Titel: VoIP, alles of niets? Van: Albert Molenaar en Maarten Oberman Telecommagazine april 2006

Transcriptie

1 Titel: VoIP, alles of niets? Van: Albert Molenaar en Maarten Oberman magazine april 2006 De markt Los van schommelingen in de verkoop van PABX systemen is globaal 10 tot 15% van de organisaties staat, gezien de gemiddelde levensduur van een spraakcommunicatie-infrastructuur op het kantelpunt van kiezen voor een structurele aanpassing, upgrade of vernieuwing ervan. VoIP is daar één van de overwegingspunten in. Onderstaand zal op dit keuzeproces ingegaan worden. De volgende hoofdlijnen zijn de praktijk: 1. (Bijna) niets doen a. Het huidige systeem continueren en dus er zo min mogelijk aan doen ( sterfhuisconstructie.) b. Aankoppelen van een VoIP infrastructuur, die functioneel geïntegreerd is met bestaande infrastructuur en tegelijkertijd een upgrade of migratie van de spraakcommunicatie-infrastructuur implementeren. 2. alles doen a. Integraal vervangen van de huidige telefonie infrastructuur door een nieuwe te kopen, of b. Vervangen van de huidige telefonie infrastructuur door contracten af te sluiten op basis van dienstverlening, (managed service) Bij het bepalen van het beste scenario zijn algemene en in het bijzonder lokaal gebonden overwegingspunten van toepassing zo heeft de praktijk geleerd. Om tot een gefundeerde keuze te komen is het noodzakelijk om criteria, waaraan de nieuwe situatie moet voldoen nader te beschouwen. Deze kunnen onder andere zijn: verbetering van de bereikbaarheid, vergroten van flexibiliteit en schaalbaarheid, vergroten van de functionaliteit en de integratie hiervan met de datacommunicatieomgeving, b.v. met MS Outlook, aanwezigheid informatie etc, verbeteren van de beveiliging, betrouwbaarheid en continuïteit van de dienstverlening en de kwaliteit van de datacommunicatietransportomgeving. Ad 1. Niets doen De dynamiek van de markt op dit gebied en die van de organisatie voorkomt dat niets doen haalbaar is. Gezien de dalende marktprijzen voor communicatiemiddelen en de dalende onderhoudsprijzen betekent niets doen op dit punt te veel betalen. Soms eist de leverancier voor het verlengen van het onderhoudscontract een upgrade van het systeem. TCO calculatie kan aangeven of dat financieel zinvol is. Los hiervan is het vreemd dat de klant zou moeten investeren in een infrastructuur om het Oberman Consultants BV, Maarn, 1

2 onderhoud dat de leverancier doet zeker te stellen. Zeker als dit binnen 10 jaar na installatie geëist wordt. Wat zijn de mogelijkheden voor de verdere ontwikkeling van de communicatie infrastructuur: Een migratiescenario, in welke vorm dan ook biedt een geleidelijke overgang naar IP. De migratie kan plaatsvinden om bijvoorbeeld de vervanging van defecte toestellen in de PABX omgeving, die na vele jaren niet meer leverbaar zijn te realiseren. Ook kan het zijn om uitbreidingen te realiseren, waarvan de afschrijftermijn langer is dan die van de oude omgeving. Zo n scenario is alleen haalbaar als er een voldoende functionele integratie en koppelcapaciteit is tussen de oude en de nieuwe omgeving. Daarnaast zijn er nog beheerconsequenties als er geen integraal beheer mogelijk is over de twee onderscheiden delen. Dit is punt van aandacht om bij geleidelijke IP migratie scenario om niet in een spagaat scenario te eindigen Sommige systemen (leveranciers) willen, voor deze vorm van migratie eerst dat het oude systeem naar de laatste release gebracht wordt. Dit is een kostenpost om mee te nemen in een TCO berekening. Ad 2. Alles doen In het voorgaande is ingegaan op de scenario s niets doen of bijna niets doen. Integraal vernieuwen is het andere alternatief. De keuze voor (nog steeds ) TDM/PABX of VoIP is gebaseerd op de volgende hoofdlijnen, zoals functionaliteit, status en kwaliteit van de datacommunicatieinfrastructuur, status en kwaliteit van de klassieke telefoon bekabelingsinfrastructuur, afbreukrisico van de integratie van spraak en datacommunicatieomgeving, TCO kosten voor de verschillende beschikbare technologieën (TDM/PBX, VoIP), beheer(s)situtatie. Binnen het kader vernieuwen is er op hoofdlijnen, zeker in de VoIP omgeving een keus te maken tussen zelf de eigen infrastructuur hebben versus het afnemen van spraakdiensten van een operator uit de markt. Afsluiten van contracten op basis van dienstverlening heeft een aantal volgende voordelen ten opzichte van het zelf aanschaffen en beheren van systemen bijvoorbeeld kan bij de juiste contractvorming zo n scenario flexibel zijn in het licht van krimp en wijziging van de functionele behoeften. De dienstverlenende partij kan dit in een groter kader op pakken. Beheer en aanpassingen gebeuren op afstand door een andere partij, die kan in het licht van een groter volume meer kennis en ervaring hebben en dit sneller oppakken. Daartegenover staat dat een lokale beheerder de lokale situatie en ad hoc zaken beter aan voelt en meer geïnspireerd overkomt door zijn directe betrokkenheid. Nieuwe functionaliteit is afhankelijk van de upgrade mogelijkheden die de provider heeft, dan kan remmend zijn wanneer een systeem tijdens een upgrade situatie stil gelegd moeten worden voor de dienstverlening. De dienstverlener moeten dan rekening houden met andere organisaties die Oberman Consultants BV, Maarn, 2

3 aangesloten zijn. In de praktijk blijkt namelijk dat elke organisatie zo zijn eigen onderhoudstijdvenster heeft dat de dient niet beschikbaar hoeft te zijn. Hoewel de nieuwe functionaliteit bij VoIP sterk in opkomst is, wordt bij analyses nog veel naar de financiële aspecten gekeken. De ontwikkelingen in de markt zijn ook terecht, zij het dat dat niet alleen het keuzepunt moet zijn. Economisch voordeel is met VoIP eenvoudig en zonder meer te behalen in greenfield situaties, of als gelijktijdig met de telefonieinfrastructuur ook het datanetwerk vervangen moet worden. Bij gebruik van VoIP en keuze van het juiste type toestel kan namelijk volstaan worden met één aansluiting per werkplek voor spraak en data. VoIP telefoontoestellen hebben over het algemeen een data-aansluiting waarop de PC aangesloten kan worden. In bewoonde omgevingen kan op die wijze kabel tekort opgeheven worden, wat eveneens een besparing geeft. In de greenfield omgeving is de besparing op bekabeling globaal 150 per werkplek. Financiële aspecten Financieel zijn er twee scenario s te analyseren, niets doen versus alles doen. Voor niets doen geldt het volgende: 1. Een oude PABX infrastructuur is duur in onderhoud door de prijsdalingen in de markt en vaak ook nog door in de loop van de tijd niet meer gebruikte poorten. Tevens speelt het tarief per poort, dat ook nog duurder is dan in een VoIP infrastructuur van de juiste omvang. 2. De upgrade van de centrale tbv een geleidelijke overgang naar VoIP kost ongeveer 120 tot 150 per poort (!) bij diverse pabx systemen. Daarbovenop komen nog de kosten om VoIP toestellen aan te sluiten op het geupgrade systeem. Tbv de migratie naar IP. Voor het scenario nieuw geldt bij het uitgangspunt dat de datacommunicatie-infrastructuur op orde moet zijn voor de inzet van VoIP. Op basis van evaluaties van actuele offertes bedraagt een poortprijs 300 (bij systemen met 1000 poorten) tot zelfs 175 tot 200 per poort (bij systemen met 8000 poorten en meer). Dit is inmiddels significant goedkoper dan PABX poorten. Er is hier ook een aanwijsbare oorzaak voor. In een VoIP systeem is niet meer sprake van toestelpoorten en toestelkaarten, wel van voice processing. In een PABX systeem is 90% van de vulling van een (systeem-) toestelkaarten, 8% is netlijnkaarten en 2 % is systeemprocessor etc. De toestelkaarten zijn er niet meer, die zijn getransformeerd naar ethernet en Voice processing. Dit komt nu terug in verlaging van de kostprijs en verkleining van het volume en uiteindelijk dus ook significant in de verkoopsprijs. Overigens geldt deze afname van de prijs per poort inclusief adequaat toestel ook voor het onderhoud, dat Oberman Consultants BV, Maarn, 3

4 veelal in offerte trajecten als een percentage van de investeringen is gedefinieerd. Kernpunten in TCO berekeningen voor de beslissing van een vergelijk tussen migratiepad vanuit de PABX omgeving naar VoIP via upgrading versus bijvoorbeeld nieuw heeft een aantal punten in zich die aandacht vergen. Bijvoorbeeld de gevolgen van een upgrade, die in principe een beperktere levensduur en dus kortere afschrijvingstijd dan geheel nieuw heeft. Dat komt doordat er nog oude componenten achterblijven, zoals bijvoorbeeld toestelkaarten, voeding e.d.. Voorts betekent als men in delen overgaat en een upgrade dus over een langere periode in de levensduur uitgesmeerd wordt, een leverancier zal stellen dat datgene wat achtergebleven is opnieuw van een upgrade voorzien zal moeten worden. De evaluatie van offertetrajecten laat zien dat het onderhoud van een PABX duur is geworden door in de loop der tijd niet meer gebruikte poorten, waar wel onderhoud voor betaald wordt in het systeem te laten zitten. In een nieuwe situatie wordt onderhoud betaald over het huidige aantal in gebruik zijn de poorten en dat is altijd kleiner in een VoIP omgeving, omdat toestel- en toestelkaart ontkoppeld zijn. Een belangrijk positief punt is dat het beheer geruisloos door gaat in het upgrade/migratiescenario, in het alles nieuw scenario zal opleiding nodig zijn en inregelen van het nieuwe beheer. Het zal in die situatie vrijwel altijd een nieuwe beheer omgeving zijn. In het scenario VoIP nieuw is onderhoud op basis van de huidige marktcijfers, gebaseerd op offerte evaluaties en bijbehorende contracten significant goedkoper dan onderhoud aan klassieke PABX systemen. Dat geldt ook voor de nieuwe PABX systemen van vandaag. Dit komt voornamelijk doordat er in een VoIP systeem geen toestelkaarten te onderhouden zijn. Toestelkaarten is 90% van het volume van de klassieke PABX systemen. Deze dedicated hardware is in de VoIP systeem vervangen door Voice processing, software dus Financiële aspecten Het afwegen van VoIP diensten in financieel opzicht, is pas interessant als de functionaliteit eerst duidelijk en helder is. Cruciaal hierbij is wat het betekent voor de TCO (total cost of ownership) als geheel. Een TCO model is een krachtig middel om de gevolgen van keuzes voor de financiën inzichtelijk te krijgen. De TCO als geheel is interessant als de functionaliteit stabiel is. In de praktijk blijkt dat bij een VoIP als dienstverlening de functionele flexibiliteit minder is dan gewenst in de gebruiksfase. Los hiervan is er nog een aantal punten, die afweging vergen wanneer men VoIP diensten op afstand wenst te betrekken, bij een VoIP provider. Techniek Oberman Consultants BV, Maarn, 4

5 Technisch gezien lijkt het gebruiken van een dienst op afstand, dus impliciet ook centralisatie van de fysieke middelen geen verandering in de dienstverlening te brengen. Wat maakt het met IP tenslotte ook uit waar het staat. Er is een aantal verschillen bij concentratie of zelfs vergaande concentratie van de VoIP middelen. Eén van de aspecten is dat concentratie de mate van netwerkafhankelijkheid verhoogt. Dit in combinatie met de uitvalkans en vooral de impact geeft uiteindelijk aan waar en hoe de compensatie gezocht moet worden. Voorts betekent naast de elementen die ongepland down veroorzaken, ook de mogelijkheden van gepland down nader geanalyseerd moeten worden in het licht van een toename van de diversiteit van een klantenkring. Meer diverse doelgroepen betekent een krapper tijdvenster om een infrastructuur voor werkzaamheden stil te leggen, of meer additionele noodvoorzieningen om met minder mogelijkheden tijdelijk verder te werken. Dit kunnen kostenposten zijn en het is daarom zinvol hier in een architectuur ontwerpfase nader over na te denken. Dit geldt voor het geheel van netwerkverbindingen en VoIP processing in het licht van afbreukrisico en impact van uitval. Het medegebruik van een infrastructuur door derden vergt ondanks wellicht uitmuntende logische scheiding nadenken over beveiligingsaspecten en de te constateren bedreigingen omzetten naar maatregelen etc. Organisatie Omdat met IP afstandsoverbrugging eigenblijk geen onderwerp van discussie meer is, is het dus goed mogelijk om de dienst via middelen op afstand te bieden, zij het dat er door het feit dienst op afstand wel elementen in het geheel veranderen. De ervaring heeft geleerd dat er een vereenvoudiging van de doorbelasting van kosten plaatsvindt, omdat de provider zijn klanten toch al moet doorberekenen wat zij doen. Daarnaast is er door de wet van de grote aantallen een betere mogelijkheid tot schaalbaarheid. Wat de één net wil krimpen, heeft de ander net nodig aan groei van de omvang van de infrastructuur. Een punt van aandacht om goed vast te leggen is het beheer op afstand en snelheid van handelen in bijvoorbeeld service level agreements en deze in te regelen in de organisatie, en dan vooral juist goed toegesneden op de eigen organisatie. De slagvaardigheid in het bieden van spraakdiensten aan de gebruiker is cruciaal voor de primaire bedrijfsprocessen. De cijfers In de onderstaande tabel zijn praktijkcijfers opgenomen van de evaluatie van offertes en infrastructuren ter vergelijk van de eerder genoemde criteria. Hiermee kan zicht gekregen worden in de ontwikkeling van de financiën van een infrastructuur gedurende de reële levensduur. De globale TCO berekening is onderstaand voor de genoemde scenario s weergegeven voor een infrastructuur met 1000 poorten. Oberman Consultants BV, Maarn, 5

6 aanta l stuks prijs toestell en toestelle n totaal aantal systee m totaal systee m onderh oud afschr ijf termij n gem kosten per jaar koppel kosten bij plaatsi ng elders beheer kosten per jaar gemidd eld per jaar 1 niets doen a oudste toestellen vervangen onderhoud reduceren b upgrade tbv pad naar IP en oudste toestellen vervangen alles doen a integrale vervanging door VoIP prijs prijs prijs prijs prijs prijs b VoIP als dienst Toelichting op de tabel Het is duidelijk te zien uit de financiële opstelling dat helemaal niets doen de duurste variant is, zeker als in ogenschouw wordt genomen dat dit eigenlijk alleen kan voor een periode van maximaal een jaar of drie tot vier. De goedkoopste variant is, zoals logischerwijs verwacht mag worden, een VoIP installatie in eigen beheer. Conclusie Een TCO berekening is cruciaal in de planning van een communicatieinfrastructuur. In het algemeen zal daaraan vooraf moeten gaan een stabiele visie op de globale communicatie-infrastructuur en functionele omgeving die men voor ogen heeft. Daarnaast moeten ook andere financieel getinte condities meegerekend worden. In feite wordt daarmee het globale concept voor de volgende infrastructuur vastgelegd. Op basis van de TCO zal dan het selectieproces ingezet kunnen worden (zie magazine selectieproces januari 2006). Individuele componenten in de financiële planning van een communicatie-infrastructuur geven geen zicht op de beste prijsprestatieverhouding. Oberman Consultants BV, Maarn, 6