit tekst, tabellen, afbeeldingen, links, stroomdiagram, etc. Opmerking: Als u een artikel nog niet heeft gelezen of als u de wijziging nog niet heeft gelezen, dan ziet u een melding boven het artikel. 8.2 Rechterzijde Aan de rechterzijde staan interactieve modules die betrekking hebben op het artikel. - Toevoegen\verwijderen aan favoriete artikelen; - Afdrukken: Artikelen printen; - Exporteren: Een MS Word-bestand maken van het artikel; - Een wijzigingsvoorstel op het artikel indienen; - Informatie ten aanzien van artikelrevisie; - Informatie ten aanzien van artikeldetails. Toevoegen\verwijderen aan favoriete artikelen Hiermee voegt\verwijdert u het artikel toe aan het menu Mijn handboek onderdeel Favoriete artikelen. Artikelen printen Scienta biedt de mogelijkheid om artikelen te printen. Bij elk artikel staat aan de rechterzijde een button Afdrukken. 15

16 Een afdruk maken van een artikel: Klik op de button Afdrukken ; Selecteer de juiste printer; Klik op de button Afdrukken ; Een Microsoft Word-bestand genereren van het artikel Scienta biedt de mogelijkheid een artikel te exporteren naar MS Word. Bij elke artikel bevindt zich een Exporteren button. Wanneer u op deze button klikt, wordt automatisch een MS Word-bestand gegenereerd. Belangrijk: De optie Exporteren werkt het best in MS Word 2003 en hoger. Een MS Word-bestand maken van een artikel: Klik op de button Exporteren ; Klik op de button Openen ; Sla het bestand op; o Zoek de locatie waar u het bestand wil opslaan; o Sla het bestand op als een MS Word (.doc\.docx) bestand. U kunt in het bestand werken. Belangrijk: Wanneer u van de bovenstaande procedure afwijkt, kunt u problemen krijgen met het openen van MS Word bestanden. Een wijzigingsvoorstel ten aanzien van het artikel indienen Wanneer gebruikers zijn aangemeld met gebruikersnaam en wachtwoord, kunnen zij een voorstel tot wijziging op het artikel indienen bij de beheerder. Wijzigingsvoorstellen worden beschreven in hoofdstuk 9. Functionaliteit. Deze functionaliteit is afhankelijk van uw licentie. Informatie ten aanzien van artikelrevisie Met de mogelijkheid Vergelijk met vorige versie kunt u de verschillen zien ten opzichte van de vorige versie van het artikel. Gewijzigde teksten in het artikel worden gemarkeerd met de onderstaande kleuren: - Roze: Toevoegingen; - Grijs: Verwijderingen. Voor het vergelijken van wijzigingsvoorstellen klik op de onderstaande link. Link: Informatie ten aanzien van artikeldetails Hier kunt u bekijken wanneer een artikel is aangemaakt en wanneer de laatste wijzigingen van het artikel hebben plaatsgevonden. 8.3 Linkerzijde Aan de linkerzijde staan interactieve modules die betrekking hebben op het artikel en de gebruiker. Inhoudsopgave De module Inhoudsopgave geeft u snel toegang tot de artikelen in hetzelfde hoofdstuk. 8.4 Onderkant Aan de onderkant staan links naar het vorige en volgende artikel binnen hetzelfde hoofdstuk. 16

17 9. Wijzigingsvoorstel 1 Door middel van wijzigingsvoorstellen indienen kunnen gebruikers op eenvoudige wijze bijdragen aan (de verdere ontwikkeling van) de handboeken. Door op Scienta aan te melden met een gebruikersnaam en wachtwoord, krijgt de gebruiker de mogelijkheid een wijzigingsvoorstel op een artikel in te dienen. Het wijzigingsvoorstel wordt niet direct gepubliceerd, maar wordt eerst voorgelegd aan de beheerder. De beheerder bepaalt of het artikel: - Verder aangepast dient te worden; - Wordt goedgekeurd zoals ingediend; - Wordt afgekeurd zoals ingediend. Belangrijk: Een wijzigingsvoorstel overschrijft NIET het bestaande artikel. Het wijzigingsvoorstel wordt altijd eerst opgestuurd naar de beheerder van het handboek. 9.1 Een wijzigingsvoorstel indienen Om een wijzigingsvoorstel te maken, moet u aangemeld zijn met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Ga naar het artikel dat u wilt wijzigen; Klik op de button Wijzigingsvoorstel aanmaken aan de rechterzijde; U kunt het artikel nu bewerken. In de volgende paragraaf wordt uitgebreider besproken hoe u een artikel kunt bewerken; Klik op de button Opslaan om het artikel op sturen naar de beheerder of om het artikel later te bewerken; Maak uw keuze: - Het wijzigingsvoorstel direct opsturen naar de beheerder - Het wijzigingsvoorstel opslaan om later te bewerken Klik vervolgens op de button Wijzigingsvoorstel Opslaan. Belangrijk: Wanneer u kiest voor Het wijzigingsvoorstel opslaan om later te bewerken, dan wordt uw wijzigingsvoorstel opgeslagen, zodat u het later verder kunt bewerken. Het overzicht van uw eigen wijzigingsvoorstellen vindt u in de module Mijn Account. Belangrijk: U kunt eenvoudig commentaar meesturen. Ga hiervoor naar het tabblad Commentaar. Belangrijk: De tijdslijn geeft inzicht in het verloop van het artikel. 9.2 Een artikel bewerken Een artikel is opgebouwd uit een aantal onderdelen (zie paragraaf 8.1). De titel en de inhoud van een artikel kunnen aangepast worden. Bij het aanpassen van de inhoud heeft u dezelfde mogelijkheden als in Microsoft Word. Hierbij moet gedacht worden aan het vet maken van tekst, cursief schrijven, onderlijnen, uitlijnen, etc. Onderstaande aandachtspunten zijn belangrijk bij het aanpassen van de artikelen. 1 Afhankelijk van uw licentie. Mogelijk vanaf een Scienta Business 5 gebruikers licentie. 17

18 Aanpassen van de titel Elk artikel heeft een titel. In de voorgaande afbeelding is de titel Een artikel in Scienta. De titel kan worden aangepast. Belangrijk: Maak voor de leesbaarheid titels niet langer dan 30 tekens. Aanpassen van de inhoud De inhoud van een artikel kan onder andere uit tekst, tabellenen, afbeeldingen en links bestaan. Met dezelfde mogelijkheden als in MS Word kunt u de inhoud van het artikel aanpassen. Commentaar U kunt eventueel opmerkingen bij uw aanpassingen meesturen op het tabblad Commentaar. U hoeft niet specifiek aan te geven wat er is gewijzigd. Dit wordt door het systeem automatisch weergegeven. Tip: Probeer, wanneer u een artikel bewerkt, mee te schrijven in de stijl van het artikel. Het behandelen van een artikel door een beheerder van Scienta blijft hierdoor eenvoudiger. Geschiedenis Via de tijdslijn kunt u het verloop van het wijzigingsvoorstel bekijken. Tip: Beheerders kunnen met Scienta, ingediende wijzigingsvoorstellen terugsturen naar de indiener van het wijzigingsvoorstel. Co-auteurs Het is mogelijk uw wijzigingsvoorstel voor te leggen aan iemand anders binnen uw organisatie. U kunt bij Selecteer co-auteur één of meerdere co-auteurs selecteren. De co-auteur kan vervolgens het wijzigingsvoorstel beoordelen en eventueel aanpassen. Belangrijk: Vergeet niet bij het opslaan het wijzigingsvoorstel vrij te geven voor de co-auteur. Voor een indruk van de wijzigingsvoorstellen klik op de onderstaande link. Link: 18

19 10. Artikel: Stroomdiagram 2 Een artikel kan ook uit een stroomdiagram bestaan. Een stroomdiagram is een schematische voorstelling van een proces. Stroomdiagrammen worden over het algemeen gebruikt om een proces makkelijker te visualiseren. Stroomdiagrammen kunnen variëren van simpele schema's die in feite niets meer zijn dan een stappenplan tot processchema's van meerdere pagina's Opbouw van een stroomdiagram Een stroomdiagram bestaat uit een titel en de inhoud. Titel stroomdiagram Elk stroomdiagram heeft een titel die in een groter lettertype en andere kleur wordt getoond. In de bovenstaande afbeelding is de titel Een stroomdiagram in Scienta. Inhoud stroomdiagram De inhoud van een stroomdiagram kan bestaan uit verschillende nodes die onderling met elkaar zijn verbonden. Tip: Wanneer u op een node klikt, ziet u de bijbehorende artikelen aan de rechterzijde Rechterzijde Aan de rechterzijde staan de interactieve modules die direct betrekking hebben op het stroomdiagram. - Stroomdiagram printen; - Informatie ten aanzien van artikeldetails. Tip: Voor een beter resultaat bij printen kunt u het beste de achtergrondkleuren en afbeelding afdrukken aanzetten voordat u gaat printen (zie bestand -> pagina instellingen). 2 Afhankelijk van uw licentie. Mogelijk vanaf een Scienta Business 5 gebruikers licentie. 19

20 11. Mijn account De module Mijn Account bevat functies waarmee u taken kunt uitvoeren die van toepassing zijn op uw persoonlijke account in Scienta Wijzigingsvoorstellen Wanneer u naar Mijn wijzigingsvoorstellen onder Mijn Account gaat, krijgt u een overzichten van alle wijzigingsvoorstellen door u ingediend of waarvan u co-auteur bent. Opbouw van het overzicht Het overzicht Wijzigingsvoorstellen is als volgt opgebouwd. Titel : U kunt het wijzigingsvoorstel bewerken/opsturen naar de beheerder door op de titel van het artikel te klikken. Voor meer informatie over het bewerken en opslaan van een artikel, zie de voorgaande hoofdstukken. Categorie : Het handboek/hoofdstuk waarin het artikel is geplaatst. Auteur : De auteur van het wijzigingsvoorstel. Aanmaakdatum : De datum waarop het wijzigingsvoorstel is aangemaakt. Laatst gewijzigd : De datum waarop het wijzigingsvoorstel voor het laatst is gewijzigd. Uw kunt in de filters boven het overzicht Afwikkeling : De status van het wijzigingsvoorstel. 20

21 Scienta Beheer 21

22 12. Snel aan de slag In dit hoofdstuk wordt in acht logische stappen uitgelegd hoe u direct aan de slag kunt gaan met Scienta. Let op! De stappen zijn minimaal beschreven. Wij raden aan de bijbehorende hoofdstukken van de handleiding ook door te nemen. Tip: Voor meer informatie, zie de andere hoofdstukken van deze handleiding Stap 1 - Registratie De registratie is eenmalig. Ga naar het webadres van Scienta in de registratiebrief. Volg de stappen in de registratiebrief en vul alle gevraagde gegevens juist in. Bewaar het wachtwoord van de beheerder goed Stap 2 - Aanmelden Meld u aan door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen in het aanmeldscherm (automatisch na registratie). U bent nu op de portal van Scienta die, voor alle duidelijkheid, alleen toegankelijk is voor de medewerkers van uw kantoor Stap 3 - Beheer openen Als u voldoende rechten heeft, ziet u helemaal rechtsboven een link naar beheer. Klik op de link "Beheer". U krijgt dan het dashboard van het beheer te zien. Op het dashboard staan links en buttons voor de belangrijkste functies van Scienta Stap 4 - Abonnement ophalen Als u handboeken heeft aangeschaft, kunt u deze ophalen. Ga in het beheer naar Instellingen -> Abonnementen -> Overzicht updates. Klik op de button Updates ophalen. Het ophalen van de updates kan even duren. Alle handboeken zijn na de update zichtbaar in Scienta Stap 5 - Gebruikers toevoegen 3 Ga in het beheer van Scienta naar Componenten -> Gebruikers beheer -> Alle gebruikers. Klik op de button Nieuw. Vul op het tabblad Gegevens de gegevens van de nieuwe gebruiker in. De gebruiker wordt automatisch in de groep Medewerkers geplaatst, dit kunt u aanpassen op het tabblad Groepen. Klik op de button Opslaan. De gebruiker krijgt een met daarin zijn/haar gebruikersnaam en wachtwoord Stap 6 - Handboeken & hoofdstukken toevoegen 4 U kunt eigen handboeken en hoofdstukken aan Scienta toevoegen. Ga in het beheer van Scienta naar Artikelen -> Handboek indeling -> Klik op de button Nieuw. Vul de naam van het hoofdstuk/handboek in. Klik op de button Opslaan. Het hoofdstuk/handboek staat in Scienta. 3 Afhankelijk van het aantal gebruikers binnen uw licentie. 4 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 22

23 12.7 Stap 7 - Artikelen toevoegen 5 U kunt eigen artikelen toevoegen aan Scienta. Ga in het beheer van Scienta naar Artikelen -> Alle artikelen -> Selecteer in het filter het juiste handboek -> Selecteer in het filter het juiste hoofdstuk -> Klik op de button Nieuw. U krijgt een scherm met een leeg artikel. Vul een titel in en schrijf het artikel. Klik op de button Opslaan. Het artikel staat in Scienta Stap 8 - Een wijzigingsvoorstel verwerken Dit onderdeel wordt in één van de volgende hoofdstukken uitgebreider besproken, omdat het verwerken van een wijzigingsvoorstel uit meerdere stappen bestaat. Dit hoofdstuk legt het verwerken van een wijzigingsvoorstel uit. Voor het verwerken van de wijzigingsvoorstellen klik op de onderstaande link. Link: Ga in het beheer van Scienta naar: Artikelen ; Overzichten ; Niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen ; U ziet nu een overzicht van de niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen; Open een artikel met een wijzigingsvoorstel. Aan de rechterzijde van het artikel worden de wijzigingsvoorstellen weergegeven. U kunt een openstaand wijzigingsvoorstel als volgt verwerken: Open een artikel met een wijzigingsvoorstel; Klik het uitklapvenster Wijzigingsvoorstellen aan; Klik het wijzigingsvoorstel aan welke u wilt behandelen; Het wijzigingsvoorstel wordt aan de rechterkant ingeladen; o o Bekijk de wijzigingen; Neem eventueel de wijzigingen over in het artikel aan de linkerzijde; De wijzigingen moet u handmatig toevoegen; Met de knop Verplaats het onderstaande document naar de editor wordt de gehele inhoud van het wijzigingsvoorstel in het artikel aan de linkerzijde geplaatst. o Voeg eventueel eigen verbeteringen toe. Niet vergeten! Wanneer u de status bij Afgewikkeld verandert in Ja, is het voorstel niet meer zichtbaar als openstaand wijzigingsvoorstel. Klik op de button Opslaan ; Het gewijzigde artikel staat op de portal en kan door alle gebruikers worden bekeken. De updates van de leverancier van de handboeken verwerken De leveranciers van de handboeken verstrekken ook updates door middel van wijzigingsvoorstellen. Deze kunt u als volgt verwerken: U opent het wijzigingsvoorstel zoals hier boven beschreven; Bekijk de wijzigingen; o Met de knop Verplaats het onderstaande document naar de editor wordt de gehele inhoud van het wijzigingsvoorstel in het artikel aan de linkerzijde geplaatst 5 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 23

24 (dit wordt alleen aangeraden wanneer u de artikelen nog niet kantoorspecifiek heeft gemaakt); o Voeg eventueel eigen verbeteringen toe. Niet vergeten! Wanneer u de status bij Afgewikkeld verandert in Ja, is het voorstel niet meer zichtbaar als openstaand wijzigingsvoorstel. Klik op de button Opslaan ; Het gewijzigde artikel staat op de portal en kan door alle gebruikers worden bekeken. 24

25 13. Scienta beheer - dashboard Belangrijk: Afhankelijk van uw Scienta licentie zijn functionaliteiten wel/ niet zichtbaar op het dashboard en in de menu s. De beheerder van uw organisatie heeft toegang tot de beheeromgeving van Scienta. Wanneer u op de portal bent aangemeld en u heeft voldoende rechten, dan ziet u in het hoofdmenu de link Beheer. Deze link verwijst naar het dashboard van het beheer van Scienta. Ga naar de Scienta portal van uw organisatie; Klik op Beheer in het hoofdmenu; U komt in de Dashboard van het beheer van Scienta (zie rechter scherm) Dashboard (Midden) De buttons in het midden van het dashboard verwijzen naar de meest gebruikte functies binnen de beheeromgeving. Door op een button te klikken gaat u direct naar de desbetreffende pagina. De buttons zijn opgedeeld in de drie groepen: 1. Artikelen - snelkoppelingen; 2. Veelgebruikte functies; 3. Recent gewijzigde artikelen 1. Artikelen - snelkoppelingen. Alle veelgebruikte functies met betrekking tot de artikelen worden hieronder beschreven. Button Alle artikelen De button verwijst naar het overzicht van alle artikelen. Uit het overzicht dat verschijnt, kiest u vervolgens het juiste handboek, hoofdstuk en artikel om deze te bewerken. Button Nieuw artikel Een nieuw artikel aanmaken. Button Niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen Klik op de button Niet afgewikkelde wijzigingsvoorstellen om een lijst met wijzigingsvoorstellen te krijgen die nog niet door de beheerder zijn behandeld. Zowel de contentpartner als gebruikers kunnen wijzigingsvoorstellen opsturen. Deze wijzigingsvoorstellen komen altijd bij de beheerder van het kantoor terecht. De taak van de beheerder is om deze wijzigingsvoorstellen te beoordelen en daarna te bepalen welke van deze wijzigingsvoorstellen daadwerkelijk worden doorgevoerd. Button Handboek indeling Deze button verwijst naar het overzicht van alle handboeken en hoofdstukken. Uit het overzicht dat verschijnt, kiest u vervolgens het juiste handboek en hoofdstukken om deze te bewerken. Button Beschikbare handboek updates Hiermee haalt u de beschikbare handboek updates op. Deze button is alleen zichtbaar als u handboeken bij een contentpartner heeft gekocht en recht heeft op updates. Voor een video over het beheer van Scienta klik op de onderstaande link. Link: 25

26 2. Veelgebruikte functies. Alle overige veelgebruikte functies met betrekking het beheer van Scienta worden hieronder beschreven. Button Alle gebruikers Hiermee kunt u nieuwe gebruikers aanmaken, wachtwoorden wijzigen en medewerkers andere rechten geven (zie voor meer informatie hoofdstuk 27). Button Bestandsbeheer Voor het beheren van bestanden (Word, Excel, PowerPoint, etc.), afbeeldingen, etc. die u gebruikt in Scienta. Button Berichten Met het onderdeel Berichten kunt u berichten plaatsen in Scienta of berichten sturen naar de gebruikers. Button Alle items deblokkeren Hiermee kunt u items (zoals artikelen, handboeken, etc) die geblokkeerd zijn (u ziet een dan een slotje), deblokkeren. Button Programma verversen Wanneer u een artikel toevoegt, de volgorde van handboeken, hoofdstukken en/of artikelen aanpast, moet u het menu opnieuw opbouwen (zie voor meer informatie hoofdstuk 30). 3. Recent gewijzigde artikelen. Hier vindt u een overzicht van artikelen die recentelijk gewijzigd of toegevoegd zijn Dashboard (Linkerkant) De handboeken die door de organisatie aangeschaft en/of aangemaakt zijn, worden aan de linkerzijde van de beheeromgeving weergegeven. Wanneer u aan de linkerzijde binnen de beheeromgeving op één van de handboeken klikt, krijgt u alle artikelen te zien die bij het desbetreffende handboek horen. Vervolgens is het mogelijk om deze artikelen te bewerken. Het cijfer dat tussen haakjes achter het handboek staat, geeft het aantal openstaande wijzigingsvoorstellen aan Dashboard (Rechterkant) Aan de rechterzijde van de beheeromgeving vindt u belangrijke mededelingen van de contentpartner en eigen berichten. Ook kunt u naar de Berichten gaan, waarmee u ook zelf contact met de contentpartner kunt opnemen (zie voor meer informatie hoofdstuk 32) Menu Bovenaan de pagina vindt u het hoofdmenu met alle functies die beschikbaar zijn binnen de beheeromgeving. Het hoofdmenu is als volgt ingedeeld: Dashboard, Artikelen, Componenten en Instellingen. 26

27 De belangrijkste functies van het menu - De button met het huisje brengt u altijd weer terug naar de portal Scienta. - Dashboard brengt u altijd weer terug naar het dashboard van het beheer van Scienta. - Onder de Artikelen staan de functies om artikelen aan te maken en te beheren. o Onder Artikelen per handboek staan de handboeken. Wanneer u klikt op een van handboeken, krijgt u een overzicht van alle artikelen. o Alle artikelen is een overzicht van alle artikelen binnen Scienta. o Met de Scienta Editor kunt u meerdere artikelen tegelijkertijd bewerken. De Scienta Editor is de meest prettige manier om de schrijven in Scienta. o Met Nieuw artikel kan direct een nieuw artikel worden toegevoegd aan Scienta o Met Nieuw stroomdiagram kan direct een nieuw artikel bestaand uit een stroomdiagram worden toegevoegd aan Scienta o Met de Handboek indeling kunnen nieuwe handboeken en hoofdstukken worden toegevoegd aan Scienta. o Onder de Overzichten staan verschillende overzichten met betrekking tot de artikelen. o Met de Handboek statistieken kan het gebruik van Scienta worden bekeken. o Op Portal FrontPage indeling staan artikelen die op de frontpage van de portal worden weergegeven voor extra aandacht (zie voor meer informatie hoofdstuk 26). - Onder de Componenten vindt u verschillende geavanceerde functies om Scienta te onderhouden. o Via de Gebruikers kunt u de gebruikers van Scienta beheren (zie voor meer informatie hoofdstuk 27). o Via de Groepen kunt u de rechten van gebruikers instellen. Deze functie is afhankelijk van de Scienta licentie. o Met de functie Exporteren kunt u het gehele (of een gedeelte van het) handboek printen. o De Tag zorgt ervoor dat onderwerpen aan artikelen gekoppeld worden. o Via de Berichten vindt de communicatie tussen de contentpartner en de beheerder plaats. U kunt hier een bericht sturen aan de contentpartner en eventuele nieuwe berichten lezen. (zie hoofdstuk 35) o Met Bestandsbeheer kunt u de bestanden, afbeeldingen, etc. beheren. o De Variabelen geeft de mogelijkheid variabelen toe te voegen aan de artikelen. Deze functie is afhankelijk van de Scienta licentie. - Onder Instellingen kunt u de instellingen van Scienta configureren. o Onder Configuratie kunt u specifieke configuratie-instellingen beheren. o De mogelijkheid Programma verversen ververst de menu s, inhoudsopgave, etc. o Geblokkeerde artikelen, gebruikers, etc. kun u vrijgeven met Alle items deblokkeren. o Met Zoekindex opbouwen worden de zoekgegevens opnieuw geregenereerd. o Een overzicht van de Scienta taken staat in het Overzicht achtergrondprocessen. o De Abonnementen laten zien welke abonnementen beschikbaar zijn en welke updates klaar staan met betrekking tot de handboeken. o De Informatie Scienta pagina geeft gedetailleerde informatie ten behoeve van eventuele support. 27

28 14. Uitleg veel voorkomende handelingen In dit hoofdstuk leert u efficiënter in het beheer van Scienta te werken. Als uitgangspunt voor de uitleg nemen we het overzicht Alle artikelen. De beschreven functies zijn ook van toepassing op de andere onderdelen binnen het beheer van Scienta Uitleg buttons boven overzicht De buttons die rechts boven het overzicht worden weergegeven, zijn acties die van toepassing zijn op het overzicht. Button Nieuw Het aanmaken van een nieuw artikel/stroomdiagram (zie voor meer informatie hoofdstuk 16). Button Publiceren Het artikel wordt getoond op de portal en is daarmee zichtbaar voor gebruikers. Button Depubliceren Het artikel wordt niet getoond op de portal en is daarmee niet toegankelijk voor gebruikers. Button Kopiëren Eén of meerdere artikelen kopiëren. Button Archiveren Het artikel wordt naar het archief verplaatst. U kunt een artikel uit het archief via het overzicht Gearchiveerde artikelen bekijken. Button Open in de Scienta Editor Door één of meerdere artikelen te selecteren, kunt u deze openen in de Scienta Editor Uitleg overzicht Titel U kunt een artikel direct bewerken door op de titel van het artikel te klikken. Gepubliceerd U kunt artikelen direct publiceren of depubliceren door op het icoon onder Pub te klikken. Een niet-gepubliceerd artikel kan niet door een gebruiker op de portal worden bekeken. Frontpage (FP) 28

29 U kunt artikelen direct op de frontpage (FP) van de portal plaatsten door op het icoon onder FP te klikken achter het desbetreffende artikel (zie voor meer informatie hoofdstuk 26). Volgorde U kunt zelf de volgorde van de artikelen aanpassen. De volgorde is van toepassing op de inhoudsgave, de menu s, etc. van de portal. U kunt de volgorde aanpassen door artikelen naar de juiste positie te slepen. Dit doet u door gebruik te maken van de ribbon button (zie pijl). U klikt de ribbon button aan, houdt de muis ingedrukt en sleept het artikel naar de juiste positie. Belangrijk: U kunt een artikel alleen verplaatsen binnen hetzelfde hoofdstuk. Filteren Het filter zorgt ervoor dat alleen het door u geselecteerde handboek en/of hoofdstuk op het scherm wordt weergegeven. Belangrijk: De filters kunnen gereset worden door op het rode icon voor het filter te klikken. Zoeken U kunt op basis van een zoekwoord een titel van een bepaald hoofdstuk of artikel zoeken. Vul bij Zoeken het zoekwoord in en klik vervolgens met de muis buiten het zoekveld of gebruik de Enter toets op het toetsenbord. Lijstgrootte Het aantal artikelen op één pagina wordt bepaald door de mogelijkheid Lijstgrootte welke onder de artikelenlijst wordt weergeven. Dit geeft u de mogelijkheid om het aantal artikelen welke op het scherm wordt weergegeven, aan te passen. Selecteert u in het dropdown menu het getal 5, dan zal de lijst maximaal 5 artikelen weergeven. Bladeren Overzicht met meer items dan de lijstgrootte worden verdeeld over meerdere pagina s. Eerste: Ga naar de eerste pagina. Vorige: Ga naar de vorige pagina. 1,2 etc.: Ga naar de desbetreffende pagina. Volgende: Ga naar de volgende pagina. Laatste: Ga naar de laatste pagina Buttons bij bewerken Wanneer u een item (artikel, handboek, hoofdstuk, gebruiker, etc.) bewerkt, worden de buttons Opslaan, Toepassen en Sluiten zichtbaar. Belangrijk: Om het bewerken op de juiste wijze af te sluiten, dient u te allen tijde gebruik te maken van de buttons Opslaan(+), Toepassen en Sluiten. Doet u dit niet, dan wordt het item geblokkeerd. U ziet dan een slotje op het artikel (zie voor meer informatie hoofdstuk 35). 29

30 Opslaan + De wijzigingen die u heeft gemaakt worden opgeslagen en het scherm wordt afgesloten. U gaat terug naar het overzicht. Wanneer u deze button gebruikt kunt u extra informatie meegeven die verzonden wordt naar gebruikers. Opslaan De wijzigingen die u hebt gemaakt worden opgeslagen en het scherm wordt afgesloten. U gaat terug naar het overzicht. Toepassen De wijzigingen die u in het artikel heeft gemaakt worden opgeslagen terwijl u in de huidige bewerkingsmodus blijft. Sluiten Wijzigingen die u in het artikel heeft gemaakt worden niet opgeslagen en het scherm wordt afgesloten 30

31 15. Tekstverwerken De teksten van de artikelen zijn allemaal aan te passen. Voor het bewerken van artikelen binnen Scienta wordt gebruikgemaakt van een wysiwyg-editor die te vergelijken is met Microsoft Word. WYSIWYG is een acroniem voor What you see is what you get. In het Nederlands betekent dit: U krijgt wat u ziet. Let op: Voor het verwerken van teksten in Scienta is een speciale editor gebouwd die nog meer op Microsoft Word lijkt. Deze editor is gericht op het schrijven en bewerken van artikelen en maakt optimaal gebruik van het scherm. Het is bijvoorbeeld heel eenvoudig om met meerdere documenten te werken. Lees hierover meer in hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden Knoppenbalken De bovenste twee buttonbalken van de wysiwyg-editor bevatten de bekende buttons die u kent vanuit tekstverwerkers zoals MS Word. De onderste buttonbalk bevat het dropdown menu `Opmaak`. Deze toont alle vooraf vastgestelde opmaakinstellingen die in Scienta beschikbaar zijn. U kunt hiermee zelf bepalen of de geselecteerde tekst weergegeven wordt als hoofdtitel, subtitel, gewone tekst of een paragraaf. Belangrijk: De button bewerk-modus zet de editor over het volledige scherm Gebruikmaken van het toetsenbord Het toetsenbord kan het werken in artikelen versnellen. U kunt onder andere de volgende sneltoetsen in Scienta gebruiken. Ctrl+a Ctrl+b Ctrl+i Ctrl+u Ctrl+c Ctrl+v Alle tekst selecteren Geselecteerde tekst vet gedrukt maken Geselecteerde tekst cursief maken Geselecteerde tekst onderstrepen Geselecteerde tekst kopiëren Inhoud van het klembord plakken Tip: De bovenstaande lijst is beperkt. Er zijn meer combinaties mogelijk Opmaak De opmaak van een artikel is een belangrijk onderdeel in Scienta. Het is belangrijk voor het beheer van artikelen dat artikelen volgens de juiste manier worden opgemaakt. Hieronder zullen de belangrijkste opmaakfuncties worden uitgelegd. Het maken van een Kop tekst Wanneer u in een bestaand artikel een nieuwe kop wilt aanmaken, moet u eerst een nieuwe alinea aanmaken. Dit doet u door op de Enter-toets te drukken; Typ de gewenste koptekst; Selecteer de getypte kop; Kies bij opmaak Kop 1, 2 of 3 ; De koptekst is nu veranderd. 31

32 Het typen van standaardtekst met de opmaak Normaal Het typen van standaardtekst werkt anders dan het maken van een Kop tekst. Zorg eerst dat het opmaakprofiel Normaal is geselecteerd. Bij een bestaand artikel kunt u gewoon typen achter tekst die al de opmaak Normaal heeft meegekregen. Wilt u standaardtekst toevoegen in een nieuw artikel, druk dan eerst op Enter, hiermee wordt een nieuwe alinea aangemaakt Links toevoegen In Scienta is het mogelijk links te maken naar artikelen, stroomdiagrammen, bestanden, websites, tooltips, etc. Voor een video over een maken van een link klik op de onderstaande link. Link: 1. Linken naar artikel/stroomdiagram Selecteer een woord of een zin waar u een link van wilt maken; Klik op de knop Link maken/bewerken ; U ziet een pop-upvenster; Selecteer bij linktype: Link naar artikel/stroomdiagram; Klik op de button Selecteer artikel/stroomdiagram ; Selecteer het artikel/ stroomdiagram; Klik op de button OK. 1. Linken naar bestanden op de Scienta Server Selecteer een woord of een zin waar u een link van wilt maken; Klik op de knop Link maken/bewerken ; U ziet een pop-upvenster; Selecteer bij linktype: Link naar bestand; Klik op de button Selecteer bestand ; Selecteer het gewenste bestand; Klik vervolgens op de button Bestand toevoegen ; Klik op de button OK. 2. Linken naar een lokaal bestand op het netwerk van uw kantoor Selecteer een woord of een zin waar u een link van wilt maken; Klik op de knop Link maken/bewerken ; U ziet een pop-upvenster; Selecteer bij linktype: Link naar lokaal bestand; Vervolgens typt (of kopieert) u de link naar uw lokale server Bijvoorbeeld 1: \\server\sjabonen\bestand.doc Bijvoorbeeld 2: M:\sjablonen\bestand.doc (Vraag uw systeembeheerder eventueel om hulp) Klik op de button OK. Belangrijk: Het is sinds augustus 2011 niet meer mogelijk te linken naar lokale bestanden op uw netwerk zonder een kleine aanpassing te doen in Internet Explorer. Hieronder wordt beschreven wat u moet doen. 1. Start Internet Explorer; 2. Belangrijk: Ga naar uw Scienta omgeving; 3. Ga naar de Internetopties (icoon rechtsboven of druk op toets ALT -> Extra -> Internetopties); 32

33 4. Ga naar het tabblad Beveiliging; 5. Klik op Vertrouwde websites ; 6. Klik op de button Websites ; 7. U moet eventueel Serververificatie ( voor alle websites in deze zone vereist uitvinken; 8. Klik op de button Toevoegen ; 9. Klik op de button Sluiten ; 10. Klik op de button OK ; 11. Uw links naar u lokale bestanden op uw netwerk werken weer. Let op: Laat uw systeembeheerder dit instellen. Uw systeembeheerder kan dit in 1 keer voor alle computers in het netwerk instellen. U hoeft dus niet alle computers afzonderlijk langs. Dit kan de systeembeheerder doen via de GPO (mocht gevraagd worden hoe dit moet). 3. Linken naar een andere website Selecteer een woord of een zin waar u een link van wilt maken; Klik op de knop Link maken/bewerken ; U ziet een pop-upvenster; Selecteer bij linktype: Link naar website; Vervolgens typt (of kopieert) u de link waar u naartoe wilt linken. Bijvoorbeeld: (vraag uw systeembeheerder eventueel om hulp); Klik op de button OK. 3. Linken naar een adres Selecteer een woord of een zin waar u een link van wilt maken; Klik op de knop Link maken/bewerken ; U ziet een pop-upvenster; Selecteer bij linktype: Link naar adres; Vervolgens typt (of kopieert) u de link waar u naartoe wilt linken. Bijvoorbeeld: uwnaam@uwkantoor.nl; Klik op de button OK. 4. Tooltips Een tooltip is een informatieve tekst die verschijnt wanneer de gebruiker het woord of zin aanklikt om hier meer informatie over te lezen. Selecteer een woord of zin die u wilt toelichten door middel van een artikel; Klik op de knop Link maken/bewerken ; U ziet een pop-upvenster; Selecteer bij linktype: Tooltip ; Klik op de button Selecteer artikel en selecteer hier een artikel; Klik op de button OK Afbeelding toevoegen Het is mogelijk afbeeldingen (bijvoorbeeld een organigram) in een artikel op te nemen. Afbeeldingen moeten altijd jpg-, png- of gif-bestanden zijn. Afbeeldingen kunnen op twee manieren in een artikel worden toegevoegd. De eerste mogelijkheid is het uploaden van een afbeelding naar de Scienta server. De tweede mogelijkheid is een afbeelding te uploaden van een externe website. Afbeelding via Scienta Klik op de knop Afbeelding invoegen/wijzigen ; U ziet een pop-upvenster; Klik op de button Bladeren op server ; Selecteer de gewenste afbeelding; 33

34 Klik vervolgens op de button Bestand toevoegen ; Klik op de button OK ; De afbeelding wordt nu in het artikel weergeven. Afbeelding uploaden vanaf een externe website Klik op de knop Afbeelding invoegen/wijzigen ; U ziet een pop-upvenster; Klik op het tabblad Link ; Bij de URL vult u het volledige webadres in, voorbeeld Klik op de button OK ; De afbeelding wordt nu in het artikel weergeven Tabel aanmaken In Scienta is het mogelijk een tabel te maken. Aanmaken van een tabel Klik op de knop Tabel invoegen/wijzigen ; U ziet een pop-upvenster; Geef het aantal rijen op (dit is eventueel later nog te wijzigen); Geef het aantal kolommen op (dit is eventueel later nog te wijzigen); Geef de breedte op. Wanneer u de volledige scherm breedte wilt, geeft u hier 100% op; U kunt eventueel een hoogte opgeven. Toevoegen van een rij Klik met de rechtermuisknop op de desbetreffende tabel; Ga met de muis naar Rij en klik vervolgens op Rij invoegen. Toevoegen van een kolom Klik met de rechtermuisknop op de desbetreffende tabel; Ga met de muis naar Kolom en klik vervolgens op Kolom invoegen Lijsten maken De Scienta editor biedt twee mogelijkheden om lijsten te maken. Opsomminglijsten U kunt een opsomminglijst op de onderstaande manier maken. Het dichte rondje wordt standaard gegenereerd wanneer u op de knop opsomminglijst invoegen/verwijderen klikt. o De cirkel kan gebruikt worden wanneer u eerst op de knop Opsomminglijst invoegen/verwijderen klikt en vervolgens in de tekst met de rechtermuisknop Eigenschappen opsomminglijst klikt en Cirkel selecteert. Het Vierkant kan gebruikt worden wanneer u eerst op de knop Opsomminglijst invoegen/verwijderen klikt en vervolgens in de tekst met de rechtermuisknop Eigenschappen opsomminglijst klikt en Vierkant selecteert. Genummerde opsomminglijst. U kunt een genummerde opsomminglijst op de onderstaande manier maken. 34

35 1. Klik op de knop Genummerde opsomminglijst invoegen/verwijderen, er zal nu een opsomminglijst worden gemaakt die begint bij nummer 1. a. Abc kan gebruikt worden wanneer u eerst op de knop Genummerde opsomminglijst invoegen/verwijderen klikt en vervolgens in de tekst met de rechtermuisknop Eigenschappen Genummerde opsomminglijst klikt en Abc selecteert. i. Romeinse cijfers kunnen worden gebruikt wanneer u eerst op de knop Genummerde opsomminglijst invoegen/verwijderen klikt en vervolgens in de tekst met de rechtermuisknop Eigenschappen Genummerde opsomminglijst klikt en Romeinse cijfers selecteert Speciaal teken toevoegen Het kan voorkomen dat u een speciaal teken moet toevoegen. Denk hier bijvoorbeeld aan de volgende tekens ë,, ü, etc. Om makkelijk en snel een speciaal teken in te voegen klikt u op de knop Speciaal teken invoegen. Klik het teken aan welke u wilt invoegen en het teken zal automatisch in de tekst verschijnen Button code De button Code is een speciale functie in de Scienta editor voor gevorderde gebruikers. Deze modus is voor gevorderde gebruikers die een goede kennis hebben van HTML-code Knippen en plakken In Scienta is het mogelijk tekst uit bijvoorbeeld MS Word te plakken. Het knippen en plakken naar Scienta kan op verschillende manieren. 1. Plakken (of ctrl-v) De opmaak blijft zoveel mogelijk in takt, maar er kan verborgen opmaak achterblijven. Hierdoor kunnen teksten er vreemd uitzien. 2. Plakken als platte tekst Alle opmaak wordt verwijderd. U moet nu zelf te opmaak weer toevoegen. De teksten staan daarna 100% goed in Scienta (voorkeursmethode). 3. Plakken vanuit Word (opmaak behouden) De opmaak wordt niet verwijderd. De opmaak komt exact overeen met de oorspronkelijke opmaak. Dit kan gebruikt worden bij bijvoorbeeld mooi opgemaakte tabellen. Afhankelijk van het artikel kunt u één van de drie bovenstaande methodes gebruiken. Soms gebruikt u twee methodes binnen één artikel (bijvoorbeeld voor een artikel dat uit veel tekst bestaat en een complexe tabel gebruikt u methode 2 voor de tekst en methode 3 voor de tabel). 35

36 16. Scienta Editor Let op: Voor het verwerken van teksten in Scienta is een speciale editor gebouwd die nog meer op Microsoft Word lijkt. Deze editor is gericht op het schrijven en bewerken van artikelen en maakt optimaal gebruik van het scherm. Het is bijvoorbeeld heel eenvoudig om met meerdere documenten te werken Algemeen U kunt bestaande artikelen toevoegen aan het handboek. Dit werkt als volgt. of Ga naar de Alle Artikelen ; Klik op het witte pagina icoon voor de titel; U kunt het artikel nu bewerken in de Scienta Editor Ga naar de Artikelen ; Klik op de Artikel bewerkmodus ; Start een nieuw artikel of open een bestaand artikel; U kunt het artikel bewerken 16.2 Tekstverwerken De werking van de Artikel bewerkmodus is zo intuïtief mogelijk gemaakt. Zie hoofdstuk 15 voor een uitgebreide uitleg over tekstverwerken. 36

37 17. Nieuwe artikelen 6 U kunt nieuwe artikelen toevoegen binnen Scienta. Er zijn geen limieten met betrekking tot artikelen in Scienta. Het aantal stroomdiagrammen is wel afhankelijk van uw licentie Nieuw artikel U kunt nieuwe artikelen toevoegen aan het handboek. Dit werkt als volgt. Ga naar de Artikelen ; Klik op de Alle artikelen ;!! Selecteer in het filter het juiste handboek;!! Selecteer in het filter het juiste hoofdstuk; Klik op de button Nieuw ; U krijgt een scherm met een leeg artikel. U bent verplicht de volgende velden te vullen; o o Titel (maximaal 30 tekens); Geef eventueel aan bij welk handboek en hoofdstuk het artikel hoort (tabblad Instellingen ). Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Wanneer u een nieuw artikel aanmaakt, moet u het menu opnieuw opbouwen (zie hoofdstuk 30). Tip: Denk eerst goed na over de structuur van uw handboeken en hoofdstukken. Probeer het aantal handboeken en hoofdstukken te minimaliseren Nieuw artikel op basis van een sjabloon U kunt artikelen toevoegen aan het handboek op basis van een sjabloon. Dit werkt als volgt. Ga naar de Artikelen ; Klik op de Alle artikelen ;!! Selecteer in het filter het juiste handboek;!! Selecteer in het filter het juiste hoofdstuk; Klik op het uitklappijltje van de button Nieuw ; Kies voor sjabloon onder Nieuw gebaseerd op sjabloon ; U krijgt een scherm met een artikel gebaseerd op het sjabloon. Pas eventueel de onderstaande velden aan: o Titel (maximaal 30 tekens); o o Pas de inhoud aan; Geef eventueel aan bij welk handboek en hoofdstuk het artikel hoort (tabblad Instellingen ). Klik op de button Opslaan. TIP: Hoe u van een artikel een sjabloon maakt zie hoofdstuk Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 37

38 17.3 Nieuw artikel: Stroomdiagram 7 U kunt een artikel bestaand uit een stroomdiagrammen als volgt toevoegen. Ga naar de Artikelen ; Klik op de Alle artikelen ;!! Selecteer in het filter het juiste handboek;!! Selecteer in het filter het juiste hoofdstuk; Klik op het uitklappijltje van de button Nieuw ; Kies voor Een nieuw stroomdiagram toevoegen ; U krijgt een scherm met een leeg stroomdiagram. U bent verplicht de volgende velden te vullen; o o Titel (maximaal 30 tekens); Geef eventueel aan bij welk handboek en hoofdstuk het stroomdiagram hoort (zie categorie). Klik op de button Opslaan. 7 Afhankelijk van uw licentie. Mogelijk vanaf een Scienta Business 5 gebruikers licentie. 38

39 18. Artikelen - Algemeen 18.1 De opbouw artikel Ga naar Artikelen ; Klik op Alle artikelen ; Selecteer in het filter het juiste handboek; Selecteer in het filter het juiste hoofdstuk; Klik op het artikel welke u wilt openen; U ziet een artikel zoals in onderstaand scherm. De onderstaande tabbladen staan boven het artikel: - Tabblad Bewerken. Dit tabblad wordt behandeld in hoofdstuk 19; - Tabblad Vergelijk. Dit tabblad wordt behandeld in hoofdstuk 20; - Tabblad Revisies. Dit tabblad wordt behandeld in hoofdstuk 21; - Tabblad Handboek. Dit tabblad wordt behandeld in hoofdstuk 22; - Tabblad Tags. Dit tabblad wordt behandeld in hoofdstuk 22; - Tabblad Instellingen. Dit tabblad wordt behandeld in hoofdstuk 22. Tip: In de hoofdstukken 19 t/m 22 worden de verschillende functies van een artikel beschreven. Lees deze hoofdstukken om de werking van artikelen goed te begrijpen. Een artikel bestaand uit een stroomdiagram wordt besproken in hoofdstuk

40 19. Artikelen - Tabblad bewerken Wanneer u een artikel opent om te bewerken, ziet u het onderstaande scherm. Het scherm bestaat uit twee delen; een linkerzijde en een rechterzijde. De linkerzijde wordt besproken in hoofdstuk De rechterzijde wordt besproken in hoofdstuk De linkerzijde van het tabblad Bewerken U kunt direct het artikel bewerken aan de linkerzijde van het scherm. Vindt u de linkerzijde te klein klik dan op de uitklappijltjes Weergave op volledige breedte. Tabblad Bewerken Weergave op volledige breedte 40

41 Een artikel opent standaard op het tabblad Bewerken. Het tabblad Bewerken bestaat aan de linkerzijde uit de onderstaande onderdelen: Titel: Titel van het artikel. Knoppenbalk: Zie voor meer informatie hoofdstuk 15. Inhoud: De tekst van het artikel. U kunt hierin een onbeperkte hoeveelheid tekst plaatsen Bewerken artikel U kunt zelf de artikelen bewerken. Het bewerken gaat als volgt: Ga naar Artikelen; Klik op Alle artikelen ; Selecteer in het filter het juiste handboek; Selecteer in het filter het juiste hoofdstuk; Klik op het artikel welke u wilt bewerken en de editor wordt geopend; U kunt nu het artikel bewerken; o Titel (maximaal 30 tekens); o Hoofdtekst. Klik op de button Opslaan of Opslaan + ; Het gewijzigde artikel staat op de portal en kan door alle gebruikers worden bekeken. Belangrijk: De button Opslaan + geeft u de mogelijkheid de gebruikers van Scienta een te sturen. Belangrijk: Met de button Toepassen wordt het artikel opgeslagen, maar blijft u in het artikel. Belangrijk: Er wordt altijd een kopie van het oude artikel opgeslagen (zie voor meer informatie hoofdstuk 21) De rechterzijde van het tabblad Bewerken Aan de rechterzijde van het tabblad Bewerken worden de wijzigingsvoorstellen weergegeven. U kunt de wijzigingsvoorstellen van het geopende artikel bekijken door op het uitklapmenu Wijzigingsvoorstellen te klikken. Er verschijnt dan een venster met daarin een overzicht van alle ingediende wijzigingsvoorstellen. Belangrijk: Afgewikkeld betekent dat u als beheerder naar het wijzigingsvoorstel hebt gekeken en eventueel het artikel hebt aangepast. U bent uiteraard niet verplicht de wijzigingen over te nemen. U dient de status bij afgewikkeld op Ja te zetten, zodra het wijzigingsvoorstel is behandeld. (Hierdoor wordt het wijzigingsvoorstel in de kleur schuingedrukt weergeven in het overzicht van de wijzigingen.) Groen Artikel is afgewikkeld. Hier hoeft u verder niets meer mee te doen. Zwart Artikel moet nog afgewikkeld worden. U kunt het artikel openen door op het artikel te klikken. Het artikel wordt geladen en vervolgens kunt u de wijzigingen doorvoeren. Wanneer u klaar bent met wijzigen, kunt u het artikel verwerken. Het artikel zal nu groen worden. 41

42 Rood Zie zwart, maar deze wijzigingsvoorstellen komen van de contentpartner. Wanneer u een wijzigingsvoorstel aanklikt, wordt het gekozen wijzigingsvoorstel ingeladen aan de rechterzijde. Aan de hand van onderstaande afbeelding worden de verschillende onderdelen van het wijzigingsvoorstel uitgelegd. Met deze button kunt u in één keer het hele wijzigingsvoorstel kopiëren naar het huidige artikel (aan de linkerzijde). Met deze button kunt u het wijzigingsvoorstel printen. De linkerzijde en rechterzijde scrollen tegelijkertijd. U kunt het meescrollen met deze button uitzetten (standaard staat meescrollen aan). Met deze button kunt u de wijzigingen (grijs, roze, etc.) uitzetten of aanzetten. Met deze button kunt u eventuele opmerkingen lezen die de gebruiker bij het aanmaken van het wijzigingsvoorstel heeft geschreven. Titel: Datum: Auteur: Status: Commentaar: Titel van het artikel. Datum en tijd waarop het wijzigingsvoorstel is ingediend. Gebruiker die het wijzigingsvoorstel heeft ingediend. Hiermee geeft u aan of u het artikel als beheerder heeft afgewikkeld. Het commentaar dat de maker van het wijzigingsvoorstel heeft meegegeven. Aan de rechterzijde staat het artikel met daarin het wijzigingsvoorstel opgenomen. Gewijzigde teksten in het artikel worden gemarkeerd met de onderstaande kleuren: - Roze: Toevoegingen; - Grijs: (doorgestreept): Verwijderingen. Belangrijk: Afgewikkeld met de status Ja betekent dat u als beheerder naar het wijzigingsvoorstel hebt gekeken en eventueel het artikel hebt aangepast. U bent uiteraard niet verplicht de wijzigingen over te nemen. Hierdoor wordt het wijzigingsvoorstel in de kleur groen weergeven in het overzicht van de wijzigingen. Belangrijk: De updates van de contentpartner staan ook in de lijst met wijzigingsvoorstellen. Deze zijn te herkennen aan de rode kleur. 42

43 19.4 Verwerken openstaande wijzigingsvoorstellen Voor het verwerken van de wijzigingsvoorstellen klik op de onderstaande link. Link: U kunt een openstaand wijzigingsvoorstel als volgt verwerken: Ga naar Artikelen ; Ga naar Overzichten ; Klik op de button Niet afgewikkelde wijzigingsvoorstellen ; U krijgt een overzicht van alle openstaande wijzigingsvoorstellen; Open het artikel waarvan u de wijzigingen wilt doorvoeren; Klik aan de rechterkant het uitklapvenster Wijzigingsvoorstellen aan; Klik het wijzigingsvoorstel aan welke u wilt behandelen; Het wijzigingsvoorstel wordt aan de rechterkant ingeladen; o o Bekijk de wijzigingen; Neem eventueel de wijzigingen over in het artikel aan de linkerzijde; De wijzigingen kan u handmatig aanpassen; Met de knop Verplaats het onderstaande document naar de editor wordt de gehele inhoud van het wijzigingsvoorstel in het artikel aan de linkerzijde geplaatst. o Voeg eventueel eigen verbeteringen toe. Niet vergeten! Wanneer u de status bij Afgewikkeld verandert in Ja, is het voorstel niet meer zichtbaar als openstaand wijzigingsvoorstel. Klik op de button Opslaan of Opslaan + ; Het gewijzigde artikel staat op de portal en kan door alle gebruikers worden bekeken. Belangrijk: De button Opslaan + geeft u de mogelijkheid de gebruikers van Scienta een te sturen. Belangrijk: Afgewikkeld betekent dat u als beheerder naar het wijzigingsvoorstel hebt gekeken en eventueel het artikel hebt aangepast. U bent uiteraard niet verplicht de wijzigingen over te nemen. U dient het artikel op afgewikkeld te zetten, zodra het artikel is behandeld. (Hierdoor wordt het wijzigingsvoorstel in groen weergeven in het overzicht van de wijzigingen.) 43

44 20. Artikel - Tabblad vergelijk Op het tabblad Vergelijk kunnen verschillende versies van een artikel met elkaar worden vergeleken. U kunt op deze manier bekijken wat er gewijzigd is ten opzichte van een eerdere versie. U heeft de mogelijkheid: - zelf artikelen te vergelijken door verschillende artikelen handmatig aan te klikken; - automatisch de laatste twee artikelen van de branchevereniging met elkaar te vergelijken Vergelijkingsmogelijkheden Hieronder staan de vergelijkingsmogelijkheden die mogelijk zijn. 1. Twee wijzigingsvoorstellen met elkaar vergelijken. 2. Twee revisies met elkaar vergelijken. 3. Wijzigingsvoorstel met revisie vergelijken. 4. Laatste twee versies van de branchevereniging met elkaar vergelijken Een artikel vergelijken Verschillende versies van een artikel vergelijken gaat als volgt: Ga naar het tabblad Vergelijken ; Klik aan de linkerkant van het venster op het uitklapmenu Wijzigingsvoorstel of Revisie ; Klik aan de rechterkant van het venster op het uitklapmenu Wijzigingsvoorstel of Revisie ; Om de verschillen te markeren, klikt u op de button Laat wijzigingen zien ; De verschillen worden aan de rechterkant weergegeven Laatste twee versie van de contentpartner met elkaar vergelijken De laatste twee artikelen van de branchevereniging automatisch vergelijken gaat als volgt: Ga naar het tabblad Vergelijken ; Klik op de button Vergelijk laatste twee versies branchevereniging met elkaar (zie pijl in afbeelding hiernaast); Automatisch worden de laatste twee versies van de branchevereniging weergegeven; Om de verschillen te markeren, klikt u op de button Laat wijzigingen zien ; De verschillen worden aan de rechterkant weergegeven. Belangrijk: De functie kan u veel tijd besparen.. 44

45 21. Artikel - Tabblad revisies Wanneer u een wijziging aanbrengt in een artikel, wordt automatisch het oude artikel opgeslagen. Dit worden revisies genoemd. Revisies worden minimaal 7 jaar bewaard. Met behulp van het tabblad revisies is het mogelijk alle gemaakte wijzigingen terug te halen. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een artikel van een jaar geleden bekijken en terugplaatsen Revisie bekijken Revisies worden opgeslagen per artikel. U kunt revisies als volgt bekijken: Open het artikel waarvan u de revisies wilt bekijken; Klik op het tabblad Revisies ; Klik het uitklapmenu Revisies aan; Klik de revisie aan die u wilt bekijken; De revisie wordt ingeladen; In het scherm eronder staat nu het artikel zoals dit op de desbetreffende datum was. Uitleg scherm Titel: Aanmaakdatum: Auteur: Back-updatum: Back-up door: Titel van het document op moment van Back-updatum. Oorspronkelijke datum van het artikel voordat het artikel werd gewijzigd. Oorspronkelijke persoon die het artikel heeft geschreven. Datum waarop het artikel is gearchiveerd/gewijzigd. Persoon die het artikel heeft gearchiveerd/gewijzigd Revisie terugzetten Wanneer u een artikel wijzigt, maar u deze wijziging later ongedaan wilt maken, dan kunt u door middel van de revisies het juiste artikel terugzetten. U kunt dit als volgt doen: Open het artikel waarvan u de revisies wilt terugzetten; Klik op het tabblad Revisies ; Klik het uitklapmenu Revisies aan; Klik de revisie aan welke u terug wilt zetten; Klik op de button Revisie terugzetten (zie pijl); De revisie wordt gekopieerd naar het huidige artikel op het tabblad Bewerken ; Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Gebruik de button Revisie terugzetten met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Tip: Gebruik revisies bij een controle of audit Revisies uit zetten op de portal Het is mogelijk revisies niet zichtbaar te laten zijn op de portal van Scienta. Open het artikel waarvan u de revisies wilt terugzetten; Klik op het tabblad Revisies ; Klik het uitklapmenu Revisies aan; Klik op het icoon (de)publiceren om een artikel te publiceren of te depubliceren; Sluit het artikel. 45

46 22. Artikel - Tabblad handboek, tags, publiceren en instellingen 22.1 Tabblad Handboek Onder het tabblad Handboek staat in welk handboek en hoofdstuk het artikel staat. Handboek handboeken: Via Selecteer handboek/hoofdstuk kunt u een ander handboek selecteren; Selecteer het handboek; Klik op de button Toepassen Tabblad Tags U kunt een tag aan een artikel toevoegen, zodra u dit heeft aangemaakt zoals in paragraaf 31.2 beschreven. U kunt als volgt een artikel aan een tag koppelen: Klik op het tabblad Tags ; Klik op de button Selecteer gekoppelde tags ; Sleep de tag die u wilt koppelen naar de linkerzijde; Klik op de button Toepassen ; De tag is toegevoegd. U kunt een tag welke gekoppeld is aan een artikel als volgt ontkoppelen: Klik op het tabblad Tags ; Klik op de button Selecteer gekoppelde tags ; Klik op de rode button achter de tag die u wilt verwijderen; Klik op de button Toepassen ; De tag is verwijderd. Belangrijk: Tags worden verder behandeld in hoofdstuk 31. Belangrijk:.Door de tag Sjabloon te selecteren, maakt u van een artikel een sjabloon Tabblad Publiceren 8 Wanneer u een artikel alvast wilt bewerken, maar nog niet beschikbaar wilt stellen kunt u gebruikmaken van geavanceerde mogelijkheden rondom het publiceren van het artikel. U kunt een artikel in de toekomst publiceren en depubliceren. Tevens kunt u instellen dat er voorafgaand aan de publicatie een revisie wordt getoond. Een uitgebreide uitleg vindt u op het tabblad Publiceren zelf Tabblad Instellingen Het tabblad Instellingen bestaat uit de onderstaande onderdelen: Instellingen Gepubliceerd: Frontpage artikel: Informatie Aanmaakdatum: Aangemaakt door: Laatst gewijzigd: Gewijzigd door: Is het artikel zichtbaar op de portal. Staat het artikel op de startpagina. Aanmaakdatum van het artikel. Naam gebruiker die het artikel heeft gemaakt. Datum laatste wijziging artikel. Naam gebruiker die het artikel het laatst heeft gewijzigd. 8 Afhankelijk van uw licentie. Mogelijk vanaf een Scienta Premium 5 gebruikers licentie. 46

47 23. Bewerken: Stroomdiagram 9 In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe een artikel bestaand uit een stroomdiagram kunt bewerken. Voor een video over de stroomdiagrammen klik op de onderstaande link. Link: Bewerken stroomdiagram U kunt een stroomdiagram als volgt bewerken. Ga naar Artikelen ; Klik op Alle artikelen ;!! Selecteer in het filter het juiste handboek;!! Selecteer in het filter het juiste hoofdstuk; Klik op het stroomdiagram welke u wilt bewerken; U kunt nu het stroomdiagram bewerken; Zie hoofdstuk 23.3 voor het werken met stroomdiagrammen Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Er wordt altijd een kopie van het oude stroomdiagram opgeslagen Eigenschappen stroomdiagram U kunt de eigenschappen van stroomdiagrammen bewerken. Dit werkt als volgt. Open het Stroomdiagram waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen; Klik op de button Stroomdiagrammen eigenschappen U kunt nu de eigenschappen van het stroomdiagram bewerken; o Titel: de titel van het stroomdiagram; o Breedte: de breedte in pixels van het stroomdiagram (houd hier rekening met de breedte van de schermen binnen uw kantoor); o Hoogte: de hoogte in pixels van het stroomdiagram; o Categorie: in welk handboek/hoofdstuk het stroomdiagram staat; o Tags: u kunt het stroomdiagram voorzien van tags. Klik op de button Opslaan Werken met stroomdiagrammen De inhoud van de stroomdiagrammen zijn helemaal aan te passen. Voor het bewerken van stroomdiagrammen binnen Scienta wordt gebruikgemaakt van een wysiwyg-editor die te vergelijken is met Microsoft Visio. WYSIWYG is een acroniem voor What you see is what you get. In het Nederlands betekent dit: u krijgt wat u ziet. Net als Microsoft Visio. Nodes Een stroomdiagram bestaat uit Nodes die met elkaar verbonden zijn. Scienta kent verschillende typen nodes, te weten proces start/einde, beslissing, data en document. 9 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 47

48 Door een node aan te klikken in de box Nodes, selecteert u een node. Teken vervolgens in het grid de node. U kunt hierna eenvoudig de nodes verplaatsen, vergroten en verkleinen. U kunt een node bewerken door dubbel te klikken op de node of door de node aan te klikken en vervolgens op de button Bewerk node te klikken. U kunt nu de instellingen van een node als volgt bewerken: o Titel: de titel van de node; o Kleur: de kleur van de node; o Type: het type van de node; o Uitgangsconditie: hier kunt u een eventuele uitgangsconditie (tekst) opgeven; o Gekoppelde artikelen: u kunt hier een verwijzing maken naar artikelen in het handboek. Klik op de button Toepassen om wijzigingen op te slaan. U kunt een node verwijderen door de node aan te klikken en vervolgens op de button Verwijder node te klikken. U kunt een node dupliceren door de node aan te klikken en vervolgens op de button Dupliceer node te klikken. Verbindingen U kunt nodes onderling met elkaar verbinden. Door de mogelijkheid Vaste lijn aan te klikken in de box Verbindingen, selecteert u een verbinding. Ga vervolgens met uw muis naar de node waar u wilt beginnen. De node laat meerdere rode punten zien. Ga met uw muis naar een van de rode punten. Klik met uw muis op de rode punt en ga (klik vasthouden) met uw muis naar de node waarmee u wilt verbinden. Laat de muisklik los op één van de rode punt van de node. U heeft nu een verbinding tussen twee nodes gelegd. U kunt hierna eenvoudig de verbinding verslepen (d.m.v. het witte vierkantje midden op de verbinding). U kunt een verbinding bewerken door dubbel te klikken op de verbinding (dubbelklik op het witte vierkantje midden op de verbinding) of door de verbinding aan te klikken (klik op het witte vierkantje midden op de verbinding) en vervolgens op de button Bewerk verbinding te klikken. U kunt nu de instellingen van een verbinding als volgt bewerken: o Titel: de titel van de verbinding; o Connectie: u kunt hier de verbinding aanpassen (van -> naar). Klik op de button Toepassen om wijzigingen op te slaan. U kunt een verbinding verwijderen door de verbinding aan te klikken en vervolgens op de button Verwijder verbinding te klikken. 48

49 24. Nieuwe handboeken/hoofdstukken 10 U kunt handboeken en hoofdstukken toevoegen en bewerken binnen Scienta Handboek/hoofdstuk aanmaken U kunt een nieuw handboek als volgt toevoegen: Klik in het hoofdmenu op Artikelen ; Klik op Handboek indeling ; Klik op de button Nieuw ; Vul bij Titel de naam van het handboek in; Vink de optie gepubliceerd aan; Klik op Bovenliggende categorie o Selecteer het juiste handboek/hoofdstuk o Klik op de button Toepassen Klik op de button Opslaan Extra subhoofdstukken aanmaken 11 In sommige gevallen is het wenselijk dat u meer onderliggende hoofdstukken aan kunt maken. U kunt in Scienta Premium ongelimiteerd subhoofdstukken aanmaken. Het aanmaken van subhoofdstukken werkt hetzelfde, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk. Let op: Subhoofdstukken kunnen ervoor zorgen dat elk (sub)hoofdstuk één artikel bevat. Dit is niet wenselijk. Probeer dit te voorkomen, vraag eventueel de helpdesk van Scienta om advies Handboek/hoofdstuk bewerken U kunt de naam van een handboek/hoofdstuk als volgt bewerken: Klik in het hoofdmenu op Artikelen ; Klik op Handboek indeling ; Klik het handboek/hoofdstuk aan dat u wilt bewerken; Verander bij Titel de naam van het handboek/hoofdstuk; Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Wanneer u een naam van een handboek/hoofdstuk aanmaakt of bewerkt, moet u het menu opnieuw opbouwen (zie hoofdstuk 30). Tip: Denk eerst goed na over de structuur van uw handboeken en hoofdstukken. Probeer het aantal handboeken en hoofdstukken te minimaliseren. Hierdoor wordt het gebruiksgemak gemaximaliseerd. 10 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 11 Afhankelijk van uw licentie. Mogelijk vanaf een Scienta Premium 5 gebruikers licentie. 49

50 24.4 Mogelijkheden voor de expert In expert modus. Gebruik deze modus alleen als u veel met Scienta werkt. In de expert modus kunt u snel hoofdstukken/subhoofdstukken toevoegen en zelf direct nieuwe artikelen aan een hoofdstuk/subhoofdstuk toevoegen. U kunt hierdoor snel een handboek met inhoud maken. Belangrijk: Gebruikers die niet vaak werken met Scienta raden we aan artikelen aan te maken via de normale procedure (via Alle artikelen ). Expert modus starten Ga naar Handboek indeling ; Klik rechtsboven op de button Expert. Hoofdstuk toevoegen Als u een hoofdstuk wilt toevoegen aan een handboek klikt u op het groene icoon met het witte plusje achter het handboek; Type de naam van het hoofdstuk in de venster; Klik op de button OK. Subhoofdstuk toevoegen Als u een subhoofdstuk wilt toevoegen aan een hoofdstuk klikt u op het groene icoon met het witte plusje achter het hoofdstuk; Type de naam van het hoofdstuk in de venster; Klik op de button OK. Artikel toevoegen Als u een artikel wilt toevoegen aan een hoofdstuk klikt u op het witte icoon met het zwarte plusje achter het handboek; Klik vervolgens op het witte icoon wat verschijnt; Type de naam van het artikel in de venster; Klik op de button OK. Belangrijk: Als een hoofdstuk geen artikelen bevat, kunt u direct een artikel toevoegen. 50

51 25. Overzichten U kunt de overzichten als volgt bereiken: Klik in het hoofdmenu op Artikelen ; Ga naar Overzichten ; Selecteer het gewenste overzicht Niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen In dit overzicht worden alle niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen weergegeven. De wijzigingsvoorstellen zijn gesorteerd per handboek. Onder elk handboek zijn de artikelen te vinden waarvan een openstaand wijzigingsvoorstel is. Het getal achter het artikel geeft aan hoeveel open wijzigingsvoorstellen het artikel bevat. Wanneer het desbetreffende artikel wordt aangeklikt, kan het wijzigingsvoorstel direct doorgevoerd worden. Belangrijk: In het midden van het "Dashboard" staat: Er zijn nog X niet afgewikkelde wijzigingsvoorstellen". U kunt op deze manier direct naar de wijzigingsvoorstellen gaan om deze te verwerken. TIP: Wanneer u via Niet afgewikkelde wijzigingsvoorstellen" een artikel met een wijzigingsvoorstel opent, wordt het laatste wijzigingsvoorstel direct aan de rechterzijde ingeladen Niet-gepubliceerde artikelen In dit overzicht worden alle artikelen weergegeven die niet op de portal zijn gepubliceerd. Om een artikel op de portal zichtbaar te maken, moet een artikel gepubliceerd zijn. Een artikel kan gepubliceerd worden door achter het artikel op het rode kruis te klikken. Het artikel wordt nu gepubliceerd en verdwijnt direct uit het overzicht Laatst gewijzigde artikelen Met Recent gewijzigde artikelen kan er bekeken worden welke artikelen het laatst gewijzigd zijn. Het laatst gewijzigde artikel staat altijd bovenaan het overzicht Geblokkeerde artikelen Binnen Scienta kan een artikel maar door één persoon tegelijkertijd worden bewerkt. Het is dus niet mogelijk dat twee of meer personen aan hetzelfde artikel werken. Scienta zorgt ervoor dat het bewerken van een artikel door anderen wordt geblokkeerd op het moment dat het artikel al door een gebruiker wordt bewerkt. In het overzicht Geblokkeerde artikelen worden alle geblokkeerde artikelen weergegeven. Een specifiek artikel deblokkeren gaat als volgt: Klik een artikel aan welke u wilt deblokkeren; Klik vervolgens op de button "Deblokkeren. Meer informatie vindt u in hoofdstuk Gearchiveerde artikelen In Scienta is het niet mogelijk een artikel volledig te verwijderen. Alle verwijderde artikelen worden in het archief geplaatst. U kunt een artikel altijd weer dearchiveren. Dit gaat als volgt: Klik een artikel aan welke u wilt dearchiveren; Klik vervolgens op de button "Dearchiveren. 51

52 26. Portal frontpage indeling U kunt artikelen op de frontpage van uw portal plaatsen. Op de frontpage van de portal wordt alleen de ± 500 tekens (er wordt altijd netjes aan het einde van een zin afgebroken) van het artikel weergegeven. De overige tekst kan worden gelezen door op de link lees volledige artikel te klikken. U kunt meerdere artikelen op de frontpage van de portal plaatsen Weergeven op de Frontpage U kunt een artikel als volgt op de startpagina plaatsen. Open het artikel dat u op de startpagina wilt plaatsen. Klik op het tabblad Instellingen ; Aanvinken Frontpage: ; Klik op de button Opslaan ; Het artikel staat op de startpagina van de portal Frontpage beheren U kunt zelf de volgorde van de artikelen bepalen, zoals deze verschijnen op de startpagina. Deze mogelijkheid is beschikbaar in Frontpage beheer. Ga naar Artikelen ; Klik op Portal frontpage indeling ; Bepaal de volgorde door middel het verslepen van het artikel. Tip: Om de frontpage op de portal overzichtelijk te houden is het verstandig niet meer dan vijf artikelen op de frontpage te plaatsen. 52

53 27. Gebruikers Gebruikers hebben binnen de Scienta standaard alleen rechten om de artikelen te lezen. Met het gebruikersbeheer kunnen aan gebruikers extra rechten worden toegekend, zoals het indienen van wijzigingsvoorstellen. Ook is het mogelijk om gebruikers toegang te geven tot beheer. Belangrijk: Alleen een gebruiker met voldoende rechten kan gebruikers aanmaken. Als beheerder kunt u als volgt het Gebruikers beheer openen: Ga naar Componenten ; Ga naar Gebruikers ; Klik op Alle gebruikers. U kunt eenvoudig zien welke gebruikers zijn ingelogd. U ziet dan een groen vinkje achter de gebruiker staan onder de kolom Ingelogd Een nieuwe gebruiker toevoegen Een nieuwe gebruiker aanmaken, werkt als volgt: Voor het video over het aanmaken van een gebruiker klik op de onderstaande link. Link: Klik op de button Nieuw ; Vul de gegevens op het tabblad Gegevens in; Naam: vul de voor- en achternaam van de gebruiker in; Gebruikersnaam: vul een gebruikersnaam van minimaal vijf tekens in; adres: vul het adres van de gebruiker in; Verstuur geef aan of de gebruiker wel/geen s ontvangt van Scienta; Geactiveerd: maak de gebruiker actief door het veld aan te vinken; Wachtwoord: vul een sterk wachtwoord van minimaal 7 tekens in; Wachtwoord herhalen: vul nogmaals hetzelfde wachtwoord in; Ga naar het tabblad Groepen ; Klik op Selecteer gekoppelde groep ; Selecteer de juiste groepen (standaard is de groep Medewerkers ingevuld of de groep die u had geselecteerd in het filter) Klik op de button Toepassen Klik op de button Opslaan ; De gebruiker krijgt een met daarin zijn haar gebruikersnaam en wachtwoord en kan zich vervolgens aanmelden op Scienta. Belangrijk: Indien het een gebruiker betreft zonder toegang tot Beheer kies Medewerkers. 53

54 Belangrijk: Indien het een gebruiker betreft met toegang tot de Beheer kies: Beheerders. 54

55 27.2 Een bestaande gebruiker bewerken Een bestaande gebruiker bewerken, werkt als volgt: Klik op de gebruiker die u wilt bewerken; Bewerk de gegevens; Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Als u het wachtwoord niet wilt aanpassen, dan hoeft u bij het wachtwoord niets in te vullen Een bestaande gebruiker verwijderen Een bestaande gebruiker verwijderen, werkt als volgt: Plaats een vinkje voor de gebruiker(s) die u wilt verwijderen ; Klik op de button Archiveren ; Het systeem vraagt om een bevestiging; Klik op de button OK Gearchiveerde gebruikers Het overzicht van gearchiveerde gebruikers, kunt u als volgt bekijken: Ga naar Componenten ; Ga naar Gebruikers ; Klik op Gearchiveerde gebruikers ; Afhankelijk van uw licentie kunt u gebruikers weer dearchiveren. Tip: Als u geen gebruikers kun dearchiveren, neem dan contact op met de helpdesk van Scienta. De helpdesk kan u dan verder helpen gebruikers Gebruikers kunnen op de hoogte worden gehouden van berichten verzonden door beheerders en verzonden door het systeem Klik op de gebruiker die u wilt bewerken; Ga naar het tabblad (van toepassing voor beheerders); U kunt instellen of een gebruiker m.b.t. een specifiek handboek ontvangt. Klik op de button Opslaan. 55

56 28. Groepen 12 Als u voldoende rechten heeft kunt het Groepen openen: Ga naar Componenten ; Ga naar Groepen ; Klik op Alle groepen. U ziet een overzicht van alle groepen. Standaard zijn de volgende groepen aanwezig: - Beheerders (rechten voor beheerders); - Gasten (rechten voor anoniem toegang binnen het kantoor); - Medewerkers (rechten voor medewerkers) Een nieuwe groep toevoegen Een nieuwe groep aanmaken, werkt als volgt: Klik op de button Nieuw of kopieer een bestaande groep; Vul de gegevens in; Groepslabel: de omschrijving van de groep; Groepsnaam: de naam van de groep; Gekoppelde rollen: selecteer de functionaliteiten van de groep. Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Neem de groep medewerkers als voorbeeld wanneer u functionaliteiten instelt Een bestaande groep bewerken Een bestaande groep bewerken, werkt als volgt: Klik op de groep die u wilt bewerken; Bewerk de gegevens; Klik op de button Opslaan Een bestaande groep verwijderen Een bestaande groep verwijderen werkt als volgt: Plaats een vinkje voor de groep die u wilt verwijderen; Klik op de button Verwijderen ; o N.B. De groep mag niet in gebruik zijn of gebruikers bevatten. Het systeem vraagt om een bevestiging; Klik op de button OK. Belangrijk: U kunt alleen groepen zonder gebruikers verwijderen. 12 Afhankelijk van uw licentie. Mogelijk vanaf een Scienta Premium 5 gebruikers licentie. 56

57 28.4 Dataprivileges De dataprivileges zijn de standaardrechten die voor alle handboeken van toepassing zijn. U kunt dit per handboek/hoofdstuk overschrijven. Zie hoofdstuk U kunt de dataprivileges als volgt instellen: Ga naar Componenten ; Ga naar Rechten beheer ; Klik op Dataprivileges ; Bewerk de gegevens; Klik op de button Opslaan Rechten instellen per handboek U kunt per handboek/hoofdstuk/subhoofdstuk de rechten per groep instellen. U kunt rechten als lezen, bewerken en archiveren instellen. U kunt bijvoorbeeld een afdeling/vestiging aanmaken die alleen toegang heeft tot het eigen afdelings-/vestigingshandboek. U kunt de rechten van een handboek/hoofdstuk als volgt instellen: Klik in het hoofdmenu op Artikelen ; Klik op Handboek indeling ; Klik het handboek/hoofdstuk aan dat u wilt bewerken; Ga naar het tabblad Rechten ; Stel de rechten per groep in; Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Schuingedrukte groepen erven hun rechten over van een bovenliggende categorie. Als u rechten instelt, wordt deze relatie verbroken Rechten op de handboeken resetten U kunt de rechten op alle handboeken resetten (herstellen). U kunt de dataprivileges als volgt herstellen. Ga naar Componenten ; Ga naar Rechten beheer ; Klik op de button Reset alle dataprivileges ; Klik op de button Ja, reset alle dataprivileges. De rechten zijn hersteld. Belangrijk: Het resetten van de rechten op de handboeken is onomkeerbaar. 57

58 29. Wijzigingsvoorstellen Op onderstaande manier kunt u Wijzigingsvoorstellen openen: Ga naar Componenten ; Ga naar Wijzigingsvoorstellen ; Klik op Alle wijzigingsvoorstellen Overzicht wijzigingsvoorstellen In dit overzicht worden alle openstaande wijzigingsvoorstellen weergegeven en kunt u wijzigingsvoorstellen aan gebruikers toekennen. Belangrijk: Als beheerder kunt u nu eenvoudig bekijken hoe de gebruikers zijn met het indienen van een wijzigingsvoorstel. Maak afspraken over het invullen van de percentages/kleurcodes m.b.t. de status van een wijzigingsvoorstel. Neem voor alle mogelijkheden contact op de helpdesk van Scienta. U wordt dan geholpen de mogelijkheden optimaal in te zetten binnen uw organisatie. 58

59 30. Exporteren (Printen) 13 Een handboek exporteren en vervolgens printen. Er kunnen zich situaties voordoen waarin een papieren versie van het handboek gewenst is. Door de export mogelijkheid kan op eenvoudige wijze afdrukken gemaakt worden van de handboeken. Dit doet u door een handboek te exporteren naar Microsoft Word Export naar MS Word Een handboek exporteren naar Microsoft Word met pagina scheiding per artikel. Ga naar Componenten ; Klik op Exporteren ; Geef aan of u elk artikel op een nieuwe pagina wilt printen; Vink één of meerdere handboek(en) aan; Klik op de button Exporteren naar Word ; Klik op de button Openen ; Sla het bestand eventueel op; o Zoek de locatie waar u het bestand wil opslaan; o Sla het bestand op als een MS Word (.doc\.docx) bestand. U kunt het bestand printen. Een handboek exporteren naar Microsoft Word zonder pagina scheiding per artikel. Zie de stappen hierboven, maar kies bij de button Exporteren naar Word voor de uitklapmogelijkheid; Kies vervolgens Exporteren naar Word zonder paginascheiding ; Klik op de button Openen ; Sla het bestand eventueel op; o Zoek de locatie waar u het bestand wil opslaan; o Sla het bestand op als een MS Word (.doc\.docx) bestand. U kunt het bestand printen. Belangrijk: We adviseren maximaal 1 handboek tegelijkertijd te exporteren. Belangrijk: Voor een goede export is minimaal Microsoft Office 2003 vereist. 13 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 59

60 31. Tags 14 Een tag is een sleutelwoord waarmee relaties tussen verschillende artikelen worden gelegd. Zo kan het handig zijn dat u alle gerelateerde artikelen met hetzelfde onderwerp te zien krijgt wanneer u een artikel bekijkt. U kunt zelf bepalen welke relaties er worden gelegd. Dit doet u door tags te definiëren Tag beheer openen Een tag moet eerst gedefinieerd worden in Tag beheer, voordat deze aan de artikelen kan worden gekoppeld. U kunt het Tag beheer als volgt openen: Ga naar Componenten ; Ga naar Tags ; Klik op Alle tags Nieuwe tags aanmaken U kunt als volgt een nieuwe tag aanmaken: Klik op de button Nieuw ; Vul de naam van de door u gewenste tag in; Klik op de button Opslaan ; U kunt de tag nu koppelen aan artikelen. Belangrijk: Probeer het aantal tags te optimaliseren (is minimaliseren). Gebruikt u teveel tags, dan raakt u het overzicht kwijt Tags koppelen U kunt tags op verschillende manier koppelen. Open een tag; Ga naar het tabblad Koppeling ; U ziet drie verschillende mogelijkheden om te koppelen Onderliggende tags U kunt tags in een logische boomstructuur plaatsten. Bijvoorbeeld de tag Afdeling, met de onderliggende tags Directie, Boekhouding en Secretariaat. Gebruik hiervoor de optie Selecteer onderliggende tags Gekoppelde artikelen U kunt tags aan artikelen koppelen. Bijvoorbeeld alle artikelen die voor de Boekhouding zijn, kunt u van de tag Boekhouding voorzien. Gebruik hiervoor de optie Selecteer gekoppelde artikelen. 14 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 60

61 Gekoppelde groepen U kunt tags aan gebruikersgroepen koppelen. U kunt bijvoorbeeld de tag Boekhouding, aan de gebruikersgroep Boekhouding koppelen. Alle gebruikers zien dan in de portal in het menu Mijn handboek de artikelen die betrekking hebben op hun werkzaamheden. Gebruik hiervoor de optie Selecteer gekoppelde groepen Bestaande tags bewerken U kunt als volgt een bestaande tag bewerken: Klik op de tag die u wilt bewerken; Wijzig de naam van de tag; Klik op de button Opslaan. Belangrijk: Het bewerken van tags wordt afgeraden. Gebruik deze functie alleen om typefouten in tags te corrigeren Tags verwijderen U kunt als volgt een tag verwijderen: Plaats een vinkje voor de tag die u wilt verwijderen; Klik op de button Verwijderen ; Klik op OK. Belangrijk: U kunt geen tags verwijderen die gekoppeld zijn. U dient eerst alle koppelingen te verwijderen. 61

62 32. Berichten Het Berichten maakt communicatie met de gebruikers van Scienta mogelijk. U kunt bijvoorbeeld via het Berichten updates met betrekking tot de handboeken aan uw gebruikers voorleggen. Het is mogelijk berichten te en naar een bepaalde groep gebruikers, maar u kunt ook voor een bepaalde groep gebruikers een mededeling op de portal plaatsen. U kunt ook berichten ontvangen van een eventuele content partner 32.1 Naar Berichten gaan Het overzicht van de berichten raadplegen, werkt als volgt: Ga naar Componenten ; Ga naar Berichten ; Klik op Alle berichten ; 32.2 Uitleg overzicht Alle berichten Het overzicht is al volgt opgebouwd Beschrijving Een algemene beschrijving van het bericht Afzender De afzender van het bericht Pub Of het bericht gepubliceerd of niet gepubliceerd is Status De status van het bericht. Zie hoofdstuk 32.3 Type Type bericht (M = Mededeling) (E = ) Startdatum Start publicatie van de mededeling. Alleen bij een mededeling. Einddatum Einde publicatie van de mededeling. Alleen bij een mededeling Aanmaakdatum Aanmaakdatum van het bericht 32.3 Een bericht lezen Er zijn drie verschillende soorten berichten. Elk van de berichten heeft een eigen status. De verschillende statussen staan hieronder. 1. Status Ontvangen Dit zijn berichten die van buiten uw eigen omgeving komen. Bijvoorbeeld een mededeling van uw contentpartner. U kunt het bericht openen en eventueel aanpassen. Aanpassen is bijvoorbeeld nodig, als u de mededeling wilt van de portal wilt afhalen of als u een andere tekst wilt gebruiken. U kunt het bericht niet opnieuw en. 2. Status Verzonden Dit zijn berichten die u hebt verzonden naar de gebruikers binnen Scienta. Bijvoorbeeld een mededeling over een update van een artikel. U kunt het bericht openen en eventueel aanpassen. Aanpassen is bijvoorbeeld handig, als u een typefout hebt gemaakt of als u het bericht langer op de portal wil laten staan. U kunt het bericht niet opnieuw en. Hiervoor moet u een nieuw bericht aanmaken. 3. Status Concept Dit zijn berichten die u nog moet verzenden naar de gebruikers binnen Scienta. U kunt het bericht openen en eventueel aanpassen. U kunt het bericht uiteraard nog en (als u dat aangeeft). 62

63 32.4 Een bericht maken en versturen Een bericht maken en vesturen, werkt als volgt: Ga naar Berichten ; Klik op de button Nieuw ; Tabblad Algemeen o Vul een algemene beschrijving in van het bericht o Selecteer de ontvangers Tabblad Bericht o Geef bij berichttype aan of het een mededeling, of beide is o Vul het onderwerp in. De tekst van het onderwerp wordt getoond aan de gebruikers o Geef het mededelingstype aan o Geef aan waar de mededeling zichtbaar moet zijn o Bepaal de start en einddatum van de mededeling o Vul (indien van toepassing) het onderwerp van de in Tabblad Inhoud o De tekst wordt via een lees meer weergegeven bij de mededeling in Scienta. De tekst wordt ook verzonden per , indien van toepassing. Klik op de button Versturen om het bericht direct te versturen (let op: de wordt direct verzonden, ook als de mededeling een latere startdatum heeft ) of klik op de button Opslaan om het bericht later verder te bewerken. 63

64 33. Bestandsbeheer Met het Bestandsbeheer kunt u bestanden toevoegen en beheren binnen Scienta. U kunt onder andere afbeeldingen, Microsoft Office- en pdf-bestanden binnen Scienta plaatsen (uploaden) Bestandsbeheer openen U kunt de bestanden als volgt bekijken. Ga naar Componenten ; Klik op Bestandsbeheer Een bestand uploaden Een bestand of meerdere bestanden uploaden gaat als volgt: Open Bestandsbeheer ; Ga naar de map waar het bestand geüpload moet worden; Klik op de button Bestanden uploaden ; Selecteer één of meerdere bestanden; Klik op de button Uploaden Nieuwe map toevoegen In het bestandsbeheer is het mogelijk om zelf mappen toe te voegen. U kunt vervolgens bestanden uploaden die binnen Scienta gebruikt kunnen worden. Een nieuwe map aanmaken gaat als volgt: Open Bestandsbeheer ; Kies de map waarin u een nieuwe map wilt maken; Geef de naam van de map op bij Nieuwe map aanmaken ; Klik op de button OK Mapnaam aanpassen Een map hernoemen gaat als volgt: Open Bestandsbeheer ; Selecteer de map die u een ander naam wilt geven; Klik op de button Map hernoemen ; Verander de naam van de map; Klik op de button OK Vergeet niet de eventuele verwijzingen in artikelen aan te passen Verwijderen bestanden en mappen Een bestand of map verwijderen werkt als volgt: Open Bestandsbeheer ; Selecteer het bestand of de map die verwijderd moet worden; Klik op de button Verwijderen ; Klik op de button OK. Belangrijk: Alleen als er geen bestanden in een map aanwezig zijn, kan de map worden verwijderd. 64

65 34. Variabelen 15 Met het beheer van de variabelen kunt u variabelen binnen artikelen gebruiken. Voorbeeld: U kunt bij de variabele [[Kantoornaam]] invullen De Vries en partners. In alle artikelen waar de variabele [[Kantoornaam]] wordt gebruikt is nu De Vries en partners zichtbaar. Als de kantoornaam verandert, hoeft u alleen maar één variabele aan te passen Variabelen beheer openen Het variabelen beheer openen, doet u als volgt: Ga naar Componenten ; Ga naar Variabelen ; Klik op Alle Variabelen Een nieuwe variabele toevoegen Een bestand of meerdere bestanden uploaden gaat als volgt: Open Variabelen ; Klik op de button Nieuw ; Vul alle gegevens juist in; Variabele: De naam van de variabele (let op geen [[ of ]] gebruiken). Vervangende tekst: De tekst die u wilt gebruiken bij de variabele. Klik op de button Opslaan. Belangrijk: U kunt variabelen als volgt in artikelen gebruiken: [[Hier de naam van de variabele]] Een variabele in een artikel gebruiken Een variabele aan een artikel toevoegen, werkt als volgt: Open het artikel waarin u een variabele wilt plaatsten; Voeg de gewenste variabelen toe aan de tekst; 1. Klik op de button Variabelen in de knoppenbalk en maak een keuze; 2. Type zelf de naam van de variabele in de tekst; Voorbeeld: Dit handboek is van [[Kantoornaam]]. Sla het artikel op Variabelen bij uw abonnement De leverancier van de handboeken kan variabelen in de artikelen hebben geplaatst. Deze variabelen kunt u zelf ophalen. Ga naar Componenten ; Ga naar Variabelen ; Klik op Variabelen ophalen bij abonnementverstrekker ; De variabelen zijn opgehaald en zichtbaar. 15 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start. 65

66 35. Configuratie 16 De configuratie bewerken, doet u als volgt: Ga naar Instellingen ; Ga naar Configuratie ; Maak een keuze o Sitetitel bewerken (zie hoofdstuk 35.1); o Lay-out instellingen (zie hoofdstuk 35.2); o Export instellingen (zie hoofdstuk 35.3); o IP-toegang (zie hoofdstuk 35.4); o LDAP instellingen (zie hoofdstuk 35.5) 35.1 Sitetitel bewerken De sitetitel is de titel die wordt weergegeven in de titelbalk van de applicatie (zoals Internet Explorer, Firefox en Google Chrome) Lay-out instellingen Tabblad Kleuren U kunt hier de kleuren aanpassen van Scienta. Er zijn een aantal standaarden in Scienta aanwezig. Maar het is ook mogelijk Scienta aan te passen aan uw eigen huisstijl via het kleurthema Aangepast thema. Tabblad Parameters U kunt de hoogte van de bovenbalk instellen. Tabblad Logo Het logo komt aan de rechterbovenzijde van de Scienta omgeving. U kunt het logo van een link voorzien. Vul hiervoor de link (naar bijvoorbeeld uw kantoorwebsite) in. Belangrijk: Wanneer u het kleurthema aanpast, worden de instellingen van het aangepaste thema overschreven Export instellingen Voor de documenten die naar MS Word worden geëxporteerd, kunt u een huisstijl instellen. U kunt de huisstijl instellen voor: - Titel; - Kop 1; - Kop 2; - Kop 3; - Tekst. 16 Afhankelijk van uw licentie. Niet beschikbaar in Scienta Start en Business. 66

67 35.4 IP-toegang U kunt gebruikers anoniem toegang geven tot Scienta. Gebruikers die verbonden zijn met een toegestaan IP-adres hebben dan gast-toegang (zie rechten groep gasten) tot Scienta. U kunt alleen het huidige IP toevoegen. Wilt u het IP van een andere vestiging toevoegen, dan kunt u dat doen vanaf een computer die op de betreffende vestiging staat. Wanneer u anoniem toegang wilt blokkeren, moet u alle IP s verwijderen LDAP instellingen U kunt met Scienta Premium gebruikers koppelen aan de active directory van uw eigen netwerk. Gebruikers kunnen dan met hun gebruikersnaam en wachtwoord inloggen op Scienta. Belangrijk: LDAP moet geactiveerd worden door de supportafdeling van Scienta. Hier zijn geen kosten aan verbonden, als u beschikt over Scienta Premium. De beschrijving gaat uit van een Windows netwerk met het domein KantoorNaam.local en met de Short domain name Kantoornaam. LDAP instellen, werkt als volgt: Ga naar Instellingen ; Ga naar Configuratie ; LDAP instellingen Tabblad Instellingen o o LDAP-type: Active Directory Host: Het externe ip-adres van de active directory server (een server met de rol domein controller). Let op 1: hiervoor moet in de meeste gevallen een firewallregel worden aangemaakt. In de firewallregel moet in de meeste gevallen poort 389 (TCP) worden vrijgegeven voor de Scienta omgeving van uw kantoor (bijvoorbeeld: kantoornaam.mijnscienta.nl). Let op 2: een ldap implementatie kan risico s met zich meebrengen. o FQDN domain: KantoorNaam.local o Short domain name: KantoorNaam o Base DN: DC=kantoorNaam,DC=local Tabblad Groepen o Aan de linkerkant ziet u de groepen die beschikbaar zijn in Scienta. Aan de rechterkant kunt u de groepen invullen die u in de active directory gebruikt. Voor meer informatie of vragen over een LDAP implementatie, kunt u contact opnemen contact op met de helpdesk van Scienta. 67

68 36. Programma verversen Scienta maakt op een aantal plekken gebruik van zogenaamde caching technieken. Dit houdt in dat veelgebruikte gegevens, zoals de menustructuren, de rechten, licenties, de zoekindex en gevonden resultaten tijdelijk worden opgeslagen voor hergebruik. Door de inzet hiervan wordt Scienta vele malen sneller. Na een half uur worden de opgeslagen resultaten (indien nodig) opnieuw ingeladen. Dit gaat automatisch en u merkt hier niets van. Wilt u dat dit eerder gebeurt, bijvoorbeeld als u nieuwe artikelen hebt toegevoegd en de resultaten daarvan wilt zien in uw menu, dan kunt u dit proces handmatig starten door "Programma verversen" te gebruiken. Wanneer kunt u het Programma verversen gebruiken: - Na het toevoegen van een handboek, hoofdstuk en/of artikel; - Na het wijzigen van een titel van een handboek, hoofdstuk en/of artikel; - Na het verplaatsen van een titel van een handboek, hoofdstuk en/of artikel. Tip: U moet het Programma verversen opnieuw opbouwen als de inhoudsopgave wordt veranderd Programma verversen Het programma verversen doet u als volgt: Ga naar Instellingen ; Klik op Programma verversen ; Klik op de button Ververs programma ; U ziet een melding op het Scienta beheer - dashboard. Tip: Op het Scienta beheer -> dashboard staat ook een button Programma verversen. 68