Pagina 1 van 7. BOR WIL Aan de voorzitter Mevrouw. H. Knijf P/a postbus DA Houten

Transcriptie

1 BOR WIL Aan de voorzitter Mevrouw. H. Knijf P/a postbus DA Houten IJsselstein, 28 oktober 2012 Betreft: definitief besluit businesscase WIL Geachte mevrouw Knijf, beste Hanneke, Per brief van 7 september 2012 heb ik de BOR om advies gevraagd over de voorgenomen business case die ten grondslag ligt aan de inrichting van WIL. Op 24 oktober 2012 heb ik uw advies ontvangen, waarvoor dank. U verzoekt mij aan het eind van uw advies om een schriftelijk definitief besluit waarin bovenstaande adviespunten meegenomen zijn, conform de procedure in de WOR. Bij deze voldoe ik graag aan uw verzoek. U hebt uw advies opgebouwd langs een aantal belangrijke voorwaarden, oftewel kritische succesfactoren die er toe moeten leiden dat de organisatie en in het bijzonder de medewerkers per 1 mei 2013 een goede start kunnen maken. In uw ogen zijn dat er zeven: Voor iedereen duidelijkheid over baanzekerheid en arbeidsvoorwaarden. Aandacht voor de vorming van een nieuwe organisatiecultuur (die samenhang heeft met de ambitie van WIL) en de integratie van de huidige verschillende culturen. Toekomstbestendigheid van de organisatie. Optimale dienstverlening naar de klant. Goed leiderschap. Ontwikkeling en opleiding. Zorgvuldigheid en transparantie in het proces. Ik waardeer deze constructieve insteek. In lijn met uw advies zal ik onderstaand clustergewijs reageren op uw adviezen. Aan het eind geef ik aan hoe wij uiteindelijk besloten hebben. Voor iedereen duidelijkheid over baanzekerheid en arbeidsvoorwaarden Uw eerste cluster van adviezen betreft het bieden van duidelijkheid aan iedereen over baanzekerheid en arbeidsvoorwaarden. Concreet adviseert u ons drie zaken: 1. Alvorens het plaatsingsproces in gang te zetten adviseert de BOR om eerst duidelijkheid te krijgen en te verschaffen over de volgende punten: a. Huisvesting b. Hoe de lokale toegang en KCC georganiseerd gaat worden, welke taken dat oplevert voor WIL en wat de eventuele gevolgen zullen zijn voor de formatie. c. Hoe schuldhulpverlening georganiseerd gaat worden, welke taken dat oplevert voor WIL en wat de eventuele gevolgen zullen zijn voor de formatie. Pagina 1 van 7

2 d. Hoe het werkgeversservicepunt georganiseerd gaat worden, welke taken dat oplevert voor WIL en wat de eventuele gevolgen zullen zijn voor de formatie. 2. Alvorens het plaatsingsproces in gang te zetten adviseert de BOR om voor alle medewerkers overeenstemming te hebben hoe de verschillen tussen de huidige arbeidsvoorwaarden en de nieuwe arbeidsvoorwaarden opgelost gaan worden. De manier waarop dit geregeld gaat worden (of het oplossen van de verschillen door het BGO overeengekomen gaan worden of in de vijf latende organisaties) laten we over aan het BGO en de GO s. 3. De BOR adviseert om het uitvoeren van een voorkeursregistratie te betrekken in de overleggen met het BGO over de plaatsingsprocedure in het kader van het sociaal plan. Ik deel uw wens dat het wenselijk is dat iedereen zo snel als mogelijkheid duidelijkhe id heeft over baanzekerheid en arbeidsvoorwaarden. In de toelichting op uw advies geeft u echter zelf al aan dat u hier raakt aan de verantwoordelijkheid van het BGO. Dit geldt in het bijzonder voor de punten 2 en 3 van uw advies. Gelet op de verantwoordelijkheidsverdeling tussen BOR en BGO zal ik op beide punten dan ook niet inhoudelijk ingaan. Uw adviezen zal ik uiteraard wel binnen het BGO inbrengen. Voor wat betreft uw eerste advies kan ik u aangegeven dat het voor zich spreekt dat punt c helder moet zijn; de invulling van schuldhulpverlening is voor eind november 2012 helder. Daaraan wordt momenteel hard gewerkt zoals u weet. Punt a is recentelijk beslist: WIL wordt gehuisvest in Nieuwegein; die helderheid is er dus nu al. U kunt hierover een adviesverzoek tegemoet zien. Wat betreft de punten b en d moet ik een voorbehoud maken. Op hoofdlijnen is nu al bekend wat aan WIL is en wat aan de gemeenten of andere stakeholders. Zowel de concrete uitwerking van de lokale toegang en het werkgeversservicepunt zijn echter projecten in samenwerking, die hun eigen dynamiek en proces kennen. Ons streven is helderheid begin Formatieve gevolgen zijn in deze niet voorzien: de startformatie zoals beschreven in de businesscase en straks in het functieboek is ons uitgangspunt. Aandacht voor de vorming van een nieuwe organisatiecultuur en de integratie van de huidige verschillende culturen Uw tweede cluster van adviezen betreft het geven van voldoende aandacht voor de vorming van een nieuwe organisatiecultuur en de integratie van de huidige verschillende culturen. Concreet adviseert u ons weer drie zaken: 4. Geef in de gemeenschappelijke regeling (artikel 22) duidelijk aan of pas aan dat er uitsluitend personeel in dienst genomen kan worden die als ambtenaar aangemerkt zullen worden en daardoor dezelfde rechtspositie genieten als die van hun collega s. 5. De BOR adviseert om concrete doelstellingen voor de korte termijn te formuleren die onder andere te maken hebben met het samenbrengen van de organisaties, de werkomgevingsfeer en werkdruk en de ontwikkeling van medewerkers. 6. De BOR adviseert een visie op te nemen ten aanzien van de gewenste organisatiecu ltuur en het integreren van de vijf bestaande culturen waarbij ruimte, aandacht en respect voor elkaars ontwikkeltempo en- wensen en de prettige werkomgeving een onderdeel uitmaken. Ook hier deel ik de hoofdlijn van uw adviezen voldoende aandacht te hebben voor de vorming van een nieuwe organisatiecultuur en de integratie van de huidige verschillende culturen. In de implementatiefase zullen we hierop al specifiek investeren; vanaf 1 mei 2013 zal hierop verder worden doorgepakt. In het definitieve projectplan implementatiefase dat ik u nog ter advisering zal voorleggen, zult u deze aanpak terug vinden. In de eerst komende BOV zal ik u ook al bijpraten over de eerste stappen die ik op dit vlak beoog te gaan zetten. Pagina 2 van 7

3 Uw vierde advies neem ik niet over. In artikel 22 van de GR staat voldoende duidelijk dat de dienst alleen ambtenaren aanneemt. In artikel 22, lid 1 staat: De dienst kan personeel aanstellen. In artikel 22 lid 2 staat: de overige ambtenaren van de dienst worden benoemd, geschorst en ontslagen door het dagelijks bestuur. Het woord overig slaat terug op de directeur uit artikel 21. Die wordt namelijk niet door het DB maar door het AB benoemd, geschorst en ontslagen. Er worden dus alleen ambtenaren aangenomen. In de toelichting bij artikel 22 staat dit ook nog eens met zoveel woorden: Het personeel wordt aangesteld op grond van het ambtenarenrecht. Toekomstbestendigheid van de organisatie Uw derde cluster van adviezen betreft de toekomstbestendigheid van de organisatie. Concreet adviseert u ons zeven zaken: 7. De BOR adviseert om de gemaakte inventarisatie van overhead in de huidige organisaties ten behoeve van sociale zaken alsnog te doen toekomen. Verder adviseert de BOR een heldere definitie op te stellen van de overheadfuncties (financiën, ICT, communicatie, juridische zaken, etc.) die WIL zelf wel en niet kan uitvoeren op basis van de startformatie. 8. De BOR adviseert inzichtelijk te maken welke dienstverleningsovereenkomsten (DVO s) er opgesteld gaan worden. De BOR wil dit overzicht en te zijner tijd deze DVO s zelf ter informatie ontvangen. 9. De BOR adviseert nader te motiveren hoe de organisatie met de beoogde startformatie van start kan gaan en daarbij ook de doelstellingen met betrekking tot efficiëntere werkwijzen en ontwikkeling van competenties en vaardigheden, digitalisering, e-dienstverlening, het leren werken in een nieuwe organisatie, medezeggenschapswerk. 10. De BOR adviseert om het onderwerp formatie vanaf 1 mei 2013 elke maand op de agenda van de overlegvergadering te zetten. Na 6 maanden vindt vervolgens een evaluatie plaats met daarbij de ruimte om bij te stellen indien dit nodig geacht wordt. 11. De BOR adviseert om een jaar na 1 mei 2013 een nacalculatie uit te voeren om helder te krijgen hoeveel tijd medewerkers van WIL nu echt kwijt zijn aan de uitvoering van hun taken. 12. De BOR adviseert om bij de start van de organisatie ruimte vrij te maken voor het medezeggenschapswerk. Dit houdt de volgende punten in: a. (B)OR-leden vrijmaken voor het medezeggenschapswerk conform WOR en bij start voor de organisatie extra tijd vrijmaken voor het medezeggenschapswerk met betrekking tot het verder in richten van de organisatie, het nog te maken (personeel)beleid en de evaluaties en signaleringen die nodig zijn om eventueel bij te stellen. b. Formatie toevoegen voor ondersteuning voor de OR, het GO en de cliëntenraad. c. Vormgeven van de medezeggenschapsstructuur binnen WIL in overeenstemming met de OR. d. Het toevoegen van een visie op medezeggenschap en cliëntenparticipatie in de managementfilosofie (medezeggenschap is meer dan een wettelijke vereiste) 13. De BOR adviseert procedures en werkzaamheden voor Houten en Nieuwegein die afwijken van de normale bedrijfsvoering niet automatisch via de verdeelsleutel te verrekenen, maar te kwantificeren wat de meerkosten zijn geweest en op basis van nacalculatie te financieren. In meer algemene zin adviseert de BOR om in de beleidscyclus een jaarlijkse evaluatie op te nemen waarin wordt nagegaan hoe het beleid tot stand gekomen is en welke consequenties het beleid heeft gehad voor de organisatieopbouw, verdeling van werkzaamheden, hoeveelheid menskracht etc. De resultaten van die evaluaties zou de BOR graag bespreken in de overlegvergadering en voor zover het leidt tot belangrijke organisatieveranderingen, krijgt de (B)OR ze graag ter advisering voorgelegd. Onder deze adviezen ligt een (grote) zorg bij de BOR ten aanzien van de startformatie: u denkt dat WIL met te weinig mensen start in relatie tot de ambitie en opgave waarvoor WIL staat. Deze zorg deel ik niet, om twee redenen. De eerste reden is dat in de toegepaste formatie berekening om producten diensten te leveren een ingebouwde ruimte zit om structureel aanwezige wijzigingen en verbetertrajecten van taken aan te kunnen. Het rekenmodel gaat uit van een moderne flexibele wendbare organisatie met het vermogen mee te ademen met de omgeving. De voor de start berekende WIL formatie is voldoende om ook daadwerkelijk mee te starten en vooral gezamenlijk, werkende Pagina 3 van 7

4 weg, de reis te beginnen om verder te groeien richting de ambities. De tweede reden is dat het innovatieve dienstverleningsconcept waarop WIL gestoeld is, de lean werkprocessen en de meer resultaatgerichte focus minstens zo belangrijk zijn voor het realiseren van de doelstellingen van WIL. En omdat WIL grosso modo met evenveel mensen van start gaan als er nu binnen de vijf gemeenten samen op de werkterreinen van WIL werken is de beoogde startformatie voldoende om meer met hetzelfde te bereiken. Ik waardeer u kritische houding echter; deze houdt mij scherp. De inzichten die u vraagt in de adviezen 7, 8 en 9 zal ik u tezijnertijd doen toekomen. Wat betreft de adviezen 10 en 11 hebben wij in onze laatste BOV al afspraken gemaakt in het kader van HR21: ik stel voor deze afspraken (die gingen over het functiehuis) te verbreden naar ook de formatie zoals u voorstelt. De adviezen 12 en 13 zullen meegenomen worden in de implementatiefase. In het definitieve projectplan implementatiefase dat ik u nog ter advisering zal voorleggen, zult u deze aanpak terug vinden. In de stuurgroep van 25 oktober 2012 hebben wij ten aanzien van de afwijkende positie van Houten en Nieuwegein al afgesproken dat significante meerkosten zullen worden doorberekend. Ten aanzien van advies 12b kan ik u al aangeven dat er in de formatieberekening rekening gehouden is met de ambtelijke ondersteuning van de OR, GO. Dit zit samen met de cliëntenraad activiteiten in het takenpakket van de beleidsmedewerkers. Optimale dienstverlening naar de klant Uw vierde cluster van adviezen betreft het realiseren van een optimale dienstverlening aan de klant. Concreet adviseert u ons drie zaken: 14. De BOR adviseert de visie op dienstverlening naar de klant aan te vullen met een benadering hoe er met de rechtmatige klanten van WIL omgegaan dient te worden waarbij een positieve klantbeleving één van de uitgangspunten is. 15. De BOR adviseert om de dossiers van bestaande klanten zoveel mogelijk bij hun huidige dienstverlener te laten en voor een eventuele noodzakelijke overdracht voldoende ruimte en faciliteiten te bieden. 16. De BOR adviseert om een selectieprocedure op te zetten en uit te voeren voor de functie van poortwachter bij WIL. Het mag duidelijk zijn dat ik de hoofdlijn van uw betoog om de dienstverlening naar de deelnemers van WIL goed en positief in te richten van harte onderschrijf. Ik ben het echter niet met u eens dat de businesscase vooral focust op de bad guys. WIL is er voor die klanten die echt ondersteuning nodig hebben en willen en kunnen. De cliëntenraden van Houten, IJsselstein en Lopik zijn het met deze benadering eens. In de businesscase staat goed beschreven wat degenen die ondersteuning nodig hebben voor ondersteuning krijgen en wat dat oplevert. In balans hiermee beschrijven we hoe we er voor zorgen dat degenen die het ook op eigen kracht en zonder WIL kunnen niet bij WIL aankloppen, dan wel aangesproken worden op oneigenlijk handelen. We hebben het over gemeenschapsmiddelen. De adviezen 14 en 15 zullen we echter meenemen in de implementatiefase. In het definitieve projectplan implementatiefase dat ik u nog ter advisering zal voorleggen, zult u deze aanpak terug vinden. Met uw laatste advies raakt u weer de verantwoordelijkheid van het BGO. Gelet op de verantwoordelijkheidsverdeling tussen BOR en BGO zal ik op dit punt dan ook niet inhoudelijk ingaan. Uw advies zal ik uiteraard wel binnen het BGO inbrengen. Vanuit mijn positie zal ik er voor zorgen dat de functiebeschrijving en resultaatbeschrijving van de poortwachter wel zo scherp als mogelijk is. Pagina 4 van 7

5 Goed leiderschap Uw vijfde cluster van adviezen betreft goed leiderschap. Concreet adviseert u ons weer drie zaken: 17. De BOR ziet graag een visie tegemoet (bijvoorbeeld in een managementfilosofie) hoe leiderschap ingezet gaat worden om de beoogde doelstellingen te behalen en hoe managers omgaan met medewerkers en hen sturing en houvast gaan bieden aan de gewenste ontwikkeling. Hierbij dient inzichtelijk gemaakt te worden welke leiderschapskwaliteiten benodigd zijn en duidelijkheid te zijn over het aantal managers dat nodig is om de medewerkers te ondersteunen. 18. De BOR wil graag duidelijkheid over het concept contractmanagement. Indien dit een onderdeel vormt van de beoordelingssystematiek, heeft de BOR hier instemmingsrecht op. 19. De BOR adviseert om een selectieprocedure op te zetten en uit te voeren voor de senior medewerkers die een coördinatietaak krijgen. De BOR ziet deze selectieprocedure graag in een adviesaanvraag tegemoet. In deze selectieprocedure dient tevens helder te zijn wat de precieze taken zijn die behoren tot de coördinatietaak. Uw constatering dat goed leiderschap een belangrijke voorwaarde voor succes is, onderschrijf ik van harte. En dat u graag meer wilt weten hoe wij dat zien en willen invullen spreekt dan ook vanzelf. In de Notitie besturingsfilosofie die ten grondslag ligt aan de businesscase hebben we de hoofdlijnen beschreven van wat we beogen; in de implementatiefase is het de bedoeling dat we een en ander verder zullen uitwerken. Ik vraag dan ook uw geduld. Met uw laatste advies raakt u weer de verantwoordelijkheid van het BGO. Gelet op de verantwoordelijkheidsverdeling tussen BOR en BGO zal ik op dit punt dan ook niet inhoudelijk ingaan. Uw advies zal ik uiteraard wel binnen het BGO inbrengen. Vanuit mijn positie zal ik er voor zorgen dat in het functieboek WIL wel zo scherp als mogelijk is aangegeven welke medewerkers in onze ogen een coördinatietaak krijgen. Ontwikkeling en opleiding Het zesde cluster van adviezen betreft de ontwikkeling en opleiding van de medewerkers van WIL. Concreet adviseert u ons drie zaken: 20. De BOR adviseert de opleidingsbehoeften in kaart te brengen om het verschil tussen huidige en benodigde kennis, competenties en vaardigheden te overbruggen. In het hierna te maken implementatieplan dient onder andere aandacht besteed te worden aan: a. Doelgroep (zeker als er opleidingen voor de plaatsingsprocedure starten) b. Inhoud (welke onderwerpen en waarom deze onderwerpen?; hoe staan deze in relatie tussen de ambitie van WIL en de huidige situatie?) c. Gevolgen van het volgen van opleidingen voor de plaatsing(kansen) in WIL d. De timing van de opleidingen (rekening houdend met de plaatsingsprocedure) e. De operationalisering van het begrip lean (een vertaling ervan naar de werkwijze, gedrag, vaardigheden en competenties van medewerkers en dit integreren in het opleidingsplan) 21. De BOR adviseert om eerst bovenstaand opleidingsplan op te zetten en van hieruit te begroten welke kosten nodig zullen zijn om de gewenste ontwikkelingsslag te maken alvorens een budget voor opleiding en ontwikkeling vast te stellen. 22. De BOR adviseert om aandacht voor persoonlijke ontwikkeling te integreren in managementfilosofie en de nog te maken personeelsregelingen. In de businesscase WIL staat prominent benoemd dat de medewerkers van WIL de sleutel tot succes zijn. In de begroting en projectbegroting van WIL zijn daarom ook al substantiële middelen opgenomen om additioneel te investeren in de ontwikkeling en opleiding van mensen. De risico s die u noemt herken ik dan ook. De wensen die u in deze heeft om adequaat te investeren in de ontwikkeling en opleiding van de medewerkers van WIL onderschrijf ik dan ook van harte. Uw Pagina 5 van 7

6 redenering dat het geld niet leidend mag zijn voor de te plegen inzet volg ik echter niet helemaal; zonder reservering is er niets mogelijk en de bomen groeien niet tot in de hemel. De bedragen die we opgenomen hebben in de begroting en projectbegroting zijn in onze ogen realistisch; het gaat zoals gezegd om additionele middelen! In de businesscase hebben we de hoofdlijnen beschreven van wat we beogen; in de implementatiefase is het de bedoeling dat we een en ander verder zullen uitwerken. Ik vraag dan ook hier weer uw geduld. In het definitieve projectplan implementatiefase dat ik u nog ter advisering zal voorleggen, zult u zien dat alle adviezen een plek hebben gekregen. Zorgvuldigheid en transparantie Uw laatste cluster van adviezen betreft de zorgvuldigheid en transparantie in het proces. Concreet adviseert u ons vijf zaken: 23. De BOR adviseert om de lange termijn ambitie (bij top 3 in 2016) concreet te maken door hieraan kritische procesindicatoren of meetpunten te verbinden. 24. De BOR adviseert om de KPI s in de business case af te stemmen met de begeleidende tekst (of andersom). 25. De BOR adviseert om in de Gemeenschappelijke Regeling op te nemen dat de jaarlijkse begroting ook ter advisering aan de OR wordt aangeboden. 26. De BOR verwacht vrijwel direct na de plaatsingsprocedure een regeling werving en selectie ter instemming aangeboden te krijgen. 27. De BOR adviseert om dit advies ter kennis te brengen aan de gemeenteraden zodat zij op de hoogte zijn van de opvatting van de werknemersvertegenwoordiging en kunnen beoordelen in hoeverre zij hun inbreng in de raadsvergadering dezelfde of juist andere gesprekspunten wenst in te brengen als de BOR. Zoals u totnogtoe ook in onze eigen overleggen heeft kunnen ervaren sta ik voor zorgvuldigheid en transparantie. Het mag dan ook duidelijk zijn dat ik uw pleidooi hiervoor alleen maar kan onderstrepen. De adviezen 23 en 26 zullen worden meegenomen in de implementatiefase. In het definitieve projectplan implementatiefase dat ik u nog ter advisering zal voorleggen, zult u deze aanpak terug vinden. Wat betreft advies 24 zie ik geen tegenstrijdigheid; ik stel voor in de komende BOV hier kort over van gedachten te wisselen indien nodig. De uitwerking van de KPI s nemen we uiteraard in de implementatiefase zelf mee. Ten aanzien van advies 25 geldt dat ik u zonder probleem kan toezeggen dat u de jaarlijkse begroting ter informatie toegezonden zult krijgen. De WOR geeft u in deze dit recht al (echter geen adviesrecht); in de GR zal hiertoe dan ook geen aanvullende passage over worden opgenomen. De RSD AOV (Gorinchem e.o.) is onze benchmark RSD en winnaar van de titel beste RSD 2008; ook bij hen voorziet de GR hier niet in. Ook zij sturen de begroting conform de WOR wel ter informatie aan hun OR toe. Uw laatste advies heb ik pro-actief al besproken in de stuurgroep WIL. De afspraak die is gemaakt is dat ik alle gemeenten uw advies en dit besluit samen toe zal sturen en dat zij beide stukken aan de gemeenteraden ter kennisgeving vervolgens zullen toesturen. Pagina 6 van 7

7 Besluit Indachtig uw advies en de opmerkingen die ik hierboven ter zake gemaakt heb, is door de stuurgroep en klankbordgroep bij bijzonder besluit besloten de volgende documenten definitief vast te stellen en daarmee te hanteren als uitwerking voor de implementatiefase: Gemeenschappelijke Regeling Directiestatuut 2.1 Business case WIL Begroting RSD WIL 0.5 Projectbegroting GR io WIL 7 Besturingsfilosofie 4 Koersdocument 4.0 Notitie Uitgangspunten versie 4.0 Ik wil u nogmaals hartelijk danken voor uw advies en hoop met u ook in de implementatiefase weer constructief te mogen optrekken om WIL tot een succes te maken. De door u genoemde kritische succesfactoren zouden wat mij betreft de komende maanden voortdurend op de agenda van onze overleggen mogen staan, zodat we de voortgang op deze punten gezamenlijk goed kunnen blijven monitoren. Met vriendelijke groet, Rob Esser BOR bestuurder Werk & Inkomen Lekstroom 1 U geeft aan versie 3.2 beoordeelt te hebben; u hebt van mij op 7 september echter versie 4.1 ontvangen. Deze verschilt gelukkig niet wezenlijk van versie Deze versie verschilt alleen van versie 5.0 wat betreft voetnoot 25 en 26 op pagina 53 resp. 60; in versie 5.0 was een stukje tekst weggevallen; dit is in versie 5.1 gecorrigeerd. Pagina 7 van 7