Info-books. Toegepaste Informatica. Deel 2d: Het rekenblad Excel Boekhouden-informatica Informaticabeheer. BI2d. Jos Gils Erik Goossens

Transcriptie

1 Info-books BI2d Toegepaste Informatica Boekhouden-informatica Informaticabeheer Deel 2d: Het rekenblad Excel 2003 Jos Gils Erik Goossens

2

3 Woord vooraf Info-books geeft een reeks informaticahandboeken uit die opgesteld zijn voor leerlingen van alle onderwijsniveaus, zowel het middelbaar als het hoger onderwijs. Bovendien is er een specifiek boek voor leerkrachten voorzien. Enerzijds is er een reeks boeken die voornamelijk bestemd is voor de derde graad van het middelbaar onderwijs. Deze reeks is een vervolg op de reeks Informatica 3 en Informatica 4 die door de uitgeverij Pelckmans voor de tweede graad uitgegeven wordt. Anderzijds richt Info-books zich ook naar het hoger onderwijs. Bepaalde boeken uit de vorige reeks werden herwerkt, andere zijn zonder meer bruikbaar en meer gespecialiseerde werken voor de richting Toegepaste Informatica werden toegevoegd. Bij het samenstellen van een boek probeert Info-books systematisch van een probleemstelling te vertrekken. Pas daarna wordt het materiaal aangereikt om dat probleem op te lossen. Informatica is een middel om problemen op te lossen. Het is niet louter een opsomming van hardwarecomponenten en programmeringstechnieken. Een ander punt waar Info-books veel belang aan hecht is integratie. Leerstofonderdelen zijn geen eilandjes. Het is dan ook logisch dat door vrijwel de hele boekenreeks een rode draad loopt. Een klein bedrijf wordt voortdurend met nieuwe problemen geconfronteerd en lost die met behulp van de computer op. Het gaat hier om concrete problemen zoals een facturatie die tot in het detail uitgewerkt wordt. Als het nodig is worden rekenblad, databaseprogramma en tekstverwerking samengebracht om tot een oplossing te komen. Integreren doe je niet om het integreren zelf maar om een probleem op te lossen. Niettemin is elk boekdeel zelfstandig bruikbaar. Je hoeft je dus bijvoorbeeld geen zorgen te maken dat voorkennis van Word noodzakelijk is om PowerPoint of FrontPage te kunnen gebruiken In Info-books wordt op een praktische manier in één omgeving, Windows en meestal Microsoft Office, gewerkt. De opdrachten zijn gedeeltelijk in de hoofdstukken opgenomen, gedeeltelijk gegroepeerd op het einde ervan. Na elk hoofdstuk volgen een besluit en de leerdoelen of eindtermen ('Wat je moet kennen en kunnen:'). Het is niet de bedoeling dat alle opdrachten in de klas gemaakt worden. Dat hangt van de beschikbare tijd af. De auteurs 2006

4 De publicaties van Info-books werden samengesteld in een Windows XP-, en Internet Explorer 6.0- omgeving. Er werd gebruik gemaakt van Office 2002 (XP) en Office Van zodra een recentere versie in de omgeving of in het Officepakket de belangrijkste op de markt wordt, zullen de publicaties aangepast worden. De reeks Informatica voor het Secundair 0nderwijs (Toegepaste Informatica) bestaat uit de volgende boeken: Boekhouden-informatica, Informaticabeheer: BI1c Deel 1: Systeemsoftware, Netwerken, Internet en Hardware (Win XP) BI2cd Deel 2: Het rekenblad Excel (*) BI3cd Deel 3: Gegevensbeheer in Access (*) BI4ac Deel 4: Programmeren in Visual Basic for Applications (**) (a: DAO-objecten, c: ADO-objecten) BI5 Deel 5: Programmeren voor een bedrijfsecon. toepassing: de facturatie (**) Handel, Secretariaat-talen: HA1c Deel A: Systeembeheer, Netwerken en Internet (WinXP) HA2cd Deel B: Het rekenblad Excel (*) HA3cd Deel C: Gegevensbeheer in Access (*) HA40 Deel 40: Gegevensbeheer en algoritmen in Access Voor alle richtingen, zowel Secundair als Hoger Onderwijs werden uitgewerkt: AL6cd Deel 6: Tekstverwerking met Word (*) AL7cd Deel 7: Elektronisch presenteren met PowerPoint (*) AL8c Deel 8: Elektronisch publiceren: HTML (korte versie) en FrontPage (*) AL9cd Deel 9: Elektronisch publiceren: FrontPage (*) AL10 Deel 10: Elektronisch publiceren: HTML (uitgebreide versie) AL11cd Deel 11: Communicatie via Outlook 2002, 2003 AL12 Deel 12: JavaScript AL13 Deel 13: VBScript AL20 Deel 20: Algoritmen en programmeren in Access en Excel (Basis) Voor het Hoger Onderwijs biedt Info-books de volgende publicaties aan: HO31 Deel 31: Dubbel boekhouden HO33a Deel 33a: ERP met Navision, Basis en Financieel 1 HO33b Deel 33b: ERP met Navision, Financieel 2 HO34 Deel 34: Internetapplicaties HO36 Deel 36: JavaScript (uitgebreide versie) HO37 Deel 37: Programmeren in Java HO38ac Deel 38: Gegevensbeheer in Access (basis en uitbreiding) (*) HO39 Deel 39: Scripttalen HO40a,b Deel 40a,b: Programmeren in Java: AWT en SWING HO40c,d Deel 40c,d,e: Java voor het internet: Servlets, JSP, Persitentie en Threads (*) Deze boeken worden zowel in de versie 2002/XP [c] en 2003 [d] aangeboden. (**) Deze boeken zijn geschikt voor de versie 2002/XP en Inlichtingen kunt u ook bekomen op onze website: Jos Gils Boskant 26, 2970 Schilde Telefoon: jos.gils@telenet.be Erik Goossens Eekstraat 67, 9240 Zele Telefoon: erik.goossens@telenet.be 2006, Schilde Zele Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, digitale media, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de auteurs.

5 Hoofdstuk 1 Herhaling van enkele basisbegrippen 1.1 Probleemstelling De tijd van de rekenmachine is nog niet volledig voorbij, maar toch als je veel met cijfers moet werken kan een rekenblad handig zijn. Een rekenblad dient in de eerste plaats om te rekenen. Het kan zelfs veel meer dan een gesofistikeerd rekenmachientje zijn. Je kunt een rekenblad gebruiken voor een eenvoudige facturatie, om je budget te beheren, om je puntenrapport samen te stellen, om verkoopcijfers grafisch voor te stellen, Een rekenblad kan aan getallen een gezicht geven. Bekijk het onderstaande voorbeeld aandachtig: de firma Jong & Dorst verkoopt verschillende frisdranken (limonade, fanta, ) in diverse verkooppunten (Brugge, Kortrijk, Aalst en Lommel) en wenst een overzicht van de omzet per frisdrank en per verkooppunt. Deze gegevens kunnen in een overzichtelijke tabel opgenomen worden, samen met de totalen per verkooppunt (eventueel ook per frisdrank) en de procentuele aandelen van elke frisdrank en van elk verkooppunt in het totaal. Die procentuele aandelen kunnen in een eenvoudige grafiek voorgesteld worden. 1.2 Excel opstarten Bij het opstarten van MS Office Excel wordt het startscherm verticaal in twee delen gesplitst: De linkerhelft bevat de cellen waarin de gegevens geplaatst worden; De rechterhelft wordt het taakvenster genoemd en bevat in dit voorbeeld een menusysteem 'Nieuwe werkmap'. Het taakvenster groepeert verschillende soorten acties. Standaard wordt het taakvenster Aan de slag getoond. Het taakvenster kun je activeren via de menuoptie BEELD, TAAKVENSTER. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

6 1.3 De werkomgeving Wanneer het Taakvenster gesloten wordt vergroot het gegevensgebied: 6 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

7 1.3.1 Het werkblad Dit is de plaats waar het grote werk gebeurt. Een werkblad bestaat uit rijen en kolommen. De rijen worden genummerd van 1 tot en de kolommen van A tot. Kolom Rij Cel Adres Bereik (selectie) Dit is de aaneengesloten reeks van alle cellen die op een verticale lijn liggen. De verwijzing naar kolommen gebeurt meestal met letters. Na de letter Z gaat de nummering verder met AA, AB,, AZ, BA, Dit is de aaneengesloten reeks van alle cellen die op een horizontale lijn liggen. De verwijzing naar rijen gebeurt meestal met nummers. Het snijpunt van een rij en een kolom noemt men een cel. Het is de kleinste eenheid van een werkblad. Elke cel heeft een adres: eerst een kolomverwijzing en vervolgens een rijverwijzing. De cel op het snijpunt van kolom B en rij 3 heeft als adres B3. De cel waarin de cursor staat wordt de actieve cel genoemd. Dit is meestal een rechthoek van meerdere cellen die geselecteerd zijn, bijvoorbeeld B6 tot en met C7. Elk rekenbladprogramma heeft zijn eigen notatie om een bereik aan te geven. In Excel is dat bijvoorbeeld B6:C7. Met bepaalde toetsencombinaties kun je vlug over het werkblad surfen. Sneltoets CTRL+HOME CTRL+END HOME PGUP PGDN CTRL-PGDN CTRL-PGUP Resultaat naar cel A1 naar meest rechtse cel onderaan die in gebruik is naar de eerste kolom in dezelfde rij één scherm naar boven rollen één scherm naar beneden rollen volgend werkblad vorig werkblad Werkbladen en werkmappen Een werkmap is een verzameling van werkbladen die als een geheel bewaard wordt. Met een Excel-map wordt een Excel-document bedoeld dat als 1 bestand weggeschreven wordt. In een Windows-map zitten meestal verschillende documenten. Afhankelijk van de instellingen van Excel, bestaat elke nieuwe werkmap standaard uit 3 werkbladen. Je kunt echter naar behoefte werkbladen toevoegen of verwijderen. Via de bladtabs kun je van blad tot blad wandelen. Je kunt een werkblad ook een naam geven, standaard krijgen de werkbladen de namen Blad1, Blad2, Je kunt de naam van een werkblad wijzigen door op de bladtab te dubbelklikken of door een snelmenu met de rechtermuisknop vanaf de bladtab op te roepen. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

8 Ook met de sneltoetsen CTRL+ PGDN en CTRL+PGUP kun je snel van werkblad tot werkblad wandelen. Je krijgt een overzicht van alle werkbladen in een werkmap als je met de rechtermuisknop op de navigatieknoppen naast de bladtabs klikt. Klik je op een bladtab, dan krijg je een contextgevoelig menu. Hierin vind je o.a. de optie INVOEGEN waarmee je een nieuw werkblad aan de huidige werkmap kunt toevoegen. Een nieuwe werkmap voeg je toe via menu BESTAND, NIEUW. In het taakvenster wordt dan de optie NIEUWE WERKMAP geopend De werkbalken Werkbalken bevatten kleine knoppen die snel toegang geven tot bepaalde taken. Deze taken zijn ook beschikbaar via de menubalk. Meestal kun je een dergelijke werkbalk naar eigen smaak inrichten door knoppen toe te voegen of knoppen te verwijderen. Excel start meestal op met twee werkbalken, de STANDAARD werkbalk en de werkbalk OP- MAAK. De knoppen van deze werkbalken zijn min of meer universeel. Via de optie BEELD, WERKBALKEN kun je meerdere werkbalken op het scherm krijgen. 8 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

9 Zorg dat de optie SCHERMINFO WEERGEVEN OP WERKBALKEN altijd aangevinkt is. Deze optie zorgt ervoor dat een klein infovenster verschijnt als je de muiswijzer even op een knop in de werkbalk zet. Hulp kun je in een dialoogvenster, bijvoorbeeld het dialoogvenster AANPASSEN, altijd krijgen via het vraagteken in de rechterbovenhoek. Sleep bijvoorbeeld het vraagteken naar de tekst GROTE PICTOGRAMMEN en ga na wat het effect is. Opdracht 1. Knoppen aan de STANDAARD werkbalk toevoegen a. Ga naar BEELD, WERKBALKEN, AANPASSEN. b. Kies de categorie OPMAAK en selecteer de opdracht ONDER UITLIJNEN. c. Sleep de knop naar de werkbalk OPMAAK. Als je een knop uit een werkbalk wilt verwijderen, maak je het venster AANPASSEN actief en sleep je de te verwijderen knop naar het venster. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

10 d. Zoek in de groep OPMAAK naar de knop DUBBEL ONDERSTREPEN en zet hem in de werkbalk OPMAAK. Test de werking van de knop: typ in een willekeurige cel een stukje tekst, druk ENTER, klik opnieuw in de cel en klik op de knop DUBBEL ONDERSTRE- PEN. Je verzamelt je eigen knoppen bij voorkeur in een nieuwe werkbalk. Daartoe klik je op de knop NIEUW in het tabblad WERKBALKEN. Standaard krijgt deze werkbalk de naam Aangepast 1, een naam die je vrij kunt wijzigen De formulebalk In de formulebalk vind je altijd het adres en de inhoud van de huidige cel. Indien de cel een formule bevat dan wordt de formule in de formulebalk en het resultaat in de cel afgebeeld. De inhoud van een cel kun je als volgt wijzigen: klik in de formulebalk; gebruik de functietoets F2; dubbelklik in de cel De statusbalk In de statusbalk kun je informatie over de gekozen opdracht aflezen. 1.4 De inhoud van een cel De inhoud van een cel kun je in drie types onderverdelen: alfanumeriek (tekst); numeriek (getallen); formules en functies. 10 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

11 Met de knoppen LETTERTYPE, PUNTEN, VET, CURSIEF, ONDERSTREPEN, OPVULKLEUR en TEKSTKLEUR op de werkbalk OPMAAK kun je de celinhoud een mooier uitzicht geven. Eventueel kun je de inhoud van een cel ook nog uitlijnen met de knoppen LINKS UITLIJNEN, RECHTS UITLIJNEN, CENTREREN, UITVULLEN. Het procentteken [%], het minteken [-], het plusteken [+], het sterretje [*] en de schuine streep [/] worden niet herkend als tekst, maar wel als wiskundig symbool. Wil je dat teken invoeren als tekst, dan moet je het doen voorafgaan door het aanhalingsteken [ ]. Formules zijn vergelijkingen waarmee je nieuwe waarden op basis van bestaande waarden kunt berekenen. Men noemt ze de actieve structuurelementen van het rekenblad, de teksten en de getallen zijn de passieve structuurelementen. Formules beginnen altijd met het gelijkteken [=] en kunnen de volgende elementen bevatten: getallen, adressen, operatoren, haakjes en functies. Bijvoorbeeld: =A6*(SOM(B5:B9)+100) Er zijn 5 operatoren, in volgorde van prioriteit: machtsverheffing (^) heeft de hoogste prioriteit; vervolgens vermenigvuldigen (*) en delen (/); en ten slotte optellen (+) en aftrekken (-). Haakjes zul je gebruiken om af te wijken van de standaardprioriteiten van de operatoren. Functies zijn vooraf gedefinieerde formules die berekeningen uitvoeren met gebruik van specifieke waarden, die argumenten worden genoemd, in een specifieke volgorde, die door de syntaxis van de functie bepaald wordt. =SOM(C2:C4) =MAX(D5:G10) =NU() =GEMIDDELDE(C2:C4) de som van het bereik C2 tot en met C4 de hoogste waarde in de rechthoek D5 tot G10 de datum en tijd van vandaag de gemiddelde waarde van een bereik Datums en tijdsaanduidingen worden ook bij het numerieke type gerekend, omdat die als seriële getallen bewaard worden. In feite wordt de datum voorgesteld door een getal dat aangeeft hoeveel dagen verlopen zijn sinds 1 januari In het werkblad wordt de datum bewaard als een serieel getal van 1 tot , dat overeenkomt met een datum tussen 1 januari 1900 en 31 december De decimale fractie van de datum geeft de tijd weer. Het seriële getal komt overeen met het aantal dagen dat vanaf 1 januari 1900 tot 5 april 1999 verlopen is. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

12 Opdrachten 2. Open een nieuwe werkmap en noem ze OEFENXP.XLS. Ga naar een leeg werkblad, noem het DATUM. Los in dit werkblad de volgende oefeningen op. a. Bereken het aantal dagen dat je al op de wereld bent. Gebruik de functie NU(). b. Hoe oud is iemand van dagen? Via EXTRA, OPTIES, ALGEMEEN kun je bij de optie WERKBLADEN IN NIEUWE WERKMAP het aantal lege werkbladen instellen. Lege werkbladen toevoegen: klik met de rechtermuisknop op de naam van een werkblad. Er verschijnt een snelmenu: kies hierin INVOEGEN. Er verschijnt een dialoogvenster: kies hierin WERKBLAD. De naam van een werkblad wijzigen: klik met de rechtermuisknop op de naam van het werkblad en kies NAAM WIJZIGEN. 1.5 De hulptroepen De optie HELP, MICROSOFT EXCEL HELP uit de menubalk kan je flink op weg helpen als je iets niet weet: 12 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

13 Bijzonder handig is ook de optie INHOUDSOPGAVE in het venster HELP VOOR EXCEL. Hiermee krijg je toegang tot een immense hoeveelheid informatie. Opdrachten 3. Zoek hoe je namen van bladen kunt wijzigen. 4. Zoek onder de optie WERKEN MET GEGEVENS informatie over gegevens en cellen selecteren. 1.6 Automatische herberekening Standaard herberekent het programma altijd alle formules als je een waarde wijzigt, toevoegt of verwijdert. Als je altijd kleine toepassingen ontwerpt met weinig formules, dan zal die automatische herberekening niet storen. In zeer grote toepassingen, met honderden formules, kan die automatische berekening wel storen. Daarom is er een optie aanwezig om de automatische herberekening af te zetten. Wil je een herberekening uitvoeren, dan moet je het programma een seintje geven. Omdat de snelheid van de huidige processors tientallen malen hoger is dan die van de vroegere processors (8088, 8086, ) zul je in klasverband de automatische herberekening kunnen laten aan staan. Kies hiervoor EXTRA, OPTIES, BEREKENEN. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

14 1.7 Getallen opmaken Getallen kunnen onder diverse formaten weergeven worden. De meest voorkomende formaten voor een getal zijn: Naam Voorbeeld Betekenis STANDAARD 35400,47168 geen opmaak GETAL ,45 de duizendtallen gegroepeerd, het aantal cijfers na de komma is in te stellen VALUTA ,00 de duizendtallen gegroepeerd, het aantal cijfers na de komma is in te stellen, het valutasymbool wordt automatisch toegevoegd De valutanotatie wordt voor algemene geldzaken gebruikt. FINANCIEEL ,00 In de financiële notatie worden de decimale tekens en de valutasymbolen in een kolom uitgelijnd. DATUM 1 mei 1996 Hier zijn meestal verschillende notaties mogelijk. TIJD 11:19:14 Ook hier zijn verschillende notaties mogelijk. PERCENTAGE 21 % 0,21 het aantal cijfers na de komma is in te stellen WETENSCHAPPELIJK 3,54 E 04 Hier staat in feite 3,54 maal 10 tot de 4 de macht, het aantal cijfers na de komma is in te stellen. Financiële- en valutanotatie zetten allebei het muntsymbool achter het getal. Bij financiële notatie zullen de decimale komma s in een kolom netjes onder mekaar staan, ongeacht het aantal decimalen, bij de valutanotatie niet. Zelfs al wordt een getal via opmaak als een geheel getal afgebeeld, dan nog wordt het volledige getal met alle cijfers na de komma in het rekenblad bewaard. Er is een duidelijk verschil tussen hoe een getal getoond wordt en hoe een getal bewaard wordt. Het valutasymbool ( of EUR) moet je via Windows instellen, niet via het rekenblad! Kies in Windows CONFIGURATIESCHERM, LANDINSTELLINGEN en verander eventueel de valuta- en getalnotatie. Om het getalformaat te wijzigen selecteer je eerst het bereik en wijzig je daarna de opmaak via een van de volgende mogelijkheden: via de knoppen uit de werkbalk OPMAAK; via OPMAAK, CELEIGENSCHAPPEN, GETAL; via het snelmenu, CELEIGENSCHAPPEN, GETAL. 14 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

15 1.8 Aangepaste notaties Via de categorie AANGEPAST kun jij je eigen aangepaste indelingen voor getallen en datums maken door gebruik te maken van bepaalde symbolen. Tekst die je letterlijk wilt afdrukken zet je tussen aanhalingstekens. Zelfs al wordt een getal via opmaak als een geheel getal afgebeeld, dan nog wordt het volledige getal met alle cijfers na de komma in het rekenblad bewaard. Er is een duidelijk verschil tussen de manier waarop een getal getoond wordt en de wijze waarop een getal bewaard wordt. Een kg-opmaak kun je op die manier als volgt instellen: # ##0,00 kg. Je kunt Excel zo instellen dat de scheidingstekens van het systeem (Windows XP: CONFIGURATIESCHERM, LANDINSTELLINGEN) gebruikt worden of dat je het decimaalteken en scheidingsteken voor duizendtallen zelf intikt. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

16 Codes voor getalopmaak Symbool Beschrijving, (komma) decimaal scheidingsteken (spatie) scheidingsteken voor duizendtallen 0 Tijdelijke cijferaanduiding, geeft een cijfer of 0 weer. # Tijdelijke cijferaanduiding, geeft een cijfer of niets weer. liter Geeft de letters liter weer, in combinatie met bijv. # ##0,00 liter. % Percentage, de waarde wordt vermenigvuldigd met 100 en er wordt een procentteken toegevoegd. Codes voor datumopmaak Symbolen Voorbeeld Betekenis jj jjjj m mm mmm mmmm d dd ddd dddd jjjj-mm-dd d mmmm jjjj , 10 05, 10 okt oktober 6, 23 06, 23 di dinsdag jaartal met twee cijfers jaartal met vier cijfers maand met één of twee cijfers maand met twee cijfers eerste drie letters van de maand de maand voluit de dag met één of twee cijfers de dag met twee cijfers de eerste twee letters van de dag de dag voluit geschreven april 2006 Hoe zou je een datum als volgt afdrukken: Vandaag, zaterdag 28 december 2002? Opdrachten 5. Getallen met behulp van een aangepaste notatie opmaken Open de werkmap OEFENXP en ga naar een leeg werkblad. 16 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

17 De inhoud van kolom B en C is identiek. De formule in kolom B wordt getoond omdat ze als tekst ingebracht is: begin met een aanhalingsteken en vervolg dan met de formule: =NU(). Tracht in kolom C dezelfde weergave te bekomen als in de figuur. Wijzig daarom voor elke cel de getalnotatie via CELEI- GENSCHAPPEN, GETAL, AANGEPAST. Noem dit blad AGTNOTATIE en bewaar de werkmap. 6. Bereken hoe oud je bent, enerzijds in dagen en anderzijds in jaren. a. Zet in cel B3 je geboortedatum. In cel C4 zet je de datum van vandaag, gebruik hiervoor een functie. b. De inhoud van de cellen B5:B7 is dezelfde als B4, maar de opmaak verschilt. Idem voor C5:C7 en C4. c. Omdat een datum een serieel getal is kun je hiermee het aantal dagen berekenen. d. Om het aantal jaren te berekenen maak je gebruik van de functie Jaar() die het jaartal uit een datum kan halen. e. In B10 wordt het jaartal via opmaak aan de celinhoud toegevoegd. Op die manier kun je nog rekenen met dit getal. f. Noem dit werkblad LEEFTIJD. 1.9 Werkmappen in een werkruimtebestand opslaan Je kunt een groep werkmappen tegelijk openen door deze op te slaan in een werkruimtebestand. In een dergelijk bestand wordt informatie opgeslagen over alle geopende werkmappen. Dit omvat de locatie, het formaat van de vensters en de posities op het scherm. Wanneer je een werkruimtebestand opent met de opdracht BESTAND, OPENEN worden automatisch alle bestanden geopend die in de werkruimte opgeslagen zijn. Het werkruimtebestand bevat niet de werkmappen zelf. Je moet wijzigingen die je in de afzonderlijke werkmappen maakt dan ook gewoon blijven opslaan. Een werkruimte sla je op via BESTAND, WERKRUIMTE OPSLAAN. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

18 Besluit Een rekenblad bestaat uit een groot aantal rijen en kolommen. Het snijpunt van een rij en een kolom noemt men een cel. Elke cel heeft een adres. Het adres bestaat uit een kolomverwijzing gevolgd door een rijverwijzing. Een rechthoek met verticaal en/of horizontaal geselecteerde cellen is een bereik. Excel werkt met mappen. Een map bestaat uit een aantal werkbladen en wordt altijd in een venster geopend. In een dergelijk venster zie je de titelbalk, de menubalk, de werkbalken, de formulebalk, de statusbalk en ten slotte het werkblad. Een cel kan een alfanumerieke waarde, een numerieke waarde of een formule bevatten. Met behulp van speciale codes maakt het programma een onderscheid tussen die types. Getallen kunnen onder verschillende vormen weergegeven worden: valuta, met of zonder decimale cijfers, als een datum Het getal wordt nochtans altijd in zijn oorspronkelijke vorm in het rekenblad bewaard. Ook datums worden als getallen behandeld en worden als seriële getallen bewaard. Dank zij de automatische herberekening worden in het rekenblad bij elke wijziging alle formules herberekend. Via de opmaakknoppen op de werkbalk kun je de presentatie van de inhoud van een cel verfraaien. Wat je moet kennen en kunnen: Excel opstarten met een nieuw werkblad / nieuwe werkmap; de betekenis van de verschillende elementen van een rekenblad opsommen en verklaren; verschillende types van celinhouden opsommen en met een voorbeeld illustreren; eenvoudige formules samenstellen en functies gebruiken waar het mogelijk is; het verschil tussen automatische en handmatige herberekening uitleggen; een getal een gepaste opmaak geven; de inhoud van een cel verfraaien met de knoppen uit de werkbalk. Opdrachten 7. Wat is de betekenis van de volgende knoppen? 8. Zoek het aantal rijen en kolommen in je werkblad. 9. Welke soorten celinhoud kun je opnoemen? 10. Geef vier getalformaten en leg uit in welke omstandigheden je ze gebruikt. 18 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

19 11. Zijn de volgende gegevens numeriek of alfanumeriek? Inkomsten 22,5 % sept Een datum wordt als een serieel getal bewaard. Wat bedoelt men hiermee? Welke datum krijg je met het seriële getal 412? 13. Als je in een procentnotatie het getal 0,25 % ziet staan, welke waarde wordt dan in het werkblad opgeslagen? 14. Indien de valutanotatie 324 BF aangeeft in plaats van 324, wat is daar de oorzaak van? 15. Hoe de inhoud van een cel op het scherm verschijnt is niet noodzakelijk hetzelfde als de wijze waarop die inhoud in het rekenblad bewaard wordt. Verklaar met een voorbeeld. 16. Verklaar de betekenis van prioriteit bij wiskundige operatoren aan de hand van een voorbeeld. 17. Verkoopcijfers Jos Computers a. Open de werkmap OEFENXP en ga naar een leeg werkblad. Tracht het voorbeeld na te maken. In de kolom D en E moet je de nodige formules zetten. b. Gebruik de knop AUTOSOM om het algemene totaal te bepalen in D13. c. Let op de uitlijning en de getalopmaak. d. Noem dit werkblad OMZET en bewaar de map. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

20 Hoofdstuk 2 Basistechnieken 2.1 Probleemstelling In elk programma moet je een aantal basistechnieken beheersen om er vlot mee te kunnen werken. Sommige van die basistechnieken kun je ook in tekstverwerking en gegevensbeheer terugvinden, andere zijn eigen aan een rekenblad. Deze basistechnieken zijn niet gebonden aan één bepaald type van rekenbladprogramma, ze zijn nagenoeg universeel bruikbaar. 2.2 Cellen selecteren Voordat je op een cel een opdracht uit kunt voeren moet je die cel selecteren. Dat doe je door even met de muiswijzer in die cel te klikken. Je kunt dezelfde opdracht ineens op meerdere cellen uitvoeren als je al die cellen selecteert. Opdrachten in verband met kopiëren, verplaatsen, opmaken, verwijderen, beveiligen worden meestal op een selectie van meerdere cellen toegepast. Cellen kun je op verschillende manieren in een werkblad selecteren onder andere zoals in deze figuur: het hele werkblad: - met de sneltoets CTRL+A; - klik op de knop ALLES SELECTEREN. de hele rij: - klik op het rijnummer; - je selecteert meerdere rijen door de muiswijzer over de verschillende rijnummers te slepen. de hele kolom: - klik op de kolomletter; - je selecteert meerdere kolommen door de muiswijzer over de verschillende kolomletters te slepen. een aaneengesloten rechthoek van cellen: - klik op de eerste cel, zet de muiswijzer in de laatste cel en klik met SHIFT+linkermuisknop om het hele gebied te selecteren; - sleep de muiswijzer diagonaal van de eerste naar de laatste cel. een aantal niet aan mekaar grenzende cellen - klik op de eerste cel en selecteer vervolgens de andere cellen met CTRL+linkermuisknop; - Op dezelfde wijze kun je meerdere afzonderlijke kolommen en/of rijen selecteren. 20 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

21 Met de TAB-toets kun je de celaanwijzer in een selectie verplaatsen. Met een eenvoudige klik buiten een selectie kun je de selectie ongedaan maken. Opdracht 1. Test in een leeg werkblad de verschillende selectiemogelijkheden even uit. Eventueel kun je het geselecteerde gebied met de knop OPVULKLEUR een andere kleur geven. 2.3 Kopiëren, knippen en plakken telkens Kopiëren kopieert de geselecteerde cellen naar het klembord, knippen verplaatst ze naar het klembord. Plakken plakt de inhoud van het klembord op de plaats van de geselecteerde cel. Kopiëren, knippen en plakken verloopt meestal in vier stappen: eerst de cellen selecteren; vervolgens het programma een seintje geven om die cellen naar het klembord te kopiëren of te verplaatsen; dan de celaanwijzer op de nieuwe locatie zetten, dat kan eventueel een ander werkblad of een andere map zijn; en ten slotte aan het programma een seintje geven dat er mag geplakt worden. Je kunt op verschillende manieren kopiëren, knippen en plakken. De meeste daarvan ken je al vanuit tekstverwerking. Eerst en vooral selecteer je de cel(len) die je wilt kopiëren en vervolgens kies je een van de verschillende kopieermogelijkheden. menubalk werkbalk muis sneltoets snelmenu vulgreep BEWERKEN, KOPIËREN of KNIPPEN, nieuwe locatie kiezen, BEWERKEN, PLAKKEN. knop KOPIËREN of KNIPPEN, nieuwe locatie kiezen, knop PLAKKEN. zet de muiswijzer onder de selectie, de muiswijzer verandert in een pijl, sleep de selectie met CTRL+linkermuisknop naar de nieuwe locatie om te kopiëren of gewoon met de linkermuisknop om te plakken. CTRL+C of CTRL+X nieuwe locatie kiezen, CTRL+V. blijf met de muiswijzer in de selectie staan, roep het snelmenu op met de rechtermuiskop, kies KOPIËREN of KNIPPEN, nieuwe locatie kiezen, kies PLAKKEN. Met de vulgreep kun je slechts naar naburige cellen kopieren. Sleep de vulgreep met de linkermuisknop over de naburige cellen. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel

22 Als je één cel naar meerdere cellen wilt kopiëren, selecteer dan voor het plakken de cellen waar je overal een kopie wilt zetten. Je kunt de bovenstaande methodes onderling mengen: je kopieert bijvoorbeeld met een sneltoets CTRL+C en je plakt met de knop PLAKKEN. Wil je twee kolommen van plaats omwisselen, dan moet je eerst een lege kolom toevoegen en vervolgens de tweede kolom hierop plaatsen. Tijdens het kopiëren en verplaatsen door slepen verandert de muiswijzer van uitzicht. Ook de vulgreep heeft haar eigen symbool. De vulgreep verslepen is meestal de snelste manier om de celinhoud naar naburige cellen te kopiëren. Beweeg de muiswijzer naar de rechterbenedenhoek van de te kopiëren cel. De muiswijzer verandert in een klein kruis. Sleep dat kruis met de linkermuisknop naar beneden of naar rechts. Laat de muisknop los. Een heel werkblad kopieer je best door de bladtab met CTRL+linkermuisknop te slepen van de ene map naar de andere. Zorg dat allebei de mappen op het scherm zichtbaar zijn via de optie VENSTER, ALLE VENSTERS. Hierin kies je best de optie ALLE VENSTERS NAAST EL- KAAR. Door de bladtab met de linkermuisknop te slepen kun je een werkblad verplaatsen van de ene plaats naar de andere. Het is ook mogelijke om meerdere werkbladen als groep te verplaatsen. In dat geval selecteer je de gewenste werkbladen met een ingedrukte CTRL-toets. 22 Rekenblad: Excel 2003 J. Gils E. Goossens

23 Hieronder wordt getoond hoe je de bladtabs onderling van plaats verwisselt. Op die manier kun je de bladtabs alfabetisch rangschikken. 2.4 Plakken speciaal In feite worden er tijdens het kopiëren verschillende onderdelen samen gekopieerd. Een cel heeft namelijk een inhoud, dat kan een waarde of een formule zijn, en een opmaak. Het is mogelijk om een van die elementen afzonderlijk te kopiëren. Het is zelfs mogelijk om niet de formule te plakken, maar wel het resultaat van die formule! Nadat het te kopiëren gebied geselecteerd is krijg je toegang tot deze optie via: BEWERKEN, PLAKKEN SPECIAAL; het snelmenu en daarin de optie PLAKKEN SPECIAAL; wens je alleen maar de opmaak te kopiëren, dan kun je ook gebruik maken van de knop OPMAAK KOPIËREN. Hoe werkt de knop OPMAAK KOPIËREN? Selecteer het gebied waarvan je de opmaak wilt kopiëren. Klik op de knop OPMAAK KOPIËREN. Selecteer de cellen die een bepaalde opmaak moeten krijgen. Transponeren betekent dat de rijen met de kolommen verwisseld worden. Als je de opmaak naar niet aaneengrenzende cellen wilt kopiëren, dan moet je die cellen met CRTL+linkermuisknop selecteren. J. Gils E. Goossens Rekenblad: Excel