Van excel sheets naar business sturend CPM systeem

Transcriptie

1 echo groep Van excel sheets naar business sturend CPM systeem Meten is weten, maar dan moet je wel kunnen uitgaan van één versie van de waarheid.

2 Onder leiding van Kurt Vandebergh, Chief Financial Officer, implementeerde de Echo groep, gespecialiseerd in de productie van holle vloer- en wandelementen, in acht maanden tijd een performant corporate performance managementsysteem (CPM), dat niet alleen op een zeer efficiënte wijze de business helpt aansturen, maar dat bovendien het bijzonder arbeidsintensieve rapporteringssysteem sterk vereenvoudigde. Daardoor zijn repetitieve taken zonder toegevoegde waarde nu tot een minimum herleid, zegt Kurt Vandebergh, zodat het hele finance team veel rendabeler kan worden ingezet. De Echo groep overkoepelt negentien bedrijven en twaalf operationele entiteiten in België, Nederland, Duitsland, Luxemburg en Frankrijk. Hij is sinds de oprichting in 1950 uitgegroeid tot één van de grootste Europese producenten van vloerelementen in gewapend en voorgespannen beton, zowel voor de woning-, appartements- als voor de utiliteitsbouw. Echo vervaardigt daarnaast ook geprefabriceerde wandplaten voor de industriebouw. Het bedrijf verkoopt jaarlijks zowat 4,2 miljoen vierkante meter dergelijke elementen. Het merendeel van dit volume wordt afgezet in de Belgische thuismarkt, Duitsland, Frankrijk en Nederland, terwijl Luxemburgse en Britse klanten instaan voor het saldo. Vanwege de omvang van de elementen en de hoge transportkost die ermee gepaard gaat, is export naar verdere afzetmarkten niet aan de orde. Dat betekent echter niet dat de internationale ambities van de groep stoppen aan de grenzen van de buurlanden. Ze beschikt immers ook nog over een belangrijke divisie Echo Technology die de specifieke en in eigen beheer ontworpen machines verkoopt om dergelijke vloer- en wandelementen te maken. En die machines worden geëxporteerd naar heel wat uiteenlopende landen, gaande van Rusland en Noord-Amerika tot Zuid-Afrika en Australië. In 2008 haalde de groep met zowat 780 medewerkers een omzet van om en bij de 120 miljoen euro. We weten het niet, kan dankzij het nieuwe rapporteringssysteem niet langer als excuus ingeroepen worden. Veel informatie beschikbaar, maar moeilijk opspoorbaar Eén van de kenmerken van een familiebedrijf zoals Echo is dat de nadruk vaak gedurende een hele lange periode heel sterk op de omzet- en groeicijfers ligt en dat naar andere cruciale elementen van de bedrijfsvoering, zoals onder meer de controle en de rapportering, of anders gezegd het corporate performance management, vaak minder aandacht uitgaat. Echo was zich daar goed van bewust en had wel een zeer uitgebreid rapporteringssysteem opgezet voor alle facetten van de resultatenrekening. Maar, zo zegt Kurt Vandebergh, het probleem was dat er wel veel informatie beschikbaar was, maar dat die toch moeilijk boven te spitten was. Toen ik hier in april 2008 van start ging, was de hele rapportering voor de verschillende activiteiten in verschillende landen nog volledig gebaseerd op Excel. Ik ben de laatste om dat systeem met alle zonden van Israël te overladen, maar één van de nadelen ervan is ongetwijfeld toch wel dat heel weinig mensen er echt in onderlegd zijn. Kurt Vandebergh Vroeger werd tijdens meetings drie kwart van de tijd besteed aan de discussie over de juiste cijfers. In onze groep, met zijn verschillende bedrijven, die in verschillende landen in verschillende talen werken, stonden liefst Excelsheets op de server. Het spreekt voor zich dat dit aanleiding gaf tot heel wat discussies, want zelfs als al die informatie juist zou zijn wat zeker niet het geval is, als die niet uniform gemaakt is is het zoeken naar een best finance team 63

3 specifieke informatie nog steeds als het zoeken naar een speld in een hooiberg. Er werden eigenlijk vaak rapporten gemaakt om rapporten te maken, zonder er bij stil te staan of dat wel echt nodig was. Bovendien was het niet mogelijk om, als er éénmaal een stramien vast lag, ook maar één lijn te veranderen. Als bijvoorbeeld tijdens één van de drie forcecastrondes per jaar werd beslist de verantwoordelijkheid van het budget voor externe communicatie te verplaatsen, konden we dat niet in het systeem inbrengen om meteen te zien wat daar voor de rest de gevolgen van zouden zijn. We hebben de ingebruikname van dit BI-systeem nadrukkelijk niet beschouwd als een IT-project. Belangrijke uitdagingen Het opzetten van een performant CPM-systeem was dan ook een noodzaak en daarbij moesten belangrijke uitdagingen worden ingevuld. Het kwam erop aan, zegt Kurt Vandebergh, (die kan terugblikken op 15 jaar ervaring met BI-systemen) om de businessprestaties van de groep te beheren en te optimaliseren, de strategie te koppelen aan de operationele uitvoering en te zorgen voor een geautomatiseerd consolidatieproces. Kurt Vandebergh constateerde dat er nogal wat manco s waren om daadwerkelijk tot een efficiënte bedrijfsvoering te kunnen overgaan. Er was geen transparant overzicht van de bestaande rapporten en het was niet mogelijk om data van op een afstand te raadplegen. Het delen en reproduceren van rapporten was ook moeilijk en er bestonden geen zoekcriteria. In feite moesten onze mensen al onze tijd besteden aan het produceren van Excel-rapporten en bleef er geen tijd over om al die data en informatie ook grondig te analyseren. Er waren ook gegevens te kort en we werkten met balance scorecards zonder historische data. 64 best finance team Het was duidelijk dat het nieuwe systeem voor een tijdige levering van data moest zorgen zodat ook een duidelijke timing kon worden afgesproken voor het opstellen van nieuwe rapporten en voor het doorvoeren van veranderingen, zodat de maandelijkse afsluiting een stuk sneller zou kunnen gebeuren. Dat is inmiddels trouwens aardig gelukt aangezien zowat 75% van de resultatenrekening is geautomatiseerd. Hoe verliep de implementatie? Door zijn 15 jaar ervaring met BI-systemen, wist Kurt Vandebergh ook goed waar de wolfklemmen en schietgeweren lagen bij de implementatie van het systeem. Een dergelijke grote verandering roept nu eenmaal altijd weerstand op. Daarom hebben we ons van meetaf aan verzekerd van de uitdrukkelijke steun van het management. Het voltallige managementteam verklaarde zich formeel akkoord met het project. Het was des te makkelijker om hen te overtuigen omdat de groep zeven jaar eerder ook al eens had geprobeerd om een BI-systeem in te voeren. Dat draaide toen echter niet goed uit omdat het verkeerd werd aangestuurd. Nadat we de beslissing hadden genomen om voor Cognos te kiezen, onder andere na overleg met andere gebruikers zoals De Lijn, hebben we het hele project opgestart, maar we kozen er bewust voor om er géén IT-project van te maken. In samenwerking met een externe partner Element 61 hebben we een technology roadmap uitgeschreven. Daarnaast hebben we ook een BI Competence Center opgericht. Daar maakte ikzelf deel van uit, net als de verantwoordelijken voor algemene en analytische boekhouding, sales en marketing, operations en ICT. We beslisten ook om ons niet gedurende acht maanden op te sluiten in een ivoren toren om pas op het eind naar buiten te komen. Neen, elke drie weken toonden we duidelijk waar we stonden: een duidelijk voorbeeld van Time-Boxed Implementatie. Diverse medewerkers werden vanaf dag één betrokken bij de opstart van dit project om ervoor te zorgen dat de kennisoverdracht aan het einde van het traject eveneens geregeld was. We zijn in staat de verdere uitbouw van ons BI-systeem zelf te beheren.

4 Een wereld van verschil Na de succesvolle implementatie van het systeem werkt de Echo groep eigenlijk in een andere wereld. De kwaliteit van de data is enorm verbeterd, zegt Kurt Vandebergh. Er zijn geen discrepanties meer, de data zijn veel makkelijker bereikbaar en we hebben ook een veel beter overzicht op de historische gegevens, aangezien we bij de implementering met terugwerkende kracht alle gegevens tot in het jaar 2000 hebben opgenomen. We maken niet langer alleen rapporten omdat die door één of andere manager gevraagd worden, we kunnen ook zelf het initiatief nemen om bepaalde rapporten te maken en daarna evalueren of ze effectief bijdragen tot het aansturen van de strategie. Tevens hanteren we zowel het pull als het push principe om informatie op een vlotte en efficiënte wijze binnen onze organisatie te verspreiden. In amper acht maanden tijd heeft de onderneming met de implementatie van dit BI-systeem in ieder geval een enorme stap vooruit gezet. Alle transactionele gegevens, verduidelijkt Kurt Vandebergh nog, worden nu in één data warehouse ingevoerd, en we beschikken over een geautomatiseerde balance scorecard voor de hele groep evenals een volledig managementrapporteringssysteem dat in de verschillende talen kan worden gebruikt, en een budgetterings- en forceastingsysteem voor verkoop, overheadkosten en wedden en lonen. Als kers op de taart beschikken we eveneens over een geautomatiseerd dynamisch model dat ons toelaat een liquiditeitsforecast (cash planning) te maken. Voor elke geproduceerde vierkante meter kunnen we nu tal van gegevens opvragen en daar de strategische aanpak aan toetsen. Alle discussies over de kwaliteit van de informatie behoren voorgoed tot het verleden, want we hebben nu één versie van de waarheid. Meten is weten, maar dat geldt alleen als er eensgezindheid is over de opgemeten zaken. Voor het opstellen van de rapporten zijn nu veel minder mandagen nodig dan vroeger, zodat de mensen van de financiële afdeling al hun energie kunnen steken in activiteiten met een grotere toegevoegde waarde en zodat we vanuit de financiële afdeling met dit sterke CPM-systeem een substantiële bijdrage kunnen leveren aan de verdere strategische ontwikkeling van de groep. OVERZICHTSFICHE Echo nv Industrieterrein Houthalen-Oost Donderslagweg Houthalen Tel +32 (0) Fax +32 (0) Activiteit: De Echo Groep is gespecialiseerd in de productie van vloer- en wandelementen in gewapend en voorgespannen beton en in de bouw van machines om die producten te maken. Omzet wereldwijd: 120 miljoen EUR Personeelsbestand wereldwijd: 780 Personeelsbestand België: 564 medewerkers (gem. 2008) Aandeelhoudersstructuur: 100% familaal, aandeelhouder: Marc Cuyvers Aantal medewerkers in finance wereldwijd: 14 Aantal medewerkers in finance België - op Corporate niveau 14 - op decentraal niveau: (0) finance afdeling is gecentraliseerd in het hoofdkantoor in Houthalen. best finance team 65

5 Organ0gram onderneming: CEO Marc Cuyvers Strategic Marketing Secretariaat CFO Kurt Vandebergh ICT Analytische Algemene COO Bob Cuyvers Technical Cell Shared Services Echo Engineering Sales Floors Operations Floors Organ0gram financiële afdeling: CFO Kurt Vandebergh Algemene Analytische ICT Senior Accountant Accounts Payable / Receivable Business Analyst Analyst Programmeurs Netwerkbeheer & Helpdesk Accountant 66 best finance team