Openbare aanbesteding in Nederland (conform 3 (1), art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A) - exemplaar voor de deelnemer

Transcriptie

1 Duits Verkeersbureau Amsterdam, 25 maart 2015 Openbare aanbesteding in Nederland (conform 3 (1), art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A) - exemplaar voor de deelnemer Bijlage 1: Formulier offerte (beschrijving van werkzaamheden) Bijlage 2: Excel-overzicht met campagnedata Geachte deelnemers, Het Duits Verkeersbureau/Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) is voornemens de diensten, zoals genoemd in de bijgevoegde beschrijving van werkzaamheden, aan te besteden. Het Duits Verkeersbureau verzoekt u een offerte in te dienen. 1. Informatie over de aan te besteden werkzaamheden 1.1 Over de opdrachtgever De Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) het Duits Verkeersbureau is de nationale organisatie voor toerisme in Duitsland. Al 60 jaar promoot het Duits Verkeersbureau het vakantieland Duitsland in opdracht van de Duitse bondsregering. In de hele wereld brengt de organisatie de veelzijdigheid van Duitsland als vakantieland onder de aandacht. Daarmee verzorgt het bureau de marketing voor een van de grootste en meest aantrekkelijke merken: het vakantieland Duitsland. Het Duits Verkeersbureau is met 11 buitenlandse vertegenwoordigingen en 18 agentschappen overal in de wereld aanwezig. Zij vormen de basis van de commerciële activiteiten en zorgen ervoor dat het merk 'Vakantieland Duitsland' de grootst mogelijke bekendheid krijgt over de hele wereld.

2 1.2 Onderwerp van de opdrachten Het vakantieland Duitsland is de populairste buitenlandse vakantiebestemming van de Nederlanders. Deze positie is de afgelopen jaren op succesvolle wijze uitgebouwd. Succesfactoren zijn onder andere het veelzijdige aanbod, de nabijheid, een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding, het sterk verbeterde imago en innovatieve marketing in samenwerking met vele partners. Het Duits Verkeersbureau positioneert het vakantieland Duitsland in het kader van de twee productlijnen steden- en cultuurtoerisme en ontspannende en actieve vakanties. Hiervoor legt het Duits Verkeersbureau elk jaar het accent op andere hoofdthema s. In 2015 ligt de focus op het thema 'Tradities & gebruiken' met speciale aandacht voor ambachten, evenementen en culinaire specialiteiten. Het Duits Verkeersbureau zal voor de eerste keer het thema 'Gezinsvakanties' in Duitsland met een groots opgezette crossmediale campagne positioneren. Daarnaast worden succesvolle campagnes voor de thema s 'Fietsen', 'Wandelen' en 'Wintersport' gecontinueerd en moet het diverse aanbod van een aantal basisthema's van het Duits Verkeersbureau op onze Nederlandstalige website in de afzonderlijke themagedeeltes onder de aandacht worden gebracht van het publiek. Voor 2015 zoeken wij een full-service mediabureau dat ons vooral bij het ontwerpen en beheren van onze Google-Adwordscampagnes ondersteunt, meehelpt verschillende thema s op Facebook te promoten en daarnaast mediaplannen opstelt voor de campagnes van het Duits Verkeersbureau, maar ook indien nodig voor partnerorganisaties van het Duits Verkeersbureau. Wij geven de voorkeur aan een bureau dat ervaring heeft op het gebied van toeristische communicatie. De werkzaamheden dienen steeds in overeenstemming te zijn met de beschrijving van de werkzaamheden, zie bijlage Plaats van dienstverlening Nederland 1.4 Uitvoeringstermijn/looptijd Totale looptijd van de campagnes: vanaf 1 mei 2015 t/m 30 april Verdeling Nee Seite 2 von 6

3 2 Informatie over de gunningprocedure 2.1 Wijze van gunning Openbare aanbesteding in Nederland conform 3 (1), art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A 2.2 Bureau dat de gunning verleent Duits Verkeersbureau 2.3 Informatie/inzage in de aanbestedingsdocumenten Voor informatie: Duits Verkeersbureau Manuela Hagener/Christin Müller Tel.: +31 (0) of -22 Fax: +31 (0) manuela.hagener@germany.travel christin.mueller@germany.travel Vragen met betrekking tot deze aanbesteding kunnen worden gesteld t/m 02. april 2015 aan boven genoemde contactpersonen. Vragen kunnen alleen per worden gesteld. Als het antwoord van belang is voor alle deelnemers aan de aanbesteding, zal het Duits Verkeersbureau dit antwoord ter informatie aan alle bieders sturen. Vragen die na de hierboven vermelde datum en het hierboven vermelde tijdstip binnenkomen, zullen niet worden beantwoord. Mochten er onduidelijkheden in de aanbestedingsdocumenten staan, dan vragen wij u onmiddellijk contact op te nemen met de hierboven vermelde persoon. Aanbestedingsdocumenten die niet compleet zijn, worden niet in behandeling genomen. 2.4 Beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers De beoordeling van de geschiktheid van de inschrijvers vindt plaats op grond van financiële, economische, inhoudelijke en technische criteria; met name op grond van de onder 3.2. genoemde documenten, verklaringen en bewijzen. Seite 3 von 6

4 Daarnaast zijn de volgende beoordelingscriteria van toepassing: Doelgroepgerichtheid en themageoriënteerdheid van de uitgekozen 30% media en strategische plaatsing binnen deze media Hoeveelheid kwalitatief hoogwaardige traffic naar de 35% verschillende campagne-url s, beschreven minimale aantal clicks Kosten voor het bureau voor de ontwikkeling, uitvoering, monitoring en aanpassing 35% 2.5. Bepalingen met betrekking tot niet in aanmerking komende offertes Wij maken u erop attent dat de bieder op verzoek wordt geïnformeerd waarom zijn/haar offerte niet in aanmerking komt ( 19 VOL/A). 2.6 Clausule met betrekking tot gegevensbescherming De van de bieders gevraagde persoonsgegevens worden in het kader van het aanbestedingsproces verwerkt en bewaard. 2.7 Aanwijzing, indien er geen offerte wordt ingediend Het staat belangstellenden vrij om geen offerte in te dienen, als zij deze aanvraag tot het indienen van een offerte ontvangen. Wij vragen hun in dit geval dit kort aan het onder nr. 2.3 genoemde bureau mee te delen. 3 Voorwaarden waaraan aanvragen tot inschrijving en offertes moeten voldoen 3.1 Vorm en inhoud van de offertes Vorm Schriftelijke aanvragen tot inschrijving en offertes moeten als zodanig worden aangeduid en in tweevoud in afzonderlijke, dubbel gesloten enveloppen worden ingediend bij het onder 3.3. genoemde bureau met het opschrift 'Aanbesteding mediabureau Duits Verkeersbureau 2015/2016'. Digitale aanvragen worden niet in behandeling genomen Wijzigingen, aanvullingen en toelichting Wijzigingen en aanvullingen in de aanbestedingsdocumenten zijn niet toegestaan. Voor zover een toelichting noodzakelijk is om de aanvraag tot inschrijving te kunnen beoordelen, kan deze als bijlage worden toegevoegd. Wijzigingen van de inschrijver in zijn documenten moeten boven alle twijfel verheven zijn. Seite 4 von 6

5 3.1.3 Ondertekening Alle documenten, de standaardformulieren (voor zover van toepassing) en verklaringen moeten ondertekend zijn met vermelding van de naam van de ondertekenaar. 3.2 Documenten toevoegen Aan de offerte moet het formulier offerte, incl. de beschrijving van de werkzaamheden worden toegevoegd (pagina 1-28). 3.3 Onkostenvergoeding De kosten voor het maken van de offerte worden niet vergoed. De kopieerkosten en de kosten voor het versturen van deze aanbestedingsdocumenten worden niet vergoed. 3.4 Intellectueel eigendom Is de bieder voornemens om gegevens uit zijn offerte te gebruiken om deze aan te melden voor de zakelijke bescherming van intellectueel eigendom, dan dient hij/zij in zijn offerte daarop te wijzen. 3.5 Aanvullende offertes/wijzigingsvoorstellen Aanvullende offertes of wijzigingsvoorstellen zijn toegestaan. Aanvullende offertes moeten voldoen aan alle in de beschrijving van de werkzaamheden vermelde vereisten. 3.6 Indienen van de offertes Sluitingstermijn indienen offerte: 13 april 2015 om 12:00 uur Gunnings- en contractsluitingstermijn: 30 april 2015 Duits Verkeersbureau 'Aanbesteding Mediabureau Duits Verkeersbureau 2015/2016' T.a.v. Manuela Hagener/Christin Müller Offertes die later binnenkomen, kunnen niet in behandeling worden genomen. 3.7 Wijzigingen, rectificaties en intrekking van de offertes Eventuele wijzigingen van of rectificaties op de offerte moeten tot de onder 3.6 vermelde sluitingstermijn voor het indienen van offertes in dezelfde vorm als de offerte worden ingediend. De offerte kan tot de vermelde sluitingstermijn voor het indienen van een offerte schriftelijk worden ingetrokken. Daarna is de bieder tot het verstrijken van de onder punt 3.6 vermelde periode aan zijn offerte gebonden. Seite 5 von 6

6 3.8 Plicht tot informatievoorziening Nadat de offertes zijn geopend, kunnen van de bieders informatie en gegevens worden verlangd om zo twijfel over de offertes of bieders weg te nemen. Wij hopen dat het u aanspreekt om de campagnes voor het Duits Verkeersbureau te ontwikkelen en uit te voeren en zien uw offertes graag tegemoet. Met vriendelijke groeten, Michaela Klare Directeur Duits Verkeersbureau Amsterdam Seite 6 von 6