Jaarrekening 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Gouda

Transcriptie

1 Jaarrekening 2013 Stichting Openbare Bibliotheek Gouda Datum:

2 INHOUD Inleiding 1 1 Inleiding 1 Financieel verslag 5 1 Balans per 31 december Rekening van baten en lasten over Kasstroomoverzicht 8 4 Grondslagen voor de bepaling van het resultaat 9 5 Toelichting op de balans 10 6 Toelichting op de rekening van baten en lasten 12 7 Vermelding ingevolge WNT 19

3 1 Inleiding Algemene toelichting Algemeen Op 29 november 2012 heeft de gemeente Gouda meegedeeld voor 2013 een exploitatiesubsidie te verlenen aan de Bibliotheek Gouda van maximaal ,00 voor de reguliere activiteiten en eenmalige activiteitensubsidies van maximaal ,00 voor de kinderbibliotheken, voor het project Waterwolf en , voor tijdelijke inhuur. Op grond van artikel 7 van het Uitvoeringsbesluit bij de Algemene subsidieverordening Gouda 2003 moet de Bibliotheek Gouda een financieel verslag leveren waarin rekening en verantwoording wordt afgelegd over de besteding van de verleende subsidie en de balans van de instelling per ultimo 2013 bevat. Het verslag moet voorzien zijn van een goedkeurende accountantsverklaring. Samenstelling bestuur In 2013 bestond het bestuur uit de volgende personen: De heer mr. J.H. Oosters, voorzitter De heer S. Vermeulen, penningmeester De heer P. Terlouw Mevrouw E.W. Kaal-Hartog De heer J.B. de Vreede. Met de komst op 1 januari 2013 van de heren Oosters en de Vreede is het bestuur met een nieuwe voorzitter en bestuurslid op volle sterkte. Accountant IPA-ACON ACCOUNTANTS B.V. voerde de controle opdracht 2013 uit. Belangrijke ontwikkelingen 2013 Het jaar 2013 stond geheel in het teken van de sluiting van de bibliotheken aan de Lekkenburg en de Spieringstraat en de opening van een nieuwe stadsbibliotheek. Na een locatieonderzoek door de gemeente besloot de gemeenteraad in februari 2013 dat in de voormalige chocoladeverwerkingsfabriek van Steenland c.q. het voormalig stadskantoor aan Klein Amerika 20 de nieuwe stadsbibliotheek en een deel van het Streekarchief Midden-Holland zal worden gehuisvest. In de wijk Bloemendaal is onderzoek gedaan naar plekken voor de kinderbibliotheek en een plugin-bibliotheek. Op het gebied van educatie konden we dankzij andere financiële bronnen werken aan leesbevordering in de voorschoolse periode met projecten als de Voorleesexpress en Boekstart en is er gewerkt aan wetenschappelijk onderzoek naar de effecten van leesbevordering bij de kinderen in Oosterwei

4 Financieel beleid en resultaat De jaarrekening is opgesteld met toepassing van richtlijn C1 voor kleine organisaties zonderwinststreven. Het bestuur heeft in 2013 de financiële situatie van de bibliotheek verschillende keren besproken: a. de financiering van de lening voor de herinrichting en de gemeentegarantie; b. de projectstructuur en projectaanpak om het concept Stadsbibliotheek gerealiseerd te krijgen binnen de gestelde financiele kaders; c. de concept-huurovereenkomst met de gemeente Gouda; d. de overeenkomst met de ondernemers die de horecavoorziening gaan exploiteren; e. de rapportage van ICBS over de wijze van verbinden van leners aan de toekomst van de bibliotheek; In verband met de verhuizing en de daarmee gepaard gaande volledige herinrichting van de nieuwe locatie, is de inventaris en de inrichting van de oude locaties in 2012 al versneld afgeschreven. De laatste afschrijving wordt in 2013 ten laste van de exploitatie gebracht. Daarmee is de waarde van de inrichting en inventaris van de voormalige locaties eind 2013 nihil. Met de kosten van oplevering van deze panden in hun oorspronkelijke staat en voor de servicekosten die in de regel door gemeente enkele jaren later worden afgerekend is rekening gehouden. Het resultaat op hoofdlijnen laat zien dat de kosten over de gehele linie dalen, uitgezonderd de personeelskosten. Frictiekosten als gevolg van vertrek van medewerkers zijn in de exploitatie verwerkt. De inkomsten uit bijdragen van leners dalen omdat m.n. voor de wijk Bloemendaal het perspectief op de verandering lang onduidelijk bleef. De baten worden eveneens gunstig beïnvloed door inkomsten t.b.v. projecten. Vooruitblik 2014 Het verbouwde en nieuw ingerichte pand met de naam Chocoladefabriek is op 28 februari 2014 door Hare Koninklijke Hoogheid Prinses Laurentien der Nederlanden officieel geopend. De belangstelling was na opening overweldigend en de reacties bijzonder positief. In de wijk Bloemendaal heeft op 26 februari 2014 wethouder Marion Suiker de nieuwe kinderbibliotheek geopend in de Plaswijckschool. De zoektocht naar een locatie voor een plug-in bibliotheek in deze wijk duurt voort. De succesvolle transformatie maakt het mogelijk om een nieuwe aanpak van klantenbinding en een zoektocht naar andere geldstromen in te zetten. Kortom: er blijft: Werk aan de Winkel

5 Balans per 31 december 2013 Vaste activa 31 december december 2012 Materiële vaste activa Inventaris en inrichting Automatisering Vlottende activa Kortlopende vorderingen en overlopende activa Debiteuren Te vorderen omzetbelasting Overige vorderingen en overlopende activa Liquide middelen Kas Rekening courant Deposito's ACTIVA

6 Balans per 31 december 2013 Eigen vermogen 31 december december 2012 Algemene reserve Onverdeeld resultaat na belastingen Bestemmingsreserves Fonds Oosterwei Vreemd vermogen Voorzieningen Langlopende schulden Kortlopende schulden en overlopende passiva Kortlopend deel leningen Crediteuren Vooruitontvangen subsidies Vooruitontvangen contributies Te betalen loonheffing en sociale lasten Te betalen pensioenpremies Overlopende passiva en overige schulden PASSIVA

7 Rekening van baten en lasten over 2013 Rekening Begroting Rekening BATEN Exploitatiesubsidies Bijdragen leners Specifieke dienstverlening Diverse baten LASTEN Bestuur en organisatie Huisvesting Personeel Administratie Transport Automatisering Collectie en media Specifieke kosten Overige kosten Resultaat voor bestemming Onttrekking/toevoeging aan algemene reserve Onttrekking aan bestemmingsreserves Resultaat na bestemming

8 Kasstroomoverzicht Kasstroom uit operationele activiteiten Exploitatieresultaat Aanpassingen voor: - afschrijvingen mutaties voorzieningen en fondsen Veranderingen in vlottende middelen - vorderingen kortlopende schulden Totale kasstroom uit operationele activiteiten investeringen t.l.v. bestemmingsreserves 0 0 investeringen in materiële vaste activa Kasstroom uit financieringsactiviteiten Opname langlopende schulden Aflossing langlopende schulden Mutatie geldmiddelen Liquiditeit Liquide middelen per 31 december Liquide middelen per 1 januari Mutatie liquide middelen

9 Grondslagen van waardering en bepaling van het resultaat De grondslagen van waardering en bepaling van het resultaat zijn ten opzichte van het voorgaande ongewijzigd. De jaarrekening is opgesteld met toepassing van richtlijn C1 voor kleine organisaties-zonderwinststreven. De ter vergelijking opgenomen begroting is de werkbegroting goedgekeurd door het Bestuur in de vergadering van 9 oktober Materiële vaste activa De materiële vaste activa worden gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingprijs onder aftrek van afschrijvingen, met uitzondering van de media. Het mediabezit wordt, zoals gebruikelijk in deze branche, niet geactiveerd maar rechtstreeks ten laste gebracht van de lopende exploitatie. Vorderingen De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, voor zover nodig onder aftrek van voorzieningen voor oninbaarheid. De voorziening wordt bepaald op grond van een individuele beoordeling van de openstaande vorderingen. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en staan per balansdatum ter vrije beschikking van de stichting. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves worden door het bestuur gevormd voor besteding van gelden aan specifieke doelen. Bestemmingsreserve inrichting en inventaris De bestemmingsreserve inrichting en inventaris is gevormd voor de herinrichting van bibliotheken. Bestemmingsreserve personeel De bestemmingsreserve personeel is gevormd om uitkeringen jubilea en overige incidentele personeelskosten te kunnen bekostigen. Voorzieningen Een voorziening wordt gevormd voor verplichtingen waarvan het waarschijnlijk is dat zij zullen moeten worden afgewikkeld en waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten. De omvang van de voorziening wordt bepaald door de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de desbetreffende verplichtingen en verliezen per balansdatum af te wikkelen. Voorzieningen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voorziening onderhoud gebouwen De voorziening onderhoud gebouwen is gevormd voor het huurdersonderhoud van de vestigingen. Gebeurtenissen na balansdatum Er hebben zich na balansdatum 31 december 2013 geen gebeurtenissen voorgedaan welke in de jaarrekening zijn te vermelden

10 Materiële vaste activa Zelf- Inrichting & Automati- Boeken- Totaal service inventaris sering wagen Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijving Boekwaarde Investeringen Desinvesteringen Afschrijvingen Afschrijvingen desinvest Mutaties boekwaarde Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijving Boekwaarde In februari 2014 heeft de bibliotheek haar intrek genomen in nieuwe huisvesting. De daarmee samenhangende investering is voor een bedrag van reeds in 2013 betaald en opgenomen onder Inrichting & inventaris Debiteuren Overige vorderingen en overlopende activa Vooruitbetaalde abonnementen tijdschriften Vooruitbetaalde verzekeringen Rekening-courant Waterwolf Overige vorderingen Te ontvangen subsidies De vooruitbetaalde verzekeringen betreffen ontvangen facturen voor de inventaris/goederen verzekering, rechtsbijstandverzekering en aansprakelijkheidsverzekeringen

11 Algemene reserve Stand per 1 januari Toevoeging cq onttrekking boekjaar Stand per 31 december Bestemmingsreserves Stand per 1 januari Mutatie boekjaar Stand per 31 december Fonds Oosterwei Stand per 1 januari Dotatie Onttrekking Stand per 31 december In 2011 is een fonds opgericht ten behoeve van project Oosterwei. Dit fonds wordt gevormd door externe financiers en is bedoeld voor de uitvoering van een kinderbibliotheek en daarbij behorend wetenschappelijk onderzoek. Indien het wetenschappelijk onderzoek niet wordt uitgevoerd moet het hiervoor ontvangen bedrag worden geretourneerd. De onttrekkingen uit dit fonds betreffen vnl. de exploitatielasten en de kosten van het wetenschappelijk onderzoek. Vreemd vermogen Voorziening groot onderhoud Stand per 1 januari Dotatie/vrijval Onttrekking Stand per 31 december In verband met de verhuizing naar de Chocoladefabriek in februari 2014 wordt de voorziening voor groot onderhoud ingezet voor het afwikkelen van de nog lopende verplichtingen uit de vorige huisvesting. Deze afwikkeling zal naar verwachting in 2014 plaatsvinden, reden waarom de desbetreffende bedragen onder de Kortlopende schulden zijn opgenomen

12 Leningen langlopend ABN-AMRO BNG 10 jaar 10 jaar Totaal Oorspronkelijke hoofdsom Cumulatieve aflossingen Stand begin boekjaar Opgenomen Aflossingen Stand einde boekjaar Kortlopend deel Langlopend deel De lening ABN-AMRO is opgenomen vanaf februari 2008 ter financiering van de investeringen in de herinrichting van Bloemendaal, Goverwelle en de Centrale. Aflossing dienst te geschieden in termijnen groot steeds te voldoen per kwartaal. Ter zekerheid van de verstrekte lening ABN-ARMO is het pandrecht op de inventaris en vorderingen verleend. De gemeente Gouda heeft een garantie vertrekt tot een bedrag van De lening BNG 10 jaar is opgenomen ter financiering van de inrichting van de nieuwe bibliotheek in de Chocoladefabriek. De aflossing geschiedt in 10 jaarlijkse termijnen groot De gemeente Gouda staat garant voor deze lening. Overlopende passiva en overige schulden Reservering vakantiegeld Reservering vakantiedagen Te betalen accountant Rekeningen-courant Te betalen personeel Terug te betalen subsidie Te betalen servicekosten Overige Niet uit de balans blijkende verplichtingen De bibliotheek is huurverplichtingen aangegaan voor een bedrag van circa

13 BATEN Rekening Begroting Rekening Subsidies Exploitatie subsidies Brede school de Biep Overige doelsubsidies Exploitatiesubsidies Toelichting subsidies De exploitatiesubsidie voor 2013 is conform de beschikking van de gemeente Gouda. De overige doelsubsidies in 2013 bestaan vnl. uit bijdragen aan de projecten Kinderbibliotheken, een bijdrage voor de mediacoach, subsidie uit het Oranjefonds en een particuliere subsidieverstrekker, en het tweede deel van de subsidie van OC&W inzake de digitale bibliotheek. Rekening Begroting Rekening Contributies Leengeld Telaatgelden Schadevergoedingen Verkoop afgeschreven boeken Internet Verkoop overige Toelichting opbrengsten In 2013 waren er (2012:7.201) betaalde abonnementen

14 Specifieke dienstverlening Rekening Begroting Rekening Opbrengst kopieerapparaat Cursussen en workshops Cursussen en workshops volwassenen Dienstverlening aan scholen Verkoop ingekochte materialen Verhuur gebouwen Overige specifieke dienstverlening Toelichting specifieke dienstverlening De opbrengsten specifieke dienstverlening zijn hoger dan begroot, en hoger dan in De hogere opbrengsten bestaan met name uit werkzaamheden voor het project Skoolzone, opgenomen onder de cursussen en workshops. Diverse baten Giften Rentebaten Diverse baten De diverse baten bestaan vnl. uit de opbrengst van de sponsoring van Oosterwei. TOTAAL BATEN ======== ======== ========

15 LASTEN Bestuur en organisatie Representatiekosten Publiciteit Documentatie en vakliteratuur Bestuurskosten Overige Contributies Accountantskosten Onder de kosten van Publiciteit zijn kosten opgenomen die met de promotie van de nieuwe bibliotheek samenhangen. De post Overige betreft vnl. onderzoekskosten. Huisvesting Huur gebouw Onderhoud gebouw en inventaris Energiekosten Afschrijving inventaris en inrichting Dotatie onderhoud gebouwen Schoonmaakkosten Belastingen Verzekeringen Kleine aanschaffingen Beveiligingskosten Overige Toelichting huisvesting De kosten van onderhoud zijn hoger doordat reserveringen zijn getroffen om nagekomen lasten uit de vorige huisvesting te dekken. Er is in 2013 niet meer gedoteerd aan de Voorziening voor groot onderhoud. Daardoor is de Dotatie groot onderhoud lager dan begroot. De lokale situatie noodzaakte dat de kosten van beveiliging in Bloemendaal hoger dan begroot uitvielen

16 Personeel Salariskosten Sociale lasten Pensioenkosten Reiskosten Onkostenvergoeding Extern personeel Studiekosten en deskundigheidsbevordering Overige personeelskosten Toelichting personeel De kosten van extern personeel bestaan vnl. uit de kosten van gedetacheerde medewerkers. De overige personeelskosten bevatten vergoedingen bij uitdiensttreding van medewerkers. Deze vergoedingen zijn gebaseerd op de CAO en hierbij gebruikelijke juridische kaders. Voorts zijn extra meeruren gemaakt t.b.v. projecten (hier staan ook projectbaten tegenover) en zijn kosten gemaakt voor een medewerker Marketing en Communicatie. Aantal personeelsleden Stichting 16,3 16,3 Gemeente 4,2 4,6 Totaal 20,9 21,5 Administratie Reproductie, kopieerkosten en drukwerk Kantoorbenodigdheden Port- en vrachtkosten Telefoonkosten Bankkosten Financiële-, personeels- en salarisadministratie Toelichting administratie De administratiekosten zijn per saldo lager dan begroot. De overschrijding van de telefoonkosten wordt veroorzaakt door eenmalige kosten aan de VOIP-centrale. De kosten van reproductie, kopieren en drukwerk zijn lager doordat kosten die in verband met de nieuwe huisvesting begroot waren, doorschuiven naar

17 Transport Rekening Begroting Rekening Overige vervoerskosten Automatisering Afschrijving automatisering Onderhoud en rep. bibliotheek automatisering Kosten ledenadministratie Communicatiekosten Afschrijving zelfservice Licenties automatisering Leasekosten automatisering Overige automatisering Toelichting automatisering Doordat de investeringen op het gebied van automatisering grotendeels afgeschreven zijn, vallen de kosten lager uit dan begroot. De hoger dan begrote kosten voor licenties vallen grotendeels weg tegen de lagere kosten van onderhoud en reparatie. Collectie en media Aankoop boeken Aankoop overige media dragers Internet & raadplegen software Huur boeken Leen en reprorecht Tijdschriften en dagbladen Kosten aanschaf informatie Overige materialen Toelichting collectie en media De kosten van Leen- en reprorecht waren begroot op de oude tarieven. Doordat de uitspraak van de Hoge Raad in de zaak tegen de Stichting Leenrecht in het voordeel van de bibliotheken is uitgevallen, zijn de werkelijke kosten van leenrecht over 2013 lager uitgevallen dan begroot

18 Specifieke kosten Rekening Begroting Rekening Specifieke kosten projecten Kosten kennis, kunst, cultuur en literatuur Toelichting specifieke kosten De specifieke kosten zijn hoger dan begroot doordat er meer activiteiten hebben plaatsgevonden dan begroot. In de meeste gevallen staan hier ook extra inkomsten tegenover. Overige kosten Rentelasten Overige kosten

19 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De bezoldiging van de functionarissen die over 2013 in het kader van de WNT verantwoord worden, is als volgt: N. van Schendel 1 Functionaris (functienaam) directeur 2 In dienst vanaf (datum) 1 januari In dienst tot (datum) onbepaalde tijd 4 Deeltijdfactor (percentage) 100% 5 Bruto-inkomen (incl. salaris, vakantiegeld, eindejaarsuitkering en andere ,00 vaste toelagen) 6 Winstdelingen en bonusbetalingen - 7 Totaal beloning (5 en 6) ,00 8 Werkgeversbijdrage sociale lasten ,00 9 Bruto-onkostenvergoeding (vast en variabel) - 10 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn - 11 Uitkeringen in verband met beëindiging van het dienstverband - Totaal bezoldiging in kader van de WNT (7 tm. 11) in ,00 Verplicht toevoegen eigennaam van gewezen topfunctionarissen (dat wil zeggen voormalige bestuurders of leden van de raden van toezicht): n.v.t. Motivatie overschrijding van de maximale bezoldiging: n.v.t. Binnen de bibliotheek zijn geen andere medewerkers dan bovengenoemde (gewezen) topfunctionarissen wiens bezoldiging de maximale norm te boven gaat als bedoeld in artikel 4.2 WNT. Derhalve zijn bovenstaande gegevens niet opgenomen voor andere medewerkers dan (gewezen) topfunctionarissen in de jaarrekening. De leden van het Bestuur zoals genoemd op pagina 3 zijn allen onbezoldigd in de zin van de WNT. Zij ontvangen per vergadering een onbelaste vacatievergoeding. 19