Projectmatig creëren 2.0

Transcriptie

1 Projectmatig creëren 2.0 De opdracht voor school was het lezen van een aantal hoofdstukken en hier een samenvatting van schrijven met voorbeelden uit je eigen leven. Dit moest kort maar krachtig zijn en in eigen woorden. Hoofdstuk 1: Hoofdstuk 1 gaat vooral over het feit dat er verschillende partijen zijn. Hierin wil men goed duidelijk maken wie nu een belangrijke partij is en waarom dit zou is. Als men een product op de markt wil brengen moet er vaak vraag naar zijn omdat er anders geen markt in is, maar ook de eindgebruiker is hierin belangrijk om keuzes te maken voor het (eind)concept. Voorbeeld Een fiets voor iemand die gezond en/of geen lichamelijke beperkingen heeft is het makkelijker om op een fiets te stappen dan iemand die minder valide is. Bij een fiets die voor oudere mensen gemaakt wordt zal er dus ook een lagere instap gemaakt moeten worden, omdat deze mensen anders niet eenvoudig op- en af kunnen stappen. Kortom, de doelgroep is van zeer groot belang. Ook wordt in hoofdstuk 1 de inbreng van mensen uitgelegd en welke projecten er bestaan. Er zijn projecten waar alles duidelijk is en eigenlijk alles vanzelf loopt omdat iedereen dit leuk vind en zin heeft om hier zijn inbreng aan te geven. Ook zijn er projecten waar de mensen gestimuleerd moeten worden, omdat dit niet is wat ze leuk vinden. Je bent afhankelijk van een team dus zo probeer je op die manier een oplossing te zoeken waar iedereen tot zijn recht komt. Iedereen krijgt een kans om zichzelf te ontplooien. Een aantal punten waar zo iemand zich kan ontplooien kan zijn: - Voedingskracht (deze geeft kracht aan het belang van de omgeving) - Persoonlijke kracht (kracht van de individu, denk hierbij aan bijv. aan creativiteit. - Samenwerkingskracht (kracht voor het samenwerkend creëren) - Vormkracht (de benodigde hulpmiddelen voor het volbrengen van het project) De creatiekracht zal hoog zijn als deze vier krachten goed gebruikt worden. Wanneer al deze krachten aanwezig zijn dan zal het project soepel verlopen en zullen er geen tot weinig problemen optreden binnen het team. Wanneer deze krachten niet aanwezig zijn of in kleine hoeveelheid wel aanwezig zijn, dan kan het project stroef verlopen. Dit kan de samenwerking zijn maar vaak is dit op het gebied dat iemand niet de kans krijgt zicht volledig te ontplooien. Dit kan bijvoorbeeld vanuit de opdrachtgever komen als deze geen vrije creatiemogelijkheden gunt aan de projectleden. Wat heb ik aan hoofdstuk 1 gehad: Zelf was ik al bekend met veel van deze dingen, omdat ik meerdere malen stage gelopen heb en met de bedrijfsveer al bekend ben. Van de relatie tussen personen en het werken in teamverband wist ik ook dat dit voor grote belemmeringen binnen het project kan zorgen. Echter is het wel goed om weer een keer te lezen zodat je er weer bewust over na gaat denken. Vaak gebeuren dingen in het onbewuste gebied omdat dit vaak routine is.

2 Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 2 is meer gericht op de individu binnen het project. Succes binnen een project komt niet alleen door het projectmatig werken, maar ook door de inbreng van de individu. Zoals eerder vermeld brengt de individu een groot deel van het succes naar voren wanneer deze zichzelf kan ontplooien. In de praktijk worden er vaak dingen aangenomen zonder dat men er goed over na heeft gedacht. Dit kan in een later stadium voor veel problemen zorgen. Een voorbeeld hiervan is het proberen in plaats van creëren. Uit de praktijk en het verleden is bekend dat proberen vaak niet de weg tot succes is. Veel projectleiders beperken mogelijkheden van creatie door onzekerheden naar boven te halen. Een aantal stappen die ervoor zorgen dat er wel een goede keuze gemaakt wordt zijn: - Luisteren en horen - Richten en vinden - Kijken en zien - Toetsen en voelen - Kiezen en weten - Volgen en zijn In ieder project kunnen er standaardvragen gesteld worden die je goed laat nadenken over het feit dat zich vaak in het onbewuste gebied bevindt. Het geen wat juist moet gebeuren is het naar voren halen in het bewuste gebied. In projecten komt vaak machteloosheid voor. Het geeft erg veel en vooral onnodig veel ellende binnen een project en deze wordt ook wel de grondlegger van ziekte en stress genoemd. Een voorbeeld hierbij is dat het accepteren van mislukkingen erg belangrijk is. In dit soort situaties moeten er nieuwe keuzes gemaakt worden. Weerstand tegen tegenslagen is nu eenmaal nodig, want niets zal in één keer perfect zijn. Perfectie bestaat niet, perfectie is iets waar men alleen maar naar kan streven. Door hiernaar te streven zullen er zeker goede successen behaald worden. Wat heb ik aan hoofdstuk 2 gehad: Ik heb veel aan hoofdstuk 2 gehad. Van jongs af aan heeft mijn vader mij altijd verteld dat ik moet kijken, moet luisteren en moet vragen wat mensen doen en wat de reden is dat ze het doen. Hier ben ik dus al lang mee bekend, maar het is niet verkeerd om te lezen. Dit gaf ik al aan in de tekst, het haalt het uit het onbewuste gebied vandaan en je denkt weer eens over de situatie na. Je haalt het naar voren in het bewuste gebied. Dingen doen in het onbewuste is heel gewoon en mensen zijn geneigd dat te snel te doen bij sommige dingen. Lopen, fietsen, autorijden, eten, drinken, etc. noem het maar op. Dit zijn allemaal dingen die vanzelf gaan na verloop van tijd. Ook is men geneigd om snel op de automatische piloot over te gaan wanneer men vaak dezelfde werkzaamheden doet. Dit is niet juist omdat er dan nooit verandering in zal komen. Ik doe het zo, want ik deed het altijd op die manier. Dit is de reden waarom ik bewust over dingen nadenken een belangrijk punt vind.

3 Hoofdstuk 3: Hoofdstuk 3 richt zich wat meer op het projectcontract of ook wel de geboorteakte genoemd. De afspraken die hierin staan kunnen zowel zakelijk zijn als psychologisch. Als dit contract ontbreekt schuilt hier het risico dat het project geen succes zal worden. De zakelijke kant van het project verteld precies was de inhoud is. Hierin staan de afspraken van de middelen die nodig zijn, de datum wanneer het af moet zijn, de kosten die gemaakt mogen worden en de afspraken die met elkaar gemaakt zijn. De psychologische kant spreekt zich meer op de persoon aan. Deze wil creatief zijn en geloven in bepaalde afspraken. De projectleider en de opdrachtgever zijn hier niet altijd bij betrokken. Voorbeeld Je kunt een projectleider geen nieuw project in zijn schoot werpen als deze nog met een project bezig zijn. Dit is dus een tijdskwestie van deze persoon. Een opdrachtgever kan niet iets in de schoot gooien bij iemand en vraagt wil je dit voor me regelen en daarna niet of nauwelijks aanspreekbaar is. Deze partijen dienen dus rekening met elkaar te houden. Het accepteren van gelijkwaardige partners is erg belangrijk. Twee belangrijke dingen om tot een goed projectcontract te komen zijn tijd en belangstelling. Het projectcontract bevat een drietal (hoofd)producten, welke zijn: - De projectdefinitie - Het activiteitenplan - Het beheersplan Een aantal veel voorkomende problemen binnen projecten zijn: - Geen of slechte communicatie - Gebruik van standaardfaseringen - Gebrek aan evenwicht tussen verschillende delen in het projectcontract - Projectresultaat, beheersplan en activiteitenplan liggen niet in één lijn met elkaar Een oplossing hiervoor kan zijn door het maken van een overzichtelijk schema, die in een oogopslag duidelijk maakt wat de boodschap is. Echter wil niet zeggen dat wanneer er een projectcontract aanwezig is dat dit voor een goed verloop binnen het project zorgt. Wat heb ik aan hoofdstuk 3 gehad: Hoofdstuk 3 heeft mij duidelijk gemaakt dat niet alleen een plan met zakelijke afspraken belangrijk is maar ook rekening houden met de psychologische kant hiervan. Soms wel rekening mee-houdende maar toch te nonchalant mee omgaan. Dit heeft mij gezet tot het beter nadenken bij het opstellen van een projectcontract of samenwerkingsovereenkomst.

4 Hoofdstuk 4: Hoofdstuk 4 gaat over het feit dat er vaak dingen fout gaan door miscommunicatie. Hierdoor is er een slecht beeld van wat er gedaan moet worden en is het onmogelijk om tot het juiste product te komen. Een projectdefinitie bevat 9 elementen, hieronder staan ze opgesomd. - De uitdaging, ook wel probleemstelling genoemd - De aanleiding van het project - De doelstelling van het project - Het beoogde projectresultaat - De afbakening van het projectresultaat - De effecten van het project - De gebruikers van het projectresultaat - De randvoorwaarden waarbinnen het project zich afspeelt - De relatie met ander projecten De tegenstelling van trek- of stuwende krachten is erg belangrijk binnen het concept projectmatig creëren. In een project wordt weinig geloofd en wordt maar gedaan omdat het moet. Van de punten hierboven kan het project duidelijk gemaakt worden, voor wie het is, wat de effecten hiervan zijn, relatie met andere projecten, de doelstelling de aanleiding, enz. Regelmatig is er bij projectmatig creëren een discussie tussen doelstelling en resultaat. Verschillen tussen deze twee dingen zijn: - Het projectresultaat is het uiteindelijke resultaat. Dit is dus pas wanneer het helemaal afgerond is. - Een resultaat is de verantwoordelijkheid van de projectleider. De doelstelling behoort in het gebied van de opdrachtgever. Projecten hebben altijd minimaal één doelstelling. Zonder doelstelling is er dus geen project. Doelstellingen fungeren in de meeste gevallen vaker als energieverspilling dan als inspiratiebron. Met het resultaat kan de uiteindelijke doelstelling gehaald worden om het project af te kunnen ronden. In dit hoofdstuk wordt ook weer de nadruk gelegd op de eindgebruiker. Deze is zeer belangrijk binnen het projectproces, omdat hier uiteindelijk alles vanaf hangt. Als het iets is wat op de markt gebracht wordt dan zijn de eisen die de opdrachtgever er aan stelt vaak de wensen van de mensen die dat product willen kopen. Het projectteam is volledig verantwoordelijk voor het bereiken van het eindresultaat. Een goede afbakening in de opstart van het project is dus zeer belangrijk om te bespreken wat wel en niet tot het project behoort. Wat heb ik aan hoofdstuk 4 gehad: Hoofdstuk 4 is van mij voor toepassing geweest op de communicatie. Dit is altijd aanwezig bij mij en ik wil dingen graag goed regelen en zien, maar soms dacht ik dat alles mijn verantwoording zou zijn. Hierdoor wil ik dat het project goed ten einde komt en wil ik dus te veel dingen zelf doen. Samenwerking is een belangrijk punt, en iedereen moet de kans krijgen om zich te ontplooien.

5 Hoofdstuk 5: Een project kan in twee scenario s tot stand komen: - De opdrachtgever weet precies wat hij/zij wilt en kan dit goed en duidelijk overbrengen door middel van een projectbrief aan de projectleden. - De opdrachtgever weet nog niet precies wat hij/zij wilt, en weet niet goed wat wel en niet mogelijk is. Definitieproces kan op een aantal manieren behandeld worden, een aantal voorbeelden hiervan zijn: - SWOT-analyse - Creatieve Resultaatdefinitie - Innovation Frame - PAP- analyse - Toets op Effectiviteit Het is goed om een collectief intakegesprek te houden. Hierin komen een aantal belangrijke basis punten naar voren. Tijdens een intakegesprek komen er aspecten op tafel die duidelijkheid brengen in het project. Teamleden gaan met meer energie en betrokkenheid aan de slag als ze een projectteamlid zijn. En ook de opdrachtgever kan zich beter inleven in de ideeën van de projectleden. De kwaliteit is duidelijk na het houden van de collectieve intake. Het eerste belangrijke is om een vonk te hebben die ervoor zorgt dat je aan de slag kan gaan. Maar voor je aan de slag kunt gaan heb je wel brandstof nodig. Deze brandstof moet zo goed zijn dat je erop kunt vertrouwen dat je het eind kunt halen zonder al te veel problemen tegen te komen. Vaak wordt er door de opdrachtgever een projectbrief geschreven wanneer alles duidelijk bij hem is. Of met andere woorden, dat hij precies weet wat hij wilt. In deze projectbrief staan een aantal dingen dat ik in steekwoorden zal samenvatten. De belangrijkste dingen zijn: wensen, zaken eromheen, kritiek, ideeën voor project, oorzaken van problemen, herformuleringen, oplossingen, bezwaren, effecten en richtlijnen. Deze brief komt vaak tot stand na een brainstormsessie, waaruit veel ideeën en gedachten komen. Wat heb ik aan hoofdstuk 5 gehad: Ik heb wel wat geleerd van hoofdstuk 5. Ik was dan al wel bekend met de SWOT-analyse en de PAPanalyse, maar de andere termen kende ik nog niet. Andere belangrijke dingen zoals een projectbrief opstellen zijn altijd handig om eens te doen. Zo leert men ermee werken en dat zorgt er ook weer voor dat het minder snel vergeten wordt.

6 Hoofdstuk 8: Hoofdstuk 8 gaat over het plannen van de activiteiten en werkzaamheden binnen projecten. Hier wordt uitleg gegeven over mijlpalen en doelstellingen. En over soorten planningen die gerealiseerd kunnen worden door afhankelijkheid van onderlinge onderdelen. Vier soorten onderdelen zijn bijvoorbeeld: - Finish to Start: Activiteit Y kan pas beginnen als activiteit X is afgerond. - Finish to finish: De einddatum van activiteit X bepaalt de einddatum van activiteit Y. - Start to start: De startdatum van activiteit X bepaalt de startdatum van activiteit Y. - Start tot finish: De startdatum van activiteit X bepaalt de einddatum van activiteit Y. Twee vormen voor een planningsoverzicht is een PERT-diagram of een Gantt-diagram. Er moet altijd goed gekeken worden naar de tijdsbesteding binnen het project. Dit is bijvoorbeeld om overbelasting tegen te gaan. Een mijlpaal is een afgesloten onderdeel van een project zonder dat er sprake is van een besluit. De planning kan op 2 manieren gemaakt worden. Dit kan op basis van doorlooptijd of bewerkingstijd. Bewerkingstijd wordt mee bedoeld het aantal manuren die ervoor nodig zijn. Doorlooptijd is het aantal dagen of (gehele)weken die nodig zijn om de activiteiten uit te voeren. Om dit op te stellen is uit de praktijk een formule ontstaan die een redelijke indicatie weergeeft van deze verschillende mogelijkheden. Deze formule is: Dv = Do + 4Dw + Dp/6 Waarbij: Dv = verwachte doorlooptijd Do = optimistisch geschatte doorlooptijd Dw = meest waarschijnlijke doorlooptijd Dp= pessimistisch geschatte doorlooptijd Een aantal methoden om een planning op te stellen is het vooruit of het achteruit plannen van de activiteiten. Wanneer men krap komt te zitten zijn er een tal van opties om dit op te lossen, een aantal opties hiervan zijn: - Overwerken - Meer mensen inzetten - De kwaliteitseisen verlagen - Andere, tijdbesparende technieken toepassen - Etc. Wat heb ik aan hoofdstuk 8 gehad: De formule is erg handig om in het vervolg dingen in te plannen en te weten hoe lang iets ongeveer kan gaan duren. Ook is het handig om te lezen hoe hier oplossingen voor zijn wanneer de deadline niet gehaald wordt. De voorbeelden hierboven zijn toch in de praktijk nog vaak toegepast, omdat sommige periodes van het jaar drukker zijn dan andere periodes. Je kunt niet altijd maar mensen aannemen en na de drukke periode weer ontslaan. Dit kan dus gerealiseerd worden door overwerken of meer mensen inzetten (uitzendbureau).

7 Hoofdstuk 18: Hoofdstuk 18 gaat over persoonlijk leiderschap. Hierin worden de dingen behandelt die belangrijk zijn wanneer het over leiderschap gaat. Het gaat hierbij om meerdere personen waar je mee te maken hebt als team zijnde. Voor het succes van een project is het belangrijk om inzicht te hebben in de rollen en taken van zowel de projectleden als de projectleider. Drijfveren, motieven en ontwikkelingsvragen, hun waarden en de kernkwaliteiten zitten in de persoonlijkheid. Dit kun je direct aan een persoon of gedrag relateren. Binnen het project zijn er vaak wel personen die ene zielsverlangen hebben, zoals ze dit weleens noemen. Dit komt vanuit het feit dat de ziel ons meest vertrouwbare kompas is in ons leven. Dit houdt in dat persoonlijk leiderschap voortvloeit uit het verlangen en vervolgens keuze en een visie tot stand komt. Deze persoon is in staat om alle beschikbare creatiekrachten te benutten voor het waarmaken van het eindresultaat. Creërend gedrag speelt hier ook een grote rol in. Dit kun je voor jezelf snel duidelijk krijgen door de vragen: - Wat wil ik eigenlijk? (betrekking tot het karakter) - Wat wil ik doen? (bijdragen en prestaties) - Waardes en principes (verschil tussen zijn en doen ) Een belangrijke voorwaarde van het persoonlijk leiderschap is het geven van feedback dat niet als beschuldiging wordt uitgesproken of verstaan. Ook betekent dit dat de ontvanger bereidt is om de boodschap echt te ontvangen en hier wat mee te doen. De uitdaging is de positief tegenovergestelde kwaliteit van valkuil. De mensen zijn met verschillende manier op verschillende wijze in te delen in wat voor iemand zij nu echt zijn. Uit de gegeven antwoorden en de manier van handelen kan men iemand indelen in een categorie. Enkele voorbeelden waar dit op gebaseerd is zijn het mentale gebied, emotionele gebied en het fysieke gebied. Wat heb ik aan hoofdstuk 18 gehad: Hoofdstuk 18 heeft mij een duidelijk beeld gegeven van wat voor soort persoon ik ben. Dit is fijn om te weten omdat je dan ook weet dat je extra aandacht moet besteden aan de dingen waar je minder goed in bent. Ook in de colleges op school hebben wij dit ook in de les behandeld dat er meerdere type mensen zijn, die allemaal nodig zijn om elkaar op de juiste manier aan te vullen.