In or Documentenbeheersprocessen bij onderwijsinstellingen

Transcriptie

1 In or Documentenbeheersprocessen bij onderwijsinstellingen Insourcing of Outsourcing? Eindhoven, Juni 2006 Een adviesrapportage in opdracht van Dereumaux, uitgevoerd door studenten van de Fontys Hogeschool Communicatie te Eindhoven. Opdrachtgever: Jenny Krijnen Docentbegeleider: Piet van den Boom Patrick van der Heijden Femke Hessels Kicky Litjens

2 Samenvatting In deze samenvatting geven we een beeld van wat u in het rapport kunt verwachten. De opdracht Dereumaux is sinds kort een nieuwe weg ingeslagen door zich meer aan te bieden als een probleemoplosser. Hiermee wordt bedoeld: het versoepelen van een documentenstroming in een bedrijf. Zo kan Dereumaux er voor zorgen dat opdrachten gestandaardiseerd worden en dat er op afroep geproduceerd kan worden. Dereumaux vraagt zich af hoe het proces verloopt bij onderwijsinstellingen als het gaat om het documentenbeheer van bijvoorbeeld studiemateriaal. De centrale vraag voor ons onderzoek luidt als volgt: Hoe verloopt het documentenbeheer bij onderwijsinstellingen en hoe kan Dereumaux hierop inspelen? Wij gaan onderzoeken waar de knelpunten in dit proces zitten en waar er voor Dereumaux kansen liggen om zich speciaal op te gaan ontwikkelen. Daarnaast gaan we het beslissingsproces binnen de onderwijsinstellingen in kaart brengen, zodat voor Dereumaux duidelijk wordt met wie zij moet communiceren. Onderzoeksopzet en onderzoeksresultaten Oriënterend onderzoek Het oriënterend onderzoek bestaat uit een kwalitatief onderzoek en is, op aanraden van de opdrachtgever, gestart bij de repro bij Fontys Hogescholen Eindhoven. Om informatie over de repro van Fontys Hogescholen Eindhoven te verschaffen, hebben we verschillende gesprekken gevoerd. Met zowel medewerkers van de repro, als medewerkers en docenten van verschillende opleidingen van de Fontys Hogescholen Eindhoven. Hierdoor hebben wij duidelijk in beeld kunnen brengen hoe het gehele productieproces van het maken van een reader bij de Fontys in elkaar zit. Dit proces bestaat uit twee stappen. De eerste stap is het samenstellen van de inhoud van een reader. Deze stap neemt minimaal anderhalve week tot vier weken in beslag. De tweede stap is het publiceren en/of verkopen van een reader. Hiervoor zijn drie mogelijkheden: - Docenten kunnen de reader rechtstreeks op het intranet zetten. De studenten halen de reader zelf op; - Docenten kunnen de reader aanleveren bij de Fontys Grafische Producties. De verkoop gebeurt dan via de boekhandel of via de opleiding zelf. Dit proces duurt ongeveer drie weken; - Docenten kunnen hun reader aanleveren bij de reproshop. De verkoop gebeurt dan via de docenten zelf. Dit proces duurt ongeveer een week. De resultaten van dit oriënterend onderzoek dienen als basis voor ons hoofdonderzoek. Samenvatting I

3 Hoofdonderzoek We hebben bij acht verschillende onderwijsinstelling het documentenbeheerproces onderzocht en in kaart gebracht. Op basis hiervan hebben wij het ideale documentenbeheerproces opgesteld. Dit proces is op te delen in vier stappen: 1. Bepalen van de inhoud van de reader. De inhoud van de readers valt onder de verantwoordelijkheid van de vakdocenten. In het documentenbeheerproces heeft de repro geen invloed op dit onderdeel. 2. Samenstellen en aanleveren van de reader. Bij het samenstellen van een reader is het van belang dat docenten overweg kunnen met het opmaken van een digitale reader, hierdoor wordt het aanleverproces versneld. De docenten kunnen dit via de digitale weg versturen waardoor kans op fouten wordt verkleind en de kwaliteit bij het afdrukken optimaal blijft. 3. Drukken/printen van de reader Met betrekking tot het drukken van een reader spelen drie factoren een grote rol: snelheid, kwaliteit en productiekosten. Deze drie factoren moeten een goede verhouding hebben, de snelheid en de kostprijs spelen een belangrijke rol maar dit mag niet ten koste gaan van de kwaliteit. 4. Verkoop van de reader Hierbij moet onderscheid gemaakt worden tussen het aanbieden van readers via een digitale leeromgeving of via directe verkoop. Bij een digitale leeromgeving kunnen de readers het beste verkocht worden via een webwinkel-formule. In het geval van directe verkoop is een vast verkooppunt op de onderwijsinstelling zelf noodzakelijk. Advies Om het optimale proces te garanderen hebben we een aantal adviezen geformuleerd waarmee Dereumaux rekening moet houden als zij de onderwijsinstellingen willen gaan benaderen. De adviezen zijn opgedeeld in twee delen. Het eerste deel de adviezen hebben betrekking op de kansen die er voor Dereumaux liggen op het gebied van het documentenbeheerproces bij onderwijsinstellingen. In het tweede deel geven we door middel van een communicatieadvies aan hoe Dereumaux deze kansen kan benutten. Kansen voor Dereumaux Insourcing/ outsourcing Bij de meeste onderwijsinstellingen wordt op dit moment gebruik gemaakt van een interne repro. Vaak wordt dit gehandhaafd omdat men ervan overtuigd is dat dit de beste manier van werken is. Adviseer de onderwijsinstellingen over de mogelijkheden die een externe partner kan bieden met betrekking tot de repro. Beargumenteer het feit dat door het extern plaatsen, de overheadkosten verlaagd kunnen worden. Service op niveau voor studenten Er wordt steeds meer gewerkt met competentiegericht onderwijs. Het initiatief wordt steeds meer neergelegd bij de studenten zelf en steeds minder vanuit de docent. Onderwijs-instellingen werken steeds meer met digitale leeromgevingen. Docenten leveren hun lesmateriaal aan via de Samenvatting II

4 digitale weg in plaats van op papier. Als Dereumaux een printing-on-demand systeem ontwikkelt, kan het inspelen op de behoefte vanuit de studenten. De studenten kunnen dan digitaal doorgeven wat ze gedrukt willen hebben en kunnen het dan vervolgens ophalen bij de afhaalpunten, of kunnen het thuis laten bezorgen. Digitale opslag van documenten/ archivering Documentenbeheerssystemen kunnen een bruikbare tool zijn voor onderwijsinstellingen om overzicht te krijgen en te houden over de documenten die in omloop zijn. Bij digitale leeromgevingen kunnen documenten op elk gewenst moment toegevoegd en verwijderd worden. Van archivering is bij deze leeromgevingen geen sprake. Dereumaux kan onderwijsinstellingen adviseren om over te gaan tot het werken met een documentenbeheerssysteem. Knelpunt productieproces readers: docenten Het is gebleken dat de docenten de zwakste schakel zijn in het documentenbeheerproces. Dereumaux kan een software bedrijf in de arm nemen om een programma op maat te maken, waarin docenten een reader makkelijk digitaal op kunnen maken. Zodat de readers niet meer digitaal ingescand hoeven te worden en de docenten een reader sneller op kunnen maken en aan kunnen passen. Belangrijk hierbij is wel dat de docenten onderwezen moeten worden in het gebruik van dit programma. Communicatieadvies Bij langdurige communicatieprocessen is het van belang een aantal stappen te doorlopen. Communicatie wetenschapper Ruler bepaalt in dit proces vier strategieën. Deze vier strategieën zijn informering, overreding, formering en dialogisering. De eerste stap die genomen moet worden is het juist informeren van de doelgroep. Hierdoor ontstaat er een dialoog die ervoor zorgt dat de beide partijen met elkaar in contact zullen komen. Het resultaat van deze dialoog zorgt voor inzicht in het probleem en de bijbehorende oplossing die Dereumaux kan bieden. Belangrijk in dit documentenbeheerproces zal vooral de strategie formering zijn. Het is belangrijk dat partijen op één lijn komen te zitten in dit proces en er een duidelijk beleid kan worden vastgesteld, waarbij de wederzijdse belangen bevredigd worden. De communicatiedoelgroep die Dereumaux moet aanspreken is het College van Bestuur op de verschillende onderwijsinstellingen. De complexiteit van deze doelgroep is zo groot dat er niet een eenduidige manier van werken is om deze te bereiken. Om grip op deze communicatiedoelgroep te krijgen en deze te vervolgens te kunnen beïnvloeden zijn er een aantal communicatiemiddelen voor handen die ingezet kunnen worden. Lobby Door de diversiteit van de leden van het college van bestuur, zal er een lobby proces gestart moeten worden. Daarvoor moet men de meningsvorming bij de leden van het college van bestuur volgen en op het juiste moment informatie bieden ten behoeve van het besluitvormingsproces. Netwerk Een andere manier om invloed te kunnen uitoefenen op het college van bestuur is het plaatsnemen in daarvoor bestemde commissies. Veel onderwijsinstellingen werken in de besluitvorming met speciale commissies die onderzoek doen naar specifieke vraagstukken. Samenvatting III

5 Voorwoord Dereumaux of was het nu Demeuraux, hoe vaak we die verspreking in de eerste week gemaakt hebben, is niet te tellen. Maar dit is dan ook de enige moeilijkheid geweest die we zijn tegengekomen bij het doen van onderzoek voor deze interessante organisatie. Na een inspirerende eerste bijeenkomst werden we meteen gegrepen door de wereld van de reprografie, tikken en hardcopies. Dat de drukkerswereld even wennen is voor aankomende communicatieadviseurs is wel gebleken. Dat mocht echter de pret niet drukken. Het onderzoek is goed verlopen. Jenny Krijnen was onze partner binnen de wereld van Dereumaux. Na een uitvoerige rondleiding door het bedrijf en na het voeren van een aantal leuke gesprekken met haar, zijn we aan de slag gegaan met het onderzoek. Den Bosch, Tilburg, Helmond, zelfs Stein (L) niets was ons te ver. Gewapend met pen en papier zochten we verschillende onderwijsinstellingen op en verkregen de gewenste informatie. We kunnen dan ook stellen dat we met veel enthousiasme dit onderzoek gedaan hebben en dat we veel geleerd hebben. We zijn dan ook trots op het resultaat dat nu voor u ligt. Patrick van der Heijden Femke Hessels Kicky Litjens Voorwoord IV

6 IInhoudsopgave Samenvatting Voorwoord Inhoudsopgave 1 1 Inleiding 2 2 Opdrachtomschrijving Aanleiding Centrale vraag 3 3 Onderzoeksopzet Onderzoeksopzet Onderzoeksverantwoording 4 4 Oriënterend onderzoek Beschrijving proces oriënterend onderzoek Resultaten oriënterend onderzoek Conclusie oriënterend onderzoek Vragenlijst reprografische afdelingen 9 5 Resultaten hoofdonderzoek Fontys Hogeschool Hogeschool De Kempel Hogere Agrarische School NHTV Internationale Hogeschool Avans Hogescholen Universiteit van Tilburg (UvT) Koninklijke Militaire Academie (KMA) Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) Hogeschool Zuyd Benchmarks onderwijsinstellingen Ideaal documentenbeheerproces 24 6 Advies Insourcing of outsourcing van de repro Service op niveau voor studenten Digitale opslag van documenten/ archivering Knelpunt productieproces readers: docenten Communicatieadvies Conclusie 31 7 Verklarende woordenlijst 32 8 Literatuurlijst 35 9 Bijlage 36 I IV Inhoudsopgave 1

7 1 Inleiding Adviesrapport Dereumaux Dereumaux is als een van de grootste reprografische bedrijven in Noord-Brabant een interessante onderneming om onderzoek voor te doen. Net als iedere onderneming is ook Dereumaux altijd op zoek naar juist die kansen waarbij ze hun core-business kunnen uitbreiden. Het onderwijs lijkt voor Dereumaux dan ook een logische stap om hun pijlen op te richten, maar dit is een stap die niet zomaar genomen kan worden. Het onderwijs is een wereld op zich, het onderwijs moet zich aan allerlei voorschriften van de overheid houden en door de mondige studenten van tegenwoordig, moeten ze elke stap die ze nemen verantwoorden in Universiteitsraden en Opleidingscommissies. De vraag van Dereumaux voor dit adviesrapport was, om inzicht te verwerven in de wereld van het onderwijs en dan in het bijzonder gericht op het documentenbeheer binnen het onderwijs. De technische termen die we zijn tegengekomen hebben we opgenomen in een verklarende woordenlijst opgenomen, die achterin het rapport te vinden is. In de bijlagen zijn complete samenvattingen van de interviews te vinden. Wij hebben ons binnen het onderzoek gericht om het creatie- en productieproces van readers/dictaten bij verschillende onderwijsinstellingen. We hebben bij verschillende reproafdelingen bij HBO en WO instellingen in Noord-Brabant en Limburg onderzoek gedaan hoe zij dit proces ervaren. Om dit onderzoek goed te kunnen uitvoeren zijn we gestart met een oriënterend onderzoek bij ons eigen onderwijsinstituut, Fontys Hogeschool Eindhoven. Na dit onderzoek te hebben afgerond, hebben we het eigenlijke onderzoek kunnen starten. Door het oriënterend onderzoek uit te voeren hebben we ons beter kunnen richten op de andere onderwijsinstellingen die we hebben onderzocht. Uit het vervolgonderzoek is een aantal interessante punten naar voren gekomen waarmee Dereumaux zeker aan de slag kan. We hebben deze punten verwerkt in een passend advies voor Dereumaux, zodat zij met dit rapport onder de arm de wereld van het onderwijs in kunnen stappen. Hierbij zijn wij voor de verandering eens de partner voor Dereumaux. Inleiding 2

8 2 Opdrachtomschrijving Dereumaux is een reprografisch bedrijf dat gespecialiseerd is in repro en digitaal printen. Het bedrijf is opgericht in 1922 door dhr. Dereumaux. Sinds 1994 staan de gebroeders Schoenmakers als directeur aan het roer. In twaalf jaar tijd is Dereumaux uitgegroeid tot een bedrijf met ongeveer 125 medewerkers die verspreid zijn over vier vestigingen. De hoofdvestiging bevindt zich in Eindhoven en de andere vestigingen bevinden zich in Boxtel, Tilburg en Someren. In Someren is al het drukwerk gecentraliseerd. Dereumaux is één van de grotere reproserviceverleners in Nederland en de grootste in zuidoost Nederland. Het bedrijf zorgt voor de vermenigvuldiging van documenten, ze doet kopieerwerk en brengt grafische creaties over op papier en andere materialen. Van visitekaartje tot technische tekening, van flyer tot jaarverslag, van brochure tot fullcolour poster, van enkele prints tot mega-oplages. Het bedrijf beschikt over een modern machinepark die al deze producten kan verwezelijken Aanleiding Dereumaux is sinds kort een nieuwe weg ingeslagen door zich meer aan te bieden als een probleemoplosser. Hiermee wordt bedoeld: het versoepelen van een documentenstroming in een bedrijf. Zo kan Dereumaux er voor zorgen dat opdrachten gestandaardiseerd worden en dat er op afroep geproduceerd kan worden. 2 Dit leidt er toe dat Dereumaux meer zicht moet krijgen op waar de problemen op het gebied van communicatie op papier zich voordoen bij een bedrijf. In dit geval bij onderwijsinstellingen, omdat daar veel gebruik wordt gemaakt van communicatie op papier. De vraag vanuit Dereumaux aan ons is dan ook om een marktonderzoek te doen bij onderwijsinstellingen naar de problemen omtrent communicatie op papier. 2.2 Centrale vraag Dereumaux vraagt zich af hoe het proces verloopt bij onderwijsinstellingen als het gaat om het documentenbeheer voor bijvoorbeeld studiemateriaal. De centrale vraag luidt als volgt: Hoe verloopt documentenbeheer bij onderwijsinstellingen in zuid-nederland en hoe kan Dereumaux hier op inspelen? Wij gaan onderzoeken waar de knelpunten in dit proces zitten en waar er voor Dereumaux kansen liggen om zich speciaal op te gaan ontwikkelen. Daarnaast gaan we ook proberen het beslissingsproces binnen de onderwijsinstellingen in kaart te brengen, zodat voor Dereumaux duidelijk wordt met wie zij moet communiceren. 1. Marloes Joosten, Klanttevredenheidsonderzoek 2. Jenny Krijnen, Briefing studenten Fontys Hogeschool Eindhoven Opdrachtomschrijving 3

9 3 Onderzoeksopzet Om Dereumaux een goed advies te kunnen geven zal er antwoord moeten komen op de volgende vraag. Hoe verloopt het documentenbeheer bij onderwijsinstellingen in zuid-nederland en hoe kan Dereumaux hierop inspelen? We zullen moeten bepalen wat voor onderzoek we willen gaan doen en waar we dat willen gaan uitvoeren. We willen inzicht krijgen in hoe het productieproces van bijvoorbeeld readers in elkaar steekt, we willen weten wie de beslissers zijn in dit proces en we willen weten wat de afnemers en gebruikers van het resulterende product vinden. Deze informatie zal leiden tot een gedetailleerd advies voor Dereumaux waarin wij beschrijven hoe het documentenbeheerproces bij onderwijsinstellingen in elkaar steekt en waar de kansen voor Dereumaux liggen om deze organisaties communicatief te benaderen. 3.1 Onderzoeksopzet Wij gaan onderzoeken waar knelpunten in een documentenbeheerproces zitten bij onderwijsinstellingen in zuidoost Nederland. Om deze punten helder te krijgen gaan we een aantal interviews afnemen om te kijken of er haalbare verbeterpunten zijn. Daarnaast willen we kijken hoe Dereumaux haar strategie eventueel aan kan passen om in de toekomst voorbereid te zijn op de huidige en komende ontwikkelingen in de onderwijssector, vooral gericht op het gebied van documentenbeheer. Door de interne analyse hebben we een goed beeld van de organisatie gekregen. Deze informatie vormt de basis voor ons vervolgonderzoek. We gaan door middel van onderzoek de documentenstroom op onderwijsinstellingen overzichtelijk maken. Dit doen we bij verschillende onderwijsinstellingen in de regio zuid Nederland. De nadruk hierbij ligt bij WO en HBO instellingen, omdat we hiervan weten dat zij vaak gebruik maken van zelf samengesteld onderwijsmateriaal. We hebben gekozen om eerst een oriënterend onderzoek bij de Fontys Hogeschool Eindhoven uit te voeren. Daarna bepalen we wat voor soort onderzoek we uit zullen gaan voeren bij de andere onderwijsinstellingen. 3.2 Onderzoeksverantwoording We hebben bij het oriënterend onderzoek gekozen voor een kwalitatieve onderzoeksvorm, namelijk interviews. De onderzoeksproblematiek is dermate nieuw dat daarover nog weinig kennis bestaat. Kwalitatief onderzoek wordt dan gebruikt voor exploratie. Bovendien is die onderzoeks- Onderzoeksopzet 4

10 problematiek complex en onoverzichtelijk, zodat eerst inventariserend onderzoek nodig is om tot afbakening en inperking van het probleem te komen. Na het onderzoek bij Fontys Hogeschool Eindhoven te hebben afgesloten zullen wij de resultaten hiervan gebruiken als uitgangspunt voor het onderzoek bij de volgende onderwijsinstellingen: Avans Hogeschool s-hertogenbosch Hogere Agrarische School s-hertogenbosch Hogeschool De Kempel - Helmond Hogeschool Zuyd - Heerlen Koninklijke Militaire Academie - Breda NHTV Internationale Hogeschool - Breda Technische Universiteit Eindhoven Universiteit van Tilburg Onderzoeksopzet 5

11 4 Oriënterend onderzoek Het oriënterend onderzoek bestaat uit een kwalitatief onderzoek en is op aanraden van de opdrachtgever gestart bij de repro bij Fontys Hogescholen Eindhoven. De voornaamste reden hiervoor is dat wij zelf een opleiding volgen op de Fontys Hogescholen. Dit versnelt het proces van informatieverschaffing omdat we bekend zijn met de Fontys en haar repro. Als basis voor het oriënterend onderzoek hebben we ons verdiept in het Klanttevredenheidsonderzoek 2005 en het Marketingplan 2006 van Dereumaux. Ook hebben we gesproken met medewerkers van Dereumaux over hoe we het onderzoek in moeten stappen. Om informatie over de repro van Fontys Hogescholen Eindhoven te verschaffen hebben we verschillende gesprekken gevoerd met medewerkers van de repro en medewerkers en docenten van verschillende opleidingen binnen de Fontys Hogescholen Eindhoven. 4.1 Beschrijving proces oriënterend onderzoek Fontys Grafische Producties Fontys Grafische Producties is beheerder van de repro binnen de Fontys Hogescholen Eindhoven. Bij de start van oriënterend onderzoek zijn we begonnen met een inventariserend gesprek bij een van de adviseurs van Grafische Producties. Wij hadden het idee dat dit een goede start zou zijn om zo meteen bij de bron van de reprografie te beginnen. Dit eerste gesprek zijn wij blanco ingestapt. We kwamen om een afspraak te maken, maar er vond meteen een gesprek plaats. Tijdens dit gesprek hebben wij twee namen doorgekregen van medewerkers die ons verder kunnen helpen met ons onderzoek. Zo zijn we onder andere in contact gekomen met de orderbegeleider bij de Grafische Producties. Een van zijn taken is om de juiste prijs van een reader te bepalen. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de zogenaamde auteursrechten die betaald moeten worden. De andere contactpersoon was een medewerkster van de copyshop. Zij kon ons meer vertellen over levertijden van de readers en dictaten bij de Fontys. Door middel van deze gesprekken hebben wij een duidelijk beeld gekregen hoe het proces van het produceren van een reader bij de Fontys Hogeschool Eindhoven in elkaar steekt. Vanaf het moment dat een docent zijn reader aanlevert bij de Grafische Producties tot en met het moment dat de readers in de boekhandel liggen voor de verkoop. Fontys Hogeschool Communicatie Een reader zal eerst samengesteld moeten worden voordat deze bij de Grafische Producties gedrukt kan worden. Om dit proces in kaart te brengen hebben we gesproken met verschillende leraren van de opleiding Communicatie. We hebben gekozen om met twee leraren te spreken waarvan wij weten dat ze veel betrokken zijn bij het maken van een reader. Door deze gesprekken Oriënterend onderzoek 6

12 werd voor ons duidelijk welke stappen er ondernomen moeten worden door een docent om een reader te maken. Deze stappen worden beschreven in hoofdstuk 4.2. Fontys Hogescholen Omdat het proces van alleen de communicatieopleiding niet representatief en te eenzijdig is voor alle Fontys opleidingen hebben we hebben het besluit genomen om docenten en medewerkers van andere opleidingen te interviewen. In overleg met de opdrachtgever is er besloten om bij de technische opleidingen en de zorgopleidingen gesprekken te voeren. Deze hebben we gevoerd met docenten van de technische opleidingen ICT Media en Design (IMD) en Bedrijfskundige Informatica (BI) en de zorgopleidingen: Paramedische Wetenschappen, Sociale Studies, Sociaal Pedagogische Hulpverlening (SPH), Maatschappelijk Werk en Dienstverlening (MWD) en Cultureel Maatschappelijke Vorming (CMV). 4.2 Resultaten oriënterend onderzoek Doormiddel van alle gesprekken met docenten en medewerkers van de verschillende Fontys opleidingen en de medewerkers van de Grafische Producties te voeren, hebben wij duidelijk in beeld kunnen brengen hoe het gehele productieproces van het maken van een reader bij de Fontys in elkaar zit. Hieronder volgt een overzicht. Productieproces Reade r s en Dictaten bij de Fontys Hogeschool Communicatie Docenten overleg over de inhoud Stap 1 Docent met de meeste affiniteit maakt de reader Redactionele inhoud bepalen Digitale Teksten Hardcopy Layout Compleet product afleveren Proces van 1,5 tot 4 weken Stap 2 Fontys Grafische Producties Reproshop (direct) Intranet Webboard Docworks aanleveren Hardcopy aanleveren Verkoop via de docent zelf Student haalt het zelf op Auteursrechten volgens stichting PRO Proces van 1 week Per direct Drukken, inbinden afwerken Verkoop via boekhandel Van Piere Verkoop via de opleidingen zelf Proces van ongeveer 3 weken Oriënterend onderzoek 7

13 Stap 1 Er vindt overleg plaats tussen verschillende (vak)docenten over de totstandkoming van de reader. Hier worden zaken als inhoud, thema en opdracht besproken. Vervolgens wordt de redactionele inhoud besproken en worden de teksten door de docenten geschreven dan wel bestaande bestanden gekopieerd en/of verzameld. Voor het schrijven van de reader bestaat er binnen Fontys Hogescholen een format voor de standaard opmaak, kopjes, tussenkopjes etc. Vervolgens maakt de docent de reader compleet door de gegevens voor het titelblad er aan toe te voegen. Dit proces neemt minimaal anderhalve week tot vier weken in beslag. Stap 2 De docent kan kiezen uit twee manieren om de reader gedrukt te krijgen en de mogelijkheid om het direct te verspreiden via internet. Intranet/Webboard De docent kan zijn materiaal direct op het intranet of het zogenaamde webboard plaatsen waardoor hij geen moeite hoeft te doen om het materiaal gedrukt te krijgen. De studenten kunnen zo zelf bepalen of ze het materiaal willen uitprinten of dat ze het via het beeldscherm bekijken. Copyshop De docent kan rechtstreeks aan de copyshop leveren. De docent is dan zelf verantwoordelijk voor de lay-out, omdat de reproshop alleen bestanden print. Het duurt ongeveer een week voordat de reader gedrukt is. De docent verspreidt de reader daarna zelf tijdens de lessen of studenten halen de reader tegen betaling op in de lokalen van de docenten. Fontys Grafische producties De docent kan het bestand aanleveren bij de Grafische Producties van de Fontys, dit is de officiële weg. Zij controleren of de lay-out, huisstijl etc. allemaal klopt. De docent hoeft hier eigenlijk alleen de platte tekst aan te leveren. Het duurt ongeveer drie weken voordat de reader gedrukt is. De reader is dan in de boekhandel of bij de docent te koop. Grafische Producties voorziet de reader van een titel blad, die het logo van Fontys, titel, ondertitel, prijs en barcode bevat. De prijs van de reader komt tot stand door de grootte van de reader, het aantal woorden dat afgekocht moet worden, in verband met auteursrechten die afgedragen moeten worden aan Stichting PRO (later in dit rapport wordt deze stichting toegelicht) en wordt bepaald door Grafische Producties. 4.3 Conclusie oriënterend onderzoek De resultaten van dit oriënterend onderzoek dienen als basis voor ons hoofdonderzoek. We weten nu hoe het gehele productieproces bij de Fontys in elkaar zit. We zijn twee belangrijke termen tegengekomen die een sterke stempel drukken op dit proces, Stichting PRO en Digitale Leeromgevingen. Stichting PRO Stichting PRO, Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, is de auteursrechtenorganisatie voor uitgevers. PRO incasseert en verdeelt een aantal auteursrechtelijke vergoedingen. Stichting PRO voert een centrale administratie van overname van korte gedeelten en korte werken uit auteursrechtelijk beschermde werken in onderwijspublicaties, zoals readers. Onderwijsinstellingen betalen voor deze overnames een vergoeding aan PRO. PRO verdeelt deze readergelden onder de uitgevers. Oriënterend onderzoek 8

14 Het Hoger Beroepsonderwijs betaalt een jaarlijkse afkoopsom voor het overnemen van de korte gedeelten. Met de VSNU wordt een vergelijkbare regeling voor universiteiten voorbereid. Andere onderwijsinstellingen melden de overnames titelspecifiek aan. Digitale Leeromgevingen Een digitale leeromgeving zoals Blackboard of biedt de mogelijkheid voor docenten om hun materiaal online te zetten, zodat studenten toegang hebben tot het onderwijsmateriaal via internet. Berichten en documenten kunnen worden uitgewisseld tussen docent en student en tussen studenten onderling. De digitale leeromgeving biedt uitgebreide mogelijkheden voor de student, de docent en de schoolorganisatie. Studenten kunnen hiermee digitale leerstof doorlopen, toetsen maken en (samen)werken aan projecten. De digitale leerstof wordt aangeboden in de vorm van studieroutes, te vergelijken met een reeks lessen van een vak. Een aantal studieroutes samen vormt een studieprogramma. 4.4 Vragenlijst reprografische afdelingen Met deze resultaten hebben we een vragenlijst kunnen opstellen om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van het documentenbeheerproces bij andere onderwijsinstellingen. Hoe worden de te drukken readers hier aangeleverd? Door wie wordt er gekeken naar de lay-out van de reader/ dictaat. Zijn hier bepaalde regels voor opgesteld? Hoe wordt er omgegaan met auteursrechten/ Stichting Pro? Zijn er een bepaald aantal woorden afgekocht? Is hier een persoon verantwoordelijk voor? Hoe worden de kosten voor een reader/ dictaat bepaald? Hoe snel kan een reader/ dictaat opgeleverd worden? Is er een minimum of een maximum aantal dagen? Zijn er externe leveranciers van communicatiemiddelen? Wordt alles binnen deze reproshop geproduceerd of wordt er bepaalde zaken uitbesteed? Waarom uitbesteden en waarom daar? Wie staat er aan het hoofd van de repro, is eindverantwoordelijke? Wie heeft beslissings bevoegdheid? Zijn er verbeterpunten/ knelpunten binnen dit productieproces? Wat zijn opvallende wensen vanuit docenten/ medewerkers die een reader/ dictaat willen laten printen? Bijvoorbeeld: snelheid, kwaliteit, gemak. Wordt er gewerkt met DocWorks? Ondervindt de repro veranderingen bij het competentiegericht onderwijs? Oriënterend onderzoek 9

15 5 Resultaten hoofdonderzoek In dit hoofdstuk worden de resultaten van het hoofdonderzoek beschreven. De vragenlijst die in hoofdstuk vijf wordt genoemd wordt per onderwijsinstelling bekeken. Voor de volledigheid hebben we de Fontys Hogeschool Eindhoven nogmaals opgenomen in dit hoofdstuk zodat deze beter vergeleken kan worden met de andere onderwijsinstellingen. 5.1 Fontys Hogeschool Fontys Hogescholen Eindhoven heeft op dit moment studenten. De Fontys heeft verspreid door het zuiden van het land vier andere vestigingen met in totaal studenten. Verloop productieproces Om een reader bij Fontys tot stand te laten komen moeten een aantal stappen genomen worden. Als eerste vindt er overleg plaats tussen verschillende vakdocenten over de totstandkoming van de reader. Hier worden zaken als inhoud, thema en opdracht van het komende blok besproken. Vervolgens wordt de redactionele inhoud besproken en worden de teksten door de docenten geschreven dan wel bestaande bestanden gekopieerd/ verzameld. Voor het schrijven van de reader bestaat er binnen Fontys Hogescholen een bestaand format voor de standaard opmaak, kopjes, tussenkopjes etc. Vervolgens maakt de docent de reader compleet door er een titelblad aan toe te voegen. De docent kan kiezen uit twee manieren om de reader gedrukt te krijgen en een manier om het direct te verspreiden via internet. De docenten kunnen het enerzijds direct naar de copyshop sturen. De verantwoordelijkheid voor lay-out en afwerking liggen dan bij de docent. Anderzijds kunnen docenten hun documenten naar de Fontys grafische producties sturen die dan zorgen voor de lay-out, afwerking en verkoop. Een andere optie is dat de docent zijn materiaal direct op het intranet of zogenaamde webboard kan plaatsen waardoor hij geen moeite hoeft te doen om het materiaal gedrukt te krijgen. De studenten kunnen zo zelf bepalen of ze het materiaal willen uitprinten of dat ze het via het beeldscherm bekijken. Omschrijving repro De repro van de Fontys Hogescholen valt onder de Fontys Grafische Producties, onderdeel van de Facilitair Bedrijf. De docent kan zijn document aanleveren bij de Grafische Producties van de Fontys. Zij controleren of de lay-out, huisstijl etc. allemaal klopt. De docent hoeft hier eigenlijk alleen de platte tekst aan te leveren, dit bespaart de docent tijd. Hij hoeft immers geen format en titelblad te maken Dit titelblad bevat het logo van Fontys, titel, ondertitel, prijs en barcode. Resultaten hoofdonderzoek 10

16 De repro is intern gevestigd in de hoofdvestiging van de Fontys Hogeschool Eindhoven. Daar worden alle readers voor alle vestigingen in Eindhoven gedrukt. De centrale en de decentrale apparatuur voor reproductie is afkomstig van Océ. Er worden ongeveer anderhalf miljoen tikken per jaar gemaakt. Stichting PRO De docenten zijn verplicht als ze een reader aanlever bij de Grafische Producties om een zogenaamde PRO-bon in te vullen. Hierop staat aangegeven welke stukken tekst zijn overgenomen uit bestaande literatuur. De auteursrechten voor kleine overnames zijn tot woorden afgekocht. Hiervoor hoeven dus geen extra kosten berekend te worden voor de student. Alles wat hierboven zit wordt bepaald door een speciale ingerichte functie voor deze controle. De repro is verplicht om van elk exemplaar met overnames er een te sturen naar de Stichting PRO. Kosten en productietijd Het samenstellen van een reader door een docent neemt minimaal anderhalve week tot vier weken in beslag. Als een docent het document wil laten drukken bij de copyshop moet hij rekening houden met levertijd van ongeveer een week. De docent verspreidt de reader daarna zelf tijdens de lessen of studenten halen de reader op in de lokalen van de docenten. De kosten van de reader worden bepaald door de kosten voor het drukwerk. Hierbij wordt geen rekening gehouden met auteursrechten. Het geld wordt tijdens de lessen direct door de docent geïnd en moeten dit later bij het secretariaat inleveren. De docenten lopen hierbij wel het risico dat ze blijven zitten met stapels readers op hun kamers. Als de docent een document bij grafische producties aanlevert duurt het ongeveer drie weken. De gedrukte readers zijn daarna in de boekhandel of bij de docent te koop. De prijs van de reader komt tot stand door de grootte van de reader, het aantal woorden dat afgekocht moet worden (in verband met auteursrechten) en wordt bepaald door Grafische Producties. Bestandsbeheer en competentiegericht onderwijs Fontys Grafische Producties maakt gebruik van het programma Docworks. Docworks is een bestandsbeheer programma. Docenten kunnen hiervan gebruik maken als zij hun documenten gedrukt willen hebben. Zij loggen in op dit systeem en plaatsen het document op een server, dat later uitgelezen wordt bij de repro. Bij de Fontys wordt door de docenten op dit moment nog maar mondjesmaat gebruik gemaakt van dit systeem. Ongeveer 90% van de readers wordt nog steeds op hard copy aangeleverd. Grafische Producties scant de documenten in en neemt ze daarna alsnog op in Docworks. Docenten op de Fontys hebben aangegeven dat ze het prettiger zouden vinden als ze gebruik zouden kunnen maken van een eenvoudig te gebruiken standaard format voor readers. De docenten maken allemaal op dit moment gebruik van een eigen opmaak. Als er een standaard stramien zou zijn waarmee gewerkt kan worden, zou dat ook de uniformiteit van de readers ten goede komen. Een stramien voor handleidingen, readers en andere te drukken documenten. 11

17 5.2 Hogeschool De Kempel Hogeschool De Kempel is gevestigd in Helmond en heeft 900 studenten en 65 medewerkers. Ze verzorgt een specifieke HBO-opleiding, nl. de opleiding tot leerkracht basisonderwijs. Verloop productieproces Het productieproces van een reader bij De Kempel verloopt in een aantal stappen. Als eerste leveren de docenten de readers maximaal twee weken voor de start van een nieuw lesblok aan bij de administratief medewerkster. De readers worden hard copy aangeleverd, maar dit is zeker geen knip en plak verzameling. Buiten de reader leveren de docenten ook een bronnenlijst en een literatuurlijst aan bij de administratief medewerkster. Dit is in verband met de auteursrechten die bepaald en betaald moeten worden. Vervolgens voegt de administratief medewerkster een omslag en de prijs toe aan de reader. Als dit bekend is dan wordt er een mail gestuurd naar de studenten met een overzicht van het aantal readers, de prijs en de tijden waarop de readers afgehaald kunnen worden. De studenten kunnen de readers op gezette tijden ophalen. Er zijn in totaal vier dagen waarop de studenten hun readers op kunnen halen. Dit zijn drie mogelijkheden na het tentamen en nog een mogelijkheid bij de start van het nieuwe blok. Dit laatste geldt alleen voor studenten die niet eerder in staat zijn geweest om de readers eerder op te halen. Omschrijving repro Omdat de De Kempel een relatief kleine school is, is er geen uitgebreid en groot aantal reprografische machines nodig. Het is een taak van de conciërges bij De Kempel om de readers te vermenigvuldigen. Er zijn twee conciërges die de repro beheren, een voor de reguliere opleidingen, overdag, en een voor de avondopleiding. Zij geven de opdrachten aan de machines om te printen. De Kempel werkt ook samen met een externe drukkerij in Helmond. De drukkerij verzorgt uitsluitend de omslagen voor de readers en de folders. Stichting PRO De administratief medewerkster checkt het overzicht waarin docenten hebben vermeld hoeveel woorden zij hebben gebruikt uit bestaande literatuur om te bepalen of het binnen het aantal afgekochte woorden blijft. Sinds drie jaar heeft De Kempel een vast bedrag per student afgekocht bij Stichting PRO. Er wordt zelden of nooit over het afgekochte aantal woorden gegaan. Het aantal readers loopt terug, doordat steeds meer informatie via het intranet wordt aangeboden. Stichting PRO kan dit moeilijk controleren. Maar ook over verwijzingen en links op internet moeten rechten betaald worden aan Stichting PRO volgens de administratief medewerkster. Links en verwijzingen zijn niet iets wat docenten onbeperkt kunnen gebruiken. Docenten geven aan wanneer zij een link of een verwijzing plaatsen, zodat de kosten bij de studenten in rekening gebracht kunnen worden. Op dit moment heeft De Kempel een eigen initiatief gestart waarbij een vast bedrag per jaar is vastgesteld voor de afdracht van auteursrechten over digitale middelen. Kosten en productietijd Deze prijs van een reader bestaat uit de productiekosten en de kosten voor Stichting PRO. Er wordt geen winst gemaakt door extra belastende kosten door te berekenen aan de studenten. De levertijden van readers zijn maximaal één week, dit is meer dan genoeg tijd gezien de docenten de readers twee weken voor aanvang van het lesblok moeten aanleveren. De readers kunnen maximaal 90 pagina s dubbelzijdig gedrukt zijn. Mocht een reader uit meer 12

18 pagina s bestaan dan wordt de reader in twee delen geleverd. Er worden niet evenveel readers gedrukt als dat er studenten zijn. In het tweede jaar zitten bijvoorbeeld 190 studenten, maar er worden 180 readers gedrukt. Hier is voor gekozen omdat sommige studenten de readers toch liever zelf kopiëren of helemaal niet kopen. Dit is een bewuste keuze om het overschot van readers zoveel mogelijk te beperken. De overgebleven readers blijven tot één jaar na ontstaan in de kast liggen. Na dat jaar worden de readers, op één exemplaar na, vernietigd. Dat éne exemplaar bewaren ze in het archief. Naast het hard copy exemplaar hebben ze altijd nog een digitale versie opgeslagen. Bestandsbeheer en competentiegericht onderwijs Door competentiegericht onderwijs worden het aantal readers veel minder volgens de administratief medewerkster. Dit komt ook doordat de readers binnen het competentiegericht onderwijs vaak niet verplicht worden gesteld, maar alleen worden aangeraden. Men denkt dat er ook in de toekomst bij het competentiegericht onderwijs weer meer readers komen. De studenten willen toch meer houvast en dat is mogelijk door onder andere readers. 5.3 Hogere Agrarische School De Hogere Agrarische School is gevestigd in Den Bosch en heeft 1500 studenten en ongeveer 200 medewerkers. Daarnaast bevinden zich in het gebouw van de HAS ook nog het HAS Kennis Transfer Center en de Stoas Hogeschool. De Stoas Hogeschool leidt zelf docenten op voor de agrarische sector. Verloop productieproces Bij de HAS wordt een docent aangestuurd door een modulecoördinator om een nieuwe reader te maken. Alle readers voor het nieuwe blok worden verzamelt in het blok daarvoor. In de vijfde week wordt er een lijst gemaakt met daarop geïnventariseerd welke readers hetzelfde blijven en welke readers veranderen in het nieuwe blok. Vervolgens moeten studenten een week later op een boekenlijst aangeven welke readers ze nodig hebben. Als er een nieuwe versie van een reader gemaakt moet worden, dan moet deze in de zevende week worden ingeleverd bij de repro. Niet alle docenten lukt het om in deze week de nieuwe versie in te leveren. De beheersmedewerkers van de verschillende opleiding worden door de repro aangesproken als een docent nog niets heeft ingeleverd op het moment van het verschreiden van de deadline. Deze gaat dan achter de ontbrekende readers aan. De repro is hier zelf niet meer voor verantwoordelijk. Uiteindelijk worden in week acht de ontbrekende readers toch nog aangeleverd en in week negen kan gestart worden met het printen van de readers. Omschrijving repro Bij de HAS is de repro intern gevestigd. Hier werken verschillende medewerkers van de HAS, zodat alles intern gedrukt kan worden. Het verkooppunt van de readers is aan de reproshop gevestigd, waardoor er direct contact is tussen de medewerkers van de reproshop en de medewerker van de boekhandel. Als bijvoorbeeld blijkt dat er een bepaalde reader te weinig exemplaren zijn, dan kan deze direct bijgedrukt worden zodat de studenten nooit lang hoeven te wachten op hun readers. 13

19 Stichting PRO Voor de auteursrechten zijn een bepaald aantal woorden afgekocht. Er wordt gekeken naar het aantal tikken die geproduceerd worden door de machines. De HAS gaat ervan uit dat een bepaald percentage hiervan auteursrechtelijk belast is. Dit percentage is bij de HAS vrijwel nihil, want veel readers worden door docenten zelf geschreven, omdat er weinig literatuur over de specifieke onderwerpen bestaat. Bij de HAS wordt er geen gebruik meer gemaakt van PRO-bonnen. Vroeger werd er wel met probonnen gewerkt, maar dit was te lastig, omdat het moeilijk was soms de auteurs en uitgevers te achterhalen. Veel kopieën stonden zonder bronvermeldingen in de readers. Op dit moment vraagt men toestemming aan de auteur van het boek om stukken uit dat boek over te nemen. Kosten en levertijden De productieprijs van een reader is ook meteen de verkoopprijs van een reader. Bij de HAS worden geen extra kosten aan studenten doorgerekend. Het aantal readers dat gedrukt wordt, wordt aan de hand van het aantal studenten gemaakt. Er wordt geen voorraad gemaakt. De studenten krijgen een boekenlijst en hier staan per blok de boeken en readers op die nodig zijn voor dat blok. Studenten kunnen op die lijst aanvinken welke readers ze nodig hebben en deze dan ophalen bij de boekhandel. Als er readers te kort blijken te zijn, dan kunnen deze direct bijgemaakt worden door een medewerker van de repro. Als er een nieuwe versie van een reader komt, dan worden de oude versies weggegooid. De readers worden meestal hard copy aangeleverd, soms zelfs nog met een uitgeknipt krantenartikel erbij. De readers worden dan door de medewerkers van de repro ingescand. Bestandsbeheer en competentiegericht onderwijs Xerox heeft bij de HAS een programma Workflow geïntroduceerd. Hiermee kunnen docenten vanuit hun werkkamer direct een opdracht doorsturen naar de printer. Maar dit werkt nu nog niet op de HAS, daar is alles vooral op papier gericht. Dit is misschien iets voor de toekomst. Extra informatie Er zijn een aantal redenen waarom de HAS heeft gekozen om alles intern te houden: Bij een externe leverancier zit je met het vervoer heen en terug; Bij een externe leverancier is de levertijd drie á vier dagen en dit is intern veel korter; Bij een externe leverancier wordt alles wat ze vanuit de HAS aanleveren gekopieerd en dit is minder van kwaliteit; Bij een externe leverancier wordt de lay-out niet in de gaten gehouden. De trend, digitalisering, wordt op de HAS nog niet helemaal gevolgd. Er is besloten om de moduleboeken en de readers wel uit te printen. Als dit niet zou gebeuren, dan zouden studenten voor een tentamen wel weer alles uit moeten printen en dit kost gewoon veel meer dan een reader. Er bestaat wel een blackboard op het internet. Hier worden wel veel presentaties, interviews etc. op gezet. 14

20 5.4 NHTV Internationale Hogeschool De NHTV is gevestigd in Breda en heeft ongeveer 6000 studenten. Bij NHTV kun men een bachelor halen op het gebied van toerisme, hospitality, entertainment en mobiliteit. Verloop productieproces Het productieproces van een reader op de NHTV verloopt als volgt. Een docent maakt de reader. Deze wordt hard copy aangeleverd en bestaat voornamelijk uit knip en plak werk. Vervolgens geeft de docent aan hoeveel woorden er zijn gebruikt waarover rechten betaald moeten worden. Daarna gaat de reader naar de repro. De docenten leveren meestal op tijd hun spullen aan, de repro ondervindt hier geen problemen van. Binnen de repro van de HHTV is er een persoon aangesteld die bekijkt hoeveel rechten er over de reader bepaald moeten worden aan Stichting PRO. Deze persoon stelt ook de kosten vast die aan Stichting PRO betaald moeten worden. Een medewerker van repro bepaalt de printkosten per reader. De docent geeft aan hoeveel readers er nodig zijn. De gedrukte readers komen op het schap bij de readerverkoop te liggen waar de studenten ze kunnen kopen De readers worden niet ingescand, de docenten krijgen het originele exemplaar terug. De readers hebben per studierichting dezelfde uitstraling, dit zorgt voor uniformiteit. Omschrijving repro Océ heeft een facilitair bedrijf binnen het NHTV. Het externe bedrijf is intern geplaatst. Het NHTV laat alles wat met de Repro, post, schrijfmaterialen te maken heeft over aan Océ. Buiten de repro besteden zij ook de beveiliging en de catering uit. De reden hiervoor is dat het NHTV (en meerder bedrijven) beseffen dat zij niet alles zelf kunnen doen. Zij besteden bepaalde zaken liever uit aan de specialisten en plaatsen deze dan wel intern. Het echte drukwerk besteed de repro wel uit. Zij heeft hier partners voor, omdat Océ meerdere klanten heeft waarvoor zij met haar drukwerk naar dezelfde drukkerij gaat kan zij een scherpere prijs afdwingen en hier kan het NHTV weer van meeprofiteren, net als de andere klanten van Océ. Stichting PRO De NHTV heeft een bepaald aantal woorden afgekocht als het gaat om auteursrechten. Dit wordt van tevoren netjes aangegeven en betaald aan Stichting PRO. In de toekomst willen ze de kosten van Stichting PRO liever achteraf betalen, om ervoor te zorgen dat er niet teveel betaald wordt voor readers die niet verkocht worden. Kosten en levertijden De kosten voor het maken van een reader bestaan uit de drukkosten, dit is vijf cent per kopie en de kosten voor Stichting PRO. De levertijden van de readers bedraagt ongeveer twee weken. Dit zijn twee weken nadat de docenten de readers hebben afgeleverd bij de repro. Er worden net zoveel readers gedrukt als er studenten zijn. Bestandsbeheer en competentiegericht onderwijs Er worden niet minder tikken gemaakt door de komst van digitalisering. De centrale (repro) en de decentrale (printers op de gangen) afdelingen heffen elkaar op. 15