Aan de gemeenteraden en de leden van het Algemeen Bestuur zijn verstuurd:

Transcriptie

1 Vergadering: Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen Onderwerp: Agenda Datum: 14 november uur Raadszaal Lisse 01 Opening en vaststelling agenda 02 Vaststellen besluitenlijst van 26 september Besluitenlijst 26 september Mededelingen, ingekomen stukken en uitgaande brieven 04 #Kracht15 Ter bespreking en advisering In het voorgaande Portefuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen stond een brief over een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie geagendeerd. Naar aanleiding van de advisering door het Portefuillehoudersoverleg is de brief aangepast in een brief naar de gemeenteraden en een brief naar de colleges van burgemeesters en wethouders. Bijgevoegd treft u beide brieven en bijlages aan. Aan de gemeenteraden en de leden van het Algemeen Bestuur zijn verstuurd: - Brief Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking, transitie #Kracht15. - Bijlage 1: Notitie Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking - Bijlage 2: Besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2014, #Kracht15 Positionering en Profilering Holland Rijnland. Beslispunten; 1. Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om het Besluit van het Algemeen Bestuur van 5 maart 2014; overdrachtsdocument: #Kracht 15, Positionering en Profilering Holland Rijnland, ter herbevestiging voor te leggen. 2. Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur de vijf in de brief genoemde vragen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie voor te leggen aan het Algemeen Bestuur ter consultatie. Aan de colleges van burgemeesters en wethouders is verstuurd: - brief Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking, transitie #Kracht15. - Bijlage 1: Verslag regionale werkconferentie - Bijlage 2: presentaties regionale werkconferentie - Bijlage 3: Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking. - Bijlage 4: Besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2014, #Kracht15 Positionering en Profilering Holland Rijnland. - Bijlage 5: Brief aan gemeenteraden over Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking. Bespreekpunten: In de brief naar de colleges van burgemeesters en wethouders worden verschillende vragen gesteld. Aan de colleges wordt verzocht hierop schriftelijk te reageren naar het Dagelijks Bestuur. Mogelijk bestaat in het Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen toch de behoefte stil te staan bij de gestelde vragen en hierover al van gedachten te wisselen: De vragen zijn: 1. Heeft u interesse om de ambtelijke organisatie Holland Rijnland (deels) te huisvesten? 1

2 2. Andere taken vraagt andere overlegvormen; van portefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels. 3. Een nieuwe samenwerking, een nieuw Dagelijks Bestuur. (spelregels) 4. Spelregelkader frictiekosten voor medewerkers die bovenformatief zijn. 05 Treasurystatuut 2014 Beslispunten: 1. Het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen bestuur voor te stellen om het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 in te trekken en; 2. Het Treasurystatuut samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen en in werking te laten treden met terugwerkende kracht op 1 januari PHO-voorstel Treasurystatuur a AB-voorstel Treasurystatuur b Voorblad treasurystatuut c Treausurystatuut 2014 concept 06 Financiële verordeningen Beslispunten: 1. In te stemmen met de Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Onder voorbehoud van positief advies van het PHO Bestuur en Middelen het Algemeen Bestuur op 17 december 2014 voor te stellen de Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2014 vast te stellen. 06 PHO-voorstel Financiële verordening a AB-voorstel financiele verordening b Voorblad financiele verordening c Financiële verordening 2014 concept officieel 06d Overzicht wijzigingen Financiële verordening 2014 ten opzicht van Financiën Jeugdhulp Onder voorbehoud van besluitvorming in het Dagelijks Bestuur Beslispunten: 1. Het AB Holland Rijnland te adviseren in te stemmen met de begrotingswijziging [nummer, 2014] voor de aanloopkosten inrichten opdrachtgeverschap jeugdhulp ad te weten directe bijdrage en voor de gemeenten compensabele BTW. 2. Het AB Holland Rijnland te adviseren in te stemmen met de begrotingswijziging [nummer, 2015] voor de exploitatiekosten opdrachtgeverschap jeugdhulp ad , te weten directe bijdrage [1% jeugdhulpbudget] en ,- voor de gemeente compensabele BTW. 3. Gemeenten te adviseren in te stemmen met vergoeding van BTW-kosten bovenop genoemde budgetten voor de aanloopkosten en de exploitatiekosten. Deze kosten zijn voor de gemeenten via het BCF compensabel. 4. Het DB Holland Rijnland te adviseren om voor het jeugdhulpbudget, dat door gemeenten ter beschikking wordt gesteld om regionaal jeugdhulp in te kopen, een nieuwe bankrekening te openen. 5. Gemeenten te adviseren in te stemmen met betaling van het jeugdhulpbudget vol gens een vast schema, waarbij elke 7 e van de maand 1/12 e deel van de totale gemeentelijke bijdrage aan het regionale jeugdhulpbudget wordt overgemaakt aan Hol land Rijnland. 07 PHO-voorstel Voorbereiding Technisch opdrachtgeverschap Jeugdzorg 350K 2

3 08 Rondvraag en sluiting Volgende vergaderingen Datum Tijd Locatie 6 februari Nog onbekend 3

4 CONCEPT-BESLUITENLIJST Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen d.d. 26 september 2014 Aanwezig: Gemeente Naam Gemeente Naam Alphen aan den Rijn M. du Chatinier Oegstgeest J.B Waaijer Alphen aan den Rijn T.P.J. Bruinsma Teylingen A.L.E.C. van der Stoel Leiden M. Damen Voorschoten E.P. Beimers Leiderdorp M.H. van Eng Zoeterwoude C. den Ouden Noordwijkerhout G. Goedhart Holland Rijnland R. van Netten C.E.D. van Schayk N. J. Verschuure D.N.J. Zwagerman M. Zwebe Nr. Agendapunt Voorstel Advies 01 Opening en vaststelling agenda Vaststellen Akkoord met voorstel De heer Du Chatinier (gemeente Alphen aan den Rijn) is geautoriseerd om voor de gemeente Kaag en Braassem te spreken. 02 Concept-verslag PHO BM 15 mei 2014 Vaststellen Akkoord met voorstel Met betrekking tot agendapunt 5 uit het verslag Beschikbaar stellen van de reserve mobiliteitskosten en de reserve frictie- en transitiekosten wordt vastgesteld dat de onderbouwing vanuit Kracht15 er nog niet is. Daarom kan ook deze reserve nog niet worden gereserveerd. 03 Mededelingen, ingekomen stukken en uitgaande brieven Mededeling over werkvoorstel benoeming Dagelijks Bestuur (n.a.v. het voorstel van de heer De Roon, Algemeen Bestuur d.d. 25 juni 2014) In het Algemeen Bestuur van juni is hierover van gedachten gewisseld. Mevrouw Van der Stoel en de heer De Waaijer hebben daarvoor een voorstel gedaan. Afgesproken is om de speregels voor benoeming van het Dagelijks Bestuur nog een keer tegen het licht te houden. Omdat ook de samenstelling van het Dagelijks Bestuur in Kracht15 een aandachtspunt is, ligt het voor de hand de 1

5 spelregels voor een voordracht daarin mee te nemen. De voorlopige planning is dat deze spelregels tegelijkertijd met de herziening van de gemeenschappelijke regeling in het Algemeen Bestuur zal voorliggen. 04 Marap Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om bijgevoegde Managementrapportage (Marap) van Holland Rijnland per 1 augustus 2014 vast te stellen. 2. Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om in te stemmen met aanpassingen binnen de begroting 2014 met betrekking tot: a. Aanwending van de reserve Gebiedsfonds in 2014 met -/ b. Beëindiging Samenwerking Jongerenloket -/ c. Gebiedsfonds Groen blauwe diensten +/ , met dekking door de subsidie van PZH d. Bijdrage Simulatie HOV corridor +/ , gedekt door extra bijdrage betreffende gemeenten e. Transitiebudget +/ , zijnde het saldo het opgenomen RAS budget met het Transitiebudget, gedekt vanuit provinciale middelen f. Talentcoaching voor een Aandachtspunt is om zorgvuldig te opereren in het voortraject, zodat er een voorstel komt te liggen met draagkracht vanuit de regio. Akkoord met voorstel Door personele wijzigingen bij Holland Rijnland moest in de drukke periode van Jaarrekening 13 en Begroting 15 prioriteiten worden gesteld, Hierdoor heeft de MARAP vertraging opgelopen. Met het oog op de komende veranderingen is er nog niet gekeken naar de cijfers voor het eind van het jaar. Op dit moment zou kunnen worden gesteld dat going concern Holland Rijnland binnen de begroting 14 zou blijven Het is nu nog niet in te schatten hoe de mobiliteitsgelden eruit zien. Er wordt gevraagd om een nadere uitleg over het punt talentcoaching in de notulen. Dit betreft het begeleiden/ coachen jongeren met problemen op verschillende leefterreinen. De tekst die is aangeleverd voor de Marap luidt: Subsidie Talentcoaching ( ,-): Naar aanleiding van een SP-motie in gedeputeerde staten van Zuid-Holland is er voor 2014 een eenmalig provinciaal budget voor kwetsbare jongeren beschikbaar gesteld waar regio s middels een subsidieaanvraag een beroep op kunnen doen. Regio Holland Rijnland heeft namens de gemeenten een subsidieaanvraag van ,- ingediend t.b.v. het project Talentcoaching voor jongeren met lichte problematiek door het jongerenwerk en jongeren met zwaardere problematiek door Cardea Jeugdzorg. 2

6 bedrag van +/ , met dekking door de subsidie PZH g. Zorg 16+ +/ , met dekking door de subsidie PZH h. Aanpassen werkelijk beschikbaar gestelde bedrag voor Volwasseneneducatie -/ i. Positioneren naar Profileren +/ , met dekking door de subsidie van PZH Het moet duidelijker worden wat er precies wordt bedoeld met het transitiebudget. Hiermee wordt nadrukkelijk iets anders bedoeld dan de frictiekosten. Afgesproken wordt dat dit nader wordt uitgelegd in de notulen. Uitleg: De gaat niet over kracht15, maar over de 3D Transitie Jeugdzorg Voor deze transitie die onderdeel is van 3D is een subsidie verstrekt om de 3D Transitie van de jeugdzorg, van de provincie naar de gemeenten goed te kunnen regelen. In de begroting 2014 was dit 3D Transitiebudget Jeugdzorg nog niet opgenomen, wel was een andere subsidie opgenomen die geen doorgang vindt. Per saldo wordt de begroting voor ,- verhoogd. Dit wordt verantwoord in de notities 3D jeugdzorg en is in de Marap niet meer dan een technische wijziging. 05 Uitvoering aanbevelingen onderzoek RIF van de Gezamenlijke Rekenkamercommissie Aan het Dagelijks Bestuur te adviseren het Algemeen Bestuur voor te stellen in te stemmen met de voorgestelde uitvoering van de aanbevelingen naar aanleiding van het rekenkameronderzoek RIF. Akkoord met voorstel Suggestie is om de standpunten van de gemeenten weer te geven. Mevrouw Van Schayk van Holland Rijnland zegt toe dit later per mail aan de PHO-leden toe te sturen. De standpunten van de gemeenten zullen bij de griffies worden uitgevraagd. 06 Stand van zaken #Kracht15 Ter kennisname Op een concept-notititie over de stand van zaken #kracht15 en een concept brief voor gemeenteraden wordt input gevraagd van de portefeuillehouders. De volgende aandachtspunten worden genoemd, en zullen worden verwerkt in de definitieve stuken: Uitleg over feitelijke realisatie van de bezuinigingsdoelstelling die is afgesproken in AB 5 maart Uitleg over het niet herzien van de vastgestelde voorlopige begroting 2015 Benadrukken dat gemeenten verantwoordelijk zijn voor boventalligheid personeel HR 3

7 Gemeenteraden informeren over uitkomsten collegeconferentie van 18 juli 2014 De inhoudelijke agenda van de het nieuwe samenwerkingsverband als bijlage toe te voegen aan de notitie Procesplan toevoegen aan de notitie Maak duidelijk wat behoort tot #kracht15 en wat behoort tot lopende huidige uitvoeringstaken in het Sociaal Domein, door actualiseren van de tekst van de inhoudelijke agenda De discussie over eventuele verkleining van het AB moet nog in het AB zelf gevoerd gaan worden. Het standpunt van Kaag en Braassem hierover wordt meegenomen als input voor de discussie hierover in het Algemeen Bestuur van december. 07 Rondvraag en sluiting De heer Beimers vraagt de ambtelijke analyse op de rijksbegroting na te sturen. Deze wordt door het stafbureau van Holland Rijnland nagestuurd. Daarnaast is deze te vinden op de website van Holland Rijnland. 4

8 In Holland Rijnland werken samen: Alphen aan den Rijn, Hillegom, Kaag en Braassem, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Lisse, Nieuwkoop, Noordwijk, Noordwijkerhout, Oegstgeest, Teylingen, Voorschoten en Zoeterwoude Aan de colleges van burgemeester en wethouders in de regio Holland Rijnland Leiden: 9 oktober 2014 Contact: N.J. Verschuure Kenmerk: UIT Telefoon: (071) kverschuure@hollandrijnland.net Bijlage: ja Onderwerp: Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking, transitie #Kracht15 Geacht college, Op 10 juli 2014 vond de regionale werkconferentie plaats over de koers van de regionale samenwerking Holland Rijnland. Aan de hand van twee presentaties zijn de voorstellen voor een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie besproken. Tijdens deze conferentie bleek dat ook onder de nieuwe colleges van burgemeester en wethouders brede steun bestaat voor de richtinggevende uitspraken van het Algemeen Bestuur van 5 maart Bij de regionale werkconferentie is afgesproken dat het Algemeen Bestuur gevraagd wordt om deze richtinggevende uitspraken te herbevestigen. Bij de bespreking van de voorstellen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie is bovendien afgesproken een aantal vragen expliciet aan de gemeenteraden voor te leggen. Een afschrift van de brief aan de gemeenteraden met deze vragen treft u als bijlage aan bij deze brief. Daarnaast is tijdens de regionale werkconferentie gesproken over de wijze waarop de ambtelijke ondersteuning van de samenwerking vormgegeven moet worden. Dit vooral met het oog op de vraag of de taakstelling van 25% op de inwonerbijdrage realiseerbaar is. Bij de bespreking bleek brede steun te bestaan voor variant 2; een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft. Het Dagelijks Bestuur is sindsdien voortvarend aan de slag gegaan met de voorbereidende werkzaamheden voor de transitie naar een nieuwe organisatie. De komende maanden wordt hiermee volop doorgegaan. Uw reactie gevraagd Naast de vragen aan de gemeenteraden over een andere bestuurlijke organisatie zijn er ook voorstellen die meer in het domein van de colleges van burgemeester en wethouders liggen. Bovendien is het ons gebleken dat er over enkele voorstellen nog vragen zijn. Hieronder lichten wij graag enkele zaken toe. Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland Schuttersveld 9, 2316 XG Leiden Postbus 558, 2300 AN Leiden Telefoon (071) info@hollandrijnland.net IBAN nr. NL87BNGH KvK nr BTW nr. NL B01

9 Wij verzoeken u vriendelijk om schriftelijk te reageren op de onderstaande voorstellen. Omdat sommige vragen meer urgent zijn dan andere is per vraag een gewenst reactiemoment aangegeven. 1. Heeft u interesse om de ambtelijke organisatie Holland Rijnland (deels) te huisvesten? Tijdens de regionale werkconferentie hebben de verschillende delegaties de steun uitgesproken voor een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft. De besparing van minimaal 25% die gerealiseerd moet worden op de inwonerbijdrage zal met name gevonden worden in minder formatie, andere huisvesting en het uitbesteden van de bedrijfsvoering. De gemeenten Alphen aan den Rijn, Katwijk, Leiden en Leiderdorp hebben aangegeven in principe geïnteresseerd te zijn om de ambtelijke organisatie of delen daarvan te huisvesten. Met deze gemeenten zullen wij binnenkort het gesprek aangaan over de voorwaarden en kosten die daarmee gemoeid zijn. Mocht een andere gemeente hiervoor ook interesse hebben verzoeken wij deze dit zo snel mogelijk, doch uiterlijk 27 oktober 2014 kenbaar te maken bij de kwartiermaker, de heer Van Netten. 2. Andere taken vraagt andere overlegvormen; van portefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels. In de uitgangspunten voor de verdere regionale samenwerking is gekozen voor een scenario dat gaat voor een netwerksamenwerking met ruimte voor flexibele allianties tussen gemeenten en partners en een nadruk op de samenwerking binnen de clusters. De portefeuillehoudersoverleggen zullen zich daardoor meer richten op de platformfunctie, afstemming en belangenbehartiging. De werkwijze wordt meer projectmatig ingericht. Het zwaartepunt van de samenwerking verschuift van overgedragen taken, met besluitvormende bevoegdheden van het Algemeen Bestuur, naar samenwerking in het domein van de colleges. De portefeuillehoudersoverleggen vinden nu minimaal vier keer per jaar plaats ter voorbereiding van een vergadering van het Algemeen Bestuur. De frequentie van de portefeuillehoudersoverleggen kan worden aangepast aan de behoefte en de agenda komt tot stand vanuit de portefeuillehouders en het Dagelijks Bestuur. Het portefeuillehoudersoverleg kan dus ook vaker plaatsvinden dan nu het geval is en de werkvorm kan ook anders ingevuld worden, bijvoorbeeld in de vorm van bestuurlijke werktafels. Wij willen u vragen of u kunt instemmen met een andere opzet van de portefeuillehoudersoverleggen en een flexibele frequentie. Wilt u dit uiterlijk 1 december bij ons kenbaar maken. 3. Een nieuwe samenwerking, een nieuw Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur bestaat nu uit 7 leden, 1 voorzitter en 2 leden per cluster. Bij de huidige samenstelling van het Dagelijks Bestuur is geprobeerd rekening te houden met een goede verdeling tussen man-vrouw, burgemeesters en wethouders, politieke 2

10 partijen en tussen grote en kleinere gemeenten. De transitie naar de nieuwe regionale samenwerking kan leiden tot een gewijzigde samenstelling van het Dagelijks Bestuur. Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van juni 2014 is aangekaart dat er behoefte bestaat aan transparante spelregels voor de vorming van het Dagelijks Bestuur. Wij willen u vragen uw eventuele wensen en ideeën over deze spelregels voor 1 december aan te geven zodat deze mee kunnen worden genomen in een voorstel voor het Algemeen Bestuur. Een voorstel wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de vergadering van het Algemeen Bestuur in maart Tijdens de regionale werkconferentie en het Portefeuillehoudersoverleg Bestuur en Middelen zijn vragen gesteld over de gewenste cofinanciering en het moment waarop de taakstelling van 25% zal worden gerealiseerd. Graag gaan wij hier nog kort op in. 1. Cofinanciering op tijd organiseren In het besluit van het Algemeen Bestuur van maart 2014 is afgesproken om een besparing te realiseren van minimaal 25% en een substantieel bedrag voor cofinanciering. Het Dagelijks Bestuur vindt het belangrijk om financiële middelen beschikbaar te hebben voor cofinanciering. De ervaring is dat bij een aanvraag voor cofinanciering het als gevolg van besluitvormingstrajecten en begrotingswijzigingen lang duurt om deze beschikbaar te krijgen. Dit vraagt van het Dagelijks Bestuur vaak creatieve oplossingen om toch snel financiële middelen beschikbaar te hebben, of het risico te lopen kansen te missen. Indien de regio een budget beschikbaar heeft kan zij snel op kansen inspringen, zonder daarvoor een extra bijdrage aan gemeenten te hoeven vragen in de vorm van begrotingswijzigingen. Tijdens de regionale werkconferentie is afgesproken om in 2015 met een voorstel te komen over cofinanciering. In dit voorstel zal het doel, de opzet en de voorwaarden voor cofinanciering nader uitgewerkt worden. Ook wordt daarbij uitgewerkt wat er precies met het geld gedaan kan worden en wie de zeggenschap over deze budgeten heeft. 2. De nieuwe organisatie is 25% goedkoper, maar nog niet direct een besparing voor gemeenten in 2015 De nieuwe organisatie is 25% goedkoper, het moment waarop deze besparing daadwerkelijk kan worden ingeboekt is afhankelijk van de inspanningen van gemeenten om de frictiekosten op te lossen. Vanuit de kring van gemeentesecretarissen is aangegeven dat een taakstelling van 25% realiseerbaar is. In de regionale werkconferentie hebben de delegaties de adviezen van de gemeentesecretarissen overgenomen. Het Dagelijks Bestuur is direct na de regionale werkconferentie gestart met het inzetten van pre-mobiliteit, het opstellen van een plan van aanpak en een sociaal plan. Daarmee wil het Dagelijks Bestuur zo snel mogelijk tot de gewenste besparing te komen. De daadwerkelijk realisatie van de besparing en de snelheid waarmee die worden gerealiseerd, is afhankelijk van de afvloeiing van personeel, de frictiekosten en de afspraken hierover met de deelnemende gemeenten. Ook loopt de huisvestingsverplichting tot 1 januari Op dit moment komt er daarom nog geen herziene begroting voor 2015 waarin de taakstelling volledig is verwerkt. Wel wordt voor het komende jaar al een taakstelling 3

11 gerealiseerd van -5,31%. De komende periode wordt ingezet om maatregelen te treffen om de formatieomvang in lijn te laten komen met de uitkomsten van het advies van de gemeentesecretarissen dat via de scrumsessies is opgesteld. Daarvoor wordt ook ingezet op het sluiten van een dienstverleningsovereenkomst met een gemeente voor de huisvesting en bedrijfsvoering. Hiervoor wordt de uitvraag voor het huisvesten (van delen) van de organisatie binnenkort uitgezet. 3. Een nieuwe ambtelijke organisatie voor alle taken van Holland Rijnland, of worden uitvoerende taken van de strategische eenheid gesplitst. Het Dagelijks Bestuur gaat voor wat betreft de taken van de nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie uit van de vigerende gemeenschappelijke regeling. Dat betekent dat er voor de uitvoerende taken zoals het regionaal bureau leerplicht vooralsnog geen nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt opgesteld. Voor het vormgeven van de nieuwe ambtelijke organisatie wordt wel onderzocht of een splitsing tussen uitvoerende taken en de strategische eenheid verstandig is. De uitkomst hiervan is mede afhankelijk van het aanbod voor het huisvesten van onder andere het regionaal bureau leerplicht. De voor- en nadelen van een splitsing zullen voor deze gesprekken over het huisvesten worden opgesteld. 4. Afbouw huidige organisatie, frictiekosten en zorgplicht voor medewerkers Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat de pre-mobiliteit op gang komt. Dit gebeurt door vooruitlopend op formele afspraken in het sociaal plan te starten met van werk naar werk-trajecten. U kunt als gemeente in deze fase helpen door het in dienst nemen van medewerkers van Holland Rijnland. Dit is voor de betrokken medewerker een goede zaak. Maar daarmee helpt u ook om uw deel van de frictiekosten te beperken en opgelegde taakstelling van minimaal 25% op de inwonerbijdrage sneller te realiseren. Wij realiseren ons dat u bij het vervullen van vacatures in uw organisatie gehouden bent aan afspraken zoals u die zelf gemaakt heeft met uw Georganiseerd Overleg (GO) en ondernemingsraad (OR). Als er sprake is van een vacature in uw organisatie en de afspraken binnen uw organisatie zijn doorlopen, dan stellen wij het zeer op prijs dat er vervolgens met een positieve grondhouding gekeken wordt naar kandidaten die nu werkzaam zijn bij Holland Rijnland. Uiteraard staan wij open voor de mogelijkheid om in individuele gevallen op basis van maatwerk te komen tot specifieke afspraken. Het is echter zeer denkbeeldig, dat na afronding van de plaatsingsprocedure meerdere medewerkers bovenformatief zijn. Dat is vooral voor de betrokken medewerker uitermate vervelend. Het Dagelijks Bestuur treedt met de kring van gemeentesecretarissen in overleg hoe hier op een zorgvuldige wijze mee om te gaan en om te kijken of andere oplossingen zijn dan een medewerker bovenformatief te verklaren. Daarbij wordt ook bekeken op welke wijze invulling gegeven kan worden aan de zorgplicht zoals deze is uitgesproken tijdens de collegewerkconferentie met de intentie om voor deze medewerkers een passende oplossing te vinden. Hierbij stelt het Dagelijks Bestuur voor om aan het Algemeen Bestuur twee afspraken ter besluitvorming voor te leggen. Daarbij is afspraak 1 een terugvaloptie voor het geval dat het niet lukt een door elk college en het Georganiseerd Overleg van Holland Rijnland onderschreven voorstel voor deze zorgplicht vast te stellen. 4

12 Spelregelkader frictiekosten voor medewerkers die bovenformatief zijn. Afspraak 1 Na afronding van de plaatsingsprocedure transitie Holland Rijnland, worden medewerkers die niet zijn geplaatst in de nieuwe organisatie en die nog in dienst zijn van het samenwerkingsorgaan bovenformatief. De daaraan verbonden frictiekosten komen voor rekening van de deelnemende gemeenten. Dit conform de verdeelsleutel op basis van de inwonerbijdrage. De gemeente die na afronding van de plaatsingsprocedure een bovenformatieve medewerker een duurzaam dienstverband aanbiedt wordt daarvoor naar rato bij de verdeling van de frictiekosten beloond. Het Dagelijks Bestuur kan besluiten om met de betreffende gemeenten aanvullende afspraken te maken. Deze afspraak zal ter besluitvorming aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd, omdat bij een toekomstige jaarrekening deze afspraak kan leiden tot een andere wijze van verdeling van het rekeningresultaat over de gemeenten. Afspraak 2 In afwijking van afspraak 1 kan worden afgesproken om na afronding van de plaatsingsprocedure, de medewerkers die bovenformatief zijn te verdelen over de gemeenten. Met de kring van secretarissen, maar ook met het GO zal gekeken moeten worden wat voor de medewerkers en voor de gemeenten een goede oplossing is. Indien afspraak 2 niet tot overeenstemming leidt, is afspraak 1 van kracht. Wij verzoeken u vriendelijk zo snel mogelijk, doch uiterlijk 27 oktober te reageren op dit spelregelkader, zodat deze bij de verder uitwerking kan worden meegenomen. Vervolg proces U wordt verzocht schriftelijk te reageren op alle bovenstaande voorstellen. Na ontvangst van deze reacties gaan wij verder met de transitie naar de nieuwe organisatie. Uiterlijk 1 april 2015 start de nieuwe organisatie waarbij de plaatsingsprocedure uiterlijk 1 juli 2015 is afgerond. De periode tot 1 april 2016 zal nodig zijn om de gehele transitie vorm te geven. Bestuurlijke organisatie Parallel aan dit proces gaan wij verder met de voorstellen voor een andere bestuurlijke organisatie. Deze zullen in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 17 december 2014 worden besproken en worden verwerkt in een voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit voorstel zal vermoedelijk worden aangeboden voor besluitvorming voor de vergadering van het Algemeen Bestuur in maart Daarna wordt de gemeenteraden gevraagd in te stemmen met wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Deze wijzigingen zijn pas van kracht nadat daarna elke gemeenteraad met deze wijzigingen heeft ingestemd. Deze besluitvorming is voorzien in het tweede kwartaal van

13 Schema Gevraagde reactie op Termijn Interesse in huisvesten ambtelijke organisatie Uiterlijk 27 oktober 2014 Andere werkvorm portefeuillehoudersoverleg Uiterlijk 1 december 2014 Spelregels samenstelling Dagelijks Bestuur Uiterlijk 1 december 2014 Spelregelkader frictiekosten Uiterlijk 27 oktober 2014 Mocht u vragen hebben over de voorstellen in de notitie Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking, en het op prijs stellen om over deze voorstellen nog nader in gesprek te gaan, dan komt een delegatie van het Dagelijks Bestuur natuurlijk graag bij u langs. Voor verdere informatie over het project #kracht15 verwijzen wij u ook graag naar de website: Onder de knop Kracht15 treft u de informatie aan. Hoogachtend, het Dagelijks Bestuur Holland Rijnland, de secretaris, de voorzitter, R. van Netten H.J.J. Lenferink Bijlagen: 1. Bijlage 1: Verslag regionale werkconferentie 2. Bijlage 2: presentaties regionale werkconferentie 3. Bijlage 3: Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking. 4. Bijlage 4: Besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2014, #Kracht15 Positionering en Profilering Holland Rijnland. 5. Bijlage 5: Brief aan gemeenteraden over Holland Rijnland 2015, naar een flexibele samenwerking. 6

14 Kort verslag: Regionale werkconferentie toekomstige samenwerking Holland Rijnland. Op 10 juli 2014 is in Kaag en Braassem een regionale werkconferentie gehouden over de gewenste samenwerking tussen de veertien gemeenten binnen Holland Rijnland. Voor deze conferentie zijn alle veertien Colleges van Burgemeester en Wethouders uitgenodigd. Vanuit alle gemeenten waren delegaties aanwezig. Tijdens deze conferentie zijn twee presentaties gehouden om de verschillende opties te schetsen voor een nieuwe bestuurlijke organisatie en een nieuwe ambtelijke organisatie. Deze presentaties zijn bijgevoegd (link invoegen). Inleiding De voorzitter van Holland Rijnland, Henri Lenferink, trapt af met het toelichten van het doel van de bestuurlijke conferentie. In 2012 is de discussie gestart over de toekomstige samenwerking tussen de aan Holland Rijnland deelnemende gemeenten. De samenwerking is succesvol geweest en het is goed te kijken hoe de regio zich het beste kan positioneren en profileren. Daartoe zijn verschillende notities en rapporten geschreven, er twee regionale congressen georganiseerd en zijn meerdere discussies gevoerd. In het proces is het nu belangrijk vervolgstappen te zetten, ook voor de organisatie en de werknemers. Allereerst is het belangrijk terug te blikken op de besluitvorming in de vergadering van het Algemeen Bestuur op 5 maart Geconstateerd wordt dat de toen bepaalde uitgangspunten overeind staan voor alle nieuwe colleges en gemeenteraden na de gemeenteraadsverkiezingen. Dat betekent dat de nieuwe samenwerking zich zal focussen op de sociale agenda, ruimte en economie. Het betekent bovendien dat het zwaartepunt van de samenwerking zal worden verschoven naar de clusters. En daarbij is een taakstellende bezuiniging van minimaal 25% op de inwonerbijdrage het uitgangspunt. Voor het vervolgproces is 5 maart ook besloten om met een uitwerking te komen voor de drie sporen; bestuurlijke organisatie, ambtelijke organisatie en de transitie. Tijdens de bestuurlijke werkconferentie wordt hierover gesproken aan de hand van voorstellen, die zijn voorbereid door de kerngroep van gemeentesecretarissen. Taken en bevoegdheden Bij de keuze voor een nieuwe samenwerkingsvorm is het belangrijk om te kijken naar enkele dillema s. Wel of geen overgedragen taken, besluitvorming bij meerderheid of unanimiteit en hoe de platformfunctie in te vullen. Daarbij heeft het Algemeen Bestuur op 5 maart voorgesteld om een AB te vormen met 2 leden per gemeente. Het voorstel is ook om minimaal 2 keer per jaar te gaan vergaderen. Nog niet besloten is of er raads-, danwel collegeleden in het AB plaatsnemen, en of een gemeente met een DB lid 1 extra AB lid mag afvaardigen. Reacties Na de presentatie geven verschillende gemeenten hun reacties op de voorstellen. Vanuit Leiderdorp wordt opgemerkt dat de voorstellen weliswaar ondersteund worden, maar het nog onvoldoende helder is wat er nu niet meer gedaan gaat worden. Daarbij wordt de vraag gesteld of uitvoerende taken niet elders ondergebracht moeten worden. Vanuit Lisse wordt aangegeven dat de uitgangspunten worden ondersteund maar er wel een vraag is over wat er meer gedaan gaat worden binnen het sociaal domein, aangezien nu vrijwel alles via de platformfunctie gaat. Uit de gemeente Oegstgeest komt een pleidooi om toch ook aandacht te houden voor het positioneren en profileren van de regio. Het is belangrijk ook aandacht te houden voor de strategische kant van Holland Rijnland en de beeldvorming naar buiten toe. Platform en lobby, daar gaat het om en daar zijn ook middelen voor nodig. De kracht en enthousiasme, zoals dat bijvoorbeeld op het regiocongres werd vertoont, moet behouden blijven. Belangrijk is het om de raden betrokken te houden bij de samenwerking. De gemeente Alphen aan den Rijn geeft mede namens de Rijnstreek aan het eens te zijn met het voorgenomen takenpakket. Een vraag die wel leeft is hoe om te gaan met eventuele nieuwe vragen, wie pakt het dan op. De verschuiving naar de clusters is belangrijk, echter afstemming tussen de clusters ook. De Rijnstreekgemeenten kunnen zich bovendien goed voorstellen de Leerplichtfunctie apart te organiseren.

15 De gemeente Voorschoten geeft aan zich ook prima in de uitgangspunten van 5 maart te kunnen vinden. Wel kiest Voorschoten een ander pad voor het organiseren van de taken in het sociaal domein. Daarbij wordt meer naar Wassenaar en Leidschendam/ Voorburg gekeken. De voorzitter van Holland Rijnland, Henri Lenferink, concludeert dat de uitgangspunten van 5 maart worden gedeeld. Daarbij geeft hij aan dat de uitwerking in de vervolgfase komt. In de nieuwe Gemeenschappelijke regeling zullen de taken nader omschreven worden. Nu is dat nog te abstract. Over het afsplitsen van de uitvoering van de Leerplicht geeft hij aan dat dit kan. Het zijn twee wezenlijk verschillende organisaties qua karakter, tussen uitvoering en strategie. De afgelopen jaren is er echter ook baat bij geweest om beide samen te voegen, bijvoorbeeld in de informatievoorziening. Een ander nadeel van splitsing is dat er dan mogelijke een extra bestuur nodig is. Een voorstel met voor en nadelen van afsplitsing van de leerplicht zal hiertoe zal nader worden uitgewerkt worden. Het zelfde geldt voor wat betreft het sociale domein. De discussie is nog niet uitgekristalliseerd. De inkoop van zeer specialistische zorg voor jeugd op schaal van de regio kan bijvoorbeeld opgenomen worden in de Gemeenschappelijke regeling, maar ook via bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst. Evident is dat de platformfunctie het zwaartepunt zal zijn van de samenwerking op dit gebied. Voor wat betreft de positionering en profilering is het belangrijk hiervoor de middelen te hebben in de nieuwe organisatie. Ook de raden moeten betrokken blijven. Of gemeenteraden 2 keer per jaar een regiocongres willen, zal aan de raden zelf worden voorgelegd. Het is belangrijk een balans te bewaren. De kosten voor de organisatie zullen daarbij ook worden vermeld. Tenslotte erkent de voorzitter dat de afstemming tussen de clusters belangrijk is. Het is zonde als de kennis uitwisseling stopt, of als er anderzijds zaken dubbel worden gedaan. Ook functioneren nog lang niet op alle niveaus de clusters overal evengoed. Er moet voor gezorgd worden dat er een goede overdracht plaatsvindt. Bestuurlijk organisatie Voorgesteld wordt om het Algemeen Bestuur terug te brengen naar twee leden per gemeente en het aantal vergaderingen terug te brengen tot minimaal 2 keer per jaar. Hierbij wordt opgemerkt dat het belangrijk is dat raden aangesloten blijven bij de samenwerking. Daarom wordt afgesproken dit voorstel voor de samenstelling van het AB en de vergadercyclus open aan de gemeenteraden voor te leggen. Ook is er enige discussie over het aantal leden voor het Dagelijks Bestuur. Op 5 maart is besloten vooralsnog te gaan voor twee DB-leden per cluster, plus een voorzitter. Een kleiner DB zou ook kunnen, al wordt opgemerkt dat de tijdsbelasting als DB-lid dan wel extra hoog wordt. Over de portefeuillehoudersoverleggen wordt aangegeven dat flexibiliteit nodig is en het belangrijk is om elkaar te blijven ontmoeten. Ambtelijke organisatie De gemeentesecretaris van de gemeente Katwijk, Erwin Stolk, presenteert namens de kerngroep van gemeentesecretarissen de verschillende scenario s voor een nieuwe ambtelijke organisatie. De kerngroep adviseert om te kiezen voor scenario 2 waarbij Holland Rijnland als zelfstandige organisatie blijft bestaan, maar waarbij de ondersteuning bij een gemeentelijke organisatie wordt ingehuurd. Alle opties leidden tot een gewenste besparing van minimaal 25%. Belangrijk voordeel bij een zelfstandige organisatie is de herkenbaarheid en flexibiliteit. Vanuit de verschillende gemeenten wordt aangegeven dat een dergelijke reorganisatie veel van de medewerkers vraagt en het daarom in een keer goed gedaan moet worden. Vanuit sommige gemeenten wordt gepleit voor het splitsen van uitvoering en beleid. De gemeente Alphen aan den Rijn wil daarbij best de organisatie en bedrijfsvoering voor de Leerplichtfunctie op zich nemen. Over de taakstelling van de 25% wordt door sommige gemeente aangegeven er wel voor te waken dat nu met taken bij Holland Rijnland wordt gestopt, die dan vervolgens in eigen huis of in het cluster weer worden opgepakt. Mogelijk ben je daardoor juist meer budget kwijt. Over de co-financieringsbehoefte zijn nog wel enkele vragen. Bijvoorbeeld over wie bepaalt waar welk flexibel budget aan wordt besteed. Op zich worden de voordelen hiervan zeker ook gezien. Het kan een startpunt zijn om mooie initiatieven aan te jagen. Daarbij wordt

16 aangegeven dat het eigenlijk zo zou moeten zijn dat je geld voor een project pas gaat ophalen als je een project hebt. In de praktijk werkt het echter zo niet. Als je dat doet ben je snel een half jaar kwijt om eerst bij 14 gemeenten langs te gaan. Dit terwijl de behoefte vaak is om snel te kunnen schakelen, bijvoorbeeld bij co-financiering voor initiatieven uit het bedrijfsleven. Bovendien schept dit ruimte voor de inhuur. Daarmee is het makkelijker om met een kleinere schaal te werken. Sommige gemeenten stelde hierbij de vraag of de organisatie niet nog kleiner zou kunnen. Vanuit de kerngroep van gemeentesecretarissen werd daarbij aangegeven dat het dan onmogelijk zal zijn de gewenste taken uit te voeren en op te pakken. Al met al stemmen de gemeenten in met het voorstel voor scenario 2. Transitie Voor het vervolgproces wordt voorgesteld wordt om het Dagelijks Bestuur een kwartiermaker te laten zoeken. De kwartiermaker kan dan direct na de zomer aan de slag met de verdere uitwerking en onderstaande planning. Tijdspad 3e kwartaal 2014: ronde raden / colleges concept herziene GR en herziene begroting 2015 e.v. 3e kwartaal 2014: overleg GO over sociaal plan e.d. 4e kwartaal 2014: Besluitvorming Algemeen Bestuur 1e kwartaal 2015: finale besluitvorming raden 1 april april 2016: transitie 2017; realisatie taakstelling minimaal -25%

17 Kracht15 in beelden

18

19 Stap 1 Reductie Taken GR (Holland Rijnland)

20 Holland Rijnland transitie I HR org. NU Reductie >25% > R S B O U HR org. Nw R S B O U < Kosten afhankelijk van organisatiemodel Kosten afhankelijk van organisatiemodel Huisvesting management

21 Stap 2 Filosofie nieuwe organisatie

22 Vaste kern vs Flexibele schil 2 uitersten = het totaal van activiteiten onder de verantwoordelijkheid van het DB Regionale organisatie Gemeentelijke organisaties Regionaal organiseren Gemeentelijke organisaties HR organisatie HRorganisatie In deze situatie worden bijna alle taken tbv de regio uitgevoerd door eigen personeel. Dit lijkt de huidige situatie. Voor een klein deel van de taken wordt een beroep gedaan op personeel uit de gemeenten. Let op: om de paarse schil is nog een schil van mensen uit de gemeenten die met regiothema s bezig zijn op eigen initiatief. Deze kosten zijn voor rekening van de gemeente die ze maakt. In deze situatie wordt alleen het minimaal noodzakelijke uitgevoerd door eigen personeel. Voor verreweg de meeste taken wordt personeel uit de gemeenten ingeleend. Deze situatie leidt tot grotere flexibiliteit, grotere betrokkenheid van gemeenten (nabijheid, eigenaarschap), continuïteit (minder kwetsbaarheid) en efficiëncy in ureninzet.

23 Stap 3 Inventariseren Varianten Organisatie

24 Holland Rijnland 4 varianten huisvesting 1 2 3a 3b HR HR G1 HR G G1 G1 G 1 G 2 G 3 G 4 G 5 R S B O U R S B U O R S B O U R S B O U Variant 1 Zelfstandige organisatie Zelfstandige huisvesting Volledig takenpakket bijeen Variant 2 Zelfstandige organisatie Huisvesting bij 1 gemeente Ondersteunende taken door gemeenten Rest takenpakket bijeen Variant 3a 1 gemeente levert volledig takenpakket en huisvesting Variant 3b Meer gemeenten leveren elk een deel van het takenpakket Opties: I gemeenten die kunnen en willen waarmaken. II gemeente van het DB lid met pf III mix: O en U duurzaam bij dezelfde gemeente en R,S en B bij gemeente van DBlid

25 Stap 4 Matching Filosofie en Varianten Organisatie

26 Taken nieuwe organisatie Programmamanagement op alle terreinen Belangenbehartiging/lobby en platformfunctie (inclusief voorbereiding bestuurlijk overleg) Signaleren en benoemen nieuwe ontwikkelingen Organiseren cofinanciering Regie op projecten groen, mobiliteit (inclusief aanvragen en verdelen subsidies) Beleidsontwikkeling Faciliteren inkoop volwasseneducatie Benutten gelden ESF Uitvoeringstaken RBL, RMC, RMK, urgentieverklaringen, BWS, BDU, RVMK, CVV, RPV

27 Benodigde capaciteit Thema Huidig (fte) Nieuw (fte) Totaal beleidsvorming domein Ruimtelijk/Economisch 11 8,4 Totaal beleidsvorming domein Sociaal 7,5 6,1 Totaal Bestuursondersteuning & Concernadvies (incl. regiosecretaris) 8,6 6,5 Totaal uitvoerende taken Subtotaal / bedrijfsvoering 49 Totaal Bedrijfsvoering >> uitbesteden 12,5 7,2 Totale organisatie (incl. bedrijfsvoering) 67,6 56,2

28 Opbouw besparingen Begroting Variant 1 Variant 2 Variant 3a Variant 3b 2015 Organisatiekosten Taakstelling Lean Projectgelden Ruimtelijk domein Totale besparing

29 Holland Rijnland 4 kostenplaatjes NU R S 1 2 3a 3b HR HR B O U R G1 HR S G B U O R S G1 G1 B O U G 1 R G 2 S G 3 G 4 G 5 B O U R S HR HR B O U Reductie Reductie K Reductie Reductie * Minimaal Reductie Ruimte voor cofinanciering * Zonder secretaris ( )

30 Score op criteria Herkenbaarheid Eigenaarschap 1. Beleid, uitvoering en ondersteuning regionaal in één afzonderlijk organisatie( onderdeel) 2. Beleid en uitvoering regionaal gehuisvest bij en gefaciliteerd door een gemeente. + + (mits als zelfstandige organisatie herkenbaar) + (mits gezamenlijk bestuurlijk aangestuurd) + (mits als zelfstandige organisatie herkenbaar) 3a. Eén centrumgemeente levert aan de GR. 3b. Meerdere gemeenten leveren aan de GR. 4. Portefeuillehouder (DB lid) organiseert eigen ondersteuning (1 gemeente ++) +/ (3/4 gemeenten +, overige ) +/ (1 DB lid ++, overige )

31 Stap 5 Specificatie

32 Organisatieprofiel Medewerkersprofielen Balans continuïteit/flexibiliteit

33 Stap 6 Implementatie Transformatie

34 Klaar

35 Collegewerkconferentie Holland Rijnland 10 juli 2014 #KRACHT15 1

36 Programma 13:00-13:10 uur: Opening :00 uur: Inhoud, taken & bevoegdheden uur: Bestuurlijke organisatie uur: Ambtelijke organisatie uur: Transitie uur: Vervolgafspraken 2

37 Taken en bevoegdheden Hoofdlijn 5 maart 2014 de bestuurlijke ambitie om in het ruimtelijk, economisch en sociaal domein samen te werken het vernieuwen van de gemeenschappelijke regeling, met voor het fysiek domein een lichter takenpakket en voor het sociaal domein een aangepast takenpakket 3

38 . Holland Rijnland voor: gezamenlijke lobby en belangenbehartiging platformfunctie gezamenlijk kansen voor de regio oppakken efficiency het uitvoeren en afronden van Programma van Afspraken / RIF-projecten zwaartepunt van de samenwerking verschuift naar de clusters. samenwerking vooral op clusterniveau of individuele gemeenten organiseren. samenwerking op regionaal niveau is complementair aan samenwerking op clusterniveau. Voorkomen dat onderwerpen dubbel worden opgepakt of dat onderwerpen tussen wal en schip belanden en blijven liggen 4

39 Inhoud samenwerkingsagenda Ruimte Wonen Mobiliteit Groen (Natuur & Landschap) Economie (incl. ruimte voor co-financiering) 5

40 Inhoud samenwerkingsagenda Werk AWBZ/WMO Jeugd 6

41 Bestuurlijke Organisatie Zwaartepunt van de samenwerking verschuift van: overgedragen taken / richtinggevende rol platformfunctie (in t domein van de colleges) en belangenbehartiging 7

42 Dit rechtvaardigt Een kleiner AB (2 leden per gemeente) Minder frequent AB (van minimaal 4x/jaar minimaal 2x/jaar) Raads en/of collegeleden in AB? Leden met DB-lid wel/geen 3 e AB-lid? 8

43 Van portefeuillehoudersoverleggen naar bestuurlijke werktafels Van en voor de portefeuillehouders Frequentie en vorm; door en voor de portefeuillehouders Agenda; vanuit de portefeuillehouders en DB 9

44 DB nieuwe stijl Formeel bij overgedragen taken Integraliteit Signaleert kansen Aanspreekpunt voor andere overheden Beheer afgeslankte organisatie Beheer RIF (rechten / plichten) 10

45 Betrokkenheid raden Werkafspraak; eigen college primair verantwoordelijk Holland Rijnland faciliteert de informatievoorziening (nieuwsbrief, site, bijeenkomsten) Eén keer per jaar regiocongres (zoals 27 mei jl.). 11

46 Ambtelijke organisatie Prestentatie van Erwin Stolk, secretaris van Katwijk, lid Kerngroep #Kracht 15, verantwoordelijk voor dit onderdeel. 12

47 Transitie / tijdpad 3 e kwartaal 2014: ronde raden / colleges concept herziene GR en herziene begroting 2015 e.v. 3 e kwartaal 2014: overleg GO over sociaal plan e.d. 4 e kwartaal 2014: Besluitvorming Algemeen Bestuur 1 e kwartaal 2015: finale besluitvorming raden 1 april april 2016: transitie 2017; realisatie taakstelling minimaal -25% 13

48 Afspraak Gemeenten die voor 1 april 2015 personeel Holland Rijnland overnemen worden beloond door dit te verrekenen met de frictiekosten Opdracht aan Dagelijks Bestuur; pré-mobiliteit op gang brengen van medewerkers Opstellen transitieplan (incl. spelregelkader fricitiekosten) 14

49 Holland Rijnland 2015 Naar een flexibele samenwerking Leiden Versie 14 oktober

50 Inhoudsopgave 1. Inleiding en terugblik proces #Kracht15 2. Wijze van organiseren 3. Gemeenschappelijke Regeling 4. Financieel kader 5. Vervolgproces 6. Bijlage: besluit Algemeen Bestuur 5 maart 2015: #Kracht 15 Positionering en Profilering Holland Rijnland. 2

51 1 Inleiding en terugblik proces #Kracht15 Inleiding De aan Holland Rijnland deelnemende gemeenten beraden zich op de toekomst van het regionale samenwerken. De wensen en samenwerkingsbehoeften van de deelnemende gemeenten zijn veranderd. Dit heeft geleid tot een discussie over op welke gebieden regionale samenwerking gewenst is en welke taken een regionaal samenwerkingsorgaan zou moeten uitvoeren. Deze discussie heeft tot nu toe geresulteerd in een overdrachtsdocument #Kracht15, Positionering en Profilering Holland Rijnland. Dit overdrachtsdocument is door het Algemeen Bestuur in de vorm van een aantal richtinggevende uitspraken vastgesteld. Voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op 17 december 2014 worden de raden gevraagd deze richtinggevende uitspraken te herbevestigen. Voorgeschiedenis Het samenwerkingsverband Holland Rijnland bestaat sinds De basis voor deze regionale samenwerking was het programma van afspraken. Met de oprichting van een Regionaal InvesteringsFonds is deze samenwerking verstevigd. In 2010 hebben de gemeenten uit de Rijnstreek zich aangesloten bij Holland Rijnland. Met het realiseren van de belangrijkste ambities en doelstellingen van de samenwerking is de regionale samenwerking effectief gebleken. Het realiseren van de belangrijkste ambities was de voornaamste reden dat in de 2012 is gestart met de discussie over de toekomst van het regionale samenwerken binnen Holland Rijnland. De belangrijkste vraag daarbij is: Wat is de rol en positie van het huidige samenwerkingsverband in de komende jaren. Vanaf 2012 tot de verkiezingen in maart 2014 zijn er in het proces om te komen tot een nieuw profiel voor de regionale samenwerking vele stappen gezet; - Er heeft een onderzoek plaatsgevonden naar het ruimtelijk en economisch profiel van de regio. - Er is een notitie Spijkers met koppen geschreven met een aantal uitgangspunten voor verdere samenwerking; De uitkomst daarvan was meer focus op de onderwerpen economische zaken, duurzame leefomgeving en het sociale domein. En daarbij de keuze voor een netwerkorganisatie en de besparing van minimaal 25% op de inwonerbijdrage. - Een delegatie van de stuurgroep Positionering en Profilering van de regio is voor de bespreking hiervan langs alle raden gegaan om over de regionale agenda en deze uitgangspunten te spreken. - Om de inhoudelijke agenda voor verdere samenwerking nader te verkennen met de gemeenteraden zijn er twee regiocongressen georganiseerd. - Op 5 maart 2014 is in het Algemeen Bestuur als resultante van dit voortraject een overdrachtsdocument vastgesteld met een aantal richtinggevende uitspraken over de toekomstige samenwerking in Holland Rijnland. - Op 10 juli 2014 zijn tijdens een regionale werkconferentie de voorstellen van de kerngroep van gemeentesecretarissen besproken voor een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Hierbij zijn een aantal afspraken gemaakt die worden voorgelegd aan colleges van burgemeester en wethouders en aan de gemeenteraden. 3

52 Het overdrachtsdocument Op 5 maart 2014 heeft het Algemeen Bestuur een aantal richtinggevende uitspraken gedaan met betrekking tot de richting van de samenwerking Holland Rijnland. Samengevat komen deze besluiten op het volgende neer: 1 de bestuurlijke ambitie om in het ruimtelijke, economisch- en sociaal domein samen te werken; 2 het vernieuwen van de gemeenschappelijke regeling, met voor wat betreft het fysiek domein een lichter takenpakket en v.w.b. het sociaal domein een aangepast takenpakket; 3 het inzetten van Holland Rijnland voor gezamenlijke lobby en belangenbehartiging (zoals gesprekken met andere overheden) waarbij ruimte moet zijn om kansen voor de regio gezamenlijk op te pakken; 4 het uitvoeren en afronden van Programma van Afspraken / RIF-projecten; 5 de ambitie van gemeenten om meer op het niveau van de clusters of individuele gemeenten samenwerking te organiseren. De samenwerking op regionaal niveau moet complementair zijn aan de samenwerking op clusterniveau. Op deze wijze voorkomen we dat onderwerpen dubbel worden opgepakt of dat onderwerpen tussen wal en schip belanden en blijven liggen; In de bijlage treft u het volledige overdrachtsdocument zoals dat op 5 maart 2014 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Een nieuwe bestuurlijke en ambtelijke organisatie Naast deze uitspraken, verstrekte het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur de opdracht om scenario s uit te werken voor de ambtelijke en bestuurlijke inrichting van Holland Rijnland waarbij rekening diende te worden gehouden met de uitgangspunten van minimaal 25% minder inwonerbijdrage en het beschikbaar maken van een substantieel bedrag voor cofinanciering. Inmiddels zijn deze scenario s uitgewerkt en gepresenteerd aan de colleges van burgemeester en wethouders op een regionale werkconferentie. Tijdens deze werkconferentie is de voorkeur uitgesproken om te komen tot: een zelfstandige ambtelijke organisatie, zodanig gehuisvest en voor de bedrijfsvoering ondersteund dat het als zelfstandige organisatie herkenbaar blijft. Daarnaast zijn verschillende voorstellen gepresenteerd om te komen tot een andere wijze van organiseren van de bestuurlijke en ambtelijke organisatie. Deze worden in het volgende hoofdstuk nader toegelicht. 4