Jaarplan Vereniging Vrienden LSO

Transcriptie

1 Jaarplan Vereniging Vrienden LSO Algemeen. De VVLSO stelt zich ten doel het LSO te ondersteunen. Het gaat daarbij om financiële steun én het bevorderen van de toeloop naar de concertzalen. Financiële steun is nodig vanwege de wens tot behoud van Limburgs cultuurgoed tegen de achtergrond van dalende overheidssubsidie. Het tweede punt heeft alles te maken met de promotie van het orkest. Educatie is daarbij een belangrijk thema. Met het streven naar volle concertzalen wil de VVLSO bovendien bijdragen aan arbeidsvreugde van de musici en aan de stelling met méér vrienden méér plezier! Sinds 2011, het jaar waarin drastische overheidsbezuinigingen voor de sector 'Cultuur' werden aangekondigd en waarvan de ongewenste gevolgen voor het LSO in beeld zijn gebracht, steunt de VVLSO het orkest extra door deel te nemen aan protestacties en door het verschaffen van een financiële bijdrage ten behoeve van het ontwikkelen van een nieuw perspectief. De VVLSO onthoudt zich van directe invloed op LSO-beleid en daaruit voortkomende doelen of voortgang daarvan. De vereniging ziet zich vooral als actor op het vlak van marketing en PR. In dat verband beschouwt de vereniging zich als een verlengstuk van de afdeling Marketing&PR van het LSO. De operationele contacten vanuit de vereniging met het LSO lopen dan ook vooral via deze afdeling. Activiteitenplan De VVLSO ontwikkelt activiteiten die aansluiten bij de beleidsplannen van het LSO en stelt jaarlijks een activiteitenplan op. Het activiteitenplan is bedoeld om richting te geven aan de VVLSO-activiteiten en biedt een handvat voor de regionale werkgroepen van de vereniging. Tenslotte kan het plan bijdragen aan de verantwoording en evaluatie van de verenigingsactiviteiten. Het beleidsplan van het LSO kent de voor het activiteitenplan volgende relevante hoofdstukken: Marketing en organisatie De uitvoeringen Educatie Financiën De wijze waarop de VVLSO in het verenigingsjaar op het beleidsplan van het LSO wenst in te spelen is hierna weergegeven. Marketing en organisatie Coördinatie en communicatie De VVLSO ziet voor zichzelf als belangrijkste taak het bevorderen van het aantal concertbezoekers in de provincie. Daartoe hanteert de vereniging marketing- en PRinstrumenten. Een logisch gevolg daarvan is dat de VVLSO nauw samenwerkt met de afdeling Marketing&PR van het LSO. Wensen en mogelijkheden over en weer dienen daarom nauwkeurig te worden afgestemd en in het belang daarvan moeten de communicatielijnen kort en helder zijn. Daarvoor heeft de VVLSO een coördinatiepunt. Pagina 1 van 5

2 Het coördinatiepunt dat t.b.v. de bestuurlijke, administratieve en operationele kant van de VVLSO is ingericht dient als centrale spreekbuis. Per 1 maart 2012 is de tijdelijke situatie waarin het coördinatorschap sinds 1 januari 2010 verkeerde opgeheven en is een nieuwe coördinator aangetrokken. De coördinator werkt op basis van een opdrachtovereenkomst. Met deze constructie is recht gedaan aan de wens van het bestuur om géén personeel in dienst te nemen. Tegen de achtergrond van de opdrachtomschrijving van de coördinator, zal het bestuur zorg dragen voor verdere uitwerking van het inmiddels voorbereide concept communicatieplan. Daarbij wordt rekening gehouden met de inmiddels versterkte communicatielijn tussen het bestuur van de VVLSO en directie en hoofd Marketing &PR van het LSO. In het najaar van 2012 stelt het bestuur een organigram en een communicatieplan vast. Vriendenconcerten. Met betrekking tot de vriendenconcerten neemt de VVLSO zich voor het daarover tussen de bestuurlijke werkgroep en het hoofd Marketing & PR gevoerde overleg voort te zetten en de daar ontwikkelde ideeën verder uit te werken. De rol van de werkgroepen is bij de verdere ontwikkelingen van ideeën en de uitvoering daarvan van groot belang. Over de vorm en concertlocaties van de vriendenconcerten 2012 en 2013 formuleert de VVLSO in het voorjaar 2012, op basis van de conceptprogrammering van het LSO een voorstel. Aan de werkgroepen wordt gevraagd om op basis van de LSO-programmering en rekening houdend met de locale situatie ideeën te ontwikkelen voor de aankleding van de vriendenconcerten. In het jaar zullen vertegenwoordigers van de VVLSO betrokken worden bij de programmering om aldus de mogelijkheid te scheppen voor een eigen Vrienden-Wensconcert. Vriendenonthaal De op basis van het vorige jaarplan ingezette besprekingen met de verschillende theaters worden voortgezet. Gebleken is dat niet in alle theaters op een wervende en efficiënte wijze het onthaal van gasten en vrienden is geregeld. Het gaat daarbij om de positionering van het ontvangstcomité in de entree van het theater en het ter beschikking staande promotie materiaal. Het bestuur neemt zich voor om in overleg met de werkgroepen en de theaters stappen te zetten die moeten leiden naar een meer efficiënt en meer wervend onthaal van vrienden in de verschillende theaters. Met ingang van het nieuwe theaterseizoen voert de VVLSO, waar nodig, een wijziging door in het onthaal van vrienden en overige concertgasten. Bij het uitwerken van de plannen worden de werkgroepen nadrukkelijk betrokken. Previewconcerten Previewconcerten bieden aan het begin van het theaterseizoen bij uitstek de mogelijkheid om nieuw publiek te werven. De interactie tussen orkest en publiek is groot en het concert heeft een educatief karakter. De concerten kenmerken zich onder meer door de aanwezigheid van jongvolwassenen en kinderen. De VVLSO wil zich inspannen om deze wellicht nieuwe toehoorders voor het LSO te behouden. De vereniging wil verder met wervende acties in de verschillende regio s het aantal bezoekers voor de previewconcerten vergroten. Pagina 2 van 5

3 De VVLSO neemt zich voor een wervingsactie te ontwikkelen gericht op publieksgroei bij previewconcerten. De vereniging spant zich daarbij in om jonge mensen voor het LSO te interesseren én tijdens de concerten nieuwe vrienden te werven. Bij aanvang van het theaterseizoen 2012/2013 zal de VVLSO met tussenkomst van de werkgroepen een wervingsactie t.b.v. de previewconcerten initiëren. Brochure programmering LSO Het blijkt moeilijk en kostbaar de jaarlijkse brochure met de LSO-programmering in kleine kernen op strategische punten ter inzage te leggen. In het afgelopen jaar is gebleken dat door tussenkomst van de werkgroepen, de zicht- en vindbaarheid van de programmabrochure is toegenomen. Het bestuur neemt zich voor nét als in het afgelopen jaar, op verzoek van het LSO de brochures te verspreiden. De VVLSO zal het LSO ondersteunen bij de verspreiding van de LSO-brochure 2012/2013. Aan werkgroepen wordt gevraagd strategische punten uit hun regio te benoemen in de bestuursvergadering van 22 mei 2012 en brochures op die plekken te bezorgen. Relatie met orkest. Het LSO-beleidsdocument spreekt over een jaarlijkse evaluatie op hoofdlijnen met betrekking tot o.a. de communicatie tussen de VVLSO en het LSO. N.a.v. verleden jaar ontwikkelde plannen daartoe, heeft de evaluatie inmiddels ook betrekking op de relatie tussen de VVLSO en het orkest. De VVLSO wil ook in het komende jaar, vanuit betrokkenheid op de musici, de relatie met het orkest versterken. Naast het reageren op bijzondere gebeurtenissen zoals jubilea en afscheid, en de inmiddels ingevoerde attentie bij feestdagen en jaarwisseling wil de VVLSO in het voorliggende jaar de persoonlijke contacten met de LSO-organisatie en de musici, waarop in het afgelopen jaar werd geïnvesteerd, verder versterken. Tijdens de jaarlijkse 'beleidsdag' van het LSO, vlak voor het zomerreces, presenteert de VVLSO haar jaarplan 2012/2013 aan het LSO en inventariseert reacties. De wijze waarop de relatie met medewerkers en musici van het LSO inmiddels wordt onderhouden, wordt gecontinueerd. De uitvoeringen. Werkgroepen Het bestuur van de vereniging wil zich inspannen om de werkgroepen Parkstad en Roermond te versterken door intensief samen met de werkgroepen ontwikkelkansen te verkennen. De wens van een groter publieksbereik in de genoemde regio s staat daarbij centraal. Het bestuur doet de suggestie aan de werkgroepen de regionale wervingsactiviteiten te bevorderen en een sterk wervend en bindend karakter te geven. Over de wijze waarop een en ander kan gebeuren treedt het bestuur in overleg met alle werkgroepen. Pagina 3 van 5

4 Gewenste en voorgenomen activiteiten van de werkgroepen vragen om goede afstemming met de afdeling Marketing en P&R van het LSO. Het bestuur zal de werkgroepen vragen om mede op basis van de LSO-programmering een activiteitenplan voor op te stellen. Ten behoeve van het efficiënt functioneren van de werkgroepen zal voor de werkgroepen een format worden opgesteld, waarmee richting wordt gegeven aan de werkwijze van de groep. Aan de werkgroepen wordt gevraagd voor het resterende verenigingsjaar 2012/2013 een activiteitenplan op te stellen Het bestuur reikt in het najaar van 2012 aan de werkgroepen een format aan waarin de werkwijze van de werkgroepen tot uitdrukking komt. Educatie. Gastdocentschap De VVLSO neemt zich voor het LSO te ondersteunen in haar plan om mensen te bereiken die niet eerder met klassieke muziek in aanraking kwamen. In het afgelopen verenigingsjaar heeft een eerder initiatief van de VVLSO, met ondersteuning van de afdeling educatie van het LSO, geleid tot beperkte belangstelling van scholen voor het project musicus als gastdocent. Orkestleden verzorgen volgens het projectplan een muziekles in de school. De vereniging wil het project verder financieel ondersteunen en heeft het LSO daarom verzocht om een specifieke begroting van de projectkosten. Verder wil de vereniging in samenspraak met de werkgroepen nagaan in welke regio s het wenselijk is het project een accent te geven. Het bestuur neemt zich voor om in juni 2012 een spreidingsplan voor de 2 e helft van het verenigingsjaar m.b.t. het project aan het LSO voor te leggen. Schoolconcerten Het LSO verzorgt al vele jaren schoolconcerten t.b.v. leerlingen in het basis- en voortgezet onderwijs. De leerlingen van deelnemende scholen bezoeken het plaatselijke theater of het orkest treedt op in de school. Bij bezoek aan het theater treedt het LSO op één dag meerdere keren op voor verschillende scholen. Geconstateerd wordt dat de belangstelling van scholen de laatste jaren nalaat en dat het LSO in dit verband ondersteuning van de VVLSO op prijs stelt. De VVLSO denkt met tussenkomst van de werkgroepen scholen te kunnen enthousiastmeren voor het project. De VVLSO zal vóór 1 juli 2012 door tussenkomst van de werkgroepen scholen enthousiastmeren om deel te nemen aan de schoolconcerten van het LSO. Aan de werkgroepen wordt gevraagd in de bestuursvergaderingen van 22 mei 2012 een aantal scholen uit eigen regio te noemen die benaderd zijn dan wel benaderd zullen worden. Pagina 4 van 5

5 Financiën Jaarlijks doneert de VVLSO een bedrag aan het LSO. Na inventarisatie bij het LSO van suggesties, stelt het bestuur de bestedingsdoelen vast. Voor het jaar 2012 heeft het bestuur zich voorgenomen een bijdrage te leveren aan onderstaande thema's. Kurkengeld nieuwjaarsconcerten Programmaboekje afscheidsconcert Ed Spanjaard Verteller bij schoolconcerten (6x) Margraten Memorial Festival 'Klassiek op locatie' (26/8) Inleidingen op concerten Productie CD voor Vrienden Bijdrage revisie celesta Training musici podiumpresentatie Peuter/kleuterconcert De jaarlijkse bijdrage van de VVLSO bedraagt ca Donateur/Nieuwe vrienden De VVLSO kent volgens de statuten het begrip donateur. Een donateur is lid van de vereniging en draagt jaarlijks met inbegrip van het lidmaatschap 125,00 af aan de VVLSO. De vereniging wil ten gunste van het LSO het aantal donateurs doen toenemen en vraagt daartoe een inspanning van bestuur en werkgroepen. Bestuur en werkgroepen streven er naar in het nieuwe verenigingsjaar vijftig nieuwe donateurs te werven. Het bestuur van de VVLSO draagt er zorg voor dat een beschrijving van het begrip donateur en doel en werkwijze rond de wervingsactie in juli 2012 aan de werkgroepen ter hand wordt gesteld. Daarnaast blijft de doelstelling bestaan om eveneens het aantal vrienden te laten groeien. In het kader van werving zal een promotieteam van 20 mensen worden ingericht dat tijdens één concert per jaar, dat als wervingsconcert ( carnaval) wordt aangemerkt, de concertgangers langs de weg van persoonlijke benadering in pauze en na het concert zal bewegen lid van de VVLS te worden. 10 april 2012 Bestuur Vereniging Vrienden van het LSO Pagina 5 van 5