hoofdartikel inhoud Waarvoor dient projectbeheer? Juni 2011

Transcriptie

1 #7 hoofdartikel En als we nu eens allemaal verhuisden naar een klooster in Frankrijk Waarom niet! Dat lijkt momenteel erg in. En ook al hebben we onszelf niets te verwijten, ik zie niet in waarom wij geen gebruik zouden mogen maken van die mogelijkheid, wanneer dat voor sommige personen met minder burgerzin uit onze maatschappij zou kunnen. U hoeft maar een aantal kernwoorden zoals Silvanès, Thoronet of Grande Chartreuse in te voeren op Google Images, en u zal al snel merken dat het hier echt gaat om idyllische en erg aantrekkelijke oorden die door hun afgelegen ligging rust en kalmte bieden. Nu we het hier toch over hebben: hoe ziet u deze locaties? Eerder grappig, een soort vaandeldrager -locatie zoals in les Gendarmes, of eerder sober, zoals het klooster Le Petit Picpus uit Les Misérables van Victor Hugo? Ik wacht niet op uw antwoord, maar ik zie het wel zitten om het programmeerteam van Mercator definitief te laten verhuizen naar één van deze paradijselijke oorden, waar het zich ten volle kan toeleggen op de concentratie en de precisie van het werk. Dat zou bovendien ook onze vakgenoten, concurrenten of critici bezighouden. Zij twijfelen immers al lang over het feit of Mercator nu werd geprogrammeerd in een garage of in een kasteel. Zij zouden ons dan in een werkelijk goddelijk oord zien. Bij het minste probleem met de broncodes van Mercator zouden we dan enkel moeten uitroepen Eli, Eli, lema sabachtani (Mijn God, mijn God, waarom hebt u mij verlaten), en de genade van het oord zou meteen de juiste oplossing aanreiken. In deze periode van voorbereiding op de zomerse vakantieuittocht profiteer ik van dit hoofdartikel om ieder van u een aangename en ontspannende zomer te wensen, in Frankrijk of elders, in een klooster of op een camping in Knokke. En vergeet niet deze nieuwsbrief in de dubbele bodem van uw koffer te verbergen. Want soms regent het Veel leesplezier. Juni 2011 Waarvoor dient projectbeheer? Heel wat ondernemingen voeren een projectgericht beheer, soms zelfs zonder dat ze zich daarvan bewust zijn. Dat is duidelijk het geval in de bouwsector. Een ander voorbeeld van een projectgericht beheer is de import/exporthandel: men laat een container uit China overkomen, maar men moet er zeker van zijn dat men alle kosten (vervoer, verzekering, opslag ) in de kostprijs kan doorrekenen. De module Projectbeheer laat vooral toe om meerdere aankoop- en verkoopfacturen onderling te linken. Zo kan men bijvoorbeeld de rentabiliteit van een bepaald project berekenen door eenvoudig de kosten en de inkomsten te vergelijken. Zonder dit projectbeheer zou deze verrichting vaak bijna onmogelijk zijn. De module Projectbeheer biedt ook een extra informatiebestand waarin de specifieke gegevens van elk project kunnen worden ingevoerd, of het nu gaat om de status van een container (op zee, in-/uitklaring, geleverd ) of om het specifieke btw-tarief voor een werf. En men kan er bijvoorbeeld ook het bestek in opslaan dat aan de klant werd opgestuurd.. Guy Colsoul inhoud Waarvoor dient projectbeheer? 1 Geïntegreerd werfbeheer 2 Mercator ook voor gas en elektriciteit! 3 Pack-Solutions M. Loïc Delval 4/5 Omnidirectionele handscanner MS3780 Fusion 6

2 Geïntegreerd werfbeheer Het beheer van een onderneming die actief is in de sector van de bouw en de openbare werken (BOW) is niet meteen een makkelijke activiteit. De administratieve opvolging van een werf kan inderdaad wel wat hoofdbrekens bezorgen. Of het nu gaat om de opmaak van het bestek, het beheer van de voorraad, de facturatie van de supplementen de opmaak van de voortgangsstaten. Laten we beginnen met de opmaak van de bestekken. De layout van zo n bestek is belangrijker dan elders: men moet soms een vaste structuur volgen die werd opgelegd door de openbare aanbesteding, of men moet in elk geval moeizaam berekende cijfers zo kunnen voorleggen dat de klant ze begrijpt. Voor deze berekeningen kan men een beroep doen op het begrip aanneming : bijvoorbeeld, het aanbrengen van 1 m² behang bestaat effectief uit 1 m² behangpapier en 5 minuten werk, maar ook een supplement van 10 minuten/m² voor het herstel van de bijzonder beschadigde muren bij deze klant Deze laatste hoeft hier echter nooit iets van te merken, hij moet enkel de globale eenheidsprijs te zien krijgen voor het aanbrengen van de door hem gevraagde m² behang. Het beheer van de voorraden vereist een degelijke organisatie, maar het is niet altijd mogelijk of rendabel om dat te implementeren. Een alternatief hiervoor is het beheer per werf. Men wijst elke regel van de aankoopfacturen toe aan een project, en men gaat op dezelfde manier te werk voor de verkoopfacturen en de uitgaande voorraad. Bij het afsluiten van het project kan men dan makkelijk de globale rentabiliteit van deze werf berekenen. Verder kan men hierdoor makkelijk vaststellen of men bepaalde zaken vergeten te factureren is aan de klant. En tot slot: aangezien uw bestekken opgemaakt werden in Mercator, kunt u automatisch ook de voortgangsstaten afdrukken om bij uw facturen te voegen. Want een voortgangsstaat opmaken betekent niets anders dan de klant laten zien wat er in het bestek voorzien was, wat al werd gefactureerd en wat u met het respectievelijke document factureert, en dit met de nodige details: alle gegevens zijn immers gekend in Mercator. Waarom zou de BOW-sector als enige sector geen gebruik maken van een geïntegreerde beheerstool die een volledige opvolging van de klant mogelijk maakt, van het bestek tot de factuur? U kunt daardoor immers zoveel tijd besparen en zo efficiënt werken, dat u beslist de tijd zult vinden om ons in uw agenda op te nemen. Tips&tricks Zoeken naar algemene rekeningen Bij het boeken van een aankoop- of verkoopdocument in de boekhouding is het mogelijk om de lijst te krijgen van de algemene rekeningen die eerder werden gebruikt voor de actuele klant/leverancier. De gebruiker kan dan een rekening selecteren in het dialoogvenster dat verschijnt. De functie wordt geactiveerd door te drukken op de toets = in de kolom van de algemene rekening. Zie pagina 1731 op: Indien deze optie niet beschikbaar is in uw dossier, aarzel dan niet contact op te nemen met uw verkoper, die ze kan activeren. 2

3 Mercator ook voor gas en elektriciteit! In zijn kantoor op de site van Flawinne, vlakbij Namen, ontvangt de heer Deleuze ons, de onderdirecteur van AIEG, om ons te laten kennismaken met de intercommunale. Mijnheer Deleuze, wat is AIEG? AIEG werd opgericht in 1956 en is de afkorting van Association Intercommunale d Etude et d Exploitation d Electricité et de Gaz (intercommunale maatschappij voor de studie en exploitatie van elektriciteit en gas). Eenvoudig gezegd: deze maatschappij beheert de elektriciteitsdistributienetten van de entiteiten te Andenne, Viroinval, Ohey, Gesves en Rumes. Op dit ogenblik vertegenwoordigt dit ongeveer een dertigtal personen verspreid over de verschillende gedecentraliseerde sites. Hoe bent u ertoe gekomen om Mercator te gebruiken? Het vorige programma, waarbij we in EXCEL werkten, was relatief beperkt qua mogelijkheden. Na een kort marktonderzoek hebben we geopteerd voor Mercator en zijn we dat avontuur aangegaan samen met onze verkoper Echosoft. In de loop van 2010, na meerdere succesvolle analysevergaderingen met de heer Hourant, kon het project uiteindelijk worden opgestart Wat zijn de specifieke kenmerken van uw Mercatorsoftware? Wij gebruiken de projectmodule van Mercator. Deze module stelt ons in staat om een hele reeks aankoop- en verkoopdocumenten te linken aan eender welk project. Verder biedt deze module ons de mogelijkheid om een beter zicht te krijgen op de rentabiliteit, ze laat ons toe onze analytische boekhouding te verfijnen. Hierdoor kunnen we voor elk project de brutomarge bepalen. En dat is erg interessant voor u? Ja, inderdaad. U moet weten dat wij zo n 1000 projecten per jaar behandelen. Daarbij gaat het voornamelijk om privéaansluitingen voor woningen of het leggen van leidingen. Welke andere voordelen biedt Mercator u? Wat ons vooral heeft overtuigd, is de flexibiliteit van het programma. Mercator kan werkelijk perfect worden aangepast aan onze manier van werken, en niet omgekeerd. Verder is het ook bijzonder makkelijk te gebruiken. Met slechts enkele muisklikken kunnen wij het volledige commerciële beheer centraliseren naar de boekhouding. Gedaan met dubbele boekingen en het risico om fouten te maken!! Wat verwacht u voor de toekomst? Welke aanpassingen zou u nog willen aanbrengen aan uw Mercator-software? Wij zouden de analytische boekhouding nog verder willen verfijnen en statistieken willen aanmaken.. De keuze voor Mercator is dus een goede beslissing geweest? Absoluut, zonder enige twijfel. Die keuze lag volledig in de lijn van onze activiteitenw. 3

4 Pack-Solutions M. Loïc Delval In Leudelange, op slechts enkele kilometers van de stad Luxemburg en met onmiddellijke toegang tot de autosnelwegennetten, worden we ontvangen door de heer Loic Delval, directeur van Pack-Solutions. Mijnheer Delval, kunt u ons Pack-Solutions even voorstellen? Onze onderneming is gespecialiseerd in het conditioneren en verpakken van voedingsmiddelen voor bedrijven uit de voedingssector en werd ongeveer tien jaar geleden opgericht onder de benaming Pro- Portions. Aanvankelijk werkten we hier met een vijftiental personen. Op dit ogenblik hebben we het gedeelte conditionering van bereide en diepvriesgerechten laten vallen om ons exclusief te concentreren op de droge producten. Ons team telt nu nog 7 personen die zich bezighouden met wat men Doy- Packs noemt voor de bedrijven uit de voedingsmiddelensector en de grootdistributie. DoyPacks? Ja, hierbij gaat het om plastic zakken met een dop of ritssluiting die rechtop staan. Een korte historiek: de naam is gevormd door de samentrekking van Doyen (de naam van de uitvinder, Louis Doyen) en Pack (van packaging). Zo n 3 jaar geleden zijn we beginnen samenwerken met Daddy voor de conditionering van suiker in rechtopstaande zakken met een dop. Daarna hebben we andere vormen van conditionering ontwikkeld voor producten, zoals het meel van Moulins de Kleinbettingen. Op dit ogenblik zijn er 3 conditioneringslijnen: de zakken met dop zoals voor meel, suiker, paneermeel, een gecertificeerde lijn voor biologische gedroogde vruchten (zak met rits) en tot slot de doseerzakken (specerijen, gekonfijte producten ). Wat zijn uw afzetmarkten? Hoofdzakelijk Frankrijk, Duitsland en de Benelux. Onze markt omvat vooral de sectoren van de voedingsmiddelensector en de grootdistributie, met merken van distributeurs zoals Leader Price, Casino Een markt met mooie perspectieven, lijkt het wel. Inderdaad, de vraag naar dit soort producten is een tiental jaren geleden werkelijk geëxplodeerd, onder andere met producten zoals de milieuvriendelijke navulpakken voor wasproducten. Op dit ogenblik werken we aan projecten zoals sauzen, honing en yoghurt. We zijn het aan onszelf verplicht om onze klanten doorlopend nieuwigheden voor te stellen. Hoe bent u bij Mercator terechtgekomen? We zijn Mercator zo n 3 jaar geleden beginnen te gebruiken, in overleg met onze verkoper RMS, omdat we steeds meer producten en productie kregen. We waren meteen verkocht voor deze software, die niet alleen gebruiksvriendelijk is, maar ook doorlopend vernieuwt. Onze vrees dat 4

5 we ons zouden moeten aanpassen aan dit beheerstool, verdween als sneeuw voor de zon. Dankzij de mogelijkheid om diverse parameters in te stellen, kan Mercator immers aan onze activiteiten worden aangepast! Met deze software beheren wij alles. Van de ontvangst van de goederen en de boekhouding tot de productie en de traceerbaarheid. Wat dit laatste aspect betreft: tijdens een audit konden wij op minder dan 3 minuten tijd enkele zakken opsporen die slecht bedrukt waren. Dat was nooit gezien! Zelfs de Britse firma McCain is komen kijken hoe we daarin geslaagd waren, zo stomverbaasd waren ze. Hoe ziet u dit verder evolueren? We streven ernaar om de informatie in de toekomst toegankelijk te maken voor onze klanten. Ik leg het even uit. Als een klant wil weten hoe het staat met zijn productie of bepaalde documenten wil ontvangen met het oog op de traceerbaarheid, moet hij momenteel nog contact met ons opnemen, waarna wij in Mercator kijken en hem het gevraagde antwoord bezorgen. Dat neemt echter te veel tijd in beslag. Dus in de toekomst zouden wij die informatie rechtstreeks beschikbaar willen stellen voor onze klanten, die dan in real time zouden kunnen nagaan hoe het staat met hun productie, hoeveel pallets al klaar zijn en of er zich eventueel een probleem stelt. Binnenkort gaan wij scanners plaatsen om het hele proces, van de ontvangst tot de productie, te automatiseren. Elk document dat bij ons binnenkomt, wordt immers gescand, zodat we alles vanuit ons kantoor rechtstreeks in Mercator kunnen controleren! U lijkt enthousiast! En hoe! Ik moet zeggen dat ik het nog moeilijk zonder Mercator zou kunnen stellen. Tips&tricks Bereid de koopjes voor met Mercator De zomer nadert met rasse schreden, en het wordt al tijd om na te denken over de koopjes die er binnenkort aankomen. Hier vertellen wij u hoe u die optimaal kunt voorbereiden met uw Mercator-software. Dankzij Mercator hoeft u immers niet te wachten tot 30 juni om uw kortingen en promoties voor de zomerkoopjes in te voeren. Dat kunt u nu al doen via het menu Tools / Kortingen. Er verschijnt een rooster waarin u de benaming van de korting kiest, bv. Zomerkoopjes 2011, alsook de begin- en einddatum van de periode waarin de promotie zal lopen. Door hier rechts te klikken verschijnt een kalender. De korting kan verschillende vormen aannemen: een korting in %, een specifieke of berekende prijs, of een vast kortingsbedrag in euro. De korting kan bovendien worden toegepast op één enkel artikel, op een rayon/familie/subfamilie van artikelen, of nog voor een bepaalde klant of een bepaalde categorie van klanten. Aangezien er in Mercator meerdere magazijnen kunnen worden ingevoerd, kunt u ook voor elke winkel de komende koopjes specifiëren. Het voordeel voor u is duidelijk: wanneer op de ingestelde datum een bepaald artikel wordt verkocht, zal automatisch de korting worden toegepast zonder dat u daaraan hoeft te denken. Maar u verliest de controle niet helemaal: u beschikt steeds over de mogelijkheid om de toegekende korting achteraf nog te wijzigen. Meer tips en advies in ons volgende nummer. Alle Tips&Tricks op 5

6 in de praktijk Omnidirectionele handscanner MS3780 Fusion Wie heeft bij zijn werk aan de kassa al niet te maken gehad met een weerbarstige scanner? Heel vaak wordt dit probleem veroorzaakt door de positie van de barcode! Met de nieuwe generatie omnidirectionele scanners kunt u voortaan eender welk artikel scannen zonder dat u het in alle richtingen moet draaien en keren, zoals we al heel vaak hebben gezien. Dankzij het 20-lijns scanpatroon is dit toestel heel wat efficiënter geworden dan de traditionele leeskop. Neem voor meer informatie contact op met uw Mercator-verkoper. Voor alle inlichtingen: Neem contact op met uw verkoper of Mercator Vlaanderen Tel.: Mercator Wallonië - Luxemburg Tel.: Mercator France Tel.: info@mercator.eu Newsletter Mercator Ineo - Route d Andenne EGHEZEE Mercator Vlaanderen - Langestraat AFFLIGEM Verantwoordelijke uitgever: Olivier Billa Teksten: Expansion, Ineo Lay-out: Expansion