Geïntegreerde beheeroplossing en fi nanciële oplossing

Transcriptie

1 2 Geïntegreerde beheeroplossing en fi nanciële oplossing Ypsos en Ypsos Financials helpen u om uw onderneming beter te leiden en om de opportuniteiten die zich voordoen beter te benutten. Ze laten informatie renderen. Of u nu aan het hoofd staat van een architecten- of communicatiebureau, uw behoeften zijn min of meer dezelfde: u werkt per project en beheert daarbij competenties, middelen, boekingen en prestaties. Ypsos, een geïntegreerde softwareoplossing die speciaal ontwikkeld werd voor middelgrote ondernemingen die zakelijk en projectbeheer combineren, speelt in op uw noden. Ze verenigt in een modulaire ERP-oplossing alle toepassingen om uw onderneming organisatorisch en financieel te leiden. Of u nu een financieel verantwoordelijke bent of de leiding heeft over een trustmaatschappij, Ypsos Financials biedt u krachtige tools voor financieel beheer die geïntegreerd zijn in of los staan van de ERP-tool Ypsos. Ypsos Financials is een geavanceerde financiële oplossing. Ypsos en Ypsos Financials werden ontwikkeld door een algemeen erkende firma op basis van de beste technologische standaarden. Ypsos en Ypsos Financials verschaffen u een beter overzicht, helpen u om de juiste beslissingen te nemen en laten u toe om op uw eigen tempo te groeien. Ypsos en Ypsos Financials, de sleutels tot uw succes Een nauwkeurige opvolging van uw activiteit Ypsos en Ypsos Financials geven u snel antwoord op vragen over de precieze toestand van uw activiteit en helpen u om de juiste beslissingen te nemen. Een direct overzicht van de situatie Ypsos en Ypsos Financials bieden u vanuit verschillende invalshoeken een globale of een gedetailleerde kijk op uw activiteit. Een oplossing naar keuze Ypsos en Ypsos Financials laten u toe om uit talrijke functionele domeinen datgene te kiezen wat u echt nodig heeft. Een modulaire en aanpasbare tool Ypsos en Ypsos Financials bieden u wat u nodig heeft in de vorm die u past. Een betrouwbaar platform Ypsos en Ypsos Financials zijn gebaseerd op erkende, open en toekomstgerichte technologische standaarden. De voldoening van uw klanten Ypsos en Ypsos Financials vormen een onfeilbaar middel om al uw klanten tevreden te stellen.

2 3 4 Ypsos is uiterst effi ciënt voor het sturen en opvolgen van projecten: van de allereerste plannen tot de opvolging van het lastenboek en de leveranciers op de werf. Voor een geïntegreerd en globaal beheer van uw business. Waarom uw software parallel laten lopen? Waarom, vooral, uw beheer opsplitsen? Geef voorrang aan een geïntegreerd beheer van en een globale kijk op uw activiteit. Vergemakkelijk de verspreiding van up-to-date informatie in real-time. VAN EYCKEN Dankzij Ypsos kunnen we met één enkel programma het gegevensbeheer automatiseren. En dit zowel voor het atelier als voor het projectbeheer bij onze klanten! Jo Crepain Architect-stedenbouwkundige Ypsos en Ypsos Financials bieden u in real-time een overzicht op het hele organisatorische en financiële gebeuren. Bovendien laten ze elke partij in het proces van waardecreatie toe om via een code een persoonlijk overzicht op te roepen. Uw organisatie zal er alleen maar wel bij varen. Uw productiviteit zal stijgen. En de beslissingen die u zult nemen, zullen meer doordacht zijn. Guy Van Eycken Zaakvoerder Ypsos, het softwareprogramma voor geïntegreerd beheer Belangrijk Belgisch architectenbureau. Meer dan 70 medewerkers Actief in België, Luxemburg en Nederland. Prestigieuze projecten, zoals de renovatie van het UCOcomplex in Gent en de zetel van Dexia in Brussel. Een multidisciplinair team, verspreid over meerdere sites. Meerdere tegelijk beheerde projecten. Talrijke klanten, prospecten en leveranciers die permanent opgevolgd moeten worden. Een uitgebreide en complexe facturatie. Interactie tussen talrijke informaticatoepassingen. Een gebruiksvriendelijke tool waar alle prestaties van de architecten gemakkelijk mee ingegeven kunnen worden. Een volledige en permanente opvolging van elk project Een situatieoverzicht per project en een aangepaste statistische rapportering per klant. Een stevige link met Ypsos Financials voor de facturatie en boekhouding. R A P P O R T E R I N G & LEVERANCIERS R A P P O R T E R I N G & A N A LY S E A N A LY S E CONTACTEN PERSONEEL EN MEDEWERKERS DOSSIER/PROJECT P R O S P E C T E N Het dossier of project centraal in uw beheer Ypsos is opgebouwd rond een krachtige tool voor geïntegreerd beheer voor ondernemingen die zakelijk en projectbeheer met elkaar combineren. Hij verenigt in een unieke oplossing het beheer van middelen, competenties, boekingen en planningen en omvat verschillende tools voor rapportering, analyse en beveiliging. Van prospectie tot facturatie biedt Ypsos u een globaal en geïntegreerd overzicht. Ypsos laat u toe om de R A P P O R T E R I N G & A N A LYSE KLANTEN R A P P O R T E R I N G & A N A LYSE commerciële vooruitzichten te optimaliseren, binnen de marges te blijven, in real-time het activiteitenniveau van de middelen te volgen, de planningen te vereenvoudigen volgens de competenties en de direct ter beschikking staande middelen, de kost per opdracht te plannen, de tijd per opdracht te controleren en in real-time informatie te verstrekken dankzij tools die op elkaar afgestemd zijn. 4 Beheer van klanten, leveranciers, prospecten en contacten Bereik direct de juiste personen, kwalificeer ze en volg ze op. 4 Projectbeheer Verbeter het overzicht van uw activiteiten, per project, dossier, medewerker, debiteur, 4 Beheer van personeel en medewerkers Bundel uw competenties en beheer uw activiteitenvolume en uw prestatie-indexen. De modules, die het verschil kunnen maken 4 Invoice Manager Elk project gaat gepaard met facturaties. Inkomende facturen boeken, facturen opstellen, facturen uit een bepaalde periode opzoeken, kijken of er overeenstemming is met de budgetten, Vergroot uw controle en vereenvoudig uw beheer. 4 Document Manager Bij een project komen talrijke documenten kijken waarvan de historiek en inhoud opgevolgd, beheerd en bewaard moeten worden. Verbeter het beheer van zowel de inkomende als uitgaande documenten en evolueer naar een «Paper Free Office». 4 Multi Company Bij de realisatie van één enkel project kunnen verschillende maatschappijen of dochtermaatschappijen van een entiteit betrokken zijn. Bijgevolg moeten de kosten volgens verschillende criteria gespreid worden. Deze module vergemakkelijkt de interactie tussen de diverse partijen. 4 Planning Manager Geen succes zonder een perfecte cross view van het project. Bepaal het belang van de diverse fases, optimaliseer de samenwerking tussen de verschillende partijen en bouw verder op de opgedane ervaring. Hoe sneller u de problemen kunt detecteren, hoe efficiënter de corrigerende acties zullen zijn. 4 Tijd- en kostenregistratie Vereenvoudig de tijd- en kostenregistratie door uw medewerkers toegang te verlenen tot het systeem. 4 Rapportering en analyse Profiteer van de kracht van de rapporteringstool (meer dan 100 verslagen beschikbaar) en verfijn uw visie. 4 Beveiliging Vorm gebruikersgroepen volgens rechten (lezen, schrijven en wijzigen van gegevens). 4 Koppeling MS Outlook Time is money. Optimaliseer het beheer van de tijd, van uw afspraken en uw taken. Breng de uitwisseling van gegevens samen en vereenvoudig de verspreiding van uw informatie in een professionele omgeving. 4 Koppeling MS Exchange In een project kan het aantal partijen uitgebreid worden. Elke partij heeft een rol, een opdracht. Profiteer van de verscheidenheid van uw contacten in de verschillende modules. Maak een rechtstreekse koppeling tussen deze contacten en elke fase van het project. 4 Beheer van de offertes en bestellingen Beheer van de offertes met versies, berekeningen van de pipeline, omzetting van offertes in orders, bestellingen aan leveranciers, VAN EYCKEN IN ENKELE WOORDEN Metaalconstructiebedrijf uit Leuven, gespecialiseerd in brugleuningen, handgrepen, (nood-)trappen, en diverse grote metaalconstructies. Ontwikkeling, productie, commercialisering, transport en plaatsing van de constructies. Activiteiten in België en het buitenland. Talrijke referenties, zoals de lift aan het Poelaertplein in Brussel en prestigieuze constructies in de luchthaven Brussel- Nationaal. VAN EYCKEN Een globaal beheer van alle activiteiten: studie, ontwikkeling, productie en transport. Sturing en opvolging van de projecten aankoop, verkoop en facturatie, eigen aan de metaalconstructiesector. Permanente controle ook van op afstand van de verschillende lopende projecten. Ypsos en Ypsos Financials voor de boekhouding. Eén enkele informatiebron voor de verschillende beheertaken. Hogere productiviteit dankzij het gebruik van één enkel programma. Ypsos en Ypsos Financials als complementaire softwarepakketten. Een permanent zicht op de lopende projecten en op de situatie bij de klanten.

3 5 6 DE ERVARING VAN INITIATIVE MEDIA Voor de algemene boekhouding, de verbindingen met de banken en de afschrijvingen maak ik optimaal gebruik van de mogelijkheden van Ypsos Financials, een zeer gebruiksvriendelijk en logisch opgebouwd softwarepakket waarmee we ook cijfergegevens kunnen doorsturen naar onze holding in de Verenigde Staten. Daniel Skibinsky Financieel Directeur Ypsos Financials, een allesomvattende fi nanciële tool Ypsos Financials vormt een aanvulling op Ypsos en kan autonoom gebruikt worden als tool voor financieel beheer. Ypsos Financials registreert uw financiële transacties, volgt voortdurend uw saldi op en garandeert u een betere verkoop. Ypsos Financials (in drie talen) staat voor een uitgebreid beheer met aanvullende modules voor onder andere analytisch boekhouden, budgetbeheer, beheer van afschrijvingen en de compatibele bankverbinding ISABEL. Het programma omvat ook innovatieve functies, zoals het beheer van de cash flow en de Excel Add-In voor boekhoudkundige rapportering in real-time. Modules om verder te gaan 4 Cash Flow Het beheer van de cash flow omvat drie functies: de huidige cash flow, de verwachte gangbare cash flow en de verwachte strategische cash flow. Ypsos Financials maakt alle soorten simulaties mogelijk en bevat waardevolle visualisatietools. 4 Dubbel boekhoudplan Ypsos Financials maakt het mogelijk om een bijkomend boekhoudplan aan het standaardplan te linken. De parameters zijn gelijkaardig. In de praktijk kunnen meerdere algemene rekeningen aan één rekening van het tweede plan gekoppeld worden. In de ASP-modus beheren wij de boekhouddossiers op een volledig geïntegreerde manier. Dit betekent méér efficiëntie, in dienst van onze klanten Kristof De Boever Managing Director 4 Professionele analytische module INITIATIVE MEDIA BRUSSELS Initiative is s werelds grootste onafhankelijke groep van mediadiensten. Dankzij haar wereldwijde netwerk beschikt de groep over een ongeëvenaard vermogen om haar klanten een coherent mediaproduct aan te bieden op alle belangrijke reclamemarkten. Een structuur op basis van 3 afzonderlijke divisies die parallel werken, bevordert het rechtstreekse contact tussen de klanten en de mediaspecialisten. INITIATIVE MEDIA Tal van specifieke boekhoudkundige elementen, eigen aan de wereld van de mediaplanning. Beschikken over een financieel softwarepakket dat tegelijkertijd gebruiksvriendelijk is en zeer uitgebreide functionele mogelijkheden biedt. Een vlotte communicatie tussen de verschillende divisies van de groep evenals met de zetel van de organisatie. HET ANTWOORD VAN Een snelle inplanting, gekoppeld aan een goede en snelle training en een uitgebreide dienst na verkoop. Talrijke mogelijkheden voor reporting en editing van cijfermateriaal, bruikbaar in de verschillende zetels. Een eenvoudig te gebruiken maar heel volledig boekhoudpakket met een uitgebreide dienst na verkoop. Compleet boekhoudprogramma 4 Elektronische facturering via e-invoice 4 Analytische boekhouding op meerdere vlakken en niveaus 4 Budgetboekhouding met onbeperkte aanmaak van budgetposten en hergroepering van algemene of analytische rekeningen Een gebruiksvriendelijk en efficiënt programma Ypsos Financials werd geconfigureerd voor Windows en bouwt voort op de grafische omgeving van Microsoft Office: met duidelijke en luchtige werkschermen, weloverwogen invoervensters voor een perfecte visualisatie, iconen voor een snelle toegang tot de belangrijke functies en on-linehulp die op elk moment ingeroepen kan worden. Ypsos Financials helpt u de cijfers te interpreteren en stimuleert u, door prikkeling van uw nieuwsgierigheid, om er steeds meer over te weten. U neemt geen genoegen meer met een eenvoudige inzage, u denkt verder. 4 Bankverbinding geïntegreerd in ISABEL 4 Elektronische BTW-aangifte (EDIVAT) 4 ASP-versie 4 Excel Add-in 4 Barcodesysteem, Uitbreiding van het analytische plan met assen (niveaus) en rekeningen. Met Ypsos Financials is een dubbele indeling mogelijk: per rekening en per plan. Bovendien laat de module toe om meerdere historieken en analytische balansen op te stellen. 4 Budget Met Ypsos Financials zijn er twee manieren om budgetten te coderen: hetzij door een budgetbedrag per periode in te voeren, hetzij door gegroepeerde budgetten te creëren voor verschillende klanten, leveranciers of rekeningen. Voor een betere controle maar ook voor een optimaal beheer is het mogelijk om in het menu Lijsten/Budget een algemeen of gedetailleerd overzicht op te roepen van de diverse budgetten en de realisatieratio. 4 Intrastat Ypsos Financials laat toe om gemakkelijk de Intrastat-aangiftebestanden (leveringen en aankopen) aan te maken en te beheren: beheer van de goederencodes, invoer van de Intrastat-gegevens en export naar IDEP-formaat. 4 Scanningsmodule De technologie ontwikkeld door Ypsos Financials verschijnt onder de vorm van een exclusieve module, onmiddellijk operationeel met een functie automatische archivering alsook een functie van letterherkenning in samenwerking met DICOM. Uw bewijsstukken worden onmiddellijk in elektronisch formaat bewaard en kunnen gemakkelijk herkend worden, geïndexeerd, geordend, geprint, 4 Validatie van facturen module Met deze module begint een nieuwe tijdperk in administratie: van het moment dat facturen binnenkomen op de boekhouding worden zij gescand en ingevoerd in de gegevensbank. Vervolgens wordt er een validatie van de factuur gevraagd aan de verantwoordelijke van de afdeling, deze persoon kan de factuur openklikken en met een knop al dan niet zijn goedkeuring geven voor die factuur. Resultaat: een enorme tijdwinst, minder papiercirculatie en dus ook minder risico op verlies. In 1998 opgerichte fiduciaire; verleent boekhoudkundige diensten en fiscale consultancy. 12 medewerkers ten dienste van ongeveer 400 klanten (waarvan 15% met een internationale structuur). Specifieke diensten op maat van vrije beroepen en kleine en middelgrote ondernemingen. Een gebruiksvriendelijke software met een rijke functionaliteit. Een gemakkelijke gegevensuitwisseling met andere Windows-toepassingen. Een betaalbare prijs. HET ANTWOORD VAN Dankzij de ASP-technologie wordt de klant bij het project betrokken en kan hij - in alle veiligheid - zorgen voor de gegevensinvoer. De uitgebreide functionaliteit van de tool staat een eenvoudige toegang niet in de weg. Een autonoom en betrouwbaar systeem.

4 7 8 DE ERVARING VAN PROFIRST MARKETING SERVICES Het beheer van onze opdrachten en van de prestaties van de verschillende partners die in cascade werken, is een heel stuk eenvoudiger geworden dankzij Ypsos. Met name het instrument van de time-sheet, verbonden met het boekhoudkundig beheer, is een belangrijke stap vooruit voor de communicatiebureaus Olivier Van Cauwelaert Managing Director Een volledig dienstenaanbod Analyse De specialisten van Ypsos en Ypsos Financials helpen u om uw behoeften nauwkeurig te analyseren en om de modules te gebruiken die noodzakelijk zijn of die u zullen toelaten om het verschil te maken in functie van uw activiteit. Een performant, betrouwbaar en open platvorm! MICROSOFT-COMPATIBILITEIT Ypsos en Ypsos Financials bieden alle functionaliteiten die onontbeerlijk zijn voor een volledig management. Doordat ze compatibel zijn met Microsoft Office verloopt de uitwisseling van gegevens met Excel, Word of Access vlot. De gebruikersinterface volgt nauwgezet de Microsoft-standaarden. BEGIN VAN VISUAL STUDIO Ypsos, Ypsos Financials en hun verschillende modules werden ontwikkeld met strikte inachtneming van de Microsoft-standaarden in het begin van Visual Studio.NET 2003, de enige ontwikkelsoftware die volledig ontworpen werd om de integratie in de XML-webdiensten mogelijk te maken. AERODATA Ondanks de diversiteit van onze prestaties meestal op basis van hoogtechnologische beeldvorming kan het beheer van onze activiteiten toch gebundeld worden op één enkel platform dat bovendien gebruiksvriendelijk is Willem Philipse Eigenaar van Aerodata Int. Surveys BEVEILIGDE DATABASE PMS Communicatiebureau gespecialiseerd in verkoopstimulering en operationele marketing. 12 vaste medewerkers en tientallen onderaannemers. Een snel groeiende omzet. Meer dan 300 marketingacties per jaar. DE VERWACHTINGEN VAN PMS Beheer van de sterk variabele human resources via time-sheets. Geïntegreerd beheer van de jobcyclus, van de prestaties en van de facturatie. Mogelijkheid om de software toe te vertrouwen aan nietgespecialiseerde gebruikers en zeer mobiele teams. Harmonisering van alle accountingactiviteiten rond één enkel softwarepakket, in verbinding met de programma s van Microsoft Office en de grafische software. Een gebruiksvriendelijke en onmiddellijk operationele oplossing voor het beheer en de boekhouding. Verbetering van het beheer van de jobs, van de plannings en van de productietermijnen, alsook van de facturatie. Implementatie Op verzoek kunnen specifieke tools ontwikkeld worden of nog eenvoudiger koppelingen met een geschikte applicatie gemaakt worden. Het uiteindelijke resultaat is een oplossing op maat die volledig aan uw behoeften beantwoordt. Met Ypsos en Ypsos Financials kan uw oplossing voortdurend evolueren. Opleiding en ondersteuning Breid uw kennis uit met een basis-, gevorderden- of permanente opleiding! Bovendien verzekert u zich van continue bijstand: telefonische of on-line hulp, persoonlijke begeleiding, ondersteuning op het terrein, Ypsos en Ypsos Financials zijn beschikbaar in het databasebeheersysteem Microsoft SQL Server dat de nodige integriteit, veiligheid en prestaties garandeert. CITRIX-OMGEVING Ypsos en Ypsos Financials kunnen ingezet worden in een Citrix-omgeving die gebruikers een snelle, vlotte en beveiligde toegang tot de applicaties en informatie garandeert, zodat ze overal optimaal en volledig veilig kunnen werken, los van de werkplek of de gebruikte netwerkverbinding. ASP-MODUS Dankzij Ypsos ASP en Ypsos Financials ASP werkt u comfortabeler. Of u zich nu op kantoor, thuis of in het buitenland bevindt, via het web heeft u toegang tot uw software. On-linewerk, verspreiding en consolidering van informatie in real-time, gedecentraliseerde codering, permanente gegevensbeveiliging, degelijke toegangsbeveiliging, Wat kan het leven toch eenvoudig zijn! ISABEL TECHNOLOGIE Ypsos Financials beheert CODA 128, een elektronisch uitwisselingsprotocol waarmee u nu reeds voorbereid bent op de elektronische uitwisseling van boekhouddocumenten, en met aanzienlijke en zeer interessante besparingen in het vooruitzicht. Binnenkomende en uitgaande facturen, bestelbonnen, overschrijvingen en bankuittreksels alles kan elektronisch verwerkt worden. Popsy, het kleine broertje van Ypsos Financials, was het eerste boekhoudpakket dat voor Isabel geconfigureerd werd, en is erkend voor de nieuwe standaard voor elektronische uitwisseling van facturen, opgelegd door het Ministerie van Financiën. Beter nog, de Ypsos Financials experten werken mee aan de uitwerking van de nieuwe Europese standaard die de Belgische norm in de komende jaren zal vervangen. AERODATA IN ENKELE WOORDEN Een jonge, innovatieve onderneming, gespecialiseerd in toepassingen voor geo-informatie: luchtfotografie, laseraltimetrie, digitale orthofotografie, Gevestigd aan de luchthaven van Antwerpen en vooral actief in de Benelux en Frankrijk, maar ook ver buiten de Europese grenzen. Talrijke klanten, zowel in de private als de openbare sector. DE VERWACHTINGEN VAN AERODATA Een globale kijk en cross view op de lopende projecten, in real-time, ongeacht de locatie. Een krachtig instrument voor facturatie op basis van een oplossing die alle projectgegevens centraliseert. Ypsos-bestanden en andere bronnen van beeldgegevens. Centralisatie en globalisering voor een verhoogde productiviteit. Ypsos, Ypsos Financials en AeroQBS. Kwaliteitsvolle ontvouwing, ondersteuning en assistentie.

5 9 Achter Ypsos staat een sterke groep in dienst van uw IT! Ypsos en Ypsos Financials worden op de markt gebracht door Systemat, een sterke en onafhankelijke informaticagroep met Europese uitstraling, aanwezig op de markt sinds meer dan 20 jaar. De groep omvat een volledige en innovatieve organisatie die de ontwikkeling van uw onderneming begeleidt, ongeacht haar sector of grootte. Systemat, een sterke partner Met vestigingen in België, Luxemburg, Frankrijk, Nederland, Portugal en zelfs Marokko behoort Systemat tot de Europese top 10 van dienstverlenende informaticabedrijven. In al deze landen biedt de groep een uitgebreid gamma diensten aan met een grote toegevoegde waarde en doet ze belangrijke investeringen op het vlak van zowel onderzoek en ontwikkeling als technologisch toezicht. Systemat, een globale of specifieke IT-speler In een voortdurend veranderende maatschappij speelt Systemat al dan niet gericht in op alle IT-noden. De groep is in staat om uw hele informaticaomgeving te beheren en een specifieke IT-opdracht uit te voeren dankzij een uitgebreid netwerk van vermaarde experts in verschillende segmenten. Systemat is eveneens gekend voor het feit dat ze high availability en beveiligingsdiensten levert die de opslag van uw gegevens en de continuïteit van uw activiteiten verzekeren. Systemat, een uitgebreide waaier aan diensten Of u nu met 5 of 5000 bent, een KMO of grote organisatie vertegenwoordigt: Systemat staat u oordeelkundig en enthousiast bij: van de productselectie over de configuratie, de ingebruikname, het onderhoud, de ontwikkeling en de integratie van netwerken, de vorming van uw medewerkers en de e-commerce en e-business oplossingen tot de ondersteuning op het terrein of op afstand. Systemat kan u ook helpen om uw project te financieren of u van accessoires te voorzien. En dat via een on-linebestelling of een gewoon telefoontje. Systemat, een toegankelijke groep Wilt u meer weten over Ypsos, Ypsos Financials of Systemat? Aarzel dan niet en bezoek onze website Systemat streeft er elke dag opnieuw naar om iedereen persoonlijk te helpen. Maak een afspraak en vergewis u ervan hoe Ypsos en Ypsos Financials van Systemat aan de specifieke behoeften van uw onderneming kunnen beantwoorden ().