jaarverslag 2002 Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.

Transcriptie

1 jaarverslag 2002 Coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheids- en seniorenzorg u.a.

2 Profiel van Intrakoop Coöperatieve inkoopvereniging Intrakoop is de grootste coöperatieve inkoopvereniging voor de gezondheidszorg. De vereniging behartigt op professionele wijze en zonder winstoogmerk de inkoopbelangen van 524 leden die in totaal aangesloten locaties vertegenwoordigen. Zowel ziekenhuizen, verpleeghuizen en verzorgingshuizen als instellingen gericht op geestelijke gezondheidszorg en gehandicaptenzorg kunnen lid worden van Intrakoop. Doel De inkoopvereniging heeft als doel het tactisch en operationeel inkoop- en logistiek proces bij haar leden te ondersteunen door raamovereenkomsten aan te bieden die optimaal op de wensen en eisen van de zorginstellingen zijn afgestemd. Daarnaast geeft Intrakoop als non-profit organisatie advies bij het oplossen van inkoop- en logistieke vraagstukken en biedt zij een platform om actief kennis te delen. Voor leden en belangengroepen dient Intrakoop als een verzamelpunt van informatie, zowel voor ontwikkelingen van producten en markten in de zorgsector als ten aanzien van onderwerpen op de vakgebieden inkoop en logistiek. Activiteiten De activiteiten van Intrakoop spelen zich af op het terrein van inkoop- en logistiek management. Haar taken bestaan uit inkoopbemiddeling, kennisontwikkeling en advisering. Intrakoop garandeert haar leden dienstverlening op hoog niveau. Intrakoop biedt haar leden: Raamovereenkomsten op basis van de meest gunstige verhouding tussen prijs en kwaliteit voor de productgroepen: Techniek & Onderhoud, Huishouding & Inrichting, Verpleging & Verzorging, Voeding, Administratie & Financiën en Overige Diensten; Aantrekkelijke leveringsvoorwaarden op basis van bundeling van inkoopkrachten; Kennisontwikkeling en -overdracht op het gebied van inkoop en logistiek; Uitwisseling van informatie onder de leden; Ondersteuning bij het maken van leveranciers- en prijsvergelijkingen; Platform voor netwerken. Colofon Uitgave: Jaarverslag 2002 Tekst: Intrakoop, Waardenburg Foto s: Hans Oostrum Fotografie, Den Haag Vormgeving: Mediamind b.v., Waardenburg Druk: Leerdam Druk, Leerdam

3 Voorwoord Het verlenen van zorg is en blijft het primaire proces van onze leden. Ondersteunende processen kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteit en efficiency van dat primaire proces. Inkoop en logistiek nemen daarin een steeds belangrijker plaats in. Van iedere euro die onze leden exploiteren wordt nu al, afhankelijk van de instellingssoort, tussen de 20% en 30% besteed aan inkoop. De verwachting is dat dit aandeel de komende jaren verder zal stijgen. De vakgebieden inkoop, logistiek en facility management maken een sterke professionalisering door en vertonen steeds meer raakvlakken. Modellen en technieken die door inkopers worden gehanteerd worden ook door facilitymanagers gebruikt. Inkopers raken steeds meer geïnteresseerd in de goederen- en dienstenstromen, waar tot dusver alleen logistici zich mee bezig hielden. Zelf doen of uitbesteden is een vraagstuk dat al deze disciplines raakt. Deze ontwikkelingen spelen uiteraard ook bij onze leden. Intrakoop heeft dan ook de ambitie haar dienstverlening verder te ontwikkelen en te verbeteren. Het verder uitbouwen van de communicatie met leden, beter inspelen op hun wensen, optimalisering van het contractbeheer en het pro actief ontwikkelen van nieuwe diensten voor leden, zijn daarbij de kernwoorden. De vertaling van deze ambities naar concrete acties is vormgegeven in het Plan van Aanpak Dit plan is tijdens de Algemene Vergadering op 10 december 2002 aan de leden gepresenteerd en door hen goedgekeurd. De uitvoering is inmiddels in volle gang. Voor Intrakoop was 2002 een goed jaar. Het aantal leden bleef op peil ondanks de samenvoeging van een aantal leden via fusies. De introductie van de nieuwe raamovereenkomsten voor elektriciteit en aardgas was succesvol en heeft in belangrijke mate bijgedragen aan de stijging van de bemiddelde omzet. Daarnaast is veel geïnvesteerd in de kwaliteit van de bureau-organisatie door onder andere het aantrekken van inkopers. Ik wil de leden van de Raad van Toezicht bedanken voor de prettige samenwerking en goede adviezen en alle medewerkers voor hun inzet en collegialiteit. Gert Walhof Directeur Voorwoord 1

4 Inhoudsopgave Voorwoord 1 Verantwoording Raad van Toezicht 3 Directieverslag 5 Leden 7 Leveranciers 10 Marketing, communicatie en support 13 Personeel en organisatie 14 Informatisering, financiën en administratieve organisatie 16 Inhoudsopgave 2

5 Verantwoording Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft het afgelopen jaar vijf maal met de directeur vergaderd. Daarnaast heeft een functioneringsgesprek met de directeur plaatsgevonden en is een tweetal Algemene Vergaderingen belegd. Het strategisch beleid is een belangrijk onderwerp van gesprek geweest tijdens de vergaderingen met de directeur. Met name de financiële paragraaf is uitgebreid aan de orde geweest. Met de huidige financiële positie van Intrakoop als uitgangspunt is een prognose opgesteld voor de komende jaren. Daarbij is gekeken naar zowel het exploitatieresultaat als de liquiditeitspositie van Intrakoop. Er zijn heldere afspraken gemaakt over het financiële scenario dat de basis vormt voor het strategisch beleid in de toekomst. Daarnaast is afgesproken het strategisch beleidsplan Inkoppen te toetsen. Op basis van de uitkomsten van deze ijking wordt vervolgens een plan opgesteld voor de periode Dit plan wordt naar verwachting in het eerste kwartaal van 2003 aan de Raad van Toezicht gepresenteerd. De leden krijgen de gelegenheid zich in de Algemene Vergadering in juni hierover uit te spreken. Het besluit de statuten van Intrakoop te actualiseren en moderniseren heeft afgelopen jaar een concrete invulling gekregen. De voorzitter van de Raad en de directeur hebben in samenspraak met een notaris een inventarisatie gemaakt die heeft geleid tot een finaal voorstel dat in oktober aan de Raad van Toezicht is gepresenteerd. De actualisatie van de statuten komt onder andere tot uitdrukking in een duidelijke beschrijving van de positie van de leden, Raad van Toezicht en de directie. Tevens is nu de procedure opgenomen die al werd gehanteerd bij het invullen van vacatures binnen de Raad van Toezicht. De nieuwe statuten zijn in de Algemene Vergadering van december door de leden unaniem goedgekeurd. Binnen de Raad van Toezicht heeft zich in 2002 een aantal mutaties voorgedaan. In juni is de heer J.L. Schoevers als lid toegetreden tot de Raad van Toezicht en vanaf december heeft hij de rol van secretaris/penningmeester op zich genomen. De heer M.J. Valk, is in de Algemene Vergadering van december afgetreden als voorzitter en lid van de Raad van Toezicht. De heer Valk is sinds 1996 lid van de Raad en vanaf 1998 vervulde hij de rol van voorzitter. De heer Valk heeft zich gedurende lange tijd sterk gemaakt voor de belangen van Intrakoop. Wij zijn hem hiervoor zeer erkentelijk. Ondergetekende is in dezelfde Algemene Vergadering door de leden benoemd als voorzitter van de Raad. Met de leden is afgesproken dat de vacature in de Raad van Toezicht die is ontstaan door het vertrek van de heer Valk in 2003 zal worden ingevuld. J.W. de Koning, voorzitter In de Raad van Toezicht hadden per zitting: J.W. de Koning (voorzitter) Mr. G.H. Groeneveld (vice-voorzitter) J.L. Schoevers (secretaris/penningmeester) Ir. G.H. ter Avest (lid) J.M. Bergs (lid) A.H. Bijlhout (lid) Verantwoording Raad van Toezicht 3

6 Voorwoord van de raad van toezicht focus op voorwoord van de raad van toezicht 4

7 Directieverslag De bemiddelde omzet van de leden op basis van de Intrakoop-raamovereenkomsten heeft zich ook in 2002 voorspoedig ontwikkeld en steeg met ruim 30% tot boven de 300 miljoen. Hierdoor wordt de doelstelling uit het strategisch beleidsplan Inkoppen (een bemiddelde omzet van 320 miljoen in 2004) waarschijnlijk al in 2003 gehaald. Algemene Vergadering Belangrijke besluiten binnen Intrakoop worden tijdens Algemene Vergaderingen door de leden genomen. Intrakoop organiseert jaarlijks twee Algemene Vergaderingen. Naast het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening en het goedkeuren van het Plan van Aanpak 2003 met de begroting zijn in 2002 de statuten van Intrakoop geactualiseerd en gemoderniseerd. Tevens wordt onderzocht of het wenselijk is een huishoudelijk reglement op te stellen. Doel is om hierover in 2003 een besluit te nemen. Raad van Toezicht De samenwerking met de Raad van Toezicht is in het verslagjaar intensief en goed geweest. Belangrijke onderwerpen waaronder het strategisch beleid en met name de financiële paragraaf zijn intensief besproken. De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft samen met de directeur het project actualisatie en modernisering van de statuten succesvol afgesloten. kwaliteit De nieuwe statuten van Intrakoop geven evenwichtiger de verhoudingen weer tussen leden, Raad van Toezicht en bestuurder en zijn getoetst aan de huidige wetgeving. De Raad van Toezicht heeft een aantal belangrijke suggesties gedaan om de managementinformatie ten behoeve van de Raad te optimaliseren. In 2003 zal hieraan invulling worden gegeven. IJken strategisch beleid In overleg met de Raad van Toezicht is in 2002 gestart met het ijken van het strategisch beleidsplan Inkoppen Doel was na te gaan of Intrakoop op koers zit en zich nieuwe ontwikkelingen bij leden en leveranciers voordoen op basis waarvan plannen moeten worden bijgestuurd. Afgesproken is daarna te gaan werken aan een plan voor de periode 2003 tot en met De belangrijkste conclusies van het ijken zijn: De ontwikkeling van de bemiddelde omzet via de raamovereenkomsten loopt voor op de planning; Extra inspanning is nodig om nieuwe diensten voor de leden te ontwikkelen; De financiële paragraaf moet verder worden uitgewerkt. Om te zorgen voor een goed financieel kader is inmiddels een aantal scenario s ontwikkeld. Samen met de Raad van Toezicht is vastgesteld welk scenario het uitgangspunt vormt voor het nieuwe strategische beleidsplan Een solide exploitatie en een gematigde inschatting van de ontwikkeling van de bemiddelde omzet zijn de criteria die deze keuze hebben bepaald. De verwachting is dat het beleidsplan in de Algemene Vergadering in juni 2003 aan de leden kan worden gepresenteerd. Directieverslag 5

8 Kwaliteit Resultaatgericht samenwerken om kwalitatief hoogwaardige inkoopdiensten aan de leden te kunnen leveren is het credo voor alle medewerkers van Intrakoop. In 2002 is daarom gestart met het ontwikkelen van een integraal kwaliteitsbeleid. De basis werd gelegd door alle bestaande processen te beschrijven en te koppelen aan functies van medewerkers. In 2003 wordt het kwaliteitsbeleid verder ontwikkeld en geïmplementeerd. Elektronisch inkopen Intrakoop heeft de ambitie om haar leden een elektronische inkoopomgeving aan te bieden en daarbinnen de raamovereenkomsten beschikbaar te stellen. Achter de schermen is daaraan ook in 2002 gewerkt. Dit heeft nog niet geleid tot een concreet en aantrekkelijk aanbod. Het ontbreken van voldoende informatie over de verhouding tussen kosten en opbrengsten vormt daarbij het belangrijkste knelpunt. Nader onderzoek moet hierin meer inzicht verschaffen. Organisatie en informatisering De inzet van de medewerkers, hun kennis en kunde en de effectiviteit van de samenwerking zijn samen met alle informatie in de systemen van Intrakoop bepalend voor de kwaliteit van dienstverlening. Professioneel personeelsbeleid is daarom voor Intrakoop van groot belang. Het afgelopen jaar is geconstateerd dat verdere professionalisering van het personeelsbeleid het beste kan worden gerealiseerd door samenwerking te zoeken met een externe dienstverlener. Het opstellen van een programma van eisen, het inventariseren van mogelijke leveranciers en het selectietraject zijn in 2002 gestart. Dit heeft begin 2003 geresulteerd in het contracteren van een leverancier. Voor wat betreft het informatiesysteem is verder gebouwd aan het fundament uit het beleidsplan ICT Inkoppen. In 2002 zijn in de bouw hiervan belangrijke vorderingen gemaakt. Tevens is een aantal stappen ten behoeve van 2003 voorbereid, waaronder de implementatie van nieuwe software voor de financiële administratie. In 2003 wordt verder gewerkt aan het plan om via Internet interactief te communiceren met leden en leveranciers en wordt gestart met de implementatie. Directieverslag 6

9 Leden Algemene Vergadering Op 4 juni en 10 december vonden de Algemene Vergaderingen plaats. Tijdens de vergadering van 4 juni werden het jaarverslag en de jaarrekening 2001 door de leden goedgekeurd. Na de pauze gaven gastsprekers Gerard van der Sande, directeur RWE Gas Nederland en Gijs van Leeuwen, accountmanager REMU Levering B.V., hun visie op de actuele ontwikkelingen binnen de energiemarkt. In de Algemene Vergadering van 10 december stond de presentatie van het Plan van Aanpak en de begroting 2003 centraal. De leden hebben ingestemd met het aanpassen van de contributie per 1 januari 2003 en het actualiseren van de statuten van Intrakoop. De vergadering werd afgesloten met een presentatie Inkoop van ICT: who cares door de heer Bob Vos van PricewaterhouseCoopers Consulting. Professionalisering De professionalisering van de klantgerichte aanpak stond ook in 2002 centraal. Voor de ledenconsulenten lag daarbij het accent op het intensiveren van het contact met bestaande relaties. Tijdens hun bezoeken gaven zij uitleg over wat Intrakoop voor haar leden kan betekenen. Daarnaast adviseerden zij de leden over deelname aan raamovereenkomsten. Bovendien brachten zij wensen en eisen in kaart voor het verbeteren van bestaande raamovereenkomsten en voor het ontwikkelen van nieuwe overeenkomsten of andere diensten. Eind 2002 is een project resultaatgericht werken gestart. In dit project staat het meetbaar en inzichtelijk maken van de doelstellingen en activiteiten op het gebied van relatiebeheer met leden en leveranciers centraal. De resultaten worden gebruikt om plannen waar nodig bij te sturen. Ook is gekeken wat de meest effectieve manier is om leden te benaderen. Segmentatie van het ledenbestand en het aanpassen van het informatiesysteem zijn de eerste stappen die daartoe in 2003 worden gezet. Ontwikkeling ledenbestand Het ledenaantal is stabiel gebleven, maar het aantal locaties is wel verder toegenomen. Kencijfers Eind Leden Locaties Bemiddelde afname in euro s miljoen miljoen miljoen miljoen miljoen Omzet 302 miljoen euro In 2002 hebben de leden in totaal voor 302 miljoen euro afgenomen op basis van de Intrakoop-raamovereenkomsten. Voor het jaar 2003 verwacht Intrakoop een omzet van 313 miljoen euro te realiseren. Leden 7

10 Voorwoord van de raad van toezicht professionele voorwoord van de raad van toezicht 8

11 Regionale informele samenwerkingsverbanden De contacten met de regionale informele samenwerkingsverbanden zijn het afgelopen jaar verder uitgebouwd. Uitgangspunt is de toegevoegde waarde die een samenwerking voor beide partijen oplevert. De gesprekken hebben geleid tot een aantal projectvoorstellen. Bij het Haags Regionaal Inkoopoverleg is een proefproject gestart, waarbij binnen de kaders van de raamovereenkomst met Deli XL een maatwerkversie voor dit inkoopoverleg tot stand is gekomen. De gesprekken met andere samenwerkingsverbanden worden gecontinueerd. Klankbordgroep De klankbordgroep bestaat uit een afvaardiging van Intrakoopleden en levert een belangrijke bijdrage aan optimalisatie van bestaande en de ontwikkeling van nieuwe dienstverlening. Bovendien signaleren ook zij actuele ontwikkelingen binnen de zorg. In 2002 hebben twee plenaire sessies met de klankbordgroep plaatsgevonden. Nieuw dit jaar binnen de klankbordgroep was de formatie van twee contractbeheergroepen. Deze richten zich met name op de toetsing van overeenkomsten qua marktconformiteit, kwaliteit en prestaties. Daarnaast zijn de optimalisering en actualisatie van de overeenkomsten belangrijke aandachtsgebieden. De twee contractbeheergroepen hebben elk twee maal vergaderd. Zowel de leden van de contractbeheergroepen als Intrakoop zijn zeer positief over deze nieuwe aanpak, waarmee de actieve inbreng van leden verder wordt gerealiseerd. zorg op maat Daarnaast is in de klankbordgroep de Rondetafeldiscussie geïntroduceerd, met als doel te discussiëren over actuele onderwerpen die belangrijk zijn voor de toekomst van Intrakoop. Er hebben drie Rondetafeldiscussies plaatsgevonden met als onderwerpen elektronisch inkopen, samenwerking met regionale inkoopsamenwerkingsverbanden en de meerwaarde van de vereniging als organisatievorm. Leden 9

12 Leveranciers Contractbeheer In 2002 liepen 25 van de in totaal 56 raamovereenkomsten ten einde. Met deze contractleveranciers hebben gesprekken plaatsgevonden. Op basis van onder andere een uitgebreide evaluatie is een beslissing genomen ten aanzien van het verlengen, al dan niet met de nodige aanpassingen, of opzeggen van de betreffende overeenkomst. In totaal zijn 20 raamovereenkomsten verlengd. De contracten met de volgende vijf leveranciers zijn beëindigd: Corps Culinaire, Cycle Systems, Medical Patient Handling, NVA medic.all systems en Stichting Telecom & Internetgebruikers Nederland. Interpharm heeft aangegeven haar groothandelsactiviteiten op het gebied van medische en verpleegkundige artikelen te willen beëindigen. De oriëntatie voor een nieuwe leverancier is direct gestart. Voor de leden die gebruik maakten van de overeenkomst met Interpharm is voor 2003 een overeenkomst met Medeco afgesloten. Dit jaar werd een nieuwe raamovereenkomst afgesloten met Beckers voor de levering van diepvriessnacks. Het accent heeft dit jaar dus nadrukkelijk gelegen op contractbeheer. Gecombineerd met een aantal personele mutaties aan inkoopzijde is het gevolg dat niet alle ambities zijn waargemaakt. Zo was er onvoldoende tijd beschikbaar voor productontwikkeling. Ook de mogelijkheden om door de inzet van specifieke software het inkoopproces van Intrakoop verder te professionaliseren zijn nog niet nader onderzocht. Deze onderwerpen zijn belangrijke aandachtspunten voor Contractbeheer zal in dat jaar minder tijd vragen, omdat slechts 10 raamovereenkomsten aflopen. Relatiebeheer distributeurs Naast relatiebeheer met contractleveranciers is dit jaar een nieuwe impuls gegeven aan het opbouwen en onderhouden van relaties met distributeurs. Een goede relatie met deze groep is voor Intrakoop essentieel, aangezien omzetgegevens voor een belangrijk deel door deze distributeurs worden aangeleverd. Algemene inkoopvoorwaarden In 1991 heeft de toenmalige Nationale Ziekenhuisraad algemene inkoopvoorwaarden voor de zorgsector opgesteld en gedeponeerd. Intrakoop heeft deze inkoopvoorwaarden binnen haar raamovereenkomsten altijd gebruikt De afgelopen jaren heeft zij erop aangedrongen deze voorwaarden te actualiseren. In 2001 hebben de verenigingen die de belangen van de zorginstellingen behartigen hiertoe opdracht gegeven. Intrakoop heeft via de klankbordgroep een bijdrage geleverd. In september 2002 zijn de geactualiseerde algemene inkoopvoorwaarden voor de zorgsector gedeponeerd. Intrakoop is direct daarna gestart met het opnemen van deze nieuwe inkoopvoorwaarden binnen de raamovereenkomsten die per 1 januari 2003 zijn verlengd. Voor het grootste deel van de overeenkomsten is dit gelukt, de andere volgen per 1 januari Project Elektriciteit In 2002 is een tweejarig contract afgesloten met REMU Levering B.V. voor de jaren 2003 en 2004 voor de levering van elektriciteit (350 miljoen kwh per jaar). In samenwerking met de REMU heeft Intrakoop bovendien een eenmalige aanbieding ontwikkeld voor medewerkers van leden voor het leveren van groene stroom. Voor 2003 ligt het accent op het benaderen van leden die nu nog geen gebruik maken van de overeenkomst met REMU met de vraag alsnog deel te nemen. Leveranciers 10

13 Project Aardgas In 2002 is het project inkoop aardgas gestart met het oog op het afsluiten van een nieuwe overeenkomst per 1 januari Intrakoop heeft een viertal regionale bijeenkomsten aardgas georganiseerd die door ruim 160 leden zijn bezocht. De verslagen en presentaties van deze voorlichtingsbijeenkomsten en de meest gestelde vragen zijn ook op de Intrakoop-site gepubliceerd. Daarnaast zijn nieuwe deelnemers geworven voor het aardgascontract met RWE Gas Nederland per 1 januari Een belangrijk aandachtspunt voor 2003 is het afsluiten van een nieuwe overeenkomst per 1 januari Intrakoop streeft ernaar het aantal deelnemers aan deze overeenkomst verder uit te breiden. Project WKK Ook is een projectgroep warmtekrachtkoppeling gestart. Doel is informatie te verzamelen die leidt tot aanbevelingen en een beslismodel voor een kostenefficiënte inzet van warmtekrachtkoppelings-installaties ten opzichte van elektriciteit en aardgas. De eindrapportage wordt in de eerste helft van 2003 verwacht. Leveranciers 11

14 Voorwoord van de raad van toezicht aandacht voor mens voorwoord van de raad van toezicht 12

15 Marketing, communicatie en support Enquête inkoop facilitaire diensten Een van de speerpunten voor 2002 was het ontwikkelen van een productgroep facilitaire diensten. Een eerste stap was duidelijkheid te krijgen over die aspecten van de inkoop van facilitaire dienstverlening waar Intrakoop zich op moet richten bij het verder ontwikkelen van deze dienstverlening voor de leden. Om deze wensen te inventariseren is een schriftelijke enquête gehouden onder bijna 900 contactpersonen van onze leden. De response bedroeg meer dan 20%. De uitkomsten van de enquête zijn via het Intrakoop Bulletin gecommuniceerd. Omdat leden hebben aangegeven de hoogste prioriteit te geven aan afvalverwijdering en schoonmaak, gaan in 2003 twee projectgroepen voor beide onderwerpen een plan van aanpak opstellen. De kracht van aandacht Intrakoop heeft samen met Albron een bijeenkomst georganiseerd voor leden van Intrakoop en klanten van Albron met als thema De kracht van aandacht. Diverse sprekers gaven hun visie op de beleving van voeding. Daarnaast was er onder andere in workshops volop gelegenheid over dit thema te discussiëren. De aanwezige leden waren zo positief over deze bijeenkomst, dat dit thema in 2003 opnieuw aandacht zal krijgen. Scope Intrakoop beschikt over een geavanceerd relatiebeheersysteem Scope dat inmiddels een onmisbaar instrument is voor effectief relatiebeheer. Het actueel houden van de gegevens is daarvoor essentieel. In 2002 is het hele relatiebestand opgeschoond. Bovendien zijn de bestaande gegevens aangevuld met onder andere - en internetadressen met het oog op digitale communicatie in de toekomst. In de loop van 2002 is ook een nieuwe versie van Scope getest. Deze biedt met name extra functionaliteit op het gebied van het registreren en beheren van persoonsgegevens. De test is als positief beoordeeld en de verwachting is dan ook dat de implementatie van de nieuwe versie in 2003 zal plaatsvinden. en middelen Presentaties Intrakoop heeft zich dit jaar verder geprofileerd door het verzorgen van een viertal presentaties. Op een bijeenkomst van Smeets Consult sprak Intrakoop over regionale inkoopsamenwerking. Voor FMN/Nevi gaf Intrakoop haar visie op facilitaire inkoopsamenwerking. Parkmanagement was het thema van een bijeenkomst van de Haagse Hogeschool en daarnaast heeft Intrakoop een bijdrage geleverd aan een bijeenkomst van de Vereniging Nederlandse Energiebeurs. Marketing, communicatie en support 13

16 Personeel en organisatie Organisatie Nadat in 2001 de eerste ervaringen met de nieuwe organisatiestructuur zijn opgedaan, stond 2002 in het teken van consolidatie en kwaliteitsverbeteringen. Verder is volop aandacht besteed aan het vastleggen en delen van kennis. Intranet is verder uitgebouwd en werkt uitstekend als ondersteunende kennisbron. Projectmatig werken Het werken in projectvorm blijkt een prima manier om alle activiteiten op tijd en binnen budget te realiseren. Inmiddels lopen vele projecten en is een aantal reeds succesvol afgerond. Dit jaar is gestart met een project InformatieSysteem Personeel. Als onderdeel hiervan is een registratiesysteem ontwikkeld, waarmee het management zich een beter beeld kan vormen van het ziekteverzuim. Daarnaast is het project Taken, Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden in december 2002 afgerond. De resultaten vormen de basis voor het in 2003 op te zetten integrale kwaliteitssysteem. Personeelsbeleid Een aantal onderdelen van het in 2001 ontwikkelde personeelsbeleid is inmiddels geïmplementeerd: Wet Verbetering Poortwachter De gevolgen van deze wet zijn in kaart gebracht en aan de medewerkers toegelicht. Inmiddels heeft Intrakoop ervaring opgedaan met het maken van een reïntegratieplan en het begeleiden van een medewerker binnen de regels van de nieuwe wet. Met als resultaat volledige reïntegratie. Arbowet De Arbogroep heeft in het najaar een nieuwe risico-inventarisatie en evaluatie gemaakt. De eindrapportage is in december ontvangen. Intrakoop heeft een plan van aanpak geschreven om in 2003 met de aanbevelingen aan de slag te gaan. Opvallende punten zijn het instellen van een personeelsvertegenwoordiging en het opstellen van een hulpverlenings- en ontruimingsplan voor het hele kantoorgebouw. Ondersteuning Personeel en organisatie Intrakoop heeft een voorstel ontvangen van een externe dienstverlener, dat positief is ontvangen. Het opstellen van een overeenkomst en de implementatie staan gepland voor het eerste kwartaal Regelingen De regelingen Ouderschapsverlof en Parttime werken zijn vastgesteld en gecommuniceerd. Een regeling voor Kinderopvang is in voorbereiding. Klantgericht handelen De training Klantgericht handelen is afgerond. Via coaching blijven de managers de medewerkers uitdagen het geleerde in praktijk te brengen en verder te ontwikkelen. Werkoverleg In 2002 is het integraal werkoverleg gestart, waarin de kwartaalresultaten (projecten en activiteiten binnen belangrijke processen) aan alle medewerkers worden gepresenteerd. Personeelsblad Op initiatief van de medewerkers is het personeelsblad Intratern ontstaan. In 2002 zijn drie nummers uitgekomen en steeds met veel plezier ontvangen. Personeel en organisatie 14

17 Personeelsbestand De belangrijkste personele mutaties vonden dit jaar plaats binnen de inkoopafdeling en het supportteam. Eén inkoper heeft eind april afscheid genomen. Twee andere inkopers hebben zich steeds meer toegelegd op hun managementtaken. Intrakoop is erin geslaagd twee nieuwe inkopers aan te trekken. Binnen het supportteam zijn drie medewerkers weggegaan en vier nieuwe medewerkers aangenomen. Ter ondersteuning van het managementteam is de managementassistentie uitgebreid tot drie medewerkers. Ontwikkelingen personeelsbestand Aantal fte s ultimo ,35 19,7 21,7 Aantal medewerkers ultimo Verloop in kwartaal (1,65) -2 (1,55) - Mutaties in kwartaal* - +1 (1,0) +2(1,9) +1(1,0) +1 (1,0) * aantal medewerkers (fte s) Ziekteverzuimbeleid In 2002 is veel aandacht besteed aan de opzet van een regeling Ziekteverzuimbeleid. Deze is door het managementteam goedgekeurd en met de medewerkers besproken. De maandelijkse rapportages van de ziekteverzuimcijfers geven een helder beeld en helpen het ziekteverzuim terug te dringen. Het verzuimcijfer is in 2002 ruim onder de zes procent uitgekomen. Personeel en organisatie 15

18 Informatisering, financiën en administratieve organisatie Bonus 2001 Alle bonusspecificaties over het jaar 2001 zijn eind augustus aan de leden verzonden. Eind september is het volledige bonusbedrag van ruim 3,7 miljoen euro aan de leden uitgekeerd. Dit is de grootste financiële transactie ooit door Intrakoop verricht. Dankzij het opstellen van een strakke planning en het maken van heldere afspraken met leveranciers en distributeurs waren voor het einde van het jaar alle vragen van leden over de bonus 2001 beantwoord, inclusief de uitkering van eventuele extra bonussen. Ook was de financiële afwikkeling met de leveranciers en distributeurs compleet afgerond. De bonusspecificatie is in 2002 ook op een aantal punten kwalitatief verbeterd. Het resultaat is een duidelijk overzicht dat de leden een goed inzicht geeft in de opbouw van hun bonus. De voorbereidingen voor de bonus 2002 zijn in het laatste kwartaal gestart. Streven is de bonusspecificaties over het jaar 2002 voor 1 augustus 2003 aan de leden te verzenden en de bonus medio september uit te keren. Jaarrekening De jaarrekening 2001 is door de leden in de Algemene Vergadering van 4 juni 2002 goedgekeurd. In de Algemene Vergadering van 10 december is voorgesteld om het exploitatie-overschot over het jaar 2000 niet aan de leden uit te keren, maar toe te voegen aan het Eigen Vermogen van de vereniging. De leden zijn hiermee akkoord gegaan. ICT Inkoppen Het in 2001 opgezette project Informatiebeleid werd afgerond met de oplevering van het rapport ICT Inkoppen. Bij de implementatie hiervan heeft het opbouwen van een solide informatiefundament de hoogste prioriteit gekregen. Ter vervanging van de boekhoudsoftware is een programma van eisen opgesteld. De uiteindelijke keuze is gevallen op Exact Globe. In het derde kwartaal is na een vooronderzoek de technische infrastructuur gereed gemaakt. Daarna is in het laatste kwartaal een project gestart voor de inrichting van dit nieuwe pakket. Onderdeel hiervan is het opzetten van een nieuw rekeningschema dat ook in de behoefte aan managementinformatie voorziet. Financiële positie Veel aandacht is dit jaar besteed aan het verstevigen van de financiële positie van de vereniging. Het opzetten van een adequaat debiteurenbeheer en de optimalisatie van het bonusproces hebben een positief effect gehad op de inkomende geldstroom. De extra aandacht voor kostenbewustzijn bij de medewerkers heeft aan de uitgavenkant een aantal besparingen opgeleverd. Daarnaast is een systematiek opgezet om prognoses te kunnen maken ten aanzien van de liquiditeitspositie van Intrakoop. Het bewaken van een gezonde financiële basis blijft ook in de toekomst een belangrijk aandachtspunt. Informatisering, financiën en administratieve organisatie 16

19 Intrakoop Regterweistraat 11a 4181 CE Waardenburg Postbus BB Waardenburg Telefoon: (0418) Fax: (0418)

20 Leveranciersovereenkomsten 2003 Techniek & Onderhoud AAF International B.V. OSRAM Nederland B.V. Overtoom International Nederland B.V. Philips Nederland B.V. Syntec B.V. Technische Unie B.V. Huishouding & Inrichting Ahrend Inrichten B.V. AKB Grootverbruik B.V. De Berkel B.V. De Harense Smid B.V. N.K. Hezemans Textiel B.V. JohnsonDiversey B.V. King Nederland B.V. J. Koetsier & Zn. B.V. De Koksmaat Bedrijfskeukens B.V. Mondial Interieurinrichting B.V. RRB BV SCA Hygiene Products Zeist B.V., Away From Home Tissue Willem van Rijn Huishoud-elektro B.V. Van der Windt Verpakking B.V. Verpleging & Verzorging BSN Medical B.V. SCA Hygiene Products Zeist B.V., Incontinence Care Pronk ergo bv Scholten Medische Groothandel B.V. UBICA Matrassen Voeding Abbott BV Albron Carewell BV Beckers B.V. Deli XL Douwe Egberts Coffee Systems Frico Cheese Benelux Friesland Coberco Out of Home / Friesland Cobic Food Service Iglo Mora Groep Nestlé Novartis Consumer Health B.V. Oerlemans Foods Nederland B.V. Offerman Food Service B.V. Ouwehand s Rederij en Visverwerking B.V. Romi Smilfood B.V. Totaal Hygiëne Keur Administratie & Financiën Corporate Express Dell Computer B.V. Develop Nederland B.V. GP Office B.V. Start Medi Interim B.V Vedior Personeelsdiensten Overige Diensten Deli XL Geschenkenservice REMU Levering B.V. (vanaf 15 april 2003: ENECO Energie Levering B.V.) RWE Gas Nederland B.V. Stegman Groothandel BV