Beleidsplan

Transcriptie

1 Streekmuseum Volkssterrenwacht Burgum Menno van Coehoornweg LV Burgum tel Beleidsplan spreken is zilver, zwijgen is out Venusovergang 6 juni 2012

2 2 Voorwoord In 1997 is de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht te Burgum opgericht. Vanaf dat moment werken het Streekmuseum (uit particulier initiatief opgericht door de heer K.R. Henstra te Burgum) en de Volkssterrenwacht (uit particulier initiatief opgericht door de heer P. Dijkstra en de heer H. Molema te Burgum) samen onder één bestuur. Zij stelt zich ten doel de belangen van het Streekmuseum en van de Volkssterrenwacht zo breed mogelijk te behartigen en de in de statuten genoemde doelstellingen na te streven en te bevorderen. Daarbij is het van groot belang dat de unieke combinatie van Streekmuseum en volkssterrenwacht brede belangstelling krijgt. Zowel de amateurconservator van het Streekmuseum als ook de amateurastronomen van de Volkssterrenwacht vormen een meerwaarde voor wat betreft het infomeren van de bezoekers. De Stichting gaat uit van Kerntaken. Daarin staan de missie, de visie en de doelstellingen beschreven. Als bijlage bij de Kerntaken zijn de Statuten van de Stichting opgenomen. Aan de Kerntaken is het Beleidsplan voor de periode gekoppeld. Het is voor het bestuur van grote waarde dat de medewerkers, de vrijwilligers en de bezoekers hierin de vragen, de wensen, de opdrachten, het denken, kortom de verwachtingen met betrekking tot het Streekmuseum en/of de Volkssterrenwacht in Burgum zien verwoord. Het beleidsplan beoogt een voortzetting te zijn van het beleidsplan van 2008 en zal, als dat noodzakelijk blijkt, op gewenste momenten worden geactualiseerd. Namens het bestuur, H. Kloosterman, voorzitter

3 3 Inhoud pag. Titelpagina Voorwoord 2 Inhoud 3 1 Beleid en strategie Geregistreerd museum Contacten andere musea Archeologisch Steunpunt Subsidie 2 Streekmuseum en Volkssterrenwacht Openstelling Toegankelijkheid Gastheer vrouw Klachten Arrangementen Jeugdactiviteiten Andere doelgroepen Documentatiecentrum Denktank Nieuwsbrief Museum Kaart Bezoekersaantallen 3 Exposities 8 Archeologisch Steunpunt Samenwerking Commissies Educatie Exposities 4 Scholing Bestuur en beheer Archief Werkgroepen 6 Werknemer en vrijwilligers Werknemer Vrijwilligers Informeren Denktank Advies Documentatiecentrum 7 Middelen en sponsoring Subsidie Sponsoring Donateurs Samenwerking Cultureel Jongeren Paspoort Samenwerking Gemeente Samenwerking Kearn 8 Collectie Streekmuseum Volkssterrenwacht Collectie Streekmuseum Collectie Volkssterrenwacht Bruikleen Waardebepaling Registratie Uitleg Museumregistratie en Adlib Onderzoek en publicatie Wetenschap Verzamelbeleid

4 4 Inhoud pag. 9 Behoud en beheer Depot Conservering Calamiteitenplan 9.1 Sleutelbeheer 19 Toegang Afsluiten 9.2 Beheer en onderhoud gebouwen Beheer en onderhoud collectie Documentatiecentrum Balie en verkoop Computerbeheer Bijlagen 25 18

5 5 1. Beleid en strategie Geregistreerd museum In 2004 ontving de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht Burgum het predicaat Geregistreerd Museum. In 2008 heeft een commissie de instelling opnieuw beoordeeld waarna dit predicaat met vijf jaar kon worden verlengd. Het predicaat Geregistreerd Museum is voor onze Stichting van groot belang daar het behouden en verwerven van overheids- en andere gelden hieraan gekoppeld zijn. Dat geeft garanties voor kwaliteit. Contacten andere musea Naast het gericht zijn op de regionale gemeenschap, zal de Stichting in de komende jaren contacten leggen met andere instellingen in de omgeving die dezelfde doelen nastreven. Te denken valt hierbij aan het Klompenmuseum in Noardburgum, het Landbouwmuseum, het Skûtsjemuseum en het Kokelhûs in Earnewâld, de molen in Sumar en het Natuurmuseum in Veenwouden. Er zal ook worden onderzocht of contacten met Ijstijdenmuseum in Buitenpost in onze kring kan worden opgenomen. Archeologisch Steunpunt Naast dit alles heeft het bestuur van de Stichting zich positief uitgesproken of er een Archeologisch Steunpunt in het Streekmuseum kan worden gehuisvest. Hiertoe zijn contacten gelegd met de provincie Fryslân. We verwachten een dergelijk steunpunt in het jaar 2013 te realiseren. (zie ook pag. 6) Subsidie De gemeente Tytsjerksteradiel waarmee de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht Burgum goede contacten onderhoudt en die ervoor zorgt dat wij, dankzij de museumregistratie, jaarlijks een subsidie ontvangen, is toegetreden tot het netwerk Markant Friesland, waardoor wij als Streekmuseum automatisch tot een van de 22 musea in Noordoost Fryslân kunnen worden gerekend. In de nabije toekomst worden de contacten met die andere musea in Noordoost Fryslân door dat lidmaatschap versterkt. Bij het aangaan van al deze uit het netwerk voortvloeiende contacten dienen wij als instelling ervoor te zorgen dat het beleid in het belang van deze contacten aansluit bij de leefwereld van onze doelgroepen in de regio. 2. Het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht Openstelling De openingstijden van het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht zijn op dinsdag t/m zaterdag van uur en op vrijdagavond van uur. De entreeprijzen bedragen 3,00 voor volwassenen en voor kinderen t/m 12 jaar 1,50. De parkeergelegenheid bij onze instelling voldoet door het bezit van een vernieuwd en vergroot eigen parkeerterrein aan de eraan gestelde eisen. Bij evenementen kunnen wij beschikken over de parkeerterreinen van nabijgelegen recreatieve voorzieningen (hondenclub en rijvereniging).

6 6 De bewegwijzering vanuit het dorp Burgum voldoet aan de eisen. Vanaf de provinciale weg Drachten-Dokkum zijn in samenwerking met ANWB verwijzingsborden geplaatst. Toegankelijkheid Onze instelling is goed toegankelijk voor gehandicapten. Alle expositieruimtes zijn gelijkvloers en in de meeste ruimtes ontbreken drempels. Eveneens is een gehandicapten-toilet gerealiseerd. Tevens zijn een rolstoel en rollators beschikbaar. In 2003 ontvingen wij een certificaat voor de toegankelijkheid van de instelling. Gastheer -vrouw Voor een klein museum is goed gastheerschap van eminent belang. Daartoe is op alle openingstijden een gastvrouw of gastheer aanwezig, maar ook bij het ontvangen en rondleiden van groepen. Zij verstrekken korte informatie voorafgaand aan het museumbezoek. Ook gedurende dit bezoek is er ruimte voor bezoekers tot het stellen van vragen. In de Rabozaal (15-60 zitplaatsen) kunnen bezoekers koffie, thee of frisdrank gebruiken. Voorts worden er aan de balie kleine versnaperingen verkocht. Klachten Mocht ondanks alle inspanningen van de beheerder en/of de gastheer of vrouw, toch sprake zijn van problemen waarover men een klacht wil indienen, dan bezit de Stichting niet over een specifieke klachtenprocedure, maar klachten kunnen wel ter beoordeling aan het bestuur worden voorgelegd. Arrangementen Arrangementen in samenwerking met andere musea, instellingen of bedrijven zijn mogelijk en worden zo mogelijk verder uitgebreid. Te denken valt aan gezamenlijke toegangsprijzen, koffie/thee plus entree, lunch of diner in combinatie met toegang of lezing, etc. De afdeling Streekmuseum richt zich wat betreft de presentatie op Oostergo, waarbij naast individuele bezoekers ook veel aandacht wordt besteed aan (de begeleiding van) groepsbezoek. Scholen worden actief benaderd. De afdeling Volkssterrenwacht geeft individuele bezoekers informatie op een wekelijkse publieksavond op de vrijdag (ook de afdeling Streekmuseum is dan geopend). Voorts ontvangt deze afdeling veel groepen op maandag t/m donderdag. Deze afdeling verzorgt ieder winterseizoen enkele cursussen. Tevens zijn leerlingen van het middelbaar en voortgezet onderwijs (ANW, het studiehuis) en hun leraren een interessante doelgroep. Voor groepen is er ook gelegenheid beide afdelingen op een avond te bezoeken; dit geschiedt dan met een aangepast programma. Jeugdactiviteiten Voor kinderen worden geregeld activiteiten ontwikkeld. Het betreffen met name activiteiten waarbij kinderen actief bezig kunnen zijn: speurtochten (voor diverse leeftijdscategorieën), het oplossen van puzzels, het zoeken naar munten met metaaldetectors, het zogenaamde Sterrenfröbelen, etc. Andere doelgroepen Daarnaast zijn er in de nabije omgeving veel recreatieve voorzieningen waarvoor onze instelling zich leent als slechtweer-accommodatie. In dit kader ontvangen wij ook veel bezoekers van buiten de provincie. Flyers verspreid via campings, jachthavens, etc. vormen een belangrijk promotiemiddel.

7 7 Voor de benadering van de diverse doelgroepen wordt verwezen naar het pr-plan, dat nog in ontwikkeling is. Documentatiecentrum Het bestuur van de Stichting heeft inmiddels intern enkele vrijwilligers gevraagd een advies uit te brengen betreffende een goede plaats voor het documentatiecentrum, met in achtneming van het bibliotheekgedeelte. Denktank De taak van deze denktank is te komen tot advies aan het bestuur van de Stichting over een nieuwe, misschien wel andere inrichting van het Streekmuseum met alles wat daarbij hoort. Het bestuur heeft, in samenspraak met de gemeente Tytsjerksteradiel de wens uitgesproken dat het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht gereed moet worden gemaakt voor de toekomst. Nieuwsbrief In verband met de grote concurrentie op de vrijetijdsmarkt zal worden getracht nieuwe mogelijkheden te zoeken voor benadering van de doelgroepen. Met name door middel van een grote variatie aan onderwerpen bij wisselexposities lijkt deze missie redelijk te slagen. De uitgifte van een maandelijkse nieuwsbrief draagt hier eveneens toe bij. Bovendien wordt de website van de Stichting voortdurend bijgewerkt. Daarnaast zal het bevorderen van groepsbezoek ook in de toekomst van belang blijven. De bevordering van (groeps-)bezoek wordt ook geactiveerd door de vele lezingen die in het winterseizoen in Noord-Oost Fryslân worden verzorgd. Rechtstreekse contacten met de bevolking in eigen dorp of stad bevorderen het bezoek in belangrijke mate. Museum Kaart Verzorging van maandelijkse presentaties in de lokale pers (krant en radio) bevorderen ook het bezoek in niet-onbelangrijke mate. Wat hier ook niet onvermeld mag blijven: onze Stichting is aangesloten bij de Stichting Museum Kaart. Bezoekersaantallen Sinds 1 januari 2012 heeft systeembeheer een teller op de website geplaatst, waardoor we in staat zijn de aantallen bezoekers van ons site te registreren. Voorheen werd dit handmatig bijgehouden. (zie bijlage 1) Naast het bijhouden van de bezoekersaantallen van onze website houdt de beheerder een lijst van bezoekers bij die het Streekmuseum en/of de Volkssterrenwacht bezoeken. De laatste jaren is dat aantal meer dan (zie bijlage 2, aantallen 2011)

8 8 3. Exposities Een belangrijk instrument voor het genereren van herhalingsbezoeken vormen de wisseltentoonstellingen. Hiertoe is een goede ruimte beschikbaar. Hier wordt per jaar een grote en een of twee kleine tentoonstellingen ingericht. Deze exposities richten zich op meerdere aspecten en vinden hun basis in regionale onderwerpen. Een enkele keer worden deze regionale grenzen overschreden. Meerdere exposities richten zich op speciale doelgroepen. Archeologisch Steunpunt Komt men in de beleidsperiode tot een andere, vernieuwde opzet van het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht, dan zal daarin ook een Archeologisch Steunpunt worden gevestigd. Daarover heeft het bestuur zich in februari 2012 positief uitgesproken. Samenwerking Tot nog toe zijn alle exposities door een eigen commissie samengesteld. Samenwerking met andere musea betekent in de meeste gevallen het gebruik van bruiklenen. Indien de gelegenheid zich voordoet in gezamenlijkheid met andere musea zaken te ontwikkelen dan staan wij hiervoor open. Vrij geregeld maken andere musea gebruik van voorwerpen uit onze collectie. Ook dit beleid zal in de toekomst worden voortgezet. Commissies Omdat er - ook gezien de leeftijd van de vrijwilligers die de tot nu toe samengestelde exposities hebben opgezet in de laatste jaren sprake is van één wisselexpositie per jaar, heeft het bestuur een tweede commissie in het leven geroepen, zodat er mogelijk twee exposities per jaar kunnen worden samengesteld. Dit in de hoop dat er zo meer bezoekers kunnen worden verwacht. Educatie Voor het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht is educatie is een van de belangrijkste aspecten van het werk van de Stichting. Met name de hierboven genoemde wisselexposities vergen veel aandacht teneinde het publiek te informeren en vragen uit het publiek te beantwoorden. De zaalmappen vormen een uitstekend instrument om te voldoen aan deze vragen. Educatieve aspecten komen met name aan de orde bij rondleidingen, ontvangen van schoolklassen (soms met informatie vooraf bij de scholen), lezingen, een presentatie op internet, publicaties en via ons kwartaalblad Horizon (oplage 600 stuks). Voorts beschikken wij over moderne apparatuur op het gebied van presentaties (in de filmzaal; aantal plaatsen maximaal zestig) en worden de bezoekers via meerdere computers met internetfaciliteiten in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van zowel historische als astronomische zaken. Een nieuwsbrief zorgt er ook voor dat de bezoeker van alle (nieuwe) ontwikkeling op de hoogte wordt gehouden. Exposities De exposities die vanaf november 1990 in het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht zijn gehouden, zijn als bijlage 3 aan dit beleidsplan toegevoegd. Een lijst van te houden exposities voor de komende jaren wordt begin 2013 door de beide expositiecommissies opgesteld en door het bestuur vastgesteld.

9 9 4. Scholing Het bestuur bevordert de kennis van de medewerkers door het aanbieden van cursussen en workshops. Voor scholing van medewerkers maakt de Stichting o.a. gebruik van het aanbod van de Museumfederatie Fryslân. Het aanbieden van cursussen en workshops kan worden voor voorgesteld door het bestuur of de betreffende vrijwilligers. Binnen sommige werkgroepen wordt er veel aan zelfstudie gedaan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van wetenschappelijke publicaties en vakliteratuur. De Stichting is geabonneerd op verschillende vaktijdschriften. Dit geldt met name de werkgroepen Archeologie,- Histoarje Tytsjerksteradiel en de Waarneemwerkgroep.

10 10 5. Bestuur en beheer Het bestuur van de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht Burgum bestaat momenteel uit vijf leden; het wordt bij vergaderingen bijgestaan door een notuliste. Het bestuur heeft zich ten doel gesteld in de komende periode uitbreiding van het bestuur te bewerkstelligen tot een totaal van zeven leden. De werkzaamheden van bestuur omvatten: Het handhaven en toetsen van het beleid van de Stichting Het voeren van een actief p.r.-beleid Het financieel gezond houden van de Stichting Het voeren van een actief personeels- en vrijwilligersbeleid Het regelmatig overleg voeren met vrijwilligers Het onderhouden van de donateuradministratie De verantwoordelijkheid nemen voor het beheer en onderhoud van de gebouwen Archief Hoewel onder het gebouwcomplex een grote en zeer goede archiefruimte aanwezig is, moet het bestuur concluderen dat deze ruimte inmiddels helemaal is gevuld. Daardoor zijn er contacten met de gemeente Tytsjerksteradiel gelegd voor mogelijke plaatsing van een gedeelte van de collectie in het gemeente-archief. Dit overleg wordt voortgezet door een werkgroep. Werkgroepen Onder het bestuur resulteren een aantal werkgroepen. Zij maken werkvoorstellen, dienen begrotingen in, en na goedkeuring kan worden overgegaan tot de uitvoering van de ingediende plannen. Hiertoe behoren ook het organiseren van de wisselexposities die vanaf het jaar 2013 elk half jaar zullen worden gehouden. Daarvoor was er sprake van één wisselexpositie per jaar. Hieronder volgen de werkgroepen, met daarachter de verantwoordelijke personen. Geologie Anne Toonstra Archeologisch Onderzoek Klaas R. Henstra Depot-/Collectie-beheer Klaas R. Henstra Fotografie Bart Schiphuis Wisselexposities 1 Margreet Eversen Wisselexposities 2 Melvin v.d. Veen Archeologie (WAS) + reglement Klaas R. Henstra Stientiid Fryslân Klaas R. Henstra Wurkgroep Histoarje Tytsjerksteradiel Siebe Siebenga Documentatiecentrum Rienk van der Berg Waarneemwerkgroep Hans Molema Het Cursuswerk Hans Molema Sterrenfröbelen Gerda van der Veen PR/Website Gerda van der Veen Nieuwsbrief Jelle Wobma Horizon Hans ter Horst Audiovisuele middelen Jelle Wobma Automatisering Sytze van Dellen Denktank Henk Kloosterman Gebouw- en tuinonderhoud Anne Toonstra Overleg gemeente archief Alida Bouma In bijlage 10 staan de werkgroepen weergegeven.

11 11 6. Werknemer en vrijwilligers Werknemer Bij de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht Burgum is één werknemer in dienst in de functie van beheerder/gastheer (verder genoemd de beheerder). Doordat de Stichting een geregistreerd museum is, is de gemeente Tytsjerksteradiel bereid subsidie te verstrekken waarvan de beheerder kan worden bekostigd. De beheerder (Taken Beheerder, zie Bijlage 4) is gedurende 30 uur per week bij de Stichting gedetacheerd. Voor vrije en vakantiedagen zijn er uit de vrijwilligersgroep twee vaste vervangers aangesteld. De beheerder coördineert veel werkzaamheden, zorgt o.a. voor de catering, beheert de benodigde voorraden en verricht administratieve werkzaamheden op verzoek van het bestuur. De beheerder maakt eveneens elk jaar een jaarverslag en zorgt bovendien in januari van elk jaar voor een overzicht van de bezoekersaantallen van het jaar daarvoor. Vrijwilligers Naast deze ene werknemer zijn er ongeveer 55 vrijwilligers die voor de Stichting veel van de inhoudelijke werkzaamheden op zich nemen. We denken hierbij bijvoorbeeld aan het ten uitvoer brengen van de werkzaamheden door de bovengenoemde werkgroepen. We kunnen dan ook spreken van een grote, belangenloze inzet van veel mensen. Het bestuur van de Stichting dat verantwoordelijk is voor alle werkzaamheden die voor en door de Stichting worden uitgevoerd en ten dienste staan van de bezoekers, zorgt voor een heldere taakomschrijving van de werkvelden die door de werknemer en de vrijwilligers worden uitgevoerd. Overleg tussen personen en groepen is dan ook noodzakelijk en komt het ten uitvoer brengen van alles waarmee de Stichting zich bezighoudt ten goede. In de komende beleidsperiode zal het bestuur zich met name hiermee bezighouden. (Taakomschrijving Vrijwilligers, zie bijlage 5) Informeren Twee keer per jaar wordt er een vrijwilligersavond georganiseerd door het bestuur. Op deze avonden worden de contacten met de vrijwilligers geëvalueerd en wordt door het bestuur informatie verstrekt over de gang van zaken binnen de Stichting. Bovendien is het bestuur in 2012 begonnen de vrijwilligers te informeren via een mededelingenbrief betreffende alle zaken die er tot dan toe spelen binnen de stichting. Denktank Het bestuur heeft zich in 2011 en 2012 gericht op het vrijwilligersbeleid van de Stichting en wil zich in de toekomst weer meer richten op haar bestuurstaken. Daarom werd door het bestuur in 2012 een denktank in het leven geroepen met het doel deze te laten brainstormen over het vrijwilligersbeleid binnen de Stichting, de indeling van de werkgroepen en de coördinatie van taken binnen de stichting. Het bestuur werkt het smoelenboek verder uit en houdt dit up to date. Het bestuur stelt zich ten doel de inrichting van het gebouw publieksvriendelijker te maken en ziet in de mogelijkheid van het binnenhalen van het Archeologisch Steunpunt een moment hierin de krachten te bundelen. Ook hierover zal de denktank zich het hoofd buigen. De Dentank bestaat uit drie bestuursleden, een vrijwilliger van de afdeling streekmuseum, een van de afdeling Volkssterrenwacht, een adviseur van de Museumfederatie Fryslân en een oud-conservator van het Fries Museum. Advies Documentatiecentrum met kinderhoek Een kleine groep medewerkers is bezig geweest zich te oriënteren op bijvoorbeeld de plaats van het documentatiecentrum binnen het Streekmuseum. In Bijlage 6 staat het advies van deze commissie.

12 12 7. Middelen en sponsoring Subsidie De gemeente Tytsjerksteradiel zorgt ervoor dat de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht tot nu toe een structurele bron van inkomsten tegemoet kan zien van ongeveer ,00 per jaar. Hiertoe is met de gemeente een budgetcontract afgesloten. De overeenkomst houdt het volgende in: A. De Stichting verplicht zich tot het in stand houden van de accommodaties en het beschikbaar hebben en onderhouden van apparatuur en vaste collecties. B. De gemeente zal aan de Stichting jaarlijks een subsidie verstrekken die zal bijdragen aan het in stand houden van de voorziening. De basis voor dit budgetcontract wordt gevormd door het door de Stichting opgestelde beleidsplan, met meerjarenraming van de kosten en meerjarig activiteitenoverzicht. De bekostiging van de activiteiten vindt plaats uit de opbrengst van de inkomsten van de donateurs- en entreegelden. C. Het beleid en het beheer worden jaarlijks met het bestuur van de gemeente Tytsjerksteradiel geëvalueerd. Sponsoring Reeds jaren is onze Stichting actief in het verwerven van sponsorgelden. In belangrijke mate werd door het bedrijfsleven een bijdrage geleverd bij de bouw en de uitbreiding van de accommodatie. In enkele gevallen leverden wij daartoe ook een tegenprestatie in de vorm van tekstborden aan de muur. Een tweede vorm van sponsoring bestond uit het adopteren door een bedrijf van een wisselexpositie. Met de RABO-bank Bergum-Oostermeer sloten wij een meerjarig sponsorcontract. De filmzaal is als tegenprestatie omgedoopt tot RABO-zaal. In 2012 is genoemd contract verlengd met vijf jaar. Daarnaast trachten wij (bijvoorbeeld voor restauraties) bijdragen te verwerven van diverse Stichtingen die werkzaam zijn op dit gebied. Een meer structurele vorm van bekostiging is tevens in beeld bij advertentieverwerving ten behoeve van de bekostiging van ons periodiek Horizon. Donateurs Onze vriendenvereniging gaat door het leven onder de naam Donateursclub. Het ledenaantal bedraagt op dit moment ruim 500 personen. Met ingang van 2013 bedraagt de minimale contributie 15,00. Donateurs met hun gezin hebben op basis van het donateurschap gratis toegang tot alle exposities, lezingen, bijeenkomsten, etc. Tevens ontvangen zij viermaal per jaar het blad Horizon. Samenwerking Als Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht participeren wij in de werkgroepen of werken wij samen met de volgende instellingen of bedrijven: - Werkgroep Archeologie Streekmuseum (WAS'94) - Werkgroep Historie Streekmuseum (WHS'01) - Steentijd Werkgroep Fryslân (SWF) - Stichting Karakteristiek Tytsjerksteradiel - Nederlandse Vereniging voor Weer- en Sterrenkunde (NVWS), afdeling Friesland - Museumfederatie Fryslân - Landeljke Stichting voor Publieks Volkssterrenwachten (LSPS) - VVV Lauwersland - RABO-bank Bergum-Oostermeer - Planetarium Eise Eisinga - pers

13 13 - scholen - verenigingen - bedrijven - gemeentebestuur - Vrijwilligerscentrale Kearn - provinciebestuur - individuele Friese musea - provinciaal archeoloog - overige observatoria - universiteiten en hogescholen - Fryske Akademy Cultureel Jongeren Paspoort Voortvloeiend uit de samenwerking met de met scholen voor voortgezet onderwijs, wil het bestuur proberen het cjp weer aantrekkelijk te maken, door de mogelijkheid te creëren voor het verzilveren hiervan. Door dat te verwezenlijken hebben het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht de scholen meer te bieden, doordat de toegang voor hen wordt vergemakkelijkt. Overleg met het voortgezet onderwijs betreffende de geologie, het streekgebondene en de astronomie kan hen opnieuw enthousiast maken voor contacten met onze Stichting. Samenwerking Gemeente Sinds september 2012 heeft het bestuur via contacten met de gemeentelijke Sociale Dienst herintreders in dienst. Zo proberen wij, ook in de toekomst mensen reïntegratietrajecten aan te bieden waarbinnen zij werkervaring opdoen voor hun eigen toekomst en tevens ons van dienst kunnen zijn. Voor het Streekmuseum is het bijvoorbeeld van groot belang dat via het programma Adlib alle objecten die in ons gebouwencomplex aanwezig zijn, worden geregistreerd. Dat is niet alleen voor ons van groot belang, maar ook om het predicaat geregistreerd museum te kunnen behouden. In 2012 zijn er door die samenwerking twee werkervaringsplaatsen gecreëerd. Ten behoeve van zo n reïntegratietraject stelt de gemeente Tytsjerksteradiel voor iedere te werk gestelde, samen met ons, een werkervaringsovereenkomst op. Samenwerking Kearn In de gemeente Tytsjerksteradiel is een Vrijwilligerscentrale, Kearn. Via Kearn komen wij in contact met nieuwe vrijwilligers die werkzaamheden voor het Streekmuseum en/of de Volkssterrenwacht willen verrichten. Zo zijn via Kearn een elektricien, een amateurastronoom en een gastvrouw tot het vrijwilligerscorps toegetreden. Ook in de toekomst hopen we dat meer vrijwilligers de weg naar onze Stichting zullen vinden. Hun dienstverlening is voor onze organisatie onmisbaar.

14 14 8. Collectie De kerncollectie van de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht Burgum bestaat uit voorwerpen uit de regio met betrekking tot de archeologie, de streekgeschiedenis en in ruimere zin de astronomie en haar geschiedenis. De collectie speelt een belangrijke rol in de publieksfunctie van de instelling. Streekmuseum Binnen de afdeling Streekmuseum geeft de collectie een overzicht van alle perioden van de Steentijd tot en met De Nieuwste Geschiedenis. Meerdere aspecten stijgen in belang uit boven de regionale functie. Dit betreft onder meer onderdelen van de Steentijd en de Middeleeuwen. Enkele aspecten genieten zelfs landelijke bekendheid: steentijdvondsten uit het Midden- Paleolithicum, gouden ringen uit de negende eeuw en een houten spaakwiel uit twaalfde eeuw. Volkssterrenwacht De afdeling Volkssterrenwacht beschikt voor haar activiteiten over een sterke sterrenkijker (met projectsubsidie van de provincie Fryslân geoptimaliseerd in 2001). Deze telescoop is oorspronkelijk gemaakt door de amateur-astronoom Bauke Miedema. Daarnaast is er in 2012 een nieuwe, tweede koepel geplaatst op het dak waarin een nieuw kijker is geïnstalleerd die in 2013 beschikbaar komt voor het publiek. Verder is er een aantal telescopen dat buiten op het voorterrein kan worden gebruikt voor astronomische waarnemingen op publieksavonden en op bijeenkomsten van de waarneemgroep. De afdeling Volkssterrenwacht beschikt voorts over diverse computergestuurde kijkers en een collectie historische voorwerpen m.b.t. de astronomie. Collectie Streekmuseum De museumcollectie bestaat uit de volgende onderdelen: Geologie Dit onderdeel omvat meerdere verzamelingen zwerfstenen uit de regio. Van belang is zeker de collectie Bos (bruikleen gemeente Tytsjerksteradiel; 30%). De overige collecties (70%) zijn eigendom van de Stichting. Een tweede onderdeel bestaat uit een collectie fossielen afkomstig uit de regio. Geologie omvat tevens studie- en documentatiemateriaal omtrent regionale gas- en waterwinning. Laatstgenoemde onderdelen zijn eigendom van de Stichting. Archeologie en streekgeschiedenis Dit onderdeel omvat: steentijd, bronstijd, ijzertijd, Romeinse tijd, Middeleeuwen, nieuwe en nieuwste geschiedenis. Naast het verzamelen van voorwerpen uit genoemde perioden wordt er ook studie verricht en er verschijnen publicaties (zie publicaties, internetsite en Horizon, kwartaalblad van de Stichting). Met betrekking tot de voorwerpen is circa 80% in eigendom van de Stichting en bestaat circa 20% uit langdurige bruiklenen. Fotografie Deze verzameling bestaat uit een groot aantal toestellen en een grote collectie historische foto s. Met name de collectie Franke (een lokale fotograaf, werkzaam vanaf 1915) vormt een wezenlijk onderdeel. Genoemde verzameling is voor 100% eigendom van de Stichting. Een bruikleen bestaat uit enkele foto's uit de negentiende eeuw.

15 15 Burgumer zilver Deze verzameling omvat zilveren en gouden voorwerpen, die door Burgumer zilversmeden zijn vervaardigd in de negentiende en de eerste helft van de twintigste eeuw. Voorts omvat de collectie voorwerpen van edel metaal die gebruikt of gedragen zijn in de regio. Deze voorwerpen zijn in bruikleen gegeven aan het Streekmuseum, of ze zijn in eigendom verkregen. Hendrik Bulthuis Bulthuis verwierf landelijke bekendheid met ontwerpen van zeilschepen (16m²), waardoor de watersport bereikbaar werd voor mensen met een kleine beurs. De collectie bestaat uit tekeningen, voorwerpen en foto's. Circa 50% van het materiaal is eigendom van de Stichting en het overige is een langdurig bruikleen van nazaten van Bulthuis. NB. Bij uitbreiding van de collectie wordt scherp geselecteerd om binnen de contouren van het beleid te opereren. Meerdere bruiklenen worden wel geaccepteerd, maar vervolgens - in overleg - doorgespeeld naar andere musea. Collectie Volkssterrenwacht Astronomie De collectie bestaat uit voorwerpen die de ontwikkeling van de sterrenkunde illustreren. Het betreft onder meer voorwerpen die in vroeger tijden door amateurs zijn vervaardigd. Voorts bestaat de collectie uit materiaal gebruikt in de ruimtevaart en meerdere meteorieten en gesteenten die door inslag zijn vervormd. Ook documentatie maakt deel uit van de verzameling. Circa 80% van de voorwerpen is eigendom van de Stichting. Het overige materiaal is verworven in langdurig bruikleen. Bruikleen In het bovengenoemde staat hier en daar vermeld welke collectieonderdelen in eigendom, dan wel in langdurig bruikleen zijn van de Stichting. Genoemde bruiklenen zijn afgesloten voor onbepaalde tijd. Slechts emotionele gedachten bij de bruikleengevers hebben geleid tot de constructie bruikleen in plaats van schenking. Dat deze formule perfect werkt willen wij illustreren met het feit dat in de afgelopen achttien jaar slechts zes voorwerpen teruggevraagd zijn. Waardebepaling De waarde van de collectie of collectieonderdelen is moeilijk te beschrijven. De waardering van bodemvondsten kun je afmeten aan hun zeldzaamheid in de regio, dan wel landelijk of zelfs internationaal. In dat verband zijn er meerdere voorwerpen die cultuurhistorisch hoog gewaardeerd moeten worden. In zijn algemeenheid is collectieopbouw een belangrijk item. Wij willen met name de samenhang van wat geweest is laten zien. Registratie Collectieregistratie en -documentatie vormen de basis voor een goed beheer, maar tevens voor onderzoek en het samenstellen van exposities. Alle in- en uitgaande stukken hebben een dubbele registratie op papier. Een kopie wordt op een plaats buiten het Streekmuseum bewaard. Voorts is bijna de gehele collectie digitaal vastgelegd en via diverse ingangen toegankelijk. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde Adlib-systeem. Op dit moment zijn er circa 2500 files met vaak meerdere voorwerpen. Schenkers en bruikleengevers ontvangen te allen tijde een getekende kopie van de overeenkomst. (zie Registratieformulier, Bijlage 7.)

16 16 Systeem en werkwijze voldoen op dit moment uitstekend. Derhalve wordt in deze periode niet aan aanpassing gedacht. Ontwikkelingen op het terrein van automatisering kunnen deze zienswijze echter spoedig achterhalen. Enige alertheid is gewenst. De gehele collectie is inmiddels vastgelegd in deelregistraties. Als voorbeeld noemen wij de collectie Burgumer Zilver. Het onderhouden en registreren van collectiestukken kost aan menskracht ongeveer een dagdeel per week voor één persoon. De inzet van middelen wordt per item bekeken. Uitleg Bij de deelcollecties zijn, per afdeling (opgesplitst in diverse kernen) op geplastificeerde kaarten in zogenaamde houders, teksten geplaatst met de noodzakelijke uitleg. Bovendien maken we gebruik van de zogenaamde zaalmappen. Via deze mappen kunnen bezoekers zich (met aanvullende informatie) oriënteren op de voorwerpen die worden geëxposeerd. De geplastificeerde teksten en de zaalmappen geven inzicht in vervaardiging, gebruik, datering, etc. van de tentoongestelde voorwerpen. Het bijhouden en aanpassen van beschrijvingen van collectie-onderdelen vergt ongeveer twee dagdelen per week voor twee personen. Het bestuur acht het van belang dat in de nabije toekomst de kennismaking met de voorwerpen uit de verschillende collecties toegankelijker wordt gemaakt door de toepassing van interactieve benaderingen en het gebruik van touchscreens in het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht Museumregister en Adlib Naast het registreren van alles wat in het Streekmuseum en bij de Volkssterrenwacht aanwezig is, in bruikleen of als schenking wordt gegeven, is het van belang dat de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht Burgum zorg draagt voor continuering van registratie bij het Museumregister Nederland. Hiervoor is het noodzakelijk aan de landelijk vereiste regels te voldoen. De Stichting richt zich erop de komende jaren alles in het werk te stellen de museumregistratie waar te maken en zal trachten alle vereiste maatregelen daartoe te nemen. In september 2012 is daarom contact gezocht met de gemeente Tytsjerksteradiel een werkzoekende, c.q. een herintreder te plaatsen in het Streekmuseum teneinde de werkzaamheden die behoren bij het adlib-gebeuren ten dienst van de museumregistratie ten uitvoer te kunnen brengen. De administratieve, digitale verwerking van collectiegegevens wordt uitgevoerd door één persoon gedurende minimaal een half jaar 20 uren per week bezig. Dit om aan de eisen van de voortzetting museumregistratie te voldoen. Onderzoek en publicatie Onderzoek vormt een belangrijk onderdeel van het werk van de Stichting. Bij de afdeling Volkssterrenwacht geschiedt dit in de vorm van waarnemingen, o.m. op de zgn. waarneemavonden. Onderzoek bij de afdeling Streekmuseum geschiedt in de vorm van archeologisch en historisch onderzoek. Het werk wordt uitgevoerd door enkele werkgroepen. Publicatie kan geschieden in boekvorm, in ons kwartaalblad Horizon of andere daartoe geschikte podia. Een en ander leidde inmiddels tot een veertiental publicaties: - Anne Tjibbes van der Meulen en het Indisch Museum (Henstra en Eversen) - L.B. Bos (Bos) - Tietjerksteradeel (Van Rossem) - Pieter Horjus, amateur-archeologie in het oosten van Friesland (Henstra e.a.) - Toponimen fan Burgum (Douma en Douma) - Opgravingen in Tytsjerksteradiel (Henstra en Jager) - Bodemvondsten uit Oostergo (Henstra)

17 17 - Tweeduizend jaar Bartlehiem, terp en klooster Bethlehem (Henstra). - Bijzondere Beima s uit Eastermar (Henstra) - Rypke Tjerks Atsma/Richtsje Douma (Siebenga) - Duivelbanners en Wonderdokters rond het Bergumermeer (Henstra) - Buitengewoon Gewoon, Reitsma-Wiersma Stichting (Bosma) - Pieter Mudstra, (Henstra) - Amerikagangers (Henstra e.a.) Nieuwe plannen voor toekomstige wisselexposities zijn onder meer: De 100 ste geboortedag van Dam Jaarsma (Eastermar schenkt hieraan aandacht) een publicatie in boekvorm over de zeven Burgumer Zilversmeden een fotoboek m.b.t. de belangrijkste archeologische en historische voorwerpen uit onze collectie het organiseren van een expositie in 2015 van Douwe Franke ter gelegenheid van zijn 100 ste geboortedag (mogelijk in samenwerking met Earnewâld) Oude ambachten in Burgum en omstreken Van Big Bang tot heden Een expositie over Ruimtevaart Nieuw Fries kostuum behaalt de bejaardenstatus De Burgumer tram Optische en Radiotelescopen Moderne kunst in Tytsjerksteradiel Toen Oranje nog geen voetbal was, troonswisseling Beatrix naar Willem- Alexander De Geschiedenis van het geld (in samenwerking met de Rabobank) Daarnaast zijn er plannen voor wisselexposities die weinig ruimte vergen Wetenschap Ten slotte worden er contacten onderhouden met diverse wetenschappelijke instellingen in Groningen, Amsterdam, Leiden, Amersfoort (ROB), Londen (British Museum) en Kopenhagen (Nationaal Museum). Het betreft contacten m.b.t. onderzoek naar voorwerpen uit de collectie. Voor het tot stand laten komen van publicaties wordt een inzet van enkele personen gedurende één dagdeel per week. Verzamelbeleid Zoals eerder vermeld richt het verzamelbeleid zich op de afdelingen geologie, archeologie en streekgeschiedenis, fotografie, Burgumer Zilver, Hendrik Bulthuis, en op astronomie. De grenzen zijn derhalve vrij streng getrokken. Met betrekking tot de selectie kan worden gesteld dat deze plaats vindt aan de poort, waarbij de conservator de verantwoordelijkheid draagt voor het Streekmuseum. Een vertegenwoordiger van de Volkssterrenwacht is verantwoordelijk voor de inbreng op die afdeling. Hierbij is het criterium dat een en ander een zinvolle aanvulling dient te zijn. Voorwerpen waarvan de Stichting al voorbeelden bezit, worden niet geaccepteerd. Wel wordt overwogen gebruik te maken van het archeologisch depot te Nuis, of het gemeentearchief in Burgum met betrekking tot enige overtollige opgravingen. Uitgangspunt is dat het bestuur tracht door toepassing van een scherp selectiebeleid toekomstige afstoting tot een minimum te beperken.

18 18 9. Behoud en beheer In 2004 is een nieuw depot gerealiseerd. Hier vindt een doelmatig behoud en beheer van de collectie plaats. We noemen hier dan ook de drie basiselementen voor het behoud en het beheer: het depotbeheer en de passieve en actieve conservering. Het depot wordt beheerd volgens een vaste regelgeving. Binnenkomende goederen worden schriftelijk geregistreerd, genummerd (bijv. ST 1996-XI-15) en in de computer vastgelegd. Een schaduwarchief berust onder het beheer van de eerstverantwoordelijke. Beheer: twee personen. Computerbeheer: een persoon (een dagdeel per week) Kosten: p.m. De Passieve conservering omvat het geheel aan preventieve maatregelen ter bescherming van de collectie, zonder dat objecten worden behandeld. Passieve conservering is erop gericht om een zo optimaal mogelijke omgeving te scheppen voor het bewaren van voorwerpen. De volgende factoren spelen hierbij een rol: De toestand van de gebouwen is zonder meer goed (bouwjaar 1990/1992); nieuw- en verbouw (2003/2004). De temperatuur en de luchtvochtigheid worden m.i.v. 1 januari 2008 met een drietal computergestuurde thermohygrografen (met weekstaten) gecontroleerd. Op deze wijze kunnen wij wekelijks de luchtvochtigheid reguleren door middel van be- en ontvochtigingsapparatuur. De verlichting van het museum is in 2008 gecontroleerd en aangepast. Met betrekking tot een te grote hoeveelheid gemeten UV-straling zijn de ramen voorzien van een UV werende folie. De huidige vitrines voldoen aan de daartoe gestelde eisen met betrekking tot veiligheid, stofwering en verlichting. De objecten worden beheerd door een tweetal personen. Zij zijn bevoegd tot transport en het verzorgen van bruiklenen. In een transportverzekering is voorzien. Het sleutelbeheer is in handen van de beheerder. Het onderhoud en het schoonmaken is in handen van de beheerder en enkele vrijwilligers. Systematische controle op schimmels en ongedierte vindt eenmaal per jaar plaats. Waar nodig neemt de depotbeheerder maatregelen. Aan actieve conservering wordt de grootst mogelijke aandacht geschonken. Dit geschiedt bij binnenkomst van de voorwerpen. Conservering van hout, metaal en bot wordt in eigen beheer uitgevoerd. Restauratie en conservering van papier wordt uitbesteed. Calamiteitenplan Naast de taakgerichtheid van de uitvoerenden heeft de Stichting Streekmuseum / Volkssterrenwacht Burgum een Calamiteitenplan, waarin de regelgeving voor de veiligheid van de gebouwen en de personen staat beschreven. (Zie hiervoor bijlage 8)

19 Sleutelbeheer Het bestuur van de Stichting Streekmuseum/Volkssterrenwacht Burgum bepaalt aan wie een sleutel en/of toegangscode wordt verstrekt. De beheerder is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer in het gehele gebouw. Minimaal eens per jaar evalueert het bestuur het sleutelbeheer en past de lijst aan voor het daaropvolgend kalender jaar. De beheerder en de systeembeheerder voor de alarmcentrale ontvangen een kopie van die lijst. (zie Bijlage 9.) Er is een beperkt aantal medewerkers met een sleutel, een Servicepas en een code voor de voordeur en hiervan hebben een aantal mensen ook een sleutel van het Streekmuseum. Van zes zijn de telefoonnummers bekend bij de meldkamer van Securitas. De eerste vier hiervan staan in volgorde van oproep in geval van een Alarmmelding. (zie Bijlage 1. Sleutelbeheer) In opdracht van het bestuur kan de beheerder een medewerker aan- of afmelden bij de meldkamer. De voorzitter en of secretaris dient een dergelijke opdracht schriftelijk aan de beheerder te verstrekken. De medewerker met hoofdverantwoordelijkheid voor het tuinonderhoud is in het bezit van een sleutel van de container, zodat ook buiten de openingstijden tuinonderhoud kan worden uitgevoerd. Het bestuur heeft ook de mogelijkheid gecreëerd tijdelijk een voordeursleutel te verstrekken aan bijvoorbeeld een cursusleider. Deze persoon krijgt dan een sleutel en een code voor een beperkte tijd. Belangrijkste toegangssleutels zijn opgeslagen in een sleutelkluis. Veel gebruikte sleutels (gebruikt door verschillende medewerkers) hangen aan een sleutelbord in het magazijn achter de bar. Vitrine- en kluissleutels (gelabeld naar vitrinenummer) zijn opgeslagen in een sleutelkastje in het depot. Er is een apart kastje met reservesleutels. De reservesleutels van de beheerderskluis zijn in het bezit van de beheerder en van de penningmeester. Het is medewerkers niet toegestaan sleutels of kopieën daarvan in hun bezit te hebben, anders dan die welke door het bestuur zijn verstrekt. (zie Bijlage 1) Medewerkers dienen tijdens de openingsuren niet voor het publiek toegankelijke ruimtes gesloten te houden. (De filmcabine waar ook de meterkast zich bevindt, dient op slot te zijn, ook tijdens presentaties en de kelderdeur moet na gebruik worden afgesloten en ingeleverd aan de balie). Afsluiten gebouw Het bestuur streeft ernaar dat er minimaal twee medewerkers in het gebouw aanwezig zijn gedurende openingstijden. Deze kunnen elkaar bijstaan/ondersteunen in geval van een calamiteit. Prioriteit hierin is de invulling op de vrijdagavond en op de (andere) waarneemavonden. Gezamenlijk sluiten zij het gebouw af aan het einde van de middag of avond.

20 Beheer en onderhoud gebouwen De beheerder is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer en voor de veiligheid overdag. Hij is tevens hoofd Bedrijfs Hulp Verlening (BHV). De conservator draagt de verantwoordelijkheid voor de verzorging van de collectie, de stellages en de vitrines waarin deze zijn opgesteld. Het bestuur heeft zich gecommitteerd tot het opzetten en in stand houden van een calamiteitenplan voor BHV (Bedrijfshulp Verlenings Plan) en CHV (Collectie Hulp Verlenings Plan). Een en ander geschiet in nauwe samenwerking met Museum Federatie Fryslân. Het bestuur heeft een werkgroep Beheer en onderhoud benoemd. Deze werkgroep bestaat uit een beperkt aantal vrijwilligers, de beheerder en een bestuurslid als voorzitter. (zie Bijlage2) Taken van de werkgroep Beheer en onderhoud zijn: Kleine (dagelijkse) onderhoudswerkzaamheden waaronder - Dagelijks tuinonderhoud/sneeuwruimen - Vervangen en installeren van de verlichting (waaronder de verlichting bij exposities en evenementen) - Het ontstoppen regenwateruitlaten op het platte dak en het schoonhouden hiervan. - Kleine in eigen beheer uitvoerbare interieuraanpassingen - Kleine in eigen beheer uitvoerbare onderhoud- en reparatiewerkzaamheden. De beheerder mag aankopen en/of onkosten tot een bedrag van 50,- goedkeuren en uit de kas vergoeden. Voor elke uitgave dient een betalingsbewijs (factuur/kassabon) aan de beheerder te worden overhandigd, indien mogelijk op naam van de Stichting en met BTW. Bedragen boven 50,- behoeven eerst de goedkeuring van de penningmeester of het bestuur. Inkopen voor de huishouding door de beheerder bij Plus of Sligro vallen niet onder deze regeling. De beheerder is verantwoordelijk voor de Museumwinkel en de voorraad hiervan. In overelg met het bestuur wordt die voorraad bepaald. De beheerder is verantwoordelijk voor het schoonhouden van het interieur en wordt hierin bijgestaan door een aantal vrijwilligers. De centrale verwarming, de brandblusinstallatie, noodverlichting en brand- en inbraakalarminstallatie worden periodiek/preventief getest en onderhouden door professionele bedrijven. Het periodiek onderhoud van de tuin en de parkeerplaats (3x per jaar) is uitbesteed aan hoveniersbedrijf Ate Hoekstra. Sneeuwvrij maken/het toegankelijk houden van het parkeerterrein wordt (op oproep) gratis verzorgd door Kraan-grondverzetbedrijf De Boer, het loonbedrijf dat ook de Menno v. Coehoornweg sneeuwvrij maakt in opdracht van de gemeente Tytsjerksteradiel.

21 Beheer en onderhoud collectie Het bestuur bepaalt het beleid aangaande aankoop, eigendom, bruikleen, inhoud en thema s van de collectie. Zij laat zich hierbij adviseren door o.a. de Museum Federatie Fryslân, het Fries Museum en zijn eigen conservator. Stichting Streekmuseum Volkssterrenwacht Burgum is een Geregistreerd Museum en het beleid is er op gericht deze registratie te contineren voor de toekomst. De conservator draagt de verantwoordelijkheid voor de verzorging van de collectie, de stellages en de vitrines waarin deze is opgesteld, alles geheel volgens de eisen van de Museum Federatie Fryslân en de status van Geregistreerd Museum. De daarbij behorende administratie van afkomst, plaats van opslag, en staat van onderhoud vallen ook onder de verantwoordelijkheid van de conservator. De Adlib-medewerker draagt de verantwoordelijkheid voor een correcte weergave van alle gegevens in het Adlib programma. Aankopen geschieden door de conservator of met zijn toestemming vooraf door een daartoe aangewezen medewerker. Bij bedragen boven 150,- is vooraf goedkeuring van het bestuur nodig. Het wel of niet aanvaarden van schenkingen wordt beoordeeld door de conservator. Inname van goederen wordt ter plekke schriftelijk vastgelegd op de daartoe bestemde formulieren. De schenker/bruikleengever krijgt een kopie van dit formulier. Inname van goederen door de beheerder wordt schriftelijk vastgelegd op de daarvoor bestemde formulieren en op voorwaarde van goedkeuring door de conservator. De schenker/bruikleengever krijgt een kopie van dit formulier. Het uitlenen van goederen uit het Streekmuseum wordt nauwkeurig door de conservator schriftelijk gedocumenteerd (doel, periode, verantwoordelijkheid terugbrengen, verzekerings-voorwaarden) en in een register vastgelegd. De Lener en de beheerder ontvangen een kopie van dit formulier.

22 Documentatiecentrum Het bestuur bepaalt het beleid aangaande aankoop, eigendom, bruikleen, inhoud en thema s van de collectie in het documentatiecentrum van de Stichting.. Zij laat zich hierbij adviseren door o.a. de door haar ingestelde werkgroep, de Museum Federatie Fryslân, het Fries Museum en de gemeentearchieven van de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen. De bibliothecaris draagt de verantwoordelijkheid voor de verzorging van de collectie, de stellages en ruimte waarin deze zijn opgesteld. Tevens is hij verantwoordelijk voor de daarbij behorende administratie van afkomst, plaats van opslag, staat van onderhoud, enz. Aankopen geschieden door de bibliothecaris of, met zijn toestemming vooraf, door een andere medewerker. Bij bedragen boven 50,- is vooraf goedkeuring van het bestuur nodig. Het uitlenen van goederen uit het documentatiecentrum wordt nauwkeurig door de bibliothecaris schriftelijk gedocumenteerd (doel, periode, verantwoordelijkheid terugbrengen) en in een register vastgelegd. De Lener en de beheerder ontvangen een kopie van dit formulier.

23 Balie en verkoop Het bestuur stelt jaarlijks de entreeprijzen, de prijzen voor arrangementen en de minimale bijdrage voor donateurs vast. Deze prijzen worden duidelijk vermeld op de kasformulieren, de folders, de website en dergelijke. De beheerder maakt afspraken voor groepsbezoek en zorgt, rekening houdend met speciale wensen, voor de best passende medewerker als gastheer of gastvrouw. Ook houdt hij de agenda bij. Op publieksavonden worden geen groepsarrangementen met oranjekoek geboekt. De beheerder is verantwoordelijk voor de verkoop van artikelen die te maken hebben met het Streekmuseum en de Volkssterrenwacht. Hij houdt een verkooplijst en inventarislijst bij. Tijdens aanwezigheid van de beheerder verkoopt alleen de beheerder. Tijdens zijn afwezigheid de gastheer/gastvrouw die dan dienst heeft, of een door de beheerder daartoe aangewezen medewerker. Er mogen geen kortingen worden verleend of artikelen gratis meegegeven, tenzij het bestuur daartoe besloten heeft. Bij verkoop buiten het gebouw stelt de beheerder een lijst op met aantallen en verkoopprijzen. Bij afgifte van de goederen moet voor akkoord worden getekend. Bij terugkeer moet bij de beheerder worden afgerekend. Periodiek voert de beheerder overleg (2x per jaar) met de conservator en een vertegenwoordiger Volkssterrenwacht over de prijsvoering en de actualiteit van het bestand. Wel dient het bestuur ervoor te zorgen dat in de winkel slechts een zeer beperkt bestand van niet-eigen publicaties, en souvenirs mag worden verkocht. De beheerder legt indien nodig deze voorstellen voor aan de penningmeester en / of de voorzitter van het bestuur. Wekelijks wordt de kas opgemaakt. Het formulier met kasmutaties gaat naar de penningmeester. Geld in de kluis is alleen toegankelijk voor de beheerder en, in noodgevallen, de penningmeester.

24 Computerbeheer De Stichting stelt zich ten doel naast algemene kennisoverdracht, zich ook te richten op het basis-, voortgezet-, middelbaar-, en hoger onderwijs. Dat wil zeggen aanvullend en ondersteunend te zijn in het lessenpakket van onderwijsinstellingen in en rond de gemeenten Tytsjerksteradiel en Achtkarspelen. Zij werkt hierin samen met deze instellingen en andere musea in deze gemeenten. De Systeembeheerder is verantwoordelijk voor de werking en het onderhoud van deze apparatuur. Ook adviseert hij het bestuur over aankoop en vervanging van apparatuur. Medewerkers dienen zich strikt te houden aan de richtlijnen die bij de computers zijn aangegeven. Alle computers zijn of worden aangesloten op een server. De serverruimte is alleen toegankelijk voor de systeembeheerder. In de filmcabine is een computer (gekoppeld aan een beamer in de Rabozaal) voor presentaties aan een breder publiek. Ook is er een laptopaansluiting voor dit doel in de Rabozaal. In het kantoor/ de personeelsruimte staat een computer voor beheerdoeleinden en een ten behoeve van de werkgroepen. Daarnaast zijn er twee computers voor databeheer (Adlib en het documentatiecentrum), een voor publieksdoeleinden en een voor informatie bij de exposities. De systeembeheerder zal op gezette tijden back ups maken en computers opschonen. Medewerkers/bezoekers mogen zelf geen programma s installeren, wel mogen ze gebruik maken van alleen lezen programma s, tenzij de medewerker extra faciliteiten krijgt toegewezen. Geen van de computers is bedoeld voor privédoeleinden. Er is een centrale printer aangeschaft. Iedere medewerker kan zwart-wit printen of kopiëren. Kleurafdrukken zitten achter een code en mogen alleen gemaakt worden door/ of met toestemming van een bestuurslid of de beheerder. Zij hebben hiervoor een code ontvangen, die strikt persoonlijk mag worden gebruikt. De centrale printer bezit ook de mogelijkheid te scannen, echter alleen te gebruiken door medewerkers die deze functie nodig hebben voor het Streekmuseum en/of de Volkssterrenwacht. De Adlib-computer in het documentatiecentrum mag alleen gebruikt worden door de daartoe aangewezen medewerker en ten behoeve van de registratie van de collectie. Er komt een speciale Adlib leesversie op de server die ook vanaf de andere computers toegankelijk zal worden gemaakt.