Agenda. voor de ledenvergadering van Boerderij De Schooten op 26 maart 2008 Aanvang uur

Transcriptie

1 Agenda voor de ledenvergadering van Boerderij De Schooten op 26 maart 2008 Aanvang uur 1. Opening door de voorzitter; 2. Ingekomen stukken en mededelingen; 3. Vaststellen van de notulen van de ledenvergadering d.d. 04 april 2007; 4. Jaarverslag secretaris over 2007; 5. Financieel jaarverslag penningmeester over 2007; 6. Verslag kascontrole-commissie; 7. Voorstel tot dechargeren van de penningmeester; 8. Behandeling van de begroting 2008; 9. Beleid bestuur; 10. Verkiezing leden afdelingsbestuur (Zie toelichting); 11. Verkiezing leden kascontrole-commissie (Zie toelichting); 12. Rondvraag; 13. Sluiting. Toelichting punt 10 Wiljan Hoornsman is volgens rooster aftredend en herkiesbaas als penningmeester. Het bestuur stelt u voor Wiljan Hoornsman opnieuw in functie te kiezen voor een periode van drie jaar. Voor de openstaande vacature heeft zich een kandidaat aangemeld in de persoon van Rien Bonte. Gezien de succesvolle inwerkperiode die Rien Bonte in het bestuur heeft doorlopen stelt het bestuur u voor Rien Bonte te benoemen als lid van het bestuur. Eventuele (tegen)kandidaten kunnen zich uiterlijk 25 maart 2008 schriftelijk melden bij de secretaris: J. van Velzen, P. van der Deurelaan 24, 1785GB, Den Helder Toelichting punt 11 Jos Mariën is volgens rooster aftredend. In zijn plaats dient een vervanger gekozen te worden. Het is gebleken dat het niet altijd even eenvoudig is om een kascontrolecommissie van drie personen bijeen te roepen. Derhalve stelt het bestuur voor de kascontrolecommissie uit te breiden tot 4 personen, waarbij het laatst gekozen lid als reserve op de lijst staat. Na de vergadering is er ruim gelegenheid om meningen en gedachten uit te wisselen. jaarvergadering 26 maart

2 Notulen jaarvergadering 04 april 2007 Aanwezig Afwezig met afbericht Verlaat met kennisgeving : 46 leden : M. Collewijn, F. Coppoolse, E. Coppoolse, A. van Oorschot : B. Vis 1. Opening. De voorzitter opent de vergadering om uur en heet de aanwezige leden van harte welkom. 2. Ingekomen stukken en mededelingen. Er is bericht van verhindering ontvangen van: Margot Collewijn, Flip Coppoolse, El Coppoolse en André van Oorschot. Ben Vis heeft te kennen gegeven iets verlaat te zijn. 3. Notulen. De voorzitter neemt de notulen per pagina met de vergadering door. Pagina 3: Joop Lemmen merkt op dat in zijn beleving de wildgroei aan sleutels is ontstaan onder het huidige bestuur. Deze mededeling wordt voor kennisgeving aangenomen. Aangezien er verder geen op- of aanmerkingen zijn wordt het verslag ongewijzigd vastgesteld. 4. Jaarverslag secretaris De voorzitter neemt het verslag per pagina met de vergadering door. Aangezien er geen op- of aanmerkingen zijn wordt het verslag ongewijzigd vastgesteld. 5. Jaarverslag penningmeester. De penningmeester neemt het financieel verslag uitgebreid per pagina met de aanwezigen door en geeft waar nodig tekst en uitleg. Een ieder wordt in de gelegenheid gesteld vragen te stellen over het verslag. Met betrekking tot de balans merkt Harry Scharloo op dat hij denkt dat de afschrijftermijnen die gehanteerd worden op de inventaris soms wel erg lang zijn. De penningmeester erkent dat dit zo is. Het betreft in veel gevallen echter een erfenis uit het verleden. Tegenwoordig worden er over het algemeen redelijk realistische afschrijvingstermijnen gehanteerd. Op de vraag van Harry Scharloo of de penningmeester het niet nodig vindt om dit op te schonen wordt door de penningmeester ontkennend geantwoord. Opschonen heeft eigenlijk geen toegevoegde waarde. Bovendien zal het probleem zich in de tijd vanzelf oplossen. Er zijn over het verslag verder geen op- of aanmerkingen. Peter Wijnants zegt dat er vanuit de vergadering tamelijk mat op de gepresenteerde cijfers wordt gereageerd. Hij is echter van mening dat je, wanneer je beter naar de gepresenteerde cijfers kijkt, mag concluderen dat er wederom een geweldig resultaat is neergezet. Hij maakt daarvoor complimenten naar alle vrijwilligers, maar ook naar het bestuur voor het uitstekende financiële beleid. jaarvergadering 26 maart

3 6. Verslag bevindingen kascontrole-commissie De kascontrolecommissie deelt bij monde van Ad Jorritsma mee dat de boeken en bescheiden zijn gecontroleerd en in orde zijn bevonden. Hij complimenteert de penningmeester met de door hem gevoerde administratie. Dit compliment wordt door de vergadering overgenomen. 7. Voorstel tot dechargeren van het afdelingsbestuur in verband met financieel beheer. De kascontrolecommissie verzoekt de aanwezige leden, naar aanleiding van het bovenstaande (punt 6.) het bestuur te dechargeren. De vergadering gaat hiermede akkoord. 8. Behandeling begroting De penningmeester neemt de begroting voor het jaar 2007 met de aanwezige leden door. Harry Scharloo wil graag weten waarop de penningmeester de verwachte stijging in de contributiegelden baseert. De penningmeester zegt dat de countryclub met ingang van 1 januari van dit jaar een Boerderij-club is geworden. Dat betekent dat er een verplicht lidmaatschap is gaan gelden voor de personen die aan countrydansen doen. Als gevolg hiervan is het aantal leden met ingang van 1 januari gestegen. 9. Beleid bestuur. De voorzitter neemt met de vergadering het beleidsplan 2007 door. Sjaan Bruin wil graag weten wat de automatisering van de bingo precies gaat betekenen. De voorzitter antwoordt dat dit nog niet geheel duidelijk is. Zoals uit het beleidsplan blijkt, zal in de loop van dit jaar gestart worden met de inventarisatie van de mogelijkheden. Welke onderdelen in de praktijk doorgevoerd kunnen en zullen worden is dus nu nog niet te benoemen. Hij zegt toe dat eventuele wijzigingen van tevoren worden doorgenomen met (een delegatie van) de bingospelers. Aad Groen zegt dat het fantastisch is dat het kassasysteem nu daadwerkelijk is ingevoerd, maar hij vraagt zich af of het systeem nu ook meerwaarde heeft. De voorzitter noemt als één van de voordelen dat het nu mogelijk is om steekproefsgewijze voorraadcontrole te houden. De penningmeester vult de voorzitter aan met de opmerking dat hij het als penningmeester erg prettig vindt dat de administratie controleerbaar is aan de hand van de kassastaten. Het is nooit de bedoeling geweest om de barkeepers te controleren in hun werkzaamheden. De mensen die achter de tap staan doen dat al vele jaren naar eer en geweten. Van wantrouwen van de medewerkers is dus ook nimmer sprake geweest. Maar het huidige systeem heeft wel een aantal voordelen. Zoals gezegd zijn de boekingen controleerbaar en is het zelfs mogelijk om per dag, activiteit of per barmedewerkers overzichten te genereren. Aad Groen erkent deze voordelen, maar wil graag weten of deze voordelen de investering waard zijn geweest. De penningmeester antwoordt dat er sowieso administratieve voordelen zijn. Als met de vraag bedoeld wordt of het systeem zichzelf terug zal verdienen, zal hier vermoedelijk ontkennend op geantwoord moeten worden. Ad Jorritsma heeft gehoord dat het komende jaar de JEVAK op het terrein van de scouting gehouden gaat worden. Hij vraagt zich af of dit in de toekomst weer achter De Boerderij gaat gebeuren. De voorzitter antwoordt dat dat nog onduidelijk is. Wel kan hij nu al inschatten dat het, na de realisatie van de aanbouw, erg moeilijk zal worden om de JEVAK weer achter De Boerderij te laten plaats vinden. Joop Lemmen wijst erop dat enkele jaren geleden in overleg met de gemeente het terrein bij het Heiligharn als JEVAK-locatie is gebruikt. De voorzitter stelt dat dit nu niet meer mogelijk is, daar er een nieuwe gymzaal is gebouwd. Hier kan geen gebruik meer van worden gemaakt. Ad Jorritsma wijst Joop Lemmen ook op het tekort aan medewerkers. Een grootschalige materiaalverplaatsing moet zoveel als mogelijk voorkomen worden. 9a. Afscheid medewerkers. Ook in het afgelopen jaar is er afscheid genomen van een aantal personen die zich jarenlang hebben ingezet voor De Boerderij. Piet Moor is met ingang van 1 januari 2007 gestopt met zijn jaarvergadering 26 maart

4 activiteiten voor De Boerderij. Na vele jaren medewerker en bestuurslid te zijn geweest, vindt hij dat de tijd gekomen is om het wat rustiger aan te doen. Gré de Weert heeft gedurende 22 jaar aquarelleer-cursussen verzorgd. Daarnaast is zij betrokken geweest bij de organisatie van diverse beurzen en markten. Gré de Weert heeft nu een eigen atelier en ziet niet langer de mogelijkheid om door te gaan met haar Boerderij-activiteiten. Zowel Piet Moor als Gré de Weert ontvangen uit handen van de voorzitter een bos bloemen en een cadeaubon en worden bedankt voor alles wat zij voor De Boerderij hebben gedaan. 10. Verkiezing leden afdelingsbestuur. A. Mart van Straaten is aftredend als voorzitter en niet herkiesbaar. Het bestuur draagt Dirk van der Oord voor als kandidaat voor het voorzitterschap. Er zijn geen tegenkandidaten. Door middel van handopsteking geeft de vergadering goedkeuring aan dit voorstel en wordt Dirk van der Oord voor een periode van drie jaar in functie gekozen als voorzitter. B. Aftredend en herkiesbaar in de functie van penningmeester zijn Willem van den Heuvel en Jan de Boer. Zij worden door de vergadering opnieuw gekozen als lid van het bestuur. C. Ben Vis treedt af als bestuurslid en is niet herkiesbaar. De opengevallen plaats in het bestuur zal vooralsnog niet worden ingevuld 11. Verkiezing leden kascontrole-commissie. Volgens rooster is Ad Jorritsma aftredend. Hij is niet herkiesbaar. In zijn plaats dient een vervanger gekozen te worden. Dhr. Ben Vis meldt zich aan als kascontrole-commissielid. De vergadering gaat akkoord met zijn benoeming. 12. Rondvraag. Aad Groen zou graag willen dat er aandacht besteed gaat worden aan de klimaatbeheersing in het gebouw. In de zomer is het te heet, in de winter te koud. De voorzitter zegt toe dat hiernaar gekeken zal gaan worden. Mogelijk zal dit worden gedaan als ook de klimaatbeheersing in de aanbouw aan de orde komt. Gerrit Koekebakker vindt dat er te laat aandacht is besteed aan de paaseieren-zoekwedstrijd. Bovendien denkt hij dat het een leuk gebaar was geweest als De Boerderij de kosten voor deze activiteit zelf had gedragen. Er wordt toch al zo weinig gedaan voor de jeugd. De voorzitter erkent dat er te laat actie is ondernomen door het bestuur. Voor wat betreft de kosten is hij van mening dat de huidige prijs van 1,- ook niet zo hoog is dat dat mensen weerhoudt van deelname. Mart Meijer vraagt of De Boerderijkrant nog uit gaat komen. Voorheen stond op het aanmeldingsformulier lidmaatschap vermeld dat leden 4 keer per jaar de Boerderijkrant zouden ontvangen. Nu is deze mededeling niet meer op het formulier opgenomen. De secretaris antwoordt dat deze mededeling inderdaad van het formulier is gehaald om te voorkomen dat er valse verwachtingen gewekt worden. Uiteraard moet de Boerderijkrant nog wel verschijnen, maar momenteel ontbreekt het aan input. Mart Meijer is van mening dat minimaal één keer per jaar een krant uit moet gaan met daarin het volledige activiteitenaanbod. Die krant moet dan uiteraard wel voor aanvang van het seizoen worden uitgegeven en niet halverwege het seizoen. Het bestuur erkent dat dit het afgelopen jaar fout is gegaan en belooft beterschap. Mart Meijer is overigens van mening dat over het algemeen meer aan promotie van de activiteiten gedaan mag worden, ook via de website. Daarnaast zegt Mart Meijer het jammer te vinden de stukken voor de vergadering niet direct te hebben ontvangen, maar deze pas later op verzoek toegestuurd heeft gekregen. Hij vraagt of het mogelijk is in de toekomst de leden middels een brief van de op handen zijnde jaarvergadering op de hoogte te stellen in plaats van via een advertentie in het Helders Weekblad. Het bestuur zegt toe hieraan medewerking te zullen verlenen. Ton Jonkers zegt zich in eerste instantie op te hebben gegeven voor de denktank, maar denkt dat het bij nader inzien beter is als de jongere medewerkers zich hier mee bezig gaan houden. Daarbij weet hij ook nog steeds niet zeker of een dergelijke denktank wel toegevoegde waarde heeft. De voorzitter antwoordt dat de toegevoegde waarde voor het bestuur is dat de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer zelf geregeld wordt. Hierbij valt te denken aan het regelen van jaarvergadering 26 maart

5 medewerkers voor het neerzetten van tafels, keukenmedewerkers etc. Hierdoor kan het bestuur zich richten op echt bestuurlijke activiteiten. Chris Uittenboogaard wil namens het hoofdbestuur het bestuur van De Boerderij bedanken voor de samenwerking in het afgelopen jaar. Daarnaast wil hij het bestuur complimenteren met de bereikte resultaten, ook op financieel gebied. Deze jaarvergadering staat in het teken van het afscheid van de bestuursleden Ben Vis en Mart van Straaten. Hij complimenteert beide heren voor hun inzet in de voorbije jaren en roemt in het bijzonder Mart van Straaten die na 34 jaar bestuurswerk afscheid neemt van de bestuurstafel. De laatste drie jaren heeft hij, min of meer uit nood, de taak van voorzitter op zich genomen en dat is niet altijd even eenvoudig geweest. In deze drie jaar zijn er toch een aantal stevige zaken gepasseerd. Hierbij valt te denken aan de aanbouw die gerealiseerd gaat worden. Na voltooiing zal De Boerderij het eerste officiële multifunctionele centrum voor deze stad zijn en dat is iets om trots op te zijn. Het vertrek van bestuursleden gaat vaak gepaard met de komst van nieuwe leden. In dit geval feliciteert Chris Uittenboogaard Dirk van der Oord met zijn benoeming als voorzitter van De Boerderij, ook al betekent dit dat Dirk van der Oord zijn functie van voorzitter bouwcommissie van de HVBWS moet neerleggen. Chris Uittenboogaard wenst hem veel succes toe in zijn nieuwe functie. Alle drie de heren ontvangen namens het hoofdbestuur een bos bloemen. Dirk van der Oord bedankt de vergadering voor het in hem gestelde vertrouwen en geeft voor degenen die hem niet zo goed kennen een korte introductie over zichzelf. De eerste taak die hij voor zichzelf weggelegd ziet als voorzitter van De Boerderij is het uitluiden van Ben Vis en Mart van Straaten. Ben Vis typeert hij als iemand die niet altijd even eenvoudig is, maar wel een man met een groot Boerderij-hart. Ben heeft zelf aangegeven geen bestuurder te zijn, maar meer een doener. Dirk van der Oord onderschrijft dit denkbeeld. In dat licht is hij dan ook blij aan te kondigen dat Ben Vis bereid is gevonden op te treden als huismeester van De Boerderij. Wat Mart van Straaten merkt Dirk van der Oord op dat het gras eigenlijk al voor de voeten is weggemaaid door Chris Uittenbogaard. Hij kan daar dan ook alleen maar aan toevoegen dat de afgelopen drie jaren best zware jaren zijn geweest. Hij is blij dat Mart niet definitief uit De Boerderij vertrekt, maar nog steeds bij de bingo s te vinden zal zijn. Beide vertrekkende bestuursleden ontvangen namens de afdeling een bos bloemen en een envelop met inhoud. 13. Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter de vergadering om uur onder dankzegging aan de aanwezige leden. jaarvergadering 26 maart

6 Jaarverslag 2007 Organisatie Bestuur Het bestuur bestond op 1 januari 2007 uit: 1. Mart van Straaten Voorzitter, 2 e penningmeester Aftredend Wiljan Hoornsman Lid, penningmeester Aftredend John van Velzen Secretaris Aftredend Willem van den Heuvel Lid, 2 e voorzitter Aftredend Karin Sluiter Lid Aftredend Ben Vis Lid Aftredend Jan de Boer Lid Aftredend 2007 De jaarvergadering van 4 april 2007 bracht de volgende wijzigingen met zich mee: Mart van Straaten was aftredend en niet herkiesbaar. In zijn plaats werd Dirk van der Oord voor drie jaar in de functie van voorzitter gekozen. Jan de Boer en Willem van den Heuvel waren volgens rooster aftredend en herkiesbaar. Zij zijn in de jaarvergadering herkozen voor een periode van 3 jaar. Ben Vis was aftredend en niet herkiesbaar. De door zijn vertrek opengevallen plaats werd vooralsnog niet ingevuld. Het bestuur was mitsdien na de jaarvergadering van 4 april 2007 als volgt samengesteld: 1. Dirk van der Oord Voorzitter Aftredend Wiljan Hoornsman Penningmeester Aftredend John van Velzen Secretaris Aftredend Willem van den Heuvel Lid, 2 e voorzitter Aftredend Karin Sluiter Lid Aftredend Jan de Boer Lid Aftredend 2010 Het bestuur vergaderde in keer, waarvan 16 keer officieel en 22 keer informatief. Kascontrolecommissie De kascontrolecommissie bestond op 1 januari 2007 uit Ad Jorritsma, Jos Mariën en Johan Wijnants. Op de jaarvergadering van 4 april 2007 trad Ad Jorritsma volgens rooster af als kascontrolecommissielid. In zijn plaats werd een vervanger gevonden in de persoon van Ben Vis. De kascontrolecommissie is na de jaarvergadering van 4 april 2007 als volgt samengesteld: 1. Jos Mariën Aftredend Johan Wijnants Aftredend Ben Vis Aftredend 2010 Leden Het aantal leden bedroeg op 1 januari , het aantal donateurs was 10, aan het einde van het jaar waren dit 410 leden en 12 donateurs. jaarvergadering 26 maart

7 Het jaar 2007 in vogelvlucht Januari Het is er dan toch van gekomen. Na vele jaren van discussie en het afwegen van voors en tegens is per 1 januari het kassasysteem in gebruik genomen. Niet geheel vlekkeloos, want natuurlijk levert het werken met een systeem als dit de nodige vragen en moeilijkheden op. Diverse kleine softwareaanpassingen worden gerealiseerd en de barkeepers raken langzaam maar zeker vertrouwd met de kassa s Tijdens de jaarvergadering van 2006 is door Johan Wijnants het idee geopperd om een denktank in het leven te roepen, Deze denktank, die onder leiding van Johan Wijnants tot stand zou moeten worden gebracht, zou zich bezig zou moeten houden met tal van activiteiten op het gebied van onder meer beleidsontwikkeling. Er zijn echter nog geen concrete signalen dat die denktank ook daadwerkelijk ingericht lijkt te gaan worden. Besloten wordt hierover eens van gedachten te wisselen met Johan Wijnants. Deze geeft aan dat het zeer moeilijk blijkt te zijn mensen enthousiast te krijgen om aan dit initiatief deel te nemen. Hiermee lijkt de denktank al te zijn overleden voor deze daadwerkelijk tot leven is gebracht. Onze vaste medewerker John Pols is al geruime tijd ziek. Het is maar zeer de vraag of hij überhaupt nog wel terug komt als medewerker van De Boerderij. Organisatorisch levert zijn afwezigheid problemen op voor ondermeer het schoonmaakwerk op de bovenverdieping van De Boerderij en in de speeltuin. Er moet gekeken worden of hier een oplossing voor te realiseren is. Het idee wordt geopperd om voor de medewerkers weer een feestavond te organiseren. Daarbij wordt gedacht aan een Amsterdamse avond, zoals die ook een aantal jaren is georganiseerd. Bij de overige buurthuizen zal geïnformeerd worden of er animo bestaat dit weer als vereniging te doen. Februari Om te voorkomen dat barkeepers en bingomedewerkers na hun dienst met grote sommen geld over straat moeten wordt besloten tot het plaatsen van een aantal afstortkluizen. Muntentellers worden aangeschaft om het tellen van de grote hoeveelheid kleingeld dat binnenkomt bij zowel de bingo als aan de bar te vereenvoudigen. Er wordt uitgekeken naar een opvolger voor Gerrit Koekebakker. Gerrit draait natuurlijk nog vol enthousiasme de bingo, maar mocht hij op enig moment, om welke reden dan ook, niet meer verantwoordelijk kunnen zijn voor de bingo met er wel iemand klaar staan die deze taken over kan nemen. De opvolger wordt gevonden in de persoon van Jurg Hocque, die in de komende periode ingewerkt zal moeten worden door Gerrit Koekebakker In de speeltuin wordt tot tweemaal toe brand gesticht. Het blijft onduidelijk wie de dader is of de daders zijn. Ben vis geeft te kennen niet herkiesbaar te zijn tijdens de jaarvergadering. Hij vindt zichzelf niet zozeer een bestuurder, maar wil liever op de werkvloer actief zijn. Het is duidelijk dat John Pols definitief niet terug komt. Als gevolg hiervan wordt een profiel opgesteld met taken en verantwoordelijkheden, die gelden voor een eventuele nieuwe gebouwenbeheerder. Aangezien dat een vrij zware benaming is, wordt besloten de functie van huismeester in het leven te roepen. Maart Het invoeren van het kassasysteem is ingrijpender geweest dan werd ingeschat. Medewerkers doen hun uiterste best om alles onder de knie te krijgen en ook vanuit het bestuur heeft dit systeem nog de nodige aandacht. Om te voorkomen dat er een te grote druk op medewerkers, bestuur en organisatie wordt besloten de geplande automatisering van de bingo een jaar door te schuiven. Bingosysteem wordt doorgeschoven naar september Dit in verband met het recent invoeren van het kassasysteem en de binnenkort verwachte start van de aanbouw April Gelet op de druk die er op een aantal bestuursleden ligt en de geplande uitbreiding van De Boerderij die ook ongetwijfeld weer de nodige werkzaamheden met zich mee zal brengen wordt besloten in ieder geval de opengevallen plaats in het bestuur te gaan vullen. Daarnaast wordt bekeken of er mogelijk nieuwe bestuursleden zijn die echt een aanvulling op het huidige bestuur zijn. Onverkort blijft de wens bestaan om kandidaten te vinden voor de functies van 2 e penningmeester en 2 e secretaris. Door het teruglopen van het aantal bestuursleden in het hoofdbestuur wordt de discussie gestart of, en zo ja in welke vorm, de HVBWS nog bestaansrecht heeft. Om op deze vragen jaarvergadering 26 maart

8 een antwoord te geven zal een werkgroep worden opgericht die zich in de loop van het jaar met deze vraag zal bezig houden. Traditioneel wordt op 30 april de Koninginnedagviering gehouden. En even traditioneel is deze dag weer een succes. Mei Aangezien de overlast en het vandalisme in de speeltuin en achter de Boerderij toch wat ernstiger vormen begint aan te nemen, wordt besloten te kijken naar de mogelijkheid van het aanbrengen van een videobewakingssysteem en extra verlichting, die van afstand aan en uitgeschakeld kan worden. In de speeltuin wordt asbest gevonden. Dit leidt tot grote bezorgdheid onder de buurtbewoners. Nader onderzoek blijkt dat er weliswaar wel asbest deeltjes zijn gevonden, maar dat deze geen gevaar opleveren voor de volksgezondheid. Desalniettemin besluit de gemeente het zekere voor het onzekere te nemen. De speeltuin wordt gesloten. Pas nadat de toplaag is afgegraven en voorzien van schone grond zal deze weer opengesteld worden. Er worden een paar gesprekken gevoerd met potentiële bestuursleden. De kandidaten die op verzoek van het bestuur een oriënterend gesprek hebben gehad, lijken over capaciteiten te beschikken die bestuurlijk of algemeen organisatorisch gebruikt kunnen worden. Juni De speeltuin wordt afgegraven, voorzien van een nieuwe toplaag en opnieuw ingezaaid. Hiermee is een einde gekomen aan de asbest-affaire. Het videobewakingssysteem wordt geplaatst. September Er vinden aanvullende gesprekken plaats met nieuwe kandidaat bestuursleden. Deze gesprekken verlopen ook positief. Twee van de drie kandidaten zijn bereid om aan de bestuurstafel plaats te nemen, zodat zij zich voor kunnen bereiden op hun toekomstige taak binnen onze organisatie. De kandidaten met wie in mei gesprekken zijn gevoerd geven te kennen toch niet voor een bestuursfunctie in aanmerking te willen komen. Karin Sluiter is nog niet zeker of zij nog langer haar bestuurstaken kan uitvoeren. Zij neemt in ieder geval tijdelijk afstand van de bestuurstafel en zal zich nader op haar positie beraden. Hierdoor lijkt de roep om uitbreiding van het bestuur alleen maar groter te worden Oktober Na jaren van voorbereiding is het zover. De eerste paal voor de aanbouw aan de achterzijde van De Boerderij wordt geslagen. De verwachting is dat de bouw ca. een half jaar gaat duren en de aanbouw medio april 2008 zal worden opgeleverd. Wederom valt er een kandidaat-bestuurslid af. Drukte met een studie is op dit moment reden om af te zien van een bestuurslidmaatschap. Overigens behoort dit in een later stadium nog wel tot de mogelijkheden. Van de in het totaal vijf kandidaten met wie gesprekken zijn gevoerd is er nog slechts één over: Rien Bonte. De werkgroep die zich bezig houdt met de toekomst van de HVBWS komt met een tussentijdse rapportage. Uit deze rapportage blijkt dat de HVBWS als vereniging geen toekomst meer heeft. Omdat de behoefte aan een centrale organisatie wel aanwezig is, wordt voorgesteld de HVBWS om te vormen tot een federatie. Het bestuur van deze federatie zou moeten worden gevormd uit afgevaardigden van alle aangesloten buurthuizen. Als dit voorstel wordt overgenomen door de algemene ledenvergadering, zal elk buurthuis een zelfstandige vereniging worden. Wandelsportvereniging De Razende Bol, die jarenlang haar thuisbasis in De Boerderij had, geeft te kennen niet langer gebruik te zullen maken van De Boerderij. Dit naar aanleiding van een gerezen conflict over het gebruik van de keuken. In het bestuur wordt gesproken over het vervangen van de bar in de grote zaal. Bij grote evenementen, bijvoorbeeld de Koninginnedagviering, is de werkruimte achter de bar niet erg royaal en de indeling niet erg efficiënt. Er wordt een voorzichtig begin gemaakt met verzamelen van ideeën. De uitvoering zal vermoedelijk nog wel enige tijd op zich laten wachten. In fort Kijkduin wordt de jaarlijkse medewerkersavond gehouden. Besloten wordt de Boerderij informatiefolder op een andere manier op te zetten. Hierbij zal meer aan de orde moeten komen dan alleen de activiteiten. De aanbouw wordt momenteel gerealiseerd en er zal in de folder ook opgenomen moeten worden welke activiteiten daar plaats vinden. Eveneens zal melding gemaakt moeten worden van de mogelijkheid tot het huren van vergaderruimtes etc. Om doublures te voorkomen en kosten te besparen wordt besloten de folder in een later stadium uit te brengen. jaarvergadering 26 maart

9 November De aanbouw moet worden voorzien van een deugdelijke brandmeldinstallatie. Het budget wat hiervoor gereserveerd is, is zo groot dat ook de bestaande bouw van een brandmeldinstallatie voorzien kan gaan worden. Daarnaast zal er ook een inbraakalarm geïnstalleerd gaan worden. Er wordt weer een stapje gezet in het tegengaan van de overlast door hangjongeren. Grote halogeenlampen kunnen het terrein verlichten alsof het dag is. Deze verlichting is door bepaalde personen vanuit de luie stoel thuis in en uit te schakelen. In verband met hogere inkoopprijzen wordt besloten de tapprijzen met ingang van 1 januari 2008 licht te verhogen. December Karin Sluiter keert terug aan de bestuurstafel. Zij zal niet alle taken meer op zich kunnen nemen die zij voorheen uitvoerde, maar wil het werk in het bestuur ook niet missen. Ook de organisatie van de Koninginnedagviering lijkt hierdoor weer van succes verzekerd. Wederom wordt er een Kerstmarkt georganiseerd. Waarschijnlijk door het milde weer is de belangstelling niet enorm. Tot zover het jaar 2007 in vogelvlucht. jaarvergadering 26 maart

10 Balans per 31 december Activa Passiva Onroerende goederen 1.976, ,42 Eigen vermogen , ,11 Inventaris , ,61 Reserve speelvoorz , ,33 Voorraden 4.432, ,41 Crediteuren 8.032, ,39 Nog te ontvangen , ,03 Reserve computers , ,10 Debiteuren (facturen) 1.888,85 533,90 Reserve algemeen , ,40 Kruisposten 15,00- - Voorschotten 2.627, ,00 Liquide middelen , , , , , ,33 jaarvergadering 26 maart

11 Toelichting Balans: Onroerende goederen Voorraden (per 31 december 2007) Boekwaarde per 1 januari ,42 Drank/snoep/eetwaren etc ,84 Aangeschaft in Afgeschreven in , , ,33 Voorschotten/wisselgeld J. van Velzen (secr.) 100,00 Inventaris D. Beyer (dinsdag avond jeugd) 100,00 B. Vis 150,00 Boekwaarde per 1 januari ,61 D. v.d. Oord 200,00 Aangeschaft in ,16 J. de Boer (computercentrum) 200,00 Afgeschreven in ,05 A. van Dijke (country morgen) 50,00 W. v.d. Heuvel (wo. middag + country) 125, ,72 E. Coppoolse (bingo donderdag middag) 332,00 A. Oorschot (biljart maandag Avond) 100,00 W. Kooijman (biljart dinsdag avond) 125,00 Specificatie aangeschaft 2007 S. Otgaar(biljart woensdag avond) 100,00 S. Jongejans (biljart donderdag middag) 100,00 2 afstort kluizen 877,54 D. Smitsman (biljart donderdag avond) 100,00 Computer 1.136,00 K. v.d. Zee (biljart dinsdag/vrijdag middag) 100,00 2 draadloze microfoons 1.425,62 K. Sluiter (tbv kerstmarkt) 100, ,16 F. Klop (tiener bingo) 250,00 G. Koekebakker (bingo) 200,00 W. v.d. Heuvel (tap) 195,00 Debiteuren (facturen) 2.627,00 HVBWS (div. consumpties) 75,20 Aurora (okt/dec) 50,00 Kruisposten Avalon (div. consumpties) 133,20 C. v. Bree (afr. Darten) 343,25 Vooruitontv. Contributie 2008 P. v. Heems 15,00- GGZ (consumpties) 37,20 GGZ (huur 1e halfjaar) 625,00 GGZ (huur 2e halfjaar) 625,00 15, ,85 jaarvergadering 26 maart

12 Liquide middelen Crediteuren Kas M. van Straaten 152,56 Optimaal Bedrijfsdiensten 1.105,06 Kas W. Hoornsman 2.698,92 Optimaal Bedrijfsdiensten 961,46 Kas W. v.d. Heuvel 1.343,49 Lotus 70,00 Fortis ,34 CWS 139,87 Fortis (Gemakspaarrekening) ,53 bingo week 51/ ,00 Postbank 6.176,01 Intrapost 131,14 Postbank Rentemeer rekening ,37 HDC Media 113,05 Postbank 6-maands deposito ,00 Gemeente Den Helder 68,00 Kas Klaverjassen 243,15 Gemeente Den Helder 136,00 Kas Koersbal 1.716,25 Kas Sjoelclub 2.045, ,58 Kas Schietclub 489,00 Kas biljarten maandag avond 69,53 Kas biljarten dinsdag middag 157,63 Kas biljarten dinsdag avond 766,12 Kas biljarten woensdag avond 402,73 Debiteuren Kas biljarten donderdag middag 331,00 Postbank rente deposito 1.260,27 Kas biljarten donderdag avond 1.129,41 Bingo week 51/ ,00 Kas biljarten vrijdag middag 61,70 Subsidie Koninginnedag 975,00 Kas country 740,04 Belastingdienst omzetbelasting 626, , ,27 Eigen vermogen Saldo per 1 januari ,11 Medewerkersavond ,75- BTW afrekening NUON 2.248,64 Reserve speelvoorzieningen Inbreng saldo country/biljartclub 898,11 Saldo per 1 januari ,33 Inbreng saldo biljarten maandag 59,12 Toename voorraden in , , ,33 Voordelig saldo over , ,81 Af: donatie tbv reserve algemeen , ,81 Reserve algemeen Saldo per 1 januari ,40 onderhoudscontract kassa 457,00- Reserve verv. computers Camera beveiligingssysteem 7.015,35- Saldo per 1 januari ,10 Bij: toevoeging tlv resultaat ,00 Af: aanschaf TFT-scherm 219, ,05 Bij: computercursussen 1.225, ,10 jaarvergadering 26 maart

13 Uitgaven Resultatenrekening per 31 december Opbrengsten Organisatie Bestuur/administratie 9.078, ,13 Contributies 6.331, ,79 Exploitatiekosten gebouw , ,72 Rente 6.879, ,45 Afschrijving onr. goederen 2.452, ,10 Afschrijving inventaris 5.287, ,78 Onderhoud , ,52 BUMA / SENA 1.635, ,68 Abonnementen etc. 309,86 387,90 Vergoedingen vrijwilligers 2.188, ,00 Representatie , ,74 Advertenties/reclame 171,36 313,33 Drukwerk 676,93 899,87 HVBWS 2.200, ,00 Telefoonkosten 649,00 344,43 Diversen 2.295, ,81 Aanschaf inventaris 4.111, ,22 Kosten automatisering 2.106, ,19 Activiteiten Activiteiten Computercentrum - 366,53 Bingo , ,59 Lesmateriaal comp.curs. 257,00 40,00 Diverse activiteiten 8.543, ,93 (zie overzicht) Lesmat. comp.curs. - - Tap Tap Omzetbelasting - - Netto winst , ,20 Te verrekenen BTW laag 1.227, ,88 Omzetbelasting 626, ,00 Te verrekenen BTW hoog , ,47 Kasverschillen - - Keuken-en Rest.benodigdh , ,56 Emballage - - Kasverschillen 39,61 81,32 Emballage 199,90 80, , , , ,96 Saldo Winst , , , , , ,96 jaarvergadering 26 maart

14 Toelichting op de resultatenrekening Bestuur/administratie Onderhoud Bestuursvergoedingen 5.840, ,00 Waskosten 360,00 350,00 Secretariaatskosten - - Onderhoud inventaris 870, ,01 Boekhoudprogramma 1.245,96 698,62 Onderhoud gebouw 9.735, ,15 Kantoorbenodigdheden 1.107, ,12 Schoonmaakartikelen 1.770, ,85 Porti 884,92 468,39 Schoonmaak gebouw , , , , , ,52 Representatie Attenties bingomedewerkers 358,02 410,80 Snacks jaar- en bestuursverg. - 17,20 Snacks bingomedewerk. 95,21 95,52 Kerstpakketten/broden 1.276, ,78 Nieuwjaarsreceptie 103,04 160,55 Bloemen/fruitbak/kaarten etc. 638,54 421,74 Kersteten Bestuur 70,00 21,03 Eten medew. Bingo do.midd - 80,45 Eten medew. Koninginnedag 330,00 350,00 Bingo Eten medew. Peuterspeelzaal 167,95 123,95 Inkomsten , ,00 Eten medew. Jevak 312,00 390,00 Uitgaven , ,00 Div. waaronder jubilea 140,10 154,45 Afscheid bestuurslid 605,00 382, , ,00 Afscheidskado medewerkers 175,00 200,00 Uitgaven kerst bingo 1.405, ,41 Oppassers Luilaknacht 150,00 - Jan Overzetfonds 100,00 100, , ,59 Oploopavonden 275,00 393,42 Gratis consumpties medew , ,85 Medewerkers avond 850, , ,74 Tap Inkomsten , ,48 Inkoop drank 19 % , ,86 Inkoop drank 6% , ,72 Inkoop eetwaren 2.962, ,28 Inkoop snoep 1.492, ,53 Inkoop koffie/melk/thee 1.475, , , ,28 Netto winst , ,20 Winstpercentage 154% 154% jaarvergadering 26 maart

15 Overzicht per aktiviteit Ontvangsten Uitgaven Ontvangsten Uitgaven Diverse markten 8,50-213,12 Schilderen 737,50 737,50 Meubelsbekleden 210,00 230,00 Aerobic/Thairobic/etc 1.830, ,40 Conditietraining 866, ,60 Zaalhuur overigen 787, ,50 Naailes 765,00 803,75 Dansen 846,00 958,60 Aquarelleren - 575,00 Biljarten 1.419, , , ,70 Biljartclubs (ink/uitg) - 86,37 199,00 Country - 214,32 704,00 Spaanse les - 240,00 Aurora 400,00 400,00 Bloemschikken 305,00 200,00 Schietclub 151,95-81,28 G.G.Z , ,00 Inburgeringscursus 1.625,00 Darten ,5 Klaverjassen - 246, Koersbal 496,21-465,10 - Sjoelen 93,00-597,80 - Avalon 562,50 Jeugdaktiviteiten Jevak 787,08 464,85 Koninginnedag 221,47 743,51- St. Nicolaasviering 529,50 277,66 Dinsdagavond jeugd 666,28 262,73 Paaseierenzoeken 95,84 73,86 St. Maarten 117,00 162,00 Tiener bingo disco 21,74-94,16 Peuterspeelzaal 2.118, , , , , ,23 saldo 8.543,92 saldo ,93 Toelichting Exploitatie Gebouw Gas/Electra , ,88 Teruggave energiebelasting 1.607, ,00- Water 692,07 936,77 OZB/Rioolbelasting 1.488,80 - Verontreinigingsheffing 681,84 743,78 Verzekeringen 3.873, ,46 Abonnement container 1.589, ,61 Bijdrage onderhoudsfonds , , , ,72 jaarvergadering 26 maart

16 Onroerende goederen Aanschaf % Boekwaarde Afschrijving Boekwaarde waarde Omschrijving Hekwerk (1998) ,99 10, , ,30 - Lantaarnpalen (1998) 1.163,17 10,00 116,31 116,31 - Hekwerk (1999) 6.286,33 10, ,27 628,63 628,63 Hekwerk (2000) 6.738,48 10, ,54 673, , , , , ,33 jaarvergadering 26 maart

17 Inventarislijst Aanschaf % Boekwaarde Afschrijving Boekwaarde waarde Omschrijving 1998 Versterker/mixer 792,75 10,00 79,28 79,28 - Tafels 2.971,16 10,00 297,12 297,12 - Kerstverlichting 897,07 10,00 89,71 89,71 - Bureau 748,74 10,00 74,87 74,87 - Geluidsinstallatie 1.402,53 10,00 140,25 140, Tafels 350,68 10,00 70,14 35,07 35,07 Lucht geweer 612,60 10,00 122,52 61,26 61,26 Audio apparatuur 635,29 10,00 127,06 63,53 63,53 Wasautomaat 239,06 10,00 47,81 23,91 23,91 Buro stoelen 1.279,66 10,00 255,93 127,97 127, lock-machine 317,19 10,00 63,44 31,72 31,72 diepvries bewaarkast 965,10 10,00 193,02 96,51 96, Kopieermachine 2.426,02 10,00 727,81 242,60 485,20 Tent 688,72 10,00 206,62 68,87 137, Bingo molen 610,13 10,00 244,05 244,05 - Microfoon 510,50 10,00 204,20 51,05 153,15 Gordijnen grote zaal 2.841,59 10, ,80 284, , Vaatwasser 3.194,10 10, ,05 319, ,64 16 tenten 2.405,00 10, ,00 240, ,50 Motor maaier 1.010,31 10,00 606,19 101,03 505,16 Mengpaneel 1.358,03 10,00 814,82 135,80 679,02 Koffiezet apparaat 988,00 10,00 592,80 98,80 494, Mobiele disco 2.550,00 10, ,00 255, ,00 Koelkast 325,00 10,00 227,50 32,50 195,00 Vrieskist 360,00 10,00 252,00 36,00 216,00 Beamer 1.099,00 10,00 769,30 109,90 659,40 Naaimachines 499,00 10,00 349,30 49,90 299,40 IJsblokjesmachine 885,00 10,00 619,50 88,50 531, Mobiele tap 1.000,00 10,00 800,00 100,00 700,00 Geluidsmixer/microfoons 1.394,26 10, ,41 139,43 975, Notebook 1.570,06 33, ,76 523,30 523,46 Computer 1.308,51 33,33 872,38 436,13 436, afstort kluizen 877,54 10,00 87,75 789,79 Computer 1.136,00 33,33 378,63 757,37 2 draadloze microfoons 1.425,62 10,00 142, ,06 Totalen , , , ,72 jaarvergadering 26 maart

18 Begroting Uitgaven Opbrengsten Organisatie werkelijk begroot werkelijk begroot Kosten schoonmaak , , ,00 Ontv. Contrib , , ,00 Bestuur/administratie 9.500, , ,00 Rente 7.000, , ,00 Exploitatiek. gebouw , , ,00 Afschr. inventaris 5.300, , ,00 Afschr. onr. goederen 2.400, , ,00 Belastingen 0,00 0,00 0,00 Onderhoud , , ,00 BUMA / SENA 1.700, , ,00 Abonnementen etc. 400,00 309,86 400,00 Verg. vrijwilligers 2.200, , ,00 Giften 1.000,00 0, ,00 Representatie , , ,00 Advertenties/reclame 500,00 171, ,00 Drukwerk 1.000,00 676, ,00 HVBWS 2.200, , ,00 Telefoonkosten 700,00 649,00 350,00 Diversen 3.000, , ,00 Aanschaf klein invent , , ,00 Automatisering 2.000, , ,00 Onvoorzien/resultaat 1.600, , ,00 Activiteiten Activiteiten Jevak 1.000,00 787, ,00 Bingo , , ,00 Koninginnedag etc. 500,00 221,47 600,00 Div. activiteiten 9.000, , ,00 Tap Tap Omzetbelasting 1.150,00-626,00 350,00 Netto opbr , , ,00 Te verrekenen voorbelasting , , ,00 Keuken-en Restaurantbenodigdh , , ,00 Aanbouw Gas/electra/water 5.600,00 WOZ/rioolrecht 600,00 Verontreinigingsh. 290,00 Verzekeringen 1.560,00 Schoonmaakkosten 5.400,00 Onderhoudsfonds 4.500, , , , , , ,00 Tap Ontv. drank- en eetw ,00 Omzetbel. 11 % ,00 Inkoop drank 19 % ,00 BTW laag 1.300,00 Inkoop drank 6 % ,00 BTW hoog ,00 Inkoop eetwaren 3.500,00 Inkoop snoep 2.000, ,00 Inkoop koffie/melk/thee 2.000, , , ,00 jaarvergadering 26 maart

19 jaarvergadering 26 maart

20 BELEID 2008 Het mag duidelijk zijn dat het beleid in het jaar 2008 zich gaat richten op een paar specifieke punten. Het gaat hierbij om: 1. De aanbouw 2. Bingosysteem 3. PR 4. Vernieuwing 5. Verzelfstandiging buurthuizen Ad 1. Op dit moment bevindt de bouw van de aanbouw zich in een afrondend stadium. Over enkele weken zal het gebouw opgeleverd gaan worden. Dat wil overigens nog niet zeggen dat de aanbouw dan direct gebruiksklaar is. Sowieso zal de inrichting nog verzorgd moeten gaan worden. Inmiddels is een werkgroep begonnen met het uitzoeken van materialen, kleuren, meubels etc. Naar verwachting zal de aanbouw in september in gebruik genomen gaan worden. Een deel van de tijd zal met name de benedenverdieping in gebruik zijn bij onze huurders. Het wijkservicepunt, met daarin de huiskamer van de wijk, wijkagent, wijkconciërge, mogelijk de huurdervereniging. Het is echter zaak om ook de uren waarop onze huurders geen gebruik maken van de diverse ruimten zo veel als mogelijk in te vullen. Er moet dan ook geprobeerd worden nieuwe activiteiten aan te trekken. Ook zouden de diverse ruimtes en kantoortjes verhuurd kunnen worden als vergaderruimtes. In dat kader zal ook bekeken worden of het mogelijk is het bestaande computerleslokaal te verhuren aan externe partijen. In de nieuw te ontwikkelen informatiefolder zal deze mogelijkheid dan ook onder de aandacht gebracht gaan worden. Ad 2. Al tijdens de jaarvergadering van 2006 is besloten dat er bekeken moet worden welke mogelijkheden er zijn om de bingo te automatiseren. De reden hiervan was dat de grote geldstroom die hiermee gepaard gaat niet of nauwelijks te controleren is. Overigens wordt niet getwijfeld aan de integriteit van de medewerkers, maar het is voor de penningmeester en de overige bestuursleden wel noodzakelijk dat de financiële administratie waar zij verantwoordelijk zijn, goed controleerbaar zijn. Bijkomend voordeel is dat de automatisering zou kunnen leiden tot een duidelijk en eenvoudig systeem, waarmee, in geval van nood, flexibeler gebruik gemaakt zou kunnen worden van nieuwe of tijdelijk bingomedewerkers. In 2006 is er al een eerste inventarisatie gemaakt van de mogelijkheden. In verband met de invoering van het kassasysteem en de realisatie van de aanbouw is het project echter tijdelijk aangehouden. Vanaf september van dit jaar zal er weer volop aandacht aan besteed gaan worden. Ad 3. De PR van ons centrum moet verbeterd worden. Gelukkig is het afgelopen jaar de Boerderijkrant weer verschenen, waarvoor wij onze dank nog willen uitspreken aan met namen Ed van Dijke die zich hierover ontfermd heeft. Maar PR wil meer zeggen dan alleen De Boerderijkrant. Er moet meer aandacht worden besteed aan het promoten van ons centrum in het algemeen en onze activiteiten in het bijzonder. In het jaarverslag werd al melding gemaakt van een informatiefolder nieuwe stijl. Daarnaast zullen er frequenter krantenartikelen / advertenties moeten verschijnen. Ook onze website is een prachtig middel om De Boerderij te promoten. Een veel gehoorde klacht is dat de huidige website vaak verouderde informatie vertoond. Deze klachten zijn deels gegrond. Wat we ons wel moeten realiseren is dat het bijhouden van de website een vak apart is. Men kan van een webmaster niet verwachten dat hij alle inhoud zelfstandig bijhoudt. Waar de ene afdeling vindt dat de aangeleverde informatie na een maand weer verwijderd kan worden, is de volgende afdeling van mening dat dit tot in lengte der dagen moet blijven staan. Er moet dus gekeken worden naar een manier waarop de website actueel, compleet en dus aantrekkelijk blijft. Ad 4. De vernieuwing blijft terugkeren in het bestuursbeleid. Inmiddels is duidelijk geworden dat de voorgestelde denktank niet van de grond zal komen. Dat betekent dus dat de aan deze denktank toebedachte werkzaamheden, zoals enquêtes en het werven medewerkers en activiteiten, weer onder verantwoordelijkheid van het bestuur zullen plaats vinden. Ook bestuurlijk zal er in de toekomst vernieuwd moeten gaan worden. Dat geldt in personele zin, maar mogelijk ook in organisatorische zin. Dirk van der Oord heeft te kennen gegeven slechts één periode als voorzitter beschikbaar te zijn. Dat betekent dus concreet dat wij de komende jaren op zoek zullen moeten gaan naar een geschikte opvolger. Voor wat betreft het organisatorische deel van de vernieuwing wordt verwezen naar ad. 5. jaarvergadering 26 maart

21 Ad 5. De mogelijke verzelfstandiging van de buurthuizen zal het komende jaar mogelijk de nodige aandacht behoeven. Weliswaar zal er in de nieuwe opzet wel een overkoepelend orgaan blijven, maar taken en bevoegdheden, rechten en plichten zullen voor een groot deel naar de diverse afdelingen terug gelegd worden. Aangezien het vaak gaat om zaken waar wij ons als afdeling van de HVBWS nooit echt mee bezig hebben gehouden, zal er de nodige tijd in gestoken moeten worden. Dit zijn in grote lijnen de zaken waar uw bestuur zich het komende jaar mee bezig zal gaan houden. Dat houdt overigens niet in dat tal van andere, vaak kleinere maar niet minder belangrijke zaken aan de orde gesteld zullen gaan worden. jaarvergadering 26 maart