Opbouw van onderzoek & analyses

Transcriptie

1 Opbouw van onderzoek & analyses Aanpak De aanpak is pragmatisch en gericht op het analyseren en inventariseren van de kenmerken van de organisatie van werken, zonder dat de dagelijkse gang van zaken verstoord wordt. Het onderzoek wordt in 3 stappen doorlopen: Stappen Activiteiten Belang Uitkomsten Activiteiten onderzoek Enquête Verwerken en bespreken Inzicht in activiteitenschema s van medewerkers obv type werkzaamheden Doorvertalen en interpreteren resultaten naar capaciteit werkomgeving voor nieuwe situatie. Tevens benoemen randvoorwaarden bij nieuwe opzet Inzicht in activiteiten profielen Kantoorbenutting # werkplekken + types # overlegplekken + types Randvoorwaarden Werkstijl analyse Vaststellen werkstijlen Interviews Verwerken en bespreken Obv mobiliteitsprofiel vaststellen van het aantal te ondersteunen werkstijl types Detailinzicht in de werkstijlprofielen nodig voor het doorvertalen naar de benutting van de werkomgeving per werkstijl; tevens mens en organisatie info Opstellen schets van HNW obv Huisvesting; techniek en Mens & Organisatie Werkstijlen Werkstijlprofielen Vlekkenplan per afdeling Werkstijl toewijzing type werkplekken Advies Opstellen eind advies Overzicht van uitgangspunten voor de realisatie van de huisvesting Programma voor invoering HNW: 1 Lijst van eisen en wensen Schets van nieuwe indeling en inrichting PvA voor invoering HNW Pilots & premieres Leidinggevenden medewerkers

2 Werkstijldefinitie Werkstijlen 2

3 Wat zijn werkstijlen en waar dienen ze voor Werkstijlen Een werkstijl geeft inzicht in de manier van werken van een categorie medewerkers van een organisatie. Het benoemt en beschrijft de kenmerken van de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Het doel van het benoemen en beschrijven van werkstijlen is: Goed kunnen bepalen op welke wijze c.q. hoe het beste medewerkers te faciliteren bij de dagelijkse werkzaamheden Inzichtelijk maken hoe de organisatie werken in de toekomst voor zich ziet voor de medewerkers Omdat medewerkers in een benoemde werkstijl overeenkomstige kenmerken (van werken) hebben, is het handig om de veranderingen op werkstijl te benoemen en het verandertraject ook toe te passen op de medewerkers van een bepaalde werkstijl Doel van Werkstijlen Een werkstijlanalyse werkt het concept uit. Hierbij worden de dagelijkse activiteiten benoemd die ondersteund dienen te worden. Voor alle activiteiten wordt gespecificeerd welke middelen en ondersteuning nodig is. Voor het werken in Kantoor wordt in het bijzonder de vertaalslag naar aantal en type werkplekken uitgewerkt. Daarnaast kan op basis van de werkstijl worden bepaald wat de beste manier is om de medewerkers te begeleiden naar een andere manier van werken. Werkstijlen Er wordt gekozen voor een werkstijl definitie op basis van de volgende kenmerken: Mate van mobiliteit Aard van de werkzaamheden 3

4 Werkstijlen voor de Firma Werkplekgebonden Locatie gebonden Mobiel Locatiegebonden Kantoorgebonden Plaatsongebonden Mobiel Kennis gericht Ldg, HRM, MCC, BC, PM activteitenpatroon FA, BA, Verz. Bedrijven IAM PSA, LAC, Control AM, WT KCC, V&S, Specials Taak gericht mobiliteit

5 Uitwerking Werkstijl: Mobiele medewerker Persoonlijk profiel Dit is Mark. Mark is 36 jaar en is na zijn studie direct in zijn woonregio bij de Firma gaan werken. Hij is nu 8 jaar als accountmanager actief en voelt zich verbonden aan de bank; alsof het in zijn DNA zit. Na het werk fietst Mark graag een rondje op zijn racefiets. Hij is ook actief in het verenigingsleven in zijn woonplaats. Daarvoor is hij s avonds nog al eens op pad. Dan heeft Mark zijn commerciële voelsprieten uitstaan om waar mogelijk nieuwe contacten te leggen of informatie uit de regio op te vangen die hij zakelijk kan toepassen. Mark woont op centraal in zijn werkgebied. Gemiddeld heeft hij 1 of 2 klantbezoeken. Deze plant hij zo dat hij vanuit huis rechtstreeks bij de klant langs gaat. Daarna is hij op kantoor te vinden, voor overleg en om samen met zijn assistent account manager de lopende zaken door te spreken. Buiten kantooruren is hij ook bereikbaar. Mark heeft een HBO opleiding; hij is getrouwd en heeft twee jonge kinderen waarvoor hij 1 dag in de week zorgt. Mark maakt zijn 36 uur in 4 dagen; iedere week heeft hij op donderdag zijn thuisdag. Zijn vrouw werkt 3 dagen in de thuiszorg en stemt haar rooster af op het werkschema van Mark. Werken voor de bank Mark is een loyale medewerker, hij voelt zich een echte Firma man. Hij houdt van een beetje werkdruk en beleeft veel plezier aan het onderhouden van relaties en de successen die je daarbij kunt boeken bij het goed bedienen van de klant. Hij heeft het gevoel dat zijn werk er toe doet; en weet zich omringt door bewogen collega s die zich allemaal voor de volle 100% inzetten. Vindt belangrijk Mark voelt zich goed op zijn plaats bij de Firma. Zijn drijfveren zijn: Goede werk/privé balans Waardering van omgeving Collega s (verbinding met groep) Vrijheid en verantwoordelijkheid Duidelijke afspraken Zelf tijd indelen Maatschappelijk betrokken carrière perspectief hobby's 5

6 Uitwerking Werkstijl: Mobiele medewerker Huidige situatie Gaat eerst naar kantoor Samenwerken op kantoor Vergaderen op kantoor nieuwe stijl Werkstijl van de Accountmanager Management is controlerend Zelfstandigheid en verantwoordelijkheid Veel papier (dossiers) Ieder zijn eigen vaste werkplek Start meer vanuit huis Samenwerken op afstand Vergaderen op afstand Management is coachend Ondernemerschap en initiatief Papier arm Gebruik kantoor (en ict) Ieder zijn eigen kantoor (werkplek volgt de activiteit) Werkpleknorm = 1.0 Werkpleknorm = 0.5 Vaste aansluitingen Kantoor = statisch Traditioneel kantoor met kamers en afdelingen Standaard uitrusting (desktop) Naar kantoor om te werken Draadloos werken Kantoor = dynamisch Transparant en plek voor ontmoeten (ook met klant) Iedereen kiest eigen (mobile) uitrusting (laptop en mobiel) Werken daar waar logisch 6

7 Uitwerking Werkstijl: Mobiele medewerker Mobiliteit 48% 15% 37% Extern/klant Bureauwerk Overleg Bureaupleknorm: 0.5 Overlegpleknorm: 0.15 Werkplekactiviteiten 10% 8% 15% 32% 35% Open Concentratie Gesloten Informeel overleg Formeel overleg 7

8 Uitwerking Werkstijl: Locatiegebonden medewerker Persoonlijk profiel Dit is Ineke. Ineke is 29 jaar en werkt nu 4 jaar bij de Firma, waarvan de eerste twee waar als Assistent Verzekeringsspecialist. Nu is ze Assistent Account manager. Thuis is Christel moeder van een jonge baby, waardoor zij maximaal 3 dagen per week kan werken en er een strikte scheiding tussen werk en privé is ontstaan. Na haar werk doet ze vaak nog snel de bootschappen. Ze is getouwd met Ruud. De aard van de werkzaamheden maakt het lastig om volgens een vast en strak schema te werken. Prioriteiten kunnen per moment verschillen. Ondanks haar parttime schema en privéverplichting zorgt Ineke ervoor dat de adviseur altijd verder kan. Soms werkt zij langer door en is zij privé bereikbaar voor de adviseur. Ineke kan naar haar werk fietsen en besteed de hele dag op kantoor. Ze heeft haar vaste taken en veel afstemming en contact met haar adviseur/account manager. Kantoor is voor haar er ook even uit zijn. Thuiswerken zit er voor haar niet in omdat zowel technisch als praktisch er geen goede situatie is. Ze is afwisselend bezig met telefoontjes die binnenkomen en aktie vragen, en met het voorbereiden en uitwerken van (offertes van) diensten/producten die de accountmanager aanvraagt. Hiernaast vraagt Siebel de nodig aandacht. Werken voor de bank Ineke is de rechterhand van een adviseur die veel onderweg is. Ze zorgt voor de interne afhandeling; voorbereiding, op gesprekken, het maken van afspraken en uitwerken van offertes. Er is op dagelijkse basis afstemming met de adviseur over lopende zaken. Ineke vindt het leuk om waardering van klanten te krijgen voor de dingen die zij doet. Daarnaast vindt ze het fijn dat de Firma voldoende kansen biedt voor persoonlijke ontwikkeling. Vindt belangrijk Ineke voelt zich goed op haar plaats bij de Firma. Haar drijfveren zijn: Goede scheiding werk en privé Rijk sociaal leven Gezin/familie voorop Blijven ontwikkelen Salaris is mooi meegenomen Plezierige werkomgeving Waardering Als je geeft krijg je meer 8

9 Uitwerking Werkstijl: Locatiegebonden medewerker Huidige situatie nieuwe stijl Werkstijl van de Assistent Account manager Kantoor is primaire werkplek Samenwerking fysiek bijeen Bereikbaar indien op werkplek Werk overkomt je Werk is klaar als het tijd is (sturen op aanwezigheid) Veel papier (dossiers) Vaste werkplek Communicatie middel is mail en telefoon Eigen werkplek met persoonlijke verzameling Kantoor blijft primaire werkplek Samenwerking meer virtueel Bereikbaar in gehele kantoor Werk proactief en plannen Werk is klaar als het af is (sturen op resultaat) Papier arm Gebruik kantoor (en ict) Wisselende werkplek obv type activiteit Meerdere communicatie middelen worden gebruikt Clean desk Werkpleknorm =1.0 Werkpleknorm = 0.9 Werkplek = productieplek Vaak op zoek naar collega s Collega s zitten op je afdeling Kantoor is ontmoetingsplaats Duidelijk inzicht in beschikbaarheid van collega s Collega s werken bij de Firma 9

10 Uitwerking Werkstijl: Locatiegebonden medewerker 0% Mobiliteit 12% Extern/klant Bureauwerk Overleg 88% Bureaupleknorm: 0.9 Overlegpleknorm: 0.1 Werkplekactiviteiten 44% 3% 5% 7% 41% Open Concentratie Gesloten Informeel overleg Formeel overleg 10

11 Uitgangspunten werkplekgebonden locatiegebonden kantoorgebonden plaatsongebonden mobiel referentie functies KCC, V&S, overige specials Financieel adviseur, Bedrijven adviseur, Verzekeringsadviseur Bedrijven Intern Accountmanager Financial Controller, mdw Staf, mdw Administratie Leidinggevenden, HRadviseur, advsieur MCC, Business Controller, Projectmanager Accountmanager, mdw Waardeteam Fysiek flexplek, functiespecifiek aantallen direct afhankelijk van klantbehoefte Activiteitgerelateerde werkomgeving, met nadruk op individuele werkzaamheden Activiteitgerelateerde werkomgeving, zowel individuele werkzaamheden als samenwerken Diversiteit in mogelijkheid voor klantontvangst ICT functie-specifieke specificaties IP-Telefonie TWP is nice to have (met name raadpleegfunctionaliteit) Vaste pc met dubbelbeeldschermopstelling IP-Telefonie (zowel in- als outbound) TWP aanvullend op reguliere werkzaamheden Vaste pc-opstelling individuele werkplekken aangevuld met (persoonlijke keuze?): ipad, tablet-pc of laptop Smartphone of Mobiele telefoon TWP aanvullend en/of vervangend kantoorwerk Organisatie Zelfroostering Bereikbaarheid en beschikbaarheid teamverantwoordelijkheid afstemming met mobiele functies Fysiek minimum Verantwoord vergaderen Afdelingsoverstijgend ontmoeten / samenwerken Mens Ondernemerschap Bewust organiseren Outputgericht werken Outputgericht werken Bewust organiseren Kennis/informatie delen Ondernemerschap Outputgericht werken Bewust organiseren Kennis/informatie delen Persoonlijke bereikbaarheid Werk-prive-balans

12 10 principes van werken bij de Firma 1. Ik zorg ervoor dat ik handel in het belang van de klant 2. Ik regisseer mijn eigen werk en mijn eigen loopbaan 3. Ik blijf verbonden met onze klanten en mijn collega s 4. Ik zoek actief de samenwerking op: ik haal maar breng ook kennis 5. Ik breng altijd bereikbaar zijn in praktijk 6. Ik stem af, spreek af en spreek aan 7. Ik werk virtueel en digitaal waar het kan en fysiek waar dat moet 8. Ik handel resultaatgericht en voeg waarde toe 9. Ik schakel tijdig hulp in waar nodig 10. Ik beheers mijn processen 11. Ik blijf vitaal en neem de verantwoordelijkheid voor een goede werk/privé balans 12. Ik respecteer de keuze van de ander t.a.v. de manier van werken en stel me flexibel op 12