SINGLE AUDIT modelverslagen: Boekhoudkundige en controletechnische

Transcriptie

1 SINGLE AUDIT modelverslagen: Boekhoudkundige en controletechnische aandachtspunten Prof. dr. Johan Christiaens

2 1/ Inleiding AGENDA / Toepassingsgebied 3/ Verplichte bepalingen Rekendecreet 4/ Revisoraat (art. 50) 5/ Sectorale en overlappende boekhoudregelingen 6/ Controle-technische aandachtspunten 6.1 Controleopdracht revisor 6.2 Welke jaarrekening? 6.3 Driedelig auditverslag 2

3 1/ Inleiding Rekendecreet legt basis voor een werkbaar, modern financieel management van de Vlaamse overheid. Basisprincipes: 1) Invoering dubbele boekhouding met kostenanalytische component in Vlaamse administraties; 2) Moderne begroting (meerjarenraming 6j.) gericht op prestaties, effecten ipv enkel op bestede middelen; 3) Versterking v/d verantwoording en rapportering aan beleidsmakers en Vlaams Parlement; 4) Principe van single audit ; 5) Efficiënte en effectieve aanpak van subsidieregelingen. 3

4 2/ Toepassingsgebied (art. 4 RD) Art Vlaamse ministeries en diensten met afzonderlijk beheer (= DAB) Art een 67-tal Vlaamse rechtspersonen IVA s (= intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid): bv. AGIOn, Fonds Jongerenwelzijn, Kind en Gezin, OVAM, EVA s (= extern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid): bv. NV De Scheepvaart, Psychiatrisch zorgcentrum Geel, Vlaamse Landmaatschappij VLM, VOI s (= Vlaamse openbare instellingen) type A: bv. Rubiconfonds, VOI s type B: bv. UZ Gent, VOI s sui generis: bv. Gemeenschapsonderwijs GO!, VRT Eigen vermogens: Eigen vermogen Flanders Hydraulics, Strategische adviesraden: Sociaal Economische Raad van Vlaanderen SERV, Vlabest, 4

5 2/ Toepassingsgebied (art. 4 RD) Art. 4 2 code Raden: bv. NV Waarborgbeheer, NV BAM, Andere raden: bv. VLIR, VLHORA, Wetenschappelijke inrichtingen: bv. Koninklijk Muziekconservatorium Gent, FWO, vzw De Rand, Herculesstichting, Universiteiten en hogescholen: bv. UGent, KULeuven, HUB, vzw Universitaire associatie Brussel, Lessiushogeschool, Prov. Hogesch Limburg, Vzw s: bv. de Singel, Pensioenfonds VRT voor statutairen, Privaatrechtelijke EVA s andere dan reeds genoemde, bv. vzw Mikpunt, Jobpunt Vlaanderen, NV Vlaamse Milieuholding, 5

6 3/ Verplichte bepalingen RD Verplichte bepalingen Art Vlaamse Ministeries en DAB s Art Vlaamse rechtspersonen Art. 4 2 Instellingen Meerjarenplanning Art. 6-7 Art Jaarlijkse begroting Art Art Art (volgens regels Vla Regering) Economische boekhouding met analytische component Art Art (*) - Jaarrekening Art Art (a) Art (a) Budgettaire boekhouding Art BVR 14/10/11 (*) - Interne controle en controle Rekenhof Art Interne controle en bedrijfsrevisor - Art (enkel Vlaamse rechtspersonen met RvB) Art (b) 6

7 4/ Revisoraat (art. 50 RD) Revisoraat van toepassing op 67-tal rechtspersonen art voor zover RvB evenals op ca 72 instellingen (art. 4 2) al of niet met een raad van bestuur. Vlaamse rechtspersonen met RvB of analoog: EVA s naar publiek recht VOI s type B VOI s sui generis Eigen vermogens Strategische adviesraden IVA s met rechtspersoonlijkheid en VOI s type A principieel geen RvB en dus niet verplicht om bedrijfsrevisor aan te stellen (tenzij statutair of vrijwillig) Indien rechtspersoon (bv nv of vzw) reeds commissaris (= bedrijfsrevisor) of revisor aangesteld via venn. recht of vzw-recht, dan die revisor waarmerking in art. 50 7

8 5/ Sectorale en overlappende BHregelingen Art Vlaamse rechtspersonen : een aantal tegelijk onder andere regelingen:, bv. NV s of CVBA naar publiek recht en tevens onderhevig aan het boekhoudrecht zoals bepaald door het vennootschappenrecht NV De Lijn, NV De Scheepvaart, NV Luchthavenontwikkelingsmij Oostende-Brugge, CV Vlaamse Mij voor Watervoorzieningen (= CVBA De Watergroep sinds 1/1/13), Psychiatrisch Zorgcentrum Geel en Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem zijn EVA publiek recht; UZ Gent is een openbare instelling (VOI type B), maar allen zijn onderhevig aan de ziekenhuisboekhoudwetgeving KB 14/8/1987 en KB 19/6/2007 8

9 5/ Sectorale en overlappende BHregelingen Art. 4 2 Instellingen Onder de instellingen bevinden er zich verenigingen en stichtingen waarop het rekendecreet van toepassing is, maar tevens het KB van 19/12/2003 van toepassing is omdat het over verenigingen en stichtingen gaat. Er zijn er zelfs die daarenboven onder specifieke sectorale regelingen thuishoren zoals voor hogescholen en universiteiten 9

10 5/ Sectorale en overlappende BHregelingen Instelling VZW Hogeschool Universiteit De Rand, Vlam, KB 19/12/ Arteveldehogeschool, KB 19/12/2003 BVR 21/12/ Katholieke Hogeschool St Lieven, hogescholen KULeuven, HUB-EHSAL, VUB KB 19/12/ BVR 21/12/2007 universiteiten Instelling Publiekrechtelijk Hogeschool Universiteit Hogere zeevaartschool, Hogent, Vlaamse Gemeenschap BVR 21/12/2007 hogescholen Universiteit Antwerpen, UGent, Vlaamse Gemeenschap BVR 21/12/2007 universiteiten Provinciale Hogeschool Limburg BBC Vlaamse lokale besturen BVR 25/6/2010 BVR 21/12/2007 hogescholen Instelling Diestsepoort, Gigarant, Lakinvest, Instelling Pensioenfonds stat. Pers. VRT NV Algemeen boekhoudrecht OVV KB 5/6/2007 Bedrijfspensioen-voorzieningen 10

11 6/ Controletechnische aandachtspunten 6.1 Controleopdracht revisor Zie voorstelling collega s 11

12 6/ Controletechnische aandachtspunten 6.2 Voorwerp van externe financiële audit: Welke jaarrekening? De jaarrekening bestaat uit (art 45 RD): 1 de balans op 31 december; 2 de resultatenrekening, opgesteld op basis v/d kosten en opbrengsten v/h afgelopen boekjaar; 3 de rapportering over de uitvoering v/d begroting, opgesteld in dezelfde vorm als de begroting; 4 een rapportering die de aansluiting tussen de jaarrekening, vermeld in 1 en 2, en de rapportering vermeld in 3, bevat; 5 een toelichting bij de balans, de resultatenrekening en de rapportering over de begroting. 12

13 6/ Controletechnische aandachtspunten 6.2 Voorwerp van externe financiële audit: Welke jaarrekening? Het eerste luik v/h driedelig auditverslag heeft betrekking op 1 en 2 ; het tweede luik op 3 en 4 en het derde luik op 5 De jaarrekening conform Rekendecreet wordt ook rapporteringssjabloon genoemd en kan geconsulteerd worden via Handleiding over de Boekhoudregels (Manual). Deze manual bevat tevens de toepasselijke waarderingsregels, de toepasselijke aanrekeningsregels en het economische rekeningenstelsel en de aansluiting met de ESR-classificatie, zie 13

14 Overzicht Statutaire jaarrekening Waarderingsregels : Waarderingsregels rechts pe gebaseerd op algemene boekhoudprincipes aanvaard in België Economische rapportering Rekendec Waarderingsregels : Minister van begroting Waarderingsregels en aanrekeningsregels volgens accounting manual IVA CenAcc Begrotingsrapportering Rekendec Waarderingsregels : Minister van begroting Aanrekeningsregels volgens accounting manual IVA CenAcc ( o.m. gebaseerd op ESR 95 ) Sjabloon : Volledig model van jaarrekening Minimum indeling Algemeen Rekeningstelsel ( MAR ) Inhoud : Balans Resultatenrekening Toelichting Verslag Raad van Bestuur Commissarisverslag Periodiciteit : Jaarlijks ( 31 / 12 ) Sjabloon : Rapporteringsjabloon IVA CenAcc MAR Inhoud : Balans Resultatenrekening Conversie algemene boekhouding naar economische rapportering Toelichting Commissarisverslag ( uiterlijk op 21 / 04 ) Periodiciteit : Semestrieel ( 30 / 06 ) Balans en resultatenrekening Jaarlijks ( 31 / 12 ) Volledig sjabloon ( uiterlijk op 31 / 03 ) Sjabloon : Rapporteringsjabloon IVA CenAcc ESR 95 rekeningenplan Inhoud : Begroting Aansluiting economische met begrotingsrapportering Toelichting Commissarisverslag ( uiterlijk 21 / 04 ) Periodiciteit : Semestrieel ( 30 / 06 ) Begroting Conversie economische naar budgettaire rapportering Jaarlijks ( 31 / 12 ) Volledig sjabloon ( uiterlijk op 31 / 03 ) 14

15 6/ Controletechnische aandachtspunten Jaarrekening = rapporteringssjabloon Vol 1: Activa-zijde van de balans Vol 2: Passiva-zijde van de balans Vol 3: Resultatenrekening Vol 4: Resultaatverwerking Vol 5 Vol 19: Toelichtingen bedrijfseconomische rapportering 15

16 6/ Controletechnische aandachtspunten Vol 23: Openstaande verbintenissen Vol 24a en 24b: Uitvoering van de begroting: 2 bladen met de volledige uitvoering van de begroting in ESR Goedgek. begroting Uitvoeringsrek.begrot. ESR Rekeningenstelsel 0 Niet verdeelde ontvangsten 1 Lopende ontvangsten goederen en diensten 2 Renten en inkomsten uit eigendom 3 Inkomsten overdrachten 4 16

17 6/ Controletechnische aandachtspunten Vol 25: Uitsplitsing interrelaties: blad met alle interrelaties met de Vlaamse ministeries, DAB s en rechtspersonen Vol 26a en 26b: Uitvoering COFOG: 2 bladen met de volledige COFOG-uitvoering van de begrotingsuitgaven Analoog als Vol 24a en 24b, maar ingedeeld volgens COFOG, die een functionele classificatie betreft met bv 02 Defensie, 03 Openbare orde, 07 Gezondheidszorg, 08 Recreatie Vol 27: Kruistabel ESR-COFOG: blad met de verdeling van COFOG-uitvoering naar ESR-codes Vol 28: Detail van de reservefondsen rechtspersonen 17

18 6/ Controletechnische aandachtspunten Vol 29: Aansluiting economisch- met begrotingsresultaat en ESR-vorderingensaldo Te bestemmen economisch resultaat (+/-) Verrichtingen zonder impact op het begrotingsresultaat Voorraadwijziging (+/-) Afschrijvingen en waardeverminderingen op vaste activa (+), Verrichtingen met uitsluitend impact op begrotingsresultaat (niet op bedrijfseconomisch resultaat) Investeringen in (im)materiële vaste activa (-) Financiële vaste activa (deelnem. en andere) (-),.. Begrotingsresultaat (begr ontv begr uitg.) ESR Vorderingensaldo 18

19 6/ Controletechnische aandachtspunten 6.3 Driedelig auditverslag Luik 1 driedelig auditverslag: jaarrekening conform rekendecreet en uitvoeringsbesluiten Betrouwbaarheidsaudit jaarrekening In aanmerking nemen van het aangepast karakter en de werking van de administratieve en boekhoudkundige organisatie gericht op de productie van financiële rapportering 19

20 6/ Controletechnische aandachtspunten Luik 2 driedelig auditverslag: uitvoering van de begroting De omvang van onze werkzaamheden bestond onder meer uit de volgende punten: Nagaan of de budgettaire items zoals wettelijk opgelegd alle en overeenstemmend werden opgenomen in de budgettaire rapportering; Nagaan of het formaat en de items van de budgettaire rekening overeenstemmen met die van het budget en omgekeerd; Nagaan of er geen budgetten werden overbesteed; Controleren of budgetwijzigingen zijn verlopen conform de reglementering, in het bijzonder op geautoriseerde wijze; 20

21 6/ Controletechnische aandachtspunten Luik 3 driedelig auditverslag: jaarlijkse ESR-rapportering Hiervoor heeft dat Departement een rapporteringssjabloon in Excel uitgewerkt. In aanmerking nemen van het aangepast karakter en de werking van de administratieve en boekhoudkundige organisatie gericht op de productie van deze rapportering Nagaan of de rapportering in overeenstemming met de regels vervat in het rapporteringssjabloon De consequente aansluiting van deze ESRrapportering met de andere elementen van de jaarrekening nagaan 21

22 6/ Controletechnische aandachtspunten Varia: Aan wie verslag richten als er geen Raad van Bestuur is? Cfr oprichtingsdecreet of besluit of kijk naar de statuten van de Vlaamse rechtspersoon. Management letter: voortaan geïnstitutionaliseerd begrip met vastgestelde tekorten inzake organisatiebeheersing, inefficiënties (hoewel nog geen performantie-audit) (Acke & De Blauwe 2012, blz. 22 Representation letter: door wie laten ondertekenen? Misschien repletter opsplitsen in functie van de hoedanigheid bepaalde betrokkenen? Samenwerking met controleactoren single audit ISA 600 groepsaudit Rekenhof Opgelet met andere context fraude 22

23 Contact Contact Instituut van de Bedrijfsrevisoren Emile Jacqmainlaan 135/ Brussel 23