Werkinstructie d-basics RAM d-basics b.v.

Transcriptie

1 Werkinstructie d-basics RAM

2 Werkinstructie d-basics RAM Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging, overdracht of opslag van deze informatie of delen daarvan, in welke vorm ook, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van D-basics b.v. is verboden. De in dit document vermelde namen van bedrijven, producten en diensten die niet aan d-basics b.v. toebehoren, zijn handelsmerken of dienstmerken van de betreffende rechthebbenden. De informatie in deze handleiding is geschreven voor het programma d-basics en de daarbij behorende modules. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor zonder kennisgeving vooraf wijzigingen en verbeteringen in producten en in de functies en mogelijkheden van de in dit document beschreven producten en/of dit document zelf; aan te brengen. De inhoud van dit document wordt verstrekt in de toestand waarin deze verkeert. Behalve waar de toepasselijke wetgeving dit vereist, worden met betrekking tot de nauwkeurigheid, betrouwbaarheid of inhoud van dit document geen garanties gegeven, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. D-basics b.v. behoudt zich het recht voor dit document op ieder gewenst moment zonder kennisgeving vooraf te herzien of in te trekken. d-basics b.v. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies van gegevens of inkomsten of voor bijzondere of incidentele schade, gevolgschade of indirecte schade, door welke oorzaak ook. Geprint: augustus 2014

3 Inhoudsopgave I Inhoudsopgave Hoofdstuk I Inleiding 2 Hoofdstuk II Het verwerken van pandlijsten Stap 1: Opstarten d-basics Stap 2: Ophalen en importeren Stap 3: Openen van een administratie Stap 4: Vaststellen waarde pandlijst Stap 5: Afdrukken documenten Stap 6: Afronden analyse Stap 7: Verwerken analyse 24 Hoofdstuk III Afsluitende opmerking 26 Hoofdstuk IV Bijlagen Toelichting uitwerking pandlijst Beheer contactpersonen Instellen reminders Consolideren administraties Encryptie 41 Index 43

4 Inleiding Hoofdstuk I

5 Inleiding 1 2 Inleiding D-basics brengt onder de namen d-basics CREDITLINE en d-basics RAM programma s op de markt waarmee het proces van verzamelen, versturen en analyseren van gegevens integraal kan worden geautomatiseerd. d-basics CREDITLINE Met d-basics CREDITLINE kunnen kredietnemers financiële gegevens gedigitaliseerd naar de bank versturen. Het programma verricht hierbij automatisch de volgende handelingen: 1. Importeren van de benodigde gegevens uit het boekhoudpakket 2. Bewerken van de gegevens zodat ze digitaal in standaard formaat kunnen worden opgeslagen 3. Versleutelen en versturen van de gegevens naar de bank d-basics RAM Met het programma d-basics RAM kan de bank de door de kredietnemers opgestuurde gegevens automatisch verwerken en analyseren. Hierbij worden in hoofdlijnen de volgende processen geautomatiseerd: 1. Herinneringen versturen indien pandlijsten niet tijdig worden opgestuurd 2. Automatisch berekenen van de dekkingswaarde van een pandlijst 3. Printen van pandakte, relateringsbrief en uitwinningsdocumenten Dit document bevat een beschrijving van de handelingen die door een medewerker van de bank moeten worden verricht bij het verwerken van een pandlijst met behulp van d-basics RAM. Voor meer informatie betreffende de installatie en configuratie van d-basics RAM wordt verwezen naar de algemene handleiding van d-basics.

6 Het verwerken van pandlijsten Hoofdstuk II

7 Het verwerken van pandlijsten 2 Het verwerken van pandlijsten Het verwerken van pandlijsten met behulp van d-basics RAM verloopt in grote mate op dezelfde manier als het handmatig verwerken van een pandlijst. Omdat d-basics RAM deze handelingen echter automatisch verricht is aanzienlijk minder tijd nodig en is er sprake van een veel nauwkeurigere analyse. Bij het verwerken van de pandlijst moeten de volgende stappen worden verricht: Stap 1: Opstarten d-basics Stap 2: Ophalen en importeren van Stap 3: Openen administratie Stap 4: Vaststellen van de dekkingswaarde van de pandlijst Stap 5: Afdrukken van pandakte en relateringsbrief Stap 6: Afronden van de analyse Stap 7: Verwerken van analyse in de systemen van de bank Deze stappen zullen hierna worden beschreven. 4

8 5 2.1 Werkinstructie d-basics RAM Stap 1: Opstarten d-basics Doorloop voor het opstarten van d-basics de volgende stappen: 1. Opstarten d-basics Dubbelklik voor het opstarten van d-basics op de d-basics snelkoppeling op het bureaublad of open het programma via het startmenu van Windows. 2. Stap Inloggen Na het opstarten van d-basics verschijnt automatisch het scherm "Aanmelden" in beeld. Bij de installatie van d-basics RAM wordt automatisch de gebruiker "Administrator" aangemaakt. Na installatie kan met behulp van deze gebruikersnaam worden ingelogd zonder een wachtwoord in te voeren. Het is mogelijk de toegang tot d-basics te controleren met behulp van een persoonlijke toegangscode. Indien van deze optie gebruik is gemaakt moet bij het inloggen een gebruikersnaam en wachtwoord worden ingevuld. Opmerking: Zie de algemene handleiding van d-basics voor meer informatie betreffende het beheer van gebruikers. 2.2 Stap 2: Ophalen en importeren Kredietnemers die gebruik maken van CREDITLINE kunnen pandlijsten met een druk op de knop naar de bank versturen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van standaard functionaliteit en worden twee s verstuurd: 1. met databestanden Deze bevat de databestanden op basis waarvan d-basics RAM de automatische analyse van de pandlijst maakt. De databestanden worden als bijlage aan de gekoppeld waarna ze worden verstuurd naar een speciaal door de bank aangemaakte data mailbox. De gegevens worden zodanig versleuteld dat ze niet door onbevoegden kunnen worden gelezen en daarna rechtstreeks naar de bank verstuurd. 2. Notificatie De notificatie wordt verstuurd naar de functionele mailbox van de afdeling waar de pandlijsten worden verwerkt. In deze mail wordt aangegeven dat er een digitale pandlijst is aangeleverd, hierbij wordt de naam van de onderneming en het tijdstip van versturen vermeld. Deze bevat geen databestanden.

9 Het verwerken van pandlijsten 6 OPHALEN DATABESTANDEN Alvorens een digitale pandlijst automatisch kan worden geanalyseerd moeten de door de kredietnemer opgestuurde databestanden worden geïmporteerd in d-basics RAM. De opdracht hiertoe kan worden gegeven via de menu opties: "RAM", "Automatisch ophalen en importeren". Na het geven van de opdracht zal RAM controleren of er zich s bevinden in de mailbox voor databestanden. Is dit het geval dan worden de s automatisch gedownload waarna de versleuteling ongedaan wordt gemaakt en de databestanden worden opgeslagen. IMPORTEREN DATABESTANDEN Na het opslaan van de databestanden wordt automatisch het scherm "Importeren gegevens" geopend. Selecteren pandlijsten In dit scherm worden de databestanden getoond die nog niet zijn geïmporteerd in d-basics. Indien er meerdere pandlijsten zijn aangeleverd wordt iedere pandlijst als een aparte regel weergegeven. Het is in dit geval mogelijk - via het vinkje aan het begin van de regel - een selectie te maken van de pandlijsten die moeten worden geïmporteerd. Enkel de geselecteerde regels worden verwerkt, standaard zijn alle regels geselecteerd. Importeren pandlijsten Druk na het selecteren van de pandlijsten op de knop "START". D-basics RAM zal nu automatisch de gegevens uit de databestanden importeren en opslaan zodat ze kunnen worden geanalyseerd. Na het importeren van de gegevens verandert de status van de geselecteerde regels in "verwerkt". Importeer alleen de regels/pandlijsten die na het importeren verwerkt zullen worden, op die manier blijft duidelijk welke pandlijsten nog moeten worden verwerkt. Na het verwerken van de gewenste regels kan het scherm "Importeren gegevens" worden gesloten (druk op knop "Exit").

10 Werkinstructie d-basics RAM Aanmaken nieuwe administratie Het is mogelijk dat bij het importeren van gegevens een pandlijst wordt aangetroffen van een onderneming die nog niet eerder pandlijsten via d-basics CREDITLINE heeft aangeleverd. In dit geval wordt gevraagd de voor de onderneming/administratie aangemaakte encryptiesleutel in te voeren (zie ook bijlage 'Encryptie') Na het invoeren van de juiste encryptiesleutel verschijnt het volgende scherm in beeld: De gegevens van de betreffende onderneming kunnen pas verwerkt worden in d-basics RAM indien hiervoor een administratie is aangemaakt, druk hiervoor op de knop "Ja". Hiermee wordt het scherm "Nieuwe administratie" geopend. Een gedeelte van de gegevens in dit scherm is al ingevuld. Alvorens de administratie wordt aangemaakt moet worden gecontroleerd of deze gegevens correct en volledig zijn.

11 Het verwerken van pandlijsten 8 Tab "Bedrijfsgegevens" Deze tab bevat drie sub-tabs (1, 2 en 3). Op tab 1 en 2 worden de gegevens van het bedrijf en de contactpersoon vastgelegd. Omdat deze gegevens worden gebruikt bij het printen van de pandakte moet op beide tabs worden gecontroleerd of de informatie klopt. Encryptie (AES) Via tab 3 kan de door de bank voor deze administratie aangemaakte encryptiesleutel worden ingevoerd, deze wordt gebruikt voor het versleutelen van de informatie en het identificeren van de afzender. Als de encryptiesleutel in d-basics RAM wordt aangepast moet deze ook worden aangepast in d-basics Creditline, let er daarbij op dat de juiste sleutel bij de juiste administratie wordt ingevuld. Zie de bijlage 'Encryptie' voor meer informatie betreffende het gebruik van de encryptie functionaliteit. Tab "Contacts" Bij het zich voordoen van bepaalde situaties kan d-basics RAM via automatisch informatie versturen naar hiertoe aangewezen contactpersonen. Op de tab 'Contacts' kan worden ingesteld welke contactpersonen deze s moeten ontvangen. Selecteer hiervoor in de rechter kolom een contactpersoon en verplaats deze naar de linker kolom (druk hiervoor op de knop: ). Verder biedt deze tab de mogelijkheid een contactpersoon als relatiebeheerder aan de administratie te koppelen. Druk hiervoor op de knop en selecteer de juiste contactpersoon. Opmerkingen: Zie voor meer informatie over het beheer van contactpersonen de algemene handleiding van d-basics (hoofdstuk "Instellingen", onderdeel " ", paragraaf "Beheer contactpersonen") Het is pas mogelijk contactpersonen te selecteren nadat de administratie is opgeslagen. Open hiervoor - na het opslaan van de administratie - opnieuw het scherm "Administratie" via de menu opties "Administratie", "Adres gegevens". Tab " notificatie" Kredietnemers moeten periodiek pandlijsten aanleveren. Omdat dit vaak wordt vergeten kan dbasics RAM controleren of pandlijsten tijdig zijn aangeleverd en kan via automatisch een bericht naar de kredietnemer worden gestuurd indien sprake is van 'achterstalligheid'. Via de tab ' notificatie' kan worden aangegeven met welke frequentie een onderneming gegevens moet aanleveren en op wat voor manier herinneringen moeten worden verstuurd indien gegevens niet op tijd worden aangeleverd.

12 9 Werkinstructie d-basics RAM Zodra alle informatie juist is ingevoerd kan de opdracht tot het aanmaken van de administratie worden gegeven door op de knop "OK" of "Toepassen" te klikken. Er zal nu automatisch een database worden aangemaakt waarin de gegevens van de nieuwe administratie kunnen worden opgeslagen. Vervolgens wordt het scherm "Importeren gegevens" getoond, druk hier op "Start" om het importeren te starten. Open na het importeren van de informatie de nieuwe administratie en voer vervolgens de pandlijstanalyse uit op de manier zoals hierna wordt beschreven. 2.3 Stap 3: Openen van een administratie Voor iedere onderneming die een pandlijst moet aanleveren wordt in d-basics RAM een aparte administratie aangemaakt. Open voor het maken van een pandlijstanalyse de administratie van betreffende onderneming. Roep hiervoor het scherm "Openen administratie" op via de menu opties "Bestand", "Open" of druk op de knop in de werkbalk van d-basics. Selecteer vervolgens de gewenste administratie en druk op de knop "OK" om deze te openen. Opmerkingen: In dit scherm wordt per administratie weergegeven op welk tijdstip de laatste import van gegevens heeft plaatsgevonden. Het uitvouwmenu "Huidige weergave" biedt de mogelijkheid te kiezen tussen het weergeven van alle administraties of enkel de actieve administraties (het deactiveren van administraties verloopt via het scherm "Administratie" te openen via de menu opties "Administratie", "Adres gegevens").

13 Het verwerken van pandlijsten Stap 4: Vaststellen waarde pandlijst Als een kredietnemer pandlijsten moet opsturen naar de bank dan dienen de vorderingen op de debiteuren als onderpand voor de lening die aan de kredietnemer is verschaft. Omdat de waarde van een debiteurenportefeuille (pandlijst) doorlopend fluctueert, moet regelmatig worden gecontroleerd of deze nog in overeenstemming is met het door de bank gewenste onderpand. Hierbij moet aan de hand van een groot aantal verschillende criteria worden vastgesteld of een vordering tot onderpand kan dienen en in hoeverre deze mag worden meegeteld, dit wordt ook wel het vaststellen van de dekkingswaarde genoemd. OPENEN SCHERM DEKKINGSWAARDE DEBITEURENPORTEFEUILLE D-basics RAM berekent de dekkingswaarde van de pandlijst automatisch. Het scherm dat hiervoor moet worden gebruikt kan worden geopend via de menu opties "Modules", "Debiteuren portefeuille analyse", "Dek k ingswaarde". Bij het openen van het scherm wordt automatisch de waarde van de pandlijst berekend, omdat dit een zware berekening is kan het enige tijd duren voordat het scherm wordt geopend. Op dit scherm komen twee soorten knoppen een aantal keer voor: Hiermee kan een overzicht van de posten worden opgevraagd waaruit het corresponderende saldo is opgebouwd Hiermee kan het scherm worden opgeroepen waarmee de instellingen van het betreffende onderdeel van de analyse kunnen worden vastgelegd.

14 11 Werkinstructie d-basics RAM CONTROLEREN INSTELLINGEN ANALYSE Na het openen van het scherm moeten de instellingen van de analyse worden gecontroleerd. De manier waarop dit moet gebeuren is afhankelijk van de vraag of het een eerste analyse of vervolganalyses betreft: Eerste analyse: Bij de eerste digitale aanlevering van een pandlijst door een kredietnemer moeten de volgende instellingen worden gecontroleerd: de instellingen van alle onderdelen van de analyse de manier waarop de debiteuren in de verschillende onderdelen van de analyse zijn verwerkt Vervolganalyse: Omdat de instellingen van de eerste analyse worden opgeslagen moet bij een vervolganalyse vooral worden gecontroleerd of de nieuwe debiteuren op de juiste manier worden verwerkt. Uiteraard is het raadzaam zo nu en dan opnieuw te controleren of de overige instellingen nog in overeenstemming zijn met datgene wat is overeengekomen met de kredietnemer. Om de dekkingswaarde van een pandlijst te kunnen berekenen moet per debiteur en per vordering worden vastgesteld of en in welke mate deze mag worden meegerekend. De manier waarop de verschillende onderdelen van deze berekening worden toegepast kan per administratie worden ingesteld. Hierna zal worden beschreven uit welke onderdelen de berekening van de dekkingswaarde bestaat en hoe deze onderdelen moeten worden ingesteld: 1. Debiteurensaldo is negatief Het komt voor dat debiteuren een negatief saldo hebben. Er is in dit geval dus eigenlijk sprake van een schuld aan betreffende debiteur. Omdat in dit geval mag worden verrekend kunnen dit soort debiteuren bij het analyseren van de pandlijst het beste geheel buiten beschouwing worden gelaten. Plaats hiervoor een vinkje in betreffende checkbox. 2. Intercompany Intercompany vorderingen zijn vorderingen op groepsmaatschappijen. Bij het vaststellen van de waarde van een pandlijst mogen deze vorderingen doorgaans niet worden meegerekend. Vorderingen op intercompany debiteuren kunnen door d-basics RAM automatisch worden afgekeurd. Hiervoor moeten de intercompany debiteuren eenmalig als zodanig worden gekwalificeerd. Open hiervoor het scherm "Selecteren intercompany debiteuren" (druk hiervoor op de knop ).

15 Het verwerken van pandlijsten 12 Standaard worden alle debiteuren als "normale" debiteur gezien. Om een debiteur als intercompany debiteur te kwalificeren moet de volgende procedure worden doorlopen: 1. Selecteer in de rechter kolom de intercompany debiteur 2. Verplaats de geselecteerde debiteur naar de linker kolom (druk hiervoor op de knop "Toevoegen") Herhaal deze handelingen totdat alle intercompany debiteuren naar de linker kolom zijn verplaatst. Druk daarna op "OK" of "Toepassen" om de instellingen op te slaan. Tips: Vaak zijn intercompany debiteuren op hetzelfde adres gevestigd. Het selecteren van intercompany debiteuren kan daarom worden vereenvoudigd door de debiteuren in de rechter kolom te sorteren op adres (klik hiervoor op de grijze cel boven aan een kolom). Het is mogelijk meerdere debiteuren te selecteren en deze gelijktijdig naar de linker kolom te verplaatsen Bij de eerste analyse moet voor alle debiteuren worden gecontroleerd of het een intercompany debiteur betreft. Bij vervolg analyses hoeft dit slechts voor de nieuwe debiteuren te worden gecontroleerd (zorg dat de optie "Toon alleen nieuwe debiteuren" is geselecteerd). 3. Niet financierbare debiteuren Een aantal van de controles die wordt uitgevoerd bij het berekenen van de dekkingswaarde heeft betrekking op de vraag of de debiteur wel of niet financierbaar is. Indien er sprake is van een niet financierbare debiteur dan worden alle vorderingen op de betreffende debiteur afgekeurd. Het bedrag dat wordt getoond bij "Niet financierbare debiteuren" is een optelsom van de vorderingen die zijn afgekeurd op basis van de controles (berekeningen) zoals die op de tab "Debiteur" zijn weergegeven. Continuïteit Het is mogelijk dat bepaalde debiteuren op de pandlijst continuïteitsproblemen hebben en dat de bank als gevolg daarvan de vorderingen op deze debiteuren wil uitsluiten bij het berekenen van de dekkingswaarde. In dit geval moeten betreffende debiteuren als niet financierbaar worden aangewezen. Dit verloopt op precies dezelfde manier als het aanwijzen van Intercompany debiteuren: druk - bij het onderdeel "Continuïteit" - op de knop en volg de procedure zoals beschreven bij het onderdeel "Intercompany". NAW compleetheid Debiteuren waarvan de adresgegevens niet compleet zijn worden automatisch uitgesloten bij de berekening van de dekkingswaarde. Deze automatische afkeuring kan ongedaan worden gemaakt door één of meer afgekeurde debiteuren toch als financierbaar aan te wijzen. Dit verloopt op precies dezelfde manier als het aanwijzen van Intercompany debiteuren: druk - bij het onderdeel "NAW compleetheid" - op de knop en volg de procedure zoals beschreven bij het onderdeel "Intercompany". Let er hierbij op dat de 'als financierbaar aan te wijzen' debiteuren naar de linker kolom moeten worden verplaatst.

16 13 Werkinstructie d-basics RAM Land van herk omst Bij het berekenen van de dekkingswaarde mogen in principe alleen vorderingen worden meegenomen op debiteuren die afkomstig zijn uit een specifiek aantal landen (de zogenaamde A-landen). Alle debiteuren die niet afkomstig zijn uit een A-land worden automatisch afgekeurd. Deze automatische afkeuring kan op twee manieren worden beïnvloed: per land en per debiteur. Per land Bij het in gebruik nemen van d-basics RAM zijn de standaard analyse instellingen vastgelegd. Hierbij wordt onder andere aangegeven welke landen als A-land moeten worden beschouwd. Op het moment dat een kredietnemer voor de eerste keer een digitale pandlijst opstuurt wordt door d-basics RAM een nieuwe administratie aangemaakt. Hierbij worden automatisch de standaard analyse instellingen - en dus ook de lijst met A-landen - toegepast. Het is mogelijk per administratie de lijst met A-landen aan te passen. Klik hiervoor op de rechter knop en verplaats vervolgens op soortgelijke manier als beschreven bij het onderdeel "Intercompany debiteur" de landen die als A-land moeten worden beschouwd naar de linker kolom. Per debiteur Alle debiteuren die niet uit een A-land komen worden automatisch afgekeurd. Het is echter mogelijk individuele debiteuren die omwille van deze controle zijn uitgesloten alsnog als financierbaar aan te wijzen. Klik hiervoor op de linker knop en verplaats vervolgens op soortgelijke manier als beschreven bij het onderdeel "Intercompany debiteur" de debiteuren die wel als financierbaar moeten worden beschouwd naar de linker kolom. Overige afgek eurde debiteuren De categorie "Overige afgekeurde debiteuren" kan worden gebruikt om debiteuren uit te sluiten die niet goed in de overige categorieën passen maar die wel moeten worden uitgesloten bij het berekenen van de dekkingswaarde van de pandlijst. Het uitsluiten van deze debiteuren verloopt op precies dezelfde manier als het aanwijzen van Intercompany debiteuren: druk - bij het onderdeel "Overig" - op de knop en volg de procedure zoals bij het onderdeel Intercompany is beschreven. Let er hierbij op dat de als niet-financierbaar aan te wijzen debiteuren naar de linker kolom moeten worden verplaatst. Debiteuren afgek eurd op basis van ouderdom vorderingen Het risico dat een debiteur niet zal betalen neemt toe naarmate bij betreffende debiteur meer vorderingen gedurende een langere periode onbetaald blijven. D-basics RAM kan op basis van dit betaalgedrag automatisch debiteuren afkeuren. Hierbij worden twee opties geboden: 1 vordering ouder dan X dagen Bij deze methodiek wordt de debiteur volledig afgekeurd indien er bij betreffende debiteur sprake is van één vordering die ouder is dan het maximum aantal dagen. Selecteer voor het gebruiken van deze methode de optie "Een of meer vorderingen ouder zijn dan... dagen" en vul het maximum aantal dagen in. % van vorderingen ouder dan X dagen Bij deze methodiek wordt de debiteur volledig afgekeurd indien de som van openstaande vorderingen ouder dan X dagen groter is dan Y% van het totale openstaande saldo bij betreffende debiteur. Selecteer voor het gebruiken van deze methodiek de optie "...% van de vorderingen ouder zijn dan... dagen" worden en vul het maximale percentage en aantal dagen in. Het is overigens ook mogelijk deze controle uit te schakelen, kies in dit geval de optie "Niet toepassen"

17 Het verwerken van pandlijsten Verrekening In bepaalde gevallen moet niet de gehele debiteur worden afgekeurd, maar moet slechts een gedeelte van de openstaande posten buiten beschouwing worden gelaten bij het berekenen van de dekkingswaarde. Het totaalbedrag dat als gevolg van deze controles is afgekeurd wordt weergegeven bij het onderdeel "Verrekening". Aan dit bedrag liggen de berekeningen ten grondslag zoals die op de tab "Verrekening" worden weergegeven: Compensatie Het komt voor dat een bedrijf als debiteur én als crediteur in de administratie van een kredietnemer voorkomt (men heeft één of meer vorderingen op een onderneming waaraan men ook één of meer bedragen verschuldigd is). In dit geval moeten eerst de schulden in mindering worden gebracht op de vorderingen en mogen vervolgens slechts de resterende vorderingen worden meegeteld bij het berekenen van de dekkingswaarde van de pandlijst. Omdat de kredietnemer bij het versturen van de digitale pandlijst ook de crediteuren meestuurt kan d-basics RAM automatisch het te compenseren bedrag berekenen. Hiervoor moet wel eenmalig worden aangegeven welke debiteuren en crediteuren bij elkaar horen. Dit koppelen van de debiteuren en crediteuren verloopt via het scherm "Debiteuren aan crediteuren koppelen" dat kan worden opgeroepen via de knop bij het onderdeel "Compensatie debiteuren crediteuren".

18 15 Werkinstructie d-basics RAM Het koppelen van debiteuren en crediteuren kan op twee verschillende manieren: automatisch of handmatig Automatisch koppelen D-basics RAM kan automatisch naar debiteuren en crediteuren zoeken die bij elkaar horen. Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: 1. Instellen zoek criteria Bij het zoeken kan door d-basics RAM aan de hand van een viertal criteria worden gecontroleerd of debiteuren ook als crediteur voorkomen in de administratie. Selecteer naast de knop "Zoek" de criteria die moeten worden toegepast. Pas bij voorkeur alle zoekcriteria toe tenzij er zeer weinig matches worden gevonden. 2. Zoekopdracht geven Druk na het selecteren van de selectiecriteria op de knop zoek. D-basics RAM zal het debiteuren- en crediteurenbestand nu doorzoeken en mogelijke matches tonen in het vak "Zoekresultaten". 3. Controleren zoek resultaten Door d-basics RAM gevonden 'matches' moeten worden gecontroleerd. De zoekresultaten worden op volgorde van "match score" (eerste kolom) weergegeven. Hoe hoger de match score des te groter de kans dat het een juist zoek resultaat betreft. Zoekresultaten kunnen worden goedgekeurd of afgekeurd: Goedkeuren zoekresultaat Als een zoekresultaat klopt kan het worden opgeslagen door op de knop "Toevoegen" te klikken. Het zoekresultaat wordt daarmee naar het vak "Gekoppeld" verplaatst. Afkeuren zoekresultaat Zoekresultaten die niet kloppen kunnen worden afgekeurd, op die manier wordt voorkomen dat ze bij toekomstige zoekopdrachten opnieuw ter goedkeuring worden aangeboden. Opmerkingen: Alleen zoekresultaten die worden goedgekeurd of afgekeurd worden als zodanig opgeslagen. De overige zoekresultaten zijn niet van invloed op de analyse, ze zullen bij de eerst volgende zoekopdracht wel weer als zoekresultaat worden gepresenteerd. Afgekeurde zoekresultaten worden verwijderd uit de lijst van zoekresultaten en zullen bij toekomstige zoekopdrachten niet meer worden weergegeven. Via de knop 'Toon geblokkeerde koppelingen' kunnen de - verborgen - afgekeurde zoekresultaten zichtbaar worden gemaakt. Handmatig koppelen Het is mogelijk dat bij het automatisch koppelen niet alle bij elkaar horende debiteuren en crediteuren worden gevonden. Het wordt daarom aangeraden de uitkomst te controleren en ontbrekende koppelingen handmatig toe te voegen. Doorloop voor het handmatig toevoegen van een koppeling de volgende stappen: 1. Selecteer in de linker kolom een debiteur die ook als crediteur voorkomt 2. Selecteer in de rechter kolom de crediteur die moet worden gekoppeld aan de tijdens stap 1 geselecteerde debiteur 3. Verplaats de geselecteerde regels naar het vak "Gekoppeld", klik hiervoor op de knop "Toevoegen". Herhaal de hierboven beschreven stappen totdat alle bij elkaar horende debiteuren en crediteuren zijn gekoppeld.

19 Het verwerken van pandlijsten 16 Concentratie Een pandlijst bestaat doorgaans uit een groot aantal vorderingen op verschillende debiteuren. Het is mogelijk dat deze vorderingen niet gelijkmatig over de verschillende debiteuren zijn verdeeld en dat één debiteur een relatief groot gedeelte van het totale openstaande bedrag is verschuldigd aan de kredietnemer. In dit geval spreekt men van een concentratie debiteur. Indien een concentratie debiteur - om wat voor reden dan ook - de vorderingen niet betaalt, kan dit de continuïteit van de kredietnemer in gevaar brengen. Omdat daarmee een flink gedeelte van het onderpand wegvalt neemt - voor de bank - de kans op insolventieschade toe. Om dit risico te beperken kan worden ingesteld dat bij het berekenen van de dekkingswaarde vorderingen op concentratiedebiteuren slechts tot een bepaalde hoogte mogen worden meegerekend. In dit geval worden vorderingen slechts meegeteld tot een bedrag dat gelijk is aan een X percentage van het totaalsaldo van de niet afgekeurde vorderingen op debiteuren. Voorbeeld: Totaal niet afgekeurde vorderingen op alle deb iteuren: 1000 Totaal vorderingen op deb iteur A: 200 Percentage concentratie: 15% In dit geval wordt bij het vaststellen van de dekkingswaarde een bedrag van 150 aan vorderingen meegerekend (het restant van 50 wordt niet meegenomen in de berekening). Vul voor het toepassen van de controle op concentratiedebiteuren het te hanteren percentage in. Verrek ening creditnota's Een creditnota ontheft een debiteur van de verplichting tot het betalen van (een gedeelte van) een factuur. Omdat hiermee het onderpand van de bank afneemt moet bij het vaststellen van de dekkingswaarde rekening worden gehouden met creditnota's. Het wordt daarom aangeraden deze optie altijd te activeren. 5. Kredietverzekering Een kredietnemer kan zich verzekeren tegen het risico dat een debiteur niet betaalt, men noemt dit kredietverzekering. In het geval van kredietverzekerde vorderingen is de kans dat een vordering niet zal worden betaald kleiner dan bij niet verzekerde vorderingen. Vanwege dit lagere risico gelden voor kredietverzekerde vorderingen de volgende uitzonderingen: 1. vorderingen mogen voor een hoger percentage worden meegerekend bij het berekenen van de dekkingswaarde 2. vorderingen op debiteuren uit niet A-landen mogen toch worden meegerekend. Kredietlimieten Bij kredietverzekering wordt per debiteur een maximaal verzekerd bedrag afgesproken met de kredietverzekeringsmaatschappij, men noemt dit een kredietlimiet. Omdat vorderingen slechts verzekerd zijn tot maximaal de hoogte van de kredietlimiet zijn de hierboven genoemde uitzonderingen slechts van toepassing voor zover vorderingen binnen de kredietlimiet vallen. Om hier rekening met te kunnen houden biedt d-basics RAM de mogelijkheid de door de kredietverzekeringsmaatschappijen afgegeven limieten te importeren. Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: Downloaden overzicht met actuele limieten Overzichten met actuele limietinformatie in Excel-formaat kunnen worden gedownload via de website van de kredietverzekeringsmaatschappijen. Sla deze overzichten zodanige op dat ze tijdens stap 2 eenvoudig kunnen worden "geselecteerd". Voor informatie betreffende het downloaden van de overzichten verzoeken wij u contact op te nemen met de kredietverzekeraar.

20 17 Werkinstructie d-basics RAM Stap 2: Importeren limieten Open na het downloaden van het overzicht met kredietlimieten de tab "Verzekerd" in het scherm "Dekkingswaarde debiteuren portefeuille". Doorloop daarna de volgende procedure: 1. Aanwijzen bestand met k redietlimieten Om het bestand met kredietlimieten te importeren moet worden aangewezen waar dit bestand na het downloaden (stap1) is opgeslagen. Druk hiervoor op de knop en blader naar betreffende locatie, klik vervolgens op het bestand en druk ten slotte op de knop "Openen". 2. Inlezen k redietlimieten Druk na het aanwijzen van het bestand op de knop worden geïmporteerd door d-basics RAM.. De limietinformatie zal nu automatisch Stap 3: Koppelen verzekerde debiteuren Limieten worden per debiteur afgegeven. Het is daarom van belang dat in d-basics RAM een koppeling wordt gelegd tussen de debiteuren zoals ze uit het boekhoudpakket komen en de debiteuren zoals ze uit het limietenbestand van de kredietverzekeringsmaatschappij zijn geïmporteerd. Open hiervoor het scherm "Koppelen verzekerde debiteuren" (linker knop op tab "Verzekerd"). Het koppelen van verzekerde debiteuren verloopt op dezelfde manier als het koppelen van debiteuren en crediteuren zoals hiervoor beschreven bij het onderwerp "Compensatie" (in de rechter kolom staan nu echter de debiteuren uit het limieten bestand in plaats van de crediteuren). Zie het onderwerp "Compensatie" voor een gedetailleerde beschrijving van de te volgen procedure. Opmerking: De door de kredietverzekeringsmaatschappij afgegeven kredietlimieten zijn voortdurend aan verandering onderhevig. Het is daarom van belang dat de limietinformatie in d-basics RAM regelmatig wordt geactualiseerd. 6. Rating De door kredietverzekeringsmaatschappijen afgegeven limieten (of de weigering tot het afgeven van een limiet) geven een indicatie van de kredietwaardigheid van een debiteur. Met deze informatie wordt rekening gehouden tijdens de analyse van de pandlijst (debiteuren worden niet hoger gefinancierd dan de kredietlimiet). Indien er geen sprake is van kredietverzekering ontbreekt vrijwel alle informatie betreffende de kredietwaardigheid van een debiteur. Voor deze gevallen zal d-basics RAM de mogelijkheid gaan bieden informatie te importeren die wordt aangeboden door ondernemingen die zich hebben gespecialiseerd in het leveren van handelsinformatie (ratings).

21 Het verwerken van pandlijsten Ouderdom Naarmate een vordering ouder wordt neemt de kans dat ze zal worden betaald af. Bij het berekenen van de dekkingswaarde moet daarom rekening worden gehouden met de ouderdom van een vordering. Op de tab "Ouderdom" wordt de mogelijkheid geboden in te vullen tot welk X aantal dagen een Y percentage van een vordering mag worden meegeteld. Hierbij kunnen tot drie verschillende staffels worden gedefinieerd. In het hierboven weergegeven voorbeeld worden - bij het berekenen van de dekkingswaarde - de vorderingen die jonger zijn dan 30 dagen voor 90% meegerekend, vorderingen tussen 30 en 60 dagen worden voor 60% meegerekend, vorderingen tussen 60 en 90 dagen worden voor 30% meegerekend en vorderingen ouder dan 90 dagen worden in zijn geheel niet meegerekend. Opmerking: Het ouderdomsvraagstuk speelt enkel voor de vorderingen die zijn overgebleven na het toepassen van de onder punten 1 tot 6 beschreven controles. Alleen deze vorderingen mogen worden meegeteld bij het berekenen van de dekkingswaarde. De mate waarin ze worden meegeteld wordt per vordering automatisch vastgesteld aan de hand van de ouderdom. 8. Voorraad Het is mogelijk dat niet alleen de vorderingen op debiteuren maar ook de voorraad van een onderneming als onderpand dient bij een financiering en dat de waarde van de voorraad van invloed is op de hoogte van de beschikbare kredietruimte. In dat geval moet de onderneming periodiek informatie aan de bank verschaffen op basis waarvan de bank de waarde van de voorraad kan bepalen. De door de kredietnemer gebruikte d-basics Creditline software biedt de mogelijkheid voorraadgegevens mee te sturen naar de bank. Anders dan bij de debiteuren- en crediteureninformatie wordt de voorraadinformatie niet volledig automatisch verzameld. In de plaats daarvan kan een kredietnemer in d-basics Creditline voorraadcategorieën aanmaken. Vervolgens is het de bedoeling dat bij iedere verzending naar de bank de waarde van iedere voorraadcategorie wordt ingevuld en dat een bijlage wordt toegevoegd aan de hand waarvan kan worden gecontroleerd of de door de kredietnemer ingevulde waarde klopt. De door de kredietnemer opgestuurde voorraadgegevens kunnen via de tab Voorraad worden geraadpleegd:

22 19 Werkinstructie d-basics RAM Waarde voorraad Bij het onderdeel "Voorraadwaarde per" wordt het totaalsaldo weergegeven van de verschillende voorraadcategorieën (dit is de optelsom van de voorraadwaarde zoals die per categorie is ingevuld door de kredietnemer). Via de knop bij de optie "Voorraadsaldi" kan een overzicht worden opgevraagd van de voorraadcategorieën zoals die door de kredietnemer zijn aangemaakt. Via dubbelklikken op een categorie kan een detailscherm worden geopend. Dit scherm biedt onder andere de mogelijkheid de door de kredietnemer meegestuurde specificatie te openen. Klik op de knop om de locatie te openen waar het bestand met de specificatie is opgeslagen of klik op de knop om het bestand direct te openen (de kredietnemer kan ieder soort bestand meesturen, let er op dat het juiste programma wordt gebruikt om het bestand te openen). Als bij controle blijkt dat de kredietnemer niet de juiste saldi heeft ingestuurd kan een correctie worden ingevoerd via het invulveld "Minus vrij veld" (of door in het detailscherm de waarde in het veld 'Bedrag EV' aan te passen). Voorraad crediteuren Leveranciers houden zich over het algemeen het recht voor goederen terug te eisen indien ze niet worden betaald. Schulden aan voorraadleveranciers moeten daarom in mindering worden gebracht op het voorraadsaldo. Hiermee kan pas rekening worden gehouden indien de voorraadcrediteuren als zodanig zijn gekwalificeerd. Druk hiervoor - bij de optie "Voorraadcrediteuren" - op de knop en selecteer de voorraadcrediteuren (op soortgelijke wijze als beschreven bij het selecteren van Intercompany debiteuren) Na het verrichten van de hierboven beschreven handelingen berekent d-basics RAM automatisch het totaal van de schulden aan de voorraadcrediteuren en brengt dit bedrag in minder op de waarde van de voorraden. Op basis van het resterende bedrag wordt het financierbare gedeelte van de voorraad berekend, vul hiervoor het te hanteren financieringspercentage in.

23 Het verwerken van pandlijsten Kredietruimte Met de dekkingswaarde van de debiteurenportefeuille en het financierbare gedeelte van de voorraden als uitgangspunt kan d-basics RAM uiteindelijk automatisch de kredietruimte berekenen: Zoals hierboven is weergegeven kan hierbij rekening worden gehouden met zaken die in aanvulling op de kredietfaciliteit zijn overeengekomen met de kredietnemer. Zodra de van toepassing zijnde bedragen zijn ingevuld wordt automatisch de nieuwe kredietruimte berekend. Belangrijk! 1. Gewijzigde instellingen worden pas in de analyse verwerkt op het moment dat de berekening volledig opnieuw wordt uitgevoerd. Druk daarom na het wijzigen van de instellingen steeds op de knop "Calculeren". 2. De wijzigingen van een aantal analyse instellingen worden niet automatisch opgeslagen. Druk daarom op de knop "OK" of "Toepassen" om ze op te slaan zodat ze ook op toekomstige analyses van toepassing zijn.

24 Werkinstructie d-basics RAM Stap 5: Afdrukken documenten Bij de verwerking van pandlijsten moet een aantal documenten worden geproduceerd. D-basics RAM kan deze documenten automatisch aanmaken en afdrukken. 1. Pandakte De pandakte geeft een specificatie van de vorderingen die aan de bank zijn verpand en van de condities waaronder dit is gebeurd. Om op later tijdstip te kunnen bewijzen dat de vorderingen op debiteuren aan de bank zijn verpand moet de pandakte worden geregistreerd bij de Belastingdienst. Afdruk k en Druk voor het afdrukken van de pandakte in het scherm "Dekkingswaarde debiteurenportefeuille" op de knop "Print pandlijst". Hiermee wordt een scherm geopend dat de mogelijkheid biedt te selecteren welk gedeelte van de pandakte moet worden afgedrukt. Enkel de 'geselecteerde' onderdelen worden afgedrukt, doorgaans kan worden volstaan met het "Voorblad". Druk na het selecteren van de onderdelen op "OK" en geef vervolgens via het automatisch geopende - printerscherm de opdracht tot het printen van het document. Ondertek enen Een pandlijst kan alleen worden geregistreerd als deze is ondertekend. Normaal gesproken is degene die het pandrecht verleent (de kredietnemer) ook degene die moet ondertekenen. Uit efficiency overwegingen neemt de bank in haar kredietovereenkomsten echter altijd de bepaling op dat een medewerker van de bank als gevolmachtigde namens de kredietnemer de (vervolg) pandakte mag ondertekenen. Registreren Nadat de pandlijst is ondertekend moet deze ter registratie worden aangeboden bij de Belastingdienst. 2. Relateringsbrief De relateringsbrief geeft in hoofdlijnen de uitkomst van de pandlijstanalyse weer en wordt gebruikt om cliënten te informeren over de nieuwe kredietruimte. Selecteren type relateringsbrief Er zijn verschillen soorten relateringsbrieven beschikbaar. De gewenste relateringsbrief kan worden geselecteerd via het uitvouwmenu "Relateringsbrief" rechts boven in het scherm "Dekkingswaarde debiteurenportefeuille".

25 Het verwerken van pandlijsten 22 Afdruk k en relateringsbrief Klik voor het afdrukken van de relateringsbrief op de knop "Print relateringsbrief" aan de rechterkant in het scherm "Dekkingswaarde debiteurenportefeuille". 3. Uitwinningsdocumenten In het geval van uitwinning maakt de bank gebruik van het recht om zich de opbrengsten uit de vorderingen op debiteuren toe te eigenen als aflossing van het aan de kredietnemer verschafte krediet. Debiteuren moeten hiervan op de hoogte worden gesteld, dit gebeurt door middel van een uitwinningsbrief. Deze uitwinningsbrief kan door d-basics RAM in vier verschillende talen worden afgedrukt. Open hiervoor het scherm "Printen uitwinningsdocument" via de knop "Uitwinningsbrief" (rechterkant scherm "Dekkingswaarde debiteurenportefeuille"). Selecteren taal Debiteuren moeten in de juiste taal worden aangeschreven. Op basis van de gegevens die uit het boekhoudpakket zijn gekopieerd kan d-basics RAM een selectie maken van debiteuren die in een bepaalde taal moeten worden aangeschreven. Selecteer hiervoor via het uitvouwmenu "Taal van debiteur" een taal. Hiermee worden de debiteuren geselecteerd waarvoor de geselecteerde taal als standaardtaal geldt. Selecteer vervolgens de taal van de uitwinningsbrief die aan deze groep debiteuren moet worden gestuurd. Selecteren debiteuren Standaard zal voor ieder van de weergegeven debiteuren een uitwinningsbrief worden aangemaakt. Dit kan worden aangepast door betreffende debiteuren te deselecteren (verwijderen vinkje aan het begin van de regel). Met behulp van knoppen "Remove selection" en "Invert selection" kan de selectie van alle debiteuren ongedaan worden gemaakt of kan de selectie worden 'omgedraaid'. Afdruk k en brieven Druk na het selecteren van de taal en debiteuren op de knop "OK" en geef vervolgens via het printscherm opdracht tot het printen van de uitwinningsbrieven.

26 Werkinstructie d-basics RAM Stap 6: Afronden analyse Na het definitief vaststellen van de nieuwe kredietruimte moet een aantal afsluitende handelingen worden verricht: Opslaan analyse Analyses moeten worden opgeslagen zodat ze ook op later tijdstip kan worden geraadpleegd. Om niet een onnodig groot aantal analyses te bewaren doet men er verstandig aan een analyse pas op te slaan nadat de kredietruimte definitief is vastgesteld. Druk voor het opslaan van een analyse op de knop "Calculeren en opslaan in historie". Let op, als de analyse niet wordt opgeslagen zal een aantal instellingen niet worden bewaard! Aanpassen status debiteuren Bij het vaststellen van de dekkingswaarde moet voor alle debiteuren worden gecontroleerd of ze in bepaalde categorieën moeten worden ingedeeld. Na het controleren van debiteuren kan men ze de status "Verwerkt" geven. Op basis van deze status kan d-basics RAM bij vervolganalyses automatisch een selectie maken van de debiteuren die nog niet zijn gecontroleerd (en hoeft dus niet de volledige debiteurenlijst opnieuw te worden doorlopen). Het aanpassen van de status van een debiteur verloopt via het scherm "Nieuwe debiteuren". Dit scherm kan worden geopend via de debiteurenportefeuille". knop in het scherm "Dekkingswaarde In de linker kolom staan de debiteuren die nog niet de status "Verwerkt" hebben. De status van de debiteur kan worden gewijzigd door de debiteur naar de rechter kolom "Verwerkte debiteuren" te verplaatsen. Druk na het verplaatsen van de debiteuren op "OK" of "Toepassen" om de wijzigingen op te slaan. Tip: Via de knop kunnen alle debiteuren in één keer naar rechts worden verplaatst (hiermee krijgen ze allen de status "Verwerkt").

27 Het verwerken van pandlijsten Stap 7: Verwerken analyse Tijdens deze laatste stap moeten de uitkomsten van de analyse worden verwerkt. Hiertoe moeten twee handelingen worden verricht: de uitkomsten verwerken in de programma's van de bank en verspreiden van de informatie onder bankmedewerkers en kredietnemers. Uitkomsten verwerken De uitkomsten van de pandlijstanalyse moeten worden verwerkt in de computerprogramma's van de bank. De manier waarop dit moet gebeuren is gelijk aan het verwerken van de uitkomsten in het geval van een handmatige analyse van de pandlijst. Dit betekent dat de door d-basics RAM berekende bedragen handmatig moeten worden ingevuld in de bankprogramma's, volg hierbij de instructies zoals ze gelden bij de handmatige analyse van de pandlijst. Tip: Via de knop "Historie -> Excel" kan een Excel bestand worden aangemaakt met de informatie die nodig is voor verwerking in het banksysteem. Verspreiden informatie De door d-basics RAM gemaakte analyses kunnen voor rapportage doeleinden worden geëxporteerd naar Excel. De belangrijkste twee overzichten zijn: Overzicht analyse pandlijst Dit overzicht geeft een samenvatting van de pandlijstanalyse. Hierbij wordt per categorie het totaalbedrag aangegeven. Open voor het oproepen van dit overzicht de tab "Berekening" in het scherm "Dekkingswaarde debiteurenportefeuille". Druk vervolgens op de knop "Export Excel", controleer de export instellingen en druk ten slotte op de knop "OK" om het overzicht naar Excel te exporteren. Specificatie analyse pandlijst Dit overzicht geeft per debiteur een specificatie van de manier waarop de openstaande vorderingen zijn verwerkt. Open voor het oproepen van dit overzicht de tab "Lijst" in het scherm "Dekkingswaarde debiteurenportefeuille". Druk vervolgens op de knop "Export Excel", controleer de export instellingen en druk ten slotte op de knop "OK" om het overzicht naar Excel te exporteren.

28 Afsluitende opmerking Hoofdstuk III

29 Afsluitende opmerking 3 26 Afsluitende opmerking Dit document beschrijft - als werkinstructie - voornamelijk de handelingen die moeten worden verricht bij het verwerken van pandlijsten met behulp van d-basics RAM. Voor informatie betreffende de configuratie van d-basics RAM wordt verwezen naar de standaard handleiding van d-basics (hoofdstuk "Modules", onderdeel "d-basics RAM"). Let er bij het in gebruik van d-basics RAM in ieder geval op dat de volgende zaken op de juiste manier zijn ingesteld: De N.A.W. gegevens van de licentiehouder (bank) De standaard instellingen van de pandlijst analyse Het beheer van contactpersonen Het instellen van en notificatie

30 Bijlagen Hoofdstuk IV

31 Bijlagen 4 Bijlagen In dit hoofdstuk worden de volgende onderwerpen behandeld: Beheer contactpersonen Instellen reminders Consolideren administraties Encryptie 28

32 Werkinstructie d-basics RAM Toelichting uitwerking pandlijst Deze bijlage bevat een toelichting op de uitwerking van de pandlijst. Titel A Datum deb.lijst B Geschoond debiteurensaldo C Totaal niet financieerbaar Toelichting Waar te vinden? Voorbeeld Datum van de lijst i.c. datum van import uit Datum laatste import het boekhoudpakket bij de klant Dit is de som van: Tab Berekening: linksboven Bruto waarde Het wordt getoond als apart Minus: deb. met neg. saldo (let op min min subtotaal. = plus) Minus: saldo van intercompany debiteuren Dit is de som van: Niet financierbare debiteuren Verrekening Niet financierbare posten Totalen van de sub tabbladen: Tab Debiteur Tab: Verrekening Tab: Ouderdom Het wordt ook getoond als apart subtotaal. Totaal niet financierbaar D Totale dekking t.o.v. Geschoond in % Dit wordt berekend via: Subtelling / Wordt niet getoond 46% Het percentage = (B C) / C * 100% E F Netto portefeuille zonder % (BBS) Totale dekking deb. (BBS) Dit is de som van de niet-bevoorschotbare waarde onder Ouderdom. Dit bedrag is gelijk aan de Debiteuren Netto Waarde Debiteuren netto waarde + Tabblad Ouderdom Bedrag staffel (Lichtgroene) vakje: Debiteuren netto waarde Zie ook rechts bovenin getoond G Overige Zekerheden Optelling van een aantal velden Zie gele vakje G H Basis (+) Dit bedrag is de som van de velden: Stam/basis krediet en Extra krediet (vast) In de rechter kolom in het dekkingswaarde scherm

33 Bijlagen I Totale Dekking Dit bedrag is overgenomen uit het veld Dekkingswaarde Kredietlimiet+aanvullend K Krediet Faciliteit Kredietfaciliteit L Nergens J Krediet Maximum Bestaand Krediet Maximum op basis van relatering M Minus bankgarantie/ veilingobligo/ kasgeld/overig Subtelling N Nieuw Krediet Nieuw krediet P Inperking / Ophoging Nergens Datum uitwerking Nergens datum van export

34 Werkinstructie d-basics RAM Beheer contactpersonen Via het aanmaken van een contactpersoon kan de informatie van een persoon in d-basics worden geregistreerd zonder dat deze persoon als gebruiker in de software moet worden aangemaakt. Een contactpersoon is over het algemeen een medewerker van de bank of een medewerker van een kredietnemer. De belangrijkste redenen om een contactpersoon aan te maken zijn: de gegevens van de contactpersoon (bijvoorbeeld een relatiebeheerder) moeten op een door dbasics RAM geproduceerde brief worden vermeld de contactpersoon moet middels notificatie op de hoogte worden gesteld als zich een bepaalde situatie voordoet (bijvoorbeeld het niet tijdig aanleveren van de pandlijst) Het beheer van contactpersonen verloopt via het scherm 'Contactpersonen' (te openen via de menuopties 'RAM', 'Contactpersonen'). Klik voor het toevoegen van een contactpersoon op de knop 'Toevoegen', hiermee wordt het scherm 'Contactpersoon' geopend: De via dit scherm vastgelegde gegevens worden op twee manieren gebruikt: het vermelden van contactgegevens van de afzender op door d-basics RAM gegenereerde brieven en vaststellen wie notificaties moet ontvangen en naar welke adres ze moeten worden verstuurd. Vul de gegevens daarom zo zorgvuldig en compleet mogelijk in.

35 Bijlagen Contactpersonen koppelen aan administraties Een contactpersoon moet aan een administratie worden gekoppeld om voor betreffende administratie notificaties te kunnen ontvangen. Via het scherm 'Koppelen contactpersonen aan administraties' (menu-opties 'RAM', 'Contactpersonen koppelen aan administraties') kan dit eenvoudig voor alle administraties worden ingesteld. Doorloop voor het koppelen van een contactpersoon aan een administratie de volgende stappen: 1. Selecteer via het uitvouwmenu 'Contactpersoon' een contactpersoon. 2. Selecteer in de kolom 'Niet geselecteerd' de administraties waaraan de tijdens stap 1 gekozen contactpersoon moet worden gekoppeld 3. Verplaats de geselecteerde administraties naar de kolom 'Geselecteerd' Herhaal deze stappen tot alle gewenste administraties aan de contactpersoon zijn gekoppeld. Klik vervolgens op 'OK' om de instellingen op te slaan en het scherm te sluiten.

36 Werkinstructie d-basics RAM Instellen reminders Via reminders kunnen contactpersonen automatisch door d-basics RAM op de hoogte worden gesteld indien bepaalde situaties zich voordoen. Momenteel kunnen alleen notificaties worden verstuurd bij niet tijdige aanlevering van pandlijsten, in de toekomst zullen andere notificaties worden toegevoegd (bijvoorbeeld voor het versturen van signalen n.a.v. de uitkomst van de analyse). Doorloop voor het instellen van de notificatie de volgende stappen: Stap 1: Selecteren ontvangers notificatie notificaties worden per administratie verstuurd. Slechts de contactpersonen die aan betreffende administratie zijn gekoppeld ontvangen een de door d-basics RAM verstuurde berichten. Het selecteren van de contactpersonen verloopt via de tab 'Contacts' in het scherm 'Administratie', te openen via de menu-opties 'Administratie', 'Adresgegevens'. De contactpersonen die zich in de kolom 'Geselecteerd' (links) bevinden zijn aan de administratie gekoppeld. Contactpersoon kunnen van de rechter naar de linker kolom worden verplaatst met behulp van de pijltjestoetsen tussen de kolommen. Opmerkingen als er geen contactpersonen worden getoond betekent dit dat nog geen contactpersonen zijn aanmaakt. Zie 'Beheer contactpersonen' voor het aanmaken van contactpersonen en het gelijktijdig koppelen van meerdere administraties aan een contactpersoon. In het profiel van een contactpersoon wordt aangegeven welke notificaties deze moet ontvangen (zie ook 'Beheer contactpersonen'). de notificatie voor niet tijdige aanlevering wordt ook gestuurd naar het adres dat op de tab 'Bedrijfsgegevens' is ingevuld bij het veld ' contact' (op sub tab twee). Hiervoor hoeft geen contactpersoon te worden aangemaakt.

37 Bijlagen 34 Stap 2: instellen frequentie aanleveren pandlijsten Om vast te kunnen stellen of er sprake is van 'achterstalligheid' moet per administratie worden ingesteld met welke frequentie een pandlijst moet worden aangeleverd. Open hiervoor de tab ' notificatie' in het scherm 'Administratie' (menu-opties 'Administratie', 'Adresgegevens'). Leg in dit scherm de volgende gegevens vast: 1. de frequentie waarmee pandlijsten moeten worden aangeleverd' 2. de termijnen die moeten worden gehanteerd bij het versturen van de reminder bij niet tijdige aanlevering 3. selecteer de reminders die moeten worden verstuurd (momenteel werkt alleen de notificatie bij niet tijdige aanlevering) Stap 3: handmatig of automatisch versturen reminders reminders kunnen op twee manieren worden verstuurd: handmatig of automatisch met behulp van de scheduler module. Handmatig versturen reminders Het handmatig versturen van reminders verloopt via de tab ' notificatie' van het scherm 'Administratie'. De gewenste notificatie kan worden verstuurd door de corresponderende knop 'Verstuur ' te klikken. Als voor meerdere administraties een notificatie moet worden verstuurd moet deze handeling voor iedere administratie opnieuw worden uitgevoerd. Automatisch versturen reminders Het versturen van de reminders kan worden geautomatiseerd met behulp van de scheduler module. Het gebruik van deze module wordt beschreven in de uitgebreide handleiding van d-basics.

38 Werkinstructie d-basics RAM Consolideren administraties Deze bijlagen beschrijft hoe de pandlijsten van verschillende ondernemingen kunnen worden samengevoegd en geanalyseerd in het geval van een groepsfinanciering. Eerst wordt beschreven hoe het samenvoegen kan worden ingesteld, daarna wordt beschreven hoe de samengevoegde gegevens moeten worden geanalyseerd. I. INSTELLEN SAMENVOEGEN ADMINISTRATIES Om de gegevens van verschillende administraties samen te kunnen voegen moet in d-basics RAM een extra administratie worden aangemaakt en moeten vervolgens de samen te voegen administraties aan deze nieuwe administratie worden gekoppeld. Doorloop hiervoor de volgende stappen: Stap 1, aanmaken geconsolideerde administratie Open voor het aanmaken van een geconsolideerde administratie het scherm Nieuwe administratie (menu opties Bestand, Nieuw ) Vul op de tab Bedrijfsgegevens, Sub-tab 1 de gegevens in van de primaire onderneming binnen de groep. Vaak worden hier de gegevens van de holding ingevuld.

39 Bijlagen 36 Vul op de tab Bedrijfsgegevens, Sub-tab 2 de gegevens in van alle ondernemingen die tot de groep behoren en die binnen deze groep hoofdelijk aansprakelijk zijn. De gegevens die worden ingevuld op de sub-tabs 1 en 2 worden uiteindelijk vermeld op de pandlijst, het is daarom van belang ze juist en compleet worden ingevuld. Vul op het tabblad Contacts de gegevens in van de contactpersoon bij de groep en selecteer de betrokken relatiebeheerder, zie voor meer informatie de Werkinstructie. Druk na het invoeren van de gegevens de knop OK, d-basics RAM zal nu automatisch de administratie aanmaken.

40 37 Werkinstructie d-basics RAM Stap 2, configureren administratie Na het aanmaken van de administratie verschijnt het scherm Boekhouding. Selectie financieel pakket: Indien d-basics gebruik maakt van een ACCESS database -> selecteer de optie D-BASICS consolidation (ACCESS). Indien d-basics gebruik maakt van een SQL SERVER database -> selecteer de optie D-BASICS consolidation (SQL). In het scherm boekhouding zullen de volgende opties verschijnen: Verricht hier vervolgens de volgende acties: 1. Inschakelen optie Gebruik meerdere administraties Schakel de optie Gebruik meerdere administraties in zoals hieronder weergegeven:

41 Bijlagen Selecteer de samen te voegen administraties Open het uitvouwmenu Administratie en selecteer hier een administratie waarvan de gegevens in de geconsolideerde administratie moeten worden verwerkt. Openen uitvouwmenu Selecteren administratie Druk na het selecteren op de knop Toevoegen, hiermee wordt de geselecteerde administratie aan de lijst van te consolideren administraties toegevoegd. Toevoegen administratie Herhaal deze stappen totdat alle te consolideren administraties zijn toegevoegd. Lijst te consolideren administraties Naderhand toevoegen of verwijderen administraties Het is mogelijk dat op later tijdstip een administratie aan de consolidatie moet worden toegevoegd of dat een administratie uit de consolidatie moet worden verwijderd. Open hiervoor het scherm Boekhouding en druk op de knop Wijzigen om het scherm te deblokkeren (het scherm wordt door d-basics automatisch geblokkeerd om te voorkomen dat de instellingen onbedoeld worden aangepast). Voeg vervolgens administraties toe op de manier zoals hierboven beschreven of verwijder administraties door deze te selecteren en daarna op Verwijderen te klikken. [bij oudere versies van d-basics ontbreekt de knop Wijzigen, in dat geval kan het scherm worden gedeblokkeerd door op het plaatje van de telefoon te dubbelklikken]

42 39 Werkinstructie d-basics RAM 3. Geavanceerde instellingen Open na het selecteren van de administraties via de knop Advanced het scherm Geavanceerde instellingen. Open in dit scherm het tabblad Debiteuren importvelden (1A3) en kies maatwerkoptie 1 Administratie volgnummer toevoegen tijdens import Open vervolgens het tabblad 'Historie' (1B7) en zet het aantal te bewaren lijsten op 100.

43 Bijlagen 40 Sluit ten slotte de schermen Geavanceerde instellingen en Boekhouding (druk op OK om de instellingen op te slaan) om het aanmaken en instellen van de geconsolideerde administratie te voltooien. Stap 3: Inlezen gegevens Na het aanmaken van de geconsolideerde administratie wordt de informatie uit de onderliggende administraties automatisch geïmporteerd. Bij vervolganalyses moet - via de menu opties: Beheer, Inlezen gegevens, Krediet analyse gegevens - handmatig opdracht worden gegeven tot het importeren van de gegevens uit de onderliggende administraties. Houdt hierbij de volgende zaken in gedachte: 1. Voorafgaand aan het importeren van gegevens in de geconsolideerde administratie moeten de laatst aangeleverde pandlijsten worden geïmporteerd in de onderliggende administraties 2. Het importeren van gegevens in een geconsolideerde administratie gaat via de hierboven genoemde menu opties en niet via de menu opties RAM, Automatisch Ophalen en importeren 3. De hiervoor beschreven stappen 1 en 2 hoeven slechts eenmalig te worden doorlopen, stappen 3 en 4 bij iedere vervolganalyse Stap 4, berekenen dekkingswaarde geconsolideerde administratie Open na het importeren van de gegevens het scherm voor het berekenen van de dekkingswaarde (menu opties Modules, Debiteuren portefeuille analyse, RAM') en verwerk de gegevens op dezelfde manier als bij een reguliere pandlijst analyse (zie ook de werkinstructie).

44 Werkinstructie d-basics RAM Encryptie De door d-basics Creditline verstuurde databestanden kunnen met behulp van AES encryptie worden versleuteld. Dit biedt twee voordelen: 1. onbevoegden kunnen de door de kredietnemer naar de bank verstuurde gegevens niet raadplegen 2. met behulp van de bij het versleutelen gebruikte encryptiesleutel kan worden gecontroleerd wie de afzender van de bestanden is. Voor het toepassen van de encryptie functionaliteit moeten de volgende stappen worden doorlopen: Stap 1: aanmaken en versturen encryptiesleutel De bij het versleutelen van de databestanden te gebruiken encryptiesleutel moeten door de bank worden aangemaakt. Bij voorkeur krijgt iedere onderneming die pandlijsten moet inleveren een aparte sleutel. Is er dus sprake van een groep die bestaat uit verschillende ondernemingen dan moet per onderneming een unieke sleutel worden aangemaakt. Nadat de encryptiesleutel door de bank is aangemaakt wordt moet deze naar de kredietnemer worden gestuurd. Opmerkingen: hoewel er geen eisen worden gesteld aan de complexiteit van de encryptiesleutel wordt aangeraden een sleutel te gebruiken die ten minste uit een aantal cijfers, kleine letters en hoofdletters bestaat. het programma Keepass kan worden gebruikt voor het genereren en bewaren van encryptie sleutels, het programma kan gratis worden gedownload via Stap 2: aanpassen instellingen d-basics Creditline door kredietnemer De kredietnemer moet de instellingen van d-basics Creditline zodanig aanpassen dat databestanden in het vervolg met AES worden versleuteld. Hiervoor moeten in het scherm van de exportmodule de volgende instellingen worden aangepast: 1. Exportbestanden comprimeren Na het selecteren van deze optie worden de door Creditline aangemaakte exportbestanden ingepakt in een ZIP bestand 2. Exportbestanden versleutelen Na het selecteren van deze optie worden de door d-basics Creditline aangemaakte exportbestanden met behulp van AES encryptie versleuteld. Als deze optie is geselecteerd moet de - door de bank aangemaakte - encryptiesleutel worden ingevoerd. Nadat de hierboven genoemde instellingen zijn aangepast zal d-basics Creditline de databestanden versleutelen voordat ze naar de bank worden gestuurd. Stap 3: invoeren encryptiesleutel in d-basics RAM door bank De door een kredietnemer verstuurde databestanden worden door de bank geïmporteerd in d-basics RAM. Tijdens dit proces wordt door d-basics RAM automatisch gedetecteerd dat er sprake is van versleutelde bestanden. Het programma zal in dat geval controleren of de sleutel waarmee de bestanden kunnen worden ontcijferd al is ingevuld in de d-basics RAM.

45 Bijlagen 42 Is dit niet het geval - of wordt voor de administratie waar de databestanden betrekking op hebben een andere sleutel aangetroffen - dan wordt via onderstaand scherm gevraagd de juiste Encryptiesleutel in te voeren. Na het invoeren van de juiste encryptiesleutel worden de databestanden ontcijferd en geïmporteerd in d-basics RAM. Zodra dit is voltooid kan de geïmporteerde pandlijst worden geanalyseerd. Opmerking: De encryptiesleutel die tijdens het importeren van gegevens wordt ingevuld wordt opgeslagen door d-basics RAM. Bij het importeren van daarna opgestuurde databestanden hoeft de encryptiesleutel dus niet opnieuw te worden ingevoerd tenzij deze tussentijds door de kredietnemer in d-basics Creditline is aangepast.