Software Fleet Séance de questions/réponses

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1 Service Public Fédéral FINANCES Bruxelles, le 27 août 2013 Brussel 27 augustus 2013 Service d encadrement Boulevard du Roi Albert II, BRUXELLES LOGISTIQUE Division Achats Software Fleet Séance de questions/réponses A. Disposition Générales Algemene Bepalingen 1. Objet et nature du marché 1. Voorwerp en aard van de opdracht. Page 4 point 1 : «Un prix annuel global pour la mise à disposition du logiciel en mode SaaS» Pagina 4 punt 1 : "Een jaarlijse globale prijs voor de ter beschikkingstelling van de software in SaaS Mode" Question 1 : Attend-on un prix d achat unique, suivi par un entretien annuel, ou un droit d usage par voiture par an? Vraag 1 : Verwacht men een éénmalige aankoopprijs, gevolgd door jaarlijks onderhoud of een gebruiksrecht per wagen per jaar? Réponse 1 En page 4, point 1. " Le soumissionnaire propose dans son offre : Un prix annuel global pour la mise à disposition du logiciel en mode SaaS, Des prix unitaires pour l organisation d une formation, en français ou en néerlandais, pour un groupe de 10 utilisateurs, Le prix d une prestation d assistance sur site, dans un bâtiment du SPF FINANCES situé en Belgique, Le prix unitaire annuel par fournisseur pour l'importation des données." ce qui correspond aux données demandées à l'annexe 2 Inventaire des prix. Il ne s'agit certainement pas d'un prix d'achat mais bien d'un prix global annuel de location ou d'abonnement à un software en mode SaaS (Software as a Service) pouvant être utilisé pour un min. de 700 et max. de 1000 véhicules (voir point 7.1.II p. 10). Dans ce prix annuel global d'abonnement, l entretien annuel est également compris. Antwoord 1. : pagina 4, rubriek 1 " De inschrijver stelt voor in haar offerte : Een jaarlijkse globale prijs voor de ter beschikkingstelling van de software in SaaS mode.

2 De eenheidsprijzen voor de organisatie van een opleiding, in het Frans en het Nederlands, voor een groep van 10 gebruikers. De prijs voor een prestatie van ondersteuning ter plaatse, in een gebouw van de FOD Financiën, gelegen in België. De jaarlijkse eenheidsprijs voor het invoeren van gegevens door de leverancier. komt overeen met de gevraagde gegevens die in bijlage 2 prijsinventaris worden gevraagd. Het gaat zeker niet over een aankoopprijs, maar een globale jaarlijkse huurprijs of abonnement om de software in SaaS mode (Software as a Service) te kunnen aanwenden en dit voor min. 700 en max voertuigen (zie punt 7.1.II pg. 10). In deze jaarlijkse globale abonnementsprijs zit tevens het jaarlijks onderhoud. 7. Description des services à prester 7. Beschrijving van de te presteren diensten. 7.1 Description générale 7.1. Algemene omschrijving Page 9 : «Ce marché public concerne la fourniture d une Application Fleet Management (FMA) sur base de Software as a Service (SaaS).» Pg. 9 Deze overheidsopdracht betreft de levering van een Fleet Management Applicatie (FMA) op basis van Software as a Service ( SaaS). Question 2 : Le mode SaaS est-il une obligation du Cahier des Charges? Peut-on proposer une variante? Vraag 2 : Is de SaaS-mode een verplichting? Mag men ook een variant voorstellen? Réponse 2 : Il est répondu par l'affirmative à la question 1. Pour ce qui est de la question 2, voir dans le CSC point1, page 4 avant dernière phrase : "Les variantes ne sont pas autorisées". Antwoord. 2: Op de eerste vraag wordt bevestigend geantwoord. Voor de tweede vraag verwijzen wij naar het lastenboek pg. 4, punt 1 voorlaatste lijn: " Varianten zijn niet toegestaan" Fonctionnalités et organisation des données opérationnelles 7.2. Functionaliteiten en organisatie van de operationele gegevens Page 10 : «L application doit pouvoir être utilisée en néerlandais (NL) et en français (FR) ; l'allemand (DE) est un plus» Pagina 10 : De applicatie moet in het Nederlands (Nl) en het Frans (Fr) bediend kunnen worden; het Duits (D) is een pluspunt Question 3 : La base de données doit-elle prévoir des tables d informations triples (FR, NL, D) ou s agit-il de prévoir uniquement des libellés de champs dans les 3 langues? Vraag 3 : Moet de databank drievoudige informatietabellen voorzien of mag men enkel de veldlabels in de 3 talen voorzien? Réponse 3 : Ce n'est pas imposé dans le cahier des charges. Ceci aura cependant un impact lors de la détermination de la pondération à donner aux points du premier critère d'attribution, à savoir "L'Utilisabilité". La langue pour le stockage des informations n'est pas importante. 2

3 Antwoord.3 : Dit wordt niet in het lastenboek opgelegd. Het zal wel een impact hebben bij het bepalen van het gewicht dat zal worden gegeven aan de punten een van de gunningscriteria, nl. gebruiksvriendelijkheid. De taal is voor het stockeren van informatie niet van belang. Page I Différents niveaux d accès seront prévus selon la fonctionnalité de l utilisateur et par niveau d accès, notamment lecture (read), écriture (write), actualisation (update) ou suppression (delete). Pagina 10, rubriek 7.2.I, Verschillende toegangsniveaus zullen voorzien zijn of worden, per functionaliteit van de gebruiker en per toegangsniveau nl. lezen (read); schrijven (write); bijwerken (update) of verwijderen (deleten)» Question 4 : Quid de l accès aux données spécifiques? Des données doivent-elles être inaccessibles à cause du poste de l'utilisateur dans l'organisation? Par exemple, supposons qu'un gestionnaire de véhicule ait des droits en lecture et en écriture. Peut-il voir toutes les voitures ou seulement les voitures appartenant à sa division? Vraag 4 : Wat met de toegang tot specifiek data. Moeten er data ontoegankelijk zijn omwille van de positie in de organisatie die de gebruiker bekleedt? Voorbeeld ter verduidelijking: Stel dat een beheerder lees- en schrijfrechten heeft op het voertuigenbeheer. Mag hij dan alle wagens zien of enkel de wagens die tot zijn afdeling behoren? Réponse 4 : Il est prévu que chaque gestionnaire local de parc automobile ait seulement accès à ses véhicules. Un directeur régional au sein de l'administration générale des douanes et accises par exemple aura uniquement accès aux véhicules de sa région, les collaborateurs du Service Fleet auront l'accès à tous les véhicules. Antwoord 4 : Het is de bedoeling dat elke lokale wagenparkbeheerder slechts toegang heeft tot zijn voertuigen. Een Gewestelijke Directeur binnen de Algemene administratie van Douane en Accijnzen bvb slechts tot de voertuigen van zijn Gewest ; medewerkers van de Dienst Fleet bvb tot alle voertuigen. Page 10 point 7.2.I: ". Pagina 10, rubriek 7.2.I, De verantwoordelijke van de Dienst Fleet Management moet op een autonome wijze toegang verleend worden tot de toegangsniveaus. Question 5 : Qu'entend-on par " Le responsable du Service Fleet management doit pouvoir octroyer d une manière autonome les niveaux d accès" Vraag 5 Wat wordt bedoeld met 'De verantwoordelijke van de Dienst Fleet Management moet op een autonome wijze toegang verleend worden tot de toegangsniveaus'? Réponse 5 : erreur de traduction côté NL Antwoord. 5 Verkeerde vertaling van het Frans : Le responsable du Service Fleet management doit pouvoir octroyer d une manière autonome les niveaux d accès. Moet zijn: 'De verantwoordelijke van de Dienst Fleet management moet de toegangsniveaus op een autonome manier kunnen toekennen. 3

4 Question 6 : Quel est le mode de fonctionnement des prises de carburant pour l ensemble des utilisateurs? Vraag 6 : Wat is de werkwijze van het tanken voor het geheel van de gebruikers? Réponse 6 : le SPF Finances a dans le cadre de la Centrale de Marchés pour les services fédéraux signé un contrat avec un fournisseur de carburant. Au moyen d'une carte magnétique - qui reste dans le véhicule, - chaque véhicule peut être approvisionné en carburant Antwoord 6 : De FOD Financiën heeft in het kader van de Federale Opdrachtencentrale een contract afgesloten met een brandstofleverancier. D.m.v. een magneetkaart - die in het voertuig blijft - kan elk voertuig worden voorzien van brandstof. Page : 10, point 7.2. II " Le SPF Finances pourrait créer de manière flexible des connaissances financières sur les budgets à suivre pour clarifier les coûts directs et indirects ainsi que les coûts variables et éventuellement les optimiser". Pagina 10, rubriek 7.2.II, De FOD Financiën zou zelf op een flexibele manier financiële inzichten van de op te volgen budgetten kunnen creëren zodat directe- en indirecte- alsook variabele kosten overzichtelijk worden en eventueel geoptimaliseerd kunnen worden.» Question 7 Quel est le degré d'intégration requis avec l'active Directory? Qu'entend-on par «Le SPF Finances pourrait créer de manière flexible des connaissances financières sur les budgets à suivre pour clarifier les coûts directs et indirects ainsi que les coûts variables et éventuellement les optimiser Vraag 7 : Welke mate van integratie met Active Directory is er vereist? Wat wordt bedoeld met 'De FOD Financiën zou zelf op een flexibele manier financiële inzichten van de op te volgen budgetten kunnen creëren zodat directe- en indirecte- alsook variabele kosten overzichtelijk worden en eventueel geoptimaliseerd kunnen worden'? Réponse 7 : L'Active Directory n'est pas requis Formulation plus complète et correcte de la prescription : Le Fleet Management du SPF Finances veut déterminer d'une manière facile les besoins financiers afin de pouvoir établir sur son budget annuel. Nous supposons que cela doit être possible sur la base des composantes directes, indirectes et variables du TCO. (En d'autres termes, tous les éléments constitutifs du TCO.) Une adaptation plus optimale des besoins estimés et réels des moyens est poursuivie. Info:. Par coûts directs que nous pensons à l'achat, la transformation, TMC,... Les coûts indirects par exemple sont le coût ou l'impact sur l'environnement, par exemple les émissions de CO2. Les coûts variables sont ceux qui sont liés à l'utilisation du véhicule. Antwoord 7 : De Active Directory is niet vereist. Een meer uitgebreide en correcte(re) omschrijving luidt: Het Fleet management van de FOD Financiën wil op een vlotte manier de financiële behoeften kunnen achterhalen om haar jaarlijkse begroting te kunnen opmaken. Wij gaan ervan uit dat dit op 4

5 basis van de directe-, indirecte- en variabele bestandsdelen van de TCO moet kunnen. (M.a.w. alle samenstellende bestanddelen van de TCO.) Een optimalere afstemming van de geschatte en de reële behoefte aan middelen wordt beoogd. Info : Met directe kosten denken wij o.a. aan de aankoop, ombouw, BIV,. Met Indirecte kosten wordt o.a. bedoeld de kost of impact op het milieu bv CO2-uitstoot. Met variabele kosten worden alle kosten beoogd die te maken hebben met de aanwending van het voertuig. Page 10 : «Si possible, l application prévoira un module limitant la discordance entre les coûts budgétés et les coûts réels, et qui permettrait de calculer le coût réel de la consommation du véhicule en plus du TCO» Pagina 10 : Indien mogelijk zou de applicatie een module voorzien die de discrepantie tussen de gebudgetteerde en de actuele kosten niet te ver laat oplopen, dat naast het TCO ook de berekening van de reële gebruikskost van het voertuig kan worden achterhaald Question 8 : Qu entendez-vous par TCO? Est-ce bien le Total Cost of Ownership? Quelles sont les variables financières à reprendre? Vraag 8 : Wat verstaat u onder de term TCO? Gaat dit wel degelijk over Total Cost of Ownership? Wat zijn de te hernemen financiële variabelen? Réponse 8 : TCO est bien le " Total Cost of Ownership. Pour la seconde question, nous vous renvoyons à la question 7 ci-dessus. Antwoord 8 : T.a.v de eerste vraag: TCO = Total Cost of Ownership. Voor vraag twee verwijzen wij naar vraag 7 hier boven. Page 11 : «A ce jour, le Service Fleet management se base notamment sur le contenu d une base de données composée de 6 tables «MS Access (2003)» pour gérer la flotte du SPF FINANCES» Pagina 11 : Op dit moment, baseert de Dienst Fleet management zich hoofdzakelijk op de inhoud van een databank samengesteld uit 6 tabellen «MS Access (2003)» om de vloot van de FOD FI- NANCIËN te beheren : Question 9 : Peut-on obtenir des exemples de la base de données MS ACCESS 2003? Vraag 9 : Kan men voorbeelden krijgen van een databank MS ACCES 2003? Réponse 9 : A partir du moment où "Le pouvoir adjudicateur prévoit d'encoder lui-même les données utiles au bon fonctionnement de l'application. Le choix des données à encoder se fait en collaboration avec le prestataire qui lui fait part de ses recommandations", la communication des exemples des bases de données n'a pas été prévue dans le cahier des charges, toute fois si nécessaire un exemple peut être demandé au Service Fleet Management. Antwoord 9. Vanaf het moment waar de aanbestedende overheid voorziet, voor de goede werking van de applicatie, om zelf de nuttige gegevens in te voeren en de keuze van de in te voeren gegevens in samenwerking gebeurt met de dienstverlener die zijn aanbevelingen overmaakt, werd de communicatie van de voorbeelden van de databanken niet voorzien in het bestek, indien nodig kan er echter een voorbeeld gevraagd worden aan de Service Fleet Manager. 5

6 Page 12, point 7.2. VII, Un flatfile mis à jour mensuellement sera mis à disposition du pouvoir adjudicateur. Une description de la structure de ce flatfile sera intégrée dans le flatfile à livrer. Une dernière version de ce flatfile sera mise à disposition à la fin du marché. Pagina 12, rubriek 7.2.VII, Een maandelijkse flatfile zal ter beschikking worden gesteld van de opdrachtgever. Een beschrijving van de structuur van de wijze waarop deze flatfile is samengesteld, zal in de te leveren flatfile worden geïncorporeerd. Question 10 : Cela peut-il être une copie de la base de données SQL sous-jacente? Vraag 10 : Mag dit een kopie zijn van de onderliggende SQL database? Réponse 10 : Si la base de données peut être lue et modifiée via une des applications MS Office - qui est mise à la disposition par le SPF des Finances de ses collaborateurs -, cela est permis. Toutefois, cela devra être prouvé. Antwoord 10 : Indien de database via een van de MS Office applicaties - welke door de FOD Financiën aan haar medewerkers ter beschikking wordt gesteld - kan worden ingelezen en bewerkt, wordt dit toegestaan. Dit zal evenwel moeten aangetoond worden. Page 13, point 7.2..IX : Des formations seront prévues pour environ 20 utilisateurs clés (key users). Pagina 13, rubriek 7.2.IX, Opleidingen zullen worden voorzien voor ongeveer 20 sleutelgebruikers. Question 11 : Combien de personnes devraient avoir accès à l'application. Y a il un nombre déterminé exact? Avez-vous une idée du nombre d'utilisateurs qui seront connectés simultanément? Vraag 11 : Hoeveel personen dienen toegang te krijgen tot de applicatie? Is er exact aantal bepaald? Heeft u een idee van het aantal gebruikers die gelijktijdig zouden zijn ingelogd? Réponse 11 : Nous vous renvoyons au point 7.2.I paragraphe 4 page 10, environ 200 personnes. Simultanément, 20 utilisateurs. Antwoord 11 : Wij verwijzen u naar pg. 10 punt 7.2. I paragraaf 4 ( ongeveer 200 ). 20 gelijktijdige gebruikers. 11. Sélection qualitative Régularité des offres Attribution 11 Kwalitatieve selectie Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Critères d attribution Gunningscriteria Méthode de détermination de l offre la plus intéressante Methode voor het bepalen van de meest interessante offerte 1. L «utilisabilité» du logiciel (/45) 1. De gebruiksvriendelijkheid van de software (/45) 6

7 Page 23, point : l encodage ou l importation de données d un fichier préinstallé sur la configuration de test Pagina 24, rubriek , het coderen of importeren van de gegevens uit een bestand dat vooraf is geïnstalleerd via de tekstconfiguratie Question 12 : Est-ce que cela signifie que nous pouvons fournir nous-mêmes un fichier d exemples pour la démonstration? Si le SPF Finances fournit ce fichier, peut-on nous communiquer la structure et le contenu à l'avance? En effet, l'importation d'un fichier avec une structure et un contenu inconnus requiert l étude et la préparation nécessaires. Vraag 12 : Betekent dit dat wij zelf een voorbeeldbestand mogen leveren om de importfunctionaliteit te demonstreren? Indien FOD Financiën dit bestand aanlevert, kan op voorhand de strucuur en de inhoud gecommuniceerd worden? Het importeren van een bestand met ongekende structuur en inhoud vergt immers de nodige studie en voorbereiding.? Page 24 Le soumissionnaire peut consacrer le premier quart d heure du temps imparti à la démonstration pour présenter son logiciel. Pagina 24, rubriek De inschrijver kan het eerste kwartier van zijn voorziene tijd besteden voor de demonstratie van zijn software Question 13 : La démonstration générale ou la démonstration des fonctionnalités est-elle basée sur un scénario qui est communiqué une heure à l'avance? Question 14 Qu'est ce qui peut être montré pendant les 45 minutes restantes (voir la question précédente) Vraag 13 : Is dit de algemene demonstratie of de demonstratie van de functies gebaseerd op een scenario dat een uur op voorhand wordt gecommuniceerd? Vraag 14 : Wat mag er tijdens de overige 45 minuten getoond worden (zie ook voorgaande vraag) Réponses 12, 13 et 14 : Comme prévu dans le cahier spécial des charges, l'utilisabilité du logiciel proposé sera évaluée sur la base de l'offre écrite et d'une démonstration. Cette démonstration se fera ainsi que stipulé sur la base d'un scénario qui sera communiqué aux soumissionnaires sélectionnés et réguliers et d'une présentation de leur logiciel. Tous ces soumissionnaires auront le même temps de préparation. Le scénario demandé sera axé sur la pratique; comment faire des encodages (plusieurs exemples pratiques seront demandés). Tous les soumissionnaires auront à répondre à une série de questions qui seront établie sur base d'un schéma prédéfini. L'aspect rapportage sera également évoqué durant cette démonstration ainsi que leur possibilité d'adaptabilité. La démonstration doit permettre d'expliquer de manière concise et claire les possibilités de l'application. Antwoorden op vragen 12, 13 en 14 : Zoals voorzien in het bestek wordt de gebruiksvriendelijkheid van de software geëvalueerd op basis van een geschreven offerte en een demonstratie. Deze demonstratie zal gehouden worden zoals vermeld op basis van een scenario dat gecommuniceerd zal worden aan de geselecteerde en regelmatige indieners alsook op basis van de presentatie van de software. Alle inschrijvers zullen dezelfde voorbereidingstijd hebben. Het gevraagde 7

8 scenario zal praktijkgericht zijn, hoe coderingen doen (verschillende praktische voorbeelden zullen worden gevraagd). Alle inschrijvers zullen moeten antwoorden op een reeks vragen die vastgelegd zijn op basis van een vooraf gedefinieerd schema die zullen worden vastgesteld op basis van een vooraf gedefinieerde schema. Het rapportage aspect alsook hun potentieel aanpassingsvermogen zal eveneens tijdens deze demonstratie worden besproken. De demonstratie moet op een duidelijke en beknopte manier de mogelijkheden van de toepassing helpen te verklaren. Page 24, point , Un ordinateur du département sera mis à la disposition des soumissionnaires afin de réaliser cette démonstration Pagina 24, rubriek , Een standaardcomputer van de FOD Financiën zal ter beschikking gesteld worden» Question 15 : Les spécifications nécessaires apportées par le soumissionnaire peuvent-elles être communiquées pour que nous puissions être certains que la politique de réseau du SPF Finances autorise notre light-weight desktop? Vraag. 15 : Kunnen er op voorhand de nodige specificaties overgemaakt worden door de inschrijver opdat we zeker zouden zijn dat de netwerkpolicy van de FOD Financiën het gebruik van onze light-weight desktop zal toelaten? Réponse 15 : En ce qui concerne le politique du réseau du SPF Finances ainsi que mentionné en page 28 du Cahier spécial des charges, nous vous renvoyons sur le site du SPF Finances. Si néanmoins, des précisions devraient être apportées elles le seraient lors de l'envoi du scénario. Antwoord 15 : Voor wat betreft het netwerkbeleid van de FOD Financiën verwijzen we u, zoals vermeld op pagina 28 van het bestek, naar de site van de FOD Financiën. Indien er toch preciseringen dienen te worden aangebracht, dan zal dit gebeuren bij het verzenden van het scenario. «Question générale» Question 16 : En lisant (rapidement) le cahier des charges concernant le présent marché, je me demandais si la géolocalisation (avec balises GPS) des véhicules était une fonctionnalité requise, ou est-ce à envisager dans le futur? Vraag 16 : Bij het (snel) nalezen van het bestek betreffende onderhavige opdracht, vroeg ik me af of de geolokalisatie (met GPS tags) van de voertuigen, een vereiste functionaliteit is of wordt dit mogelijk in de toekomst beoogd? Réponse 16 : Nous n'entrevoyons pas la géolocalisation dans ce marché. Antwoord 16 : Deze opdracht voorziet geen geolokalisatie. 8

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