Introductie tot Business Intelligence

Transcriptie

1 Introductie tot Business Intelligence 23/01/2012 Analyseren Verbeteren

2 Stefan Leunis Zaakvoerder Blue Bay Business Intelligence Consultancy Specialisatie in allerhande BI tools 11 jaar voor overheidsinstellingen Alsook voor grote ondernemingen Team van 6 experten Sinds 2011: oplossing voor KMO markt

3 Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

5 BI: Algemene begrippen Business Intelligence = Transformeren van data in kennis ter ondersteuning van de bedrijfsvoering Kennis Informatie Actie Met behulp van specifieke technologieën. Data

6 Begrippen Data Rauwe data van de dagelijkse handelingen Voorbeeld: kassaverkoop van een moment Business Intelligence Informatie : data met betekenis en bruikbaar vormt informatie om Beantwoordt het wat, wanneer, waar en wie tot kennis Voorbeeld: wat is mijn marge op dit product? Kennis: informatie toegepast voor een specifiek doel Beantwoordt het hoe Voorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge verhogen?

7 Werking Kassa Verkopen Aankopen Stock Data Warehouse Aankoop Boekhouding Excel Leveranciers Supermarkt Afdelingen Aankopen Bronsystemen Data Warehouse Data Marts Rapporten, Analyses, Indicatoren,.

8 Gebruikerstoepassingen Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten); Samenstellen van eigen detailbevragingen; Mogelijkheid voor drilling binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through) Analytische mogelijkheden (OLAP) Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies) Uitgebreide drilling mogelijkheden Indicatoren opgelijst in scorecards Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden; Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling. Dashboard Weergave van verschillende componenten op 1 pagina; Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau; Uitgebreide drilling mogelijkheden.

9 Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe te komen tot BI? Concreet: een voorbeeld BI omgeving

10 Voordelen Centralisatie van informatie, slechts 1 waarheid; Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak; Opname van historiek & reproductie historische situaties; = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit meerdere bedrijfsprocessen; Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal; Standaard rapporten en analyses ter beschikking; Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken; Snel inzicht in de gang van zaken d.m.v. dashboards e.d.

11 Aandachtspunten Beperk de risico s: Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak; Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een piloot ; Ontwikkeltraject met de juiste middelen: Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering; Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT; Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen: Is kwaliteit van brongegevens voldoende? BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van de opschoning in de bronnen.

12 Aandachtspunten Budget voor Business Intelligence: Interne/externe ontwikkelprofielen; BI tools: complexe & dure licensiepolitiek; Open source BI biedt deels antwoord hierop. Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen? Support nodig naar eindgebruikers.

14 Context vrije beroepen Gegevens zitten verspreid: Op meerdere fysieke plaatsen Bij verschillende leveranciers In verschillende formaten Veel manueel opzoekingswerk: Verouderde gegevens; Lange doorlooptijd tot resultaat; Resultaat verschilt keer op keer; 90% van de organisaties : enkel Excel Bedrijfsvoering vanuit een buikgevoel.

15 Context vrije beroepen Gebrek aan overzicht en controle: Waaraan spenderen medewerkers hun tijd; Te grote fluctuaties in productiviteit; Welke diensten draaien goed en welke niet? Hoe staat het met de budgetten? Hoe zit het met de klantretentie?

16 BI: uitdagingen Gegevensaanlevering Minder gebruik van ERP, CRM en andere packaged software: Gegevens zijn moeilijker toegankelijk of staan enkel op papier; Veel gegevens in on-the-fly toepassingen in MS Access & soortgelijke; Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie; Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen!

17 BI: uitdagingen Gebruikersomgeving Voldoende inhoud standaard aanbieden: Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk consumeerbaar zijn; Gebruiker laten doorwerken op deze standaard zaken; Maximale gebruiksvriendelijkheid: Zo eenvoudig mogelijke interface; Altijd raadpleegbaar 24/7.

18 BI: uitdagingen Algemene uitgangspunten De vrije beroepen beschikken over beperktere IT middelen; Zelfvoorzienend: maximale automatisatie en pechverhelping; Gegevensbeveiliging is cruciaal; Beperkt budget voor ontwikkeling en BI tool.

19 Korte pauze (5 min)

21 BI nodig of niet? Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen: Alle informatie om beslissingen te nemen is: Voorhanden wanneer nodig; Actueel en perfect betrouwbaar; Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie. Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk: Op elk ogenblik van de dag; Op een gebruiksvriendelijke manier; Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie.

22 Business Intelligence Optie 1: eigen ontwikkeling: Omgeving op maat ontworpen; Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten; Optie 2: externe ontwikkeling: Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd; Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen; Optie 3: interne/externe ontwikkeling: Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op maat; Belangrijk budget voor nodig;

23 Business Intelligence Optie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket? ERP/CRM voor vrije beroepen: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden; Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens; Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor vrije beroepen Niet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard gegevensmodel; Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en rapportering; Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien; Zeer korte doorlooptijd tot go-live; Lagere investering dan ontwikkeling op maat; Varianten met open source BI tools; Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud oplossing.

24 Standaard BI Komen tot B.I. Klein Middel groot Groot

25 Standaard BI Gegevens over klanten en hun gedrag: Top xx beste klanten; Top xx best verkopende diensten; Verkopen per vestigingsmedewerker; Opvolging omzet per dag/week/maand/kwartaal/jaar per klantgroep; Opvolging klanten en communicatie hiernaar; Betaalprofiel per klant; andere

26 Standaard BI Prestaties: Gepresteerde uren per persoon / project / activiteit per maand; Analyse van factureerbare en niet-factureerbare uren; Nacalculatie van effectieve prestaties t.o.v. offerten; Opvolging gepresteerde overuren; Andere Boekhouding: Opvolging van inkomsten tov de kosten; Opvolging van kostenrekeningen en samenstelling; Budgetbeheer: actuele status prognoses - targets andere

27 Resultaat Werktijd wordt optimaler benut; Optimalisatie in dienstverlening; Duidelijk inzicht in werkingskosten en budgetten; Beter zicht op zaken als verloren uren; Pro-actief werken; De informatie zit binnen handbereik.

29 Standaard oplossing Bereikbaar via web browser Loopt op specifieke server binnen de KMO Enkele schermvoorbeelden

30 Het gebruikersportaal Indeling van de beschikbare analyses en rapporten in folders Zelf rapporten, analyses en dashboards opmaken Oplijsting van de beschikbare analyses en rapporten in die folder

31 Standaard rapporten Keuze die de gebruiker opgeeft voor uitvoeren van het rapport Weergave van het rapport met mogelijkheid tot export naar Excel, PDF of andere

32 Standaard analyses Filter die op de analyse toegepast wordt Lijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt worden voor meer details.

33 Standaard dashboards Selectie waarnaar het dashboard zich aanpast Elke grafiek geeft snelle inzage in een specifiek proces, als beste klanten, best verkopende producten of andere. Van hieruit kan je doorsteken naar andere grafieken en detailrapporten.

34 Zelf rapporten aanmaken Toevoegen van gegevens aan het rapport d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit een index van beschikbare onderdelen. Volstrekt geen technische kennis vereist. In het rapport verschijnen automatisch de overgehaalde items. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken en dergelijke meer.

35 Zelf analyses aanmaken Aan de hand van invalshoeken als artikelgroepering, datum van verkoop en contacten analyseer je meetwaarden als artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke. Volstrekt geen technische kennis vereist. Stel je analyse samen door invalshoeken en meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een pivot tabel in Excel. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken of dit weergeven in verschillende grafiekvormen.

36 Standaard oplossing Eigen analyses en rapporten in persoonlijke folder; Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel; Rapporten en analyses delen met anderen.

37 Vraag & antwoord