Jaardocument Maatschappelijke verantwoording 2009

Transcriptie

1 Jaardocument Maatschappelijke verantwoording 2009 N /071206/1 Stichting Trimenzo Twello

2 Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten van de verslaggeving 2 2 Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Samenwerkingsrelaties 6 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor een goed bestuur Raad van Bestuur / Directie Toezichthouders Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad 16 4 Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten / cliënten Kwaliteit van zorg Klachten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Samenleving Financieel beleid 30 5 Jaarrekening 35

3 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Voor u ligt het jaardocument maatschappelijke verantwoording 2009 van Stichting Trimenzo. Trimenzo is een dienstverlenende organisatie op het gebied van zorg, welzijn en wonen. Zij is als zorgleverancier werkzaam in de gemeente Voorst op drie intramurale locaties, n.l. De Benring te Voorst, Het Grotenhuis en St. Martinushof te Twello. Daarnaast wordt in de gemeente Voorst extramurale zorg bij cliënten thuis geleverd via Trimenzo Zorg aan Huis. Het maatschappelijk verslag geeft een beeld van het gevoerde beleid en de resultaten van Stichting Trimenzo over de periode 1 januari 2009 tot en met 31 december Hiermee wil Trimenzo zich verantwoorden naar (huidige en toekomstige) cliënten, medewerkers, overheidsdiensten, andere belanghebbenden en de maatschappij als geheel. In dit document worden alle verantwoording- en informatieverplichtingen waaraan de zorgorganisaties jaarlijks moeten voldoen in een integrale jaarverantwoording samengevoegd. Eén van de hoogtepunten voor Trimenzo in 2009 was de verlenging voor de komende drie jaar van de HKZ-certificering (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling Zorgsector). In 2006 had Trimenzo het HKZ-kwaliteitscertificaat ook al mogen ontvangen. In 2009 werd na Europese aanbesteding voor de tweede keer door Trimenzo de gunning van de Wmo in de gemeente Voorst behaald. Tevens was er in 2009 opnieuw sprake van snelle groei van Trimenzo Zorg aan Huis. Het aantal cliënten van Trimenzo Zorg aan Huis (Wmo, AWBZ en PGB) steeg in 2009 van 311 naar 387 en de jaaromzet 2008 ZaH bedroeg ruim ,--. In dit verslag kunt u lezen hoe Trimenzo haar doelstellingen heeft gerealiseerd op het gebied van zorg, kwaliteit, personeel en organisatie, externe samenwerking en financieel beleid en beheer. Er is in 2009 voortvarend gewerkt aan verbetering van zorg aan cliënten, nieuwe initiatieven en voorbereiding van nieuwbouwplannen, verbetering van kwaliteit op basis van HKZ-audits en het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering. Dit alles kan alleen tot stand komen doordat alle medewerkers en vrijwilligers zich met grote betrokkenheid inzetten voor onze cliënten en onze organisatie. Ik wil op deze plaats dan ook graag mijn dank uitspreken naar alle medewerkers, alle vrijwilligers, alle familieleden van onze cliënten, onze drie cliëntenraden, onze ondernemingsraad en onze Raad van Toezicht. Onze cliënten wil ik bedanken voor het in Trimenzo gestelde vertrouwen. Twello, mei 2010 S.F.M. Haarsma directeur-bestuurder 2

4 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon: Trimenzo Adres: Binnenweg 2 Postcode: Plaats: 7391 GP Twello Telefoonnummer: Identificatienummer Kamer van Koophandel: adres: Internetpagina: 2.2 Structuur van het concern Juridische structuur van het concern De rechtsvorm van Trimenzo is een stichting. centralediensten@trimenzo.nl Besturingsmodel Stichting Trimenzo kent een Raad van Toezicht, een Raad van Bestuur (directeur-bestuurder) en een managementteam. De Raad van Toezicht legt de aansturing van de organisatie binnen het vastgelegde beleid neer bij de Raad van Bestuur. De directeur-bestuurder geeft leiding aan de locatiemanagers, die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van hun locatie en hiervoor verantwoording aan de directeur-bestuurder verschuldigd zijn. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de locatiemanagers zijn in een functiebeschrijving vastgelegd. Aan het eind van de verslagperiode kende het managementteam de volgende samenstelling: De heer S.F.M. Haarsma De heer D.W. Wieske De heer G.T.J. Küpers De heer F.B.M. Leferink De heer S.M. Zwaferink directeur-bestuurder locatiemanager De Benring locatiemanager Het Grotenhuis locatiemanager St. Martinushof HEAD (hoofd economische en administratieve dienst) Toelating(en) De modernisering van de AWBZ leidt tot een functionele benadering van de vraag voor welke doelgroep(-en) wordt gewerkt. Van de zeven functies die de AWBZ onderscheidt worden de volgende vijf aangeboden: Huishoudelijke verzorging; Persoonlijke verzorging; Verpleging; Ondersteunende begeleiding; Verblijf. Organisatorische structuur van het concern Zie volgende pagina organogram

5 Cliënt Zorg aan Huis verzorging groepsverzorging/activiteiten huishouding linnendienst voeding technische dienst zorgmanager facilitair manager receptie en secretariaat (cliënten)administratie applicatiebeheer locatiemanager facilitair manager functionaris pr & communicatie HEAD interne controle functionaris kwaliteitsfunctionaris Ondernemingsraad directeur-bestuurder Cliëntenraad management assistent praktijkopleider p&o-functionaris Raad van Toezicht

6 Medezeggenschapsstructuur Trimenzo heeft één ondernemingsraad en drie onderdeelcommissies. In 2009 vond vijfmaal een overlegvergadering van de ondernemingsraad plaats met de directeur-bestuurder en P&O-functionaris. Eenmaal was een vertegenwoordiger vanuit de Raad van Toezicht aanwezig. De drie cliëntenraden van de stichting komen in principe zes keer per jaar bijeen. Er is dan tijd ingeruimd voor overleg met de directeur-bestuurder, de locatiemanager en een vertegenwoordiger van de Raad van Toezicht. Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt dat wordt verstrekt aan de cliënten van de zorgcentra en aanleunwoningen, alle leden van de Raad van Toezicht en aan de diensthoofden. Naast vertegenwoordigers namens de cliënten van de zorgcentra en namens de cliënten van de aanleunwoningen, hebben ook familieleden/vertegenwoordigers namens de psychogeriatrische cliënten zitting in de cliëntenraad. 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering In de statuten van stichting Trimenzo staat de doelstelling als volgt omschreven: De stichting heeft ten doel om zonder winstoogmerk aan ouderen en andere zorg- en hulpbehoevenden huisvesting, verzorging en/of verpleging te verschaffen, alsmede het verrichten van diensten aan personen, behorende tot deze groepen, alles in de ruimste zin. De Stichting tracht haar doel te bereiken door: 1. Het exploiteren, beheren en in stand houden van de verzorgingshuizen De Benring, Het Grotenhuis en St. Martinushof in de gemeente Voorst, al dan niet in combinatie met andere bestaande of nog op te richten woon- en zorgvoorzieningen voor ouderen en andere zorg- en hulpbehoevenden; 2. Het aanbieden van Zorg aan Huis aan zelfstandig wonende ouderen en andere zorg- en hulpbehoevenden; 3. Het doen uitvoeren van alle werkzaamheden en activiteiten, voortvloeiend uit de doelstelling, onder meer door in kwalitatief en kwantitatief opzicht voldoende personeel; 4. Het bevorderen en het (mede) realiseren van een plaatselijk en/of regionaal voorzieningenbeleid voor ouderen en andere zorg- en hulpbehoevenden, al dan niet in samenwerking met andere instellingen en organisaties op het gebied van de ouderenzorg, gezondheidszorg, welzijnszorg en aanverwante sectoren; 5. Alle andere wettige middelen, welke het doel kunnen bevorderen. Trimenzo biedt zorg aan de volgende doelgroepen: Somatische aandoening of beperking; Psychogeriatrische aandoening of beperking. 5

7 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens Aantal/bedrag Aantal/bedrag Cliënten Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde verslagjaar Productie Aantal intramurale verzorgingsdagen in verslagjaar (excl. kortdurend verblijf) Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten ,13 123,61 Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten Waarvan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Het werkgebied van Trimenzo is de gemeente Voorst. Deze gemeente bestaat uit twaalf kernen, te weten: Bussloo, De Vecht, Klarenbeek, Steenenkamer, Posterenk, Nijbroek, Terwolde, Teuge, Twello, Voorst, Wilp en Wilp-Achterhoek. De zorgcentra van Trimenzo zijn gevestigd in Twello en Voorst. Trimenzo Zorg aan Huis wordt vanuit de drie zorgcentra en sinds december 2008 vanuit het kantoor in het Medisch Centrum Twello geleverd in de gehele gemeente Voorst. Trimenzo is werkzaam in Zorgkantoorregio Midden-IJssel. 2.4 Samenwerkingsrelaties Trimenzo hecht grote waarde aan de samenwerking met partners in het veld van zorgaanbieders, welzijnsorganisaties en woningbouwcorporaties (ketenpartners). Dit komt onder andere tot uiting in allerlei samenwerkingstrajecten, projecten en samenwerkingsovereenkomsten. 6

8 Trimenzo is aangesloten bij de Zorgalliantie (dza). Samen met zes andere stichtingen voor verpleging en verzorging in de regio Oost-Veluwe worden initiatieven ontwikkeld op bedrijfsmatig en zorginhoudelijk gebied. Volgens plan is de dza per 31 december 2009 ontbonden, omdat de doelstellingen in de praktijk niet meer haalbaar bleken te zijn. Er is samenwerking met Zorggroep Apeldoorn e.o. met betrekking tot de levering van verpleeghuiszorg op de drie locaties (zowel individueel als in groepsverband). Trimenzo koopt medische en paramedische zorg in bij Zorggroep Apeldoorn ten behoeve van de eigen verzorgingshuisbewoners met een verpleeghuisindicatie (Zorg Op Maat c.q. aanvullende zorg) en is daarmee in staat om verpleeghuisgeïndiceerde cliënten lang de benodigde zorg te bieden. Trimenzo participeert binnen Stichting Disgenoten en exploiteert samen met GGNet, Zorggroep Apeldoorn e.o. en De Goede Zorg een gezamenlijke centrale keukenvoorziening in Apeldoorn. De maaltijden worden vervolgens ondermeer vanuit satellietkeukens op de drie locaties van Trimenzo geleverd aan de bewoners van de zorgcentra. Er is geregeld overleg tussen Trimenzo en het Zorgkantoor Midden-IJssel (Salland) te Deventer over de omvang en de kwaliteit van de geleverde zorg. Het Zorgkantoor krijgt op basis van de overeenkomst alle informatie die nodig is om de wederzijdse rechten en plichten optimaal te kunnen invullen. Ook is het Zorgkantoor een belangrijke partner bij de nieuwbouwplannen van de drie locaties van Trimenzo. Trimenzo participeert in het overleg van de Zorgtoewijzingscommissie van het Zorgkantoor Midden-IJssel. Dit platform biedt de mogelijkheid voor het Zorgkantoor om aanvullende afspraken toe te lichten en om met zorgaanbieders van gedachten te wisselen. Daarnaast kan men elkaar ondersteunen bij ontwikkelingen op het gebied van zorg. Op lokaal niveau werkt Trimenzo samen met de gemeente Voorst als één van de vijf aanbieders van huishoudelijke zorg in het kader van de Wmo. Daarnaast stelt Trimenzo zich actief op in het overleg met de gemeente en andere partijen ten aanzien van het lokale ouderenbeleid, en de samenhang tussen zorg, welzijn en wonen. Stichting Mens en Welzijn en Trimenzo hebben gezamenlijk het project Professionele alarmopvolging voor alle zelfstandig wonende ouderen en andere zorgvragers in de gehele gemeente Voorst ontwikkeld. Bij de professionele alarmopvolging was in 2009 ook Stichting Paraat uit Apeldoorn betrokken. Naast het aanbieden van ontspannings- en ontmoetingsactiviteiten aan bewoners van de drie zorgcentra worden steeds meer zelfstandig wonende ouderen uit het aanleungebied en uit de wijk bij deze activiteiten betrokken. Trimenzo en Stichting Mens en Welzijn willen de mogelijkheden onderzoeken om deze activiteiten in de toekomst, na nieuwbouw van de drie zorgcentra, gezamenlijk aan te bieden. Het zorgtoewijzingsoverleg is geïnitieerd in een gezamenlijk overleg tussen Stichting Mens en Welzijn, Woningstichting Goed Wonen en Trimenzo. Na de start van dit overleg is er voor gekozen dat Mens en Welzijn de voorzittersrol vervult en de andere partijen een actieve bijdrage leveren wanneer het om cliënten gaat die bij hen in zorg zijn. Trimenzo is één van de drie hoofdactoren bij het organiseren van de tweejaarlijkse 55+ beurs in de gemeente Voorst. Hierbij wordt met zeer veel verschillende organisaties samengewerkt om het totaal-aanbod aan zorg- en welzijnsdiensten binnen de gemeente duidelijk te maken aan deze doelgroep. Trimenzo intensiveert de lokale samenwerking met verwijzers zoals het CIZ, het Wmo-loket en de huisartsen. Er is met alle huisartsen van de gemeente Voorst een raamovereenkomst voorbehouden en risicovolle handelingen afgesloten. Tevens is er een algemene samenwerkingsovereenkomst tussen alle huisartsen in de gemeente Voorst en Trimenzo. 7

9 Trimenzo heeft een overeenkomst gesloten met thuiszorgorganisatie Vérian om een beroep te kunnen doen op het Vérian-Technoteam. Een belangrijke partner in de directe dienstverlening is s Heeren Loo Midden-Nederland inzake de bewoners van De Benring die ressorteren onder Schuylenburg, een instelling voor mensen met een verstandelijke beperking. Dit geldt ook voor de verpleeghuisdependance Casa Bonita, bouwkundig direct verbonden met zorgcentrum St. Martinushof. Er is een samenwerkingsovereenkomst met de SGBB te Hoofddorp, eigenaar van Parkflat de Statenhoed, ten behoeve van de bewoners aldaar. Er is momenteel een intensieve samenwerking met woningcorporatie Habion uit Houten, eigenaar van De Benring in Voorst, inzake de nieuwbouwplannen voor De Benring. Op deze locatie zal nieuwbouw gerealiseerd worden voor 43 intramurale appartementen voor verblijf licht (inclusief 3 appartementen voor kortdurend verblijf) en 33 zorgwoningen. s Heeren Loo Midden Nederland, waarmee momenteel vooral facilitair wordt samengewerkt, streeft op deze locatie naar uitbreiding van het aantal plaatsen voor mensen met een verstandelijke beperking van 16 naar 24. De nieuwbouw start waarschijnlijk najaar Ook wordt momenteel nauw samengewerkt met woningcorporatie Woonzorg Nederland uit Amstelveen, eigenaar van Het Grotenhuis in Twello. Het Grotenhuis wil een kleine intramurale basis behouden en zich daarnaast richten op uitbreiding en intensivering van de extramurale dienstverlening. De basis zal bestaan uit 30 intramurale verzorgingshuisplaatsen voor verblijf licht (inclusief 2 appartementen voor kortdurend verblijf). Er wordt gestreefd naar uitbreiding van het aantal zorgwoningen van 84 naar 110. De start van de bouw zal waarschijnlijk eveneens najaar 2011 plaatsvinden. Ook is in 2009 overleg gevoerd met woningbouwcorporatie Goed Wonen uit Twello, de eigenaar van St. Martinushof. Op locatie St. Martinushof is het voornemen om 43 plaatsen verblijf licht (inclusief 2 appartementen voor kortdurend verblijf) te realiseren in het nieuw te bouwen intramurale deel van St. Martinushof. Het aantal zorgwoningen zal in ieder geval uitgebreid worden van 62 naar 82 woningen, maar mogelijk kunnen meer woningen op het terrein rondom St. Martinushof worden gebouwd. De voorbereiding van deze bouw zal in 2012 starten nadat de bouw van de nieuwbouw De Benring en Het Grotenhuis een aanvang heeft genomen. 8

10 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor een goed bestuur Trimenzo werkt volgens haar statuten met de Zorgbrede Governance Code. De Zorgbrede Governance Code is een bundeling van breed gedragen algemene opvattingen binnen de zorg over een goed bestuur, toezicht en verantwoording. Een belangrijk element van het model is een strikte scheiding tussen uitvoerende en toezichthoudende functies, en gedragsregels voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording. Trimenzo onderschrijft deze principes en wenst daar zoveel mogelijk aan te voldoen. De Raad van Bestuur is in handen van de directeur-bestuurder. Eén van de belangrijkste onderdelen van de Brede Governance Code vormt de transparantie van het gevoerde beleid en de wijze waarop toezicht gehouden wordt. Toezicht houden op de realisatie van de organisatiedoelen is een tweede onderdeel van deze Governance Code. De Raad van Bestuur rapporteerd aan de Raad van Toezicht over zaken die van belang zijn voor het toezicht op korte en lange termijn. De Raad van Bestuur staat onder toezicht van een Raad van Toezicht; deze bestaat uit zes personen. Deze personen hebben allen een verschillende professionele en/of maatschappelijk relevante achtergrond. Geen van de leden van de Raad van Toezicht heeft op enigerlei wijze een verbinding met Trimenzo, anders dan uit hoofde van het lidmaatschap van de Raad. De leden van de Raad van Toezicht hebben een zittingsperiode van vier jaar en treden volgens een vastgesteld Rooster van Aftreden af; elk aftredend lid is voor één periode van vier jaar herkiesbaar. De Raad van Toezicht vervult naar de Raad van Bestuur toe een adviesfunctie, een klankbordfunctie en een gewetensfunctie. 3.2 Raad van Bestuur / Directie De eenhoofdige Raad van Bestuur van Trimenzo wordt sinds 29 maart 2006 gevormd door de heer S.F.M. Haarsma. De Raad van Bestuur werkt volgens de statuten van Stichting Trimenzo zoals die zijn vastgesteld op 29 maart De Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk en belast met het besturen van Stichting Trimenzo, hetgeen onder meer inhoudt dat de Raad van Bestuur verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstellingen van Trimenzo, de strategie, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. De Raad van Bestuur is verder verantwoordelijk voor de risicobeheersing en financiering van de organisatie. De Raad van Bestuur legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur (directeur-bestuurder) oefent geen nevenfuncties uit; wel participeert hij namens Trimenzo in het bestuur van Stichting Disgenoten en in de Vereniging De Zorgalliantie(dZa). Het uitoefenen van deze functies houdt rechtstreeks verband met de positie als lid van de Raad van Bestuur. Richtsnoer van handelen is daarbij uiteraard het belang van Trimenzo. 9

11 Hierbij is naar het oordeel van de Raad van Toezicht geen sprake van enige vorm van belangenverstrengeling. Ten aanzien van de bezoldiging van de bestuurder hanteert de Raad van Toezicht de richtlijnen en modellen van de Vereniging van Directies Zorginstellingen. Als richtsnoer wordt het Hay-model gehanteerd. Hierbij wordt jaarlijks de bezoldiging aangepast aan de generieke loonontwikkeling van de CAO Verpleeg- en Verzorgingshuizen. De Raad van Toezicht heeft op 16 maart 2009 (een deel van) de vergadering zonder de directeur-bestuurder gehouden om diens functioneren te bespreken. Vervolgens heeft de Raad van Toezicht een functioneringsgesprek met de directeur-bestuurder gevoerd conform de hiervoor in de stichting gebruikelijke procedure. 3.3 Toezichthouders De Raad van Toezicht werkt volgens de statuten van Stichting Trimenzo zoals die zijn vastgesteld op 29 maart Daarnaast werkt de Raad van Toezicht volgens het Reglement Raad van Toezicht Stichting Trimenzo en de Functionele invulling van de profielenmix van de Raad van Toezicht zoals die zijn vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht van 10 mei De Raad van Toezicht heeft in 2009 acht keer vergaderd, samen met de directeur-bestuurder. De belangrijkste onderwerpen die besproken zijn, waren: Financiële jaarrekening en jaardocument maatschappelijke verantwoording 2008; Begroting 2009; Kwartaalrapportages financieel en inhoudelijk; Rapportages van accountant Deloitte (accountantsverslag, managementletter, Benchmark Zorg); Strategisch beleidsplan ; Verslagen van de drie cliëntenraden en de ondernemingsraad; Beleid ten aanzien van Personeel en Organisatie; Ziekteverzuim medewerkers; Nieuwbouwplannen locaties De Benring, Het Grotenhuis en St. Martinushof; Samenwerking met Stichting Disgenoten, dza (de Zorgalliantie), Stichting Mens en Welzijn enz.; Overleg met gemeente inzake Wmo, met Inspectie voor de Volksgezondheid enz.; Algemene ontwikkelingen ouderenzorg, modernisering AWBZ, Wet maatschappelijke ondersteuning, marktwerking, ZZP s en prestatiegerichte bekostiging, kwaliteitszorg en normen verantwoorde zorg, maatschappelijk verantwoord ondernemen enz.; Zorg aan Huis (AWBZ en Wmo), tweede Europese aanbesteding Wmo in gemeente Voorst, professionele zorgopvolging na alarmering, huisvesting kantoor Zorg aan Huis in Medisch Centrum Twello enz.; Automatisering / ICT-beleid, opzetten en invullen van intranet, project Zorgeloos, enz.; Kwaliteitsbeleid, interne en externe audits, voor de tweede keer het behalen van het kwaliteitscertificaat HKZ (inclusief ISO 9001), Kaderbrief 2009, Planning en Controlcyclus enz.; PR en Communicatie, huisstijl, werkeninvoorst.nu, intranet, brochures enz.; Overleg met Zorgkantoor inzake productieafspraken; Managementontwikkeltraject en coaching locatiemanagers; Begin 2010 te verwachten vacatures binnen Raad van Toezicht; Plannen voor juridische herstructurering in

12 De Raad van Toezicht beoordeelt tenminste eens per jaar haar eigen functioneren. In de statuten van Stichting Trimenzo is bepaald dat de leden van de Raad van Toezicht onafhankelijk moeten zijn ten opzichte van belangen binnen de organisatie, respectievelijk ten opzichte van personen binnen de organisatie. Geen van de leden heeft op enigerlei wijze een verbinding met Trimenzo, anders dan uit hoofde van het lidmaatschap van de Raad van Toezicht. Hiermee beoogt Trimenzo waarborging van de onafhankelijkheid van de Raad van Toezicht. Alle nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht vormen naar het oordeel van de Raad van Toezicht geen belemmering voor het functioneren als lid van deze Raad, aangezien men in deze functies geen belang heeft bij welke besluitvorming van Trimenzo dan ook. De Raad van Toezicht is van mening dat in 2009 invulling is gegeven aan alle statutaire zaken. De Raad van Toezicht geeft invulling aan haar taak toezicht te houden op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken door minimaal zes van tevoren vastgestelde vergaderingen per jaar. Daarnaast bezoekt een lid van de Raad van Toezicht twee maal per jaar de overlegvergadering van de directeur-bestuurder met de ondernemingsraad en is ook een lid van de Raad van Toezicht aanwezig bij de vergaderingen van de drie cliëntenraden. Tenminste eenmaal per kwartaal ontvangt de Raad van Toezicht een overzicht van de stand van zaken betreffende de exploitatie van Trimenzo. In het periodieke overleg met de Raad van Toezicht verstrekt de directeur-bestuurder nadere informatie over de belangrijkste ontwikkelingen, de strategie en de risico s die verbonden zijn aan de activiteiten van de organisatie. Een delegatie van de Raad van Toezicht (de financiële commissie) bespreekt elk jaar in aanwezigheid van de Raad van Bestuur met de externe accountant het jaarverslag betreffende het voorafgaande jaar. Bij het overleg van de Raad van Toezicht met de accountant, directeur-bestuurder en Hoofd Economische en Administratieve Dienst dienen het accountantsverslag (met de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen n.a.v. de controlewerkzaamheden) en de managementletter als uitgangspunt om de interne beheersings- en controlesystemen te evalueren. De werkzaamheden van de leden van de Raad van Toezicht voor Stichting Trimenzo zijn onbezoldigd. Samenstelling Raad van Toezicht Aan het eind van de verslagperiode kende de Raad van Toezicht de volgende samenstelling: De heer Prof. Mr. Dr. R.P.J.L. Tjittes De heer G.W. Veen Mevrouw G.J. Hensbergen-Smies De heer B.J. Kolkman Mevrouw G.H.M. de Jong-Derks De heer B.J.S. Grutters Voorzitter Vice-voorzitter Secretaris Lid Lid Lid 11

13 3.4 Bedrijfsvoering Kwaliteitsmanagementsysteem Het kwaliteitsbeleid van Trimenzo is erop gericht er voor te zorgen dat de zorg- en dienstverlening voldoet aan van tevoren gemaakte afspraken, die zijn afgestemd op de vraag, wensen en verwachtingen van cliënten, opdrachtgevers, financiers en ketenpartners. Het kwaliteitsmanagementsysteem geeft inzicht in de kwaliteit van dienstverlening en is gericht op het continue verbeteren hiervan. Het kwaliteitsmanagementsysteem is opgebouwd conform landelijke wet- en regelgeving op het gebied van de gezondheidszorg, te weten; Kwaliteitswet zorginstellingen; Normen Verantwoorde zorg; Eisen HKZ; Eisen IGZ; Eisen Arbo. Het kwaliteitsmanagementsysteem heeft betrekking op het gehele intramurale en extramurale primaire proces vanaf aanmelding tot beëindiging van de zorg- en dienstverlening, ondersteunende processen en besturende processen. Het systeem is vastgelegd, geïmplementeerd en wordt op systematische wijze onderhouden. De werking van het systeem is overgedragen op alle medewerkers. Voor een adequate werking van het systeem zijn alle medewerkers verantwoordelijk. De Raad van Bestuur (directeur-bestuurder) stelt zich verantwoordelijk voor de naleving van de beschreven processen en draagt zorg voor het onderhoud en de periodieke beoordeling van het kwaliteitsmanagementsysteem. De Raad van Bestuur is belast met het beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem; hiertoe wordt hij geadviseerd door de kwaliteitsfunctionaris. Deze geeft gevraagd en ongevraagd advies en rapporteert aan de Raad van Bestuur over de prestatie van het kwaliteitsmanagementsysteem en eventuele noodzaak tot verbetering. Alle wijzigingen betreffende het kwaliteitsmanagementsysteem worden door de Raad van Bestuur geaccordeerd. Planning en control cyclus In de planning en control cyclus wordt eenmaal per drie jaar een meerjarenbeleidsplan opgesteld en jaarlijks een kaderbrief, jaarplannen en een begroting. In deze vormt de door de Raad van Bestuur opgestelde kaderbrief de startnotitie voor de totstandkoming van de jaarplannen. In de kaderbrief geeft de Raad van Bestuur de kernaspecten aan voor beleid en doelstellingen voor het komende jaar. Op basis van de kaderbrief worden, onder verantwoordelijkheid van locatiemanagers en functionarissen van de ondersteunende diensten, jaarplannen opgesteld. Hierin worden de aspecten uit de kaderbrief vertaald naar doelstellingen voor de betreffende locaties en diensten. De jaarplannen en begroting 2009 werden door de Raad van Toezicht behandeld en vastgesteld op 4 mei

14 De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het per kwartaal evalueren van de voortgang van de speerpunten van de jaarplannen in zijn directiebeoordeling. Voor de directiebeoordeling wordt gebruik gemaakt van: Resultaten uit audits (interne/extern, IGZ); Resultaten uit AO/IC; Resultaten uit klachten; Resultaten uit MIC/MIM; Resultaten uit RI&E; Resultaten meetgegevens Verantwoorde zorg; Oordeel van klanten, medewerkers en leveranciers (interne evaluatie, zorgleefplan bespreking, functioneringsgesprek, leveranciersbeoordelingen en Benchmark); Uitkomsten primaire en ondersteunende processen; Acties uit vorige beoordelingen (verbeterplannen); Relevante ontwikkelingen (zowel intern als extern); Aanbevelingen ter verbetering (corrigerende en preventieve maatregelen). Middels de directiebeoordelingen informeert de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht, waarna de voornaamste onderwerpen worden toegelicht in de vergadering van de Raad van Toezicht. Tevens stelt de Raad van Bestuur de Raad van Toezicht in voorkomende gevallen ook tussentijds, buiten de vergaderingen om, op de hoogte van relevante ontwikkelingen binnen de stichting. De Raad van Toezicht neemt zelf ook initiatieven om geïnformeerd te zijn over zaken die aansluiten bij haar taken. Trimenzo geeft conform de Kwaliteitswet zorginstellingen een jaardocument uit, waarin verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beleid, de invulling van verantwoorde zorg en de wijze waarop patiënten en consumentenorganisaties bij het beleid worden betrokken, inclusief de jaarrekening en accountantsverklaring. Dit jaardocument wordt onder verantwoording van de Raad van Bestuur opgesteld. De jaarverslaglegging 2009 werd door de Raad van Toezicht behandeld en vastgesteld op 25 mei 2010 AO/IC, audits, corrigerende en preventieve maatregelen en risicomanagement De AO/IC, audits, corrigerende en preventieve maatregelen en de normen Verantwoorde zorg zijn geborgd en onderhouden in de organisatiestructuur, (bedrijfs)processen, afdelingen en functies. Deze sluiten aan op de organisatiestrategie en dragen bij aan het realiseren van de doelstellingen van Trimenzo. De toetsing, resultaten, evaluaties en mogelijke verbeteracties zijn middels de processchema s in het KMS continue beschikbaar en up-to-date en zijn ingebed in de organisatie en cultuur. De controlewerkzaamheden AO/IC zijn uitgevoerd conform de regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders en rapporteren over de periode Volgens Trimenzo kan er gesteund worden op de administratieve organisatie, en is daarom uitgegaan van een steekproef van 89 op jaarbasis. Er heeft controle plaatsgevonden op de cliëntdossiers, productieregistratie en -verantwoording. Trimenzo voldoet voor 2009 aan de regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders en heeft een goedkeurende accountantsverklaring van Deloitte ontvangen. Trimenzo heeft haar HKZ-certificaat in 2009 met drie jaar weten te verlengen. Er zijn door de externe auditor weliswaar drie deviaties geconstateerd, maar op elk van deze is een plan van aanpak gerealiseerd en worden deze naar verwachting in de loop van 2010 opgeheven. 13

15 Naar aanleiding van de resultaten uit de externe audit is een toezichtsysteem op het zorgbeleid binnen Trimenzo ontwikkeld. De corrigerende en preventieve maatregelen zorgbeleid wordt structureel op de agenda van de werkoverleggen geplaatst, zodat het desbetreffende proces onderdeel van het totale evaluatieproces uitmaakt. In 2009 hebben de interne audits zich geconcentreerd op de primaire zorgprocessen. Tijdens de audits hebben medewerkers ook opmerkingen gemaakt over het KMS, de werkdruk en administratieve werkzaamheden. Op elk van deze opmerkingen zijn verbeteracties uitgevoerd. Deze zijn te vinden in het verbeterplan interne audits Het management zal in 2010 een workshop over risicomanagement volgen. Men hoopt met de opgedane kennis, scenarioanalyses, financiële vertalingen en prognoses eindejaarsverwachtingen mee te nemen in de kaderbrief, jaarplannen en directiebeoordelingen van het daaropvolgende jaar. 3.5 Cliëntenraad Cliëntenraden Trimenzo De zorgcentra van Trimenzo hebben ieder een eigen cliëntenraad. Naast vertegenwoordigers van de cliënten van de zorgcentra en van cliënten van de bij de zorgcentra behorende aanleunwoningen, hebben ook familieleden/vertegenwoordigers namens de psychogeriatrische cliënten zitting in de cliëntenraad. De cliëntenraden komen in principe zes keer per jaar bijeen. Er is dan tijd voor overleg met de directeur-bestuurder, de locatiemanager en een lid van de Raad van Toezicht. Van de vergaderingen wordt een verslag gemaakt dat wordt verstrekt aan de cliënten van de zorgcentra en de aanleunwoningen en aan de leden van de Raad van Toezicht en de diensthoofden. In maart 2009 heeft een gezamenlijke bijeenkomst van de drie cliëntenraden plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst is o.a. gesproken over palliatieve zorg, het beleid ten aanzien van reanimatie en het opbaren van overledenen in het eigen appartement. Ondersteuning cliëntenraad Trimenzo biedt financiële ondersteuning aan de cliëntenraden, stelt ruimte en faciliteiten ter beschikking en draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen. Bij Het Grotenhuis vindt er tevens wekelijks een informatief, ondersteunend contact met de locatiemanager plaats. In 2008 behandelde adviezen en beleidszaken Op stichtingsniveau zijn de volgende beleidszaken met de drie cliëntenraden besproken. De opmerkingen en adviezen die naar aanleiding hiervan naar voren kwamen, zijn in de beleidsvorming meegenomen. De jaarrekening 2008 en de begroting 2009 zijn ter informatie aan de cliëntenraden voorgelegd; Diverse processen en protocollen ten behoeve van het kwaliteitsmanagementsysteem zijn ter beoordeling aan de cliëntenraden voorgelegd. Daarnaast zijn de cliëntenraden geïnformeerd over de voortgang van de certificering door TNO, het behalen van het HKZ-certificaat en de verbeterplannen die naar aanleiding van de externe audit zijn opgesteld. De resultaten van het externe cliënttevredenheidsonderzoek Cliënt en Kwaliteit zijn met de cliëntenraden besproken; De cliëntenraden zijn geïnformeerd over de resultaten van het intern tevredenheids onderzoek; 14

16 De cliëntenraden zijn geïnformeerd over het plan van aanpak voor de grieppandemie; De cliëntenraden zijn geïnformeerd over de invoering van de zorgzwaartebekostiging; De cliëntenraden hebben de uitslag van de enquête van Stichting Disgenoten besproken, daarnaast hebben zij gesproken met de nieuwe manager van Stichting Disgenoten over de maaltijdverstrekking; De toevoeging aan de zorgleveringsovereenkomst middels een addendum is met de cliëntenraden besproken. Het betreft artikel 1 zorgzwaartepakket, artikel 13 regeling mutatiedagen en artikel 18 waskosten. Op locatieniveau gaven de cliëntenraden de volgende adviezen: De Benring: De rapportage van het Onderzoek opbaren in het eigen appartement dat is uitgevoerd door HBO-studenten van Saxion, is besproken. Op basis van de uitkomst van de rapportage heeft de cliëntenraad besloten dat er de mogelijkheid moet zijn dat mensen opgebaard worden in hun eigen appartement. De nieuwe wijze van koffie- en theeverstrekking in De Benring is met de cliëntenraad besproken. De cliëntenraad is geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom de nieuwbouwplannen. Het Grotenhuis: Op initiatief van de cliëntenraad is een informatiemiddag voor scootmobielgebruikers georganiseerd. Door de betrokkenheid van de cliëntenraad bij de geestelijke verzorging, o.a. door het organiseren van een bijeenkomst met een tweetal voorgangers van de plaatselijke kerk, wordt hier veel aandacht aan besteed. De cliëntenraad heeft zich ingezet voor het onderhouden van goede contacten met de vertegenwoordigers van de cliënten die de groepsverzorging bezoeken. St. Martinushof: Verschillende onderwerpen die door de locatiemanager met de woningcorporatie Goed Wonen besproken moeten worden zoals gladheidbestrijding, onkruid en ongelijkheden in de oprijlaan, verlichting bij de ingang van de aanleunwoningen en plaatsing van een bankje bij de aanleunwoningen zijn door de cliëntenraad aangekaart. De aanpassing van de prijzen en regelgeving ten behoeve van het gebruik van de recreatiezaal en de verjaardagskamer zijn met de cliëntenraad besproken. Met de cliëntenraad is gesproken over de mogelijkheid om de restaurantfunctie uit te breiden aangezien steeds meer mensen hiervan gebruik zouden willen maken. Naar aanleiding hiervan zijn maatregelen getroffen om de bewoners van de aanleunwoningen in de gelegenheid te stellen om deel te nemen aan de maaltijd. Commissie van Vertrouwenslieden Trimenzo is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden voor verpleeghuizen en verzorgingshuizen. Bij verschil van mening tussen de zorgaanbieder en de cliëntenraad over de uitvoering van de overeenkomst worden de geschillen voorgelegd aan de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden voor verpleeghuizen en verzorgingshuizen (van een geschil over de uitvoering van de overeenkomst is sprake als de cliëntenraad of de zorgaanbieder te kennen geeft een geschil aanwezig te achten). In 2009 hebben zich geen geschillen voorgedaan. 15

17 3.6 Ondernemingsraad Trimenzo heeft één ondernemingsraad en drie onderdeelcommissies. De ondernemingsraad bestaat uit zeven leden die de drie zorgcentra en Trimenzo Zorg aan Huis vertegenwoordigen. De ondernemingraad is in het verslagjaar tien keer bijeengekomen. Daarnaast heeft er vijfmaal een overlegvergadering met de directeur-bestuurder en P&O-functionaris plaatsgevonden. Namens de Raad van Toezicht heeft de heer Grutters eenmaal deelgenomen aan de overlegvergadering. De leden van de ondernemingsraad hebben in 2009 een cursus gevolgd via FNV Formaat. In het verslagjaar zijn de volgende stukken ter instemming voorgelegd: Proces roosterplanning en verlof; Notitie interne communicatiestructuur; Ondernemingsovereenkomst; Plan van aanpak MKSA/bedrijfsfitness; Verlenging overeenkomst arbodienstverlener. Tijdens de (overleg)vergaderingen zijn tevens de volgende onderwerpen aan de orde gekomen: Zorgzwaartebekostiging; Dienstkleding; Zorg aan Huis/Wmo; Huisvesting zorgcentra; Jaardocument Maatschappelijke Verantwoording 2008; Ziekteverzuim; Kaderbrief Trimenzo 2009 en 2010; Jaarplan 2009; Evaluatie functiebeschrijvingen; Risico- Inventarisatie en Evaluatie; Externe audit TNO; Grieppandemie en continuïteitsplan; Medewerkertevredenheidonderzoek. 16

18 4 Beleid, inspanningen en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Deskundig en dichtbij: dat is het motto dat Trimenzo gekozen heeft om te laten zien op welke wijze de organisatie haar werk wil doen: dichtbij de mensen in de gemeente Voorst en met de garantie van goede zorg. In het voorjaar van 2007 is Trimenzo gestart met een strategisch beleidsplan voor de periode van 2007 tot en met De zeer snel veranderende omgeving waarin Trimenzo werkzaam is, maakt het noodzakelijk om de missie, visie en strategie van de organisatie regelmatig te herijken. Daarom heeft de directeur-bestuurder besloten om niet te wachten tot eind 2010, maar reeds eind 2009 te starten met het opstellen van een nieuw strategisch beleidsplan voor de periode Missie: Trimenzo ondersteunt oudere en andere zorgvragers in de gemeente Voorst met passende dienstverlening op het gebied van zorg, welzijn en wonen. Trimenzo draagt daarmee bij aan de kwaliteit van het dagelijks leven. Visie: De visie wordt gevormd door de volgende elementen: kwaliteit, nabijheid, verantwoord ondernemerschap en goed werkgeverschap. Deze elementen worden onderling verbonden en versterkt door de stichting Trimenzo. De elementen worden hieronder toegelicht. Kwaliteit Trimenzo is HKZ-gecertificeerd en staat daarmee garant voor de kwaliteit van de zorg en dienstverlening en de persoonlijke benadering en betrokkenheid vanuit de medewerkers. Het proces van afstemming tussen de wensen van de cliënt en de mogelijkheden van Trimenzo is essentieel. Trimenzo doet waar ze goed in is: ze richt zich in de eerste plaats op ouderen en mensen met een vergelijkbare ondersteuningsvraag. Trimenzo is een naar buiten gerichte organisatie. Mensen die zelfstandig kunnen en willen blijven wonen, kunnen ondersteuning thuis krijgen. Trimenzo biedt verblijf aan als dat nodig is. Het woonklimaat bij Trimenzo is veilig en stimulerend. Trimenzo werkt samen met andere aanbieders om ketenzorg voor de cliënt te realiseren. Nabijheid Trimenzo staat in nauw contact met de lokale gemeenschap en heeft daarmee kennis van de behoeften in de gemeente Voorst. Trimenzo is zichtbaar en herkenbaar aanwezig in alle grotere kernen van de gemeente Voorst. 17

19 Verantwoord ondernemerschap Trimenzo is solide, ondernemend en innovatief en zoekt actief naar antwoorden op verwachte / toekomstige behoeften. Trimenzo zoekt in het belang van de cliënt actief naar mogelijkheden voor samenwerking en is een betrouwbare samenwerkingspartner. Goed werkgeverschap Trimenzo is een betrouwbare en betrokken werkgever. Trimenzo stimuleert een werkklimaat waarin medewerkers zich ondersteund weten, meedenkend en flexibel zijn en verantwoordelijkheid willen dragen. De Stichting Trimenzo als sterke basis voor de afzonderlijke onderdelen Samenwerking binnen Trimenzo is noodzakelijk voor het realiseren van professionaliteit, kwaliteit, diversiteit, ondersteuning van medewerkers en efficiency. Vanuit deze basis heeft iedere locatie / divisie haar eigen kleur. Differentiatie in het aanbod is wenselijk, uitgaande van de behoeften in de directe omgeving. In het beleidsplan is in beeld gebracht welke ontwikkelingen er spelen in de maatschappij, in de lokale gemeenschap en welke veranderingen er zijn in de wet- en regelgeving. De belangrijkste ontwikkelingen waar Trimenzo mee te maken heeft zijn: De transformatie van specifiek intramurale zorgaanbieder naar zorgaanbieder die werkzaam is op het brede gebied van intramurale en extramurale zorg, waarbij de laatste activiteit een snelle groei doormaakt. De komst van de Wet maatschappelijke ondersteuning, en de grote rol die de gemeente hierin speelt; De toenemende concurrentie tussen zorgaanbieders, en daarmee de noodzaak om Trimenzo als zorgaanbieder goed te verkopen, zichtbaar te zijn in de omgeving; Veranderende wensen bij ouderen; de meeste mensen willen in hun eigen woonomgeving blijven wonen. 4.2 Algemeen beleid 2009 De keuzes in het strategisch beleidsplan vragen in verband met de snel veranderende externe omgeving om voortdurend te anticiperen. Aanpassingen op het vigerende strategische beleidsplan als gevolg van nieuwe ontwikkelingen en een te voeren pro-actief beleid zijn mogelijk; dit gebeurt aan de hand van het kiezen van jaarlijkse speerpunten in de kaderbrief, die vervolgens verwerkt worden in de jaarplannen van de drie intramurale locaties en van de centrale diensten. In de kaderbrief 2009 zijn de beleidsmatige en financiële hoofdlijnen beschreven die kaderstellend waren voor de planning en de activiteiten voor De kaderbrief is primair bedoeld als een instrument voor de interne sturing van de beleids- en begrotingscyclus. Hierin wordt jaarlijks aangegeven wat strategische, organisatorische, financiële en personele kaders zijn en wat de ontwikkelingsopgaven zijn. Binnen de aangegeven kaders worden de verschillende thema s vertaald in een nieuw activiteitenplan met bijbehorende begroting, uitgewerkt middels activiteitgerichte prestatie-indicatoren in programma s en projecten. De locatiemanagers zijn verantwoordelijk voor de uitwerking van de inhoudelijke thema s uit de kaderbrief in hun jaarplannen, terwijl de directeur-bestuurder verantwoordelijk is voor de bestuurlijke thema s. Vanzelfsprekend spelen de staffunctionarissen (centrale diensten) bij dit alles een ondersteunende rol. 18

20 De beleidsmatige en de financiële kaders voor 2009 werden enerzijds bepaald door de ontwikkelingen die reeds zijn ingezet vanuit het strategisch beleidsplan Anderzijds werden de kaders voor 2009 bepaald door ontwikkelingen in de nabije toekomst. Het ging hierbij zowel om interne veranderingen in de organisatiestructuur van Trimenzo als om wijzigingen in de maatschappelijke omgeving. Door tijdig te anticiperen op deze nieuwe ontwikkelingen kan Trimenzo een belangrijke bijdrage leveren aan het bevorderen van de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening. Vijf beleidsmatige thema s Trimenzo heeft besloten om zich in 2009 te concentreren op vijf belangrijke thema s. Deze zijn: Kwaliteitsmanagementsysteem; Communicatie, informatievoorziening en ICT; Zorgleefplan; Zorg aan Huis; Nieuwbouw. Speerpunten voor 2009 In de Kaderbrief 2009 zijn voor Trimenzo vijf belangrijke speerpunten benoemd, te weten: 1. Het ontwikkelen van een organisatiebrede, procesgerichte aansturing middels procesbeschrijvingen, een samenhangend geheel van indicatoren en de implementatie van het kwaliteitsmanagementsysteem dat voldoet aan de verschillende vereiste landelijke normen. 2. Het optimaliseren van de interne communicatie en informatievoorziening middels een communicatieplan en het inzichtelijk maken van overlegstructuren in De vraaggerichte zorg- en dienstverlening stimuleren middels de implementatie van het zorgleefplan in het elektronisch cliëntendossier. 4. Het verder ontwikkelen van extramurale zorg- en dienstverlening op beleidsmatig- en uitvoerend niveau, en deze organisatiebreed te stroomlijnen middels procesgerichte aansturing en uitbreiding van het diensten- en activiteitenaanbod. 5. De beweging van intramurale- naar extramurale zorg- en dienstverlening vertalen in diverse nieuwbouwactiviteiten voor de drie locaties van Trimenzo. 1. Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS). Trimenzo heeft bewust de keuze gemaakt om via processen te gaan besturen. Men stuurt over afdelingen heen en dwars door hiërarchische niveaus en statusverschillen gericht op het behalen van het gewenste procesresultaat. Door processen te beschrijven maakt de organisatie zichtbaar via welke routes het werk verloopt en wat de gewenste werkwijze is. Routines zijn nuttig om herhalende werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Met het beschrijven van processen wordt de logische samenhang van processen vastgesteld en beschreven. Het kwaliteitsmanagementsysteem dat zo ontstaat, bevat deze beschrijvingen en daarnaast ook de beschrijvingen van hoe de toetsing van de processen is geregeld en op welke wijze men processen kan aanpassen. Trimenzo heeft zich in 2009 beziggehouden met kwaliteitsverbeteringen, procesbeheersing en het voldoen aan externe normen. In 2008 zijn alle processen binnen Trimenzo geïdentificeerd en vastgesteld. Van deze vastgestelde processen is ruim de helft in 2009 beschreven. De overgebleven processen zullen in het eerste halfjaar van 2010 worden afgerond. De hiervoor speciaal opgezette werkgroepen zijn van tijdelijke aard. De planning van het kwaliteitstraject is versoepeld met een uitloop tot de eerste helft van

21 In 2009 is Trimenzo s HKZ-certificaat met succes verlengd, nadat enkele deviaties middels een plan van aanpak zijn goedgekeurd. De organisatie is gecertificeerd voor het volgende toepassingsgebied: Langdurig en kortdurend verblijf met verzorging, verpleging, groepsverzorging en begeleiding; Thuiszorg en alarmopvolging. Het eerste HKZ-certificaat was geldig van 15 juni 2006 tot 15 juni 2009; het nieuwe HKZ-certificaat loopt van15 juni 2009 tot 15 juni Communicatie, informatievoorziening en ICT. Communicatie is een belangrijk thema in de gezondheidszorg, zowel vanwege de kwaliteitsimpuls die het kan geven als om reden van doelmatigheid. Doordat medewerkers in toenemende mate gaan werken met de computer, verkleint dit de stap naar het werken met het kwaliteitsmanagementsysteem, het elektronisch cliëntendossier en het registreren van overige managementinformatie. Een goed werkende ICT-omgeving is derhalve een randvoorwaarde voor een goed werkende organisatie. In 2009 is samen met het nieuwe externe bedrijf voor onderhoud en technisch beheer van de Trimenzo ICT infrastructuur een plan uitgevoerd om het interne ICT-gebeuren weer helemaal aan te passen aan de eisen van deze tijd. Tevens is er met externe ondersteuning een adviestraject ICT domotica ten behoeve van de nieuwbouwprojecten gestart. Daarnaast heeft de implementatie van de nieuwe versie van Zorgeloos plaatsgevonden. De interne communicatiestructuur van Trimenzo is in kaart gebracht. Hoewel intranet met succes in 2008 is geïmplementeerd, zijn in 2009 middels een evaluatie de knelpunten geïnventariseerd. De uitkomsten hiervan zijn meegenomen in een plan van aanpak voor het stimuleren van het gebruik van intranet. Er is in 2009 gewerkt aan de voorbereiding van de cliënt- en de medewerkerinformatiemap. Ook is er een arbeidsmarktcommunicatieplan vastgesteld en daarnaast werkt Trimenzo mee aan het project werkeninvoorst.nu. In 2009 is een gedragscode opgesteld voor het gebruik van elektronische informatie- en communicatiemiddelen. Met name ten behoeve van Zorg aan Huis zijn een aantal brochures ontwikkeld. 3. Zorgleefplan. De afgelopen jaren heeft in de ouderenzorg een verschuiving plaatsgevonden van kwaliteit van zorg naar kwaliteit van leven. De vraag is niet wat iemand aan zorg nodig heeft, maar wat iemand als mens nodig heeft en welke zorg daarbij hoort. Dit uitgangspunt is concreet gemaakt in de Norm Verantwoorde Zorg. Het gaat daarbij om de kwaliteit van leven van de cliënt. Het model zorgleefplan is een instrument voor cliënten en medewerkers waarmee de uitgangspunten voor verantwoorde zorg vertaald kunnen worden naar de dagelijkse praktijk. De werkgroep Zorgleefplan ontwikkelde in 2007 verschillende documenten om met het zorgleefplan te gaan werken. Deze documenten zijn in 2008 geïmplementeerd in de organisatie middels het elektronisch cliëntendossier. Tevens zijn deze documenten een vast onderdeel geworden van het proces zorg- en dienstverlening in het kwaliteitsmanagement-systeem. Naar aanleiding van de bevindingen van zowel de inspectie als de externe auditor is in september 2009 de werkgroep Zorgleefplan van start gegaan om de diverse ontwikkelde zorgarrangementen op basis van de zorgzwaartepakketten te integreren in het zorgleefplan, waarvan overige disciplines integraal onderdeel van uitmaken. 20

22 4. Zorg aan Huis. Trimenzo zet het ingezette beleid met betrekking tot extramuralisering krachtig voort. Voor Trimenzo bevat het begrip extramuralisering naast de beweging van binnen naar buiten ook het uitbouwen van de thuiszorg via de activiteit Zorg aan Huis. In 2008 is de beleidsnotitie Zorg aan Huis geschreven en goedgekeurd door het managementteam. Door de snelle groei van het aantal cliënten van Zorg aan Huis is besloten om in 2009 een centrale cliëntenadministratie op te zetten. Ook is besloten om het thuiszorgteam dat werkzaam is in het noordelijk deel van de gemeente Voorst vanaf januari 2009 te laten werken vanuit een eigen kantoor gevestigd in het nieuwe Medisch Centrum Twello. Er zijn nu vier Zorg aan Huisteams met elk een eigen teamleider n.l.: 1. Team aanleunwoningen St. Martinushof; 2. Team De Benring (gebied ten zuiden van de A1); 3. Team aanleunwoningen Het Grotenhuis; 4. Team Medisch Centrum Twello (gebied ten noorden van de A1). In het nieuwe aanbestedingstraject is Trimenzo als één van de huidige vijf aanbieders door de gemeente Voorst verzocht om een offerte uit te brengen in het kader van de Wmo. Op 10 september 2009 ontving Trimenzo het besluit tot voorlopige gunning voor de Wmo van de gemeente Voorst. De bestaande overeenkomst uit 2007 werd op 1 september 2009 met zes maanden verlengd t/m 28 februari Na een tweetal rechtszaken kon de nieuwe raamovereenkomst Wmo met de gemeente Voorst, (lopend van 1 maart 2010 tot en met 31 december 2011 met de mogelijkheid van twee keer een jaar verlenging) op 12 november 2009 worden getekend. 5. Nieuwbouwplannen. De verwachting is dat de nieuwbouwplannen zowel in Het Grotenhuis in Twello als in De Benring in Voorst medio 2011 zullen starten. De bouwinvesteringen voor de twee bovenstaande projecten komen voor rekening en risico van respectievelijk de landelijke woningbouwcorporaties Woonzorg Nederland en Habion, van wie Trimenzo de panden gaat huren. Het beleid ten aanzien van de huisvesting en extramuralisering is vastgelegd en verder uitgewerkt in lange termijn huisvestingsplannen (LTHP s). Deze vormen gezamenlijk het masterplan. Daarin wordt, zoals aangegeven, een groot deel van het beleid voor de komende jaren mede bepaald. Daarnaast is begin 2009 een projectgroep domotica/ict van start gegaan om ondersteuning te bieden aan het LTHP; de werkgroep zet haar activiteiten voort in Zowel in Het Grotenhuis als in De Benring is vanuit Trimenzo een projectgroep en een werkgroep samen met de woningbouwcorporatie bezig met de bouwvoorbereidingen. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsmanagementsysteem Het kwaliteitsmanagementsysteem van Trimenzo is opgebouwd conform de wettelijke regelgeving en voorschriften van de Kwaliteitswet. Daarbij is Trimenzo HKZ-gecertificeerd. Het systeem is middels de Sensus-methode op intranet voor elke medewerker toegankelijk. De processen met bijbehorende documenten zijn afgestemd op de AO/IC kaderregeling en er zijn prestatie-indicatoren benoemd zodat alle stuurinformatie integraal onderdeel uitmaakt van de planning en control cyclus. Daarbij zijn per proces alle HKZ-normen, wet- en regelgeving, risico s en eventuele maatregelen in kaart gebracht. 21