Bijlagen: 1. Strategische Kadernotitie "Dimensies van groei"

Transcriptie

1 I Ë f WH JE SS? O O Q -S O CM 4 1U gemeente QoSterhOllt /^, Datum: 21 mei 2010 Nummer raadsnota: G* Onderwerp: Strategische kadernota Equalit "Dimensies\^an groei". Portefeuillehouder: Peters Bijlagen: 1. Strategische Kadernotitie "Dimensies van groei" NOTA VOOR DE RAAD {,\hj2o(0 Mil MM BI Ter inzage: 1. Strategische Kadernota "Dimensies van groei" Voorstel: 1. In te stemmen met de strategische doorontwikkeling (gematigde groei) van Equalit voor de komende twee a drie jaar. Samenvatting De huidige ontwikkelingen wijzen erop dat samenwerking tussen gemeenten voorwaarde is om toekomstige "individuele" dienstverlening aan de burger te kunnen blijven bewerkstelligen. De voorzitter van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) mevrouw Jorritsma heeft aangegeven dat de gemeenten als eerste overheid meer taken moeten krijgen en dat herindeling van gemeenten noodzakelijk is. (bron: Binnenlands Bestuur). Met de wetenschap dat de dienstverlening naar de burger toe zich verder zal ontwikkelen en de vraag en het aanbod bij de gemeentelijke dienstverlening steeds complexer worden, zullen de gemeenten mee moeten in de ontwikkeling van de dienstverlening. Deze ontwikkeling kunnen kleine en middelgrote (zoals Oosterhout) gemeenten uit financieel en kwalitatief oogpunt niet individueel bewerkstelligen. Om invulling te kunnen geven aan de ontwikkelingen en de toenemende informatiebehoefte en dienstverlening aan de burger, bedrijfsleven en medeoverheden is het aangaan van een "intensieve" regionale samenwerking met buurgemeenten een oplossing. Oosterhout heeft er destijds voor gekozen om het ICT samenwerkingsverband Equalit op te richten met collega gemeenten in de omgeving. Sinds de oprichting van de ICT-samenwerking tussen Oosterhout en Oisterwijk (2004) - waaruit Equalit is ontstaan in heeft Equalit zich verder ontwikkeld. Equalit heeft haar pioniersfase afgerond en is beland in de fase waarin verregaande professionalisering en heroriëntatie op haar missie en die van haar omgeving de doelstellingen zijn. In de raadsnotitie van juli 2009 is reeds beschreven dat het samenwerkingsverband Equalit voor een strategische keuze staat in relatie tot groei. De groei van Equalit is een natuurlijke stap in de ontwikkeling van Equalit naar volwassenheid. De interne organisatie is in het laatste stadium van professionalisering en vanwege de externe (e-) ontwikkelingen op de gemeentelijke markt voor ICT is Equalit een organisatie die in de belangstelling staat en serieuze gesprekspartner is voor vele andere gemeentelijke organisaties. Concreet betekent dit dat het voor de gemeente Oosterhout van belang is om een groeistrategie op te stellen voor haar ICT organisatie Equalit. Een drietal groeiscenario's is mogelijk: Huidige situatie aanhouden (0-groei) Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei) Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei) uitdraai van: :16 pagina: 1

2 gemeente WW w Oosterhout Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkeling van Equalit is "Gematigde groei". In deze groeistrategie is er voor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als om het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband uit te breiden over een periode van twee è drie jaar. De focus zal daarbij liggen op gemeenten in West- en Midden-Brabant. De voordelen van een gematigde groei zijn het realiseren van minder meerkosten, het waarborgen van de continuïteit van processen, het realiseren van het gewenste kwaliteitsniveau en het bewerkstelligen van interne professionalisering. Daarbij zullen op termijn efficiëntie- en effectiviteitvoordelen behaald kunnen worden. Voor Oosterhout heeft deze strategische keuze geen tot minimale financiële consequenties, daar deze zijn gedekt in de afgesloten contracten met de deelnemers. Bij financiële consequenties kunt u denken aan de aanschaf van hardware en software. Oosterhout zal deze in eerste instantie zelf moeten aanschaffen, overigens worden deze afgeschreven tijdens de contractduur van de deelnemers. Daarnaast neemt het (financieel) risico voor Oosterhout als eindverantwoordelijke toe bij elke extra deelnemer die aan het samenwerkingsverband wordt toegevoegd. Nadat voor een groeiscenario is gekozen, wordt een plan van aanpak opgesteld om het gekozen scenario ten uitvoer te brengen. Over drie jaar zal nogmaals een schets gemaakt moeten worden van het toekomstperspectief van Equalit. Op afstand plaatsen van Equalit is nu absoluut niet aan de orde. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de bijgesloten bijlage en voor uitgebreide en gedetailleerde informatie verwijzen wij u naar de ter inzage gelegde kadernota "Dimensie van groei". Wat willen we bereiken? Met de wetenschap dat de dienstverlening naar de burger toe zich verder zal ontwikkelen en de vraag en het aanbod bij de gemeentelijke dienstverlening steeds complexer worden, zullen de gemeenten mee moeten in de ontwikkeling van de dienstverlening. Deze ontwikkeling kunnen kleine en middelgrote (zoals Oosterhout) gemeenten uit financieel en kwalitatief oogpunt niet individueel bewerkstelligen. Doordat de veelzijdigheid en de snelheid van de informatiebehoefte bij burgers, medeoverheden en het bedrijfsleven veranderen zal de gemeentelijke organisatie hier haar informatievoorziening op moeten afstemmen. Door deze trend staat gemeente Oosterhout voor de uitdaging om de ICT afdeling niet alleen kostenbewust en effectief te organiseren maar ook tegelijkertijd de betrouwbaarheid van de overheid (lees dienstverlening en informatie) te vergroten. Voor de gemeente Oosterhout (als eigenaar) is het noodzaak om Equalit zo in te richten dat risico's -zoals kwetsbaarheid continuïteit processen, waarborging kwaliteit en kostenstijgingen- worden geminimaliseerd. Deze verbetering in efficiëntie, effectiviteit, kwaliteit van dienstverlening, beheersbaarheid en betrouwbaarheid van de continuïteit van de processen kunnen worden gerealiseerd indien Equalit (gematigd) verder zal uitbreiden. uitdraai van: :16 pagina:2

3 gemeente WW w Oosterhout Wat gaan we daarvoor doen? Momenteel is Equalit in het laatste stadium van de interne professionalisering. Bij de geadviseerde groeistrategie zullen de komende drie jaar jaarlijks één è twee gemeenten aangesloten kunnen worden bij Equalit. Door het uitbreiden van de deelnemers van het samenwerkingsverband Equalit worden de continuïteit van processen en de kwaliteit gewaarborgd. Daarbij versterkt de gemeente Oosterhout de (financiële) beheersbaarheid en betrouwbaarheid van haar ICT afdeling. Wat mag het kosten? Aan het uitbreiden van de deelnemers van het samenwerkingsverband zijn geen kosten - behoudens een voorfinanciering- voor Oosterhout verbonden. De gemaakte kosten worden door de toekomstige deelnemers van het samenwerkingsverband zelf opgebracht. Voor Oosterhout en de andere deelnemers worden op budgetneutrale wijze kwaliteitsverbetering, continuïteit van processen gerealiseerd en minder meerkosten behaald indien er meerdere deelnemers participeren in het samenwerkingsverband. Uitbreiding vergroot in principe het risico dat gemeente Oosterhout loopt als eigenaar. Echter het merendeel van de risico's wordt opgevangen door de vorm en inhoud van het contract (personeel en uittreding deelnemer) en doordat de gemeenten de instapkosten zelf financieren. De risico's die o.a. worden opgevangen door het contract zijn: de software (licenties): een deelnemende gemeente sluit een contract af met de leverancier van software, de rol van Equalit hierin is die van een adviseur; hardware: bij uittreding worden deze kosten door de uittredende gemeenten op zich genomen, omdat deze onder de desintegratiekosten vallen; dienstverlening (automatisering): de gemeenschappelijke regeling sluit het uit dat indien niet het kwalitatief gewenste dienstverleningsniveau wordt bereikt, deelnemers van het samenwerkingsverband Equalit een financiële vergoeding kunnen verhalen op Equalit; dienstverlening (informatisering): Equalit neemt niet de project- verantwoordelijkheid over en geeft geen bindend advies inzake het informatiebeleid, daarom is het de gemeente zelf die de eindverantwoordelijkheid draagt over haar informatiseringbeleid en de daaraan verbonden projecten personeel: in eerste instantie wordt betrokken (ICT) personeel van de deelnemende gemeente gedetacheerd naar Equalit (en dus gemeente Oosterhout). Indien zij passen in het functieprofiel en er sprake is van goed functioneren bij Equalit, kunnen de betrokken partijen na één jaar overgaan tot indiensttreding van deze medewerker bij Equalit. Mocht een medewerker niet passen in het functieprofiel en/of niet aan de verwachtingen van Equalit voldoen dan zal deze medewerker niet in dienst treden bij Equalit. De consequentie is dat deze medewerker in dienst blijft van de betreffende deelnemende gemeente, hier loopt Equalit (en gemeente Oosterhout) dus geen enkel risico. HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN OOSTERHOUT, mr drs S.W.Th. HUISMAN mr P.J. DE RIDDER, burgemeester,, secretaris. uitdraai van: :16 pagina:3

4 gemeente WW w QoSterhOllt BESLUIT VAN DE RAAD Nummer: DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT; gelezen het voorstel van het college van 21 mei 2010; BESLUIT: 1. In te stemmen met de strategische doorontwikkeling (gematigde groei) van Equalit voor de komende twee a drie jaar. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 i, juni DE RAAD VO.pRN.OEMD, %Ï/It0\l 1 A.voorzitter., griffier. uitdraai van: :16 pagina:4

5 MOTIE ICT-SAMENWERKING Ondergetekende, Willem-Jan. van der Zanden (GroenLinks), raadslid voor de gemeente Oosterhout dient met verwijzing naar artikel 37 van het Reglement van orde voor de gemeente Oosterhout met betrekking tot agendapunt Strategische kadernota Equalit "Dimensies van groei" de volgende motie in: De raad van de gemeente Oosterhout, in vergadering bijeen op 10 juni 2010 en gehoord hebbende de beraadslagingen met betrekking tot agendapunt Strategische kadernota Equalit "Dimensies van groei": Overwegende dat: Er nooit een fundamentele discussie heeft plaatsgevonden over de manier waarop de samenwerking op ICT-gebied (Equalit) vorm moet krijgen; Deze discussie steeds noodzakelijker wordt, nu steeds meer gemeentefysamenwerkingsovereenkomsten sluiten met de gemeente Oosterhout op het gebied van ICT; Er op 14 juli 2009 een motie is ingediend waarin gevraagd wordt om een notitie waarin ingegaan wordt op de manier waarop de samenwerking op ICT-gebied vorm moet krijgen; Naar aanleiding van een toezegging van de toenmalige wethouder deze motie is ingetrokken; De huidige strategische kadernota eigenlijk niet ingaat op dit onderwerp. Verzoekt het College: Voor 1 oktober met een voorstel richting de raad te komen over de organisatievorm en de positie t.o.v. de gemeente Oosterhout van de ICTsamenwerking van de gemeente Oosterhout met andere gemeentes/organisaties. Unf?; Giet*SP Willem-Jan van der Zanden (GroenLinks) ' 1_ T M «\

6 WW w gemeente QoSterllOUt Notities Aan Datum Onderwerp De leden van de raad Oosterhout Juni 2010 Strategische Kadernota "Dimensies van groei" Hoofdstuk 1 Situatie... Huidige situatie en ontstaansgeschiedenis 1.1 Wat is de ontstaansgeschiedenis van Equalit? In juli 2004 spreken de gemeenten Oosterhout en Oisterwijk de intentie uit om met elkaar een verregaande samenwerking aan te gaan op het terrein van ICT. Aanleiding hiervoor is te kunnen anticiperen op het groeiend aantal ontwikkelingen dat door de Rijksoverheid aan de gemeenten (middels wetgeving) wordt opgedragen. Gemeenten krijgen meer wettelijke taken gedelegeerd door het manifest "betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid" 1, waarbij gemeenten als eerste aanspreekpunt voor burgers, het bedrijfsleven en medeoverheden gaan functioneren. Deze zogenaamde 'e-overheid' krijgt in een zeer kort tijdsbestek een centrale rol bij de beschikbaarheid van informatie en uitvoeringvan beleid, waardoor het belang van een goede ICT-architectuur noodzakelijk is. Om invulling te kunnen geven aan de informatie en beleidsbehoefte is de gemeente Oosterhout gaan samenwerken met collega gemeenten op gebied Informatievoorziening en Automatisering. De belangrijkste voordelen van samenwerken zijn o.a.: 'vergroten van efficiency en effectiviteitvoordelen, het realiseren van minder meerkosten, het verminderen van de kwetsbaarheid, waarborgen van continuïteit en het verbeteren van de kwaliteit" (zie kadernota 1.6). Voor Oosterhout was het noodzakelijk om te gaan samenwerken, omdat het op eigen kracht voortzetten en professionaliseren van een ICT afdeling die aan dergelijke hoge eisen voldoet en die tevens bestendig zou zijn voor toekomstige ICT ontwikkelingen, tegen 'acceptabele' kosten niet mogelijk wordt geacht. 1.2 Deelnemers en samenstelling van het samenwerkingsverband Op dit moment bestaat het samenwerkingsverband uit zeven gemeenten: Oosterhout, Oisterwijk, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Baarle-Nassau, Alphen- Chaam en Woensdrecht (operationeel per jan. 2011) en de sociale werkvoorziening WAVAIGO (zie figuur 1) van 6 regionale gemeenten (Aalburg, Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Werkendam en Woudrichem). Dit is in totaliteit ca werkplekken. Figuur 1: Deelnemers samenwerkingsverband Equalit (2010) 1 Nb. Het manifest is op 18 april 2006 ondertekend door het Ministerie van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, Interprovinciaal Overleg, VNG en Unie van Waterschappen. Al in 2004 is gestart met het introduceren van de e-overheid. Aanleiding hiervoor is ondermeer het actieprogramma OL2000

7 1.3 De dienstverlening Equalit De dienstverlening van Equalit, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, was in eerste instantie beperkt tot het ondersteunen van de technische infrastructuur en de noodzakelijke applicaties. Echter, onder invloed van vragen vanuit de aangesloten gemeenten en de uitkomsten van de tussentijdse evaluatie (oktober 2007) 2 is gerichte aandacht uitgegaan naar het verbreden en verdiepen van de dienstverlening. De laatste vijfjaren hebben zowel de I (Informatisering) als de A (Automatisering) kant van Equalit zich ontwikkeld. Informatisering heeft betrekking op het informatiebeleid en -advies. De automatiseringskant betreft de portfolio die Equalit de deelnemende gemeenten heeft te bieden waaronder software, hardware en de netwerkfaciliteiten. 1.4 De relatie tussen Equalit en de gemeente Oosterhout Het Shared Service Centre (SSC) Equalit wordt op januari 2007 als resultaatverantwoordelijk organisatieonderdeel ondergebracht binnen de rechtspersoon van de gemeente Oosterhout. Afgesproken wordt dat Equalit fysiek 'op afstand' wordt geplaatst, teneinde het karakter van een resultaatverantwoordelijke (autonome) uitvoeringsdienst te waarborgen. Dat betekent dat Equalit zich (fysiek) vestigt aan de Hoevestein, dit is inmiddels de Warandelaan (Intergas-gebouw) geworden. Tegelijkertijd wordt afgesproken dat het management (in de vorm van een unitleider) van Equalit verantwoording aflegt aan de directie van gemeente Oosterhout (in vakjargon vertical accountability) en is daarmee juridische en organisatorisch ingebed in de Oosterhoutse organisatie. Het betreft hier een samenwerkingsverband in de vorm van een Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer (meest lichte vorm van een GR) 3, ledere afzonderlijke deelnemer (zeven in totaal) gaat deze regeling aan met gemeente Oosterhout, na goedkeuring (besluitvorming) door de Oosterhoutse gemeenteraad (zie Kadernota 1.5). Hoofdstuk 2 Strategie; Vergezichten...rol van ICT en trends Met name de trend (lange termijnbeweging) dat de informatievoorziening (onderdeel van ICT) een steeds invloedrijkere rol krijgt bij beleidsrijke onderwerpen in Oosterhout (gemeenten algemeen) en deze tevens (grote) bedrijfsmatige gevolgen heeft is waar te nemen. Door deze trend staat gemeente Oosterhout (en ook Equalit) voor de uitdaging om kostenbewust en effectief te organiseren en tegelijkertijd de betrouwbaarheid van de overheid (lees dienstverlening en informatie) te vergroten. De "e-overheid" zou dat mogelijk maken. Hieronder worden drie termijnen voor trends weergegeven. (Voor specifieke uitleg zie kadernota 2.1) 2.1 Korte termijn: 2010 en Stijging van het wettelijk aantal verplichtingen voor gemeente Oosterhout met een duidelijk ICT component waaraan ze moet voldoen; 2. De toenemende vervlechting van Oosterhout met buurgemeenten; waar geconcludeerd werd dat; diensten en verantwoordelijkheden op het gebied van informatie zijn nauwelijks uitgewerkt. Dat leidt tot een grote verscheidenheid aan verwachtingen wat Equalit juist wel of niet kan, mag of moet betekenen.' (HEC; pp 3) 3 De regeling zonder meer is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten. In deze lichte regeling kan niet worden gedelegeerd of gemandateerd aan de regeling. Het is een manier om op basis van de Wgr samen te werken, zonder een van de drie andere zwaardere varianten te gebruiken. De regeling zonder meer wordt in werking gesteld door een overeenkomst tussen gemeenten. Voorbeelden hiervan zijn convenanten, intentieverklaringen en bestuursafspraken.

8 3. Gemeente Oosterhout zal in moeten spelen op de verwachting van burgers en het bedrijfsleven om dienstverlening 24 uur per dag te kunnen ontvangen; 4. De toenemende intensivering van regionale beleidsrijke samenwerkingsverbanden waarin gemeenten op beleidsinhoudelijke terreinen met elkaar de samenwerking zoeken. 2.2 Middellange termijn: 2010 tot en met 2013 De operationalisering van de Strategische Agenda in het samenwerkingsverband West-Brabant. In januari 2007 is het convenant West-Brabant op bestuurlijk- en ambtelijk niveau ondertekend met als doel een gezamenlijke Strategische Agenda op te stellen. Op bestuurlijk niveau is de wens aanwezig om deze samenwerking te intensiveren om zo een nog betere strategische ontwikkeling van Oosterhout en regio te bewerkstelligen. 2.3 Lange termijn trend: 2013 en verder Het vooruitzicht voor 2013 en verder vanuit de context van samenwerking, ketens, netwerken van organisaties en de rol van ICT daarin lonkt. De strategische keuzes die gemeenten en overheden hebben gemaakt om hierop in te zetten, zullen de komende jaren geoperationaliseerd worden en van eminent belang worden in de wijze waarop gemeenten zullen optreden. Bovendien zullen de landelijke en Europese actie- en stimuleringsprogramma een verregaande standaardisatie van de uitvoeringsprocessen (en ICT) bewerkstellingen. Hoofdstuk 3 Van strategische trends naar groeiscenario's 3.1 Doorontwikkeling en doorgroeien van de organisatie De gemeente Oosterhout heeft haar ICT architectuur kunnen waarborgen door de uitvoeringsorganisatie Equalit op te richten. Equalit heeft afgelopen jaar haar pioniersfase kunnen afronden, omdat de architectuur en het informatiebeleidsplan (voor een groot deel) zijn vormgegeven, afgestemd en bestendigd op de huidige en toekomstige (e)-ontwikkelingen die op gemeenten afkomen. De groei van Equalit is een natuurlijke stap in de ontwikkeling van Equalit naar volwassenheid. De interne organisatie is in het laatste stadium van professionalisering en vanwege de externe (e)- ontwikkelingen op de gemeentelijke markt voor ICT is het een organisatie die in de belangstelling staat en serieuze gesprekpartner is voor vele andere gemeentelijke organisaties. Voor de gemeente Oosterhout (als eigenaar) is het noodzaak om Equalit zo in te richten dat risico's -zoals kwetsbaarheid continuïteit processen, waarborging kwaliteit en kostenstijgingen- worden geminimaliseerd. Om de effectiviteit (kwaliteit en kwetsbaarheid) te beheren en het absorptievermogen te hebben om toekomstige (e-)ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden is een minimale omvang van inwoners noodzaak 4. De doelstelling van Oosterhout via Equalit is om met de door haar aangeboden dienstverlening circa werkplekken te kunnen bedienen. Door Het Expertise Centrum (HEC) is dit aantal getoetst en aangemerkt als het optimum voor een juiste schaalgrootte. Dit aantal is dynamisch maar wel een streefcijfer (géén doelstelling) voor de te realiseren effectiviteit en efficiëntie. Het behalen van een grotere efficiëntie en effectiviteit zorgt ervoor dat de kosten voor de deelnemende gemeente gelijk kunnen blijven tegen een kwalitatief betere dienstverlening. "Onderzoek vanuit EGEM-VNG

9 3.2 De groeiscenario's Het bovenstaande is uitgewerkt in een drietal mogelijke scenario's gerelateerd aan groei: 1) Huidige situatie aanhouden (geen groei - 0 scenario) Bij dit scenario is het uitgangspunt dat Equalit behoudens Woensdrecht de komende twee a drie jaar niet meer uitbreidt in het aantal deelnemers. Hierdoor heeft Equalit de mogelijkheid om haar interne organisatie (proces- en beheerssystemen) te professionaliseren. Het op afstand zetten van Equalit is hier geen optie. 2) Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei) Bij dit scenario zal Equalit de komende twee a drie jaar gematigd uitbreiden. Dit houdt in dat er jaarlijks één a twee nieuwe deelnemers zullen aansluiten. Gedurende deze twee jaar heeft Equalit ook de mogelijkheid om haar interne organisatie te professionaliseren (proces- en beheerssystemen). Een verdere doorontwikkeling is voor de komende twee a drie jaar geen optie. Na twee a drie jaar kan het alternatief verdere doorontwikkeling weer worden bekeken, maar dit is afhankelijk van de ontwikkeling van Equalit en haar omgeving. 3) Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei) In dit scenario ligt de focus van Equalit op het uitbreiden in het aantal deelnemers. Hierbij zullen er jaarlijks vier deelnemers aansluiten op het samenwerkingsverband, waarbij in de toekomst verdere doorontwikkeling een optie is. In dit scenario ligt niet de nadruk op het professionaliseren van de interne organisatie, maar op het uitbreiden van het aantal deelnemers. 3.3 Advies Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkelingen van Equalit is voor de komende 2 è 3 jaar "Gematigde groei zonder verzelfstandiging". In deze groeistrategie is er voor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als het uitbreiden van het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband. Uitbreiding zal in principe met gemeenten uit Midden en West-Brabant moeten plaatsvinden. Vooralle betrokken partijen (eigenaar, deelnemers en Equalit) is dit scenario het meest optimale. Bij het aanhouden van de huidige omvang worden effectiviteit- en efficiëntievoordelen niet behaald, door gematigd te groeien kan het eventuele streefcijfer (geen doelstelling) van werkplekken in de toekomst worden bereikt. Doordat nog geen optimale invulling is gegeven aan de huidige organisatorische vorm en de ontwikkeling van de interne processen is het niet wenselijk voor Equalit om op afstand gezet te worden Equalit bloeiende afdeling {gematigde groei) Dit scenario onderkent het belang van groei voor Equalit, maar binnen gestelde randvoorwaarden uitgezet binnen een periode van twee tot drie jaar. De omvang van de groei van Equalit bedraagt één a twee gemeenten per jaar, waarbij de balans in de samenstelling van de deelnemers gewaarborgd moet blijven. Het voordeel van "gematigde groei" voor Oosterhout is dat door het uitbreiden in aantal deelnemers Equalit als uitvoeringsorganisatie "zelfstandig" kan blijven functioneren, maar Oosterhout behoudt zeggenschap. Door te groeien in deelnemers en in het aantal werkplekken (tot 2.200) is het voor Equalit mogelijk om in de toekomst op basis van het optimum (effectiviteit en efficiëntie) de dienstverlening vorm te geven (géén doelstelling). Hierdoor worden voor Oosterhout en de andere deelnemers minder meerkosten en een kwalitatieve impuls verkregen. Door gematigde groei te laten plaatsvinden is Equalit in staat om zowel te groeien als de interne organisatie te professionaliseren.

10 Een nadeel van het gematigde groeiscenario is dat het optimum van het aantal werkplekken niet op korte termijn (twee è drie jaar) behaald zal gaan worden. Hierdoor zullen de efficiëntie en de effectiviteitvoordelen niet op korte termijn (twee jaar) gerealiseerd worden. Overigens is het streven naar het optimum ook geen doelstelling, echter minder meerkosten daarentegen wel. In de rest van de notitie zal worden uitgegaan van scenario 2. Hoofdstuk 4 Structuur; consequenties voor Oosterhout en Equalït Dit hoofdstuk werkt de consequenties uit voor Equalit en voor Oosterhout van de voorgestelde gematigde groei in hoofdstuk 3. De gematigde groei omvat een periode van circa twee è drie jaar en in die periode zal een geleidelijk groei gerealiseerd worden. De huidige structuur en rechtsvorm zullen gehandhaafd blijven en er is nog geen sprake van het op afstand plaatsen van Equalit. Na circa drie jaar zal een nieuw businessplan moeten worden opgesteld, waarin de ontwikkelingen tot op dat moment zijn meegenomen in de verschillende groeiscenario's. Personeel Uitgangspunt blijft dat bij deelname van een nieuwe gemeente aan het samenwerkingsverband Equalit het personeel, indien geschikt, overneemt. In eerste instantie worden medewerkers voor 1 jaar gedetacheerd vanuit de instappende gemeenten waarna eventueel vaste aanstelling volgt. Hierdoor zou het kunnen voorkomen dat enkele functies tijdelijke redundantie in de organisatie hebben. Overigens blijkt uit de praktijk dat na één jaar gemiddeld één op de drie personen van een nieuwe gemeente een vaste aanstelling krijgt bij Equalit. 5 Financiën Het groeien van Equalit heeft financiële consequenties. Deze financiële consequenties zijn tweeledig, zo zal het begrotingsresultaat en de hoeveelheid investeringen voorde te volgen strategie van Equalit wijzigen. Echter concrete informatie over toekomstige begrotingsresultaten is lastig te voorspellen. Ondermeer omdat deze afhankelijk is van de toekomstige vraag en aanbod naar de dienstverlening van Equalit. Een voordeel is dat de dienstverlening die door Equalit wordt aangeboden aan potentiële deelnemers gepaard gaat met het realiseren van kostenvoordelen (personeel) en minder meerkosten. Samenwerking loont. Juridisch Vanwege de eigenaarrol van Oosterhout is de huidige gemeenschappelijke regeling (zonder meer) de enige mogelijke juridische vorm voor samenwerking. De consequenties van de huidige juridische structuur hebben op zowel de financiële als de organisatorische component invloed. Naarmate Equalit groeit en de risico's groter worden is het vanuit risicodragend perspectief (financieel) voor de gemeente Oosterhout wenselijk om de juridische vorm nader te bekijken. Echter het merendeel van de risico's is opgevangen door de vorm van de contracten (personeel en uittreding deelnemer) en doordat de gemeenten de instapkosten zelf financieren. Aansturing, controle, monitoring en beheersbaarheid (governance) De groei van het samenwerkingsverband in het aantal deelnemers en het aantal te beheren werkplekken heeft effect op de governance van Equalit. Zowel de eigenaar (gem. Oosterhout) als de deelnemers krijgen te maken met een andere invulling van de governance van het samenwerkingsverband. Zo zal de interne structuur voor de aansturing en de monitoring van de dienstverlening naar deelnemers toe uitbreiden. In de juridische vorm en de relatie tussen Oosterhout en Equalit treedt geen verandering op. ' N.b. 33% procent van het overgenomen personeel krijgt een vaste aanstelling

11 Kwaliteit De kwaliteit van de dienstverlening wordt uitgedrukt in verschillende metingen die jaarlijks plaatsvinden. Onder de deelnemers worden o.a. het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) en de rapportage Service Level Agreement gehouden, daarnaast zorgt Price Waterhouse Coopers jaarlijks voor een kwaliteitsrapportage, we verwachten een sterke stijging van zowel de feitelijke- als de gepercipieerde kwaliteit. Onder feitelijke stijging verstaan we de objectief te meten kwaliteit. Deze bestaat uit meer informatiespecialisten, meer software specialisten, architecten, bereikbaarheid etc. Door de veelzijdigheid en de grote hoeveelheid aan expertise is het innovatieve vermogen groot en is Equalit minder kwetsbaar. Efficiëntie en effectiviteit Door het samenwerkingsverband Equalit zijn veel efficiency voordelen behaald. Bij uitbreiding van het samenwerkingsverband zullen nog meer efficiencyvoordelen gerealiseerd worden. Zo zijn er ruim euro minder meer kosten en is de kwaliteit van de technologische faciliteiten en van de dienstverlening verbeterd, tegen dezelfde kosten. Voor Oosterhout en de deelnemers levert dat minder meerkosten op. Innovatievermogen Door de (vernieuwde) technologische faciliteiten en diepte- en breedte uitbreiding van de pool met specialisten en breed opgeleide professionals wordt de kwaliteit en de innovatiekracht van Equalit verhoogd. Beleidsinhoudelijke relatie (bodemplaat) Doordat Equalit onderdeel is van de gemeente Oosterhout is ze tevens risicodragend. Dit houdt in dat de gemeenten Oosterhout garant staat voor eventuele tekorten op de begroting van Equalit. Echter dit is niet het enige risico dat door Oosterhout wordt gedragen, hieronder kort een rangschikking van de risico's naar vier categorieën. Hardware Bij toetreding wordt de hardware (servers, computers) bij de deelnemer vervangen door Equalit. De frictiekosten (projectleiding, uren omstelling etc.) wordt voorgefinancierd door de toetredende gemeente bij de overeenkomst, echter de hardware wordt door Oosterhout voorgefinancierd 6. Hierbij wordt de totale aanschaf van de hardware afgeschreven over een periode van maximaal 5 jaar, zodat de gehele investering via de overeengekomen werkplekprijs wordt terugverdiend. De financiële risico's voor hardware zijn hierdoor voor Oosterhout volledig afgedekt. Overige geplaatste hardware (zoals printers, extra beeldschermen e.d.) die een gemeente via Equalit aanschaft Software (licenties) Equalit organiseert, adviseert, coördineert en regisseert het proces tussen de deelnemende gemeenten om software aan te schaffen. Dit proces start met het signaleren van mogelijke ontwikkelingen die de ICT beïnvloeden, het formuleren van een Pakket van Eisen, het verzorgen van de aanbesteding, tot het daadwerkelijke implementeren van het softwarepakket en het contract- en licentiebeheer. Hoewel Equalit de vraag van de afzonderlijke gemeenten bundelt, is de afnemende partij die het contract met de leverancier direct afsluit de deelnemende gemeente. Door deze constructie ligt het feitelijke risico bij de deelnemende gemeente, zodat het financiële en afbreukrisico voor Equalit zich beperkt tot de gemaakte personeelskosten De contractperiode is voor onbepaalde tijd en uittreding is 4 jaar volgend op het besluit tot uittredingen is pas mogelijk na het eerste jaar. Bovendien volgen bij opheffing/uittreding desintegratiekosten aan de uittredende partij doorbelast, waaronder eventuele restantafschrijvingen van hardware.

12 wordt aangemerkt als special, waarvoor een aparte factuur volgt. Dienstverlening (automatisering)* De dienstverlening (wijze waarop en serviceniveau) is formeel geregeld. Hoewel Equalit nastreeft om kwalitatief volledige dienstverlening te leveren aan de deelnemers, is dat niet altijd mogelijk. Echter gemeenten kunnen geen aanspraak maken op een vergoeding, omdat de gemeenschappelijke regeling dit uitsluit. van het proces en niet meer dan dat. Dienstverlening (informatisering advies en projecten) Equalit neemt niet de projectverantwoordelijkheid over en geeft geen bindend advies inzake het informatiebeleid, daarom is het de gemeente zelf die de eindverantwoordelijkheid draagt over haar informatiseringbeleid en de daaraan verbonden projecten. Het eventueel risico is daarmee afgedekt. Hoofdstuk 5 Advies over het groeiscenario 5.1 Gematigde groei beschreven Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkeling van Equalit is "Gematigde groei". In deze groeistrategie is ervoor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als het uitbreiden van het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband. Voor Oosterhout heeft deze strategische keuze geen tot minimale financiële consequenties, daar deze zijn gedekt in de afgesloten contracten met de deelnemers. De strategische keuze voor gematigde groei resulteert in een strategische vervolgaanpak. De groeistrategie wordt onderverdeeld in de onderstaande drie termijnen.(zie kadernota hoofdstuk 5) Korte termijn: Op de korte termijn zal de huidige structuur van het samenwerkingsmodel gekopieerd moeten worden. Dit houdt in dat er geleidelijk meer gemeenten toegevoegd moeten worden aan het samenwerkingsverband. Hierdoor blijft er evenwicht in de samenstelling van het samenwerkingsverband en is voor de gemeente Oosterhout het risico overzichtelijk en kan deze geraamd worden Middellange termijn: 2010 tot en met 2013 Tot en met 2013 wordt verwacht dat de interne organisatie van Equalit een professionaliseringsslag doormaakt en dat de omvang van de deelnemers wordt uitgebreid, passend bij fase 2 van de ontwikkeling van een organisatie. De uitvoeringsorganisatie Equalit zal een verdere interne en externe ontwikkeling doormaken. Hierbij gaat het met name om het beheersen van risico's Lange termijn: 2013 en verder Op de lange termijn is het niet alleen belangrijk om de meest effectieve en efficiënte organisatorische en juridische vorm van de organisatie goed onderzocht te hebben, maar ook de externe ontwikkelingen (in de regio). De huidige verwachte trend voor het jaar 2013 en verder is dat er op landelijk niveau nog maar een klein aantal regionale SSC's actief zal zijn. Voor Equalit is het noodzaak om bijtijds op deze ontwikkelingen in te springen. 5.2Vervolgstappen Deze Strategische kadernota is primair gericht aan het college van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad van de gemeente Oosterhout. Namelijk, primair dient dit document ter besluitvorming waarin het bestuur kadergevend is richting de uitvoeringsorganisatie Equalit. Secundair is dit document gericht aan de directie van de gemeente Oosterhout, het management van Equalit en de deelnemersraad van de deelnemende gemeenten aan het ICT-

13 samenwerkingsverband. Immers, het besluit van de gemeenteraad inzake de strategische keuzen voor de lange termijn beïnvloed direct de wijze waarop invulling gegeven wordt aan de samenwerking op zich en de dienstverlening. Anders gezegd, de strategische kadenotitie is een richtinggevend- en kaderstellend document voor Equalit om binnen de aangegeven kaders en met de betreffende middelen de gewenste en noodzakelijke groei te realiseren en te implementeren. Om te komen tot een formele opdracht tot uitvoering van het voorstel, dienen de volgende vervolgstappen gezet te worden. 1. Vanaf het moment dat de groeistrategie geïmplementeerd gaat worden is het belangrijk dat de Deelnemersraad en de gemeenteraad Oosterhout goed en tijdig worden geïnformeerd over het voortgangsproces. 2. De groeistrategie van Equalit zal nauwkeurig in kaart gebracht moeten worden. 3. In 2013 zal een nieuwe situatieschets gemaakt moeten worden op basis van de tot dan toe beschikbare informatie. 4. Om de groei in aantal deelnemers te realiseren is ervoor gekozen om een "communicatie"strategie te volgen.

14 Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit gualit Strategische Kadernota Dimensies van groei Alphen Chaam w 0osterhout Oistcrwiik flkj %cmcmte Hilvarenbeek f' m ff/: * Leep cp &y,i* Auteur: Wijnand Smulders Juni 2010 Pagina 1/35

15 Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit Inhoudsopgave Biz. Afkortingenlijst 3 Hoofdstuk 1 Situatie... Huidige situatie en ontstaansgeschiedenis 1.1 Wat is de ontstaansgeschiedenis van Equalit De deelnemers en samenstelling van het samenwerkingsverband De dienstverlening Hoe wordt de dienstverlening door deelnemers van Equalit ervaren De relatie tussen Equalit en gemeente Oosterhout Wat is de meerwaarde van de ICT-samenwerking voor Oosterhout 11 Hoofdstuk 2 Strategie; Vergezichten...rol van ICT en trends 2.1 Korte termijn trend: 2010 en Middellange termijn trend: 2010 tot en met Lange termijn trend: 2013 en verder Welke trends op het terrein van ICT en samenwerking volgen nog meer 19 Hoofdstuk 3 Van strategische trends naar groeiscenario's 3.1 Doorontwikkeling van de organisatie Doorgroeien De groeiscenario's Huidige situatie aanhouden (geen groei-0 scenario) Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei) Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei) Randvoorwaarden voor groei De groeiscenario's met elkaar vergeleken Advies 25 Hoofdstuk 4 Structuur; consequenties voor Oosterhout en Equalit 4.1 Bedrijfsmatige consequenties Innovatievermogen Beleidsinhoudelijke relatie (bodemplaat) 29 Hoofdstuk 5 Advies over het groeiscenario 5.1 Groeiscenario's Korte termijn: 2010 en Middellange termijn: 2010 tot en met Lange termijn: 2013 en verder Vervolgstappen 33 Juni 2010 Pagina 2/35

16 ar Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit Afkortingenlijst BAG BZK DURP E-overheid EGEM-I FTE GBA GR HBO HEC KCC - ISC KING Mibri NOIV NUP OSOS PDC ROM ROM + SLA SSC Veiligheidsregio VNG WABO WION WKPB WO Basisregistratie Adressen en Gebouwen Ministerie van Binnenlandse Zaken Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Plannen Elektronische overheid Kennisplatform over gemeentelijke vraagstukken betreffende informatievoorziening, e-dienstverlening en organisatieontwikkeling. Fulltime Gemeentelijke Basisadministratie Gemeenschappelijke Regeling Hoger Beroeps Onderwijs Het Expertise Centrum Klanten Contact Centrum - Informatie Service Centrum Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten Midden-Brabant ICT Nederland Open In Verbinding Nationaal Uitvoerings Programma Open Source Open Standaarden Producten Diensten Catalogus Regionaal Overleg Midden-Brabant Regionaal Overleg Midden-Brabant (+ gemeenten Baarle-Nassau, Alphen Chaam en Oosterhout) Service Level Agreements Shared Service Centre Midden en West-Brabant Vereniging Nederlandse Gemeenten Omgevingsvergunnning Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netwerken Wet Kenbaarheid Publieke Beperkingen Wetenschappelijke Onderwijs Juni 2010 Pagina 3/35

17 JÈ Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit Bualit Hoofdstuk 1 Situatie... Huidige situatie en ontstaansgeschiedenis l.lwat is de ontstaansgeschiedenis van Equalit? In juli 2004 spreken de gemeenten Oosterhout en Oisterwijk de intentie uit om met elkaar een verregaande samenwerking aan te gaan op het terrein van ICT. Aanleiding hiervoor is om te kunnen anticiperen op het groeiend aantal ontwikkelingen dat door de Rijksoverheid aan de gemeenten (middels wetgeving) wordt opgedragen. Gemeenten krijgen meer wettelijke taken gedelegeerd door het manifest "betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid" 1, waarbij gemeenten als eerste aanspreekpunt voor burgers, het bedrijfsleven en medeoverheden gaan functioneren. Belangrijke ontwikkelingen die voortkomen uit het manifest zijn onder andere de ingebruikname van de basisadministraties (Stroomlijning Basisgegevens), de komst van digitale loketten (digitale dienstverlening) en Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO). Deze zogenaamde 'e-overheid' krijgt in een zeer kort tijdsbestek een centrale rol bij de beschikbaarheid van informatie en uitvoering van beleid, waardoor het belang van een goede ICT-architectuur noodzakelijk is. Immers, alle beleids(inhoudelijke) afdelingen krijgen te maken met standaarden, richtlijnen en eisen hoe zij informatie dienen te gebruiken en hoe zij gemeentelijke producten en diensten moeten leveren aan burgers, bedrijven en medeoverheden. Tegelijkertijd geven de gemeentelijke organisaties aan (nog) niet klaarte zijn voor deze slag. Immers, deze vergaande verbijzondering van de vraag vanuit de beleidsafdelingen vereist hoogwaardige specialistische kennis. Specialistische kennis die verder reikt dan het bestaande reguliere beheer van het klassieke ICT domein. Daarom zal er aandacht moeten zijn voor het verbinden van programma's (architectuur). Voor de harde technische infrastructurele kant ervaart Oosterhout dat zelfstandig beheer van servers en software in de toekomst een bedreiging vormt. Oosterhout onderkent dat samenwerking op het terrein van ICT kan bijdragen aan het realiseren van beleidsmatige doelstellingen, mits er uniformiteit in de ICT organisatie is. Een ICT samenwerking in de vorm van een Shared Service Organisatie zoals Equalit kan daar aan bijdragen. Na uitgebreid intern beraad en externe toetsing door ondermeer de bureaus HEC en M&l partners hoe dat bedrijfsmatig en organisatorisch aangepakt kan worden, zijn de volgende drie scenario's onderkend; Scenario 1 De gemeente Oosterhout investeert 'op eigen kracht' en professionaliseert haar ICTafdeling; Scenario 2 De gemeente Oosterhout besteedt (delen van) haar ICT uit aan een commerciële marktpartij; Scenario 3 De gemeente Oosterhout gaat samenwerken met een collega gemeente. 1 Nb. Het manifest is op 18 april 2006 ondertekend door het Ministerie van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, Interprovinciaal Overleg, VNG en Unie van Waterschappen. Al in 2004 is gestart met het introduceren van de e-overheid. Aanleiding hiervoor is ondermeer het actieprogramma OL2000 Juni 2010 Pagina 4/35

18 Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit quaut Het onderzoek adviseert de gemeente Oosterhout om te kiezen voor het scenario samenwerking. Het op eigen kracht inrichten van een ICT afdeling (scenario 1) brengt veel financiële en organisatorische onzekerheden met zich mee, zou duurder zijn en zou een beperkte duurzaamheid, innovatie en slagkracht met zich meenemen. Het tweede scenario (uitbesteden) zou de afhankelijkheid van Oosterhout naar een commerciële partij erg groot maken. Bovendien waren er nog veel onduidelijkheden omtrent het inrichten van opdrachtgeverschap, de mogelijke kosten en wat uitbesteed zou worden. Overigens geldt voor beide scenario's dat het achteraf bezien een terechte keuze was. Enerzijds omdat de argumenten om niet voor scenario 1 te kiezen in de loop der tijd door de toenemende complexiteit en regelgeving met een ICT component, alleen nog zijn versterkt. Anderzijds is bij veel collega gemeenten 2 uitbesteding mislukt waardoor ze nu met hogere kosten en mindere kwaliteit alsnog een samenwerking zijn aangegaan met collega gemeenten. Op 6 juli 2005 is de samenwerkingsovereenkomst ICT Oosterhout-Oisterwijk gesloten, met als ingangsdatum 1 januari 2006 en een looptijd tot minimaal 1 januari teneinde de dienstverlening aan de burgers, bedrijven en medeoverheden te kunnen garanderen en verbeteren. De drijfveren (voordelen) en doelstellingen van samenwerking voor Oosterhout zijn: => Het beperken van de kosten door schaalvergroting volgens het principe van minder meerkosten (meer kunnen tegen gelijkblijvende kosten); => Het vergroten van de efficiency door centralisatie en consolidatie van de ICT component; => Het kunnen garanderen van de continuïteit van de ICT-dienstverlening en deze waarborgen; => Het vergroten van innovatiekracht door bundeling van kennis en expertise; => Het verbeteren van de kwaliteit door standaardisatie in te voeren; => Het realiseren van betere uitwijkmogelijkheden en daarmee het beperken van de kwetsbaarheid. 1.2 De deelnemers en samenstelling van het samenwerkingsverband Hoewel aanvankelijk de gemeenten Oosterhout en Oisterwijk de samenwerking zijn aangegaan, groeide het samenwerkingsverband gestaag. Op dit moment bestaat het samenwerkingsverband uit zeven gemeenten: Oosterhout, Oisterwijk, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Baarle-Nassau, Alphen-Chaam en Woensdrecht (operationeel per jan. 2011) en de sociale werkvoorziening WAVAIGO (zie figuur 1) van 6 regionale gemeenten (Aalburg, Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Werkendam en Woudrichem). Er is daarmee sprake geweest van een geleidelijke groei, waarbij ieder jaar één deelnemer aan het samenwerkingsverband is toegevoegd. 4 Dit heeft geleid tot een evenwichtige en beheersbare groei van de samenwerking in aantal werkplekken en inwoners. 2 De gemeenten Almere (AtosOrigin), Amsterdam (Inter Access). Het gaat om strategische ICT-vraagstukken, project- en lijnmanagement, systeemontwikkeling en beheer en onderhoud), Dronten (Inter Access), Maarssen ( eind jaren negentig was IBM, doen het nu weer zelf), Montfoort (Centric), Naarden (Getronics), Oudewater (Centric), Raalte (Getronics, gaat samenwerken met Deventer), Zaanstad (niet bekend) 3 Een overeenkomst cq. regeling geldt voor een jaar, met stilzwijgende verlenging en een opzegtermijnvan 4 jaar. 4 In hetzelfde jaar dat Oosterhout en Oisterwijk besloten hadden om Equalit op te richten, is de gemeente Baarle-Nassau toegetreden. Juni 2010 Pagina 5/35

19 Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit P^ 1 raualit Deelnemers Oosterhout (incl. Veiligheidsregio) Oisterwijk (incl. Veiligheidsregio) Baarle-Nassau Hilvarenbeek Loon op Zand WAVA/IGO (incl. e-learning) Alpen-Chaam Woensdrecht DGGO Totaal Aantal inw ljan juli ljan ljan ljan Tabel 1: Overzicht deelnemende gemeenten in werkplekken en inwoners ingedeeld naar jaartal ? 1299 ljan De motieven om de ICT samenwerking aan te gaan zijn voor de gemeenten voornamelijk pragmatisch, bedrijfseconomisch en egocentrisch van aard. Dat wil zeggen, gemeenten constateren dat voor het lokaal beleid de eigen ICT afdeling moet voldoen aan de voorgeschreven landelijke ontwikkelingen en hoge eisen (kennis en specialisatie). Echter gemeenten constateren dat dit individueel veelal niet haalbaar is. Het op eigen kracht voortzetten en professionaliseren van een ICT afdeling die aan dergelijke hoge eisen voldoet en die tevens bestendig zou zijn voor toekomstige ICT ontwikkelingen, tegen 'acceptabele' kosten wordt niet mogelijk geacht. De factoren kwetsbaarheid en kwaliteit zijn voornamelijk personeelgericht. Immers, de informatiekundige kennis en ervaring van een ICT afdeling bij een 'kleine gemeente' voorziet niet in hoogwaardige expertise zoals informatieanalisten, procesanalisten, informatiearchitecten en ICT projectmanagers. Bovendien beschikt de automatisering over onvoldoende gespecialiseerd personeel dat volledig is toegerust voor beheer en onderhoud van de 'specialistische' applicaties (soms meer dan 200 in één gemeente) en de verschillende hardware (computers, laptops, routers, servers, enzovoort). De feitelijke situatie van onvoldoende (aantal) niet gespecialiseerd personeel, hangt samen met het ontbreken van de kritische massa (omvang) van deze gemeenten. Dat heeft als gevolg dat de structurele en incidentele kosten voor het onderhouden van een ICT afdeling en realiseren van de e-overheid agenda voor kleine gemeenten fors hoger zijn ten opzichte van gemeenten met (betere) schaalvoordelen. Recent onderzoek heeft aangewezen dat door het ontbreken van schaalvoordelen kleine gemeenten tot een inwonersaantal van soms tot tweemaal meer betalen voor hun ICT dan gemeenten vanaf inwoners, echter voor alle gemeenten onder de inwoners geldt dat individueel beheren en onderhouden van een ICT huishouding kwalitatief en financieel gezien onrendabel is.(bron: EGEM I-teams, 2009). Hierdoor is samenwerken noodzakelijk. 5 In deze tabel zijn de Veiligheidsregio en WAVAIGo opgenomen, dit betreft het samenwerkingsverband niet de daarbij aangesloten (samenwerkende) gemeenten Juni 2010 Pagina 6/35

20 iualit Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit 1, _^ borniim i-mj-fkijcrwid L l "\.\v^" n * / \, -* 1 *»"'» '* \ X KorH.W-'V^/ Croms,, ' f -< [' ' "\ -T^~ ^ C.o.tltoM, ^'" ~*-~'&, ~, jchmvwir^mana,' ƒ" fecknj5«n-'bvh«lmd, "~-^^"""" N "V^"~" \ * ']( 't= -! a«nbh n ('--- ThnJ*n - / ~ L - _.."'-^ ~_~ / >'""----"-' "' V - B='3en of Zo;m ' Rons««!'«'' A N - ' N 1- < / (' ^li» W-Bili Ucü l J * 1 45 \ HV < ~ \ \L, l - s _ - Hü«Legenda J«mo..» -. C co T B H «B» 1-1 ' i, " 1 «" fe b- tu lent, g u*«m3-n j '""l \ s\ / '. X * «. < * r, f4,*,,.. -- f -J,->' "\ W /~ ^ ^ ^^ - *-" ""~~" Iß» ellas»u V M T _.31* i 1 H f " Mr».1 r J 1 N -, " " \. i a «,» J / ^^y; ( J 1506 in«z 1 ^ / \ ' 1 \ 1 t I 1 >» ( / I.» W C * ' " * N «, Br9 " H ' \ t "" * W, ( Figuur 1: Deelnemende gemeenten aan het samenwerkingsverband Equalit (2010) ValJe svasi WW (Squalit 1.3 De dienstverlening De dienstverlening van Equalit, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, was in eerste instantie beperkt tot het ondersteunen van de technische infrastructuur en de noodzakelijke applicaties. Echter, onder invloed van vragen vanuit de aangesloten gemeenten en de uitkomsten van de tussentijdse evaluatie (oktober 2007) 5 is gerichte aandacht uitgegaan naar het verbreden en verdiepen van de dienstverlening. Dit heeft onder meer geresulteerd in zwaardere ondersteuning van de aangesloten gemeenten op het gebied van informatisering (l-advies). Vanaf de start van de samenwerking met Oisterwijk is er altijd een producten- en dienstencatalogus (PDC) geweest in de vorm van een bijlage. Begin 2009 is deze geprofessionaliseerd naar een officiële PDC waarin de dienstverlening van Equalit expliciet is aangegeven en ingekaderd. De laatste vijfjaren hebben zowel de I (Informatisering) als de A (Automatisering) kant van Equalit zich ontwikkeld. Informatisering heeft betrekking op het informatiebeleid en -advies. De automatiseringskant betreft de portfolio die Equalit de deelnemende gemeenten heeft te bieden waaronder software, hardware en de netwerkfaciliteiten. Hierbij staat de dienstverlening aan de gebruikers centraal zoals incident management en (niet) standaard changes en adviesdiensten. Noemenswaardig is dat de verbreding en verdieping van de dienstverlening (zoals l-advies) nagenoeg volledig is bekostigd onder budgetneutrale omstandigheden. Dat wil zeggen, vanuit de prijs die gemeenten betalen voor 'hun werkplekken' zijn zowel de 'running costs' als de incidentele- en structurele kosten van de groei betaald. Equalit heeft dan ook de noodzakelijke dienstverlening uitgebreid conform het principe van minder meerkosten (één van de doelstellingen om samenwerking te starten). 6 waar geconcludeerd werd dat; diensten en verantwoordelijkheden op het gebied van informatie zijn nauwelijks uitgewerkt. Dat leidt tot een grote verscheidenheid aan verwachtingen wat Equalit juist wel of niet kan, mag of moet betekenen.' (HEC; pp 3) Juni 2010 Pagina 7/35