Dienst.. De heer. Postbus AN AMSTERDAM. Archiefinspectie. Geachte heer..,

Transcriptie

1 Bezoekadres Vijzelstraat HL Amsterdam Postbus EC Amsterdam Telefoon Fax Retouradres: Stadsarchief, Postbus 51140, 1007 EC Amsterdam Dienst.. De heer. Postbus AN AMSTERDAM Datum.. augustus 2012 Ons kenmerk AZ Uw kenmerk Behandeld door A. de Jonker Doorkiesnummer Faxnummer Bijlagen 1 Onderwerp adejonker@stadsarchief.amsterdam.nl Archiefinspectie Geachte heer.., Als gemeentearchivaris ben ik belast met het toezicht op het informatiebeheer van de gemeentelijke organisatieonderdelen. Dat houdt onder andere in dat mijn archiefinspecteurs namens mij bezien in hoeverre het informatiebeheer bij de organisatieonderdelen voldoet aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving, om daarover vervolgens aan het hoofd van het onderdeel verslag en zo nodig advies uit te brengen. Op.. mei jl. hebben de heren R. van den Belt en A. de Jonker, archiefinspecteurs van mijn dienst, een inspectiebezoek gebracht aan Dienst., waarin de gehele informatiehuishouding van uw organisatie aan de orde is gekomen. Het verslag hiervan doe ik u, als verantwoordelijk voor het informatiebeheer, bij deze toekomen. Dit verslag bevat een aantal aanbevelingen ter verbetering van de situatie en om te kunnen voldoen aan wettelijke eisen ten aanzien van het informatiebeheer. Graag ontvang ik van u binnen zes weken een reactie op de gedane aanbevelingen. Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met de heer De Jonker. Hoogachtend, Drs. E. Fleurbaay Waarnemend gemeentearchivaris Het Stadsarchief is bereikbaar per tram (lijnen 16, 24 en 25), halte Keizersgracht. De openingsuren zijn van dinsdag t/m vrijdag van uur, zaterdag en zondag van uur www. stadsarchief.amsterdam.nl

2 Pagina 2 van 7 Verslag van de archiefinspectie bij Dienst.. D.d. mei 2012 Bezoek afgelegd door: Richard van den Belt en Albert de Jonker, archiefinspecteurs Stadsarchief Amsterdam Gesproken met: mevrouw.., coördinator Post- en Archiefzaken Toelichting: Dienst.. is conform de Archiefwet 1995 verplicht om de informatie die wordt gevormd in het kader van zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (archiefbescheiden, hier verder ook aangeduid met informatie ) in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De gemeentearchivaris houdt op basis van de Archiefverordening 2008 toezicht op het informatiebeheer van de gemeentelijke organisatieonderdelen. In het kader hiervan werd een bezoek afgelegd. Het betreft een pilot-inspectie in die zin dat een nieuwe vragenlijst, met kritische prestatie indicatoren (KPI s), wordt uitgeprobeerd. Deze is opgesteld door de VNG in samenwerking met onder andere de provinciale archiefinspecties en is een uitvloeisel van een (voorgenomen) wijziging in het archieftoezicht als gevolg van de in werking treding van de Wet revitalisering generiek toezicht. De door mevrouw.. ingevulde en door ons aangevulde vragenlijst is aan dit verslag toegevoegd. Zie voor meer toelichtende tekst de ledenbrief van de VNG met nummer Lbr. 11/049 d.d. 21 juli 2011, te vinden via onder Brieven. 1. Lokale regelingen en organisatorische situatie Afdeling Post- en Archiefzaken (PAZ) valt organisatorisch onder het organisatieonderdeel Facilitaire Dienstverlening & Automatisering. PAZ is onlangs intern verhuisd en is nu niet meer direct naast de archiefruimte gehuisvest. De dienst is zich aldus mevrouw.. bewust van de formele acties die moeten worden uitgevoerd bij organisatorische wijzigingen zoals opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Bij het uitbesteden van het.. (het..; de handhavingstaak is niet uitbesteed) aan.. in 2010 zijn alle benodigde voorzieningen getroffen... opereert intussen onafhankelijk van de dienst, met een eigen bedrijfsvoering en dito verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer; wel voert de dienst voor.. nog een deel van de afhandeling van.. uit (servicepunt). Overigens zal het.. in 2014 aanbesteed worden. Bij de decentralisatie van de.. naar de stadsdelen zijn geen archiefbescheiden overgedragen. HHA is in 2011 vanuit de Bestuursdienst ondergebracht bij de dienst. Ook daarbij zijn geen archiefbescheiden overgedragen. PAM is een nieuw onderdeel van de dienst, per PAM bemiddelt voor 55+ medewerkers van het concern Amsterdam die boventallig dreigen te worden. Het gaat om werkzaamheden van eenvoudige aard. HHA en PAM hebben een aparte status binnen de dienst. Om onderscheid te kunnen houden zijn voor HHA en PAM nieuwe poststuksoorten gemaakt en worden de archiefstukken apart gearchiveerd aldus mevrouw... Voor het opstellen van een beheerplan informatiehuishouding is Stadsarchief Amsterdam sectie A&O ingehuurd, op basis van een offerte. Verder zijn geen taken uitbesteed, evenmin is er archief uitgeplaatst.

3 Pagina 3 van 7 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Volgens mevrouw.. is geen kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer in gebruik waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd. Wij hebben gemeld dat dit voor wat betreft de blijvend te bewaren informatie een wettelijke verplichting is, maar dat het om voor de hand liggende redenen is aan te bevelen om dit systeem te hanteren voor het geheel aan informatie ongeacht de bewaartermijn. Wij hebben aangegeven dat binnen concern Amsterdam als zodanig dient het beheerplan informatiehuishouding, inclusief een jaarlijkse actualisatie en 'verbetercyclus'. Het opstellen en actueel houden van een beheerplan is verplicht gesteld middels het Besluit Informatiebeheer De dienst heeft onlangs een tijdelijk medewerker ingehuurd om een beheerplan op te stellen. De dienst beschikte nog niet over een documentair structuurplan; hiertoe was alleen een conceptstartdocument opgesteld. Wél zijn voor het informatiebeheer binnen een groot aantal werkprocessen inclusief het informatiebeheerproces zelf werkinstructies opgesteld. En de dienst is bezig de werkprocessen in kaart te brengen. Wij hebben aangegeven dat het vaststellen van een beheerplan hoogste prioriteit moet hebben. Stel een beheerplan informatiehuishouding inclusief verbeterplan op waarin aan alle aspecten van informatiebeheer aandacht wordt geschonken (zie de toelichtingen van het Stadsarchief Amsterdam en de andere aanbevelingen in dit verslag) en stel dit vast op MT-niveau; dit plan is de basis voor de interne kwaliteitszorg op het terrein van informatiebeheer Actualiseer het plan jaarlijks 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden Wij hebben gevraagd naar de inrichting van het informatiebeheerproces: postbehandeling, dossiervorming, beheer op lange termijn, vernietiging. Mevrouw.. heeft gemeld dat dit op hoofdlijnen hetzelfde is gebleven sinds het vorige archiefinspectiebezoek eind De analoge post wordt centraal door PAZ ontvangen, geopend en gestempeld, voor wat betreft een aantal categorieën stukken geregistreerd (in Corsa Post), en verspreid. Facturen worden gedigitaliseerd; dit betreft digitale kopieën. Op afdelingen vinden ook registraties plaats, bijvoorbeeld van.. en klachten. Analoge uitgaande stukken krijgen een bij PAZ aan te vragen briefnummer en worden of decentraal of centraal via PAZ verstuurd. Kopieën van verzonden documenten krijgen een rood stempel zodat duidelijk is dat het om het formele archiefexemplaar gaat. PAZ beheert een deel van de in behandeling zijnde dossiers zelf (met registratie in Corsa Arch), de overige informatie wordt beheerd door de behandelende afdelingen (onder andere Financiën en Bedrijfsbureau), decentraal dus. Dossiers behorend tot het directiearchief worden deels door PAZ deels door het directiesecretariaat beheerd. Mevrouw.. stelt dat het grootste deel van de in behandeling zijnde dossiers centraal door PAZ wordt beheerd. Voor het beheer zowel van centraal als van decentraal beheerde informatie zijn werkinstructies opgesteld. Van de analoge informatie zijn deels overzichten aanwezig. Niet alle blijvend te bewaren dossiers zijn in één overzicht opgenomen. Deze staan voor een deel in een Access bestand. De dynamische dossiers die door PAZ worden beheerd staan geregistreerd in Corsa Arch, waarbij geen rubriekscode wordt geregistreerd maar, dit met het oog op een aan te brengen ordening, wel het onderwerp: dit betekent een ordening naar organisatie/taak. De bedoeling is, één overzicht te creëren. Wat betreft originele digitale informatie: er is geen overzicht.

4 Pagina 4 van 7 De dienst hanteert het principe 'papier is leidend'. Corsa Arch ondersteunt de dossiervorming doordat een relatie wordt gelegd tussen document en bijbehorend dossier. Ook wordt via een te verlenen nummer een relatie gelegd tussen dossiers die nog in behandeling zijn en afgehandelde (semi-statische, de naar de archiefruimte overgeplaatste) dossiers. Dossierregistratie gebeurt voor de niet centraal beheerde informatie bij overplaatsing naar het semistatisch archief. Ook wordt bijgehouden of, en welke, dossiers vernietigd zijn. Voor zover geregistreerd is deze informatie uiteraard via de registratie toegankelijk. Decentraal beheerde informatie zal in ieder geval ook toegankelijk zijn via de behandelaars hetgeen niet wegneemt dat ervoor moet worden gezorgd dat de registratiegegevens in een overzicht moeten worden opgenomen om aan de verplichting te kunnen voldoen van het hebben van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht. Een deel van de blijvend te bewaren dossiers is nog niet bewerkt en aldus niet zodanig toegankelijk als gewenst. Naar aanleiding van onze vraag of er buiten het scannen van de facturen nog meer digitalisering plaats vindt hetgeen niet het geval is hebben wij de risico s aangekaart die een hybride situatie oplevert voor de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden mede gelet op de authenticiteit en rechtsgeldigheid ervan. (In een hybride situatie wordt over eenzelfde zaak informatie in zowel papieren als digitale vorm vastgelegd zonder dat duidelijk is waar de originelen zich bevinden, zonder dat er voldoende verband tussen is gelegd en zonder dat de informatie in één van beide vormen compleet is.) Wij hebben benadrukt dat toegewerkt moet worden naar een situatie waarin 100% digitaal gearchiveerd wordt. Volgens voorgenomen gemeentelijk beleid zal concern Amsterdam vanaf 2015 volledig digitaal archiveren. Dat impliceert het regelen van de digitale vervanging van analoge originele documenten. Mevrouw.. heeft dit beaamd en gemeld dat haar teamleider hiervoor openstaat maar dat de dienst nog geen helder beeld heeft hoe dit het beste geregeld kan worden. De duurzaamheid van de informatie, dat wil zeggen dat de informatie gedurende de wettelijke bewaartermijn leesbaar en interpreteerbaar kan worden gehouden en niet voortijdig vergaat, lijkt gegarandeerd wat betreft de analoge informatie. Er zijn twee soorten papier in gebruik. Het goedgekeurde papier wordt gebruikt voor de blijvend te bewaren informatie. Er zijn echter geen bewijsmiddelen nagezonden dat het papier inderdaad aan de eisen voldoet. De verpakkingsmaterialen voldoen aan de eisen, zo hebben wij geconstateerd. Het is niet duidelijk of de digitale informatie eveneens duurzaam genoeg wordt beheerd en bewaard. Zorg voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht door registratie van enerzijds alle analoge dossiers en anderzijds de originele digitale dossiers en (bedrijfs)systemen Houd daarbij rekening met de voorgeschreven metadatacategorieën (zie ook de metadatastandaard van het Stadsarchief) Maak een eind aan de huidige hybride situatie door het informatiebeheer 100% digitaal in te richten Ga na of het papier dat gebruikt wordt voor blijvend te bewaren informatie aan de wettelijke duurzaamheidseisen voldoet; datzelfde geldt voor de (informatiedragers met) blijvend te bewaren originele digitale informatie 4. Specifieke eisen gesteld aan digitale archiefbescheiden Mevrouw.. geeft aan dat er zeker originele digitale archiefbescheiden binnen de organisatie aanwezig zijn (documenten op de gemeenschappelijke schijf en in bedrijfssystemen, de website, en de formeel vervangen..) maar dat PAZ daarop geen

5 Pagina 5 van 7 volledig zicht heeft. Er zal aldus haar zeker een overzicht aanwezig zijn van systemen maar dit zal geen beheergegevens bevatten uit PAZ-oogpunt. Binnen de mappenstructuur op de gemeenschappelijke schijf kunnen medewerkers binnen hun afdelingsmap eigen (sub)mappen aanmaken. PAZ is daarbij niet betrokken. Wij hebben het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), waarin alle eisen op dit terrein zijn samengebracht mede bij wijze van checklist, toegelicht. Het gaat onder andere om duurzame, open opslagformaten zoals PDF en om het vaststellen van een bewaarstrategie waardoor informatie in de tijd leesbaar en interpreteerbaar gehouden kan worden. Daarvan maken conversie en migratie, het overzetten van informatie naar een nieuwe situatie, deel uit. De dienst doet hiermee nog niets. Datzelfde geldt ook voor de metadatastandaard van Stadsarchief Amsterdam. Het is onduidelijk hoe het gesteld is met een aantal aspecten van digitaal informatiebeheer, waaronder de vaststelling en implementatie van de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag van de digitale archiefbescheiden vanwege de authenticiteit die moet kunnen worden vastgesteld, het ontwerp en de implementatie van een metadataschema, en te nemen maatregelen bij conversie en/of migratie van informatie. Zorg dat de digitale beheeromgeving op orde komt, zie daarvoor RODIN Wacht daarbij niet met het treffen van maatregelen ten aanzien van de lange termijnbewaring van digitale informatie, waaronder conversie/migratie, maar neem dit direct mee bij het opstellen van beheervoorschriften 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden De dienst heeft maatregelen getroffen inzake de voorbereiding van de vernietiging van informatie en pakt, aldus mevrouw.., de vernietiging van informatie planmatig aan. In principe is alle informatie met een bewaartermijn tot en met 2011 vernietigd. De vernietiging van informatie die in 2012 daarvoor in aanmerking komt moet nog aangepakt worden. Misschien wordt dit door tijdgebrek doorgeschoven naar Informatie wordt vernietigd met inachtneming van de geldende selectielijst en de daartoe te volgen procedure, op basis van een door de gemeentearchivaris van Amsterdam te verlenen incidentele machtiging voor vernietiging. De organisatie beschikt niet over een doorlopende machtiging voor vernietiging. Wij hebben gewezen op de mogelijkheid een doorlopende machtiging voor vernietiging te verkrijgen voor bijvoorbeeld routinematige informatie, hetgeen efficiency-voordeel oplevert. De dienst heeft de.. vanaf 2008 tot 2012 (toen ging de verantwoordelijkheid voor deze taak over naar..) digitaal vervangen in de zin van de Archiefwet 1995, hetgeen inhoudt dat de gegevens op een andere, in dit geval digitale, drager worden gezet waarna het origineel wordt vernietigd en de nieuwe drager met de gegevens de status van origineel krijgt inclusief de daaraan verbonden rechtskracht. Hiertoe heeft de gemeentearchivaris positief advies uitgebracht... zet de digitalisering voort. Voor het overige worden geen archiefbescheiden vervangen. Het regelen van de digitale vervanging is van wezenlijk belang wanneer een organisatie volledig digitaal wil werken en mede daardoor de (ongewenste!) hybride situatie, zoals eerder besproken, uit de wereld wil helpen. Er zijn de afgelopen 5 jaar geen archiefbescheiden vervreemd.

6 Pagina 6 van 7 Overweeg of het zinnig is een doorlopende machtiging aan te vragen voor de vernietiging van routinematige informatie Regel de digitale vervanging van analoge informatie, in het kader van de eerder geadviseerde digitale archivering 6. Overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Er zijn nog geen archiefbescheiden die in aanmerking komen voor overbrenging naar Stadsarchief Amsterdam. Theoretisch komt het blok in aanmerking voor overbrenging in Deze informatie is deels apart gezet (het blok moet nog compleet worden gemaakt) maar voldoet nog niet aan de eisen bij overbrenging; zo is een deel van de dossiers nog niet geregistreerd en voldoende materieel verzorgd. Wij hebben aangeraden om de looptijd van het blok te verruimen tot , vanwege een wijziging in het takenpakket van de dienst in dat laatste jaar. Verder hebben wij gemeld dat de wettelijke overbrengingstermijn zo goed als zeker verkort gaat worden tot 20 jaar hard. Dat zou betekenen dat een blok al in 2016 overgebracht moet worden. Los daarvan is vervroegde overbrenging onder bepaalde voorwaarden altijd mogelijk. Aandachtspunt/aanbeveling: Maak een keuze voor de looptijd van de blokken met blijvend te bewaren archiefbescheiden (bij voorkeur , ) en zorg dat de archiefbescheiden al zoveel mogelijk voldoen aan de eisen bij overbrenging 7. Archiefruimte De dienst heeft een archiefruimte in gebruik, op de begane grond, waar zowel blijvend te bewaren als op termijn te vernietigen informatie is geplaatst. Wij hebben de ruimte bekeken. Deze voldoet grotendeels, maar niet geheel aan de wettelijke eisen. Zo ontbreken handblusmiddelen en lopen er watervoerende buizen langs het plafond. De archiefruimte is door ons formeel geïnspecteerd in 2007 hetgeen heeft uitgemond in een brief aan de dienst d.d. 20 november Aan de situatie is volgens mevrouw.. sindsdien niets veranderd. Wél is intussen de regelgeving gewijzigd (Archiefregeling 2010). Naar aanleiding daarvan hebben wij onze checklist aangepast. Wij hebben aangeraden om in ieder geval op korte termijn de blijvend te bewaren archiefbescheiden te verplaatsen naar een plek die niet gelegen is onder een watervoerende buis en de juiste handblusmiddelen te plaatsen. Verder hebben wij gemeld dat wij ons nog zullen beraden op een aparte formele inspectie van de archiefruimte. Zorg dat blijvend te bewaren informatie in de archiefruimte op de meest veilige plek(ken) wordt geplaatst, in ieder geval niet onder watervoerende buizen Ga na op welke punten de archiefruimte niet aan de eisen voldoet en neem verbetermaatregelen 8. Ter beschikking stelling van naar het Stadsarchief overgebrachte archiefbescheiden Er zijn geen archiefbescheiden van de dienst overgebracht en dit punt is daarom niet van toepassing voor wat betreft de dienst. Wel heeft de dienst in 2008 twee archieven van rechtsvoorgangers overgebracht, namelijk van Dienst. en Bureau... Voor zover

7 Pagina 7 van 7 openbaarheidsbeperkingen zijn gesteld op de informatie in deze archieven is dat gebeurd met inachtneming van de wettelijke bepalingen. 9. Calamiteiten en veiligheid De dienst heeft voor zover bekend geen calamiteiten-/ontruimingsplan specifiek voor de intern geplaatste archiefbescheiden c.q. archiefruimte opgesteld. Ook is geen verzamelplaats aangewezen voor de eventueel te ontruimen archiefbescheiden. Wel is in de archiefruimte een lijst opgehangen met te ondernemen acties bij diverse soorten calamiteiten. Wij hebben aangeraden om de mogelijk aanwezige interne voorschriften op dit terrein na te kijken en indien niet voorzien is in maatregelen ten aanzien van de archiefbescheiden deze alsnog in een plan op te nemen. Aandachtspunt/aanbeveling: Zorg dat er voldoende maatregelen zijn getroffen ingeval archiefbescheiden aan een calamiteit (dreigen te) worden blootgesteld en stel een calamiteiten- /ontruimingsplan vast 10. Middelen en mensen De begrote personeelskosten voor PAZ-medewerkers en applicatiebeheer Corsa bedragen voor Euro. Niet nader te specificeren zijn de overige bureaukosten. De totale begroting 2012 bedraagt Euro. De formatie PAZmedewerkers omvat 2,5 fte: 1 fte assistent documentair informatie verzorger, 1 fte coördinator PAZ, 0,5 fte documentair informatie verzorger. De totale formatie van de dienst bedraagt.. fte waarvan.. fte uitvoerend (en dus 69 staf, ondersteuning, beleid). Er zijn, zo licht mevrouw.. toe, achterstanden in het informatiebeheer. Zij noemt: nog te bewerken projectarchieven, te schonen dynamische dossiers, het bewerken van blijvend te bewaren archiefbescheiden, het beheerplan informatiehuishouding dat nog niet klaar is. Ook werkzaamheden aan de archiefruimte om deze aan de eisen te laten voldoen horen hierbij. De achterstanden worden vooral veroorzaakt door frequent ziekteverzuim op afdeling PAZ. Verder heeft PAZ er niet-paz-taken bij gekregen, waaronder administratieve werkzaamheden (inkoop, bestellingen,.., ), en daardoor minder tijd beschikbaar voor het eigenlijke PAZ-werk. In de huidige situatie komt PAZ eenvoudigweg tijd tekort om alle werkzaamheden te kunnen uitvoeren die nodig zijn om aan de archiefwettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. PAZ-medewerkers hebben de geëigende vakopleiding gevolgd evenals na- en bijscholingscursussen. Er is binnen de dienst voldoende vakkennis aanwezig. Er is budget voor incidenteel te volgen cursussen. Vanuit de externe toezichthouder (namens gedeputeerde staten houdt de provinciale archiefinspectie toezicht op de archiefzorg) zijn geen opmerkingen geplaatst. Aandachtspunt: Binnen de huidige situatie is onvoldoende tijd beschikbaar om alle werkzaamheden uit te kunnen voeren hetgeen achterstanden in het informatiebeheer oplevert Albert de Jonker, augustus 2012