HandSoft Pro. Bedrijfsomvattend systeem op maat. Dé specialist voor installatiebedrijven

Transcriptie

1 HandSoft Pro Dé specialist voor installatiebedrijven Bedrijfsomvattend systeem op maat Gilde Software is speciaal bestemd voor de automatisering van installatiebedrijven. Gilde Software integreert al uw bedrijfsprocessen, zoals artikel- en relatiebeheer, calculaties, onderhoudscontracten, werkvoorbereiding, projectadministratie, bestellingen, kostenbewaking en de financiële administratie. Dit bespaart u veel administratief werk, omdat u elk gegeven maar één keer vastlegt en alles goed op elkaar aansluit. Herkent u dit? Gebruikt u Word of Excel voor uw administratie en bent u toe aan een branchepakket? Stopt de ondersteuning op uw bestaande pakket of wilt u overstappen naar een modern programma? Uw administratie is omslachtig en tijdrovend? Vergeet u zaken te factureren en zijn uw artikelprijzen niet altijd up to date? Worden er regelmatig verkeerde materialen besteld waardoor veel kostbare tijd verloren gaat? Kies dan voor Gilde Software Een branchepakket voor zorgeloos automatiseren: professioneel, betaalbaar en eenvoudig in gebruik. LiveUpdate van artikelgegevens via internet. Uw bedrijfsprocessen als uitgangspunt waardoor de handelingen in het pakket voor zich spreken. Eenmalig vastleggen van gegevens bespaart tijd. Een pakket voor al uw dagelijkse werkzaamheden: van offerte tot en met de financiële administratie. Gebruiksvriendelijk Gilde Software is zeer gebruiksvriendelijk. De logische werkwijze en de vele handige functies zorgen ervoor dat u de mogelijkheden optimaal kunt benutten. Vooral de bediening van Gilde Software, gebaseerd op Internet Explorer en Microsoft Outlook, maakt het programma zeer herkenbaar en intuïtief. Op de startpagina zijn de belangrijkste functies van Gilde Software direct te benaderen. Per document worden interessante functies en vervolgstappen via een handig hyperlinkmenu aangeboden. Gilde Software kenmerkt zich door de logische procesmatige manier van werken. Vanuit de calculatie maakt u offertes, opdrachten, facturen, werkbonnen, de werkvoorbereiding, kwaliteitsformulieren en bestellingen. Hiermee stuurt u uw hele bedrijfsvoering. Het managementdashboard geeft in één oogopslag inzicht in hoe uw bedrijf er voor staat. Dit motiveert en geeft grip en zorgt dat u tijdig kunt bijsturen

2 De basis Stamgegevens Voor het onderhoud van actuele artikelinformatie is Gilde Software een samenwerking aangegaan met het 2BA en Artikelbeheer.nl. 2BA en Artikelbeheer.nl zijn centrale databases voor de installatiebranche. In deze databases worden miljoenen artikelen beheerd. Door gebruik te maken van de koppeling met 2BA en/of Artikelbeheer bent u altijd verzekerd van actuele prijzen. Daarnaast kunt u ook rechtstreeks koppelen met de websites van diverse groothandels (webselecties). Calculeren is kopiëren Tijdens het calculeren heeft de calculator voortdurend inzicht in de kengetallen van zijn begroting: zoals de kostprijzen en marges. Tevens stelt het calculatiesysteem de calculator in staat bepaalde aspecten van een project te optimaliseren door een aantal scenario s snel door te rekenen. Hiermee wordt hij in staat gesteld naar een technisch en commercieel verantwoord eindresultaat toe te werken. Onze specialisatie is uw garantie op succes Het basispakket van Gilde Software is uit aantrekkelijke modules samengesteld van calculeren tot en met de facturering. Daarnaast zijn er aparte modules voor projectadministratie (nacalculatie), logistiek en magazijn, service & onderhoud en de volledige financiële administratie met open posten beheer, betalingsverkeer en autorisatie. Gilde Software draait zowel op het Accessals het SQL-platform. Uw eigen Gilde Software-systeem Gilde Software is modulair opgebouwd. U stelt uw eigen systeem samen en zo levert uw investering snel rendement op. Gilde Software wordt compleet met voorbeeldbestanden en standaarddocumenten geleverd, zodat u snel aan de slag kunt. Desgewenst worden bestaande gegevens ingelezen. Door de ingebouwde flexibiliteit zijn documenten, formulieren, de menubalk, schermen en overzichten aanpasbaar op uw bedrijf. Kwaliteitszorg Kwaliteitszorg is een bewustwordingsproces waarbij klant- en kwaliteitsgericht denken centraal staan. Aandacht voor kwaliteitszorg is geen luxe, maar een noodzaak voor ondernemingen om sterk te blijven staan. Kwaliteit, milieu en arbo-aspecten kunnen op een logische wijze geïntegreerd worden in Gilde Software. Denk hierbij aan checklisten, formulieren, dossiers, procedures en klachtenafhandeling. Projectbewaking In de projectbewaking boekt u de gebruikte uren, materialen en overige kosten op een project. Zo bewaakt u de voortgang en uiteindelijk het resultaat van een project. U heeft vanuit de urenregistratie grip op de productiviteit van uw mensen en organisatie. Na het terugmelden van de werkbonnen worden de uren automatisch doorgeboekt naar de weekstaten van uw medewerkers en het onderhanden werk overzicht IJzersterke calculatiefunctionaliteit. Vanuit de calculatie kunt u direct een offerte maken. Eenvoudig voor nieuwe gebruikers, omdat Gilde volledig volgens de Microsoft-standaarden is opgezet. Directe online koppelingen met groothandels en 2BA artikelbestand.

3 Het Gilde-systeem is naar wens op uw behoefte in te richten en uit te breiden. Onderhanden werk De onderhanden werkoverzichten in Gilde Software informeren u over de financiële voortgang van de projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie voor het aansturen van projecten en de facturering. Dossiers/CRM/digitaal archief Projectdocumenten worden opgeslagen in een digitaal project-, klanten- of leveranciersdossier. Zo heeft u per project of relatie direct inzicht in alle relevante documenten. Van alle belangrijke ontwikkelingen in een project wordt een historie opgebouwd binnen het dossier. Naast de projectdocumenten zijn koppelingen mogelijk met alle andere digitale (externe) documenten, zoals foto s, tekeningen, Word-, PDF- of Excel-bestanden. Boekhouding In de Gilde Software Boekhouding voert u de volledige boekhouding inclusief betalingsverkeer, BTW-aangifte, winsten verliesrekening en balans. In Gilde Software worden automatisch boekingen vanuit de projectadministratie geregistreerd. Alle dagelijkse mutaties worden snel en efficiënt vastgelegd. Uw financiële administratie kan via de Auditfile (volgens de Belastingdienst geadviseerde standaard) geëxporteerd worden voor controles door uw accountant of voor belastingcontroles. Open posten beheer Een goede bewaking van open posten is van groot belang voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. Gilde Software biedt ouderdomsanalyses en genereert automatisch aanmaningen volgens uw debiteurenbeleid. Logistiek Vanuit de opdracht wordt de magazijn- en inkoopadministratie aangestuurd. Naar aanleiding van prijsaanvragen bij leveranciers, verwerkt u de prijsvoorstellen in de definitieve materiaalbehoefte. Van hieruit genereert u bestellingen en materiaaluitgiftes. Magazijn Het belang van goed magazijnbeheer wordt door veel ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen voor het beheersen van de materiaalstromen een grote weerstand op. Gilde Software maakt een eenvoudig en efficiënt voorraadbeheer mogelijk. Door het inzetten van barcodescanners kunt u efficiënt en foutloos werken. Ketenintegratie Vanuit het logistieke traject binnen Gilde Software worden bestellingen aangemaakt. Via elektronisch bestellen (ICM) worden deze orders door middel van een vaste procedure direct in het systeem van de leverancier opgepakt. De bestelbevestiging en eventueel elektronische factuur (ICF) zijn de volgende stappen. Vanuit Gilde Software wordt direct vanaf de artikelkaart via een deeplink een webpagina opgeroepen waar de leverancier of fabrikant extra informatie over het artikel aanbiedt. Denk hierbij aan foto s, tekeningen, montage-instructies en de leverbaarheid. Service & Onderhoud Voor een duurzame relatie met de klant speelt Service & Onderhoud een sleutelrol. Alle relevante informatie van de te onderhouden installaties wordt geregistreerd. Periodiek onderhoud wordt gepland. Van de uitgevoerde werkzaamheden wordt automatisch een historie per installatie opgebouwd. Mogelijkheid van contractfacturering met jaarlijkse indexatie. Evaluatie van kosten en opbrengsten per contract

4 Winkelverkoop (balie) De winkelformule wint terrein. Een goed advies door vakmensen uit de praktijk onderscheidt uw winkel van de moderne bouwmarkten. Een goede steun in de rug van de vele doe-het-zelvers. Vaak wordt de winkelvoorraad gezien als verlengstuk van het magazijn. Het mes snijdt zo aan twee kanten: minder voorraad in het magazijn en meer omzet uit winkelverkoop. Natuurlijk kunt u snel een contantbon printen voor contante betaling. Maar met hetzelfde gemak maakt u van de balieverkoop een afleverbon indien de klant periodiek een verzamelfactuur ontvangt. Mobiele werkbon Gilde Software is uit te breiden met mobiele toepassingen. Hiermee worden monteurs langs de electronische weg voorzien van opdrachtinformatie. Afgehandelde opdrachten worden via de tablet of smartphone teruggemeld, inclusief materiaal- en urenverbruik, waarmee de basis is gelegd voor een snelle facturering. Dat is efficiënt werken. -4- Autorisatie Door toekenning van gebruikersrechten legt u vast welke gebruikers toegang hebben tot gegevens en deze mogen wijzigen. Alle mutaties worden bijgehouden in een logboek per medewerker. Managementoverzichten Gilde Software geeft grip op uw bedrijf. Op elk gewenst moment staan belangrijke overzichten voor uw bedrijfsvoering ter beschikking. Managementinformatie op maat voor uw bedrijf, zoals periodieke analyses van de omzet, kosten, uren en resultaten. Analyses per klant(groep), omzetgroep en medewerker. Grip op activiteiten, projecten en klanten. Grip op openstaande offertes, lopende en te factureren opdrachten. Grip op de voortgang en de resultaten van uw projecten en grip op de productiviteit en het rendement van uw organisatie.

5 (Periode: van oktober 2014 tot december 2014) BINNENLAND Gilde Software BV (Periode: van januari 2014 tot en met december 2014) Boekjaar: 2015 Gebruiker: BLD Debet Credit 0010 Vaste Activa 0050 Materiele vaste activa Onroerend goed 0091 Afschrijving invent. werkplaats Inventaris kantoor 0101 Afschrijving invent. kantoor 0200 Vervoermiddelen 0201 Afschrijving vervoermiddelen , ,69 Aanhangers Totaal Materiele vaste activa 0010 Totaal Vaste Activa , , Vlottende Activa 0150 Voorraden ,40 Debiteuren 1310 Voorziening debiteuren 1000 Kas 1010 Kleine kas 1030 Bank ABN-Amro 1032 Rabobank , Spaarekening Giro 1080 Kasstortingen onderweg 1081 Priveopnamen Crediteuren Verkoop: acquisitie, relatiebeheer, klantendossier, registreren van aanvragen, commerciële agenda, referentielijsten, correspondentie en mailings, marges bepalen, aanbiedingsprijs vaststellen, offerte en offerte-opvolging. Calculatie: beheren basisprijzen en ervaringscijfers (normen), bepalen van de hoeveelheden, kostprijsberekening, bijstellen bestaande calculaties en voorbereiden offertes. Werkvoorbereiding: inplannen werkzaamheden, uitgeven werkorders en projectdocumenten, calcula ties uitwerken tot magazijnuitgifte en bestellingen. Service-administratie: inspecties, onderhoud, reparaties, planning buitendienst, bewaken en terug melden werkbonnen en factureren. Projectadministratie: bewaking openstaande or ders, onderhanden werkbewaking, uren- administra tie, mandagenregisters en (termijn)facturering. Inkoop/magazijnbeheer: artikelbeheer, prijsaan vragen, bestellingen, ontvangsten, inkoopfactuur controle, voorraadwaardelijst, bestelstatus en bestel historie, voorraad besteladvieslijst en materieel beheer. Boekhouding: open postenbeheer, aanmaningen, betalingsverkeer, winst- en verliesrekening, balans, BTW-aangifte, uitwisseling met accountant en Belas tingdienst. Management/directie: kansrijke offertes, onder handen werk, te factureren opdrachten, productivi teit, liquiditeit, rentabiliteit, sturen op basis van managementdashboard Aan mij verrichte leveringen. 6629, , ,803638,24 5C. Subtotaal. 10 5D. Kleine ondernemers. 5E. Schatting voor vorige aangifte(n). 5F. Schatting deze aangifte , ,24 5G. Totaal te betalen/terug te vragen. BIJZONDERE TERUGGAVEN 20 Totaal Eigen vermogen 0320 Crediteuren 3A. Buiten de EG. 3B. Binnen de EG. 3C. Installatie/televerkoop binnen de EG. 5A. Subtotaal. 5B. Voorbelasting , ,33 6. Verzoek om bijzondere terugaven. 6A. Wegens oninbare vorderingen. 6B. Wegens herrekening en andere correcties Passiva 0240 Eigen vermogen Door mij verrichte leveringen. 5. Berekening totaal , ,18 Totaal Liquide middelen 0020 Totaal Liquide middelen :10:15 BEREKENING TOTAAL , Totaal Debiteuren 0180 Liquide middelen Gilde Software wordt de ruggengraat van uw bedrijf 3599,99 38,25 BUITENLAND 4A. Van buiten de EG. 4B. Verwervingen van goederen uit de EG. Totaal Voorraden 0170 Debiteuren Algemene reserve 17142,80 637,50 142,40 Voorraad Aan mij verrichte leveringen/diensten. Belast hoogtarief. Belast laagtarief. Overige tarieven behalve 0%. Privegebruik. Belast met 0% / niet bij mij belast. 2A. Heffing verlegd naar mij A. 1B. 1C. 1D. 1E. BALANS Omzet/Waarde/Vergoeding BTW-Bedrag (excl. BTW) 1. Door mij verrrichte leveringen/diensten Offerte In Gilde Software print of mailt u direct vanuit de calculatie een op de klant afgestemde offerte. De offerte kunt u voorzien van foto s, documenten, berekeningen of tekeningen. Een professionele presentatie verhoogt uw scoringskansen aanzienlijk. Bedrijf: Gilde Software BV 5.955,72 Page 1 of 3 Agenda In Gilde Software legt u eenvoudig alle afspraken vast in de geïntegreerde agenda. Denk hierbij aan service- en onderhoudswerkzaamheden. Ook commerciële activiteiten en de opvolging van uitgebrachte offertes worden gepresenteerd in de met Outlook te koppelen agenda. Werkvoorbereiding Vanuit de opdracht stuurt u met Gilde Software de werkvoorbereiding aan. Ter ondersteuning van de uitvoering van een project kunt u kiezen uit diverse formulieren en documenten, met vermelding van benodigde materialen, tijden en uitvoeringsinstructies. Werkbonnen/regiewerk/meerwerk Met Gilde Software maakt u snel werkbonnen aan om de uitvoering aan te sturen. Op deze bon noteren uw medewerkers de verbruikte materialen, werktijden en kilometers. Er is overzicht van openstaande bonnen en er wordt niet vergeten om te factureren. Bonnen kunnen in de agenda worden ingepland. Facturering Een snelle en juiste facturering is van wezenlijk belang voor uw bedrijf. De workflow in Gilde Software levert automatisch de benodigde gegevens voor een correcte factuur. Gilde Software kent veel factureringsmogelijkheden zoals verkoop op rekening, balieverkoop, contantbonnen, termijn-, regie-, contract- en verzamelfacturering.

6 Installatie van Gilde Software Bij de invoering gaat Gilde Software volgens een gestructureerde project aanpak te werk. Allereerst wordt in overleg een plan van aanpak vastgesteld. Na de installatie van het systeem krijgt u een eerste instructie van de belangrijkste functies, zodat u snel met het systeem aan de slag kunt. Bestaande bestanden worden ingelezen. Lay-outs en lijsten worden ingericht volgens uw wensen en huisstijl. Wekelijks verzorgen specialisten van Gilde Software opleidingen in een professionele opleidingsruimte. Opleiding Om de mogelijkheden van Gilde Software optimaal in te zetten in uw bedrijf is goede opleiding van uw medewerkers van belang. Wekelijks verzorgen specialisten van Gilde Software opleidingen in een professionele opleidingsruimte. Weg van de dagelijkse drukte in het bedrijf kunnen gebruikers zich hier in alle rust concentreren op de lesstof. Partner Service Overeenkomst Om uw investering te beschermen sluit u een partner service overeenkomst (PSO) af. Dit geeft u recht op (helpdesk)ondersteuning en updates van de software. Hierdoor kunt u ook na verloop van jaren altijd beschikken over de meest actuele stand van de software. Door middel van de website, nieuwsbrieven, beurzen en gebruikersbijeenkomsten houdt Gilde Software haar klanten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Samen met Gilde de juiste koers uitzetten. HandSoft Pro wordt geleverd door Gilde Software. Gilde Software is onderdeel van de Gilde Groep. Gilde Software Impact 60b, Duiven Postbus 149, 6920 AC Duiven Telefoon: info@gildesoftware.nl Internet: Automatiseringsoplossingen voor rendement en continuïteit