Procesmanagement. 10 tips. Onafhankelijk. Degelijk. Duidelijk.

Transcriptie

1 Procesmanagement 10 tips

2 Inhoud 1. Is het een proces? 2. Sense of urgency 3. De beste regisseur? 4. Stakeholders 5. Verken de geschiedenis 6. Investeer in relatie 7. Open openbaar 8. BATNA 9. De joker 10. Let the club do the work Uw tips?

3 1. Is het een proces? Niet alle problemen kunnen opgelost worden met procesmanagement. Soms zijn een commandohiërarchie of projectmanagement veel effectiever. Met name is dit het geval als het probleem duidelijk is en er een gestructureerde oplossing voorhanden is (bijv. het vanaf een bouwtekening bouwen van een huis). Als een probleem geen eenduidige of gezaghebbende oplossing heeft en de besluitvorming tot stand moet komen in een netwerk van spelers met elk een eigen belang, dan biedt procesmanagement uitkomst (bijv. leden van een woongroep die samen moeten besluiten over een nieuw onderkomen). Het is belangrijk om vooraf bewust na te denken over wat voor soort probleem er opgelost moet worden en welke aanpak daar het beste bij past. Het kan ook zijn dat er een combinatie van project- en procesmanagement nodig is. Zint eer gij begint.

4 2. Sense of urgency Zorg dat duidelijk is dat er een sense of urgency is voor de belangrijkste belanghebbenden. Als die er namelijk niet is, heeft het geen zin om een proces te starten, want niet iedereen zal dan meedoen. De sense of urgency kent een inhoudelijke en een procesmatige component. Inhoudelijk moeten partijen ervan overtuigd zijn dat er sprake is van een problematiek die om een oplossing vraagt. Procesmatig moeten partijen ervan overtuigd zijn dat oplossingen van deze problematiek samenwerking vergt in een proces. Als één van beide componenten niet aanwezig is, is het te vroeg om het proces te starten.

5 3. De beste regisseur regisseur Het lijkt voor de hand te liggen dat de beleidsmedewerker die ervan is, de procesregisseur wordt. In de praktijk, is dit vaak niet de beste keuze. Juist degene die het diepst in de materie zit, heeft vaak de diepst gewortelde opvattingen en stokpaardjes en is met al zijn sterktes en zwaktes veelal bekend bij de andere partners. Dat maakt het lastig om vanuit die positie los van de inhoud een proces te gaan begeleiden. Beter is het om iemand te hebben die iets verder van de materie af staat en zelf geen inhoudelijk belang heeft bij de uitkomst. De deskundige beleidsmedewerker heeft dan bovendien zelf de handen vrij om optimaal vanuit de inhoud een bijdrage te leveren.

6 2. Stakeholders Wie zijn er betrokken bij het proces en welke rol hebben zij? Het is belangrijk om hiervan in het beginstadium een goede analyse te maken. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de 3 C s. Partijen waarvan absoluut Commitment moet worden verkregen; partijen waarmee Consensus moet worden bereikt en partijen waarvan het fijn is als zij hun Credits geven aan de uitvoering.

7 5. Verken de geschiedenis Elk proces heeft een context en komt voort uit bepaalde ontwikkelingen. De spelers hebben elk hun eigen achtergrond en historie met elkaar. Besteed aandacht aan de achtergronden en geschiedenis die ten grondslag liggen aan het proces. Om geen onnodige fouten te maken helpt het om te weten wat er eerder is voorgevallen, wie ooit een conflict heeft gehad met wie, wat de slepende nooit opgeloste issues zijn, etc.

8 6. Investeer in relatie Eén van de belangrijkste voorwaarden om via een proces tot besluitvorming te komen is vertrouwen. Partners moeten vertrouwen hebben in elkaar, anders werkt het niet. Gaandeweg het traject kan dit aan de vergadertafel langzaam ontstaan. Bedenk echter dat het belangrijk is om ook buiten de vergadertafel om te werken aan de relatie. Wanneer mensen elkaar ook eens in een andere context ontmoeten en elkaar beter leren kennen, kan dit het proces aan de vergadertafel helpen ontdooien en versnellen.

9 7. Open openbaar Om voortgang te kunnen maken in een proces, is het nodig dat de belangen van de verschillende partijen naar voren komen. Dat vereist een zekere mate van openheid van de betrokkenen. Het is zaak dat de procesregisseur deze openheid weet te bewerkstelligen en daar aan werkt. Dit kan worden gedaan door een goede sfeer en vertrouwen te creëren tussen de spelers. Openheid is niet hetzelfde als openbaarheid. Toen de toenmalige Belgische informateur Leterme, na elk overleg aan de pers vertelde wat er aan de onderhandeltafel tussen de partijen was gewisseld, was het snel gedaan met het onderlinge vertrouwen. Openheid is niet hetzelfde als onderhandelen via de pers.

10 8. BATNA BATNA staat voor Best Alternative To a Negotiated Agreement. In een proces is het belangrijk om te bedenken wat je beste alternatief is, in het geval dat het proces stopt en er geen samenwerking tot stand komt. De sterkte van je eigen BATNA, maar ook het BATNA van de anderen bepaalt hoe groot de urgentie voor een ieder is om het proces te laten slagen. Als faillissement het enige alternatief is voor een winkelier voor het samenwerken met de winkeliersvereniging om gezamenlijk de straat op te knappen, dan is dat heel anders, dan wanneer er ook allerlei andere succesvolle alternatieven voor de samenwerking te bedenken zijn.

11 9. De joker In een proces is het belangrijk dat af en toe teruggevallen kan worden op de autoriteit, het netwerk of de doorzettingsmacht van de opdrachtgever (vaak de minister, directeur of wethouder). We noemen dat het inzetten van de joker. Dit kan nodig zijn om te toetsen of een oplossingsrichting die ontstaat ook echt daadwerkelijk op steun van bovenaf kan rekenen. Een andere mogelijkheid kan zijn als er interne verdeeldheid heerst en alle neuzen dezelfde kant op moeten worden gericht. Soms ook kan het zijn dat één van de partners in het proces dermate dwars ligt, dat er bovenlangs een plooi moet worden gladgestreken. Uiteraard dient een procesregisseur in eerste instantie zelf de problemen op te lossen en kan door een goede procesinrichting veel worden afgevangen. Het laat onverlet dat het belangrijk is dat indien het echt nodig is, los van alle formele overlegstructuren, de joker kan worden ingezet.

12 10. Let the club do the work De belangrijkste tip die ik ooit kreeg van een Engelse golfleraar was: let the club do the work. Jij moet zorgen dat de stok (golf club) een zo vloeiend mogelijke beweging kan maken. Als dat lukt, dan gaat de bal vanzelf hard en ver. Maar als je zelf juist kracht gaat gebruiken om een flinke mep te geven, dan verkramp je en komt de bal amper vooruit. Zo is het precies met procesmanagement. Geef het proces de ruimte en laat het proces het werk doen. Zodra je er zelf aan gaat lopen duwen en trekken of kracht gaat gebruiken, dan loopt het mis. Je kan een proces niet forceren, je kan alleen trachten de omstandigheden te creëren, zodat het zo vloeiend mogelijk kan verlopen.

13 Uw tips? Hebt u de 11e tip? Ik ben erg benieuwd en hoor hem graag!. Mocht u verder ondersteuning nodig hebben bij uw proces, neem dan gerust contact met mij op. Drs. Michel de Visser info@mdva.nl