Jaarverslag 2008 documentatiecentrum

Transcriptie

1 Jaarverslag 2008 documentatiecentrum Elke Vermeire algemene coördinatie Karla Goetvinck communicatie Studiedienst van de Vlaamse Regering Daniel Derudder statistieken Ann Mares websitebeheer Schematische voorstelling van de structuur van het documentatiecentrum Vlaamse Rand 1

2 punt Item omschrijving 0. situering / inwerktermijn 1. uitbouw van het corpus 1.1. input van titels en opslag van documenten 1.2. scannen van documenten 2. vertalingen: 2.1. anderstalige introductiepagina / gids 2.2. delen van R@ndbrief (vanaf nr. 2) 2.3. categorieënlijsten 3. technisch-grafische aanpassingen 3.1. In orde brengen lay-out: foto's, zoekingangen, logo's 3.2. aanpassingen indien nodig/gewenst 4. communicatiecampagne 4.1. bespreking in functie van opmaak huisstijl 4.2. aanmaak van brochures, affiches, budget screen + postverzending 4.3. lancering van de website met persconferentie 4.4. mediacampagne 4.5. ronde van de gemeenten/bibliotheken 4.5. R@ndbrief (zie punt 6) 4.6. nieuwjaarskaart: voorbereiding 4.7. andere vormen van promotie / communicatie 5. nieuwsbrief 5.1. eerste R@ndbrief + voorbereiding 5.2. tweede R@ndbrief + voorbereiding 5.3. derde R@ndbrief + voorbereiding integratie adressenbestand in CMS integratie van het adressenbestand 6.2. inwerking andere medewerkers 7. inhoudelijke uitbreiding: 7.1. samenwerking met wetenschapswinkel eigen inbreng 7.2. SVR-rapport 7.3. synthesenota betreffende studie van Stratec 7.4. samenvatting va het VSGB 7.5. thematische fiches (cfr. Wikipedia) 7.6. behandeling van helpdesk vragen 7.7. de interactieve databank de aanmaak van nieuwe webpagina s 2

3 0. Situering / inwerktermijn: De website is een initiatief van de cel Coördinatie Vlaamse Rand, die behoort tot de Stafdienst van de Vlaamse Regering en deel uitmaakt van het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR). De website wordt uitgebouwd door BRIO, het Brussels Informatie-, Documentatie- en Onderzoekscentrum, in samenwerking met de Studiedienst van de Vlaamse Regering, vzw 'de Rand' en de Provincie Vlaams-Brabant. In mei 2007 werd aan BRIO de opdracht gegeven om van start te gaan met de opbouw van een virtueel documentatiecentrum. Ann Mares werd als wetenschappelijk medewerker verantwoordelijk voor deze opdracht. Vanaf november 2007 werd Elke Vermeire door de cel Coördinatie Vlaamse Rand aangeworven als algemeen coördinator van het documentatiecentrum. Op 1 januari 2008 trad Karla Goetvinck in dienst bij vzw de Rand. Haar opdracht bestaat onder meer uit de algemene communicatie en de opbouw van contacten met anderstaligen. Op 1 juli ging Daniel Derudder van start bij de Studiedienst van de Vlaamse Regering onder meer om nieuw onderzoek, nieuwe studies en cijfers aan te leveren. In augustus werd hij vertrouwd gemaakt met het reilen en zeilen van het documentatiecentrum. Het uitgangspunt was van bij de aanvang dat de leden van het documentatiecentrum complementair, maar in synergie zouden werken en afwisselend op diverse locaties. De eerste maanden werd alles op alles gezet om met een volwaardige website online te kunnen gaan. Pas na de lancering van de site kon het virtuele onderzoekscentrum op kruissnelheid beginnen draaien. Begeleidende werkgroep De 4 medewerkers die samen het documentatiecentrum bemannen, worden bijgestaan door een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende partners van het project, namelijk de cel Coördinatie Vlaamse Rand, de Studiedienst van de Vlaamse Regering, vzw 'de Rand', de Provincie Vlaams-Brabant en BRIO. De werkgroep komt regelmatig samen, doch niet met vaste frequentie, om de voortgang van de opbouw en de werking te bespreken. Stuurgroep documentatiecentrum Het documentatiecentrum heeft tevens een stuurgroep samengesteld die bestaat uit de partners die eveneens in de werkgroep zetelen en versterkt wordt door externe leden. Deze stuurgroep moet zich voornamelijk beraden over mogelijke onderwerpen voor nieuw onderzoek om aldus lacunes op te vangen. De stuurgroep komt 2x per jaar samen, tenzij zich de noodzaak aan een hogere frequentie voordoet. 3

4 1. Uitbouw van het corpus: 1.1. input van titels en opslag van documenten. Voornamelijk in de periode januari april werd het corpus aanzienlijk aangedikt met het oog op de lancering van de site. Op basis van bibliografieën, catalogi van verschillende bibliotheken en documentatiecentra en van websites van allerhande instanties werd een thematische bibliografie en een virtuele bibliotheek over de Vlaamse randgemeenten opgestart. (In bijlage het uitgeprinte corpus van ingevoerde documenten.) Toch blijft het continu zoeken naar documenten / werken en het invoeren ervan een prioritaire taak waarbij het contact met interne en externe partners van groot belang is (zie ook punt 4). Het contact met de universitaire wereld (de samenwerking met Brio en in een latere fase ook die met de Wetenschapswinkel) laat toe de wetenschappelijke actualiteit op de voet te volgen en biedt een aanknooppunt om de interesse voor nieuwe onderzoeken aan te wakkeren. Via de uitbouw van een netwerk met onder meer partners uit andere overheidssectoren en de 19 gemeenten van de Vlaamse Rand tracht het documentatiecentrum op een efficiënte manier nieuw en reeds bestaand materiaal te verzamelen. Een dergelijk netwerk draagt tevens bij tot een grotere bekendmaking van de website en zorgt ervoor dat beter kan worden ingespeeld op de behoeften op het terrein. In de zoektocht naar nieuwe publicaties vervult ook de Studiedienst van de Vlaamse Regering een noemenswaardige rol. Haar taak bestaat immers uit het actualiseren van bestaande onderzoeken, het aanleveren van nieuw cijfermateriaal met bijhorende conclusies en het uitvoeren van eigen onderzoek indien wenselijk scannen van documenten. Documenten waarvan geen digitale versie beschikbaar is, veelal werken van voor 2000, worden soms gescand. Dit digitaliseren gebeurt hoofdzakelijk door een drukker via een externe partner aangezien de juiste apparatuur een snellere verwerking toelaat. In sommige gevallen scant het documentatiecentrum de documenten zelf: indien het snel over een digitale versie wil/moet beschikken, indien het een boek betreft waarvan de kaft niet mag worden beschadigd, indien kwaliteitsverlies kan optreden, 2. Vertalingen: 2.1. anderstalige introductiepagina / gids: Het adressenbestand, voor hoofdzakelijk mailings, bevat heel wat anderstalige contactpersonen gaande van internationale perscontacten, EU-ambtenaren tot anders- en Franstalige inwoners van de Vlaamse Rand. Om de interesse van deze personen voor de website te behouden en die van potentiële nieuwe contactpersonen aan te wakkeren, moest het documentatiecentrum een manier zoeken om zich, weliswaar beperkt, als meertalig te profileren. Bij de opbouw van de website werd de mogelijkheid van een eventuele vertaling in Engels en Frans voorzien. Na overleg binnen de werkgroep werd ervoor gekozen om de integrale 4

5 vertaling voorlopig niet als prioritair te beschouwen, maar wel zo veel mogelijk inspanningen te doen om tegemoet te komen aan een anderstalig publiek. Dat gebeurt onder meer via de vertalingen (in pdf) van de thematische fiches in het Frans, het Engels en het Duits te vertalen en het signaleren van anderstalige informatie over items die in de aan bod komen. (zie 2.2) Sinds de tweede werd bovendien verwezen naar het bestaan van anderstalige introductiepagina s. In het Frans, het Engels en het Duits krijgt de bezoeker een korte omschrijving van de werking van de website. Hierbij worden de Nederlandse termen verduidelijkt opdat de anderstalige bezoeker zichzelf een weg kan banen doorheen onze Nederlandstalige site delen van de Vanaf 2 werd niet enkel een anderstalige introductiepagina aangemaakt, ook een artikel over het Vlaams Stedelijk Gebied rond Brussel (VSGB) werd vertaald. Bij 3 werd een rechtstreekse link gelegd naar de Franstalige brochure over the Brussels Metropolitan Region. Hetzelfde principe werd gehanteerd voor de Brochure Structuurvisie Zoniënwoud. Ook de nieuwe thematische fiches zijn beschikbaar in de 3 andere talen. Een gedeeltelijke vertaling van de R@ndbrief lijkt ons aangewezen als we anderstaligen blijvend willen beschouwen als deel van ons doelpubliek. Deze trend wordt dus voortgezet in categorieënlijsten Ook al blijft de lay-out eentalig Nederlands, toch is het nuttig dat een anderstalige ook zelf kan werken met de zoekmachine. Om die reden lieten we de trefwoorden bij de documenten en titels vertalen. Daarnaast zorgt een ruime keuze aan trefwoorden er ook voor dat het aantal hits op google aanzienlijk verhoogt. 3. Technisch - grafische aanpassingen: 3.1. in orde brengen lay-out: foto's, zoekingangen, logo's aanpassingen indien nodig. Ook hier geldt (cfr punt 1.1.) dat het meeste werk aan de lay-out, de aanpassingen, het op punt stellen en optimaliseren van de zoekingangen, het plaatsen en laten functioneren van foto s en logo s gebeurde in de periode januari april en dus vóór de lancering van de website. Toch vergt elke inhoudelijke aanpassing en/of toevoeging logischerwijze eveneens een vormelijke aanpassing. Dit impliceert dat het knutselen aan de looks van de website en het schikken en herschikken van oude en nieuwe elementen een onderdeel blijven van het to-dolijstje. 5

6 4. Communicatie: 4.1. de opmaak van de huisstijl Daar het documentatiecentrum een website is die zich hoofdzakelijk richt op communicatie en hierbij een beroep wil doen op een vlotte wisselwerking tussen de verschillende partners, zijn herkenbaarheid en bereikbaarheid belangrijke troeven. Vanuit deze doelstelling werd in overleg een duidelijke huisstijl gecreëerd, die overeenstemt met the look-and-feel van de webpagina s. Deze huisstijl is terug te vinden in onder meer het briefpapier, de naamkaartjes alsook in ander hieronder vermeld promotiemateriaal de aanmaak van brochures, affiches en budget screens Met het oog op de lancering van de website en de bekendmaking ervan bij een ruimer publiek werd een beroep gedaan op een externe firma voor de aanmaak van brochures, 1000 affiches en 5 budget screens. Dit materiaal werd aangekocht voor een budget van euro. De brochures en affiches, incluis een ondertekende brief van de minister, werden rond de datum van de lancering verzonden naar alle hogescholen en universiteiten evenals vakgroepen en professoren, naar secundaire scholen en alle instellingen voor volwassenenonderwijs uit de Vlaamse Rand, naar alle Vlaamse gemeenten en bibliotheken, naar politici en overheidsinstanties, naar media en een geselecteerde lijst particulieren. Aan het begin van het Academiejaar vond een tweede postverzending plaats naar alle hogescholen en universiteiten. Daar studenten, docenten en professoren eveneens deel uitmaken van ons doelpubliek als bezoeker en liefst ook zoveel mogelijk als externe partner, is het niet onbelangrijk deze sector regelmatig te herinneren aan het bestaan van het documentatiecentrum. De brochures en affiches kunnen op elk tijdstip en door iedereen bijbesteld worden via het gratis nummer lancering van de website met persconferentie Op 28 april 2008 werd de website gelanceerd door middel van een persconferentie in de Kam in Wezembeek-Oppem. Minister Frank Vandenbroucke verduidelijkte hierbij het initiatief en Brio maakte de inhoud van de website bekend. Deze persconferentie werd getoond op Ring-tv en verschillende lokale en regionale kranten plaatsten een artikel Mediacampagne Vóór de lancering van de website werd een mediacampagne vastgelegd ter waarde van ,95 euro. Het betreft geschreven media en dit verspreid over 3 data: 29 april, 13 mei en 25 mei De keuze ging naar de magazines Knack en Humo, de nationale kranten de Morgen, de Tijd, de Standaard en Metro en de regionale edities van het Laatste Nieuws, het Nieuwsblad en de Standaard. 6

7 Een analyse van het dagelijkse aantal bezoekers van de website toont aan dat deze mediacampagne wel degelijk voor een verhoging zorgde. Na de lancering van de website werd op de regionale zender Ring-tv een billboard getoond met het logo van de website en een korte uitleg hierover. Deze reclame verscheen in de maanden mei en juni en werd gerealiseerd voor een bedrag van 4216 euro. Ook nu nog verschijnt dit billboard in het kader van de sponsoring van Tournée General ronde van de gemeenten/bibliotheken De Vlaamse Rand bestaat uit 19, soms heel sterk van elkaar verschillende, gemeenten, met elk een eigen beleid, eigen documenten en eigen informatiebronnen. Gezien de verscheidenheid van deze regio is het niet altijd evident bestaande informatie en werken samen te krijgen, laat staan op de hoogte te zijn van de documenten en boeken die circuleren. Om aan dit probleem tegemoet te komen, werd het documentatiecentrum Vlaamse Rand opgericht, met als doel een overkoepelende instantie te zijn die alle nuttige informatie verzamelt, bewaart en openstelt voor een ruim publiek. Vertrekkend vanuit de gedachte dat elke gemeente een bron aan informatie bevat en als partner een zeer waardevolle functie heeft, werd na de lancering van de website een eerste contact gelegd: in een brief, gericht aan het college van burgemeester en schepenen van elke gemeente, werd gevraagd ons de naam van een contactpersoon te bezorgen. 15 gemeenten reageerden. Om iedereen over de streep te halen en omdat de bekendheid van het documentatiecentrum bij de lokale besturen beperkt bleef, bleek een tweede poging tot contact noodzakelijk. Vanaf oktober werden dan ook telefonisch afspraken gemaakt en vanaf november kon de ronde van de gemeente echt van start gaan. Als promotiemateriaal bij deze bezoeken lieten we USB-sticks (ongeveer ter waarde van 1000 euro) en documentatiemapjes aanmaken. Op de USB-sticks wordt het nodige materiaal geplaatst: het logo, 2 artikels (een voor het gemeentelijke infoblad, een voor de gemeentelijke website), prints van enkele van onze webpagina s alsook een overzicht van de documenten die het documentatiecentrum telt van die gemeente. De mapjes worden opgevuld met de brochure en alle documenten die tevens op de stick staan. Dit laatste om niet afhankelijk te zijn van een al dan niet beschikbare computer met netwerkverbinding. De bezochte gemeenten in 2008 zijn: Asse, Beersel, Dilbeek, Linkebeek, Meise en Sint- Pieters-Leeuw. Doorgaans was de reactie opvallend positief en toonde de contactpersoon een duidelijke bereidheid tot samenwerking. Een eerste gevolg ervan is reeds duidelijk: het artikel over de website verscheen in het informatieblad van Sint-Pieter-Leeuw en Beersel en de contactpersonen engageerden zich ertoe de informatie in hun gemeente te verspreiden en de r@ndbrief via intranet aan het gemeentepersoneel door te sturen. De aanvankelijke doelstelling om 2 tot 3 gemeentebezoeken per dag af te werken, bleek echter al snel iets te hoog gegrepen: in sommige, veelal kleinere, gemeenten is het niet zo eenvoudig een afspraak vast te leggen, onder meer omdat er vaak met halftijdse functies wordt gewerkt. 7

8 Tijdens een bezoek aan een gemeente wordt ook, in de mate van het mogelijke, contact gelegd met het personeel van de plaatselijke bibliotheek. Ook dit verloopt minder vlot in kleinere gemeenten omdat hun bibliotheek vaak zeer beperkte openingsuren heeft. In dat geval wordt een mail gestuurd naar de bibliothecaris. Omdat we bij deze ronde van de gemeenten afhangen van de communicatie tussen het gemeentepersoneel en de mate waarin de contactpersoon de anderen kan warm maken voor onze website, kunnen we de precieze uitkomst van onze promotiecampagne moeilijk voorspellen. Wel benadrukken we dat we graag nog eens terugkomen om het documentatiecentrum aan het hele team voor te stellen en/of aan het college. Bij een evaluatie van de voorbije gesprekken dient dus te worden vastgesteld dat het bestaan van de website, zelfs bij de gemeentelijke infoambtenaar, niet altijd bekend was en dat er dus zeker ook in de toekomst een belangrijke taak wacht op het vlak van communicatie. Om de betrokkenheid van de gemeenten te verhogen en hen ook te informeren over de interne werking van het documentatiecentrum, werd een webpagina met betrekking tot de ronde van de gemeenten aangemaakt, waarbij via een kaart wordt aangegeven welke gemeenten tot nog toe werden bezocht (zie punt 6) 4.7. nieuwjaarskaart: voorbereiding Nieuwjaarswensen worden door veel mensen positief onthaald en zijn dus een ideale manier om je bekendheid te vergroten. Omdat het documentatiecentrum net voor de kerstperiode nog een verzond, werd de kerstkaart uiteindelijk een nieuwjaarskaart: - een combinatie R@ndbrief kerstkaart is minder interessant omdat de contactpersonen dan slechts 1 mail ontvangen. - een R@ndbrief en kerstkaart kort na elkaar leidt mogelijk tot meer uitschrijvingen. De nieuwjaarskaart werd verzonden (in 2009) volgens het systeem van de R@ndbrief, dus: naar alle contactpersonen uit ons adressenbestand en via een externe partner Andere vormen van promotie / communicatie Op verschillende manieren wordt geprobeerd het documentatiecentrum bekend te maken en in de kijker te stellen, zo ook vanuit de eigen werkomgeving en met eigen middelen. Op de website van vzw de Rand verscheen onder meer een artikel bij de lancering van het documentatiecentrum evenals bij elke R@ndbrief. De startpagina van de website van de cel Coördinatie Vlaamse Rand heeft een vaste introductietekst over het documentatiecentrum en legt de link met de laatst verschenen R@ndbrief. Beide, bovenvermelde websites plaatsten tevens het logo van het documentatiecentrum en een link naar de website ervan op hun startpagina. Voor de lancering van de website verscheen een aankondigend artikel in Randkrant, gevolgd door een tweede tekst na de eigenlijke start. Omgekeerd schreef het documentatiecentrum ook enkele artikels voor Randkrant, namelijk over de pedagogische inspectie van Franstalige scholen in de 6 faciliteitengemeenten, over de 8

9 taalbarometer van Rudi Janssens en over het VSGB. Deze teksten krijgen dan weer hun plaats in het corpus van het documentatiecentrum, aangezien elke Randkrant eveneens op de site van het documentatiecentrum verschijnt. Begin mei werd ook, met resultaat, gevraagd een tekst met logo en link te publiceren op de website en op het extranet van de Vlaamse overheid. 5. De naam ontstond na overleg binnen de werkgroep van het documentatiecentrum. Het is de bedoeling minimaal vier keer per jaar een te verzenden naar alle contactpersonen uit het adressenbestand. Toch werd geen frequentie van verzending bekendgemaakt om niet aan tijdstippen gebonden te zijn. De kan hierdoor verzonden worden wanneer er belangrijk nieuws is en dus, indien nodig, met een hogere frequentie. Voor het opstellen van het adressenbestand gebruikte het documentatiecentrum een uitgebreid adressenbestand van Brio, bestaande uit hogescholen en universiteiten, politici, secundaire scholen, overheidsinstanties en particulieren. Daarnaast werd ook gezocht naar extra contactpersonen binnen de Vlaamse en lokale overheden. (nieuwe) Politici en EU-ambtenaren werden eveneens toegevoegd, alsook perscontacten, particulieren en allerhande actoren op het terrein. De verzending van de gebeurde tot dusver door een extern bureau. Eens het concept volledig klaar is en het adressenbestand geüpdatet, wordt het materiaal aangeleverd en gaat het bureau over tot de verzending. Dit voor de prijs van ongeveer 200 euro per verzending. Tot dusver schreven al redelijk wat mensen zich in voor de voornamelijk sinds nr. 2. De uitschrijvingen blijven eerder beperkt. Wel werd extra ruimte aangemaakt waarin de bounces en meldingen van verlof/vakantie terechtkomen opdat onze eigen inbox niet overladen wordt met mails eerste De eerste werd op het moment van de lancering van de website verzonden. De voorbereiding ervan nam wel wat tijd in beslag omdat dit voor de eerste maal gebeurde. Zo moest het adressenbestand (3500 adressen) helemaal af zijn, de inhoud moest onmiddellijk het doelpubliek aanspreken en de lay-out moest zoveel mogelijk herkenbaarheid brengen en overeenstemmen met de huisstijl. nr. 1 bevatte volgende onderwerpen: - een verwijzing naar de persconferentie van het documentatiecentrum - de voorstelling van het documentatiecentrum - uitleg over de sportdvd van het CTO KU Leuven, uitgebracht door de provincie Vlaams-Brabant - een verwijzing en link naar een artikel over migraties en grenzen, een publicatie in opdracht van de provincie Vlaams-Brabant - een mogelijkheid om de brochure van de website te bestellen 9

10 - de vermelding van de fototentoonstelling Over de Rand tweede De verzending van de tweede werd lang uitgesteld en gebeurde uiteindelijk in oktober. De reden hiervan was dat we de actualiteit over het Vlaams Stedelijk Gebied rond Brussel op de voet wilden volgen en hierover zo snel mogelijk een duidelijke en met de nodige details en voorbeelden doorspekte samenvatting wilden aanbieden. Dit gebeurde in samenwerking met de bevoegde administratie Ruimtelijke Ordening van de Vlaamse overheid. De thema s van R@ndbrief nr. 2 waren de volgende: - het VSGB (met een vertaalde kortere samenvatting) - migratiebewegingen, een verwijzing naar het rapport van de Studiedienst van de Vlaamse Regering - omvorming van de Ring - het jaarverslag van de task force Vlaamse Rand - een mogelijkheid tot doorklikken naar een vertaalde gids voor anderstaligen - nieuw materiaal op de website - de lijst met scriptieonderwerpen zoals opgesteld voor de samenwerking met de Wetenschapswinkel 5.3. derde R@ndbrief De derde R@ndbrief werd verzonden in de derde week van december en handelde over: - the Brussels Metropolitan Region (met een link naar de Franstalige versie) - de structuurvisie Zoniënwoud (met een link naar de Franstalige samenvatting) - het decreet grond- en pandenbeleid - de beleidsbrief Vlaamse Rand de hoorzitting over de verbreding van de Ring - de ronde van de gemeenten - de nieuwe fiches (met vertaalde versies) zie punt nogmaals de verwijzing naar het contact met de Wetenschapswinkel 6. integratie in het Content Management System (CMS): 6.1. integratie van het adressenbestand Omdat de 4 medewerkers van het documentatiecentrum werken vanuit verschillende locaties, ontstond de behoefte aan een overkoepelend systeem waar iedereen aan kan. Ook in functie van het beheer van het adressenbestand brengt het bestaan van zo n systeem soelaas. Totnogtoe werden de adressen bijgehouden en aangepast in excel. Bij R@ndbrieven en andere mails wordt deze file doorgegeven en zorgt een extern bureau voor de filtering van foute adressen en dubbels alsook voor de uiteindelijke verzending. Daar het een meerwaarde is dat het documentatiecentrum zou beschikken over een degelijk functionerend en geactualiseerd adressenbestand, werd overleg opgestart. 10

11 Nadat het gewenste concept voor iedereen duidelijk was, kon overgegaan worden tot de vormgeving ervan. Begin 2009 verwachten we een uitgewerkt resultaat inwerken van andere medewerkers. Het documentatiecentrum telt 4 polen. Tot voor kort was Brio de enige pool die zich bezighield met de input van gegevens in het CMS omdat zij dit systeem opstartten. Toch is het belangrijk dat elke pool met het achterliggende systeem van de website kan werken en daarom kregen de andere medewerkers een snelcursus. Van zodra iedereen deze manier van werken grondig beheerst, kan overgegaan worden tot een herverdeling van deze taak. 7. inhoudelijke uitbreiding: Zoals vermeld in punt 1 en punt 4 is een continue uitbreiding en aanvulling van het corpus van de website van zeer groot belang. De bezoeker moet regelmatig nieuwe en interessante aanwinsten terugvinden. Om die reden wordt het verschijnen van nieuwe publicaties op de voet gevolgd. Toch wil het documentatiecentrum ook zelf haar steentje bijdragen en de opgeslagen informatie ook via andere, hapklare en laagdrempelige manieren aanbieden. Daarbij blijft de nadruk liggen op het verzamelen en verspreiden van de kennis en het stimuleren van verder onderzoek over de Vlaamse Rand. Hieronder volgt een overzicht van de aanzet tot inhoudelijke uitbreiding in Samenwerking met de Wetenschapswinkel Na een rondvraag bij de partners van het documentatiecentrum werd een lijst met uiteenlopende thema s voor verder onderzoek opgesteld. De lijst werd op de website in een webpagina gegoten en via de R@ndbrief bij het begin van het academiejaar gepromoot. Het is de bedoeling dat studenten, op zoek naar een onderwerp voor een scriptie, master of ander eindwerk, er zich door laten inspireren. De Wetenschapswinkel engageerde zich ertoe om een aantal thema s op te nemen in haar eigen themalijst. Indien een van de onderwerpen wordt opgepikt, zorgen de leden van het documentatiecentrum, in samenwerking met de Wetenschapswinkel, voor de ondersteuning en begeleiding van de student. In 2008 waren er reeds contacten met 4 studenten die over de randgemeenten onderzoek verrichten SVR-rapport: 2008/2: Migratiebewegingen in het Vlaamse Gewest in de periode In september 2008 publiceerde de Studiedienst van de Vlaamse Regering deze studie van de in- en uitwijkingen in het Vlaamse Gewest tijdens de periode Concreet gaat de aandacht uit naar de migratiestromen met het buitenland, de intergewestelijke migratiestromen in België en de gemeentegrensoverschrijdende migratiestromen binnen het Vlaamse Gewest. Het rapport bevat onder de noemer capita selecta een hoofdstuk dat exclusief gewijd is aan de 19 gemeenten van de Vlaamse Rand. Niet enkel de globale evolutie, maar ook de subevoluties naar leeftijd, nationaliteit en plaats van herkomst of bestemming, komen in beeld. De analyse gebeurde op basis van de data die de FOD Economie Algemene Directie Statistiek en Economische Informatie (ADSEI) jaarlijks ter beschikking stelt. 11

12 In navolging van de publicatie van het rapport werd een cijferoverzicht gemaakt van de interne en externe migratiebewegingen naar en vanuit de Rand Synthesenota betreffende de studies die door het studiebureau Stratec werden uitgevoerd in het kader van het Gewestelijk ExpresNet (GEN) In de zomer van 2008 werd een analyse uitgevoerd op een aantal studies die de toekomstige sociale en economische gevolgen van de exploitatie van het GEN trachtten in kaart te brengen. De analyse werd in de vorm van een synthesenota voorgelegd aan de Stuurgroep van het documentatiecentrum Vlaamse Rand. Het document bevatte een oplijsting, beschrijving en duiding van de verschenen studies, met aandacht voor de toegepaste methodologie en de belangrijkste vaststellingen. Om de studies te kaderen in een bredere academische en beleidsmatige context werden een reeks opmerkingen geformuleerd, gebruik makend van de data van de Studiedienst van de Vlaamse Regering en secundaire bronnen. Ten slotte werd ook aangegeven op welke manier het flankerend beleid, zoals geconcipieerd door de Task Force Vlaamse Rand, de potentiële gevolgen van het GEN kan opvangen Samenvatting van het ontwerp over de afbakening van Vlaams Stedelijk Gebied rond Brussel 13 van de 19 gemeenten van de Vlaamse Rand behoren volgens het voorstel tot eindrapport over de afbakening van het Vlaams Stedelijk Gebied rond Brussel tot dat VSGB. Het is duidelijk dat dit rapport in het gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan, dat op basis daarvan zal worden opgesteld, grote gevolgen zal hebben voor de streek. Lokale politici, administratie en middenveld werden in 2008 uitgenodigd om advies te geven, maar omdat het een rapport betreft van honderden pagina s en met gespecialiseerde termen, oordeelde het documentatiecentrum het nuttig om een uitgebreide samenvatting en een thematische fiche (met vertaling) te maken Thematische fiches Bestaande publicaties over de Vlaamse Rand behandelen een niet voor iedereen even eenvoudige materie. Een betrouwbare bron vinden die deze onderwerpen op een duidelijke manier verklaart, is soms al evenmin gemakkelijk. Via de aanmaak van thematische fiches wil het documentatiecentrum tegemoetkomen aan deze lacune en op die manier de drempel van bepaalde thema s enigszins verlagen. De eerste fiches staan reeds op de site, ook in vertaalde versie, en werden aangekondigd in R@ndbrief nr. 3. Inhoudelijk gaat het over het VSGB, het GEN en de groene gordel. Van zodra het documentatiecentrum beschikt over meerdere fiches wordt het interessant om verwante thema s aan elkaar te linken en via interne en externe links door te verwijzen naar andere literatuur en dus zowel syntheses als gedetailleerde informatie aan te bieden. 12

13 7.6. behandeling van helpdesk vragen Het documentatiecentrum Vlaamse Rand beantwoordde in 2008 een aantal verzoeken van derden. Het ging om vragen over de beschikbaarheid van specifiek cijfermateriaal, onder meer over het taalgebruik in de faciliteitengemeenten en de bevolkingskubussen van de Studiedienst. Ook werd gevraagd naar een kaart van de faciliteitengemeenten, naar een overzicht van de het aantal huishoudens in de Vlaamse Rand, door het Consortium voor Volwassenenonderwijs Groene Rand werd gevraagd om een kennismakingsgesprek, enzovoort. Heel af en toe worden soms aanbevelingen gedaan om bepaalde publicaties op de website te plaatsen en, zeker bij de start van het documentatiecentrum, kwamen enkele felicitaties binnen. Toch blijft het aantal vragen eerder beperkt. Moeten we hieruit de conclusie trekken dat de website duidelijk is? Zoeken mensen eerder op een andere site naar bepaalde informatie? Of moet nog meer gewerkt worden aan de bekendheid van de website? 7.7. de interactieve databank Naar aanleiding van de lancering van de website werd op de webpagina kerncijfers een link naar de lokale statistieken van de Studiedienst van de Vlaamse Regering opgezet. Een set van indicatoren werd afgesproken, die ook op de algemene website van de Studiedienst als optie kan worden aangeduid. Deze werkwijze garandeert de inhoudelijke actualisering van de databank met cijfermateriaal uit diverse beleidsdomeinen zoals mobiliteit, ruimtelijke ordening, wonen, onderwijs, tewerkstelling, demografie, etc. Op deze manier bevatten de voorgeselecteerde rapporten van de Vlaamse Rand steeds dezelfde actuele informatie als andere geografische niveaus de aanmaak van nieuwe webpagina s Zoals eerder aangegeven, werd bij de opbouw een structuur van de website vastgelegd met een aantal vaste rubrieken. Met de aanmaak van nieuwe pagina s wordt deze telkens getoetst en worden eventuele wijzigingen en verbeteringen nagegaan om de performantie van de website te bewaken. Daarbij wordt het standpunt van de bezoeker als leidraad genomen. De nieuwe webpagina s met informatie over de belangrijkste thema s bijvoorbeeld, worden in de R@ndbrief aangegeven, maar ook de toevallige bezoeker moet meteen tot bij deze nieuwe pagina s geraken, door de vermelding ervan op de startpagina, maar ook bij de informatie over het documentatiecentrum en bij de rubriek Vraag en Antwoord, waarin eveneens wordt ingegaan op de voornaamste vraagstellingen met betrekking tot de Vlaamse Rand. Er werd ook een verzamelpagina aangemaakt om allerhande kaartmateriaal over de randgemeenten bijeen te brengen. 13