Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol

Transcriptie

1 Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Dienst Emancipatiezaken Departement Bestuurszaken, Vlaamse overheid Boudewijnlaan 30 bus Brussel Versie november 2013

2 Inhoudstafel Managementsamenvatting p.2 1. Redelijke aanpassingen p Wetgevend kader p Ervaringen uit de praktijk p.4 2. Waarom een integratieprotocol opmaken p Doelstellingen p Link met rendementsondersteuning p.6 3. Gesprek voor de opmaak van een integratieprotocol p Voorbereiding p Deelnemers p Aandachtspunten p Opvolging p.9 4. Inhoud van het integratieprotocol p Administratieve gegevens p Inhoudelijke afspraken p Ondertekening p Wat als het niet vlot verloopt? p.14 Bijlagen p.16 Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 1

3 Managementsamenvatting De dienst Emancipatiezaken stelt in deze handleiding een plan van aanpak voor om een integratieprotocol op te maken. Het is een bundeling van ervaringen, bedoeld om de kwaliteit van de integratieprotocollen te consolideren. Deze handleiding dient ook als inspiratiebron voor andere organisaties die willen werken met gelijkaardige protocollen. Wat is een integratieprotocol? Een integratieprotocol is een overzicht van afspraken die de handicap of chronische ziekte van de medewerker en zijn of haar functie op elkaar moeten afstemmen. Dit kadert binnen de wetgeving op de redelijke aanpassingen. Een integratieprotocol zorgt ervoor dat er naast de financiële rendementsondersteuning 1, ook inhoudelijke ondersteuning is voor entiteiten die een persoon met een handicap of chronische ziekte tewerkstellen. De opmaak van een protocol gebeurt op basis van een gesprek tussen de betrokken medewerker, diens rechtstreeks leidinggevende, een P&Omedewerker en iemand met expertise over handicap of chronische ziekte en werk (bv. een medewerker van de dienst Emancipatiezaken). Waarom een integratieprotocol opstellen? Een integratieprotocol heeft vier doelstellingen. Eerst en vooral zorgt een integratieprotocol voor afspraken om tot een optimale werksituatie te komen. Dit is ook een aanleiding om te spreken over de handicap of chronische ziekte. Een veilig kader neemt de drempels weg om dit gesprek aan te gaan. Het integratieprotocol creëert een draagvlak voor de toegestane aanpassingen omdat de leidend ambtenaar dit ondertekent. De aanwezigheid van iemand van de dienst Emancipatiezaken of een andere externe begeleider, maakt dat er een vangnet is als er zich in de toekomst problemen zouden voordoen. Wanneer een integratieprotocol opstellen? De Vlaamse overheid maakt een integratieprotocol op voor personen met een handicap of chronische ziekte in de volgende situaties: wanneer iemand in dienst treedt via een voorbehouden betrekking 2 ; wanneer iemand in dienst treedt en een rendementsondersteuning ontvangt; wanneer iemand die al in dienst is nieuwe aanpassingen nodig heeft; op vraag van de persoon zelf of van de leidinggevende. Het integratieprotocol is een document dat bestaat uit verschillende onderdelen. Deze handleiding bevat een plan van aanpak voor ieder onderdeel en geeft per item een aantal aandachtspunten mee. 1 Meer info over rendementsondersteuning: 2 Meer info over voorbehouden betrekkingen: Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 2

4 1. Redelijke aanpassingen 1.1 Wetgevend kader VN-verdrag inzake de rechten van personen met een handicap De Verenigde Naties (VN) hebben op 13 december 2006 het verdrag aangenomen inzake de rechten van personen met een handicap. Het verdrag geeft een nieuwe definitie van handicap: Handicap is dat wat personen met een handicap belet om volwaardig en daadwerkelijk deel te nemen aan de samenleving en om op voet van gelijkheid te staan met andere personen. Nieuw is dat deze definitie de handicap niet langer voorstelt als iets medisch, eigen aan de persoon met een handicap. De definitie houdt rekening met obstakels zoals gedragingen en de omgeving die het gevolg zijn van de manier waarop de samenleving georganiseerd is. Volgens deze visie staat handicap in relatie tot een onaangepaste omgeving. Zo kunnen concrete aanpassingen nodig zijn om obstakels weg te werken zodat personen met een handicap ook kunnen deelnemen aan een activiteit, de arbeidsmarkt, of kunnen genieten van een dienst. Wanneer redelijke aanpassingen ontbreken, dan is dit volgens het verdrag een vorm van discriminatie. België heeft dit verdrag goedgekeurd in 2009 en verbindt zich ertoe om ten opzichte van personen met een handicap: hun rechten te verzekeren; rekening met hen te houden in het beleid en in programma s; elke vorm van discriminatie uit te schakelen. Decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt Het decreet van 8 mei 2002 houdende de evenredige participatie op de arbeidsmarkt stelt in art. 5 4: Teneinde te waarborgen dat het beginsel van gelijke behandeling nageleefd wordt, moet worden voorzien in redelijke aanpassingen. Dit houdt in dat de intermediaire organisaties en de werkgever, naargelang de behoefte, in een concrete situatie passende maatregelen nemen om toegang tot arbeid te hebben, in arbeid te participeren of daarin vooruit te komen dan wel om een opleiding te genieten, tenzij deze maatregelen voor de werkgever een onevenredige belasting vormen. Wanneer die belasting in voldoende mate wordt gecompenseerd door bestaande maatregelen, mag zij niet als onevenredig worden beschouwd. Protocol betreffende de invulling van een redelijke aanpassing Een protocol tussen de Federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap, de Franse Gemeenschap, de Duitstalige Gemeenschap, het Waals Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en de Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 3

5 Franse Gemeenschapscommissie bepaalt de criteria voor de interpretatie van het begrip redelijke aanpassingen. De aanpassing moet aan vier criteria voldoen: Doeltreffendheid: de aanpassing moet een concrete verbetering realiseren. Evenwaardigheid: de aanpassing moet een evenwaardig gebruik van faciliteiten en diensten mogelijk maken. Als dit enkel gedeeltelijk wordt gerealiseerd, mag dit geen beletsel zijn om de redelijke aanpassing toch uit te voeren. Zelfstandigheid: in de mate van het mogelijke moet de aanpassing de persoon met een handicap de mogelijkheid bieden een activiteit uit te voeren zonder hulp van derden. Veiligheid: de installatie en het gebruik van de aanpassing mogen de veiligheid van de persoon met een handicap niet in gevaar brengen. Daarnaast zijn er indicatoren waarmee concreet kan worden nagegaan of een aanpassing redelijk is: de financiële impact van de aanpassing, rekening houdend met: o eventuele ondersteunende financiële tegemoetkomingen o de financiële draagkracht van degene op wie de aanpassingsplicht rust; de organisatorische impact van de aanpassing; de te verwachten frequentie en duur van het gebruik van de aanpassing door personen met een handicap; de impact van de aanpassing op de levenskwaliteit van (een) daadwerkelijke of potentiële gebruiker(s) met een handicap; de impact van de aanpassing op de omgeving en op andere gebruikers; het ontbreken van gelijkwaardige alternatieven; het verzuim van voor de hand liggende of wettelijk verplichte normen. Meer info over redelijke aanpassingen vind je op Ervaringen uit de praktijk Het verhaal van werken met redelijke aanpassingen is er een van dansen op een slappe koord. Het vergt veel overleg tussen de betrokken partijen. Wat voor de ene redelijk is, is dat voor de andere soms helemaal niet. Aandachtspunten De ervaring leert dat het heel belangrijk is om het draagvlak voor een bepaalde aanpassing in een organisatie te kennen. Wanneer er onvoldoende draagvlak is, werkt dit meestal in het nadeel van de medewerker met een handicap of chronische ziekte. Bijvoorbeeld: een aanpassing toelaten waar de collega s of de leidinggevende niet echt mee akkoord gaan, kan ervoor zorgen dat de medewerker buiten het team komt te staan. Langs de andere kant kunnen collega s na verloop van tijd ook wel bijdraaien wanneer ze zien dat die aanpassing de werking van de dienst ten goede komt. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 4

6 Het is van essentieel belang om goed te communiceren over de aanpassingen. Het gaat vaak om zaken die worden toegestaan voor de medewerker met de handicap of de chronische ziekte, maar die niet zijn toegestaan voor de collega s. Daarom moeten de collega s uitleg krijgen over het hoe en waarom van de aanpassingen. Wat als redelijk wordt beschouwd in een organisatie, verandert ook voortdurend. De organisatie groeit als het ware mee met zijn aanpassingen. Voorbeelden van redelijke aanpassingen Verschillende organisaties kunnen op heel verschillende manieren omgaan met gelijkaardige situaties, afhankelijk van de context en het draagvlak. Een voorbeeld: sommige medewerkers die kinesitherapie nodig hebben tijdens de werkuren krijgen dienstvrijstelling, anderen halen de verloren uren later in. Hieronder een lijst van redelijke aanpassingen die zijn opgenomen in de integratieprotocollen en zo ook worden toegepast. Deze lijst is niet volledig en materiële arbeidspostaanpassingen zijn niet opgenomen. Entiteiten die nog geen thuiswerk toelaten, kunnen wel een thuiswerkdag invoeren voor de persoon met de handicap of chronische ziekte. Waar dat wel al het geval is, kan het gaan om een extra dag voltijds thuiswerk. Aangepaste stamtijden om niet in de drukke avond- of ochtendspits te moeten reizen. Bijvoorbeeld van tot uur. Flexibele uren voor medewerkers die overdag naar een specialist moeten. Zo hoeven ze geen vakantiedagen op te offeren. Dienstvrijstelling voor onderhoudsrevalidatie. Arbeidsduurvermindering met behoud van loon. Korte rustpauzes toestaan. Bijvoorbeeld elke 2 uur 10 minuten pauze. Preventief maandelijks 1 dag ziekteverlof inplannen om voldoende rust te kunnen inbouwen. Verplaatsingen met de auto in plaats van het openbaar vervoer mogelijk maken. Treinabonnement voor eerste klas om de medewerker een zitplaats te verzekeren. Meer tijd geven om bepaalde taken af te werken. Een taakverschuiving naar meer geschikte taken. Voor een comfortabele stoel zorgen zodat de medewerker tijdens de middagpauze comfortabel kan rusten. Verplaatsingen beperken door taken te herverdelen. Specifieke vormingen voor de medewerker bv. leren werken met hulpmiddelen. Jobcoaching. In een chauffeur of een taxi voorzien voor verplaatsingen. Een langere inwerkperiode bij indiensttreding en bij veranderingen. Externe begeleiding om collega s/leidinggevenden meer informatie te geven over de handicap of chronische ziekte Andere manieren van samenwerken, leiding geven en/of werkorganisatie. Bijvoorbeeld voor mensen met autismespectrumstoornis. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 5

7 Parkeerfaciliteiten. Meer gebruik van een aparte ruimte in een landschapskantoor. Vaste werkplek voor de medewerker, ook wanneer collega s geen vaste werkplek krijgen toegewezen. Uitbreiding van het arbeidscontract om het werk rond te krijgen. 2. Waarom een integratieprotocol opmaken 2.1 Doelstellingen Het integratieprotocol heeft als belangrijkste doelstelling dat alle betrokkenen afspraken maken om iemand met een handicap of chronische ziekte in de beste omstandigheden te laten werken. Daarnaast geeft het integratieprotocol een aanzet tot een gesprek over de arbeidshandicap. De dienst Emancipatiezaken merkt dat er vaak schroom bestaat bij de medewerker en de leidinggevende. Het opmaken van een integratieprotocol creëert een veilig kader om hierover te praten. Het neemt drempels weg en maakt dit hopelijk ook in de toekomst gemakkelijker bespreekbaar. Ook de leidend ambtenaar van de entiteit ondertekent het integratieprotocol. Dat de hoogste leidinggevende zijn handtekening zet, creëert een draagvlak. De gemaakte afspraken reiken daardoor verder dan enkel de mensen die aanwezig waren tijdens het gesprek. Het gevolg is dat een nieuwe rechtstreeks leidinggevende deze afspraken niet kan herroepen. Bovendien is het positief dat de leidend ambtenaar op de hoogte is van afspraken die afwijken van de normale gang van zaken. Tot slot zorgt de aanwezigheid van de dienst Emancipatiezaken ervoor dat de medewerker een hulplijn heeft. Als er moeilijkheden of vragen zijn, weten de betrokkenen waar ze terecht kunnen voor ondersteuning. 2.2 Link met rendementsondersteuning Meestal wordt een integratieprotocol opgesteld naar aanleiding van de vraag voor rendementsondersteuning. Een entiteit kan voor een persoon met een handicap of chronische ziekte die bij de Vlaamse overheid werkt, rendementsondersteuning aanvragen. Deze financiële steunmaatregel vangt eventueel rendementsverlies op. Rendementsondersteuning is er zowel voor wie in dienst treedt en recht heeft op een langdurige loonkostsubsidie 3, als voor wie al in dienst is en een handicap of chronische ziekte verwerft. Ook wanneer de Vlaamse overheid nieuwe maatregelen neemt voor een personeelslid met een handicap of chronische ziekte, kan de werknemer mogelijk een beroep doen op rendementsondersteuning. Als het niet om een nieuw personeelslid gaat, beslist de dienst Emancipatiezaken of de aanpassingen voldoende zijn om in aanmerking te komen. 3 Vlaamse Inschakelingspremie (VIP) of CAO 26 toegekend door het Vlaams Agentschap voor Personen met een handicap (VAPH), of Vlaamse Ondersteuningspremie (VOP) toegekend door de VDAB. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 6

8 Bij een nieuwe aanwerving neemt de personeelsdienst meestal contact op met de dienst Emancipatiezaken voor de rendementsondersteuning. In de andere gevallen zijn het vaak de werknemers met een handicap of chronische ziekte zelf die de aanvraag doen bij de dienst Emancipatiezaken. Een voorwaarde voor het toekennen van de rendementsondersteuning, is dat de betrokken partijen samen een integratieprotocol opstellen. Naast de financiële rendementsondersteuning, zorgt de Vlaamse overheid dus ook voor inhoudelijke ondersteuning voor entiteiten die een persoon met een handicap of chronische ziekte tewerkstellen. Maar ook wie een handicap of chronische ziekte heeft en niet in aanmerking komt voor rendementsondersteuning, kan vragen om een integratieprotocol op te stellen. Het integratieprotocol wordt opgemaakt op basis van een gesprek tussen alle betrokkenen: het personeelslid met de handicap of chronische ziekte, de rechtstreeks leidinggevende, een personeelsmedewerker en iemand van de dienst Emancipatiezaken met expertise rond arbeidshandicap 4. Het protocol is een schriftelijke weergave van de afspraken gemaakt tijdens dit gesprek. 3. Gesprek voor de opmaak van een integratieprotocol Gemiddeld duurt het een maand om een integratieprotocol op te maken voor nieuwe medewerkers met een handicap of chronische ziekte, vanaf de aanvraag tot de ondertekening. De dossiers van mensen die terugkeren naar de werkvloer na een lange periode van afwezigheid door gezondheidsproblemen, zijn vaak complexer door de lange voorgeschiedenis. Dan duurt het langer om iedereen op dezelfde lijn te krijgen en is er vaak meer voorbereidend werk nodig. De doorlooptijd van een reintegratiedossier varieert dan ook sterk. 3.1 Voorbereiding Voor het gesprek plaatsvindt, is het goed om de volgende vragen te stellen. Over welke handicap of chronische ziekte gaat het? Wat is de job? De medewerker met de handicap of chronische ziekte kan zelf veel informatie geven. Dit kan uitgebreid zijn, of enkel beperkt tot de functietitel en de aard van de handicap of chronische ziekte. Een voorbeeld van een vragenlijst is toegevoegd als bijlage. De nadruk ligt op wat de arbeidshandicap voor de medewerker zelf inhoudt bij de dagelijkse uitvoering van de functie. De focus ligt niet op uitvoerige diagnoses of medische terminologie. Zijn er al integratieprotocollen opgemaakt voor een vergelijkbare situatie? Welke afspraken zijn er toen gemaakt? Wat is de concrete doelstelling van het gesprek? Alle betrokkenen worden hierover ingelicht. 4 Bij VDAB wordt het gesprek niet bijgewoond door iemand van de dienst Emancipatiezaken, maar neemt de expert redelijke aanpassingen van VDAB deze taak over. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 7

9 Welke administratieve gegevens en documenten zijn er nodig? Gaat het om een nieuwe medewerker of iemand die al in dienst is? Gaat het om iemand die terugkeert naar de werkvloer na langdurige afwezigheid door gezondheidsproblemen? Bij een re-integratie is het integratieprotocol vaak een weergave van een voorafgaand traject met meerdere contacten. De dienst Emancipatiezaken heeft de ervaring dat re-integratiedossiers meestal meer voorbereiding vragen. Zijn er afzonderlijke gesprekken nodig ter voorbereiding van het groepsgesprek? Dit kan op vraag van een van de betrokkene of de leidinggevende. Om de neutraliteit te bewaren spreekt de dienst Emancipatiezaken dan eerst met beide partijen apart. Wanneer de persoon met de handicap of chronische ziekte te weinig zelfinzicht heeft, kan een voorbereidend gesprek ook nuttig zijn om gevoelige zaken eerst binnen een veilig kader te bespreken. Is er al een begeleidende dienst ingeschakeld? Soms volgt een externe dienst het dossier van de betrokkene ook op. Bijvoorbeeld GTB (Gespecialiseerde trajectbepaling en begeleiding) of GOB (Gespecialiseerde opleidings-, begeleidings- en bemiddelingsdienst). Al gemaakte afspraken kunnen dan als input dienen voor het integratieprotocol. Als zij de medewerker met een handicap of chronische ziekte intensief begeleiden, dan kan samenkomen voor een integratieprotocol overbodig zijn omdat het geen meerwaarde biedt. Het verslag van de begeleidende dienst wordt dan in het integratieprotocol verwerkt. - Wat is de juridische positie van de werkgever ten aanzien van het recht op Bijzondere Tewerkstellingsondersteunende Maatregelen (BTOM) bij de VDAB? Zie bijlage voor meer uitleg. 3.2 Deelnemers Bij het gesprek om een integratieprotocol op te maken, moeten verschillende betrokkenen aanwezig zijn. Hieronder gaan we verder in op de rol die zij spelen tijdens het gesprek. De personeelsmedewerker weet wat er mogelijk is binnen de entiteit. Hij heeft een zicht op de gewone regels en de uitzonderingen die al bestaan, welke ruimte er is voor afwijkingen enz. De medewerker van de dienst Emancipatiezaken met expertise over werk en arbeidshandicap heeft een neutrale positie en speelt een informerende rol. Hij kent de verschillende types handicap en chronische ziekte, de gevolgen op de werkvloer en de mogelijke redelijke aanpassingen. Om deze kennis uit te bouwen, is het nodig dat deze persoon voldoende dossiers opvolgt. De rechtstreeks leidinggevende kent de noden van de betrokkene, denkt mee na over oplossingen. Hij neemt beslissingen en creëert ook draagvlak bij de collega s en de hogere leidinggevenden. Hij schetst de werkcontext zoals het takenpakket en de omstandigheden op de werkvloer. De persoon met een handicap of chronische ziekte verschaft inzicht in de eigen situatie en noden. Hij geeft grenzen aan, formuleert vragen en denkt ook mee na over mogelijke oplossingen. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 8

10 De dienst Emancipatiezaken beperkt het aantal gesprekspartners tot deze vier betrokkenen. Als er betrokkenheid van meerdere mensen nodig is, dan neemt de dienst dit op in een apart gesprek. 3.3 Aandachtspunten Tijdens het gesprek hebben de aanwezigen dikwijls gevoelens van schroom. De medewerker wordt namelijk vooral vanuit zijn handicap of chronische ziekte benaderd en het effect ervan op het werk. Natuurlijk is deze persoon veel meer dan enkel zijn handicap of chronische ziekte, maar al die andere aspecten komen minder aan bod in het gesprek. De gevoelens van schroom zijn een signaal om heel voorzichtig om te gaan met deze situatie. Deze gesprekken vragen inzicht in de handicap of chronische ziekte en de gevolgen ervan op het werk. Dit is geen evidente oefening voor de medewerker met een handicap of chronische ziekte. Het is belangrijk dat alle gesprekspartners zich hiervan bewust zijn. Wanneer het gaat om een nieuwe medewerker, dan heeft deze zich net van zijn beste kant laten zien tijdens een sollicitatiegesprek. Vlak daarna en ook tijdens de proefperiode is het vaak moeilijk om ook de mindere kanten van zijn functioneren te laten zien. Dit vraagt geruststelling. Het gesprek duurt meestal een tot anderhalf uur. Hoe meer weerstand er is om een integratieprotocol op te maken, hoe groter de kans dat het dossier later terugkomt. Soms wil de werkgever meer aanpassingen invoeren dan de persoon met de handicap of chronische ziekte zelf, of omgekeerd. Een compromis vinden waar alle betrokken partijen zich goed bij voelen, is een uitdaging. Dit vraagt om een evenwicht tussen enerzijds grenzen verleggen en anderzijds niet te ver gaan. Bij één op vijf gesprekken komt het gevoel naar boven dat de opmaak van het integratieprotocol niet nodig was. Zelfs als dit enkel een verslag is van afspraken die al gemaakt waren, is het goed om deze dubbelcheck te doen. Voor nieuwe medewerkers wordt het integratieprotocol redelijk snel na hun aanwerving opgemaakt. Nadeel is dat een aantal zaken pas na een tijd zichtbaar worden op de werkvloer. Maar te lang wachten met de opmaak van het integratieprotocol houdt ook risico s in omdat problemen blijven liggen. Daarom vraagt de dienst Emancipatiezaken om deze afspraken goed op te volgen en later nog aan te vullen waar nodig. De oefening om te praten over de handicap of chronische ziekte, is met het eerste gesprek reeds gemaakt. 3.4 Opvolging Bespreek het verdere verloop van de procedure. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 9

11 De dienst Emancipatiezaken maakt een ontwerp van integratieprotocol op basis van de afspraken tijdens het gesprek en mailt dit door naar alle betrokkenen. Als iemand nog opmerkingen heeft, wordt het ontwerp nog aangepast op voorwaarde dat iedereen deze aanvaardt. Als iedereen akkoord gaat met het ontwerp, wordt dit ter ondertekening voorgelegd aan de leidend ambtenaar. Bespreek op het einde ook hoe de naleving van de afspraken in de toekomst zal worden opgevolgd. Het is de bedoeling dat de gemaakte afspraken jaarlijks tijdens het functioneringsgesprek worden overlopen. Als het nodig is, past de personeelsdienst het initiële integratieprotocol aan. Bij kleine aanpassingen vraagt de dienst Emancipatiezaken om dit te melden via . De dienst Emancipatiezaken voegt deze aanpassingen dan toe aan het dossier. De medewerker voegt dit ook toe aan het personeelsdossier. Bij grote aanpassingen kan het nodig zijn om het integratieprotocol opnieuw te bespreken met de dienst Emancipatiezaken. De betrokkenen kunnen ook altijd terecht bij de dienst Emancipatiezaken voor advies of ondersteuning bij problemen. 4. Inhoud van het integratieprotocol Het integratieprotocol bestaat in grote lijnen uit 3 delen: 1. Administratieve gegevens 2. Inhoudelijke afspraken 3. Ondertekening Achteraan deze handleiding is een sjabloon toegevoegd als bijlage. 4.1 Administratieve gegevens In dit deel staan een aantal administratieve gegevens over het personeelslid. De dienst Emancipatiezaken vraagt deze informatie op bij de entiteit en kwestie en vult alles vooraf in. Op te vragen gegevens: Entiteit Naam van de werknemer Personeelsnummer of Vlimpersnummer 5 Leidinggevende (1 ste en 2 de evaluator) P&O-verantwoordelijke Leidend ambtenaar Tewerkstellingsregime Contract (statutair of contractueel: bepaalde/onbepaalde) Niveau A/B/C/D Begrotingsartikel en basisallocatie waarop de middelen moeten toekomen 5 Vlimpers is het personeelssysteem van de Vlaamse overheid. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 10

12 Op te vragen documenten: Kopie van de erkenning van de handicap of chronische ziekte die aantoont dat de medewerker recht heeft op een langdurige loonkostsubsidie. Dit is het document van de VDAB of van VAPH. Kopie van het arbeidscontract of de statutaire aanstelling. Kopie van cv bij nieuwe indiensttreding. Als het integratieprotocol gekoppeld is aan een aanvraag voor rendementsondersteuning, dan voegt de dienst Emancipatiezaken ook de begindatum van de rendementsondersteuning in. Dit is de datum van aanmelding bij de dienst Emancipatiezaken, of de datum waarop het recht op loonkostsubsidie is ingegaan (als dit later dan de aanmeldingsdatum is). Het is ook nuttig om tijdens het gesprek een aantal administratieve gegevens nog eens te checken. Bijvoorbeeld de startdatum van de tewerkstelling of het tewerkstellingspercentage. 4.2 Inhoudelijke afspraken a. Taakomschrijving Het is belangrijk om een zicht te krijgen op het concrete takenpakket van de medewerker. Bijvoorbeeld: welke taken voert hij uit als administratief medewerker? Telefoons beantwoorden, agendabeheer, kopies nemen enz. De dienst Emancipatiezaken vraagt enkel de functietitel op voorhand op. Uitdieping gebeurt tijdens het gesprek. Niet het volledige takenpakket maar wel de belangrijkste taken moeten aan bod komen. Schenk ook aandacht aan taken die een bijzondere inspanning vragen. Bijvoorbeeld: taken waarvoor de medewerker zich moet verplaatsen of permanentieopdrachten. b. Handicap of chronische ziekte Het is essentieel om de handicap of chronische ziekte en de effecten daarvan in het dagelijks functioneren op de werkplek concreet te beschrijven. De dienst Emancipatiezaken vraagt enkel de aard van de handicap vooraf op. 6 Schenk daarbij ook aandacht aan eventuele veranderingen: is er achteruitgang of verbetering mogelijk? Vraag ook naar het medicatiegebruik als dit effecten zou kunnen hebben op de werkplek. De privacy van de werknemer moet gerespecteerd worden. Hij bepaalt wat het integratieprotocol vermeldt over de handicap of chronische ziekte. De dienst Emancipatiezaken nodigt het personeelslid daarom uit om dit zelf te omschrijven in 6 De VDAB verkent deze gegevens en de nood aan aanpassingen vooraf ruimer. Zie de vraagstelling in bijlage. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 11

13 zijn eigen woorden. Dit moet ook begrijpelijk zijn voor wie er niets van kent en beperkt worden tot wat relevant is voor het werk. c. Maatregelen Dit deel bevat de maatregelen om de handicap of chronische ziekte en de functie van de medewerker op elkaar af te stemmen. Hieronder volgt een lijst van elementen die aan bod kunnen komen en mogelijke afspraken. Toegankelijkheid van het gebouw. Vooral bij motorische of zintuiglijke handicaps is het nodig om aandacht te hebben voor de toegankelijkheid van het gebouw. Denk niet alleen aan de hoofdingang, maar ook aan het teamlokaal, de refter enz. De medewerker moet zich zo zelfstandig mogelijk kunnen verplaatsen op de werkplek. Als het personeelslid zich regelmatig moet verplaatsen naar andere gebouwen, bekijk dan ook of er in die gebouwen aanpassingen nodig zijn. Medewerkers met een handicap kunnen een beroep doen op het budget voor arbeidspostaanpassingen dat de dienst Emancipatiezaken beheert. 7 Woon-werkverkeer. Beschrijf het traject dat de medewerker aflegt tussen zijn woonplaats en de werkplek, en in welke mate dit hem belast. Van het budget van de rendementsondersteuning kan het personeelslid een treinabonnement voor eerste klasse krijgen. Zo heeft de medewerker altijd een zitplaats op de trein, en komt hij minder vermoeid toe op het werk. Veiligheid. Dit deel behandelt de veiligheidsaspecten en de evacuatieprocedure. Entiteiten zien dit vaak over het hoofd. Als de medewerker niet aan de normale evacuatieprocedure kan deelnemen, dan zijn bijzondere afspraken nodig. Zo kan een vaste collega het personeelslid begeleiden bij evacuatie. Duid in dat geval ook een vervanger aan. Aanpassing van de taken. Zijn er verschuivingen nodig in het takenpakket, op het vlak van inhoud of hoeveelheid? Bespreek ook welke collega s taken zullen overnemen. Als iemand al lang in dienst is, bekijk dan of de medewerker nog altijd hetzelfde takenpakket kan uitvoeren. Een aangepast planningsdocument kan als inspiratie dienen. Aanpassing van de werkplek. Welke fysieke aanpassingen (arbeidspostaanpassingen) van de werkplek zijn nodig? Als dit nog niet duidelijk is, beschrijf dan wie er advies zal geven. Bijvoorbeeld de dienst ergonomie, VDAB of Ook andere afspraken kunnen aan bod komen, zoals extra thuiswerk. Voor sommige medewerkers vraagt de verplaatsing naar het werk een grote inspanning. Het gaat hier om bijkomende thuiswerkdagen, bovenop wat de entiteit al toekent voor alle medewerkers. 7 Dit budget is er voor een deel van de Vlaamse overheid: personeelsleden van de 13 ministeries en de Intern Verzelfstandigde Agentschappen (IVA s) zonder rechtspersoonlijkheid. Andere entiteiten kunnen voor arbeidspostaanpassingen een beroep doen op VDAB. Meer info op Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 12

14 Aanpassing in werkritme. Beschrijf de aanpassing of de spreiding van de werktijd. Zo kan de medewerker de werkdag later starten of eindigen om de spitsuren te vermijden. Andere voorbeelden: extra rustpauzes of langere pauzes. Bespreek hier ook of de medewerker vaak medische onderzoeken moet ondergaan tijdens de werkuren en of hij hiervoor dienstvrijstelling krijgt. Afspraken met collega s. Moeten collega s helpen bij bepaalde taken? Sommige medewerkers met een handicap hebben meer aansturing of begeleiding nodig. Bespreek wie deze taken op zich zal nemen en hoeveel tijd dat in beslag zal nemen. Ga na of collega s meer tijd moeten investeren omdat de werknemer met een handicap of chronische ziekte bepaalde handelingen trager of niet kan uitvoeren, of begrijpen. Communicatie naar de collega s. Hoe en wanneer worden de collega s geïnformeerd over de handicap of chronische ziekte en de afspraken? Beperk de communicatie tot informatie die relevant is voor de collega s: wat ze moeten weten om goed te kunnen samenwerken. Zorg er ook voor dat zij de afwijking van de normale gang van zaken kunnen begrijpen. Vaak is er bij de werknemer weerstand om de collega s in te lichten. Maar hen niet informeren, leidt op lange termijn tot vragen en frustraties bij de collega s. Meestal zal een kort toelichtingsmoment volstaan, tijdens een teamvergadering bijvoorbeeld. Bespreek wie dit op zich neemt en wat er wordt gecommuniceerd. Kan de medewerker dit zelf doen of liever de leidinggevende? Bij sommige handicaps, zoals autisme, is het aan te raden om externe experts in te schakelen voor het vormingsmoment, bijvoorbeeld een organisatie die de betrokken persoon kent en begeleid heeft. In dit geval is het wel nodig om een uitgebreide vorming te voorzien voor de collega s. Een theoretische uiteenzetting is niet nodig, wel uitleg over wat autisme voor het personeelslid inhoudt, en hoe zij als collega s hiermee om kunnen gaan. Verhoogde afwezigheid. Is de medewerker vaker afwezig? Dit is een delicate kwestie. Vraag aan het personeelslid om dit zelf in te schatten. Maar als hij pas in dienst is, bestaat de kans dat hij niet volledig eerlijk zal of kan antwoorden in het bijzijn van de nieuwe werkgever. Bespreek hoe dit kan worden opgevangen en of een collega taken moet overnemen tijdens de afwezigheden. Informatie van een externe dienst. Wanneer een externe dienst zoals GTB of GOB de medewerker begeleid heeft, is het aangewezen om de persoonlijke begeleider te betrekken bij het opstellen van het integratieprotocol. Als hij niet bij het gesprek aanwezig kan zijn, vraag dan om een verslag van het traject met eventuele aandachtspunten voor het functioneren. Wederzijdse verwachtingen expliciteren. Wat verwachten de leidinggevende en de medewerker van elkaar? Bijvoorbeeld: voor een leidinggevende is het ok dat het personeelslid minder dossiers afhandelt, want de kwaliteit is goed. Wederzijdse verwachtingen geven ook vaak impliciet een inschatting van het rendement van de medewerker in vergelijking met collega s. Soms worden verschillen in visie of verwachtingen duidelijker door Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 13

15 dit te beschrijven. Dit is alvast gezonder dan dit onuitgesproken laten zodat het onderhuids gaat broeien. Aandachtspunten voor de toekomst. Is er een evolutie te verwachten van de handicap of chronische ziekte? Dan zijn nieuwe afspraken nodig. Spreek af wie het initiatief zal nemen voor een nieuw gesprek. 4.3 Ondertekening In het laatste deel verklaart de leidend ambtenaar akkoord te zijn met de gemaakte afspraken. Het integratieprotocol wordt bewaard in het personeelsdossier van de medewerker. De dienst Emancipatiezaken bewaart een kopie. De gegevens worden niet verder verspreid. 5. Wat als het niet vlot verloopt? Er is geen open communicatie tijdens het gesprek. Soms merkt de dienst Emancipatiezaken dat de persoon met de handicap of chronische ziekte weigerachtig is om een integratieprotocol op te maken. Omdat aan de opmaak van het integratieprotocol bepaalde maatregelen zijn gekoppeld, vindt het gesprek toch plaats. Tijdens het gesprek lijkt alles ok te zijn: er zijn geen aanpassingen nodig. Een houding zoals dit is allemaal niet nodig, heeft op termijn al vaak tot problemen geleid. Het is niet voor iedereen even gemakkelijk om tijdens een gesprek open te communiceren. De persoon met de handicap of chronische ziekte moet ook al voldoende ver staan in het verwerkingsproces om over rendementsverlies en ondersteuning te willen praten. De dienst Emancipatiezaken probeert dan de communicatie zo open mogelijk te houden, maar het lukt niet altijd om door deze barrière te geraken. Zelfs dan is het integratieprotocol nuttig omdat de leidinggevende of de medewerker vaak de weg vindt naar de dienst Emancipatiezaken als het misloopt. Er is weinig bereidheid van de leidinggevende om redelijke aanpassingen mogelijk te maken. Vooral bij medewerkers die al in dienst zijn, is er soms een lang onderhandelingstraject met vallen en opstaan om te komen tot redelijke aanpassingen. Dan zijn er meerdere gesprekken nodig voor de uiteindelijke opmaak van het integratieprotocol. Een goed HR-beleid zou het recht op redelijke aanpassingen nochtans moeten opnemen. Soms zijn leidinggevenden toch te overtuigen met het argument dat de medewerker dankzij de redelijke aanpassingen beter zal functioneren, wat goed is voor de werking van de dienst. Dat het integratieprotocol gekoppeld is aan de toekenning van rendementsondersteuning, geeft nog een extra argument. Het kan daarnaast helpen om de personeelsdienst, de leidinggevende en de werknemer in te lichten over het wettelijke kader voor redelijke aanpassingen en het protocol tussen de federale overheid en de gewesten en gemeenschappen. Redelijke aanpassingen pertinent weigeren, is een vorm van discriminatie. Wat soms helpt, is voorbeelden uit andere entiteiten geven. Ook tijd Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 14

16 kopen door het einde van het gesprek open te laten en er later op terug te komen, is een hulpmiddel. Er is een conflict tussen de leidinggevende en de persoon met een handicap of chronische ziekte. Soms is de situatie al zo vertroebeld dat onmiddellijk rond de tafel gaan zitten, open communiceren en afspraken maken, niet mogelijk is. Meestal zijn er dan al heel wat zaken misgelopen en hebben de betrokkenen te lang gewacht om de problemen aan te kaarten. Dan probeert de dienst Emancipatiezaken met de leidinggevende en de medewerker een apart gesprek te voeren om een aantal zaken uit te klaren. Soms resulteert dit in een traject van jobcoaching. De jobcoach is een neutrale partij die zowel de werkgever als de werknemer begeleidt. Wat helpt om een begeleiding op te starten, is het argument dat een jobcoach mee het onderscheid zal maken welke aspecten van het gedrag te maken hebben met de handicap of chronische ziekte, en welke aspecten met andere factoren zoals persoonlijkheidskenmerken. Na de begeleiding wordt er toch nog een integratieprotocol opgemaakt. Meestal zijn er dan al heel wat afspraken gemaakt tijdens het begeleidingstraject die de basis vormen van het integratieprotocol. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 15

17 Bijlage 1: Sjabloon integratieprotocol Integratieprotocol voor personen met een handicap of chronische ziekte bij de Vlaamse overheid 1 Administratieve gegevens 1.1 Basispersoneelsgegevens Entiteit : Naam van de werknemer: Vlimpersnummer / personeelsnummer: Rijksregisternummer: Leidinggevende: (1ste evaluator) en (2de evaluator) P&O-verantwoordelijke: Leidend ambtenaar: Opgemaakt door: Toepassing van de rendementsondersteuning volgens de modaliteiten van de nota Operationalisering van rendementsondersteuning van Toepassing van art. I.5 4 VPS en Rondzendbrief van betreffende voorbehouden betrekkingen voor bepaalde personen met een arbeidshandicap. (schrappen wat niet past) VAPH / VDAB: ok? Contract : ok? Cv: ok? Begindatum tewerkstelling: Begindatum maatregel: Tewerkstellingsregime: Contract: Niveau : Kredietherverdeling naar basisallocatie: Aan de toepassing van deze rendementsondersteuning zijn de inhoudelijke afspraken onder punt 2 verbonden. De entiteit is vrij in de besteding van de middelen. Het verloop van de tewerkstelling en de inhoudelijke afspraken worden na een jaar door de leidinggevende en de werknemer geëvalueerd en waar nodig aangepast. Nieuwe afspraken worden opgenomen in het personeelsdossier. De afspraken van dit integratieprotocol maken deel uit van de Ploegcyclus. 2 Inhoudelijke afspraken Taakomschrijving Welk takenpakket voert de werknemer momenteel uit? Instructie: Geef een korte omschrijving van de kerntaken die de werknemer uitvoert. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 16

18 De handicap of chronische ziekte Beschrijf in concrete bewoordingen de handicap of chronische ziekte en de effecten in het dagelijks functioneren op de werkplek. Wat is de prognose van de problematiek: is er achteruitgang of verbetering mogelijk? Zijn er effecten van medicatiegebruik op de werkvloer? Op de werkplek Toegankelijkheid van gebouw Houd ook rekening met: teamlokaal, refter, toilet, verplaatsingen binnen het bedrijf, Woon-werkverkeer Geef een schets van het huidige parcours dat de betrokkene aflegt en beschrijf in welke mate dit een belasting vormt, breng ook andere verplaatsingen in functie van het werk in kaart (vb. opleiding, vergadering op locatie, ) Veiligheid Wat in geval van een evacuatie? Moeten er afspraken met collega s gemaakt worden? Aanpassingen in taken Zijn er taakverschuivingen nodig, zowel inhoudelijk als wat betreft hoeveelheid? Bij re-integratie: doet betrokkene nog steeds de functie waarvoor hij of zij werd aangeworven of werden de taken aangepast? Aanpassingen in omgeving Bv. arbeidspostaanpassingen, thuiswerk, Welke impact hebben aanpassingen van de arbeidsomgeving op de tewerkstelling? Hulpmiddelen of (extra) thuiswerk kunnen er voor zorgen dat het personeelslid diens taken evenwaardig kan uitvoeren in vergelijking met zijn collega s. Aanpassingen in werkritme Spreiding van de werktijd. Bv. meer rust nodig, langere pauzes, kortere werkdagen, onderbrekingen voor medische verzorging, Extra verwachtingen naar collega s toe Voor welke taken is er hulp nodig van de collega s? Moeten collega s het personeelslid nauwer opvolgen en aansturen? Is er nood aan begeleiding op de werkvloer: wie doet dit, hoeveel tijd neemt dit in beslag? Is er een vertragend effect bij de collega s (tijd die door een ander extra besteed wordt omdat de werknemer met een arbeidshandicap bepaalde handelingen trager of niet kan uitvoeren of begrijpen)? Moeten de collega s bepaalde taken overnemen (welke taken, hoeveel tijd)? Communicatie collega s Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 17

19 Hoe/wanneer zal er gecommuniceerd worden over de arbeidshandicap van de betrokkene naar de collega s? Wie neemt dit op zich? Is er daarbij hulp nodig van een externe organisatie? (3 aspecten moeten daarbij aan bod komen: handicap, taken en afspraken) Verhoogde afwezigheid Is er extra absenteïsme? Hoe wordt dit opgevangen? Moet het personeelslid zich telkens terug inwerken? Wie neemt taken over? Informatie begeleiding externe dienst: aandachtspunten/opmerkingen Rendement in verhouding met collega s die dezelfde functie uitoefenen Het gaat hierbij om een inschatting van het eventuele rendementsverlies. Het is niet de bedoeling om dit objectief vast te stellen. Het is wel belangrijk om dit bespreekbaar te maken voor de betrokkene en de leidinggevende. Wat is de inschatting van betrokkene en leidinggevende m.b.t. het al dan niet volledig kunnen uitvoeren van het takenpakket? Op welk deelaspect situeert zich het eventuele rendementsverlies (meer tijd nodig, minder nauwkeurig werken, communicatie, )? Bv. indien het een functie is die ook door anderen wordt uitgevoerd, zijn er verschillen in geleverde resultaten? Opvolging afspraken opgenomen in integratieprotocol Hoe zal de aanpak van de gemaakte afspraken worden opgevolgd? Aandachtspunten voor de toekomst Is er een evolutie in de aandoening te verwachten waarbij nieuwe afspraken nodig zijn? Bij wie ligt het initiatief om het gesprek daarover aan te gaan? 3 Ondertekening De leidinggevende, het betrokken personeelslid, de dienst Emancipatiezaken en de P&O-medewerker bevestigden de juistheid van dit verslag. Ondergetekende leidend ambtenaar verklaart zich akkoord met de afspraken en bevestigt dat een vroegere tewerkstelling niet werd afgebroken om ze te vervangen door een nieuwe tewerkstelling teneinde aanspraak te kunnen maken op de rendementsondersteuning. Opgemaakt op te (naam) Secretaris-generaal / administrateur-generaal Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 18

20 Bijlage 2: Vragenlijst vooraf in te vullen door persoon met een handicap of chronische ziekte Je mag deze vragen invullen of even telefonisch contact opnemen met de dienst Emancipatiezaken. Met deze informatie kunnen wij ons beter voorbereiden. Vind je iets moeilijk, aarzel dan niet om ons te contacteren. 1. Taakomschrijving Beschrijf zo concreet mogelijk uw takenpakket (indien nodig kan u zich hiervoor baseren op uw functiebeschrijving of planningsdocument). 2. Aandoening Wat is uw handicap / ziekte? Geef hierbij zo concreet mogelijk aan wat de effecten zijn van deze aandoening op uw functioneren. Tracht daarbij zoveel mogelijk de link naar de werkvloer te leggen. 3. Aanpassingen Welke aanpassingen zouden u kunnen helpen bij de uitvoering van uw functie? Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 19

21 Bijlage 3: Afbakening ondersteuningsmaatregelen De VDAB is bevoegd voor de toepassing van de Bijzondere Tewerkstellings Ondersteunende Maatregelen (BTOM): tussenkomst in arbeidspostaanpassingen en arbeidsgereedschap; een loonsubsidie: de Vlaamse Ondersteuningspremie (VOP); tussenkomst voor een tolk Vlaamse gebarentaal; tussenkomst in extra vervoersonkosten. De Vlaamse overheid als werkgever is uitgesloten van de Vlaamse Ondersteuningspremie. Zij installeerde een equivalent: de rendementsondersteuning. De dienst Emancipatiezaken beheert het budget van de rendementsondersteuning en zorgt voor de jaarlijkse herverdeling naar de betrokken entiteiten. De Vlaamse overheid maakte het mogelijk om betrekkingen voor te behouden aan personen met een handicap of chronische ziekte. Het integratieprotocol is een voorwaarde voor een werving in het kader van een voorbehouden betrekking en/of het toekennen van rendementsondersteuning aan een entiteit. De maatregel rendementsondersteuning sluit tussenkomst voor andere maatregelen voor personen met een handicap of chronische ziekte, niet uit. Met name de arbeidspostaanpassingen, tussenkomst in vervoer en tolk Vlaamse gebarentaal. In de praktijk komen deze maatregelen regelmatig samen voor. Een tussenkomst in het kader van arbeidspostaanpassingen kan ook steeds aangevraagd worden los van de rendementsondersteuning. Een tussenkomst van de VDAB voor arbeidspostaanpassingen / arbeidsgereedschap kan als de werkgever de kosten niet zelf draagt. Voor de ministeries is er bij Emancipatiezaken een centraal budget arbeidspostaanpassingen. De werkgever draagt dus zelf de kosten. De dienst Emancipatiezaken verleent advies over de nodige aanpassingen en koopt deze aan op het budget van arbeidspostaanpassingen. Entiteiten moeten dus zelf geen aangepaste materialen aankopen. De toepassingsgebieden voor de maatregel rendementsondersteuning en arbeidspostaanpassingen zijn verschillend: de dienst Emancipatiezaken kan enkel tussenkomen voor arbeidspostaanpassingen in de 13 ministeries. Personeelsleden van de overige entiteiten (IVA s met rechtspersoonlijkheid en Extern Verzelfstandigde Agentschappen EVA s), kunnen een beroep doen op VDAB voor een tussenkomst in het kader van arbeidspostaanpassingen. Handleiding voor de opmaak van een integratieprotocol Pagina 20