Visie Document 3.1 E-Business standaards verbinden processen in de keten

Transcriptie

1 Visie Document 3.1 E-Business standaards verbinden processen in de keten Initiatief Realisatie Ontwerp Onderhoud 1 E-Business Standaards Versie

2 1. Managementsamenvatting De snelle E-Business ontwikkeling versnelt de overgang van de aanbod naar de vragersmarkt, die gaande is in de bouw. Het vermogen van de bedrijven in de bouw om nieuwe toepassingen te adopteren moet toenemen, omdat ze steeds sneller buitenspel staan als niet tijdig wordt ingespeeld op de veranderingen. Om dit te bereiken moet E-Business een vast onderdeel zijn van de gewone business en geïntegreerd worden in bedrijfsprocessen en bedrijfsstrategieën en volle aandacht krijgen van de bedrijfsleiding.. Partijen in de bouw wisselen veel informatie uit in de verschillende fasen van het proces. Het is efficiënt om informatie die moet worden bewerkt of verwerkt digitaal op te slaan in informatiesystemen, zodat de informatie niet opnieuw hoeft te worden vastgelegd. Het betreft bijvoorbeeld tekeningen, bestekken, animaties, offertes, orders of facturen. Om dit mogelijk te maken zijn e-business standaards noodzakelijk. in de Bouw beheert samen met GS1 de e-business standaards voor de uitwisseling van transactieberichten en het identificeren van artikelen. ETIM beheert de e-business standaard voor het classificeren van producten. Zo beheren Stabu en CROW de e-business standaards voor bestekken, Forum systeemhuizen het calculatie uitwisselingsformaat en BuildingSmart de IFC/IFD standaards voor BIM. VISI is de standaard voor de contractvorming. Op termijn wil de BIR het beheer van de e-business standaards onder één noemer brengen, met eenduidige aansturing door de sector en transparantie in de exploitatie. In dit kader is het vormen van een uniform loket door ETIM-GS1 een logische volgende stap. Nieuw is de ontwikkeling, van standaard concepten door CB-NL. Dit is een initiatief van de Bouw Informatie Raad (BIR) samen met Rijkswaterstaat en de Rijksgebouwendienst. De idee is dat BIM gebruik maakt van concepten van bouwwerken, die worden gevoed door producten. Het is mede daarom van belang dat BAB zorgt dat productdata op uniforme wijze worden aangeboden. De worden met name gebruikt in de realisatie- en beheersfase voor het aansturen van de productie, logistiek en de financiële afwikkeling. Hiermee zijn enorme besparingen te behalen in efficiency en foutreductie. Om dit te realiseren zal in de Bouw de komende jaren de focus hier blijvend op moeten richten samen met ETIM en GS1 passend binnen de boven geschetste ontwikkelingen. 2 E-Business Standaards Versie

3 2. Inleiding Stichting in de Bouw heeft sinds de start ruim 10 jaar geleden als doel het verbeteren van de processen tussen bedrijven die werkzaam zijn in, leveren aan of afnemer zijn van de bouwbranche. Hierbij staat het gebruik van ICT-toepassingen in de communicatie over inkoop/verkoop transacties centraal. in de Bouw beheert de berichtenstandaards voor de bouw en helpt bedrijven deze toe te passen. Nadat de eerste jaren de achterban nog louter bestond uit enkele hoofdaannemers, hout, bouwmaterialen en ijzerwarengroothandels en softwarehuizen die bouwsoftware leverden is de achterban uitgebreid met meerdere schakels in de keten, zoals producenten, verhuurders en later de installatiebranche en het vastgoedonderhoud, zie onderstaand figuur. De sterke focus op inkoop/verkooptransacties is mede bepalend geweest voor dit succes, waardoor in de Bouw een stevige positie heeft gekregen in de markt. Afstemming vindt plaats met aanpalende branches, die hun eigen standaard hanteren. Zo vindt voor de uitzendbranche afstemming plaats met SETU over het urenbriefje. Figuur 1 Achterban S@les in de Bouw Ontwikkelingen ICT en Internet Het afgelopen decennium is de communicatie tussen mensen zeer snel veranderd. Stond 10 jaar geleden de fax continu te ratelen. Nu zijn en sms al verouderde toepassingen.. Ook de mogelijkheden om informatie te ontsluiten zijn snel gegroeid doordat internet altijd overal beschikbaar is op bijvoorbeeld I-pad en smartphone. Wat de situatie over een jaar of 5 precies is weet niemand, alleen dat het anders is dan nu is zeker. Toch zijn er wel een aantal hoofdlijnen aan te geven van de richting, waarin het gebruik van ICT in de bouw zich zal ontwikkelen. Nu wordt het bouwwerk of de verbouwing nog vaak beschreven in technische specificaties, waar een klant niets van begrijpt. In een homogene aanbodmarkt, zoals de bouw nu nog overwegend is, waar de marges laag zijn en het onderscheidend vermogen gering biedt dit de leverancier een verzekering dat de klant niet meer of anders kan vragen dan in het aanbod is vastgelegd. De klant zal dit niet meer accepteren. 3 E-Business Standaards Versie

4 Op het vlak van klantgerichtheid kan de bouw veel leren van de consumentenmarketing. Een auto kies je niet op basis van de techniek, maar op basis van uitstraling en prestaties, waarbij de garantie wordt gegeven dat de auto foutloos wordt opgeleverd. Omdat de klant centraal komt te staan is in dit visiedocument gekozen om de ontwikkelingen rond de E-Business bouwstandaards ook vanuit dit perspectief te beschrijven. In dit memo wordt regelmatig gesproken over de bouw als de hele keten van opdrachtgevers t/m fabrikanten in bouw, infra en installatiesector wordt bedoeld. In dit document wordt eerst kort ingegaan op de consequenties van de omwenteling naar de vragersmarkt. Vervolgens wordt stil gestaan bij toepassinggebied van de BIM en het gebruik van product, artikel en prijsinformatie in de verschillende fasen van het bouwproces om af te sluiten met de positie van de activiteiten van in de Bouw in de toekomst. Dit visiedocument is een dynamisch document dat steeds zal worden aangepast aan de actualiteit. 3. Van aanbod naar vragersmarkt De klant/gebruiker staat centraal en maakt de keuze uit het aanbod dat hem bereikt. Het aanbod moet daarom aansluiten op de belevingswereld van de klant. De klant wil keuzevrijheid en vergelijkbaarheid. Dat betekent dat de keuzemogelijkheden, die de klant heeft worden aangeboden op een wijze die hij kan begrijpen en waardoor in staat is alternatieven te beoordelen. De klant wil zich geen zorgen maken of het product of de dienst wel foutloos wordt opgeleverd. Doordat een product of dienst doorgaans is opgebouwd uit deelproducten of diensten moeten deze ook worden gericht op de klant/gebruiker. Dit betekent dat de schakels verderop in de keten zich niet alleen moeten verdiepen in hun eigen product/dienst en in de directe klant, maar ook in de klant/gebruiker, die de eerste schakel van de keten vormt en de werkwijze van de andere ketenpartners, waarmee men te maken heeft. Door het internet komen volgende schakels in de keten meer in beeld. Dit biedt nieuwe kansen voor groothandel en fabrikant. Vindbaarheid, kwaliteit van de wijze waarop wordt aangeboden en transparantie zijn belangrijke factoren om het keuzeproces van een koper/gebruiker te beïnvloeden. Met name transparantie veroorzaakt bij veel groothandels weerstand, omdat de angst bestaat dat dan alleen de laagste prijs het keuze criterium zal zijn. Klanten zullen echter steeds vaker vragen om transparantie om te kunnen beoordelen, wat de meerwaarde is van een aanbieding. Maar als niet is geïnvesteerd in vindbaarheid en kwaliteit van het aanbod op de website en àls men dan al gevonden wordt is de prijs inderdaad het enige criterium dat overblijft. Door de toenemende transparantie kan de toegevoegde waarde van een bedrijf duidelijker worden en daarmee ook het onderscheidend vermogen. Dit biedt bedrijven uiteindelijk de mogelijkheid om hogere winsten te boeken dan in de huidige meer homogene markt. De klantentrouw, zoals die de afgelopen 60 jaar, de basis vormde voor een vrij zekere continuïteit voor de groothandel met wat ups en downs neemt in rap tempo af. De keerzijde is dat creativiteit, klantgerichtheid en ondernemerschap meer zichtbaar en beloond worden. 4 E-Business Standaards Versie

5 Omdat technologische ontwikkelingen zo snel gaan moet het vermogen van de bedrijven in de bouw om nieuwe toepassingen te adopteren toenemen. Bedrijven staan steeds sneller buitenspel als ze niet meedoen. E-Business wordt de komende jaren een vast onderdeel van de gewone business en geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en bedrijfsstrategieën. Bij het vaststellen van de strategie moeten keuzes worden gemaakt, in welke markt men wil opereren en op welke wijze met de klanten wordt gecommuniceerd. Het is haast niet meer mogelijk om alle markten te bedienen, zoals nu nog veel voorkomt en alle ontwikkelingen in de verschillende markten te volgen. E Business standaards facilitairen deze ontwikkeling, maar beïnvloeden de onderlinge concurrentie positie tussen de bedrijven niet. Daarom moeten de standaards beheert worden door een onafhankelijke gebruikers organisatie zonder winstoogmerk.naast de E-Business bouwstandaards zijn er natuurlijk talloze E-Business standaards, die dwars door alle sectoren heen worden gebruikt. In deze paper zal hier geen aandacht aan worden gegeven. 4. Toepassingsgebied S@les-standaard Voor het standaardisatieproces is het belangrijk om een verschil te maken in de fasering van het bouwproces. In de initiatief- en ontwerpfase maakt de klant, vaak samen met de architect of aannemer de keuze uit de aangeboden concepten en producten, die leiden tot een opdracht. Is de opdracht verstrekt dan start de realisatiefase, waarin het bouwwerk wordt geassembleerd en geproduceerd. Na oplevering start de onderhoudsfase. In de initiatief- en ontwerpfase speelt klantgerichtheid een grote rol. In de realisatie- en onderhoudsfase ligt de focus op efficiëntie en effectiviteit. In de praktijk is het onderscheid tussen de fases niet altijd zo eenduidig, omdat doorgaans meerdere ketenpartners actief zijn in een project. De S@les-berichten worden met name gebruikt in de realisatie- en onderhoudsfase voor het aansturen van de productie en logistiek, inclusief de financiële afhandeling zie figuur 2. Het gaat jaarlijks om 10-tallen miljoenen berichten, die dagelijks worden uitgewisseld tussen bedrijven. Figuur 2 Initiatief Ontwerp Realisatie Onderhoud Offerte Offerte aanvraag Artikel catalogus Opdracht Order bevestiging Order Artikel catalogus factuur Pakbon Webservices standaard 5 E-Business Standaards Versie

6 In de ontwerpfase is er een verschil in gebruik van de te zien tussen de grote bouw- en infraprojecten en de kleinere projecten. Voor kleinere projecten of kleinere leveringen van standaard artikelen wordt gecalculeerd en besteld op basis van de afgesproken jaarprijzen die middels de electronische artikelcatalogus beschikbaar zijn gesteld. Bij de grotere projecten wordt veel meer ingekocht op basis van offertes. Het verzoek om XML-berichten voor offerte en offerteaanvraag is gekomen van bouwbedrijven, die veel grotere projecten hebben. De standaard voor de webservices is voor de hele keten beschikbaar. 5. Bouw Informatie Model (BIM) Bij grotere nieuwbouwprojecten, zowel in woning- en utiliteitsbouw en infra wordt geleidelijk steeds meer gebruik gemaakt van BIM (Bouw Informatie Model). Het grote voordeel van BIM is dat in 3D-visualisaties goed zichtbaar wordt wat de klant uiteindelijk krijgt. Fouten worden eerder zichtbaar en een goed opgezet BIM kan tevens als gebouwdossier dienen gedurende de levensloop van een bouwwerk. Een aanbieder kan zich onderscheiden met de mogelijkheden en kwaliteit van visualisatie, naast het ontwerp, de materialen, service en prijs. De aanbieder wil niet beperkt worden in zijn creativiteit en onderscheidend vermogen door voorgeschreven E-Business standaards. Om te voorkomen dat toeleverende partijen voor alle klanten, de informatie in een klantgebonden structuur moeten aanbieden ten behoeve van het BIM wordt bij de aanlevering van de concepten en producten ten behoeve van het BIM gebruikt gemaakt van BIM-standaards. IFC (Industrial Foundation Classes) en IFD(International Framework for Dictionaries) zijn hiervoor de onafhankelijke internationale E-Business standaards, die worden beheerd door BuildingSmart. Figuur 3 Initiatief Ontwerp Realisatie Onderhoud CB-NL Concepten bibliotheek IFC/IFD Opdracht 3D (BIM)Ontwerp S@les-ETIM standaard BAB Producten bibliotheek Conceptenbibliotheek 6 E-Business Standaards Versie

7 Er zijn een aantal partijen actief om concepten te ontwikkelen voor BIM. Zo heeft de Bouw Informatie Raad opdracht gegeven voor het ontwikkelen van een Concepten Bibliotheek (CB-NL) met financiering van de Rijksgebouwendienst en Rijkswaterstaat. Maar ook commerciële partijen als BouwConnect en leveranciers van CAD Software, zoals Itannex en Cadac ontwikkelen feitelijk eigen concepten ten behoeve van BIM. In principe heeft CB-NL de beste papieren als onafhankelijke partij, die het commitment heeft van de BIR en 2 grote opdrachtgevers. Productenbibliotheek In de productenbibliotheek staan producten en bouwdelen, die samengesteld zijn uit losse producten. De producten worden vanuit de bibliotheek ingelezen in het BIM. De productenbibliotheken worden gevoed door leveranciers van de betreffende producten. In de installatiesector worden de artikelen productgegevens door de producten in de centrale database van 2BA of artikelbeheer.nl geplaatst met de kenmerken van de ETIM-classificatie en een bruto prijs. Het is het doel van BAB (Branchebreed Artikelbestand Bouw) om in navolging van de installatiesector ook voor de bouw te komen tot een virtueel centraal platform, voor artikelen productinformatie. Daartoe moeten de initiatieven van 2BA, EZ Base en Hibin worden afgestemd, zodanig dat afnemers de informatie van diverse leveranciers op dezelfde wijze kunnen ontvangen en verwerken. De ETIM classificatie en S@les-GS1-artikelstandaards vormen het kader. Van producten naar BIM Figuur 4 IFD/IFC S@les-ETIM standaard Bouw Informatie Model Martinus Nijhofbrug Het concept Tuibrug Producten 6. Artikel- product en prijsinformatie Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen: A. Artikeldata: Niet-concurrerende data over producten om de logistieke afhandeling geautomatiseerd te kunnen doen, zoals bijvoorbeeld logistieke gegevens, beschikbaarheid, artikelomschrijvingen, coderingen. B. Productdata: Concurrerende data waarop de klant zijn keuze baseert, zoals bijvoorbeeld eigenschappen, verwerking, duurzaamheid, milieuaspecten, plaatjes, bruto prijzen van merk gebonden artikelen. C. Prijsdata: Netto prijsgegevens, inclusief artikel gebonden kortingen en toeslagen. De GTIN (EAN-code) is de schakel tussen producten artikelinformatie. 7 E-Business Standaards Versie

8 Figuur 5 Assortiment/ identificatie Zoeken/ classificatie Verkoopondersteuning l Commercieel Concurrerende artikeldata datagtin productdata marketing prijsdata S@les-ETIM S@les-ETIM S@les-ETIM Niet-Concurrerende data Concurrerende data Artikeldata Artikelinformatie werd voorheen beschikbaar gesteld in papieren catalogi. Die catalogi zijn geleidelijk vervangen door een digitaal bestand of webshop, waarin de klant kan zoeken naar het product dat is gewenst of voorgeschreven. De volgende stap is een elektronisch bestand dat zodanig is opgebouwd dat de klant de gegevens kan gebruiken in zijn systeem en in de documenten, die hij maakt zonder ze opnieuw in te voeren. S@les in de Bouw-ETIM heeft hiervoor een e-business XML-standaard ontwikkeld samen met GS1, zodat een artikelbestand kan worden ingelezen in de systemen van klanten in de bouw- en installatiesector, die de standaard hanteren. Het bestand biedt de bron voor de electronische logistieke en financiële berichten, die tussen partijen worden uitgewisseld. Zie figuur 1. Productdata Productinformatie werd voorheen beschikbaar gesteld in fraaie folders, demo s van vertegenwoordigers en op beurzen. Tegenwoordig wordt de informatie ook aangereikt via webshops, filmpjes of 3D-presentaties. Het is die informatie, waarmee een leverancier zich onderscheid van zijn concurrent in dezelfde of aanpalende branche. Het is dus van levensbelang voor de leverancier dat hij zoveel mogelijk invloed houdt op deze kanalen en niet door een collectief van opdrachtgevers of facilitaire partijen gedwongen wordt om productinformatie aan te bieden, die maar een stukje van de toegevoegde waarde laat zien. ETIM levert merkgebonden kenmerken en eigenschappen, waarmee een product kan worden gevonden in electronische databases. Figuur 6 Het ETIM-classificatiemodel: artikelgroep Artikelgroepen Artikelklassen Synoniemen Kenmerken Grenswaarden Eenheden grenswaardekenmerk artikelklassesynoniem synoniem artikelklasse artikelklassekenmerk eenheid kenmerk grenswaarde 8 E-Business Standaards Versie

9 De ETIM-classificatie biedt de mogelijkheid om producten te vergelijken op basis van objectieve criteria, die door de leverancier zijn toegekend aan zijn product. Indien de klant een keuze heeft bepaald voor een uniek merkgebonden product, waaraan een GTIN is toegekend met de artikelinformatie kan de realisatiefase geautomatiseerd worden afgewikkeld. GTIN (voorheen EAN) Prijsdata Netto prijzen van artikelen vormen de meest gevoelige informatie, die leveranciers in de bouw- en installatiesector niet transparant willen maken. Voor menig bedrijf is dit reden om netto prijsinformatie uitsluitend zelf rechtstreeks aan de klant beschikbaar te stellen zonder tussenkomst van een derde, die de distributie verzorgt. Netto prijzen of bruto prijzen met korting worden aangeleverd in een XML-bestand of een XML-conditiebericht. Voor bruto prijzen is dit verschillende. Sommige leveranciers geven bruto prijzen, maar er zijn ook productgroepen waarvan bruto prijzen niet door producenten mogen worden gedistribueerd. 7. Uitwisseling van transactieberichten in de realisatie en onderhoudsfase Als de ERP-applicaties van beide partijen gebruik maken van de in de Bouw standaards kan uitwisseling van orders, bevestigingen, pakbonnen en facturen in XML in de realisatie- en onderhoudsfase kan bilateraal tussen bedrijven plaatsvinden. De wordt ondersteunt door de 40 belangrijkste leveranciers van ERP-applicaties in bouw- en installatiesector, die service-providers zijn bij in de Bouw. In de installatiesector wordt nog vooral gebruik gemaakt van ASCII, maar wil men over naar XML. Het is wenselijk dat voor de identificatie van artikelen de GTIN wordt gebruikt. Voor vaste adressen is gebruik van de GLN verplicht. De GTIN en GLN worden beheerd door GS1 Nederland. in de Bouw heeft een overeenkomst met GS1 Nederland, waarin is vastgelegd dat in de Bouw de distributie van de GLN in de bouw verzorgt en bedrijven met een omzet < 5 mln geen deelnemer hoeven zijn van GS1 Nederland voor het gebruik van de XML-standaard. Voor de uitwisseling van de electronische berichten kan gebruik gemaakt worden van beveiligde of onbeveiligde , webservices of file-transfer. S@les in de Bouw ontwikkelt momenteel een standaard voor webservices. Bij webservices kijkt de applicatie automatisch of er berichten klaar staan bij de leverancier en kan real time informatie worden opgehaald (bijv. voorraadinformatie). Bij de uitwisseling van de berichten kan ook gebruik worden gemaakt van een intermediair, die de uitwisseling faciliteert. Zo biedt Z Factuur een dienst aan waarbij een leveranciers de mogelijkheid heeft om facturen aan te bieden in een eigen format dat vervolgens door Z Factuur wordt vertaald naar het S@les in de Bouw-formaat. S@les-deelnemers die een vergelijkbare service bieden zijn Descarte, One-Trail, Tie Kinetix, SRC, Anachron ook voor de andere transactieberichten. S@les en ETIM(2BA) hebben Garansys opdracht gegeven voor een onderzoek, waarin de behoefte wordt gepeild bij deelnemers naar de inzet van een intermediair ook voor andere berichten. De uitkomsten zijn nog niet bekend. In onderstaand figuur zijn de commerciële 9 E-Business Standaards Versie

10 aanbieders ingekleurd. Deze figuur laat ook zien dat BouwConnect in alle fases actief is met eigen standaards. Figuur 7 BouwConnect Initiatief Ontwerp Realisatie Onderhoud CB-NL Opdracht 3D (BIM)Ontwerp Itanex, Arkey, Cadac etc Concepten bibliotheek IBIS-TRAD,BouwCalc, etc Order bevestiging Order Artikel catalogus factuur Pakbon Webservices standaard BAB Producten bibliotheek ERP:Kraan, Admicom, 4PS, Van Meijel, SAP, Unit4, AGP, MSG, Centric, NCCW, Axapta, Syntess, etc. , webservices, HUB (Z Factuur,, Descarte, One- Trail, Tie Kinetix, SRC, Anachron etc) 8. S@les in de Bouw op langere termijn De technologische ontwikkeling gaan door en zullen invloed hebben op de inhoud en gebruik van de standaards. Echter zolang er gegevens worden uitgewisseld tussen electronische administraties van meerdere bedrijven in de bouw zal behoefte bestaan aan een onafhankelijke niet-commerciële partij, die verantwoordelijk is voor het beheer en de ontwikkeling van communicatiestandaards. Uitbreiding met andere diensten die hier op aansluiten en waarvoor een onafhankelijk loket is gewenst, zoals BAB en een transactieserver ligt voor de hand. Vanuit efficiency- of strategische overwegingen kan een samenwerking met andere organisaties ook zinvol zijn. Het gaat dan om onafhankelijk, niet-commerciële partijen, die ook het beheer en onderhoud doen van e-business standaards in de bouw voor een ander segment of toepassing. De ontwikkeling van het bouwloket voor classificatie, communicatie en identificatie met ETIM en GS1 past in deze lijn. De BIR zou het beheer van de e-business standaards op termijn onder één noemer willen brengen, met eenduidige aansturing door de sector en transparantie in de exploitatie. Op zich een logische wens, maar bij een samenwerking met derden of uitbreiding van de dienstverlening van S@les in de Bouw is het draagvlak bij de huidige achterban cruciaal. 10 E-Business Standaards Versie