Uitgebreide Toelichting Boekhoudinstrument 1mensbedrijven

Transcriptie

1 Boekhoudinstrument voor eenmensbedrijven c.q. voor zelfstandigen zonder personeel (ZZP ers). Toelichting stap voor stap. Wij zijn werkzaam in ambachtelijke, creatieve of dienstverlenende beroepen. We leveren diensten en enkele producten. Wij maken (relatief) niet veel kosten. Wij leven van opdrachten, maar hebben er soms ook nog wel eens een periode een (klein) loondienstverbandje erbij. Het volkomen scheiden van bedrijfs- en privé-uitgaven en inkomsten is dan ook niet altijd makkelijk. Sommigen van ons maken elk jaar een begroting van te verwachten opbrengsten en kosten. Allemaal houden we ervan om onze tevredenheid te regisseren en periodiek te bekijken hoe het met onze orderportefeuille staat. 2 bankrekeningen De meeste van ons hebben bij een bank een aparte bedrijfsrekening en een aparte privé rekening. In de meeste gevallen internetbankieren we, We sturen rekeningen en moeten soms een periode wachten om betaald te worden. Sommigen hebben zelfs een shoppingcard waar klanten met ideal en paypal betalen, waardoor we niet meer hoeven wachten op betaling. We dragen omzetbelasting (BTW) af en innen die over onze facturen. We houden onze gereden kilometers bij en hebben soms ook nog wat cash betaald, waar bonnen tegen over staan. OB (BTW) aangifte en herinneringen Elk kwartaal of één maal per jaar maken we de stand op. We doen aangifte OB: Hoeveel facturen hebben we gestuurd (omzet), waarover BTW moet worden afgedragen en hoeveel BTW hebben we over onze kosten betaald (voorbelasting) in deze periode. We kijken dan meteen welke opdrachtgevers de gestuurde rekeningen nog niet hebben betaald en sturen een herinnering. Jaarlijks Jaarlijks maken we onze verlies- en winstrekening op (de film van opbrengsten en kosten) en de balans (de foto van bezit en schuld op1/1 en 31/12). Deze twee zijn de basis voor onze aangifte inkomstenbelasting en premieheffingen. Vaak vragen we hiervoor een boekhouder of accountant. Het aan de belastingdienst af te dragen bedrag of % Inkomstenbelasting (IB) en premies hebben we gereserveerd op een (privé) spaarrekening. Makkelijke administratie Nu we kunnen internetbankieren is het mogelijk onze inkomsten en uitgaven (de mutaties) te downloaden. We hoeven dan eigenlijk niets meer over te tikken in een boekhouding. Er moet alleen een systeem zijn, waar je het in kunt knippen en plakken. Als je daarmee per post kunt aangeven of het voor je bedrijf is dit jaar of voor je privé je de BTW er uit kunt halen je aan kunt geven welke kostensoort het is of met welk product/dienst verdiend Dan heb je een basisadministratie, één structuur waarmee je altijd inzicht hebt in je bedrijf overzicht hebt en je resultaten kunt communiceren met de buitenwereld: je boekhouder/accountant en/of belastingdienst. En vooral zelf gerichte marketing- en promotiebesluiten nemen. Die structuur hebben we voor je gemaakt. Boekhoudinstrument voor 1mensbedrijven. 1

2 Niets beveiligd Zoals je van ons gewend bent is het voordeel van onze instrumenten, dat er niets is beveiligd. Je kunt hem dus aanpassen aan je eigen wensen en inrichten op je eigen bedrijfsstructuur en systeem. Je kunt alle kostensoorten anders noemen, Formules, maar ook de prints helemaal vorm geven naar je eigen bedrijf. Zo helpt het je als ondernemer strategische keuzes te maken en je marketinginspanningen te kunnen volgen en sturen. Waar formules onder zitten hebben we de cellen geel of oranje gemaakt. Tabellarisch Ons boekhoudinstrument is opgebouwd als een ouderwets tabellarisch kasboek met een verkoopboek, waar we de facturen in bijhouden. Door het gebruik van Excel worden er meteen overzichten voor je gegenereerd. Bovendien hoef je bijna niets meer te tikken, alleen cash en gestuurde facturen. Je gebruikt het tikwerk van de bank. En als non financial kun je alles gewoon zien Opbouw boekhoudinstrument voor 1 mensbedrijven Blad1 is het verkoopboek. Hierin klop je dagelijks/ wekelijks/ maandelijks je gestuurde facturen in. Je opdrachtenportefeuille houd je hiermee up to date. Evenals de gerealiseerde omzet/diensten al dan niet belast met BTW. We hebben 3 omzetgroepen gemaakt, zodat je ook je tevredenheid met je portefeuille kunt regisseren. Je kunt de omzetgroepen zelf benoemen. Advies over inrichting, maak een afspraak. Onder aan het blad kun je meteen zien hoeveel inkomstenbelasting en premies je vermoedelijk over de periode moet reserveren. Blad 2 is bankrekening 1, je bedrijfsrekening. Alle inkomsten en uitgaven, uit de download van je bank, bewerk je hier. Blad 3 is bankrekening 2, je privé rekening Alle inkomsten en uitgaven, uit de download van je bank, bewerk je hier. Zit er nog een bedrijfspostje in toevallig? Blad 4 is cash De resultaten van je kilometeradministratie kun je hier opnemen evenals de enkele bon, die je ten laste van je bedrijf uit je cash portemonnee hebt betaald en een bon van hebt. Blad 5 laat je totale boekhouding zien van de periode. Blad 6 geeft je het BTW overzicht. Wat moet je dit kwartaal opgeven aan diensten belast met BTW (uit je verkoopboek) en welke voorbelasting heb je al betaald c.q. de betaalde BTW over je bedrijfskosten in die periode? Het verschil draag je af. Blad 7 genereert je verwachte Verlies en Winstrekening. Wat te reserveren voor IB en al een eerste vertaling naar de termen van je IB aangifte. Blad 8 genereert je balans, als je op Blad 9 je investeringen en afschrijvingen goed hebt bijgehouden. (Of je laat je boekhouder deze opmaken of controleren). 2

3 De uitgebreide toelichting op de volgende pagina s helpt je stap voor stap door de inrichting en gebruik van het begrotingsinstrument. We hebben één versie boekhoudinstrument eenmensbedrijven. Alle banken verstrekken andere vormen van downloads. Daarom kun je met onze omvormer de gedowloade mutaties van ABN/AMRO, TRIODOS, ING, en RABO bank heel snel bewerken. Je kunt ons boekhoudinstrument jaarlijks GRATIS gebruiken in het Do it yourself pakket. Wij organiseren een paar keer per jaar workshops om beleid te maken uit cijfers. Wil je daaraan meedoen, dan betaal je voor de workshops. Het Do it together pakket geeft je recht op regelmatige feedback en deelname aan workshops. Lees onze site. Kom je er niet uit? We kunnen je altijd assisteren!bel of mail Dorrit Wajer ondernemersadviseur of info@doorpakkers.nl We kunnen je adviseren bij inrichting van je boekhoudinstrument, en/ of fouten snel verhelpen. We rekenen daarvoor 1,40- per minuut exc. BTW. Je kunt ons je sheets mailen met je probleemanalyse, adres, websiteadres en telefoonnummer. Wij kunnen dan bellen en sturen hem zo snel mogelijk verbeterd weer terug, met uitleg en een factuur van de bestede minuten per mail. Verwachten we dat we meer dan een uur bezig zijn, dan doen we je eerst een prijsopgave per mail. In 2013 organiseren wij ook bijeenkomsten en workshops om strategische marketing beslissingen te kunnen nemen op basis van je eigen cijfers. Om je bedrijf te laten groeien of er meer aan over te houden? Succes en veel plezier! Weet je helemaal niets van Excel? Heb je een voorraad bij te houden of personeel in dienst? Zoek dan een ander boekhoudprogramma. Vraag eens in je branche. Of bel een van de andere ondernemers met een administratiekantoor in ons netwerk. Kijk op 3

4 Inhoudsopgave toelichting Uitgebreide Toelichting Boekhoudinstrument 1mensbedrijven Toelichting stap voor stap... 5 Voor je begint... 5 Inrichten... 5 Verkoopboek... 5 Je downloads bewerken voor Bank1 en Bank Bank Cash... 8 Overzichten... 8 Downloads van banken... 9 FAQ s voor de liefhebber

5 O1 omzet1 O2 omzet 2 O3 omzet 3 Toelichting stap voor stap Uitgebreide Toelichting Boekhoudinstrument 1mensbedrijven Voor je begint Geef het instrument een nieuwe titel. (je hebt dan altijd het origineel om formules weer in op te zoeken). Per kwartaal kun je het ook een nieuwe titel geven (je werk raak je zo niet kwijt en je hebt back-ups!). Je kunt ook een heel jaar in dit instrument werken onder 1 titel, dat heeft de voorkeur, maar zorg dan dat je af en toe ergens een back-up maakt! Ga naar Bestand. Kies: opslaan als en zeg waar en onder welke titel je het opslaat. (NB de omvormer, waar macro s inzitten mag je nooit een andere titel geven) Inrichten De kostenposten en 3 omzetgroepen kun je een andere naam geven. Ga naar Verkoopboek en formuleer je omzetgroepen. Bijvoorbeeld O1=trajecten O2=kleine klussen O3=verkoop e-book Of O1 = TV, O2= reclame, O3=diversen. Of O1 = eigen producten, O2 klussen, O3 verhuur van producten. Ga naar bank 1 en formuleer je. kostenposten. Kom liever niet aan de codes in rij 1, dus zoek iets dat ook met die letter begint. Je kunt het wel veranderen, als je het snapt, maar verander nooit de plaats van de omzetgroepen, investeringen of variabele kosten. Dus voeg er geen kolom in. De nu door jou aangepaste kostenposten in Bank 1 tikken door naar je overzichten o.a. je verlies en winstrekening en BTW overzicht. r k p e a i f l m v Code Reiskoste n Kwaliteit vaklit/stu d/ desk Promoti e/acquis itie Eten/dri nken/re presenta tie Algemee n/kantoor Invest Financ/ rente Locatie Materiaal Variabele kosten/free lancers Verkoopboek Hierin klop je dagelijks/ wekelijks/ maandelijks je gestuurde facturen in. Tip: Doe het voordat je de factuur wegstuurt, je kunt er het juiste BTW bedrag en/of optelfouten mee uit je factuur halen. Hij rekent BTW uit 21%. factno Klanten factuur ontvang sten af te dragen 21% BTW btw vergoedi ng directe kosten diensten belast met BTW exc BTW en exc dir kosten Omzet 0% btw totaal omzet controle Benoem hier je 3 omzet groepen eerste kwartaal 1301 voorbeeld 2.000, , , Totaal eerste kwartaal 3.900, % 9% 48% Bepaal dan zelf met het = teken in de juiste kolom of het diensten belast zijn met BTW of niet. Ook kun je met het = teken kiezen bij welke omzetgroep deze rekening hoort. Je opdrachtenportefeuille houd je hiermee up to date. Evenals de gerealiseerde omzet/diensten al dan niet belast met BTW. Erg handig voor je BTW aangifte. De totalen zie je per kwartaal in het blad BTW. Verder kun je door de % zien of je opdrachten portefeuille zich conform je plan ontwikkelt of dat je extra acquisitie of marketinginspanningen mag doen! Tip: Een vaste opdrachtgever moet in een jaar niet meer dan 71% van je orderportefeuille uit maken! (Wil je zelfstandigheidaftrek niet in gevaar komen). Onder aan het blad Verkoopboek en V&W rekening, kun je dan meteen zien hoeveel inkomstenbelasting en premies je vermoedelijk over de periode moet reserveren. 5

6 Je downloads bewerken voor Bank1 en Bank 2 Actie 1: Begin met je beginsaldo in te tikken 1/1 in de grijze cel: Bank 1= 1-1 Beginsaldo Actie 2: Knip en plak uit de downloads van je mutaties bij- en afschrijvingen van je bank. Gebruik ons Xls sheet Omvormer.xls met macro s (als je dit nog niet snapt lees dan eerst Bank en downloads) datum rekeningnummer verborgen eventueel van/aan/ omschrijving (sommige banken gebruiken 1 kolom, anderen 2) bedrag (tel even voor je plakt, of je voldoende lege rijen hebt. Er zijn zo n 150 lege rijen per kwartaal) dd reknr van/ aan omschrijving inc btw Bank 2= 1-1 saldo 2.259,75 code btw 0=0 1=afdr 2=21% 6=6% afdragen btw voorbelas ting BTW Bedrijfskosten dit jaar exc BTW privé/ geen bedrijfsko sten Code Kwalitei t vaklit/st ud/ desk Promoti e/acquis itie vooorbeeld voorbeeld ,69 p -77, vooorbeeld voorbeeld -58, ,03 a vooorbeeld voorbeeld -186,55 delete -186, vooorbeeld voorbeeld -36, ,84 k -34, vooorbeeld voorbeeld 469, ,32 o betaalservice shoppingcard ,97 o1 Totaal Bank2 1e kw 1.091,27 254,58-28, ,73-186,55-34,84-77,69 beginsaldo 2.259,75 saldo ,02 mutaties 1.091,27 b-mut=es 3.351,02 klopt? ja E n p saldo ,02 Actie 3: Bepaal met de BTW code het juiste BTW percentage, als het een bedrijfskostenpost is. Je ziet in de kolom: actie 3 0= 0% BTW, 1= 21% BTW afdracht van de ontvangen betalingen. (zie verder BTW) actie 4 2= 21% BTW van de bedrijfsuitgaven 6= 6 % BTW van de bedrijfsuitgaven Actie 4: Haal nu bij elk bedrag weg of het een B bedrijfskosten/inkomstenpost is of een P privé kosten/geen bedrijfskosten of inkomstenpost van dit jaar is* Resultaat 1: na 4 acties heb je al een overzicht van al je gemaakte bedrijfskosten in de periode exc. BTW. * In de privé kostenpost zetten we alles dat privé is, dus voor je persoonlijke huishouden, levensonderhoud. Maar we gebruiken hem ook om alles wat NIET bedrijfskosten van de periode zijn in op te nemen. Bijvoorbeeld Geld dat je van privé op de bedrijfsrekening hebt gezet of andersom, omdat je anders rood staat= privé, want telt niet mee voor de omzetberekening. Betaalde of ontvangen BTW zijn ook geen bedrijfskosten, dus plaats in privé Betaalde rekeningen van vorig jaar, horen ook niet bij de omzet van dit jaar, dus zet in privé. Geef ze evt. een kleurtje, kun je in een oogopslag zien, of al je openstaande rekeningen van vorig jaar wel zijn betaald. Betaalde ziektekostenverzekeringen zijn privé etc. Deze privé posten hoef je niet verder te specificeren. 6

7 Je kunt het wel met een = teken doen in de kolommen: Verzekeringe n aftrekbaar Privé giften Onkostenvergoedingen Sparen Handig voor jezelf of je boekhouder, bij het opmaken van je IB aangifte. Maar je ziet ze niet in je prints, want het zijn geen bedrijfskosten, die ten laste van de omzet gebracht kunnen worden. Stapje verder Doe je alleen dit, dan heb je een keurig bedrijfskosten overzicht. Zeker als je mapje met bonnen daar mee correspondeert heb je een overzicht voor je boekhouder of belastingdienst. Maar wat heb je er zelf aan? Zet dan een stap verder en het wordt voor jezelf ook leuk. Actie 5: Geef van elk bedrijfsuitgave of inkomsten aan: waar het aan is besteed, je uitgaven zijn een bepaalde kostensoort welke rekeningen zijn er betaald en hebben tot inkomsten geleid Door de juiste codes in te vullen met het rolmenu het pijltje, houdt dit instrument het overzichtelijk voor je bij. Van elke bedrijfskostenpost bepaal je zo eenvoudig de kostensoort en de omzetgroep. Actie 6: Check. Het totaal moet kloppen, zie controle kolom Ja KLOPT!!! Van alle bedrijfsuitgaven heb je aangegeven waar je het aan hebt besteed Nu kun je al wat beleid gaan maken! C.q. Je tevredenheid regisseren! 7

8 Bank2 Start met het begin saldo op 1/1 in de grijze cel: Bank 2= 1-1 Beginsaldo Doe nu hetzelfde voor bank 2 je privé rekening Alle inkomsten en uitgaven, uit de download van je bankrekening 2, bewerk je hier. Zit er nog een bedrijfspostje in toevallig? Heb je er erg veel, denk er dan eens aan om je gedrag te verbeteren: meer de zaken uit je bedrijfsrekening te betalen ;)) Het kost je immers zoveel administratie tijd! Cash De resultaten van je kilometeradministratie kun je hier opnemen evenals de enkele bon, die je ten laste van je bedrijf uit je cash portemonnee hebt betaald. Let op: bonnen van eten en drinken accepteert de belastingdienst aan het eind van het jaar meestal niet voor 100%. Geaccepteerd is 73,5%. Dit kan je meteen in je boekhouding opnemen. Of je kunt onder de Verlies en Winstrekening de fiacale bewerking voor je IB aangifte zien. Of aan het eind van het jaar je boekhouder een aanpassing laten maken. Deze Cash bladzijde moet je natuurlijk WEL even tikken. Vergeet dan niet de min en dan enter!!! Overzichten In het blad Totaal Boekhouden zie je de overzichten van al je rekeningen en cash. Ook hier zie je in een oogopslag de controle kolom (heb je alle bedrijfskosten gespecificeerd). Daarna volgt je verwachte Verlies en Winstrekening. Als je het blad afschrijvingen goed bijhoudt worden gedeelten van je Balans opgemaakt en meegenomen in het afschrijvingsbedrag in je Verlies en Winst rekening. Anders laat je dit je boekhouder doen. Het bijhouden van je bedrijfsvoering, er inzicht in krijgen, dat is waarom het leuk is om je boekhouding bij te houden! En vooral marketing- en promotie- en actieplan besluiten nemen, waardoor je meer omzet, klanten en de juiste opdrachten krijgt. 8

9 Downloads van banken in een wip omvormen Alle downloads van banken zien er verschillend uit. Daarom maakten wij het XLS sheet met macro s omvormer.xls. Voor 4 banken (ABN/AMRO, ING, Rabobank of Triodos) kun je je mutaties bewerken en makkelijk knippen en plakken in ons boekhoudinstrument 1 mensbedrijven. Je download je mutaties voor de periode van beide rekeningen. Met ons xls sheet Omvormer kun je de gedownloade mutaties verwerken tot een sheet waar de bedragen weer als +++ en --- in staan. (Verander de naam niet van de xls Omvormer en schakel de macro s in. Kies ABN/AMRO, ING, Rabobank of Triodos). Nu kun je de gegevens in een moeite knippen en plakken naar het boekhoudinstrument. Instructie voor downloads per bank: Bij de ABN/AMRO kun je voor je downloads kiezen voor Excel. Doe dat. Met ons XLS omvormer staan de kolommen in de juiste volgorde om de gegevens juist en snel in het boekhoudinstrument te knippen en plakken. Bij de Triodos kun je ook kiezen voor een Excel download. Alleen geven zij datum, van/aan, het bedrag zonder + - teken, en in een andere kolom Debit of Credit. Dat moeten natuurlijk weer +++ en ---- worden. Dat doe je met ons XLS sheet omvormer. De ING geeft de bedragen ook zonder + - teken, en in een andere kolom Bij of Af. Kies bij ING de txt. download. Dat moeten natuurlijk weer +++ en ---- worden. Dat doe je met ons XLS sheet omvormer. De RABO bank geeft de bedragen met d=af en c= bij. Kies bij Rabo ook de txt. download. Dat moeten natuurlijk weer +++ en ---- worden. Dat doe je met ons XLS sheet omvormer. Hoe vaker je deze handelingen doet, hoe sneller je overzicht en grip hebt op je financiële bedrijfsgegevens. Je zult niet veel tijd kwijt zijn aan je boekhouding Je zult steeds meer grip hebben op je financiën Je kunt er mee sturen, dus marketing en promotiebesluiten nemen En je kunt er vanzelfsprekend per kwartaal snelle BTW aangiften mee doen. Om je bedrijf te laten groeien of er meer aan over te houden. Gebruik ons Excel boekhoudinstrument 1mensbedrijven. (xls 2007 e.v.) Hou de korte instructie bij de hand. Veel plezier. Dorrit Wajer info@doorpakkers.nl, dl Bel of mail gerust:

10 Do it yourself Kom je er niet uit? We kunnen je altijd assisteren!bel of mail Dorrit Wajer ondernemersadviseur of We kunnen je adviseren bij inrichting van je boekhoudinstrument, en/ of fouten snel verhelpen. We rekenen daarvoor 1,40- per minuut exc. BTW. Je kunt ons je sheets mailen met je probleemanalyse, adres, websiteadres en telefoonnummer. Wij kunnen dan bellen en sturen hem zo snel mogelijk verbeterd weer terug, met uitleg en een factuur van de bestede minuten per mail. Verwachten we dat we meer dan een uur bezig zijn, dan doen we je eerst een prijsopgave per mail In 2013 organiseren we ook bijeenkomsten. Succes en veel plezier! Bij het inzicht krijgen in je bedrijf en je eigen tevredenheid te regisseren! Je bedrijf te laten groeien of er meer aan over te houden. 10

11 FAQ s voor de liefhebber Uitgebreide Toelichting Boekhoudinstrument 1mensbedrijven Vormgeving Onder de knop Bestand vind je pagina-instelling, afdrukvoorbeeld en afdrukken. Bij pagina-instelling kun je kiezen, staand of liggend afdrukken de marges instellen, zodat je een weergave op één pagina krijgt print vergroten en verkleinen van 100% tot x Kop en voettekst invullen of veranderen Het afdrukbereik van je blad corrigeren. Je kunt per blad printen of kiezen voor druk hele werkmap af Met de knop Invoegen figuur, kun je je eigen logo op elke pagina invoegen Onder de knop Opmaak vind je kolommen zichtbaar maken/ verbergen. Eenvoudige Formules Je hebt in de werkbalken onder de knop Beeld opmaak en standaard aangevinkt, dan komt ook de knop in beeld betekent sum, daarmee kun je formules maken. Een hele rij optellen sum cel x:cel y Optellen van enkele cellen is celx + cely Vermenigvuldigen, maal is * Aftrekken is Delen is / Een cel herhalen ergens anders is = Procentsommen kun je maken met de % knop, of beter nog (Cel gedeeld door/100)* maal y (dan weet je wat je gedaan hebt) Excel is slim je kunt formules kopiëren, gewoon een cel weer kopiëren en plakken in de cel waar je hem hebben wilt Invoegen nieuwe rij, dan kun je de formules in de rij erboven helemaal kopiëren en heb je alle formules weer in de nieuwe rij staan. In het boekhoudinstrument worden ook wat ingewikkelde logische formules gebruikt. Onder de kolom: BTW afdracht =ALS(G5=1;SOM(F5/121*21);0) Betaalde BTW =ALS(G5=2;SOM(F5/121*21);ALS(G5=6;SOM(F5/106*6);ALS(G5=0;SOM(F5*0);0))) Kosten soorten: =ALS($M5=N$1;$J5;"") etc. Banken geven in hun downloads soms geen + of in de bij- en afschrijvingen, maar gebruiken er een 2 e kolom Debit of credit of Bij/af voor. Wij willen wel plussen en minnen. De formule is dan =ALS(E5="credit";D5;-D5) of =ALS(E5="bij";D5;-D5) Deze formules zitten als macro s verwerkt in onze omvormer. 11