Stichting ETIM Nederland. Standaards voor branchebrede datacommunicatie.

Transcriptie

1 Stichting ETIM Nederland Standaards voor branchebrede datacommunicatie. Uitgave januari 2007

2 Uniforme artikelbestanden Om de economische betekenis van uniforme artikelbestanden te kunnen begrijpen, moet gekeken worden naar de functie die ze hebben of kunnen hebben in de hele keten van bedrijven die zich bezighouden met de fabricage, verkoop/inkoop en verwerking van installatieonderdelen tot een werkende installatie. De bedrijven in de keten wisselen informatie en documenten uit waarmee zij hun eigen activiteiten op die van anderen afstemmen. En het is precies die afstemming waarin de economische voordelen van uniforme artikelbestanden liggen. De huidige bedrijfsorganisatie, die inhoudt dat we taken splitsen (afdelingen maken) en bedrijfsprocessen inrichten, heeft als nadeel dat de overdracht van informatie en materiaal van de ene naar de andere eenheid (of organisatie) langzamerhand tot het dominante probleem is uitgegroeid, vooral omdat de snelheid van werken erg is toegenomen. Vooral bij speciale acties, of wanneer producten worden vernieuwd of veranderd, of wanneer producten anders worden verpakt, ontstaan problemen omdat het ontvangende bedrijf de veranderingen niet op tijd in de eigen systemen heeft weten door te voeren. De productie en de doorloop van de artikelen is zo snel geworden, dat de communicatie (coördinatie) achterop is geraakt en wrijvingskosten veroorzaakt. Die communicatie wordt gevoerd door catalogi, formulieren, brieven, faxen, telefoons, s en gesprekken. Als grootste probleem wordt aangewezen het ontbreken van een gezamenlijke producttaal die door de computersystemen van de partijen in een sector gesproken kan worden. Men kiest wel voor het medium (de computertoepassingen en de netwerken), maar niet voor de taal. Men stuurt elkaar snel en gemakkelijk computerbestanden toe die de ontvanger alleen na interpretatie kan verwerken. Dat kost alleen maar geld: wrijvingskosten. Door het in de branche vaststellen van een uniforme classificatie- en communicatiestructuur is eerst een gemeenschappelijke taal ontworpen. Nu gaat erom dat die taal daadwerkelijk gebruikt wordt in de computertoepassingen in de branche. De besparingen worden pas bereikt als de informatie die bijvoorbeeld tijdens de calculatie is binnengehaald, automatisch weer kan worden gebruikt bij het tekenen, bij het bestellen, bij de werkvoorbereiding enzovoort tot uiteindelijk bij het uitvoeren van onderhoudswerk. Dan zijn de data geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en kunnen de partijen in de branche elkaar bestanden toesturen die zij zonder aparte interpretatieslag rechtstreeks kunnen verwerken in hun bedrijfsprocessen. Pas als dat wordt gerealiseerd, gaan de kosten omlaag. De besparingen door deze integratie worden vooral gerealiseerd in een verlaging van faalkosten en een vermindering van kantoorwerk. De schattingen van het besparingspotentieel lopen uiteen van 10 tot 20% van het kantoorwerk, bij fabrikanten, groothandels én installateurs. Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 2 van 9

3 Artikelclassificatie De classificatiestructuur Artikelclassificatie is eenvoudig gezegd een logische, eenduidige rubricering van handelsproducten, zodanig dat iedereen in de branche zonder misverstanden kan communiceren over die producten. Deze rubricering wordt mogelijk door gebruik te maken van productklassen en kenmerken die op een standaard manier beschreven zijn. Verder kent elke klasse diverse synoniemen. Daardoor wordt het opzoeken van het juiste product voor iedereen veel eenvoudiger. De Artikelclassificatie voorkomt zo spraakverwarringen en vergissingen, en maakt het mogelijk om op een standaard manier de producten handelsgegevens te identificeren en elektronisch uit te wisselen tussen de diverse handelspartijen. Stichting ETIM Nederland beheerder In Nederland zijn partijen uit de bedrijfskolom (fabrikanten, groothandels en installatiebedrijven) samen bezig met het ontwikkelen van de standaard Artikelclassificatie, die zich intussen in een vergevorderd stadium bevindt. In het verleden hebben onder de verschillende vlaggen van UNETO en VNI tamelijk gescheiden ontwikkelingen ten aanzien van classificatie- en communicatiestructuren plaatsgevonden. In 2003 zijn beide classificaties, die vergelijkbaar van structuur waren, ineengeschoven en is het beheer en de verdere ontwikkeling ondergebracht bij de Stichting ETIM Nederland (voorheen Stichting Instalnet). Er is veel tijd besteed aan de ontwikkeling van een stelsel van procedures en richtlijnen als basis voor het beheer en de verdere ontwikkeling van de classificatie, welke procedures en richtlijnen vervat zijn in handboeken. Belangrijk is het dat iedere afnemer een gebruiksovereenkomst accepteert, waarin de afnemende partij vastlegt de artikelclassificatie niet strijdig met de doelstelling van de stichting ETIM Nederland te zullen gebruiken. Voordelen Er zijn veel redenen voor de introductie van de Artikelclassificatie. De meeste hebben te maken met het gebrek aan efficiency in de wijze waarop we in de installatiebranche op dit moment nog gegevens over handelsproducten en orders uitwisselen. Er zijn veel voordelen van de toepassing van artikelclassificatie te onderkennen, waarbij aangetekend dient te worden dat het optreden van deze voordelen en de omvang ervan afhankelijk is van de positie van een bedrijf in de keten. Zonder uitputtend te willen zijn vindt u in onderstaande tabel een opsomming met een korte toelichting: Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 3 van 9

4 A B C D E F G Omschrijving voordeel ETIM Fabrikanten Groothandels Installateurs/ Industrie Contract management 1 Wijzigen van kortingsregelingen 2 Wijzigen van bruto prijzen Marketing 1 PMC analyse 2 1 op 1 marketing 3 Online beschikbaarheid productinformatie Management rapportage 1 Verkoop statistieken 2 Inkoop statistieken 3 Branche statistieken Logistiek 1 Magazijnmanagement 2 Distributie- en routeplanning ( ) Product database management 1 Op één lijn brengen van data in de keten 2 Samenstellen van elektronische catalogi 3 Continue (elektronische) updates 4 Op één lijn brengen van data binnen een bedrijf 5 Koppeling met andere classificaties Product informatie 1 Werkvoorbereiding en realisatie ( ) 2 Artikelselectie via - parametrisch zoeken - full text search - alternatieven zoeken - vergelijken van kenmerken en waardes - synoniemen 3 Deeplink 4 Configuratie ( ) Inkoop 1 Bestellingen (voorraad/ niet voorraad artikelen) 2 Kosten reductie 3 Assortiment beoordeling Ad A1 Door de verbinding tussen de classificatie en het interne kortingsysteem kan effectieve inschaling van korting per artikelklasse plaatsvinden, in plaats van tijdrovende en minder gestructureerde aanpassingen op artikelniveau. Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 4 van 9

5 Ad A2 Aanpassen van bruto prijzen kan plaatsvinden op basis van artikelklassen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn door schommelingen in de grondstof- en energieprijzen. Op deze manier zijn prijslijsten en elektronische catalogi snel en tegen zo gering mogelijke kosten te actualiseren. Ad B1 De analyse van product-marktcombinaties verloopt sneller, vraagt minder capaciteit en gaat dus gepaard met geringere kosten. De aanwezige artikeldatabase opent daarnaast de mogelijkheid voor budgetvriendelijke benchmarking. Ad B2 Artikelclassificatie biedt de mogelijkheid informatie te rangschikken naar doelgroep, wat 1 op 1 marketing mogelijk maakt. Per artikelklasse kan vrijwel zonder kosten worden nagegaan wat een specifieke afnemer over een bepaalde periode al dan niet heeft ingekocht. Unieke producteigenschappen worden benadrukt d.m.v. aanvullende specifieke marketingteksten! Men kan zich onderscheiden door extra dienstverlening! Ad B3 Op basis van digitale artikelclassificatie is actuele en gestructureerde informatie op elk moment van de dag én tegen lage kosten beschikbaar voor zowel de interne als de externe marketingactiviteiten van de fabrikant/ importeur. Klanten hebben slechts toegang wanneer zij daartoe zijn geautoriseerd. Ad C1 De beschikbaarheid van gestructureerde verkoopgegevens maakt de productie van omzet- en winstoverzichten per artikelklasse tegen zeer lage kosten mogelijk. Hierdoor wordt het mogelijk een strategie te bepalen per artikelklasse. Ad C2 De beschikbaarheid van gestructureerde inkoopgegevens maakt de productie van omzet- en winstoverzichten per artikelklasse tegen zeer lage kosten mogelijk. Ad C3 Aanwezige branchestatistieken kunnen dankzij artikelclassificatie op een veel hoger detailniveau worden samengesteld. Ad D1 Als de classificatiekenmerken worden uitgebreid met (meer) logistieke gegevens als afmetingen, gewicht enz., dan kunnen deze gegevens ook worden gebruikt voor het magazijnmanagement (volume, opslaglokatie, type intern transport enz.) Ad D2 Dezelfde gegevens leggen de basis voor een optimale distributie- en routeplanning. Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 5 van 9

6 Ad E1 Succesvolle elektronische datacommunicatie vereist standaards voor classificatie en communicatie. Als overeenstemming over de standaards kan worden bereikt, wat een voorwaarde is, zal de hele leveringsketen er baat bij hebben. Artikelinformatie wordt één maal gespecificeerd door de fabrikant / leverancier, in een standaard structuur gegoten en door alle partijen in de leveringsketen gebruikt. De uitwisseling van informatie is dus altijd gebaseerd op dezelfde originele gegevens in alle richtingen van en naar de fabrikant. Artikelinformatie wordt aangeleverd vanaf de bron en is dus actueel, juist en volledig! Fabrikanten kunnen volstaan met één formaat om informatie naar hun afnemers door te zetten. De communicatie is gestandaardiseerd, geautomatiseerd en met een directe koppeling en/of verwerking in de interne automatisering. Er zijn minder handelingen nodig en men kan sneller handelen, wat leidt tot tijdswinst en dus besparing! In de toekomst zijn slechts enkele standaard interfaces nodig voor het doorgeven van productinformatie Voortdurende aanpassingen van systemen aan nieuwe eisen zijn niet langer noodzakelijk! Ad E2 Gegevens hoeven maar één keer te worden ingevoerd en kunnen voor meerdere doeleinden worden gebruikt. Het resultaat is efficiënt artikeldatabase beheer! Aanzienlijke kostenbesparingen kunnen bereikt worden op het gebied van catalogi, zowel bij het samenstellen als in de productietijd. De kwaliteit van de in de catalogus opgenomen informatie neemt toe (minder fouten, minder dingen vergeten, enz.). Gegevens zijn medianeutraal en kunnen worden gebruikt voor verschillende lay-outs (catalogussoftware), wat ook meer vrijheid geeft in de selectie van drukwerkfirma s. Dit leidt weer tot tijdsbesparing, minder correcties en dus lagere productiekosten! Ad E3 Catalogi die periodiek worden uitgegeven zijn vaak op de verschijningsdatum al achterhaald. Elektronische updates garandeert de meest actuele informatie. Ad E4 Grotere bedrijven met verschillende produktielokaties en/of verschillende werkmaatschappijen hebben gemerkt dat het afstemmen van interne data op basis van artikelclassificatie verrassende inzichten kan geven voor de rationalisatie van de productie of het assortiment. Ad E5 Indien gewenst kan er een mapping plaatsvinden tussen de ETIM artikelclassificatie en andere classificatie- of identificatiestandaards als UNSPSC of zelfontwikkelde methodieken voor intern gebruik. Dit opent de mogelijkheid tot behoud van methodieken waarin al is geïnvesteerd. Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 6 van 9

7 Ad F1 De specificaties, kenmerken en waardes die door de artikelclassificatie beschikbaar komen geven talrijke voordelen bij het selecteren van artikelen in zowel de werkvoorbereiding als ook in de uitvoering/productie. Voor fabrikanten geldt dit zeker ook als het systeem ook de ingekochte onderdelen omvat. Ad F2 De standaards voor artikelclassificatie en communicatie geven zoveel mogelijkheden dat elk beschikbaar product gevonden kan worden, ook als slechts weinig productspecificaties bekend zijn. Dit geldt ook voor onderdelen die ingekocht worden. Ad F3 Groothandels kunnen deeplinks maken naar de website en/of database van de fabrikant, wat de fabrikanten nog meer mogelijkheden biedt om hun producten te vermarkten op een manier zoals zij dat zelf wensen (concurrerend onderscheid). Afnemers daarentegen biedt een deeplink nog meer mogelijkheden om kennis over de gewenste producten te verkrijgen. Ad F4 Een meer intelligente toepassing die mogelijk wordt is configuratie. Software geeft aan welke producten gecombineerd of verbonden kunnen worden met andere producten om zo een optimaal samengesteld product te maken. Cruciaal in een dergelijke configuratie kan bijvoorbeeld zijn grootte, voltage of aansluiting. Dergelijke systemen zijn al in gebruik voor bijvoorbeeld maatwerk in slangen met bijpassende koppelingen. Ad G1 Geclassificeerde databases gekoppeld aan de interne bestelsystemen vergemakkelijken het elektronische bestelproces. Omdat het bestellen van vooral niet-voorraad artikelen vaak tijdrovend en foutgevoelig is kunnen grote efficiency besparingen behaald worden, van de fase van ontwerp tot aan de installatie van de producten. Ad G2 Vanwege de verbeterde selectiemogelijkheden en daarmee het correct vaststellen van het benodigde artikel zullen foutieve bestellingen tot een minimum worden teruggebracht. Daardoor zal het retourneren van onjuist bestelde artikelen afnemen alsook de hiermee gepaard gaande administratieve handelingen. Het resultaat is vermindering van kosten door de hele keten. Ad G3 Een vergelijk van producten op basis van hun specificaties geeft groothandels een handvat om hun assortimentsbeleid te stroomlijnen en te verbeteren. Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 7 van 9

8 De artikelclassificatie biedt ook een goede basis voor een webcatalogus. In die webcatalogus kunnen afnemers op elk gewenst moment bladeren in het assortiment en informatie downloaden naar hun eigen handelssysteem. Als de webcatalogus uitgebreid wordt met een bestelfaciliteit kunnen afnemers op elk moment bestellingen plaatsen, en dat alles foutloos en digitaal, met duidelijk minder capaciteitsbeslag van een verkoopafdeling. De order komt automatisch, zonder handmatig overtikken en zonder foutkans in het ordersysteem Ook de installateur, als laatste schakel in de logistieke installatieketen, profiteert flink van de Artikelclassificatie. Installatiebedrijven gebruiken productinformatie in diverse fasen van hun projecten: van calculatie tot werkvoorbereiding, en van inkoop tot en met facturering. Eenzelfde product wordt binnen een project wel vijf tot zeven keer onder handen genomen, dus is het cruciaal dat dit efficiënt en op een standaard manier gebeurt. Je moet razendsnel kunnen zoeken, selecteren, kopiëren en bestellen. Een geclassificeerd, centraal productbestand is daarbij een must. Veel geld kan ook worden bespaard als de installateur elektronisch bij de leverancier kan bestellen. En extra winst kan worden behaald als de factuur elektronisch wordt verzonden en betaald. Nu krijgt een grotere installateur dagelijks soms wel een hele doos met facturen van één leverancier. Die moet hij allemaal handmatig controleren en in zijn administratieve systeem verwerken. Dat traject kan vrijwel volledig elektronisch en automatisch. De mogelijke besparingen zijn dan eenvoudig te berekenen. Beheer Het classificeren is nog lang niet afgerond. Steeds zullen nieuwe artikelklassen opkomen en oude verdwijnen en ook zullen regelmatig nieuwe attributen moeten worden gedefinieerd. Het beheren van de classificatie is een continu proces. Het beheer wordt aangestuurd door de ervaringen die bij de Stichting ETIM Nederland zijn binnengekomen. Daarnaast speelt het volgen van relevante (technische) ontwikkelingen binnen de sector een belangrijke rol. Het beheer wordt uitgevoerd door de directeur classificatie, die voor de (door)ontwikkeling van de classificatie werkgroepen organiseert. In de werkgroepen nemen vertegenwoordigers plaats van groothandels en fabrikanten/agenten eventueel aangevuld met installateurs. De eindverantwoording ligt bij de Commissie Installatie Classificatie Standaard (CICS), waarvan de directeur classificatie de voorzitters rol vervult. Samenwerking nationaal/internationaal Nationale en internationale ontwikkelingen op het gebied van classificatie hebben continu de aandacht. Hierbij worden nauwe contacten onderhouden met gelijksoortige organisaties in Nederland en Europa. Dit om onder meer er voor te zorgen dat classificaties op elkaar worden afgestemd zodat productinformatie van internationaal opererende fabrikanten ook kan worden gebruikt. Internationaal is er al nauwe samenwerking met Duitsland, het elektrotechnische deel van de classificatie is inhoudelijk volledig gelijk in beide landen. Vervolgstap is het opnemen van de bestaande Nederlandse classificatie voor werktuigbouwkunde (verwarming, koeling en ventilatie) en sanitair in het gezamenlijke internationale model. Ook is er recent een Europees platform opgericht voor verdere internationale uitrol van het ETIM model. Voor meer informatie zie Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 8 van 9

9 Aarzeling In de gestage groei van de acceptatie van de Artikelclassificatie valt het op dat handelsbedrijven soms aarzelen om mee te doen, uit angst voor prijsvergelijk. Zij zijn bang dat door de helderheid van productinformatie de prijzen van producten eenvoudig vergelijkbaar worden. Op zich zit daar een kern van waarheid in. Daar staat tegenover dat met de huidige technologieën dit al mogelijk is en dat de prijs van een product voor een installatiebedrijf natuurlijk maar één van de vele selectiecriteria is. Voor een installateur spelen ook aspecten als kwaliteit, leverbetrouwbaarheid, logistieke prestaties en deskundigheid van de leverancier een grote rol. Een toeleverancier die elektronisch productinformatie kan aanleveren heeft juist een pré, omdat dat de partijen daardoor veel tijd bespaart en daarmee geld! Communicatie: Ten aanzien van de communicatiestructuur ligt de zaak ingewikkelder. In de sector bestaat een wirwar van formaten en structuren, die deels in de praktijk zijn gegroeid, maar ook deels zijn ontwikkeld volgens geldende technische normen. In essentie gaat het er hier om dat er afspraken worden gemaakt over hoe computersystemen met elkaar communiceren zonder tussenkomst van mensen. Werkzaamheden binnen de stichting ETIM Nederland met betrekking tot de communicatiestructuur leiden tot uitspraken over de structuur van het bericht. De stichting moet hierover uitspraken doen, omdat die structuur sterk samenhangt met de artikelclassificatie. Voor de technische realisatie van de standaards zijn het EDI format en XML in beheer bij GS1 Nederland (voorheen EAN Nederland). ETIM Nederland heeft nog een ASCII variant, deze zal worden uitgefaseerd. Het beheren van de communicatie standaards is net als dit bij de classificatie het geval is een continu proces en wordt volgens hetzelfde model georganiseerd, waarbij de eindverantwoording ligt bij de Commissie Communicatie Standaard (CCS). Bronverantwoording: Het doel van deze publicatie is een samenvattend overzicht te geven van de belangrijkste strategische punten uit een aantal eerdere publicaties en rapporten. Daartoe zijn delen en passages in deze publicatie verwerkt uit de volgende rapporten: De organisatie rondom het systeem van artikelclassificatie - Advies in opdracht van Stichting Instalnet, Prof. dr Marcel Creemers De totstandkoming van een centrum voor een gezamenlijk artikelbestand - Advies in opdracht van Stichting Instalnet, Prof. dr Marcel Creemers ABC-Project, Peter Zwakhals en Simon van Rijn Productclassificatie, voorwaarde voor e-business, Simon van Rijn. Artikelclassificatie, techniek en stand van zaken, Marc Habets ETIM, Benefits for business, Sonepar ETIM Center Stichting ETIM Nederland V02-januari 2007 Pagina 9 van 9