Bit Watersport. Procedures en werkwijzen. Kerntaak 1: Houdt de dagboeken bij. Mei 2010 Copyright Stichting Praktijkleren

Transcriptie

1 Bit Watersport Procedures en werkwijzen Kerntaak 1: Houdt de dagboeken bij Mei 010 Copyright Stichting Praktijkleren

2 Procedures en werkwijzen Bit Watersport

3 INHOUDSOPGAVE PROCEDURES EN WERKWIJZEN...5 HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN BACK-UP MAKEN ADMINISTRATIE TERUGLEZEN...7 HOOFDSTUK VERKOOP VERKOOPFACTUUR OPSTELLEN...9. VERKOOPFACTUREN CONTROLEREN VERKOOPFACTUREN CODEREN VERKOOPCREDITNOTA S CODEREN CODERINGEN CONTROLEREN VERKOOP(CREDIT)FACTUREN BOEKEN BOEKINGSVERSLAG VOORLOPIGE BOEKINGEN UITDRAAIEN BOEKINGSVERSLAG CONTROLEREN VOORLOPIGE BOEKINGEN CORRIGEREN VERKOOPBOEK VERWERKEN DEFINITIEVE BOEKINGEN CORRIGEREN NIEUWE STAMKAART DEBITEUREN TOEVOEGEN GEGEVENS VAN EEN DEBITEUR WIJZIGEN...3 HOOFDSTUK 3 POSTBANK POSTBANKAFSCHRIFTEN CODEREN CODERINGEN VAN DE POSTBANKAFSCHRIFTEN CONTROLEREN POSTBANKAFSCHRIFTEN BOEKEN BOEKINGSVERSLAG VOORLOPIGE BOEKINGEN UITDRAAIEN BOEKINGSVERSLAG CONTROLEREN VOORLOPIGE BOEKINGEN CORRIGEREN HET POSTBANKBOEK VERWERKEN DEFINITIEVE BOEKINGEN CORRIGEREN...9 HOOFDSTUK 4 INFORMATIE VERSTREKKEN MEMO OPENSTAANDE POSTEN BETALINGSACHTERSTAND...30 HOOFDSTUK 5 INKOOP INKOOPFACTUREN CODEREN INKOOPCREDITNOTA S CODEREN CODERINGEN CONTROLEREN INKOOPFACTUREN BOEKEN EEN BOEKINGSVERSLAG VOORLOPIGE BOEKINGEN UITDRAAIEN BOEKINGSVERSLAG CONTROLEREN VOORLOPIGE BOEKINGEN CORRIGEREN INKOOPBOEK VERWERKEN DEFINITIEVE BOEKINGEN CORRIGEREN NIEUWE STAMKAART CREDITEUREN TOEVOEGEN GEGEVENS VAN EEN CREDITEUR WIJZIGEN...44 Procedures en werkwijzen Bit Watersport 3

4 HOOFDSTUK 6 TELEBANKING BETALINGSOPDRACHT BANKAFSCHRIFTEN INLEZEN...45 HOOFDSTUK 7 KLEINE KAS KASSTUKKEN CODEREN CODERINGEN CONTROLEREN DE KASSTUKKEN BOEKEN BOEKINGSVERSLAG VOORLOPIGE BOEKINGEN UITDRAAIEN BOEKINGSVERSLAG CONTROLEREN VOORLOPIGE BOEKINGEN CORRIGEREN KLEINE-KASBOEK VERWERKEN DEFINITIEVE BOEKINGEN CORRIGEREN...55 BIJLAGEN...57 BIJLAGE 1 BIT WATERSPORT IN VOGELVLUCHT Inleiding Inkoop en voorraadbeheer Verkoop en promotie Balans en resultatenrekening BIJLAGE ADMINISTRATIEF PROCES Inleiding Boeken van gegevens Opvragen van informatie Opstellen van de jaarrekening Archiveren Beveiliging BIJLAGE 3 CREDITEURENLIJST...69 BIJLAGE 4 DEBITEURENLIJST...7 BIJLAGE 5 ARTIKELLIJST...78 BIJLAGE 6 OVERZICHT GROOTBOEKREKENINGEN...83 BIJLAGE 7 OVERZICHT BTW-CODES...85 BIJLAGE 8 HET BRIEFMODEL De logo s in dit werkboek hebben de volgende betekenissen. 1 werkwijze de manier waarop je aan het werk gaat informatie de kennis die je nodig hebt voor de praktijk 3 opdrachten je kennis en vaardigheden in praktijk brengen 4 zelfreflectie terugkijken op hoe jij je werk hebt gedaan Procedures en werkwijzen Bit Watersport 4

5 Procedures en werkwijzen Procedures en werkwijzen Bit Watersport 5

6 Procedures en werkwijzen Bit Watersport 6

7 HOOFDSTUK 1 Algemeen 1.1 Back-up maken Aan het eind van elke dag maakt Willy een back-up van de Bit-administratie. Deze backup kan Willy dan op haar eigen PC gebruiken. Regelmatig komt het voor dat ze thuis op haar eigen pc nog even een klein klusje doet. De volgende dag zet Willy deze back-up weer terug om verder te gaan met haar werk Niet alleen voor eigen gebruik maar ook uit veiligheidsoverwegingen maakt Willy aan het eind van elke dag een back-up van de BIT-administratie.. Wanneer de administratie door welke oorzaak dan ook ernstig verminkt is geraakt, kan de back-up goede hulp bieden. Alleen de gegevens die werden geboekt sinds het maken van de laatste back-up zijn hiermee natuurlijk weg; dat moet zonodig nogmaals worden gedaan. Maar dat is een peulenschil vergeleken bij het werk om de volledige administratie opnieuw in de computer in te voeren. 1 Werkwijze 1. Maak een back-up van jouw administratie. Vergeet niet de juiste map (back-up directory) aan te geven Zie paragraaf.1 van de King handleiding 1. Administratie teruglezen Teruglezen van een administratie betekent dat je een administratie gaat terugzetten.. Om te kunnen teruglezen is het natuurlijk wel nodig dat je over een back-up van de Bit-administratie beschikt. Na het teruglezen van de back-up op de harde schijf is de administratie weer compleet. Omdat Willy behoorlijk handig is in het werken met de computer, vraagt Ina meestal aan haar om de back-up terug te plaatsen. 1 Werkwijze 1. Start het administratiepakket King.. Ga jouw administratie van Bit Watersport teruglezen. Volg hierbij de richtlijnen zoals beschreven in de handleiding van het administratiepakket King.. Wanneer je niet weet waar je jouw administratie kunt terugvinden, moet je dat even aan je docent vragen. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 7

8 Procedures en werkwijzen Bit Watersport 8

9 HOOFDSTUK VERKOOP.1 Verkoopfactuur opstellen Als een klant een bestelling heeft geplaatst bij BIT en de order is uitgevoerd, dat wil zeggen dat de goederen naar de klant zijn verstuurd, maakt Ina de verkoopfactuur. Dat doet ze met het programma Excel. Regelmatig wordt aan Willy gevraagd ook een aantal facturen te maken als Ina door drukke werkzaamheden even geen tijd heeft. Het maken van facturen is een kleine moeite, omdat de formules voor het snel berekenen van de bedragen al in het werkblad Verkoopfactuur Bit Watersport.xls zijn aangebracht. 1 Werkwijze 1. Start het programma Excel op. Open de spreadsheet Verkoopfactuur Bit Watersport 3 Voer de gegevens van de ontvangen order op de juiste plaats in het werkblad in. Opmerkingen hierbij: Zoek in je archief voor het laatst gebruikte factuurnummer. De adresgegevens staan op de order, in de computer of in bijlage 4. De factuurdatum is de datum van de huidige werkdag. In het datumvak van elke artikelregel vul je de (eventuele) orderdatum in. De artikelprijzen vind je terug in bijlage 5 van dit werkboek én in de Officewerkbestanden. Btw-tarief hoog voor de meeste artikelen, uitgezonderd het binnenvaartpolitiereglement (btw-tarief laag) 4. Print de factuur. 5. Controleer de gemaakte factuur. 6. Corrigeer eventueel gemaakte fouten 7. Print daarna de factuur opnieuw. 8. Sla de factuur op in je eigen gedeelte van de computer. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 9

10 . Verkoopfacturen controleren Voordat de factuur naar de klant gaat controleert Willy deze; waar gewerkt wordt kunnen immers fouten gemaakt worden. Als bij de controle fouten worden ontdekt, verbetert Willy deze handmatig op de factuur. Het boekingsproces kan dan toch doorgang vinden. Van belang is dat de naw-gegevens, prijzen, BTW, artikelomschrijvingen en berekeningen kloppen. Tegelijk noteert ze op een memo voor Ina de fouten die ze gevonden heeft en welke verbeteringen er nodig zijn. Ina maakt dan een nieuwe factuur en stuurt deze naar de klant. 1 Werkwijze 1. Pak de eerste factuur. Controleer allereerst de naw-gegevens: Let daarbij op: - correcte schrijfwijze van naam, adres, postcode en woonplaats - de juiste combinatie van klantnaam en woonplaats indien er meerdere klanten zijn met dezelfde achternaam. Controleer de artikelgegevens: Let daarbij op: - is de juiste artikelprijs ingevuld - klopt de btw(grondslag) - is de artikelomschrijving correct - zijn de bedragen juist berekend Je mag ervan uitgaan dat alle goederen die er op staan, ook naar de klant verstuurd worden. 3. Constateer je fouten, dan verbeter je deze handmatig op de factuur. 4 Noteer de geconstateerde fouten op een memo voor Ina. Zet daar dan op: - wat er fout is - welke verbetering(en) noodzakelijk is (zijn) - het nieuwe eindbedrag van de factuur 5. Codeer vervolgens de factuur ( zie paragraaf.3 van dit werkboek) en breng het eventueel opgestelde memo naar Ina. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 10

11 .3 Verkoopfacturen coderen Nadat de facturen gecontroleerd zijn, worden deze gecodeerd. Zoals je hebt gezien, worden er dan coderingsstempels op de facturen geplaatst. In deze stempels plaatsen Willy en Ina alle gegevens van de factuur die op een ander moment in de computer geboekt moeten worden. Dit werk noemen we het coderen van de verkoopfactuur. Dat is een klusje is voor Willy of Ina. Ze maken daarbij gebruik van de artikellijst. Voor het debiteurennummer gebruiken zij de debiteurenlijst of raadplegen de naw-gegevens van de debiteuren in de computer. 1 Werkwijze 1. Voordat je de facturen gaat coderen, die je zelf gemaakt hebt of de facturen die je ontvangen hebt, zet je eerst een stempel op de facturen. Kop van het stempel Dagboeknaam: Totaal Debet/Credit: Stuknr. Omschrijving Reknr. Factnr. Datum Bedrag Reknr. Omschrijving BTW-code Bedrag D/C Middengedeelte Onderste gedeelte Par cod. Par.contr. Par. Invoer. De indeling van het coderingsstempel. Nu kan het echte coderen beginnen met het invullen van het stempel. De volgende gegevens worden in de kop van het stempel ingevuld: Op de eerste regel van de kop vul je alleen de dagboeknaam in: Procedures en werkwijzen Bit Watersport 11

12 Boten Scheepsartikelen Watersportkleding Wintersport Reparatie/onderhoud B I T WATERSPORT Hoofdstraat JG Grou ( 0566) Fax: Rabobank: Postbank: BTW-nr. NL853878B01 Dhr. G. Tulp Grou, Kraaienest 45 Factuurnummer: HD Groningen Debiteurennummer: 1306 Datum Omschrijving Helly Hansen Southwester Matchracer Jacket Hevea Bootlaars mt 45 Factuur Aantal Prijs Bedrag 1 5,11 5, ,85 134,85 1 3,15 3,15 Totaal exclusief B.T.W. 19,11 % grondslag bedrag B.T.W.-hoog 19,0% 19,11 36,50 B.T.W.-laag 6,0% - totaal omzetbelasting 36,50 Totaal te betalen 8,61 Betaling binnen Dagboeknaam: 14 dagen onder vermelding verkvan factuurnummer Totaal en Debet/Credit: debiteurennummer Stuknr. Omschrijving Reknr. Factnr. Datum Bedrag 109 G. Tulp ,61 Reknr. Omschrijving BTW-code Bedrag D/C 840 zuidwester,jack+schoenen 19,11 Par cod. Par.contr. Par. Invoer WS.1 Voorbeeld van een verkoopfactuur met ingevuld coderingsstempel

13 Dagboeknaam Verkoopfacturen boek je in het dagboek Verkoopboek Totaal Het Totaal debet/credit wordt voorlopig niet ingevuld. debet/credit 3. De volgende gegevens vul je op de tweede regel van de kop in: Stuknummer Omschrijving Reknr Factnr. Datum Bedrag Hier vul je het factuurnummer in. In dit vakje noteer je de naam van de debiteur + factuurnummer. Hier vul je het debiteurennummer (nummer van de afnemer) in. Het juiste nummer staat op de debiteurenlijst of kan met behulp van de computer opgezocht worden. Zie par. 3.. van de handleiding King Hier vul je nogmaals het factuurnummer in. Hier vul je de factuurdatum in. Het totaalbedrag, inclusief BTW. 4. In het middengedeelte van de coderingsstempel moeten de volgende kolommen ingevuld worden. Reknr In de kolom rekeningnummer vul je het grootboek- rekeningnummer in dat gecrediteerd wordt. Het juiste nummer kun je ook nu weer vinden in de computer. Zie handleiding King, par. 3.1 Omdat het hier gaat om verkoopfacturen, komen de rekeningen 8400 t/m 8440 voor de opbrengst van de verkopen in aanmerking. Een goede bestudering van de factuur (met gebruikmaking van de artikellijst van bijlage 5) levert meestal wel het juiste rekeningnummer op. Omschrijving In deze kolom vul je de omschrijving van de factuur in, bijv. de artikelen of het eerste artikel van de factuuromschrijving. BTW-code Bedrag D/C De juiste BTW-code. Bit Watersport gebruikt de volgende BTW-codes: 1 6% Te betalen BTW-laag (bij bedragen incl. BTW) 19% Te betalen BTWhoog (bij bedragen incl. BTW) 3 0% Te betalen BTW 4 6 % Te vorderen BTWlaag (bij bedragen incl BTW) 5 19 % Te vorderen BTWhoog (bij bedragen incl. BTW) 6 0 % Te vorderen BTW 14 6 % Te vorderen BTWlaag (bij bedragen excl. BTW) % Te vorderen BTWhoog (bij bedragen excl. BTW) 1 6 % Te betalen BTW-laag (bij bedragen excl. BTW) 19 % Te betalen BTWhoog (bij bedragen excl. BTW) 5 19 % Te betalen BTWpriveverbruik (bij bedragen incl. BTW) Hier vul je het bedrag inclusief BTW in, indien BTW-code 1 of gebruikt is. Hier vul je het bedrag exclusief BTW in, indien BTW-code 1 of gebruikt is. Bij het coderen van verkoop(credit)facturen vul je hier niets in.

14 Opmerking: Soms zijn er per factuur meerdere rekeningnummers. In zo n situatie zul je dan ook meerdere regels moeten invullen. Let daarbij ook weer op de BTW-codes. 5. In het onderste gedeelte van het coderingsstempel wordt een paraaf cod. geplaatst. 6. Herhaal stap 1 t/m 5 voor de overige facturen. 7. Zodra alle verkoopfacturen zijn gecodeerd, moet nog het totaalbedrag van alle facturen die je net gecodeerd hebt, worden berekend. Dit is het zogenaamde Totaal debet/credit. Hierbij heb je twee mogelijkheden: a. Bij het boeken van slechts één factuur vul je het totaalbedrag van deze factuur (incl. BTW) in als Totaal debet/credit. b. Als je meerdere facturen moet boeken, dan bereken je het totaal van alle factuurbedragen en vul je dit in als Totaal debet/credit. Dit totaalbedrag noteer je in het coderingsstempel van de eerste verkoopfactuur van de stapel verkoopfacturen. 8. Als je al je facturen gecodeerd hebt, geef je ze aan de persoon die je coderingen gaat controleren. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 14

15 .4 Verkoopcreditnota s coderen In voorkomende gevallen verzenden Ina een creditnota naar de klant. Soms gebeurt het namelijk dat een klant goederen terugstuurt of achteraf een korting ontvangt. Dit moet natuurlijk wel goed in de financiële administratie verwerkt worden. De verwerking ervan vindt in principe op dezelfde manier plaats als het verwerken van gewone verkoopfacturen. De grootboekrekening van de betreffende debiteur neemt bij een verkoop-creditnota natuurlijk nu niet toe. Door de creditnota neemt de vordering op de debiteur af. De opbrengstrekening neemt in dit geval dan ook af. 1 Werkwijze De werkwijze is vrijwel identiek aan die van het coderen van gewone facturen. Toch zijn er ook enkele verschillen: 1 Zoek de bij de creditnota behorende factuur op in het archief. Noteer op deze factuur het factuurnummer van de creditfactuur. Opmerking: Tegen de tijd dat de klant de factuur betaalt, met bijvoorbeeld de verrekening van de creditnota, kun je, door een notitie op de factuur te plaatsen, de factuur en de bijbehorende creditnota gemakkelijker in het archief vinden. Plaats een coderingsstempel op de creditnota. 3. Vul de kop van het coderingsstempel in. Let vooral op de volgende velden: In de eerste regel van de kop vul je in: Dagboeknaam Verzonden creditnota s worden geboekt in het verkoopboek Totaal Het Totaal debet/credit wordt voorlopig niet ingevuld Debet/credit 4. De volgende gegevens vul op de tweede regel van de kop in: Stuknummer Omschrijving Reknr Factnr. Datum Bedrag Hier vul je het toegekende factuurnummer in In dit vakje noteer je de naam van de debiteur Hier vul je het debiteurennummer (nummer van de afnemer) in. Het juiste nummer staat op de debiteurenlijst of kan met behulp van de computer opgezocht worden. Zie par. 3. van de handleiding King Hier vul je nogmaals het factuurnummer in Hier noteer je de factuurdatum Hier vul je het totaalbedrag, inclusief BTW, negatief in Procedures en werkwijzen Bit Watersport 15

16 Boten Scheepsartikelen Watersportkleding Wintersport Reparatie/onderhoud B I T WATERSPORT Hoofdstraat JG Grou ( 0566) Fax: Rabobank: Postbank: BTW-nr. NL853878B01 Dhr. P. Reitsma Grou, Koailan 1 Factuurnummer: LA Terhorne Debiteurennummer: Datum Omschrijving Hellingshoekmeter Factuur Aantal Prijs Bedrag -1 5,15 5,15- Totaal exclusief B.T.W. 5,15- % grondslag bedrag B.T.W.-hoog 19,0% 5,15-9,91- B.T.W.-laag 6,0% - totaal omzetbelasting 9,91- Totaal te betalen 6,06- Dagboeknaam: verk Totaal Debet/Credit: Het bedrag wordt Stuknr. per ommegaande Omschrijving aan u overgemaakt. Reknr. Factnr. Datum Bedrag 1036 P. Reitsma ,06 Reknr. Omschrijving BTW-code Bedrag D/C 8410 hellingshoekmeter -5,15 Par cod. Par.contr. Par. Invoer WS Offerte, levering en betaling geschiedt volgens onze verkoopvoorwaarden gedeponeerd bij de K.v.K. te Leeuwarden onder nr Voorbeeld van een creditnota met ingevuld coderingsstempel Procedures en werkwijzen Bit Watersport 16

17 5. In het middengedeelte van de coderingsstempel moeten de volgende kolommen ingevuld worden. Reknr In de kolom rekeningnummer vul je bij een verkoopcreditfactuur het grootboekrekeningnummer in dat gedebiteerd wordt. Het juiste nummer kun je ook weer vinden in de computer of in het bijgevoegde rekeningschema.in de bijlagen. Zie verder handleiding King, par. 3.1 Omdat het hier gaat om verkoopcreditfacturen, komen, net zoals bij de verkoopfacturen, ook in dit geval de rekeningen 8400 t/m 8440 voor de opbrengst van de verkopen in aanmerking. Ook rekening 8300 Korting zul je in sommige gevallen kunnen gebruiken. Een goede bestudering van de factuur (met gebruikmaking van de artikellijst) levert meestal wel het juiste rekeningnummer op. Omschrijving In deze kolom vul je de omschrijving van de factuur in, bijv. de artikelen of het eerste artikel van de factuuromschrijving BTW-code De juiste BTW-code. Bit Watersport gebruikt de volgende BTW-codes 1 6% Te betalen BTW-laag (bij bedragen incl. BTW) 19% Te betalen BTWhoog (bij bedragen incl. BTW) 3 0% BTW-nultarief 4 6 % Te vorderen BTWlaag (bij bedragen incl. BTW) 5 19 % Te vorderen BTWhoog (bij bedragen incl. BTW) 6 0 % BTW- nultarief 14 6 % Te vorderen BTWlaag (bij bedragen excl. BTW) % Te vorderen BTWhoog (bij bedragen excl. BTW) 1 6 % Te betalen BTW-laag (bij bedragen excl. BTW) 19 % Te betalen BTWhoog (bij bedragen excl. BTW) 5 19 % Te betalen BTWpriveverbruik (bij bedragen incl. BTW) Bedrag Hier vul je het bedrag inclusief BTW negatief in, indien BTW-code 1 of gebruikt is Hier vul je het bedrag exclusief BTW negatief in, indien BTW-code 1 of gebruikt is D/C Bij het coderen van verkoop(credit)facturen vul je hier niets in Opmerking: Soms zijn er per factuur meerdere rekeningnummers. In zo n situatie zul je dan ook meerdere regels moeten invullen. Let daarbij ook weer op de BTW-codes 6. In het onderste gedeelte van het coderingsstempel wordt een paraaf cod. geplaatst. 7. Als er meer creditnota s zijn, herhaal je stap 1 t/m 6 voor deze facturen. 8. Zodra alle verkoop(credit)facturen zijn gecodeerd, moet nog het totaalbedrag, van alle facturen die je net gecodeerd hebt en in het verkoopboek geboekt moeten worden, worden berekend. Dit is het zogenaamde Totaal debet/credit. Hierbij heb je twee mogelijkheden: Procedures en werkwijzen Bit Watersport 17

18 a. Bij het boeken van slechts één factuur vul je het totaalbedrag van deze factuur (incl. BTW) in als Totaal debet/credit. b. Als je meerdere facturen moet boeken, dan bereken je het totaal van alle factuurbedragen en vul je dit in als Totaal debet/credit. Dit totaalbedrag noteer je in het coderingsstempel van de eerste verkoop(credit)factuur van de stapel facturen. Let op!: Het Totaal debet/credit kan een negatief bedrag worden als het negatieve bedrag van de creditnota s hoger is dan de verkoopfacturen!.5 Coderingen controleren Het is erg belangrijk dat op een administratie geen fouten worden gemaakt. Daarom wordt er bij Bit Watersport -vooral tijdens het boekingsproces- heel veel gecontroleerd. Natuurlijk werken Ina en Willy heel nauwkeurig en kijken ze hun eigen werk heel goed na. Maar ze controleren elkaar ook. Zo is het de gewoonte geworden dat ze elkaars coderingen controleren, voordat ze deze in de computer boeken. Het is namelijk veel gemakkelijker om een foute codering in het coderingsstempel te verbeteren dan een foute boeking in de computer te herstellen. Dan moet er een correctieboeking gemaakt worden wat heel lastig is. 1 Werkwijze 1. Controleer de berekening van het Totaal debet/credit. Dan weet je ook meteen of er geen facturen ontbreken of vergeten zijn in de berekening.. Pak de eerste factuur en controleer of alle in te vullen vakjes van het stempel zijn ingevuld. 3. Kijk je of alles juist is ingevuld. Natuurlijk kijk je overal naar, maar let vooral op het volgende: - datum: is de datum van de factuur gebruikt? - rekeningnummer: is het juiste debiteurennummer ingevuld? - zijn de facturen opeenvolgend genummerd, te beginnen bij het eerste vrije nummer? (kijk zonodig in je archief om te kijken bij welk nummer begonnen moest worden). - is het juiste bedrag ingevuld? - is de goede BTW-code gebruikt? - is de juiste tegenrekening ingevuld? - is het stempel geparafeerd? Als je fouten ontdekt, omcirkel je deze. 4. Als alles goed is, zet je je paraaf in het vakje 'par. contr.' midden onderaan het stempel. Als je het niet eens bent met de gemaakte codering, zet je nog geen paraaf. 5. Herhaal stap t/m 4 voor de overige facturen. 6. Als je alle facturen gecontroleerd hebt, breng je ze terug naar de persoon die ze gecodeerd heeft. Bespreek met hem/haar de fouten. Zodra je het eens bent geworden Procedures en werkwijzen Bit Watersport 18

19 over de juiste codering, zet je alsnog je paraaf in het vakje par. contr. van de betreffende factuur..6 Verkoop(credit)facturen boeken Zoals je intussen al gemerkt hebt, maakt BIT gebruik van een financieel pakket voor het bijhouden van de administratie. Dat is heel handig, vooral als je snel informatie wilt hebben. Maar om die informatie te kunnen verstrekken, is het wel nodig dat alle gegevens eerst in de computer worden geboekt. Dit inboeken van gegevens (dat ook wel inbrengen of invoeren wordt genoemd) is werk voor Willy Schippers. Alle gegevens die in de computer moeten worden ingebracht, worden eerst keurig op een rijtje gezet. Daarbij wordt meestal het coderingsstempel van BIT gebruikt. Het boeken is dan niet zo moeilijk meer. Als je het een paar keer gedaan hebt, lijkt het heel erg op gewoon typen. Alleen gaat het dan nu om financiële gegevens en gebruik je geen tekstverwerker maar een boekhoudprogramma. Het is erg handig dat de verkoop(credit)facturen ingevoerd zijn, vooral als Bert of Ina een overzicht wil hebben van welke debiteuren er niet op tijd betaald hebben. Met een boekhoudprogramma is zo'n overzicht heel snel te maken. Het invoeren en verwerken van de verkoopfacturen in de financiële administratie is natuurlijk een werkje voor Willy. 1 Werkwijze 1. Start, zonodig, het administratiepakket van King.. Boek de gecodeerde verkoopfacturen in de computer op de manier zoals beschreven in de handleiding van het administratiepakket King Als je een factuur hebt geboekt, plaats je je paraaf in het vakje 'par. inv.' onderaan het coderingsstempel. Zo kan iedereen zien dat deze factuur door jou is geboekt..7 Boekingsverslag Voorlopige boekingen uitdraaien Om te controleren of er bij de boeking geen fouten zijn gemaakt, wordt na iedere boekingsgang een uitdraai van de boekingen gemaakt. Op dit boekingsverslag kunnen Ina en Willy zien of ze inderdaad alle boekingsstukken hebben geboekt. En ook of er misschien fouten zijn gemaakt. Degene die de gegevens heeft geboekt, draait ook het boekingsverslag uit. Het controleren van het verslag gebeurt door iemand anders. Bij BIT controleert Ina altijd de door Willy geboekte boekingen. En als Ina boekingsstukken heeft ingebracht, controleert Willy deze van Ina. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 19

20 1 Werkwijze 1. Start, zonodig, het administratiepakket van King. Print het boekingsverslag. Volg hierbij de richtlijnen zoals beschreven in de handleiding van het administratiepakket King Geef het boekingsverslag samen met de door jou geboekte verkoopfacturen aan de persoon die jouw werk controleert..8 Boekingsverslag controleren Het boekingsverslag wordt gebruikt om te kijken of er bij het boeken fouten zijn gemaakt. Er zijn verschillende soorten fouten mogelijk: - zijn alle boekingsstukken wel geboekt? - zijn de boekingen wel in het juiste dagboek geboekt? - zijn de goede rekeningnummers gebruikt? - zijn de juiste bedragen ingevuld? - zijn alle gegevens van het stempel overgenomen? - klopt het Totaal debet/credit? Bij het controleren worden de gegevens op het boekingsverslag vergeleken met die op de boekingsstukken. Deze controle moet goed gebeuren. Omdat iedereen altijd de neiging heeft over zijn eigen fouten heen te lezen, heeft BIT er voor gekozen de controle door iemand anders te laten uitvoeren. Willy werkt heel nauwkeurig, maar Ina kijkt het werk toch altijd goed na. Daarbij let ze natuurlijk op de bovenstaande punten. Maar ook kijkt ze naar 'gekke' dingen, zoals een positief getal tussen een heel rijtje negatieve getallen. Of een heel groot bedrag tussen allemaal kleine bedragen. 1 Werkwijze 1. Vergelijk het door jou ontvangen boekingsverslag met de gegevens op de bijgeleverde verkoopfacturen.. Als je fouten ontdekt, omcirkel die dan op het boekingsverslag. 3. Bespreek deze fouten met de persoon die de verkoopfacturen heeft geboekt. 4. Zet tot slot je paraaf en datum op het door jou gecontroleerde boekingsverslag..9 Voorlopige boekingen corrigeren Wie werkt maakt fouten. Helaas is dat ook op de administratie van Bit Watersport het geval. Als bij Bit Watersport fouten worden ontdekt, worden die ogenblikkelijk hersteld. Zolang de voorlopige boekingsgang nog niet definitief is gemaakt, kunnen de in het boekingsverslag geconstateerde fouten op een simpele manier verbeterd worden. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 0

21 1 Werkwijze 1. Herstel de in het boekingsverslag geconstateerde fouten Maak daarbij eventueel gebruik van de aanwijzingen in de King-handleiding (paragraaf 4..). Print het aangepaste boekingsverslag. Zie King-handleiding (paragraaf ) 3. Laat ook dit verslag weer controleren..10 Verkoopboek verwerken Het programma King zet de geboekte boekingen eerst in een tijdelijk bestand (om eventueel makkelijk fouten te kunnen herstellen). Pas nadat voorlopige boekingsgang is verwerkt, worden de boekingen verwerkt in de administratie, de zogenaamde definitieve boekingsgang. Dat de boekingen eerst ergens tijdelijk worden opgeslagen en pas na een speciale handeling worden verwerkt, noemen we ook wel batch-verwerking. 1 Werkwijze 1. Verwerk de boekingen die je hebt verricht in het verkoopboek. Maak daarbij gebruik van de aanwijzingen in de handleiding van het administratiepakket King Print een verslag van de verwerkte boekingen (zie paragraaf van de Kinghandleiding) en controleer dit op (boekings-)fouten. 3. Ontdek je foutieve boekingen, omcirkel deze op het verslag. Deze boekingen moeten natuurlijk hersteld worden. Zie (de volgende) paragraaf Constateer je geen fouten, dan berg je de verslagen, samen met de facturen op, in je archief..11 Definitieve boekingen corrigeren Voordat de voorlopige boekingsgang verwerkt wordt, is deze al uitgebreid gecontroleerd. Toch kan het gebeuren dat een foutieve boeking tijdens de controle van de voorlopige boekingsgang over het hoofd wordt gezien.en is verwerkt. Fouten in de boekhouding moeten natuurlijk altijd worden voorkomen. De manier om deze fout te herstellen is door het betreffende boekstuknummer te corrigeren door deze eerst tegen te boeken en daarna op de juiste manier in te voeren. 1 Werkwijze 1. Pak of print een blanco memo of intern boekingsstuk en plaats hierop het coderingsstempel. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 1

22 . Vul het coderingsstempel in: Gebruik het oorspronkelijke stuknummer. Noteer in het stempel de verwerkte (foutieve) boeking, maar de bedragen noteer je nu met een min teken (-) er voor. 3. Voer de boeking in aan de hand van de gemaakte codering. 4. Pak daarna de bijbehorende factuur en voer, aan de hand van het coderingsstempel, de (juiste) codering van deze factuur in. Gebruik steeds het zelfde stuknummer. 5. Print het boekingsverslag en controleer dit. 7 Ontdek je geen fouten, dan maak je de boekingen definitief. 8. Print een verslag dagboekmutaties per stuknummer. Zie paragraaf 4.5. van de Kinghandleiding. Opmerking: Op dit verslag is op een eenvoudige manier het resultaat van de doorgevoerde wijzigingen af te lezen. 9. Constateer je ook in dit verslag geen fouten, dan berg je de verslagen, samen met het gemaakte boekingsstuk en de factuur op, in je archief.1 Nieuwe stamkaart debiteuren toevoegen Tijdens het coderen van de verkoopfacturen kom je soms een nieuwe klant tegen die nog niet in het debiteurenbestand is opgenomen. Je moet deze debiteur dan eerst in het bestand opnemen voor je verder kunt gaan met coderen. Het aanmaken van een stamkaart voor een nieuwe debiteur is ook werk voor Willy. Dit gebeurt natuurlijk weer m.b.v. de computer. Willy voegt dan aan het bestand Debiteuren een nieuw record toe. Of in de taal van het vak bedrijfsadministratie: Willy voegt een nieuw rekeningnummer toe aan het grootboek. 1 Werkwijze 1. Als je een nieuwe debiteur ontdekt, verzamel van die debiteur dan tenminste de volgende gegevens: - naam (en eventueel een tweede naam) - adres - postcode - woonplaats - telefoonnummer - faxnummer - bank-gironummer Procedures en werkwijzen Bit Watersport

23 . Voer de gegevens van de nieuwe debiteur in. Dit doe je aan de hand van de handleiding van King (paragraaf 3.). 3. De nieuwe debiteur krijgt een debiteurennummer. Dit nummer wordt door King automatisch toegewezen. 4. De nieuwe debiteur krijgt ook nog een zoeknaam. Die bedenk je zelf. Stel dat de klant bijvoorbeeld J. de Koning heet, dan zou je als zoeknaam bijvoorbeeld 'koning' kunnen kiezen..13 Gegevens van een debiteur wijzigen Regelmatig komt het voor dat wijzigingen moeten worden doorgevoerd in het debiteurenbestand. Als de gegevens van een bestaande klant gewijzigd zijn, omdat hij bijvoorbeeld verhuisd is, moet dit natuurlijk ook in de computer ingevoerd worden. 1 Werkwijze 1. Wijzig de gegevens van de betreffende debiteur. Zie de King-handleiding paragraaf 3.. Procedures en werkwijzen Bit Watersport 3

24 HOOFDSTUK 3 POSTBANK 3.1 Postbankafschriften coderen Bert en Ina maken vooral gebruik van de Postbankrekening voor het gewone betalingsverkeer met debiteuren en het betalen van sommige rekeningen van crediteuren. Rekeningen van leveranciers van goederen, bestemd voor de verkoop, worden grotendeels via telebankieren betaald. Het coderen van de rekeningafschriften van de Postbank verloopt bij Bit Watersport anders dan het coderen van de verkoopfacturen. Er worden namelijk gewoon enkele aanvullende notities op de bankafschriften geschreven. AFREKENING GIRO REKENING Datum Girorekening BIT WATERSPORT Totaal bijgeboekt bedrag Bladnr. Volgnr. 1 Vorig saldo HOOFDSTRAAT ,65.349,7 841 JG GROU 657 Totaal afgeboekt bedrag Nieuw saldo 7.684, ,1 Geboekt op Naam/ omschrijving * laatste blad Code nr Griorekening Af/bij bedrag 03-jan STORTING 00 VZ BIJ ,00 03-jan INTREST HYP.LENING 4700 IC AF 3.80,00 NR.z jan AFLOSSING HYP.LENING 0810 IC AF.000,00 05-jan M.P. GROEN JIRNSUM (1107) OV BIJ 673,65 09-jan ESSO-FENNEMA> PASNR ***N BA AF 50,00 (BTW-CODE 5) 09-jan LANKHORST TASELAAR LELYSTAD OV AF.185,50 (fact1543) 10-jan KPN (1546) IC AF 169,30 Girofoon (06) Klantenservice (00) Actueel saldo en bij- en afschrijvingen, Maandag t/m vrijdag van 8.00 uur tot 1.00 uur, dagelijks van 7.00 uur s ochtends tot.00 uur s nachts zaterdag van 9.00 uur tot uur IBAN: NL7 PSTB BIC: PSTBNL1 Betekenis van enkele afkortingen in de kolom code : AC: acceptgiro; BA: betaalautomaat; CH: cheque; DV: diversen; GM: giromaat/geldautomaat; GT: elektronisch bankieren; IC: incassomachtiging; OV: overschrijving; PK: geldopname postkantoor; PO: periodieke overschrijving; ST: storting; VZ: verzamelgiro 3.1 Voorbeeld van een gecodeerd Postbankafschrift Procedures en werkwijzen Bit Watersport 4